Estudio de caso de IBM

La Oficina del CIO de IBM implementa IBM Lotus Notes y Domino 8 para lograr colaboración y comunicaciones eficaces y abiertas Visión general  Reto

La Oficina del CIO de IBM debía ofrecer de forma rentable herramientas de comunicación y colaboración en un entorno seguro y heterogéneo a 450.000 usuarios finales de IBM.

 ¿Por qué IBM?

IBM integra herramientas de mensajería, colaboración, gestión de la información y productividad empresarial líderes del mercado y ofrece un entorno de desarrollo de aplicaciones empresariales, soporte para estándares abiertos y aplicaciones compuestas. La

• La sólida gestión de la bandeja de

solución de cliente abierto de colaboración de IBM proporciona una plataforma muy segura y rentable.  Solución

IBM implementó el software IBM Lotus Notes y Lotus Domino ®

®

®

8, IBM Lotus Symphony™ e IBM Lotus Sametime en sistemas ®

operativos Microsoft Windows , ®

®

Linux® y Macintosh.  Ventajas principales • Las herramientas integradas de comunicación, colaboración, mensajería instantánea y productividad empresarial permiten a los usuarios comunicarse de forma eficaz, simplificar los flujos de trabajo, ahorrar tiempo y aumentar la productividad.

En muchos sectores, es cada vez más

entrada, el amplio soporte fuera de

habitual trabajar con compañeros,

línea y la interfaz personalizable en

clientes y socios repartidos por

varias plataformas proporcionan a

todo el mundo. En IBM, los equipos

los usuarios un control óptimo del

grandes, móviles y globales son

entorno de trabajo. • Las funciones de autoservicio reducen los costes de administración y permiten a la empresa gestionar las aplicaciones mediante políticas que satisfacen las necesidades de control y de gobierno. • Una plataforma para usuarios con mucha o poca carga, con un único

el punto de referencia. “Tenemos 450.000 usuarios finales de 64 países y distribuidos en 2.041 ubicaciones de todo el mundo”, comenta John Walicki, arquitecto de clientes abiertos de la Oficina del CIO de IBM. A medida que trabajar con miembros de un equipo de varios continentes y

modelo de programación de clientes

zonas horarias deja de ser la excepción

y que se proporciona mediante IBM

para convertirse en la regla, la

Lotus Expeditor, reduce los costes

comunicación diaria y la colaboración

y ofrece una alternativa al software Microsoft.

Componentes clave

alcanzan nuevas dimensiones. “Desde mi oficina en Nueva Jersey, hablo a diario con personas de todas las partes del mundo: de Brasil, de China, de Europa y de los

Software

Estados Unidos”, afirma Walicki, y añade que habitualmente se da la misma situación

• IBM Lotus Notes y Domino 8

entre los usuarios finales de IBM, ya que a menudo no disponen de una oficina

• IBM Lotus Sametime 7.5.1 • IBM Lotus Symphony • IBM Lotus Expeditor • Red Hat Enterprise Linux 5

