Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Presentación • Objetivo del Curso • Metodología – Interpretación de Requisitos NTC 1000:2009 – Correlación con el MECI 1000:2005 – Ciclo del proceso de Auditoria – Reporte de No conformidades – Enfoque y realización de auditorias – Técnicas de Auditoria – Informe de Auditoria – Competencia de Auditores • Intensidad • Participantes

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

GP

Objetivos •Reconocer la importancia de las auditorías internas. •Reconocer las condiciones mínimas para el desarrollo adecuado de las auditorías internas. •Identificar las competencias necesarias de los auditores internos. •Desarrollar métodos específicos involucrados en el desarrollo de las auditorías internas. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Objetivos •Reconocer los impactos que genera la realización de las auditorías internas al interior de la organización. •Armonizar el ejercicio de la auditoría bajo el modelo de la NTC ISO 19011 y los lineamientos para la auditoría de control. •Realizar simulacro de auditoría integral (MECI – GP 100). •Entrenar a los participantes en la ejecución de auditorías internas, como un mecanismo de verificación de la implementación del Sistema de Calidad, con respecto a la Norma NTC - GP 1000:2009 y MECI 1000:2005 Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Antecedentes del Sistema de Gestión para el Sector estatal

SISTEMA DE GESTION ESTATAL

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

ANTECEDENTES

Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004 Decreto 4485 de 2009 NTC GP 1000:2009 MECI 1000:2005 Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

LEY 872 DE 2003 Artículo 4º. Requisitos para su implementación. a)Identificar cuáles son sus usuarios, destinatarios o beneficiarios de los servicios que presta o de las funciones que cumple; los proveedores de insumos para su funcionamiento; y determinar claramente su estructura interna, sus empleados y principales funciones;

b) Obtener información de los usuarios, destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas relacionadas con la prestación de los servicios o cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad, y la calidad de los mismos; Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Artículo 4º. Requisitos para su Implementación. c) Identificar y priorizar aquellos procesos estratégicos y críticos de la entidad que resulten determinantes de la calidad en la función que les ha sido asignada, su secuencia e interacción, con base en criterios técnicos previamente definidos por el Sistema explícitamente en cada entidad; d) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que estos procesos sean eficaces tanto en su operación como en su control; Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

• e) Identificar y diseñar, con la participación de los servidores públicos que intervienen en cada uno de los procesos y actividades, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto considerable en la satisfacción de las necesidades y expectativas de calidad de los usuarios o destinatarios, en las materias y funciones que le competen a cada entidad • f) Documentar y describir de forma clara, completa y operativa, los procesos identificados en los literales anteriores, incluyendo todos los puntos de control. Solo se debe documentar aquello que contribuya a garantizar la calidad del servicio;

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

• g) Ejecutar los procesos propios de cada entidad de acuerdo con los procedimientos documentados; • h) Realizar el seguimiento, el análisis y la medición de estos procesos; • i) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

ESTRUCTURA NORMA NTC GP 1000:2009 Mejora Continua

GESTION DE LOS RECURSOS

Entradas

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

SATISFACCIÓN

REQUISITOS

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

PRODUCTO O SERVICIO

Salidas

REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ANEXOS

1. INTRODUCCION

2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACION

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

1. INTRODUCCIÓN 1.1 Generalidades

Se establecen los requisitos para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. Ver numeral 3.26 de la NTC GP 1000

Para la elaboración del documento se tomaron como base: •ISO 9000:2005 •ISO 9001:2008 •MECI 1000:2005 La NTC-GP 1000 Integra requisitos y conceptos adicionales del estándar ISO Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

1. INTRODUCCIÓN 1.1 Generalidades

Se establecen los requisitos para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. Ver numeral 3.26 de la NTC GP 1000

•Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la calidad, enfatiza sobre la importancia de: a) la comprensión y el cumplimiento de los requisitos, b) la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor, c) la obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso, y d) la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

1.2 Principios para la gestión de la calidad NTC GP 1000 10 Transparencia 9. Coordinación, cooperación y articulación 8. Relaciones de beneficio mutuo con los proveedores 7. Enfoque en evidencias para la toma de decisiones 6. Mejoramiento continuo 5. Enfoque sistémico de la gestión 4. Enfoque en los procesos 3. Participación del personal

2. Liderazgo 1. Organización Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido enfocada al cliente 310.2546027

Mejoramiento continuo del desempeño

CICLO DEMING - PHVA •Como mejorar la próxima vez? •Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de lo procesos

ACTUAR

PLANEAR

GESTIÓN

•Que hacer?, como hacerlo? •Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.

HACER

PROCESOS Ejecutar lo planificado •Las cosas pasaron según lo planificado? •Realizar seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos del producto e informar sobre los resultados

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Implementar los procesos.

VERIFICAR

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 1.3 COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN

•En el caso específico de la administración pública colombiana se encuentran principalmente, tres herramientas que orientan el desarrollo de la gestión pública de las entidades estatales: el Sistema de Control Interno, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, del cual se ocupa específicamente esta norma. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN REQUISITOS LEGALES APLICABLES

CALIDAD

PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

SISTEDA

MECI

1 8 Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

1.4 ACLARACIONES RELATIVAS A LA PRIMERA ACTUALIZACIÓN La primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública tiene como objetivo primordial facilitar la interpretación e implementación de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como promover su implementación conjunta con el Modelo Estándar de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Por tanto, esta nueva actualización, no incluye nuevos requisitos ni reduce los de la versión 2004.

