PROPUESTA DE CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES EN SOPORTE PAPEL EN LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FINANCIERO EN BOGOTÁ

JHON FREDY GONZALEZ VALBUENA FELIX ANTONIO VELANDIA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BOGOTA 2007

PROPUESTA DE CRITERIOS PARA SELECCIONAR TIPOS DOCUMENTALES EN SOPORTE PAPEL EN LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FINANCIERO.

JHON FREDY GONZALEZ VALBUENA FELIX ANTONIO VELANDIA

Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística

JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA Director

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BOGOTA 2007

Reglamento Estudiantil (Articulo 42. Parágrafo 2) “el estudio, análisis, investigación y propuestas ideológicas sustentadas por un estudiante en su trabajo de grado no comprometen de ninguna forma a la Universidad, en salvaguarda de los derechos fundamentales.”

Nota de Aceptación

_______________________________ Decano de la facultad

Director del Trabajo

_______________________________ Jurado

Jurado

Bogotá, 16 de Julio de 2007

CONTENIDO

pág. INTRODUCCIÓN

1. ANTECEDENTES

4

2. FORMULACION DEL PROBLEMA

9

3. JUSTIFICACION

12

4. OBJETIVOS

15

4.1 OBJETIVO GENERAL

15

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

15

5. MARCO REFERENCIAL

17

5.1 MARCO TEORICO

17

5.2 MARCO CONCEPTUAL

27

5.3 MARCO LEGAL

37

6. METODOLOGÍA

41

6.1POBLACIÓN Y MUESTRA

45

6.1.1 Población

45

pág.

6.1.2 Muestra

47

6.2 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

50

6.3 ANÁLISIS Y RESULTADOS DE LA ENCUESTA

53

7. DEFINICION DE CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN

56

DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FINANCIERO DE BOGOTA.

7.1 CRITERIOS SOBRE LA VIGENCIA DE LOS TIPOS DOCUMENTALES

58

7.1.1. Ejemplos de Aplicación del criterio de vigencia

59

de los tipos documentales

7.2 CRITERIO DE DUPLICIDAD DE LA INFORMACIÓN

63

7.2.1 Ejemplo de Aplicación del criterio de duplicidad

65

de la información

7.3 CRITERIO DE TIPOS DOCUMENTALES SIN CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTO DE ARCHIVO.

66

pág.

7.3.1. Ejemplo de Aplicación del criterio de

71

tipos documentales sin características de Documentos de Archivo

7.4 CRITERIO DE NIVEL DE CONSULTA O USO DE LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION

74

7.4.1. Ejemplo de Aplicación del criterio de

78

Consulta y nivel de uso de los tipos documentales

8. PAUTAS METODOLOGICAS PARA LA

80

IDENTIFICACION DE TIPOS DOCUMENTALES QUE SON OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL

9. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL.

83

9.1OBJETIVO Y ALCANCE

84

9.1.1 Objetivo

84

9.1.2 Alcance

84

9.2. BASE LEGAL

84

9.3. DEFINICIONES

87

9.4. DESARROLLO

90

9.5 FORMATOS

92

9.6 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES

95

10. RECOMENDACIONES

96

11. CONCLUSIONES

98

BIBLIOGRAFÍA

100

LISTA DE FIGURAS

pág

Figura 1. Discriminación de las etapas del proceso de

18

Selección Documental

Figura 2. Características del inicio y finalización de la

21

vigencia de los documentos

Figura 3. Evaluación de la vigencia de los documentos

22

Figura 4. Esquema de los valores documentales

24

Figura 5. Elementos comunes del Concepto de

29

Documento de Archivo

Figura 6. Formato Modelo cuadro de clasificación de

44

Documentos para los Fondos de Empleados del sector Financiero de Bogotá

Figura 7. Esquema para la definición de consulta

76

y uso de los documentos en los Archivos de Gestión.

Figura 8. Formato sugerido para el procedimiento de

94

Selección de Documentos por tipos en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá

Figura 9. Flujograma de actividades procedimiento

95

LISTA DE ANEXOS

pág.

Anexo A. Modelo encuesta recolección de información.

105

Anexo B. Propuesta de cuadro de clasificación documental

112

para los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

LISTA DE TABLAS

pág

Tabla 1. Listado de Fondos de Empleados del

46

Sector Financiero de Bogotá.

Tabla 2. Tabla de Cantidades de Series y tipos

55

determinados en la propuesta de cuadro de clasificación documental.

Tabla 3. Ejemplos de aplicación del criterio de

59

vigencia de los tipos documentales.

Tabla 4. Ejemplo de Aplicación del criterio

65

de duplicidad de la información.

Tabla 5. Ejemplo de Aplicación del criterio de

72

tipos documentales sin características de Documentos de Archivo.

Tabla 6. Ejemplo de Aplicación del criterio de nivel de Consulta o uso de los tipos documentales.

78

INTRODUCCIÓN

La presente investigación plantea un nuevo esquema aplicable a los documentos en los archivos de gestión, dónde a partir de una experiencia, se propone realizar una selección por tipos documentales y no a partir de series y subseries, tal como lo ha señalado tradicionalmente la literatura archivística universal.

Esta nueva propuesta metodológica se fundamenta en el interés de la academia por explorar otras prácticas archivísticas, que posibiliten un espacio sano de discusión, orientado a racionalizar la conservación de tipos documentales, que una vez agotada su actuación dentro del trámite administrativo que dio origen a su existencia, no afecte jurídica e históricamente la integralidad de los expedientes.

En este orden de ideas, este trabajo, a partir de un estudio adelantado en los Fondos de Empleados del Sector Financiero en Bogotá, establece los criterios metodológicos que se deben considerar para emprender la labor de selección de tipos documentales en los archivos de gestión, como una estrategia que permita conservar la información esencial y evitar la acumulación de documentos, que no representan el carácter misional y patrimonial de las Entidades.

Con base en las postulaciones hechas por diferentes autores sobre el tema de selección documental, el trabajo define como nueva opción, realizar con los tipos de documentos dicha tarea, conforme a las necesidades expresas, en este caso por parte de los Fondos de Empleados, quienes mediante las preguntas hechas en la investigación, sugieren el tema con gran interés.

1

Estos Fondos de Empleados pertenecen al Sector Financiero, ubicados en la ciudad de Bogotá; entidades que por sus características de funcionamiento y administración, son grandes productores de documentos e ideales para el logro del objeto de esta investigación.

Los capítulos Iniciales contemplan los aspectos metodológicos propios de un trabajo de esta naturaleza, en dónde se describen claramente, de una parte, la formulación, objetivos e importancia de la problemática objeto de estudio así como los

supuestos

referenciales

que

soportan

la

investigación,

enfatizando

consideraciones teóricas expresadas por Manuel Vásquez y James Rhodas, por citar algunos tratadistas de la archivística, quienes tangencialmente abordan el tema.

Finalmente,

relaciona

con

estricto

orden

secuencial,

los

pasos

metodológicos que hicieron posible la obtención de los resultados esperados y la consolidación de una nueva propuesta teórica archivística.

Por otra parte y en cumplimiento de los objetivos señalados por la investigación, se establecen a nivel de propuesta pero debidamente convalidados, los criterios para seleccionar tipos documentales en los archivos de gestión. La propuesta esta acompañada por una guía metodológica y un procedimiento general, de tal forma que haga comprensible esta nueva postura archivística.

La pretensión del estudio, como ya se ha mencionado anteriormente, es la de abrir nuevos planteamientos teóricos en torno a problemáticas archivísticas propias de la realidad colombiana, esto frente a

los retos que nacen del que hacer

archivístico, donde se contemplan otras formas de atender las necesidades documentales de las empresas.

2

Las visitas realizadas a cada uno de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá escogidos para esta investigación, permitió construir de manera categórica las conclusiones del trabajo, evidenciando que una de las formas más precisas para la obtención de datos, es la recolección de información con los directamente involucrados, que para este caso fueron los empleados, desde los niveles operativos hasta los directivos.

3

1. ANTECEDENTES

Desde los primeros indicios de la generación de documentos escritos en diferentes soportes como la piedra, los pergaminos y posteriormente el papel, se define paulatinamente la necesidad de conservar y preservar toda aquella información que transmite un suceso. La invención, difusión y comercialización de la escritura, establece nuevos parámetros en la producción indiscriminada de documentos lo que ha sido una preocupación y un constante tema de estudio; pues éstos como soporte de las actividades realizadas por los seres humanos han servido de base fundamental para la toma de decisiones en diferentes ámbitos, tales como la economía, la ciencia y la defensa activa de los derechos del hombre; entre otros. Además han ayudado a fortalecer la identidad cultural de los pueblos, contribuyendo a su desarrollo social como fuente para la investigación histórica y tecnológica.

Por ejemplo, el crecimiento de los documentos públicos está relacionado directamente con el desarrollo de la población, lo que trajo como consecuencia el aumento de las actividades gubernamentales a través de los años, ocasionando hoy en día un incremento significativo de los documentos, llegando a situaciones de superproducción documental.

Esto no ha sido ajeno a ninguna organización, iniciando desde las entidades como Dansocial, quien se encarga de establecer los parámetros para el funcionamiento de la economía solidaria, sector al cual pertenecen los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, y los organismos de control fiscal como la Superintendencia de Economía Solidaria.

4

De esta manera a través de la ley 454 de 1998, y bajo las directivas que le antecedieron, Dansocial se ha encargado de construir un marco funcional para las entidades que rige, donde se incluye la definición de estrategias para su correcta operación mediante la administración de sus documentos y asi cumplir con transparencia el objeto de su gestión pública.

Pero el problema no fue exclusivo de la administración pública; lo mismo sucedía en las empresas privadas, donde también se observaban grandes acumulaciones de documentos debido a que son compañías con diversas actividades que no cuentan en la mayoría de ocasiones con una política definida para la organización de sus archivos.

A esta situación se suma el hecho de que las normas

archivísticas dictadas por el Estado no abarcan el ámbito privado;

con esta

situación se puede pensar en la gran cantidad de documentación valiosa que no llega a formar parte de la historia del país y que nunca estará al servicio de los investigadores ni de la comunidad en general.

Actualmente las organizaciones modernas se han preocupado por la optimización de los procesos en los cuales se relacionan aquellos que tienen que ver con la producción de documentos, pues su generación desmedida y desorganizada ha desarrollado una problemática notable en el cumplimiento de sus misiones y objetivos, ya que son varias las dificultades en la recuperación oportuna de la información registrada en los documentos en soporte papel. Es por esta razón que los archivos de todas las empresas, independientemente de sus características, no se deben convertir en un obstáculo para la ejecución de sus procesos de modernización, sino más bien deben enfocar sus actividades al logro de una administración eficiente, con el fin de servir como fuente primordial para su óptimo desarrollo. Es aquí donde cobra importancia el mejoramiento continuo de todos los

5

procesos de selección y control de documentos a través de la definición de criterios normalizados que apunten a su correcta disposición final.

El cumplimiento de las funciones en

los Fondos de Empleados del Sector

Financiero y el desarrollo de su gestión, desencadena la producción, trámite y recepción de un volumen significativo de documentos, situación que al no poseer ni aplicar los controles técnicos y administrativos necesarios, se traduce en una “explosión

documental”,

la

cual

en

muchas

ocasiones

obstaculiza

la

modernización de los procesos y el cumplimiento de los objetivos de las entidades. Prever esta situación, permite que mediante el registro periódico sobre la producción documental, se establezcan parámetros de organización, lo cual hace parte de las primeras actuaciones para la atención de este problema, tal como lo menciona la investigadora Amanda Rosales en su concepto sobre la valoración documental, que para los inicios del siglo XX, expresa la necesidad de considerar una depuración y selección de documentos normalizada debido al surgimiento de la llamada “sociedad de la información”, que viene acompañada de una producción indiscriminada de los mismos. 1

La producción documental en los Fondos de Empleados del sector financiero, está determinada básicamente por funciones específicas relacionadas con: la prestación de servicios a sus asociados, la gestión de las diferentes líneas de créditos, los programas de ahorro y las actividades relacionadas con su operación administrativa, financiera, contable y jurídica, entre otras. Es en éstas donde se encuentran reflejadas todas las agrupaciones documentales y tipos de

1 ROSALES BADA, Amanda. Valoración Documental. [en línea] 2004. http://www.adabi.org.mx/investigacion/anteriores/2004/art_arb02.htm [consultado: 3 de Marzo de 2006]

6

documentos que las componen, los cuales se recopilan en la propuesta de Cuadro de Clasificación Documental definido para estas entidades. (Anexo B).

Es por lo anterior que durante los últimos años los Fondos de Empleados del Sector Financiero y las organizaciones en general, se han preocupado por adoptar medidas tendientes a lograr la eficacia y eficiencia de sus procesos, por tal razón han enfocado sus esfuerzos a la adecuada administración de la información.

El panorama descrito anteriormente permite observar una situación en los archivos relacionada con la ausencia de criterios para llevar a cabo procesos archivísticos tales como la Selección de Documentos desde los archivos de gestión, ya que no cuentan con herramientas básicas para tal efecto; éstas solo se encuentran orientadas hacia los archivos centrales, aplicando los criterios a series y subseries documentales.

Un ejemplo del desarrollo de esta temática lo menciona Rodolfo Alanis Boyzo, presidente del Comité Técnico Nacional de Archivos de México, quien expresa que “En nuestra entidad desde 1978 se implementaron las primeras acciones y políticas relacionadas con la Selección Documental, encaminadas a reducir el enorme volumen de documentación acumulada, principalmente, en el entonces llamado Archivo General del Estado; mismas que en su momento resolvieron la problemática presentada. Estas políticas han quedado rebasadas en muchos de sus conceptos debido a los cambios estructurales y funcionales de las empresas hoy día” 2 2

ALANIS BOYZO, Rodolfo. La Selección Documental en el Estado de México: Viejos Problemas, nuevos retos. [En línea]. 2005 http://www.agn.gob.mx/AguasCalientes/Poroala.pdf [Consulta: 3 de marzo de 2006]

7

Para el caso Colombiano, la ejecución de los diversos procesos archivísticos en las entidades ha tomado importancia dentro de su gestión documental a partir del ejercicio reglamentado por el Archivo General de la Nación de Colombia (AGN). Igualmente la legislación colombiana apoya esta actividad; por ejemplo en el decreto 1382 de 1995 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones; en uno de sus apartes señala que “...deben adoptarse criterios y técnicas de selección muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservación documental, a efectos de mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la gestión institucional” 3 .

De esta manera resulta importante definir los criterios generales para llevar a cabo Los procesos involucrados para la correcta administración de los documentos, sobre todo desde los archivos de gestión, garantizará que las actividades técnicas archivísticas se apliquen en todas las fases del documento.

Como se puede

observar y luego de revisar los antecedentes relacionados con el tema objeto de estudio, no se evidencian investigaciones que consideren la selección de documentos durante la primera fase de archivo, situación que hace aún más llamativa y retadora la elaboración del presente estudio.

3 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Mini Manual Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Bogotá, Colombia. 2001, p.61.

8

2. FORMULACION DEL PROBLEMA

El Archivo General de la Nación indica en el Acuerdo 027 de 2006, que la fase de gestión en los archivos comprende la producción y trámite de los documentos 4 , donde a éstos se les otorga sus valores primarios; es decir el uso inicial para los cuales han sido creados o recibidos 5 . En las visitas realizadas a los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, se observó que en esta etapa no existen controles sobre la producción y el trámite documental, lo que genera multiplicidad y represamiento en los asuntos que son registrados en soporte papel y por lo tanto sus actividades administrativas se ven afectadas debido a que se utilizan recursos físicos y materiales para el desarrollo de procesos documentales que no representan un valor directo sobre el logro de las metas de las entidades, por el contrario ocasionan pérdidas económicas que a simple vista no son detectadas.

Lo anterior se refleja en la generación continua de borradores, copias o simplemente prospectos de documentos que serán en un futuro originales, y que posteriormente harán parte de los archivos de gestión, sin que se realice una valoración por parte de las personas encargadas del manejo de estos archivos; situación que se presenta por la ausencia de criterios que permitan ejecutar un proceso de Selección de Documentos con metodologías acordes a la producción y al trámite documental de cada uno de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá.

4

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 por el cual se actualiza el Reglamento General de Archivos, p. 1 5

MARIN, Myriam. Valoración de la Administración en la Administración de Documentos. Bogotá, 1998, p. 99

9

Así mismo, la aplicación de criterios subjetivos y faltos de normalización que implementan algunos funcionarios encargados del manejo de los archivos de oficina o de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, tales como la “experiencia” en el cargo, o su supuesto conocimiento adquirido por la “antigüedad” en el desempeño de sus funciones, han incidido en la eliminación de documentos que suelen ser vitales para el desarrollo de la gestión administrativa de los Fondos de Empleados, o lo que es aún más preocupante, para testimoniar y soportar jurídicamente las actuaciones propias de estas entidades.

En este orden de ideas, el proceso de selección de documentos en los archivos de gestión, requiere la definición de criterios para evitar que en las fases posteriores del ciclo vital, se detecten tipos documentales que una vez finalizado su trámite, pueden ser objeto de selección, situación que disminuye la efectividad de los archivos en el desarrollo de sus actividades y aumenta la complejidad en los procesos que éstos ejecutan.

