MANUAL DE USUARIO ADDON AFONE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

ÍNDICE Introducción .......................................................................................................................... 5 Funcionalidad ........................................................................................................................ 6 Activos ................................................................................................................................................ 6 Adiciones ............................................................................................................................................ 6 Componentes...................................................................................................................................... 6 Parámetros ......................................................................................................................................... 6 Grupos de Activos ............................................................................................................................... 6 Ubicaciones......................................................................................................................................... 6 Traslados de Activos ........................................................................................................................... 6 Dar de baja un activo .......................................................................................................................... 7 Integración con Compras y Salidas de Inventario................................................................................ 7 Reportes ............................................................................................................................................. 7

Instalación De Software ......................................................................................................... 8 Requerimientos .................................................................................................................................. 8 SBO 8.8x ................................................................................................................................................................ 8 Requerimientos Adicionales ................................................................................................................................. 8

•

Instalación ................................................................................................................................... 9

Esquema para la implantación de AFOne ............................................................................. 13 Esquema General .............................................................................................................................. 13 Datos ................................................................................................................................................ 14 Carga Inicial....................................................................................................................................... 15

Parámetros ......................................................................................................................... 21 Índices y Valores de Corrección en SBO ............................................................................................ 21 Códigos de Transacción..................................................................................................................... 22 Cuentas Contables a Utilizar ............................................................................................................. 23 Responsables de Activos Fijos (opcional) .......................................................................................... 23 Grupos de Activo Fijo ........................................................................................................................ 24 Ubicaciones de Activos ..................................................................................................................... 25 Parámetros Generales ...................................................................................................................... 26 Creación de series ............................................................................................................................. 27

Operación de AFOne ............................................................................................................ 28 Maestro de Activos Fijos ................................................................................................................... 28 Datos Generales .................................................................................................................................................. 29

Tab Datos Iniciales .............................................................................................................................................. 30 Tab Depreciación ................................................................................................................................................ 31 Tab Finanzas........................................................................................................................................................ 31 Tab Adiciones / Mejoras ..................................................................................................................................... 32 Tab Actividad ...................................................................................................................................................... 33 Tab Saldo Anual .................................................................................................................................................. 33 Tab Datos adicionales ......................................................................................................................................... 34

Ingreso de Activos............................................................................................................................. 35 Ingreso Directo.................................................................................................................................................... 35 Ingreso por Factura de Proveedores................................................................................................................... 36 Ingreso por Salidas de Inventario ....................................................................................................................... 37

Procesos .............................................................................................................................. 38 Mejoras y Adiciones.......................................................................................................................... 38 Dar de Baja ....................................................................................................................................... 39 Reversar Baja. ................................................................................................................................... 40 Traslado de Activos........................................................................................................................... 41 Corregir y Depreciar .......................................................................................................................... 42 Registro utilización activos (unidades de producción) ...................................................................... 43

Contabilización y Cálculos .................................................................................................... 45 Calculo de la Corrección .................................................................................................................... 45 Calculo de la Depreciación ................................................................................................................ 46 Contabilización ................................................................................................................................. 46

Reportes .............................................................................................................................. 47 Inicialización de Reportes ................................................................................................................. 47 Reportes ........................................................................................................................................... 48 Listado de Activos Fijos ....................................................................................................................................... 49 Depreciación Mensual ........................................................................................................................................ 49 Resumen Depreciación ....................................................................................................................................... 50 Cuentas de Activos.............................................................................................................................................. 50 Análisis de Activos ............................................................................................................................................... 51 Notas Contables de A.F. ...................................................................................................................................... 51 Depreciación Futura............................................................................................................................................ 52 Historial de Traslados.......................................................................................................................................... 52

Anexo1.- Vouchers Generados por el AddOn ....................................................................... 53

Corrección de Activos ......................................................................................................................................... 53 Corrección de Depreciación ................................................................................................................................ 54 Depreciación de Activos...................................................................................................................................... 54 Reversa Depreciación de Activos ........................................................................................................................ 55 Bis 33 ................................................................................................................................................................... 55

Anexo2. Ubicaciones de Activos ........................................................................................... 56

Ciudades y Comunas ........................................................................................................................................... 56 Crear Ubicaciones ............................................................................................................................................... 57

Anexo3. Creación de Grupos de Activos ................................................................................ 59 Anexo 4. Utilización Activos Depreciación Uso...................................................................... 60

Adición vida útil (depreciación por uso acelerada y modificación vida útil). ...................................................... 62 Cálculos depreciación por uso: ........................................................................................................................... 63 Cálculos depreciación por uso acelerado: .......................................................................................................... 63

Anexo 5. Contabilización En MS Con Tasa De Cambio Fija. ................................................... 64 Anexo 6. Bis 33 .................................................................................................................... 66 Anexo 7. Campos Adicionales .............................................................................................. 68 Anexo 8. Creación y utilización de series para codificar los activos fijos adquiridos ............... 71 Utilización de series .......................................................................................................................... 74

INTRODUCCIÓN El activo fijo está formado por bienes tangibles que han sido adquiridos o construidos para usarlos en el giro de la empresa, durante un período considerable de tiempo y sin el propósito de venderlos. La depreciación es aquella proporción del costo del activo fijo cargada a los resultados de un período utilizando una metodología sistemática y periódica, de acuerdo a la mejor estimación posible del deterioro o uso del bien. Esto se refleja en: Vida Útil Monto Depreciable Principios de contabilidad generalmente aceptados referentes a los activos fijos: •

• • • • •

Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisición o construcción histórico, más las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios sustanciales en el poder adquisitivo de la moneda. En todo caso deberá castigarse en caso de pérdida u obsolescencia. Vida útil superior a un año sin intención de enajenarlos. Deben contabilizarse reservas por depreciación con el propósito de cargar a las operaciones la inversión en activos depreciables durante el período de vida útil de estos activos. La naturaleza y cuantía de los activos restringidos o gravados debe mostrarse en nota a los estados financieros. Debe existir uniformidad en el método de depreciación utilizados. La corrección monetaria aplicada al rubro del activo fijo debe ser integral (Valor bruto y Dep. Acumulada).