permanente. “Aproximadamente, el 40 por ciento de los empleados de IBM trabajan desde casa o desde las instalaciones del cliente, y más del 70 por ciento de estos empleados utiliza sistemas portátiles”. La comunicación puede suponer todo un desafío cuando se debe planificar o debe incluir a más de dos personas. “Encontrar un momento en cuatro calendarios y tres zonas horarias diferentes no es nada fácil”, comenta Walicki. La fuerza de trabajo de IBM diversa y repartida por todo el mundo también genera y procesa grandes volúmenes de información. Esta información se ofrece en una multitud de formatos, incluidos los documentos de escritorio, los mensajes de listas de correo de grupos, las métricas y los registros de aplicaciones de supervisión automatizadas, las actualizaciones de bases de conocimientos de wikis corporativas, los blogs y otros sitios web. “IBM dispone de una infraestructura enorme para compartir información”, explica Walicki. “Por ejemplo, tenemos 29.000 wikis que generan un total de 1 millón de visitas a sus páginas cada día. La variedad es sorprendente, pero los usuarios necesitan herramientas para gestionar el flujo de información”. Satisfacer estas necesidades de colaboración y comunicación supondría un reto incluso si todos los usuarios finales de IBM tuvieran el mismo hardware y software. Por ello, para poder ofrecer servicios de TI a una población de usuarios tan elevada como la de una de las 100 mayores ciudades de los Estados Unidos, se necesita una estrategia mucho más sofisticada que la estandarización completa. “Los sistemas de tamaño único han dejado de cubrir las necesidades empresariales”, comenta Walicki. “Un usuario en Sao Paulo no tendrá el mismo hardware que un usuario en Londres o Beijing, ni un consultor de campo necesitará el mismo software que un empleado de un centro de asistencia telefónica”. Por ello, la Oficina del CIO de IBM utiliza una estrategia de sistemas basada en roles que utiliza herramientas y aplicaciones Linux y basadas en estándares abiertos para ofrecer entornos informáticos diferenciados según las necesidades laborales del usuario. “Con un cliente de escritorio Linux, que es una alternativa de escritorio altamente segura, podemos proporcionar funciones específicas perfectamente integradas y adaptadas a los requisitos laborales del usuario y a las funciones del hardware a un coste inferior. Alrededor de 30.000 usuarios finales de IBM utilizan esta solución de cliente de colaboración con Linux”, explica Walicki.

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“Utilizar estándares abiertos como ODF (formato de código abierto) en Lotus Symphony en lugar de admitir únicamente formatos de propiedad permite a nuestros usuarios crear documentos y colaborar en ellos sin preocuparse por si serán accesibles por el resto de la empresa, ya sea en ese momento o en el futuro”, dice Walicki. “El uso de estándares abiertos proporciona agilidad y flexibilidad a IBM: tenemos más oportunidades de encontrar opciones a bajo coste, y nos permite simplificar las operaciones y centrarnos en el valor empresarial”. La Oficina del CIO necesitaba una solución de colaboración y comunicación que se adaptase a la estrategia de sistemas basada en roles. Esta solución debía funcionar sin problemas en entornos heterogéneos, permitir a los usuarios finales comunicarse y colaborar de forma eficaz con sus compañeros de TI de todo el mundo, y ayudar a los usuarios a gestionar grandes volúmenes de información de forma eficaz. Para cumplir con estos requisitos, la Oficina del CIO está haciendo llegar el entorno de colaboración y mensajería de Lotus Notes y Domino 8 a los usuarios finales de IBM, empezando por la propia Oficina. La versión más reciente del software Lotus Notes y Domino presenta herramientas de calendario, de contactos y de correo electrónico perfectamente integradas. Lotus Notes y Domino 8, que disponen de un cliente de mensajería instantánea de Lotus Sametime integrado y completamente funcional, también permiten a los usuarios comunicarse de forma rápida y eficaz con sus compañeros. Las herramientas de oficina integradas de Lotus Symphony ayudan a los usuarios a crear, editar y ver documentos, hojas de cálculo y presentaciones en varios formatos, incluidos ODF, Adobe Portable Document Format (PDF) y Microsoft Office. El nuevo release también admite la combinación de elementos de varias aplicaciones y secuencias de datos para crear rápidamente aplicaciones compuestas. Una interfaz intuitiva y uniforme en Microsoft Windows y Linux (Red Hat Enterprise Linux 5 o Novell SUSE Linux Enterprise Desktop) simplifica la exploración y proporciona un acceso rápido a las herramientas, a las aplicaciones y a la información. La interfaz de usuario personalizable, cuya base es Lotus Expeditor basado en Eclipse, permite a los usuarios definir sus propios espacios de trabajo con las funciones que más utilizan, como vistas generales del día en el calendario, sólidos conjuntos de repositorios de colaboración centrados en las actividades, canales de información RSS y listas de contactos de mensajería instantánea.

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“Lotus Notes 8 ayuda a los usuarios de IBM a ser más productivos de forma individual, conectarse a nuestras redes de compañeros, y centrarse en el valor empresarial de lo que convierte a IBM en una empresa mejor”. —John Walicki Arquitecto de clientes abiertos Oficina del CIO IBM

“El catálogo de Lotus ofrece una plataforma de escritorio sólida y abierta, con varias funciones de colaboración y comunicación que dan soporte a la ejecución basada en roles de procesos empresariales en un entorno global y heterogéneo, y proporciona una alternativa al software Microsoft”, afirma Walicki.

