Introducción al PowerPoint capítulo 15

Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus

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introducción

Introducción al PowerPoint

15.1. ¿Qué es PowerPoint? Microsoft PowerPoint es una aplicación desarrollada por Microsoft para sistemas operativos Windows y Mac OS, que le permitirá desarrollar presentaciones multimedia con las que podrá comunicar información e ideas de forma gráfica y atractiva. Adherido en el paquete de Microsoft Office, es uno de los programas más extendidos a día de hoy pues con él puede aprovechar para crear presentaciones de lo más profesionales.

Para seguir avanzando es necesario que tenga un mínimo de conocimiento sobre los elementos que componen una presentación. Estos elementos ayudaran al orador a desenvolverse con mayor facilidad. Diapositivas: son los componentes primordiales que forman la presentación. Estas diapositivas se irán sucediendo secuencialmente. Cada una de ellas podrá contener textos, dibujos, imágenes prediseñadas, animaciones, sonidos, objetos dibujados y otras aplicaciones. Esquemas: para gestionar más fácilmente las diapositivas podrá agruparlas por temas. En el esquema de la presentación verá todos los temas y también cada una de las diapositivas incluidas. Con los esquemas conducirá con facilidad la presentación. Notas: tendrá la opción de crear anotaciones. Por lo general, son aclaraciones y únicamente el orador las verá.

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powerpoint 2007

PowerPoint le permitirá manipular texto, gráficos, videos y otros objetos, con la finalidad de crear una presentación. Éstas generalmente se presentan en forma de diapositivas y para crearlas podrá escoger entre una gran variedad de plantillas o incluso crearlas usted mismo para darle un toque corporativo. Las presentaciones PowerPoint las reconocerá por sus extensiones PPT (presentación), PPS (PowerPoint Show), o POT (plantilla). En PowerPoint 2007 el formato de archivo es .pptx.

15.2 Entrar y salir del programa Para comenzar a familiarizarse con esta aplicación y su entorno, empezará abriendo el programa. Haga clic en el botón de Inicio , lo encontrará en la esquina inferior izquierda, y verá cómo seguidamente se abrirá el siguiente desplegable:

Seleccione a continuación el menú “Todos los programas”.

Haga clic en “Microsoft Office”.

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introducción También existe la posibilidad de que tenga un acceso directo en el escritorio con el icono de PowerPoint . Haciendo doble clic en él, tendrá acceso al programa. En el momento en el que quiera dejar de trabajar con el programa puede hacerlo de varias formas: - Haciendo uso del botón “Cerrar” derecha de la pantalla.

situado en la parte superior

- Seleccionando la opción “Cerrar” del botón de Office la parte superior izquierda de la pantalla.

, ubicado en

- Con la combinación de teclas “Alt+F4”. Al igual que sucede con el resto de programas de Office; si no guarda los cambios realizados, le aparecerá un cuadro de diálogo en el que se le preguntará si desea guardar dichos cambios.

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A continuación, haga clic en PowerPoint 2007 y se ejecutará el programa.

15.3 La ventana de PowerPoint Una vez haya ejecutado el arranque de PowerPoint, le aparecerá la pantalla inicial que a continuación le mostramos. Usted podrá seleccionar los elementos que quiere ver en la pantalla y por este motivo pudiera ser que la pantalla que visualiza en este momento no fuese exactamente igual. También variará según las necesidades de trabajo de cada momento y mostrará las opciones que son útiles dependiendo de la pantalla.

A continuación, conocerá los elementos que componen esta ventana y así se irá familiarizando con esta aplicación. La Barra de Título: contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Temporalmente se le asigna el nombre de Presentación 1 hasta que se le da el nombre definitivo, seguido de las palabras “Microsoft PowerPoint”.

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En la parte derecha encontraremos los siguientes botones:

Maximizar: con este botón conseguirá que la ventana alcance su máximo tamaño.

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Minimizar: la pantalla se ocultará en la barra de tareas (ubicada en la parte inferior).

