INSTRUCTIVO REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA TAURUS

Bogotá D.C. Junio 2016

INSTRUCTIVO REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA TAURUS Proceso asociado: Gestión Documental

Código: I -GD - 01

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 1. ALCANCE-------------------------------------------------------------------------------------------------------------3 2. INGRESO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------3 2.1. PASO 1. SELECCIÓN TRD SERIES Y SUBSERIES --------------------------------------------------------4 2.2. PASO 2. DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA PRODUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN ------------5 3.3 PASO 3. TIPO DE ACTIVO ---------------------------------------------------------------------------------------5 3.4 PASO 4. UBICACIÓN DE LA INFORMACIÓN -----------------------------------------------------------------6 3.5 PASO 5. TIPO DE INFORMACIÓN -----------------------------------------------------------------------------7 3.6 PASO 6. CALIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN -------------------------------------------------------------7 3.7. PASO 7. CUSTODIO DE LA INFORMACIÓN-----------------------------------------------------------------8 3.8 PASO 8. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN -------------------------------------------------------------9 3.9 PASO 9. CONTROLES A APLICAR --------------------------------------------------------------------------- 10 3.10 PASO 10. OBSERVACIONES-------------------------------------------------------------------------------- 10 3.11 PASO 11. OTROS ---------------------------------------------------------------------------------------------- 11 3.12 PASO 12. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN ------------------------------------------------------ 13 4. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO -------------------------------------------------------------------------- 15

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INTRODUCCIÓN Este documento describe el proceso de registro, actualización y consulta del inventario de información de la Entidad, el cual ha sido alimentado por los delegados de cada una de las dependencias y grupos de trabajo. 1. ALCANCE El instructivo registro y actualización de los inventarios de información, cubre los aspectos administrativos y de control que deben ser evaluados y aplicados por la alta dirección, funcionarios, contratistas y terceros que presten sus servicios o tengan algún tipo de relación con el DAPRE para un adecuado registro de la información en el aplicativo TAURUS. 2. INGRESO La Entidad dispone de una aplicación para registrar la información del DAPRE de acuerdo con sus niveles de seguridad la cual se encuentra a través de la intranet en el icono:

O accediendo al siguiente link:

Para acceder a la aplicación se debe solicitar la asignación de permisos para su usuario a la mesa de servicios del Punto Único de Contacto del Área de Información y Sistemas. Una vez se ingresa a la aplicación aparecerá el siguiente formato: Tenga en cuenta que los campos marcados con *, son obligatorios.

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2.1 PASO 1. SELECCIÓN TRD SERIES Y SUBSERIES Para diligenciar estas casillas, se selecciona el documento de acuerdo al código y nombre establecido en la Tabla de Retención Documental, la cual se desplegará para realizar la selección:

 Si el documento no tiene Serie, se selecciona Sin Serie:

 Si el documento no tiene subserie, se selecciona sin sub-serie.:

 Si el documento corresponde a la TRD vigente se selecciona En uso.

De lo contrario, se quita la marca de verificación. 4

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 En caso de que el documento no esté en la TRD, es decir que no tenga Serie o Subserie, se asignará un código correspondiente con la dependencia (Código interno) y un consecutivo (Código Interno Número), así:

2.2 PASO 2. DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA PRODUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN Nombre del responsable de la producción de la información. Se selecciona el área o dependencia.