En este sentido, se precisa que la presente actualización introduce cambios para: • aclarar los requisitos. • demostrar la compatibilidad entre el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno, resaltando los elementos comunes entre los dos sistemas. Bajo este enfoque, esta primera actualización de la Norma incluye recuadros con orientaciones y recomendaciones sobre los aspectos comunes de los dos sistemas, los cuales se ilustran con el fin de promover su implementación de forma que se evite duplicar esfuerzos. Su inclusión no ha sido concebida para su uso en certificación y no se debe considerar que estos recuadros sean requisitos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 2.1 OBJETO

Esta norma especifica los requisitos del SGC aplicable a las entidades que se refiere la Ley 872 de 2003, el cual constituye una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social con el suministro de productos y/o la prestación de servicios a cargo de las entidades. •Calidad (3. 9): Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. •Producto y/o Servicio (3.44): Resultado de un proceso o conjunto de procesos. •Requisito (3.47): Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita y obligatoria. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 2.2 APLICACIÓN Todos los requisitos de esta son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones a todas las entidades dentro del alcance de la Ley 872 de 2003, sin importar su tipo, tamaño y producto suministrado.

Requisitos que pueden excluirse: 1. A menos que dichas exclusiones queden restringidas a los requisitos expresados en el capítulo 7. 2. Cuando se realicen exclusiones, no se podrá alegar conformidad con esta Norma Internacional a menos que dichas exclusiones queden restringidas a los requisitos expresados en el capítulo 7 y que tales exclusiones no afecten a la capacidad o responsabilidad de la organización para proporcionar productos que cumplan con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables. PROCESOS RELACIONADOS CON LA CONFORMIDAD DE PRODUCTO Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

•Acción Correctiva •Acción Preventiva •Adquisición de bienes y servicios •Alta dirección •Ambiente de trabajo •Auditoria interna •Autoridad •Calidad •Capacidad de una entidad •Cliente •Competencia •Concesión •Conformidad •Control de la calidad •Corrección •Diseño y desarrollo •Documento Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

•Efectividad •Eficacia •Eficiencia •Enfoque basado en procesos •Entidades •Equipo de medición •Especificación •Estructura de la entidad •Gestión •Gestión documental •Infraestructura •Manual de calidad •Mejora continua •Misión de la entidad •No conformidad •Objetivo de calidad •Parte interesada

•Planificación de la calidad •Política de la calidad de una entidad •Procedimiento •Proceso •Producto o servicio •Proveedor •Registro •Requisito •Responsabilidad •Revisión •Riesgo •Sistema •Sistema de gestión de la calidad para entidades •Trazabilidad •Validación •Verificación

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

CLIENTE O PARTE INTERESADA

LA ENTIDAD

CLIENTE O PARTE INTERESADA

NTC GP 1000

Cliente: Quien recibe el producto o servicio. Destinatario, usuario o beneficiario. Parte interesada: Quienes tengan un interés en el desempeño de la entidad. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

El auditor verifica Enfoque de Procesos Procedimientos obligatorios Requisitos Legales Evidencia Objetiva

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027



LO QUE HACEN



LO QUE DICEN QUE HACEN



LO QUE HAN HECHO



LOS : RESULTADOS



SI HAY DIFERENCIA



DETECTARA OPORTUNIDADES DE MEJORAR

CICLO DEMING - PHVA

PLANEAR

ACTUAR/ MEJORAR

VERIFICAR

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

• Planeación del SGC – Procesos y actividades • Hacer ejecución diaria de actividades mediante los procedimientos definidos con su propio PHVA HACER individual • Verificación del SGC a través de indicadores, revisión por la dirección, percepción del cliente, auditorias, visitas gerenciales • Mejora de procesos

Preparación de la Auditoría •Referenciales: NTC GP –MECI- Requisitos legales

•Documentos de trabajo de acuerdo al proceso: •Son todos los documentos requeridos para facilitar las investigaciones del

auditor y para documentar y presentar los resultados, estos documentos

pueden ser: Matriz de Requistos NTC GP – ISO 9001 vs Procesos Caracterización del Proceso

Mapa de Riesgos Políticas de Operación Procedimientos de auditoría

Hoja de verificación Informes de auditoria Reportes de No Conformidades y aspectos a mejorar Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CICLO PHVA CALIDAD NTC GP 1000:2009 ANEXOS

1. INTRODUCCION

2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACION

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Modelo del sistema de gestión de calidad. DOCUMENTACION

C L I E N T E

MANUAL DE CALIDAD

GENERALIDADES

Compromiso dirección

CONTROL CONTROL DE DE DOCUMENTOS REGISTROS MEJORAMIENTO

REQUISITOS GENERALES

4

Enfoque Política cliente calidad Responsab.

