Título: PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE SERVICIOS (ETAPA PREPARATORIA)

1.

Código: ORH-CAS-PR-01

Versión: 05

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OBJETIVO Establecer los lineamientos y procedimiento para ejecutar la etapa preparatoria de los procesos de contratación administrativa de servicios requeridos por los órganos y unidades orgánicas de la Entidad.

2.

ALCANCE El presente procedimiento es administrado y aplicado por la ORH, y es fuente de consulta para todas las áreas usuarias de la Entidad. El procedimiento se inicia con la elaboración del memorándum por parte del órgano o unidad orgánica usuaria, solicitando la autorización para realizar el proceso CAS; y culmina con la coordinación realizada por el Comité de Evaluación con el Especialista en Selección (I/II) de la ORH para la elaboración del Aviso de Convocatoria CAS. Involucra todos los contratos administrativos de servicios que se generen al interior de PROMPERÚ.

3.

4.

DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1.

Ley Nº 30075, Ley de Fortalecimiento de Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ.

3.2.

Decreto Legislativo Nº 1057 – Decreto Legislativo que regula el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios.

3.3.

Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1057, aprobado por Decreto Supremo Nº 075-2008-PCM y modificatorias.

3.4.

Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.

3.5.

Reglas y lineamientos para la adecuación de los instrumentos internos conforme a los cuales las entidades ejercen el poder disciplinario sobre los trabajadores contratados bajo el régimen laboral especial del Decreto Legislativo Nº 1057, aprobada por Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 107-2011-SERVIR/PE, y modificada por Resoluciones de Presidencia Ejecutiva Nº 108, Nº 141 y Nº 170-2011-SERVIR-PE.

3.6.

Directiva Nº 001-2013 SERVIR/GDSRH “Normas para la Formulación del Manual de Perfiles de Puestos - MPP”, aprobada por Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 161-2013-SERVIR-PE.

3.7.

Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 028-2014PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.8.

Cuadro para Asignación de Personal de PROMPERÚ, aprobado por Resolución Suprema Nº 014-2013-MINCETUR.

3.9.

Escala de Honorarios Profesionales de PROMPERÚ vigente.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

       5.

CAP: Cuadro para Asignación de Personal CAS: Contrato Administrativo de Servicios FEP: Ficha Estándar de Postulación MINCETUR: Ministerio de Comercio Exterior y Turismo MPP: Manual de Perfiles y Puestos ORH: Oficina de Recursos Humanos SG: Secretaría General

DEFINICIONES Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones, las cuales que se encuentran señaladas en el Anexo 02: Glosario de Términos para la Contratación Administrativa de Servicios que forma parte de la Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 107-2011-SERVIR/PE:

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Condiciones esenciales del Contrato: Características que determinan la prestación del servicio. Están referidas al lugar donde se efectuará el trabajo, el monto de la contraprestación y la duración del servicio.

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Entrevista: Es la herramienta de selección que tiene como objetivo, a través de preguntas, conocer mejor al postulante en cuanto a sus características personales, sus conocimientos y experiencias.

-

Otras evaluaciones: Incluye toda clase de pruebas y/o mecanismos de selección que la entidad considere necesarias para valorar al postulante en relación con el perfil del puesto. Incluye la evaluación técnica de conocimientos (deseable para puestos especializados, profesionales y/o directivos), evaluación psicológica y de competencias.

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Requisitos mínimos o indispensables: Aquellas condiciones indispensables que debe reunir una postulación para ser admitida y participar en un proceso de selección. Están relacionadas al perfil del puesto y pueden encontrarse en los documentos de gestión interna de la Entidad.

De igual manera, se consideran las siguientes definiciones, las cuales se encuentran señaladas en la Directiva Nº 001-2013 SERVIR/GDSRH “Normas para la Formulación del Manual de Perfiles de Puestos - MPP”: -

Competencias: Características personales que se traducen en comportamientos visibles para el desempeño laboral exitoso. Involucra de forma integrada el conocimiento, habilidades y actitudes, las cuales son el factor diferenciador dentro de una organización y contexto determinado.

