Un estudio Forrester Total Economic Impact™ preparado para Microsoft

Total Economic Impact de Microsoft Office 365 clientes empresariales Director del proyecto: Jonathan Lipsitz Junio de 2011

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Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

CONTENIDO Resumen ejecutivo ..............................................................................................................................................................2 Factores que afectan los beneficios y los costos .........................................................................................................7 Divulgaciones .................................................................................................................................................................7 Marco y metodología para TEI .........................................................................................................................................8 Análisis .................................................................................................................................................................................9 Información destacada de las entrevistas....................................................................................................................9 Costos ............................................................................................................................................................................12 Beneficios ......................................................................................................................................................................18 Flexibilidad....................................................................................................................................................................31 Riesgo.............................................................................................................................................................................32 Resumen financiero..........................................................................................................................................................35 Microsoft Office 365: información general ...................................................................................................................37 Anexo A: Descripción de organización compuesta .....................................................................................................40 Anexo B: Información general de Total Economic Impact™ ......................................................................................41 Anexo C: Glosario.............................................................................................................................................................42 Anexo D: Consideración de este estudio en contexto con otros estudios de TEI publicados recientemente ................................................................................................................................................43 Anexo E: Notas finales .....................................................................................................................................................48 © 2011, Forrester Research, Inc. Reservados todos los derechos. Toda reproducción sin autorización está estrictamente prohibida. La información se basa en los mejores recursos disponibles. Las opiniones expresadas reflejan el juicio del momento y están sujetas a cambio. Forrester®, Technographics®, Forrester Wave, RoleView, TechRadar y Total Economic Impact son marcas comerciales de Forrester Research, Inc. Todas las demás marcas comerciales son propiedad de sus respectivas empresas. Para obtener información adicional, visite www.forrester.com. Acerca de Forrester Consulting Forrester Consulting proporciona consultoría independiente y objetiva basada en investigaciones para ayudar a los líderes a triunfar n sus organizaciones. Con un alcance que va de una breve sesión de estrategias a proyectos personalizados, los servicios de Forrester Consulting lo conectan directamente con los analistas de investigación que aplican la opinión experta a sus desafíos de negocio específicos. Para obtener más información, visite www.forrester.com/consulting.

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Resumen ejecutivo Las empresas están reconociendo y dándose cuenta gradualmente del valor de pasar la informática desde sus ubicaciones locales a la nube. Empresas que solían ser productoras de sus propias capacidades informáticas locales ahora se están transformando en diseñadores y estrategas en torno a sus requisitos informáticos en vasta expansión, así como en consumidores del poder informático y las aplicaciones, desde productores terciarios, que ayudan a que sus empresas sean competitivas. Las razones son sencillas. Primero, para ser pertinentes y justificar su costo, los profesionales de TI deben hacer cosas que impulsen a una organización en todos los sentidos, no solo mantener el hardware y el software funcionando. De manera que si un proveedor de servicios de nube puede proporcionar una alternativa lista para los negocios de manera más segura, más eficaz y a un precio competitivo, entonces las organizaciones de TI deben investigar esas alternativas y redirigir el personal de TI a proyectos más críticos para los negocios. Segundo, dado que la fuerza laboral sigue siendo cada vez más remota, más móvil y más confiable en varios dispositivos, la nube es la arquitectura adecuada para entregar servicios a los empleados en cualquier lugar, cualquier momento, en cualquier dispositivo, para mantenerlos productivos y permitirles colaborar. Los servicios de nube de hoy en día tienen los puntos de presencia, la escala y el énfasis en los dispositivos móviles necesarios en el mundo de ubicación flexible que vivimos; la mayoría de las soluciones locales no. Por ambas razones, las organizaciones de TI centradas en el crecimiento comercial deben hacerse la siguiente pregunta: “¿podemos ejecutar esto en la nube?” primero y luego buscar razones de por qué una carga de trabajo debe seguir siendo local. En diciembre de 2010, Microsoft comisionó a Forrester Consulting para que examinara el impacto económico toral y el posible retorno de la inversión (ROI) que las empresas podrían enfrentar al implementar Office 365, que consiste en implementaciones en la nube de Exchange Online (con Forefront Online Protection para Exchange), Lync Online, SharePoint Online y Office Professional Plus. El propósito de este estudio es proporcionar a los lectores de organizaciones “empresariales”, definidas por Microsoft por tener al menos 250 usuarios, un marco para evaluar el posible impacto financiero de Office 365 en sus organizaciones. Este estudio no incluye todos los posibles beneficios asociados con cada producto individual, sino que describe los beneficios generales de todo el conjunto y los beneficios de pasar a la solución de nube de Microsoft. Los lectores deben consultar los estudios individuales detallados Total Economic Impact™ (TEI) para Office 2010, SharePoint 2010, Exchange 2010 y Lync 2010, que podrá encontrar en www.microsoft.com/bpio. El Anexo D contiene un resumen de estos estudios TEI.

Office 365 entregó un retorno de la inversión del 315% con un período de retorno de cuatro meses para la organización empresarial compuesta #. Office 365 tiene un TCO menor y reduce ampliamente los tiempos de implementación en comparación con una solución local similar. El enfoque de este estudio son 10 organizaciones (ver página 9 para conocer sus descripciones) que se han comprometido con pasar todas su informática de comunicaciones y colaboración, o parte de ella, a la nube. Algunas tienen experiencia previa con Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS) y ahora se están actualizando a Office 365. Ninguno de sus líderes de TI en nuestro estudio se describiría como experto en informática en nube, sin embargo, estos clientes esperan beneficios considerables a partir de sus decisiones de mover la informática más allá de los muros de sus empresas. Sin duda, verán ahorros en categorías específicas descritas en detalle en este estudio: hardware, software, mano de obra de TI, menos viajes, y los usuarios finales y administradores de TI experimentarán una mayor productividad.

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Forrester creó una organización compuesta que refleja las características de los diez clientes entrevistados. Los resultados

financieros son para la organización compuesta empresarial.

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Forrester descubrió que una organización compuesta, basada en las empresas encuestadas, podría alcanzar beneficios por encima del valor que obtienen a partir de sus capacidades locales de software actuales. Sus trabajadores especializados disfrutarán nuevas características de software y actualizaciones tan pronto como estén disponibles en lugar de meses o años después. Los costos de pasar a Office 365 son predecibles y se extienden en el tiempo como gastos operacionales en lugar de gastos capitales, lo cual los encargados de finanzas consideran en el lado positivo del libro de contabilidad. Uno de los líderes de TI encuestado para este estudio lo resumió al decirnos: “El CIO está trabajando con el CFO para rebajar costos de la empresa. [Adoptar Office 365] es una de las maneras que han identificado para hacerlo”. Para otras personas, una mayor movilidad de los trabajadores de la información supera la lista de valor; “El mundo es ahora nuestra oficina. La ubicación no nos afecta. Existe una oportunidad verdadera de trabajo remoto y menos tiempo en los traslados al trabajo. Office 365 es una bendición del cielo”. Forrester también conoció los beneficios esperados a partir de una mejor disponibilidad y recuperación ante desastres; archivos y cumplimiento; y seguridad de TI. Las entrevistas individuales de Forrester con 10 clientes beta de Office 365 y los consiguientes analistas financieros descubrieron que una organización compuesta basada en estas empresas de los clientes que entrevistamos pueden esperar experimentar el ROI de riesgo ajustado, los costos y los beneficios que aparecen en la Tabla 1. Ver el Anexo A para obtener una descripción de la organización compuesta.

Tabla 1 ROI de riesgo ajustado a tres años de organización compuestai ROI

Período de retorno

Tasa interna de retorno (IRR)

Beneficios totales (PV)

Costos totales (PV)

Valor actual neto (NPV)

NPV por usuario

315%

4 meses

452%

$5.426.329

($1.307.074)

$4.119.255

$4.119

Fuente: Forrester Research, Inc.

El tiempo para implementar la solución y el período de retorno, medidos desde la fecha de puesta en marcha, fueron sustancialmente más cortos que si la solución comparable se hubiera creado a nivel local.  Beneficios. La organización compuesta experimentó los siguientes beneficios (los primeros 10 se incluyen en los análisis del ROI) que representan los beneficios experimentados por las empresas entrevistadas: o

Hardware eliminado. Como solución de nube, Office 365 elimina ampliamente la necesidad de instalar y administrar cualquier hardware. En tres años, se eliminan más de $217.000 destinados a comprar y hospedar servidores Exchange, SharePoint y Lync, junto con el almacenamiento. Esto incluye la primera instalación así como una capacidad de copia de seguridad limitada..

o

Software de terceros eliminado. Office 365 incluye muchas características que se pagan por separado en una solución local, normalmente de proveedores terciarios. Se ahorraron más de $45.000 al eliminar soluciones adicionales de antivirus/correo no deseado de correo electrónico (Forefront Online Protection para Exchange se incluye en Exchange Online) y de agentes de copia de seguridad de correo electrónico.

o

Ahorro en conferencias web. Office 365 incluye Microsoft Lync Online, una solución de conferencias web con toda gama de características. Lync reemplazará gran parte del uso de una solución de conferencia web existente, lo cual ahorrará $150.000 en tres años.

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Ahorro en teleconferencia. Además de una solución de conferencia web, la organización compuesta también tiene una solución tradicional de teleconferencias basada en el teléfono. El uso de esta solución se reduce conforme se completan más llamadas de conferencia interna mediante la solución en línea Lync. Esto equivale a $72.000 en tres años.

o

Licencias de Contrato Enterprise (EA) sustituidas por suscripción a Office 365. Las licencias EA completas y locales se sustituyen por suscripciones a Office 365 junto con Core CAL Bridge para Office 365 y Windows Software Assurance. Es posible que algunas organizaciones encuentre beneficioso el paso de capex a opex. En el período de tres años, se sustituyen casi $477.000 licencias EA. Este beneficio es parcial es un desplazamiento parcial de los costos de suscripción y licencia de Microsoft descritos más adelante en el estudio, y se incluyen para que solo se factorice el aumento neto en los costos en el análisis del ROI. Esto no representa ningún tipo de descuento ni reducción en los costos totales pagados a Microsoft.

o

Se evita mano de obra de implementación a nivel local. El tiempo necesario para implementar Office 365 suele ser inferior para al de una instalación local comparable. Aproximadamente, se evitaron $63.000 en costos de implementación local.

o

Menor esfuerzo de soporte técnico de TI. Office 365 elimina la necesidad de administrar hardware tal como se describe anteriormente y reduce en gran medida el esfuerzo de administrar las aplicaciones. En el modelo Office 365, Microsoft proporciona un servicio de asistencia, el cual también elimina algo de actividad en la servicio de asistencia del tercer nivel. La organización compuesta fue capaz de reasignar recursos de soporte técnico de TI y servicio de asistencia, con lo cual se ahorraron $525.000 en tres años.

o

Menores costos de traslado y correspondientes emisiones de CO2. La solución Lync Online, junto con otras herramientas de colaboración y productividad en Office 365, reduce la necesidad de reuniones presenciales tanto con clientes como a nivel interno. Se ahorran más de $993.000 y la correspondiente reducción de CO2 de los viajes aéreos es de 238.000 kilogramos.

o

Ganancia en la productividad de los trabajadores especializados. El conjunto de soluciones 2010 que consta de Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online y Office Professional Plus entrega sustanciales beneficios de productividad a todos los trabajadores especializados. Esto se debe ampliamente a mejor comunicación y uso compartido de conocimientos. Este beneficio es similar en naturaleza para tanto para la solución Office 365 en línea como las versiones locales. Se alcanzan $4.380.000 en ganancias de producción durante la duración del estudio.

o

Ganancia incremental en la productividad de los trabajadores móviles. Además de la ganancia de productividad general ya mencionada, Office 365 entrega ganancias incrementales de productividad para trabajadores móviles que tienen mejor acceso a recursos de TI y documentos mientras viajan. Esto abarca 250 consultores senior y vendedores, y deriva en aproximadamente una ganancia de productividad de $956.000 en tres años.

o

Funciones mejoradas/más recientes y facilidad de actualización (sin cuantificar). Office 365 deja disponibles las características y funciones más recientes sin la necesidad de que el departamento de TI complete ninguna actualización. Los usuarios verán beneficios adicionales a partir de la disponibilidad de estas características.

o

Mejor experiencia de usuario (no cuantificada). Office 365 entrega mejores experiencias de usuario al proporcionar mejor acceso para trabajar fuera de la oficina, buzones de mayor tamaño y colaboración más sencilla con los clientes.

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Seguridad de TI mejorada (sin cuantificar). Office 365 puede proporciona mejor seguridad de TI porque Microsoft crea todos los parches y actualizaciones tan pronto como están disponibles. Además, Microsoft puede proporcionar mejor cifrado y autenticación que una solución local previa de la empresa.

o

Archivado y cumplimiento mejorados (sin cuantificar). Office 365 puede mejorar el archivado al eliminar archivos Outlook .PST locales para correo electrónico y al centralizar el almacenamiento de documentos en carpetas de SharePoint. Esto simplifica y agiliza las actividades de detección y cumplimiento.

o

Mejor disponibilidad y recuperación ante desastres (sin cuantificar). Office 365 ofrece redundancia geográfica total de almacenamiento de datos y permite que los usuarios obtengan acceso a su información desde cualquier parte. Además, Microsoft proporciona un contrato de nivel de servicio (SLA) de tiempo activo de 99,9% para todos los componentes de Office 365. Los lectores deben tomar en consideración el costo de error para su organización al evaluar el valor de disponibilidad y recuperación ante desastres mejorados.

o

Soluciones híbridas locales o de nube habilitadas (sin cuantificar). Office 365 admite soluciones híbridas en las cuales algunos componentes y usuarios se hospedan a nivel local y otros en la nube. Esto permite una mayor flexibilidad para concretar ahorros de costos en algunas áreas sin ceder funciones de aplicaciones altamente personalizadas. Varios de los clientes entrevistados indicaron que comprarían una solución híbrida, especialmente para SharePoint.

