La función de Auditoría Interna en Solvencia II Congreso Nacional de Actuarios XXVII Cancún, Quintana Roo (México) 24 de octubre de 2015

José María Montero Director de Auditoría Interna de MAPFRE México

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Aspectos generales de Solvencia II Sistema de Gobierno Corporativo Auditoría Interna Comité de Auditoría Conclusiones

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Aspectos generales de Solvencia II

“Solvencia II no se trata sólo de capital, es un cambio de comportamiento”

Thomas Steffen, CEIOPS (actual EIOPA) Chairman

Julio 2007

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Aspectos generales de Solvencia II • El nuevo entorno regulatorio del mercado asegurador en México tiene como elemento central el riesgo: adecuada identificación, cuantificación y seguimiento continuo de los riesgos a los que está expuesta la Organización. • Nuevo enfoque de supervisión en base al riesgo. • El elemento principal es reforzar la protección del asegurado y otorgar una mayor transparencia al mercado asegurador. • Este nuevo planteamiento requiere cambios significativos en la gestión de las entidades aseguradoras y por consiguiente esfuerzos de adaptación importantes por parte de todas las áreas de la compañía. • Para la medición cuantitativa y cualitativa de los riesgos es necesario llevar a cabo un volumen importante de actividades que afectan a todos los niveles de la Institución. • Una normativa muy exigente con plazos de implementación muy ajustados.

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Aspectos generales de Solvencia II Principales ventajas: • Gestión del riesgo en toda la Organización, con una metodología consistente. • Protagonismo de la gestión del riesgo en la toma de decisiones. • Requerimiento de capital acorde a los riesgos asumidos. • Supervisión enfocada al riesgo. • Correlación entre las mejoras en la gestión y las necesidades de capital: optimización de recursos de la compañía.

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Aspectos generales de Solvencia II Principales retos: • Necesidades formativas. • Cambio de la estructura organizativa. • Redefinición de procesos. • Adaptación de los sistemas para el tratamiento y reporte de la información: importancia de la calidad del dato como un elemento que afecta a toda la Organización*, y que impacta en los costes y oportunidades.

*Las

áreas de negocio de la compañía tienen que definir sus cualidades: si son completos, consistentes, relevantes y oportunos. La solución pasa por un sincero esfuerzo conjunto entre las funciones de negocio y TI incorporando personas, procesos e inversión en tecnología. 6

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Aspectos generales de Solvencia II • La función de Auditoría Interna debe desarrollarse junto a otras funciones claves de la Organización, con la finalidad de evitar duplicidades y solapamientos de la actividad, y con el objetivo de “hablar” un lenguaje común ante el Consejo de Administración y el Regulador. • Para ello se desarrolla el Modelo de las Tres Líneas de Defensa.

Define los distintos roles dentro del Gobierno Corporativo que deben realizar las funciones de control y supervisión de una Organización, así como la interacción entre ellas de manera que contribuyan a garantizar la gestión y supervisión de riesgos de forma eficiente y eficaz.

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Aspectos generales de Solvencia II Modelo de las Tres Líneas de Defensa: • Como 1ª Línea de Defensa los equipos directivos de las Áreas Operativas o de Negocio, propietarios de los procesos de negocio, son los responsables de establecer los controles necesarios para garantizar que los riesgos no sobrepasen los límites establecidos (apetito de riesgo), controlarlos y mitigar si fuera necesario. • Como 2ª Línea de Defensa la función de Riesgos (y otras funciones de aseguramiento) facilita y controla la implantación efectiva de los controles establecidos por la 1ª Línea de Defensa. Asiste y ayuda a los propietarios de los riesgos en el proceso adecuado de reporting. • Como 3ª Línea de Defensa Auditoría Interna, mediante un programa basado en riesgos, provee aseguramiento al Consejo de Administración, Comité de Auditoría y Alta Dirección en relación con la efectividad de los sistemas de gestión de riesgos y Control Interno incluyendo la manera en que la 1ª y 2ª Línea de Defensa opera. Para que este modelo funcione correctamente es imprescindible una adecuada coordinación y comunicación entre la 2ª y 3ª línea de defensa. 8

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Aspectos generales de Solvencia II Adaptación de las funciones claves de Solvencia II en Europa al Modelo de TLD

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Fuente de información: Instituto de Auditores Internos de España (IAI)

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Sistema de Gobierno Corporativo

“Con un buen Sistema de Gobierno, los supervisores entenderán mejor las compañías de seguros, sus riesgos y sus procesos de control interno y las empresas podrán confiar en su propia capacidad para medir, controlar y dirigir los riesgos.”

