FFT-4

Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

Manual de Organización

OBJETIVO: Unidad organizativa de carácter, asesor y operativo que tiene como finalidad

coordinar,

supervisar y evaluar el presupuesto así como el análisis de los ingresos y gastos de la institución elaborando estrategias concretas a corto, mediano y largo plazo, que lleven al logro de objetivos esenciales a los fines de asegurar el desarrollo institucional de acuerdo con el marco legal vigente y las políticas del Gobierno del Estado y una existencia digna y provechosa para la colectividad. CONSTITUCIÓN: (Según Funcionamiento Actual) La Oficina de Planificación y Presupuesto está conformada por: Un (01) de Jefe de Oficina, un (01) Planificador II. FUNCIONES: 1. Realizar la planificación presupuestaria conforme a los objetivos de la Fundación 2. Asesorar a la Fundación en materia presupuestaria y de planificación. 3. Elaborar mensualmente los informes de seguimiento a la planificación operativa y ejecución presupuestaria a la Presidencia. 4. Compilar trimestralmente la información de seguimiento a la planificación operativa y ejecución presupuestaria, para ser presentada ante la Dirección de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado Táchira 5. Asesorar a la Presidencia y a la Oficina de Administración y Finanzas en cuanto a los traslados entre partidas y programas. 6. Realizar, supervisar y controlar el Plan Operativo Anual Estadal de la Fundación de Familia Tachirense. 7. Elaborar el proyecto de presupuesto anual de la Fundación de la Familia Tachirense. 8. Cumplir con la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del Estado Táchira. 9. Procesar la información proveniente de las distintas Oficinas de la Fundación de la Familia Tachirense para la formulación de presupuesto.

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Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

Manual de Organización

10. Analizar y tramitar solicitudes de modificaciones presupuestarias y someterlas a consideración del Consejo Directivo para su aprobación. 11. Formular conjuntamente con los Jefes de División, los Indicadores de Gestión de la Fundación de la Familia Tachirense. 12. Revisar periódicamente la efectividad de los Indicadores de Gestión y hacer seguimiento a la información por ella generada. 13. Realizar análisis estratégicos para determinar deficiencias y necesidades de la Fundación de la Familia Tachirense. 14. Comparar el monto asignado y el comportamiento del gasto con las designaciones y gastos de años anteriores a fin de determinar el incremento o no del mismo. 15. Asistir a reuniones periódicas o cuando sea necesario para la preparación y estudio con el fin de concretar detalles de los recursos asignados a cada actividad a nivel de partida y sub partida presupuestaria. 16. Analizar, ejecutar y presentar informe de gestión a la Presidencia de Fundación de la Familia Tachirense. 17. Realizar otra actividad que en opinión de la Presidencia sea necesaria para el buen funcionamiento de la Unidad y de la Fundación de la Familia Tachirense.

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Oficina de Planificación y Presupuesto Manual de Organización

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL (Según Funcionamiento actual)

Marzo 2015

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Oficina de Planificación y Presupuesto Manual de Organización

ORGANIGRAMA DE POSICIÓN (Según Funcionamiento actual)

Marzo 2015

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Oficina de Planificación y Presupuesto

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Base Legal

CONTENIDO: • Constitución de la República Bolivariana de Venezuela • Reforma a la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico • Ley Orgánica de Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal • Ley Orgánica de la Administración Pública • Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos • Ley de Administración Financiera del Estado Táchira • Reglamento Parcial Nº 2 de la Ley de Administración Financiera del Estado Táchira sobre Modificaciones Presupuestarias. • Reglamento Interno de la Fundación de la Familia Tachirense

FFT-4-01N Oficina de Planificación y Presupuesto Normas Generales Presupuesto

de

la

Oficina

Marzo 2015 de

Planificación

y

CONTENIDO:

