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MANUAL DE USUARIO MODULO DE CONTABILIDAD SISTEMA FINANCIERO INTEGRADO – S.G.F.

Bogotá D.C., Marzo del 2007

CONTENIDO Pág. INTRODUCCION .......................................................................................................... 3 1.

OPERATIVO ......................................................................................................... 4 1.1 DIARIOS ....................................................................................................... 4 1.1.1 Grabación de Comprobantes ..................................................................... 5 1.1.2 Validación .................................................................................................. 9 1.1.3 Actualización. .......................................................................................... 10 1.1.4 Anulación de Comprobantes.................................................................... 10 1.1.5 Reportes CGN ......................................................................................... 12 1.2 AUTOMATICOS .......................................................................................... 14 1.2.1 Automáticos............................................................................................. 14 1.2.2 Diferidos .................................................................................................. 16 1.2.3 Interfases................................................................................................. 20 1.2.4 Archivo D.I.A.N. ....................................................................................... 24 1.2.5 Índices Inflación ....................................................................................... 26 1.2.6 Cruces de Cuentas .................................................................................. 26 1.2.7 Consolidación .......................................................................................... 27 1.2.8 Cierre período ......................................................................................... 28 1.2.9 Cierre Anual. ........................................................................................... 29

INTRODUCCION El módulo de Contabilidad es el corazón del sistema financiero, pues consolida toda la información contable generada en los diferentes módulos del sistema, lo cual permite presentar los informes y estados financieros necesarios y exigidos por ley, tanto financieros como tributarios, propios de cada empresa. El presente manual tiene como objetivo central proporcionar a los usuarios finales la información requerida para operar adecuada y eficientemente el módulo de Contabilidad del sistema Financiero Integrado. El módulo está compuesto por los menús de: SOPORTE, OPERATIVO, CONSULTAS Y REPORTES; los cuales permiten el desarrollo de parámetros y el registro de las operaciones del módulo en forma exacta. El menú de SOPORTE se encuentra descrito en forma detallada en el Manual de Parámetros del sistema, por lo que el presente manual se concentra en documentar los tres menús restantes.

1. OPERATIVO Este menú permite tener acceso a las opciones de procesamiento de información diaria, mensual y anual, además de permitir la ejecución de los comprobantes automáticos. Todos y cada uno de los procesos aquí descritos deberá tener predefinido un periodo de ejecución y en el caso de todos los automáticos y los cierres este período deberá ser mensual.

Este menú permite tener acceso a las opciones de procesamiento de información diaria, mensual y anual, además de permitir la ejecución de los automáticos. Todos y cada uno de los procesos aquí descritos deberá tener predefinido un periodo de ejecución y el caso de todos los automáticos y los cierres deberá ser mensual.

1.1

DIARIOS

Esta opción permite agrupar los procesos cuya periodicidad está determinada como diaria, o que se pueden ejecutar en cualquier momento. En este menú se encuentra la opción de grabación de comprobantes que es quizás una de las formas de contabilidad que más se deberá trabajar por parte de los usuarios pues es la que permite grabar la información contable en el sistema Financiero Integrado SFI.

1.1.1 Grabación de Comprobantes Esta Pantalla permite grabar información al Sistema financiero Integrado SFI en forma directa desde contabilidad, siendo básica en el proceso de actualización y corrección de errores, además de permitir que se pueda incluir en el sistema todo aquello que es netamente contable y que no podrá por consiguiente ser alimentado desde los demás módulos del SFI. Todo comprobante a grabar en el SFI está formado básicamente de dos partes; la primera de ellas es la llamada cabeza del comprobante y es donde se encuentra toda la información general respecto de lo que se va a grabar (empresa, tipo de comprobante y numeración), el segundo bloque de información se refiere al movimiento de cuentas propios de la transacción que se va a reflejar en la contabilidad.

Los campos que conforman el primer bloque de esta pantalla son los siguientes: Empresa Número único que identifica la empresa a la cual se le desea cargar el movimiento contable. per/año

Mes/año en el cual deberá quedar registrado el movimiento a digitar

Día

Día de registro del Comprobante dentro del periodo.

Imp

Pregunta Si imprime el comprobante al grabar ó No.