Provisión de recursos

Infraestructura

Revisiòn comunica. gerencial

Objetivos autoridad Planificación

Recursos humanos Ambiente de trabajo

5

6

Requisitos

ENTRADAS

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

8

7 Procesos relación Planificación con el cliente

Compras

Medición análisis y mejora

Diseño y desarrollo

Producción Dispositivos Y de prestación medición servicio.

Satisfacción Auditoria cliente interna Medición seguimiento procesos

Control producto Análisis de no conforme datos

PRODUCTO SALIDAS

Medición y seguimiento producto Mejora continua A correctiva A preventiva

C L I E N T E

REQUISITOS SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD MAPA DE PROCESOS

4.1 Requisitos generales

•Identificar los procesos necesarios para el SGC •Determinar la secuencia e interacción de los procesos •Determinar los métodos y el criterio para la efectiva operación y control de los procesos •Asegurar la disponibilidad de recursos y la información necesaria para apoyar la operación y el seguimiento de los procesos •Medir, realizar el seguimiento y analizar los procesos •Implementar las acciones necesarias para obtener los resultados previstos y el mejoramiento continuo

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

4.2 Requisitos de la Documentación 4.2.1 Generalidades

4.2.2 Manual de la Calidad

4.2.3 Control de los Documentos 4.2.4 Control de los Registros

IDENTIFICACION LIDERES DE PROCESO

REQUISITOS SISTEMA DE GESTIÓN CALIDAD 4.2 Requisitos de la Documentación

4.2.1 Generalidades

4.2.2 Manual de la Calidad

4.2.3 Control de los Documentos

4.2.4 Control de los Registros

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Proceso

MSGI

Macroprocesos Procesos

Procedimientos

Instructivos Planes

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS OBLIGATORIOS

1. 2. 3. 4. 5. 6.

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS CONTROL DE LOS REGISTROS PRODUCTO/SERVICIO NO CONFORME ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES PREVENTIVAS AUDITORIAS INTERNAS

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 Compromiso de la Dirección

5.2 Enfoque Al cliente

5.3 Política De la Calidad

5.4 Planificación

5.4.1 Objetivos de la calidad

5.4.2 Planificación del SGC

5.5 Responsabilidad autoridad y comunicación

por la Dirección

5.5.1 Responsabilidad y autoridad

5.6.1 Generalidades

5.5.2 Representante de la Dirección

5.6.2 Información para la revisión

5.5.3 Comunicación Interna

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

5.6 Revisión

5.6.3 Resultado de la revisión

POLÍTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

GESTIÓN DE RECURSOS

6.1 Provisión de Recursos

6.2 Recursos humanos

6.3 Infraestructura

6.4 Ambiente de

6.2.1 Generalidades Planificación del SGC 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación, Programa de Competencias

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Trabajo Disponibilidad recursos Salud Ocupacional

REALIZACION DEL PRODUCTO 7.1

7.2. Procesos relacionados con clientes

Planificación

de

Determinación los requisitos del producto

Revisión de los requisitos del producto

Comunicación con los Clientes

7.3. Diseño y desarrollo

Compras

Planificación

Proceso de Compras

Entradas Resultados Revisión

Verificación

Validación Control de cambios

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

7.4.

Información de las Compras Verificación De los productos comprados

7.5. Control de la Producción y prestaciòn servicio Control Validación de procesos Identificación y trazabilidad

Propiedad del Cliente

Preservación del Producto

7.6 Control de equipos de medición

MEDICION ANALISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades

8.2 Seguimiento y Medición

8.3 Control del producto No Conforme

8.4 Análisis de Datos

8.2.1 Satisfacción del Cliente

8.5.1 Mejora Continua Técnicas estadísticas y de análisis

8.2.2 Auditorias internas Conformidad y mejora

8.2.3 S y M de los procesos

8.5 Mejora

Plan de contingencias

8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva

8.2.4 S y M del producto Seguimiento a la Planificación del SGC y de los Procesos Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Programa de mejoramiento continuo

TALLER 5

REGISTROS

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Hay 3 PHVA básicos: 1. El Estratégico (Política, Objetivos, Recursos, Auditorias, Consolidado Indicadores, Revisión por la Dirección, Mejoras) 2. El de los procesos (El objetivo, responsables, recursos el PHVA particular, indicadores y mejoras especificas)

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

3. El específico para cada proceso (remítase a las caracterizaciones) Siempre remítase al PHVA del proceso . Los procedimientos con metodologías aplicadas a una actividad, no son la base de la auditoria.

A

P

V

H

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

GUIA ISO 19011 AUDITORÍAS DE SISTEMAS DE CALIDAD Y AMBIENTALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Alcance NTC- ISO 19011 Referencias normativas Términos y definiciones Fundamentos de la auditoría Gestión de un programa de auditoría Actividades de la auditoría Calificaciones para auditores de sistemas de gestión de calidad y ambientales

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Principios de la Auditoria REFERENTE AUDITORES Conducta Ética: Confianza, integridad, confidencialidad y discreción. Presentación Justa: Obligación de reportar con veracidad y exactitud Debido Cuidado Profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

REFERENTE AUDITORIA

Independencia: Confianza, integridad, confidencialidad y discreción. Enfoque basado en evidencia: método racional para conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles

Definición de Auditorias

AUDITORIA • Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance en el que se cumplen los criterios de auditoria Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Las Auditorias de Calidad proporcionan.. • Conocer la capacidad del sistema de gestión de calidad para cumplir con los requisitos. • Evaluar las fortalezas y debilidades del sistema de gestión de calidad. • Detectar oportunidades de mejora para la mejora continua. • Verificar la capacidad de los procesos para cumplir con los requisitos.

