Guía de inicio y configuración de B-kin Project Monitor

Inicio de B-kin Project Monitor Para comenzar a utilizar el software online de gestión de proyectos es necesario registrarse en www.b-kin.com (crea tu comunidad). Recuerda los datos de acceso (usuario y contraseña) y, si aun no lo has hecho, date de alta en B-kin Project Monitor. El acceso a B-kin Project Monitor se realiza a través de www.b-kin.com. ¡No es necesario descargar ningún programa, funciona completamente online! Para facilitarte el inicio de la planificación y gestión de tus proyectos, el nombre de usuario con el te has registrado dispone de permisos de administración. De esta forma, tienes acceso a los datos del sistema y puedes configurarlo adaptándolo a tu organización, dando de alta los calendarios laborales, grupos de personas, perfiles y personas de tu organización, antes de pasar a planificar los proyectos y tareas de tu organización. Esta guía permite comenzar a utilizar y configurar B-kin Project Monitor.

Nota:

Una vez revisada esta guía de inicio, recomendamos la consulta de la guía para la puesta en marcha de B-kin Project Monitor, también disponible en la sección de Descargas de la web: www.b-kin.com/es/software-de-gestion-de-proyectos/Descargas/

Te recomendamos seguir primero los pasos de personalización y configuración de B-kin Project Monitor antes de comenzar con la gestionar y control de tus proyectos.

Da de alta los calendarios laborales que vayan a ser utilizados en tu organización desde la pestaña otros, seleccionando Calendarios

Inicialmente existirá en la aplicación un calendario laboral llamado “calendario por defecto”, que podrás modificar para que se adecue a tus necesidades. Además, desde la opción nuevo calendario podrás crear y configurar los calendarios laborales de tu organización. Vas poder visualizar y modificar en cualquier momento para cada calendario laboral sus días festivos, días de media jornada, horas pactadas para cada día de la semana, etc. Todos los nuevos calendarios se inicializan con todos los días del año, de lunes a viernes, como días laborables de 8 horas, y los fines de semana como festivos. Si quieres realizar cualquier modificación tendrás que entrar en el calendario en cuestión, ir al día en concreto y modificar sus horas.

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Página de edición de calendarios laborales

Da de alta los perfiles existentes en tu organización desde la pestaña perfiles, seleccionando Nuevo perfil

Inicialmente, existirá un perfil laboral llamado “perfil base” en la aplicación. Desde la pestaña de perfiles podrás visualizar, dar de alta y modificar los perfiles o categorías laborales de tu organización. A cada perfil laboral podrás asignarle un coste laboral y configurar: si va a ser asignable o no a la ejecución de tareas, si sus horas imputadas van a ser computables a la hora de calcular los costes laborales, etc.

Página de listado de perfiles laborales

Replica el organigrama de tu organización y crea grupos de trabajo desde la pestaña personas, seleccionando Nuevo grupo de personas

Desde la pestaña personas podrás crear la estructura organizativa de tu empresa (áreas de actividad, departamentos, secciones, grupos de trabajo...) que necesites a la hora de asignar a estos grupos de personas a la ejecución de los proyectos o tareas. Así tendrás organizadas de una forma clara y estructurada a las personas en tu organización.

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Árbol de grupos de personas

Un grupo de personas es una unidad organizativa de personas que puede tener diferentes orígenes. Puede reflejar la estructura de departamentos y áreas de una empresa o puede reflejar algo más dinámico como grupos de trabajo creados específicamente en el contexto de un proyecto o tarea. Los conceptos de grupo de personas y de área son muy próximos. Las áreas representan el criterio organizativo principal para las personas de tu organización. Una persona sólo puede pertenecer a una única área. Los grupos de personas, en cambio, son agrupaciones secundarias en función de diversos criterios organizativos o de trabajo. Una persona puede pertenecer a tantos grupos de personas como sea necesario, y dentro de un grupo de personas puedes crear otros grupos de personas que contengan a cualquier persona, sin ningún tipo de limitación.

Da de alta a los miembros de tu equipo desde la pestaña personas, seleccionando Nueva persona

Desde esta opción podrás añadir a las personas que vayan a dirigir o ejecutar los proyectos y tareas que des de alta en la aplicación. A partir de ese momento, los usuarios podrán entrar en la aplicación con el identificador de usuario y contraseña que les asignes. Ésta contraseña podrá ser modificada posteriormente en cualquier momento por cada usuario.

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Página de creación de nuevos usuarios

B-kin Project Monitor trabaja con una estructura jerárquica para la planificación de tareas

La imagen muestra la estructura de la división del trabajo propuesta inicialmente:

Metodología creada inicialmente para los tipos de tareas de los proyectos

Al darte de alta se ha creado un "Programa 0", que englobará los proyectos que vayas añadiendo, podrás cambiar su nombre o eliminarlo más adelante. Organiza tus programas, proyectos y tareas como consideres más apropiado para gestionar tu trabajo. Al igual que ocurre en el caso de grupo de personas y área, los conceptos de grupo de proyectos y programa son muy próximos. Un programa refleja una cualidad organizativa fija, de tal manera que un proyecto sólo puede pertenecer a un programa. Por el contrario, un grupo de proyectos responde a un criterio de organización libre, es decir, un proyecto puede encontrarse en múltiples grupos de proyecto. El significado que cada grupo de proyectos posea viene dado exclusivamente por el que el creador del grupo le haya dado.

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Árbol de proyectos y tareas

El programa de un proyecto se indicará en el momento de crear ese proyecto y ya no puede ser cambiado. La elección del programa en el que residirá el proyecto marcará aspectos como la codificación, los objetivos, los permisos de acceso, etc.

¡Ya puedes empezar a crear tus proyectos y tareas!

Tú y tu equipo podéis utilizar el parte horario semanal o diario para reportar las horas dedicadas a las a tarea activa, obteniendo así una mayor visibilidad de la evolución en plazos y presupuestos de los proyectos, así como un mayor control del trabajo que ha reportado cada persona a cada tarea.

Parte horario

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¡No olvides que puedes consultar la ayuda!

En

todas

las

páginas

de

la

aplicación

encontrarás en su parte inferior derecha un enlace a la ayuda online de B-kin Project Monitor [

Además, en las páginas de detalle de la aplicación

encontrarás

el

icono

de

ayuda

contextual [ ], que te mostrará información de ayuda en función de la página y del apartado que corresponda.

Más información en: www.b-kin.com

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].