Módulo 1

Iniciando PowerPoint XP

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icrosoft PowerPoint XP es una herramienta versátil con características muy innovadoras que le permiten crear,

diseñar y graficar presentaciones de cualquier índole. En el módulo que se presenta a continuación conocerá lo que es PowerPoint XP, XP los componentes tanto de Hardware como de Software que debe poseer el computador para un mejor rendimiento de la aplicación y, algunos conceptos básicos que debe conocer el participante antes de iniciar el estudio de este manual.

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Microsoft PowerPoint XP

CONCEPTOS BÁSICOS En Microsoft PowerPoint XP se utilizan ciertos términos, los cuales deberá conocer antes de comenzar a trabajar con él.

DIAPOSITIVA Una diapositiva es una hoja individual donde pueden realizarse una serie de operaciones, ya sea de texto, dibujo, graficación, animación, entre otros, la cual podrá ser visualizada a través de un proyector o presentación en vídeo.

PRESENTACIÓN Se conoce como presentación al conjunto de todas las diapositivas diseñadas con el fin específico de mostrar esquemas, imágenes, gráficos, entre otros, almacenadas bajo un nombre común. Los archivos de presentación en PowerPoint se reconocen porque poseen extensión .ppt. .ppt Una presentación puede estar conformada por pocas o muchas diapositivas, con diseños diferentes, múltiples colores y diversos tipos de animación.

ANIMACIÓN Animar significa agregar un efecto especial ya sea de sonido o visual a un texto o a un objeto. Es posible animar cualquier número de objetos en una diapositiva, incluyendo los elementos de un gráfico.

EFECTOS DE ANIMACIÓN Agrega o cambia los efectos de animación de la diapositiva actual. Los efectos de animación incluyen movimientos de texto y objetos, sonidos y películas que se produzcan durante una presentación con diapositivas. Entre los efectos de animación se encuentran las siguientes: título animado, texto de diapositiva animada, efecto bólido, efecto volar, efecto cámara, destello de una vez, efecto texto en láser, entre otros.

¿QUÉ ES MICROSOFT POWERPOINT XP? Es un programa que permite organizar una serie de ideas con herramientas y recursos eficaces que son necesarios para crear una

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presentación, bien sea en computadora, en data show, diapositivas de 35 mm., transparencias en blanco y negro o, a color.

En la elaboración de presentaciones, Microsoft PowerPoint XP permite el procesamiento de texto, inserción de gráficos, dibujos, combinación de colores, imágenes prediseñadas, imágenes de otras aplicaciones y plantillas. También permite establecer efectos especiales de movimientos tanto para el texto como para los objetos y efectos de transición entre una diapositiva y otra. PowerPoint XP se convierte en la herramienta ideal para ofrecer ayuda visual a conferencias, exposiciones, foros, entre otros.

CARACTERÍSTICAS DE POWERPOINT XP Son muchos los aspectos relevantes y de gran importancia que caracterizan a Microsoft PowerPoint XP. XP A continuación se mencionan algunas de sus características: •

Asistente de ayuda, ayuda disponible mientras trabaja con diferentes herramientas. Este modelo de asistente utiliza menos espacio en la pantalla y es muy útil al momento de proporcionarle cualquier tipo de ayuda. Cuando no desee utilizar el ayudante de Office, podrá desactivarlo permanentemente y hacer uso del contenido e índice del mismo. Por otra parte, el ayudante o asistente también le proporciona sugerencias en pantalla, las cuales permiten aclarar dudas o solucionar problemas relacionados con la tarea que esté realizando en un determinado momento.

•

Inserción automática de Imágenes prediseñadas. prediseñadas

•

Inclusión de sonido, música, fotos, y cualquier tipo de objeto en sus presentaciones a través de las características de Multimedia. Multimedia

•

Inicio automático de presentaciones.

•

Importación de objetos realizados en otras aplicaciones por medio de la característica OLE (Object Linking and Embedding - Enlace y Empotramiento de Objetos).

•

Efectos de animación y movimientos tanto para el texto como para los objetos.

•

Inclusión de sonidos en los efectos de movimientos y de transición entre

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Microsoft PowerPoint XP diapositivas.

•

Por ser un programa para Windows 98/2000/XP, soporta el manejo de nombres largos de archivos.

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Para obtener el máximo rendimiento de PowerPoint XP y disfrutar de sus nuevas bondades, a continuación se mencionan los requerimientos mínimos tanto de equipos como de programas que debe disponer para la ejecución del mismo: •

Sistema Operativo Microsoft Windows 98/2000/XP.