• Evaluar el compromiso del recurso humano con su sistema de gestión. • Validar el uso eficaz y eficiente de los recursos. • Evaluar las relaciones con las partes interesadas. • Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones: correctivas, preventivas y de mejora. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Definiciones relacionadas al proceso de auditoria Criterios de Auditoria

Experto Técnico

Evidencia de la auditoria

Programa de Auditoria

Hallazgos de la auditoria

Plan de Auditoria

Conclusiones de auditoria

Alcance de Auditoria

AUDITORIA

Cliente de la auditoria

Competencia

Auditado

No Conformidad

Auditor

Acción Correctiva

Equipo Auditor

Acción Preventiva

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Evidencia de la Auditoria:

Hallazgos de la Auditoria

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Registros, declaraciones de hechos verificados o cualquier otra información relevante para la auditoría.

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recogida frente a los criterios de la auditoría

CLIENTE

AUDITOR

AUDITADO

AUDITOR:

Persona que desarrolla la auditoría, persona calificada e independiente

CLIENTE:

Persona o empresa que solicita la auditoria. Alta dirección l/responsable De un área/director de calidad

AUDITADO:

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Entidad o área sobre la cual se realizará la auditoria

Criterios de Auditoria “conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia”

ISO 9000: 2000 – MECI 1000 GP 1000

• Puede incluir: • • • • •

Políticas Procedimientos, Protocolos Normas, Leyes Requisitos de sistemas de gestión Requisitos de contratos, etc.

Ejemplo: Registro Calificado Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Objetivos de las auditorias Cumplir el propósito para el cual se ha requerido la auditoría Ejemplos:  Para determinar el nivel de conformidad que tiene el sistema de gestión del auditado respecto de los criterios de la auditoría.  Para evaluar la capacidad del sistema de gestión, para asegurar el cumplimiento con las leyes, reglamentaciones y requisitos contractuales relativos a calidad.  Evaluar la efectividad del sistema de gestión para alcanzar los objetivos especificados. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Etapas de la Auditoria

Seguimiento

Programación

Planeación

Preparación

Ejecución

• Determinar la factibilidad de la auditoria. • Establecimiento del equipo de la auditoria. • Contacto inicial con el responsable del proceso auditado. • Cronograma del periodo

• Definición de objetivos y criterios de auditoria • Planificación de las actividades de las auditorias • Asignación de responsabilidades del • equipo auditor. • Establecimiento de documentos de trabajo.

• Estudio de documentos • Elaboración lista de verificación.

• Reunión de Apertura • Recopilación y verificación de la información. • Hallazgos de la Auditoria • Comunicaciones con el cliente (retroalimentación) • Preparación reunión de cierre • Reunión de Cierre

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Informe

Gestión programa de auditoria

Verificar la aplicación de las disposiciones contractuales

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Reconocer la aptitud para satisfacer los requisitos especificados, auditoria de evaluación.

Certificar, acreditar una organización – auditoria de certificación.

Gestión programa de auditoria

Proveer oportunidades de mejora Determinar la conformidad del sistema de gestión de calidad con las disposiciones planificadas Evaluar el grado de adecuación, entre los objetivos, disposiciones y resultados obtenidos Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Lienas de Comunicaciòn

Auditado – Alta Dirección

Representante de la Alta Dirección

Auditor líder Equipo Auditor

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Principios de la Administración de la Auditoría NO SORPRESAS

INTERFERENCIAS

POCOS VITALES MUCHOS TRIVIALES Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

ANTE SITUACIONES DIFICILES

•!

Los Auditores no deben:

– – – – –

•

Los Auditores deben: – Permanecer calmados y no entrar en pánico – Mantener el control – No involucrarse – Ser asertivo

Distraerse Hacer comentarios personales Dar asesoría en un área para corregir un problema No ofrecer soluciones al problema Continuar la auditoria sin un guía

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

FUNCIONES AUDITOR LÍDER • Planificar la auditoria. • Establecer un programa que cubra todos los criterios de la auditoria. • Administrar el equipo de auditoria • Ejecutar la reunión de apertura • Mantener una comunicación efectiva con los auditados de acuerdo con las necesidades • Hacer el seguimiento de las actividades de auditoria y evitar cualquier demora o problema, • Hacer su juicio final sobre la evidencia que se recolectó por el equipo de auditoria. • Coordinar la preparación del informe de auditoria, • Presentar las recomendaciones del equipo auditor en la reunión de cierre. • Desarrollar las auditorias de seguimiento de acuerdo con lo requerido. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

AUDITOR ÍA DE CALIDAD • Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria • Auditado: Organización que es auditada • Programa de Auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. • Alcance de la Auditoria: extensión y límites de una auditoria. • Conclusiones de la Auditoría: resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerarlos objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Clasificación de Auditorías TIPO

AUDITOR

AUDITADO

PRIMERA PARTE

Organización

Organización

SEGUNDA PARTE

Organización

Proveedores

TERCERA PARTE

Organismo Independiente

Organización

Las auditorías internas, denominadas de primera parte, se realizan por o en nombre de la organización, para fines internos y puede constituir una base para la autodeclaración de conformidad de la organización. Las auditorias externas se denominan de segunda parte. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

TALLER 4

VOCABULARIO

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

¿Cómo programar Auditorías?