El Addons de activo fijo permite ingresar y mantener la información referente a los activos Fijo con que cuenta la empresa, de acuerdo a las exigencias legales, considerando la corrección monetaria y su depreciación.

FUNCIONALIDAD Activos •

• • •

Se maneja una depreciación financiera, la cual será registrada en la contabilidad, y en forma paralela una depreciación referencial que no es registrada en la contabilidad, pero que si mantiene la información referente a la depreciación y corrección. Cada una tiene su propia vida útil. Se manejan números de serie y comentarios por activo. En finanzas se incorporan las cuentas contables de adquisición de activos y gastos de baja de activos. Los activos pueden asociarse a proyectos y/o a centros de costos

Adiciones •

Es posible incorporar adiciones o mejoras a los activos. Por ejemplo para una máquina se le incorporan o activan los trabajos y materiales necesarios para dejarla en funcionamiento durante el periodo de puesta en marcha. De esta forma el valor del activo será la suma del activo más todas sus adiciones.

Componentes •

Cada activo puede llevar un registro de los componentes que posee de manera referencial. Por ejemplo un computador podría incluir componentes tales como la pantalla, el mouse, la CPU. Esta información es referencial.

Parámetros • • • •

Es posible continuar corrigiendo monetariamente aquellos activos completamente depreciados. Existen dos formas de contabilizar la corrección y depreciación de los activos fijos Se pueden utilizar o no los proyectos definidos en SBO en el Addons. Se manejan los índices definidos en SBO para corregir los activos y la depreciación.

Grupos de Activos • •

Maneja las cuentas contables y los periodos de depreciación de financiero y referencial. Esta información se utiliza como base para la creación de activos.

Ubicaciones • • •

Ubicaciones referentes solo a los activos fijos. Se pueden asociar socios de negocios a ubicaciones, por ejemplo en caso de arriendo de activos fijos. Se manejan ciudades y comunas para las ubicaciones.

Traslados de Activos •

Se pueden trasladar activos de una ubicación a otra, de esta forma es posible llevar un registro de donde se encuentra cada activo y la bitácora de movimientos realizados.

Dar de baja un activo • • •

Realiza el registro contable al dar de baja un activo, determinando valores en base a la corrección y depreciación del activo Una vez dado de baja el activo no se procesa más. La parametrización de las cuentas contables en el Addons indican en qué lugar de la contabilidad se registra este evento.

Integración con Compras y Salidas de Inventario • • • •

Los artículos SBO marcados como activo fijo no inventariables pueden ser ingresados como activos fijos desde la factura de compras. Los artículos SBO marcados como activo fijo inventariable pueden ser ingresados como activos fijos desde una salida de inventario. Se manejan artículos con número de serie. La información relevante para activos fijos es cargada desde los documentos de SBO.

Reportes • •

Existe una serie de reportes que permiten filtrar y obtener la información bajo diversos conceptos. Los reportes entregados con el Addons son modificables por el administrador.

INSTALACIÓN DE SOFTWARE Requerimientos SBO 8.8x • • • •

Microsoft Windows 2003 Server, 2008 Server, XP, Vista, 7 (32 o 64 bits) Microsoft SQL Server 2005 o superior Microsoft .NET Framework 3.5 SAP Business One 8.80 SP00 PL 08 o superior

Requerimientos Adicionales • •

Para instalación, permisos de Administrador Permisos de escritura (siempre) en carpeta VID (donde quedan instalados los Addons de VisualD)

C:\ Program Files\ SAP\ SAP Business One\ Addons\ VI D

•

En Windows Vista y Windows 7 debe estar desactivado el User Account Control (UAC)

• Instalación Se distribuyen 2 archivos que son los que corresponden a la instalación. • • •

ActivoFijo.exe Setup.ard (el nombre de archivo podría variar según la versión) 0020170596ActF.lic (este archivo debe ser solicitado a VisualD)

El tercer archivo, corresponde al archivo de licencia. Este último es necesario para la ejecución y funcionamiento del Addons La instalación del Addons, se realiza según el procedimiento estándar de SAP Business One, el cual se describe a continuación en los siguientes pasos: 1. Registrar el Addons AFOne en SBO Menú: Gestión  add-ons  Gestión de add-ons

Al presionar el botón “Registrar add-on”, aparecerá la siguiente pantalla:

Aquí se debe registrar el Addons colocando la ruta en donde se encuentran nuestros archivos de instalación. Una vez agregada la ruta, presionar el botón “OK”. 2. En la pantalla “Gestión de add-ons”, se deben marcar los parámetros indicados para el AddOn.

Luego de dar las indicaciones, presionar el botón “OK”.

