FELIX ANTONIO LOZANO CLAVIJO COD

1 ESTRATEGIAS QUE PERMITEN MINIMIZAR LOS RIESGOS FINANCIEROS EN LA CONTRATACION PUBLICA COLOMBIANA DE BIENES Y SERVICIOS EN EL INSTITUTO NACIONAL DE

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ESTRATEGIAS QUE PERMITEN MINIMIZAR LOS RIESGOS FINANCIEROS EN LA CONTRATACION PUBLICA COLOMBIANA DE BIENES Y SERVICIOS EN EL INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA

FELIX ANTONIO LOZANO CLAVIJO COD.4401422

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA BOGOTÁ D.C., NOVIEMBRE DE 2013

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ESTRATEGIAS QUE PERMITEN MINIMIZAR LOS RIESGOS FINANCIEROS EN LA CONTRATACION PUBLICA COLOMBIANA DE BIENES Y SERVICIOS EN EL INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA

FELIX ANTONIO LOZANO CLAVIJO COD.4401422

Trabajo presentado como requisito para optar al grado de ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Profesor JAIR ANTONIO SALAZAR GONZALEZ Asesor Metodológico

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA BOGOTÁ D.C., NOVIEMBRE DE 2013

3 HOJA DE PRESENTACIÓN FACULTAD

Ciencias Económicas

PROGRAMA ACADÉMICO

Especialización en Finanzas y Administración Pública

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN

Contratación estatal de bienes y servicios

ÁREA TEMÁTICA O TEMA

Riesgos financieros

TÍTULO

Estrategias

que

permiten

minimizar

los

Riesgos

Financieros en la Contratación Pública Colombiana de Bienes y Servicios, en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA PALABRAS CLAVE

Riesgo,

Financiero,

Contratación, Bienes,

Servicios,

Control, Normas. GRUPO

2-A

FECHA

NOVIEMBRE DE 2013 ASESOR TEMÁTICO DRA. NORMA CONSTANZA GARCIA, DR. MARLON SIMON ORTEGA DRA. VANESSA ALVAREZ OTERO, DR. GUSTAVO MURCIA ASESOR METODOLÓGICO DR. JAIR ANTONIO SALAZAR GONZALEZ

NOMBRES

CÓDIGOS

FELIX ANTONIO LOZANO CLAVIJO

4401422

4 Nota de Aceptación

____________________________ ____________________________ ____________________________

____________________________ Presidente del Jurado

_____________________________ Jurado

_____________________________ Jurado

Bogotá, D.C. Noviembre de 2013

5

A mi familia, mi mamá Adela, mi esposa Mayid, mis amigos y compañeros con todo mi amor.

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AGRADECIMIENTOS

Al Dr. Jair Antonio Salazar, quien de manera competente ha logrado ser la guía metodológica. A la Dra. Norma Constanza García, la Dra. Vanessa Alvarez y el Dr. Gustavo Murcia, quienes con su conocimiento en contratación estatal y financiera han sido base para la realización de este ensayo.

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CONTENIDO RESUMEN ......................................................................................................................................8 INTRODUCCION ...........................................................................................................................9 -LA CONTRATACIÓN PÚBLICA INFLUENCIA A NIVEL MUNDIAL ................................11 -LA CONTRATACIÓN PÚBLICA COLOMBIANA PARA INVIMA.......................................13 -LAS CARACTERISTICAS DEL INVIMA Y PROBLEMATICA.............................................16 CONCLUSIONES ........................................................................................................................30 BIBLIOGRAFIA ...........................................................................................................................34

8

RESUMEN

La razón de controlar los procesos de contratación en las entidades del Estado y de evitar posible corrupción, de acuerdo con la normatividad vigente, hace que el Invima establezca en los estudios previos y en el mapa de riesgos una serie de contingencias para prevenir su ocurrencia, por lo cual se habló en este ensayo sobre los riesgos a nivel de contratación y especialmente los riesgos financieros, como la posibilidad de ocurrencia y que afecte el cumplimiento de los objetivos de la entidad, se explica cómo se realiza el proceso de contratación a nivel macro internacional, trayéndolo a la contratación en Colombia, y como la entidad del Estado el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos- Invima, cumple con la normatividad nacional en cuanto a la contratación pública de bienes y servicios, su objetivo de inspección, vigilancia y control de medicamentos, alimentos y otro productos que afectan la salud pública colombiana y que sirve de referente para la salud mundial, lo cual identifica algunos riesgos que impiden el buen resultado de la contratación y de la adquisición del bien o servicio, para cumplir su objetivo de proteger la salud de la población colombiana.

PALABRAS CLAVES: Riesgos, Contratación, Financieros, Eficiente, Conpes, Corrupción, Bienes, Servicios, Compras, Control, Normas.

ABSTRACT

Why control the processes of hiring in institutions of the State and avoid possible corruption, according to current regulations, causes Invima set in previous studies and risk map a range of contingencies to prevent its occurrence, which discussed in this essay about the risks at the level of recruitment and especially financial risks, as the possibility of occurrence and affect the fulfilment of the objectives of the Organization, explains how is the process of recruitment to level macro international, bringing it to the hiring in Colombia, and as the entity of the State Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - Invima, complies with

9 regulations national in terms of procurement of goods and services, its objective of inspection, monitoring and control of drugs, foods and other products that affect the Colombian public health and which serves as a benchmark for global health.

KEY WORDS: Risks, procurement, financial, efficient, Conpes, corruption, goods, services, shopping, Control, standards.

