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1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para el control de gastos generales de cuantías menores, forma de solicitud y creación de fondos, arqueos, rembolsos, designación de responsables, cancelación y esquemas de manejo. 2. ALCANCE Aplica a todos los pagos menores que se realizan con el efectivo de los fondos asignados para cada sede y a todos los funcionarios vinculados a la compañía. 3. GENERALIDADES 3.1. CREACIÓN, AUMENTO, DISMINUCIÓN Y CANCELACION 3.1.1 La creación o aumento del fondo, surge de la necesidad del área o sede que considere que se le debe asignar un monto fijo o aumentar el existente, para lo cual deberá realizar una solicitud argumentando el motivo a la Dirección administrativa quien aprobará o rechazará dicha solicitud. 3.1.2 De ser aprobada la solicitud, la Dirección administrativa radicará en Contabilidad el documento de aprobación para que esta a su vez realice el registro contable correspondiente y entregué a Tesorería el documento para la elaboración del egreso, el cual debe tener como soporte la solicitud aprobada ya sea de apertura o aumento. 3.1.3 La Dirección Administrativa, por decisión propia o por solicitud del interesado, autorizará el cierre de la Caja Menor o disminución del fondo fijo asignado y demás actividades que garanticen la seguridad y buen uso de los recursos de la Compañía.

3.2. ASPECTOS GENERALES PARA LA UTILIZACIÓN DE LOS FONDOS Las facturas y comprobantes que soportan los pagos que se efectúan por los recibos de caja menor, deben llenar los siguientes requisitos: Originales, elaborados en tinta, sin enmendaduras, tachones o borrones. Los pagos de caja menor deben ampararse por comprobantes que reúnan los requisitos fiscales (articulo 617 del Estatuto Tributario). ( VER NUMERAL 5.2 DE ESTE DOCUMENTO) No de Revisión 00 01 02

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La factura debe estar a nombre de Colombiana de Salud S.A. se aceptan las tiras de maquina registradora y demás documentos equivalentes a la factura, siempre que cumplan con los requisitos establecidos: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦

Tiquetes de maquinas registradoras Boletas de ingreso a espectáculos públicos Tiquetes de pasajeros Recibos que se expidan por la prestación de servicios públicos Factura electrónica

La fecha de la factura no debe exceder de 3 días hábiles de emisión. Al momento de pagar un comprobante, este debe in utilizarse mediante el estampado de un sello fechador de “PAGADO” o cualquier medio equivalente que anule su validez y circulación y colocando la firma inicial (firma abreviada) Los valores entregados como anticipos para gastos se deben amparar con un comprobante de pago provisional, “recibo de caja menor” los cuales se deben legalizar dentro los 24 horas hábiles siguientes a la fecha del pago, cuando la persona beneficiaria del pago entregue los soportes correspondientes se anulara el recibo provisional y se registrará el gasto en el libro de caja menor.

3.3. PROVISIONALES Se debe diligenciar el formato destinado para solicitar el pago. (Comprobante de Pago Provisional FORMA MINERVA) el cual debe marcarse en la parte superior derecha como provisional. El Funcionario Responsable de la Caja Menor debe reportar a su Jefe Inmediato los provisionales que no se legalicen dentro de la semana siguiente a la fecha de pago. El jefe inmediato del Responsable debe enviar un memorando al superior inmediato del que solicito el provisional informándole el hecho y solicitando su colaboración para una pronta legalización. Los funcionarios no deben tener más de dos recibos provisionales, y será responsabilidad de los coordinadores y custodios del fondo llevar el control de esto. Es responsabilidad del funcionario asignado de la custodia efectuar controles periódicos a la misma.

de la Caja Menor

Los provisionales serán autorizados únicamente para empleados de Colombiana de Salud S.A No de Revisión 00 01 02

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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y REGISTRO DE CAJAS MENORES.

El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por los funcionarios asignados para su manejo, en un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados en registros en excel de acuerdo con la estructura de control que establezca la Dirección Administrativa, Registro que en cualquier momento puede ser verificado por los jefes inmediatos. Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha, concepto, valor total, deducciones de impuestos y recibo de caja menor consecutivo que le correspondió. La entrada (débito) en el control diario de la caja menor, corresponderá al valor del cheque por el cual se haga el rembolso al cual se debe colocar el egreso en el cual salió el dinero que se expida para disponer de los fondos en efectivo, y las salidas (crédito) cuando se realicen pagos con los soportes de bienes o servicios. Si los registros Auxiliares se llevan en forma manual, los errores de trascripción que se lleguen a presentar se deben corregir mediante la anotación respectiva en el renglón siguiente, de tal manera que quede constancia de la corrección. No se admiten tachones, borrones o cualquier otra enmendadura. Cuando sea necesario anular un folio se deben trazar dos líneas paralelas, entre las cuales se indicará la razón de la anulación, la fecha y la firma del responsable del libro contable.