Thomas Steffen, CEIOPS (actual EIOPA) Chairman Julio 2007

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Sistema de Gobierno Corporativo Principales características de la CUSF*: • El máximo responsable es el Consejo de Administración. • Es necesario disponer de un sistema eficaz de gobierno corporativo que garantice una gestión sana y prudente de su actividad. • Rige el principio de proporcionalidad, según la naturaleza, tamaño y complejidad de la Organización.

• Estructura organizativa transparente y adecuada. • Distribución y separación de funciones documentada, clara y bien delimitada. • Sistema eficaz de transmisión de información, entre todos los niveles y áreas de la compañía.

*Circular Única de Seguros y Fianzas 12

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Sistema de Gobierno Corporativo Principales características de la CUSF: • Honorabilidad y cualificación de los miembros que componen el Consejo de Administración, la Dirección General y de los Directores que ejercen distintas responsabilidades en la compañía: - Cualificación profesional, competencia y experiencia. - Honorabilidad, buena reputación e integridad.

- Todas las personas que dirigen la entidad deben hacerlo de manera efectiva y prudente. • Implementación de procedimientos para la adecuada toma de decisiones. • Sistemas que generen información suficiente, confiable, consistente, oportuna y relevante en relación a la operación y los riesgos. • Mecanismos para garantizar la seguridad y confiabilidad de la información.

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Sistema de Gobierno Corporativo Principales características de la CUSF: • Implementación de un código de conducta de obligado cumplimiento para todos los empleados de la Organización. • Las políticas y lineamientos del Sistema de Gobierno Corporativo deben comprender al menos las siguientes materias: - Administración integral de riesgos.

- Control Interno. - Función actuarial. - Contratación de servicios con terceros. - Auditoría Interna.

• El Consejo de Administración deberá presentar anualmente a la CNSF una evaluación del Sistema de Gobierno Corporativo.

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Auditoría Interna Aspectos generales de Auditoría Interna (CUSF): • Como parte del Sistema Gobierno Corporativo, la función de Auditoría Interna es la encargada de revisar periódicamente: - Correcto funcionamiento de las políticas y normas aprobadas por el Consejo de Administración. - Cumplimiento por parte de la compañía de las disposiciones administrativas y reglamentarias que le son aplicables.

legales,

- Adecuado funcionamiento del sistema de Contraloría Interna. • Debe ser objetiva e independiente de las funciones operativas.

• Es una actividad específica y exclusiva de cualquier otra función de la compañía.

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Auditoría Interna Funciones de Auditoría Interna (CUSF): • Evaluar el funcionamiento operativo de las distintas áreas de la Organización. • Revisar el sistema de valoración del Control Interno. • Verificar que los sistemas informáticos cuenten con mecanismos para preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información. • Verificar que la compañía cuente con planes de contingencia y medidas para evitar pérdidas de información, así como en su caso de recuperación. • Asegurar el nivel de suficiencia, confiabilidad, consistencia, oportunidad y relevancia de la información financiera, técnica y en general estadística, que permita una adecuada toma de decisiones. Así mismo, garantizar que la información sea proporcionada de forma correcta y oportuna a las autoridades competentes.

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Auditoría Interna Funciones de Auditoría Interna (CUSF): • Valorar la eficacia de los procedimientos de Control Interno para prevenir recursos de procedencia ilícita, así como comunicar los resultados obtenidos al Regulador. • Verificar la existencia y funcionamiento operativo de los canales de comunicación de irregularidades, debilidades de control, así como atención de quejas y denuncias. • Facilitar a las autoridades competentes, Comité de Auditoría, Auditoría Externa y Actuarios Independientes la información que requieran para el adecuado cumplimiento de sus funciones. • Verificar la estructura organizativa aprobada por el Consejo de Administración, revisando la adecuada segregación de funciones e independencia de las áreas. • Revisar los procedimientos del Área de Administración de Riesgos en cuanto al cumplimiento de los objetivos y límites, así como las políticas aprobadas para tal efecto por el Consejo de Administración.