-

Formación académica: Estudios secundarios, estudios técnicos a nivel básico o superior (no universitarios) y estudios universitarios.

-

Perfil del puesto: Es la información estructurada respecto a la ubicación de un puesto dentro de la estructura orgánica, misión, funciones, así como también los requisitos y exigencias que demanda para que una persona pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente en un puesto.

-

Puesto: Es el conjunto de funciones y responsabilidades que corresponden a una posición dentro de una entidad, así como los requisitos para su adecuado ejercicio.

Asimismo, para el caso específico del presente procedimiento se utilizarán las siguientes definiciones: -

Acciones formativas de menor duración: Son aquellas actividades de capacitación que independientemente de su denominación o tipo (talleres, seminarios, entre otros) tienen una duración no menor de 4 horas lectivas. Deberán contar con la certificación o sustento documentario respectivo.

-

Conocimientos: Conjunto de conocimientos teóricos y prácticos requerido para el desempeño de un puesto, deben validarse con certificación, prueba técnica, entrevista o algún otro mecanismo que evidencie el cumplimiento de dicho requisito.

-

Conocimientos de idiomas: Conocimientos de algún idioma que pudiera ser necesario para el puesto. Se deberá indicar el nivel de dominio: básico, intermedio y avanzado. Pueden ser validados mediante certificados, prueba técnica o entrevista.

-

Conocimientos ofimáticos: Conocimientos de algún paquete informático que pudiera ser necesario para el puesto. Se deberá indicar el nivel de dominio requerido: básico, intermedio y avanzado. Pueden ser validados mediante certificados o prueba técnica.

-

Conocimientos técnicos: Conocimientos específicos requeridos para el puesto, pueden ser relacionados a la administración pública (Sistemas Administrativos establecidos en la Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo y sus modificatorias) o temas generales relacionados a la gestión pública y/o privada. No requieren documentación sustentatoria. Pueden ser validados mediante certificados, prueba técnica o entrevista.

-

Cursos de especialización: Son aquellas actividades de capacitación que independientemente de su denominación o tipo (cursos de formación, cursos de actualización u otros) tienen una duración no menor de 24 horas lectivas. Deberán contar con la certificación o sustento documentario respectivo.

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Experiencia en el cargo: Entendida como el tiempo durante el cual la persona ha acumulado experiencia en el desempeño del cargo específico que se convoca u en otro de igual nivel, jerarquía o responsabilidad.

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Experiencia en la actividad o especialidad: Entendida como el tiempo durante el cual la persona ha acumulado experiencia en el desempeño de funciones vinculadas a la actividad o especialidad que se convoca.

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Experiencia específica: Entendida como el tiempo durante el cual la persona ha acumulado experiencia en: i) el desempeño de funciones en un puesto idéntico al que se convoca y/o en puestos equivalentes, ya sea por similitud de funciones, responsabilidades, jerarquía u otros aspectos relevantes del puesto; o, ii) el desempeño de funciones en una determinada área de trabajo o de la profesión, ocupación u oficio.

-

Experiencia general o laboral: Entendida como el tiempo que se requiere para el puesto, durante el cual la persona ha desempeñado labores generales retribuidas bajo cualquier modalidad contractual sea laboral, civil, formativa (solo prácticas profesionales) u otra, ya sea en el sector público y/o privado.

-

Profesional Técnico: Título que se obtiene luego de cursar una carrera de duración de seis (06) semestres académicos con mención en la respectiva especialidad y cumpliendo los requisitos establecidos por las disposiciones legales vigentes.

-

Programas de especialización: Son aquellas actividades de capacitación que independientemente de su denominación o tipo (diplomados, diplomaturas, programas, masters u otros) tienen una duración no menor de 90 horas lectivas. Deberán contar con la certificación o sustento documentario respectivo.

-

Requisitos deseables o complementarios: Otras condiciones referidas a conocimientos, aptitudes y cualidades de la persona, que permitirían la mejora del desempeño del puesto. Son de carácter no excluyentes, y formarán parte de la evaluación curricular.