Tpco Gral Código que identifica el grupo del comprobante General a utilizar para registrar este movimiento y del cual se seleccionará el específico. Tpco Esp. Código que identifica el comprobante especifico a utilizar para el registro contable. Número Número consecutivo del comprobante que se genera según parámetros dados en la forma de Comprobantes - Genéricos Ver Item 5.3.1.3.1 para ampliar información. Rng Indica el renglón del comprobante al cual deseo llegar en forma directa en caso de consulta y/o modificación de un comprobante Periodo

Indica el año y el mes donde se realiza la operación . AAAMM

St

Indica el estado del comprobante, puede ser: A Indica que está Actualizado y listo para cierre V Significa que el comprobante está Validado y listo para ser Actualizado para cierre E Permite saber que este comprobante está Errado . I Indica que este comprobante está insertado. Si este campo está en blanco indica que sólo esta Insertado.

La información que se trabaja en el segundo bloque es la siguiente: R NT

Me indica el renglón del movimiento. Identifica la naturaleza del movimiento y puede ser básicamente: D Identifica que la cuenta a mover es de Naturaleza Debito C Permite saber que el movimiento a registrar es Crédito. ¿ Permite conectar la forma de creación de Auxiliares.

Mayor

Código que identifica la cuenta Mayor a utilizar para realizar el Registro contable que se desee, las cuentas permitidas dependerán de la parametrización que se le haya realizado a este comprobante

Auxiliar

Número único que identifica el mínimo nivel de desagregación del movimiento contable; normalmente se refiere a un tercero.

Detalle

Ventana que aparece luego de digitar el Auxiliar y en ella se debe describir que operación se está realizando; aquí son aplicable los

detalles pregrabados. Cent Si en la parametrización del Plan de Cuentas se le determinó que la cuenta mayor debe pedir centro de costo, aquí el sistema exigirá este dato para poder continuar, en caso contrario No pedirá este dato. Débito Se pedirá aquí el valor del movimiento, siempre y cuando el campo Nat haya sido llenado con la letra D. Crédito Se pedirá aquí el valor del movimiento, siempre y cuando el campo Nat haya sido llenado con la letra C. A En este campo se digitará una S si estamos seguros que el movimiento está bien grabado, en caso contrario digitaremos una N que quiere decir que se desea corregir el registro en mención. Existe además en la parte inferior un bloque informativo respecto de los datos que se están manejando en la parte superior, así: Mayor Nombre de la cuenta Contable digitada en el campo llamado Mayor de la parte superior. Aux

Nombre del código del auxiliar digitado en la parte superior.

Det

Muestra lo digitado en el campo detalle de la parte superior.

Centro

Descripción del centro de costo digitado arriba si fue pedido.

En los casos en que la cuenta contable utilizada tenga Forma Asociada el sistema presentará una nueva pantalla que el usuario deberá llenar con los datos anexos que el sistema le pida según sea la forma asociada. Estas formas asociadas posibles en el sistema son:

Scmorete Forma asociada que pide los datos necesarios para el manejo de la información tributaria (Se alimenta automáticamente desde cuentas por pagar ó tesorería según se le haya parametrizado cual módulo de estos se encarga de la causación de los descuentos tributarios), se usa cuando se carga información que afecte información tributaria desde módulos diferentes a los mencionados anteriormente ó específicamente desde contabilidad.

Los datos que pide el sistema en este caso son el código del tercero al cual se le retuvo, el código del descuento, la base y el calcula el valor del descuento. En la parte inferior de la pantalla se activan 4 botones que son los siguientes:

Auxiliares Grabados: Tercero al cual se le practico la retención. Modificar IVA Facturas: Al presionar este botón, el sistema muestra la pantalla Facturas de la orden de pago ilustrada en la parte inferior, permitiendo modificar el bloque “Facturas asociadas a la orden de pago”. Ajuste IVA de facturas: Al presionar este botón, el sistema muestra la pantalla Facturas de la orden de pago ilustrada en la parte inferior, permitiendo modificar el bloque Ajustes IVA. Continuar: Permite salir de la forma Scmorete, dejando grabada la información que se le grabó a esa tabla.