4. REEMBOLSOS 4.1

Los rembolsos de caja menor se deben tramitar cuando se alcance un agotamiento igual al setenta por ciento (70%) del valor del fondo, procurando siempre que éste cuente con efectivo suficiente para atender las necesidades que sean requeridas.

4.2

Se debe hacer rembolso mínimo una vez al mes sin importar el % de utilización de rembolso ya que es necesario que el gasto de las sedes quede causado en el respectivo mes, rembolso se deber radicar antes del día 5 del mes siguiente. No de Revisión 00 01 02

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4.3

Los rembolsos deben solicitarse mediante el diligenciamiento y trámite del formato Rembolso de Caja Menor, el cual debe tener visto bueno de la Dirección Administrativa para la sede de Tunja, y de los Coordinadores Regionales para las sedes.

4.4

El custodio de la caja menor debe asignar un número consecutivo a cada comprobante incluido en el rembolso.

4.5

Para la caja menor de Sede de Tunja el cheque del rembolso se debe girar a nombre del responsable de su custodia, su importe será exacto al de la sumatoria de los comprobantes anexos y listados en la solicitud.

4.7

Para los rembolsos de las cajas menores de las sedes, se realizarán retiros en efectivo por parte de la Tesorera y serán entregados en la Sede de Tunja a cada responsable o en su defecto se realizarán consignaciones a las cuentas previo VºBº de Dirección Administrativa.

4.8

El área contabilidad ingresará la información al sistema, analizándola, y/o aplicando la disminución de las retenciones si no fueron aplicadas por el responsable de la caja menor, y disminuirlas del valor a girar, igualmente podrá realizar devolución de la solicitud de rembolso si encuentra inconsistencias en los soportes para que se realicen las correcciones necesarias, si no hay inconsistencias se entrega el comprobante de contabilidad a Tesorería para realizar los respectivos pagos. En la legalización de los gastos para efectos del rembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

Que los gastos estén agrupados por rubros del Presupuesto, bien sea en el Comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en el reglamento. 4.10 Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o RUT, objeto y cuantía.

5. CUIDADOS CON EL FONDO DE CAJA MENOR 5.1 Los valores en efectivo y comprobantes de pago provisionales se deben mantener siempre en caja metálica portátil y en cajón con llave o caja fuerte. En otro lugar de similares características, en sobre cerrado y sellado debe guardar la copia de la llave de la caja. No de Revisión 00 01 02

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5.2 No se deben pagar documentos que no cumplan con los requisitos establecidos (ver articulo 617 del Estatuto Tributario o cuyos datos no sean claros, evento en el cual deberá solicitar aprobación de la Dirección Administrativa.

Artículo 617. Requisitos de la Factura de Venta: Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a) Estar denominada expresamente como factura de venta; b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado; d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta; e) Fecha de su expedición; f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g) Valor total de la operación; h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura; i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas; Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. 5.3 Los recibos de Caja Provisionales, recibos de caja menor y las solicitudes de rembolso utilizados en la caja menor, deben numerarse en forma consecutiva y ascendente. Todos los desembolsos que se realicen con recursos de las cajas menores, deben tener como soporte adicional la constancia en el respectivo documento No de Revisión 00 01 02

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(facturas, recibos, cuentas de cobro, etc.) del recibo a satisfacción del bien o servicio adquirido. 5.5 Si el proveedor es persona natural y no pertenece al régimen común, debe elaborar su cuenta de cobro con el RUT, derivado de su inscripción al régimen simplificado

5.6 En ningún caso se debe utilizar los fondos de la caja menor para préstamos, canjes u otras necesidades personales del responsable del fondo de caja menor o cualquier otro funcionario de Colombiana de Salud S.A. 5.7 El valor asignado por la empresa confrontado contra la sumatoria del efectivo, provisionales y facturas existentes al momento de la verificación o arqueo y su diferencia debe ser igual a cero. Por ningún motivo debe conservar en la caja menor dinero o documentos equivalentes diferentes a los que tengan relación estrictamente directa con el valor del fondo. 5.8 Se debe solicitar el rembolso oportunamente, para garantizar un excelente servicio. Se debe efectuar o aplicar Retención en la Fuente de acuerdo con la legislación vigente

6 ARQUEO 6.1 Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por funcionarios designados por la Administración, diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones de apertura, los cuales se realizarán en los siguientes casos Cierres Contables Cambio del responsable de manejo de la Caja Menor. Cierre de la Caja Menor. Por solicitud o Iniciativa de la Gerencia, Contabilidad, Jefe o Director del área, Dirección Administrativa y Revisoría Fiscal en forma esporádica y sorpresiva.

