Story Transcript
INFORME FINAL DE GESTIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO AÑO 2009 DIRECCIÓN NACIONAL DE FRONTERAS Y LÍMITES DEL ESTADO
Etapa III del Marco Avanzado Sistema de Evaluación del Desempeño PMG año 2009
Recursos Humanos Diciembre 2009
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
TABLA DE CONTENIDO
Antecedentes Generales ......................................................................................................... 1 REQUISITOS ETAPA III DEL MARCO AVANZADO .................................................. 2 1. Resultados de la mantención del primer año de certificación del la Norma ISO 9001/2008 del Sistema de Evaluación del Desempeño......................................................... 2 1.1 Revisión y Análisis de la/s Auditoria/s de Seguimiento del Sistema de Evaluación del Desempeño. ....................................................................................................................... 2 1.2 Resultados de la Auditoria de Seguimiento del Sistema de Evaluación del Desempeño .............................................................................................................................. 3 1.3.- Acciones para incorporar requerimientos de los clientes del Sistema de Evaluación del Desempeño ................................................................................................... 3 1.4.- Acciones de seguimiento realizadas por la Dirección en la operación del Sistema de Evaluación del Desempeño ............................................................................................... 4 2.- Procesos Estratégicos: Los insumos de entrada al sistema ................................................ 5 2.1
Actualización del Reglamento Especial de Calificaciones ........................................ 5
2.2
Política de Evaluación del Desempeño ....................................................................... 5
3. Procesos estratégicos: La aplicación del sistema ................................................................ 10 3.1 Procedimientos para la vinculación de criterios de evaluación con la definición de perfiles basados en Competencias hasta el 4 ° Nivel funcional, y su actualización. .. 10 3.2 Programación de la Evaluación del desempeño: Descripción de las etapas del proceso de evaluación del desempeño (planificación, evaluación y seguimiento), relacionando también, los procedimientos definidos en el punto 3.1 ............................. 11 3.3
Aplicación de la Política ............................................................................................. 13
3.3.1 Aplicación del Marco general de la política de evaluación del desempeño ........... 13 3.3.2 Aplicación de la política de evaluación del desempeño según etapas del proceso de Evaluación del Desempeño (planificación, seguimiento, evaluación) ......................... 14 3.3.3 Aplicación del Programa de Inducción ..................................................................... 15 4.
Realización de la evaluación del Desempeño .................................................................. 16 4.1 Cumplimiento de plazos del proceso........................................................................ 16 4.2 Verificación de las Firmas ....................................................................................... 17 4.3 Verificación y uso de hojas de observaciones. ........................................................ 18 4.4 Verificación de que se realizaron los procedimientos de retroalimentación de precalificador/a a precalificado/a de acuerdo a lo establecido en el Proceso de Evaluación de Desempeño. ..................................................................................................................... 18 4.5 Análisis de los Resultados de la Aplicación de la política de Evaluación del Desempeño. .......................................................................................................................... 20 4.6.1 Resultados de la aplicación de la política de Evaluación del Desempeño ........... 20 4.6.2 Obstaculizadores y facilitadores para la aplicación de la política de Evaluación del Desempeño ..................................................................................................................... 26 Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
4.7 Informe de los Resultados de la aplicación del Proceso de Evaluación del Desempeño, y el Programa de Seguimiento de las Recomendaciones. ............................ 26 4.7.1 Análisis de Resultados en términos cuantitativos ................................................ 26 4.7.2 Análisis Cualitativos de los Resultados de las Calificaciones. ............................ 29 4.7.3 Recomendaciones al sistema. ............................................................................... 30 4.7.4 Programa de Seguimiento para el año 2010: Compromisos asumidos vinculados a las recomendaciones y fecha de aplicación. ...................................................................... 32 4.7.5 Justificación de aquellas recomendaciones no aceptadas..................................... 34 5.- Seguimiento de las Recomendaciones de Evaluación del Desempeño............................ 34 5.1 Seguimiento de las Recomendaciones del 31 Dic 2008. ........................................... 34 a) Cumplimiento de los diferentes plazos, considerados en el sistema de calificaciones. ... 34 b) Resultado de los compromisos acordados en el período anterior. .................................. 35 c) Cumplimiento en la aplicación de los criterios de evaluación definidos. ................ 37 d) Comparación de las modificaciones al Reglamento Especial de calificaciones efectuadas este año en los siguientes aspectos: .................................................................... 37 5.2
Evaluación del Sistema y los efectos introducidos en él. ......................................... 38
6.- ANEXOS ................................................................................................................................ 39
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
Antecedentes Generales
El presente informe tiene por objetivo mostrar los principales resultados del proceso y desarrollo del Sistema de Evaluación de Desempeño, aplicado en la Dirección Nacional de Fronteras y Límites del Estado, en el período 2009, en el marco del Programa de Mejoramiento de la Gestión. Cabe señalar que durante el año 2009 se cumplió la etapa III del Marco Avanzado del Sistema de Evaluación de Desempeño, que contiene acumulativamente las etapas anteriores, considerando el periodo comprendido entre el 01 de Septiembre 2008 al 31 de agosto 2009. Este periodo contempla un Proceso de Calificación del Desempeño, con dos informes quintumestrales y una precalificación. 1er Informe: 01 de septiembre de 2008 al 31 de enero de 2009 2do Informe: 01 de febrero de 2009 al 30 de junio de 2009 El desarrollo del informe comprende los siguientes aspectos: antecedentes para mantener el primer año la certificación de la Norma ISO 9001/2008 y que enmarcaron la gestión de la evaluación del desempeño; actualización de: el Reglamento Especial de calificaciones, la Política de Evaluación del Desempeño y los Perfiles de Cargo basados en competencia; aplicación del sistema de evaluación del desempeño; resultados del proceso y programa de seguimiento de las recomendaciones, como también su ejecución. Es importante señalar que los antecedentes que se informan más adelante, corresponden al resultado del trabajo del Área de Evaluación del Desempeño, y ha sido sometido a la revisión final del Jefe de Servicio, quien lo ha aprobado con fecha 30 de Diciembre de 2009.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
1
REQUISITOS ETAPA III DEL MARCO AVANZADO 1. Resultados de la mantención del primer año de certificación del la Norma ISO 9001/2008 del Sistema de Evaluación del Desempeño.
1.1 Revisión y Análisis de la/s Auditoria/s de Seguimiento del Sistema de Evaluación del Desempeño.
CUADRO N°1 Fecha de Actividad/es que Nombre de la realización de la/s realizó el Servicio empresa auditoria/s de para revisar y certificadora que seguimiento controlar los realizó auditoria/s realizadas por la resultados de la/s de seguimiento empresa auditoria/s certificadora BVQi CHILE S.A. 28 – 29 de El equipo de trabajo (Bureau Veritas septiembre de 2009 del Sistema de Certification – Chile) Gestión de Calidad revisa los resultados de la auditoría, para posteriormente establecer las acciones a seguir, de acuerdo al procedimiento obligatorio de acciones correctivas y preventivas, derivando a cada Encargado de Sistema las observaciones correspondientes, para luego realizar un seguimiento de las acciones tomadas con el objeto de verificar que se eliminen las causas que dieron origen a las observaciones realizadas.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
Fecha de realización de la/s actividad/es
No aplica realizar actividades de seguimiento, debido a que durante la auditoría de seguimiento no se registraron no conformidades u observaciones al Sistema.
2
1.2 Resultados de la Auditoria de Seguimiento del Sistema de Evaluación del Desempeño
En la 1º Auditoría de Seguimiento de la certificación del Sistema de Evaluación del Desempeño de esta Dirección Nacional, bajo Norma ISO 9001:2000, no fueron detectadas no conformidades, observaciones u oportunidades de mejora. Se adjunta informe de auditoría de la Certificadora BVQi CHILE S.A. (Bureau Veritas Certification – Chile).
1.3.- Acciones para incorporar requerimientos de los clientes del Sistema de Evaluación del Desempeño
CUADRO N° 3
Cliente del Sistema de Evaluación del Desempeño
Dirección Servicio externo).
Acciones o mecanismos considerados para incorporar sus requerimientos y medir su nivel de satisfacción
Nacional del Para determinar necesidades Civil (cliente del cliente externo del Sistema, se utilizan los Requisitos Técnicos de la etapa en curso y recomendaciones efectuadas durante el periodo por el equipo de trabajo SED/DNSC. De los resultados del procedimiento de identificación y detección de necesidades, se genera un Informe final con los resultados sistematizados y con las acciones a seguir para cumplir con estos requerimientos. Para medir el nivel de satisfacción se aplica una encuesta de satisfacción de cliente externo, la que se remite a la DNSC durante el mes de septiembre de cada año. A partir de estos resultados se genera un Plan de Mejora para el periodo siguiente, donde se definen
Fechas de utilización de las acciones o mecanismos (año 2009)
Recepción de Circular Nº 43 de la Dirección de Presupuesto del Ministerio de Hacienda, que informa sobre los principales cambios de los Requisitos Técnicos y Medios de Verificación para el año 2010: 09 septiembre 2009
Recomendaciones formuladas por la DNSC: Durante todo el periodo calificatorio.