3. Una vez registrado el Addons, se debe instalar en SBO Menú: Gestión  add-ons  Gestor de add-ons  tab. Addons pendientes Seleccionar el Addons pendiente y presionar el botón “Instalar” Se abre el instalador del AddOn que es similar a cualquier otra instalación de software. Se deben seguir las indicaciones del instalador hasta que finalice. Una vez finalizada la instalación, se debe realizar un proceso en forma manual, que es copiar el archivo de licencia en la carpeta donde quedó instalado el AddOn. Generalmente la ruta de esta carpeta es: C:\Archivos de programa\SAP\SAP Business One\AddOns\VID\Activo Fijo Después de dejar el archivo de licencia en la carpeta correspondiente, el AddOn estará listo para ser inicializado, como se muestra en la imagen:

4. Se debe acceder a SBO como “manager”, ya que este usuario es el único que permite la creación de la estructura de datos. La primera vez que se inicie el AddOn, se creará la estructura de datos, su avance se indica en la parte inferior de la ventana de SBO. Se debe esperar a que la barra que indica el avance de la instalación finalice. Una vez terminada, confirme en SBO que se ha modificado la estructura. Se recomienda que la primera ejecución sea realizada sin usuarios ejecutando SBO y una vez creada la estructura de datos salir de SBO y reingresar.

ESQUEMA PARA LA IMPLANTACIÓN DE AFONE Esquema General En SBO se deben definir los siguientes conceptos y valores en forma previa a la parametrización y uso de este AddOn: 1. Índices y valores de corrección en SBO 2. Códigos de transacción 3. Cuentas contables a utilizar 4. Responsables de los activos (opcional) A continuación se deben realizar las siguientes tareas directamente en el AddOn: 1. Parametrización de AFOne 2. Poblar el maestro de activos 3. Carga masiva de activos (opcional) 4. Parametrizar el uso de reportes Finalmente las acciones a realizar: 1. Procesar activos 2. Ejecutar reportes

Datos La carga inicial de datos se realiza a través de la herramienta para la importación de datos de SQL Server, en el ejemplo siguiente se utiliza SQL Server 2008 o bien pueden ser ingresados a través de las pantallas provistas por el AddOn. En caso de utilizar la carga masiva, revisar que los valores utilizados estén definidos en los parámetros usados por el AFOne. Los datos que se manejan para cada activo, están detallados en la siguiente planilla, en ella se indica si algún campo es opcional. A continuación se deja su enlace de descarga. Planilla de carga masiva Activos Fijos. http://www.visuald.cl/AFOne/Descargas/PlanillaCargaAFONEv4.0.xls

Carga Inicial Para la primera carga de datos se puede utilizar la herramienta de importación de datos de SQL Server 2008, para lo cual seguir la siguiente secuencia: 1. Ingresar origen de datos 2. Si los datos provienen de una planilla en Excel, elegir Microsoft Excel y a continuación la ruta donde se encuentra la planilla

3. Presionar Siguiente

4. Indicar base de datos donde se desean cargar los datos

5. Presionar Siguiente 6. Seleccionar opción: “Copiar los datos de una o varias tablas o vistas”

7. Presionar Siguiente

8. Seleccionar la hoja de la planilla Excel que contiene los datos (presionar checkbox)

9. En la columna destino escoger tabla de activos (@VID_AFAS) 10. Presionar Siguiente

11. Se pasara a la ventana de verificación de datos, en la pestaña marcada se le debe dar a ignorar.

12. Presionar siguiente.

13. Luego marcar el CheckBox “run inmediatly”.

14. Presionar siguiente.

15. Presionar Finalizar Nota: una vez realizada la carga masiva se debe ejecutar la siguiente opción en SAP BO, En SBO8.8x:

Ayuda  Support Desk R establecer  R establecer archivo de num eración

Al ejecutar esta opción se podrán ingresar activos en forma normal, en caso contrario el sistema indicará que el activo ya existe.

PARÁMETROS Índices y Valores de Corrección en SBO Existen dos índices necesarios para la ejecución correcta de la depreciación: IPC (índice que refleja la inflación) y UTM (índice utilizado para activos a afectos al Bis33 – Chile). • IPC: Este índice permite corregir el valor de un activo y su depreciación de acuerdo a la variación de la inflación. La forma en que debe expresarse es el de una serie, en la cual se toma un valor de referencia y la inflación se refleja con respecto a este valor. No se debe ingresar la variación porcentual del IPC, sino su índice. Ver información de índices de precios o índices de corrección en banco central o equivalente. • UTM: Los montos afectos al Bis33 están limitados de acuerdo al valor de este indicador (Unidad Tributaria Mensual). Se debe ingresar el valor mensual. En SBO para definir los índices ir a:

Gestión  Definiciones  Finanzas  Í ndices

Para llenar los valores ir a:

Gestión  Tipos de cam bio e índices

El sistema calculará el factor de corrección mensual, tomando el IPC del mes a corregir, dividiéndolo por el mes anterior correspondiente menos 1. Este factor será la base para el cálculo de la corrección monetaria de los activos y la corrección de la depreciación acumulada. Nota: El AddOn utiliza el índice desfasado en un mes, por lo que para el ejemplo, se ocupará el índice creado como ICM (Índice de Corrección Monetaria)

Códigos de Transacción Estos códigos permiten que los registros en el diario, queden marcados de acuerdo a las categorías definidas. Permitiendo realizar análisis y revisiones sobre la contabilidad. El AddOn requiere de tres códigos (aunque estos códigos de transacción pueden ser el mismo): • • •

Código para corrección de activos Código para depreciación de activos Código para corrección de depreciación

Los códigos en SBO de definen en:

Gestión  Definiciones  Finanzas  Códigos de transacción

Cuentas Contables a Utilizar En el plan de cuentas de SBO se deben definir las cuentas en las cuales se registrarán los movimientos contables asociados a los activos. Las cuentas contables que utiliza AFOne son las siguientes: Nombre de Cuenta