Considere: • La importancia de las actividades • Estado de la actividad • Resultado de auditorías previas. • Disponibilidad de trabajadores.

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Revisión Documental Revisar la documentación del sistema de gestión de calidad, para entender que es lo que vamos a hacer como auditores para orientarnos hacia el objetivos del programa Para determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoria. Puede incluir documentos y registros pertinentes al S.G.C y reportes de auditorias anteriores. Determinar viabilidad. Se debe tener en cuenta los objetivos y alcance. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

COMPARACIÓN DURANTE LA AUDITORIA REFERENCIAL

DOCUMENTACIÓN

HECHOS REGISTROS

MQ NTC-ISO 9001 DEC 356/94 DEC 2535/93

PROC. INSTRUCTIV.

OBJETIVO CALIDAD

DATO S FORMATOS

APLICACIÓN: IMPLEMENTACIÓN

DOCUMENTACIÓN

APLICACIÓN: RESULTADOS Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Revisión de documentos ¿Qué podemos obtener de la documentación del SGC y del Proceso? Manual de Calidad

• Define la configuración del sistema de gestión de calidad y sus propósitos

Procedimientos, guías, instructivos, etc.

• Entender el hacer del proceso

Reportes de Auditorias, no conformidades, acciones tomadas, etc.

• La evolución del proceso y su historia a través de resultados

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Documentación del Sistema de Gestiòn

Manual de calidad

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Procedimientos

Instrucciones de Trabajo

Formatos/= Registros

AUDITORÍA DE PROCESOS El auditor debe prepararse para: • Seguir los procesos de un extremo hasta el otro, verificando la efectividad del control. • No limitarse a determinar la conformidad de las actividades, evaluar también, si los procesos son capaces y producen los resultados deseados. EL AUDITOR DEBE EVALUAR LOS PROCESOS Y EL CICLO DE GESTIÓN DE MEJORA CONTINUA: • • • • • •

¿Mecanismo para identificar las necesidades de los clientes? ¿Objetivos de mejora reflejan las necesidades de los clientes? ¿Programas de mejora se cumplen? ¿recursos? ¿adecuados? ¿ Mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras? ¿Si no se alcanzan los objetivos se toman acciones correctivas ? ¿Mecanismos de mejora son sistemáticos ?

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

ENFOQUE DE LA AUDITORÍA DE SISTEMA SUFICIENCIA DE RECURSOS Y AMBIENTE DE TRABAJO ENFOQUE DEL SISTEMA SUFICIENCIA DE DOCUMENTACIÓN DEL SGC

DEFINICIÓN DE POLÍTICA Y OBJETIVOS DEL SGC EVIDENCIA DE PLANIFICACIÓN DEL SGC DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD SUFICIENCIA DEL PERSONAL COMPETENTE Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

S G C

MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA APLICACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVA Y PREVENTIVAS, REGISTROS

EVIDENCIA DE MEJORA

DISPONIBILIDAD DE REGISTROS

Auditoría Como Proceso

Realizar seguimiento

Identificar los procesos

Ejecutar auditoría siguiendo ciclo PHVA

Identificar interrelación de procesos

Planificar actividades PHVA Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

ENFOQUE DE LA AUDITORIA DE PROCESO IDENTIFICACIÓN DE COMUNICACIONES CON EL CLIENTE

SUFICIENCIA DE RECURSOS Y AMBIENTE DE TRABAJO

ENTENDIMIENTO DE POLITICA DEL SGC

SUFICIENCIA DE DOCUMENTACIÓN QUE DESCRIBE MÉTODOS OPERACIONALES

IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS DEL PROCESO EVIDENCIA DE PLANIFICACIÓN DEL PROCESO DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL PROCESO SUFICIENCIA DE PERSONAL COMPETENTE Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

P R O C E S O S

SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DEL PROCESOS Y CONTROL DE NO CONFORMIDADES APLICACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS EVIDENCIA DE MEJORA

DISPONIBILIDAD DE REGISTROS

INFORMACIÓN DEL ÁREA A SER AUDITADA

• ¿Qué hacen ellos? • ¿Qué tan grandes son? • Complejidad de las operaciones

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

PROCESOS INDIVIDUALES Controles Procedimientos e instrucciones

La Identificación y control de los procesos, su secuencia e interacción es crítica para la efectividad de la gestión de calidad

Entradas

Actividades del Proceso

Salidas

Recursos incluyendo la competencia de los empleados y un equipamiento efectivo

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Preparación de la auditoría de Plan de Auditorías Suministra información necesaria para el equipo auditor, auditado y cliente de la auditoria; con el fin de facilitar la programación y coordinación de las actividades de la auditoria. Responsable es el Auditor Líder. El cliente de la auditoria debe revisar y aprobar el plan. CONTENIDO: •Objetivo •Criterios •Fechas, lugares y tiempo duración •Unidades Organizacionales y procesos Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

