Instituto para la Competitividad del Estado de Colima Dirección de Atención al Sector Público INFORME DE AUDITORÍA

Clave: FO-SG-18 Emisión: 21/03/14 Versión: 3 Página 1 de 5

Colima, Col. a 17 de Septiembre de 2014 Mtro. José Guillermo Rangel Lozano Alta Dirección De conformidad con el procedimiento para la realización de auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad y/o Equidad de Género, se presenta el siguiente Informe de Auditoría. N° auditoría: 01-0914

Fecha de la auditoría: 01/09/2014 y 02/09/2014

Dependencia/Área Auditada/Organismo: Secretaría de Educación –Coordinación de los Servicios Educativos del Estado. Objetivo de la Auditoría: Verificar la conformidad del sistema de gestión de Calidad con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, la implementación de los procedimientos máster y de soporte en su dependencia. Alcance: Alguno de los procesos que se encuentran en el alcance del Manual de Calidad, considerando sus exclusiones. La implementación de los procedimientos máster. Los procesos soporte. Criterios de la Auditoría (ISO; MEG): Todos los puntos de la Norma ISO 9001:2008 a excepción de los puntos excluidos en el Manual de la Calidad, la normatividad referenciada en dicho Manual, los Planes de calidad y los lineamientos marcados en los Procedimientos Máster y de soporte. Auditor-a líder Auditores-as internos Auditores-as en entrenamiento Licda. Elizabeth Ayala Calvario Licda. Teresa Sandoval Venegas No Aplica C. María Eugenia Castañeda Álvarez Ing. Jorge Sánchez Mercado Personal entrevistado de la Dependencia/Área auditada/Organismo Nombre Mtro. José Guillermo Rangel Lozano

Puesto

Área/Proceso

Alta Dirección

Revisión por la Dirección

Representante de la Dirección

Seguimiento a los Hallazgos de Auditoria Externa

Varios

Dueños de procesos

Varios

Varios

Intervinientes en los procesos

Varios

Psic. Edmundo Javier Rivera Muñoz

Desarrollo de la auditoría: La Auditoría se desarrolló de acuerdo a lo establecido en el Plan de Auditoría, lográndose el objetivo planteado.

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Descripción del Hallazgo (No conformidades, Observaciones y Oportunidades de mejora)

Requisito (ISO -MEG) Seguimiento a informe de auditoría externa

Nota: En caso de ser un pre-informe NO clasificar hallazgos

Oportunidad de Mejora 8.5.3 Acción Preventiva 

En el hallazgo No. 7 se comentó que se atendería de acuerdo a lo que establezca el ICEC, sin embargo no se mostró evidencia de la atención que se daría a través de una reunión con dicho instituto. Oportunidad de mejora 8.2.1. Satisfacción del cliente 

Revisión de la Documentaci ón Estratégica y Comunicació n interna

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En el plan de calidad para la Planeación del Programa General de Obra en Escuelas Públicas de Educación Básica PC-07-04-03, se detectó que no se aplican encuestas de satisfacción con el cliente propias de la dependencia, se mostró como evidencia la encuesta de otra institución con la que se vinculan (INCOIFED).

Oportunidad de mejora 4.2.3 Control del producto no conforme 

Reforzar y asegurar el cumplimiento del procedimiento para el control del producto no conforme con los dueños de procesos. No Conformidad 7.2.3 Comunicación con el cliente 8.4 Análisis de datos 8.5.2 Acción Correctiva 

En los planes de Calidad PC-07-04-01, PC-07-04-02, PC-07-03-01, PC-07-02-01 y PC-07-02-04 no se tiene evidencia de la retroalimentación de la información con las áreas, o en su caso no se mostró evidencia de las acciones derivadas de los resultados tanto del buzón de quejas, como de las encuestas de ambiente de trabajo; además no se aseguran que los buzones cuenten con el material disponible “papeletas y pluma”.