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Auditoría Interna Funciones de Auditoría Interna (CUSF): • Evaluar el cumplimiento de los terceros que la Organización contrate para la prestación de servicios necesarios para su operación, así como las políticas aprobadas para tal efecto por el Consejo de Administración. • Reportar al Comité de Auditoría los resultados de las auditorías, junto con las pruebas que evidencian las observaciones. • Hacer un seguimiento de las deficiencias detectadas e informar oportunamente al Comité de Auditoría. • Presentar en el último trimestre de cada ejercicio al Comité de Auditoría para su aprobación, el Plan de Auditoría Interna del año siguiente. Este programa de trabajo deberá asegurar que todas las actividades de la Organización son auditadas en un periodo de tiempo razonable y considerando el enfoque al riesgo. • Proporcionar periódicamente al Comité de Auditoría informes de gestión respecto de la función de Auditoría Interna. 19

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Auditoría Interna

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Fuente de información: Instituto de Auditores Internos de España (IAI)

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Auditoría Interna Obligaciones del Consejo de Administración respecto de Auditoría Interna (CUSF): • Facultar a Auditoría Interna para que ésta disponga de toda la información necesaria para el adecuado ejercicio de su función. • Instruir a las áreas de la Organización para que informen a Auditoría Interna cuando detecten deficiencias de control interno, pérdida de documentación o bienes de la compañía o ante presunción de irregularidades. • Garantizar que se destinen los recursos necesarios para que Auditoría Interna cumpla con su programa de trabajo.

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Auditoría Interna Otros aspectos y obligaciones de Auditoría Interna (CUSF): • Auditoría Interna debe disponer de procedimientos que al menos contenga: - Periodicidad con la que se realizarán las auditorías para cada tipología. - Metodologías para llevar a cabo las auditorías y el seguimiento de incidencias. - Políticas de rotación del personal asignado a la función de Auditoría Interna. - Características que deben cumplir los informes de auditoría. - Documentación de los avances y desviaciones en la ejecución de las auditorías. - Plazo máximo estimado para la realización de las auditorías. - Definición de la documentación soporte que debe recabarse en las auditorías y que permita revisar la efectividad de los trabajos realizados, así como reproducir los resultados obtenidos por Auditoría Interna.

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Auditoría Interna Otros aspectos y obligaciones de Auditoría Interna (CUSF): • Los resultados obtenidos del trabajo de Auditoría Interna deben estar documentados con sus correspondientes papeles de trabajo. • El responsable de la función de Auditoría Interna deberá informar por escrito al menos semestralmente al Comité de Auditoría, sin perjuicio de hacer de su conocimiento de forma inmediata ante la detección de cualquier deficiencia relevante que comprometa el Sistema de Gobierno Corporativo. • El reporte de Auditoría Interna debe ser notificado al Consejo de Administración y a la Dirección General de la compañía a través del Comité de Auditoría. • Las evidencias que soporten los resultados obtenidos por Auditoría Interna, así como los reportes y sus recomendaciones, deberán estar adecuadamente documentados y a disposición del Regulador.

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Comité de Auditoría Aspectos generales del Comité de Auditoría (CUSF): • Es un órgano delegado del Consejo de Administración, responsable de vigilar el apego de la compañía a la normativa interna que éste haya aprobado. • El Comité de Auditoría deberá dar seguimiento al menos de los siguientes aspectos: - Políticas y normas generales en materia de Gobierno Corporativo. - Actividades de Auditoría Interna, Auditoría Externa y Contraloría Interna. - Actividades relacionadas con la administración integral de riesgos, la función actuarial y la contratación de servicios con terceros. - Políticas y normas aprobadas por el Consejo de Administración. - Normas específicas para evitar conflicto de intereses en la Organización.

- Política de inversiones, políticas generales en materia de prestación de servicios y de atención a usuarios. - Demás obligaciones legales, reglamentarias y administrativas de la compañía. 25

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Comité de Auditoría Propuestas de aprobación al Consejo de Administración (CUSF): • El sistema de Contraloría Interna. • La designación del Auditor Interno. • La designación del Auditor Externo y del Actuario Independiente. • La designación del Actuario que realizará las Pruebas de Solvencia Dinámica. • La designación del experto independiente que opine sobre el modelo interno para el cálculo del requerimiento de capital de solvencia. • Los planes de regularización. • El código de conducta. • Los cambios en las políticas contables. • Las normas que rigen el funcionamiento del Comité de Auditoría.