•Equipo Auditor y auditados •Metodología de Comunicación •Informe de Auditoría •Confidencialidad •Arreglos logísticos

Plan de auditorías Objetivos y alcance de la auditoría Identificación de las personas que tengan responsabilidades directas con respecto a los objetivos y alcance. Identificación de los documentos de referencia(tales como la norma aplicable del sistema de calidad y elprocedimiento o instructivo del auditado). Identificación de los miembros del equipo de auditoría Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditoría Identificación de las unidades organizacionales por auditar Hora y duración esperados para cada actividad principal de la auditoría. Distribución del informe de la auditoría y la fecha esperada de publicación. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Preparación Auditorías Documentos de trabajo: documento Son todos los documentos requeridos para facilitar las investigaciones del auditor y para documentar y presentar los resultados, estos documentos pueden ser: •Caracterización del proceso •Procedimientos del proceso •Listado de documentos •Listado de registros •Listas de verificación •Informes de auditoría •Documentos de referencia. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Para revisar la documentación tenga en cuenta • • • • • •

•

Identificar el propósito de cada proceso. Identificar las entradas Identificar las salidas independientes Establecer el flujo o secuencia de actividades Identificar los recursos usados Identificar qué controles están implementados (procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.) Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son necesarios para mantener el control.

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Preparación de la auditoría - Listas de Verificación

• Ayudar a la memoria • Asegurar que se cubren los aspectos y puntos de control. • Asegurar que la interacción entre procesos sea cubierta • Asegurar profundidad y continuidad de la auditoria. • Ayudar al manejo del tiempo. • Organizar la toma de notas. • Es parte del reporte de la auditoría – evidencia de la auditora. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Preguntas básicas con respecto a los procesos Planear

Hacer

Verificar

Actuar Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

• ¿Cuál es el objetivo de este proceso? • ¿Quiénes lo integran? • ¿Cuáles son los requerimientos que se han identificado de las partes interesadas? • ¿Cuáles son los recursos necesarios para el proceso? • “Verificar si corresponden a lo planificado”

• Mirar Registrar, resultados, métodos por medio de la trazabilidad

• ¿Cuáles son los métodos que se aplican para monitorear este proceso? • ¿Pedir evidencias • ¿Cuáles son los indicadores que se tienen de la medición del proceso? • ¿Pedir evidencia de indicadores • ¿Cuál fue la última auditoria que le realizaron • ¿Cómo se analizan los datos generados del proceso? • ¿Hay datos de monitoreo o medición que no cumplan con la meta establecida? • ¿Qué se hace en estos casos? • ¿Se tiene un plan de acción de acciones correctivas y preventivas? • Evidenciar el seguimiento de cumplimiento de la eficacia de las acciones correctivas.

TALLER 6

LISTA DE VERIFICACIÓN

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Ejecución de la Auditoría Para la Ejecución de la auditoría se debe tener en cuenta las siguientes actividades • REUNIÓN DE APERTURA • EVALUACIÓN DEL SISTEMA RECOLECCIÓN DE EVIDENCIA OBSERVACIONES • REUNIÓN DE CIERRE

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Desarrollo de la Auditoría •Utilizar

la lista de chequeo como una guía.

• Identificar

el circuito lógico del producto/servicio y seguirlo siempre que sea posible.

• Estar

atento a cada indicio que fluya en la auditoría.

• Registrar

las observaciones y en el caso de no conformidades validarlas con el auditado.

• Evaluar. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Recolección de Evidencias

Fuentes de información

Recolectar mediante muestreo

Información

Verificar

Evidencia

Evaluar contra los criterios

Hallazgos

Revisar

Conclusiones de Auditoría

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Recolección de Evidencias EL FONDO      

¿Qué debemos examinar sobre la documentación?

Cubrimiento del tema Quién, qué, cuándo, cómo. . . Exactitud de las referencias a otros documentos Secuencia adecuada Coherencia Actualizado

LA FORMA  

Conformidad con la norma fundamental de la entidad . Identificación

LA APLICACIÓN Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

 

Adecuada difusión Efectiva implementación

Metodología para recolectar evidencias

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Auditoría Por Actividad

Auditoría Por Trazabilidad

• Investigación a través de una de las actividades del sistema

• Investigación a través de un caso formal, un documentos, un productos, etc. Siguiendo su historia

Técnicas de Auditorías ACTIVIDADES

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

VERIFICACIONES

Tratamiento de productos o servicios no conformes

Separación , registros, autoridad, trazabilidad.

