INTRODUCCIÓN

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Introducción a Office 365 | 1

La nueva forma de trabajar Todo su Office en la nube Office 365 es su Office personal y mucho más. Le permite trabajar desde cualquier lugar en cualquier dispositivo, con o sin conexión. Le ayuda a trabajar mejor, de la forma que desee y dondequiera que se encuentre. Eso significa disponer de herramientas más eficaces para crear contenido, mejores formas de trabajar en equipo y modos más sencillos de compartir información. Y eso solo es el principio. Eche un vistazo a los escenarios de este libro para ver algunas de las formas en que Office 365 puede ayudarle a trabajar mejor en colaboración.

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PRIMEROS PASOS Office 365 trata de que usted y su equipo sean más productivos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

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Trabaje desde cualquier lugar ¿PC, Mac, tableta, teléfono? La gente trabaja en diversos dispositivos desde distintas ubicaciones y todo el mundo necesita una experiencia natural, limpia y rápida. Office 365 permite acceder a todo lo necesario para hacer el trabajo desde cualquier lugar. Los archivos y la configuración

Con Office 365, todo el mundo puede editar, compartir archivos y colaborar desde su

se sincronizan de un dispositivo al siguiente, ofreciendo libertad y

dispositivo favorito. Ya sea en un equipo de escritorio, en un teléfono o en una tableta,

fiabilidad para el equipo. Dote de medios a sus empleados y dé rienda suelta a su talento.

Office 365 le ofrece todo lo que necesita con una experiencia natural y familiar.

No se pierda nada al crear documentos, editarlos y colaborar con otras personas en tiempo real. El equipo se mantiene sincronizado y podrá hacer el trabajo mucho antes.

Le encantará la capacidad de crear documentos impecables, realizar presentaciones como un profesional, obtener información útil de los datos y trabajar eficazmente de manera sencilla. Al permitir que los empleados de toda la empresa usen sus dispositivos móviles para… una colaboración inmediata y eficaz nos ayuda a incrementar la productividad de nuestras fábricas y empleados.

Office 365 es la versión de Office que conoce, solo que mejor.

Steve Hanna, director de información de Kennametal Introducción a Office 365 | 9

Correo electrónico y calendario durante los desplazamientos Con Office 365, su equipo permanece conectado, incluso durante los desplazamientos, con acceso al correo electrónico y a los calendarios desde cualquier lugar. Coordine las reuniones durante los desplazamientos, acceda a contactos sincronizados, compruebe las listas de tareas y utilice herramientas inteligentes para gestionar el correo electrónico. Este acceso sencillo desde prácticamente cualquier

Office 365, la herramienta perfecta para trabajar en equipo, le permite consultar los calendarios, recuperar contactos y configurar reuniones desde cualquier dispositivo. Evite los inconvenientes de la programación compartiendo calendarios de forma sencilla y visualizando la disponibilidad de otras personas.

La eficaz administración del correo electrónico ofrece una experiencia completa y las herramientas que necesita para administrar una bandeja de entrada abarrotada y un calendario a rebosar, en todos los dispositivos.

dispositivo permite estar siempre en contacto. Confíe en Outlook para mantener los contactos sincronizados y actualizados en todos sus dispositivos, y acceda a ellos en Skype Empresarial con solo pulsar la pantalla.

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Con OneDrive para la Empresa es más fácil que nunca mantener a todo el mundo sincronizado. Comparta un documento, revise el

Almacene, sincronice y comparta archivos

trabajo de un compañero o publique en Yammer para colaborar en tiempo real.

Yammer le permite solicitar y recibir comentarios, por lo que es

Cuando todo el mundo trabaja conjuntamente puede resultar difícil realizar un seguimiento de los archivos y aún más difícil trabajar con ellos durante los

más fácil que nunca colaborar para realizar un trabajo excelente.

desplazamientos. OneDrive para la Empresa le ofrece un lugar para todos los archivos de trabajo, para que pueda acceder a ellos en cualquier momento, desde cualquier dispositivo y compartir la versión más reciente con el resto Los datos adjuntos modernos

del equipo.

