MANEJO DE DOCUMENTOS ARCHIVO DE GESTION EN LA OFICINA DE CONTRATACION

CÓDIGO:

I-SA-10

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INSTRUCTIVO MANEJO DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE GESTION EN LA OFICINA DE CONTRATACION

REVISÓ SECRETARIO DE SALUD

APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

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1. OBJETIVO: Dar a conocer a todo el personal contratista y funcionarios de la Secretaria de Salud del Meta las instrucciones correspondientes al procedimiento de la Gestión documental en el archivo de gestión como lo es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final con el fin de facilitar su utilización y conservación de acuerdo a la ley general de archivos y la normatividad vigente.

2. ALCANCE: Comprende desde la producción y recibo de los documentos por parte de cada uno de los contratistas y funcionarios quienes deben participar en la labor de la gestión documental, y en el caso de la oficina de contratación de acuerdo al procedimiento P-BS-01 Etapa Precontractual y Contractual V5 y el formato F-BS08 Control de legalidad hasta liquidación V2, documentos debidamente revisados por el personal de la oficina de contratación y el supervisor del contrato, hasta quedar debidamente depurados, foliados y archivados por carpetas.

3. DEFINICIONES:

Acceso a los Archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley. Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo de Gestión: También llamado archivo de oficina, archivo activo y es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Archivo Histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

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Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Carpeta: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación. Consulta de Documentos: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. Depuración: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen, como ejemplo de los que no lo tienen están los duplicados, constancias, borradores de documentos, documentos sin firmas, etc.) Documento de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta. Folio verso o vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual NO se le escribe numeración. Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

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Ordenación Documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Organización de Documentos: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. Principio de Orden Original: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Principio de Procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Registro de Entrada: Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Tabla de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las Tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada órgano. Transferencias Documentales: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

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Valor Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. Valor secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

4. RESPONSABLES:     

Coordinador de la Oficina de Contratación Profesionales de la Oficina de Contratación Profesionales Responsables de archivos de gestión Supervisores de Contratos Personal Técnico y auxiliar responsable de archivos de gestión

5. DESARROLLO No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

FLUJOGRAMA

REGISTRO

INICIO

1

Responsable del archivo de gestión

Abrir carpeta para iniciar expediente rotulándola y utilizando gancho legajador plástico

Abre carpeta y rotúla, utilizando gancho legajador plástico

F-BS-08 Control de Legalidad hasta liquidación V2 en el caso de la Oficina de Contratación

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Contratista

Allegar la documentación correspondiente de acuerdo al formato FBS- 08 Control de Legalidad hasta liquidación V2

Entrega documentación requerida

Documentos requeridos de acuerdo a FBS-08 Control de Legalidad hasta liquidación V2

Supervisor de contrato

Exigir la entrega de los documentos cronológicamente de acuerdo a su producción y dentro de los tiempos establecidos, debidamente firmados y foliados a la oficina de contratación

Exige la entrega de documentación dentro del tiempo y foliados

Copia de Recibido de la oficina de Contratación

Ordena documentalmente los documentos

Documentos de la serie documental

Verifica el Orden de acuerdo a los principios archivísticos

Carpetas de la Serie Documental

Responsable del archivo de gestión

Responsable del archivo de gestión

Ordenar documentalmente ubicando físicamente los documentos entregados por los contratista en cada una de las carpetas, respetando su cronología Verificar la Ordenación de la serie documental retirando los documentos duplicados, sin firmar, con tachones o sin ningún valor documental, foliando en la parte superior derecha y retirando materiales metálicos como ganchos de cosedora o de legajar y conservando los CD u otro tipo de conservación magnética o digital

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FIN

6. REGISTROS Registro

Responsabl e

Como conservarlo

Donde conservarlo

Tiempo conservación

Disposición final

F-BS-08 Control de Legalidad hasta liquidación V2 en el caso de la Oficina de Contratació n

Responsable del archivo de gestión

Medio físico

Archivo de Gestión

Según tabla de retención documental

Destrucción

Documento s requeridos de acuerdo a F-BS-08 Control de Legalidad hasta liquidación V2

Contratista

Medio físico y electrónico

Archivo de Gestión

Según tabla de retención documental

Archivo central

Copia de Recibido de la oficina de Contratació n

Supervisor de contrato

Medio físico

Archivo de gestión

Según tabla de retención documental

Archivo central

Documento s de la serie

Responsable del archivo

Medio electrónico y

Archivo de Gestión

Según tabla de retención

Archivo central y

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Registro documental

Responsabl e de gestión

Carpetas de Responsable la Serie del archivo Documental de gestión

Como conservarlo

Donde conservarlo

físico Medio electrónico y físico

Archivo de Gestión

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Tiempo conservación

Disposición final

documental

computador

Según tabla de retención documental

Archivo central

7. MARCO LEGAL Ley 594 de 2000 Decreto 2578 y 2609 de Diciembre de 2012 Acuerdo 011 de 1996 Acuerdo 42 de 2002 Acuerdo 038 de 2002

8. HISTORIAL VERSIÓN

VIGENCIA

IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

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15/05/2014

Versión inicial

NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.