INTRODUCCION La normatividad en Colombia se ha encargado de emitir en su tiempo sobre los riesgos financieros que se puedan presentar y su evolución, empezando en el año 2000 con la Superintendencia Financiera, creando una cultura de riesgo, (Superintendencia Bancaria, 2000), los riesgos de mercado en el año 2001, riesgos de crédito en el año 2002, riesgo operacional en el año 2006, sobre el lavado de activos y financiación del terrorismo en el año 2007 y el riesgo de liquidez en el año 2008, lo cual ha generado que se establezcan modelos para administrar los riesgos de forma más técnica y profesional. (Vanegas, 2009)

El origen de la palabra riesgo procede del latín risicare y significa atreverse, del francés risque e italiano risco y esta palabra significa apuntar con una piedra del latín re-tras y secare cortar. (Avila, 2011)

El riesgo es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos del proceso, expresado en términos de probabilidad y consecuencias y se identifican por causas determinadas por factores internos y externos que podrían afectar el logro de objetivos. (Ortega, 28 sep 2013)

El riesgo financiero es la incertidumbre asociada con el valor y/o retorno de una posición financiera, la incertidumbre como el desconocimiento de situaciones futuras, por lo cual el riesgo

10 es imposible de eliminar completamente y se requiere controlarlo. (Universidad Tecnologica de Pereira, 2006)

“También conocido como riesgo de crédito o de insolvencia, el riesgo financiero hace referencia a la incertidumbre asociada al rendimiento de la inversión debida a la posibilidad de que la empresa no pueda hacer frente a sus obligaciones financieras (principalmente, al pago de los intereses y la amortización de las deudas). Es decir, el riesgo financiero es debido a un único factor: las obligaciones financieras fijas en las que se incurre” (Mascareñas, 1999, pág. 270).

El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia y sus consecuencias, que con estas se puede clasificar el riesgo, su nivel y su acción. (Ortega, 28 sep 2013)

Los riesgos financieros en la contratación pública se dividen en dos elementos como son el riesgo de conseguir los recursos mediante financiación o liquidez y el riesgo de condiciones financieras, el cual uno depende del otro, en el caso del riesgo de liquidez comprende el problema de conseguir recursos financieros en cualquier sector de financiación para lograr el contrato y el otro sobre las condiciones financieras que le atañen a dicha financiación como plazos, tasas y otros (Conpes, 2011)

Estos riesgos los deberá prever quien quiera obtener un contrato público, que con su experiencia deberá saber administrar sus recursos y resolverá las posibles complicaciones, el cual responderá ante alguna inhabilidad y se mantendrá la igualdad de derechos y obligaciones al momento de contratar. (Congreso de Colombia, 1993)

La finalidad del estudio consiste en plantear estrategias que permitan minimizar los riesgos financieros en la contratación pública colombiana de bienes y servicios en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – Invima, empezando por identificar los posibles riesgos financieros que se presentan en la contratación pública de bienes y servicios,

11 describir sus características como entidad, determinar el proceso de contratación de bienes y servicios, analizar la problemática en el proceso de contratación, plantear estrategias para minimizar los riesgos financieros en la contratación pública de bienes y servicios y registrar en el mapa de riesgos de la contratación de acuerdo al sistema de gestión de calidad.

¿Cómo minimizar los riesgos financieros en la contratación pública colombiana de bienes y servicios en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - Invima?

LA CONTRATACIÓN PÚBLICA INFLUENCIA A NIVEL MUNDIAL

Se considera como acto jurídico que genera obligaciones por entidades estatales autorizadas por el Estatuto de Contratación, para cumplir los fines del Estado, los servicios públicos y los derechos básicos de los administrados, entre ellos los particulares como función social. (Congreso de Colombia, 1993)

Al indagar sobre la Contratación Pública en el mundo, tomando como ejemplo a Europa, esta contiene pedidos de suministros, servicios y trabajos del sector público. Los contratos públicos tienen normas y procedimientos, que garantizan la equidad de los agentes económicos y la transparencia de los concursos, en el mercado europeo. (Departamento de Comunicación de la Comisión Europea, 1995-2013)

Algunos contratos públicos, son competencia exclusiva de estados miembros europeos, por sus intereses particulares, ejemplo el sector de la defensa. En el año 2004, el Consejo y el Parlamento Europeo crearon leyes que modernizan y agilizan los procedimientos de contratos públicos. Dividido en dos una los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios y otra los contratos en los sectores del agua, la energía, los transportes y los servicios postales. El Sistema de información para los contratos públicos (SIMAP) proporciona a los profesionales la

12 información sobre los posibles contratos a nivel europeo e internacional. (Departamento de Comunicación de la Comisión Europea, 1995-2013)

La Organización Mundial del Comercio (OMC) es la organización internacional que rige el comercio en cuanto a sus normas entre los países, para que negocien acuerdos comerciales y resolver sus problemas, el objetivo es ayudar a los productores de bienes y servicios, los exportadores y los importadores, con un sistema de contratación pública bien regulado, con principios de transparencia y sin discriminación, la contratación pública es muy importante nacional e internacional y afecta considerablemente el PIB nacional. Por medio de la contratación de bienes y servicios se logran los insumos para los servicios públicos, para el uso eficiente de los fondos públicos y la confianza pública en los gobiernos, obteniendo una buena calidad a buen precio, el acceso público a los contratos públicos y la competencia equitativa. (Organizacion Mundial del Comercio, 2013)

Ejemplo los Contratos del sector público en España, se encargan de regular la contratación pública, garantizando los principios de libre acceso de licitaciones, publicidad y transparencia del procedimiento, igualdad de trato entre los candidatos y eficiencia en el gasto público. Para asegurar esto último, se exige la definición previa de la necesidad a satisfacer, la libre competencia entre licitadores, y la elección de la oferta económicamente más ventajosa. (Noticias Juridicas, 2011)