 Costos. La organización compuesta experimentó los siguientes costos: o

Planificación inicial y mano de obra piloto. El tiempo para planificar y probar Office 365 variará ampliamente según el tamaño de la empresa y la migración. Dos recursos de TI pasaron 2,5 meses en esta actividad a un costo de aproximadamente $22.000.

o

Mano de obra de implementación/migración. La verdadera implementación y migración también se impulsan con el número de usuarios. A las empresas entrevistas les tomó una fase o un enfoque tipo “big-bang” migrar a sus usuarios. La organización compuesta tuvo tres recursos de TI trabajando en este esfuerzo dos meses a un costo total de $35.000.

o

Hardware. A fin de lograr SSO y federación de identidad, es necesario tener un servidor de Servicios de federación de Active Directory (ADFS) a nivel local. Para una alta disponibilidad, es posible que se requieran dos. La organización compuesta instaló dos servidores y, junto con tres años de hospedaje interno, gastó poco más de $21.000.

o

Suscripciones y licencias de Microsoft. Durante el primer año en que un usuario se migra a Office 365, la suscripción se cubre según las licencias de EA y servidor existentes. A principios del segundo año, se carga una suscripción mensual, junto con licencias “true up” Core CAL Bridge para Office 365 y Windows Software Assurance. Durante lo que duró el estudio, la organización compuesta gastó aproximadamente $1.013.00o en suscripciones y licencias “true up”.

o

Entrenamiento. Entrenamiento de usuario final para SharePoint, Lync, etc., en la nube es el mismo que para la solución local. Sin embargo, estos costos se incluyen en el análisis financiero para ofrecer un TCO preciso para actualizar al conjunto de soluciones 2010. Además, existen un poco de entrenamiento limitado necesario para el departamento de TI sobre cómo administrar Office 365. Entre estas dos categorías, se gastaron $90.000 en entrenamiento.

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o

Administración constante. Administrar Office 365 requiere un esfuerzo significativamente menor que una solución local comparable. Esto se refleja en el correspondiente beneficio anterior. La organización compuesta requirió 1,5 recursos equivalentes de tiempo completo (FTE) para administrar Office 365 para usuarios en Estados Unidos y dos países europeos. El costo total por tres años fue de $315.000.

o

Ancho de banda adicional. La necesidad de ancho de banda adicional puede variar ampliamente, dependiendo del ancho de banda disponible existente, el número de usuarios y cuánto tráfico generan. La organización compuesta gastó $60.000 en tres años para aumentar el ancho de bando de la oficina central y una oficina grande.

Figura 1 Flujo de efectivo acumulativo ajustado a un riesgo de tres años para la organización compuesta $5.000.000 $4.119.2555

$4.000.000 $3.000.000

$2.439.087

$2.000.000 $1.000.000

$565.892

$0 ($258.566)

($1.000.000)

Inicial

Año 1 Costos (PV)

Fuente: Forrester Research, Inc.

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Beneficios (PV)

Año 2 Flujo de efectivo acumulativo (PV)

Año 3

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Factores que afectan los beneficios y los costos En la tabla 1 se ilustran los resultados financieros de riesgo ajustado que la organización compuesta puede esperar alcanzar. Los valores de riesgo ajustado toman en cuenta cualquier posible incertidumbre o variación que existe al calcular los costos y beneficios, lo cual produce cálculos más conservadores. Los siguientes factores pueden factores los resultados financieros que una organización puede experimentar: 

Número de usuarios. Los costos de suscripción a Office 365 se calculan por usuario. Además, es posible que un mayor número de usuarios requiera migrar más datos, lo cual extendería el período de implementación y el costo. A la inversa, mientras más grande sea la base de usuarios, mayores serán los beneficios que se deben alcanzar. En el caso de beneficios relacionados con la productividad, las organizaciones más grandes deben ver ganancias significativamente mayores que aumentarían el ROI y el NPV.



Estructura de licencias existente. Los costos totales de licencias y suscripción pueden variar según los niveles de licencias existentes, si se tiene un EA o Software Assurance y cuándo se implementó la versión anterior (si corresponde). La organización compuesta contó con un EA de professional desktop. Dado que determinar estos costos puede ser muy complicado, se anima encarecidamente al lector trabajar con Microsoft o su socio de canal para comprender cualquier costo de licencia o suscripción nuevos así como costos de licencias anteriores que pueden eliminarse.



Componentes de solución de Office 365 utilizados. Es posible que una organización decida no implementar todos los componentes de la solución Office 365, Exchange Online con Forefront Online Protection para Exchange, Office Professional Plus, Lync Online y SharePoint Online. Esto reducirá el costo de suscripción mensual, pero también puede dar como resultado que algunas de las categorías de beneficios analizadas en el estudio no se concreten. El lector debe tomar en consideración cuál de estos beneficios (si los hay) no se concretarían si no se implementa el conjunto completo.

Divulgaciones El lector debe estar consciente de lo siguiente: 

El estudio lo comisionó Microsoft y lo entrega el grupo Forrester Consulting.



Forrester no hace suposición alguna respecto del posible ROI que otras organizaciones recibirán. Forrester aconseja encarecidamente que los lectores usen sus propios cálculos dentro del marco proporcionado en el informe para determinar lo adecuado de una inversión en Microsoft Office 365.



Microsoft revisó y proporcionó comentarios a Forrester, pero Forrester mantiene control editorial sobre el estudio y sus descubrimientos y no acepta cambios que contradigan dichos descubrimientos u obscurezcan el significado del estudio.



Los nombres de los clientes para las entrevistas los proporcionó Microsoft.

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Marco y metodología para TEI Introducción A partir de la información proporcionada en las entrevistas, Forrester ha construido un marco para Total Economic Impact™ (TEI) para aquellas organizaciones que están considerando implementar Microsoft Office 365. El objetivo de este marco es identificar los factores de costo, beneficio, flexibilidad y riesgo que afectar la decisión de la inversión. Enfoque y metodología Forrester tomó un enfoque de varios pasos para evaluar el impacto que Microsoft Office 365 puede tener en una organización (ver Figura 2). Específicamente: 

Entrevistamos a personal de marketing y ventas de Microsoft, y analistas de Forrester para reunir datos relativos a Office 365 y el mercado para soluciones de colaboración y productividad basadas en la nube.



Entrevistamos a 10 organizaciones actualmente en beta con Microsoft Office 365 para obtener datos con respecto a costos, beneficios y riesgos.



Diseñamos una organización compuesta basada en características de las organizaciones entrevistadas (ver Anexo A).



Construimos un modelo financiero representativo de las entrevistas mediante la metodología para TEI. El modelo financiero lo pueblan datos de costos y beneficios obtenidos a partir de las entrevistas según se aplican a la organización compuesta.

Figura 2 Enfoque de TEI

Realizar entrevistas a clientes

Realizar diligencia debida

Diseñar organización compuesta

Construir modelo financiero mediante el marco para TEI

Redactar estudio de caso

Fuente: Forrester Research, Inc.

Forrester empleó cuatro elementos fundamentales de TEI en el modelado de Microsoft Office 365: 1.

Costos.

2.

Beneficios para toda la organización.

3.

Flexibilidad.

4.

Riesgo.

Dada la creciente sofisticación que las empresas tienen respecto de los análisis del ROI relacionados con las inversiones de TI, la metodología para TEI de Forrester sirve el propósito de proporcionar una imagen completa del impacto económico total de las decisiones de compra. Consultar el Anexo B para obtener información adicional sobre la metodología para TEI. Página 8

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Análisis Información destacada de las entrevistas Se llevó a cabo un total de 10 entrevistas para este estudio, las cuales incluyeron representantes de las siguientes empresas (clientes de Microsoft con base en EE.UU. y Europa): 1.

Empresa consultora internacional: líder global en consultoría, tecnología, contratación de recursos externos y servicios profesionales locales con más de 100.000 empleados. Una empresa mundial que incluye servicios de TI y servicios hospedados de Microsoft; actualmente ejecuta una instancia global de Exchange 2007 junto con Office Professional 2007 y Office Communications Server 2007 R2 (OCS 2007 R2)..

2.

Empresa de servicio público municipal: empresa municipal con 600 empleados que está separando servicios de TI compartidos de la ciudad; actualmente usa una mezcla de Office Professional 2003, 2007 y 2010, junto con Exchange 2003. Todas las soluciones de Microsoft deberán reemplazarse como parte de la separación de la infraestructura de la ciudad.

3.

Universidad: universidad privada con 12.000 usuarios, incluidos 6.000 estudiantes. La universidad cuenta con un sistema de correo electrónico de generación propia y un sistema de calendarización de terceros que debe reemplazarse. Existen 300 usuarios de SharePoint 2007. La universidad posee licencias educacionales para productos Microsoft.

4.

Empresa de servicios profesionales de TIC: empresa de servicios de TIC con base en Europa con más de 12.000 empleados; actualmente usa una mezcla de Office Professional 2007 y 2010, Exchange 2007, SharePoint 2007, y OCS 2007 R2.

5.

Firma de arquitectura: empresa con 600 empleados repartidos en 13 oficinas, ocho en EE.UU. y cinco en todo el mundo. La empresa usa las versiones 2003 de Exchange, SharePoint y Office Professional.

6.

Banco: este banco está trabajando con un socio de Microsoft en la implementación de Office 365. Tiene 1.500 empleados y usa las versiones 2003 de Exchange y Office Professional.

7.

Empresa de medios: esta empresa ha contratado recursos externos para gran parte de sus operaciones e infraestructura de TI de parte de un socio de Microsoft. Tiene más de 800 usuarios que están usando las versiones 2007 de Exchange y Office Professional.

8.

Empresa de logística de productos agrícolas: Esta organización tiene 1.500 usuarios de la solución de Microsoft de un total de 4.000 empleados. Los empleados están repartidos en docenas de países en todo el mundo. Se usan diversas versiones de Exchange, SharePoint y Office Professional. También existen lugares que usan soluciones no autorizadas por el grupo de TI central que se eliminarán como parte de la implementación global de Office 365.

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9.

Empresa de repuestos automotrices: empresa con base en Europa con 5.500 empleados, 1.200 de los cuales son trabajadores especializados que usarán Office 365. El resto trabaja en el piso de la fábrica. Existen 11 oficinas diseminadas por Europa, Norteamérica y Asia. La empresa actualmente usa Exchange 2000 y Office Professional 2007.

10.

Organización de estándares y pruebas: tiene más de 7.000 empleados repartidos en docenas de países. Está migrando desde una solución de correo electrónico de la competencia. Actualmente tiene implementados localmente versiones Office Professional 2010, SharePoint 2010 y OCS 2007 R2.

Las 10 entrevistas dejaron al descubierto los siguientes puntos sobresalientes: 





Las razones principales entregadas para actualizar/migrar a Office 365 fueran el deseo de reducir el TCO, simplificar la administración y entregar más rápidamente las características más recientes. Entre los comentarios seleccionados de los entrevistados se incluyen: o

“El factor de impulso básico fue que no deseo administrar el hardware, el software ni las personas necesarias para mantener la solución.”

o

“Deseábamos implementar las versiones más recientes de SharePoint y Outlook. Básicamente, deseamos tener más capacidades y flexibilidad”.

o

“Hemos crecido significativamente durante los últimos años, tanto a nivel orgánico como a partir de adquisiciones. Hemos tenido que ir poniéndonos a tono con las TI. De manera que estábamos buscando una manera de ser más eficaces en cómo proporcionar servicios tecnológicos a la firma”.

o

“Nuestra empresa está muy descentralizada en muchos países. Operamos una organización de TI muy ordenada. Usar la nube borra la complejidad local”.

o

“La razón de pasar a la nube fue la de ahorrar costos. Dejar que Microsoft ejecute el correo electrónico asegura que todo funciones bien en conjunto”.

o

“Desde una perspectiva de costos, 365 fue la solución más interesante. Sobre todo porque ya tenemos un EA con Microsoft. Desde una perspectiva de funcionalidad, 2010 nos entrega mucho más que las versiones anteriores, en especial Lync”.

Reducir de manera significativa los costos y el esfuerzo asociados con ciclos típicos de tres a cuatro años fue muy importante. o

“Enfrentaríamos la actualización de todo el hardware cada tres o cuatro años. Esto, junto con la mano de obra asociada, se torna muy costoso”.

o

“Eliminar la necesidad de actualizar nuestro estado de TI cada unos cuantos años es un enorme triunfo para nosotros”.

Las licencias de EA existentes y Software Assurance facilitaron mucho la decisión de cambiar a Office 365. o

“Fue una decisión muy sencilla ya que contábamos con el contrato de Software Assurance”.

o

“Nos ofrecieron Office 365 como parte de nuestra actualización de EA”.

o

“Ya estábamos en BPOS, así que pasar a Office 365 es una progresión natural”.

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









Office 365 incluye muchos servicios nuevos y valiosos. o

“Se incluye protección contra correo electrónico no deseado/antivirus, lo cual para mí significa una cosa menos de qué preocuparme”.

o

“Los aspectos de la recuperación ante desastres de Office 365 son geniales”.

o

“Las mejoras en SharePoint y OCS [Lync] son muy importantes para nuestros usuarios”.

Los departamentos de TI están entusiasmados por liberar algo de tiempo para trabajar en proyectos más estratégicos. o

“Queremos que nuestra gente de TI se centre en proyectos estratégicos y no tenga que estar cuidando la infraestructura”.

o

“Nuestros clientes están buscando maneras de dejar de hacer trabajo de [IT] de mercancía”.

Proporcionar bandejas de entrada más grandes se ve como importante. o

“Más capacidad ayudará con la productividad. Tenemos usuarios que gastan mucho tiempo en limpiar sus bandejas de entrada porque ya no pueden enviar correos electrónicos”.

o

“Bandejas de entrada más grandes ahorrarán tiempo de Ti ya que esta es la razón por la cual la gente está reclamando: quieren una bandeja con más capacidad”.

o

“El espacio del buzón se está acabando y no podemos proporcionar eficazmente buzones más grandes con una solución local”.