Sumado a todo lo anterior, se evidencia la falta de normatividad específica sobre la administración de documentos dentro de estos Fondos, representada en los altos niveles de desorganización en que se encuentran sus unidades de archivo, tal como se pudo concluir a partir de las visitas preliminares realizadas a los Fondos de Empleados del Banco BBVA y de Bancafe, los cuales son los más representativos del Sector, de acuerdo a su número de asociados. También se realizó la visita a la Superintendencia de Economía Solidaria, entidad reguladora de los Fondos de Empleados del sector financiero, quienes dentro de sus procesos, actualmente no registran información sobre actividades tendientes a la selección de tipos documentales en los archivos de gestión.

10

Teniendo en cuenta el panorama anteriormente descrito, se plantea el siguiente interrogante: ¿Es viable llevar a cabo el proceso de Selección de Documentos en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, aplicando criterios normalizados y una metodología sistémica?; la respuesta a este interrogante se definirá en el desarrollo de la presente investigación.

11

3. JUSTIFICACION

De acuerdo con el planteamiento del AGN en Colombia, la Selección Documental se define como el “Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total” 6 . Esta práctica se constituye en un proceso funcional, que mediante su correcta estructuración obtiene muy buenos resultados; sin embargo esto se aplica solamente para los archivos centrales o intermedios, sin tener en cuenta que la selección de documentos igualmente puede obtener resultados aplicables desde el archivo de gestión o de oficina.

Las entidades públicas y privadas, estas últimas de manera opcional hoy día, deben realizar la organización de sus archivos, la cual comprende la atención de los documentos en sus etapas de gestión, trámite y disposición final, lo que se traduce en la definición de un ciclo vital del documento en desarrollo de las actividades administrativas y comerciales que éstas ejecutan.

Desde esta perspectiva y teniendo en cuenta lo establecido por la Ley 594 de 2.000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos en Colombia así como las disposiciones reglamentarias emitidas por el Archivo General de la Nación, en los Fondos de Empleados de las entidades del Sector Financiero, se ha despertado el interés por tomar las acciones necesarias para mejorar el funcionamiento de sus unidades de archivo y lograr la calidad de los servicios de información que éstas prestan.

6

Es aquí donde la óptima ejecución de sus

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos, 3 ed. Bogotá, Colombia 2005. p.18

12

procesos técnicos y administrativos tales como la selección documental, deben convertirse en una de las premisas dentro del diseño y aplicación de sus planes estratégicos.

Adicionalmente, la selección de documentos ofrece la oportunidad de realizar un análisis completo de la estructura del fondo documental de la entidad, porque inicia desde conocer los valores primarios de la documentación hasta la definición de sus componentes culturales, históricos e investigativos, que se constituyen en el valor secundario de los mismos. De esta manera a través de la selección que se puede realizar en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero,

con

la

recolección

de

muestras

estadísticas,

aleatorias

o

segmentadas, serán definidos los criterios para la ejecución de este proceso, lo que permite optimizar la operación de las unidades de archivo de estas entidades.

La selección de documentos desde los archivos de oficina de los Fondos de Empleados del Sector Financiero, facilita el desarrollo de su gestión documental, creando la posibilidad de depurar las transferencias documentales primarias, para que aquellos documentos que realmente alcanzan un valor administrativo, técnico, legal, contable, fiscal o jurídico, sean utilizados dentro del funcionamiento de la organización.

Finalmente y de acuerdo con lo dispuesto por la Superintendencia de Economía Solidaria de Colombia, ente regulador de los Fondos de Empleados del Sector Financiero, la normativa apunta a que la gestión que se emprenda por estas entidades se encamine al manejo claro y transparente de los recursos monetarios que sus diferentes asociados les aportan. Tener una documentación bien

13

organizada y oportuna es determinante para cumplir este objetivo; así la definición de criterios para la Selección de Documentos en los archivos de gestión de estas entidades, otorgará funcionalidad y dinámica al interior de las mismas.

Promover a través de este trabajo y como resultado de la investigación, criterios de selección de documentos en los archivos de gestión para los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, les permite que se ejecuten de forma estructurada estos procedimientos, que anterior a esta propuesta no se están realizando, lo que les da herramientas que contribuyen al desarrollo funcional de estas entidades y al cumplimiento de la normatividad archivística por parte de las mismas.

14

4. OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL

Proponer los criterios archivísticos que permitan realizar la selección por tipos documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, con el propósito de racionalizar su conservación y garantizar la transferencia de la información relevante.

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

•

Identificar la producción documental de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, con el fin de determinar su incidencia legal, funcional y patrimonial desde la perspectiva archivística.

•

Analizar integralmente y una vez agotado el trámite o la resolución del asunto que origino el documento, la viabilidad de adelantar la selección de tipos documentales dentro de la primera fase del ciclo vital.

•

Diseñar una guía metodológica que permita

la

selección por tipos

documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

15

•

Elaborar un procedimiento para la selección de documentos en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, de tal forma que posibilite su aplicación.

16

5. MARCO REFERENCIAL

5.1 MARCO TEORICO

Se han adoptado varias posturas de los diferentes países frente a la Selección de Documentos, partiendo principalmente de las condiciones organizacionales y jurídicas de las entidades que les representan, teniendo en cuenta la importancia del papel que cumplen las personas encargadas de realizar estos procedimientos. Particularmente sobre este caso, en las XI Jornadas de Archivos Municipales del Ayuntamiento de Aranjuez de Madrid – España, donde se trató el tema de la importancia de instruir al personal de las oficinas frente a las actividades concernientes a la administración de los archivos de gestión, se hace referencia a los parámetros que se deben tener en cuenta frente a la tarea de selección de documentos, donde se requiere un conocimiento no solamente práctico sino también sustentado bajo la normatividad que aplica para cada país. 7

Uno de los escritores, autoridad en el tema a nivel mundial para hablar sobre selección de documentos, es el profesor Argentino, Manuel Vázquez, quien expresa en uno de sus principales textos, que esta actividad se relaciona con el “proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a fines administrativos y cuáles de ellos han de conservarse para

7 CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DE LA COMUNIDAD DE MADRID, XI Jornadas de Archivos Municipales. Aranjuez, España. 1996, p.15.

17

que sirvan a fines de investigación retrospectiva” 8 ; sin embargo esta definición posee un mayor alcance, tal como lo afirma el mismo autor, quien indica que dicho proceso implica además “el estudio de los valores que tiene el documento tanto para la administración pública como para la investigación de carácter histórico, así como el establecimiento de criterios de valoración y de técnicas para llevar a cabo la destrucción o transferencia de la documentación a la instancia responsable de su conservación permanente” 9

Con base a los planteamientos expuestos, para determinar la

Selección

Documental como un proceso archivístico, se han definido las siguientes etapas y actividades con el fin de dar mayor claridad sobre su alcance. A continuación se relacionan en la figura:

Figura 1. Discriminación de las etapas del proceso de Selección Documental

PROCESO

ETAPA(S) Estudio de los valores

SELECCIÓN

documentales

DOCUMENTAL

SELECCIÓN Descarte o Expurgo documental

ACTIVIDAD(ES) Evaluación o apreciación Elección de las series documentales Destrucción o eliminación

Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.

En la figura anterior se sintetizan las directrices que se deben tener en cuenta para el proceso de selección documental, que permitieron definir los criterios para realizar esta actividad desde los archivos de gestión, tomando como base los tipos 8

VASQUEZ MURILLO, Manuel. Manual de Selección Documental, 2ª. Ed., Archivo General de la Nación de la República de Colombia, 1992, p. 9. 9 Ibid., p. 12.

18

documentales producidos o recibidos por los Fondos de Empleados del Sector Financiero, y no sobre las series y/o subseries documentales como teóricamente los expone Vázquez en su Manual de Selección Documental.

Para caracterizar el proceso de la Selección de Documentos dentro de los archivos de gestión, se retoma una idea básica relacionada con la tramitación de los documentos emitida por el profesor Manuel Vázquez, en la cual indica que “las pautas para llevar a cabo dicha tramitación deben darse por el área coordinadora del manejo de los documentos de cada entidad, en la cual se deben tener en cuenta los requisitos de la Selección Documental, donde se debe incluir de igual forma la normalización de los tipos documentales” 10 , y ratifica que aunque son las personas encargadas del manejo de los archivos de gestión las que aplican las normas para dicho manejo, en algunas ocasiones NO existe el conocimiento necesario para llevarlas a la práctica, conforme a lo establecido por los Comités de Archivo (si estos existen en las entidades) y por las unidades encargadas de la administración de documentos.

Diferentes autores han hablado de selección documental, pero siempre teniendo como base, la realización de este proceso por agrupaciones o series documentales. El profesor Vásquez es el único que se acerca al concepto de selección de documentos por tipos, enunciando en sus escritos la importancia de que esta es una actividad que requiere dinámica y profesionalismo, que a su vez se compone de un alto contenido intelectual por parte de las personas que la realizan. 10

VASQUEZ MURILLO, Manuel. Cómo Seleccionar Documentos de Archivo. Córdoba, Argentina. AD SIDERA Editorial, 2002, p. 46

19

Como ejemplo en la comparación de los conceptos expuestos, otras autoras como las profesoras Antonia Heredia y Vicenta Cortes Alonso, a través de sus escritos, Manual de Archivística: Teoría y práctica, y “transferencias y expurgos” respectivamente, abordan el tema de selección solamente enunciando que es una actividad que se debe realizar dentro del proceso archivístico, pero siempre aplicado a series documentales. De esta manera es categórico tomar como base los conceptos emitidos por parte del profesor Vásquez, lo que ayuda a definir específicamente el objeto del trabajo.

Sin embargo para abordar de una forma completa el tema de la selección por tipos documentales, es necesario entender y comprender el alcance de tres términos fundamentales los cuales tienen que ver con la vigencia, el trámite y el valor de los documentos.

La vigencia es “la fuerza del documento de archivo para obligar, testimoniar, o informar” 11 , sin embargo para asociar de una forma determinante este concepto dentro del proceso de la Selección Documental es conveniente definir el llamado “Plazo de la Vigencia”, este se refiere al “tiempo durante el cual un documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental”. 12 El plazo de la vigencia de los documentos deja de presentarse en el momento en que algunos de sus componentes de información sufren alguna modificación por mínima que sea, y dentro del expediente pierde su validez.

11 12

VASQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 23. Ibid., p. 23.

20

Para determinar los momentos o tiempos de la vigencia de los documentos se ha tomado como base lo expuesto por Manuel Vázquez en el Manual de Selección Documental. En el siguiente cuadro se indican las características de estos momentos:

Figura 2. Características del inicio y finalización de la vigencia de los documentos. CONCEPTO

VIGENCIA DE LOS

INICIO

FINALIZACIÓN

•

Promulgación del Documento.

•

•

Firma de los documentos.

•

Vencimiento de plazos.

Modificación de los documentos. inicialmente generados.

DOCUMENTOS •

Formalización de la información contenida en los documentos.

•

Desaparición del objeto por el cual se produjeron los documentos.

Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.

Así mismo, en la Figura No. 3, se evidencian los elementos que se deben tener en cuenta para la evaluación de la vigencia de los documentos

21

Figura 3. Evaluación de la vigencia de los documentos 13

EVALUACIÓN DE LA VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS CLASES DE DOCUMENTOS

EVALUACIÓN 1. Si existe alguna norma sobre el tiempo posterior a la denegación, durante la cual NO puede reiniciarse el trámite, este debe considerarse el tiempo de la vigencia.

DOCUMENTOS DENEGATORIOS

2. Si no existe normatividad, la vigencia se puede extender hasta la correspondiente notificación 3. Plazo indicado de forma convencional que no perjudique ninguna de las partes involucradas

DOCUMENTOS DE RESPALDO DE DERECHOS ADQUIRIDOS DOCUMENTOS DE RESPALDO DE DERECHOS SUCESORIOS DOCUMENTOS DE CREACIÓN DE DERECHOS COLATERALES DOCUMENTOS CONTABLES QUE ASIENTAN EQUIPOS A AMORTIZAR

Sustitución por otro documento dispositivo que lo derogue o modifique, sin embargo se encuentra vigente hasta que ampare los derechos de una persona que haya sido acogida al primer documento. La vigencia se encuentra hasta que se presente la desaparición total de las personas que adquirieron estos derechos. La vigencia se define cuando se argumenta que los fines colaterales o varios por los cuales fueron creados los documentos han finalizado. La vigencia de estos tipos de balances o documentos se prolonga hasta cuando se mantenga la amortización de los equipos, así el resto de la información de los balances esté caducada.

Fuente: VASQUEZ MURILLO, Manuel. Manual de Selección Documental, 2ª. Ed., Archivo General de la Nación de la República de Colombia, 1992, p. 36

El trámite de los documentos tiene que ver con el momento o espacio de tiempo en los cuales éstos son requeridos por el productor o receptor para realizar cualquier gestión administrativa en la entidad u organización.

Este concepto

dentro del proceso de la selección documental es de vital importancia ya que permite determinar cuales son los antecedentes documentales y de esta forma establecer mediante los criterios definidos, qué tipos documentales podrían ser objeto de selección dentro de los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero. El trámite de los documentos se puede evaluar de acuerdo con los siguientes elementos: 13

Ibid., p. 53.

22

1. Establecimiento de la duración del plazo precaucional de los documentos.

Evaluación de la Tramitación 14

2. La tramitación se concluye cuando se inicia la vigencia o por desistimiento (Declaración que paraliza el trámite) o por abandono. 3. El abandono que se da de hecho porque ni el iniciador ni la entidad le dan trámite a los expedientes.

Teniendo en cuenta el alcance general del presente trabajo, el cual se centraliza en plantear la selección documental aplicada a los tipos documentales dentro de los archivos de gestión, es pertinente tratar y conocer las características del valor mediato o primario, como lo define el profesor Manuel Vásquez desde el punto de vista de la vida útil del documento; como “el valor que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fase del Ciclo Vital, es decir durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional” 15 y desde el punto de vista de los usuarios de una unidad documental como “el valor que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento”. 16

En el siguiente esquema se visualizan los principales aspectos que caracterizan los valores documentales:

14

Ibid., p. 54. Ibid., p. 50. 16 Ibid., p. 51 15

23

Figura 4. Esquema de los valores documentales 17

ESQUEMA DE LOS VALORES DOCUMENTALES Interesan a la Institución productora Presentan Aspectos INMEDIATOS O PRIMARIOS

Existen durante los momentos Se evaluan para dar un plazo de retención en una tabla Terminan en desafectación o disponibilidad Interesan a la investigación y a la historia

VALORES

MEDIATOS O SECUNDARIOS

Predecibles o evidenciales No predecibles, importantes Complementarios Destrucción Conservación permanente

Se clasifican Se juzgan para

Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.

17

Administrativo Legal Contable Técnico De trámite de vigencia de plazo precaucional

Ibid., p.50

24

Los valores primarios se pueden abordar desde varias perspectivas, las cuales se indican de forma resumida en el siguiente esquema 18 :

Administrativo

Valor que permanece mientras la información es útil.

Legal

Documentos Dispositivos y Testimoniales. Todo documento de archivo tiene un valor legal.

Aspectos de los Valores Primarios de los documentos. Documentos que reflejan los movimientos de dinero o Financieros, libro contables, balances, etc.

Contable

Documentos Sustantivos o característicos de cada tipo de institución dentro de un área específica del conocimiento.

Técnico

Las experiencias tomadas en diferentes unidades de archivo en países latinoamericanos como México, según se expuso en el Seminario Internacional sobre Valoración Documental 19 , hace ver que la selección de documentos en los archivos de gestión ha tenido un auge importante en la medida que han realizado la valoración de los documentos desde su producción misma; para lo cual se tiene en cuenta su formato, su estructura y hoy en día, que cumplan con las

18 19

Ibid., p. 52

SEMINARIO INTERNACIONAL SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Entre historiadores y archivistas: el dilema de la valoración documental. Secretaria de la gobernación. Archivo General de la Nación. México. 1995.

25

características propias de las normas de calidad internacionales frente al manejo de procesos, en los que los documentos constituyen una parte fundamental para su desarrollo.

Para Colombia, el Archivo General de la Nación, establece que la selección debe realizarse por las series documentales conformadas, ya que es un proceso que apunta a la disposición final de los documentos y la define como “la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental” 20 . Para el tema de selección de documentos por tipos, el AGN no ha trabajado esta temática en Colombia; pero que adquiere importancia según los criterios establecidos para este trabajo de grado por las posibilidades aquí determinadas, inicialmente para los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

La selección es uno de los procesos que se convierte en una opción para optimizar la gestión de las unidades de archivo modernas, lo que soluciona en gran parte la acumulación de documentos; situación que se ha convertido en una de las principales preocupaciones por los estamentos públicos y privados, para llevar a cabo la descongestión oportuna de sus archivos. Por tal razón, seleccionar documentos en su primera etapa, en la de gestión y una vez agotado su trámite, se puede empezar a considerar como una opción viable en la realización de estos procesos, teniendo en cuenta que es una tarea que requiere de una observación muy cuidadosa para que se obtengan los resultados esperados, que apunten directamente a la gestión eficaz de los archivos de oficina pero sin incurrir en 20 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá, Colombia. 2005, p. 30

26

errores legales ni de procedimiento. Es de aclarar que la posible selección de tipos documentales en estos archivos debe ser compatible con las leyes y normas que rigen el funcionamiento y ejecución de los procesos inherentes al funcionamiento de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, y de esta forma no romper

con

el

concepto

denominado

“Expediente

Documental”

y

sus

implicaciones, también no confundir la “Selección Documental” con el “Descarte Documental”; este último término se refiere a la eliminación de documentos que han perdido su valor, actividad ya involucrada

en el proceso de Selección

Documental.