Colombia en la Organización Mundial de Comercio – OMC a través del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, define su posición en la negociación de las diferentes entidades del sector público, los representantes del sector privado y de la sociedad civil, ejerciendo la representación del país y promueve sus intereses en asuntos comerciales que se presentan en el Foro Multilateral de la Política Comercial. (Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, 2013)

Colombia en la OMC pertenece al Grupo de Cairns, conformado por 19 países exportadores de productos agropecuarios que ejercen presión comercial, al Grupo de Productos

13 Tropicales, en donde los países en desarrollo piden mayor acceso a los mercados y al Grupo Amigos de las Negociaciones Antidumping, que piden más disciplina en las medidas antidumping para evitar el uso indebido. (Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, 2013)

LA CONTRATACIÓN PÚBLICA COLOMBIANA PARA INVIMA

Para la contratación estatal en Colombia el Gobierno Nacional, reglamenta el sistema de compras y contratación pública, el cual busca optimizar y evitar incurrir en riesgos que afecten el presupuesto destinado para la contratación pública y que ésta se realice de forma eficiente, eficaz y sobre todo transparente en todos los procesos. (Presidencia de la República, 2013)

Con esta nueva normatividad, se deroga algunas normas anteriores, desarrollando nuevamente un marco normativo unificado que reglamenta la contratación pública en Colombia y el sistema de compras y se dictan normas claras, sobre casos concretos para facilitar el normal funcionamiento, tanto de las empresas del estado, las empresas privadas, las personas jurídicas y la personas naturales que contratan con el estado y así evitar traumatismos por la entrada en vigencia de esta norma, según los plazos estipulados. (Presidencia de la República, 2013)

Asimismo, esta norma hace énfasis en que para facilitar la planeación en las entidades del estado, se debe elaborar el plan anual de adquisiciones con la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año, pues es esta una herramienta de planeación que permite poner orden y publicar una clara información para la contratación en la anualidad. (Presidencia de la República, 2013)

Esta norma hace claridad sobre la periodicidad, las fechas de renovación y los requisitos a incluir en el Registro Único de Proponentes-RUP, con el fin de evitar su vencimiento y nulidad, dejando un tiempo de transición para la inscripción, renovación y actualización del RUP, en el

14 clasificador de bienes y servicios para los proponentes que quieran contratar con entidades estatales, a partir del 1 abril de 2014. (Brigard & Urrutia, 2013)

El Registro Único de Proponentes – RUP se deberá renovar para cualquier proceso de contratación por tarde el quinto día hábil del mes abril todos los años, señalando el bien o servicio que ofrece, los estados financieros, los certificados de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad operacional, según el caso la información del grupo empresarial de empresas controlantes y controladas y se eliminó la clasificación CIUU- Código Industrial Internacional Uniforme. (Brigard & Urrutia, 2013) En la capacidad financiera que la norma anterior inscribía en el Rup siete indicadores financieros como Capital Real, Liquidez, Nivel de Endeudamiento, Capital de Trabajo, Ebitda, Crecimiento Ebitda e Indicador de Riesgo, la nueva norma solo se inscriben tres indicadores financieros el índice de Liquidez que se obtiene de dividir el activo corriente sobre el pasivo corriente, el índice de Endeudamiento dividiendo el pasivo total con el activo total y la Razón Cobertura de Intereses tomando la utilidad operacional y dividiéndola por los gastos de intereses y en la capacidad organizacional no estarán en el Rup, la Organización Técnica y Operacional que fueron reemplazadas por la Rentabilidad del Patrimonio de la utilidad operacional dividida por el patrimonio y la Rentabilidad del Activo de la utilidad operacional dividida por el activo total. (Brigard & Urrutia, 2013) .

El índice de liquidez mide la capacidad de pago de una empresa para responder las deudas a corto plazo, también, la habilidad para lograr efectivo un activo y un pasivo corriente, clases de liquidez como la de razón corriente, la prueba ácida, la prueba defensiva, el capital de trabajo y de liquidez de cuentas por cobrar, por otro lado, el índice de endeudamiento muestra los recursos que se obtienen de terceros, frente a las deudas totales y el riesgo depende de la habilidad con respecto al pago de deudas, mediante los fondos necesarios en el tiempo que se vaya a vencer, ya sea de corto o largo plazo y la cobertura de gastos financieros indica hasta que monto se puede disminuir la utilidad, sin poner en riesgo el pago de gastos financieros. (Guzmán, 2006)

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Sobre el proceso de contratación, el decreto dicta normas sobre cómo se debe desarrollar, mediante un cronograma cumpliendo los plazos allí estipulados en las licitaciones 10 días hábiles, en procesos de selección abreviada y concurso de méritos 5 días hábiles, que de ser necesario, se pueden modificar antes de la adjudicación del contrato, mediante la expedición de adendas, para el registro presupuestal, su publicación en el Secop – Sistema Electrónico de Contratación Pública y el cumplimiento de requisitos para su ejecución y pago según el pliego, al igual que los tratados de libre comercio- TLC. Asimismo se reglamenta la forma como la entidad debe calcular la relación costo beneficio de cada oferta, la que tenga el resultado más bajo. De igual manera fija como audiencias obligatorias la de asignación de riesgos y de adjudicación, donde en la primera no se harán aclaraciones a los pliegos, sin embargo a solicitud de un interesado, se adelantaría la audiencia en la asignación de riesgos. (Brigard & Urrutia, 2013)