La implementación beta y la migración de Office 365 se vio bastante sencilla. o

“Definir directivas de seguridad para correo electrónico tomó algo de tiempo, pero fue algo que debíamos hacer”.

o

“Configurar las servidores ADFS fue un poco confuso, pero la documentación sobre esto ha mejorado mucho”.

o

“La migración de datos no representa ningún desafío y nos proporciona la gran oportunidad de limpiar nuestros datos”.

Hubo una amplia gama de opiniones sobre el beneficio de los gastos capitales (capex) frente a los gastos operaciones (opex), pero en el caso de las empresas que prefirieron opex, implementar Office 365 es muy útil. o

“Opex era atractivo porque hace mucho más fácil facturar grupos internos para servicios obligatorios y opcionales”.

o

“La importancia de un modelo sobre el otro varía de un año a otro. En este momento, es más fácil obtener fondos para opex”.

o

“Cada vez más empresas están buscando reducir los capex. No tener que comprar hardware cada tres años ni contratar consultores para que hagan el trabajo es muy beneficioso”.

o

“Un solución de nube era atractiva desde una perspectiva de opex. Mirando el TCO, descubrimos que era un mejor enfoque”.

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Organización compuesta Según las entrevistas con los 10 clientes existentes proporcionados por Microsoft, Forrester creó un marco para TEI, una empresa compuesta, y un análisis de ROI asociado que ilustra las áreas afectadas financieramente. La organización compuesta que Forrester sintetizó a partir de estos resultados representa una empresa de manufactura con base en EE.UU. con algunas operaciones en Europa. Existe un total de 3.500 empleados, 1.000 de los cuales corresponden a trabajadores especializados que se migran a Office 365. La organización está pasando de Office Professional y Exchange 2003, junto a una implementación limitada de SharePoint. Implementará el conjunto Office 365 E3 completo, que consta de Exchange Online, SharePoint Online, Office Professional Plus y Lync Online. Como parte de sus licencias existentes, la organización compuesta contaba con contratos Professional Desktop EA y Software Assurance. Se puede encontrar una descripción más detallada de la organización compuesta en el Anexo A. Supuestos del marco En la tabla 2 se proporcionan los supuestos del modelo que Forrester usó en este análisis. Tabla 2 Supuestos del modelo Ref.

Métrica

Valor

A1

Costo total anual* por recurso FTE de TI

$70,000

A2

Costo total anual* por trabajador móvil

$106.250

A3

Costo total anual* por trabajador especializado (en todos los roles de la organización)

A4

Número de usuarios de Office 365

$60.000 1.000

*El costo total incluye los seguros, las vacaciones pagadas y cualquier otro costo en el que haya incurrido la organización. Fuente: Forrester Research, Inc.

La tasa de descuento usada en los cálculos de PV y NPV es del 12%, y el horizonte de tiempo usado para el modelado financiero es de tres años. Las organizaciones normalmente usan tasas de descuento entre el 8% y el 16% según su entorno actual. Se urge a los lectores a que consulten con los respectivos departamentos financieros de su empresa para determinar la tasa de descuento más adecuada para usar al interior de sus organizaciones. Todos los cálculos de este estudio están en dólares estadounidenses, aun cuando algunos de los clientes entrevistados usa el euro como su moneda principal. Algunos valores del dólar presentados en este estudio se han redondeado al centavo o dólar entero más cercano. Por tanto, es posible que algunos resultados de los cálculos en las tablas subsiguientes no concuerden exactamente con los resultados si el lector sigue las fórmulas y los valores presentados.

Costos Office 365 sigue ampliamente un modelo de costos de software como servicio (SaaS), con muchas categorías de costo siendo reemplazadas por una suscripción al servicio. Al igual que con cualquier proyecto de TI de envergadura, existes costos por adelantado de planificación e implementación. En el caso de algunas categorías de costo, existe un beneficio correspondiente. Se hace referencia a estos en las áreas de costos individuales y se exploran por completo en la sección Beneficios Muchos de los costos pueden variar ampliamente dependiendo del tamaño de la organización del lector. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente al lector que use este modelo como base para determinar el TEI para su propia organización. Página 12

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Costos de la mano de obra de la planificación inicial y el piloto Todos los clientes que participaron en este estudio eran usuarios beta de Office 365. El esfuerzo necesario para la versión beta se toma como un proxy para la planificación inicial y la conducción de un piloto. En general, los clientes describieron el proceso como bastante sencillo. El tiempo para esta fase varió de un mes, en el caso de la migración de un cliente de BPOS, a cuatro meses para un cliente que pasaba de una solución que no era de Microsoft. En todos los casos, la mayoría del tiempo se pasó en definir la solución y migrar los buzones de los usuarios. Normalmente, se tardaba una semana en configurar la infraestructura de ADFS. La organización compuesta completaba este esfuerzo únicamente con mano de obra interna. Si se usan consultores externos, los costos totales deben ser más o menos los mismos, pero el trabajo interno se reemplaza por trabajo externo. En el caso de la organización compuesta, dos FTE gastaron 2,5 meses en trabajar en esto. El costo total mensual para un FTE fue de $5.833. Dos FTE x 2,5 meses x $5.833 es igual a $21.875. Tabla 3 Costos de la mano de obra de la planificación inicial y el piloto Ref.

Métrica

B1

Número de FTE de TI

B2

Número de meses.

B3

Costo total mensual

Bt

Planificación inicial y costos de trabajo piloto

Cálculo

Inicial 2 2.5

A1/12 meses

$5.833

B1*B2*B3

$21.875

Fuente: Forrester Research, Inc.

Costos de trabajo por implementación o migración La mayor parte de este esfuerzo se pasa en definir directivas y migrar datos (buzones y documentos de SharePoint). La duración de este esfuerzo se relaciona directamente con el número de usuarios y/o la cantidad de datos que se van a migrar. En un extremo del espectro, una organización con más de 100.000 usuarios está planificando un año para la migración. En el caso de organizaciones en el rango de 500 a 2.000 empleados, el sentimiento general era de uno a dos meses. Las empresas siguieron una metodología típica de implementación y pruebas seguida por la migración. Un entrevistado señaló: “la velocidad de la migración depende de las ganas de interrumpir las operaciones normales”. El enfoque típico fue migrar cierto número de usuarios cada noche o durante el fin de semana, con lo cual se completaba una ubicación o un grupo a la vez. Una vez que todos los usuarios se migraban, se anulaba la comisión de la infraestructura local. El entrenamiento también se completa durante este período y se cubre en una categoría de costo separada posteriormente en este estudio. Este esfuerzo lo puede completar el personal de TI propio si existen las habilidades. La mayoría de los clientes entrevistados, de hecho, estaban usando recursos propios. Otra alternativa es usar organizaciones de servicios de TI. Tal organización calculó que solo el cobro por servicios de diseño sería de aproximadamente $10.000 a $20.000, mientras que la administración subcontratada de una migración total podría ser de $30.000 a $100.000 (o más), dependiendo del número de usuarios. La organización compuesta usó recursos propios. Página 13

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Este esfuerzo total es menor de lo que se esperaría para una instalación local. El beneficio correspondiente se cubre en la sección Beneficios de este estudio.

Tabla 4 Costos de trabajo por implementación o migración Ref.

Métrica

Cálculo

Inicial

C1

Número de FTE de TI

3

C2

Número de meses.

2

C3

Costo total mensual

Ct

Costos de trabajo por implementación o migración

A1/12 meses

$5.833

C1*C2*C3

$35.000

Fuente: Forrester Research, Inc.

Costos de hardware Aunque Office 365 permite que una organización elimine hardware, todavía persiste la necesidad de un servidor ADFS para federación de identidad y SSO. Esto normalmente requiere un servidor y se puede agregar un segundo servidor para alta disponibilidad. Los requisitos técnicos no son grandiosos, de manera que bastará una configuración de servidor típico medianamente bueno. Los servidores pueden hospedarse a nivel local o en una oficina tipo colocación. La mayoría de las empresas entrevistadas los hospedan localmente. La organización compuesta hospeda los servidores in situ y designa sobrecargas para alimentación, espacio, enfriamiento, etc. Estos servidores se reemplazarían cada tres a cuatro años, siguiendo el ciclo de actualización regular de la organización. El beneficio correspondiente para servidores Exchange, Lync y SharePoint no instalados se cubre en la sección Beneficios de este estudio.

Tabla 5 Costos de hardware Ref.

Métrica

D1

Número de servidores ADFS.

D2

Costo por servidor

D3

Mantenimiento

D4 Dt

Año 1

Año 2

Año 3

(D1*D2) [período inicial]*10%

$1.400

$1.400

$1.400

Costos de hospedaje propio

D1 [período inicial]*$500

$1.000

$1.000

$1.000

Costos de hardware

(D1*D2)+D3+D4

$2.400

$2.400

$2.400

Fuente: Forrester Research, Inc.

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Cálculo

Inicial

Total

2 $7.000

$14.000

$21.200

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Suscripciones y licencias de Microsoft Office 365 es un servicio de suscripción por el cual se aplica un precio mensual por usuario. Existen diversos puntos de precio, dependiendo de qué componentes de solución se incluyen. La organización compuesta está usando el conjunto de soluciones E3, el cual incluye las versiones más recientes de Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online y Office Professional Plus. El precio de lista es $24 mensual por usuario, con descuentos disponibles por volumen y duración de contrato. Durante el primer año en que un usuario se migra a Office 365, todos los costos de suscripción se cubren según el EA existente. En años posteriores, se usa el modelo de suscripción y estos cobros se cargan de acuerdo con los cobros del EA existente. Los EA suelen cubrir componentes adicionales más allá de los productos destinados a los usuarios en Office 365. Según Microsoft: “Se usan CAL Suite Bridges para pasar de un CAL Suite (local) a una combinación de servicio comparable de productos y en línea. Como tal, CAL Suite Bridges se componen de esas cargas de trabajo de CAL Suite que no se encuentran en Office 365 ni Windows Intune y permiten que los clientes de CAL Suite retengan su cobertura SA, su compromiso relativo a la empresa y descuentos de plataforma correspondientes para esas cargas de trabajo restantes a nivel local”. Software Assurance a menudo cubre el sistema operativo Windows, además de las aplicaciones que se ejecutan en él. Office 365 no incluye una ruta de actualización para Windows. Por tanto, es posible que la organización de un lector desee pagar por separado por Software Assurance en el sistema operativo Windows además de los costos de Office 365 y CAL Suite Bridge. Para proporcionar una verdadera comparación entre manzanas, la organización compuesta ha elegido pagar por Core CAL Bridge para Office 365 y Windows Software Assurance. El resultado es que cada licencia de solución de Microsoft que la organización tuviera antes de la migración sigue en pie. La organización compuesta sigue pagando el EA por licencias de professional desktop y servidor durante el período inicial, cuando la planificación y la migración están en progreso, así como el Año 1. Para el período inicial, esto equivale a 4,5 meses de costos. Los costos de EA que se han sustituido al principio del Año 2 se incluyen en la sección Beneficios de este estudio para reflejar los créditos. Tabla 6 Suscripciones y licencias de Microsoft Ref.

Métrica

E1*

EA y licencias de servidor (Solo inicial y año 1)

E2*

Costos de suscripción de Office 365 (principio del Año 2)

E3*

E4*

Et

Cálculo

Inicial

Año 1

$89.314

$238.171

Año 2

Año 3

$0

$0

$279.000

$279.000

Core CAL Bridge para Office 365

$15.000

$15.000

Windows Software Assurance

$49.000

$49.000

$343.000

$343.000

Suscripciones y licencias de Microsoft

$23,25*1.000 usuarios [A3]*12 meses

E1+E2+E3+E4

$89.314

$238.171

Total

($1.013.485)

*Estos números de referencia ahora son designados y no deben confundirse con conjuntos de soluciones de Office 365. Fuente: Forrester Research, Inc.

Página 15

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Entrenamiento El entrenamiento de usuarios para Office 365 sería el mismo que para la solución local y el nivel requerido depende de qué versión están migrando los usuarios, es decir, Office Professional 2003. Sin embargo, se incluyen los costos de entrenamiento de los usuarios para que el lector tenga una idea completa del TCO. Algunas de las empresas entrevistadas estaban usando organizaciones de entrenamiento externas y otras usaban recursos propios para entregar el entrenamiento. Era normalmente una mezcla de entrenamiento presencial y en línea. Probablemente muchos usuarios no participaban del entrenamiento. Existe cierto entrenamiento especializado sobre la administración de Office 365 que la organización de TI requiere. El número de personas enviadas puede variar según el tamaño de la empresa, pero el número consensual para una empresa del tamaño de la organización compuesta era de dos recursos de TI.

Tabla 7 Entrenamiento Ref. F1 F2 Ft

Métrica

Cálculo

Entrenamiento de TI Entrenamiento para usuario final Entrenamiento

F1+F2

Inicial

Año 1

Año 2

Año 3

$10.000

$0

$0

$0

$80.000

$0

$0

$0

$90.000

$0

$0

$0

Total

$90.000

Fuente: Forrester Research, Inc.

Administración constante El esfuerzo por administrar Office 365 es significativamente menor que para una solución local comparable. El nivel de esfuerzo varía según el número de usuarios. Las empresas más pequeñas entrevistadas planificaron al menos un FTE, independientemente del tamaño. Una organización con 10.000 usuarios se estaba planificando para tres FTE, uno para Exchange y dos para SharePoint. Para la organización compuesta, 1,5 FTE está en línea con lo que empresas de este tamaño estaban planificando. Estos recursos cubrirán tanto las operaciones estadounidenses como europeas. La mayoría del esfuerzo se gasta en la administración de cuentas de usuario, la configuración de Office 365 y el mantenimiento de los servidores ADFS. Los ahorros del esfuerzo de administración se cubren en la sección Beneficios de este estudio.

Tabla 8 Administración constante Ref.

