Instructivo de Trabajo para la Supervisión del Consumo de los Desayunos Escolares Fríos IT DIFEM DA 01

1. Objetivo Vigilar el cumplimiento de los lineamientos para la operación del Programa Desayunos Escolares Fríos mediante las supervisiones del Consumo de Desayunos Escolares Fríos. 2. Alcance Este Instructivo de Trabajo aplica al personal del Departamento de Supervisión de la Subdirección del PRAAME, quienes acuden a los 125 Sistemas Municipales DIF y planteles escolares beneficiados, a verificar el cumplimiento de los lineamientos de operación y la normatividad del Programa Desayunos Escolares Fríos. 3. Referencias La elaboración de este Instructivo de Trabajo se basa en el Procedimiento de “Supervisión del Consumo de Desayunos Escolares Fríos (PC DIFEM DA 01)”. Bibliografía “Supervisión”, DIFNAL junio 2000, México D.F. Políticas y Lineamientos para la Operación de los Programas de la Estrategia Integral de Asistencia Social Alimentaria (EIASA). DIF Nacional, 2012, México D.F. 4. Contenido En el Departamento de Supervisión se verifica la operación del Programa Desayunos Escolares Fríos a los 125 Sistemas Municipales de la Entidad; derivado de ello, en este instructivo, el Supervisor PRAAME encuentra la manera correcta de llevar a cabo su tarea cotidiana. ¿Quiénes forman parte de esta actividad? El Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México, a través de la Dirección de Alimentación y Nutrición Familiar quien planea, organiza, dirige y controla la ejecución de los programas que en materia de alimentación y nutrición familiar, se han establecido para contribuir a la mejora del estado de nutrición de los menores escolares; y la Subdirección del PRAAME, quien adecua y aplica las políticas y lineamientos de Operación del Programa de Asistencia Alimentaria a Menores Escolares, Desayunos Escolares Fríos. Página 1 de 9

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Instructivo de Trabajo para la Supervisión del Consumo de los Desayunos Escolares Fríos IT DIFEM DA 01 Los Sistemas Municipales, como responsables directos de la operación del Programa Desayunos Escolares Fríos, a quienes les corresponde aplicar los Lineamientos de Operación, deben informar con oportunidad al DIFEM respecto a la operación del Programa, y efectuar conjuntamente con el DIF Estatal, visitas de supervisión a los centros escolares beneficiarios. La supervisión debe permitir: - Verificar el cumplimiento de las políticas y lineamientos para la operación del Programa Desayunos Escolares Fríos. - Dar seguimiento a las acciones realizadas para resolver las posibles problemáticas que se presenten, respecto a la operación del Programa Desayunos Escolares Fríos, en los 125 SMDIF. - Brindar apoyo técnico y asesoría inmediata a los responsables de coordinar y operar el Programa Desayunos Escolares Fríos, en los Sistemas Municipales DIF y Planteles Educativos. - Recopilar, analizar y resguardar la información referente a la operación del Programa Desayunos Escolares Fríos en los 125 Sistemas Municipales DIF.

Técnicas e Instrumentos utilizados en la Supervisión. 1. Observación: Consiste en ver detenidamente las cosas, estudiándolas, no se limita a un momento fijo de la supervisión, puede situarse en cualquier momento. Los medios o instrumentos de la observación, son los elementos que facilitan, amplían o perfeccionan la tarea del supervisor, por ejemplo: A)

Diario de Campo: Relato escrito de los hechos observados por el supervisor.

B)

Minutas de Trabajo: Anotación de la información obtenida durante la supervisión.

2. Entrevista: Diálogo entre dos o más personas, en el cuál, uno es el entrevistador y otro es el entrevistado. Debe estar cuidadosamente preparada para obtener información precisa y puede realizarse haciendo uso de un guión previamente determinado o mediante un cuestionario.