1.1.2 Validación Se refiere al primer proceso previo al cierre del periodo contable donde se le dice al sistema que valide la información que se le haya digitado durante determinado lapso de tiempo, verificando entre otras cosas que no existan comprobantes descuadrados (solo en el caso de que se parametrice algún comprobante con la posibilidad de salir descuadrado), referencias que falten, centros de costos incompletos etc. Además coloca el indicativo de estado en Validado.

Si en el momento de validar existen comprobantes que están errados el sistema me arroja un listado de los comprobantes que se encuentran en ese estado para su posterior corrección.

1.1.3 Actualización. Este proceso deberá realizarse después de la validación y se encarga de generar los nuevos saldos y los acumulados de débitos y créditos del periodo en mención.

Los campos que conforman esta pantalla son: Empresa Desde Código de la empresa a la cual vamos a Actualizar información Empresa Hasta

Código de la empresa hasta la cual vamos a actualizar

Actualiza Permite la posibilidad de realizar una actualización hasta un Día en particular ó la común actualización Mensual usada por la mayoría de empresas. Periodo

Mes/Año sobre el cual se va a Actualizar la información

Hasta Día

Día hasta el cual se genera la actualización.

Genera Comprob Pregunta Si Genera ó No Comprobante de perdida ó utilidad mensual. Por último existe un botón de SALDOS actualización de saldos.

con el cual se procede a realizar la

1.1.4 Anulación de Comprobantes Una de las opciones que me da el Sistema Financiero Integrado, es poder anular en Contabilidad aquellos comprobantes grabados directamente en este modulo, ejemplo de ellos son los Comprobantes de Ajuste Contable.

Es de aclarar que el Sistema valida que los comprobantes que se generaron el los demás módulos no se puedan anular por esta opción, como por ejemplo los Comprobantes de Ingresos, de Causación etc.

Los campos que comprende esta pantalla son los siguientes: Empresa. Tpo Gral. Periodo. Número.

Código de la empresa donde se encuentra el comprobante a anular. Tipo de Comprobante General a anular. Periodo del Comprobante que se va a anular. Número del Comprobante a anular.

En esta pantalla se me activa un botón en donde puede ver la contabilización del comprobante. Después de digitar la información anterior el sistema arroja a una pantalla donde se digitan los datos de la anulación. Los campos que comprende esa pantalla son los siguientes: Tpo Gral. Codigo del Tipo de Comprobante General para la anulación. Tpo Específico. Tipo de Comprobante Especifico para la anulación. Fecha.: Fecha en la que se anula el comprobante. Esta dada por Día, Mes y Año. Observaciones. Razón por la cual se anula el comprobante.

Es de aclarar que tanto el Comprobante General, como el Especifico de Anulación vienen parametrizado en la forma de Contabilidad/Soporte/Comprobantes/Definir Comprobantes. Después de realizar el proceso de anulación se activa un botón de Ver Contabilidad, en donde se puede ver la contabilización del Comprobante de Anulación.

1.1.5 Reportes CGN El objetivo de ésta funcionalidad es poder clasificar los saldos contables de un determinado período, de una empresa (podrá ser una empresa consolidadora), en parte corriente y no corriente, para soportar los reportes de la Contaduría Nacional.

Los campos que contienen esta tabla son los siguientes: Empresa. Campo para validar la empresa sobre la cual información.

se clasificará la

Código del Reporte. Campo para validar el código del reporte al cual se le relacionará la información. El campo puede ser Alfanumérico, y es diligenciado por el usuario. Periodo. Campo para validar el periodo del cual se extraerán los datos. Clasifica por. Campo para validar la información que se va a tener en cuenta para clasificar puede ser: C (Por Cuenta), R (Por Código de Cuenta Recíproca). Nivel Estructura. Campo para validar el Nivel de Estructura Contable sobre el cual se producirá la Clasificación.