Merece especial atención la verificación de las garantías que deben presentar los oferentes y contratistas donde aseguran el cumplimiento de las obligaciones, las cuales deben estar de acuerdo a los pliegos de condiciones de la entidad estatal, en caso de un incumplimiento o cese de una garantía, también indica el decreto los pasos a seguir, tanto por el garante, como por la entidad. (Brigard & Urrutia, 2013)

Para la capacidad residual de contratación o K, el proponente debe aportar la lista de contratos en ejecución no solo con el Estado, también con entidades privadas, así también por consorcios o uniones temporales y los estados financieros de los dos años últimos, acogiéndose al método de Colombia Compra Eficiente. (Brigard & Urrutia, 2013)

Por ello el Gobierno Nacional creó el programa Colombia Compra Eficiente, como asunto estratégico de Estado, que sirva de base a los administradores de compras y el proceso de contratación pública, para mayor transparencia y un soporte para ejecutar el plan de desarrollo, mediante manuales y guías para la identificación y cobertura del Riesgo, la determinación de la Capacidad Residual para los contratos de obra pública según el valor, la elaboración y

16 actualización del Plan Anual de Adquisiciones y el uso del Clasificador de Bienes y Servicios. (Zuleta, 2013)

LAS CARACTERISTICAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS – INVIMA Y PROBLEMATICA

El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – Invima, establecimiento público del orden nacional, de carácter científico y tecnológico, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscrito al Ministerio de Salud, creada por una norma del sistema general de seguridad social en salud en el año 1993, entidad sanitaria que se encarga de la inspección, vigilancia y control de alimentos, medicamentos, dispositivos médicos, entre otros productos de vigilancia sanitaria, mediante la gestión del riesgo, para proteger y promover la salud de la población colombiana y como referente internacional de protección en salud. (Invima, 2013)

El Invima comprometida en proteger y promover la salud de la población, mediante la vigilancia sanitaria tiene una serie de políticas para su gestión, con prevención del riesgo y el mejoramiento continuo entre ellas, política de inversiones, política y objetivos del sistema integrado de gestión, políticas de falsificación, política ambiental, política de salud ocupacional, política de austeridad, política de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses del Invima y políticas de comunicaciones. (Invima, 2013)

Mediante la política de inversiones el Invima maneja los recursos financieros con lineamientos adecuados para el buen manejo en la Tesorería, para obtener mejor rentabilidad, el mínimo riesgo y pronta liquidez, recursos que provienen de ingresos por multas, tarifas y otros conceptos, con el análisis del riesgo y portafolio de inversiones bajo los principios básicos de transparencia, responsabilidad, solidez, liquidez, rentabilidad y seguridad. (Invima, 2013)

17 En el análisis del riesgo financiero en el Invima en el caso de venta de títulos valores de tesorería - TES, se tiene en cuenta la condición cambiante del mercado financiero, siendo importante la experiencia de los promotores y asesores de negocios financieros autorizados por dicha entidad, quienes con sus aportes y de acuerdos a las normas y procedimientos se toman decisiones, algunos riesgos como los riesgos administrativos y operativos, el riesgo crediticio, el riesgo contraparte, el riesgo de liquidez y el riego del mercado. (Invima, 2013)

En los riesgos administrativos y operativos inherentes a las inversiones financieras, se deben crear garantías para cubrirlos, en caso de pérdidas, robos, destrucción, falsedad de títulos de valores y otros sucesos sobre títulos valores; la negociación de compra o venta se realiza con varias opciones para poder analizar y evaluar el riesgo de rentabilidad, cada uno en archivo individual y el coordinador de Tesorería presentará a la Alta Gerencia los informes del portafolio de inversión de recursos financieros periódicamente. (Invima, 2013)

En el riesgo crediticio se toma en cuenta por cada emisor inversionista un cupo máximo y la metodología de riesgo para definir los autorizados por el Invima, como la inversión de títulos de tesorería clase B, de acuerdo a las normas; en el riesgo contraparte para la inversión se accede con autorización de agencias calificadoras de valores, en caso que la Dirección General del Tesoro Nacional Público no le interese, a las instituciones financieras internacionales, a los intermediarios financieros y las firmas comisionistas de bolsa vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia. (Invima, 2013)

En el riesgo de liquidez el representante legal autoriza la inversión de recursos financieros, con base al informe del tesorero de la rentabilidad, la liquidez del título y el flujo de caja; en el riesgo del mercado las tasas de interés deben estar acordes al mercado que no deben estar por debajo de esta referencia; solo cuando se requiera tener liquidez inmediata para el Invima se hará la venta de títulos del portafolio de inversiones y venta de activos financieros, conforme a las normas vigentes. (Presidencia de la República, 2008)

18 El Invima cumple con la política de austeridad de los recursos públicos para no caer en gastos exagerados, que no correspondan a la realidad; para salvaguardar el presupuesto de la entidad cumple con la política de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses por cada una de las dependencias para evitar errores en la toma de decisiones y al emitir actos administrativos. (Presidencia de la República, 2009)

El proceso de contratación en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos –Invima está de acuerdo a la Constitución Política en la Función Pública y al régimen legal de contratación, acorde a los principios de actividad contractual del Estado, para cumplir con los fines del Estado, estableciendo un procedimiento de adquisición de bienes y servicios determinada por la cuantía del presupuesto, anteriormente del año 2012 se realizaba directamente y a partir del año 2012 está de acuerdo al programa Colombia Compra Eficiente. (Invima, 2013) Tabla 1 CUANTÍAS PARA CONTRATACIÓN EN EL INVIMA MAYOR CUANTÍA

