Versión 1.0 Fecha: 04/05/2010

Inversión títulos valores

Código: FI-PR-001

CONTROL DE CAMBIOS Cambio realizado

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Fecha

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1. OBJETIVO Determinar los lineamientos para la inversión de recursos a corto y mediano plazo en títulos de alta rentabilidad, seguridad y liquidez

2. ALCANCE Aplica para el proceso financiero.

3. RESPONSABLES El tesorero es el responsable de llevar a cabo las actividades que se describen en este procedimiento.

Elaboró:

Revisó:

Rolando J. Arroyo Cargo:

Maria Fernanda Guzmán Cargo:

Tesorero Firma:

Aprobó:

Cargo: Representante por la Dirección

Firma:

Firma:

Versión 1.0

Inversión títulos valores

Fecha: 04/05/2010 Código: FI-PR-001

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS •

Inversión. Acto mediante el cual se adquieren ciertos bienes con el ánimo de obtener unos ingresos o rentas a lo largo del tiempo.

•

Análisis de Liquidez. Refleja el monto disponible para invertir.

•

Registro de Cuentas por Pagar. Informe que permite determinar que cuentas están pendientes de pago en una fecha determinada.

•

CDT: Certificado de Depósito a Termino Fijo; Es un título valor expedido por una entidad financiera por el depósito de una suma de dinero a un plazo y a una tasa determinada. Los plazos pueden ser de 30 días en adelante, siendo los más comunes los de 30, 60, 90, 180 y 360 días.

•

Entidad Financiera. Sociedad cuya actividad principal consiste en obtener fondos de unos clientes y conceder financiación a otros generando con ello unos beneficios.

•

Comité de Inversiones. Organismo conformado por el Tesorero, la coordinadora administrativa y financiera y el Gerente General de Asohofrucol, cuyo objeto es tomar las decisiones de inversión de los recursos del Fondo Nacional de Fomento Hortifruticola.

•

Rentabilidad. Tasa de retorno obtenida de una inversión en un valor específico o de algún título de propiedad.

•

Concentración de Recursos. Se da cuando en una entidad financiera esta invertido más del 60% del total de las inversiones.

•

Cheque de Gerencia. Título negociable pero el librador puede incorporar cláusulas restrictivas por razones de seguridad, las cuales no tienen el carácter absoluto en caso que el beneficiario del cheque solicite que se levante.

•

Arqueo. Operación por la que se procede al recuento de las existencias de títulos valores.

5. FLUJOGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Las impresiones no están controladas, este documento solo es válido en formato electrónico, y publicado en el sitio Intranet.

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Inversión títulos valores

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ITEMS 1.

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN

REGISTROS

RESPONSABLE

En el ultimo vencimiento del mes o en el último día hábil del mes cuando no hayan vencimientos; se realiza el análisis de liquidez, se imprime el libro mayor filtrado por bancos, se revisa el registro de cuentas por pagar a la fecha, se solicita a la coordinadora de desarrollo tecnológico la información correspondiente a facturas de desembolsos a proyectos solicitados y que se proyectan llegan y se pagarán en las dos primeras semanas del mes siguiente; esto es porque en esas dos primeras semanas el nivel de recaudo es bajo; al reunir toda la información se procede a registrar en el formato análisis de liquidez. Mediante este análisis se determina si se retiran recursos de las cuentas del Fondo Nacional de Fomento Hortofrutícola para invertir en CDT.

Formato análisis de liquidez, FI-FT001, libro mayor

Tesorero, Coordinadora de desarrollo tecnológico

Al inicio de cada mes se genera un reporte del software gestión empresarial; modulo Tesorería, denominado vencimientos; con este se conocen los días durante el mes en que hay que realizar inversiones de recursos. Ese día se solicitan las cotizaciones, las entidades financieras deben enviar las cotizaciones por correo o por fax. Es importante que se haga ese día, para que no se pierdan los intereses de los días después del vencimiento siempre que no se renueve el CDT en la misma entidad financiera.

Reporte vencimientos, cotizaciones enviadas por los bancos.