Aplicación Encuesta de Evaluación de Satisfacción DNSC: 25 de septiembre 2009
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
3
Jefe de Servicio Nacional)
las acciones de mejora a desarrollar por el Sistema. (Director Para realizar la identificación de requerimientos, se aplica una encuesta de detección de necesidades, a partir del cual se genera un informe ejecutivo con los requerimientos sistematizados y las acciones a seguir durante el periodo.
En cuanto a la evaluación de satisfacción, es aplicado otro instrumento a fin de contar con una visión de la evaluación que realiza el Jefe de Servicio sobre el funcionamiento del Sistema.
Aplicación de instrumento de identificación de necesidades: 25 de noviembre 2009. Recepción de encuesta: 26 de noviembre de 2009.
Aplicación Instrumento de evaluación de satisfacción cliente interno: 25 de septiembre de 2009. Recepción de encuesta: 30 de septiembre de 2009.
1.4.- Acciones de seguimiento realizadas por la Dirección en la operación del Sistema de Evaluación del Desempeño CUADRO N° 4 Acciones de seguimiento que realiza la Dirección del Servicio
Fechas de ejecución de las acciones de seguimiento en el año 2009
Reunión de Revisión por la Dirección Nº 1, 2009. En la 1º reunión del año 2009 se realizó la revisión de los resultados de auditorías internas de calidad del año 2008 para el Sistema de Evaluación del Desempeño, además del estado actual del Sistema y las acciones adoptadas para la mejora.
22 de enero de 2009
Reunión de Revisión por la Dirección Nº 2, 2009 En la 2º reunión del año 2009, fueron revisados los resultados de la 1º auditoría interna de calidad 2009 y las acciones de mejora adoptadas. Además de lo anterior, fue revisado el proceso de retroalimentación con los clientes del SED, los resultados obtenidos
17 de agosto de 2009
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
4
a través del instrumento de evaluación y el estado actual del Sistema. Por último, y con el propósito de realizar un seguimiento de las acciones de mejora tomadas, fue revisado el estado de las acciones correctivas y acciones preventivas comprometidas para el SED.
2.- Procesos Estratégicos: Los insumos de entrada al sistema 2.1
Actualización del Reglamento Especial de Calificaciones
El proceso de evaluación del desempeño al interior de la institución se rige por el siguiente reglamento: Decreto Nº Fecha aprobación Fecha publicación en el Diario Oficial
517 26 de diciembre de 2001 05 de enero de 2002
Modificación Decreto Nº Fecha aprobación Fecha publicación en el Diario Oficial
Esta Dirección Nacional se encuentra en proceso de evaluación de una eventual modificación del Reglamento Especial de Calificaciones. Por el momento, y para el proceso calificatorio 2009-2010, se continuará aplicando el actual Reglamento. Es importante mencionar que, la evaluación se desarrollará en función de las necesidades del Servicio y de acuerdo a los nuevos requerimientos de la Dirección Nacional de Servicio Civil, la que será realizada por el Jefe de Servicio, en conjunto con profesionales del área de Recursos Humanos, Directores y Jefes de Departamento, a fin de determinar la necesidad de modificar el actual Reglamento, los criterios de evaluación contenidos en él, etc.
2.2
Política de Evaluación del Desempeño
2.2.1 Marco Normativo considerado para la declaración de política de evaluación del Desempeño
-
Ley Nº 18.575 de Bases Generales de la Administración del Estado. Ley Nº 18.834; Estatuto Administrativo. Ley Nº 19.882; Ley del Nuevo Trato Laboral. Decreto con Fuerza de Ley Nº 83 de 1979 del Ministerio de Relaciones Exteriores. Estatuto Orgánico de La Dirección Nacional de Fronteras y Límites del Estado. Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
5
-
2.2.2
Decreto con Fuerza de Ley Nº 48 de 1979 del Ministerio de Relaciones Exteriores. Estatuto del Personal de la Dirección Nacional de Fronteras y Limites del Estado. DFL Nº 175, adecua plantas y escalafones de la Dirección Nacional de Fronteras y Limites del Estado. Código de Buenas Prácticas Laborales, establecido por Instructivo Presidencial Nº 2 de Junio del 2006.
Política de Evaluación del Desempeño1
A continuación se presenta la política de evaluación del desempeño del servicio que ha sido definida durante el presente año y que enmarca la gestión del Desempeño funcionario al interior del servicio. TABLA N°1
POLÍTICA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SERVICIO
1.- DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
La Gestión de Evaluación del Desempeño, ha definido el procedimiento en orden a asegurar un proceso Calificatorio que evalúe el desempeño funcionario individual alineado a las definiciones estratégicas de DIFROL, garantizando una calificación fundamentada, basada en normas y procedimientos claros, conocidos por todos los funcionarios de la Institución. Dicho objetivo se traduce en orientar, motivar, y empoderar a los funcionarios y actores involucrados en el proceso calificatorio, en orden a mejorar el rendimiento y la gestión de éste. De forma de fortalecer los objetivos del Servicio y su cumplimiento, generando instancias formales de definición de estándares de rendimiento, de forma participativa y constante, permitiendo distinguir eficazmente las diferencias de rendimiento que se dan entre las personas, concibiendo ámbitos de medición de resultados que permitan enriquecer el proceso, evaluando la eficacia de los estándares seleccionados, y el grado de satisfacción de los funcionarios respecto de los cánones establecidos.
2.- PRINCIPIOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 2.1. Participación: Se promueve una gestión más eficiente en los distintos ámbitos del quehacer institucional, procurando crear las instancias de información, de consulta, de negociación y de decisión necesarias, a fin de materializar la contribución de los funcionarios en las distintas esferas del quehacer institucional que sean de su competencia.
1 La elaboración de la política en referencia, debe ser diseñada considerando los lineamientos otorgados por la presente Dirección Nacional, según oficio N° 641 del 25.07.06.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
6
2.2. Comunicación Efectiva: Se promueve la creación de instancias de comunicación efectiva entre los actores involucrados, tanto calificados como calificadores, a fin de que la retroalimentación sea un insumo trascendental para el fortalecimiento y eficacia del proceso. 2.2. Igualdad: Se garantiza que el proceso de evaluación se realiza bajo estándares homogéneos, sin discriminación de género, etárea, étnica, ni de ningún tipo. 2.3. Reconocimiento al Mérito: El personal Directivo del Servicio en la conducción de sus equipos de trabajo, debe establecer prácticas de reconocimiento a la proactividad y al cumplimiento óptimo de las funciones asignadas, orientando la gestión a la obtención de resultados alineados a las definiciones estratégicas de DIFROL. 2.4. Objetividad: Se evaluará el desempeño y las aptitudes de los funcionarios considerando las exigencias y características de cada cargo, de manera responsable, imparcial, objetiva, y con cabal conocimiento de las normas que regulan el procedimiento. Además, el proceso calificatorio servirá de base para identificar las brechas de competencias de cada funcionario, en orden a disminuirlas y/o eliminarlas, otorgando oportunidades de progreso, crecimiento y desarrollo dentro del Servicio. 3.- ESTRATEGIA DE LA POLÍTICA
3.1.-Objetivos evaluación
Específicos
de
la
Operacionalización
3.1.1 Actualizar el Manual de Perfil de Cargo por Competencias de funcionarios de DIFROL. El que permitirá alinear las prioridades de trabajo en función de las responsabilidades y competencias de los funcionarios del Servicio.
3.2.1 Realizar una actualización del Manual de Perfil de Cargos, con la finalidad de redefinir las competencias específicas de cada cargo en función de las necesidades del Servicio.
3.1.2 Planificar un Programa de Capacitación para el año 2009, que considere las actividades tendientes al aumento de las Competencias en materia de Gestión del Desempeño.
3.2.2 El Plan de Capacitación para el Sistema de Evaluación del Desempeño deberá contener actividades destinadas a superar las brechas detectadas en las encuestas del Sistema. Para esto se entregará información regularmente sobre los procesos, actividades, plazos y demás instancias del proceso calificatorio, a través de dípticos, presentaciones power point, circulares, paneles informativos, etc. Además de lo anterior, se realizarán capacitaciones con el fin de desarrollar en los funcionarios las competencias transversales establecidas en el Diagnóstico de Competencias Laborales, del PMG de Capacitación y en los Convenios Individuales de Desempeño suscritos a final del período calificatorio 2007 – 2008.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
7
3.1.3 Afianzar la política de comunicación entre los evaluados y el evaluador, con el objeto de contar con procesos de retroalimentación efectivos.