Mayor. Cuenta Mayor desde la cual se quiere generar el proceso Mayor Hasta. Cuenta Mayor hasta la cual se quiere generar el proceso. Después de digitarle estos parámetros se da inicio a la generación del Proceso, mostrando los siguientes campos:

-

Mayor: Campo para identificar el código contable, diligenciado por el sistema, trayendo toda la información (de saldos) teniendo en cuenta las siguientes validaciones:

1. Sí el tipo de clasificación se hace por cuenta; relacionará los saldos de todas las cuentas (teniendo en cuenta el nivel de rompimiento seleccionado en el bloque principal) que tengan saldo, hasta el período seleccionado en el bloque principal. 2. Sí el tipo de clasificación se hace por código de entidad recíproca, se relacionarán los saldos de las cuentas de movimiento (tipo „M‟), de todos aquellos terceros que tengan relacionado un código de entidad recíproca, según la tabla de Auxiliares en el campo de Código Contaduría. Código Recíproca: Campo diligenciado por el sistema, identificando el código de la entidad recíproca, relacionado a cada uno de los terceros, que presentan saldo, hasta el período seleccionado en el bloque principal. Sólo aplica para el tipo de clasificación por código de entidad recíproca. En el tipo de clasificación por cuenta, el campo quedará nulo. Saldo: Campo diligenciado por el sistema, relacionando el saldo respectivo, de la cuenta (en el nivel seleccionado) o de la cuenta y su código de entidad recíproca Valor Corriente: Todos los valores, siempre se diligenciarán por defecto en esta columna, independiente del tipo de clasificación seleccionado. El valor se puede desmarcar (según el siguiente campo) lo que hace que el valor traído lo traslada automáticamente a la columna „Valor no Corriente‟; o se puede cambiar por un menor valor, en cuyo caso, la diferencia la traslada automáticamente a la columna „Valor no Corriente‟. Ok (flecha): El campo siempre viene marcado. En caso de que se desmarque, de inmediato traslada el valor a la columna „Valor no Corriente‟ Valor no Corriente: El campo viene sin ningún valor. Toma los valores que sean desmarcados de la columna „Valor Corriente‟ o del saldo de dicha columna, en caso de que el valor de la misma se haya modificado Ok: El campo se marca automáticamente, en caso de que el campo de la columna „Valor Corriente‟ sea desmarcado totalmente, o con el valor que la columna „Valor Corriente‟ no haya utilizado. En caso de que el campo se desmarque, el valor de la columna pasará a la columna „Valor Corriente‟

1.2

AUTOMATICOS

Permite la parametrización de todos los comprobantes que el sistema puede generar en forma automática.

1.2.1 Automáticos

Agrupa las operaciones referentes a los automáticos que se hayan definido para ser manejados en el Sistema financiero Integrado. 1.2.1.1 Genera Comprobantes Automáticos

La presente opción permite ejecutar los procesos automáticos definidos y de esta manera alimentar en contabilidad toda la información que operativamente es repetitiva y parametrizable. Los campos que esta pantalla trabaja son los siguientes: Desde Empresa Código de la empresa a la cual se quieren ejecutar automáticos Hasta Empresa

Código de la empresa hasta la que se le desean ejecutar automáticos

Periodo Mes / Año para el cual se ejecutara el proceso Acción Se procede a indicar al sistema que acción realizar respecto de los automáticos, estas pueden ser: Automáticos definidos Ejecuta TODOS los automáticos que el sistema encuentre definidos. Ajustes por Inflación Solo Ejecuta el automático de Ajustes por Inflación. Índices por Inflación Permite ir a la pantalla de Índices por Inflación ya sea para digitar alguno de ellos o solo por consulta. Borrar Documentos Automáticos Permite borrar los documentos que el sistema a marcado como de generación automática. Comp. Automático correspondiente

Permite

capturar

el

código

del

comprobante

1.2.1.2 Ajustes / Depreciaciones de Activos Fijos Permite generar los automáticos definidos respecto al manejo de Activos Fijos; Esta opción genera automáticamente Ajuste por Inflación, depreciaciones y Ajustes a la Depreciación con su Contabilidad respectiva según parámetros dados previamente.

Los Campos de esta pantalla son los siguientes: Empresa. Código de la empresa a la cual se quiere correr el proceso de depreciación y Ajustes de Activos Fijos. Estructura. Estructura Contable utilizada por la empresa Periodo. Periodo de Calculo para el proceso de Depreciación y Ajustes por Inflación. Tp comp. Tipo de Comprobante Especifico para la depreciación. Tp Ajus. Tipo de Comprobante para hacer el Ajuste. Tp Dep. Tipo de Comprobante para hacer el Ajuste a la Depreciación.