Con respecto al plan PC-07-08-01 Credencialización de alumnos de educación básica, no se mostró evidencia de tener un elemento capaz de demostrar que los requisitos de los clientes, una vez determinados se cumplan;



En el Plan PC-07-08-01 Credencialización de alumnos de educación básica, no se mostró evidencia de los resultados de las encuestas o estadísticas de la atención a las quejas, sugerencias, felicitaciones, o cualquier otro tipo de comunicación con el usuario



En función al segmento al que está direccionado el producto del Plan PC-07-08-01 Credencialización de alumnos de educación básica (credencial), no se han ejecutado los análisis consecuentes (se realizó uno en 2006) para determinar el grado de integración a las actividades que posee dicho instrumento en las actividades cotidianas y relacionadas a los alumnos de educación básica. Así, tampoco, se mostró evidencia de qué, cuidados, servicios y demás elementos relativos a la posesión y uso del producto, sean comunicados a los usuarios finales.

Oportunidad de mejora 8.5.1 Mejora continua 

Analizar la pertinencia de documentar las acciones de mejora realizadas en los planes de calidad PC 07-04-01 y PC 07-04-02, referente a la base datos de registro y

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certificación escolar. (escuelas mejor posicionadas.) Oportunidad de mejora 5.2 Enfoque al cliente. 

En la revisión del plan de calidad PC-07-06-03 y PC-07-06-02 Gestión del registro de título y la expedición de cédula profesional en el ISENCO para la Consulta y préstamo de MBD del ISENCO, no se mostró evidencia de tener un elemento capaz de demostrar que los requisitos de los clientes, una vez determinados se cumplan.

Observación 4.1 Requisitos generales 6.1 Provisión de recursos 

De acuerdo a la evidencia mostrada, se detectó que los procesos soporte revisados en la Dirección de Educación Pública, no se encuentran referenciados en el Manual de Calidad.

No Conformidad 7.4.1 Proceso de compras 

el



No se encuentra documentada la forma de asegurarse de que el producto comprado cumple con los requisitos solicitados.

No se mostró evidencia de que se realice la evaluación a proveedores en Departamento de Recursos materiales de la Dirección de Educación Pública. Observación 7.4.3 Verificación de los productos comprados Procesos Soporte

No Conformidad 6.2 Recursos Humanos 

No se mostró evidencia en los expedientes de personal del cumplimiento del perfil del puesto y acreditación de conocimientos establecidos en el Manual de Organización, de la Dirección de Educación Pública, mismo que se mostró en formato diferente al que se encuentra en la página de la Secretaría de Educación

Observación. 6.3 Infraestructura

Revisión a procesos clave



Se detectó que en el caso del CENDI Colima, no se encuentra la señalización como medidas de seguridad.



Al revisar el plan de calidad PC-07-06-03 para la Consulta y préstamo de MBD del ISENCO. Debido a la importancia por tratarse de una biblioteca, no se mostró evidencia sobre la periodicidad con la cual se impermeabiliza el edificio,



No se mostró evidencia en el Departamento de Recursos Materiales de la Dirección de Educación Pública, sobre un programa de mantenimiento preventivo a las instalaciones.

Observación 4.2.3 Control de documentos 4.2.4 Control de registros 

Reforzar el uso del procedimiento para el control de documentos y el procedimiento para el control de registros, dado que se encontraron los siguientes hallazgos:



Claves diferentes en el plan de calidad para la contratación del personal de la CSEE aparece el procedimiento “Afiliación de personal” con la clave PR -07-02-02 y en la

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lista maestra PR-07-02-01 y el Procedimiento “Ingreso a la nómina” aparece con la clave PR -07-02-03 en el plan y en la lista maestra PR-07-02-02. 

En el “Plan de Calidad para la Planeación del Programa General de Obra en Escuelas Públicas de Educación Básica” PC-07-04-03. se mostró evidencia como versión 1, en los registros FO-07-04-06, FO-07-04-07, FO-07-04-08. y en la lista maestra para el control de documentos y de registros aparecen como versión 0.



En la revisión del Plan de calidad PC-07-05-02, “Dictaminación de Carrera Magisterial”, se mostraron como evidencias registros con nombres diferentes a los establecidos en el plan de calidad, y en las listas maestras, así como siglas, que no se encuentran definidas en el apartado de términos y definiciones.



En la revisión del Plan de Credencialización de alumnos de educación básica PC-0708-01, Se mostró como evidencia un documento que establece el cumplimiento de las características propias al producto “credencial”, el cual no se encuentra referenciado en la lista maestra, ni en el plan de calidad.