Métrica

G1

Número de FTE de TI

G2

Costo total anual de TI

Gt

Administración constante

Fuente: Forrester Research, Inc.

Página 16

Cálculo

Inicial

Año 1

Año 2

Año 3

1.5

1.5

1.5

A1

$70.000

$70,000

$70.000

G1*G2

$105.000

$105.000

$105.000

Total

$315.000

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Ancho de banda adicional Ninguna de las empresas entrevistadas había decidido aún cuánto, si acaso, ancho de banda se requeriría. Microsoft proporciona muchas herramientas y notas del producto para calcular las necesidades de ancho de banda. El ancho de banda adicional requerido depende tanto del tamaño de la canalización ya existente como del uso esperado a futuro. Una de las empresas entrevistadas que también es una empresa consultora de Microsoft señaló: “Aún no he tenido un cliente que haya debido aumentar el ancho de bando para BPOS [el predecesor de Office 365]. Si existe una situación en que se requiera una actualización, por lo general es una empresa que tiene un T1 y necesita agregar otro (probablemente $500 a $700 al mes). Si es una empresa más grande, quizás necesita pasar de unos cuantos T1 a una conexión de fibra (100 MB). En mi ciudad se puede tener una conexión de 100 MB por $700 a $1.000 al mes”. En el caso de la organización compuesta, se ha supuesto un marcador de posición de $20.000 al año para ancho de banda adicional en la oficina central y posiblemente algunas otras oficinas grandes. Se anima al lector a trabajar con Microsoft para calcular futuros requisitos de ancho de banda y tomar las provisiones necesarios. Sin esto, existe un riesgo de problemas de rendimiento y costos inesperados.

Tabla 9 Ancho de banda adicional Ref.

Métrica

H1

Ancho de banda adicional

Ht

Ancho de banda adicional

Cálculo

H1

Inicial

Año 1

Año 2

Año 3

$0

$20.000

$20.000

$20.000

$0

$20.000

$20.000

$20.000

Total

$60.000

Fuente: Forrester Research, Inc.

Costos totales Los costos totales en que incurrió la organización compuesta para implementar y administrar la solución Office 365 se muestran en la Tabla 10 a continuación.

Tabla 10 Costos totales (sin ajuste de riesgo) Ref.

Costos

Inicial

Año 1

Año 2

Año 3

Total

Bt

Planificación inicial y costos de trabajo piloto

($21.875)

($21.875)

Ct

Costos de trabajo por implementación o migración

($35.000)

($35.000)

Dt

Costos de hardware

($14.000)

($2.400)

($2.400)

($2.400)

($21.200)

Et

Costos de suscripciones y licencias de Microsoft

($89.314)

($238.171)

($343.000)

($343.000)

($1.013.485)

Ft

Entrenamiento

($90.000)

Página 17

($90.000)

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Ref.

Costos

Inicial

Año 1

Año 2

Año 3

Total

Gt

Administración constante

($105.000)

($105.000)

($105.000)

($315.000)

Ht

Ancho de banda adicional

($20.000)

($20.000)

($20.000)

($60.000)

($365.571)

($470.400)

($470.400)

($1.556.560)

Total

($250.189)

Fuente: Forrester Research, Inc.

Beneficios En la primera mitad de la sección Beneficios se detallan los beneficios cuantitativos de la organización compuesta, incluido el análisis del ROI. En la segunda mitad se describen los beneficios cualitativos que los clientes entrevistados experimentaron pero que no se pueden describir en su totalidad en el modelo financiero. Los beneficios cualitativos son potencialmente tan valiosos como los cuantitativos y deben tomarse en consideración al analizar el ROI total realizado al implementar Office 365.

Hardware eliminado Office 365 elimina la necesidad de servidores Exchange, SharePoint y Lync. Además elimina la necesidad de una implementación de almacenamiento de gran tamaño (SAN o archivo adjunto directo). El tamaño del estado de la infraestructura local depende del número de usuarios, ubicaciones, tamaño del buzón, etc. Además, Microsoft ofrece buzones de 25 GB, lo cual sería muy difícil que una empresa implementara a un costo razonable a nivel local. Crear una infraestructura con redundancia geográfica total como la que ofrece Microsoft también agregaría un costo significativo. Las empresas más grandes que la organización compuesta pueden esperar beneficios significativamente más grandes en esta categoría. Como ejemplo, un cliente entrevistado con más de 1.000 usuarios espera eliminar 40 servidores Exchange. También es muy importante que el lector considere que todos los costos de hardware se realizarían nuevamente cada tres a cuatro años, según el ciclo de actualización regular. En el caso de la organización compuesta, el costo de pasar de un buzón de 250 MB a 1 GB se incluye. El conteo del servidor en la tabla continuación se basa en crear una infraestructura de alta disponibilidad. Habría dos servidores Exchange que residirían en una de las oficinas europeas para esos usuarios. Además de los 13 servidores principales, se han configurado cuatro servidores en una instalación de recuperación ante desastres “fría” para promocionar servicios limitados clave en caso de un desastre de importancia. Esto no se acerca a proporcionar el nivel de resiliencia de recuperación ante desastres inherente en Office 365. Se incluye un análisis más profundo sobre la recuperación ante desastres en la sección de beneficios cualitativos de este estudio. Lo más probable es que el almacenamiento sería una combinación de SAN para SharePoint y archivos adjuntos para Exchange. Por simplicidad, se usó un solo precio por terabyte en el tablero.

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Tabla 11 Hardware eliminado Ref.

Métrica

Cálculo

Año 1

Año 2

Año 3

4

0

2

$5.000

$5.000

$5.000

([I1+I2+I3+I4]*I5)+(I6*I7)

$139.000

$0

$10.000

Suma I8 [a través del año actual]*10%

$13.900

$13.900

$14.900

(I1+I2+I3+I4)*$500

$8.500

$8.500

$8.500

$161.400

$22.400

$33.400

I1

Número de servidores Exchange.

6

I2

Número de servidores SharePoint.

4

I3

Número de servidores Lync

3

I4

Servidores adicionales para instalación de recuperación ante desastres “fría”

4

I5

Costo por servidor

I6

Almacenamiento sin agregar (TB): Exchange y SharePoint

I7

Costo por terabyte

I8

Costos totales de hardware

I9

Mantenimiento evitado

I10

Costos de hospedaje propio

It

Hardware eliminado

Total

$7.000

I8+I9+I10

$217.200

Fuente: Forrester Research, Inc.

Software de terceros eliminado Office 365 incluye algunas características que de otro modo se comprarían por separado, normalmente de proveedores terceros. Los ejemplos entregados por los clientes entrevistados incluyen antivirus/protección contra correo electrónico no deseado (lo cual se incluye en Office 365 con Forefront Online Protection para Exchange), búsqueda de buzón empresarial, copia de seguridad de correo electrónico y archivado. La organización compuesta solo tenía soluciones antivirus/protección contra correo electrónico no deseado y copia de seguridad de correo electrónico, de manera que estos costos se incluyen en el estudio. Otra área para posiblemente eliminar los costos de software y soluciones de terceros son los sistemas de correo de voz. Exchange Online incluye una solución de correo de voz hospedada total para sistemas telefónicos locales. Los clientes que integran sus sistemas telefónicos locales con Exchange Online pueden retirar sus sistemas de correo de voz locales y eliminar los costos de mantenimiento y copias de seguridad asociados. Ninguno de los clientes entrevistados había implementado esta opción, pero unos cuantos la estaban considerando.

Página 19

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Tabla 12 Software de terceros eliminado Ref. J1 J2 Jt

Métrica

Cálculo

Año 1

Antivirus/protección contra 1.000 usuarios [A4]*$1/mes*12 $12.000 correo electrónico no deseado Agente de copia de seguridad ($1.000*I1)+20% $7.200 de correo electrónico Software de terceros eliminado

J1+J2

$19.200

Año 2

Año 3

$12.000

$12.000

$2.600

$2.600

$13.200

$13.200

Total

$45.600

Fuente: Forrester Research, Inc.

Ahorro en conferencias web Lync Online proporciona una solución de conferencia web con características totales que darán como resultado un menor uso de soluciones de este tipo de terceros en favor de comunicaciones integradas, simplificadas y de diversos modos. El beneficio es menos que en el Año 1, ya que los usuarios se acostumbran a Lync Online y migran lejos de la solución titular de conferencia web.

Tabla 13 Ahorro en conferencias web Ref.

Métrica

K1

Tarifas de solución de conferencias web

Kt

Ahorro en conferencias web

Cálculo

K1

Año 1

Año 2

Año 3

$30.000

$60.000

$60.000

$30.000

$60.000

$60.000

Total

$150.000

Fuente: Forrester Research, Inc.

Ahorro en teleconferencia Además de las conferencia web que migrarán a Lync Online, una porción importante de teleconferencias internas basadas en teléfono también se completarán mediante Lync Online. Presencia, conferencias de un clic y otras características hacen que la configuración y la conducción de llamadas de conferencia sea mucho más fácil. Esto impulsa el cambio en el comportamiento para usar Lync en vez de configurar una teleconferencia. En el primer año del estudio se completan menos llamadas mediante Lync conforme este cambio en el comportamiento tiene lugar. Los lectores deben observar que la versión actual de Lync Online no incluye el servicio telefónico de PSTN tradicional. Por tanto, este beneficio refleja una migración de algunas llamadas de conferencia desde una solución de teleconferencia y no una eliminación completa del servicio de terceros.

Página 20

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Tabla 14 Ahorro en teleconferencia Ref.

Métrica

Cálculo

L1

Costo por minuto

L2

Uso reducido medio por usuario (minutos)

L3

Número de usuarios

Lt

Ahorro en teleconferencia

Año 1

Año 2

Año 3

$0,12

$0,12

$0,12

120

240

240

1.000

1.000

1.000

$14.400

$28.800

$28.800

A4 L1*L2*L3

Total

$72.000

Fuente: Forrester Research, Inc.

Licencias de Contrato Enterprise (EA) sustituidas por suscripción a Office 365 Los matices de las licencias de EA se analizaron anteriormente en la categoría de costos correspondiente. A partir del Año 2, las licencias anteriores de EA para professional desktop, así como las licencias de servidor pertinentes como Exchange, se reemplazan por suscripciones a Office 365. La organización compuesta también paga por Core CAL Bridge para Office 365 y Windows Software Assurance para que la oferta sea “true up”. Este beneficio muestra los costos del EA originales que se han sustituido. Si la organización del lector será un nuevo cliente de Microsoft, debe determinar cuáles serían los costos de la licencia para una solución local nueva e incluirlos aquí. Estos costos sustituidos se incluyen en la sección de beneficios de manera que el análisis del ROI se basará en los costos incrementales de la solución pagados a Microsoft. Es decir, la diferencia entre los costos de suscripción a Office 365 y los costos de licencia locales. De esa manera, los lectores pueden obtener una comprensión más clara del impacto financiero asociado con los beneficios que pueden obtener al invertir más para Office 365 comparado con la mantención de sus soluciones de Microsoft más antiguas. Esto no reduce los pagos totales a Microsoft según se estipula en la sección de costos del estudio.

Tabla 15 Licencias de EA sustituidas Ref.

Métrica

Cálculo

Año 1

Año 2

Año 3

M1

Licencias de EA sustituidas

E1 [Año 1]

$0

$238.171

$238.171

Mt

Licencias de EA sustituidas

M1

$0

$238.171

$238.171

Fuente: Forrester Research, Inc.

Página 21

Total

$476.342

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Se evita trabajo de implementación a nivel local Este costo que se evita es el corolario respecto al costo de implementar la versión de nube de la solución. Además de cualquiera de estos dos costos o de su naturaleza, la implementación local también requeriría más tiempo y esfuerzo. Un cliente señaló: “Dudo que hubiéramos podido configurar Lync, Exchange y SharePoint hacia fin de año. Todas las características de comunicación que Lync ofrece son algo que realmente necesitamos hoy para que nuestros empleados repartidos por el mundo puedan colaborar más eficazmente y atender mejor a nuestros clientes”. Para las empresas entrevistadas aproximadamente del tamaño de la organización compuesta, la vista consensual fue que la instalación local de un par de FTE tomaría de cuatro a seis meses. Si uno de los componentes (a saber, SharePoint) se agrega por primera vez, la duración respondería al extremo más largo de este rango. En el caso de la organización compuesta, esta es la primera vez que está implementando Lync Online para aprovechar las características de mensajería instantánea, presencia y conferencia web. La implementación también incluye el lanzamiento completo de SharePoint Online. También vale la pena notar que una parte de estos costos de trabajo se repetirían nuevamente siempre que la solución de hardware o software se actualiza como parte del ciclo de vida de actualización normal de una empresa. Tabla 16 Se evita trabajo de implementación a nivel local Ref.

Métrica

N1

Número de días hombre evitados

N2

Costo total diario de TI

Nt

Se evita trabajo de implementación a nivel local

Cálculo

Año 1

Año 2

Año 3

Total

200 A1/220 días de trabajo

$318,18

N1*N2

$63.636

$63.636

Fuente: Forrester Research, Inc.

Menor esfuerzo de soporte técnico de TI Una ventaja importante de Office 365, como otras soluciones de SaaS, es un esfuerzo ampliamente reducido para la administración de TI. Esto incluye eliminar todo el esfuerzo asociado con la administración de servidores y reducir el esfuerzo para la administración de cuentas de usuario. Cómo se concreta este ahorro variará de organización a organización. Es posible que algunas eviten contratar recursos adicionales y otras puede que vuelvan a implementar capacidad excedente para trabajar en proyectos más estratégicos. Para empresa del tamaño de la organización compuesta, el rango de ahorra fue de 1,5 para cuatro FTE. Para una organización más grande, el ahorro debe ser mucho mayor. Una organización con más de 10.000 usuarios pensó que podría producir soporte técnico de TI de 1,5 a siete FTE. También será posible contratar recursos de TI de menores habilidades y costos. Como parte de Office 365, Microsoft proporciona un servicio de asistencia de tres niveles. Esto permitirá más ahorro de recursos. Para empresa del tamaño de la organización, el ahorro anticipado fue de uno a dos FTE. En el caso de organizaciones más grandes, los ahorros en servicio de asistencia estuvieron entre cuatro y más de 10 FTE. En el caso de ambas categorías de trabajadores, se obtuvo un ahorro más pequeño el Año 1, ya que lleva tiempo pasar personal de roles existentes a otros nuevos. Página 22

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Tabla 17 Menor esfuerzo de soporte técnico de TI Ref.