Tesorero

Al recibir las cotizaciones, se elabora un análisis de concentración de recursos, cuando en la entidad financiera que ofrece la mejor tasa se tiene un porcentaje invertido representativo; adicional se hace a una análisis de los rendimientos que se dejarían de percibir cuando por seguridad se invierte en la 2da mejor opción (tasa), cuando se requiere se hace un análisis de beneficios adicionales cuando el banco donde se pretende invertir ofrece beneficios distintos a los rendimientos (cheques gratuitos,

Formato Análisis Concentración de recursos, FI-FT002, Formato análisis rendimientos financieros FI-FT003, Formato análisis beneficios adicionales FI-FT004

Tesorero

Inicio

2. Elaboración análisis de liquidez

3. Solicitar cotizaciones a las entidades financieras

4. Elaboración análisis concentración de recursos, rendimientos financieros y análisis beneficios adicionales convenios.

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consignaciones etc.)

5. Elaboración acta, sugiriendo la decisión de selección de la entidad donde se colocarían los recursos.

6. NO El comité de inversiones está de acuerdo?

SI

nacionales

gratis,

Se elabora el acta preliminar y se sugiere donde se deben invertir los recursos, fundamentándolo y soportándolo.

Formato Acta comité de inversiones FI-FT005 más anexos (registros paso 3).

Tesorero

Se reúne el comité de inversiones, se revisa el acta, se delibera y se toma la decisión, si la decisión es hacer la inversión como está estipulado en el acta preliminar, esta se firma y sigue el procedimiento, en cambio cuando los miembros del comité tienen observaciones, el tesorero las recibe y se devuelve al paso No. 4. Los Aspectos que se tienen en cuenta es la rentabilidad, siempre que no se esté presentando concentración de recursos. Seguridad antes que rentabilidad.

Formato Acta comité de inversiones FI-FT005 más anexos (registros paso 3) firmada por Gerente General, Coordinadora Administrativa y Financiera y Tesorero.

Comité de Inversiones

Se establece comunicación con el contacto de la entidad financiera para comunicar la decisión y coordinar la operación,

No tiene

El tesorero elabora los oficios respectivos de cancelación y/o constitución de CDTs, y los oficios solicitando los cheques de gerencia de las cuentas bancarias del Fondo Nacional de Fomento Hortofrutícola cuando se vayan a invertir recursos por excedentes de liquidez. Luego los hace firmar por la Coordinadora Administrativa y Financiera y por el Gerente General.

Formato oficio EM-FT-014

Comité de Inversiones

El mensajero debe ir a recoger los cheques y sacar fotocopias de los mismos y ponerlos a disposición del tesorero, para que este pueda seguir con el procedimiento.

Formato Ruta Mensajería FI-FT006 cheques, fotocopias cheques.

Mensajero

Tesorero

7. Comunicar a la entidad financiera favorecida la decisión de inversión

8. Elaboración Oficio cancelación y/o constitución, solicitud emisión cheque de gerencia.

9. Recoger cheques de gerencia y/o cheque emitido por la cancelación de un CDT.

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10. Atender telefónica financiera cheques.

comunicación a la entidad que emite los

11. Recibir cheques de gerencia y/o cheque de cancelación de CDTs y elaboración oficio entrega cheques para constituir CDTs

12. NO El banco envía a recoger cheques y/o certificados

SI

13. Se recibe el certificado y se hace verificación de los intereses liquidados por el banco,

Por lo general todos los bancos manejan como control el llamar a Asohofrucol para confirmar telefónicamente la emisión de cheques de gerencia.

Tesorero

El tesorero elabora el oficio y se firma por la coordinadora Administrativa y Financiera, Tesorero y Gerente General.

Formato Oficio EM-FT-014

Comité de Inversiones

La mayoría de los bancos permite que su funcionario se desplace a las oficinas de Asohofrucol y recoja los cheques y/o certificados para constituir los CDTs, cuando el CDT que se cancela se invierte en el mismo banco el ejecutivo de cuenta hace entrega inmediata del nuevo certificado, de lo contrario el certificado lo envían posteriormente, en todo caso es fundamental que el ejecutivo de cuenta firme carta con sello dejando registro que se hace entrega de Certificado y/o Cheques. el banco no envía al Cuando ejecutivo el mensajero debe realizar la diligencia en la oficina de la entidad bancaria correspondiente y el certificado se origina inmediatamente.