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Comité de Auditoría Funciones del Comité de Auditoría (CUSF): • Aprobar el Plan Anual de Auditoría Interna (PAI). • Revisar al menos anualmente que el PAI se lleva a cabo de conformidad con los estándares de calidad y que las actividades de Auditoría Interna se realicen de acuerdo a la normativa aplicable. • Vigilar la independencia de la función de Auditoría Interna.

• Revisar la aplicación del sistema de Contraloría Interna, evaluando su eficacia y efectividad.

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Comité de Auditoría Funciones del Comité de Auditoría (CUSF): • Informar al menos anualmente al Consejo de Administración sobre la situación del Sistema de Gobierno Corporativo de la Organización: - Deficiencias o desviaciones del sistema de administración integral de riesgos o del sistema de Contraloría Interna. - Seguimiento de las medidas correctivas observadas por el Regulador, Auditoría Interna y Auditoría Externa. - Evaluación del desempeño de Controlaría Interna, Auditoría Interna, Auditoría Externa y del Actuario Independiente. - Resultados de la revisión del Auditor Externo y Actuario Independiente. - Deficiencias o desviaciones de la función actuarial o en materia de contratación de servicios con terceros.

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Comité de Auditoría Funciones del Comité de Auditoría (CUSF): • Informar al Consejo de Administración de irregularidades importantes. • Coadyuvar con el Consejo de Administración y la Dirección General en el cumplimiento de los objetivos de la compañía. • Establecer con el apoyo de la función de Auditoría Interna y Contraloría Interna, mecanismos de vigilancia que por motivos de la operación puedan der proclives a la corrupción. • Evaluar la situación financiera y los resultados de la compañía, pudiendo formular recomendaciones al Consejo de Administración. • Revisar y dar seguimiento a los planes de regularización, así como aprobar los programas de autocorrección.

• Revisar al menos anualmente el código de conducta. • Informar al Consejo de Administración del desempeño de sus actividades. 29

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Conclusiones • La adaptación a Solvencia II del mercado asegurador mexicano es muy exigente y dispar dependiendo del tamaño y recursos de cada compañía.

• Requiere de un esfuerzo extraordinario por parte de las compañías para administrar el cambio. • Para evaluar el tiempo y esfuerzo de implantación de Solvencia II es necesario conocer: - El grado de madurez de los procesos de la Organización para estimar el esfuerzo que llevará la modificación de los mismos. - El nivel de automatización de los procesos y la flexibilidad de los sistemas informáticos, para evaluar las modificaciones que se necesitan: cambios en los parámetros de las herramientas, la implantación de nuevos sistemas, etc.

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Conclusiones • Presumiblemente la implantación de Solvencia II provoque un traspaso de los costes a los asegurados.

• Incertidumbre respecto a la posición de solvencia de las compañías, al no estar disponibles las versiones definitivas del modelo estatutario por parte del Regulador. • Se requiere mucho talento profesional y experiencia adecuada, de los empleados que intervienen en las funciones clave de la compañía. • Junto a otras funciones, Auditoría Interna adquiere un mayor protagonismo y responsabilidad con la implementación de Solvencia II. • La función de Auditoría Interna abarca la comprobación de la adecuación y eficacia del sistema de Control Interno, así como de otros elementos del Sistema de Gobierno.

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Conclusiones • Es de vital importancia que Auditoría Interna esté perfectamente alineada con las estrategias y actividades definidas por la Organización para alcanzar los objetivos previstos. • Los elementos principales que describen la función de Auditoría Interna bajo Solvencia II son: objetividad e independencia, revisión de todos los elementos del Sistema de Gobierno Corporativo, programa anual de Auditoría Interna y Política Escrita.

• Obligaciones más exigentes de reporte al Comité de Auditoría. • El Comité de Auditoría, como órgano delegado del Consejo de Administración, asume un mayor nivel de competencias como garante del Sistema de Gobierno Corporativo.

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