Métrica

Cálculo

Año 1

Año 2

Año 3

O1

Número de FTE para administradores de TI adicionales evitados

1

2

2

O2

Número de FTE para servicio de asistencia de tres niveles evitados

0.5

1

1

O3

Costo total anual

A1

$70.000

$70.000

$70.000

0t

Menor esfuerzo de soporte técnico de TI

(O1+O2)*O3

$105.000

$210.000

$210.000

Total

$525.000

Fuente: Forrester Research, Inc.

Traslados y emisiones de CO2 reducidos Lync Online y otras herramientas de colaboración y comunicación incluidas en Office 365 reducirán la cantidad de traslado requerido, tanto para visitar a los clientes como para reuniones internas. Además del ahorro en costos, existen beneficios de calidad de vida para quienes de otra manera tendrían que viajar. Los trabajadores móviles viajan, en promedio, 15 veces al año y otros 400 empleados viajan, en promedio, dos veces al año. En el primer año del estudio, el traslado total se redujo en un 2,5% a medida que los usuarios se sentían más cómodos con reemplazar las reuniones presenciales por comunicaciones y colaboración en línea. Hacia el Año 2, esto aumentó a un 5% de todos los viajes, o 265 viajes al año.

Tabla 18 Traslados reducidos Ref.

Métrica

P1

Número de trabajadores móviles

P2

Número medio de viajes de trabajadores móviles al año

P3

Número de empleados de oficina que viajan

P4

Promedio de viajes de trabajadores de oficina al año

P5

Costo medio por viaje

P6

Porcentaje de viajes evitados a través de la colaboración en línea, conferencia web, etc.

Pt

Traslados reducidos

Fuente: Forrester Research, Inc.

Página 23

Cálculo

Año 1

Año 2

Año 3

300

300

300

15

15

15

400

400

400

2

2

2

$1.500

$1.500

$1.500

2,5%

5,0%

5,0%

((P1*P2)+(P3* $198.750 P4))*P5*P6

$397.500

$397.500

Total

$993.750

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En la Tabla 19 aparece el cálculo métrico para la mejora correspondiente en la huella de carbono de la organización compuesta, una entrada importante para los informes de sustentabilidad y responsabilidad social corporativa.

Tabla 19 Emisiones de CO2 reducidas Ref.

Métrica

Cálculo

Q1

Número de viajes por aire evitados

((P1*P2)+(P3*P4))*P6

Q2

Distancia media (kilómetros)

Q3

Kilómetros de pasajero evitados

Q4

Reducción de emisiones de CO2

Qt

Mejora en la huella de carbono: KG CO2

Q1*Q2

Año 1

Año 3

133

265

265

2.000

2.000

2.000

266.000

530.000

530.000

0,18

0,18

95.400

95.400

Kilogramos de CO2 por kilómetro de aire de pasajero Q3*Q4

Año 2

47.880

Total

238.680

Fuente: Forrester Research, Inc.

Ganancia en la productividad de los trabajadores especializados Office 365, igual que la solución local, proporciona muchas herramientas para una mejor productividad en SharePoint, Lync y Office Professional. Las características de Lync Online que contribuyen a las ganancias en productividad que las empresas entrevistadas citadas incluyen presencia, mensajería instantánea y comunicaciones unificadas. En el caso de SharePoint Online, los entrevistados hablaron sobre colaboración e investigación/recuperación de documentos más fáciles. Outlook fue especialmente importante para las ganancias de productividad en Office Professional. Aumentar a un buzón de 25GB ahorrará tiempo a los usuarios de tener que eliminar elementos regularmente para liberar espacio. Además de demorar tiempo, esta actividad también es fuente de molestia para los usuarios. Los usuarios también ahorrarán tiempo de otras características como vista de conversación y asistente de programación. A continuación, se puede ver una muestra de citas de parte de los clientes entrevistados que describen maneras en las cuales la productividad mejorará.  “Lync reducirá el tiempo de conducción para nuestros empleados entre varias ubicaciones. Actualmente tenemos 50 a 100 personas que conducen mucho”.  “Usaremos la videoconferencia con nuestros clientes y proveedores para reducir la cantidad de viajes”.  “Espera un aumento de un 25% en la productividad como fruto de una mejor programación, el uso compartido de documentos, etc.”. Página 24

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 Los usuarios ahorrarán tiempo gastado en limpiar buzones porque son demasiado pequeños”.  “Habrá mucho ahorro con SharePoint. La colaboración con los contratistas será buena para ejecutar los proyectos de manera más eficaz”.  “Ahorraremos varios días (20%) en tiempos de respuesta de RFI/RFP”.  “En el ámbito de la colaboración, esperamos ver muchos cambios positivos. A los usuarios les encanta nuestra solución actual de SharePoint pequeña y local, y ruegan por usarla. Tenemos que decir que no porque no podemos apoyar su expansión”. Se concreta un beneficio más pequeño en el Año 1 del estudio conforme los usuarios se familiarizan más con las soluciones de Office 365.

Tabla 20 Ganancia en la productividad de los trabajadores especializados Ref.

Métrica

Cálculo

Año 1

Año 2

Año 3

Total

R1

Exchange (administración de bandeja de entrada, vista de conversación, etc.): minutos ahorrados a la semana

5

5

5

R2

Lync (MI, presencia, comunicaciones unificadas): minutos a la semana

20

70

70

R3

SharePoint (búsqueda de documentos y colaboración): minutos ahorrados a la semana

15

40

40

R4

Office Professional Plus: (co-autoría, OneNote y características mejoradas) minutos ahorrados a la semana

15

40

40

R5

Ahorro en horas a la semana

0,92

2,58

2,58

R6

Semanas de trabajo al año

48

48

48

R7

Número de usuarios

A4

1.000

1.000

1.000

R8

Costo total medio por hora (trabajador especializado)

A3/2.000 horas

$30,00

$30,00

$30,00

R9

Ganancia en la productividad potencial total

$1.320.000

$3.720.000

$3.720.000

R10

Porcentaje capturado

50%

50%

50%

$660.000

$1.860.000

$1.860.000

Rt

Ganancia en la productividad de los trabajadores especializados

Fuente: Forrester Research, Inc.

Página 25

(R1+R2+R3+R4) / 60 minutos

R4*R5*R6*R7

R8*R9

$4.380.000

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Nota sobre el porcentaje capturado: Forrester supone que, en el caso de los trabajadores especializados, solo una porción del tiempo ganado a partir de una productividad mejorada (que va entre el 50% y el 75%) se concretará realmente por parte de la organización; no todo el tiempo ahorrado se convertirá en resultado productivo. Este porcentaje es más alto para los trabajadores involucrados en actividades relacionadas con tareas y procesos, y es menor para trabajadores con roles intensivos de conocimiento.

Ganancia incremental en la productividad de los trabajadores móviles La mayoría de las empresas entrevistadas analizó las maneras en las cuales Office 365 mejorará la productividad de los trabajadores en terreno. Esto se concretaría principalmente al permitirles obtener acceso a recursos de TI corporativos de manera más fácil, colaborando con SharePoint Online y utilizando Lync Online. Esto es incremental respecto de las ganancias de productividad general ya analizadas. Entre algunos de los comentarios escuchados, se incluyen:  “Todo está en la nube, así que no importa dónde esté ubicada la persona. Tendrá acceso fácil a Exchange, Lync y a documentos. Eso es algo que realmente me gusta acerca de la solución. Cuando me voy a casa, simplemente saco mi equipo portátil y puedo obtener acceso a todo sin una VPN”.  “Office 365 eliminará una capa de dolor para nuestros consultores y mejorará su productividad. Proporcionará a usuarios clave las herramientas para ser tan eficientes como deben serlo en terreno. Un acceso sin contratiempos a correo electrónico y SharePoint, sin una VPN, es genial. Con Lync, tienen muchas herramientas de productividad en la punta de los dedos y [esto] los hace responsables para responder más rápidamente en cualquier situación”. En el caso de la organización compuesta, 250 usuarios de alto valor están regularmente en terreno. Se trata de ingenieros y vendedores senior. Se supuso de manera conservadora que se concreta una ganancia en productividad incremental a la semana de 60 minutos y que solo la mitad de esta ganancia se logra en el Año 1 mientras los usuarios se van familiarizando con la solución Office 365. Se recomienda a los lectores que piensen en cuántos usuarios móviles enfrentan dificultades que se pueden solucionar mediante Office 365 y qué tipo de ganancia de productividad se puede esperar.

Tabla 21 Ganancia incremental en la productividad de los trabajadores móviles Ref.

Métrica

Cálculo

S1

Número de trabajadores móviles

P1

S2

Ganancia de productividad adicional: minutos a la semana

S3

Semanas de trabajo al año

R6

S4

Costo total medio por hora (trabajador móvil)

A2/2.000 horas

Página 26

Año 1

Año 2

Año 3

300

300

300

30

60

60

48

48

48

$53,13

$53,13

$53,13

Total

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Ref.

Métrica

S5

Ganancia en la productividad potencial total

S6

Porcentaje capturado

St

Ganancia incremental en la productividad de los trabajadores móviles

Cálculo

Año 1

Año 2

Año 3

(S1*S2*S3*S4)/ 60 minutos

$382.500

$765.000

$765.000

50%

50%

50%

$191.250

$382.500

$382.500

S5*S6

Total

$956.250

Fuente: Forrester Research, Inc.

Beneficios cuantificados totales En la Tabla 22 a continuación se resumen los beneficios cuantificados totales la organización compuesta concretó al implementar Microsoft Office 365.

Tabla 22 Beneficios cuantificados totales (sin ajuste de riesgo) Ref.

Beneficios

It

Hardware eliminado

Jt

Año 1

Año 2

Año 3

Total

$161.400

$22.400

$33.400

$217.200

Software de terceros eliminado

$19.200

$13.200

$13.200

$45.600

Kt

Ahorro en conferencias web

$30.000

$60.000

$60.000

$150.000

Lt

Ahorro en teleconferencia

$14.400

$28.800

$28.800

$72.000

Mt

Licencias de EA sustituidas por suscripción a Office 365

$238.171

$238.171

$476.342

Nt

Se evita trabajo de implementación a nivel local

Ot

Menor esfuerzo de soporte técnico de TI

$105.000

$210.000

$210.000

$525.000

Pt

Traslados reducidos

$198.750

$397.500

$397.500

$993.750

$660.000

$1.860.000

$1.860.000

$4.380.000

$191.250

$382.500

$382.500

$956.250

$1.443.636

$3.212.571

$3.223.571

$7.879.778

Rt St

Ganancia en la productividad de los trabajadores especializados Ganancia incremental en la productividad de los trabajadores móviles Total

Fuente: Forrester Research, Inc.

Página 27

$63.636

$63.636

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Beneficios cualitativos Funciones mejoradas/más recientes y facilidad de actualización Office 365 proporciona una manera sencilla de entregar a los usuarios las funciones más recientes sin mucho esfuerzo. Todas las actualizaciones y características nuevas se incluyen en el costo de suscripción. Se pueden implementar en algunos o todos los usuarios a través de aprovisionamiento automatizado. Los clientes entrevistados proporcionaron algunos ejemplos específicos de cómo aprovecharán las nuevas características y funciones y cómo se simplificará este proceso.  “Será más fácil migrar a versiones más nuevas. Microsoft realiza la mayor parte de la migración por usted. Solo debe asegurarse de que funcione en sus procesos de negocio”.  “Obtendremos todo más pronto y podremos quedarnos en las versiones más recientes”.  “Cuando Microsoft actualiza, obtenemos lo más reciente y genial sin pagar extra por crearlo. Y Microsoft está realizando pruebas de integración entre diversos componentes de Office 365 y asegurando compatibilidad hacia atrás”.  “Las características y funciones adicionales que obtendremos a través de Office 365 son muy valiosas, en especial comparadas con la versión más antigua de SharePoint y OCS en línea”.  “Existe entusiasmo acerca de las posibilidades con Lync. Ahora no tenemos ninguna herramienta de reunión en línea. Puedo ver muchas nuevas maneras en que los usuarios se comunicarán entre sí”. Mejor experiencia de usuario Los usuarios finales han mejorado su experiencia con Office 365 en comparación con una instalación local típica. Entre los ejemplos proporcionados por los entrevistados, se incluyen:  Aumento de los buzones a 25 GB.  Mejor acceso remoto que les permite trabajar desde casa.  Menos tiempo inactivo y solución más rápida a algunos problemas de acceso.  Colaboración más sencilla con clientes y otros terceros. Seguridad de TI mejorada Algunas empresas grandes son capaces de proporcionar seguridad de TI de primer nivel. En tales casos, la seguridad con Office 365 debería ser igual de buena. Para muchas empresas, es difícil mantenerse por encima de todos los desafíos de seguridad y estas organizaciones deben ver una mejor seguridad de TI. Algunas de las razones para TI mejorada que entregan las empresas entrevistas son:  “La seguridad de la infraestructura proporcionada por Microsoft es mejor que la que podríamos colocar nosotros mismos, en especial en las áreas de cifrado y autenticación”.  “La seguridad de los datos será mucho mejor, ya que todos los archivos se almacenarán centralmente y no en unidades locales”. Página 28

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 “Tendremos granularidad y control mejorados en cuanto a la configuración de seguridad comparada con algunas de nuestras soluciones actuales propias y BPOS”.  “Aún tendremos que administrar nuestros propios firewalls, pero toda la seguridad del correo electrónico y SharePoint la filtra Exchange. Esto reducirá los problemas de seguridad en un 98%”.  “No tendremos que preocuparnos de contar con los parches más recientes”.  “Desde una perspectiva de seguridad, esto es una gran ventaja para nosotros. Especialmente para oficinas satélite pequeñas”. Archivado y cumplimiento mejorados Office 365 proporcionará grandes beneficios en las áreas de archivado y cumplimiento debido a buzones y tiendas de datos compartidos más grandes, así como características como retención legal y detección electrónica basada en la Web que se han agregado a Exchange Online. El tiempo que se requiere para satisfacer las obligaciones de cumplimiento e investigación de detección debe reducirse. Existe un beneficio duro asociado con estas soluciones que no se incluye en el análisis del ROI. Los lectores deben tomar en cuenta este posible costo evitable al determinar el impacto financiero total en sus organizaciones.  “Nuestra directiva actual es que retenemos todo para siempre. El plan es usar SharePoint para la administración de documentos para mejorar el archivado y la retención de datos. Esto todavía está lejano un par de años, pero liberará almacenamiento en el futuro”.  “Ahora estamos pasando más a almacenamiento electrónico en SharePoint. Esta es una de las razones principales por las que estamos pasando a Office 365: Los usuarios están explorando y almacenando más, lo cual mejorará nuestro archivado”.  “La detección puede ser un grave problema. Existen muchas características buenas en Office 365 para ayudar con esto”.  “Como mínimo, nos obligará a pensar en la directiva de archivado. Diferirá por país y cliente, lo cual puede ser complicado”.  “Estamos colocando en su lugar una nueva directiva para la retención de datos para correo electrónico. El archivado solo se permitirá dentro de Office 365; no más archivado PST”.  “En el caso del departamento de TI, no tengo que hacer que mi equipo realice investigación para cumplimiento y detección. El departamento legal puede obtener acceso directamente a las tiendas de documentos de Office 365. Calculo que gastamos 250 horas al año en esos esfuerzos”.  “Nos auditan tres veces al año y esto hará todo más fácil”.