1. La Oficina de Planificación y Presupuesto; adscrita a la Fundación de la Familia Tachirense, se regirá por el presente instrumento de control interno y el Manual de Normas y Procedimientos Comunes de la Administración Pública Centralizada del Ejecutivo Regional, aprobado según Resolución Nro. 83 de fecha 09/08/2010 Emanada de la Secretaría General de Gobierno. 2. El Presupuesto comprenderá los correspondientes recursos y egresos. El monto del presupuesto de egresos no podrá exceder del total de presupuesto de ingresos. 3. El Proyecto de Presupuesto de recursos deberá acompañarse

de los elementos

fundamentales que sirvan de base para la estimación de cada uno de sus rubros. 4. El Presupuesto de Egresos se clasificará por sectores, cada sector se subdividirá en programas, actividades, partidas, genéricas, especifica y sub-especificas. En cada programa se describirán su vinculación con las políticas contenidas en el Plan Operativo Anual Estadal y se definirá los objetivos y Metas para el ejercicio, así como los respectivos Créditos Presupuestarios. 5. El Presupuesto de Ingresos se dividirá de acuerdo con la clasificación que establezca el Organismo Rector de Planificación y Presupuesto Nacional. 6. La Distribución Administrativa del Presupuesto de Egresos, consistirá en la clasificación de los Créditos Presupuestarios, de acuerdo a las responsabilidades de las Dependencias u Organismos en el cumplimiento de Objetivos y Metas de los respectivos programas, en que participan, así como el total de gastos por programa que corresponde ejecutar a cada Dependencia u Organismo. 7. El Proyecto de Ley de Presupuesto será presentado por el Gobernador (a) del Estado al Consejo Legislativo Estadal. Antes del quince (15) de Noviembre del año anterior del respectivo presupuesto. Será acompañado de una exposición de motivos que exprese los objetivos que se propone alcanzar y las explicaciones adicionales relativas a la metodología utilizada para las estimaciones de ingresos y para la determinación

FFT-4-01N Oficina de Planificación y Presupuesto Normas Generales Presupuesto

de

la

Oficina

Marzo 2015 de

Planificación

y

de las autorizaciones para gastos, así como las demás informaciones y elementos de juicio que estime oportuno.

CREDITOS ADICIONALES: 1. Los Requisitos que se deben consignar al momento de realizar una Solicitud de un Crédito Adicional son los siguientes:


Oficio donde indique el tipo de Modificación Presupuestaria, firmado y sellado por el Gerente General o Presidente de la dependencia solicitante.




Formato de Modificación Presupuestaria anexo a su expediente.




Exposición de motivos donde justifique la orientación de los recursos.

2. Se consignará cualquier otro soporte que avale la procedencia de los recursos de acuerdo a la Fuente de Financiamiento. Ejemplo:


Punto de Cuenta aprobada por el Gobernador (a).




Presupuesto del Proyecto.




Copia del convenio que realiza con los entes Otorgantes (Lotería del Táchira o cualquier Ente Público).




Copia del Acta de Donación.




Copia de cheque y depósito bancario




Certificación de ingresos.




Otros.

TRASPASO DE CREDITOS PRESUPUESTARIOS: 1. Los Requisitos que se deben consignar al momento de realizar un Traspaso de Créditos Presupuestarios son los siguientes:

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de

la

Oficina

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Planificación

y

Oficio donde indique el tipo de Modificación Presupuestaria, firmado y sellado por el Gerente General o Presidente de la dependencia solicitante.




Solicitud de Modificación Presupuestaria, dirigido al Presidente de la Fundación solicitando la aprobación por la Junta Directiva.




Formato de Solicitud de Aprobación o Notificación de Modificación Presupuestaria de los Entes Descentralizados.




Exposición de motivos donde explique la causa de la economía de la partida cedente al igual la reorientación de los recursos para la partida receptora.




Acta de Congelación de Fondos.




Acta de congelación de fondos.




Certificación de disponibilidades.




Anexar formato de reprogramación de metas físicas (cuando sea aplicable).

