PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS FINANCIEROS DEL ESTADO DE NUEVA YORK PROGRAMA DE MEDIACIÓN PARA RECLAMACIÓN DE SEGUROS A RAÍZ DE LA TORMENTA SANDY Introducción El programa de Mediación para la Tormenta Sandy fue establecido por el Departamento de servicios financieros del Estado de Nueva York (“el Departamento”) como un programa voluntario para los titulares de pólizas de seguro (asegurados), incluyendo a propietarios de bienes raíces, inquilinos, dueños de negocios, entre otros, quienes tengan reclamaciones de seguro en contra de aseguradoras con licencia en el Estado de Nueva York por pérdida o daño de bienes muebles o inmuebles salvo daños a vehículos automotores, a quienes se les haya negado total o parcialmente su reclamación y estén objetando la suma transaccional ofrecida por la aseguradora en donde la diferencia en posición entre la aseguradora y el asegurado es de $1,000.00 o mas, o en el evento en que la aseguradora no ha ofrecido llegar a un acuerdo transaccional 45 días después de que recibió los documentos requeridos de parte del asegurado. Además de cumplir con los requisitos para ser elegible para este programa, la pérdida o el daño deben haber ocurrido en los condados del Bronx, Kings, Nassau, Nueva York, Orange, Queens, Richmond, Rockland, Suffolk o Westchester entre el 26 de octubre de 2012 al 15 de noviembre de 2012, inclusive, sin perjuicio de que la pérdida o el daño no estén directamente relacionados con la tormenta Sandy. Otros requisitos de elegibilidad se enunciarán más abajo. La superintendencia de Servicios financieros (“Superintendente”) ha designado a la American Arbitration Association® como administrador del programa de mediación bajo procedimientos y estándares aprobados por el superintendente. Este documento establece los procedimientos aprobados que regulan el programa de mediación. Derechos y responsabilidades de los asegurados y aseguradoras Este programa voluntario de mediación involucra una serie de responsabilidades para los asegurados y las compañías aseguradoras, como se indica a continuación: •

Las dos partes podrán ser representadas por un abogado o individuo designado, quien podrá ser un pariente o amigo del asegurado.

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La aseguradora tiene la obligación de informar al asegurado de su derecho a participar en una mediación.

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Las dos partes tienen la obligación de participar en la mediación de buena fe

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En general la aseguradora tiene la obligación de pagar los costos de la mediación.

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La aseguradora deberá enviar a la mediación un representante que tenga pleno conocimiento de la reclamación en cuestión. El representante debe traer a la sesión de mediación una copia de la póliza y del expediente completo de la reclamación, incluyendo todos los documentos relevantes y comunicaciones con el asegurado.

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La aseguradora tiene la obligación de enviar a la mediación un representante con plena autoridad para tomar decisiones vinculantes a nombre de la aseguradora.

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Tanto la aseguradora como el asegurado tienen derecho a traer traductores/interpretes a la sesión de mediación.

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Ni la aseguradora ni el asegurado están obligados a aceptar una propuesta de transacción. La mediación es un proceso no vinculante y la participación en dicho proceso es totalmente voluntaria para el asegurado.

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Una sesión de mediación podrá ser reprogramada si se determina que tanto la aseguradora como el asegurado no están participando de buena fe, dicha parte en últimas será responsable por el costo de la reprogramación de la sesión de mediación, suma que no podrá ser mayor a $400 por sesión adicional.

• La sesión de mediación será reprogramada sin ningún costo administrativo si el asegurado o la aseguradora no pueden participar en la sesión programada por justa causa, sin embargo el mediador podrá cobrar una tarifa de cancelación.

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Si una sesión de mediación es cancelada dentro de menos de tres (3) días hábiles a la fecha de la sesión, la aseguradora tendrá que pagar una tarifa de cancelación si la misma fue causada por la aseguradora o por el asegurado con justa causa. Si la cancelación es causada por el asegurado sin justa causa demostrada, la tarifa de cancelación tendrá que ser pagada por el asegurado.