suponen el final de los problemas de control de versiones. En lugar de enviar copias, todo el mundo accede al documento original almacenado en OneDrive para la Empresa. El uso de Office 365 ProPlus y OneDrive para la Empresa genera una movilidad y productividad que están a años luz respecto al trabajo con archivos de Office en su equipo de la oficina. En su lugar, creamos documentos en nuestros portátiles, iPads o smartphones, y los almacenamos en línea para compartir fácilmente conocimientos críticos. John Reynders, director de información de Moderna Introducción a Office 365 | 13

Organice reuniones más eficaces Tiene que conseguir que las personas adecuadas trabajen juntas para hacer el trabajo, lo que no siempre resulta fácil en un mundo en movimiento. Office 365 facilita que las personas se reúnan y se conecten en línea, desde cualquier parte y con distintos dispositivos. Con Skype

Acerque más que nunca a los equipos, clientes y partners con Skype Empresarial.

Empresarial, es posible participar o iniciar una reunión con un solo clic,

Se puede configurar una colaboración eficaz en alta definición en solo unos

tanto si se encuentra al otro lado del edificio o en otro lugar del planeta.

momentos.

El vídeo en alta definición, la pantalla compartida y la posibilidad de tomar

Usted y sus compañeros pueden compartir pantallas, presentar documentos de

notas en tiempo real ayudan a que las reuniones sean importantes,

PowerPoint, colaborar en pizarras y chatear con mensajes instantáneos, todo ello desde una sola aplicación.

ofreciendo resultados y decisiones tangibles para el equipo. Cualquiera que sea el dispositivo que utilice, Skype Empresarial le permite comprobar fácilmente la disponibilidad de un contacto y ponerse rápidamente en contacto con él mediante vídeo, voz o mensajes instantáneos. Nuestros diseñadores comparten dibujos con los clientes y mantienen conversaciones valiosas a través de Lync*. No tenemos por qué estar en la misma sala para trabajar estrechamente con los clientes, lo que significa que ahora atendemos sus necesidades mucho más rápido. Fred Patterson, vicepresidente de ingeniería de productos de Kennametal *Ahora Skype Empresarial

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Trabaje al unísono El cambio es la nueva constante y puede ser difícil mantenerse al día. ¿Qué le parecería estar conectado a todo lo que resulta importante en el trabajo? ¿A todos los documentos, personas y actividades que importan? Con Yammer, usted y su equipo pueden intercambiar ideas, obtener la información más reciente y detectar oportunidades para adaptarse rápidamente y hacer que las cosas cambien.

Yammer le ofrece a usted y a sus equipos un lugar centralizado donde recopilar las novedades, responder a las preguntas y comentar el trabajo de los demás. Descubra cosas que no conocería de otro modo: las personas, los documentos y las conversaciones correctas que necesita para sacar el trabajo adelante.

Configure o únase a grupos de Yammer para reunir equipos virtuales y resolver un problema, entregar un proyecto o simplemente colaborar y compartir ideas.

Yammer le permite expresarse para compartir sus conocimientos y destrezas con otras Desde que nos pasamos a Office 365, no nos preocupa la tecnología. Ahora, nos centramos en llevar a cabo nuestra visión de ser pioneros en un nuevo modo de tratar las enfermedades graves y cambiar el mundo.

personas. Esto empieza con su perfil de Yammer. Complete su perfil para que sus compañeros sepan quién es usted, en qué está trabajando y cómo pueden trabajar juntos.

John Reynders, director de información de Moderna

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Descubra lo que necesita ¿No sería estupendo poder buscar información en el trabajo con la misma facilidad que en Internet? Con Delve puede hacerlo. Eso significa que puede encontrar rápidamente lo que necesita en distintos sitios, archivos, conversaciones, etc. Ahora puede estar siempre conectado e informado

Deje que Delve le presente rápidamente el contenido que necesita para su trabajo y los

de los temas en los que usted y sus compañeros están trabajando.

proyectos en los que está trabajando. Los resultados de Delve están adaptados a sus necesidades, por lo que son pertinentes, se muestran en tiempo real y están actualizados. La sorprendente interfaz de usuario le ayuda a identificar rápidamente el contenido, el tipo de contenido y el autor, y le permite anclarlo a sus pizarras para facilitar el acceso en el futuro. Delve le ayuda a aprender más sobre sus compañeros, sus funciones y el contenido que crean. Conecte con ellos y vea el contenido que comparten con usted o con grupos a los que pertenece.