RECTIFICACIÓN AL PRESUPUESTO: 1. Los Requisitos que se deben consignar al momento de realizar un Traspaso de Rectificación al Presupuesto son los siguientes:
Oficio donde indique el tipo de Modificación Presupuestaria, firmado y sellado por el Gerente General o Presidente de la Fundación.
Formato de Solicitud de Recursos para los Entes Descentralizados.
Exposición de motivos donde justifique la orientación de los recursos.
Punto de cuenta aprobado por el Gobernador (a).
Anexar formato de reprogramación de metas físicas (cuando sea aplicable). INFORME DE EJECUCIÓN FINANCIERA DEL PRESUPUESTO DE GASTOS TRIMESTRAL 1. El Informe de Ejecución Financiera trimestral del Presupuesto de Gastos de la Fundación se elaborará de acuerdo a la información registrada en el sistema, según formato emitido por la Dirección de Planificación y Desarrollo.

FFT-4-01N Oficina de Planificación y Presupuesto Normas Generales Presupuesto

de

la

Oficina

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Planificación

y

INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA 1. Suministrar la información necesaria a todas las Oficinas de la Fundación referente a la disponibilidad presupuestaria para la adquisición de un bien o servicio

ARCHIVO INTERNO DE LOS DOCUMENTOS 1. Los documentos se deben mantener en forma organizada y accesible en el orden cronológico en el que se generaron. 2. El estante archivador debe contener una carpeta debidamente identificada en la parte externa como Oficina de Planificación y Presupuesto, en donde la correspondencia Recibida y Enviada se organizara en forma cronológica. 3. Resguardo de la carpeta Correspondencia de la Dirección de Planificación y Desarrollo del Estado Táchira.

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Procedimiento para solicitar la Ratificación al Presupuesto

OBJETIVO: Indicar los pasos a seguir para solicitar la Ratificación al Presupuesto EXTENSIÓN: Todas las unidades organizativas FORMULARIOS UTILIZADOS: RESPONSABLE

ACCIÓN

Jefe de Oficina de 1. Realiza oficio (0,1) solicitando la rectificación Planificación y Presupuesto mencionando el destino de los recursos adicionales y “Solicitud de Recursos para Entes Descentralizados” (0,1), entrega al Gerente General o Presidente para su firma anexando los siguientes documentos necesarios para su debido tramite: -

Formato de Solicitud de Recursos para los Entes Descentralizados.

-

Exposición

de

motivos

donde

justifique

la

orientación de los recursos. -

Punto de cuenta aprobado por el Gobernador (a).

-

Anexar formato de reprogramación de metas físicas (cuando sea aplicable).

Gerente General o Presidente

2. Recibe (0,1), Oficio de Solicitud de Recursos y “Solicitud de

Modificación

Presupuestaria”

(0,1),

y

demás

documentos (0,1), revisa, si está conforme firma y entrega al Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto, si no devuelve para realizar correcciones. Jefe de Oficina de 3. Recibe (0,1), Oficio de Solicitud de Recursos y “Solicitud Planificación y Presupuesto de Modificación Presupuestaria” (0,1) y demás documentos (0,1), entrega al mensajero y envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo de la Gobernación para su aprobación.

FFT-4-01P Oficina de Planificación y Presupuesto Procedimiento para solicitar la Ratificación al Presupuesto

RESPONSABLE Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

ACCIÓN -

Si se aprueba, se recibe oficio de la Dirección de Planificación y Desarrollo y se realiza las modificaciones al presupuesto a nivel del sistema SISPRE

-

Si no es viable se recibe respuesta de la Dirección de Planificación y Desarrollo de la Gobernación y se archiva.

4. Ingresa al Sistema SISPRE al Módulo de Presupuesto y realiza la autenticación de usuario para el acceso directo al Sistema. 5. Ingresa a las siguientes ventanas: • Presupuesto o Hace Click al comando “MAS” y llena los siguientes campos: - Descripción - Tipo de Presupuesto. - Fecha de Creación. 6. Selecciona la pestaña aceptar y selecciona los siguientes ítems: - Selecciona los códigos y partidas presupuestarias destinos - Monto: Ingresa la Cantidad en Bs de la rectificación. Selecciona la opción “grabar” 7. En la misma ventana de Presupuesto selecciona el modulo Aportes Financieros y llena los siguientes campos:

FFT-4-01P Oficina de Planificación y Presupuesto Procedimiento para solicitar la Ratificación al Presupuesto

RESPONSABLE Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

ACCIÓN - N° de solicitud de pago directo - Fecha - Tipo:

Ordinaria,

extraordinaria,

suplemento/modificación. - Descripción - Referencia - Asignar al Presupuesto: selecciona el tipo de presupuesto al que corresponda. - Selecciona las partidas presupuestarias destino - Monto: el monto asignados en bolívares por partidas y da click en “agregar”. - Da click en la opción “aceptar”.

FFT-4-02P Oficina de Planificación y Presupuesto Procedimiento para la Incorporación Procedimiento de Gastos.

de

Recursos

al

Marzo 2015

OBJETIVO: Indicar los pasos a seguir para Tramitar un Crédito Adicional EXTENSIÓN: Todas las unidades organizativas RESPONSABLE Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

ACCIÓN 1. Realiza oficio (0,1) solicitando la Incorporación de los Recursos mencionando el destino de los recursos adicionales, entrega al Gerente General o Presidente para su firma anexando los siguientes documentos necesarios para su debido tramite: -

Formato de “Solicitud de Aprobación o Notificación de Modificación Presupuestaria de los Entes Descentralizados”.

-

Punto de Cuenta o decreto aprobado por el Gobernador (a) (según sea el caso)

-

Copia del convenio que realiza con los entes Otorgantes (Lotería del Táchira o cualquier Ente Público).

-

Copia de Estado de Cuenta Bancario (Según sea el caso por incorporación de recursos por intereses generados).

-

Copia de Depósito (según sea el caso por venta de pliegos por parte de la Comisión Contratante).

Copia de Acta de Donación/recibo (según sea el caso de Donación por Empresas Privadas). Copia del Acta de Donación. • Copia de cheque y depósito bancario • Certificación de ingresos. • Otros.

FFT-4-02P Oficina de Planificación y Presupuesto Procedimiento para la Incorporación Procedimiento de Gastos.

de

Recursos

RESPONSABLE Gerente General o Presidente

Marzo 2015

al

ACCIÓN 2. Recibe

(0,1), Oficio de Solicitud de Recursos y

“Solicitud de Modificación Presupuestaria” (0,1), y demás documentos (0,1), revisa, si está conforme firma y entrega al Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto, si no devuelve para realizar correcciones.

Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

3. Recibe

(0,1), Oficio de Solicitud de Recursos y

“Solicitud de Modificación Presupuestaria” (0,1) y demás documentos (0,1), entrega al mensajero y envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo de la Gobernación para su aprobación. -

Si se aprueba, se recibe oficio de la Dirección de Planificación

y

Desarrollo

y

se

realiza

las

modificaciones al presupuesto a nivel del sistema SISPRE -

Si no es viable se recibe respuesta de la Dirección de Planificación y Desarrollo de la Gobernación y se archiva.

4. Ingresa al Sistema SISPRE al Módulo de Presupuesto y realiza la autenticación de usuario para el acceso directo al Sistema. 5. Ingresa a las siguientes ventanas: • Presupuesto • Da Click al comando “MAS” y llena los siguientes campos: - Descripción - Tipo de Presupuesto. - Fecha de Creación.

FFT-4-02P Oficina de Planificación y Presupuesto Procedimiento para la Incorporación Procedimiento de Gastos.

RESPONSABLE Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

de

Recursos

al

Marzo 2015

ACCIÓN - Selecciona la pestaña aceptar y selecciona los siguientes ítems: - Selecciona los códigos y partidas presupuestarias destinos - Monto: Ingresa la Cantidad en Bs del Crédito Adicional. - Selecciona la opción grabar - Luego en la misma ventana de Presupuesto selecciona le modulo Aportes Financieros y llena los siguientes campos: - N° de solicitud de pago directo - Fecha - Tipo: Ordinaria, extraordinaria, suplemento/modificación - Descripción - Referencia - Asignar al Presupuesto: selecciona el tipo de presupuesto al que corresponda. - Selecciona las partidas presupuestarias destino - Monto: el monto asignados en bolívares por partidas y da click en agregar. - Da click en la opción aceptar.