1.2.2 Diferidos Permite agrupar el manejo de los procesos de diferidos.

1.2.2.1 Movimiento de Diferidos

Permite en los casos que a algún comprobante con diferidos no se le hayan cargado los datos necesarios para que el sistema genere automáticamente los diferidos posteriores, hacerlo y proceder mediante la próxima forma (Genera Diferidos) a ejecutarlos.

Los campos de esta pantalla son: Empresa

Código de la empresa a la cual esta asociado el diferido.

Nit

Nit de la empresa.

Tipo C. cargado.

Tipo de Comprobante origen del diferido pero que NO se a

Numero

Número del comprobante creado sin diferido y a crearlo.

FecMov

Año y mes de contabilización del comprobante – YYYYMM.

Renglon

Número del renglón del movimiento .

PROVEEDOR Auxiliar

Código de identificación del tercero.

Numero

Número de la póliza que cobija el diferido.

Documento

Nombre del Documento.

Estado

Estado del diferido

Cuotas

Número de cuotas en las que se amortizará el diferido.

Valor

Este valor es calculado por el sistema tomando el valor total del documento y dividiéndolo en el número de cuotas.

Desde Mes diferido.

Mes desde el cual comienza a calcular la amortización del

Desde Año

Año desde el cual comienza la amortización del diferido.

Amort. Cta orig Permite seleccionar si la amortización se debe realizar en la cuenta origen, sus valores posibles son S (SI) ó N (NO). Mayor

Permite definir la cuenta mayor que se debe utilizar para realizar la amortización.

Cta

Cuenta mayor de la contrapartida a a cual se lleva el diferido.

Aux

Auxiliar para el movimiento de la contrapartida.

Ok

Esta todo Correcto.

C.Costo

Código del centro de Costo si es requerido.

Cta. Mayo Adic. Cuenta mayor del plan Adicional si es solicitado. Área diferido.

Código del área de responsabilidad al cual se amortiza el

%

Porcentaje aplicable a cada área para la amortización del diferido, la suma de las áreas con sus porcentajes deben dar exactamente 100%.

1.2.2.2 Generar Diferidos Mediante esta opción se ejecutan los diferidos cargados en el sistema bajo la forma asociada scmodife en la grabación inicial del comprobante contable ó los grabados con la forma anteriormente descrita.

Los campos de esta forma son: Empresa

Código de la empresa a la cual esta asociado el diferido.

Periodo

Año y mes de contabilización del comprobante – YYYYMM.

Datos del Comprobante Inicial TpCo

Tipo de Comprobante Origen del Diferido.

Numero Compr

Número del comprobante Origen del Diferido.

Periodo

Permite observar el periodo del comprobante

Datos del Diferido Numero

Número de la póliza que cobija el diferido.

Cuot.

Número de cuotas en las que se amortizará el diferido.

Comp

Este botón ubicado en la parte izquierda de la pantalla se usa para consultar el comprobante generado.

Es posible seleccionar los diferidos a generar, para lo cual se debe posicionar en el campo GENERA y seleccionar el diferido que desea generar. Al hacer clic en el botón procesar, el sistema muestra la siguiente pantalla:

Periodo

Periodo a generar el diferido.

TpCo

Tipo de Comprobante, tanto General como Especifico, para la Generación de diferidos.

Así termina el proceso de Amortización de Diferidos.

1.2.3 Interfases Esta opción me permite traer al sistema el archivo ó los archivos con la información de las interfases para ser procesadas en el SFI.

1.2.3.1 Consultar Archivo Interfase Permite cargar los archivos planos con la información de otros sistemas al SFI según las definiciones de las interfases numerando los datos que sean traídos al sistema para ser procesados.

Este proceso me pide el camino y el nombre del Archivo Plano para que el sistema pueda encontrar y procesar la información.

Esta pantalla tiene los siguientes bloques: Archivo Origen Formato

Se debe determinar la localización del archivo plano a cargar Se debe seleccionar el formato que fue parametrizado para la interfaz que se va a utilizar.

En la parte derecha de la pantalla existe la opción de hacer modificaciones al archivo. Los campos que se pueden cambiar son los siguientes: Empresa Periodo Fecha Borra Archivo. 1.2.3.2 Cargue de Archivos Planos Interfases

Esta forma permite cargar archivos magnéticos, provenientes de entidades foráneos y contienen información relevante para la ejecución de actividades contables, dentro de un tiempo especifico. Esta compuesta por:

Archivo Origen

Este campo brinda la posibilidad de examinar los archivos, para obtener la información necesaria, para iniciar la operación.