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RECURSOS HUMANOS Y COMUNICACIONES INTERNAS Office 365 ayuda a mantener sincronizada toda la organización.

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Proporcione materiales pertinentes y recopile y procese electrónicamente solicitudes de empleados, directamente desde el sitio de

Incorpore nuevos empleados

contratación.

Los primeros días son estresantes, tanto para los nuevos empleados como para el departamento de recursos humanos. Hay mucho que aprender y

Ofrezca a los recién llegados acceso

mucho que transmitir. ¿Por dónde empezar? Con Office 365, puede

a herramientas que les ayudarán

proporcionar fácilmente recursos esenciales sobre el proceso de

a aprovechar los recursos que hay

incorporación como documentos, presentaciones e incluso vídeos. Puede

disponibles.

facilitar que la gente se ponga en contacto con sus compañeros o mentores, entienda el negocio y se familiarice rápidamente. Aproveche el enrutamiento automático de tareas y utilice formularios creados directamente en el sitio para reducir al mínimo el papeleo y agilizar su cumplimentación. Mejores procesos, menos tiempo, incorporación más fluida. Cuando alguien me cuenta que vamos a contratar a 300 personas este mes, puedo decir con confianza ‘No hay problema’, porque podemos lograrlo en un día con Office 365. La velocidad a la que podemos conseguir que los nuevos empleados y contratistas trabajen eficazmente es fantástica. Vito Forte, director de información de Fortescue Metals Group

Use Yammer para conectar a los nuevos empleados con personas y conocimientos pertinentes para el trabajo en toda la organización, lo que mejora su productividad y reduce costes.

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Mantenga informado a todo el mundo Su empresa tiene su propia historia que contar, pero como cualquier gran relato, necesita personas que la hagan realidad. ¿Cómo conseguir que sus empleados se entusiasmen con su visión? ¿Cómo comunicarles sus ideas y que se las cuenten a otras personas? Office 365 le ofrece un conjunto completo de herramientas que le ayudan a involucrar a las

Los “anuncios” de Yammer permiten publicar y comunicar rápidamente información importante a toda la organización. Use Yammer para conectar a sus equipos, acelerar la comunicación y conseguir respaldo

personas con las que trabaja. Es como un “pegamento social” que

en toda la empresa. Yammer ayuda a la toma de decisiones de los equipos y crea una

permite hacer avanzar a sus empleados y sus objetivos.

mejor sintonía. Las aplicaciones móviles de Yammer garantizan que la información y los anuncios importantes llegan a las personas que los necesitan, independientemente de dónde estén.

También podemos informar e interactuar mejor con los trabajadores de la fábrica; por ejemplo, usamos el Hub para ofrecer vídeos de nuevos productos y mantener conversaciones sobre ellos en Yammer. Y mantenemos reuniones interactivas a las que los empleados de la fábrica pueden acceder y participar. Steve Hanna, director de información de Kennametal

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I+D Y OPERACIONES Office 365 hace que las personas y los procesos sean más productivos.

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Organice conversaciones e impulse la implicación de la comunidad mediante grupos y reconocimiento de los compañeros.

Comparta sus conocimientos

Cree sitios dedicados para que su equipo tenga acceso al contenido y la

Con Office 365, sus conocimientos no se limitan a las personas de su círculo más cercano. Puede compartir fácilmente lo que sabe con tantas

información más pertinente, incluidos documentos, listas, calendarios de proyectos, conversaciones, etc.

personas como quiera, tanto si están en su departamento como en otro país. No permita que sus buenas ideas, su valiosa experiencia y su conocimiento especializado caigan en saco roto. Puede recopilar las prácticas recomendadas en un solo lugar, organizarlas del modo que

Office 365 proporciona un destino

necesite y perfeccionarlas con sus compañeros de trabajo. Ahora, las

seguro en toda la empresa para

personas de su organización pueden conocer fácilmente lo que usted

compartir y encontrar contenido en

sabe. Y compartir también su trabajo en ambas direcciones. Con la misma

vídeos. El vídeo es una herramienta

sencillez puede conocer las prácticas recomendadas de otros grupos.

muy potente que ayuda a los equipos a compartir conocimientos,

Nunca hemos tenido un sistema sofisticado que pudiera hacer un seguimiento de las áreas de conocimiento y los proyectos anteriores en los que habían trabajado nuestros ingenieros y científicos de materiales, pero ahora, con Office 365, podemos crear un recurso de gestión del conocimiento totalmente disponible.

desde la incorporación de nuevos empleados hasta la distribución del mensaje del consejero delegado.

