INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE PERMISOS Y VACACIONES

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1. OBJETIVO Establecer las actividades que deberá realizar el Talento Humano de COCASINCLAIR EP para solicitar vacaciones, permisos, licencias, días de compensación, de conformidad a la normativa legal vigente. 2. ALCANCE Este instructivo es de aplicación general para todo el Talento Humano de COCASINCLAIR EP que requiera de vacaciones, permisos, licencias y días de compensación. 3. DEFINICIONES Vacaciones.- Los servidores públicos de libre designación y remoción, los servidores de carrera, los trabajadores y los obreros gozarán de quince (15) días de vacaciones a excepción del personal que depende administrativamente de la Contraloría General del Estado que contará con treinta (30) días de vacaciones y los que vienen en comisión de servicios que contarán con los días de vacaciones que tengan en la entidad de la cual son originarios. Permisos.- Se entiende por permiso la ausencia temporal del funcionario u obrero de su lugar de trabajo que debe contar con el conocimiento y autorización previa del jefe inmediato superior, sea para casos personales, enfermedad, calamidad doméstica, asuntos oficiales, capacitaciones por horas que se llenarán en Formulario de Permisos. Días de Compensación.- En caso de que los funcionarios trabajen en días de descanso, el jefe inmediato deberá notificar a la Coordinación de Talento Humano, para que dichos días trabajados sean cargados como días de compensación. Se consideran días de compensación para el Talento Humano que labora en el Campamento San Rafael cuando el mismo trabaje dentro de sus siete días de descanso y para el personal que labora en Quito cuando se requiera de su contingente en los días sábados, domingos, feriados o días de descanso obligatorios. Licencias.- En caso de solicitar autorizaciones particulares para ausentarse, en casos específicos contemplados en las Leyes y Reglamento Interno. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD •

SUBGERENTES Y COORDINADORES 

Aprueban el plan anual de vacaciones con las fechas de calendario para el uso de vacaciones del talento humano a su cargo.

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

Aprueban las solicitudes de vacaciones, permisos, licencias y días de compensación presentadas a través del Formulario de Solicitud de Vacaciones, Licencias o días de Compensación y el Formulario de Permisos del personal que se encuentra a su cargo.

• COORDINACIÓN DE TALENTO HUMANO 

 •

TALENTO HUMANO DE LA EMPRESA  

•

La Coordinación de Talento Humano enviará el saldo de los días de vacaciones de todo el Talento Humano de la Empresa en el mes de enero de cada año a las diferentes Subgerencias y Coordinaciones. La Coordinación de Talento Humano ingresará, controlará y dará de baja los días utilizados por vacaciones o permisos solicitados por el personal.

El Talento Humano de la Empresa solicita el saldo de vacaciones disponibles y las coordina con su jefe inmediato (Subgerente o Coordinador). El Talento Humano de la Empresa deberá presentar el Formulario de Solicitud de Vacaciones, Licencias o Días de Compensación o el Formulario de Permisos según corresponda, ante su jefe inmediato (Subgerente o Coordinador).

ANALISTA DE TALENTO HUMANO

Recibe el formulario de solicitud de vacaciones y verifica que:      

Datos del solicitante estén correctos. Período solicitado sea el que corresponda según el registro de vacaciones. Formulario esté firmado por el jefe inmediato. Recoge visto bueno del Coordinador de Talento Humano en el formulario de solicitud de vacaciones. Archiva formulario de vacaciones en carpeta del empleado. Valida y registra la información presentada en el Formulario de Solicitud de Vacaciones, Licencias o días de Compensación y el Formulario de Permisos.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1. El Talento Humano deberá llenar las solicitudes de permisos, licencias y vacaciones a través de los Formularios de Solicitud de Vacaciones, Licencias o días de Compensación o del Formulario de Permisos y deberán entregarlos a la Coordinación de Talento Humano.

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2. En caso de que el funcionario solicite vacaciones o permisos, si el día que le corresponde reintegrarse a sus labores es lunes o coincida después de un feriado, se descontarán solo los días laborales, no serán agregados al permiso solicitado los días sábados, domingos y feriados, siempre y cuando el permiso no sea de lunes a viernes. 3. Cuando un funcionario pide permiso de lunes a viernes en una misma semana, se contabilizará los días sábados y domingos como días de vacaciones. 4. Para el caso de vacaciones, los obreros y funcionarios deberán solicitar las mismas con al menos quince días de anticipación. 5. El Talento Humano deberá presentar el certificado médico avalado por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), en caso de enfermedad por más de tres días. 6. Se entiende por calamidad doméstica del Talento Humano, al fallecimiento, accidente o enfermedad grave del cónyuge o conviviente en unión de hecho legalmente reconocida o de los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad de las servidoras o servidores públicos. Para el caso del cónyuge o conviviente en unión de hecho legalmente reconocida, del padre, madre o hijos, la Coordinación de Talento Humano deberán conceder licencia hasta por ocho días, al igual que para el caso de siniestros que afecten gravemente la propiedad o los bienes de la servidora o servidor. Para el resto de parientes contemplados en este literal, se concederá la licencia hasta por tres días y, en caso de requerir tiempo adicional, se lo contabilizará con cargo a vacaciones. 7. En caso de capacitación o estudios el Talento Humano deberá llenar el Formulario de Permisos y deberá entregarlo a la Coordinación de Talento Humano con al menos cinco días antes de que inicie la capacitación o las clases. Adicionalmente, deberá presentar una certificación de la entidad que otorga el curso, en la que consten las fechas y horarios de las mismas. 8. El trabajador que adoleciere de alguna enfermedad deberá comunicar este particular, por escrito, al empleador dentro de los tres primeros días de la enfermedad. Si no cumpliere esta obligación se presumirá que no existe la enfermedad. 9. De acuerdo al solicitante, los días a registrar tanto por vacaciones o licencias, tienen diferente número de días, según se detalla en el anexo 1 y 2. 6. REGISTROS

