Instrucciones Técnicas de la BUJA

IT.[PC06.211]-04

RECEPCIÓN DE PEDIDOS

Elaborado por

Sección de Adquisiciones Bibliográficas

Aprobación

Junta Técnica de 1 de octubre de 2009

Objeto

Controlar la recepción de materiales bibliográficos no seriados

Proceso

BIBL-SPC.02 – ADQUISICIÓN

Histórico de cambios Código edición

Fecha

Modificaciones

01

2009-10-01

02

2011-07-14

Aclaración de determinados conceptos

03

2012-09-26

Cambios en el tratamiento físico de los fondos

Universidad de Jaén Vicerrectorado de Extensión Universitaria Biblioteca

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1. INTRODUCCIÓN El Módulo de Adquisiciones de Millennium permite llevar a cabo todas las actividades relacionadas con el proceso de adquisición de obras en una biblioteca: en este caso, nos centraremos en la recepción de pedidos.

1.1. CÓMO ENTRAR EN EL MÓDULO DE ADQUISICIONES Para trabajar con el módulo de adquisiciones de Millennium hay que iniciar el programa haciendo doble-clik en el icono correspondiente de la barra de control

A continuación, se nos pedirán nuestras iniciales y contraseña

Una vez concluido el proceso, aparecerá la pantalla principal del módulo de adquisiciones de Millennium.

Por defecto, la pantalla que se abre es la correspondiente al modo Pedidos. Desde esta pantalla trabajaremos en la recepción de pedidos.

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2. Localización de un pedido Los registros de pedido se identifican porque su número aparece precedido de la letra o, y recogen todos los datos necesarios para la identificación del mismo. Siempre han de estar asociados a un registro bibliográfico. Cada pedido en Millennium corresponde a un libro pero puede incluir uno o más ejemplares. Todos los pedidos correspondientes a la misma “relación de necesidades” se agrupan mediante el número llamado Orden de compra. Cuando llega una caja de libros, lo hace siempre acompañada de la factura o albarán correspondiente. Trabajaremos con los libros y las facturas o albaranes. A partir de ahora hablaremos siempre de facturas porque se da la misma casuística que con los albaranes. Las facturas incluyen siempre uno o más libros correspondientes a la misma orden de compra, identificado cada uno de ellos con su número de pedido.

Número de orden de compra

Número de pedido

Lo primero que tenemos que comprobar es que realmente lo enviado por el proveedor se corresponde con la factura. Sería la operación de “puntear”. Una vez hecha esta comprobación, procedemos a recepcionar los pedidos.

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3. Recepción de pedidos

3.1. RECIBIR PEDIDOS SIN CREAR EJEMPLARES Esta va a ser la opción que utilizaremos normalmente. Millennium entiende que un pedido está recibido simplemente cuando el campo FECHA REC (fecha de recepción) está cumplimentado. Por lo tanto, si se desea recibir un pedido pero no crear el ejemplar de forma simultánea, tan sólo debemos rellenar esta fecha. PASOS:

Recuperar el registro de pedido (o.)

O bien, hacerlo mediante la orden de compra (Palabra)

Comprobar que los datos del bibliográfico corresponden con lo recibido, (año de publicación, ISBN, editorial… ) Tras hacer estas comprobaciones y saber que se trata del mismo libro que pedíamos, modificar el registro de pedido directamente introduciendo los datos adecuados en el campo FECHA REC. Esta fecha es aquella en la que los libros entraron en la Biblioteca. Si coincide que es la fecha de hoy, la pondremos posicionándonos encima de FECHA REC y marcando t.

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En el caso del ejemplo, se pidieron dos ejemplares y se han recibido dos.

Guardar el registro de pedido (o.)

Llegado este punto, es importante subrayar que en el campo volumen se indica el número de volumen pedido al proveedor, y si se trata de una obra en un solo volumen, como es el caso del ejemplo, este número será 0 No está de más recordar que esta opción no permite la recepción parcial. Para estos casos, utilizaremos SIEMPRE, la recepción con creación de ejemplar. Por otra parte, esta sí es la opción que utilizaremos para completar aquellos pedidos que ya en su día se recibieron parcialmente.