Calibración

Programa de calibración Hoja de vida equipos Registro de comprobaciones

Revisión por la Gerencia

Actas de revisión Acciones emprendidas

Compras

Identificación de necesidad Etapas de contratación Seguimiento a proveedores

La Entrevista Datos de Entrada

Datos de Salida

Proceso

• Información (Leer todas los documentos necesarios: Normativa, mapa de procesos, informes de auditorías anteriores, entre otros)

• • • •

Preguntar Escuchar Reformular Tomar Nota (Lista de verificación) • Agradecer

• • • •

Objetivos

Etapas

Conclusiones

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Resultados Eficacia de Objetivos Requisitos Riesgos y consecuencias

Manejo del Tiempo El tiempo es siempre corto Planee bien No permita que su auditoría se extienda demasiado No se enfoque en trivialidades Decida el tamaño de la muestra y apéguese a ella Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Preguntas del Auditor

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Auditor •No aprueba ni desaprueba •Escucha •No juzga •No es agresivo •Toma Notas •Profundiza •Comprende •Inspira confianza y calma •Es objetivo y no se involucra. •Verifica evidencias UN TRANSMISOR CON CUATRO RECEPTORES Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Enfoque exitoso para la Auditoría • Establecer un clima adecuado. • Tranquilizar al auditado. • Usar una técnica adecuado para hacer preguntas. • Mantener informado al auditor acerca de sus observaciones. • Mantener informado al auditado sobre sus observaciones. • Observar el leguaje corporal. • Ser amigable y diplomático. • Eliminar miedos. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

NO CONFORMIDAD REFERENCIAL

DOCUMENTACIÓN

HECHOS REGISTROS

MQ GP 1000 REQUISITOS

PROC. INSTRUCTIV.

OBJETIVO

DATOS

CALIDAD

FORMATOS

DOCUMENTACIÓN

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

APLICACIÓN: IMPLEMENTACIÓN

APLICACIÓN: RESULTADOS

Preparación Reunión de Cierre Hacer el balance de las observaciones e incluir: Resumen  Actividad auditada  Aspectos favorables  Aspectos no conformes y conclusiones de la Auditoría  Aspectos favorables  Aspectos no conformes  Las solicitudes de acción correctiva Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Informe de Auditoría El Auditor líder es el responsable de elaborar el informe de auditoria, el contenido de este debe incluir o hacer referencia a: Objetivo, alcance y criterios. Fechas y lugar de realización de las actividades de la auditoria. Procesos auditados. Responsables de las actividades. Personal entrevistado Equipo Auditor y Auditor Líder Aspectos favorables de la actividad auditada. Aspectos débiles de la actividad auditada. Solicitud de Acciones correctivas

 No debe contener: opiniones subjetivas, criticas a individuos, declaraciones ambiguas, hallazgos que no fueron tratados en la reunión de cierre. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Conclusión General

• Resumen de los puntos fuertes y débiles del sistema auditado.

• Fórmula una opinión sobre las acciones prioritarias que hay que iniciar,

• Es la única parte subjetiva del informe, y se refiere a las fortalezas y aspectos por mejorar del informe

• Eficacia, eficiencia y efectividad del proceso Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Hallazgos de Auditoría

• NO CONFORMIDADES – MAYORES – MENORES – DE DOCUMENTACION – DE APLICACIÓN

• OBSERVACIONES Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

No Conformidad Menor Incumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001 que NO ES PROBABLE que resulte en la falla del sistema de calidad o en la reducción de su capacidad para asegurar procesos o productos PUEDE SER: • Una FALLA en alguna parte del sistema documentado. •Un único error observado Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

No Conformidad Mayor

• Ausencia o falla total de disposiciones para cumplir un requisito de la norma NTC GP 1000. • Un número de no conformidades menores contra el mismo requisito. • Cualquier incumplimiento que pueda resultar en un probable despacho de producto no conforme, o que reduzca la capacidad del sistema para asegurar procesos o productos/servicios. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Redacción de una No Conformidad Declarar en el numeral donde cause mayor impacto

NO USAR, a menos que se den EJEMPLOS: ALGUNOS NINGUNO LA MAYORIA A VECES INDICAR la cláusula o numeral que INCUMPLE : NORMA PROCEDIMIENTO

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

MANUAL DE CALIDAD DISPOSICION

Una Buena No Conformidad

DESCRIPCIÓN EXACTA DE LOS HECHOS ESTABLECE: • Qué • • • •

Cuándo Contra qué (por qué) Dónde Quién (solo si es necesario)

AYUDA A LOGRAR IMPLEMENTACIÓN ACCIÓN CORRECTIVA Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

REDACCIÓN DE HALLAZGOS • Se encontró que ::::::::: le falta algo :::::: lo cual incumple el VERBO DE LA NORMA numeral tal para la norma o requisitos de LEY.

• Se encontró que ::::::::: le falta algo :::::: lo cual incumple ACTIVIDAD DEL PROCEDIMIENTO, o item tal del procedimiento XX-CCC.

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

REDACCIÓN DE OBSERVACIONES • • • •

Se observa que …… No se facilita …… No es claro ……. LO CUAL PODRÍA INCUMPLIR O AFECTAR EL VERBO DE LA NORMA , DISPOSICIÓN LEGAL O ACTIVIDAD DEL PROCEDMIENTO. No realice recomendaciones, sea objetivo en sus apreciaciones.

