Código: U-IN-12.003.001 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: MARCAR BIENES DEVOLUTIVOS

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES

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SUBPROCESO: GESTIÓN DE ALMACEN

INSTRUCTIVO: MARCAR BIENES DEVOLUTIVOS

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SUBPROCESO: GESTIÓN DE ALMACEN 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Establecer los mecanismos para marcar los bienes devolutivos de la Universidad Nacional de Colombia.

ALCANCE: Inicia con la asignación de la placa de inventarios a un bien devolutivo específico y termina con la marcación del mismo. Aplica para las áreas de Almacén en el Nivel de Sede, y en UNISALUD y Editorial UN.

DEFINICIONES: 1. Bien Devolutivo: Bienes muebles, inmuebles o intangibles, que no se extinguen o consumen de manera inmediata, y que, desde el punto de vista de su administración, control y seguimiento, requieren ser controlados. 2. Bien Inmueble: Bienes raíces, que tienen en común el estar íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o jurídicamente al terreno y que por su naturaleza no es posible trasladar o transportar de un lugar a otro. 3. Bien Intangible: Bien inmaterial o sin apariencia física que pueda identificarse y controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios, y su medición monetaria debe ser confiable. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN) 4. Bien Mueble: Bien que por su naturaleza se puede trasladar de un lugar a otro, sea moviéndose ellos a sí mismos, como los animales, sea que sólo se muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas. (cfr. Código Civil, art. 2408). 5. Placa de Inventarios: Etiqueta adhesiva que contiene el número consecutivo que permite la identificación de un bien devolutivo en el inventario.

CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Los bienes devolutivos puestos al servicio de la Universidad Nacional de Colombia deben ser marcados de acuerdo con los tipos de marcación establecidos. 3. El área de Almacén de la Sede Bogotá realiza las operaciones para la marcación de bienes devolutivos de la Sede Bogotá, del Nivel Nacional y de Unimedios. 4. El jefe o encargado del área de Almacén tendrá la responsabilidad de custodiar y administrar las placas de inventarios, llevar una relación de las placas anuladas, dañadas o en mal estado, así como la de gestionar con la debida oportunidad la adquisición de nuevas etiquetas. Ver Formato administrar etiquetas asignadas. 5. La marcación de los bienes devolutivos se debe realizar por medio de una etiqueta adhesiva que para todos los efectos se denomina “placa de inventarios”. 6. Para efectos de seguimiento y control, los bienes devolutivos pueden ser principales o componentes, la placa de inventarios se asigna al bien principal, el cual se constituye como aquél que tiene operación por sí mismo; mientras que el componente necesita de un bien principal para su funcionamiento y se constituye en un elemento que hace parte del bien principal y por tal motivo se asocia a la placa de inventarios de éste. 7. Las Sedes deben utilizar y controlar el rango de placas asignado por el Nivel Nacional, así como llevar un adecuado registro de las placas extraviadas, dañadas o sin utilizar. 8. El proceso de marcación descrito en este instructivo no aplica para los bienes de arte y cultura y material bibliográfico; sin embargo a aquellos bienes destinados para la decoración de las instalaciones de la Universidad, les será asignada la correspondiente placa de inventarios.

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SUBPROCESO: GESTIÓN DE ALMACEN 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO

1.

RANGOS DE PLACAS PARA LAS SEDES Para una mayor identificación de los bienes devolutivos de cada Sede se ha asignado un rango de placas, así: Sede Medellín Palmira Bogotá Manizales Amazonía Orinoquía Caribe

Consecutivos asignados 0000000 – 0999999 1000000 – 1999999 2000000 – 2999999 4000000 – 4999999 5000000 – 5999999 6000000 – 6999999 7000000 – 7999999

La marcación de los bienes devolutivos debe ser realizada por medio de una etiqueta adhesiva que para todos los efectos se denomina “placa de inventarios”, con las siguientes características y diseño: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)

Poliéster adhesivo acrílico A300. Cara de impresión película de poliéster plata mate. Liner papel Kraft blanco. Tamaño 3.9 cm. x 2.1 cm. Impresión por transferencia térmica. Calibre cara de impresión 0.0025. Calibre del adhesivo 0.0010. Calibre del liner 0.00032. Logo y nombre de la Universidad Nacional de Colombia. Nombre de la Sede. Consecutivo y su respectivo código de barras, el cual representa el número consecutivo de la placa.