5.2 MARCO CONCEPTUAL

Con el propósito de contextualizar el tema de investigación y de obtener claridad sobre los conceptos que se tratan al abordar los diferentes tópicos relacionados con la Selección Documental dentro de los archivos de gestión, a continuación se indican las principales definiciones que de acuerdo al ámbito archivístico han alcanzado un grado de validez considerable para su estudio.

Para el desarrollo del tema objeto de investigación se tomaron como base los conceptos básicos y fundamentales de la Teoría Archivística, teniendo como referencia la terminología fundamental emanada principalmente por el ente rector de la archivística en Colombia, el Archivo General de la Nación y por autores de gran trayectoria en el desarrollo de esta temática.

27

Los conceptos de Archivo y Documento de Archivo hacen parte integral de la selección de documentos,

ya que consolidan la temática por la cual se ha

realizado la presente investigación, expresado como los componentes principales en la definición de criterios para seleccionar todos aquellos documentos de archivo, que por su tipo y por hacer parte integral de un conjunto denominado archivo, se utilizan de forma permanente en el trabajo

También se incluyen

otros varios términos que abarcan los procesos

documentales mencionados. El Archivo General de la Nación de Colombia, define Archivo como “el Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión” 21 . Para Manuel Vásquez, el concepto de archivo tiene varias acepciones, de una parte se considera como la “institución o la sección de una institución que procesa documentos de archivo para ponerlos al servicio de los usuarios” 22 ; y de otra como el

“Edificio que 23

alberga la institución archivística y los documentos de archivo” . Como se observa, el profesor Vázquez plantea otras visiones acerca de este concepto y que permite establecer la dimensión y caracterización sobre el archivo.

El componente esencial de los archivos, es el Documento de Archivo, en cuanto a éste, se pueden obtener varias apreciaciones de acuerdo con su tipo, forma, funcionalidad, soporte, trascendencia; sin embargo la definición de este término se puede clasificar o dividir de acuerdo a la fase en la que se encuentre dentro de su ciclo vital y a la función que cumple en las organizaciones.

21 22 23

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. cit., p. 21. VAZQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 47. Ibid. p. 45.

28

Desde esta perspectiva,

Manuel Vázquez plantea varias apreciaciones que

pretenden abarcar las diferentes fases en las cuales se ve inmersa esta definición dentro del tema de la selección documental. El Documento de Archivo es el “soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información” 24 y para enmarcar de una forma completa este concepto dentro de la Selección Documental, se considera pertinente entender la clasificación de los documentos de acuerdo a las razones por las cuales son creados o generados en las entidades.

El siguiente esquema define la relación de éstos con el tema de selección de documentos:

Figura 5. Elementos comunes del Concepto de Documento de Archivo. ELEMENTOS ELEMENTOSDEL DELCONCEPTO CONCEPTODE DEDOCUMENTO DOCUMENTODE DE ARCHIVO ARCHIVO

FUNCION ADMINISTRATIVA

VALOR DE

FUNCIONALIDAD

LOS DOCUMENTOS

DE LOS DOCUMENTOS

Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.

24

Ibid p. 45.

29

Para comprender y relacionar de una mejor forma el concepto de documento de archivo es pertinente tener en cuenta la definición emitida por el Archivo General de la Nación de Colombia, el cual expresa lo siguiente 25 : “Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación”

El planteamiento básico de los criterios de esta propuesta, se encuentra orientada a los Documentos Facilitativos o comunes. Estos “Son los que sirven a las funciones de apoyo de una institución, siendo tales funciones, en gran parte idénticas en todas las instituciones; tales documentos se encuentran en todas ellas” 26 . Precisamente la Selección inicia por estos documentos debido a sus características similares dentro de las organizaciones.

Es precisamente a los documentos facilitativos a los que se les aplicó el presente estudio, debido a que corresponden a las funciones o actividades generales realizadas por la mayoría de los Fondos de Empleados del Sector Financiero; éstas se plasmaron en la propuesta de Cuadro de Clasificación y por ende son el objeto principal de estudio para determinar los criterios de la Selección por tipos documentales. A diferencia de los documentos sustantivos, los facilitativos cumplen la función de apoyar a la organización, mientras que los primeros evidencian el cumplimiento de la misión de la entidad.

25

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos, 3 ed. Bogotá, Colombia 2005. p.18 26 Ibid p. 46.

30

Los conceptos anteriores indican las principales definiciones de este tema de investigación. A continuación se enunciarán aquellos emitidos por el Archivo General de la Nación de Colombia, los cuales se encuentran directamente relacionados de una u otra forma con la Selección Documental, como una opción pertinente y necesaria dentro de la Disposición Final de los Documentos: Ciclo Vital del Documento: “Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente” 27 . Aquí involucra al documento en todas sus fases, lo que permite relacionar el concepto de una forma directa, y utilizarlo como sustento teórico para esta propuesta; recogiendo los elementos decisivos para que este proceso inicie desde los archivos de gestión con el fin de optimizar los posteriores.

Explosión Documental. Este término hace referencia a la “Producción exagerada y desmedida de documentos, evidenciando una ausencia en la aplicación de los controles necesarios sobre la producción o generación de los mismos” 28 . Situación que se presenta desde los inicios del siglo XX y que se ha convertido en una de las problemáticas en la gestión administrativa y archivística dentro de las organizaciones, despertándose un interés por adoptar y fortalecer el proceso de selección de documentos. Esto ha propiciado el surgimiento de alternativas teóricas como la que se plantean en el presente trabajo, estableciendo herramientas que ayudan a los archivos de gestión de los Fondos de Empleados, en la no acumulación innecesaria de documentos. De esta manera se puede verificar el panorama actual que se presenta en las oficinas y archivos de estas organizaciones.

27 28

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. cit., p. 26 ALANIS, Op. cit. [Consulta: 3 de marzo de 2006]

31

Uno de los conceptos que establece relación directa en los procesos de Selección Documental es la Gestión de Documentos, que particularmente se define como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendiente al eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.” 29 . Otro aporte correspondiente a este concepto que ha tomado bastante fuerza en el ámbito archivístico es el indicado por el Consejo Internacional de Archivos el cual se menciona por Joaquim Llansó en su libro “Gestión de Documentos: Definición y Análisis de Modelos”, donde rescata dicha definición así: “...el área de gestión administrativa relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos” 30 ; dicha definición abarca todas las fases del ciclo vital y abre las perspectivas para practicar actividades y ejecutar procesos que apunten a la consecución de los principios mencionados en dichas fases.

Las organizaciones buscan obtener una administración clara, transparente y de fácil interpretación para el alcance de sus objetivos misionales y corporativos, que sin importar el tipo de servicio que prestan, optimizan de forma sustancial sus procesos documentales a través de los archivos de gestión, porque es aquí donde nacen los diferentes tipos documentales, y que para esta investigación se estableció como el objetivo principal, por considerarse con las condiciones necesarias para llegar a cumplir con un proceso de selección documental. Este es un nuevo planteamiento, que permite ver otra óptica desde el punto de vista

29

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. cit., p. 27

30

LLANSÓ Joaquim, Gestión de Documentos: Definición y Análisis de Modelos. 1ª. Ed Euskal. Zumarraga, 1993, p. 36.

32

archivístico para la selección documental, diferente a como tradicionalmente se ha realizado.

Desde la normalización archivística colombiana, es evidente que la selección documental se debe aplicar al total de la serie y/o subserie, no obstante el análisis de los presupuestos conceptuales expresados en párrafos precedentes, intuyen a proponer una nueva visión para la aplicación de este proceso archivístico, no ya en la segunda fase del ciclo vital sino en su primera instancia, estos es en los Archivos de Gestión.

De igual forma se propone un rompimiento, no estructural pero sí funcional, al considerar la selección no ya al total de las series y/o subseries, sino al tipo de documental característico, que una vez cumplida su actuación administrativa dentro de un expediente y agotada su vigencia legal, pueda ser objeto de selección y eliminación.

Con fundamento en estos supuestos, es importante resaltar que el estudio detallado de los tipos documentales que generan los Fondos de Empleados del Sector Financiero, a la luz de las consideraciones legales, procedimentales y archivísticas, permitió definir los criterios para la selección por tipos documentales en los archivos de gestión, obviamente sin prescindir de su aplicabilidad a nivel de serie y/o subserie, pero en su segunda fase, es decir en el Archivo Central.

Otra consideración conceptual que permitió abordar el objeto de la investigación, se enmarca dentro de la teoría archivística, la cual señala que el Valor Primario

33

de un documento es aquel que “... tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. 31

De acuerdo con los principios de procedencia y de orden original que toman como base el inicio y trayectoria del documento, se pudo definir el valor primario de los documentos constitutivos de estos archivos de gestión; factor a considerar dentro de la selección. Las características propias de un documento se determinan por su utilidad, principalmente por su objetivo inicial para el cual ha sido producido.

Los documentos al concluir esa primera etapa donde han sido utilizados de forma permanente para responder a las actividades propias de las entidades y que al cabo de una vigencia han perdido su valor inicial, llegan a adquirir otro tipo de importancia dentro de las organizaciones, porque pasan a una segunda instancia que para el caso se define como el Valor Secundario: “Es aquel que interesa a los investigadores de información retrospectiva.” 32 Este valor no aplica dentro de la selección de documentos en los archivos de gestión debido a que se presenta a partir de la terminación de la fase administrativa o central de los archivos.

Ahora bien, para establecer criterios de selección a partir de la propuesta planteada, es importante delimitar, desde la óptica legal, fiscal, técnica, administrativa y funcional, la representatividad de dichos tipos documentales, tanto para el organismo productor como para el interesado o destinatario, sin perder de

31 32

Ibid. p. 30 Ibid. p. 31.

34

vista la integralidad de los expedientes constitutivos de las series y/o subseries propias de las entidades objeto de estudio.

De otra parte y acogiendo los postulados del profesor Vásquez, quizás uno de los tratadistas que en América Latina,

ha trabado más el tema de la selección

documental, la vigencia de un documento, constituye otro elemento de análisis que fundamenta esta nueva percepción. Vásquez señala que “El paso que cierra el trámite y abre la vigencia es y será siempre un acto volitivo que requiere una acción administrativa concreta y explícita” 33 , entendiéndose con ello que no importa la cantidad de uso de los documentos, en realidad lo que prevalece son las condiciones dispositivas, testimoniales o informativas que persigue el documento.

Las siguientes son las cinco maneras por las cuales termina la vigencia de los documentos según el profesor Vásquez: 34

1. Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento. Pero puede haber una variante en el concepto; por ejemplo los cheques que no sean cobrados, pierden su vigencia en Colombia a los 6 meses de haber sido emitidos.

2. Porque se produce otro documento que modifica o anula el anterior. Por lo general esta consideración se puede observar con las normas 33 34

VASQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 26. VASQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 26.

35

y reglamentaciones, bien sean externas o internas a la Organización, que son derogadas por la aparición de otras que las modifican parcialmente o las transforman en su totalidad.

3. Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento. Por ejemplo cuando se asegura un bien inmueble y este es demolido.

4. Los documentos exclusivamente informativos pierden vigencia cuando son leídos por el destinatario. Para el caso de los archivos de gestión en los Fondos de Empleados, un ejemplo de estos documentos son las listas de asociados, las cuales pierden vigencia al momento de ser confrontadas con la información que arroja el sistema para verificación de pagos, de datos, etc.

5. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determina el fin de la vigencia, se establece convencionalmente tal fecha.

El conocimiento y buena interpretación de los conceptos anteriormente mencionados permitirá que los Fondos de Empleados del Sector Financiero obtengan una base teórica pertinente y definan un procedimiento conforme a la metodología propuesta.

36

5.3 MARCO LEGAL

El análisis de las diferentes disposiciones emitidas por los organismos involucrados en la gestión administrativa y documental de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, y por el gobierno nacional de Colombia, definen parámetros básicos para su desarrollo. Es asi como:

La ley 454 de 1998 35 establece las directrices generales para las entidades de economía solidaria en Colombia y sus actividades financieras en el marco de su naturaleza cooperativa, donde prevalecen los intereses generales de todos sus asociados en equidad y justicia. Esta ley define el marco jurídico para todas las actuaciones de los Fondos de Empleados y entidades de economía solidaria en general, conforme a cada uno de sus estatutos y quienes deben actuar a nivel Financiero, fundamentados en las reglas que dispone Colombia para la adquisición de créditos mediante las modalidades existentes.

Los Fondos de Empleados son organizaciones reguladas por la Superintendencia de Economía Solidaria, entidad encargada de suministrar la normatividad general para su funcionamiento en las actividades que éstos desarrollan. Por ejemplo los Fondos de Empleados del Sector Financiero se especializan en brindar créditos a sus

asociados

para

la

adquisición

de

vivienda,

vehículo

y

educación

principalmente; lo que ha llegado a convertirse en una opción muy favorable para las miles de personas que acceden a estos servicios a través del ahorro comunitario, filosofía de la economía solidaria.

35

DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Ley 454 publicada el 4 de Agosto de 1998.

37

El ámbito de aplicación de la ley 454 de 1998 es en general para cooperativas, los organismos de segundo y tercer grado que agrupen cooperativas u otras formas asociativas y solidarias de propiedad, las instituciones auxiliares de la economía solidaria, las empresas comunitarias, las empresas solidarias de salud, las precooperativas, los Fondos de Empleados, las asociaciones mutualistas, las empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas, las empresas asociativas de trabajo y todas aquellas formas asociativas solidarias que cumplan con las características mencionadas.

Los principios que rigen la economía solidaria en Colombia son los siguientes:

a. El ser bueno, su trabajo y mecanismos de cooperación tienen primacía sobre los medios de producción.

b. Espíritu de solidaridad, cooperación, participación y ayuda mutua.

c. Administración democrática, participativa, autogestionaria y emprendedora.

d. Adhesión voluntaria, responsable y abierta.

e. Propiedad asociativa y solidaria sobre los medios de producción.

f. Participación económica de los asociados, en justicia y equidad.

g. Formación e información para sus miembros de manera permanente, oportuna y progresiva.

38

h. Autonomía, autodeterminación y autogobierno.

i. Servicio a la comunidad.

j. Integración con otras organizaciones del mismo Sector.

k. Promoción de la cultura ecológica.

También para Colombia, la ley 79 de 1988 36 dotó al Sector cooperativo de un marco propicio para su desarrollo como parte fundamental de la economía nacional, de acuerdo con los siguientes objetivos:

•

Facilitar la aplicación práctica de la doctrina y los principios del cooperativismo.

•

Promover el desarrollo del derecho cooperativo como rama especial del ordenamiento jurídico general.

•

Contribuir al fortalecimiento de la solidaridad y la economía social.

•

Contribuir al ejercicio y perfeccionamiento de la democracia, mediante una activa participación.

•

Fortalecer el apoyo del Gobierno Nacional, Departamental y Municipal al Sector cooperativo.

•

Propiciar la participación del Sector cooperativo en el diseño y ejecución de los planes y programas de desarrollo económico y social.

36

DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Ley 79 publicada el 23 de diciembre de 1988.

39

•

Propender al fortalecimiento y consolidación de la integración cooperativa en sus diferentes manifestaciones.

Con base en la modernización de las organizaciones, el gobierno nacional a través del Ministerio del Interior, establece mediante el decreto 1382 de 1995 37 que se deben adoptar criterios y técnicas para la selección de los documentos en sus diferentes etapas del ciclo vital. Una de estas etapas es la de gestión, por lo tanto se requieren criterios para seleccionar documentos en esta fase, que permitan una mayor funcionalidad al manejo administrativo y técnico de la información contenida en los mismos.

Con la dirección del Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo 07 de 1994 38 se da aprobación al Reglamento General de Archivos para Colombia, donde se estipulan las condiciones generales para el manejo, administración y conservación de los documentos en los archivos de gestión.

El Reglamento define parámetros para las entidades en cuanto a:

a. Organización en los archivos administrativos y de oficina. b. Valoración de documentos. c. Procedimiento, autorizaciones y conceptos sobre la eliminación de documentos.

37 38

DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Decreto 1382 publicado el 18 de Agosto de 1995. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos, 3 ed. Bogotá, Colombia 2005.

40

6. METODOLOGÍA

El tipo de investigación aplicada, es una combinación de dos metodologías, la descriptiva y la explicativa, ya que como lo menciona el profesor Carlos Sabino en su obra El Proceso de Investigación, éstas tienen que ver con la “descripción de algunas características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos, utilizando elementos sistemáticos que permiten poner de manifiesto su estructura o comportamiento y también contribuyen a determinar los orígenes o las causas de una situación determinada” 39 , donde igualmente se utilizan elementos válidos frente a la teorías propuestas relacionadas con la Selección de Documentos, obteniendo información de fuentes primarias y secundarias, la cual es objeto de análisis e interpretación, con el fin de estructurar y proponer los criterios para el desarrollo de este proceso en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá.

La metodología descriptiva utilizada en la presente investigación, se refleja en la construcción de la propuesta de cuadro de clasificación documental (Anexo B), para los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, allí se registra la información relacionada con la producción documental de este tipo de entidades al interior de sus áreas o unidades administrativas, y cuáles son las agrupaciones y tipos documentales comunes de acuerdo a las funciones que realizan las mismas. También se relaciona la normatividad y las funciones por las cuales se argumenta la generación de los documentos y los posibles trámites que se realizan en cada una de las oficinas de los Fondos de Empleados; de esta forma el cuadro de

39

SABINO, Carlos. El Proceso de Investigación. Bogotá: Emfasar Editores. 2000. p. 66

41

clasificación documental propuesto (Anexo B), se convierte en una herramienta que permite determinar de una forma parcial el diagnóstico del panorama documental que caracteriza el tipo de entidades objeto del presente estudio.

