Instructivo para solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos Manual de Hewlett-Packard Company

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 2 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011 Objetivo Orientar al ciudadano para obtener certificaciones del estado del tiempo y clima, niveles y caudales de los ríos, de acuerdo con la información que genera el IDEAM. Descripción del Instructivo ¿CÓMO INICIAR EL TRÁMITE DE SOLICITUD DE LA CERTIFICACIÓN TIEMPO, CLIMA, NIVELES Y CAUDALES DE RÍOS?

Paso 1: Ingresa a la página web del IDEAM: www.ideam.gov.co Paso 2: Dar clic en el ícono Trámites y servicios, “Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima, Niveles y Caudales de los ríos” o en el link de Trámites y Servicios, trámites, “Certificaciones de Tiempo y Clima, Niveles y Caudales de Ríos”, sobre el texto subrayado “Más información en el Sistema único de Información de Trámites SUIT”. El sistema despliega ventana con el mensaje “Clic aquí para iniciar el Trámite Acreditación de Laboratorios” (Ver Figuras No.1 y 2)

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 3 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No.1 – Módulo de acceso a Certificaciones tiempo y clima

Figura No.2 – Indicación para iniciar el trámite

Paso 3: Al seleccionar la opción, el sistema despliega la siguiente ventana, para registrar el login y password (Ver Figura No.3) para ingresar al módulo tiempo y clima. En caso de no estar registrado, selecciona lo opción “Regístrese”.

Figura No.3 – Registro en el sistema ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 4 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Paso 5: Ubicado en el módulo tiempo y clima seleccionar el tipo de solicitud requerida ingresando la descripción completa de la solicitud en el campo “Describa su solicitud” (Lugar, período requerido, parámetro meteorológico solicitado, por ejemplo: “Precipitaciones durante los días 15, 16, 17 de febrero de 2012 en el sur de Bogotá” (Ver Figura No.4).

Figura No.4 – Solicitud de Cotización

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 5 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011 Paso 6: Luego observará el reporte del trámite solicitado, el cual informa sobre la correcta solicitud de la certificación (Ver Figura No. 5)

Figura No. 5 – Reporte al Usuario

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 6 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011 Paso 7: Realice la revisión del correo electrónico (del usuario) para confirmar los datos de la Certificación solicitada (Ver Figura No. 6)

Figura No. 6 – Mensaje recibido por el Usuario

La letra que llega con la solicitud al final se debe a que se pidió información meteorológica e hidrológica en la creación de la solicitud tiempo y clima y significa conjuntos. Paso 8: El usuario puede ingresar a la página web para verificar el estado del trámite según los datos recibidos al correo personal. (Ver Figuras No. 7 y 8)

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 7 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 7 – Estado del trámite de Solicitud de Certificación

Para ingresar a la solicitud se dar clic en detalle en este caso el estado es terminado y significa que el administrador terminó con la solicitud sin pedir autorizaciones.

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 8 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 8 – Visualización de los Datos de la Certificación

Pantalla donde el usuario ve como después del proceso de autorización de cotización y certificados cambia el estado ha terminado y decide aceptar o no la cotización a la solicitud.

Paso 9: El usuario puede verificar que la solicitud de certificación ha sido cotizada a través del siguiente pantallazo. (Ver Figura No. 9)

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 9 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 9 – Solicitud de Certificación cotizada

¿CÓMO REALIZAR EL PAGO DE LA CERTIFICACIÓN SOLICITADA? 1. PAGO POR CONSIGNACIÓN

PASO 10: Se realiza el pago en el Banco Popular. Ver modelo de recaudo (Figura No. 10)

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 10 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 10 – Modelo de Recaudo

PASO 11: Una vez realizado el pago en el banco, a través del comprobante de recaudo, el usuario ingresa los datos de la en la página web del IDEAM (Ver Figura No. 11).

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 11 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 11 – Selección opción de pago por Consignación PASO 12: El sistema despliega una ventana para registrar el número de comprobante y fecha (Ver figura No.12).

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 12 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 12 – pantalla para registrar la información PASO 13: Teniendo en cuenta que el comprobante de recaudo no se encuentra prenumerado, registrar en el campo No. de Consignación, el número de documento de identificación de quien realizó la cotización (diligenciado en el comprobante como “Documento No”) y registrar la fecha en la cual se realizó el pago (según el timbre de registradora del banco) y dar clic en el botón enviar. El sistema despliega mensaje y cambia el estado de la cotización a “Verificando Pago” (ver figura 13).

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 13 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 13 – Estado al que pasa la solicitud después de enviar el pago por consignación 2. PAGO EN LÍNEA

PASO 14: Se realiza el pago a través de la página web del IDEAM. (Ver Figura No. 14)

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 14 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 14 - Solicitud cotizada y opción de pagar en línea.

PASO 15: El usuario puede ver el reporte de los datos correspondientes a la Certificación solicitada (Ver Figura No. 15)

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 15 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 15 - Datos del usuario y valores de la cotización Se da clic en el icono PSE y escoge el banco desde donde se aplicará el descuento para pagar las certificaciones.

PASO 16: El Usuario debe realizar el procedimiento requerido para el pago el línea de la certificación solicitada. (Ver Figura No. 16)

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 16 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 16 - Escoger tipo de persona y el banco

Escoger el tipo de usuario que va a hacer el pago y el banco correspondiente, luego dar clic en continuar.

PASO 17: El usuario puede visualizar la confirmación del pago en línea de la cotización (Ver Figuras No. 17, 18 y 19)

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 17 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 17 - Mensaje de confirmación de pago y detalle de la cotización realizada por usuario.

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 18 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 18 - Mensaje del proceso de pago

Mensaje donde el proceso de pago demora en realizarse, y pide verificar si el pago se debitó de su cuenta, también detalles de la cotización.

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 19 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 19 - Detalle de pdf. cotización pago en línea.

PASO 18: El usuario puede verificar el pago de la transacción realizada con el banco a través de un mensaje enviado al correo electrónico. (Ver Figura No. 20)

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 20 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 20 - Correo que le llega al usuario de pago en línea aplicado.

PASO 19: El usuario puede visualizar la Certificación el Línea. (Ver Figuras No. 21, 22, 23 y 24)

Figura No. 21 – Correo informativo de la solicitud Correo donde el usuario puede ver que la solicitud fue certificada, este correo llega al usuario después de que los 3 perfiles hayan dado la autorización de los certificados. ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 21 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 22 – Selección de la certificación en el sistema Estado en el que el usuario ve la solicitud después de las autorizaciones.

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 22 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 23 -Detalle donde el usuario ve la solicitud cotizada y certificada.

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

PROCESO: Gestión de Información SUBPROCESO: Trámites y Servicios PROCEDIMIENTO: Certificaciones del Estado del Tiempo y Clima. Niveles y Caudales de los ríos Instructivo para Solicitar Certificaciones Tiempo, Clima, Niveles y Caudales de Ríos CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINA 23 de 23 En Proceso 1.0 Dic / 2011

Figura No. 24 – Visualización de las firmas y la certificación por medio de un Pdf.

ELABORADO Nombre: Ruth Mayorga Cargo: Profesional Subdirección Meteorología

REVISADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología

APROBADO Nombre: Ernesto Rangel Cargo: Subdirector Meteorología