Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ESTADÍSTICA Y TELEMATICA 2003

1

ESQUEMA DE CONTENIDO

I. Función General

3

II. Funciones Específicas

3

III. Organigrama Estructural

4

IV. Cuadro para Asignación de Personal

5

V. Hoja de Especificaciones de Funciones

6

2

II.

Función General (Art. 57° del ROF) Es el órgano encargado de la programación, recolección y procesamiento de información estadística sobre Defensa Civil; así mismo provee a los demás órganos del INDECI de permanente, oportuno y actualizado servicio informático y del sistema de comunicaciones de Defensa Civil.

III.

Funciones Específicas (Art. 58° del ROF) a. Planear y coordinar el acopio y procesamiento de información estadística; b. Elaborar informes estadísticos oportunos y confiables; c. Centralizar y publicar las estadísticas relacionadas con la mitigación y prevención de desastres; d. Proteger los registros de información estadística y los sistemas informáticos; e. Dirigir, coordinar y supervisar las acciones orientadas para la aplicación, producción, reparación y seguridad informática de hardware y software para el uso de la institución;Administrar la red informática del INDECI; f. Administrar la red informática del INDECI; g. Desarrollar y mantener actualizada la página Web y la red intranet del INDECI h. Proponer las normas técnicas de uso, seguridad y mantenimiento de los equipos informáticos, difundiendo y verificando su correcta aplicación; i. Desarrollar y mantener actualizada la página web y la red intranet del INDECI; j. Dirigir y coordinar el desarrollo, actualización, elaboración y explotación del sistema de información geográfica (SIG) del INDECI; k. Planear, coordinar, controlar, evaluar e integrar el sistema de comunicaciones del INDECI; l. Participar en la formulación de la estructura programática y del presupuesto del INDECI, en coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto; m. Participar en la preparación de la población con el fin de crear y/o promover una cultura de prevención de Defensa Civil; n. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección.

3

III.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

JEFATURA

SUB JEFATURA

OFICINA DE ESTADÍSTICA Y TELEMATICA

SECRETARIA

UNIDAD ESTADISTICA

UNIDAD INFORMATICA

4

UNIDAD COMUNICACIONES

Cuadro para Asignación de personal 2003

Nº De Orden 087 088 089 090 091 092 093 094

CARGOS CODIGO CLASIFICADOS OFICINA DE ESTADISTICA Y TELEMATICA DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO III D5-05-295-3 INGENIERO IV P6-35-435-4 ANALISTA SISTEMA PAD III P5-05-050-3 ANALISTA SISTEMA PAD III P5-05-050-3 ESTADISTICO III P5-05-405-3 ESPECIALISTA EN FINANZAS II P4-20-360-2 PROGRAMADOR SISTEMA PAD III T5-05-630-3 TECNICO ADMINISTRATIVO III T5-05-707-3

CARGOS ESTRUCTURALES

TOTAL

Presupuestado

NECESARIO Espec. al Cargo

1 1 1 1 1 1 1 1

8

5

Bonificación

Sin Presupuesto

1 1 1 1 1 1 1 1

5

3

HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III N° de Orden: 087 Código: D5-05-295-3 CARGO ESTRUCTURAL •

Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática

FUNCIONES ESPECIFICAS • • • • • • • • • • • • • • •

Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de la Oficina de Estadística y Telemática del INDECI. Formular y proponer políticas en el ámbito de su competencia funcional. Emitir opinión técnica sobre aspectos de estadística y telemática. Proponer y/o integrar Comisiones de Trabajo a fin de fortalecer los Sistemas de Estadística y Telemática del INDECI. Realizar análisis y proyecciones estadísticas que coadyuven en el proceso de formulación de planes y programas de desarrollo institucional, y presupuestos. Planificar, dirigir y normar los procesos de manejo y desarrollo informático al interior del INDECI. Coordinar, procesar, controlar y evaluar el proceso de registro y análisis de la información relacionada con la mitigación, prevención y atención de desastres producidas en las diversas zonas del país. Coordinar, controlar y evaluar el Sistema de Comunicaciones del INDECI, con los usuarios nacionales o del extranjeros que estén relacionados con la administración de desastres. Elaborar índices de Gestión Administrativa. Dirigir, coordinar y supervisar las acciones de desarrollo, producción y aplicación de sistemas informáticos para uso Institucional. Dirigir, coordinar y supervisar los Sistemas Informáticos, Estadísticos, Comunicaciones y de Información Geográfica del INDECI. Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Formular el Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Evaluar en forma periódica el cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD • •

Depende de la Alta Dirección Tiene mando directo sobre el personal que labora en la Oficina de Estadística y Telemática 6

REQUISITOS MINIMOS • • • •

Título profesional universitario. Colegiatura profesional. que incluya estudios relacionados con el área. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Amplia experiencia, mínima de 10 años en labores de la especialidad profesional.

7

HOJA DE ESPECIFICACIONES DE FUNCIONES INGENIERO IV N° de Orden: 088 Código: P6-35-435-4 CARGO ESTRUCTURAL •

Ingeniero

FUNCIONES ESPECIFICAS • • • • • • • • • •

Planificar, dirigir y supervisar las actividades de acopio y procesamiento de información estadística. Inspeccionar y evaluar los trabajos que conlleven a un óptimo funcionamiento de la Oficina de Estadística y Telemática. Participar en la formulación del Plan de Operativo de la Oficina de Estadística y Telemática.. Realizar análisis y proyecciones estadísticas que permitan formular planes operativos, diagnósticos y ejecutar diversos programas de desarrollo institucional. Participar en la formulación de proyectos sobre aspectos de desarrollo estadístico del INDECI. Emitir opinión técnica referente al desarrollo estadístico del INDECI. Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración del Compendio de las Estadística de las Emergencias producidas en el país. Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración de lndices de Gestión del INDECI. Asesorar a los órganos del INDECI, en el ámbito de su competencia. Las demás que le signe el Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD •

Depende del Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática.

REQUISITOS MINIMOS • • • •

Título profesional universitario. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia, mínima de 5 años en labores de la especialidad profesional.

8

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES ANALISTA DE SISTEMA PAD III N° de Orden: 089 / 090 Código: P5-05-050-3 CARGO ESTRUCTURAL •

Analista de Sistemas

FUNCIONES ESPECIFICAS • • • • • • • • •

Planificar, dirigir y supervisar las actividades relacionadas a la unidad de informática. Dirigir, coordinar y supervisar el diseño y desarrollo de aplicativos Informáticos que sistematicen los procesos institucionales. Supervisar y administrar el uso de la intranet del INDECI. Administrar y supervisar el Servidor de Datos y Servidor Web del INDECI. Participar en la ejecución del diseño de la página Web del INDECI. Dirigir estudios de factibilidad e investigaciones recomendando cursos de acción. Racionalizar el uso del potencial de equipos de cómputo del INDECI y formular planes de trabajo. Asesorar a la Jefatura de la Oficina de Estadística y Telemática en el ámbito de su competencia profesional. Otras funciones que le asigne el Jefe de Estadística y Telemática.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD •

Depende del Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática.

REQUISITOS MINIMOS • • • •

Título profesional universitario en Ingeniería de Sistemas. Colegiatura profesional Capacitación especializada en el ámbito de su competencia Experiencia mínima de 5 años en labores de su especialidad profesional.

9

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES ESTADÍSTICO III N° de Orden: 091 Código: P5-05-405-3 CARGO ESTRUCTURAL •

Estadístico

FUNCIONES ESPECIFICAS • • • • • • • •

Participar en la formulación del Plan de Trabajo en el área de estadística. Planificar, coordinar y dirigir el acopio y procesamiento de información estadística del INDECI. Elaborar informes estadísticos, referentes al manejo de información estadística del INDECI. Coordina y dirige la realización de proyecciones estadísticas, aplicando los métodos correspondientes. Centralizar información estadística producida en otros sectores, relacionada con la mitigación, prevención y atención de desastres. Procesar información estadística y almacenarlos en el Banco de Datos del INDECI. Analizar e interpretar informes estadísticos relacionado con las emergencias para su publicación en el Anuario Estadístico del SINADECI. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD •

Depende del Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática.