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Datos de factura anterior

Como se puede ver en este pedido se pidieron dos copias, se recibió una, y ahora, para indicar que ya ha llegado la siguiente, simplemente, completamos fecha de recepción.

En la factura anotaremos a lápiz el código del fondo.

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En la copia de la factura anotaremos, a lápiz, la sucursal, (si se trata de un libro de Linares), el código fondo, y el profesor que pidió el libro, así como cualquier aclaración importante que aparezca en nota en el pedido, por ejemplo, Urgente, avisar a alguien de la llegada…

Llegado este punto, el ejemplar está recibido y listo para ser facturado por el personal de la Sección de Adquisiciones.

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3.2. RECIBIR PEDIDOS Y CREAR EJEMPLARES A LA VEZ La opción de combinar la recepción del pedido y la creación del registro de ejemplar sólo se utilizará en el caso de pedidos de múltiples ejemplares que se reciban parcialmente. Es decir, si se piden a un proveedor varias copias de una obra, y a la hora de enviarlas, este proveedor sólo nos envía parte, no todos los ejemplares pedidos. Recibiremos dando código de barras a los ejemplares recibidos, pues Millennium no permite la recepción parcial sin asignar códigos de barras. Los pasos a seguir son:

Recuperar el registro de pedido (o.) como se ha visto en el caso anterior o bien, hacerlo mediante la orden de compra (Palabra)

Comprobar que los datos del bibliográfico corresponden con lo recibido, (año de publicación, ISBN, editorial… ) Tras hacer estas comprobaciones y saber que se trata del mismo libro que pedíamos, Ir a la pestaña Recibir El sistema está configurado para incluir la fecha de hoy en el campo FECHA REC (fecha de recepción del pedido), pero ésta puede modificarse.

(IMPORTANTE: marcaremos únicamente las copias que vayamos a recibir) Asegurarnos de que está marcada el aspa en la opción “Copiar PRECIO ESTIMADO a ejemplar”.

Pulsar el botón RECIBIR. Introducir el código de barras que se le ha pegado al ejemplar del libro en la última página, y en la factura apuntar a lápiz “Ejemplar dado”

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Al finalizar, el sistema mostrará un pequeño informe de creación de ejemplares. Ignoramos esto. El ejemplar está recibido, y el pedido listo para ser facturado en la Sección de Adquisiciones. 4. Descripción de los campos de un registro de pedido (o.) El registro de pedido, como todos los registros de Millennium, está formado por un conjunto de campos de longitud fija y otros de longitud variable. También cuenta con una serie de datos que proporciona el sistema automáticamente: número de registro, fecha de la última actualización, fecha de creación del registro y número de revisiones que ha sufrido.

PEDIDO 01

02

03

04

TIPO ADQUISICIÓN (ACQ TYPE)

CAMPOS FIJOS Tipo de adquisición del material

UBICACIÓN (LOCATION)

Dónde estará ubicado ese material

FECHA CATALOGACIÓN (CDATE)

Al crear el pedido se dejará en blanco

RECLAMACIÓN (CLAIM)

Controla e informa sobre el proceso de reclamación (nivel de reclamación etc.) Los valores n,r y z se introducen manualmente El valor - (blanco) va cambiando a los valores (a,b,c,d,e ) automáticamente cuando se generan las reclamaciones de acuerdo a los ciclos de reclamación. Si un pedido se quiere reclamar como urgente, sin esperar a que transcurra el periodo definido para la primera reclamación en el ciclo de reclamación asociado al proveedor, deberá introducirse el “código z”

05

06

EJEMPLARES (COPIES)