FFT-4-03P Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

Procedimiento para Tramitar Modificación Presupuestaria Traspasos Internos

OBJETIVO: Indicar los pasos a seguir para Tramitar Modificación Presupuestaria Traspasos Internos EXTENSIÓN: Todas las unidades organizativas RESPONSABLE Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

ACCIÓN 1. Realiza oficio (0,1) solicitando la aprobación de las Modificaciones

Presupuestarias

traspaso

interno,

dirigido a la Dirección de Planificación y Desarrollo, entrega al Gerente General o Presidente para su firma anexando los siguientes documentos necesarios para su debido tramite: -

Solicitud de Modificación Presupuestaria, dirigido al Presidente

de

la

Fundación

solicitando

la

aprobación por la Junta Directiva. -

Formato de Solicitud de Aprobación o Notificación de Modificación Presupuestaria de los Entes Descentralizados.

-

Exposición de motivos donde explique la causa de la economía de

la partida cedente al igual la

reorientación de los recursos para la partida receptora. -

Acta de Congelación de Fondos.

-

Exposición de Motivos..

-

Certificación de disponibilidades.

-

Anexar formato de reprogramación de metas físicas (cuando sea aplicable).

FFT-4-03P Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

Procedimiento para Tramitar Modificación Presupuestaria Traspasos Internos RESPONSABLE Gerente General o Presidente

ACCIÓN 2. Recibe

oficio solicitando la aprobación de las

Modificaciones Presupuestarias traspaso interno” (0,1) dirigido a la Dirección de Planificación y Desarrollo, y demás documentos (0,1), revisa, si está conforme firma y entrega al Jefe de la Oficina de Planificación y Desarrollo, si no devuelve para realizar correcciones.

Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

3. Recibe

(0,1), Oficio de Solicitud de Recursos y

“Solicitud de Modificación Presupuestaria” (0,1) y demás documentos (0,1), entrega al mensajero y envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo de la Gobernación para su aprobación. -

Si se aprueba, se recibe oficio de la Dirección de Planificación

y

Desarrollo

y

se

realiza

las

modificaciones al presupuesto a nivel del sistema SISPRE -

Si no es viable se recibe respuesta de la Dirección de Planificación y Desarrollo de la Gobernación y se archiva.

4. Ingresa al Sistema SISPRE al Módulo de Presupuesto y realiza la autenticación de usuario para el acceso directo al Sistema. 5. Ingresa a las siguientes ventanas: •

Presupuesto

•

Selecciona el módulo de “Traslado entre Partidas”.

FFT-4-03P Oficina de Planificación y Presupuesto Procedimiento para Tramitar Modificación Presupuestaria Traspasos Internos RESPONSABLE Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

ACCIÓN •

Selecciona la opción “Crear”

•

Llena los siguientes ítems: - Selecciona el tipo de presupuesto a realizar la modificación. - Ingresar o presionar “F2” y seleccionar la partida presupuestaria origen. - Ingresar o presionar “F2” y seleccionar la partida presupuestaria destino. - Ingresar en observaciones número y fecha de acta de aprobación de la modificación por parte del Consejo Directivo. - Selecciona la fecha correspondiente. - Da click a la opción “Aceptar” - Continua el procedimiento tantas partidas sea necesarias modificar.

FFT-4-04P Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

Procedimiento para Tramitar Modificación Presupuestaria Traspasos entre Partidas

OBJETIVO: Indicar los pasos a seguir para Tramitar Modificación Presupuestaria Traspasos entre Partidas EXTENSIÓN: Todas las unidades organizativas RESPONSABLE Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

ACCIÓN 1. Realiza oficio (0,1) solicitando la aprobación de las Modificaciones

Presupuestarias

traspaso

interno,

dirigido a la Dirección de Planificación y Desarrollo, entrega al Gerente General o Presidente para su firma anexando los siguientes documentos necesarios para su debido tramite: -

Solicitud dirigido

de al

solicitando

Modificación Presidente

la

Presupuestaria,

de

aprobación

la por

Fundación la

Junta

Directiva. -

Formato

de

Solicitud

de

Aprobación

o

Notificación de Modificación Presupuestaria de los Entes Descentralizados. -

Exposición de motivos donde explique la causa de la economía de la partida cedente al igual la reorientación de los recursos para la partida receptora.