-

Técnico: Título que se obtiene luego de estudiar cuatro (04) semestres académicos y cumpliendo los requisitos establecidos por las disposiciones legales vigentes.

CONDICIONES BÁSICAS 6.1.

El Contrato Administrativo de Servicios es un régimen especial de contratación laboral para el sector público, que vincula a una entidad pública con una persona natural que presta servicios de manera subordinada. Se rige por normas especiales y confiere a las partes únicamente los beneficios y las obligaciones inherentes al régimen especial.

6.2.

La etapa preparatoria comprende el requerimiento del órgano o unidad orgánica usuaria, que incluye la descripción del servicio a realizar, los requisitos mínimos y las competencias que debe reunir el postulante, así como la descripción de las etapas del proceso de selección y la justificación de la necesidad de contratación. La necesidad de contratación se justifica solo si el puesto se encuentra vacante o por reemplazo, asimismo deberá encontrarse comprendido en el CAP vigente.

6.3.

Las etapas y/o cronograma del proceso CAS serán aprobadas por el Jefe de la ORH. Las etapas de evaluación son cancelatorias, por lo que los resultados de cada etapa tendrán carácter eliminatorio. La evaluación curricular y la entrevista son de carácter obligatorio, siendo opcional la evaluación psicológica u otros mecanismos de evaluación adicionales que se consideren necesarios para la selección del candidato, tales como la evaluación psicológica (por ser de carácter referencial, no es computable para efectos de ponderación del puntaje), la evaluación técnica (deseable para puestos y/o cargos especializados, profesionales y directivos), la evaluación de competencias, entre otros.

6.4.

En los casos que el proceso de selección solo cuente con evaluación curricular y entrevista, el puntaje máximo de la entrevista no podrá superar el 50% del puntaje total. Cuando se haya previsto tres (3) o más evaluaciones (distintas a la evaluación psicológica, cuyos resultados son referenciales), la entrevista no podrá superar el 40% del puntaje total.

CONDICIONES ESPECÍFICAS 7.1.

Es responsabilidad de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, en la segunda quincena del mes de diciembre de cada año, emitir la disponibilidad presupuestal para el ejercicio fiscal correspondiente al siguiente año, a fin de poder ejecutar las contrataciones CAS; y de ser necesario ampliar dicha disponibilidad presupuestal, cuando la entidad requiera modificar el número de puestos y los montos.

7.2.

Los órganos o unidades orgánicas usuarias que requieran cubrir un puesto bajo el régimen CAS, deberán solicitar a la Secretaria General, mediante memorándum, según el modelo establecido en el Anexo B adjunto al presente documento, la autorización para realizar el proceso de contratación administrativa de servicios correspondiente.

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Información que deberá contener el memorándum: a. b. c. d. e. f. g.

Nombre del puesto (según MPP). Denominación del puesto (según MPP). Número de página del puesto (según MPP). Honorarios Profesionales Mensuales. Período de contratación requerido (En meses). Justificación de la necesidad de contratación. Nombres de los representantes, titulares y suplentes, del órgano o unidad orgánica usuaria que formarán parte del Comité de Evaluación Proceso CAS, debiendo señalar quien actuará como Presidente.

Para los órganos de línea, dicho memorándum deberá estar suscrito por el Director correspondiente. En el caso de los órganos o unidades orgánicas que dependen jerárquicamente de la Secretaría General o del Órgano de Control Institucional, el memorándum deberá ser suscrito por el Jefe de Oficina u órgano correspondiente. De preferencia, se elaborará un memorándum por cada puesto solicitado. 7.3.

Los órganos o unidades orgánicas usuarias deberán coordinar con la ORH, los honorarios, periodo y monto total del contrato, previo a la solicitud de autorización para realizar el proceso CAS.

7.4.