Por otro lado, la metodología explicativa utilizada en el presente trabajo, se basa en la búsqueda e identificación, a través del levantamiento de información con la aplicación de una encuesta (Anexo A), de las diferentes variables y situaciones que afectan los flujos y el trámite documental de las entidades mencionadas, y de esta forma argumentar y conocer las actividades que se realizan al interior de los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, sobre los documentos generados y/o recibidos.

Complementando la argumentación acerca del uso de la metodología explicativa mencionada, es importante decir que para el desarrollo del presente trabajo, también se ha utilizado una base teórica compuesta por los principales planteamientos relacionados con el tema objeto de estudio y sus correspondientes autores, especialmente los expresados por el profesor argentino Manuel Vásquez, lo cual ha contribuido en el cumplimiento de los objetivos propuestos, a través de la propuesta de los criterios y de las pautas metodológicas para llevar a cabo el proceso de Selección de Documentos por tipos documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá.

Como resultado de lo anterior, y del análisis de la información recopilada, y con el propósito de identificar las series, subseries y tipos documentales generados por los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, y con ello determinar la viabilidad del logro de los objetivos del presente estudio, volvemos a enfatizar en

42

lo importante y necesario que es plantear el diseño y construcción de una propuesta de cuadro de clasificación documental general para estas entidades (Anexo B).

Para tal efecto, se formula el siguiente modelo que recopila la información obtenida en las encuestas, conformando ya las agrupaciones documentales con sus correspondientes tipos, función generadora y norma que regula dicha función. Dicho modelo fue construido, basado en la metodología indicada por el Archivo General de la Nación de Colombia para ejecutar procesos de Clasificación de Documentos 40 , sin embargo dicho modelo es adaptado por los autores del presente trabajo con el fin de registrar la información complementaria, la cual es de gran utilidad para el cumplimiento de los objetivos y para el desarrollo del mismo.

A continuación se relacionan los componentes del modelo propuesto para el cuadro de clasificación documental, con el fin de brindar una mejor comprensión y claridad de la estructura del mismo:

•

Título: Cuadro de Clasificación Documental sugerido para los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá.

•

Oficina/Sección: Nombre de la Oficina o Unidad Administrativa productora de los documentos

40 . ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla Virtual de Clasificación Documental [en línea] 2006. http://www.archivogeneral.gov.co/version2/cartilla_clasificacion/index.html [consultado: 3 de Marzo de 2007]

43

•

Función: Descripción de la función por la cual se generan o reciben los documentos en la unidad administrativa

•

Serie Documental: Nombre de la agrupación documental que se está registrando.

•

SubSerie Documental: Nombre de la agrupación documental que se está registrando correspondiente a la Serie Documental, si aplica

•

Tipos Documentales: Nombres de los documentos correspondientes a las Series y Subseries documentales.

•

Norma/Procedimiento: Título de la norma o procedimiento que rige la función que corresponde a las agrupaciones y a los tipos documentales que se están registrando.

Figura 6. Formato Modelo cuadro de clasificación para los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá. CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL SUGERIDO PARA LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FINANCIERO DE BOGOTA OFICI NA / SECCION FUNCION

: ________________________________________ SERIE

SUB SERIE

DOCUMENTAL

DOCUMENTAL

TIPOS DOCUMENTALES

NORMA / PROCEDIMIENTO

Fuente: Adaptación realizada por los autores del presente trabajo del modelo indicado por el Archivo General de la Nación en su Cartilla Virtual para la Clasificación de Documentos

44

Para la definición de la composición del anterior modelo, se tuvo en cuenta el instrumento de levantamiento de información utilizado para el desarrollo de la presente propuesta, con el fin de estructurar de una forma lógica y sistemática la información recopilada y analizada.

6.1 POBLACIÓN Y MUESTRA

6.1.1 Población

La población definida para realizar la

investigación esta compuesta por los

Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, entidades de carácter privado que constituyen un factor importante de la economía solidaria y que se relacionan en la siguiente tabla, la cual ha sido construida con base en la información que se encuentra publicada en la página web de la Superintendencia de Economía Solidaria de Colombia ubicada específicamente en la base de datos de las entidades vigiladas por este ente y que a su vez le reportan información de sus asociados y estados financieros. 41 .

También es para destacar, que los Fondos escogidos, además de contener las características para el desarrollo de esta investigación, facilitaron la entrada a sus oficinas para realizar las diferentes entrevistas a sus empleados, y de esta manera recopilar la información necesaria para la construcción de la propuesta de los criterios mencionados.

41

SUPERINTENDENCIA DE ECONOMIA SOLIDARIA DE COLOMBIA. [en línea] http://www.supersolidaria.gov.co/datos/entidades_reportan_info.asp [consultado: 3 de julio de 2007

45

2007.

Tabla 1. Listado de Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá

No.

NOMBRE DEL FONDO DE EMPLEADOS

No. ASOCIADOS

1

•

F.E DEL BBVA

5178

2

•

F.E DE BANCAFE “CORBANCA”

1235

3

•

F.E ASCREDIBANCO

4

•

F.E ASOCIADOS DE BANCOLOMBIA - CONAVI

4650

5

•

F.E BANCO DE OCCIDENTE CREDENCIAL

3628

6

•

F.E BANCO STANDARD CHARTERD COLOMBIA "

250

65

FESTANDARD" 7

•

F.E BANCO DAVIVIENDA "FONDAVIVIENDA"

3860

8

•

F.E BANCO DE BOGOTA

4170

9

•

F.E BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA

115

"FECOMEX" 10

•

F.E BANCO DE CREDITO "FEBANCREDITO"

865

11

•

F.E BANCO COLPATRIA

1100

12

•

F.E BANCO DEL ESTADO

632

13

•

F.E BANCO GRANAHORRAR

485

14

•

F.E BANCO POPULAR Y FILIALES "FEMPOPULAR"

941

15

•

F.E BANCO SUPERIOR

350

16

•

F.E BANCO UNION COLOMBIANO

325

17

•

F.E COOPDESARROLLO MEGABANCO COOPSERFUN

1050

"FONDECOOP" 18

•

F.E CORPORACION DE AHORRO Y VIVIENDA LAS VILLAS

F.E = Fondo de Empleados Fuente: Base de Datos publicada en la Página web de la Superintendencia de Economía Solidaria de Colombia

46

2840

Se escogió esta población debido a que constituye un Sector relevante en el funcionamiento de la economía solidaria, la cual ha alcanzado niveles de importancia

necesarios

para

adelantar

procedimientos

administrativos

y

archivísticos en la normalización de sus unidades de información; además de ello son entidades con características apropiadas para adelantar un estudio y elaborar una propuesta relacionada con la Selección de Documentos en sus archivos de gestión, dichas características, se relacionan con el trámite complejo en algunos de su procesos, en los cuales se ven afectados los flujos documentales correspondientes al funcionamiento de estas entidades, y donde se percibe de acuerdo a las observaciones realizadas, una problemática documental en este aspecto.

Los Fondos de Empleados, particularmente los de las entidades financieras de Bogotá se han convertido en productores masivos de documentos a través de los servicios ofrecidos a sus clientes; por esta razón se establecieron los criterios por medio de la metodología y los procedimientos propuestos para llevar a cabo una selección de documentos en sus archivos de gestión.

6.1.2 Muestra

Para la definición de la muestra se tomó como base el concepto estadístico denominado “Muestra Estratificada”, el cual hace referencia a la muestra determinada dentro de un universo desagregado en subconjuntos menores, homogéneos internamente pero heterogéneos entre sí 42 ; diferenciando y

42

SABINO, Carlos. El Proceso de Investigación. Bogotá, Colombia. 2000. p. 141.

47

fragmentando el universo total de la población de acuerdo con las variables que interesaron al tema de investigación.

De los 18 Fondos de Empleados del Sector Financiero que componen la población objeto de investigación para el desarrollo del proyecto, se tomaron como muestra un total de seis (6) Fondos; éstos corresponden a los que de acuerdo a su tamaño, estructura, servicios prestados y el número de asociados que los componen, son los más grandes dentro de su Sector; esta variable garantiza de cierta manera que la muestra escogida, representa el comportamiento general relacionado con su funcionamiento, producción y administración de documentos en estas entidades.

El tamaño de la muestra definido hace referencia al resultado de aplicar la fórmula estadística correspondiente, del universo total o población, en relación al número de Fondos de Empleados establecidos. Sin embargo, los Fondos que componen esta muestra, representan los que de acuerdo a su significativo número de asociados, suministran la información más relevante para desarrollar las actividades involucradas en este trabajo.

Con lo anterior se ha definido el tamaño de la muestra teniendo en cuenta las siguientes variables: 43

43

Introducción a la Estadística. [En línea]. http://www.monografias.com/trabajos19/la-estadistica/laestadistica.shtml. [Consulta: 14 de Junio de 2006]

48

N=

Tamaño de la Población: 18 Fondos de Empleados

n=

Tamaño de la muestra

s2=

Varianza de la muestra, la cual se puede determinar como s2= p (1p)

se=

Error estándar que está dado por la diferencia entre (u – x)

o2=

Varianza Poblacional

(se)2=

Error estándar al cuadrado lo que sirve para determinar la varianza de la población, ya que o2=(se)2, para el desarrollo del trabajo de grado se ha tomado este error máximo posible menor de un 1% al 90% de confiabilidad, teniendo en cuenta que la población numéricamente es reducida y que las características de los integrantes de la misma son homogéneas para determinar su comportamiento relacionado con la generación y trámite de los documentos.

Ecuación para definir el tamaño de la muestra:

Donde:

O2 = (se)2 = (0.1)2 = 0.01

S2 = p (1 – p) = 0.9 (1 – 0.9) = 0.09

49

= 0.09/0.01= 9

Por lo que:

= 9 / (1+(9/18))= 6

Total Fondos de Empleados a aplicar la encuesta de acuerdo al resultado obtenido después de aplicar la fórmula estadística anteriormente expresada: SEIS (6) Fondos de Empleados

6.2 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Con el fin de recopilar la información pertinente y necesaria para la definición y propuesta de los criterios de Selección de Documentos por tipos documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados de las entidades financieras de Bogotá, se diseño y aplicó una encuesta (ver anexo A), donde se establece el panorama documental de estas entidades y las características en el trámite que se otorga a cada agrupación documental dentro de los archivos de gestión u oficina, en los Fondos.

50

La encuesta se dividió en cinco partes fundamentales, que contienen las preguntas relacionadas con cada aspecto del trámite de los documentos. Estas son:

Parte 1 y 2. Información General y sobre el Fondo de Empleados.

Parte 3.

Información sobre cada una de las oficinas productoras de

documentos y sus archivos de gestión.

Parte 4.

Información sobre el trámite y conformación de las agrupaciones

documentales (Series y Subseries documentales)

Parte 5.

Información sobre la creación, recibo y trámite de los tipos

documentales que componen cada agrupación documental.

Cada una de las preguntas define las circunstancias que rodean la producción y el trámite de los documentos, lo cual se representa en información útil para determinar la posibilidad de que algunos de estos tipos documentales sean objeto de un proceso de selección desde los archivos de gestión y sustentar esta decisión de una forma argumentada, puesto que en el desarrollo de las encuestas se hace énfasis en el levantamiento y suministro de la información relacionada con la normatividad que rige las acciones frente a cada tipo documental; es decir que cada trámite que define generación o recepción de un documento, está soportado en algún procedimiento, proceso o manual formalizado o publicado, y cuando esta situación no se presentó, se procedió a soportarlo a través de una reglamentación externa.

51

La encuesta fue aplicada a seis (6) Fondos de Empleados, los cuales corresponden a la muestra definida y aprobada; dichos Fondos se definieron de acuerdo a su tamaño, estructura y número de asociados que los componen, con el objeto de dar mayor representatividad a la muestra tomada. Se encuestaron los Fondos de Empleados más grandes en la actualidad.

•

Fondo de Empleados de Bancafe Corbanca

•

Fondo de Empleados del Banco de Bogotá

•

Fondo de Empleados de Bancolombia - Conavi

•

Fondo de Empleados del Banco Davivienda

•

Fondo de Empleados del Banco BBVA

•

Fondo de Empleados del Banco Colpatria

En cada uno de los Fondos de Empleados se aplicó la encuesta al Gerente o el representante de la Gerencia General de cada Fondo. Para cada oficina se entrevistó al jefe o persona encargada de la misma, siempre tratando de tomar la información de una persona que tuviese el conocimiento necesario acerca del funcionamiento

general

de

la

unidad

productora

de

los

documentos.

Posteriormente, y después de realizar un análisis sobre las estructura orgánicofuncional de cada uno de los Fondos de Empleados, se determinó que para llevar a cabo de una forma eficiente el levantamiento de información y no obtener duplicidad en los datos recopilados, la opción más viable estaría relacionada con la aplicación de las encuestas en las oficinas o unidades administrativas comunes a todos los Fondos seleccionados y que de acuerdo a sus funciones tienen mayor representación en el cumplimiento de los objetos de negocio de cada una de estas entidades.

52

Las funciones genéricas o características de los Fondos de Empleados encuestados,

se

ejecutan

básicamente

en

ocho

oficinas

o

unidades

administrativas, las cuales se denominan de forma diferente en cada entidad, pero su razón de ser u objeto en la estructura orgánico funcional de los Fondos es el mismo, definiéndose para la recolección y análisis de información las siguientes dependencias:

•

Oficina Financiera

•

Oficina Administrativa

•

Oficina Jurídica

•

Oficina de Créditos

•

Oficina de Cartera

•

Oficina de Servicio al Asociado

•

Oficina de Promoción y Desarrollo

•

Gerencia General

6.3 ANÁLISIS Y RESULTADOS DE LA ENCUESTA

Con el levantamiento de información de las ocho (8) oficinas comunes a los seis (6) fondos de empleados encuestados en total, se conocieron los principales aspectos relacionados con la producción, trámite y gestión de los documentos generados y/o recibidos en las oficinas de los Fondos de Empleados de las entidades del sector financiero de Bogotá, de tal forma que para la definición y propuesta de los criterios para la Selección Documental por tipos en sus archivos de gestión, fue necesario el diseño y elaboración de una propuesta de Cuadro de

53

Clasificación Documental general para estas entidades (Ver Anexo B). En éste se establecen las series, subseries y tipos documentales que las conforman, donde igualmente se indican las normas que se relacionan con la realización de los trámites o funciones, correspondientes a la generación o recepción de los documentos.

La relación de estas normas con la generación y trámite de los documentos, permitió definir y proponer los criterios para la Selección de Documentos, teniendo en cuenta que el análisis de estas relaciones facilita el hallazgo de situaciones que permiten aplicar o no los criterios de selección definidos; para ello se han tenido en cuenta factores como la repetición en las instrucciones establecidas en los procedimientos, obsolescencia o cumplimiento de la vigencia en algunas normas internas o externas, o en su defecto la falta de pertinencia con la situación de los flujos documentales definidos, en el levantamiento de la información.

Igualmente, a través del análisis de la información recopilada, se puede establecer la viabilidad de la aplicación de los criterios en el proceso propuesto de seleccionar tipos documentales en los archivos de gestión de estas entidades, ya que durante el desarrollo de la conformación del cuadro de clasificación documental propuesto (Anexo B), se identificaron aspectos que se relacionan con cada uno de los criterios mencionados en el numeral 7 del presente trabajo, lo cual ratifica y da mayor fuerza a lo planteado en esta propuesta.

Por otro lado, y con el fin de sintetizar los resultados y el análisis de la información analizada después de aplicada la encuesta, en el siguiente cuadro, se expresan

54

las cantidades de series documentales y de los tipos que las componen a cada una de ellas, divididas por área u oficina productora

Tabla 2. Tabla de Cantidades de Series y tipos determinados en la propuesta de cuadro de clasificación documental. Nombre de la Oficina Productora

Cantidad de Series Documentales

Cantidad de Tipos Documentales

Definidas por oficina

Definidos por oficina

Oficina Administrativa

5 series

Oficina de Promoción y Desarrollo

1 serie

28 tipos documentales 3 tipos documentales

Oficina de Créditos

1 serie

20 tipos documentales

Oficina de Cartera

3 series

14 tipos documentales

Gerencia

4 series

12 tipos documentales

Oficina de Servicio al Asociado

3 series

12 tipos documentales

Oficina Jurídica

3 series

22 tipos documentales

Oficina Financiera TOTALES

6 series

35 tipos documentales

26 SERIES DOCUMENTALES

146 TIPOS DOCUMENTALES

Fuente: Tabulación de las encuestas aplicadas a los Seis (6) Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá

El anterior cuadro permite dimensionar el alcance y la cobertura que se estableció para la recopilación de la información y para el desarrollo de los elementos considerados como productos del presente trabajo (Propuesta de Criterios, Definición de pautas metodológicas, y elaboración de propuesta de cuadro de clasificación documental para estas entidades).

Otro aspecto importante a rescatar de los resultados de la encuesta, es aquel relacionado con el hecho que de los 146 tipos documentales definidos en la propuesta de cuadro de clasificación documental (Anexo B), el 98% de ellos se conserva en soporte papel, lo que determina la aplicabilidad del objeto del presente trabajo, ya que desde su alcance inicial se ha planteado la aplicación de los criterios para documentos que se encuentren en dicho soporte.