REQUISITOS MINIMOS • • • •

Título profesional universitario de Estadístico Colegiatura profesional Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad profesional.

10

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES ESPECIALISTA EN FINANZAS II N° de Orden: 092 Código: P4-20-360-2 CARGO ESTRUCTURAL •

Especialista en Finanzas

FUNCIONES ESPECIFICAS • • • • • • • • •

Participar en la formulación del Plan de Trabajo en el área de estadística. Coordinar y dirigir el acopio, procesamiento de información estadística y económico-financiero del INDECI. Coordinar y elaborar encuestas y formatos para la recopilación de datos estadísticos y económicos-financieros, referentes a emergencias sucedidas a nivel nacional. Realizar proyecciones estadísticas y económicas-financieras , aplicando los métodos estadísticos y econométricos especializados. Acopiar información estadística y económico-financiera producida por otros sectores, relacionada con la mitigación, prevención y atención de de desastres, y efectuar el análisis económico de la misma. Realizar Índices de Gestión Administrativa del INDECI. Procesar información estadística y económico-financiera, actualizar el Banco de Datos del INDECI y efectuar análisis económico de la misma . Analizar y elaborar cuadros estadísticos y financieros relacionado con emergencias, para su publicación en el Anuario Estadístico del SINADECI. Las demás que le asigne el Jefe inmediato.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD •

Depende del Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática.

REQUISITOS MINIMOS • • • •

Título profesional universitario en Economía. Colegiatura profesional Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Experiencia mínima de 3 años en labores de la especialidad profesional.

11

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES PROGRAMADOR DE SISTEMA PAD III

N° de Orden: 093 Código: T5-05-630-3 CARGO ESTRUCTURAL •

Programador

FUNCIONES ESPECIFICAS • • • • • •

Participar en trabajos de soporte técnico, brindando mantenimiento, reparación y repotenciación a los equipos de computo del INDECI. Participar en el procesamiento de información estadística proveniente de los diferentes órganos del INDECI. Ejecutar y supervisar estudios para sistematizar los procedimientos administrativos y operativos de los órganos del INDECI. Recopilar y consolidar información relacionada con el manejo de emergencias. Confeccionar cuadros resúmenes, formatos, fichas, cuestionarios referentes al accionar de Defensa Civil. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD •

Depende del Jefe de la Oficina de Informática y Estadística.

REQUISITOS MINIMOS • • •

Título profesional no universitario de un Centro de Estudios Superiores. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica

12

HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES TÉCNICO ADMINISTRATIVO III N° de Orden: 094 Código: T5-05-707-5 CARGO ESTRUCTURAL •

Secretaria Ejecutiva

FUNCIONES ESPECIFICAS • • • • • • • • •

Redactar, recepcionar, tramitar, registrar y archivar la correspondencia interna y externa, recibida y/o remitida por la Oficina de Estadística y Telemática Administrar la base de datos automatizada de la documentación registrada y archivada en la Oficina de Estadística y Telemática, y efectuar el seguimiento de la misma, hasta concluir el respectivo trámite de gestión. Administrar el archivo y el acervo documentario de la Oficina de Estadística y Telemática. Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas relacionadas con el ámbito de competencia funcional de la Oficina de Estadística y Telemática. Recepcionar y enviar, vía fax o correo electrónico, información relacionada con el ámbito de competencia funcional de la Oficina de Estadística y Telemática. Recepcionar y atender a representantes de instituciones públicas y/o privadas, y público en general, que requiera realizar una gestión u obtener información de la Oficina de Estadística y Telemática. Controlar y supervisar el buen uso de los bienes patrimoniales asignados a la Oficina de Estadística y Telemática Solicitar y administrar los recursos materiales asignados para el cumplimiento de las actividades de la Oficina de Estadística y Telemática. Otras actividades que le asigne el Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD • Depende del Jefe de la Oficina de Estadística y Telemática.

REQUISITOS MINIMOS • • • •

Título de Secretaria Ejecutiva de un Instituto Superior o entidad autorizada. Capacitación y buen manejo de programas informáticos. Capacitación en Relaciones Públicas o Relaciones Humanas. Amplia experiencia en labores secretariales, mínimo 10 años.

13