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Antes y durante las sesiones de mediación tanto la aseguradora, el asegurado y sus representantes deberán ejercer las mejores practicas y prepararse debidamente para participar en una mediación productiva.

Tarifas que debe costear la aseguradora La estructura de tarifas del programa de mediación tormenta Sandy está basada en la presunción de que una mediación exitosa puede en muchos casos llevarse a cabo con una sola sesión de dos horas. Por consiguiente, el programa razonable de tarifas para la mediación que incluye la tarifa de presentación, los honorarios del mediador por una o dos horas de sesión y la tarifa por administración del programa es de un total de $750, salvo que se programe tiempo adicional de mediación. Las sesiones adicionales recomendadas por el mediador y acordadas por las partes pueden ser fijadas en incrementos de media hora si se determina que el tiempo adicional ayudaría a mediar la reclamación. El mediador puede reprogramar una sesión si determina que una parte no está participando de buena fe y el asegurado quiere que se continúe con la mediación. Tarifas de cancelación por el tiempo del mediador podrán ser aplicables al caso. No habrá cargos administrativos adicionales por la programación de sesiones adicionales. La estructura de tarifas para las aseguradoras se encuentra enunciada a continuación: Tarifas para la compañía aseguradora

Tarifas

Reembolsos, Créditos, o tarifas adicionales

Tarifa de presentación y administración por caso

$350

Casos en donde la aseguradora conoce o tiene un motivo para creer que hay una transacción fraudulenta que debe ser reportada al Departamento. Dichos casos serán cerrados y se le dará a la aseguradora un crédito de $150.00

Honorarios del mediador por sesión de 2 horas

$400 ($200 por hora)

Si las partes transan antes del día de la sesión de mediación, la aseguradora recibirá un reembolso total de la tarifa que pagó, salvo las tarifas de cancelación aplicables si las hubiere.

Cobro total por concepto de casos no comerciales que no excedan 2 horas de sesión de mediación.

$750

Tarifas de cancelación

la aseguradora tendrá que pagar una tarifa de cancelación de $200 para el mediador, si una sesión de mediación es cancelada dentro de menos de tres días hábiles a la fecha de la sesión, si la misma fue causada por la aseguradora o por el asegurado con justa causa. Si la cancelación es causada por el asegurado, sin justa causa demostrada, la tarifa de cancelación tendrá que ser pagada por el asegurado.

Casos de interrupción de actividad empresarial o de negocio y otros casos comerciales

En estos casos puede que se requiera tiempo adicional de mediación y por consiguiente habrá un incremento en los honorarios del mediador.

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Información acerca de la presentación de la reclamación y contacto Para solicitar la mediación, el asegurado debe completar un formulario de solicitud de mediación y enviarlo a la AAA®. Los formularios podrán ser descargados de la pagina Web www.adr.org o también pueden ser solicitados llamando al número de teléfono gratuito de más abajo o por correo electrónico a la dirección [email protected] La solicitud de mediación podrá ser remitida por correo regular, telefax o por correo electrónico usando la información de contacto a continuación: Correo regular American Arbitration Association Storm Sandy Mediation Claims 120 Broadway – 15th Floor New York, NY 10271 Teléfono Números gratuitos (855) 366-9768 or (917) 438-1660 Telefax (646) 845-1958 or (917) 438-1600 Correo electrónico [email protected] Página Web www.adr.org

Elegibilidad-tipos de reclamación La mediación es un programa que sólo procede para ciertos tipos de reclamaciones. Particularmente, en el caso de reclamos (incluyendo reclamos de interrupción de activad empresarial o negocio) presentados ante una aseguradora con licencia en Nueva York por pérdida o daños a bienes muebles o inmuebles que ocurrieron en los condados del Bronx, Kings, Nassau, New York, Orange, Queens, Richmond, Rockland, Suffolk y Westchester entre el 26 de octubre de 2012 al 15 de noviembre de 2012, inclusive. El programa de mediación no procede en los eventos de daño a vehículos automotores, reclamos de responsabilidad, reclamos bajo póliza de seguros de embarcación (excepto para pólizas de embarcación en tierra sujetas a la ley de seguros en su sección 3425) o reclamaciones bajo el programa nacional de pólizas de seguro de inundaciones.