La integración de la interfaz y la automatización de tareas ahorran tiempo y aumentan la productividad del usuario Los estudios de dirección de capital humano, CEOs, CFOs y CIOs, además de los proyectos Global Innovation Outlook llevados a cabo por IBM en el año 2007, señalan la colaboración en contexto como el motor fundamental para la innovación y la adaptabilidad de una empresa. En IBM, el soporte a la colaboración en contexto implica aprovechar las nuevas funciones de Lotus Notes y Domino 8 para dar respuesta a los retos de comunicación y colaboración a los que se enfrentan los empleados de IBM. Por ejemplo, las funciones perfectamente integradas de correo electrónico, calendario y contactos permiten a los usuarios llevar a cabo de forma más eficaz tareas habituales como la planificación de reuniones. El ahorro de tiempo aumenta la productividad, ya que permite a los empleados con conocimientos dedicarse al contenido de las actividades en lugar de centrarse en las herramientas y en la logística. “Si estoy intercambiando correos con algunas personas y quiero planificar una llamada con ellas, puedo simplemente pulsar sus nombres con el botón derecho, visualizar sus calendarios, encontrar un momento libre, y listos”, explica Walicki. “Con Lotus Notes 8, puedo planificar y coordinar las tareas que llevo a cabo cada día en unos pocos segundos en lugar de necesitar varios minutos”. De forma similar, Lotus Notes y Domino 8 permiten a los usuarios ahorrar tiempo y ser más productivos mediante la automatización de tareas cortas pero repetitivas y laboriosas. “Los días en los que tenía varias reuniones telefónicas seguidas, imprimía el calendario para ahorrar el tiempo de buscar la información de marcado”, dice Walicki. “Ahora, puedo pulsar el número de teléfono en la entrada del calendario de Lotus Notes 8 y el teléfono de software marca el número automáticamente y me conecta a la conferencia. Esta automatización elimina un obstáculo del día”.

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Las herramientas para gestionar el flujo de información aumentan la eficacia Las herramientas de gestión de la información, como el lector de RSS incorporado en el cliente de Lotus Notes 8, mejoran la productividad, ya que permiten a los usuarios explorar los océanos de información generados por los empleados de IBM. Los usuarios pueden recoger los datos importantes para ellos y personalizar el modo de entrega para que se adapten a sus necesidades laborales. “Puedo suscribirme a canales de información y recibir las actualizaciones en mi espacio de trabajo en lugar de buscarlas en un blog o una wiki”, explica Derek Burt, arquitecto de TI asociado de la Oficina del CIO. “El lector de canales de información de Lotus Notes 8 facilita la creación de comunidades y la agrupación de expertos en un equipo, independientemente de su ubicación o zona horaria. Esto mejora la calidad de los equipos que creamos y, a la larga, la calidad de los productos de IBM”.

La integración y los estándares abiertos aumentan la productividad y reducen los costes de hardware Lotus Notes 8 da soporte a la estrategia de sistemas basada en roles en IBM, lo que permite a la Oficina del CIO reducir los costes de soporte e infraestructura gracias a la precisa personalización de los despliegues de los clientes según las necesidades empresariales del usuario final. “Con Lotus Notes 8 y los editores de Lotus Symphony, podemos volver a configurar un sistema de dos años de antigüedad con 1 GB de memoria que tiene dificultades para ir a la misma velocidad que otras aplicaciones”, dice Walicki. “El trabajador obtiene todas las herramientas de colaboración y comunicación, y acceso a todos los documentos mediante una interfaz intuitiva, lo que le permite ser más productivo. Además, podemos ampliar dos años más la vida de dicho sistema, y así reducir los costes en equipo”.