Cerrar: haciendo clic, cerrará PowerPoint. Botón de Office: al hacer clic sobre él, aparecerá un menú con opciones para realizar diversas acciones con archivos. Barra de herramientas de acceso rápido: se encuentran las herramientas que usará con más frecuencia en la edición de un documento. Pulsando encima de la flecha se abrirá el desplegable que le permitirá añadir más funciones a la barra.

Haciendo clic encima de cada ficha (Inicio, Insertar, Diseño, Animaciones etc.), se mostrarán los comandos asociados. Los controles de cada ficha se organizan además en varios grupos. La cinta de opciones puede incluir contenido como botones, galerías y contenido de cuadros de diálogo. Para tener una referencia de la función de algún botón, puede pasar el ratón por encima y le aparecerá una pequeña definición. La Barra de estado: le mostrará información del documento abierto, como número de diapositivas, diapositiva actual, idioma, accesos directos, etc. Haciendo clic con el botón derecho sobre ella podrá personalizarla. Podrá trabajar también y acceder a las opciones de PowerPoint a través del teclado pulsando la techa “ALT”.

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La Cinta de Opciones: situada debajo de la barra de título, mostrará las opciones principales del programa.

Estos números y letras que aparecen se denominan “Identificadores de sugerencias de teclas”. Haciendo clic en la letra o número correspondiente, tendrá acceso a las fichas, grupos, botones, etc. Si desea salir del modo teclado, deberá pulsar nuevamente el botón “Alt”. 15.4 Operaciones básicas de PowerPoint Crear una presentación Existen diferentes formas de crear una presentación con PowerPoint. Si su conocimiento sobre este programa es básico, podrá crear la presentación a través del asistente que le guiará en el proceso de creación. También con alguna plantilla que incorpore el programa o plantillas propias de las que disponga. A continuación se explicarán los pasos para crear una presentación desde cero, partiendo de diapositivas en blanco y sin utilizar el asistente. Existen dos formas diferentes para iniciar la creación de la presentación: - Haciendo clic en el botón “Nuevo”

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de la Barra de Herramientas de Acceso

del botón Office.

Una vez tenga la página principal en blanco verá que por defecto aparecen dos cuadros de texto en los que usted podrá insertar lo que considere oportuno: texto, imágenes, dibujos etc.

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Rápido. -Seleccionando la opción “Nuevo”

Vea ahora cómo crear una presentación partiendo de plantillas integradas en el programa, o bien partiendo de plantillas de otras presentaciones, descargadas de sitios web o creadas por usted mismo anteriormente. Haga clic en el botón nuevo, que abrirá el cuadro de texto “Nueva presentación”. Verá que se muestran las diferentes opciones que podrá utilizar. En este caso, seleccionará “Plantillas Instaladas”.

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Seleccione la que considere más oportuna haciendo doble clic sobre ella o bien haciendo clic en el botón “Crear”.

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Las divisiones que verá marcadas dentro de las diapositivas son cuadros de texto, denominados marcadores de posición. En estos cuadros hay el espacio donde podrá introducir el texto principal, gráficos, títulos, etc. Guardar una presentación Al igual que el resto de programas de Office, existen diferentes maneras de guardar nuestro PowerPoint. Podrá hacerlo desde el botón office y hacer clic en “Guardar” o directamente la opción “Guardar” desde la barra de herramientas de acceso rápido. Es importante que vaya guardando las actualizaciones, de esta manera, en caso de que hubiese un fallo eléctrico, no perdería las últimas modificaciones realizadas. En caso de que sea la primera vez que quiera guardar la presentación, se le abrirá el siguiente cuadro de dialogo:

En la lista que verá en la parte izquierda del cuadro de texto, seleccionará la ubicación en la que guardará la presentación. Posteriormente, dará nombre al documento y hará clic en el botón guardar. En el desplegable “Tipo” podrá seleccionar el formato adecuado para guardar el documento. Por defecto, si no lo cambia, se guardará como Presentación PowerPoint pptx.

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Abrir y cerrar una presentación existente.

- Pulsando el botón “Abrir” de la barra de herramientas de acceso rápido. - Seleccionando la opción “Abrir” del botón Office.

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Para abrir una presentación existente podrá hacerlo de diferentes maneras.