55

7. DEFINICION DE CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FINANCIERO DE BOGOTA.

El desconocimiento de las prácticas archivísticas que se dan en el tratamiento de los documentos, hacen incurrir a las organizaciones en procedimientos erróneos para definir cuáles son los documentos que deben hacer parte de su acervo documental. A partir del análisis de la información recolectada, se focalizaron las diferentes situaciones que se presentan en los Fondos de Empleados, en torno a los procesos de la gestión documental (producción, recepción, trámite, organización y transferencia primaria), estructurando a partir de ellos los criterios para la selección de tipos documentales durante la primera fase de formación de los archivos.

La participación por parte de cada uno de los fondos visitados, fue de vital importancia para establecer las propuestas de los criterios. Por ejemplo la Dra. Diana Barrios, subgerente administrativa del Fondo de Empleados de Bancafe, ubicado en la Calle 38 No. 13-37 en la ciudad de Bogotá, enunciaba los diferentes gastos operacionales y administrativos en los que incurre la entidad por no tener establecidos los parámetros para realizar la selección de todos aquellos documentos que no prestan utilidad alguna después de su trámite. 44

Otro de los casos, es el del Fondo de Empleados del Banco de Bogotá, que mediante la entrevista practicada a su gerente, la Dra. Martha Patricia Montaño, 44

ENTREVISTA con Diana Barrios, Subgerente Administrativa del Fondo de Empleados de Bancafe. Bogotá, 9 de septiembre de 2006.

56

expone las dificultades a las cuales se ha visto avocado el Fondo, por la gran acumulación de documentos en sus oficinas; “lugar muy pequeño para tanto papel”, según apreciaciones de la Dra. Montaño. 45

A continuación se relacionan algunas de las situaciones presentadas y que permitieron estructurar dichos criterios. •

Desconocimiento de los procesos y

prácticas archivísticas propias de la

gestión documental. •

Documentos mal clasificados, generando series o agrupaciones documentales definidas erróneamente.

•

Expedientes desordenados, los cuales no tienen una secuencia funcional o cronológica.

•

Duplicidad de Información o documentos repetidos en copias o fotocopias de los mismos.

•

Conservación de documentos que NO tienen valor archivístico.

•

Condiciones no recomendables para la conservación y custodia de documentos.

45

ENTREVISTA con Martha Patricia Montaño, Gerente del Fondo de Empleados del Banco de Bogotá. Bogotá, 16 de septiembre de 2006.

57

7.1 CRITERIOS SOBRE LA VIGENCIA DE LOS TIPOS DOCUMENTALES

La vigencia de los tipos de documentos, tiene que ver básicamente con la vida útil de éstos dentro de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá y con las finalidades que persiguen. Los tipos documentales en los archivos de gestión de estas entidades, inician el recorrido para llevar a cabo un trámite según las diferentes actividades administrativas que en los Fondos de Empleados se presentan, pero que no siempre harán parte de las unidades documentales en las posteriores fases del archivo. Esto es posible determinarlo mediante la aplicación del presente criterio de Selección documental.

Ningún tipo documental que no haya cumplido su vigencia se podrá eliminar parcial ni totalmente, es decir que para la aplicación de este criterio se requiere: •

Establecer cual es la fecha de promulgación del tipo documental.

•

Conocer si la finalidad del tipo documental es Disponer, Testimoniar o solamente Informar.

•

Verificar que el tipo documental a seleccionar dentro del expediente o unidad documental cumpla con una o varias de las apreciaciones designadas anteriormente en los ítems anteriores por el profesor Vásquez, las cuales son principios de orden jurídico y legal para cualquier archivo.

58

•

Que la selección del tipo documental que cumple con el presente criterio, no altere la funcionalidad del expediente o unidad documental del cual fue seleccionado.

Como resultado de la investigación, se pudo concluir que en los siguientes casos, se hace evidente la selección de tipos documentales, obedeciendo al criterio de la vigencia.

7.1.1. Ejemplos de Aplicación del criterio de vigencia de los tipos documentales

Para la descripción de los siguientes ejemplos, se registran a continuación todos los elementos que hacen parte de la propuesta de Cuadro de Clasificación Documental, con el fin de contextualizar la información correspondiente a los mismos, de acuerdo a lo anterior el desarrollo de los ejemplos se sintetiza a continuación: Tabla 3. Ejemplos de aplicación del criterio de vigencia de los tipos documentales

ITEM

Oficina o área productora de

DESARROLLO

Administrativa

los documentos

Serie Documental Trabajada:

ORDENES DE COMPRA

Subserie Documental:

N/A

59

Tipo documental a la cual se

Cotizaciones de los oferentes NO seleccionados

aplica el criterio

Las cotizaciones contienen la información correspondiente a la Descripción de la

descripción integral de cualquier proveedor, relacionada con el

funcionalidad del Tipo

ofrecimiento de un bien o servicio, en las cuales se establecen

Documental

todas las características técnicas, funcionales y económicas, así como también las condiciones para la prestación o suministro de lo ofrecido por los proponentes

Norma o procedimiento para su generación o Recepción

Ley 454 de 1988, la cual regula el funcionamiento de los Fondos de Empleados.

1. Este tipo documental se selecciona, ya que no es necesaria su

conservación;

lo

anterior

debido

a

que

el

trámite

correspondiente a la compra ya fue realizado.

2.

Las

cotizaciones

de

las

empresas

oferentes

NO

seleccionadas en el proceso de compras, pierden su vigencia hasta que los artículos, bienes o servicios ofertados fueron Sustentación de la

adquiridos o contratados.

aplicación de la Selección de este tipo documental

3. La información trascendental y relevante correspondiente a las cotizaciones sujetas al proceso de Selección Documental, está registrada igualmente en otro tipo documental que se encuentra almacenado o archivado en esta misma unidad, la cual se denomina generalmente “Cuadro Comparativo de Ofertas”, el cual está avalado por las personas que desempeñan el nivel jerárquico más representativo del área administrativa de los Fondos de Empleados del Sector Financiero.

60

4. La validez de las ofertas contenidas en las cotizaciones están definidas por unos plazos, los cuales una vez caducados representan la finalización de la vigencia de las cotizaciones a seleccionar. ITEM

Oficina o área productora de

DESARROLLO

Personal / Recursos Humanos / Gestión Humana

los documentos Serie Documental Trabajada:

HISTORIAS LABORALES

Subserie Documental:

No aplica.

Tipo documental a la cual se

Certificación Laboral

aplica el criterio

Descripción de la funcionalidad del Tipo Documental

Las certificaciones laborales, tienen como objeto formalizar a través de una constancia escrita, la información correspondiente a un empleado de cualquier organización, respecto a sus fechas de ingreso, salarios, descripciones de cargo y tiempo de permanencia en dicha organización.

Norma o procedimiento para

Ley 454 de 1988, la cual regula el funcionamiento de los Fondos

su generación o

de Empleados. Código Sustantivo del Trabajo en su Artículo 42.

Recepción

La vigencia de una certificación laboral caduca en el momento en que cualquier componente de la información que transmite, Sustento teórico para la aplicación del criterio de selección documental.

se modifica o desactualiza, por ejemplo, el tiempo de permanencia del empleado, ya que sólo con el hecho de que transcurra un día, los datos contenidos en este documento cambian. De igual forma el contenido de este tipo documental se encuentra reflejado en otros tipos documentales de las historias laborales , como por ejemplo las actas de posesión o contratos laborales, cartas de renuncia, cartas de terminación de

61

contrato o resoluciones, los cuales poseen la información básica para la generación de las certificaciones. Estos documentos plasman las fechas, cargos, funciones relacionados con cualquier funcionario de los Fondos de Empleados. ITEM

Oficina o área productora de

DESARROLLO

Oficina de servicio al asociado

los documentos

Serie Documental Trabajada:

HISTORIA DEL ASOCIADO

Subserie Documental:

No Aplica

Tipo documental a la cual se

Certificación de afiliación.

aplica el criterio

Descripción de la

Las certificaciones de afiliación, son emitidas como constancia

funcionalidad del Tipo

escrita, para los asociados del fondo, en la cual se registra la

Documental

fecha de afiliación del asociado y dirigida a la entidad que él requiera.

Norma o procedimiento para

Ley 454 de 1988, la cual regula el funcionamiento de los Fondos

su generación o

de Empleados.

Recepción

La certificación para el asociado(a) donde consta que lleva un Sustento teórico para la aplicación del criterio de selección documental.

tiempo de afiliado(a), se hace útil para que esta persona demuestre la vinculación con el Fondo, sin embargo esta información al guardarse en su Historial solamente genera acumulación de documentos, ya que perderá vigencia al momento en que el asociado requiera una nueva constancia.

62

Como se puede observar en los ejemplos anteriormente mencionados, la propuesta para seleccionar tipos documentales desde los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, se viabiliza a partir del cumplimiento del criterio de vigencia.

7.2 CRITERIO DE DUPLICIDAD DE LA INFORMACIÓN

El criterio de Duplicidad de Información, dentro del contexto de esta investigación, se debe entender como la existencia de tipos documentales iguales, que tanto en sus caracteres internos como externos, actúan simultáneamente en diferentes procesos administrativos, formando parte constitutiva de diversas series y/o subseries documentales.

En este orden de ideas, el estudio realizado evidenció la duplicidad de información, representada en la existencia de tipos documentales que contienen la misma información pero que por normas de procedimiento, actúan indistintamente en procesos administrativos diferentes.

Para la aplicación de este criterio, cuando se proceda a seleccionar tipos documentales en los Archivos de Gestión, debe observar el cumplimiento de las siguientes condiciones:

63

•

Cuando un mismo tipo documental actúe simultáneamente en diversos procesos administrativos, debe conservarse en el expediente que garantice legalmente su integralidad, seleccionando aquellos, que en cumplimiento de otros trámites no ameriten su conservación.

•

Se debe verificar que el tipo de documento a seleccionar no sea parte integral de una comunicación remisoria que este soportando una actuación administrativa. En varios casos se conserva un documento que es remitido por otro, pero que al poco tiempo nuevamente es relacionado en una nueva comunicación por el trámite que se esta llevando. Este último no podrá ser seleccionado.

•

En caso de que el tipo documental se encuentre en más de un expediente o unidad documental, se conservará aquel que le de valor probatorio al expediente.

Por ejemplo,

en los casos de correspondencia enviada y

recibida interna, los documentos son los mismos para la oficina que los emite como para los que los recibe. Para este evento se debe conservar la correspondencia, sea interna o externa, en aquel expediente que refleje la integralidad del procedimiento o norma que lo regula; las otras copias, una vez culminado el trámite de la actuación administrativa, pueden ser seleccionadas y eliminadas.

64

7.2.1 Ejemplo de aplicación del criterio de duplicidad de información

En la siguiente tabla se sintetiza un ejemplo práctico sobre la posible aplicabilidad del criterio de duplicidad de un tipo documental en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

Tabla 4. Ejemplo de aplicación del criterio de duplicidad de la información. ITEM

Oficina o área productora de

DESARROLLO

Administrativa

los documentos

Serie Documental Trabajada:

ORDENES DE COMPRA

Subserie Documental:

Tipo documental a la cual se

Formatos de Solicitud de Pedido

aplica el criterio

En los archivos de los Fondos de Empleados encuestados, se utilizan formatos compuestos por campos similares, los cuales Descripción funcional del

hacen referencia al registro formalizado de una solicitud de un

Tipo Documental

bien, por parte de una Oficina o Unidad de Negocio. Dichos formatos son conocidos o identificados de forma genérica como Solicitudes de Pedido.

65

Norma o procedimiento para

Ley 454 de 1988, la cual regula el funcionamiento de los Fondos

su generación o

de Empleados.

Recepción

Este tipo documental se encuentra duplicado en varios expedientes, los cuales reposan en los archivos de gestión de varias oficinas de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá. A través de la información recopilada en estas entidades conforme a la aplicación de la encuesta, se determinó que de una forma generalizada los formatos de Sustento teórico para la

Solicitudes de Pedido, o el tipo documental que hace sus

aplicación del criterio de

funciones, reposa tanto en las oficinas o áreas que lo generan

selección documental.

(dependencias que hacen el requerimiento del bien o servicio), así como también en las oficinas encargadas de llevar a cabo los procesos de compras o adquisiciones dentro de la estructura orgánico funcional de los Fondos de Empleados, reflejando el concepto de duplicidad documental explicado en párrafos anteriores.

Fuente: Tabla elaborada por los autores del trabajo.

7.3 CRITERIO DE TIPOS DOCUMENTALES SIN CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTO DE ARCHIVO.

Este criterio hace referencia a los tipos documentales que al finalizar su trámite, NO alcanzan las características necesarias para convertirse en un documento de archivo dentro de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

66

Las características que poseen algunos tipos documentales dentro de los archivos de gestión, y que NO lo definen como un documento de archivo, se pueden definir como:

•

Estos tipos documentales en algunas ocasiones no se encuentran asociados a ninguna función o actividad administrativa debidamente identificada por la cual son creados los mismos.

•

Los tipos documentales no poseen un valor administrativo, legal, fiscal o contable.

•

Las funcionalidades que prestan estos tipos documentales a la entidad no están bien marcadas en la realización de los trámites o en determinados casos dicha funcionalidad es nula.

Teniendo en cuenta lo anterior y analizando cada uno de los aspectos mencionados se puede observar que éstos hacen parte del criterio establecido para la selección de algunos tipos de documentos en los Archivos de Gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá. Para la definición de este criterio, es necesario comenzar por desagregar el concepto emitido por el Archivo General de la Nación de Colombia.

Así, se establece que uno de los elementos que define al documento de archivo, es aquel que lo relaciona con un

“Registro de información producida o

recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones”.

67

Para que un documento o soporte sea considerado como un Documento de Archivo, es estrictamente necesario que éste sea producido, generado y/o recibido por la ejecución de una actividad administrativa, de esta forma existirán piezas o tipos documentales que cumplan con este requisito y otras que no alcancen esta condición, por lo que es pertinente realizar el proceso de la Selección

de

Documentos,

conociendo

suficientemente

las

funciones

administrativas de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

Esta labor consiste en:

ƒ

Conocer la normatividad, procedimientos, manuales de funciones y otras directrices que determinen la producción y/o recepción de los documentos en todas las oficinas o áreas administrativas de estos Fondos de Empleados.

ƒ

Conocer ampliamente la estructura organizacional de estas entidades.

ƒ

Establecer las relaciones orgánico-funcionales que existen entre todas las oficinas de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

Posterior a la relación y contextualización de los tipos documentales generados por las oficinas que componen las entidades objeto de este estudio con una o varias de las funciones administrativas realizadas por el Fondo de Empleados, se puede establecer que los tipos documentales alcanzan un elemento fundamental para convertirse en un Documento de Archivo y por tal razón no serían objeto de selección, por lo menos aplicando el presente criterio, o de lo contrario, los tipos

68

documentales que no cumplan esta condición, podrían ser seleccionados teniendo en cuenta que su contenido informativo no es coherente con las funciones o procesos que se desarrollan al interior de estas entidades.

El siguiente elemento, considera que un tipo documental es un Documento de Archivo y alcanza sus características cuando “tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural”. Dicho elemento se relaciona con la funcionalidad o utilidad de los documentos, desde el mismo momento en que se generan y durante su trámite o vigencia, asociado también con el Valor Primario de los mismos y con los aspectos que lo componen (Administrativo, Legal, Contable, Técnico) 46 , y que les otorga a cada uno de los tipos documentales las características necesarias para convertirse en un documento de archivo.

Es importante mencionar, que al tratar el tema de la Selección de Documentos por tipos, en los archivos de gestión, el alcance de la valoración de los documentos estaría definido por sus valores primarios, ya que los secundarios no se alcanzan a definir durante esta etapa del Ciclo Vital de los Documentos (Fase Activa).

Establecer la funcionalidad y/o utilidad de los tipos de documentos creados o recibidos por los Fondos de Empleados, permitirá definir una de las características más relevantes de un documento de Archivo, y de esta forma determinar si el presente criterio es aplicable o no en los tipos documentales analizados en el proceso de Selección de Documentos en sus archivos de gestión.

46

VASQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 57.

69

El último elemento del concepto emitido por el Archivo General de la Nación de Colombia acerca de Documento de Archivo, tiene que ver con el hecho de que éste “debe ser objeto de conservación”, característica básica en los soportes documentales.

Este elemento puede presentar apreciaciones subjetivas en el momento de evaluar y comparar por parte de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, las verdaderas necesidades de los tipos documentales a seleccionar, ya que pueden existir varios de estos soportes que cumplan con las características para migrar la información a sus posteriores tecnologías. Priman los contenidos y las propiedades jurídicas de la información transmitida; es decir que todos los tipos documentales que se analicen puedan transmitir información acorde a los requerimientos legales y misionales del Fondo de Empleados.

Para esta tarea, se debe nuevamente identificar la información que está contenida en los documentos y relacionarla con las funciones por las cuales fueron generados o recibidos, para que de esta manera se puedan determinar sus valores. Para tal efecto, es importante que se incluyan los documentos dentro del marco funcional de las oficinas o dependencias de los Fondos de Empleados, verificando la propuesta de Cuadro de Clasificación planteada, para así definir de forma concreta y lo suficientemente sustentada, si dentro del contexto de la entidad, la información transmitida a través de los documentos es esencial para el desarrollo de sus actividades, y por otra parte determinar si ésta no se encuentra repetida en otros soportes.