-

Acta de Congelación de Fondos.

-

Acta de congelación de fondos.

-

Certificación de disponibilidades.

-

Anexar formato de reprogramación de metas físicas (cuando sea aplicable).

FFT-4-04P Oficina de Planificación y Presupuesto Procedimiento para Tramitar Modificación Presupuestaria Traspasos entre Partidas

RESPONSABLE Gerente General o Presidente

Marzo 2015

ACCIÓN 2. Recibe

oficio solicitando la aprobación de las

Modificaciones Presupuestarias traspaso interno” (0,1) dirigido a la Dirección de Planificación y Desarrollo, y demás documentos (0,1), revisa, si está conforme firma y entrega al Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto, si no devuelve para realizar correcciones.

Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

3. Recibe

(0,1), Oficio de Solicitud de Recursos y

“Solicitud de Modificación Presupuestaria” (0,1) y demás documentos (0,1), entrega al mensajero y envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo de la Gobernación para su aprobación. -

Si se aprueba, se recibe oficio de la Dirección de Planificación y Desarrollo y se realiza las modificaciones al presupuesto a nivel del sistema SISGRE

-

Si no es viable se recibe respuesta de la Dirección de Planificación y Desarrollo de la Gobernación y se archiva.

4. Ingresa al Sistema SISPRE al Módulo de Presupuesto y realiza la autenticación de usuario para el acceso directo al Sistema. 5. Ingresa a las siguientes ventanas: 6. Presupuesto 7. Selecciona el módulo de “Traslado entre Partidas”. 8. Selecciona la opción “Crear”

FFT-4-04P Oficina de Planificación y Presupuesto Procedimiento para Tramitar Modificación Presupuestaria Traspasos entre Partidas

RESPONSABLE Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

ACCIÓN 9. Llena los siguientes ítems: -

Selecciona el tipo de presupuesto a realizar la modificación.

-

Ingresar o presionar “F2” y seleccionar la partida presupuestaria origen.

-

Ingresar o presionar “F2” y seleccionar la partida presupuestaria destino.

-

Ingresar en observaciones número y fecha de acta de aprobación de la modificación por parte del Consejo Directivo.

-

Selecciona la fecha correspondiente.

-

Da click a la opción “Aceptar”

-

Continua el procedimiento tantas partidas sea necesarias modificar.

FFT-4-05P Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

Procedimiento para Plan Operativo Estadal del Ejercicio Fiscal Establecido.

OBJETIVO: Indicar los pasos a seguir para Plan Operativo Estadal del Ejercicio Fiscal Establecido. EXTENSIÓN: Todas las unidades organizativas RESPONSABLE Planificador II

ACCIÓN 1. Recopila

información

sobre

objetivos

y

metas

propuestas para el ejercicio fiscal correspondiente. 2. Revisa la información recopilada en relación con lo establecido en la propuesta del presupuesto. 3. Realiza las actividades de formulación del Plan Operativo Anual Estadal (POAE), según la información obtenida, la cual debe ser cuantificable. 4. Desarrolla el POAE con base a los programas, proyectos, actividades y metas. 5. Consolida, organiza el POAE (borrador) acorde al proyecto de presupuesto para el ejercicio fiscal correspondiente, siguiendo los lineamientos de la Gobernación del Estado Táchira y entrega al Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto. Jefe de Planificación y Presupuesto

6. Recibe el POAE (borrador) verifica, realiza las observaciones si hay que realizarlas, entrega al Planificador II

Planificador II

7. Recibe

el

POAE

(borrador),

revisa,

hace

modificaciones así lo amerite y entrega al Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto. Jefe de Planificación y Presupuesto