3.2.3 Será suscrito un Convenio Individual de Desempeño (CID) entre evaluadores y evaluados que vincule los Perfiles de Cargo con los criterios de evaluación definidos en el Reglamento Especial de Calificaciones de DIFROL. Al final del período calificatorio se realizará una encuesta de opinión a los precalificadores y a funcionarios afectos a calificación con el objeto de evaluar la real utilidad de este instrumento y si es un real aporte al proceso calificatorio. Además de lo anterior, se continuará aplicando el instrumento de evaluación de satisfacción de clientes y funcionarios afectos a calificación al finalizar los procesos de Informes de Desempeño y Precalificación, además de incentivarlos a formular observaciones respecto a sus calificaciones, generando así una instancia de retroalimentación entre evaluadores y evaluados, lo que permitirá determinar los compromisos de mejora y posibles cambios que se deban realizar a fin de aumentar la eficiencia del Sistema.
3.1.4 Planificar reuniones de coordinación con 3.2.4 Se planificarán reuniones durante el precalificadores durante las distintas etapas del período calificatorio 2008 - 2009 entre precalificadores y el área de Recursos proceso calificatorio. Humanos a fin de evaluar el formato de los Informes, revisar las fechas, plazos y las distintas instancias del proceso, además de tratar otros temas relativos a la evaluación del desempeño en DIFROL.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
8
4.- PROGRAMA DE INDUCCIÓN2
El objetivo del Programa de Inducción diseñado por esta Dirección Nacional es facilitar la incorporación y adaptación de las personas a un nuevo cargo, permitiendo al nuevo funcionario una adecuada incorporación a su grupo de trabajo, aportar información relevante del cargo asumido y de la institución, todo esto para clarificar las expectativas, responsabilidades y resultados que se esperan de su desempeño. “Definir las actividades que se realizarán cuando un/a nuevo/a funcionario/a o colaborador/a ingrese al Servicio, con el propósito de facilitar su incorporación y adaptación al nuevo cargo, y disponer de las condiciones necesarias para la socialización con el entorno institucional, permitiendo así que exista una adecuada incorporación a su grupo de trabajo, además de aportar información relevante del cargo asumido y de la Institución, todo esto para clarificar las expectativas, responsabilidades y resultados que se esperan de su desempeño, con la finalidad que se sienta lo mas pronto posible parte de esta Institución.”
2.2.3
Actualización de la política de Evaluación del Desempeño
CUADRO N°5
Partes constituyentes de la política Marco normativo Principios Declaración
Se modifica SI/NO
Cambios realizados
NO NO NO
2 El servicio puede presentar esta información, en base al programa que diseñó en base al Código de Buenas Prácticas Laborales, referida al proceso de reclutamiento y selección, en el elemento de inducción
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
9
Partes constituyentes de la política
Se modifica SI/NO
Estrategia 1. Objetivos 2. Operacionalización
SI
Cambios realizados Se mantuvieron los anteriores objetivos, adicionando uno referido a la participación de los evaluadores en la planificación de actividades para el Sistema, con el propósito de comprometer a las jefaturas en el desarrollo del proceso calificatorio. Además de lo anterior, se consideró necesario ajustar la operacionalización de los objetivos establecidos, de acuerdo a las necesidades del Sistema.
3. Procesos estratégicos: La aplicación del sistema 3.1 Procedimientos para la vinculación de criterios de evaluación con la definición de perfiles basados en Competencias hasta el 4 ° Nivel funcional, y su actualización.
Para realizar la vinculación de criterios de evaluación definidos en el Reglamento Especial de Calificaciones de DIFROL, con los perfiles de cargo, esta Dirección Nacional consideró pertinente generar un instrumento auxiliar de gestión para el Sistema de Evaluación del Desempeño, cuyo propósito era generar compromisos de desempeño entre el evaluador y el evaluado, al principio del proceso calificatorio. En dicho instrumento, se consideró una competencia transversal para todos los funcionarios de la Institución, que es la de “Desarrollo de la Gestión Institucional”, además de 2 competencias específicas, que dicen relación con el factor de evaluación “Condiciones Personales”, que se refiere al conocimiento y preparación del funcionario en relación al trabajo propio de su cargo, es decir, al perfil de cargo que se ha definido. Es a través de este instrumento, denominado “Convenio Individual de Desempeño” (CID), que se establece una relación entre los factores y subfactores de evaluación y los perfiles de cargos por competencias definidos por el Servicio, estableciendo compromisos de desempeño con metas y conductas concretas a desarrollar durante el período. Al principio del periodo calificatorio 2008-2009, fue suscrito el Convenio Individual de Desempeño entre cada evaluador con los funcionarios de su dependencia, siendo posteriormente evaluado y considerado dentro de la documentación de apoyo para realizar las precalificaciones, para posteriormente como referencia a la Junta Calificadora al momento de establecer las calificaciones de los funcionarios DIFROL. Por otra parte, tomando en cuenta que este es un instrumento nuevo y por primera vez se Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
10
aplicaba en la Institución, fue necesario realizar una campaña de difusión y sensibilización a evaluadores y evaluados, lo que fue desarrollado a través de capacitaciones e-learning, reuniones por Dirección o Departamento y constante comunicación entre el área de Recursos Humanos y las Jefaturas de DIFROL.
3.2 Programación de la Evaluación del desempeño: Descripción de las etapas del proceso de evaluación del desempeño (planificación, evaluación y seguimiento), relacionando también, los procedimientos definidos en el punto 3.1
A continuación se hará una breve descripción de las etapas desarrolladas en esta Dirección Nacional para realizar el proceso de Evaluación del Desempeño funcionario: 1. PLANIFICACIÓN
Al principio de cada período calificatorio se suscribe un Convenio Individual de Desempeño entre evaluadores y evaluados, a través de lo cual se establecen los compromisos de desempeño a desarrollar para cada funcionario, en función de los perfiles de cargo y a las definiciones estratégicas de la unidad en que se desempeñan, los que serán evaluados al final del periodo. Paralelamente, y con el propósito de planificar el proceso calificatorio, se identifican necesidades de capacitación y temas que aún deben ser reforzados, referidos a la evaluación del desempeño, generando un plan de acción para mejorar el desarrollo del proceso y un Programa de Capacitación para el SED, a partir de los requerimientos de clientes y funcionarios, resultados del análisis realizado por el equipo de Evaluación del Desempeño DIFROL, directrices de la Dirección Nacional del Servicio Civil, requisitos técnicos para la Etapa en desarrollo, etc., donde se establecen distintas actividades para ser desarrolladas durante el período, a partir del cual de pretende acortar las brechas detectadas con anterioridad a través de las evaluaciones realizadas, para así fortalecer las áreas que se encuentren más débiles y que necesiten mayor atención para la mejora del Sistema. Este programa será un insumo para el Plan Anual de Capacitación del Servicio. Posteriormente, se preparan los formularios de evaluación quintumestrales, de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento General de Calificaciones para ser enviados a los precalificadores.
2. EVALUACIÓN La evaluación del desempeño de un funcionario será realizada mediante los dos formularios quintumestrales que remite a cada precalificador el área de Recursos Humanos, a partir de criterios de evaluación establecidos en el Reglamento Especial de Calificaciones DIFROL. Posteriormente a la evaluación del funcionario a través de los informes quintumestrales, se remite al precalificador el Convenio Individual de Desempeño, para que evalúe al funcionario respecto a los compromisos de desempeño establecidos al comienzo del proceso. Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
11
Por último, se prepara y remite a los precalificadores la información relevante para realizar la precalificación del funcionario de su dependencia, es decir: - Hoja de vida del Funcionario - Informes de Evaluación de desempeño quintumestrales - Informes de atrasos - Hoja de observaciones - Convenio Individual de Desempeño Con toda la información de la evaluación realizada al funcionario durante el período, la Junta Calificadora resolverá la calificación final, teniendo en consideración la precalificación del funcionario hecha por su jefe directo.
3. SEGUIMIENTO El Convenio Individual de Desempeño, es una herramienta de gestión que apoya la evaluación del desempeño funcionario a través de la vinculación de perfiles de cargo por competencias con criterios de evaluación establecidos por el Servicio a través del Reglamento Especial de Calificaciones, además de generar instancias de retroalimentación entre evaluadores y evaluados respecto al desempeño funcionario. En este contexto, y con el propósito de generar comunicación entre las partes, se establece un proceso de retroalimentación, el que considera 2 instancias; en primer lugar se planifican reuniones de coordinación al principio de cada período calificatorio, donde cada jefatura comunica a los funcionarios de su dependencia las expectativas de desempeño, metas, objetivos y demás antecedentes relevantes para generar mejoras en su trabajo. Posteriormente, y con el propósito de evaluar los compromisos y el desempeño del funcionario, al final del período calificatorio se realiza una reunión de retroalimentación en la que cada precalificador evalúa y comunica al funcionario los resultados del proceso, exponiendo las fortalezas y debilidades observadas y las recomendaciones para la mejora. En cualquiera de estas instancias, el funcionario podrá realizar observaciones, sugerencias o recomendaciones al proceso o a la evaluación obtenida. Además de lo anterior, y con el propósito de generar instancias de comunicación en las distintas instancias del proceso, con cada formulario de evaluación se adjunta una hoja de observaciones en la que cada funcionario podrá plasmar sugerencias, recomendaciones o reclamos, tanto a la evaluación obtenida, como al proceso calificatorio y al SED-DIFROL. Los resultados derivados del proceso de retroalimentación y de la evaluación de los compromisos de desempeño funcionario, son un insumo para la toma de decisiones del área, ya sea para definir actividades de capacitación, para disminuir brechas de desempeño, para revisar y evaluar la efectividad del instrumento aplicado, para definir tareas del Sistema y el plan de acción para el período siguiente, etc.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
12
3.3
Aplicación de la Política
En este punto, el servicio debe indicar como se refleja el cumplimiento de la política en sistema, considerando las acciones de inducción y etapas del proceso de Evaluación del desempeño
3.3.1 Aplicación del Marco general de la política de evaluación del desempeño
CUADRO Nº6 Acciones definidas en el marco general de la política
APLICACIÓN Describa las actividades ejecutadas
1.- Actualizar el Manual de Perfiles de Cargo por Competencias DIFROL, lo que permitirá alinear las prioridades de trabajo en función de las responsabilidades y competencias de los funcionarios del Servicio. 2.- Planificación de un Programa de Capacitación para el SED que considere las actividades tendientes al aumento de competencias en materia de Gestión del Desempeño.