Descripción

Cuenta de Activos Fijos

Activos Fijos

Cuenta Corrección de Activos Cuenta Corrección Depreciación Acumulada Cuenta Depreciación Acumulada Cuenta Gastos Depreciación

Efecto de la inflación sobre los Activos Efecto de la inflación sobre la Depreciación Acumulada

Observaciones

Depreciación Acumulada Gastos de los Activos

Cuenta Adquisición de Activos

Valor remanente del Activo al ser Dado de Baja Activos Fijos actualizados o solo el valor de Adquisición de los Activos

Puede ser la misma cuenta que la de Activos Fijos

Cuenta Bis 33

Cuenta para contabilizar el Bis 33

Opcional

Cuenta Gastos de Baja

Para definir en SBO se debe ir a:

Finanzas  Plan de cuentas

Responsables de Activos Fijos (opcional) Permite asignar cada Activo a un responsable, esta persona se define en el maestro de Empleados de SBO, en:

R ecursos Humanos  Datos maestro empleados

Grupos de Activo Fijo Se definen de grupos con el fin de que activos de características similares sean depreciados en base a un criterio común. Esta ventana define las cuentas contables donde se registraran los movimientos de los activos fijos y los periodos (meses) de vida útil para todos los activos que pertenecen al grupo. Más información en Anexo3. Las cuentas contables definidas en los grupos son opcionales, ya que las utilizadas en la contabilidad, son las que se encuentran en cada Activo Fijo del tab. “Finanzas”.

Ubicaciones de Activos Permite definir donde se encuentran ubicados los activos para realizar un seguimiento de ellos. En base a estas ubicaciones es posible realizar el traslado de activos. Es posible también asociar a las ubicaciones, un socio de negocios, esto permite identificar por ejemplo, la ubicación de activos en arriendo. Más información en Anexo2.

Parámetros Generales En estos parámetros se define la forma de operación del AddOn

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Comprobante corrección de activos: Tipo de comprobante que generará el sistema en el momento de hacer la Corrección Monetaria de los Activos. Comprobante deprec. activos: Tipo de comprobante que generará el sistema en el momento de hacer la Depreciación del Activo. Comprobante corrección deprec.: Tipo de comprobante que generará el sistema en el momento de hacer la Corrección de la Depreciación. Contabilizar por grupos: Este parámetro determina si la contabilización será realizada en base a un registro en el diario por activo o bien se agrupará el registro de acuerdo a los grupos definidos. Índice de precios (IPC): Determina el índice utilizado para reajustar los valores de los activos y su depreciación. Ver Índices y valores de corrección en SBO o Se define al número de decimales a utilizar y si estos serán redondeados o truncados

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Día de contabilización: Los registros contables tendrán como fecha de contabilización el mes en que se realiza el proceso y el día será el indicado en este parámetro. En caso que el día ingresado sea mayor al último día del mes, se utilizará el día final del mes. Valor residual contable: Determina el valor contable de todos los activos cuyo valor residual por efecto de la depreciación sea 0.generalmente se define con valor 1. Utilizar Bis 33: Especifica si se usará o no la franquicia tributaria por la compra de activos fijos o Porcentaje : indica el porcentaje afecto a la franquicia de los activos o Tope UTM : indica el tope máximo de la franquicia o Í ndice : especifica el índice utilizado para expresar el tope UTM. Adiciones aumentan vida útil: Indica si las adiciones aumentan o no la vida útil del activo. Si es no, la columna de aumento de vida útil en la pantalla de adiciones estará bloqueada. Si se ha ingresado en las adiciones alguna que modifique la vida útil, esta se mantendrá independiente del valor del parámetro. Corregir activos totalmente depreciados: permite que los activos ya depreciados continúen siendo corregidos Contabilizar Resultado por posición Monetaria (REPOMO): Si marca esta opción la contabilización será: Corrección de activos contra Corrección depreciación acumulada En caso contrario será: Depreciación acumulada contra Corrección depreciación acumulada Reversar Activos dados de Baja: Al marcar esta opción, se realizara la reversa de las cuentas, cuando se da de baja un Activo. Corrección solo mayor o igual a 0: Al marcar esta opción, si la corrección monetaria a nivel anual dio un valor negativo, genera un ajuste contable que deja la cuenta en 0. Utilizar depreciación por uso: Permite habilitar la depreciación por uso en unidades de producción. Para mayor información ver el Anexo4. Sistema con tasa de cambio fija: Habilita un nuevo campo en el Maestro de Activos fijos, para definir el tipo de cambio fijo con el que se contabilizará en moneda del sistema hasta el fin de su vida útil. De lo contrario utilizará el tipo de cambio del día de la contabilización. Para mayor información ver el Anexo5. Depreciación por uso acelerada y modificación de vida útil: Para habilitar este parámetro debe estar previamente habilitado “Utilizar depreciación por uso”. Al utilizar esta opción, al momento de realizar la depreciación mensual el cálculo se hará tomando la vida útil total (unidades) y descontando lo ya depreciado, a diferencia del parámetro “utilizar depreciación por uso” que para el cálculo de la depreciación siempre tomara el total de la vida útil. Para mayor información ver el Anexo4.

Creación de series La creación de series para los activos fijos, nos permite definir la codificación que se le asignará automáticamente a cada activo fijo cuando demos de alta nuevos bienes, es decir, el sistema no propondrá un código para cada activo fijo adquirido, el que también podría ser modificado. -

Para poder utilizar las series en el Addon de Activos Fijos, diríjase al Anexo 8 para obtener más información

OPERACIÓN DE AFONE Maestro de Activos Fijos Se administran los Activos Fijos que posee la empresa.