•

Procesador Pentium o superior.

•

Para Windows 98/2000/XP se requiere como mínimo 32 MB de memoria RAM.

•

Unidad de CD-ROM.

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Disco duro con espacio disponible de 60 aproximadamente para su instalación completa.

•

Un Mouse (Ratón).

•

Monitor VGA o superior.

•

Para obtener acceso a sonidos y otros efectos especiales, se recomienda tener Multimedia; Multimedia así como para el uso del correo electrónico y ciertas características requeridas para publicar páginas Web. Web

MB

a

80

MB

¿CÓMO EJECUTAR MICROSOFT POWERPOINT XP? Al iniciarse Windows 98/2000/XP se visualizará el escritorio de trabajo, el cual permite organizar en grupos los programas o aplicaciones de uso más frecuente. Para dar inicio a la ejecución de Microsoft PowerPoint XP lleve a cabo los siguientes pasos: •

Haga clic en el botón Inicio ubicado en la barra de tareas de Windows 98/2000/XP.

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•

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Seleccione la opción Programas y luego ubíquese en Microsoft PowerPoint haciendo clic sobre la misma para dar inicio a su ejecución. También podrá hacer doble clic en el icono Microsoft PowerPoint ubicado en el Escritorio de Windows 98/2000/XP. 98/2000/XP

Escritorio de Microsoft Windows para iniciar PowerPoint XP •

Al ejecutarse Microsoft PowerPoint XP, XP inmediatamente se visualizará la ventana de presentación principal, indicando que puede hacer uso de dicha aplicación.

USO DEL TECLADO Microsoft PowerPoint PowerPoint XP presenta una serie de combinaciones de teclas, las cuales facilitan el trabajo del usuario ofreciéndole mayor rapidez en la operación de algunos procesos. A continuación se mencionan las más utilizadas: [Alt+A]. Activa el menú Archivo. rchivo

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[Ctrl + U]. Crea una nueva presentación.

[Ctrl + A]. Abre una almacenada en disco.

presentación

existente

o

[Ctrl + G]. Almacena la presentación activa.

[Ctrl + P]. Despliega el cuadro de diálogo Imprimir. Imprimir

[F7]. Efectúa una revisión ortográfica de la diapositiva o presentación. [Ctrl + X]. Corta el texto u objeto seleccionado y lo envía al portafolio de Windows. [Ctrl + V]. Pega el contenido del portafolio en la diapositiva actualmente editada. [Ctrl + C]. Realiza una copia del texto u objeto seleccionado y lo envía al portafolio.

[Ctrl + Z]. Deshace la última acción ejecutada.

[Ctrl + O]. Revierte la última acción del comando deshacer.

[Ctrl + E]. Selecciona todo el contenido de la diapositiva.

[Ctrl + D]. Realiza un duplicado exacto del objeto seleccionado, con las mismas características del original.

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[Ctrl + B]. Muestra el cuadro de diálogo Buscar, Buscar para especificar el texto que desee encontrar en cualquier diapositiva de la presentación. [Ctrl + L]. Busca un texto o formato determinado y lo cambia por otro.

[Ctrl + I]. Inserta una diapositiva nueva después de la actual. Microsoft PowerPoint XP al igual que todas las aplicaciones que trabajan bajo el ambiente de Windows, permiten activar cualquier menú, comando u opción presionando la tecla [Alt] conjuntamente con la letra que se encuentra subrayada. Por ejemplo, la combinación de teclas [Alt + A] activan el menú Archivo. rchivo

MANEJO DEL RATÓN Existen algunas herramientas especialmente diseñadas para uso exclusivo del ratón, las cuales se conocen como botones. A continuación se menciona una lista de términos relacionados con el manejo del ratón utilizado en este libro. Es importante resaltar que sólo se utilizará el botón izquierdo del ratón; el botón derecho se empleará cuando se especifique. •

Clic: Clic Consiste en presionar el botón izquierdo o derecho del ratón para activar una opción, menú o cuadro de diálogo que permita realizar una acción específica, luego soltar rápidamente el botón del mismo.

•

Doble clic: clic Hacer dos clic rápidamente con el botón izquierdo del ratón.

•

Arrastrar: Arrastrar Consiste en mantener presionado el botón izquierdo sobre cualquier objeto seleccionado mientras se mueve el indicador del ratón.

•

Señalar: Señalar Mover el ratón hasta que el apuntador se encuentre ubicado sobre la opción u objeto deseado.