El proceso de selección de los postulantes estará a cargo de un Comité de Evaluación de Proceso CAS. Dicho Comité estará conformado por tres (3) miembros titulares y tres (3) miembros suplentes, cuidando que exista correspondencia entre cada miembro titular y suplente. En ambos casos, uno de ellos de carácter permanente y los otros dos (2), ad hoc. El miembro permanente, titular y suplente, deberá ser designado por el Jefe de la ORH, pudiendo ser él mismo el titular; en tanto los dos (2) miembros ad hoc, titulares y suplentes, deberán ser designados por escrito por el jefe del órgano usuario, debiendo precisar los nombres de cada uno de ellos e indicar quien actuará como presidente. En el caso que el órgano usuario sea la misma ORH, los dos (2) miembros ad hoc podrán pertenecer a otro órgano. Los actos del Comité constarán en Actas y/o en los formatos establecidos para las etapas de evaluación, los cuales deberán ser debidamente suscritos y formarán parte del expediente del proceso CAS.

7.5.

El Comité de Evaluación, previo a la etapa de convocatoria, establecerá lo siguiente: a. b. c. d.

8.

Los pesos, puntajes mínimos aprobatorios y puntajes máximos para cada etapa de evaluación; así como el puntaje mínimo aprobatorio final; los cuales serán indicados en el Aviso de Convocatoria CAS. Los criterios y subcriterios para la evaluación curricular, y los pesos por cada uno de ellos; los cuales serán indicados en el Aviso de Convocatoria CAS. Otros factores de evaluación y condiciones especiales para el puesto que considere necesarios, los que deberán ser objetivos y demostrables, y otorgarán puntaje para seleccionar al ganador del proceso. Los conocimientos temáticos/preguntas a evaluar durante la etapa de entrevistas.

7.6.

Será obligatorio contar con un expediente por cada proceso CAS. Este expediente deberá contar con la documentación que se genera desde el requerimiento del órgano o unidad orgánica usuaria hasta la suscripción del Contrato correspondiente, debiendo incluir las Fichas Estándar de Postulación (FEP) remitidas por todos los postulantes, a fin de garantizar la transparencia del proceso. Dicho expediente estará en custodia de la ORH, salvo en el período en el que dicha custodia esté a cargo del Comité de Evaluación correspondiente.

7.7.

El formato “Seguimiento del Proceso CAS” (Anexo C) es una herramienta que sirve para recoger información relevante sobre el desarrollo y los resultados de un proceso de contratación administrativa de servicios (CAS), para establecer hitos de control e identificar las desviaciones del mismo. El registro o actualización de dicho formato es permanente durante todo el proceso CAS, y de cumplimiento obligatorio por la ORH y el Comité de Evaluación del Proceso CAS en los rubros que les corresponda.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº 1

Actividad Elabora o modifica de ser el caso, el memorándum solicitando la autorización para realizar el proceso CAS, según lo establecido en el numeral 7.2 del presente procedimiento; de ser necesario, solicita la asistencia técnica del Especialista en Selección (I/II).

Responsable Jefe del Órgano o Unidad Orgánica Usuaria

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Nº 2 3 4 5 6 7

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9 10 9.

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Actividad Remite a la Secretaria General memorándum suscrito por el nivel correspondiente. Recibe memorándum, autoriza solicitud para realizar proceso CAS y lo deriva a la ORH. Recibe memorándum con el visto bueno de la Secretaria General y dispone su atención por el Especialista en Selección (I/II). Prepara expediente del proceso CAS, adjuntando el memorándum, la ficha de perfil del puesto a convocar y copia de la disponibilidad presupuestal. Inicia el registro de información correspondiente a la presente etapa en el formato “Seguimiento del Proceso CAS” (Anexo C) y lo adjunta al expediente. Remite vía correo electrónico al Presidente del Comité de Evaluación del proceso CAS, la ficha de perfil del puesto a convocar y las “Pautas para la actuación del Comité de Evaluación Proceso CAS” (Anexo D); y coordina lugar, fecha y hora para la instalación del Comité. Se instala o reúne, recibe expediente del proceso y establece o reformula, según corresponda, los factores y parámetros, y conocimientos temáticos/preguntas para evaluación del proceso CAS señalados en el numeral 7.5 del presente documento; así como, elabora el acta correspondiente según modelo adjunto (Anexo E), y la suscribe. Adjunta al expediente del proceso CAS, el acta original y demás documentación relativa al proceso. Coordina con el Especialista en Selección (I/II) la elaboración del Aviso de Convocatoria CAS.