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Precauciones •

• • •

• • Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

¡Sea precavido, no sea demasiado concluyente! No juzgue con base en las apariencias ¡Asegúrese de tener la evidencia completa! ¡Asegúrese de que su evidencia es objetiva! ¡En caso de duda , investigue! Identifique las pistas para investigaciones adicionales

Reporte de No Conformidad

• Claro y preciso • Conciso y exacto • Completo • Describa el problema • Explica el requisito • Referencie la evidencia

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Seguimiento a la No Conformidad AUDITOR •

Acuerda la fecha de la auditoría de seguimiento

•

Desarrolla la auditoría de seguimiento de acuerdo con las acciones correctivas y preventivas propuestas

•

Presenta el informe de la auditoría de seguimiento

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

AUDITADO •

Propone y desarrolla las acciones correctivas y preventivas, de acuerdo con las no conformidades detectadas durante la auditoría

•

Establece la implantación acciones

•

Desarrolla las acciones correctivas correspondientes

fecha de de las

Acciones de Seguimiento • En el tiempo acordado • Revisión de evidencia documental • Auditoría nuevamente en el sitio • Solamente revisar las acciones correctivas • No se empieza todo nuevamente

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

La auditoría termina cuando se han concluido todas las actividades indicadas en el plan de auditoría, incluyendo la distribución y aceptación del informe de auditoría.

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Taller Juego de Roles

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

• Atributos personales • Educación, formación, experiencia laboral y en auditorías • Competencia. • Proceso de evaluación • Cuidado Profesional • Selección del equipo auditor • Auditor Líder

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Papel del Auditor •

El papel del auditor es: establecer para el cliente de la auditoría la información basada en hechos para determinar hasta qué grado los requisitos del criterio de la auditoria se cumplen.

•

Todas las conclusiones deben basarse firmemente con evidencia objetiva

•

El auditor líder debe estar completamente a cargo de la auditoría.

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Responsabilidades del Auditor • Cumplir con los requisitos • Seguir el plan y los procedimientos • Permanecer dentro del alcance • Comunicar y clarificar los requisitos de la auditoría • Planear y ejecutar las labores individuales efectivamente • Recolectar y analizar evidencias Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

• Permanecer alerta • Reportar las observaciones • Verificar las acciones correctivas • Cooperar con y apoyar al auditor líder • No retener y/o mantener documentación • Mantener confidencialidad • Actuar con ética.

Responsabilidades Adicionales • Obtener toda la información • requerida para la planificación • • Ayudar a la selección del equipo • • Preparar el plan general • Asignar tareas individuales • Asegurar que los documentos de trabajo estén • preparados • Auditoría de suficiencia • Representar el equipo de auditoria Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Presidir las reuniones de apertura y cierre Asegurar el progreso de la auditoría de acuerdo al plan Asegurar que las reuniones de enlace se lleven a cabo regularmente Asegurar que los resultados de auditoría sean reportados de forma clara, concluyente y sin demoras

Calificación de Auditores

Educación

Métodos de Evaluación

Conocimientos y habilidades

específicos

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

•Revisión de Registros •Previsión posterior •Entrevistas •Observación •Retroalimentación •Examen

HABILIDADES DEL AUDITOR

Persistencia 1

Flexibilidad

Perceptividad

2 3 4 5

Puntualidad 11

22 33

6

7 44 55

77

9

88 99

10 9

9

Organización

Disciplina

8

66

8

7 6

8

5

7 6

4

3 2

1

Expresión

5

4

Relación social

3 2 1

Sln de conflictos

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Hab. Técnica

Atributos Personales

CARACTERISTICAS POSITIVAS →Tenaz

→Cortés →Amigable →Servicial →Constructivo →Informativo →Perceptible →Juicioso Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

→Mente abierta →Diplomático →Honesto →Maduro →Modesto →Ético

Atributos Personales

CARACTERISTICAS NEGATIVAS  Criticón.  Polémico.  Agresivo.  Desconsiderado.  Inconsistente.  Indeciso

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

 Inflexible.  Perezoso.  Errático.  Susceptible.  No práctico.  Sabelotodo.

Decálogo del Auditor 1. Sea objetivo y racional en todas sus actuaciones. Aplique siempre principios éticos y morales; en su comportamiento y en su desempeño profesional.

2. Sea

discreto y mantenga información obtenida.

la

confianza

en

la

3. Cumpla estrictamente las normas y disposiciones reglamentarias de la organización auditada

4. La auditoría no se realiza en el escritorio del gerente o en la sala de conferencias. Evalúe con objetividad en el sitio de los acontecimientos.

5. Mantenga siempre el control de la auditoría y compruebe todas las informaciones personalmente. Cíñase a los parámetros preestablecidos para la ejecución de la misma.

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

6. Permita que su interlocutor se exprese. Recuerde que la cortesía no está demás y siempre es el mejor camino. 7. Concéntrese. Evite que sus pensamientos vaguen y que su atención se desvíe.

8. No se considere demasiado bueno como para no aprender de los demás. Recuerde que cada auditoría es una experiencia nueva. 9. Asegúrese de conocer plenamente los hechos y de obtener evidencias objetivas de los aspectos auditados, antes de emitir cualquier juicio. 10. Exponga los hechos ajustándose a la realidad sin herir susceptibilidades o crear conflictos. Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027

Ing. Aida Ivonne Agudelo Pulido 310.2546027