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El programa de mediación tampoco procede en los siguientes casos: 1) Una controversia acerca del avalúo de la propiedad que ha sido sometida a un proceso de valoración; 2) Una reclamación que está sujeta a una acción civil presentada por el asegurado en contra de la aseguradora salvo que el asegurado y la aseguradora acuerden lo contrario; o 3)

Una reclamación en donde la aseguradora tiene razón para creer o tiene conocimiento de que la transacción es fraudulenta. La AAA le informará al Departamento en caso de una reclamación en donde la aseguradora alegue que existe fraude o tiene razón para creerlo. La aseguradora afectada también tendrá que reportar dicha reclamación ante el Departamento.

Elegibilidad- estado de la Reclamación Para poder acceder al programa de mediación, las reclamaciones que cumplan con el “tipo” de requisito deberán también encontrarse en una fase particular. Específicamente, el programa de mediación procede en los siguientes eventos: 1) La aseguradora ha negado la reclamación en su totalidad o parcialmente 2) La aseguradora ha recibido aviso de parte del asegurado objetando la oferta de acuerdo transaccional hecha por la aseguradora, siempre y cuando la diferencia en posición entre la aseguradora y el asegurado sea de $1,000.00 o mas; o 3) La aseguradora no ha hecho un ofrecimiento para transar dentro de los 45 días siguientes al recibimiento por parte del asegurado de una prueba fehaciente de la pérdida y todos los objetos, declaraciones y formularios que la aseguradora ha solicitado. Inicio de la Mediación En el caso de las reclamaciones que cumplen con los requisitos de tipo y estado arriba mencionados, la aseguradora deberá enviarle un aviso al asegurado informándole acerca del programa de mediación disponible. Dicho aviso informará al asegurado acerca de su derecho a solicitar la mediación y contendrá las instrucciones para que el asegurado solicite la mediación, incluyendo el nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico y número de telefax de la AAA. El proceso de mediación comienza una vez que el asegurado presenta la solicitud de mediación ante la AAA, o en el evento en que el asegurado haya presentado la solicitud de mediación directamente ante la aseguradora, en ese caso el proceso se entenderá iniciado una vez que la aseguradora reenvíe dicha solicitud a la AAA. La AAA programará la mediación para que se lleve a cabo dentro de los 20 días hábiles siguientes al recibo de la solicitud de mediación de parte del asegurado (o del reenvío de la solicitud por parte de la aseguradora a solicitud del asegurado). Si el asegurado y/o la aseguradora no están disponibles dentro de ese tiempo, la AAA fijará la mediación en la fecha más cercana propuesta por el asegurado y la aseguradora. La AAA le informará al Departamento en el evento en que se torne difícil programar la mediación con un asegurado en particular. Calificaciones del mediador La AAA mantendrá a su discreción una lista especial de mediadores para los casos del programa de mediación tormenta Sandy. Para cada caso, la AAA nombrará un mediador utilizando un sistema de rotación al azar. Después de que el mediador sea notificado y este haya aceptado su nombramiento, la AAA notificará al asegurado y a la aseguradora indicándoles la fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo la sesión de mediación.