Datos Generales • • • • • • • •

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Activo Fijo: Identifica en forma única al activo, se asocia también su descripción en el campo adjunto. Grupo de Activo Fijo: (opcional) indica si el activo se asocia a algún grupo, en caso de ser así se tomaran las cuentas contables del grupo y se ingresarán en el activo. Número de Serie: Permite registrar el número de serie del activo fijo Dado de Baja: Campo informativo, indica si ha sido dado de baja y la fecha en que esto ocurrió. Fecha Ingreso: fecha en la cual quedará registrado el activo fijo. A partir de esta fecha podrá comenzar la corrección y depreciación del activo. Año: El sistema automáticamente asocia el año de la fecha de ingreso del activo. Período: El sistema automáticamente asocia el período de ingreso del activo. Periodos Vida Útil o Financiero : Indica el periodo de vida del activo, incluye el aumento por efecto de adiciones y/o mejoras. o R eferencial : Es el periodo de vida útil utilizado para llevar una segunda depreciación, esta no será contabilizada Activar Depreciación: Si se desactiva este indicador, al procesar solo se realizará la corrección del valor del activo. Afecto a Bis33: Registra si el activo está o no afecto a esta franquicia, para que opere debe también estar activa en los parámetros. Primera Depreciación: Determina el primer periodo en que se realizará la primera depreciación. Esto es independiente del proceso de corrección que se efectúa al procesar los activos. Empleado: Empleado al que se le asigna el activo. Ubicación: Ubicación en que se encuentra el activo.

Tab Datos Iniciales • • • • • • • • • •

Valor compra: Indica el valor de adquisición del activo. Valor compra corregido: Representa el valor de compra corregido a la fecha de ingreso del activo. En caso de ser un activo preexistente este valor es el original corregido de acuerdo a la inflación. Fecha compra: Es la fecha de compra del activo Valor residual %: Indica el valor residual expresado en porcentaje. Periodos depreciados a fecha de ingreso: Numero de periodos ya depreciados. Depreciación corregida a fecha de ingreso: Es el monto total depreciado corregido a la fecha de ingreso. Tipo de artículo: Se pueden relacionar los activos con el maestro de artículos de SBO, en esta versión esta relación es solo informativa. Fecha de factura de compra: La fecha de la factura de compra del activo Número de factura: Número interno del documento (DocEntry). Línea en factura: Línea en la factura de compra. Los tres últimos valores son solo informativos.

Nota: Los valores bajo el título “Referencial” son opcionales y representan los valores para utilizar en la depreciación referencial.

Tab Depreciación Entrega los valores actuales del activo indicando depreciación, valor del activo, correcciones y otros.

Tab Finanzas En este Tab se definen las cuentas contables asociadas a cada activo fijo, si el activo pertenece un grupo, aparecerán las cuentas por defecto asociadas a dicho grupo. También es posible definir centros de costos y proyectos asociados a los activos, estos valores serán utilizados en el momento de realizar la contabilización del activo.

Tab Adiciones / Mejoras Indica • • • •

las adiciones de activos. Activo Adicionado: activo al que se desea adicionar al activo en consulta. Valor: monto original de la adición Valor activo: valor que se suma al valor del activo. Periodos adicionales: la nueva vida útil que tendrá el activo, será el valor original más lo indicado en esta columna (esta opción se define en Parámetros)

Los componentes son de carácter informativo y complementan la información del activo.

Tab Actividad Muestra los valores mensuales de la depreciación y la corrección de los activos. Los valores representan la vida del activo fijo desde su ingreso al sistema. El botón financiero indica los valores calculados y que serán contabilizados, el botón referencial indica la vida de la depreciación referencial.

Tab Saldo Anual Esta opción permite visualizar los valores de los activos a principio de año y corresponden a la depreciación y corrección de activos del ejercicio.

Tab Datos adicionales Esta pestaña permite visualizar información adicional que complementa la información de los activos fijos. Se pueden crear todos los tipos de campos soportados por SB1. Por defecto viene un campo de usuario llamado dummy. Para mayor información ver Anexo7.

Ingreso de Activos Los activos pueden ser ingresados ya sea directamente en la pantalla de activos o bien a través de facturas de compra o salida de mercancías.

Ingreso Directo Se realiza de forma estándar, teniendo abierto el Maestro de Activos Fijos y presionando sobre el botón “Crear” de SBO.

Los datos obligatorios a ingresa son: • Código Activo Fijo • Fecha de Ingreso • Vida Útil en Financiero y Referencial (en Referencial puede ser cero) • Valor de Compra • Valor de Compra Corregido en Financiero y Referencial • Periodos Depreciados Fecha de Ingreso • Si no se ingresa Grupo de Activos, se deberán agregar las cuentas contables en forma manual, en el Tab. Finanzas

Ingreso por Factura de Proveedores Cuando un Activo es comprado a través de SBO, el artículo debe estar parametrizado para ser incorporado en el activo fijo. Para realizar esto, en la pantalla de “Datos Maestros de Artículo” se debe indicar que es un Activo Fijo y que es un Artículo de Compra. Sus cuentas contables deben estar previamente definidas.

Al emitir la factura de compra en la parte inferior de la pantalla aparecerá un botón “Activo Fijo”, este nos permite abrir la pantalla de aceptación de los activos comprados en el AddOn.

Ingreso por Salidas de Inventario Para ingresar Activos a través de Salidas de Inventario, el artículo debe estar parametrizado en la pantalla “Datos M aestros de Artículos” como Activo Fijo y como Artículo de Inventario. Si es un artículo de compra también puede estar marcada la casilla “Artículo de compra”.