Actualización del Manual de Perfiles de Cargos por Competencias, con el propósito de redefinir perfiles de cargo, en lo que se refiere a requerimientos, funciones, competencias transversales y/o específicas, etc. de acuerdo a las necesidades del Servicio.
3.- Fortalecer la comunicación entre evaluadores y evaluados, con el objeto de contar con procesos de retroalimentación efectivos.
4.Planificar reuniones de coordinación con precalificadores durante las distintas etapas del proceso calificatorio.
Durante el período fue desarrollado un Programa de Capacitación que incluía temáticas de Desarrollo de Perfiles de Cargos por Competencias, talleres informativos sobre la implementación, suscripción y evaluación del Convenio Individual de Desempeño, como instrumento de apoyo a la gestión del Sistema, que vincula criterios de evaluación con perfiles de cargos por competencias, charlas y capacitaciones sobre el Proceso Calificatorio 2008-2009, etc. Se consideró necesario reforzar la implementación del Convenio Individual de Desempeño como instrumento de retroalimentación entre evaluadores y evaluados, con el propósito de generar instancias de comunicación efectiva entre ambas partes, por lo que fue definido un plan de trabajo que consideraba talleres, reuniones con evaluadores, reuniones con funcionarios que solicitaran información sobre la materia, envío de informativos y presentaciones a todos los funcionarios afectos a calificación, etc. Durante el período fueron realizadas reuniones entre precalificadores y en Encargado de Recursos Humanos con el propósito de coordinar actividades para la mejora del proceso calificatorio.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
13
3.3.2 Aplicación de la política de evaluación del desempeño según etapas del proceso de Evaluación del Desempeño (planificación, seguimiento, evaluación) CUADRO Nº7
Acciones definidas en el proceso de evaluación del desempeño 1.- Suscripción del Convenio Individual de Desempeño.
2.- Evaluación del Convenio Individual de Desempeño
3.- Planificación del Programa de Capacitación 2009.
4.- Ejecución de las actividades de capacitación.
5.- Fortalecimiento del Convenio Individual de Desempeño (CID) como instrumento de apoyo al proceso de retroalimentación entre evaluadores y evaluados. 6.- Fortalecimiento del proceso de comunicación y retroalimentación entre los funcionarios afectos a calificación y el equipo de trabajo SED-DIFROL.
APLICACIÓN Describa las actividades ejecutadas Se suscribe el Convenio Individual de Desempeño con el propósito de vincular perfiles de cargos por competencias con los criterios de evaluación del desempeño funcionario. Son evaluados los compromisos de desempeño establecidos al principio del proceso calificatorio por parte de los precalificadores, para posteriormente retroalimentar a cada funcionario sobre la evaluación realizada, el desempeño mostrado durante el período y el cumplimiento de los compromisos establecidos. Se elabora un Programa de Capacitación para el año 2009, a partir de los resultados del período anterior, requerimientos o sugerencias de los funcionarios y del análisis realizado al final del proceso 2008 por el equipo de trabajo del Sistema de Evaluación del Desempeño DIFROL. Fueron desarrolladas la totalidad de las actividades comprometidas en el Programa de Capacitación 2009, reforzando las áreas de gestión por competencias, implementación del Convenio Individual del Desempeño, desarrollo del proceso calificatorio, etc. Con el propósito de fortalecer el CID, se consideró un programa de trabajo que consistió en realizar talleres por Dirección o Departamento, difusión de informativos y presentaciones relacionadas, reuniones con evaluadores, revisión y actualización del Manual de Descripción de Cargos por Competencias, etc. Fueron aplicados instrumentos de evaluación de satisfacción y de identificación de necesidades a los funcionarios afectos a calificación, con el propósito de generar una instancia de comunicación e identificación de sus requerimientos, además de obtener retroalimentación que será un insumo al momento de establecer acciones para la mejora del Sistema.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
14
3.3.3 Aplicación del Programa de Inducción CUADRO Nº 8
Acciones definidas en el Programa de Inducción
APLICACIÓN Describa las actividades ejecutadas y la cobertura alcanzada con cada una de ellas.
1.- Actividades de socialización: tienen como propósito que los nuevos integrantes conozcan a quienes forman parte de la institución y a los integrantes de su equipo de trabajo.
Para cumplir con el propósito de esta actividad, fue realizada una presentación presencial y referencial de los nuevo funcionarios al Jefe de Servicio, para posteriormente realizar la misma actividad con su jefatura directa, quienes se encargaron de presentarlos ante su nuevo equipo de trabajo. Finalmente, se realiza un recorrido por las dependencias de DIFROL, donde se hace una presentación formal de los nuevos integrantes al personal del Servicio. Esta actividad es realizada a cada una de los funcionarios y colaboradores que ingresan a la Institución.
2.- Actividades para alinear y fidelizar: su propósito es que los nuevos funcionarios se identifiquen con el Servicio, con su equipo de trabajo y la función pública.
Son realizadas reuniones de trabajo, en primer lugar con el área de Recursos Humanos, donde se entrega el Manual de Inducción, Reglamento de Higiene y Seguridad, se informa respecto a las funciones propias del cargo, expectativas de desempeño, etc. Posteriormente, se realizan reuniones entre la jefatura directa y el nuevo integrante, donde es informado sobre sus funciones específicas, los productos y servicios del área donde se desempeñará, etc.
3.- Actividades para orientar: estas actividades tienen como propósito que la persona comprenda y progresivamente acepte los valores y normas institucionales.
Se realiza una reunión para orientar respecto al funcionamiento general del Servicio, y del Ministerio en el que estamos insertos, para posteriormente hacer entrega de material relacionado con el tema, es decir: normativa del Servicio, lineamientos del área de Recursos Humanos referidos a horarios, permisos, feriados, evaluación del desempeño, bienestar, etc.
4.- Actividades para entrenar: Son para que el nuevo funcionario aprenda respecto de las funciones que debe desempeñar y su
Se realizan reuniones con su jefe directo, donde se revisa el perfil de cargo del funcionario, con el propósito de explicar y clarificar sus funciones, tareas, expectativas, niveles de desempeño, etc.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
15
Acciones definidas en el Programa de Inducción
APLICACIÓN Describa las actividades ejecutadas y la cobertura alcanzada con cada una de ellas.
vinculación con las funciones de su equipo de trabajo.
El alcance y cobertura de las actividades comprometidas en el Programa de Inducción, incluye a cada uno de los funcionarios y colaboradores que se integran a esta Dirección Nacional, por lo que cada vez que un nuevo funcionario o colaborador ingresa al Servicio, el área de Recursos Humanos se preocupa de coordinar y planificar estas actividades con Directores o Jefes de Departamento, para así generar un proceso de inducción que cumpla con el objetivo de facilitar la incorporación y adaptación de las personas a un nuevo cargo.
4.
Realización de la evaluación del Desempeño
4.1
Cumplimiento de plazos del proceso. CUADRO N°9
Proceso
Primer informe de desempeño
Segundo informe de desempeño Precalificación Calificación
Periodo Evaluado
1 de septiembre al 31 de enero 1 de febrero al 30 de junio 1 al 15 de septiembre 21 de septiembre al 15 de octubre
Periodo Reglamentario Para Notificar (Se consideran días hábiles)
Numero De Funcionarios/as con Informe de Desempeño.