70

Este criterio se debe trabajar y aplicar de manera conjunta, combinando los elementos mencionados, de tal forma que permita realizar el proceso de Selección por tipos documentales de una forma eficiente, lo que quiere decir que cada uno de estos aspectos se deben trabajar de una manera incluyente, ya que para que un soporte alcance las características de Documento de Archivo, debe estar compuesto por dichos elementos. No se debe contradecir el concepto de expediente documental, ni tampoco los principios básicos de organización archivística, Procedencia y Orden Original, siempre teniendo en cuenta la estructura funcional del Fondo de Empleados.

7.3.1. Ejemplo de Aplicación del criterio de tipos documentales sin características de Documentos de Archivo

Para sustentar este criterio, de acuerdo a los aspectos mencionados que componen la propuesta de la aplicación del mismo, se trabaja a continuación un tipo documental donde su producción o generación es bastante generalizada en estas entidades, aclarando que al contrario de los ejemplos mencionados en los criterios tratados anteriormente, este tipo de documento no hace parte de la composición del cuadro de clasificación documental propuesto para el desarrollo del presente trabajo, esto teniendo en cuenta que por la misma aplicación de este criterio y desde el punto de vista de la teoría archivística, estos tipos documentales no deben hacer parte de dicho cuadro de clasificación.

Para la elaboración del siguiente ejemplo, se toma como base fundamental los resultados de la observación y el análisis de la información recolectada a través de la aplicación de la encuesta en los Fondos de Empleados del Sector Financiero de

71

Bogotá; a continuación se evidencia como aplicando el criterio de tipos documentales sin características de documento de archivo, se puede llevar a la práctica la propuesta objeto del presente estudio.

Tabla 5. Ejemplo de aplicación del criterio de tipos documentales sin características de Documentos de Archivo ITEM

Oficina o área productora de

DESARROLLO

Jurídica

los documentos

Serie Documental Trabajada:

CONTRATOS

Subserie Documental:

Contratos de Prestación de Servicios

Tipo documental a la cual se aplica el criterio

Minuta de contrato

Dentro de los Fondos de Empleados trabajados, antes de suscribir un contrato de prestación de servicios con cualquier entidad o proveedor, las minutas de estos tipos documentales Descripción funcional del Tipo Documental

son sujetos a comentarios o anotaciones previas que se tienen en cuenta en la versión definitiva de los mismos y que son realizadas por los responsables de las áreas involucradas en la suscripción, firma y ejecución de dichos contratos, es allí donde se generan los denominados “minutas de contratos” y que se conservan dentro de la unidad documental.

72

Norma o procedimiento para

No Aplica

su generación o Recepción

Este criterio se aplica teniendo en cuenta el valor que deben poseer los tipos documentales para que éstos se conviertan en “Documentos de Archivo”; aunque las minutas de los Sustento teórico para la aplicación del criterio de selección documental.

contratos contienen comentarios o anotaciones válidas, y se tuvieron en cuenta para la suscripción de los mismos, dichas minutas no tienen elementos fundamentales para poseer el valor administrativo y legal, tales como las firmas, sellos notariales, vistos buenos y otros, que le asigne las características para convertirse en documentos de archivo y por ende pueden ser objetos del proceso de Selección Documental.

ITEM

Oficina o área productora de

DESARROLLO

Administrativa

los documentos

Serie Documental Trabajada:

Subserie Documental:

Tipo documental a la cual se aplica el criterio

Nómina

No aplica

Listado de prenómina

Descripción funcional del Tipo Documental

Este listado se constituye como un primer documento, que

73

permite establecer los nombres, valores, pagos, entre otros, que serán registrados de forma definitiva en la nómina de empleados,

la

cual

es

nuevamente

verificada

para

su

cancelación.

Norma o procedimiento para su generación o

Ley 454 de 1988, la cual regula el funcionamiento de los Fondos de Empleados. Código Sustantivo del Trabajo.

Recepción

Este tipo de documento se realiza como una actividad de Sustento teórico para la

reconocimiento de los valores a pagar a los empleados, pero no

aplicación del criterio de

es el documento definitivo; al momento de constituirse la nómina

selección documental.

final, este documento no alcanza un valor archivístico, porque no se tendrá en cuenta para procedimientos posteriores.

Fuente: Tabla elaborada por los autores del trabajo.

7.4

CRITERIO

DE

NIVEL

DE

CONSULTA

O

USO

DE

LOS

TIPOS

DOCUMENTALES EN LOS ARCHIVOS DE GESTION.

Para determinar el criterio de consulta de los documentos se debe tomar como base su nivel de uso en las entidades, factor cuantificable mediante indicadores, verificando las condiciones frente al comportamiento del trámite, vigencia y valor de los documentos establecidos para los mismos.

74

El tratamiento de estos indicadores se verá afectado por distintas variables, ya que durante la ejecución del proceso de Selección de Documentos, se pueden determinar tipos documentales de los cuales la consulta es relativamente baja durante su permanencia en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá. En este análisis se debe evaluar todo el contexto del flujo documental, estudiando las funciones administrativas por las cuales fueron tramitados y sus posibles relaciones con otros procesos o documentos. Para establecer los alcances de la consulta en los tipos documentales, se deben conocer las funciones y procedimientos que se lleven a cabo en los Fondos de Empleados; de esta manera se puede adquirir el conocimiento acerca de los pocos o muchos casos en que se consulten los tipos de documentos evaluados, que a su vez hacen parte de expedientes o agrupaciones documentales que definen un asunto.

El siguiente esquema (Figura 7), representa las características generales para la consulta de los tipos de documentos en un archivo de gestión. Aquí se definen los siguientes elementos:

75

Figura 7. Esquema para la definición de Consulta y Uso de los documentos en los Archivos de Gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero.

USO DE LOS DOCUMENTOS

Con formato: Fuente: 5 pt

ARCHIVOS DE GESTIÓN CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

NECESIDAD DE LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN

TRÁMITE O FUNCIÓN REALIZADAS

ESTUDIO DEL COMPORTAMIENDO DE USO DE LAS TIPOLOGÍAS (CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES RELACIONADAS CON LOS DOCUMENTOS CONSULTADOS

Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.

a) La Necesidad de la Información: Se define con base a la

relación de los

documentos frente a las actividades, funciones o procesos que ejecuten los usuarios de la información.

b) Uso de los Documentos: Para cuantificar esta variable se deben determinar los comportamientos del uso de los documentos, tales como, frecuencia, fines u objetos de uso, destino de la información consultada, relaciones con otras dependencias u oficinas, entre otros.

76

c) Estudio del comportamiento de uso de los tipos documentales consultados: Este es el elemento adicional mencionado dentro del esquema de consulta de los documentos, el cual se relaciona con el desarrollo de las funciones frente a la producción y recepción de cada uno de los tipos documentales que componen la agrupación documental consultada o utilizada, lo que permite determinar cuales son consultados y cuales no, y así justificar la aplicación de este criterio en el proceso de la Selección de los documentos. Además permitirá definir si los tipos de documentos objetos de estudio serán consultados o utilizados en las siguientes etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

Para el análisis de este elemento, también es importante poseer la información correspondiente al comportamiento histórico de la consulta específica de los tipos documentales en un lapso de tiempo significativo, y de esta forma sustentar su posible Selección en los archivos de gestión. Si el resultado de esta evaluación arroja índices nulos acerca de la consulta de estos tipos documentales, se sustenta la aplicación de este criterio.

d) Trámite o función realizada: Dicho elemento se convierte en el resultado de este pequeño sistema de búsqueda y recuperación de información, lo que evidencia su pertinencia dentro del proceso de selección.

Después de analizar los cuatro elementos anteriormente descritos sobre cada agrupación documental y sobre sus tipos documentales, se podrá aplicar con suficientes argumentos la posibilidad de seleccionar o no algunos de estos tipos de documentos en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, teniendo en cuenta que lo anteriormente dicho, justifica el

77

hecho de que para utilizar este criterio dentro de este proceso, se necesita haber valorado previamente las series documentales y los tipos de documentos que las componen, por lo cual el nivel de consulta o uso de los mismos se convertirá en un factor complementario de apoyo para la decisión final de seleccionar tipos documentales en los archivos de gestión de las entidades mencionadas, y servirá de soporte para las decisiones que se tomen al respecto.

7.4.1. Ejemplo de Aplicación del criterio de Consulta y nivel de uso de los tipos documentales

Para la elaboración del siguiente ejemplo, se toma como base fundamental los resultados de la observación y del análisis de la información recolectada a través de la aplicación de la encuesta realizada en los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá; a continuación se evidencia como aplicando el criterio del nivel de consulta o uso de tipos documentales, se puede llevar a la práctica la propuesta objeto del presente estudio. Tabla 6. Ejemplos de aplicación del criterio de nivel de consulta o uso de los tipos documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

ITEM

Oficina o área productora de

DESARROLLO

Créditos y Préstamos

los documentos

Serie Documental Trabajada:

HISTORIAL CREDITICIO

78

Subserie Documental:

No Aplica

Tipo documental a la cual se

Certificación de Saldos

aplica el criterio.

Descripción funcional del Tipo Documental

Este tipo documental, hace referencia a las certificaciones que solicitan los asociados de los Fondos de Empleados, en las cuales se registran los datos correspondientes a los saldos ACTUALIZADOS de los créditos que en este momento posean.

Norma o procedimiento para

Ley 454 de 1998

su generación o Recepción

Durante la aplicación de la encuesta realizada en cada uno de los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, se detectó que la copia que reposa en el archivo de las oficinas de Créditos y Préstamos, correspondiente a este tipo de documento, después de expedido y entregado el original al asociado, no es objeto de consulta alguna, lo anterior Sustentación de la

acompañado a que la vigencia del mismo también caduca en el

aplicación de la Selección de

siguiente corte Financiero aplicado en cada fondo, lo anterior

este tipo documental

debido a que la información plasmada en la certificación expedida inicialmente, queda totalmente desactualizada, factor que contribuye a la pérdida de pertinencia de dicha información y a la falta de utilidad en la realización de cualquier trámite administrativo o Financiero relacionado con la gestión sobre el asociado solicitante de este tipo documental.

Fuente: Tabla elaborada por los autores del trabajo.

79

8. PAUTAS METODOLOGICAS PARA LA IDENTIFICACION DE TIPOS DOCUMENTALES QUE SON OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL

En la propuesta de estas pautas, se mencionan los pasos metodológicos que se deben llevar a cabo por parte de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, para identificar los tipos documentales que posiblemente pueden ser objeto del proceso de Selección documental en sus archivos de gestión.

Inicialmente, se debe levantar la información correspondiente al flujo documental que se presenta en cada uno de los Fondos de Empleados, así como también se deben identificar todas las variables que afectan estos flujos, tales como las funciones, los procedimientos y en general todo el marco normativo que rodea su gestión administrativa y financiera. De igual forma se debe conocer a cabalidad la estructura orgánico funcional de la entidad, todo lo anterior con el fin de levantar un panorama general relacionado con la generación, recepción, trámite, conservación y uso de los documentos pertenecientes a estas entidades. Para tal efecto, es necesario diseñar un instrumento de levantamiento de información que permita su fácil y práctica aplicación y posterior análisis de los datos recolectados.

Posteriormente se debe construir una propuesta de Cuadro de Clasificación Documental, en caso de no existir en la entidad objeto de estudio, y si existe se debe revisar el mismo con el fin de registrar la información pertinente y mencionada en el párrafo anterior, relacionada con la producción y trámite documental; en este cuadro se deben plantear además de los datos tradicionales de este instrumento, las funciones, normas y procedimientos directamente

80

relacionados con las series, subseries y tipos documentales que se hayan identificado y plasmado en el mismo.

Como tercer elemento, se evalúan cada uno de los tipos documentales definidos e identificados en el Cuadro de Clasificación Documental, frente a la posible aplicación de los criterios de Selección de Documentos por tipos, los cuales previamente se han diseñado, evaluado y definido de acuerdo al panorama documental inicialmente establecido, lo anterior con el fin proceder con el posible proceso de Selección de Documentos por tipos documentales en los archivos de gestión.

De acuerdo a lo anterior y con el fin de establecer de una forma específica la metodología para llevar a cabo este proceso al interior de los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, a continuación se plantean los siguientes pasos metodológicos para

efectuar la Selección de

Documentos por tipos documentales:

a. Convocar a reunión el comité de archivo del Fondo de Empleados, con el fin de establecer y legalizar el procedimiento para la selección de documentos.

b. Difundir a todo el personal del Fondo de Empleados el formato de procedimiento para seleccionar los documentos en cada una de las oficinas.

81

c. Establecer por cada oficina, el grupo o grupos de documentos a los cuales se les realizará la selección de documentos.

d. Diligenciar los formatos para la selección de documentos por tipos en cada una de las oficinas, siguiendo el procedimiento paso a paso descrito en el punto No. 9

e. Dejar constancia del procedimiento de selección de documentos en un acta que respalde las actividades allí realizadas, que debe ir firmada por los participantes en el proceso de selección.

f. La selección por tipos documentales en los archivos de gestión, es recomendable realizarla inicialmente en periodos trimestrales, para que haya un adecuado seguimiento a este proceso; de esta manera realizarlo posteriormente con menor frecuencia ya que se habrán corregido las actividades que dan a lugar a la acumulación de documentos innecesarios en estos archivos.

g. Realizar reuniones periódicas por parte del comité de archivos del Fondo de Empleados, con el fin de evaluar la correcta ejecución y aplicación del procedimiento de selección de documentos.

82

9. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL

En este procedimiento se establece una propuesta para el desarrollo de las actividades que deben desarrollar los funcionarios de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá con el objeto de llevar a cabo la Selección de Documentos por tipos en los archivos de gestión de sus entidades.

El desarrollo de las actividades planteadas que hacen parte del procedimiento, están basadas en la legislación existente, pero sobre todo en la aplicación de los criterios sugeridos para la ejecución del proceso de Selección de Documentos en el numeral 7 del presente trabajo, así como en las pautas metodológicas propuestas para tal fin, donde también se debe tener en cuenta el cuadro de clasificación documental propuesto para las entidades objeto del presente estudio (Anexo B).

En este orden de ideas, con el planteamiento del presente procedimiento se está dando cumplimiento a uno de los objetivos específicos propuestos para el desarrollo de la presente investigación y se sugiere que los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá evalúen la posibilidad de aplicar esta metodología al interior de sus archivos de gestión.

83

9.1OBJETIVO Y ALCANCE

9.1.1 Objetivo

Aplicar los criterios para llevar a cabo la Selección de Documentos por tipos documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero, con el fin de normalizar y optimizar su ejecución en dichas entidades.

9.1.2 Alcance

El presente procedimiento está enfocado a definir de una manera normalizada los responsables, tiempos de ejecución y la forma en que deben ejecutarse las actividades relacionadas con la Selección de Documentos por tipos documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero.

9.2. BASE LEGAL

Ley 454 de 1998 emitida por el Congreso de la República de Colombia

La ley 454 de 1998 establece las directrices generales para las entidades de economía solidaria en Colombia y sus actividades financieras en el marco de su naturaleza cooperativa, donde prevalecen los intereses generales de todos sus

84

asociados en equidad y justicia. Esta ley define a nivel general el marco jurídico para todas las actuaciones de los Fondos de Empleados y entidades de economía solidaria en general conforme a los estatutos de cada uno de éstos, que deben actuar a nivel Financiero, fundamentados en las reglas que dispone Colombia para la adquisición de créditos mediante las modalidades existentes 47 .

Ley 79 de 1988 emitida por el Congreso de la República de Colombia

Esta Ley tiene como objeto principal dotar al Sector cooperativo de un marco propicio para su desarrollo como parte fundamental de la economía nacional, de acuerdo con los siguientes objetivos:

a. Facilitar la aplicación práctica de la doctrina y los principios del cooperativismo. b. Promover el desarrollo del derecho cooperativo como rama especial del ordenamiento jurídico general. c. Contribuir al fortalecimiento de la solidaridad y la economía social. d. Contribuir al ejercicio y perfeccionamiento de la democracia, mediante una activa participación. e. Fortalecer el apoyo del Gobierno Nacional, Departamental y Municipal al Sector cooperativo.

47

DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Ley 454. Publicada el 4 de Agosto de 1998.

85

e. Propiciar la participación del Sector cooperativo en el diseño y ejecución de los planes y programas de desarrollo económico y social. f. Propender al fortalecimiento y consolidación de la integración cooperativa en sus diferentes manifestaciones 48 .

Decreto 1382 de 1995 emitido por el Ministerio del Interior de Colombia

Establece la adopción de criterios y técnicas para la selección de los documentos en sus diferentes etapas del ciclo vital. Una de estas etapas es la de gestión, por lo tanto se requieren criterios para seleccionar documentos en esta fase, que permitan una mayor funcionalidad al manejo administrativo y técnico de la información contenida en los mimos. 49

Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación de Colombia

Mediante este acuerdo se da aprobación al Reglamento General de Archivos para Colombia, donde se estipulan las condiciones generales para el manejo, administración y conservación de los documentos en los archivos de gestión 50 .