•

Sombrear: Sombrear Consiste en hacer clic en un área determinada de la diapositiva, mantener presionado el botón izquierdo y arrastrar el ratón hasta resaltar la palabra, frase o párrafos deseados.

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Microsoft PowerPoint XP

•

Clic sostenido: sostenido Al mover el ratón, el apuntador se desplazará por toda la pantalla. El apuntador del ratón cambiará, dependiendo de la acción que se esté efectuando en PowerPoint XP. XP

SALIENDO DE MICROSOFT POWERPOINT XP Una vez finalizada la creación de una presentación en Microsoft PowerPoint XP, XP podrá salir del programa y regresar al Escritorio de Windows 98/2000/XP. Para ello, debe accesar al menú Archivo rchivo y luego seleccionar la opción Salir. alir También podrá presionar simultáneamente las teclas [Alt + F4]. En caso de haber efectuado modificaciones en una presentación que se encuentre activa y desee salir de la aplicación, el programa presentará su respectivo cuadro de diálogo para confirmar, si desea o no almacenar los cambios realizados en dicha presentación. En cierta forma, existen diversas alternativas para salir de PowerPoint XP. XP EMPLEANDO EL RATÓN •

Haciendo doble clic en el icono que identifica al programa ubicado en el extremo superior izquierdo de la pantalla.

•

Haciendo clic en el botón Cerrar situado en el extremo superior derecho de la pantalla.

•

Otra manera fácil para salir de PowerPoint XP es, presionando simultáneamente las teclas [Alt + F4].

Si ha modificado alguna de las presentaciones activas desde la última vez que las guardó, el programa preguntará si desea almacenar los cambios realizados recientemente en la presentación. Elija la opción deseada, según sea el caso.

Nota:

Cuando el Asistente de Ayuda, también Ayuda denominado Ayudante de Office, Office se encuentre activo, éste mostrará un cuadro de diálogo diferente a la desplegada normalmente por la aplicación.

Si desea almacenar una presentación, haga clic en el botón SÍ. Para descartar los cambios realizados elija el botón No. Si prefiere regresar a la presentación activa, seleccione el botón Cancelar. Cancelar

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Cuadro de diálogo para salir de PowerPoint XP Cuadro de diálogo para salir de PowerPoint XP presentada por el asistente

AYUDA DE MICROSOFT POWERPOINT XP Microsoft PowerPoint XP posee una herramienta capaz de brindarle al usuario una breve asesoría acerca del manejo de cada una de las opciones contenida en esta aplicación. El Asistente de ayuda o Ayudante de Office, Office permite efectuar pequeñas consultas, suministrando la información necesaria acerca de la función que desempeña una determinada opción. Para accesar a la ayuda de PowerPoint XP, XP haga clic en el menú ? para visualizar las diversas alternativas que le permitirán aclarar aquellas dudas que tenga sobre el programa. También podrá hacer uso de la ayuda presionando la tecla de función [F1] o haciendo clic en el botón respectivo ubicado en la barra de herramientas Estándar. Seguidamente observará un alambrito en forma de pequeño clips, comúnmente llamado CLIPO.

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Clipo le formulará la siguiente pregunta: ¿Qué desea hacer?, hacer? indicándole que ingrese su pregunta en el cuadro respectivo. Luego presione el botón Buscar para visualizar las diferentes alternativas de ayuda que posee PowerPoint XP. XP Si desea observar otras elecciones, haga clic en el botón Opciones. pciones

RESUMEN Microsoft PowerPoint XP es un programa eficaz, diseñado especialmente para crear presentaciones para computadoras, diapositivas de 35mm., transparencias, entre otros, el cual permite emplear una serie de herramientas para insertar texto, imágenes prediseñadas, gráficos, efectos especiales de animación, movimientos y transición.

Entre las características más resaltantes de PowerPoint XP se encuentran las siguientes: •

Asistente de ayuda, disponible mientras trabaja con diferentes herramientas. Este modelo de asistente utiliza menos espacio en la pantalla y es muy útil al momento de proporcionarle cualquier tipo de ayuda.

•

Inserción automática de Imágenes prediseñadas.

•

Inclusión de sonido, música, fotos, y cualquier tipo de objeto en sus presentaciones a través de las características de Multimedia.

•

Inicio automático de presentaciones.

PREGUNTAS 1. ¿Cómo se denomina la hoja individual donde pueden realizarse una serie de operaciones? 2. ¿Qué significa la palabra animación? 3. ¿En qué consiste la palabra arrastrar? 4. ¿Si desea salir de PowerPoint XP de manera rápida, qué teclas debe presionar simultáneamente?