% De Funcionarios/as Notificados Dentro Del Periodo
10 DIAS
47
100%
10 DIAS
48
100%
2 DIAS
48
95.8%
2 DIAS A CONTAR DE LA ÚLTIMA SESIÓN DE CALIFICACIONES.
48
100%
A continuación se presenta un gráfico donde se comparan los porcentajes de logros de los diferentes informes y la precalificación: Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
16
Cumplimiento de Plazos del Proceso Calificatorio 2008 2009
100 99 98 97
100
100
100
96 95
95,8
94 93
1º Informe de Desempeño
4.2
2º Informe de Desempeño
Precalificación
Calificación
Verificación de las Firmas
CUADRO N°10
Formatos debidamente firmados
Primer informe de desempeño Segundo informe de desempeño Precalificación Calificación Respuesta a apelaciones Escalafón de Mérito
Nº de registros con firma
% Cumplimiento3
48 48 48 48 2 48
100 100 100 100 100 100
3 Porcentaje de cumplimiento del registro de firmas, en relación al Nº total de funcionarios/as afectos a evaluación.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
17
4.3
Verificación y uso de hojas de observaciones. A continuación se presenta el número de funcionarios/as que utilizó el formulario Hoja de Observaciones, en cada una de las etapas del proceso de evaluación: CUADRO N°11
Uso de Hoja de Observaciones
Nº de funcionarios/as que utilizaron hoja de observaciones
% de uso
Primer informe de desempeño Segundo informe de desempeño Precalificación
2 0 3
4.17% 0% 6.25%
Las observaciones realizadas por los funcionarios en los distintos informes, apuntan principalmente a mostrar su descontento con las calificaciones obtenidas, no registrándose ninguna que diga relación con recomendaciones para la mejora del Sistema o del proceso calificatorio.
4.4 Verificación de que se realizaron los procedimientos de retroalimentación de precalificador/a a precalificado/a de acuerdo a lo establecido en el Proceso de Evaluación de Desempeño.
1.- Observaciones de la calidad del proceso La retroalimentación al Sistema de Evaluación del Desempeño (SED), se realiza a través de distintas instancias, las que se resumen a continuación: 1. En cuanto a la retroalimentación entre evaluadores y evaluados, el proceso se realiza a través de los siguientes instrumentos: - Hojas de observaciones existentes en cada uno de los Informes de Desempeño y del formulario de precalificación. - A través del Convenio Individual de Desempeño, debido a que para realizar la evaluación correspondiente, el evaluador debe sostener una reunión de retroalimentación con el evaluado para comunicar la evaluación realizada a los funcionarios de su dependencia, donde cada funcionario puede realizar las observaciones que estime pertinente en el formulario de convenio. 2. Retroalimentación entre funcionarios afectos a calificación y equipo de trabajo SEDDIFROL:
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
18
- La retroalimentación entre los funcionarios afectos a calificación y el equipo de trabajo SEDDIFROL, se realiza a través de la aplicación de un instrumento de evaluación de la satisfacción de los funcionarios, donde además de evaluar el Sistema entregan sus observaciones, sugerencias y/o recomendaciones para la mejora del Sistema. - Por otra parte, y con el propósito de evaluar la aplicación del Convenio Individual de Desempeño (CID), fue aplicado un instrumento para evaluar el impacto y utilidad como herramienta de apoyo a la gestión del Sistema.
Cada una de las instancias de retroalimentación anteriormente descritas, pueden evidenciarse a través de registros de reuniones, formularios de evaluación del CID, hojas de observaciones asociadas a cada informe de desempeño y a los informes de precalificaciones, etc., por lo que la cobertura del proceso de retroalimentación abarca a la totalidad de funcionarios afectos a calificación de la Institución. De las observaciones o sugerencias realizadas por los funcionarios afectos a calificación sobre el desarrollo del proceso de retroalimentación, la evaluación es positiva, y muestra que si bien la implementación de un proceso de retroalimentación que tiene el propósito de incentivar una comunicación efectiva entre evaluadores y evaluados ha sido paulatina y compleja, ha generado resultados positivos y satisfactorios para el Sistema, ya que se han ido internalizando conceptos y se han abierto canales de comunicación que antes no existían entre los distintos actores del proceso.
CUADRO Nº13
2.- Mecanismo que evidencia y garantiza la realización de la retroalimentación
3.- Cobertura
Evaluación Convenio Individual de Desempeño 2008-2009.
Fueron evaluados los Convenios Individuales de Desempeño de la totalidad de funcionarios afectos a calificación DIFROL, a excepción de 3 funcionarios que se desempeñan en Consulados y Embajadas fuera de país, ya que al ser una herramienta de gestión de uso interno del Servicio, no se consideró pertinente aplicarla en los casos antes mencionados. En todos los formularios de informes de desempeño y precalificaciones, se adjunta una hoja de observaciones para que los funcionarios afectos a calificación puedan realizar observaciones, sugerencias o cualquier tipo de comentarios referidos a su calificación, al proceso calificatorio, etc.
Hojas de observaciones en cada uno de los formularios de evaluación del proceso calificatorio.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
19
2.- Mecanismo que evidencia y garantiza la realización de la retroalimentación
3.- Cobertura
Aplicación Encuesta de Satisfacción de Cliente Externo
Aplicada al cliente externo del Sistema de Evaluación del Desempeño DIFROL (DNSC), durante el mes de septiembre de 2009. Aplicada al Jefe de Servicio, como cliente interno del Sistema de Evaluación del Desempeño, durante el mes de septiembre de 2009. Aplicada a todos los funcionarios afectos a calificación DIFROL, durante el mes de septiembre de 2009.
Aplicación Encuesta de Satisfacción Cliente Interno
Aplicación Encuesta de Satisfacción funcionarios afectos a calificación
4.5 Análisis de los Resultados de la Desempeño.
Aplicación de la política de Evaluación del
En este punto, el servicio debe informar de los resultados del análisis de la aplicación de la política de evaluación del desempeño, para ello debe copiar las acciones que indicó en los cuadros del punto 3.3.1, 3.3.2 y 3.3.3 de este informe y señalar si generó cambios ( en el marco normativo, o en los principios y declaraciones de la política o en la estrategia de la política de evaluación del desempeño)
4.6.1 Resultados de la aplicación de la política de Evaluación del Desempeño CUADRO Nº14 Acciones Aplicadas De La Política Evaluación del Desempeño.4 1.- Actualizar el Manual de Perfiles de Cargo por Competencias DIFROL, lo que permitirá alinear las prioridades de trabajo en función de las responsabilidades y competencias de los funcionarios del Servicio.
Resultados Evalúe la efectividad/impacto/calidad La actividad desarrollada fue efectiva, ya que permitió ajustar los perfiles de cargos existentes, de acuerdo a las necesidades del Servicio y a las nuevas funciones y responsabilidades que han debido que asumir algunos funcionarios.
% de Cumplimiento
100%
El impacto fue positivo, ya que permitió reorganizar funciones anteriormente definidas, por lo 4 Debe copiar las acciones según los cuadros del punto 3.3, es decir cuadro de: 3.3.1, 3.3.2 y 3.3.3
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
20
Acciones Aplicadas De La Política Evaluación del Desempeño.4
2.Planificación de un Programa de Capacitación para el SED que considere las actividades tendientes al aumento de competencias en materia de Gestión del Desempeño.
3.- Fortalecer la comunicación entre evaluadores y evaluados, con el objeto de contar con procesos de retroalimentación efectivos.
Resultados Evalúe la efectividad/impacto/calidad que la calidad de las acciones tomadas también es buena, ya que permite implementar mejoras no sólo a nivel de definiciones establecidas en dicho documento, sino también en la realidad de la Institución. El Programa de Capacitación 2009 para el SED, consideró una actividad de capacitación en Desarrollo de Perfiles de Cargos por Competencias para el equipo de trabajo del SED, actividad que fue efectiva, ya que cumple con los objetivos establecidos, que se refieren al fortalecimiento de las competencias del área de Recursos Humanos, con el propósito de implementar mejoras en el área y apoyar el desarrollo de los recursos humanos de la Institución, por lo que el impacto y la calidad de las acciones tomadas se consideran también positivas, ya que cumplen con el propósito de trabajar para desarrollar competencias en materia de Gestión del Desempeño. La acción tomada fue efectiva, ya que permitió fortalecer la comunicación entre los evaluadores y los evaluados a través de un proceso calificatorio informado, con instancias de retroalimentación y comunicación efectivas. Es por esto que la evaluación del impacto es positiva, debido a la buena acogida que han tenido las distintas actividades desarrolladas en conjunto entre el área de Recursos Humanos y los distintos actores del proceso calificatorio.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
% de Cumplimiento
100%
100%
21
Acciones Aplicadas De La Política Evaluación del Desempeño.4 4.- Planificar reuniones de coordinación con precalificadores durante las distintas etapas del proceso calificatorio.
5.- Suscripción y evaluación del Convenio Individual de Desempeño (CID).
7.- Planificación del Programa de Capacitación 2009.