Lorrie Paul Crum, vicepresidente de relaciones corporativas de Kennametal Introducción a Office 365 | 29

Cree rápidamente soluciones de SharePoint usando Access para recopilar información importante de sus equipos. Nunca había sido

Dinamice los procesos empresariales

tan fácil organizar los datos, que son accesibles en el navegador y se almacenan en línea.

Colabore con sus compañeros para optimizar las operaciones y automatizar los procesos empresariales. Cree flujos de trabajo en Visio con la técnica de arrastrar y

¿Nunca ha deseado poder mejorar los procesos empresariales y ayudar a

colocar; y cuando esté listo, publique

la gente a ahorrar tiempo? Puede hacerlo. Por ejemplo, es fácil

directamente en SharePoint.

automatizar procesos periódicos de aprobación y revisión, y no lleva mucho tiempo con los flujos de trabajo integrados. Una vez definidos los procesos, puede vigilar cómo funcionan para su equipo, departamento o

Una vez definidos los flujos de trabajo, es muy fácil hacer un seguimiento de los procesos activos. Cuando un

toda la organización. Puede perfeccionar sus procesos o crear informes a partir de ellos siempre que sea necesario.

usuario inicia una tarea, el proceso es automático y el progreso es claramente visible.

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VENTAS Y MARKETING Office 365 le ayuda a ofrecer experiencias más atractivas y eficaces a sus clientes.

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Cause una muy buena impresión La primera impresión es la que cuenta. Por eso, Office 365 le ofrece la eficacia de la creación de contenido y el diseño de calidad profesional con Word y PowerPoint, pero con la familiaridad y la facilidad de uso que cabe esperar. Ahora es más sencillo que nunca

Nunca ha sido tan fácil trabajar en equipo para conseguir un nuevo cliente o impresionar a

compartir su trabajo; puede invitar rápidamente a un compañero a

uno ya existente. La co-autoría revela el poder de la colaboración y asegura el

que vea el documento en el que está trabajando e incluso trabajar

cumplimiento de los plazos más ajustados.

en equipo en tiempo real. La nueva vista de comentarios de Word y PowerPoint, más limpia, simplifica la lectura y publicación de

Haga presentaciones desde su dispositivo favorito con todo el control y toda la funcionalidad

comentarios. Además, el control de versiones está integrado, así que

de la versión de escritorio que ya conoce: notas del orador, temporizadores, punteros, etc.

no tiene que preocuparse de no perder el rastro de la versión adecuada del documento. Céntrese en el contenido y deje que Office 365 se encargue del resto.

OneDrive para la Empresa le garantiza que siempre dispone de la versión adecuada de la presentación y puede colaborar con su equipo para revisar y hacer los últimos cambios hasta el último momento.

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Yammer le permite conectar con gente dentro y fuera de su red, con la

Capte la atención de su audiencia en línea

confianza de saber que mantiene el control de la información confidencial.

Cree comunidades en línea con

Con Office 365, nunca ha resultado tan rentable conectar con clientes y

Yammer y disfrute de una interacción

partners. Con Yammer, puede participar en conversaciones sobre las

en tiempo real con clientes, partners

cosas que realmente importan, recibir comentarios constantes y

o usuarios. Véalo en acción en

entablar relaciones con partes interesadas tanto internas como

aka.ms/Office365Network/DrivingAdoption

externas. Nunca ha sido tan fácil estar sincronizado con las personas más importantes para su negocio.

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Alinee a sus equipos Las ventas se pueden ganar y perder en función del grado de alineación de los equipos de marketing y ventas, de ahí la importancia de mantener una comunicación clara. Office 365 ofrece a las personas una forma mejor de estar sincronizadas al permitirle olvidarse de las reuniones en persona y los correos electrónicos innecesarios, y ponerle directamente en contacto con grupos de la organización. Con Skype Empresarial es

Skype Empresarial le ofrece las herramientas necesarias para trabajar en equipo. Maximice la productividad con vídeo en alta definición, mensajería instantánea, pantalla compartida, pizarras de colaboración y mucho más.

más fácil que nunca reunir a las personas más adecuadas para que interactúen, compartan y colaboren, independientemente del lugar

Comparta pantallas con el clic de un ratón, ya sea para que sus compañeros colaboren con

donde se encuentren.

su trabajo o para realizar una presentación importante.