- Haciendo clic en las teclas “ALT + A”. Con cualquiera de las anteriores opciones, se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

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En caso de que fuese un documento que hubiera abierto recientemente, deberá hacer clic en el botón Office y se le abrirá la siguiente ventana en la que verá los últimos PowerPoint con los que ha trabajado.

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Una vez haya finalizado el trabajo en la presentación, hará el proceso a la inversa: cerrará el programa sin salir de Powerpoint. Para ello, hará clic en la opción “Cerrar” del botón de Office. Recuerde que si ha sido modificada, tendrá que guardar cambios antes de cerrar el programa. De no ser así, perderá la información que no haya guardado.

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introducción Para empezar a trabajar con el programa deberá aprender a moverse por él. Por este motivo, es de vital importancia conocer los distintos tipos de vista que ofrece PowerPoint. Cada una de las vistas le será de gran utilidad dependiendo de la información que desee ver en cada momento. Las diferentes opciones podrá encontrarlas en el grupo Vistas de presentación dentro de la ficha Vista.

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15.5 Modos de visualización

Vista Normal Es la que utilizará para trabajar habitualmente. Podrá ver, diseñar y modificar la diapositiva seleccionada. También podrá seleccionar esta opción desde la barra de estado haciendo clic en el botón . En esta vista le aparecerá a la izquierda de la diapositiva el Panel de fichas de Diapositiva y Esquema. Desde cualquiera de ellas visualizará la diapositiva en el panel principal. En la parte inferior de esta pantalla tendrá el Panel de notas para que pueda introducir las aclaraciones para el orador.

Vista Clasificador de diapositivas Esta vista del grupo Vistas de presentación le mostrará las diapositivas en miniatura y ordenadas en orden de aparición. Al lado de cada diapositiva verá su número. También podrá hacer la selección desde la barra de estado en el botón .

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introducción Con esta vista tendrá una visión global de la presentación y le será mucho más rápido para localizar una diapositiva concreta, moverla, copiarla y eliminarla.

Con esta vista reproducirá la presentación a partir de la diapositiva seleccionada y podrá apreciar los efectos animados que haya insertado en cada una de las diapositivas. Podrá seleccionarla desde el grupo Presentación de Diapositivas en la ficha Vistas. Al igual que en las dos vistas anteriores, encontrará en la barra de estado un botón para seleccionar esta vista directamente .También podrá activar esta vista pulsando “F5”.

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Vista Presentación con diapositivas

Si quiere salir de la vista Presentación, deberá pulsar la tecla “ESC”. Página de notas Dentro del grupo Vistas de presentación de la ficha Inicio, encontrará el botón “Página de notas”.

Desde esta opción el orador podrá visualizar las notas que haya de la diapositiva en cuestión o bien añadir información.

Zoom Podrá encontrar este botón en el grupo zoom de la ficha Vista. Con esta opción, podrá acercar o alejar la imagen sin hacer distinción del tipo de vista en el que se encuentre.

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Una vez que pulse el botón se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

introducción También podrá cambiar el zoom desde la barra de estado desplazando el marcador.

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Podrá ajustar seleccionando uno de los valores predeterminados o marcando el porcentaje de zoom.

Recordatorio

!

lección 15

!• PowerPoint es un programa que le permitirá desarrollar presentaciones multimedia con las que podrá comunicar información e ideas de forma gráfica y atractiva.

!• El primer paso para empezar a trabajar es ejecutar el programa. Para ello accederá al botón de Inicio de Windows, seleccionará “Todos Los Programas” y hará clic en el enlace de PowerPoint dentro de Office.

!• Para salir del programa existen dos maneras: haciendo clic en el botón “Cerrar” de la barra de título o utilizando el botón de Office donde se encuentra la opción Cerrar.

!• La Cinta de Opciones muestra las opciones principales del programa. Haciendo clic encima de cada ficha (Inicio, Insertar, Diseño y animaciones etc...) se mostrarán los comandos asociados.

!• El botón de Office se puede considerar el centro neurálgico de la aplicación, ya que pasará por él cada vez que tenga que realizar operaciones con el archivo del documento.

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