Resultados Evalúe la efectividad/impacto/calidad Durante el período, fueron realizadas distintas reuniones y talleres entre el equipo de trabajo SED y los evaluadores, con el propósito de realizar mejoras al proceso calificatorio, evaluar una eventual modificación del Reglamento Especial de Calificaciones, la implementación del Convenio Individual de Desempeño, etc., lo que tuvo un impacto positivo para la implementación de mejoras al Sistema y generar una retroalimentación efectiva entre el SED-DIFROL y las jefaturas. El proceso de suscripción y evaluación del CID, como instrumento de apoyo al proceso calificatorio, tuvo un impacto positivo, ya que permitió generar instancias de comunicación y retroalimentación entre evaluadores y evaluados. Si bien, esta fue la primera parte de un proceso que debe ser internalizado por los distintos actores del proceso calificatorio, paulatinamente la evaluación es positiva, tanto en su impacto como en la calidad de su aplicación, ya que se cumplió con lo planificado para el período en cuanto a la suscripción de compromisos de desempeño o metas individuales, lo que permitirá obtener evaluaciones de desempeño más objetivas e informadas. La evaluación del impacto de esta actividad es positiva, ya que en el Programa de Actividades del presente año
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
% de Cumplimiento
100%
100%
100%
22
Acciones Aplicadas De La Política Evaluación del Desempeño.4
Resultados Evalúe la efectividad/impacto/calidad fueron incorporadas las temáticas que se consideraron debían ser fortalecidas, de acuerdo a las recomendaciones de los distintos actores del proceso, Jefe de Servicio, precalificadores, funcionarios afectos a calificación, equipo de trabajo SED-DIFROL, etc.
Por lo que la planificación realizada se ajustó a las necesidades y requerimientos identificados, dando cobertura a la totalidad de situaciones que debían ser detectadas durante el período. 8.- Ejecución de las actividades El Programa de Capacitación de capacitación. del SED para el año 2009 fue ejecutado en su totalidad, desarrollando actividades para fortalecer la implementación del Convenio Individual de Desempeño, proceso calificatorio, desarrollo de competencias, etc.
9.Fortalecimiento del Convenio Individual de Desempeño (CID) como instrumento de apoyo al proceso de retroalimentación entre evaluadores y evaluados.
Su impacto fue positivo, ya que la evaluación del proceso calificatorio y de las actividades realizadas fue buena y refleja en trabajo desarrollado para mejorar el proceso. Las acciones adoptadas para fortalecer el CID, como talleres, informativos, presentaciones difundidas a los funcionarios, etc., han sido efectivas, de acuerdo a las evaluaciones realizadas por el área de Recursos Humanos.
% de Cumplimiento
100%
100%
El impacto de las actividades realizadas fue positivo, ya que los resultados muestran que los evaluadores y evaluados Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
23
Acciones Aplicadas De La Política Evaluación del Desempeño.4
10. Fortalecimiento del proceso de comunicación y retroalimentación entre los funcionarios afectos a calificación y el equipo de trabajo SED-DIFROL.
Resultados Evalúe la efectividad/impacto/calidad se declaran más informados y adoptaron el instrumento como un mecanismo de comunicación entre las partes, lo que permitió generar una retroalimentación efectiva sobre el cumplimiento de las metas individuales y el desempeño funcionario. Las medidas que se adoptaron para fortalecer las instancias de retroalimentación entre los distintos actores del proceso fueron las adecuadas.
Posterior a todo el proceso se realizó una evaluación de las actividades, obteniendo positivos resultados sobre el proceso y el impacto de las acciones tomadas, por lo que se cumple con el objetivo de fortalecer la retroalimentación y comunicación entre las partes. Su efectividad e impacto es 1.- Actividades de socialización positivo, ya que permite para nuevos funcionarios: socializar al nuevo integrante de la Institución con su entorno, con sus jefaturas y con sus pares, ya que todos los funcionarios de la institución están comprometidos en apoyar la inducción que se realiza cuando un nuevo funcionario se integra a su equipo de trabajo.
% de Cumplimiento
100%
100%
La calidad de las acciones adoptadas es buena, ya que los funcionarios del Servicio participan activamente en el proceso de socialización, desarrollando un proceso participativo para dar la bienvenida a quienes se integran al Servicio. Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
24
Acciones Aplicadas De La Política Evaluación del Desempeño.4
Resultados Evalúe la efectividad/impacto/calidad La actividad es efectiva ya que 2.- Actividades para alinear y logra que los nuevos fidelizar a nuevos funcionarios. funcionarios se identifiquen con el Servicio, con su equipo de trabajo, etc.
3.- Actividades para orientar: estas actividades tienen como propósito que la persona comprenda y progresivamente acepte los valores y normas institucionales.
4.Actividades para entrenar: Son para que el nuevo funcionario aprenda respecto de las funciones que debe desempeñar y su vinculación con las funciones de su equipo de trabajo.
El impacto y la calidad también son positivos, ya que funcionarios motivados y que se sienten acogidos por los miembros de la Institución, se sienten partícipes de los procesos, lo que genera una identificación con el Servicio. Las actividades de orientación desarrolladas para realizar la inducción de los nuevos funcionarios son efectivas, y generan una incorporación más informada sobre valores y normas del Servicio, lo que tiene un impacto positivo ya que logra que el proceso de inducción no sólo tenga el propósito de socializar al nuevo funcionario, sino que adopte la cultura de la organización. Logra que el funcionario tenga claras sus funciones, responsabilidades y el trabajo que deberá desarrollar dentro de la Institución, lo que es positivo para disminuir las brechas de desempeño entre lo que se espera de él y lo que efectivamente realiza.
% de Cumplimiento
100%
100%
100%
Estas acciones son efectivas y tienen un positivo impacto en el desempeño funcionarios y los resultados del trabajo que realiza.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
25
4.6.2 Obstaculizadores y facilitadores para la aplicación de la política de Evaluación del Desempeño CUADRO Nº15 Obstaculizadores a la Aplicación de la Política Evaluación del Desempeño
Facilitadores a la Aplicación de la Política Evaluación del Desempeño.
1.- La resistencia por parte de los evaluados para adoptar el Convenio Individual de Desempeño como un aporte para hacer mas objetivo el proceso calificatorio. 2.- Un elemento obstaculizador de la aplicación de la política fue el reconocimiento del Convenio Individual de Desempeño como herramienta de apoyo válida para aportar en las calificaciones de los funcionarios del Servicio. 3.-
1.- Disposición y compromiso de las jefaturas para implementar mejoras al Sistema.
________________
2.- Participación de los funcionarios en las distintas actividades de difusión y capacitación destinadas a fortalecer la comunicación entre los distintos actores del proceso. 3.- Coordinación y compromiso del equipo de trabajo SED para desarrollar las actividades planificadas y cumplir con los objetivos establecidos.
4.7 Informe de los Resultados de la aplicación del Proceso de Evaluación del Desempeño, y el Programa de Seguimiento de las Recomendaciones.
4.7.1 Análisis de Resultados en términos cuantitativos
a) Número de Funcionarios/as por lista de calificación.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
26
CUADRO N°16 % N° de Funcionarios/as N° de N° de Calificados/as (incluya Funcionarios/as Funcionarios/as Lista de los/as que mantuvieron Que Que no fueron Calificaciones calificación del año mantuvieron su calificados (*) anterior) calificación del (c) (a) año anterior (b) 6 Lista 1: Distinción 50 2 Lista 2: Buena 0 0 Lista 3: Condicional 0 0 0 0 Lista 4: Eliminación Totales 50 2
(a)
100% 100%
(*) Indique a continuación el por qué de su no evaluación:
Durante el periodo calificatorio 2008 – 2009, sólo 2 funcionarios mantuvieron la calificación del año anterior, debido a que presentaron licencia médica que se prolongó durante la mayor parte del período.
Por otra parte, existen 6 funcionarios que no fueron calificados debido a que forman parte de la Junta Calificadora del Servicio.
Calificaciones DIFROL 2008-2009
11%
89%
Funcionarios calificados Funcionarios que no fueron calificados
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
27
b) Número de funcionarios/as por puntaje de calificación y su distribución, según estamento y calidad jurídica (titular y contrata) CUADRO N°17 Planta o Escalafón Directiva Profesional Técnica Administrativa Auxiliar Subtotal
Lista 1 Titular
2 16 11 8 37
Contrata
Lista 2 Titular
Contrata
Lista 3 Titular
Lista 4
Contrata
Titular
Contrata
13 -
13
c) Número de Funcionarios/as, según puntaje máximo.
A continuación se muestra el número de funcionarios que obtuvo puntaje máximo en el proceso del año 2009. CUADRO N°18 Planta o Escalafón
N° de Funcionarios/as con Puntaje Máximo
Directivos Profesionales Técnicos Administrativos Auxiliares Total
% (En relación al total de la planta en lista uno.)
2 17 10 8
4% 34% 20% 16%
37
74%
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
28
d) Número de Funcionarios/as que apelaron de su Calificación ante el/a Jefe/a Superior del Servicio. CUADRO N°19
Planta o Escalafón
% N° de Funcionarios/as En relación al total de que apelaron al/a funcionarios/as Jefe/a Superior evaluados/as
Directiva Profesional Técnica Administrativa Auxiliar Total
2
4%
2
4%
4.7.2 Análisis Cualitativos de los Resultados de las Calificaciones. a) Problemas detectados mediante fuente de información primaria, como entrevistas, encuestas, reuniones grupales interactivas de análisis y levantamiento de información u otras.