Skype Empresarial le permite crear reuniones en línea en un instante, reuniendo rápidamente a las personas necesarias para hacer el trabajo. En Ignite Social Media, las sesiones de intercambio de ideas en toda la oficina dinamizan la parte creativa de nuestro negocio. Usamos Office 365 para mantener conferencias web interactivas con pizarra de forma que todos puedan contribuir, y es como si todos estuviéramos en la misma sala. En los 11 años que llevo trabajando a distancia, nunca había visto una herramienta como esta. Jim Tobin, presidente de Ignite Social Media Introducción a Office 365 | 39

FINANZAS Y CONTABILIDAD Office 365 facilita el cálculo de cifras con otras personas.

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Calcule las cifras con su equipo Calcular las cifras no tiene por qué ser difícil. Excel le permite reunir una gran cantidad de información de personas y departamentos diferentes en una sola hoja de cálculo. Y lo mejor de todo es que puede trabajar con más de una persona (incluso con todo su equipo) en la misma hoja de cálculo al

Trabaje con compañeros en tiempo real, colaborando para compartir la tarea y reunir ideas.

mismo tiempo. Trabajar en equipo no solo le hace la vida más fácil, sino

Vea los cambios conforme se producen y añada comentarios para analizar los cambios.

que también le ayuda a aumentar la productividad y a obtener nueva

Aproveche toda la potencia de Excel para mejorar la visibilidad y ofrecer nueva información

información útil, que puede compartir fácilmente con cualquier persona

útil. Hay funciones útiles como el formato condicional que aportan pistas visuales y resaltan

de su organización.

áreas de especial atención. Office 365 elimina la molestia de tener que combinar los cambios de todas las personas y los quebraderos de cabeza que supone el control de versiones. Tenga la seguridad de que está trabajando con la información más actualizada.

Antes, nuestro director financiero tendría que haber extraído los datos, enviarlos al departamento de TI y esperar varias semanas para recibir un informe personalizado. Allan Villegas, director financiero de WASH Multifamily Laundry Systems Introducción a Office 365 | 43

Cree rápidamente paneles impactantes con Power View para que pueda visualizar y compartir su información útil.

Tome decisiones fundamentadas La toma de buenas decisiones no consiste solo en tener sentido común o experiencia. También se trata de recopilar e interpretar los datos. Power Pivot le permite convertir Excel en un centro neurálgico que puede combinar enormes cantidades de datos procedentes de varias

Office 365 proporciona a los usuarios acceso a nuevas herramientas como Power Map para

fuentes y establecer relaciones entre ellos. Pero los datos por si solos

crear e interactuar con datos

no son suficientes; se tienen que expresar claramente para conseguir

geográficos y temporales.

un fuerte impacto sobre la gente. Power View le permite visualizar y presentar datos de manera convincente, y compartirlos con otras personas. Ahora cualquiera puede profundizar en los datos para tomar decisiones fundamentadas y sacar a la luz nuevos hallazgos. Lo bueno de Power BI es que los empleados crean sus propios informes sin que sea necesaria la participación del equipo de TI y los comparten con sus compañeros. Y eso nos resulta extremadamente útil. Allan Villegas, director financiero de WASH Multifamily Laundry Systems Introducción a Office 365 | 45

LEGAL Office 365 puede ayudarle a conseguir el cumplimiento legal y reglamentario.

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SharePoint le permite conectar archivos, plantillas y los metadatos asociados para ayudar a garantizar que todo el mundo emplea la plantilla correcta para

Ayude a satisfacer los requisitos de cumplimiento Tratar de dar sentido a todas las normas, leyes y regulaciones que necesita seguir es bastante complicado sin modernizar toda su

la tarea.