48 49 50

DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Ley 79. Publicada el 23 de Diciembre de 1988. DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Decreto 1382. Publicado el 18 de Agosto de 1995 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos, 3 ed. Bogotá, Colombia 2005

86

El Reglamento define parámetros para las entidades en cuanto a:

a. Organización en los archivos administrativos y de oficina.

b. Valoración de documentos

c. Procedimiento, autorizaciones y conceptos sobre la eliminación de documentos

9.3. DEFINICIONES

Las definiciones que se indican a continuación, contribuyen a la comprensión y a la vez facilita la aplicación del presente procedimiento, lo anterior teniendo en cuenta que se tratan de conceptos relacionados en general con el tema de la Selección de Documentos, los cuales han sido construidos por autores o entidades reconocidos en el ámbito nacional especialmente las indicadas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 027 del 31 de octubre del año 2006 51 otorgando un grado significativo de pertinencia en la realización de las actividades descritas en el presente documento. Las principales definiciones son:

Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación

en

trámite,

sometida

a

continua

utilización

y

consulta

administrativa

51

Todas las definiciones tomadas para las definiciones del procedimiento del presente trabajo se han tomado del Acuerdo 027 del año 2006 expedido por el Archivo General de la Nación de Colombia.

87

Clasificación Documental. Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Documentos

Facilitativos

o

comunes.

Documentos

producidos

en

cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

Documentos sustantivos o característicos, estos hacen referencia a los soportes que sirven a las funciones para los cuales existe la institución.

Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Gestión de Documentos, Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como

88

consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Valor Primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

Valor Secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad

Valoración Documental: “Proceso por el cual se determinan los valores primarios, dentro de los que se encuentran los Administrativos, Contables, Fiscales, Legales y los secundarios relacionados directamente con el valor histórico de los documentos; lo anterior con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.”

89

9.4. DESARROLLO

ACTIVIDAD

RESPONSABL E(S)

1. Análisis de la conformación de la Serie Documental

Responsable del manejo del Archivo de Gestión de cada oficina

2. Análisis de los Tipos Documentales

Responsable del manejo del Archivo de Gestión de cada oficina

3. Comparación de las Tipologías Vs Criterios de Selección

Responsable del manejo del Archivo de Gestión de cada oficina

4. Selección de Documentos por Tipos

Responsable del manejo del Archivo de Gestión de cada oficina

DESCRIPCIÓN

PERIODICIDAD DE EJECUCIÓN

Para esta actividad se debe tener en cuenta lo establecido en el Cuadro de Clasificación Documental propuesto (Ver Anexo B) La conformación de las series se debe realizar aplicando todos los parámetros archivísticos establecidos para tal fin, de tal forma que facilite la ejecución de las actividades posteriores. Esta Actividad consiste en analizar cada uno de los tipos documentales que componen una agrupación o expediente para determinar si son objeto de Selección. En dicho análisis se deben tener en cuenta todas las variables que rodean la generación y trámite de cada uno de los tipos documentales, los cuales están plasmados en la propuesta de Cuadro de Clasificación Documental. (Ver Anexo B), o en su defecto cualquier situación que sea particular a los Fondo de Empleados del sector financiero de Bogotá y que de cierta manera afecte la producción y el trámite de los documentos y por ende la gestión administrativa de la Entidad. La comparación consiste en analizar los criterios de Selección definidos y adoptados para cada uno de los Fondos de Empleados y relacionarlos, si es el caso, con el flujo documental correspondiente a cada uno de los Tipos Documentales. De acuerdo a las características de producción y trámite de los tipos documentales analizados, estos se deben comparar con los Criterios definidos para la Selección Documental y si aplica y es necesario asociarlos o descartar la opción de proceder con la Selección. Se deben aplicar, los criterios de Selección por Tipos documentales, para tal efecto se debe(n) diligenciar el(los) Formato(s) de Selección por Tipos Documentales (Ver Anexo No. 1 del procedimiento), en el cual se registran todos los datos correspondientes a los tipos documentales y el resto de información solicitada en dicho formato con el fin de registrar y formalizar la posible Selección realizada.

90

Constante

Constante

Trimestral.

Trimestral.

ACTIVIDAD

5. Revisión y seguimiento de la Selección por Tipos Documentales.

6. Aprobación y firma.

7. Seguimiento al cumplimiento de las actividades definidas y aprobadas.

RESPONSABL E(S) Responsable o Jefe del área u oficina productora de los Documentos en el Fondo Documental y del Jefe de Archivo (Si existe esta figura dentro de la estructura organizacional dentro del Fondo de Empleados) Responsable o Jefe del área u oficina productora de los Documentos en el Fondo Documental y del Jefe de Archivo (Si existe esta figura dentro de la estructura organizacional dentro del Fondo de Empleados) y Gerente del Fondo de Empleados Responsable o Jefe del área u oficina productora de los Documentos en el Fondo Documental y del Jefe de Archivo (Si existe esta figura dentro de la estructura organizacional dentro del Fondo de Empleados

DESCRIPCIÓN

PERIODICIDAD DE EJECUCIÓN

Esta actividad se realiza revisando los criterios para la Selección Documental frente a las definiciones y actividades ejecutadas en el Numeral 4 del presente procedimiento. En el caso de existir o detectar alguna inconsistencia en la aplicación de los criterios, ésta(s) se analizan y corrige(n) aplicando en forma correcta los criterios de Selección retomando todas las actividades desde el Numeral 1 del Desarrollo del presente procedimiento.

Para tal efecto, se debe verificar la coherencia de las actividades realizadas con los criterios definidos, con el fin de proceder con su posible corrección y/o aprobación, a través de la firma del (los) Formato(s) de Selección por Tipos (Anexo No. 1 del presente procedimiento), con el fin de legalizar esta actividad.

Trimestral

Trimestral

Se deben verificar las actividades realizadas y aprobadas, a través de la Trimestral comparación de las normas y criterios establecidos vs. Las acciones ejecutadas.

91

ACTIVIDAD

8. Archivo de Documentos

RESPONSABL E(S) Responsable del manejo del Archivo de Gestión de cada oficina

DESCRIPCIÓN

PERIODICIDAD DE EJECUCIÓN

Esta actividad hace referencia al archivo de los formatos donde se describe el Proceso de Selección Documental por Tipos de Trimestral Documentos, debidamente firmados y aprobados por los responsables de dicho proceso.

9.5. FORMATOS

El siguiente formato contiene todos los campos que se deben diligenciar para registrar y formalizar las actividades planteadas en el proceso de Selección de Documentos por tipos en los archivos de gestión de las entidades financieras. A continuación describimos en que consisten cada uno de los campos y a que hacen referencia los mismos:

•

Nombre del Fondo de Empleados: Nombre del Fondo donde se aplicará el proceso de Selección de Documentos

•

Fecha de Elaboración. Fecha en la cual se ejecutan todas las actividades relacionadas con el Proceso de Selección.

•

Nombre de la oficina o área productora de los documentos: Nombre de la dependencia productora de los documentos que van a ser objeto del Proceso de Selección de Documentos.

92

•

Función: Nombre de la función interna a la cual está ligada la producción de los documentos que serán objeto del Proceso de Selección de Documentos.

•

Serie y Subserie Documental: Nombre de la agrupación documental que contiene los tipos que serán objeto de este proceso.

•

Tipos Documentales:

Nombre de los tipos documentales que serán

analizados para determinar si son o no, objeto de este proceso •

Norma / Procedimiento para su generación o recepción: Nombre del procedimiento o norma interna de la entidad por la cual se generan o reciben los tipos documentales objeto de Selección.

•

Aplicación de Selección Documental: Campo donde se registra si los tipos documentales analizados serán objeto o no del Proceso de Selección.

•

Criterios Aplicados al Proceso de Selección: En este campo se registra el criterio aplicado a los tipos documentales analizados, si estos son objeto de Selección.

•

Observaciones: Indicaciones o anotaciones particulares evidenciadas durante la ejecución de las actividades propias del proceso de Selección por tipos.

93

El siguiente esquema es el propuesto para definir el formato que se debe diligenciar y evidenciar la realización de todas las actividades que se ejecutarán en el proceso de Selección de Documentos.

FORMATO SUGERIDO PARA EL PROCEDIMIENTO

Figura 8. Formato sugerido para el procedimiento de Selección de Documentos por tipos en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá FORMATO No. 1 PROPUESTA DE PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTAL POR TIPOS DOCUMENTALES EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FIENANCIERO

FORMATO PARA LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS POR TIPOS DOCUMENTALES EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FINANCIERO

NOMBRE DEL FONDO DE EMPLEADOS: _____________________________________________________________________

FECHA DE ELABORACIÓN:_____________________________________________

SELECCIÓN DOCUMENTAL (APLICA SI/NO)

NOMBRE DE LA OFICINA O AREA PRODUCTORA DE DOCUMENTOS: ________________________________________________________________

CRITERIO APLICADO PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTAL

OBSERVACIONES FUNCION

SERIE DOCUMENTAL

SUB SERIE DOCUMENTAL

TIPOS DOCUMENTALES

NORMA / PROCEDIMIENTO PARA SU GENERACIÓN O RECEPCIÓN

SI

NO

VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION

DUPLICIDAD DE LA INFORMACIÓN EN LOS ARCHIVOS DE GESTION

TIPOS DOCUMENTALES SIN CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTO DE ARCHIVO.

NIVEL DE CONSULTA O USO DE LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION

ELABORADO POR: _______________________________________

APROBADO POR (JEFE OFICINA PRODUCTORA):

_______________________________________________

FECHA DE APROBACIÓN: ________________________________________

APROBADO POR (GERENTE FONDO DE EMPLEADOS):

_______________________________________________

FECHA DE APROBACIÓN: ________________________________________

Fuente: El anterior formato es una compilación y adaptación de elementos del Cuadro de Clasificación de Documentos propuesto (Anexo B) y del registro de las actividades mencionadas en el procedimiento de Selección sugerido (Numeral 9), realizado por los autores del presente trabajo.

94

9.6 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES

A continuación se encuentra el diagrama de flujo en el cual se pueden visualizar las actividades descritas en el presente procedimiento.

Figura 9. Flujograma de actividades procedimiento 6, FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN POR TIPOS DOCUMENTALES EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE(S)

INICIO

1

N/A

DESCRIPCIÓN

PERIODICIDAD DE EJECUCIÓN

N/A

N/A

Para esta actividad se debe tener en cuenta lo establecido en el Cuadro de Clasificación Documental propuesto

2

Responsable del manejo del Archivo de Gestión de cada oficina La conformación de las series se debe realizar aplicando todos los parámetros archivísticos establecidos para tal fin, de tal forma que facilite la ejecución de las actividades posteriores.

Análisis de la conformación de la Serie Documental

Esta Actividad consiste en analizar cada una de las tipologías documentales que componen un expediente para determinar si son objeto de Selección.

NO

3

Comparación de las Tipologías Vs Criterios de Selección

Responsable del En dicho análisis se deben tener en cuenta todas las variables que manejo del Archivo de rodean la generación y trámite de cada uno de los tipos documentales, Gestión de cada oficina los cuales están plasmados en la propuesta de Cuadro de Clasificación Documental. (Numeral 5), o en su defecto cualquier situación que sea particular a cada Fondo de Empleados y que de cierta manera afecte la producción y el trámite de los documentos y por ende la gestión administrativa de la Entidad.

SI

4

Comparación de las Tipologías Vs Criterios de Selección

5

Selección de Documentos por Tipos

Constante

Constante

La comparación consiste en analizar los criterios de Selección definidos y adoptados para cada uno de los Fondos de Empleados y relacionarlos con el flujo documental correspondiente a cada uno de Responsable del los Tipos Documentales analizados. manejo del Archivo de De acuerdo a las características de producción y trámite de cada uno Gestión de cada oficina de los tipos documentales se deben comparar con cada uno de los Criterios definidos para la Selección Documental y si aplica y es necesario asociarlos o descartar la opción de proceder con la Selección.

Trimestral.

Se deben aplicar si es el caso, los criterios de Selección por Tipos Responsable del documentales, para tal efecto se deben diligenciar los Formatos de manejo del Archivo de Selección por Tipos (Anexo No. 1), en el cual se registran todos los Gestión de cada oficina datos correspondientes a cada uno de los tipos documentales y demás datos relevantes para registrar y formalizar esta actividad.

Trimestral.

NO

6

Revisión y seguimiento de la Selección por Tipos Documentales

SI

7 Aprobación y firma

8

9

10

Seguimiento al cumplimiento de las actividades definidas y aprobadas

Archivo de Documentos

FIN

Responsable o Jefe del área u oficina productora de los Documentos en el Fondo Documental y del Jefe de Archivo (Si existe esta figura dentro de la estructura organizacional dentro del Fondo de Empleados)

Esta actividad se realiza revisando los criterios para la Clasificación Documental frente las definiciones y actividades ejecutadas en el Numeral 4 del presente procedimiento. Trimestral En el caso de existir o detectar alguna inconsistencia en la aplicación de los criterios, esta inconsistencia se corrige y se aplican los criterios de Selección de manera correcta, tomando las actividades necesarias para tal fin.

Responsable o Jefe del área u oficina productora de los Documentos en el Fondo Documental y del Jefe de Archivo (Si existe esta figura dentro de la estructura organizacional dentro del Fondo de Empleados) y Gerente del Fondo de Empleados

Verificar coherencia de las actividades realizadas con los criterios definidos y aprobados para su posible corrección y aprobación y firma de los Formatos de Selección por Tipos (Anexo No. 1), con el fin de legalizar el trámite.

Trimestral

Responsable o Jefe del área u oficina productora de los Documentos en el Fondo Documental y del Jefe de Archivo (Si existe esta figura dentro de la estructura organizacional dentro del Fondo de Empleados

Se debe realizar una verificación de las actividades realizadas y aprobadas, realizando una comparación de las normas y criterios establecidos Vs las acciones realizadas.

Trimestral

Esta actividad hace referencia al archivo de los formatos donde se Responsable del describe el Proceso de Selección Documental por Tipos de manejo del Archivo de Documentos, debidamente firmados y aprobados por los responsables Gestión de cada oficina de dicho proceso.

N/A

N/A

Fuente: El flujograma es una propuesta realizada directamente por los autores del trabajo.

95

Trimestral

N/A

10. RECOMENDACIONES

Inicialmente, se debe tener en cuenta que para la ejecución de un proceso de Selección de Documentos por tipos, es importante conocer de forma integral, los aspectos relacionados con el trámite documental de las entidades, su normatividad y los procedimientos con los cuales se rigen las funciones realizadas por los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá. Esto se aplica con el fin de establecer instrumentos en los cuales se identifiquen todas las variables que afectan, describan y evidencien aspectos tales como la producción, trámite, conservación, consulta y disposición final de los documentos; dichos instrumentos pueden ser cuadros de clasificación documental, herramientas de descripción documental, o en general, diagnósticos debidamente documentados donde se registren los elementos mencionados.

Para la ejecución de un proceso de Selección de Documentos por tipos en los archivos de gestión, es necesario llevar a cabo actividades básicas de planeación y control, en los cuales se definan los objetivos del proceso, la metodología para lograrlos; además se debe manejar la adecuada asignación y administración de los recursos, así como también el diseño y aplicación de indicadores de gestión, para llevar a cabo este proceso de una forma eficiente y eficaz.

Definir tareas específicas para ejecutar por cada uno de los funcionarios que componen la estructura organizacional del Fondo de Empleados, ya que el proceso de Selección de Documentos, compromete directamente a todos y cada uno de sus ejecutores. Esto se hace mediante la asignación de tareas básicas en

96

dicho proceso, con una rigurosa aplicación de la metodología y la aplicación de los procedimientos planteados.

Por otro lado, se recomienda que antes de la ejecución o puesta en producción definitiva de un proceso de estas características, es pertinente contemplar la realización de una prueba o plan piloto, en donde se evalúen y ajusten aspectos tales como: los tiempos de ejecución de las actividades planteadas en el proceso, posibles dificultades o problemas presentados y su correspondiente resolución, y donde se midan los resultados previamente obtenidos frente a los objetivos planteados al inicio del plan piloto del proceso.

97

11. CONCLUSIONES

El presente trabajo, plantea una propuesta metodológica novedosa para la ejecución del proceso de Selección de Documentos, replanteando los esquemas tradicionales trabajados en este campo de la archivística, y postulando la ruptura de algunos paradigmas inherentes al desarrollo de dicho proceso dentro del ciclo vital de los documentos, tomando como base posturas teóricas relacionadas con la vigencia, el trámite, las características de los documentos de archivo, la disposición final de los mismos, y la información recopilada y analizada en un ambiente propicio, como lo es el presentado en los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá.

La experiencia obtenida durante la elaboración del presente estudio, ha determinado una serie de elementos que pueden ser tomados como base para realizar un esquema funcional frente a la selección de documentos por tipos en los Fondos de Empleados del Sector Financiero, con el fin de que sean aplicables eventualmente en un ambiente real.

Dentro de los elementos y resultados obtenidos a través de la realización de este trabajo, se puede mencionar y resaltar la construcción de una forma metodológica de herramientas que contribuyeron al desarrollo del mismo, tales como la definición de criterios propuestos para llevar a cabo el proceso de Selección de Documentos, las pautas metodológicas para ejecutar el mismo y un Cuadro de Clasificación Documental (Anexo B) que recopila la información más relevante de la producción documental en los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá.

98

En este orden de ideas y después de aplicar toda la metodología planteada al inicio del presente trabajo, se considera técnica y operativamente viable la ejecución del proceso de Selección de Documentos por tipos en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, o en otras entidades que tengan características muy similares en su operación.

Para llevar a cabo lo anterior, y ejecutar de una forma óptima el proceso de Selección de Documentos al interior de los Fondos de Empleados, es necesario que las unidades de archivo como lideres en la ejecución de este tipo de proyectos, cuenten con el apoyo total de la Alta Dirección, para garantizar la asignación de los recursos y la colaboración efectiva de todas las áreas o dependencias de la entidad; elementos necesarios para llevar a cabo todas las actividades contempladas en la ejecución de este proceso y así obtener los resultados esperados.