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6.2 De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informe suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las cajas menores. Copia del informe se debe remitir a la Dirección Administrativa. Los resultados de la auditoria se deben registrar en el formato de arqueo de caja menor 6.3 En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la Dirección Administrativa y Financiera informará de ser pertinente, a la Gerencia para las investigaciones administrativas a que haya lugar y a Contabilidad para los registros correspondientes. 6.4Los arqueos se deben hacer siempre en presencia del responsable del fondo. 6.5 Cualquier faltante que exista en el momento de realizar un arqueo o entrega del fondo se debe cubrir en el momento por el responsable de la Caja Menor; en el caso de no reintegrarlo, se debe descontar del próximo pago de nómina y/o liquidación definitiva de prestaciones sociales y hacerse una anotación en la hoja de vida del custodio de la Caja Menor.

6.6 Si en el momento de realizar un arqueo hay sumas sobrantes estas se tomarán como dinero de la Compañía y se registran contablemente como un ingreso no operacional y el dinero será consignado en una de las cuentas de la empresa.

7. FUNCIONARIOS ENCARGADOS DEL MANEJO El Gerente General podrá designar a cualquier funcionario idóneo de la empresa para que sea responsable del manejo de las cajas menores, excepto a quienes estén desempeñando funciones de Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto. En las sedes los responsables directos serán los coordinadores, por cuanto si ellos delegan a un funcionario de la sede el manejo de esta, todos los gastos que se realicen deberán tener el visto bueno del coordinador. Los pagos deben realizados solo los funcionarios que tengan a su cargo el manejo de las cajas menores; no obstante si por alguna razón las compras del bien o servicio debieran ser efectuadas por otros funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser remplazado por el comprobante definitivo a más tardar al día siguiente hábil.

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Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante comunicación, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación; para lo cual solo se requiere mediante la un Acta de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el registro respectivo. De otra parte, cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el rembolso total de los gastos realizados, con corte a la fecha. Cuando se presente cualquiera de estos eventos la Dirección Administrativa y Coordinación de Recursos Humanos deben informar las novedades a Contabilidad para actualizar los registros correspondientes.

8. CONCEPTOS Y MONTOS El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos y que tengan el carácter de urgente. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales, solo requerirán de autorización del Administrador. El monto máximo permitido para pagos por recibo con el dinero del fondo debe ser máximo el equivalente al 15% del valor de la caja menor, de dicho porcentaje se exceptúa el valor cancelado por Servicios Generales en las Sedes. Cuando se requiera atender gastos de mantenimiento, estos solo se aceptan si no están contemplados en los contratos de mantenimiento celebrados, por lo tanto se debe contar previamente con la autorización de la Dirección Administrativa. Con recursos de las cajas menores se pueden adquirir elementos de consumo, previa constancia de la no - existencia en Almacén o justificación de la no solicitud o envío a tiempo por parte del Almacén, cualquier excepción debe ser autorizada. por la Dirección Administrativa La destinación del fondo de caja menor es para los siguientes rubros Mantenimiento equipos de oficina y equipos medico quirúrgicos, previamente autorizados por la Central o debidamente soportados Comunicaciones y transporte. Fotocopias Gastos legales, correo de menor cuantía. Servicios públicos para las sedes en donde sólo se pueda cancelar dichos servicios en las ciudades de prestación del servicio. No de Revisión 00 01 02

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Nota: Para pago de viáticos y gastos de viaje con recursos de las cajas menores se requiere autorización escrita del ordenador del gasto, que debe adjuntarse a la solicitud de rembolso como requisito para la legalización del gasto.

9. PROHIBICIONES Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las cajas menores: - Atender gastos personales o préstamos y cambiar cheques del funcionario que tenga a su cargo la caja menor, o de cualquier otra persona. - Adquirir elementos que existan en el almacén y que puedan ser solicitados en las requisiciones mensuales como son elementos de papelería y útiles de aseo y cafetería. - Fraccionar pagos de un mismo elemento o servicio. - Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de la Caja menor. - Atender pagos por compromisos que deben constar por escrito. - Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nómina. - Permitir demoras mayores a dos días hábiles para la legalización de recibos provisionales. - Tramitar compras de bienes y servicios a crédito con el compromiso de cancelarlos con los recursos de la caja menor. - Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad. - Arrendamiento de inmuebles. - Consignar recursos obtenidos por recaudo de servicios que prestados por la Empresa. - Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o remplazar hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

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