CUADRO N°20
Problema detectado Funcionarios consideran importante seguir desarrollando actividades de capacitación para informar sobre las distintas materias asociadas al SED. Funcionarios declaran desconocer la aplicación, el alcance y el impacto de la implementación del Convenio Individual de Desempeño. Funcionarios declaran no sentirse partícipes del proceso calificatorio. Se necesita mayor claridad sobre las distintas instancias del proceso calificatorio. El Manual de Perfiles de Cargo por Competencias deberá ser actualización y difundido a todos los funcionarios del
Metodología utilizada para detectar problema5 Resultados de aplicación del instrumento de evaluación de satisfacción de funcionarios DIFROL. Resultados de aplicación del instrumento de evaluación de satisfacción de funcionarios DIFROL. Resultados de aplicación del instrumento de evaluación de satisfacción de funcionarios DIFROL. Resultados de aplicación del instrumento de evaluación de satisfacción de funcionarios DIFROL. Resultados de aplicación de encuesta de Identificación de Necesidades de cliente interno del SED.
5 Mostrar la metodología que recoge los problemas,, aún cuando como resultado de su aplicación no se detectaron problemas.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
29
Metodología utilizada para detectar problema5
Problema detectado Servicio. Se recomienda fortalecer el desarrollo de competencias de acuerdo a lo establecido en el Manual de Perfiles por Competencias del Servicio. Fortalecer las instancias de retroalimentación entre evaluadores y evaluados.
Resultados de aplicación de encuesta de Identificación de Necesidades a funcionarios afectos a calificación DIFROL.
Resultados de aplicación de encuesta de Identificación de Necesidades a funcionarios afectos a calificación DIFROL. Funcionarios consideran importante reforzar Identificación de Necesidades a funcionarios la difusión del Reglamento Especial de afectos a calificación DIFROL. Calificaciones y los criterios de evaluación utilizados.
b) Problemas detectados del análisis de resultados de la aplicación de la política CUADRO N°21
Problema detectado al aplicar la política de evaluación del desempeño
Resistencia de los funcionarios a incorporar un nuevo elemento de apoyo a la evaluación de su desempeño.
c) Problemas detectados del informe cuantitativo CUADRO N°22
Problema detectado del análisis del informe cuantitativo
No se detectaron problemas o dificultades con la información solicitada para completar el informe cuantitativo.
4.7.3 Recomendaciones al sistema.
CUADRO N°23
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
30
Problema detectado6
Causas que generan el problema
Recomendaciones al Sistema
Funcionarios consideran importante seguir desarrollando actividades de capacitación para informar sobre las distintas materias asociadas al SED.
Si bien durante el período fueron desarrolladas distintas instancias de capacitación y difusión sobre el proceso calificatorio, Convenio Individual de Desempeño, etc., se evidencia que los funcionarios se declaran desinformados sobre algunas materias o solicitan reforzar algunas temáticas ya vistas. Las actividades de capacitación y difusión desarrolladas durante el período consideraron talleres grupales, difusión de presentaciones, circulares, etc. sobre la materia, pero aún falta mayor compromiso y participación de los funcionarios en la implementación y aplicación del instrumento. Si bien se ha trabajado en generar instancias de capacitación y difusión sobre la materia, creemos que los funcionarios no se sienten motivados debido a que consideran que el proceso calificatorio no es lo suficientemente objetivo y que de sus resultados no se desprenden mejoras sustanciales en las condiciones de trabajo. Poca motivación de los funcionarios para informarse sobre la materia.
Se recomienda fortalecer las actividades de capacitación desarrolladas por el Sistema de Evaluación del Desempeño, como instancia de información y aprendizaje para funcionarios afectos a calificación. Evaluar la aplicación y el impacto de la implementación del Convenio Individual de Desempeño, como herramienta de apoyo al SED y fortalecer las actividades de capacitación y difusión.
Funcionarios declaran desconocer la aplicación, el alcance y el impacto de la implementación del Convenio Individual de Desempeño.
Funcionarios declaran no sentirse partícipes del proceso calificatorio.
Se necesita mayor claridad sobre las distintas instancias del proceso calificatorio.
Planificar actividades de capacitación y sensibilización para los funcionarios, con el propósito de que se sientan partícipes del proceso, y que sus requerimientos son escuchados y tomados en cuenta al momento de generar mejoras en el Sistema. Continuar desarrollando un Programa de Capacitación que informe y capacite a los funcionarios sobre las distintas etapas del proceso calificatorio. Cambios en las funciones y Actualización y difusión responsabilidades de algunos de perfiles de cargo por funcionarios. competencias.
El Manual de Perfiles de Cargo por Competencias deberá ser actualizado y difundido a todos los funcionarios del Servicio. Fortalecer el desarrollo de Modificaciones en perfiles de Se
recomienda
6 La columna de problemas detectados debe ser completada con la misma información del punto de las Tabla del punto 4.7.2 en letra a, b y c
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
31
Problema detectado6
Causas que generan el problema
competencias de funcionarios del Servicio.
los cargo de acuerdo a las necesidades del Servicio y a los cambios observados en el período, además de los nuevos desafíos que enfrentará el Servicio en el corto plazo con el ingreso a Programa Marco de la Calidad, por lo que se redefinirán algunas funciones y perfiles de cargo. Fortalecer las instancias de Se necesita continuar con el retroalimentación entre fortalecimiento del proceso de evaluadores y evaluados. retroalimentación comenzado durante el año 2009.
Funcionarios consideran importante reforzar la difusión del Reglamento Especial de Calificaciones y los criterios de evaluación utilizados.
Si bien esta actividad ha sido considerada durante los años anteriores, será necesario continuar su aplicación de acuerdo a las recomendaciones efectuadas.
Recomendaciones al Sistema desarrollar actividades de capacitación sobre la perfiles de cargo por competencias.
Incentivar a evaluadores y evaluados a utilizar las instancias de retroalimentación presentes en las distintas etapas del proceso calificatorio. Considerar actividades para informar a los funcionarios sobre el Reglamento Especial de Calificaciones y los criterios de evaluación del desempeño funcionario contenidos en el documento.
4.7.4 Programa de Seguimiento para el año 2010: Compromisos asumidos vinculados a las recomendaciones y fecha de aplicación. CUADRO N°24
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO PARA EL 2010
Recomendaciones al Sistema7
Compromiso
Se recomienda Considerar un fortalecer las Programa de actividades de Capacitación que
Fecha ó período de Aplicación
Responsable
Marzo 2010
Equipo de trabajo Sistema de Evaluación del Desempeño.
7 La columna de Recomendación debe ser completada a partir de la información de la Columna “Recomendación vinculada a problema” del punto4.7.3
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
32
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO PARA EL 2010
Recomendaciones al Sistema7 capacitación desarrolladas por el Sistema de Evaluación del Desempeño, como instancia de información y aprendizaje para funcionarios afectos a calificación. Evaluar la aplicación y el impacto de la implementación del Convenio Individual de Desempeño, como herramienta de apoyo al SED y fortalecer las actividades de capacitación y difusión.
Actualización y difusión de perfiles de cargo por competencias. Se recomienda desarrollar actividades de capacitación sobre la perfiles de cargo por competencias, para los funcionarios del Servicio. Incentivar a evaluadores y evaluados a utilizar las instancias de retroalimentación presentes en las distintas etapas del proceso calificatorio. Considerar actividades para informar a los funcionarios sobre el Reglamento Especial
Compromiso
Fecha ó período de Aplicación
Responsable
Septiembre 2010
Equipo de trabajo Sistema de Evaluación del Desempeño.
Abril 2010
Equipo de trabajo Sistema de Evaluación del Desempeño.
Abril 2010
Equipo de trabajo Sistema de Evaluación del Desempeño.
Marzo 2010
Equipo de trabajo Sistema de Evaluación del Desempeño.
Mayo 2010
Equipo de trabajo Sistema de Evaluación del Desempeño.
incorpore actividades sobre las distintas áreas que componen el Sistema de Evaluación del Desempeño.
Evaluar el impacto y la utilidad del Convenio Individual de Desempeño y fortalecer la difusión sobre su importancia, aplicación y alcance dentro del SED. Actualización del Manual de Perfiles de Cargo por competencia. Realizar actividad de capacitación sobre perfiles de cargo por competencias y su aplicación en DIFROL. Difundir a través de informativos y circulares la importancia de utilizar los instrumentos e instancias de retroalimentación disponibles, Actividad de capacitación sobre los criterios de evaluación del
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
33
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO PARA EL 2010
Recomendaciones al Sistema7
de Calificaciones y los desempeño criterios de evaluación DIFROL. del desempeño funcionario contenidos en el documento.
4.7.5
Fecha ó período de Aplicación
Compromiso
Responsable
en
Justificación de aquellas recomendaciones no aceptadas.
La totalidad de las recomendaciones recibidas fueron aceptadas y consideradas en el Programa de Seguimiento 2010.
5.- Seguimiento de las Recomendaciones de Evaluación del Desempeño.