2.3 PASO 3. TIPO DE ACTIVO  Para diligenciar la casilla Tipo de Activo se selecciona de acuerdo con las opciones que se presentan:

Datos - Documentos: Son todos aquellos elementos básicos de la información como datos, documentos e información (en cualquier formato) que se generan, recogen, gestionan, transmiten y destruyen en el DAPRE. Ejemplo: archivo de Word “listado de personal.docx” Aplicaciones: Es todo el software que se utiliza para la gestión de la información. Ejemplo: SIGEPRE Personal: Es todo el personal del DAPRE, el personal subcontratado, los clientes, usuarios y en general, todos aquellos que tengan en su cerebro información valiosa para el DAPRE, ejemplo: Pedro Pérez, quién conoce de memoria todas las claves de los servidores. 5

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Servicios: Son todos los servicios internos, aquellos que una parte de la organización suministra a otra, como los externos, aquellos que la organización suministra a clientes y usuarios. Ejemplo: Certificaciones, servicios informáticos. Tecnología: Son todos los equipos que contienen información y que son utilizados para gestionar la información y las comunicaciones, Ejemplo: equipo de cómputo, teléfonos, impresoras. Instalaciones: Son todos los lugares en los que se alojan los sistemas de información. Ejemplo: Oficina Pagaduría, centro de cómputo, etc. Equipamiento auxiliar: Son todos aquellos activos que dan soporte a los sistemas de información y que no se hallan en ninguno de los tipos anteriormente definidos pero que contienen información valiosa para el DAPRE. Ejemplo: Aire acondicionado, impresoras, destructora de papel.  Se debe registrar la descripción de la Información en medio físico, con las características particulares del activo de información.

 Se debe registrar el lugar donde se encuentra normalmente el activo de información Ejemplos: “\\hera1\datosnas$\DAPRE\Planeación\ listado de personal.docx” C:\Users\pedroperez\Documents\Instructivos\ listado de personal.docx” 2.4 PASO 4. UBICACIÓN DE LA INFORMACIÓN  Para diligenciar la casilla Ubicación – Información en medio físico, se debe digitar la información requerida:

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 Para diligenciar la casilla Descripción – Información en medio digital, se debe digitar la información requerida:

 Para diligenciar la casilla Ubicación – Información en medio digital, se debe digitar la información requerida:

2.5 PASO 5. TIPO DE INFORMACIÓN  Para diligenciar la casilla Tipo de información, se debe seleccionar de acuerdo a las opciones:

Es una breve descripción del formato en el cual se encuentra la información. Ejemplos: Medio físico: Carpeta física, memorando, oficios, contrato impreso, Medio electrónico: Archivo digital de video, archivo de nómina febrero, manual de operación, base de datos, página web. 2.6 PASO 6. CALIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN  Para diligenciar la casilla Calificación, se debe seleccionar de acuerdo a las opciones:

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Se debe calificar de acuerdo a los niveles de calificación de la información que se han establecido: reservada, clasificada (privada, semiprivada) y pública especificados en el numeral 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES de esta guía.

2.7 PASO 7. CUSTODIO DE LA INFORMACIÓN  Para diligenciar la casilla Nombre del responsable de la información, se debe seleccionar de acuerdo a las opciones:

 Para diligenciar las casillas Nombre Custodio y Tipo Custodio, se debe diligenciar la información requerida: CUSTODIO: Es el funcionario encargado de administrar el activo de información, se puede clasificar en varios tipos: Custodio Técnico (Es aquel quien hace el mantenimiento técnico, administración técnica o soporte técnico del activo de la información), Custodio Administrativo (Es la persona que resguarda o tiene a cargo el inventario del activo de la información), Usuario Final (Es el funcionario que usa el activo de la información). Ejemplo: Custodio Técnico: persona responsable de realizar backup de alguna base de datos o equipo con información exclusiva de la oficina; o persona responsable del archivo (archivo de los documentos en las carpetas, rotular las carpetas y cajas, etc.). Custodio Administrativo: los usuarios administrativos son aquellos de tienen bajo su responsabilidad el activo de la información; esto así como de cualquier cambio que se presente sobre estos, siempre y cuando esté autorizado por el encargado del tratamiento. Usuario final: todos los usuarios que consultan el documento pero que en ningún momento realizan modificaciones al mismo. 8

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2.8 PASO 8. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN  Para diligenciar la casilla Encargado del Tratamiento, se debe diligenciar la información requerida: Es el usuario o funcionario que realiza el procesamiento o tratamiento de la información.