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Mejor disponibilidad y recuperación ante desastres La infraestructura de Microsoft para Office 365 será mejor, en términos de confiabilidad y disponibilidad, de lo que muchas empresas podrían pagar razonablemente para crear una propia. La redundancia geográfica total es un área que sería especialmente difícil de recrear. Para muchas de las empresas entrevistadas, este fue un importante punto de venta. La porción cuantitativa de este estudio incluye una capacidad de recuperación ante desastres que no se acerca a satisfacer las capacidades completas de Office 365. A continuación, algunas declaraciones obtenidas sobre el valor de las capacidades de alta disponibilidad y recuperación ante desastres de Office 365:  “La disponibilidad debe ser mejor cuando se subcontrata a Microsoft. Su protección geoespacial de conmutación por error es algo que no podríamos lograr nosotros acá. La confiabilidad y el SLA son importantes”.  “Sin duda, la disponibilidad será mejor. Tenemos varias interrupciones al año. Podré dormir mejor de noche sabiendo que si hay un problema con el servidor de correo electrónico, Microsoft se encargará de eso, probablemente incluso antes de que me entere”.  “Contar con varios centros de daros es genial. EL SLA de tiempo activo de 99,9% es importante porque mis clientes internos desean que el correo electrónico funcione todo el tiempo”.  “Microsoft cuenta con infraestructura de ubicación dual que empresas como la nuestra no pueden crear del todo. Ahora tendremos una reserva activa en lugar de una ubicación de recuperación ante desastres que probamos una vez al año. Esto es crítico porque considero el correo electrónico la aplicación más usada y un factor central para mi trabajo”.  “Microsoft proporciona una capacidad de conmutación por error altamente resiliente que no tenemos ahora. Esto dará como resultado mejores tiempos de recuperación”. Soluciones híbridas locales o de nube habilitadas Office 365 permite que las soluciones híbridas se implementen en qué componentes, es decir, Exchange se puede hospedar localmente, en la nube, o en una coexistencia enriquecida. Esto lo valoraron muchísimo varias de las empresas entrevistadas, ya que les ofrece la capacidad de mantener aplicaciones altamente personalizadas, generalmente SharePoint, y brindar soporte técnico a diferentes grupos de usuarios basados en requisitos locales. Los lectores deben considerar qué componentes de Office 365 podrían seguir hospedándose a nivel local o en un modelo de coexistencia. Entre algunas de las declaraciones obtenidas de parte de los entrevistados, se incluyen:  “La capacidad de administrar un modelo híbrido es muy importante para nosotros. Tendremos soluciones locales y de nube en ejecución al mismo tiempo”.  “Estamos mirando un modelo híbrido con versiones en línea y remotas de los componentes de la solución Office 365 en ejecución paralela. Esto permitirá una integración más firme con nuestras aplicaciones de SharePoint”.  “La capacidad de integración, independientemente de la ubicación de los buzones, es muy importante. Esto cambiará, dependiendo de si un empleado está en la oficina o en terreno”.

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Flexibilidad La flexibilidad, según la define el TEI, representa una inversión en capacidad adicional que puede transformarse en beneficio de negocio para cierta inversión adicional futura. Esto proporciona una organización con el “derecho” o la capacidad de involucrarse en iniciativas futuras, pero sin la obligación de hacerlo. Existen diversos escenarios en los cuales un cliente podría elegir implementar Office 365 y posteriormente concretar usos adicionales y oportunidades de negocio. La flexibilidad también se cuantificaría cuando se la evalúa como parte de un proyecto específico (descrito en más detalle en el Anexo B). Office 365 crea inherentemente organizaciones más flexibles tanto en términos de estructura como de procesos de negocio. A nivel organizativo, la infraestructura subcontratada permite una mayor escalabilidad, capacidad para reorganizarse y la capacidad para trabajar desde ubicaciones remotas. Los procesos de negocio son más flexibles porque la colaboración se hace más fácil y los flujos de trabajo no están tallados en piedra. Los entrevistados fueron bastante vocales respecto de la manera en la cual sus organizaciones verán una mejor flexibilidad.  “Tendremos la flexibilidad para acomodar esfuerzos de reorganización”.  “Ahora será posible una integración más rápida de adquisiciones”.  “Office 365 nos hace más ágiles. Estamos en un negocio en que nuestra capacidad de integrar rápidamente a otra empresa después de una adquisición es importante. La infraestructura subcontratada ayudará con esto. Simplemente pagamos por más asientos y podemos acomodar nuevos empleados tan pronto como existen en el directorio”.  “Podemos escalar mucho más rápido que si tuviéramos que crear más infraestructura propia”.  “La colaboración permite que las cosas se hagan más rápido”.  “Podemos agregar nuevas características fácilmente a futuro cuan la empresa las necesite. Adicionalmente, podemos ofrecer estar características a un subconjunto de usuarios únicamente. Esto ahorrará dinero en comparación con licencias tradicionales”.  “En los próximos cinco años, habrá una revolución en cómo trabajamos. El trabajo remoto beneficiará a todos y puede dar como resultado menores costos en calefacción y bienes raíces”.  “El mundo es ahora nuestra oficina. La ubicación no nos afecta. Existe una oportunidad verdadera de trabajo remoto y menos tiempo en los traslados al trabajo. De hecho, hoy estoy trabajando desde casa. Office 365 es una bendición del cielo”. Dado que Office 365 puede ejecutarse en coexistencia enriquecida, ofrece a las organizaciones la flexibilidad de migrar usuarios por un período más largo de tiempo o mantener algunos de forma permanente en una solución local híbrida. Esto puede ser muy valioso en organizaciones más grandes con muchos usuarios que desplazar. Ninguno de los beneficios de flexibilidad se incluyeron en el análisis del ROI.

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Riesgo Forrester define dos tipos de riesgo asociado con este análisis: riesgo de implementación y riesgo de impacto. El “riesgo de implementación” es el riesgo que una inversión propuesta en Office 365 puede desviar desde los requisitos originales o esperados, lo cual da como resultado costos más altos que los anticipados. El “riesgo de impacto” se refiere al riesgo de que las necesidades tecnológicas o de negocio de la organización no se satisfagan con la inversión en Office 365, lo cual derivaría en beneficios totales generales más bajos. Mientras mayor sea la incertidumbre, más amplio será el rango potencial de resultados para estimaciones de costo y beneficios. Capturar cuantitativamente el riesgo de inversión e impacto al ajustar directamente los cálculos financieros origina estimaciones más significativas y precisas, y una proyección más precisa del ROI. En general, los riesgos afectan los costos al elevar los cálculos originales y afectan los beneficios al reducir los cálculos originales. Los números con ajuste de riesgo deben tomarse como expectativas “realistas”, ya que representan los valores esperados que consideran riesgo. Los siguientes riesgos de implementación que afectan los costos se identifican como parte de este análisis:  Las escalas de tiempo de la implementación inicial pueden ser más largas para organizaciones más grandes o unas que estén migrando desde soluciones ajenas a Microsoft.  Los costos de licencias y suscripciones de Microsoft pueden ser significativamente más altos si no hay contratos de EA y Software Assurance establecidos. Los siguientes riesgos de impacto que afectan los beneficios se identifican como parte del análisis:  Es posible que costos eliminados como trabajo de implementación, hardware y software no se concreten del todo si solo se migra un subconjunto de usuarios a la solución de nube. El costo de mantener una infraestructura propia no se eliminará del todo.  Es posible que los ahorros de productividad únicos respecto de Office 365 no existan si hay muy pocos trabajadores móviles. Sin embargo, seguirán aplicando todos los beneficios de productividad general asociados con la integración de soluciones 2010 (Exchange, Lync, SharePoint y Office Professional). Existen cuatro riesgos no asociados con el análisis del ROI que son únicos en cuanto a la solución Office 365. 1.

El primero es asignar datos confidenciales para que residan fuera de la organización. Aunque esto lo mencionaron algunos de los entrevistados, sentían que el riesgo de una fuga de datos en realidad sería menor en un centro de datos de Microsoft que en uno propio

2.

El segundo riesgo se asocia con renunciar a cierto nivel de control en términos de programas de configuración e implementación de la solución de Microsoft. Se dijo que este riesgo es el mismo que con cualquier otra oportunidad de subcontratación y la clave para abordar esto es tener un canal claro de comunicación con el proveedor de subcontratación.

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3.

El tercer riesgo es la interrupción del servicio de Microsoft. Aunque Microsoft ha designado su solución y proporciona un SLA de tiempo activo de 99,9%, siempre existe el riesgo de que pueda experimentar una interrupción del centro de datos u algún otro tipo de problema en el servicio. Este riesgo de falla en el servicio es, en la mayoría de los casos, menor que para una solución local. Adicionalmente, si Microsoft no cumple con un SLA, el cliente tendrá derecho a un crédito de servicio.

4.

Por último, existe el riesgo de una conexión de la empresa con el fallo de Internet. Aunque es improbable que esto ocurra, es algo que debe tomarse en cuenta. Un entrevistado señaló: “El riesgo de esto no es lo bastante grande para disuadirnos de pasar a Office 365”. Adicionalmente, este riesgo puede mitigarse al usar SharePoint Workspaces (anteriormente conocido como Groove), el cual permite que los usuarios trabajen en modo sin conexión y sincronicen cambios en los documentos cuando Internet vuelve a estar disponible.

En la Tabla 23 se muestran los valores usados para ajustarse al riesgo y la incertidumbre en los cálculos de costos y beneficios. El modelo de TEI usa un método de distribución triangular para calcular los valores con ajuste de riesgo. Para construir la distribución, es necesario primero calcular los valores bajos, más probablemente, y altos que podrían presentarse dentro del entorno actual. El valor de riesgo ajustado es la media de la distribución de esos puntos. Se urge a los lectores a que apliquen sus propios rangos de riesgo según su propio grado de confianza en los cálculos de costos y beneficios.

Tabla 23 Ajustes de riesgo para costos y beneficios

Bajos

Más probablemente

Altos

Media

Planificación inicial y costos de trabajo piloto (riesgo medio)

100%

100%

115%

105%

Costos de trabajo por implementación o migración (riesgo medio)

100%

100%

115%

105%

Costos de hardware (riesgo bajo)

98%

100%

105%

101%

Costos de suscripciones y licencias de Microsoft (riesgo bajo)

98%

100%

105%

101%

Entrenamiento (riesgo medio)

100%

100%

115%

105%

Administración constante (riesgo bajo)

98%

100%

105%

101%

Ancho de banda adicional (riesgo medio)

100%

100%

115%

105%

Costos

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Bajos

Más probablemente

Altos

Media

Hardware eliminado (riesgo bajo)

90%

100%

105%

98%

Software de terceros eliminado (riesgo medio)

80%

100%

103%

94%

Ahorro en conferencias web (riesgo medio)

80%

100%

103%

94%

Ahorro en teleconferencias (riesgo medio)

80%

100%

103%

94%

Licencias de EA sustituidas por Office 365 (riesgo bajo)

90%

100%

105%

98%

Se evita trabajo de implementación a nivel local (riesgo bajo)

90%

100%

105%

98%

Menor esfuerzo de soporte técnico de TI (riesgo medio)

80%

100%

103%

94%

Traslados reducidos (riesgo medio)

80%

100%

103%

94%

50%

100%

100%

83%

80%

100%

103%

94%

Beneficios

Ganancia en la productividad de los trabajadores especializados (riesgo alto) Ganancia incremental en la productividad de los trabajadores móviles (riesgo medio) Fuente: Forrester Research, Inc.

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Resumen financiero Los resultados financieros calculados en las secciones Costos y beneficios se pueden usar para determinar el ROI, IRR, NPV y el período de retorno para la inversión de la organización en Microsoft Office 365. Los mismos se muestran en la Tabla 24 a continuación. Tabla 24 Flujo de efectivo: sin ajuste de riesgo Flujo de efectivo: cálculos originales

Costos

Inicial

Año 1

Año 2

Año 3

Total

PV

($250.189)

($365.571)

($470.400)

($470.400)

($1.556.560)

($1.286.413)

$1.443.636

$3.212.571

$3.223.571

$7.879.778

$6.144.477

$1.078.065

$2.742.171

$2.753.171

$6.323.218

$4.858.064

Beneficios Beneficios netos

($250.189)

ROI

378%

IRR

532%

Período de retorno

3 meses

Fuente: Forrester Research, Inc.