Formato

Conjunto de campos que permite determinar el código y las características del archivo a cargar.

Posterior a definir el archivo de origen y el formato que se quiere optar, le sistema presenta dos botones, que son; Definición de Formato y Procede a Cargar. El primero de estos se relaciona con la posibilidad de determinar la estructura del formato y el segundo, es la parte final del proceso y permite seguir a las siguientes actividades y/o pasos. INFORMACIÓN SIN NUMERAL Este grupo de campos, establecen las características de los datos obtenidos a partir del archivo seleccionado. Empresa Cod.Int.

Campo designado para la identificación de la empresa, por medio de un código establecido con anterioridad. Este campo determina el código interno de la empresa.

1.2.3.3 Genera Interfase Permite luego de numerada y cargada una interfase en el sistema desarrollar cualquiera de las siguientes opciones (el nombre indica la función a realizar):

Valida Archivo. Consulta Archivo Proceso Presupuesto Procesa Presupuesto2 Procesa Cuentas por Pagar Procesa Contabilidad Procesa Tesorería Procesa Todo Deshacer Procesar sin Validar Posteriormente a haber seleccionado la acción, se procede a completar los siguientes menús. Datos de Archivo. Este conjunto de campos determina las características del archivo y el movimiento. Registro. Este menú determina un resumen de los movimientos que se han presentado por los movimientos en el tiempo de análisis. 1.2.3.4 Confirmación Interfases. Al correr el proceso de interfase los documentos generados en Presupuesto, Cuentas por Pagar, Contabilidad y Tesoreria, quedan en unos comprobantes Temporales, al momento de confirmar dicha información pasan a unos comprobantes definitivos.

La idea de utilizar comprobantes temporales es para que el usuario haga una revisión de la Información generada, ya que después de confirmada no se pueden hacer correcciones.

1.2.4 Archivo D.I.A.N. Este proceso genera los archivos planos de acuerdo a la norma dada por la D.I.A.N. Estos archivos se pueden grabar en disquete o se puede bajar en Excell para poder incluir cierta información. Los campos que tiene esta forma son los siguientes:

Grupo de archivos

Código del Archivo Plano

Empresa

Código de la Empresa en la cual se quiere correr el proceso de la DIAN.

Nit

Nit de la Empresa anteriormente mencionada.

Desde

Periodo de inicio del proceso de Archivos a la D.I.A.N.

Hasta

Periodo de terminación del proceso de Archivo a la D.I.A.N.

Carga información

Carga información de auxiliares, tributaria, contable a tablas propias de archivos planos.

Importa/Exporta

Importa información de archivos planos o exporta previo cargue de la información.

Procesa información

Procesos generados

En la parametrización de estos archivos hay unos Topes que la D.I.A.N para aquellos conceptos que hay que reportar. El sistema da la opción de tener o no en cuenta estos montos. Permite visualizar resumen de la información procesada

Los pasos a realizar para la generación del Archivo son los siguientes: 1.

Cargue Información

2.

Procesa Información

3.

Procesos Generados. Culminado este proceso me genera el Archivo en Excel, Así;

1.2.5 Índices Inflación En esta tabla incluyo los índices de inflación de cada mes establecido por la D.I.A.N.

Este Índice de Inflación es clave para el proceso de Ajustes y Depreciación de Activos Fijos. Los campos que tiene esta tabla son los siguientes: Año Mes Descripción Porcentaje

1.2.6 Cruces de Cuentas Esta forma tiene permite realizar movimientos entre diferentes empresas, por medio de envió o recepción de recursos, cruzando información entre cuentas, sus destinos y procedencias. Esta compuesta por;

Empresa.

Este grupo de campos abarcan la transacción y determina desde que lugar o empresa se realiza la actividad o transacción y establece de igual manera hasta donde.

Agrupaciones Contables Este grupo de campos se relaciona con el movimiento de cruce que se presenta entre las cuentas o empresas y se asocia con las características contables propias de la transacción. Agrupaciones Presupuestales Campos que se asocian con la relación presupuestal, que tiene la transacción dentro de la empresa de origen, como en la de destino.