MENOR CUANTÍA

MÍNIMA CUANTÍA

Valor superior a 450

Valor hasta 450

Valor hasta 45

Salarios mínimos

Salarios mínimos

Salarios mínimos

legales mensuales

legales mensuales

legales mensuales

vigentes

vigentes

vigentes

Fuente: (Invima, 2013)

Los sujetos que intervienen en el proceso de contratación del Invima son el jefe de dependencia, firmada por Director General, Secretario General y Jefe de Oficina; los estudios previos los puede elaborar un funcionario o contratista y firmado por jefe de dependencia, anexando las solicitudes y cotizaciones del estudio de precios; una vez solicitada la contratación el Coordinador del Grupo Financiero y Presupuestal expide los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales, el jefe de Planeación revisa la solicitud del contrato, cuando los recursos son proyectos de inversión acordes con los objetivos del Invima; el

19 Coordinador de Gestión Administrativa verifica que los bienes o servicios del estudio previo, se encuentran en plan de compras y almacén general. (Invima, 2013)

El Grupo de Gestión Contractual se encarga del proceso de contratación de acuerdo a las normas legales de contratación, selecciona los contratistas de bienes y servicios, de acuerdo a las directrices de Secretaria General y Dirección General, elaborar proyectos y regular los trámites de las licitaciones, concursos de méritos, selecciones abreviadas, invitaciones públicas y contratación directa, trámites como elaborar cronogramas, los pliegos de condiciones, la divulgación, la publicidad en Secop, la fijación de avisos, la consulta de pliegos, la recepción de ofertas y las evaluaciones de ofertas, realizar las etapas precontractual, contractual y postcontractual, realizar los estudios jurídicos, financieros, evaluaciones técnicas y económicas y presentar informes de gestión. (Invima, 2013)

El Invima cumple los principios de contratación pública que dan garantías a los que intervienen en el proceso como son la igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, debido proceso, buena fe, responsabilidad, planeación, transparencia, selección objetiva y subsanabilidad. (Congreso de Colombia, 1993)

Para analizar la problemática en el Invima se ha tomado como causa principal el alto volumen de contratación que efectúa, para el cumplimiento de su misión, lo cual implica en la mayoría de los casos la adquisición de equipos de características especiales y que no se encuentran fácilmente en el mercado, amerita adelantar este estudio de los riesgos financieros, para evitar contrataciones fraudulentas, manejadas al antojo de oferentes, que como tienen el monopolio de algunos de los productos ofertados, adolecen del lleno de los requisitos de cumplimiento. Es decir, el interés radica en detectar y conocer anticipadamente estos riesgos, para ayudar a realizar la contratación en el INVIMA en forma transparente, eficiente y confiable.

20 Mediante fuentes primarias de la entidad suministradas por funcionarios encargados de la contratación y funcionarios que ejercen el control interno para la gestión del riesgo en el INVIMA, permite esta metodología, conocer algunas de las falencias presentadas en el pasado y que por su trazabilidad, se pueden llegar a superar en el presente, contribuyendo en gran manera al desarrollo de este estudio y también mediante la consulta de textos y documentos en la web.

La planeación y elaboración del Plan de Compras supone un trabajo conjunto de las áreas administrativas y misionales del INVIMA, con el fin de establecer con precisión que se va a contratar, en qué modalidad, qué riesgos asume la entidad en la contratación, cómo se pueden aminorar esos riesgos y demás aspectos que permitan que se satisfaga al mejor precio, en el menor tiempo posible y con la más alta calidad, las necesidades establecidas. La característica principal de este estudio se basa en la necesidad de establecer estrategias para minimizar los riesgos financieros, para hacer que la contratación pública sea cada día más transparente, efectiva y que cumpla con los objetivos trazados por el INVIMA y los parámetros que dicta la norma en materia de contratación pública. (Guevara, 2013)

En el presente ensayo se analiza el riesgo como concepto, los riesgos financieros a nivel de la contratación pública, el proceso de contratación de bienes y servicios en Colombia y del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos-INVIMA, sus características como entidad estatal, la problemática e identificación de posibles riesgos financieros y plantear estrategias que permitan minimizarlos.

Se podrían presentar una serie de riesgos en la entidad como son los riesgos estratégicos que consiste en la forma de administrar la entidad, se maneja en asuntos globales misionales, para el cumplimiento de objetivos por parte de la alta gerencia, los riesgos de imagen que son la percepción y confianza por los ciudadanos, los riesgos operativos que provienen del funcionamiento de la institución, de los procesos y la articulación entre dependencias, los riesgos financieros que tienen que ver con los recursos de la entidad en cuanto a la ejecución presupuestal los estados financieros, los pagos el manejo de excedentes de tesorería y los bienes,

21 los riesgos de cumplimiento al no poder cumplir con los requisitos legales y contractuales de responsabilidad con la sociedad, los riesgos de tecnología que tiene que ver con la capacidad tecnológica de la entidad para poder cumplir con la misión y los riesgos de corrupción que consiste en la posibilidad de usar mal el poder, los recursos o la información que lesionan los intereses de alguna entidad y al Estado por obtener un beneficio en particular. (Ortega, 28 sep 2013)

En las oficinas de Planeación y del Grupo Financiero y Presupuestal del Invima, se incluyen unos riesgos que pueden repercutir en los procedimientos de contratación como son: la inclusión de gastos no autorizados, las inversiones de dineros públicos en entidades de dudosa solidez financiera, a cambio de beneficios indebidos para servidores públicos encargados de su administración, la inexistencia de registros auxiliares que permitan identificar y controlar los rubros de inversión, los archivos contables con vacíos de información y el afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto en beneficio propio o a cambio de una retribución económica. (Garcia, 2013)