A continuación, en la Tabla 25 se muestran los valores con ajuste de riesgo para el ROI, IRR, NPV y el período de retorno. Estos valores se determinan al aplicar los valores de ajuste de riesgo de la Tabla 23 en la sección Riesgo a los números de costo y beneficios de las Tablas 10 y 20.

Tabla 25 Flujo de efectivo: ajuste de riesgo Flujo de efectivo: cálculos con ajuste de riesgo

Costos

Inicial

Año 1

Año 2

Año 3

Total

PV

($258.566)

($370.027)

($475.904)

($475.904)

($1.580.401)

($1.307.074)

$1.293.420

$2.825.640

$2.836.420

$6.955.479

$5.426.329

$923.393

$2.349.736

$2.360.516

$5.375.078

$4.119.255

Beneficios Beneficios netos

($258.566)

ROI

315%

IRR

452%

Período de retorno

4 meses

Fuente: Forrester Research, Inc.

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Figura 3 Flujo de efectivo acumulativo ajustado a un riesgo de tres años para la organización compuesta $5.000.000 $4.119.255 $4.000.000 $3.000.000

$2.439.087

$2.000.000 $1.000.000

$565.892

$0 ($1.000.000)

($258.566) Inicial Costos (PV)

Fuente: Forrester Research, Inc.

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Año 1

Año 2

Beneficios (PV)

Flujo de efectivo acumulativo (PV)

Año 3

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Microsoft Office 365: información general Microsoft proporcionó la siguiente descripción de Office 365. Descripción de alto nivel de Office 365 Microsoft Office 365 reúne versiones de nube de productos de comunicaciones y colaboración con la versión más reciente de aplicaciones web de compañía y software de escritorio. Office 365 está diseñado para satisfacer las necesidades de organizaciones de todos los tamaños, desde profesionales independientes a empresas pequeñas, medianas y grandes, y desde agencias gubernamentales a instituciones educacionales. Office 365 es colaboración para todos. Office 365 tiene Office en el centro, el cual es el corazón de la colaboración, y se conoce y reconoce por su facilidad de uso, familiaridad y productividad. Office 365 es un servicio de nube proporcionado y respaldado por Microsoft, y algunos de los mejores socios del mundo. Office 365 para empresas (Planes E1-E4): para organizaciones con TI interna o TI de socio Microsoft Office 365 toma el conjunto más reconocido del sector de herramientas de productividad y colaboración, y las entrega como un servicio de suscripción. Con nuestros servicios de nube, su organización puede bajar costos generales y entregar el conjunto de herramientas correcto para los usuarios adecuados, todo con capas apropiadas de seguridad y cumplimiento. Microsoft es un proveedor de confianza: millones de clientes usan el conjunto Microsoft Business Productivity Online Services hoy en día. Office 365 incluye un contrato de nivel de servicio con respaldo financiero, que le permite tener la confianza de elegir la mejor solución de nube. Office Professional Plus Microsoft Office Professional Plus (disponible en planes de servicio de Microsoft Office 365 selectos) entrega Microsoft Office como un servicio flexible, de pago según consumo, una experiencia Office completa, de clase empresarial para organizaciones de todos los tamaños. Microsoft Office Professional Plus proporciona la versión más reciente de las aplicaciones de escritorio Office y Office Web Apps, conectadas sin problemas y entregadas con servicios de nube, para obtener acceso a sus documentos, correo electrónico y calendarios de la mayor parte de los dispositivos. Características:  Administre la bandeja de entrada y el calendario con Conversation View y otras herramientas de administración avanzadas de Microsoft Outlook.  Aproveche la eficacia de las redes sociales y de negocio dentro de Outlook con Outlook Social Connector.  Colabore con control y confianza con co-autoría en tiempo real.  Comparta de manera instantánea diapositivas por la ciudad o alrededor del mundo con Microsoft PowerPoint Broadcast Slide Show.  Cree presentaciones mejoradas mediante herramientas de edición de video y fotografía en PowerPoint.  Trabaje desde prácticamente cualquier lugar y cualquier dispositivo con Office Web Apps. Página 37

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Exchange Online Microsoft Exchange Online es una solución con todas las características de correo electrónico, calendario y contactos entregada como servicio hospedado por Microsoft. Basado en las mismas tecnologías que Microsoft Exchange Server, Exchange Online proporciona a los usuarios finales una experiencia familiar en los equipos, la Web y los dispositivos móviles, mientras entrega a los administradores herramientas basadas en la Web para administrar su implementación en línea. Exchange Online proporciona las características básicas de Exchange Server, incluidos:  Buzones grandes: cada usuario obtiene 25 GB de estándar de almacenamiento del buzón y la capacidad de enviar archivos adjuntos de hasta 25 MB de tamaño.  Antivirus/protección contra correo electrónico no deseado: se incluye Forefront Online Protection para Exchange, que proporciona diversos filtros y motores de exploración de virus para ayudar a proteger su organización de correo electrónico no deseado, virus y correos de suplantación de identidad (phishing).  Acceso basado en la Web: en el acceso de clientes web, Outlook Web App proporciona una experiencia premium basada en el explorador que coincide con la apariencia y sensación del cliente Outlook completo.  Movilidad: hay acceso móvil disponible desde todos los teléfonos capaces de recibir correo electrónico, incluidos Windows Phone, iPhone, Android, Palm y Nokia, y dispositivos Blackberry.  Calendario y contactos compartidos: Los usuarios pueden comparar calendarios para programar reuniones con Exchange Online y tener acceso a características de colaboración como calendarios compartidos, grupos, lista global de direcciones, contactos externos, tareas, salas de conferencia y delegación. SharePoint Online Microsoft SharePoint Online reúne la tecnología familiar Microsoft SharePoint Server ahora entregada como un servicio en línea. SharePoint Online ayuda a las empresas a crear sitios para compartir documentos y conocimientos con colegas, socios y clientes. Características  Administre y comparta documentos personales e información con colegas a través de MySites.  Mantenga los equipos en sincronía con bibliotecas de documentos compartidos, listas de tareas y calendario con Team Sites.  Manténgase al día sobre noticias, eventos y actualizaciones de negocio de la empresa con Intranet Sites.  Cree documentos de Microsoft Office guárdelos directamente en SharePoint Online.  Una sola consola para aprovisionamiento de servicio, supervisión y creación de informes para simplificar la administración.

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 Proteja contenido confidencial con permisos a nivel de documentos.  Obtenga acceso a documentos importantes sin conexión con SharePoint Workspace.  Habilite la comunicación en tiempo real con colegas desde dentro de SharePoint Online. Lync Online Microsoft Lync Online es un servicio de comunicaciones de nube de última generación que conectar a las personas de nuevas maneras, en cualquier momento, desde prácticamente cualquier parte. Lync Online proporciona capacidades de comunicaciones intuitivas con presencia, mensajería instantánea, llamadas de audio/video y una experiencia de reunión en línea enriquecidas con conferencias de audio PC, video y web. Lync Online permite que los administradores de TI reduzcan la inversión en infraestructura de TI y permanezcan en control de los permisos y directivas de usuario finales. Características  Conéctese con otras personas a través de mensajería instantánea, llamadas de video, fotografías de contacto de Lync, vínculo de actualización de actividad y tarjeta de contacto interactiva en Microsoft Office.  Lleve a cabo presentaciones en línea para clientes y colegas que incluyen audio, video, uso compartido de pantalla y una pizarra virtual.  Invite contactos externos para que se unan fácilmente a reuniones en línea a través de un cliente nativo o basado en la Web.  Comuníquese con organizaciones externas que ejecutan Lync mediante MI, audio y video a través de la federación de Lync.  Conéctese con contactos de Windows Live Messenger mediante MI, audio y llamadas de video directamente de Lync.  Vea el estado de presencia y haga clic para comunicarse desde dentro de Microsoft Outlook, SharePoint y otras aplicaciones de Office. Microsoft Lync Server local para voz empresarial total (no se incluye en el estudio de TEI) Las organizaciones que desean aprovechar todos los beneficios de Microsoft Unified Communications pueden comprar e implementar Microsoft Lync Server 2010 a nivel local como parte de Microsoft Office 365. Lync Server 2010 local entrega conferencias totales de audio integrado, basado localmente y de voz empresarial, lo cual permite que los clientes reduzcan los costos e incrementen la productividad al reemplazar o mejorar los sistemas PBX tradicionales. Esta opción de implementación requiere que todas las cargas de trabajo Lync (mensajería instantánea, reuniones y voz) se implementen a nivel local. Lync Server 2010 local interopera con Exchange Online y SharePoint Online, lo cual permite que los clientes elijan cómo pasar a la nube.

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Anexo A: Descripción de organización compuesta Según entrevistas con 10 clientes empresariales actualmente en beta con Office 365, Forrester construyó una organización compuesta que abarca características obtenidas en las entrevistas. Forrester luego creó un marco financiero para el TEI y un análisis del ROI asociado para esta empresa compuesta. Al agregar los descubrimientos de las entrevistas a los clientes y retratar una organización compuesta que se ha beneficiado de reemplazar su implementación local de la versión 2003 de diversas soluciones de Microsoft por Microsoft Office 365, este estudio de Forrester ilustra el impacto financiero de usar Microsoft Office 365 para un cliente empresarial típico. Forrester llamó a la organización compuesta Sigma Safety Systems. Sigma es un proveedor de dos niveles para el sector de aeronaves, que proporciona una gama de sistemas de seguridad de vuelo. La empresa fabrica, vende y distribuye sus productos. Con su oficina central en Oklahoma, la mayoría de las operaciones están en EE.UU. con una empresa en Europa pequeña pero en rápida expansión. Hay un total de 3.500 empleados: 1.000 trabajadores especializados y 2.500 empleados de manufactura. De los trabajadores especializados, 800 están repartidos en seis oficinas en EE.UU. Dos cientos de ellos trabajan en tres oficinas europeas. En toda la organización, hay 200 vendedores y consultores que se considerarían “guerreros del camino”, trabajadores móviles que pasan la mayor parte del tiempo viajando a sitios de los clientes. Los 1.000 trabajadores especializados se están migrando al conjunto de soluciones Office 365 E3: Exchange, Lync, SharePoint y Office Professional Plus. Anteriormente, todos los usuarios estaban en Exchange 2003 y Office Professional 2003. Había una implementación muy limitada de SharePoint 2003 y nadie usaba Lync/OCS. La implementación de la solución previa tuvo lugar en 2005. Sigma decidió que era hora de actualizar las versiones 2003 de Exchange y Office Professional para aprovechar las nuevas características y que la empresa se beneficiaría de agregar Lync y SharePoint. Reducir los costos y el esfuerzo administrativo llevó a la organización de TI a comparar la implementación del conjunto de soluciones 2010 a nivel local con el uso de los servicios de nube de Office 365. Al final, la empresa prefirió Office 365, con todos los documentos, buzones y herramientas administrativas de la nube. Las aplicaciones (es decir, Word, Outlook, SharePoint, etc.) se instalan en los equipos de los usuarios. Este estudio explora las razones por las cuales Sigma decidió implementar Office 365 en vez de la solución local equivalente.

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Anexo B: Información general de Total Economic Impact™ Total Economic Impact es una metodología desarrollada por Forrester Research que mejora los procesos de toma de decisiones referentes a tecnología de una empresa y ayuda a los proveedores en la comunicación de la propuesta de valor de sus productos y servicios a los clientes. La metodología TEI ayuda a las empresas a demostrar, justificar y concretar el valor tangible de iniciativas de TI tanto para la administración senior como otras partes interesadas de negocio clave. La metodología TEI consta de cuatro componentes para evaluar el valor de la inversión: beneficios, costos, riesgos y flexibilidad Beneficios Los beneficios representan el valor entregado a la organización del usuario (unidades de TI o negocio) por parte del producto o proyecto propuesto. A menudo los ejercicios de justificación del producto o proyecto se centran en el costo de las TI y la reducción del mismo, dejando poco espacio para analizar el efecto de la tecnología de toda la organización. La metodología TEI y el modelo financiero resultante suponen igual peso en la medida de los beneficios y la medida de los costos, lo que permite un examen completo del efecto de la tecnología en toda la organización. El cálculo de las estimaciones de beneficios implica un diálogo claro con la organización del usuario para comprender el valor específico creado. Además, Forrester también requiere que haya una línea clara de responsabilidad establecida entre la medición y la justificación de las estimaciones de beneficios después de finalizado el proyecto. Esto asegura que las estimaciones de beneficios se relacionen directamente con la línea de fondo. Costos Los costos representan la inversión t necesaria para captar el valor, o los beneficios, del proyecto propuesto. Las TI o las unidades de negocio pueden incurrir en costos en la forma del total de mano de obra, subcontratistas o materiales. Los costos consideran las inversiones y los gastos necesarios para entregar el valor propuesto. Además, la categoría de costos dentro del TEI capta todo costo incremental sobre el entorno existente para costos continuos asociados con la solución. Todos los costos deben vincularse con los beneficios creados. Riesgo El riesgo mide la incertidumbre de las estimaciones de beneficios y costos contenidos dentro de la inversión. La incertidumbre se mide de dos maneras: 1) la probabilidad de que las estimaciones de costo y beneficio cumplirán con las proyecciones originales, y 2) la probabilidad de que las estimaciones se medirán y se les hará un seguimiento en el tiempo. TEI aplica una función de densidad de probabilidades conocida como “distribución triangular” a los valores ingresados. Como mínimo, se calculan tres valores para estimar el rango subyacente en torno a cada costo y beneficio. Flexibilidad Dentro de la metodología TEI, los beneficios directos representan una parte del valor de inversión. Aunque los beneficios directos pueden generalmente ser la principal manera de justificar un proyecto, Forrester cree que las organizaciones deben ser capaces de medir el valor estratégico de una inversión. La flexibilidad representa el valor que puede obtenerse para cierta futura inversión adicional que se crea por encima de la inversión inicial ya hecha. Por ejemplo, una inversión en una actualización de tipo empresarial de un conjunto de productividad de oficina puede posiblemente aumentar la estandarización (para incrementar la eficiencia) y reducir los costos de licencia. Sin embargo, una característica de colaboración incrustada puede traducirse en mayor productividad si se activa. La colaboración solo puede usarse con inversión adicional en entrenamiento en algún punto a futuro. Sin embargo, tener la capacidad de captar ese beneficio tiene un valor presente que puede calcularse. El componente de flexibilidad de TEI capta ese valor. Página 41