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Los mediadores son individuos neutrales quienes han completado por lo menos 35 horas de entrenamiento en mediación y a su vez han participado en mediaciones por un mínimo de 5 años. Estas listas podrán incluir miembros del panel de mediadores de la AAA ubicados en Nueva York, miembros del panel de mediadores de la Corte Estatal de Nueva York, miembros del panel de mediadores de la Corte Federal del estado de Nueva York, miembros del panel de mediadores de la Asociación de la barra de la ciudad de Nueva York y otros mediadores que la AAA considere a su discreción. La AAA se reserva el derecho de establecer estándares mínimos de calificaciones para los mediadores que sean parte del panel, asimismo podrá establecer requisitos de preparación y niveles de educación y se reserva el derecho de nombrar individuos y removerlos del panel de mediadores a su discreción cuando lo considere necesario. Imparcialidad del mediador y obligación de revelación El mediador conducirá la mediación basado en el principio de autodeterminación. El principio de autodeterminación es el acto de tomar una decisión que provenga de la propia voluntad sin que intervenga coerción alguna en donde la parte toma decisiones con plena libertad y conocimiento de sus opciones en cuanto al proceso y su resultado. El mediador está autorizado a tener reuniones por separado o ex parte con cada una de las partes y a tener otras comunicaciones con las partes y/o sus representantes, antes, durante y después de cualquier sesión de mediación. Estas comunicaciones pueden llevarse a cabo por teléfono, por escrito, vía correo electrónico, en línea, en persona o de cualquier otra forma. El mediador no tiene la autoridad para imponerle ningún acuerdo de transacción a las partes pero tratará de ayudarles a encontrar una solución satisfactoria a su conflicto. El mediador no es un representante legal de las partes y no tiene ninguna obligación fiduciaria respecto de las mismas. Las sesiones de mediación La mediación puede llevarse a cabo en persona (frente a frente), a través de video-conferencia, o por teleconferencia dependiendo de lo que haya sido acordado entre la aseguradora y el asegurado. En el evento en que la aseguradora y el asegurado no lleguen a un acuerdo en cuanto a la manera en la que se llevará a cabo la mediación, la misma se llevará a cabo en persona en el condado en donde la pérdida del asegurado ocurrió o a solicitud del asegurado la mediación puede llevarse a cabo en cualquier otro condado que participe en este programa. En cada mediación, el mediador ayudará al asegurado y la aseguradora a llegar a un acuerdo de transacción cuyos términos han sido elaborados por las partes y son resultado de su propia negociación. El mediador no puede decidir quien “gana” o quien “pierde” o quien está en lo “correcto” o quien está “equivocado”. La obligación del mediador es la de ayudar a las partes a ver el conflicto desde un punto de vista objetivo, a escuchar a la otra parte en privado, a encontrar otras soluciones alternativas y a encontrar una solución de común acuerdo. En el evento en que la aseguradora y el asegurado lleguen a un acuerdo transaccional durante la mediación, el mediador reproducirá o documentará el acuerdo transaccional en la forma establecida por la AAA la cual ha sido revisada y aprobada por el Superintendente. El mediador le dará a ambas partes la oportunidad de leer y revisar el acuerdo transaccional, y hará las correcciones necesarias según lo acordado por la aseguradora y el asegurado. Una vez que el acuerdo transaccional haya sido reproducido de una manera aceptable, el mediador hará dos copias del acuerdo para que cada parte firme su respectiva copia original. Si se llega a un acuerdo a través de video conferencia o teleconferencia el acuerdo deberá ser reproducido durante la mediación de la siguiente manera. El mediador le enviará por correo electrónico a cada parte una copia del acuerdo transaccional. Cada parte a su vez leerá y revisará el acuerdo transaccional, el mediador hará las correcciones necesarias según lo acordado por las partes. Una vez que el acuerdo transaccional ha sido reproducido de una manera aceptable para las partes, la copia de dicho acuerdo le será enviada por correo electrónico al asegurado y la aseguradora, luego las partes conjuntamente enviarán un correo electrónico respondiéndole al mediador aceptando el acuerdo transaccional.