8. Recibe el POAE (borrador), verifica correcciones realizadas y entrega al Presidente

FFT-4-05P Oficina de Planificación y Presupuesto Procedimiento para Plan Operativo Estadal del Ejercicio Fiscal Establecido. RESPONSABLE Presidente

Marzo 2015

ACCIÓN 9. Recibe

el POAE (borrador), verifica, realiza las

observaciones si hay que realizarlas conjuntamente con el Consejo Directivo, envía al Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto. Jefe de Planificación y Presupuesto Planificador II

10. Recibe

el

POAE,

revisa

conjuntamente

con

el

Planificador II y realizan modificaciones se las amerita. 11. Imprime el POAE (0,1), y realiza oficio (0,1) de remisión a la Dirección de Planificación y Desarrollo, entrega al Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto.

Jefe de Oficina Planificación 12. Revisa el POAE (0,1) y Oficio (0,1), y entrega al y Presupuesto Presidente o Gerente General para su firma Presidente o Gerente General

13. Recibe, revisa y firma el POAE (0,1) y oficio (0,1) el Presidente o Gerente General y firma, entregan al Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto.

Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

14. Recibe el POAE (0,1) y Oficio (0,1) y entrega al

Mensajero

15. Recibe el POAE (0,1) y Oficio (0,1), revisa y entrega a

mensajero.

la Dirección de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado. Dirección de Planificación y Desarrollo

16. Recibe, revisa el POAE (0,1) y Oficio (0,1), firma copia

Mensajero

17. Recibe el POAE (1) entrega al Jefe de Planificación y

como acuse de recibo entrega al Mensajero

Presupuesto. Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto

18. Recibe el POAE (1) y Oficio (1) revisa y archiva

FFT-4-06P Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

Procedimiento para Realizar el Seguimiento del Plan Operativo Anual Estadal del Ejercicio Fiscal Establecido.

OBJETIVO: Indicar los pasos a seguir para Realizar el Seguimiento del Plan Operativo Anual Estadal del Ejercicio Fiscal Establecido. EXTENSIÓN: Todas las unidades organizativas RESPONSABLE Planificador II

ACCIÓN 1. Recopila

información

sobre

objetivos

y

metas

Ejecutadas durante el trimestre. 2. Revisa la información recopilada en relación con lo establecido en el POAE inicial. 3. Llena “formato de seguimiento del POAE”. 4. Imprime formato (Borrador), entrega al Jefe de Oficina de Planificación y Presupuesto. Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto

5. Recibe el “formato del Seguimiento del POAE” (borrador), revisa y realiza observaciones si las amerita, entrega al Planificador II.

Planificador II

6. Recibe el “formato del Seguimiento del POAE” (borrador), realiza correcciones si las amerita. 7. Imprime (0,1) del “formato del Seguimiento del POAE” (borrador) y Oficio (0,1) de remisión a la Dirección de Planificación y Desarrollo y entrega al Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto.

Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto

8. Recibe, revisa el “formato del Seguimiento del POAE” (0,1) y Oficio (0,1) de remisión y entrega al Gerente General o Presidente para su firma.

Presidente o Gerente General

9. Recibe y firma el “formato del Seguimiento del POAE” (0,1) y Oficio (0,1) de remisión y entrega al Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto.

FFT-4-06P Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

Procedimiento para Realizar el Seguimiento del Plan Operativo Anual Estadal del Ejercicio Fiscal Establecido.

RESPONSABLE

ACCIÓN

Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto

10. Recibe el “formato del Seguimiento del POAE” (0,1) y

Mensajero

11. Recibe el “formato del Seguimiento del POAE” (0,1) y

Oficio (0,1) y entrega al mensajero.

Oficio (0,1) revisa y entrega a la Dirección de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado. Dirección de Planificación y Desarrollo

12. Recibe, “formato del Seguimiento del POAE” (0,1) y Oficio (0,1), firma copia como acuse de recibo entrega al Mensajero.