 Para diligenciar la casilla Disposición final – físico o digital, se debe seleccionar una de las opciones de acuerdo a la información que se despliega: DISPOSICIÓN FINAL: La disposición final se determina de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental F-GD-06 Ejemplo: Conservación Total, Selección y Eliminación.

 Para diligenciar la casilla Método de disposición final – físico o digital, se debe seleccionar una de las casillas de acuerdo a la información que aparece o seleccionar la casilla Otro y diligenciar la información en caso de no encontrarse dentro de las opciones: El método de disposición final se determina de acuerdo a la tecnología existente y lo autorizado por el comité de seguridad; Ejemplo: Borrado seguro de información, Copia de Seguridad (Backup), Pulverización de documentos, Microfilmación y/o Digitalización.

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2.9 PASO 9. CONTROLES A APLICAR  Para diligenciar la casilla Control a aplicar, se debe seleccionar de acuerdo al control que a la fecha exista para cada activo o seleccionar la casilla Otro y diligenciar la información en caso de no encontrarse dentro de las opciones:

2.10 PASO 10. OBSERVACIONES  Para diligenciar la casilla Observaciones, se debe digitar cualquier requerimiento o aclaración que se tenga; en esta columna se diligencia con información que no está contenida en las demás columnas o para realizar aclaraciones o precisiones. Ejemplo: La información está por un periodo de dos meses en el área de Información y Sistemas por plan piloto.

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2.11 PASO 11. OTROS  Se debe registrar el idioma en el cual está escrito el documento.

 Se debe registrar el término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información.

Ejemplo: “Actas”  Se debe registrar la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta tales como: hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc.

Ejemplo: “Suite Office - Word”  Se debe indicar si la información está publicada o disponible para ser solicitada, señalando dónde está publicada y/o dónde se puede consultar o solicitar.

Ejemplo: Si está disponible: “Nombre de la dependencia” o “Url: http://” Si no está disponible; se debe colocar “NO”.  Se debe registrar la palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información.

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Ejemplo: en este punto, es recomendable que si se trata de un documento controlado, se coloque el nombre completo con el cual se creó la última versión.  Se debe registrar la fecha del momento de la creación de la información.

Ejemplo: Si es un documento controlado, se sugiere colocar la fecha con la cual se registró la última versión del documento.  Se debe registrar la identificación de la excepción que dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de información reservada o clasificada.

El usuario debe seleccionar una de las opciones dispuestas en la lista “Articulo 18” o “Articulo 19”; en caso de no enmarcarse dentro de estos artículos, se deja en blanco.  Se debe registrar el fundamento constitucional o legal que justifican la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la ampara.

 Se debe registrar la norma jurídica que sirve como fundamento jurídico para la clasificación o reserva de la información.

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 Se debe registrar según sea integral o parcial la calificación, las partes o secciones clasificadas o reservadas.

 Se debe registrar la fecha de la calificación de la información como reservada o clasificada.

 Se debe registrar el tiempo que cobija la clasificación o reserva.

Este tiempo hace referencia al tiempo total que el documento poseerá esa reserva; aquí se debe tener en cuenta el tiempo establecido por la norma o el tiempo dispuesto en las TRD.  Se debe registrar la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la información, de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable.

2.12 PASO 12. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Para editar la información de cualquier casilla, se debe acceder al siguiente link: http://taurus1.presidencia.gov.co/Lists/ClasificacionInformacion/AllItems.aspx Allí podrá encontrar toda la información registrada, y haciendo uso de los filtro de cada columna, puede verificar solo la información registrada por usted (Columna “Modificado por”) o de su dependencia (Nombre del responsable de la producción de la información).

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Luego, seleccione el ítem que desea editar y haga clic en la opción de Editar elemento para poder modificar la información.

Una vez editado el ítem, se debe Guardar las modificaciones realizadas para garantizar que se almacenen los nuevos cambios.

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3. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO Jefe Área Administrativa

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