En la oficina de Gestión Contractual del Invima se identifican los siguientes riesgos: estudios previos o de factibilidad superficiales, estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación. (Estableciendo necesidades inexistentes o aspectos que benefician a una firma en particular), pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular, disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones que permiten a los participantes direccionar los procesos hacia un grupo en particular, como la media geométrica, restricción de la participación a través de visitas obligatorias innecesarias, establecidas en el pliego de condiciones, adendas que cambian condiciones generales del proceso para favorecer a grupos determinados, urgencia manifiesta inexistente, designar supervisores que no cuentan con conocimientos suficientes para desempeñar la función, concentrar las labores de supervisión de múltiples contratos en poco personal, contratar con compañías de papel, las cuales son especialmente creadas para participar procesos específicos, que no cuentan con experiencia, pero si con músculo financiero. (Garcia, 2013)

22

En la Alta Dirección del Invima como direccionamiento estratégico se identifican los siguientes riesgos: concentración de autoridad o exceso de poder, extralimitación de funciones, ausencia de canales de comunicación, amiguismo y clientelismo. (Garcia, 2013)

Los riesgos de información y documentación se identifican la concentración de información de determinadas actividades o procesos en una persona, los sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración, el ocultar a la ciudadanía la información considerada pública, las deficiencias en el manejo documental y de archivo. (Garcia, 2013)

En investigación y sanción se identifican los fallos amañados, la dilatación de los procesos con el propósito de obtener el vencimiento de términos o la prescripción del mismo, el desconocimiento de la ley, mediante interpretaciones subjetivas de las normas vigentes para evitar o postergar su aplicación, el exceder las facultades legales en los fallos y soborno (Cohecho). (Garcia, 2013)

En las actividades regulatorias se identifican las decisiones ajustadas a intereses particulares, el tráfico de influencias como amiguismo o persona influyente y el soborno (Cohecho). (Garcia, 2013)

En los trámites y/o servicios internos y externos se identifican el cobro por realización del trámite llamado concusión, el tráfico de influencias como amiguismo y persona influyente y la falta de información sobre el estado del proceso del trámite al interior de la entidad. (Garcia, 2013)

En el reconocimiento de un derecho, como la expedición de licencias y/o permisos se identifican el cobrar por el trámite llamado concusión, el imposibilitar el otorgamiento de una licencia o permiso, el ofrecer beneficios económicos para acelerar la expedición de una licencia

23 o para su obtención sin el cumplimiento de todos los requisitos legales, el tráfico de influencias, como amiguismo y persona influyente. (Garcia, 2013)

La forma de administrar el riesgo consiste en interactuar el conjunto de elementos, para que intervenga en los factores internos y externos, que podrían afectar el logro de objetivos de forma beneficiosa o por el contrario perjudicial, que con una cultura de autocontrol y auto evaluación fortaleciendo el sistema de control interno. (Ortega, 28 sep 2013)

El proceso para administrar el riesgo tiene una serie de etapas en forma ordenada para determinar las causas y las posibles soluciones empezando por el Contexto Estratégico Organizacional donde se realiza la Identificación del Riesgo es decir ¿Qué puede suceder? ¿Cómo puede suceder?, se hace el Análisis del Riesgo, determinando la probabilidad y las consecuencias es decir determinar el nivel de riesgo, se hace la Valoración del Riesgo, identificando los controles para el riesgo, verificando la efectividad de los controles y establecer el tratamiento para crear las Políticas de Administración del Riesgo, mediante el monitoreo y revisión. (Ortega, 28 sep 2013)

En el contexto estratégico se pueden ver situaciones internas y del entorno o externas, para la exposición del riesgo del grado de vulnerabilidad de la entidad; en las situaciones internas se encuentran las que se refieren a la estructura, la cultura organizacional, el modelo de operación, el cumplimiento de los planes y programas, los sistemas de información, los procesos y los procedimientos y los recursos humanos y económicos, en las situaciones externas de las de carácter social, cultural, económico, tecnológico, político y legal, y ya sea internacional, nacional o regional. (Ortega, 28 sep 2013)

24

CONTEXTO ESTRATÉGICO Diagrama 1 CONTEXTO ESTRATEGICO

Fuente: (Ortega, 28 sep 2013)

Ejemplo de cómo se identifican las causas en los factores externos e internos sobre el contexto estratégico a nivel directivo, para la exposición al riesgo:

Tabla 2 EJEMPLO APLICADO A LA METODOLOGÍA CONTEXTO ESTRATÉGICO

25 PROCESO: ATENCIÓN AL USUARIO OBJETIVO: Dar trámite oportuno a las solicitudes provenientes de las diferentes partes interesadas, permitiendo atender las necesidades y expectativas de los usuarios, todo dentro de una cultura de servicio y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes FACTORES EXTERNOS

CAUSAS

FACTORES INTERNOS

CAUSAS

Nueva tecnología disponible.

No se realizan las actualizaciones de hardware y software. Cambios normativos.

Tecnología.

Cantidad de equipos insuficientes y algunos obsoletos. - Desconocimiento de la normatividad aplicada. - Resistencia al cambio. - Desmotivación. - Proceso manual, que puede generar registros erróneos o falta de registros. - Información desactualizada Fallas en el seguimiento a los procedimientos del proceso.

Normatividad.

Relación con otras entidades.

Demoras en la respuesta de comunicaciones enviadas a otras entidades relacionadas. Necesidades de la Incremento en el comunidad. número de solicitudes por alta demanda de usuarios, desbordando la capacidad instalada. Fuente: adaptado (Ortega, 28 sep 2013)

Talento humano.

Sistemas de información.

Procedimientos.