Observación 6.3 Infraestructura



Se detectó que aunque los dueños de los procesos tienen conocimiento de que se realizan los respaldos de información, no se mostró evidencia que asegure la identificación, almacenamiento y protección de las bases de datos, es decir no se asegura de que efectivamente éstos se realicen. PC 07-02-01, PC 07-04-02, PC-0705-02, PC-07-05-02

. Oportunidad de mejora 7.5.3 identificación y trazabilidad



Analizar pertinencia en la trazabilidad del requerimiento de salida del plan de calidad PC-07-05-02, “Dictaminación de Carrera Magisterial”, en el último paso acerca del “Acuse de recibido de oficio por parte de la CNCM”, debido a que no siempre se aseguran de contar con el acuse correspondiente ya que se informó que duran meses o que no siempre acusan de recibido.

Observación 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio. 

En la revisión del plan de calidad PC-07-06-03 para la Consulta y préstamo de MBD del ISENCO, no se mostró evidencia documental que describiera las características del producto (MBD), o en su caso de que se encontrara la información disponible. Observación 8.5 Mejora 

En la revisión del plan de Consulta y préstamo de MBD del ISENCO (PC-07-06-03), se mostró el registro “Reporte MBD” del mes de agosto donde se mostró una gráfica con resultados, se identificó que hay datos por debajo de la meta señalada sin haber tomado acciones para su análisis y atención.

Consideraciones Generales: - Se detectó que se hicieron mejoras en cuanto al SGC, por lo que se considera, analizar la pertinencia de registrar e incluirlas en la revisión por la Dirección de acuerdo al punto 5.6.3 y 8.5.1 mejora continua - Considerar el analizar el sistema de control interno de recursos materiales de la Dirección de Educación pública como una mejora al SGC.

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Es conveniente analizar el organigrama ya que el que se mostró en la página de la secretaría no aparece la Dirección de educación pública. Reforzar la revisión documental ya que del Manual de Organización, ya que en la página se mostró un formato diferente y en físico la Dirección de Educación pública mostro otro manual que no cuenta con fecha de elaboración, versión ni clave. Es pertinente verificar el orden cronológico del apartado de sección de cambios del “Plan De Calidad Para La Planeación del Programa General de Obra en Escuelas Públicas de Educación Básica” PC07-04-03. Verificar el uso de la terminología obsoleta en algunos planes de calidad, por ejemplo las siglas USEM, ya no se encuentra vigente. Analizar la factibilidad de generar los elementos documentales que establezcan claramente lo solicitado en el punto 5.2, 7.2.1, y 8.2.1 de la norma de referencia, en los planes de calidad PC-07-0801 Credencialización de alumnos de educación básica, PC-07-06-02 Gestión del registro de título y la expedición de cédula profesional en el ISENCO, y Consulta y préstamo de MBD del ISENCO (PC-0706-03 Reforzar punto 5.5.3 comunicación con el cliente, ya que del sondeo realizado se coincide que se centraliza la información. Analizar la conveniencia de reubicar los espacios en donde se encuentran localizados los buzones de manera que se encuentren visibles para el usuario. Se identificó la difusión de la política y objetivos, sin embargo no se visualizó el número de versión. En la revisión del seguimiento de hallazgos, aunque se mostró evidencia de las acciones que se están llevando a cabo para atender la oportunidad de mejora no. 8 “Reforzar el manejo de control de registros y de los espacios asignados para el resguardo de los registros físicos” del informe de auditoría por SIGE del mes de Abril 2014, algunos dueños de procesos no mostraron evidencia de las acciones que se están realizando, para la atención de este hallazgo.

Conclusiones: Se identificó al personal entrevistado que se encuentra comprometido con el sistema, tienen sus procesos bien identificados, el personal auditado fue enteramente cooperativo y receptivo a los elementos de mejora que se les comunicó, con pleno conocimiento de sus responsabilidades hacia el SGC de la SEP, en cuanto a la planeación, ejecución y medición de los procesos aparecen en el muestreo con un buen grado de implantación y de cumplimiento, por lo que se puede concluir que se tiene un sistema de gestión de calidad maduro con oportunidades para mejorar. Hallazgos

Atentamente

Licda. Elizabeth Ayala Calvario Auditor-a líder

Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”

No.

No conformidades

3

Observaciones

7

Oportunidades de mejora

6

Total de Hallazgos

16