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Requisito de participación y buena fe Tanto la aseguradora y el asegurado deben asistir a la sesión de mediación y participar de buena fe. Si el mediador determina que el asegurado o la aseguradora no están participando de buena fe o si después de varios intentos de buena fe no se llega a un acuerdo transaccional, el mediador podrá dar por terminada la sesión de mediación. Buena fe de parte de la aseguradora significa que como mínimo la aseguradora debe enviar a la mediación un representante que tiene conocimiento de la reclamación en cuestión y que tiene autoridad para tomar decisiones vinculantes y puede realizar pagos a nombre de la aseguradora. Como se indicó anteriormente, el representante debe traer a la sesión de mediación una copia de la póliza y del expediente completo de la reclamación, incluyendo todos los documentos relevantes y comunicaciones con el asegurado. La AAA podrá determinar que se actuó de buena fe sólo en los eventos en que se requiera decidir sobre la programación de una sesión de mediación adicional o para reportar la conducta de la aseguradora ante el Superintendente. Si la aseguradora decide no modificar su decisión original con respecto a la reclamación lo anterior no deberá por si solo entenderse como una actuación de mala fe, siempre y cuando la aseguradora suministre una explicación razonable que justifique su proceder. Ni la aseguradora ni el asegurado o sus representantes podrán interrumpir el proceso, tornarse excesivamente contenciosos o de otra forma obstaculizar las negociaciones. La AAA podrá programar mas sesiones de mediación sin requerir el pago de tarifas administrativas adicionales, si considera que una o más sesiones podrán resultar en un acuerdo de transacción. La AAA podrá solicitarle a la aseguradora que envíe un representante distinto a la sesión reprogramada si considera que el representante actual no ha participado de buena fe. En ese caso la tarifa del mediador por reprogramación no podrá ser mayor a $400 y deberá ser pagada por la aseguradora. La AAA podrá reprogramar la sesión de mediación, si el mediador determina que el asegurado no esta participando de buena fe, pero solo en el evento en que el asegurado pague la tarifa del mediador por reprogramación de sesión, la cual no podrá ser mayor a $400 Cada parte podrá ser representada por un abogado en la mediación. La parte que esta siendo representada por un abogado deberá suministrarle a la otra parte y a la AAA los datos completos del abogado antes de la sesión de mediación. Exclusión de responsabilidad Ni la AAA ni el mediador serán parte necesaria en los procedimientos judiciales relacionados con la mediación. Ni la AAA ni el mediador serán responsables con respecto a ninguna de las partes por cualquier error, acto u omisión relacionado con cualquier mediación que se haya llevado a cabo bajo estos procedimientos, salvo que la AAA o el mediador hayan actuado de manera incorrecta intencional y con total negligencia.

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Confidencialidad Las sesiones de mediación se llevan a cabo en estricta confidencialidad y cualquier declaración que se haya realizado durante la sesión de mediación no será admitida como prueba/evidencia en un litigio civil que tenga que ver con la reclamación, excepto en procedimientos por investigación de fraude de seguros. Antes de la primera sesión de mediación, la aseguradora y el asegurado deberán firmar un acuerdo usando un formato que será proporcionado por la AAA y aprobado por el Superintendente, el cual establecerá que cada uno de ellos acuerda que dichas declaraciones son confidenciales y que el mediador y/o la AAA o cualquier empleado de la AAA no será llamado como testigo por ninguna de las partes de la mediación en ningún litigio que tenga que ver con la reclamación, salvo en procedimientos por investigación de fraude de seguros. La declaración del asegurado se encuentra dentro del formulario de solicitud de mediación. La aseguradora también podrá suministrar una declaración general que acepta estos términos para todas las mediaciones bajo este programa, y si no lo hace, se le requerirá que suministre un acuerdo por escrito para cada mediación. Obligación de Registro y reporte de la AAA La AAA mantendrá un registro de cada aplicación de mediación (incluyendo detalles del proceso de mediación, como la fecha de aplicación, fecha de la mediación, fecha en que las partes transaron, fecha del cierre del caso, y el resultado del caso). Cada lunes, la AAA le dará un reporte al Superintendente con la información del programa de mediación según lo solicite el superintendente, dicho reporte incluirá: el número de nuevas aplicaciones para mediación presentadas a la AAA durante la semana anterior, el número de mediaciones que se llevaron a cabo durante la semana anterior, el número e mediaciones que se cerraron por haber llegado las partes a un acuerdo de transacción fuera de la mediación durante la semana anterior, y el número acumulado de casos pendientes que la AAA está supervisando. El Superintende supervisará los procedimientos operacionales de la AAA con respecto a la administración del programa de mediación y tendrá acceso a todos los sistemas, base de datos y registros relacionados con el programa de mediación. La AAA también se esforzará en realizar reportes adicionales para el superintendente en cualquier formato y cuantas veces sea necesario a solicitud del superintendente.

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