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Instructivo de Trabajo para la Supervisión del Consumo de los Desayunos Escolares Fríos IT DIFEM DA 01 Los formatos que se utilizan durante la supervisión son los siguientes: -

Minuta de Trabajo de los Planteles Educativos (FO DIFEM DA 04)

-

Constancia de Supervisión a Sistemas Municipales DIF y/o Planteles Escolares (FO DIFEM DA 06)

-

Diario de Campo del Supervisor (FO DIFEM DA 07)

-

Acta Informativa (FO DIFEM DA 09)

-

Minuta de Reunión (FO DIFEM DA 10)

Periodicidad A fin de que la supervisión sea ordenada, se debe realizar un cronograma de supervisiones, para asistir a los 125 Sistemas Municipales DIF, durante el ciclo escolar. Estrategia de Trabajo - Asignar a los supervisores, los 125 municipios del Estado de México, para trabajar en forma coordinada, basándose en el número de escuelas a beneficiar durante el ciclo escolar. - Asistir a los municipios a supervisar el desarrollo del programa de acuerdo a las fechas establecidas en el cronograma, podrá haber cambios en el cronograma dependiendo de la problemática presentada y salvo autorización del Jefe del Departamento de Supervisión. Forma de Trabajo en las Supervisiones 1. El supervisor se traslada al municipio que le corresponde de acuerdo a su Cronograma de Supervisiones FO DIFEM DA 22. 2. El supervisor PRAAME, en compañía del responsable del Sistema Municipal DIF del Programa Desayunos Escolares Fríos (si es el caso), se traslada a los centros escolares para realizar la “Supervisión del Consumo de Desayunos Escolares Fríos” respetando los aspectos que marcan el Formato Minuta de Trabajo de los Planteles Educativos (FO DIFEM DA 04). Los centros escolares son seleccionados de acuerdo a las necesidades. 3. Una vez que el supervisor se presenta en el centro escolar, se entrevista con el C. Director Escolar, Subdirector o Profesor Suplente de Guardia, a fin de dar a conocer el motivo de la visita.

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Instructivo de Trabajo para la Supervisión del Consumo de los Desayunos Escolares Fríos IT DIFEM DA 01 4. El supervisor PRAAME, en compañía del representante del centro escolar y promotor municipal, proceden a supervisar los salones en donde se encuentran los alumnos beneficiados con el Programa Desayunos Escolares Fríos. 5. Levantar la “Minuta de Trabajo de los Planteles Educativos” FO DIFEM DA 04 correspondiente a ese plantel, obteniendo y registrando los siguientes datos, como requisitos del producto: a) Nombre del municipio. b) Hora en que se inicia la supervisión. c) Día en que se lleva a cabo la supervisión. d) Mes. e) Año. f)

Tipo de plantel escolar.

g) Nombre de la escuela. h) Clave del plantel escolar. i)

Ubicación del plantel escolar.

j)

Nombre del personal de la institución educativa, que se encuentra avalando la visita del supervisor PRAAME.

k) Nombre del personal del SMDIF que acompaña al supervisor PRAAME. l)

Nombre(s) del (los) supervisor(es) o autoridad de la Subdirección del PRAAME que asiste a supervisión del plantel escolar.

m) Señalar si la escuela se encuentra dentro del Concentrado Municipal de Planteles beneficiados. n) En caso de contestar negativamente, el Supervisor PRAAME, anotará la causa por la cual no está integrado en el Concentrado Municipal de Planteles beneficiados. o) Si el centro escolar está siendo beneficiado con otro programa de asistencia social alimentaría por parte del DIFEM y/o alguna institución de asistencia privada. p) En caso de que sea afirmativa la respuesta anterior, anotar el nombre del programa y su beneficio dentro del plantel, siempre y cuando corresponda al mismo turno. q) Posteriormente, se preguntará la matrícula actual de la escuela. r) Verificar en los recibos de suministro el registro de dotación recibida. s) Validar el número de beneficiarios reportados en el Concentrado Municipal de Planteles Beneficiados. t) Verificar los recibos de entrega del desayuno escolar frío, para corroborar que la entrega del producto, está siendo en orden dentro del plantel, y que cuentan con un control de entrega del producto. Página 4 de 9

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Instructivo de Trabajo para la Supervisión del Consumo de los Desayunos Escolares Fríos IT DIFEM DA 01 u) Verificar el consumo del desayuno escolar frío, por parte de los menores beneficiarios y anotar el lugar, horario y el costo del consumo. v) Mencionar lo observado acerca del COCICOVI en relación a si está formado, por quien se formó, si está funcionando y cuál es su función. w) Establecer en caso de detectar problemática en la supervisión si se generó un acta informativa o bien si se llevó a cabo reunión. x) Por último, un apartado de sugerencias, felicitaciones, quejas, compromisos, rec ibo de lineamientos y solicitud de reuniones. y) Hora de término de la supervisión.