Mensajero

13. Recibe el “formato del Seguimiento del POAE” (1) y Oficio

(1)

entrega

al

Jefe

de

Planificación

Presupuesto. Jefe de Planificación y Presupuesto

14. Recibe el POAE (0,1) y Oficio (0,1) revisa y archiva

y

FFT-4-07P Oficina de Planificación y Presupuesto

Marzo 2015

Procedimiento para Realizar la Ejecución Presupuestaria.

OBJETIVO: Indicar los pasos a seguir para Realizar la Ejecución Presupuestaria. EXTENSIÓN: Todas las unidades organizativas RESPONSABLE

ACCIÓN

Trabajador designado / Jefe 1. Ingresa al Sistema SISPRE realiza la autenticación de de Oficina usuario para el acceso directo al Sistema y selecciona la pestaña de “Reportes” 2. Selecciona las siguientes ventanas: - Ejecución presupuestaria - Trimestral - “Ejecución presupuestaria x código pres.” - Trimestre correspondiente o fecha que se desea ver la ejecución. - Click a la opción “Ver” - Click a la opción imprimir. Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto

3. Revisa la Ejecución Presupuestaria (0,1) y firma, entrega al trabajador designado.

Trabajador designado / Jefe 4. Elabora oficio de remisión (0,1), dirigido a la Dirección de la Oficina de Planificación y Desarrollo, anexa “Ejecución financiera trimestral del Presupuesto de Gastos“ (0,1), entrega al Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto. Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto

5. Recibe oficio de remisión (0,1), dirigido a la Dirección de

Planificación

y

Desarrollo,

anexa

“Ejecución

financiera trimestral del Presupuesto de Gastos” (0,1), revisa y firma y entrega al Gerente General y Presidente.

FFT-4-07P Oficina de Planificación y Presupuesto Procedimiento para Realizar la Ejecución Presupuestaria.

RESPONSABLE Presidente y Gerente General

Marzo 2015

ACCIÓN 6. Reciben la información, oficio de remisión (0,1) y “Ejecución financiera trimestral del Presupuesto de Gastos“(0,1) firman y entregan a Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto.

Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto

7. Recibe oficio de remisión (0,1) y “Ejecución financiera trimestral del Presupuesto de Gastos“(0,1) firman y entrega y entrega al mensajero.

Mensajero

8. Recibe oficio de remisión (0,1) y “Ejecución financiera trimestral del Presupuesto de Gastos“(0,1) y entrega a la Dirección de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado.

Dirección de Planificación y Desarrollo

9. Recibe oficio de remisión (0,1) y “Ejecución financiera trimestral del Presupuesto de Gastos“(0,1, firma copia como acuse de recibo entrega al Mensajero.

Mensajero

10. Recibe oficio de remisión (1) y “Ejecución financiera trimestral del Presupuesto de Gastos“(1) y entrega al Jefe de Planificación y Presupuesto.

Jefe de Planificación y Presupuesto

11. Recibe oficio de remisión (1) y “Ejecución financiera trimestral del Presupuesto de Gastos“(1), revisa y archiva.

FFT-4-07P Oficina de Planificación y Presupuesto Procedimiento para Realizar la Ejecución Presupuestaria.

Marzo 2015

FFT-4-08P Oficina de Planificación y Presupuesto Procedimiento para realizar compromiso presupuestario.

Marzo 2015

OBJETIVO: Indicar los pasos a seguir para realizar el compromiso presupuestario. EXTENSIÓN: Oficina de Administración y Finanzas. RESPONSABLE Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto

ACCIÓN 1. Recibe de la Oficina de Administración y Finanzas Expediente del documento para el compromiso de pago: •

Orden de Compra

•

Orden de Servicio

•

Nomina

2. Revisa Expediente de pago para la correcta imputación presupuestaria. 3. Ingresa al sistema SIPRE 7.0, selecciona el link de Documento selecciona el compromiso. 4. Verifica que el soporte físico y el digital este correcto Si está correcto: 4.1 Genera Compromiso y aprueba el mismo. De lo contrario: 5. Devuelve a la Oficina de Administración y Finanzas para su modificación y corrección.