Al realizar una Salida de Inventario, aparecerá el botón “Activo Fijo” en la parte inferior de la ventana, similar a la Factura de Proveedores. Al presionar este botón, se abre la pantalla de aceptación de ingreso del o los Activos.

Para las Facturas de Proveedores y para las Salidas de Inventario, la identificación por defecto del Activo, está dada por la combinación del tipo de documento + número de documento + número de línea, aunque esta puede ser modificada. A no ser que se allá definido una serie para numeración previamente. Vida útil, valores y otros son tomados desde el documento original y de la relación que existe entre el grupo de Activos y el grupo de artículos, desde la pantalla de “Grupos de Activo Fijo”.

PROCESOS Mejoras y Adiciones • •

Se pueden incorporar adiciones o mejoras a los activos, estas modifican el activo ya sea aumentando su valor, aumentando su vida útil o ambos. Mediante esta opción se pueden ingresar por ejemplo los costos incurridos en poner al activo fijo en operación.

Dar de Baja Está opción permite dar de baja un activo, marcándolo como dado de baja y registrando el valor remanente actualizado en la cuenta contable de Activos dados de baja. Un activo que está en esta situación no será corregido ni depreciado por el sistema. Para poder Dar de Baja un Activo, este debe estar corregido y depreciado hasta el periodo en el cual será dado de baja, por ejemplo si se desea dar de baja el 10 de junio del año 2008, se deben procesar los Activos hasta esa fecha. El sistema reversará los últimos 20 días de junio en la corrección y depreciación del Activo.

Reversar Baja. Esta opción permite reversar la baja del activo, volviéndolo a procesar, corregir y depreciar. Para poder Reversar la Baja, debemos reversar los periodos corregidos y depreciados hasta el mes en el que dimos de baja nuestro activo. Por ejemplo si queremos reversar la baja que realizamos el 10 de junio del año 2008, se deben reversar los activos hasta el mes de julio del año 2008.

Traslado de Activos Esta opción permite realizar el traslado de activos de una ubicación a otra, actualizando la ubicación del activo en el maestro de activo fijo. También es posible imprimir el documento de traslado en esta opción.

Corregir y Depreciar Mediante esta opción se realizan los procesos de corrección, depreciación y contabilización de los Activos. Los parámetros que utiliza son el año y el periodo que se desea procesar.

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Procesar: Esta opción corrige y deprecia los activos fijos ingresados al sistema, es decir, realizará automáticamente las operaciones de corregir y depreciar tomando en cuenta los datos ingresados en cada uno de los activos con el factor de inflación correspondiente.

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Contabilizar: Este programa permite centralizar los vouchers generados en el proceso de corrección y depreciación de los Activos Fijos ingresados al sistema, tomando en consideración los datos ingresados en los maestros del menú, y centralizando contablemente en las cuentas indicadas. Estos movimientos se podrán ver en las opciones referentes a vouchers contables. Este proceso debe ejecutarse una vez corregido y depreciado los activos en la opción “Procesar”.

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Reversar: Esta opción permite reversar movimientos realizados previamente. En caso de estar contabilizados, se realizan los movimientos contables que reversan los vouchers generados en el proceso “Contabilizar”.

Registro utilización activos (unidades de producción) Depreciación por uso normal. Esta opción permite al usuario, ingresar la cantidad de unidades producidas en el periodo y los activos utilizados (en caso de que los activos no indiquen producción en el periodo, por defecto el Addons realizara los cálculos por una unidad).

• Año/periodo: Año y periodo en el cual se registraran las unidades producidas. • Fecha de ingreso documento: Fecha en la cual se crea el documento. • Observaciones: Datos adicionales del periodo. • Grupo: Grupo del activo a ingresar. • Activo: Activo con producción durante el periodo. • Descripción: Detalle del activo. • Uso del periodo: Cantidad de unidades producidas.

Depreciación por uso acelerada. Esta opción permite al usuario ingresar la cantidad de unidades producidas en el periodo, los activos utilizados y opcionalmente la modificación de su vida útil (en caso de que los activos no indiquen producción en el periodo, por defecto el Addons realizara los cálculos por una unidad).

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Año/periodo: Año y periodo en el cual se registraran las unidades producidas. Fecha de ingreso documento: Fecha en la cual se crea el documento. Observaciones: Datos adicionales del periodo. Grupo: Grupo del activo a ingresar. Activo: Activo con producción durante el periodo. Descripción: Detalle del activo. Uso del periodo: Cantidad de unidades producidas. Vida útil actual: Vida útil del activo (financiera) Nueva vida útil: Modificación a la vida útil del activo (financiera) Vida útil actual (referencial): Vida útil del activo Nueva vida útil (referencial): Modificación a la vida del activo.

CONTABILIZACIÓN Y CÁLCULOS Los esquemas utilizados por AFOne son descritos a continuación tanto en sus procesos de cálculo como los de contabilización.

Calculo de la Corrección En primer lugar debemos conocer los índices mensuales mediante los cuales iremos actualizando los valores. Año

Periodo

2011 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012

12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Índices 106,37 107,02 107,11 107,53 107,7 107,76 107,79 107,47 107,46 107,69 108,52 109,13 108,64

Un activo que es ingresado a AFOne por ejemplo el año 2007 en el periodo 4 con un valor de 120.000 se corregirá mensualmente de acuerdo con la siguiente tabla. La cantidad de decimales utilizados en el cálculo está dada por el parámetro “Decimales” en Parámetros Generales. Año

Periodo

2011 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012

12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Índices 106,37 107,02 107,11 107,53 107,7 107,76 107,79 107,47 107,46 107,69 108,52 109,13 108,64

Valor

100.000

Valor Corregido

Fórmula

100.000 100.056 100.000 * ((107,76 / 107,70)-1) 100.140 100.000 * ((107,79 / 107,70)-1)

Calculo de la Depreciación La depreciación se calculará mensualmente y la depreciación del ejercicio (año) anterior se corregirá de la misma manera en que se corrigen los activos. El cálculo mensual se realiza dividiendo el valor neto por la vida útil remanente, sin embargo para los periodos ya pasados se debe ajustar la depreciación del ejercicio por efecto de la corrección de los activos. El cálculo de este valor es la resta entre la depreciación calculada como el valor neto dividido por la vida útil remanente multiplicado por los periodos depreciados del ejercicio. Este nuevo valor se refleja en la actividad mensual como “Corr. Dep. Mes” o la corrección de la depreciación mensual.