CODIGO 1 (CODE1)

c

compra

d

donación

p

prepago

e

intercambio

-

Blanco. La reclamación se genera siguiendo el ciclo establecido

n

no reclamar

z

Reclamar como urgente

r

Forzar reclamación

a

Recl 1 generada

b

Recl 2 generada

c

Recl 3 generada

d

Recl 4 generada

e

Recl 5 generada

f

Recl 6 generada

Nº de ejemplares pedidos. El sistema multiplica el valor de este campo por el del precio estimado para establecer la cantidad que compromete de cada fondo

Número

-

Sin categoría

b

Bibliografía básica

c

Bibliografía complementaria

g

Sugerencias de Departamento

k

Indicadores de préstamo

r

Referencia

s

Sugerencia

t

Comisión de Biblioteca

d

Departamento

z

Biblioteca Profesional

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m Suscripción 07

CODIGO 2 (CODE2) Códigos de Hemeroteca

08

09

CODIGO 3 (CODE3) CODIGO 4 (CODE4)

No se utiliza por el momento

Se utiliza para ocultar registros en el opac

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PRECIO ESTIMADO (EPRICE)

Precio estimado. Afecta a la cantidad comprometida Introducimos el precio unitario. El sistema multiplica el valor de este campo por el nº de ejemplares para establecer la cantidad que compromete de cada fondo.

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SOPORTE (FORM)

Formato físico de material = soporte. Por defecto está seleccionado “Libro impreso = b” Campo para uso estadístico Valores definidos por la UJA

12

13

FONDO (FUND)

FECHA PEDIDO (ODATE)

-

Sin definición

a

Lote nacional

n

Lote extranjero

e

Excepción

f

Paquete

n

no opac

-

Otra categoría

b

Libro

s

Partituras

c

Recursos electrónicos

u

Mapas, fotos…

x

Otros

o

Microfichas

p

Revista

m

DVD

r

Grabación sonora

f

Vídeo

k

Kit

a

Base de datos

Código del fondo presupuestario al que se va a cargar el coste del pedido. Tienen que estar creados previamente para poder asignarlos a un pedido. Se visualiza el código (5 caracteres) + FUND NAME (19 caracteres)

Fecha en la que se pide al proveedor Generado por el sistema

dd-mm-aaaa

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NOTA PEDIDO (ORD NOTE)

El retraso que vamos a aplicar al sistema automático de reclamaciones que Millennium viene definido en los ciclos de reclamación. Son valores fijos y no se pueden modificar. Escogeremos el que más se acerque a nuestras necesidades. Utilizaremos Segunda Mano y sin Publ./Reimp. Cuando se trate de este tipo de publicaciones.

15

16

TIPO PEDIDO (ORD TYPE)

ACCIÓN RECEPCIÓN (REACTION)

-

--

r

urgente

c

Confirmación

f

Conf-urgente

1

Demora 1 mes

2

Demora 2 meses

3

Demora 3 meses

4

Demora 6 meses

5

Demora 9 meses

6

Demora 1 año

7

Demora 1.5 años

8

Demora 2 años

9

Demora 3 años

a

Segunda mano

b

Sin publi/reim

Forma en la que se ha pedido el material f

Pedido firme – normal

b

Permanente

s

Suscripción

r

Retrospectivo

Un código distinto de – indica que tendremos que hacer alguna acción extraordinaria cuando se reciba la obra. La acción viene explicada en la "n nota".

a = atención:

Se utilizará para señalar

cuestiones

n = notificar: Se utilizará para: Avisar a un usuario sobre la recepción de una obra en el caso de que lo solicite. Si es así cumplimentaremos obligatoriamente el campo peticionario (r) con el nombre de la persona que lo haya solicitado.