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Anexo C: Glosario Tasa de descuento: tasa de interés usada en el análisis de flujo de efectivo para tomar en cuenta el valor en el tiempo del dinero. Aunque el Banco de la Reserva Federal fija una tasa de descuento, las empresas a menudo fijan una tasa de descuento basada en su entorno de negocio e inversión. Forrester supone una tasa de descuento anual del 10% para este análisis. Las organizaciones normalmente usan tasas de descuento entre el 8% y el 16% según su entorno actual. Se urge a los lectores a que consulten con su respectiva organización para determinar la tasa de descuento más adecuada para usar en su entorno. Valor actual neto (NPV): valor presente o actual de flujos de efectivo neto a futuro (descontados) dada una tasa de interés (la tasa de descuento). Un NVP de proyecto positivo normalmente indica que la inversión debe hacerse, a menos que otros proyectos tengan NVP más altos. Valor actual (PV): valor presente o actual de estimaciones de costos y beneficios (descontadas) dada una tasa de interés (la tasa de descuento). Los costos y los beneficios del PV se alimentan del valor presente neto total de flujos de efectivo. Período de retorno: umbral de rentabilidad para una inversión. El punto en el tiempo en que los beneficios netos (beneficios menos costos) igualan la inversión o el costo inicial. Retorno de la inversión (ROI): medida del retorno esperado de un proyecto en términos porcentuales. El ROI se calcula al dividir los beneficios (beneficios menos costos) por los costos.

Nota sobre las tablas de flujo de efectivo La siguiente es una nota sobre las tablas del flujo de efectivo usadas en este estudio (ver el ejemplo de la tabla a continuación). La columna de inversión inicial contiene costos en los que se incurrió en “tiempo 0” o al principio del Año 1. Esos costos no se descuentan. Todos los otros flujos de efectivo en los Años 1 al 3 se descuentan mediante la tasa de descuento (como aparece en la sección Supuestos del marco) al final del año. Los cálculos del valor actual (PV) se calculan para cada estimación total de costos y beneficios. Los cálculos del valor actual neto (NPV) no se calculan hasta que las tablas de resumen sean la suma de la inversión inicial y los flujos de efectivo descontado en cada año.

Tabla [ejemplo] Tabla de ejemplo Ref.

Categoría

Fuente: Forrester Research, Inc.

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Cálculo

Costo inicial

Año 1

Año 2

Año 3

Total

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Anexo D: Consideración de este estudio en contexto con otros estudios de TEI publicados recientemente Microsoft ha encargado a Forrester Research que realice estudios de caso de Total Economic Impact™ para calcular el posible retorno de la inversión (ROI) para muchos de los productos de escritorio y servidor y servicios en línea de la empresa. Cada estudio contiene un análisis cuantitativo detallado basado en las entrevistas con diversos clientes de Microsoft que han estado usando uno o más productos. Forrester confía en la experiencia de estos clientes y su articulación de los costos, beneficios, opciones de flexibilidad y riesgos según se relacionan con esos impactos financieros. El lector de estos estudios debe tener cuidado en sacar conclusiones acerca del valor comparativo basado únicamente en la métrica del ROI calculada por Forrester. El ROI es una métrica que variará en tamaño y tipo de organizaciones así como casos de uso de un producto dado. Como resultado, comparar los ROI anticipados en los estudios sin el contexto completo de los supuestos tras los ROI no es muy justo. Al revisar varios estudios de caso de TEI de Forrester, recomendamos que tome en cuenta lo siguiente:  Cada estudio basa sus descubrimientos en un conjunto diferente de organizaciones de clientes, de tamaños variados y sectores diferentes.  La organización “compuesta” que Forrester sintetiza basada en las entrevistas realizadas para cada estudio varía en tamaño, sector y caso de uso, desde 150 usuarios a más de 5.000.  Las implementaciones de los clientes de productos Microsoft varían en extensión; al tiempo del estudio, muchos todavía están probando antes de la implementación a escala completa.  Las diferencias en las características, funciones y casos de uso del producto (Lync Server 2010 frente a Lync Online como parte de Office 365, por ejemplo) producirán diferentes cálculos de costo, beneficio y ROI. *** Total Economic Impact TM de Microsoft Exchange 2010 Online Preparado para Microsoft Corporation, julio de 2011 por Amit Diddee “Las entrevistas en profundidad de Forrester con clientes de Microsoft Exchange Online arrojaron varias observaciones importantes. Según la información recopilada en entrevistas con clientes actuales de Microsoft Exchange Online, Forrester descubrió que las organizaciones pueden obtener beneficios al evitar costos de almacenamiento, ahorros en mano de obra de TI, evitar costos de servidor de Microsoft Exchange y Windows, mejorar el filtrado de mensajes, evitar el costo de proporcionar acceso móvil a usuarios de BlackBerry, ahorros en sistemas de copia de seguridad y personal, y escalabilidad eficaz de costos. Según estos descubrimientos, las empresas que buscan implementar Microsoft Exchange Online pueden ver ahorros de costos y beneficios de productividad. Mediante el marco para TEI, muchas empresas pueden encontrar el potencial para que un llamativo caso de negocio haga semejante inversión”.

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Total Economic Impact TM de Microsoft Forefront Endpoint Protection (FEP) 2010 Preparado para Microsoft Corporation, mayo de 2011 por Michael Speyer “Las empresas entrevistadas experimentaron los siguientes beneficios económicamente cuantificables: o

Menor esfuerzo de mano de obra para remediar infecciones de malware.

o

Menor esfuerzo de mano de obra para investigar alertas de malware.

o

Menor esfuerzo de mano de obra para administración de escritorios.

o

Costo evitado para tarifas de licencia asociadas con software antimalware retirado de terceros.

Los ahorros en mano de obra para investigar y remediar infecciones de malware surgen de menos incidentes de malware y un esfuerzo reducido necesario para remediación. Observamos que existen beneficios adicionales que no hemos cuantificado como menor exposición de datos confidenciales, interrupción de procesos de negocio o robo de datos. De manera acumulativa, estos representan una reducción en el riesgo empresarial.” Total Economic Impact TM de Microsoft Lync Server 2010 Preparado para Microsoft Corporation, noviembre de 2010 por Jeffrey North “Las entrevistas en profundidad de Forrester con clientes de Microsoft Lync Server 2010 arrojaron observaciones importantes sobre el valor de negocio de la inversión en Lync 201. Forrester descubrió que las organizaciones pueden obtener beneficios en la forma de: o

Reemplazar sistemas telefónicos PBX por software Lync Server 2010.

o

Reducciones de costo para los cobros de teleconferencias y Web.

o

Ahorro de costos de mano de obra de TI y servicio de asistencia.

o

Productividad mejorada individual y de grupo de trabajo.

o

Ahorro en costos de viaje.

Además, aunque sin cuantificarse para este estudio de caso, Forrester recomienda que quienes pretendan implementar Lync Server 2010 examinen posibles opciones futuras para estas categorías también: o

Incrustar comunicaciones mejoradas en aplicaciones de línea de negocio, cambiando la manera en que estas herramientas atienden la empresa.

o

Ampliar las comunicaciones unificadas más allá de la empresa a socios, clientes y proveedores, a través de la federación.

o

Extender la presencia enriquecida, las conferencias de audio y el acceso a varias capacidades de comunicación a trabajadores móviles.

Forrester cree que Lync Server 2010 ofrece la promesa de una importante ventaja competitiva en fortalecer las relaciones de empleados, clientes y proveedores/socios para firmas que adoptan estas tecnologías de colaboración”. Página 44

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Total Economic Impact TM de Microsoft Office SharePoint 2010 Preparado para Microsoft Corporation, marzo de 2010 por Jeffrey North “Al conducir las entrevistas con clientes de Microsoft, Forrester descubrió que las organizaciones pueden lograr beneficios financieros importantes desde consolidar colaboración, administración de documentos, software de portal interno y externo, y búsqueda en SharePoint Server 2010. Las nuevas capacidades de SharePoint 2010 pueden abarcar aplicaciones de línea de negocio: contabilidad y finanzas, business intelligence y otras cargas de trabajo complejas para las organizaciones de algunos clientes, lo que permite que las organizaciones reduzcan el número de proveedores y logren menores costos de licencia y mantenimiento de software. Se pueden obtener beneficios adicionales de un menor desarrollo de aplicaciones simplificadas y de administración de TI al actualizar los entornos de SharePoint 2003 y 2007 a SharePoint Server 2010. El estudio también descubrió beneficios de mejor productividad de trabajadores de colaboración e información, e indicaciones de colaboración incluso más fuerte en el futuro mientras las organizaciones de clientes aprovechan las nuevas capacidades de SharePoint Server 2010”. Total Economic Impact TM de Microsoft Office 2010 Preparado para Microsoft Corporation, mayo de 2010 por Bob Cormier “Al conducir las entrevistas con clientes de Microsoft, Forrester descubrió que la organización compuesta puede lograr importantes beneficios con ajuste de riesgos en las siguientes áreas (ver la sección Beneficios para obtener más detalles):

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o

Co-autoría de beneficios de productividad en un grupo de desarrollo de ventas y negocio.

o

Beneficios de productividad OneNote para 40 equipos de proyectos discretos.

o

Eliminación de herramienta de edición de fotografía o video de terceros.

o

Beneficios asociados con características “irrenunciables” de Office 2010 en beneficios de productividad asociados con el uso agregado de las siguientes características/funciones de Office 2010: vista Microsoft Office Backstage, Enhanced Ribbon en aplicaciones Office 2010, característica Vista protegida de Microsoft, Pegar/Vista previa, Conversation View, característica Pasos rápidos, Vista previa del calendario y Sparklines and Slicers (Excel 2010)”.

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Total Economic Impact TM de implementación de la plataforma de productividad de Microsoft Preparado para Microsoft Corporation, mayo de 2010 por Michelle Bishop “El enfoque de este estudio fueron las organizaciones que han implementado soluciones de varios productos basados en las ofertas relativas a productividad más recientes de Microsoft, a menudo n conjunto con una infraestructura basada en Windows Server 2008 R2. Forrester descubrió que estas organizaciones alcanzaron beneficios adicionales “mejor juntas” de integrar los productos para usuarios finales y para administradores de TI. En particular, descubrimos que la organización compuesta, basada en las empresas que entrevistamos colectivamente, podía lograr: Mejor productividad y colaboración 

Mejoras en productividad de recursos, que originan ahorros, en promedio, de 82,33 horas al año o 3,96% de tiempo por empleado por día para la organización compuesta. Las ganancias en la productividad se debieron a: 1. Menos cambio entre aplicaciones conforme las características de colaboración entre los diferentes productos se integran más y trabajan mejor juntas. 2. Acceso directo y eficiente a disponibilidad de miembros del equipo a través de Presencia que acelera la conexión con la persona que puede ayudar. 3. Mayor facilidad para encontrar y obtener acceso a experiencia y conocimiento basados en temas y habilidades a través de SharePoint MySites, Active Directory y mejores capacidades de búsqueda. 4. Menos tiempo en la búsqueda y administración de documentos y correo electrónico gracias a mejores características de administración de correos electrónicos y búsqueda. 5. Uso de aplicaciones más rápidas y uso de características más altas debido a la consistencia de la interfaz de usuario (UI) de la cinta en todas las aplicaciones. 6. Mejores informes (incorporación, análisis y uso compartido de datos) para usuarios de business intelligence (BI).



Mejor proceso de colaboración a través de mejoras como la característica de co-autoría de documentos para equipos distribuidos, como ventas, equipos de prueba clínicos o servicio profesional.

Ahorro de costos 

Ahorro de costos que proviene del reemplazo de soluciones de business intelligence (BI) heredadas y la reducción de demanda de recursos costosos para desarrolladores debido a funciones disponibles en SharePoint 2010 y Excel 2010.



Instancias reducidas de viaje que originan ahorros de costos de experiencias de colaboración y comunicaciones de conferencias más integradas y simplificadas, así como la visualización y edición en diferentes dispositivos con Microsoft Office 2010 y SharePoint 2010.



Costos de conferencias y telecomunicaciones de larga distancia evitados al utilizar características como conferencias de voz sobre IP (VoIP), web/video y audio de marcado.

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

Ahorros de administración de TI a través de la implementación de un entorno estandarizado, con herramientas de administración y gestión en SharePoint 2010, Exchange 2010 y Office Communications Server.



Reducción en costos de almacenamiento de correo electrónico).



Reducción en costos de entrenamiento impulsados principalmente por una interfaz de usuario coherente en las aplicaciones.

El estudio también identificó posibles áreas de beneficios futuros conforme las organizaciones de clientes aprovechan nuevas capacidades en voz empresarial y la flexibilidad de implementar soluciones hospedadas o locales de SharePoint”.

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Anexo E: Notas finales

i

Forrester ajusta los riesgos de la métrica financiera de resumen para tomar en cuenta la incertidumbre potencial de las estimaciones de costo y beneficios.

ii

La emisión de CO2 en el traslado por aire varía de acuerdo con la longitud del vuelo y va de 24KG CO2 por milla pasajero para vuelos cortos a 0,18 KG CO2 para vuelos largos. Fuente: Factor de emisiones basado en datos de 2006 recopilados en el Reino Unido disponibles en The World Resource Institute.

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