Formato Oficio EM-FT-014, con firma de recibido de la entidad financiera; Certificado, cualquier otro documento que se requiera (certificación revisor fiscal, formulario de la entidad financiera diligenciado, entre otros).

Tesorero – Mensajero

Se tiene la formula en Excel, se diligencian los campos y se compara el resultado originado con los rendimientos financieros liquidados por el banco.

Formato liquidación de rendimientos financieros inversiones FI-FT007

Tesorero

Si el valor por concepto de intereses determinado por el banco está acorde con el resultado originado mediante la utilización de la formula el proceso sigue normalmente de lo contrario se debe enviar comunicación al banco para solicitar aclaración, siempre que la diferencia sea significativa, adicionalmente a esto cuando el vencimiento es un día no hábil, cuando se hace la cancelación el primer día hábil se debe enviar oficio solicitando el reconocimiento de ese día o días adicionales para el reconocimiento y pago de los intereses.

Formato oficio EM-FT-014

Tesorero

14. SI El banco liquido los intereses correctamente ?

NO

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15. Contabilización de cancelación y compra de títulos.

16. Ejecución proceso de causación rendimientos financieros

17. Impresión y verificación reportes títulos valores

18. Elaboración e impresión libro diario de inversiones.

19. Realización conciliación Tesorería – Contabilidad

20. Atender al auditor interno realización arqueo de títulos

Se ingresa al modulo de tesorería del software gestión empresarial la cancelación y/o compra de CDT, se imprimen los comprobantes, se digitalizan y se transfieren a archivo. El certificado se custodia en la caja fuerte y periódicamente se hace arqueo.

Al final de mes, se ejecuta, el modulo de tesorería genera automáticamente el comprobante de causación intereses del mes.

Comprobante compra titulo valor (CT) comprobante cancelación titulo valor (TC)

Tesorero

Comprobante causación de intereses (IV)

Se imprimen del modulo de tesorería los reportes correspondientes, antes se verifican las cifras cruzando información, haciendo recuento físico de los títulos, verificación de cifras, tasas, fechas de compras, fechas de vencimientos.

Acta por inventario físico de títulos valores vigentes; reporte títulos valores vigentes, causación de intereses títulos valores, compras, cancelados, vencimientos

Tesorero

En una hoja de Excel se lleva el libro diario de inversiones, lo que se consigna en este libro, es el movimiento de inversiones por día y por banco. Se imprime, digitaliza, transfiere al archivo.

Formato Libro diario de inversiones FI-FT008

Tesorero

Se imprime reporte libro mayor filtrado cuentas contables títulos y rendimientos títulos, se imprime reporte títulos valores, se consignan los datos en el formato de conciliación en físico al contador para firmas

Formato conciliación entre áreas FI-FT-009 , Reporte libro mayor, reporte títulos.

Tesorero – Contador

Se realiza Acta de inventario físico de títulos valores vigentes con corte al último día del mes anterior contra la cual se realiza el arqueo físico de los Títulos valores en custodia del tesorero, los cuales deben reposar en Caja Fuerte; el auditor procede con la verificación de toda la información contenida en los respectivos Títulos valores como: numero del certificado, monto invertido, fecha de compra de vencimiento, tasa efectiva, tasa nominal, días.

Acta por inventario físico de títulos valores vigentes firmada.

Tesorero – Auditor Interno

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6. DOCUMENTOS ASOCIADOS A ESTE PROCEDIMIENTO CÓDIGO FI-FT-001 FI-FT-002 FI-FT-003 FI-FT-004 FI-FT-005 EM-FT-014

NOMBRE DEL DOCUMENTO FORMATO ANÁLISIS DE LIQUIDEZ FORMATO ANÁLISIS CONCENTRACIÓN DE RECURSOS, FORMATO ANÁLISIS RENDIMIENTOS FINANCIEROS. FORMATO ANÁLISIS BENEFICIOS ADICIONALES. FORMATO ACTA COMITÉ DE INVERSIONES FORMATO OFICIO

FI-FT-006

FORMATO RUTA MENSAJERÍA

FI-FT-007

FORMATO LIQUIDACIÓN DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS INVERSIONES

FI-FT-008

FORMATO LIBRO DIARIO DE INVERSIONES

FI-FT-009

FORMATO CONCILIACIÓN ENTRE ÁREAS

7. ANEXOS No aplica

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