Finalmente,

se

resalta

la

importancia

de

explorar

y

proponer

nuevos

planteamientos teóricos, técnicos y operativos para el desarrollo de la archivística en Colombia, tales como los expuestos en el presente trabajo, esto con el fin de abrir espacios sanos de discusión dentro de la comunidad relacionada con este campo de acción y de esta forma contribuir al enriquecimiento y mejoramiento continuo de la profesión.

99

BIBLIOGRAFIA

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Problemas,

nuevos

retos.

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GRUPO

IBEROAMERICANO

DE

TRATAMIENTO

DE

ARCHIVOS

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104

Anexo A.

MODELO DE ENCUESTA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Objetivo : Identificar en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero, la producción y trámite de los documentos, con el fin de establecer criterios para su selección.

INFORMACIÓN GENERAL

1. Ciudad y Fecha de Aplicación

:

____________________________________

2. Nombre del Fondo de Empleados

:

____________________________________

3. Nombre del Funcionario Encuestado :

____________________________________

4. Cargo del Funcionario Encuestado

____________________________________

:

INFORMACIÓN DEL FONDO DE EMPLEADOS

1. Fecha de Creación del Fondo de Empleados: ___________________________________

2.

¿Cuál fue el Acto Administrativo o Jurídico por el cual se creo este Fondo de Empleados?: ____________________________________________________________________.

3. ¿Cuáles son las principales funciones que realiza el Fondo de Empleados? a. _______________________________________________________________ b. _______________________________________________________________ c.

_______________________________________________________________

d. _______________________________________________________________ e. _______________________________________________________________

105

4. ¿Cuántas oficinas o dependencias componen el Fondo de Empleados en la actualidad?

______ dependencias

INFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN U OFICINA

(Esta parte de la encuesta se aplicará a todas las oficinas productoras de documentos y sobre las tipologías documentales más representativas de acuerdo a su relevancia en el desarrollo de sus funciones y de sus procesos)

1. Nombre de la Dependencia u Oficina Productora: _________________________________________________________________________ 2. Nombre del funcionario encuestado : _________________________________________

3. Cargo del funcionario encuestado (Debe ser el funcionario que se encuentre a cargo de la dependencia según la estructura orgánica de cada Fondo de Empleados): _________________________________________

4. ¿Cuáles son las principales funciones o procesos de esta oficina dentro del

Fondo de

Empleados?

a.

_______________________________________________________________

b.

_______________________________________________________________

c.

_______________________________________________________________

d.

_______________________________________________________________

e.

_______________________________________________________________

106

5. Por favor mencione las unidades documentales que de acuerdo a las actividades de esta oficina; produce, recibe y tramita. (Por favor si así aplica indique el nombre de los formatos de los documentos):

a. _______________________________________________________________ b. _______________________________________________________________ c.

_______________________________________________________________

d. _______________________________________________________________ e. _______________________________________________________________ f.

_______________________________________________________________

g. _______________________________________________________________ h. _______________________________________________________________ i.

_______________________________________________________________

j.

_______________________________________________________________

6. ¿En la actualidad se realizan actividades de descarte de documentos en esta oficina?

a. SI: __________

b. NO: ________

Por qué? _______________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________.

Si su anterior respuesta es afirmativa, defina:

a. ¿Descartan borradores de documentos?

SI _____ NO _____

b. ¿Descartan copias de documentos ?

SI _____ NO _____

c. ¿Descartan documentos originales ?

SI _____ NO _____

7. ¿En la actualidad se realizan actividades de selección de documentos en esta dependencia u oficina?

a. SI: __________

b. NO: ________

107

Si su anterior respuesta es afirmativa, mencione los tipos de documentos que selecciona:

a. _______________________________________________________________ b. _______________________________________________________________ c.

_______________________________________________________________

d. _______________________________________________________________ e. _______________________________________________________________

INFORMACIÓN DE LAS SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES GENERADOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN U OFICINA

(Esta parte de la encuesta se aplicará a todas las Dependencias o Unidades Productoras de Documentos, sobre cada serie y tipos documentales generados)

____________________________________________________________________________

INFORMACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

1. Nombre de la Dependencia o Unidad Orgánica Productora de la unidad documental.

2. Por favor indique el nombre de la unidad documental o expediente

3. Cuál es la función de la oficina que la genera o tramita?

_______________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

3.1.

¿Qué otras oficinas del Fondo de Empleados tienen relación con este trámite o

función?

_______________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

108

3.2 ¿Bajo qué norma del Fondo de Empleados o reglamentación externa, se produce o conforma cada una de las unidades documentales indicadas anteriormente?

_______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

4. Por favor mencione, los tipos documentales que componen esta unidad documental

a. Tipo 1 ___________________________________________________________ b. Tipo 2 ___________________________________________________________ c. Tipo 3 ___________________________________________________________ d. Tipo 4 ___________________________________________________________ e. Tipo 5 ___________________________________________________________ f. Tipo 6 ___________________________________________________________

5. Por cuánto tiempo conservan esta unidad documental en el archivo de gestión de esta oficina?

6. En el archivo de esta oficina o dependencia quién consulta esta unidad documental

a. Funcionarios de la misma oficina:

______b. De otras oficinas:

______ Cuales? _______________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

INFORMACIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES

1. Nombre del tipo documental. ___________________________________________________________________________.

109

2. ¿Cuántas copias se producen de este documento?

______ Copias y 1 Original.

3. ¿Cuál es la oficina destino para cada una de las copias?

a. Copia 1 __________________________________ b. Copia 2 __________________________________ c. Copia 3 __________________________________ d. Copia 4 __________________________________

4. En qué soporte físico se produce, recibe o tramita este tipo Documental?

a. Papel: _____ ______

b. Disquetes: _____________ c. Microfilmes: __________

d. CD Rom: _________

e. Discos ópticos: _________

f. Discos Duros: _________

g. Otros: _____ Cuáles? _______________________________________________________

5. ¿Este tipo de documento hace parte de más de un expediente o serie documental dentro de esta dependencia o unidad orgánica del Fondo de Empleados?

a. SI: __________

b. NO: _____________

Si

respuesta

su

es

afirmativa

indique

cual(es)

_______________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

6. ¿Con qué periodicidad se consulta este tipo documental?

a. Diariamente: ____

b. Semanalmente: ____

c. Mensualmente: _____

d. Anualmente: ____

110

7. Qué funcionarios consultan esta unidad documental?

a. De la misma dependencia productora: _____

b. De otra oficina del Fondo: _______

8. Si su respuesta anterior corresponde a la opción b, por favor indique de qué oficinas consultan este tipo documental.

a. _____________________________________ b. _____________________________________ c. _____________________________________ d. _____________________________________

9. Observaciones

_______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _________________________________________________________________

111

Anexo B Propuesta de cuadro de clasificación documental para los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.

112

Anexo 1 INSTRUMENTO 1 COORDINACION AREA DE INGLES ENGLISH IV

TIME: 30 minutes. NAME: ___________________________________ CODE: ___________________________________ DATE: ___________________________________ FACULTY: ___________________________________

Content Organization Vocabulary Language use Mechanics

________ ________ ________ ________ ________

TOTAL SCORE _____/50

Write about ….

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Write at the back, if it is necessary.

Anexo 2 INSTRUMENTO 2

INDAGACIÓN SOBRE USO DE ESTRATEGIAS METACOGNITIVAS EN EL DESARROLLO DE LA TAREA

NOMBRE: __________________________________ CODIGO: ________________________ FACULTAD: ________________________________ FECHA: ________________________ Una vez terminado el ejercicio de escritura, le solicitamos dar respuesta a cada uno de los ítems que aparecen a continuación. Antes de responder reflexione sobre la manera como llevó a cabo la tarea y conteste lo más sinceramente posible. Para la presente prueba, la palabra tarea se refiere al ejercicio de escritura específicamente. 1. ANTES DE LA REALIZACIÓN DE LA TAREA (First draft) aa.Usó alguna estrategia específica para iniciar la tarea. ab. Pensó y tomó decisiones conscientes acerca del proceso que iba a llevar a cabo. ac. Anticipó las dificultades que se iban a presentar durante el desarrollo de la tarea. ad.Previó tácticas para enfrentar las dificultades. ae.Realizó alguna clase de esquema para desarrollar la tarea. af.Al desarrollar la tarea, pensó en el texto que iba a escribir y en la audiencia a la cual se iba a dirigir. ag.Planeó lo que iba a escribir y cómo lo iba a hacer. ah.Determinó la estructura que podía dar a las ideas. ai. Determinó el propósito con el que iba a escribir. 2. DURANTE EL DESARROLLO DE LA TAREA (Second draft) a. Si usó alguna estrategia específica, se preguntó periódicamente si la estaba empleando como lo planeó. b. Se cuestionó constantemente sobre la tarea que estaba llevando a cabo. c. Revisó permanentemente el texto que iba generando. d. Centró su atención en el contenido de la tarea a desarrollar. e. Revisó, constató y corrigió el texto que iba generando. f. Manifestó constantemente un nivel de comprensión sobre el desarrollo de la tarea. g. Estableció alguna relación entre lo que sabía y lo que no sabía para desarrollar la tarea. 3. DESPUES DE LA REALIZACIÓN DE LA TAREA (Final writing) a. Detectó desajustes en la tarea. b. Tomó decisiones al respecto del producto logrado. c. Chequeó la eficacia de las estrategias empleadas. d. Manifestó seguridad frente a la tarea que desarrolló y los pasos que siguió para alcanzar el objetivo final. e. Si utilizó alguna estrategia específica antes y durante el desarrollo de la tarea, considera que fue importante para llevar a cabo la tarea. f. Reflexionó sobre el proceso que llevó a cabo. g. Considera que lo pudo haber hecho mejor.

SI

NO

Anexo 3

COORDINACION AREA DE INGLES ENGLISH IV PRUEBA PRE-TEST DE ESCRITURA

Content Organization Vocabulary Language use Mechanics

________ ________ ________ ________ ________

TOTAL SCORE _____/50

TIME: 30 minutes. NAME: ___________________________________ CODE: ___________________________________ DATE: ___________________________________ FACULTY: ___________________________________ Write the biography of the person you love the most. Talk about his/her family, where he/she was born, his/her childhood, adolescence and adult life, activities he/she used to do, his/her education, work, free time activities, etc.

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Write at the back, if it is necessary.

Anexo 4

INDAGACIÓN SOBRE USO DE ESTRATEGIAS METACOGNITIVAS EN EL DESARROLLO DE LA PRUEBA PRE-TEST

NOMBRE: __________________________________ CODIGO: ______________________ FACULTAD: ________________________________ FECHA: ______________________ Una vez terminado el ejercicio de escritura, le solicitamos dar respuesta a cada uno de los ítems que aparecen a continuación. Antes de responder reflexione sobre la manera como llevó a cabo la tarea y conteste lo más sinceramente posible. Para la presente prueba, la palabra tarea se refiere al ejercicio de escritura específicamente. 1. ANTES DE LA REALIZACIÓN DE LA TAREA (First draft) a. Usó alguna estrategia específica para iniciar la tarea. b. Pensó y tomó decisiones conscientes acerca del proceso que iba a llevar a cabo. c. Anticipó las dificultades que se iban a presentar durante el desarrollo de la tarea. d. Previó tácticas para enfrentar las dificultades. e. Realizó alguna clase de esquema para desarrollar la tarea. f. Al desarrollar la tarea, pensó en el texto que iba a escribir y en la audiencia a la cual se iba a dirigir. g. Planeó lo que iba a escribir y cómo lo iba a hacer. h. Determinó la estructura que podía dar a las ideas. i. Determinó el propósito con el que iba a escribir. 2. DURANTE EL DESARROLLO DE LA TAREA (Second draft) a. Si usó alguna estrategia específica, se preguntó periódicamente si la estaba empleando como lo planeó. b. Se cuestionó constantemente sobre la tarea que estaba llevando a cabo. c. Revisó permanentemente el texto que iba generando. d. Centró su atención en el contenido de la tarea a desarrollar. e. Revisó, constató y corrigió el texto que iba generando. f. Manifestó constantemente un nivel de comprensión sobre el desarrollo de la tarea. g. Estableció alguna relación entre lo que sabía y lo que no sabía para desarrollar la tarea. 3. DESPUÉS DE LA REALIZACIÓN DE LA TAREA (Final writing) a. Detectó desajustes en la tarea. b. Tomó decisiones al respecto del producto logrado. c. Chequeó la eficacia de las estrategias empleadas. d. Manifestó seguridad frente a la tarea que desarrolló y los pasos que siguió para alcanzar el objetivo final. e. Si utilizó alguna estrategia específica antes y durante el desarrollo de la tarea, considera que fue importante para llevar a cabo la tarea. f. Reflexionó sobre el proceso que llevó a cabo. g. Considera que lo pudo haber hecho mejor.

SI

NO

Anexo 6 TALLER USO DE ESTRATEGIAS METACOGNITIVAS COORDINACION AREA DE INGLES ENGLISH IV

NOMBRE:_______________________________CODIGO: _______________ FACULTAD:_____________________________FECHA: _________________

Tiempo: 60 minutos

Objetivos: ¾

Indagar sobre los referentes que poseen los estudiantes al respecto de

la metacognición y sus estrategias. ¾

Consolidar unos fundamentos teóricos sobre metacognición que puedan

ser reconocidos y abordados por cada uno de los sujetos que desarrollaran los talleres.

Metodología:

1. Organización de mesas de trabajo ( tres estudiantes por grupo) 2. Discusión de preguntas orientadas. 3. Puesta en común (mesa redonda). 4. Fundamentación teórica. 5. Análisis de cada uno de los aspectos contenidos en la encuesta de metacognición. 6. Conclusiones.

Procedimiento:

1. Mesas de trabajo: los estudiantes se enumeran de uno a tres, para formar los cinco grupos de trabajo. 2. Cada grupo

analiza y reflexiona sobre

las siguientes preguntas y

nombra un relator para que socialice las ideas del grupo.

a. ¿Qué es metacognición?_______________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________

b. ¿Qué es estrategia?_________________________________________ __________________________________________________________

c. ¿Qué estrategias aplica usted para aprender? __________________________________________________________ __________________________________________________________

d. ¿Hace seguimiento a las estrategias que aplica?____________________ ¿De qué forma?_____________________________________________

e. ¿Piensa, reflexiona y/o analiza al respecto de lo que prende?__________ __________________________________________________________ __________________________________________________________

f. ¿Busca diferentes vías o medios para prender?_____________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________

g. ¿Considera que existen diversas formas de aprender?_______________ __________________________________________________________

h. ¿Cuáles son las que usted utiliza?_______________________________ ___________________________________________________________

3. Mesa redonda: los relatores exponen las ideas de cada grupo y se hace una puesta en común.

4. Con base en las ideas expuestas por los grupos, se determinan las conclusiones, que direccionarán la fundamentación teórica sobre metacognición, dirigida por el docente guía.

5. Análisis de los aspectos contenidos en la encuesta sobre indagación del uso de

estrategias metacognitivas en el desarrollo de la prueba pre-

test: lea y analice detenidamente cada uno de los ítems a los que dio respuesta en la encuesta y ubíquelos teniendo en cuenta los referentes teóricos expuestos. Identifique los aspectos que pertenecen a cada una de las estrategias metacognitivas.

6. Conclusiones: las definiciones de metacognición y las estrategias metacognitivas se explicitan con el concurso de todos los sujetos.

Anexo 7

COORDINACION AREA DE INGLES ENGLISH IV TAREA 1 SECOND DRAFT

Content Organization Vocabulary Language use Mechanics

________ ________ ________ ________ ________

TOTAL SCORE _____/50

TIME: 30 minutes. NAME: ___________________________________ CODE: ___________________________________ DATE: ___________________________________ FACULTY: ___________________________________ Imagine you are on holiday. Use the plan below to write a letter to a friend telling him/her about your holiday.

___________________________________ ___________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________ __________________________

Anexo 8 COORDINACION AREA DE INGLES ENGLISH IV TAREA 2 – SECOND DRAFT TIME: 30 minutes. NAME: ___________________________________ CODE: ___________________________________ DATE: ___________________________________ FACULTY: ___________________________________

Content Organization Vocabulary Language use Mechanics

________ ________ ________ ________ ________

TOTAL SCORE _____/50

Write a letter to a friend telling him/her about your plans and inviting him/her to your house for a special event. Use the plan below to help you.

___________________________________ ___________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ __________________________ __________________________

Anexo 9

COORDINACION AREA DE INGLES ENGLISH IV PRUEBA POST TEST TIME: 30 minutes. NAME: ___________________________________ CODE: ___________________________________ DATE: ___________________________________ FACULTY: ___________________________________

Content Organization Vocabulary Language use Mechanics

________ ________ ________ ________ ________

TOTAL SCORE _____/50

Write an article for a magazine describing your home town. Talk about what it was like twenty years ago and what it is like today. Use the plan below to help you.

Introduction Para 1: State the name of the place. Main body Para 2: Write what life was like then (what there was / were, there wasn’t / weren’t, what people didn’t have and what they could do). Para 3: Write about what life is like now (what there is / are, there isn’t / aren’t, what people have got and what they can do). Conclusion Para 4: Say how nice the place is nowadays.

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

Anexo 10

Originales de los estudiantes

Talleres

Tareas

Indagación sobre el uso de las estrategias metacognitivas

Comentarios de los estudiantes