5.1
Seguimiento de las Recomendaciones del 31 Dic 2008.
a) Cumplimiento de los diferentes plazos, considerados en el sistema de calificaciones. CUADRO N°26
Junta Calificadora
Central
Fecha constitución
21.09.2009
Fecha término de calificaciones
14.10.2009
Nº funcionarios/as Observaciones calificados/as
48
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
DIFROL sólo cuenta con una Junta Calificadora Central.
34
b) Resultado de los compromisos acordados en el período anterior.
CUADRO N°27
Compromisos para el 2009
Difundir el Escalafón de Mérito 2009 a cada uno de los funcionarios afectos a calificación de DIFROL. Diseñar y difundir presentaciones Power Point y/o Circulares informativas dirigidas a los precalificadores, en las que se incentive el uso de anotaciones de mérito y se explicite el procedimiento pertinente.
Difusión de la importancia Convenio Individual Desempeño a través presentaciones Power Point Circulares Informativas.
% de logro
100%
100%
del de de y/o 100%
Diseñar y difundir presentaciones y Circulares informativas sobre los criterios de evaluación del desempeño de funcionarios DIFROL.
100%
Resultado del Seguimiento de los compromisos período anterior Fue difundido el Escalafón de Mérito a cada uno de los funcionarios afectos a calificación. Fue difundida una Circular donde se recomienda a evaluadores utilizar las Anotaciones de Mérito como un incentivo motivacional para la mejora continua del desempeño funcionario en DIFROL. Además de lo anterior, a través del Manual de Evaluación del Desempeño 2009, fue difundido el procedimiento para estampar anotaciones de mérito y demérito a funcionarios del Servicio. Durante el período fue realizada una capacitación elearning sobre la materia, donde se describía el proceso de suscripción, evaluación y retroalimentación del CID, con difusión de información y ejemplos sobre el tema, para luego aplicar un cuestionario a todos los funcionarios afectos a calificación. A través de una Circular Informativa fueron difundidos los criterios de evaluación del desempeño funcionario, establecidos en el Reglamento Especial de Calificaciones DIFROL. Además de lo anterior, este tema fue reforzado a partir de
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
35
Diseñar y difundir presentaciones y Circulares informativas sobre la importancia y funcionamiento de la Junta Calificadora.
Se incentivará el uso de la hoja de observaciones en las distintas instancias del proceso calificatorio, a través de una circular explicando la importancia para la retroalimentación de dicho proceso.
la difusión del Manual de Evaluación del Desempeño 2009. Fue difundida una Circular que explica la importancia y funcionamiento de la Junta Calificadora. 100%
100%
Además de lo anterior, este tema fue reforzado a partir de la difusión del Manual de Evaluación del Desempeño 2009. Fue difundida circular sobre la importancia de utilizar las hojas de informaciones que se adjuntan a cada informe de desempeño y formulario de precalificación, como instrumento de retroalimentación con los evaluadores y con el Sistema de Evaluación del Desempeño. Por otra parte, el tema también fue tratado en talleres y reuniones realizadas con los distintos actores del proceso.
Difusión a través de Circulares informativas de la importancia de responder cuestionarios y encuestas del Sistema.
100%
Para cumplir con este compromiso, se consideró un cambio en la planificación realizada, incorporando el tema como compromiso del Convenio Individual de Desempeño, a través de la competencia Transversal “Desarrollo de la Gestión Institucional”, en lo que se refiere al compromiso y la participación de funcionarios en las acciones ejecutadas para el cumplimiento de los compromisos de gestión y calidad asumidos en el marco del proceso de Modernización del Estado.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
36
c) Cumplimiento en la aplicación de los criterios de evaluación definidos. En cuanto a la aplicación de los criterios de evaluación del desempeño establecidos por DIFROL, estos fueron aplicados a cabalidad en cada una de las etapas del proceso calificatorio, prueba de aquello es la carta de la Asociación de Funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores “AEMRE”, la que certifica el desarrollo y cumplimiento del citado proceso. Los criterios utilizados se encuentran definidos en el Reglamento Especial de Calificaciones del personal de la Dirección Nacional de Fronteras y Límites del Estado, los que se detallan a continuación: Factores considerados para la evaluación: -
Rendimiento Condiciones Personales Capacidad de Gestión Comportamiento
En conclusión, es posible decir que el Servicio llevó a cabo un proceso calificatorio objetivo, transparente e informado, con criterios de evaluación comunes para realizar la evaluación de cada uno de los funcionarios, con instancias de información y retroalimentación en cada una de las etapas del proceso entre evaluadores y evaluados, lo que ha permitido potenciar las fortalezas de los funcionarios, identificar áreas de mejoramiento en su desempeño, perfeccionar el desarrollo proceso calificatorio y fortalecer el Sistema de Evaluación del Desempeño.
d) Comparación de las modificaciones al Reglamento Especial de calificaciones efectuadas este año en los siguientes aspectos8:
El Servicio no consideró necesario realizar modificaciones al Reglamento Especial de Calificaciones.
8 .Este cuadro deberá ser llenado solamente por los servicios que tienen modificación de Reglamento Especial de Calificaciones para el período 2008-2009
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
37
5.2
Evaluación del Sistema y los efectos introducidos en él.
De acuerdo al análisis realizado, es posible decir que el trabajo realizado durante el período entregó los resultados esperados, logrando la implementación de un instrumento auxiliar para la evaluación del desempeño funcionario, de acuerdo a los lineamientos entregados por la Dirección Nacional del Servicio Civil, ejecutando un Programa de Capacitación acorde a las necesidades del Sistema de Evaluación del Desempeño y fortaleciendo las áreas que se encontraban más débiles. El instrumento auxiliar implementado para vincular perfiles de cargos por competencias con los criterios de evaluación establecidos por el Servicio a través del Reglamento Especial de Calificaciones, ha fortalecido el proceso de retroalimentación entre evaluadores y evaluados, estableciendo metas individuales o compromisos de desempeño para cada funcionario, de acuerdo a su perfil de cargo y las funciones que desempeña en el Servicio, los que posteriormente fueron evaluados y comunicados a cada uno de los funcionarios evaluados. El resultado de la aplicación del instrumento ha sido un aporte para el Sistema, ya que la evaluación realizada se apoya en metas y objetivos concretos, medibles e informados, acordadas por ambas partes y con el propósito de mejorar continuamente el desempeño de los funcionarios. Es importante destacar que se realizó un proceso de sensibilización permanente con los funcionarios, fomentando la participación en las distintas actividades desarrolladas durante el período, lo que trajo resultados positivos para el Sistema, ya que aumentó considerablemente la participación de los funcionarios en actividades asociadas al proceso calificatorio, como por ejemplo talleres, capacitaciones, respuesta a instrumentos de evaluación de satisfacción y de identificación de necesidades, etc. Si bien las mejoras introducidas en el actual proceso calificatorio tuvieron un impacto positivo, aún queda mucho por hacer, ya que lograr un proceso de evaluación del desempeño funcionario que sea objetivo, transparente e informado, es un trabajo coordinado entre las distintas áreas del Servicio, que debe ser impulsado por el área de Recursos Humanos y el equipo de trabajo del Sistema de Evaluación del Desempeño, pero al mismo tiempo debe ser un compromiso de cada uno de los actores del proceso, es decir, de los evaluadores y evaluados con el compromiso constante del Jefe de Servicio.
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
38
6.- ANEXOS Anexo N°1:
Carta escaneada de la Asociación de Funcionarios, y en caso de que no las hubiere, carta de cada uno de los representantes por estamento, elegidos para la Junta Calificadora.
Anexo N°2:
Definición/Actualización de perfiles basado en Competencias hasta el 4° Nivel Funcional (Ver Modelo sugerido). Se debe señalar en cada perfil el nivel funcional al cual corresponde. Se valorará la existencia en cada perfil de cargo de: (1) el nombre de la competencia específica, (2) la definición de ésta y (3) los criterios de desempeño que permitan observarla. Este punto constituye información relevante para la validación del Informe de Detección de Necesidades de Capacitación (punto 2.2 de dicho Informe)) Sólo se podrá omitir este anexo Nº2 en el siguiente caso: - Si el servicio envió el año 2008 la totalidad de los perfiles de cargo específicos hasta el 4ª nivel funcional (se le informó en reunión presencial al servicio durante el 2009), y junto con ello, dichos perfiles no fueron modificados durante el 2009. En el caso de haber modificado alguno de ellos, debe enviar solamente los perfiles que se actualizaron.
Anexo N°3:
Organigrama de los cargos por nivel funcional de toda la organización. Si es muy amplio, presentarlo por Divisiones o Departamentos en distintas hojas.
Anexo Nº 4
Certificado que acredita el registro y aprobación del Informe Cuantitativo de la evaluación del desempeño, en el sitio Web de la Dirección Nacional del Servicio Civil
Anexo Nº 5
Manual de Calidad
Anexo Nº 6
Manual de Procedimentos
Anexo Nº 7
Carta de la empresa certificación que indica que mantiene la certificación el Servicio con alcance del SED
Sistema: Evaluación del Desempeño – Año 2009
39