1.2.7 Consolidación

Esta forma brinda la posibilidad de hacer un resumen de los movimientos desarrollados por las diferentes empresas, que hacen parte del grupo. Esto permite conocer de manera general los comportamientos que se ha adelantado por la colectividad en un periodo de tiempo específico. Esta compuesta por dos menús, el primero hace referencia a la información general de la empresa consolidadota, le periodo. En el segundo menú, delimita los campos sobre la consolidación. La empresa inicial y la final.

1.2.8 Cierre período Mediante este proceso el sistema actualiza los saldos hallados en el proceso de Actualización y los lleva como saldos iniciales del periodo siguiente al cual se está realizando el cierre, además de generar automáticamente una actualización a la tabla de empresas para indicarle al sistema que estamos ya en el siguiente periodo por lo cual el sistema colocará sus restricciones respecto de inclusión y actualización de información con base en este parámetro.

Los campos necesarios para este proceso son: Empresa Código de la empresa para la cual se desea realizar el proceso de cierre Periodo

Mes/Año (MM/YYYY) para el cual se ejecutará el cierre

Por último en esta pantalla se encuentra un botón en la parte inferior que será descrito a continuación: Cierre Período Botón que permite comenzar el proceso de cierre del periodo arriba seleccionado.

1.2.9 Cierre Anual

Proceso que se debe realizar una sola vez al año con el fin de poder generar un comprobante de cierre llamado en el sistema periodo 13; mediante este puedo saber el saldo de las cuentas de resultado y luego poder dejarlas en 0 y así poder comenzar a acumular para el siguiente año los ingresos, gastos y costos en forma independiente del año anterior.

1.2.9.1 Comprobante de Cierre Mediante esta opción podemos tener acceso al proceso de generación, modificación y copia del proceso de generación del comprobante de cierre anual.

Comenzaremos aclarando que esta pantalla esta dividida en varias secciones donde cada una tiene sus propiedades a conocer: La primera parte de la pantalla esta formada por una opción seleccionar la labor a realizar así:

que me permitirá

Si selecciono M en el primer campo llamado Opción el sistema permitirá hacerle mantenimiento a los datos almacenados de Cierre, si selecciono C el sistema permitirá realizar una copia de los datos que se seleccionen de las parametrizaciones hechas para cierre y si selecciono G el sistema comenzará a pedir los datos para poder generar el comprobante de cierre.

Los campos que tiene esta forma son los siguientes Empresa Desde Desde que empresa se desea comenzar a realizar el cierre de año. Hasta

Hasta cual empresa se realizará el cierre contable de fin de año

Período

Mes/Año (MM/YYYY) que se desea Cerrar

Borra comprobantes 999? La segunda parte de esta pantalla se refiere a los datos necesarios para la ejecución del cierre y los cuales se podrán crear y/o modificar mediante el uso de la Opción M que significa Mantenimiento como ya se explico anteriormente.

Los datos de esta pantalla son: Existen dos columnas de información etiquetadas:

Mayor

Cuentas mayores a utilizar

Auxiliar

Código de los terceros a manejar.

Además de cuatro campos horizontalmente situados que cruzan información con las columnas y que son los siguientes: Desde

Desde que código de Mayor, Auxiliar se procesará información.

Hasta Código de Mayor, Auxiliar información para el cierre anual.

hasta

el

cual

se

procesará

la

Positivo Cuenta mayor, Auxiliar y centro de costo que se utilizará en caso de que el procesamiento de la información dé un valor positivo. Negativo Cuenta mayor, Auxiliar y centro de costo que se utilizará en caso de que el procesamiento de la información dé un valor negativo. En la pantalla aparece otra estructura idéntica a la anteriormente descrita pero su función es igual a la anterior lo que pasa es que por el tamaño de la pantalla se trabajan dos registros por forma, es de aclarar que si necesito otro más el primero se borrara de la pantalla y así subsecuentemente.

1.2.10 Apertura de Periodos Esta forma permite abrir periodos que contablemente han sido cerrados. Esta compuesta por:

Desde Empresa.

Campo que designa la empresa que inicia la apertura contable, durante el periodo establecido.

Hasta Empresa

Campo que designa el final de la apertura contable.

Periodo Actual

Este grupo de campos determina el periodo, que se busca modificar.