Contabilización Las contabilizaciones realizadas por el Addons son las siguientes: Activos Fijos contra Corrección de Activos Corrección Depreciación contra Depreciación Acumulada Depreciación Acumulada contra Gastos Depreciación En caso que el chekbox “Contabilizar Resultado por posición Monetaria” este marcado, la contabilización a realizar será: Activos Fijos contra Corrección de Activos (Repomo) Corrección Depreciación contra Corrección de Activos (Repomo) Depreciación Acumulada contra Gastos Depreciación Para mayor información, dejamos enlace de descarga de la planilla de cálculos: http://www.visuald.cl/AFOne/Descargas/CalculoAFONE.xls

Para ver ejemplos de los vouchers generados por el Addons, diríjase al Anexo1

REPORTES Inicialización de Reportes Antes de poder ejecutar los informes, estos deben ser activados previamente. Para activarlos se debe acceder a la opción:

M enú Herram ientas  Extensión de M enús  Setup R eportes

Aparecerá la siguiente pantalla:

En ella se deben ingresar los siguientes parámetros: • • • • •

Servidor: Se debe ingresar el nombre del servidor. Usuario: Indica el usuario con acceso SQL Server (debe ser el mismo USER utilizado en el Service Manager para conectar SAP) Password: Es el password para acceder a SQL Server. AppPath: Ruta en la que se pueden almacenar los reportes en caso de establecer una ruta única para almacenarlos, en caso de que cada máquina utilice sus reportes, debe quedar en blanco. UsrAdm: Es el usuario SBO con autorización para administrar los reportes y realizar modificaciones sobre ellos. Generalmente es Manager.

El Installation Number lo detecta automáticamente y el resto de los valores son informativos. Los reportes pueden ser almacenados en una carpeta específica, para lo cual se encuentra el parámetro “AppPath” en el que se debe indicar la ruta general de los archivos de reportes. Si esta opción queda en blanco, se utilizará la carpeta por defecto, que generalmente es C:\Archivos…\SAP\SAP Business One\Addons\VID\Activo Fijo\Reports\

Reportes Los reportes son filtrados a través de una pantalla en la que se pueden elegir diversos criterios de búsqueda. Así por ejemplo, se pueden listar los Activos de una ubicación determinada o los Activos con un valor neto en determinado rango de precio, o los Activos de algún Centro de Costo asociado, etc.

Listado de Activos Fijos Este reporte entrega un listado ordenado con información tal como: Código que se le asignó al Activo, Año de ingreso, períodos de vida útil, períodos por depreciar, etc.

Depreciación Mensual Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores depreciados por mes para un año específico, si el año está en blanco utiliza el último año procesado.

Resumen Depreciación Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores depreciados para un año específico, si el año está en blanco utiliza el último año procesado.

Cuentas de Activos Entrega un listado ordenado por Cuentas contables y Códigos de Activos con los valores utilizados en la corrección de los activos.

Análisis de Activos Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores de los activos, su depreciación y su valor neto.

Notas Contables de A.F. Entrega un listado ordenado por cuentas contables, indicando mes a mes los valores acumulados del año para los activos fijos, la depreciación acumulada y la depreciación del ejercicio.

Depreciación Futura Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores futuros a depreciar agrupados por año.

Historial de Traslados Entrega un listado con todos los traslados efectuados indicando ubicación actual y sus ubicaciones Origen-Destino.

ANEXO1.- VOUCHERS GENERADOS POR EL ADDON Corrección de Activos

Corrección de Depreciación

Depreciación de Activos

Reversa Depreciación de Activos

Bis 33

ANEXO2. UBICACIONES DE ACTIVOS Si se desean definir las ubicaciones con ciudades y/o comunas, estas deben ser definidas previamente.

Ciudades y Comunas

Se deben definir las ciudades y comunas a utilizar en las ubicaciones a crear.

Crear Ubicaciones Se deben crear de forma estándar presionando el botón correspondiente a la ubicación.

de SBO e ingresar la información

A las ubicaciones de los activos se le puede relacionar a un socio de negocios, señalando el código del SN, nombre y la localidad como lo muestra la siguiente imagen.

ANEXO3. CREACIÓN DE GRUPOS DE ACTIVOS Para crear nuevos Grupos de Activos, se debe realizar de forma estándar, presionando el botón de SBO e ingresar los datos correspondiente al nuevo grupo, como el nombre del grupo, si pertenece o no a algún grupo de artículos, la vida útil financiera y referencial y por último las cuentas contables a utilizar, definidas previamente también en el menú Finanzas  Plan de

Cuentas.

ANEXO 4. UTILIZACIÓN ACTIVOS DEPRECIACIÓN USO Para la utilización de las unidades de producción se debe marcar la casilla utilizar depreciación por uso de los parámetros de Activo Fijo, una vez ya activado el parámetro se habilitara cambiar los periodos de vida útil por unidades de producción.