En la identificación del riesgo se tomar de causas determinadas por factores internos y externos que defina la entidad y que puede afectar el logro de objetivos.

Ejemplo de cómo se identifican los riesgos con sus causas y consecuencias:

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Tabla 3 EJEMPLO APLICADO A LA METODOLOGÍA IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO PROCESO: ATENCIÓN AL USUARIO OBJETIVO: Dar trámite oportuno a las solicitudes provenientes de las diferentes partes interesadas, permitiendo atender las necesidades y expectativas de los usuarios, todo dentro de una cultura de servicio y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes CAUSAS

RIESGO

DESCRIPCION

Cantidad de equipos Incumplimiento en la No se generan las insuficientes y generación de respuestas dentro de algunos obsoletos. respuestas a los los términos legales. usuarios. No se realizan las actualizaciones de hardware y software. - Proceso manual, que puede generar registros erróneos o falta de registros. - Información desactualizada. - Desconocimiento de Generación de Respuestas sin la la normatividad respuestas competencia técnica o aplicada. inadecuadas o no acorde a lo - Resistencia al erróneas a los requerido. cambio. usuarios. - Desmotivación. Fallas en el seguimiento a los Procedimientos del proceso. Fuente: adaptado (Ortega, 28 sep 2013)

CONSECUENCIAS POTENCIALES - Sanciones. - Demandas.

Pérdida de imagen y alto nivel de quejas por parte de los usuarios.

En el análisis del riesgo se busca encontrar la ocurrencia del riesgo y sus consecuencias para clasificarlo y así obtener el nivel del riesgo y las acciones a efectuar y esto depende de la información que se haya obtenido en la identificación del riesgo. El riesgo se mide con las siguientes especificaciones, con criterio de Probabilidad:

27 Tabla 4 TABLA DE PROBABILIDAD PROBABILIDAD NIVEL

DESCRIPTOR

DESCRIPCIÓN

FRECUENCIA

1.

Raro.

El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales.

No se ha presentado en los últimos 5 años.

2.

Improbable.

3.

Posible.

El evento puede ocurrir en algún momento. El evento podría ocurrir en algún momento.

Al menos 1 vez en los últimos 5 años. Al menos 1 vez en los últimos 2 años.

4.

Probable.

5.

Casi seguro.

El evento probablemente ocurrirá en la mayoría de las circunstancias. Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias.

Al menos 1 vez en el último año. Más de 1 vez al año.

Fuente: adaptado (Ortega, 28 sep 2013)

El riesgo se mide con las siguientes especificaciones, con criterio de Impacto: Tabla 5 TABLA DE IMPACTO IMPACTO NIVEL 1.

DESCRIPTOR Insignificante.

DESCRIPCIÓN Si el hecho llegara a presentarse, tendría consecuencias o efectos mínimos sobre la entidad.

2.

Menor.

Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o efecto sobre la entidad.

3.

Moderado.

Si el hecho llegara a presentarse, tendría medianas consecuencias o efectos sobre la entidad.

28 4.

Mayor.

Si el hecho llegara a presentarse, tendría altas consecuencias o efectos sobre la entidad.

5.

Catastrófico.

Si el hecho llegara a presentarse, tendría desastrosas consecuencias o efectos sobre la entidad.

Fuente: adaptado (Ortega, 28 sep 2013)

La determinación del riesgo se puede medir por su impacto en diferentes aspectos como el impacto de confidencialidad de la información a nivel personal, de grupo de trabajo, lo relacionado al trabajo, institucional y estratégica; el impacto de credibilidad dirigido al grupo de funcionarios, a todos los funcionarios, usuarios ciudad, usuarios región y usuarios país; el impacto legal se relaciona a las multas, las demandas, la investigación disciplinaria, la investigación fiscal y la intervención sanción; el impacto operativo con ajustes de a una actividad concreta, los cambios en procedimientos, los cambios en la interacción de los procesos, la intermitencia en el Servicio y el paro total del proceso; (Ortega, 28 sep 2013) Tabla 6 MATRIZ DE CALIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y RESPUESTA A LOS RIESGOS

Fuente: (Ortega, 28 sep 2013) La valoración del riesgo es el resultado de confrontar la evaluación del riesgo con los controles identificados; para establecer prioridades de manejo y fijar políticas, el resultado es

29 llamado tratamiento del riesgo porque se incluyen varias opciones para modificar los riesgos y la acción pertinente; para llegar a evitar el riesgo con una serie de medidas a prevenir su materialización por ejemplo el control de calidad, el manejo de insumos, el mantenimiento preventivo de los equipos, desarrollo tecnológico, entre otros, para reducir el riesgo con medidas de prevención y protección por ejemplo la implementación de controles; para compartir o transferir el riesgo por medio del traspaso de pérdidas a otras organizaciones, como los contratos de seguros que se distribuyen el riesgo con otra entidad, ejemplo duplicar la información para no dejarla en un solo lugar; y para asumir el riesgo ya estando reducido o transferido queda un riesgo residual en el que se elabora planes para su manejo. (Price Water House Coopers, 2005, pág. 40)

El mapa de riesgos es hacer una representación de probabilidades e impacto de riesgos en un proceso, programa o proyecto, se asemeja a un cuadro resumen con cada uno de los pasos ejemplo: Tabla 7 EJEMPLO MAPA DE RIESGOS

Fuente: adaptado (Price Water House Coopers, 2005, pág. 53) Las estrategias serían realizar una buena evaluación jurídica, económica, técnica y especialmente financiera de los indicadores, confirmando cada fórmula y de acuerdo a lo

30 determinado en el Registro Único de Proponentes - RUP, confirmando las fechas allí expuestas y cumpliendo de acuerdo a las normas legales de contratación, sin dejar que algún proponente interfiera en el proceso, que haga cambiar el pliego de condiciones ya definido, para evitar la corrupción en el Estado y mantener la igualdad y transparencia en cada trámite.