-

ninguna acción

a

atención

n

notificar

Cuando se elige una de las opciones la pestaña de registro aparece en rojo 17

FECHA RECEPCIÓN (RDATE)

Fecha en la que el pedido ha sido COMPLETAMENTE recibido Cuando se produce una recepción parcial no aparece la fecha

dd-mm-aaaa

Generado por el sistema cuando le damos a recibir, también se puede poner manualmente. 18

SITIO RECEPCIÓN (RLOC) Código alfanumérico (alfabético en la UJA) que identifica el Área de la biblioteca donde se efectuará la entrega del pedido

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SITIO FACTURACIÓN (RBLOC) Código alfanumérico (alfabético en la UJA) que identifica el Área de la biblioteca a la que se facturará el pedido. SIEMPRE tomamos x Factura

a

Lagunillas

p

Hemeroteca

r

Linares

a

Lagunillas

p

Hemeroteca

r

Linares

x

Factura

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ESTADO (STATUS)

Estado financiero de un pedido Dependiendo de cómo esté, se comprometerán o no cantidades en el fondo presupuestario correspondiente Algunos valores son del sistema y se generan automáticamente según se va gestionando administrativamente el pago. VER CUADRO COMPLEMENTARIO QUE APARECE A CONTINUACIÓN

o

pedido

a

pago total

q

pago parcial

z

cancelado

1

en espera

2

Examen rechazado

c

ser. pedida

d

ser. pagada

e

ser. pago parc

f

ser. no comp

g

ser.a renovar

CUADRO COMPLEMENTARIO DEL ESTADO DE PEDIDO: Comportamiento de los distintos estados

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o,c

Funciona de la siguiente forma: El sistema compromete una cantidad igual a "precio estimado" multiplicado por nº "ejemplares" y va liberando la cantidad según se efectúan los pagos El estado cambiará: - de "o" a "a" cuando el pedido de monografías se haya pagado completamente - de "c" a "d" códigos de revistas Si los valores "1" o "2" del campo "estado" se sustituyen por "o" o "c", Millennium pregunta si desea imprimir la orden de pedido

a,d,z

Supone que las cantidades se han liberado : bien por pago o bien por cancelación pedido

q,e

Algunas cantidades han sido pagadas y liberadas por pagos parciales, que se tendrán en consideración cuando se efectúe el pago completo. Pero continúa compremetida la parte que falta por pagar El estado cambiará: - de "q" a "a" cuando el pedido de monografías se haya pagado completamente - de "e" a "d" cuando se haya pagado completamente la revista Son valores generados automáticamente por el sistema

1

No compromete ninguna cantidad pues no es un pedido firme El sistema no lo considera un pedido real, de manera que no permitirá posteriores acciones como pagos, impresión orden de compra, cálculo estadísticas, etc. Los pedidos con este código de campo se pueden borrar

2

No compromete ninguna cantidad pues no se ha aprobado Los pedidos con este código de campo se pueden borrar SITUACIÓN (TLOC)

Informa una ubicación temporal El código que se crea automáticamente es "p" = Orden de compra generado. Cambia al guardar el registro siempre que activada la casilla "Generar O.C.” Sólo utilizaremos el código p

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PROVEEDOR (VENDOR) Debe existir un registro para cada proveedor al que se puedan hacer pedidos. Puede definirse más de un registro para el mismo proveedor, para hacer distinciones entre los pedidos de libros extranjeros y otra distinta para cuando se piden libros nacionales

Código del proveedor que proporciona el material. Asociado al fichero de proveedores habituales, al que se accede pinchando 2 veces en este campo. Nos evita teclear nombre, dirección etc. Si el proveedor no lo tenemos incluido en la lista de proveedores porque no es habitual, elegiremos el código "none" , los datos del proveedor los introduciremos en el campo variable q = Dirección del proveedor

IDIOMA (LANG)

Idioma de la publicación. El valor se elige dentro del desplegable

100 PAÍS (COUNTRY)

País de publicación El valor se elige dentro del desplegable

-

sin valor (por defecto)

c

catalogación

b

encuadernación

s

seriadas

p

o.c. Generado

n

pendiente

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106 VOLÚMENES (VOLUMES)

PEDIDO p

Orden de compra Global

d

Código

i

Identidad

x

DIVISAS (FOR CURR)

n

NOTA (NOTE)