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2. TIPOS DE MARCACIÓN Dependiendo de la clase de bien, se determina el tipo de marcación, el cual puede ser: 2.1. Marcación con Placa Adherida Serán marcados físicamente con la adhesión de la placa de inventarios, los bienes devolutivos no expuestos a la intemperie y que, por sus dimensiones físicas, alberguen un espacio adecuado para la placa de inventarios; por ejemplo: muebles y enseres, equipo de comunicación y cómputo, maquinaria y equipo de uso interior. 2.2. Marcación con Placa Asignada Para los bienes devolutivos expuestos a la intemperie o que por su material o por sus dimensiones físicas no alberguen un espacio adecuado para adherir la placa de inventarios, ésta se asignará y se dejará consignada en el Ver Formato administrar etiquetas asignadas, el cual deberá reposar en la carpeta del responsable de la tenencia y custodia del bien. Por lo tanto, se deberá enviar al área de Inventarios junto con la salida de almacén; por ejemplo: inmuebles, terrenos, maquinaria de uso exterior, elementos expuestos a cambios de temperatura elevados, entre otros. Los bienes a los que se les haya asignado placa de inventarios, podrán ser marcados físicamente por medio del proceso de grabado. Marcación que se hará colocando las letras “UN” seguidas del número de la placa asignada, la cual tendrá el tamaño que permita la superficie del elemento, mientras sea legible y no sobrepase un centímetro (1 cm.) de altura por letra. El procedimiento para la grabación es el siguiente: a. Escoger el mejor lugar para la marcación. b. Grabar el elemento. c. Lijar y/o limpiar el área de marcación para quitar sobrantes. La grabación se puede hacer con los siguientes accesorios: a) Un “Rotary Tool” de velocidad variable. b) Una herramienta o punta grabadora usada para materiales tales como madera, metal y fibra de vidrio, comúnmente fabricada en acero rápido. c) Lija, bisturí y marcador indeleble Para una mejor visibilidad de la marcación en elementos donde la superficie requiera remover pintura o corrosión, es necesario utilizar el accesorio “grata” (brocha metálica) que permita limpiar y pulir metales. Para limpiar superficies de madera, deberá utilizarse el accesorio piedra de pulir o “sanding stone”

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En el caso específico de los semovientes, y debido a las prácticas académicas de marcación para los animales, se mantendrá una asociación entre su marcación numérica específica efectuada por la Universidad y la placa de inventarios.