Es fácil configurar campos obligatorios, lo que garantiza que recopilará metadatos coherentes que definirán lo que pasará con el documento a continuación.

estructura de TI para permitir su cumplimiento. Este problema no existe con Office 365, porque se ha diseñado para permitir el cumplimiento de forma sencilla e inmediata. De hecho, puede automatizar muchos de los procesos de administración, protección y

Con Prevención de pérdida de datos

conservación de datos críticos, e incluso crear calendarios de retención

(DLP), los propietarios de directivas

para administrar el ciclo de vida completo de los activos digitales de su

pueden aplicar fácilmente directivas

organización. Si en algún momento necesita responder rápidamente a

empresariales importantes. Se

un litigio o auditoría, puede usar la función de autoservicio de exhibición de documentos electrónicos para obtener inmediatamente la ayuda que necesita sin recurrir al departamento de TI.

informa a los usuarios de los riesgos potenciales antes de compartir información confidencial (por ejemplo, detalles de tarjetas de crédito) y las reglas inteligentes del sistema garantizan el cumplimiento. Introducción a Office 365 | 49

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Office 365 ayuda a equilibrar las necesidades de TI y de la empresa.

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Cree potentes portales de autoservicio para que sus usuarios tengan acceso rápido a las herramientas, la información,

Proporcione el soporte técnico adecuado

las actualizaciones de software y el

Office 365 puede ayudarle a llevar el soporte técnico de TI más allá del

oficina como si lo hacen de forma

teléfono. Es como un servicio de asistencia virtual. Un lugar centralizado en el que la gente puede ponerse en contacto con el departamento de TI, explorar una base de conocimiento compartida y enviar solicitudes de

soporte técnico que necesitan para seguir siendo los más productivos.

Los grupos de Yammer permiten la comunicación bidireccional con los usuarios, tanto si trabajan en la

remota. Se pueden publicar notificaciones urgentes cuando los servicios principales no funcionan.

incidencias para obtener ayuda. ¿El resultado? Respuestas rápidas a problemas comunes, mejor mantenimiento del sistema gracias a las

Esté atento al ritmo del

comprobaciones de estado periódicas, y conversaciones más rápidas y

negocio y adopte medidas

específicas entre los usuarios y el departamento de TI, todo ello sin que se ponga a nadie en espera. El soporte técnico adecuado también significa

proactivas antes de que surjan problemas.

que no tiene que preocuparse de las actualizaciones; con Office 365, siempre dispone de la versión más actualizada. Además, disfruta de la tranquilidad de saber que los servicios están disponibles con una garantía de un tiempo de funcionamiento del 99,9 %.

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Ofrezca a los usuarios la flexibilidad necesaria para crear sus propios sitios, manteniendo a la vez el nivel

Dote de medios a sus empleados y mantenga los controles de TI

adecuado de control.

Es un dilema habitual: ¿cómo lograr el equilibrio entre las necesidades de TI

La administración de Exchange

y las necesidades de los usuarios? TI necesita control centralizado sobre la

permite adoptar medidas de

seguridad y el cumplimento para gestionar mejor los riesgos. Los empleados

y gestionarlas centralmente.

Prevención de pérdida de datos (DLP)

quieren más flexibilidad para hacer mejor su trabajo. Entonces, ¿cuál es la solución? Office 365 permite crear un lugar de trabajo moderno y proporciona una red de seguridad para que las oficinas, el contenido y el correo electrónico estén mejor protegidos y cumplan los controles, permisos y directivas de TI. No importa cómo o dónde trabaje: puede descansar tranquilo sabiendo que tiene la seguridad que su empresa necesita. En lugar de decir que no a todo lo que rodea a TI, podemos decir que sí con toda responsabilidad. Con la adopción de Office 365 hemos abierto todo tipo de posibilidades para nuestros empleados. Steve Hanna, director de información de Kennametal Introducción a Office 365 | 55

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La Guía de adopción de Office 365 Para conseguir una implementación correcta de Office 365 hay que centrarse en impulsar la adopción y asegurarse de que todos entiendan las ventajas de trabajar de una forma nueva. Hemos identificado cuatro pasos clave para lograr el éxito: 1

Definir una visión e identificar los escenarios empresariales

2

Dar prioridad a las soluciones y crear un plan de adopción

3

Asignar recursos y ejecutar un plan de adopción

4

Medir, compartir el éxito y repetir

La Guía de adopción es una valiosa herramienta para cualquiera que vaya a planificar una implementación de Office 365. Visite fasttrack.office.com para obtener una copia hoy mismo fasttrack.office.com/adoption

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