Uso de Activos Para manejar el uso de los Activos fijos por unidades de producción, se debe acceder a la ventana Registro Utilización de activos ubicada en Gestión> Activo Fijo > Procesos.

En esta ventana, se señala el año/periodo, fecha de ingreso del documento, una observación del proceso, el grupo del activo, el activo, la descripción del activo y las unidades producidas en el periodo. Solo una vez realizado el Uso de Activos se podrá procesar y contabilizar el periodo. Eliminar Uso de Activos Para poder eliminar el Uso de Activos de un periodo en particular, este no tiene que estar “ACTIVO”, esto refiere a que no debe estar procesado ni contabilizado.

Adición vida útil (depreciación por uso acelerada y modificación vida útil). Para la adición de vida útil a los activos, se debe ir a Uso de activos, donde permitirá el ingreso de los datos de los activos para el periodo seleccionado habilitando los campos vida útil actual, nueva vida útil, vida útil actual (ref) y nueva vida útil (ref).

Una vez procesado el periodo el activo mostrara su nueva vida útil.

Cálculos depreciación por uso: Tomamos como ejemplo el siguiente activo fijo ingresado el 01-01-2012 Con valor de: 100000 Con 20000 unidades de producción como vida útil Se obtiene el factor: FACTOR = Valor activo / capacidad de uso 100000/20000 = 5 La Depreciación seria: DEPRECIACION = factor * producción mensual 5 * 100 = 500 500 sería la depreciación del mes

Cálculos depreciación por uso acelerado: Tomamos como ejemplo el siguiente activo fijo ingresado el 01-01-2012 Con valor de: 100000 Con 20000 unidades de producción como vida útil Se obtiene el factor: FACTOR = Valor activo / capacidad de uso 100000/20000 = 5 La Depreciación seria: DEPRECIACION = factor * producción mensual 5 * 100 = 500 500 sería la depreciación del m es Calculo mes siguiente: Al mes siguiente hará el cálculo de la depreciación de la siguiente manera: Se obtiene el factor: FACTOR = Valor activo / (capacidad de uso – producción mes anterior) 100000/(20000-100) 100000/19900= 5,025 La depreciación seria: DEPRECIACION = factor * producción mensual 5,025 * 100 =502,5 502,5 sería la depreciación del mes

ANEXO 5. CONTABILIZACIÓN EN MS CON TASA DE CAMBIO FIJA. El módulo de Activo Fijos, permite parametrizar el ingreso de un tipo de cambio fijo para realizar la contabilización, de acuerdo a esa información en la cual muestra un nuevo campo dentro del maestro de Activos Fijos, se debe habilitar en los parámetros de Activo Fijo.

Una vez la contabilización está realizada, el voucher quedaría de esta manera, indicando el monto en moneda local y en moneda de sistema (tipo de cambio asignado al activo).

ANEXO 6. BIS 33 Especifica si se usará o no la franquicia tributaria por la compra de activos fijos, realizando un asiento contable por el % indicado en los parámetros de Activo Fijo. Esta operación la realizara en el año calendario de la adquisición y una sola vez en la vida del activo fijo. El cálculo se realiza en Diciembre, como se muestra en la siguiente imagen:

Información que también dará a conocer el TAB de Saldo Anual.

Una vez se pasa al siguiente año, el monto del Bis 33 se reflejara sumado en la depreciación.

NOTA: Si el crédito BIS 33 es marcado solo como referencial, no genera asientos contables

ANEXO 7. CAMPOS ADICIONALES

Para la creación de campos adicionales se debe ir a Herramientas > Herramientas de personalización > Campos definidos por usuario: Gestión.

Luego ir a Tablas de usuarios > Campos adicionales y darle a crear.

Se abrirá la siguiente ventana donde se le indicara el dato y el tipo para ser agregado al activo.

Una vez el campo este creado, los campos adicionales del Maestro de Activo Fijo se verán de la siguiente manera.

NOTA: Los Datos Adicionales del módulo de Activo Fijo, soporta todos los tipos de campos de SAP, exceptuando vincular tablas definidas por usuario.

ANEXO 8. CREACIÓN Y UTILIZACIÓN DE SERIES PARA CODIFICAR LOS ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS Se debe acceder a la siguiente opción del menú principal Gestión Definiciones Activo Fijo Definición de Series

La ventana de definición de series, se abre en modo de búsqueda

-

Para crear series, la ventana debe estar en modo de creación. Para ello se presionar el botón CREAR

-

Se debe agregar un código y una descripción para la serie En la columna String vamos definiendo como queremos nuestra serie En columna Tipo, se escoge de que tipo será el string definido

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En String Final, se va verificando como va quedando nuestra serie En columna Formato, se indica la cantidad de caracteres a mostrar

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Al finalizar, se presionar CREAR y la serie queda lista para ser utilizada

Utilización de series -

Para utilizar las series, están deben enlazarse con los Grupos de Activos, para este ejemplo, utilizaremos la siguiente serie:

-

En el Grupo de Activos, se escoge la serie a utilizar

-

Ahora se debe enlazar el Articulo de SB1 (artículo utilizado para realizar Facturas de Proveedores), con el Grupo de Activos Fijos

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Ahora podemos realizar nuestra Factura de Proveedores

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Al CREAR la factura, se habilita la ventana de Adquisición de Activos con los códigos de series propuestos

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La descripción del Activo Fijo al ingresar por factura se puede editar, pero por defecto se le asigna la descripción del articulo + la serie del grupo.

Al presionar CREAR en esta ventana, los Activos marcados pasan al incorporarse al Addon