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Formulario de Solicitud de Vacaciones, Permisos, Licencias o Días de Compensación. Formulario de Solicitud de Permisos.

7. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS • Formulario de Solicitud de Vacaciones, Permisos, Licencias o Días de Compensación FRADM-th-113 • Formulario de Solicitud de Permisos FR-ADM-th-114 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 00

FECHA

02/07/2013

ELABORADO POR:

SECCIÓN QUE CAMBIA No aplica. Es la versión inicial del procedimiento REVISADO POR

Profesional de Normativa Coordinador de Talento Humano Interna Subgerente Administrativo

CAMBIOS No aplica. Es la versión inicial del procedimiento APROBADO POR: Gerente General

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ANEXO 1: Tiempo otorgado por vacaciones, licencias y permisos según la Ley Orgánica del Servicio Público LOSEP PERMISOS: Para atención médica con certificado del IESS 2 horas Para atención a familiar con capacidades especiales 2 horas (4to grado de consanguinidad y 2do de afinidad) Matriculación de sus hijas o hijos en centros 2 horas educativos Cuidado del recién nacido

Vacaciones Anuales Matrimonio, por una sola vez Padres adoptivos

2 horas VACACIONES 30 días LICENCIAS CON REMUNERACIÓN 3 días 15 días Parto normal Nacimiento múltiple o cesárea Niños prematuros Nacimiento con enfermedad grave, degenerativa,terminal 12 semanas máximo

Paternidad

12 semanas Maternidad Nacimiento múltiple Atención de hijos o hijas hospitalizados o con patologías degenerativas Enfermedad

Calamidad doméstica (por enfermedad grave, fallecimiento)

Durante 12 meses contados a partir de que concluyó su licencia de maternidad incluyendo 4 fines de semana 10 días 15 días 8 días extras 25 días en total Fallecimiento de la madre durante el parto 84 días 10 días extras

25 días hasta 6 meses Fallecimiento de: padres, hijos, hermanos, 3 días cónyuge, conviviente reconocido. Fallecimiento de: suegros, cuñados o 2 días nietos. Accidente que provoque imposibilidad física o 8 días enfermedad grave de: hijos, conyuge, conviviente, reconocido. Accidente que provoque imposibilidad física o 2 días enfermedad grave de: padres o hermanos. Siniestros que afecten gravemente la propiedad. Fallecimiento de familiares hasta el segundo grado de consanguinidad y afinidad.

8 días

2 días

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*Es importante mencionar que a pesar de que en la LOSEP determine 30 días de vacaciones para los servidores públicos, el Directorio de COCASINCLAIR EP mediante Resolución No.2013-001-04 del 2 de abril de 2013 aprobó las Políticas de Talento Humano y en la Política 12G se establece que los servidores públicos, obreros y personal de libre designación y remoción gozarán de 15 días de vacaciones. La Resolución antes citada fue emitida por el Directorio en uso de las atribuciones establecidas en el artículo 17 de la Ley Orgánica de Empresas Públicas.

ANEXO 2: Tiempo otorgado por vacaciones, licencias y permisos según el Código de Trabajo

CÓDIGO DEL TRABAJO Elecciones populares establecidas por ley Para atención médica con certificado del IESS Requerimientos y notificaciones judiciales

PERMISOS: 4 horas 4 horas 4 horas

Período de lactancia

2 horas

Artículo 42 numeral 9 Hasta 9 meses posteriores al parto (inclusive)

LICENCIAS CON REMUNERACIÓN Fallecimiento de: cónyuge, conviviente en unión de hecho, o de sus parientes hasta el segundo 3 días grado de consanginidad y afinidad. 12 semanas 84 días Maternidad Nacimiento múltiple 10 días extras Parto normal

10 días

Nacimiento múltiple 15 días o cesárea Niños prematuros

8 días extras

Nacimiento con enfermedad degenerativa, 25 días en total terminal, irreversible, o con discapacidad severa.

Paternidad

12 semanas máximo Padres adoptivos 15 días Atención de hijos o hijas hospitalizados o con 25 días patologías degenerativas Incapacidad para trabajar por enfermedad debida 1 año calendario al embarazo o parto/ o enfermedad no VACACIONES

Vacaciones anuales

15 días

Fallecimiento de la madre durante el parto Licencia que podrá ser tomada en forma alternada o conjunta

Incluyendo 2 fines de semana; los trabajadores que hayan prestado sus servicios más de 5 años tendrán derecho a un día adicional por cada uno de los años excedentes hasta máximo 15.

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