3. MARCACIÓN DE LOS BIENES 3.1. Selección y limpieza del lugar para la marcación. El principal criterio para ubicar la marcación, es encontrar una zona o lugar en el bien devolutivo que no obstaculice la operación normal del elemento. Como segundo criterio, la marcación deberá estar ubicada en una parte cercana a los datos de serie del equipo, siempre y cuando estos datos se encuentren en una zona de fácil acceso visual, de lo contrario identificar el lugar más conveniente, preferiblemente en la caras vertical izquierda hacia el frente, en la parte superior o a media altura, en caso de bienes que midan más de 1.8 metros de altura. Es necesario ser consistente con las marcaciones y conservar una uniformidad en la elección del lugar. Una vez ubicado el lugar donde se va a realizar la marcación, se debe limpiar el polvo, la grasa o cualquier otra sustancia que dificulte la marcación en la superficie. Esta limpieza se debe realizar con un trapo humedecido en alcohol industrial que no suelte material de su tela o color. Para el caso de las placas adheridas, la superficie debe tener unos requerimientos mínimos en cuanto a su rugosidad y tamaño del área plana, para que pueda ser leído el código de barras, por lo que se debe tener en cuenta: a. No colocar la placa en esquinas, ni áreas curvas; debe colocarse en zonas planas, para poder leer el código de barras. b. Las placas deben adherirse a temperatura ambiente, no se recomienda aplicarlas a temperaturas por debajo de 4 °C. Se debe tener en cuenta que el proceso de limpieza tiende a elevar la temperatura de la superficie. Cuando las superficies están a temperaturas bajas, menores a 10 °C (50 °F), el adhesivo se torna firme y no desarrollará su máximo contacto con la superficie. Para obtener mayores adhesiones iniciales, haga presión con un rodillo sobre el material adherido. c. Las placas no están recomendadas para adherir en bienes ubicados en sitios al aire libre o que estén en permanente contacto con el medio ambiente. d. Cuando existen máquinas o equipos que trabajan a temperaturas muy altas (por encima de 100 °C), la placa debe colocarse cerca al tablero de control, donde la temperatura no estará en estas condiciones. e. Una vez la placa es adherida, la zona puede limpiarse con agua y jabón, pero no se deben realizar exposiciones muy prolongadas a detergentes o blanqueadores. f. Cuando sea necesario adherir la placa al bien expuesto al medio ambiente, se deben aplicar barnices o selladores translúcidos mate (no alto brillo) sobre la placa para sellar los bordes y permitir una mayor vida útil del material. g. Las placas que no estén siendo utilizadas deben permanecer con su “liner” o protector de papel siliconado en condiciones normales de almacenamiento, temperatura no mayor a 22 °C, en ambiente fresco, ventilado y con humedad relativa no mayor al 50%.

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3.2. Adhesión y fijación de la etiqueta Con la superficie limpia y seca, desprender la etiqueta del papel protector y adherirla a la superficie elegida del bien devolutivo. Posteriormente, con el mismo trapo para limpieza o con una parte que no se encuentre muy sucia, ejercer presión sobre toda el área que cubre la placa. Punto clave: La mayoría de los proveedores de etiquetas recomiendan dar un tiempo para que el adhesivo cure y logre su mayor fuerza de fijación. Por lo tanto es prudente permitir a la etiqueta unas horas (24 a 72 horas) de reposo y no intentar despegarla, moverla o forzarla demasiado. Cuando una placa no pueda ser adherida correctamente o deba ser despegada por motivos tales como mal estado de la superficie de un bien, error en el manejo de la misma o cualquier otro, se debe anular y no intentar reutilizarla en otro bien, aún cuando parezca que todavía está en buen estado. 3.3. Grabación del número Con la superficie limpia y seca, sostener el grabador en un ángulo ligero como se haría con un lápiz y apoyar el brazo cómodamente. Empezar a “escribir” el número. No hacer presión fuerte hacia abajo mientras se esté grabando. Usar un ligero toque guiando el punto de aplicación de la herramienta sobre la superficie designada, algo más despacio de lo que normalmente se escribe. 3.4. Muestreo de calidad Una vez realizada la marcación y de forma periódica, se aconseja hacer verificaciones del estado de las etiquetas adheridas, las marcaciones grabadas y las hojas de identificación. Si se encuentran marcaciones que no cumplen las condiciones mínimas, se recomienda seguir alguna de estas acciones: a. Reforzar la adhesión o el grabado mediante otro material. b. Si la etiqueta o el grabado está severamente deteriorado, solicitar al área de inventarios la aplicación de actualización y cambio de la placa. Lo anterior permite evaluar el proceso de calidad de la marcación de los bienes, así como la calidad y durabilidad de las etiquetas, de forma que se puedan tomar oportunamente las medidas correctivas.

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Luz Stella Godoy Liliana Santana Andrés Santamaría

REVISÓ

CARGO

Jefes de Sección de Almacén e Inventarios Coordinadora de Almacén Analista

CARGO

FECHA

Agosto 05 de 2010

FECHA

ELABORÓ

Versión: 0.0

Áreas de Almacén e Inventarios o Dependencias que hagan sus veces en la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen. Jefes de Almacén e Inventarios o quienes hagan sus veces y servidores públicos responsables del procedimiento, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Agosto 31 de 2010

APROBÓ

Ángela María González Lozada

CARGO

Gerente Nacional Financiera y Administrativa

FECHA

Abril 14 de 2011