En el proceso de contratación pública de bienes y servicios se deben tener en cuenta los riesgos que puedan surgir y que impidan el buen desarrollo y la no adquisición del bien o servicio, generando costos y gastos innecesarios, llevando a un desgaste administrativo, financiero y de personal humano que interviene a lo largo de toda la trayectoria, para llevar a cabo el objetivo, por medio de procedimientos y de requisitos, con la participación activa de todo lo concerniente en términos de ley y que afecta la economía del país por el enfoque en la ejecución del presupuesto y de toda la cadena presupuestal, previniendo mediante la gestión del riesgo las posibles dificultades, interviniendo en las causas que conllevan a la posibilidad de obstaculizar el buen manejo del proceso y de dificultar de alguna forma, ya sea jurídica, técnica, económica o financiera la evaluación de los proponentes, impidiendo el bien o servicio, objeto de estudio para su adquisición.

CONCLUSIONES

Mediante la experiencia obtenida en los procesos de contratación y apoyados en la normatividad vigente, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – Invima, ha identificado los posibles riesgos financieros que se pueden presentar, como son: la presentación de estados financieros con información no razonable, la inconsistencia por falencia en la elaboración y solicitud presupuestal por hechos cumplidos, el incurrir en pagos erróneos, doble pago o inoportuno de la obligación, la no identificación de consignaciones y que estén adulteradas, la inclusión de gastos no autorizados, las inversiones de dineros públicos en entidades de dudosa solidez financiera, la inexistencia de registros auxiliares que permitan identificar y controlar los rubros de inversión, los archivos contables con vacíos de información, el afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto en beneficio propio o a cambio de

31 una retribución económica, estudios previos o de factibilidad superficiales, estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación, pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular, adendas que cambian condiciones generales del proceso para favorecer a grupos determinados, urgencia manifiesta inexistente, designar supervisores que no cuentan con conocimientos suficientes para desempeñar la función, concentrar las labores de supervisión de múltiples contratos en poco personal, contratar con compañías de papel, las cuales son especialmente creadas para participar en procesos específicos, que no cuentan con experiencia, pero si con músculo financiero, concentración de autoridad o exceso de poder, extralimitación de funciones, ausencia de canales de comunicación, amiguismo y clientelismo, concentración de información de determinadas actividades o procesos en una persona, sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración, y pólizas de cumplimiento de garantías sin el lleno de sus requisitos entre otros. (Presidencia de la República, 2013)

En el Invima así como en la totalidad de entidades del Estado, existe un universo de riesgos, los cuales hacen difícil su identificación, por esta razón es indispensable que se interiorice como cultura el autocontrol, en pro de evitar que estos riesgos se materialicen y puedan afectar el normal funcionamiento de los objetivos institucionales, que a largo plazo afectaría directamente en la protección de la salud de la población en Colombia.

Por lo cual, se plantean estrategias dirigidas a minimizar los riesgos financieros en los procesos de contratación, como la cobertura de riesgos, pues es inevitable incurrir en una cierta cantidad de estos, razón por la cual esta estrategia se basa en proteger y mejorar el desempeño financiero y operativo, mediante la toma de medidas para el mejoramiento y fortalecimiento de cada uno de los riesgos identificados que representan una amenaza.

Asimismo, mediante un adecuado ejercicio de planeación y establecimiento de los riesgos previsibles, compartido y valorado, éste estudio con los particulares en virtud del deber y colaboración que tienen para con la administración pública en cumplimiento de los fines del

32 estado, para que una vez hecha la estimación de estas contingencias, sean asignadas contractualmente.

Interiorizar las políticas ya definidas por el Invima como un mecanismo de prevención de riesgos, para su gestión y el mejoramiento continuo entre ellas, política de inversiones, política y objetivos del sistema integrado de gestión, políticas de falsificación, política ambiental, política de salud ocupacional, política de austeridad, política de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses del Invima y políticas de comunicaciones. (Invima, 2013)

Ejercer el control fiscal financiero de acuerdo a las normas de auditoría de aceptación general para los estados financieros con información razonable y los cambios en la situación financiera, conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. (Congreso de Colombia, 1993)

Concientizar por medio de la oficina de control interno disciplinario sobre los delitos que acarrea el funcionario por acción u omisión de sus funciones como son: peculado por apropiación, peculado por uso, peculado por error ajeno, peculado culposo, peculado por extensión, concusión, cohecho, violación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades, entre otros.

Mediante la puesta en marcha de estas estrategias, se busca reducir la exposición del proceso de contratación a eventos que impidan la adjudicación y firma de contratos resultados del proceso, eventos que alteren la ejecución del contrato, el equilibrio económico y la eficacia del proceso, es decir que el Invima pueda satisfacer la necesidad que motivó el proceso de contratación, su reputación y legitimidad.

Esto conlleva a preguntarse ¿qué se debería hacer para impedir que surjan algunos riesgos que no encuentre causa aparente?; ¿qué ocurriría si llegado el caso se cumpliera todo un proceso

33 de contrato y se pagara, pero no se detectara a tiempo alguna falla que lleva a la devolución de dicho pago? y en las evaluaciones financieras si no se verifican bien los indicadores que están avalados en el Registro único de Proponentes, pero tienen inconsistencias, ¿como se lograría impedir que surja algún inconveniente con algún proponente en proceso ya ejecutado?

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