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Responsable Jefe del Órgano o Unidad Orgánica Usuaria Secretaria General Jefe de la ORH Especialista en Selección (I/II) Especialista en Selección (I/II) Especialista en Selección (I/II)

Comité de Evaluación Proceso CAS

Comité de Evaluación Proceso CAS Comité de Evaluación Proceso CAS

REGISTROS

Descripción

Código

Nº de ejemplares

Memorándum de autorización para proceso CAS

No aplica

1

Ficha de Perfil del Puesto

No aplica

1

Acta del Comité de Evaluación Proceso CAS – Etapa Preparatoria

No aplica

1

FO-CAS-001

1

Seguimiento del Proceso CAS

Lugar de archivo Archivo del Área Archivo Central Archivo del Área Archivo Central Archivo del Área Archivo Central Archivo del Área Archivo Central

Tiempo de archivo (Años) 1 año 9 años 1 año 9 años 1 año 9 años 1 año 9 años

10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Nº de versión

Nº de capítulo/ Ítem

Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota

04

2

---

04

3

3.3

04

3

3.5 y 3.6

04

3

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4

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04

5

---

Modificaciones Se reemplazó la denominación de “Unidad de Personal” por “ORH” (sigla de la Oficina de Recursos Humanos). Asimismo, se adecuó el nombre del puesto de Especialista en Selección (I/II) de acuerdo al MPP vigente. Se actualizó el documento de aprobación del referido documento normativo. Se retiraron los documentos normativos referidos. Se incorporaron los documentos normativos señalados en los numerales: 3.1, 3.6, 3.7 y 3.8. Se retiraron las siglas: “MFPCAS”, “CPCAS” y “UPER”; y se incorporaron las siguientes: “CAP”, “FEP”, “MPP” y “ORH”. Se retiraron las definiciones de: “Cursos”, “Dependencia, unidad orgánica y/o área”, “Estudios de Especialización”, “Grado académico y/o nivel de estudios” y “Comportamiento esperado”. Así como se incorporaron las definiciones de: “Acciones formativas de menor duración”, “Conocimientos”, “Conocimientos de idiomas”, “Conocimientos

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04

6

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6

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Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota

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Modificaciones

ofimáticos”, “Conocimientos técnicos”, “Cursos de especialización”, “Experiencia específica”, “Profesional Técnico”, “Programa de especialización” y “Técnico”. Asimismo se adecuaron las definiciones de: “Competencia”, “Formación académica”, “Perfil del puesto” y “Puesto” conforme a la Directiva Nº 001-2013 SERVIR/GDSRH, y se precisaron las definiciones de: “Experiencia laboral” y “Requisitos deseables o complementarios”. 6.2 Se reemplazaron los términos: “cargo” por “puesto” y “CPCAS” por “CAP”. Se reemplazó la denominación de “Unidad de Personal” por “ORH” (sigla 6.3 de la Oficina de Recursos Humanos). Se modificó el texto: “…evaluación curricular o de la hoja de vida…” por “…evaluación curricular…” por resultar redundante, dado que la 6.4 evaluación curricular siempre se realiza sobre la base de la hoja de vida (ahora denominada Ficha Estándar de Postulación). Se precisó que la emisión de la disponibilidad presupuestal debe ser en el 7.1 último mes de cada año. Se reemplazó el término “cargo” por “puesto” y se actualizaron los literales 7.2 a, b, c y f de la información que debe contener el memorándum de solicitud de autorización para realizar el proceso CAS. Se agregó literal d, en el que se señala que el Comité también establecerá 7.5 los conocimientos temáticos/preguntas a evaluar durante la etapa de entrevistas. Se reemplazó la denominación de “Unidad de Personal” por “ORH” (sigla de la Oficina de Recursos Humanos). Asimismo, en el numeral 7.6 se 7.3, 7.4, 7.6 y 7.7 reemplazó el término “Hoja de Vida” por “Ficha Estándar de Postulación”. De igual manera, en el numeral 7.4 se efectuó precisiones sobre los miembros del Comité de Proceso CAS. En el contenido de la descripción del procedimiento, se reemplazó la denominación de “Unidad de Personal” por “ORH” y el término “Ficha --Descripción del Cargo” por “Ficha de Perfil del Puesto”. Asimismo, se adecuó el nombre del puesto de Especialista en Selección (I/II) de acuerdo al MPP vigente. Finalmente, se integraron las actividades 7 y 8. Se actualizó el diagrama de flujo de acuerdo a las modificaciones Anexo A efectuadas en la descripción del procedimiento. En el contenido del modelo, se reemplazó la denominación de “Unidad de Personal” por “Oficina de Recursos Humanos”; así como los términos: Anexo B “Ficha de Descripción del Cargo” por “Ficha de Perfil del Puesto” y “alterno” por “suplente”. Asimismo, se modificó de acuerdo a la condición específica 7.2 del presente procedimiento. En el contenido del formato, se reemplazaron los términos: “Descripción Anexo C del Cargo” por “Perfil del Puesto”, “UPER” por “ORH”, “Hoja de Vida” por “Ficha Estándar de Postulación” y “cargo” por “puesto”. En el contenido de las pautas, se reemplazó la denominación de “Unidad de Personal” por “Oficina de Recursos Humanos” y el término “Hoja de Anexo D Vida” por “Ficha Estándar de Postulación”. Asimismo, se mejoró la redacción de los numerales 1.1 y 1.2 de dichas pautas. En el contenido del modelo se reemplazó la denominación de “Unidad de Personal” por “Oficina de Recursos Humanos”; así como los términos: Anexo E “ficha de descripción del cargo” por “ficha de perfil del puesto”, “cargo” por “puesto” y “Cursos de Formación y/o Estudios de Especialización” por “Formación Académica y/o Conocimientos”.

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11. ANEXOS Descripción Diagrama de Flujo Modelo de Memorándum de autorización para proceso CAS

Anexo A B

Formato Seguimiento del Proceso CAS

C

Pautas para la actuación del Comité de Evaluación Proceso CAS

D

Modelo de Acta del Comité de Evaluación Proceso CAS – Etapa Preparatoria

E

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Anexo: A

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ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO Jefe del órgano o unidad orgánica usuaria

Secretaría General

Jefe de la Oficina de Recursos Humanos

Especialista en Selección (I/II)

Comité de Evaluación Proceso CAS

Inicio 1 Elabora o modifica memorándum solicitando autorización para realizar proceso CAS

2 Remite memorándum suscrito por el nivel correspondiente

3 Recibe memorándum y autoriza solicitud para realizar proceso CAS

Memorándum

Memorándum autorizado

4 Recibe memorándum con el VºBº de Secretaria General y dispone su atención

5 Prepara expediente del proceso CAS Expediente

Memorándum autorizado

6 Inicia registro de información correspondiente a la presente etapa en formato “Seguimiento del Proceso CAS” Formato Seguimiento del Proceso CAS

7

8

Remite al Presidente del Comité, vía email, ficha de perfil del puesto y “Pautas para actuación del Comité”; y coordina horario para instalación del Comité

Se instala o reúne, recibe expediente y establece o reformula los factores y parámetros y conocimientos temáticos/preguntas para la evaluación del proceso CAS; elabora Acta y la suscribe

9 Adjunta al expediente del proceso CAS, el Acta original y demás documentación relativa al proceso Expediente

10 Coordina la elaboración del Aviso de Convocatoria CAS

Fin

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ANEXO B: MODELO DE MEMORÁNDUM DE AUTORIZACIÓN PARA PROCESO CAS

Anexo: B

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ANEXO C: FORMATO SEGUIMIENTO DEL PROCESO CAS

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Anexo: C

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Anexo: C

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ANEXO D: PAUTAS PARA LA ACTUACIÓN DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN PROCESO CAS

Anexo: D

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Anexo: E

ANEXO E: MODELO DE ACTA DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN PROCESO CAS – ETAPA PREPARATORIA

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Anexo: E

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