-

Nombre, cargo y firma del personal presente por parte de la institución educativa supervisada (en el caso de que el plantel escolar no cuente con el sello, se anotará nombre, cargo y firma del personal educativo que haya intervenido en la supervisión y un número telefónico en el cual el Jefe de Departamento de Supervisión corrobore que la supervisión se llevó a cabo; rubricando para dar validez a la información proporcionada en la minuta).

-

Nombre, cargo y firma del personal presente por parte del Sistema Municipal DIF.

-

Nombre, cargo y firma del Supervisor PRAAME que llevó a cabo la supervisión.

La minuta será validada con los sellos del Plantel Escolar supervisado y del Sistema Municipal DIF. En el caso del supervisor PRAAME, una vez que se revisa la información el personal de apoyo administrativo procede a sellar la documentación. Leer a los presentes la minuta correspondiente a este plantel, para su validez y firma. Cabe señalar que se considera como producto no conforme, el incorrecto llenado del formato Minuta de Trabajo de los Planteles Educativos (FO DIFEM DA 04), que presenten tachaduras, borrones, enmendaduras y alteraciones en números o letras. 6. Una vez finalizados los pasos anteriores, así como el recorrido a las escuelas, se procederá a asistir a las oficinas del Sistema Municipal DIF, para reportar lo acontecido a la Presidenta y/o Directora, de ser necesario. 7. El personal del Sistema Municipal DIF, valida los formatos la Minuta de Trabajo de los Planteles Educativos (FO DIFEM DA 04) y la Constancia de Supervisión a Sistemas Municipales DIF y/o Planteles Escolares (FO DIFEM DA 06) así como Diario de Campo del Supervisor (FO DIFEM DA 07), presentados por el supervisor PRAAME y procede a firmarlos y colocar el sello del SMDIF. De igual Página 5 de 9

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Instructivo de Trabajo para la Supervisión del Consumo de los Desayunos Escolares Fríos IT DIFEM DA 01 modo se procede con el Acta Informativa (FO DIFEM DA 09) y/o Minuta de Reunión (FO DIFEM DA 10) según sea el caso. 8. El Jefe del Departamento de Supervisión, a fin de recibir y revisar la documentación de manera personalizada, establece un calendario de entrega mediante el cual distribuye el número de supervisores asignados al departamento, entre los días de la semana ajustándose los últimos días de mes para la entrega del informe de avance de metas mensual. 9. A la llegada a las oficinas del PRAAME, el supervisor entregará la documentación generada y reportará al Jefe del Departamento de Supervisión, las actividades realizadas en el municipio que supervisó, haciendo hincapié en las más relevantes. Posibles problemas y desviaciones que se presentan en la operación del Programa Desayunos Escolares Fríos 1. En caso de detectar malos manejos o incumplimiento en los lineamientos de operación del programa, en lo que refiere al consumo del desayuno el supervisor PRAAME procederá de la siguiente manera: a) Registra la problemática en el formato Acta Informativa (FO DIFEM DA 09), estableciendo el compromiso de las autoridades educativas y/o municipales a dar el seguimiento correspondiente. b) En el caso de estar en posibilidades en ese momento, de tiempo y disposición de las partes involucradas, convoca a reunión con personal del centro escolar, padres de familia y/o autoridades del Sistema Municipal DIF (según sea el caso), para buscar alternativas de solución a fin de resolver la problemática y registra los hechos en el formato Minuta de Reunión FO DIFEM DA 10; recaba las firmas y sellos respectivos. c) En el caso de no ser posible convocar a reunión en el momento, se procede a programar reunión con personal del centro escolar, padres de familia y/o autoridades del Sistema Municipal DIF a la brevedad posible. d) Informa al Jefe del Departamento de Supervisión, la problemática, el compromiso por parte del Sistema Municipal DIF y las acciones a realizar por personal del centro escolar. e) En su caso, el Supervisor PRAAME, en la fecha programada, realiza la reunión y registra los hechos en el formato Minuta de Reunión FO DIFEM DA 10, recaba las firmas y sellos respectivos. f)

El Supervisor PRAAME entrega el formato al Jefe del Departamento de Supervisión para su valoración, según su calendario de entrega.

g) Posteriormente el Jefe del Departamento de Supervisión, analiza y si es conveniente elabora un oficio dirigido a la Presidenta del Sistema Municipal DIF el cual firmará el titular de la Dirección de Alimentación y Nutrición Familiar del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Página 6 de 9