Nº del volumen. Lo indicaremos además en el campo i, identidad o en el campo v, nota al proveedor, dependiendo de la forma de envío del pedido

CAMPOS VARIABLES Año/Número expediente Sorolla DNI del peticionario Haremos constar aquí el número de volumen que pedimos para que aparezca en el pdf de aquellos proveedores con los que no utilizamos EDI. No lo utilizamos Se redactarán en texto libre, pero siempre que sea posible se recurrirá a las frases de sustitución con el fin de uniformar al máximo las notas que se repitan con frecuencia. Se usan para:  Poner la información relativa a los procesos que sea necesario realizar con el pedido una vez recibido.  Anotar todas aquellas informaciones que nos envíe el proveedor relativas al pedido  (…)

z

NOTA INTERNA (INT NOTE)

Ej.: Nota generada automáticamente por el sistema cuando se -Reclamación1 ha sido enviado 24-05-2008 reclama o cancela un pedido. Vinculada al campo de longitud fija "reclamación" -Cancelled 24-05-2008;letter written Generado por el sistema

s

SELECTOR (SELECTOR)

Nombre normalizado de los usuarios que hacen una petición a través del opac. Los datos provienen de la base de datos de usuarios de Millennium.

r

PETICIONARIO

Campo de texto libre en el que pondremos el nombre del solicitante de un material. Debe introducirlse de manera APELLIDO APELLIDO, NOMBRE normalizada, tomando los datos del módulo de Circulación a través de Selectores

q

DIRECCIÓN PROVEEDOR (VEN ADDR)

Cuando no se opta por un proveedor habitual, hemos de colocar en este campo: nombre y dirección del proveedor al que vamos a pedir. En el campo "proveedor" habremos elegido "none" Si hemos escogido un proveedor habitual, en su campo fijo, pero rellenamos este campo, el programa prima ésta dirección sobre la otra.

v

NOTA PROVEEDOR (VEN NOTE)

Nota de texto libre para hacerle constar alguna cosa al proveedor. Para proveedores que reciben pedidos mediante EDI Haremos constar aquí el número de volumen que pedimos, para que aparezca en los pedidos EDI, con aquellos proveedores que utilizamos este sistema de comunicación. Con los que enviamos pdf, el número de volumen se pondrá en el campo i, identidad.

f

REF. TÍTULO PROVEEDOR (VEN TITL #)

Texto libre que puede utilizarse para consignar el nº que la obra tiene en el catálogo del proveedor, o el título por el que el proveedor conoce la obra. No es un campo que es imprima en nuestras peticiones actuales. De momento NO USAR en UJA

b

SELECT ISBN/INFO O.C. Recoge la información del pedido: día y hora de la (ISBN PICK) petición, generada por sistema

Ej.:

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|bPedido impreso 18-10-2007 8:27 O |bOrder sent 16-05-2011 14:50 (para pedidos enviados con EDI) PAGO (PAID)

Aparece la información que se introduce al facturar una obra

-P1

CUADRO COMPLETARIO AL CAMPO PAGADO PAID DATE

Fecha en la que se ha pagado un pedido dd-mm-aaaa Generado por sistema

P2

INVOICE DATE

Fecha de la factura mediante la cual se ha pagado un pedido

P3

PAID AMOUNT

Cantidad que se pagó de un pedido en esa factura

P4

PAID NOTE

Nota creada al introducir la factura

P5

VOUCHER#

Nº de comprobante que asigna el sistema a la acción de pagar

dd-mm-aaaa

Generado por el sistema Ejemplares o copias que se han recibido P3

REC COPIES

P6

INVOICE#

Generado por el sistema Nº de factura

Cómo aparecen los subcampos en una nota Pagado :

Note

Paid date Invoice date Fecha en la que se Fecha factura realizó el pago

Invoice

Paid amount

Nº factura

Cantidad pagada

Voucher Nº del apunte contable

Copies Nº de ejempl. pagados

Nota variable que se puede introducir al pagar