La interfaz uniforme en varias plataformas reduce los problemas de soporte y aumenta la flexibilidad Como la interfaz de Lotus Notes 8 es la misma para Linux y Windows, los usuarios suelen necesitar menos tiempo de formación, y los administradores les pueden proporcionar soporte de forma más rápida. “Lotus Notes y Domino 8 ofrecen la misma experiencia en todas las plataformas”, comenta Burt. “El equipo de soporte no necesita disponer de una base de conocimientos independiente para los usuarios de Linux, y eso le hace más eficiente. También podemos cambiar usuarios de Windows a Linux sin la necesidad de que mantengan sus herramientas de productividad básicas. Esto reduce el tiempo de inactividad de los usuarios después del cambio y permite a nuestro equipo de TI ser mucho más eficaz”.

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“El catálogo de Lotus ofrece una plataforma de escritorio sólida y abierta, con varias funciones de colaboración y comunicación que dan soporte a la ejecución basada en roles de procesos empresariales en un entorno global y heterogéneo, y proporciona una alternativa al software Microsoft”. —John Walicki Arquitecto de clientes abiertos Oficina del CIO IBM

Las herramientas de productividad empresarial simplifican el flujo de trabajo Los usuarios pueden trabajar con documentos y compartirlos sin salir del espacio de trabajo incluido de Lotus Notes 8, y mejorar la productividad ayudando al personal a centrarse en la tarea en cuestión y a compartir documentos de forma rápida con los compañeros. “Cuando recibo un documento, no necesito otra aplicación para abrirlo”, comenta Walicki. “Puedo editarlo en contexto con las otras herramientas disponibles de Lotus Notes 8 y recibir información del equipo de forma fácil”. Además, la Oficina del CIO ha implementado funciones de autoservicio con mecanismos de devolución automática para las divisiones y los departamentos adecuados de IBM para varios servicios de colaboración. Los usuarios empresariales pueden configurar sus propios repositorios, conferencias web y aplicaciones de colaboración mediante una sencilla interfaz. Las funciones de autoservicio reducen los costes de administración, y la empresa puede gestionar las aplicaciones mediante políticas que le ayudan a satisfacer las necesidades de controles y de gobierno.

La información de presencia integrada permite a los usuarios comunicarse de forma eficaz Los miembros del equipo de la Oficina del CIO utilizan el indicador de notificación de presencia de Lotus Notes 8 para ahorrar tiempo y trasladan de forma inmediata las interacciones al medio más eficaz, por ejemplo, desde correo a mensajería instantánea, mediante el cliente de Lotus Sametime integrado y completamente funcional. “El correo electrónico es la aplicación clave de IBM, pero tener la posibilidad de ver que la persona que me ha enviado una pregunta urgente está en línea en ese momento me permite ahorrar una cantidad de tiempo increíble”, dice Walicki. “Simplemente, puedo realizar una pulsación y empezar una conversación en Sametime, y esta persona recibe la información que necesita de forma inmediata. Nos permite movernos de forma más rápida entre proyectos y solucionar situaciones en las que una única persona puede representar un cuello de botella para todo el proceso”.

Las funciones avanzadas de colaboración de Lotus Notes y Domino 8 permiten al equipo de la Oficina del CIO de IBM comunicarse de forma más eficaz y eficiente, y mejorar la productividad. Además, ayudan a los equipos a encontrar nuevas formas para que la fuerza de trabajo de IBM sea más productiva. Walicki espera que la implementación de Lotus Notes y Domino 8 colabore en la estrategia de sistemas basada en roles de la Oficina del CIO mediante el uso de Linux y otros estándares abiertos como ODF para ofrecer a los usuarios finales de IBM en todo el mundo configuraciones económicas y centralizadas de escritorio y de portátiles. “Uno de los mayores retos con los que nos encontramos hoy en día es el modo de permitir la colaboración en toda la empresa”, dice Walicki. “Lotus Notes 8 ayuda a los usuarios de IBM a ser más productivos de forma individual, conectarse a nuestras redes de compañeros, y centrarse en el valor empresarial de lo que convierte a IBM en una empresa mejor”.

Más información Para obtener más información sobre Lotus Notes y Domino, póngase en contacto con el representante de ventas de IBM o IBM Business Partner, o visite: ibm.com/software/lotus

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