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Instructivo de Trabajo para la Supervisión del Consumo de los Desayunos Escolares Fríos IT DIFEM DA 01 México, a fin de exhortar al cumplimiento de los lineamientos, archiva para seguimiento y consultas posteriores. 2. Cuando se presenten problemas de calidad del producto, se realizará lo siguiente: a) El supervisor PRAAME es informado de la problemática (en el plantel escolar o en el Sistema Municipal DIF) y acude al lugar de los hechos. b) El supervisor PRAAME levanta el Acta Informativa (FO DIFEM DA 09) e informa al titular del Departamento de Supervisión. c) El Jefe del Departamento de Supervisión, mediante tarjeta informativa y con copia del Acta Informativa (FO DIFEM DA 09) entregada por el supervisor PRAAME, notifica al titular de la Unidad de Control de Calidad de la Dirección de Alimentación y Nutrición Familiar del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México a fin de que se tenga conocimiento de dicha problemática y se evalúe la manera de atención. 3. En caso de presentarse como irregularidad, el desabasto de desayunos en los planteles escolares, se actuará de la siguiente manera: a) El supervisor PRAAME es informado de la problemática (en el plantel escolar o en el Sistema Municipal DIF) y acude al lugar de los hechos. b) El supervisor PRAAME levanta el Acta Informativa (FO DIFEM DA 09) e informa al titular del Departamento de Supervisión. a) El Jefe del Departamento de Supervisión, mediante tarjeta informativa y con copia del Acta informativa (FO DIFEM DA 09) entregada por el supervisor PRAAME, notifica al titular del Departamento de Programación de la Dirección de Alimentación y Nutrición Familiar del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México a fin de que se tenga conocimiento de dicha problemática y se evalué la manera de atención. 4. En caso de presentarse como irregularidad, la diferencia entre desayunos recibidos y Concentrado Municipal de Planteles beneficiados, se actuará de la siguiente manera: c) El supervisor PRAAME detecta la problemática en el plantel escolar.

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Instructivo de Trabajo para la Supervisión del Consumo de los Desayunos Escolares Fríos IT DIFEM DA 01 d) El supervisor PRAAME levanta el Acta Informativa (FO DIFEM DA 09) e informa al titular del Departamento de Supervisión. b) El Jefe del Departamento de Supervisión, mediante tarjeta informativa y con copia del Acta Informativa (FO DIFEM DA 09) entregada por el supervisor PRAAME, notifica al titular del Departamento de Desayunos Escolares Fríos y Raciones Vespertinas de la Dirección de Alimentación y Nutrición Familiar del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México a fin de que se tenga conocimiento de dicha problemática y se evalúe la manera de atención. Derivado de los posibles problemas y desviaciones que se presentan en la operación del Programa Desayunos Escolares Fríos y sea necesario llevar a cabo reunión se procederá de la siguiente manera: 1.

En caso de que el Sistema Municipal DIF programe reunión: a) Realizará la reunión y dará solución a la problemática e informará al Supervisor PRAAME b) El supervisor dará seguimiento mediante Acta Informativa (FO DIFEM DA 09) estableciendo el acuerdo al que se llegó entre autoridades municipales y las autoridades escolares y padres de familia. c) Si realiza la reunión y no logra dar solución a la problemática, deberá reprogramarla de acuerdo al cronograma del supervisor a fin de que éste pueda asistir y apoyar en buscar alternativas de solución.

Acciones Correctivas para Producto No Conforme Cuando el titular del departamento determine que la Minuta de Trabajo de los Planteles Educativos (FO DIFEM DA 04) es un Producto No Conforme; procederá de la siguiente manera: a. El Jefe del Departamento sella la minuta con la leyenda “PRODUCTO NO CONFORME”; y mediante Memorándum interno, exhorta al personal operativo a cumplir con eficiencia sus funciones.

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Instructivo de Trabajo para la Supervisión del Consumo de los Desayunos Escolares Fríos IT DIFEM DA 01 b. Cuando el Supervisor PRAAME acumule en un mes más de dos memorándums de Producto No Conforme, el Jefe del Departamento lo convocará a capacitación al en las oficinas de la Dirección de Alimentación debiendo cubrir su horario normal de labores. c. El personal de apoyo administrativo, realiza el registro de cada uno de los formatos considerados como Producto No Conforme, en el Formato “Registro de Producto No Conforme”, FO DIFEM DG 17. El personal de apoyo administrativo, archiva y resguarda la información.

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