LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS.

VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES Y TECNOLOGÍA

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

PLIEGO DE CONDICIONES LICITACIÓN PRIVADA No. 001-2012 SOLUCIÓN DE IMPRESIÓN

BOGOTÁ, D.C. ENERO DE 2012

1

CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES 1.1.

Objeto

El presente proceso tiene como objeto contratar una persona jurídica que preste los servicios de solución integral para la administración externa de impresión de la producción y de los diversos documentos que se generan en las Sucursales y dependencias de LA PREVISORA S.A., a escala nacional, en donde se incluyan impresoras, insumos requeridos para su operación (excepto papelería), instalación, configuración, mantenimiento preventivo y correctivo (soporte técnico), incluidos todos los repuestos y partes de cambio necesarios por desgaste o por daño, un software debidamente licenciado, de Administración, Control y Auditoria que permita la generación de reportes y estadísticas y un software - debidamente licenciado, que ofrezca la funcionalidad de la gestión y configuración de toda la solución. 1.2.

Lugar, fecha y hora de apertura y cierre de la Invitación.

El proceso se abrirá a las 3:30 p.m. del 16 de enero de 2012 en la Gerencia Jurídica de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No. 9 - 07 Piso 4 de Bogotá D.C. y se cerrará a las 3:00 p.m. del 23 de enero de 2012 en la Sala de Juntas No. 3 de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No. 9 - 07 Primer (1er.) Piso de la ciudad de Bogotá D.C. 1.3.

Financiación y Presupuesto Oficial

La fuente de financiación para la ejecución del proyecto se hará con recursos propios de LA PREVISORA S.A. y el presupuesto estimado para este contrato es la suma de

DOS MIL CIENTO CINCUENTA MILLONES CUATROCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL DOSCIENTOS VEINTICINCO PESOS M/CTE. ($2.150.492.225.oo) incluido IVA del 16%. La distribución del presupuesto para los treinta y seis meses (36) iniciando el 1º. de Abril de 2012 se detalla de acuerdo al rubro y por años en el siguiente cuadro:

Año Fiscal

2012 Abril – Diciembre 9 Meses

2013 Enero – Diciembre 12 Meses

2014 Enero – Diciembre 12 Meses

2015 Enero – Marzo 3 Meses

TOTAL

Valor solución de impresión

483,142,431

644,189,909

644,189,909

161,047,477

1,932,569,726

Valor Puntos de Venta (Actuales 23, + 20 2012 + 20 2013 + 20 2014 + 10 2015)

28,939,421

61,923,889

98,036,127

29,023,062

217,922,499

Total con IVA

512,081,853

706,113,797

742,226,036

190,070,539

2,150,492,225

Al tratarse de una solución de Administración Externa basada en un presupuesto de volumen de impresión para un periodo de treinta y seis (36) meses con revisión semestral (6 meses); cumplido cada semestre de servicio se revisarán y validarán los consumos reales del semestre inmediatamente anterior conjuntamente entre la Gerencia de Tecnología de la Información de LA PREVISORA S.A. y EL CONTRATISTA con el fin de determinar:  

El presupuesto estimado para el nuevo semestre. Volúmenes de impresión estimados del semestre que se está revisando para proyectar el estimado del siguiente semestre a ejecutar.

Para determinar el presupuesto estimado así como la cifra a reconocer por parte de LA PREVISORA S.A. a EL CONTRATISTA, ó reducir el costo a favor de LA PREVISORA S.A., el procedimiento que se aplicara es el siguiente: Convenciones:      

CSR = Costo Semestral Real Ppto = Presupuesto Semestral estimado CPP = Costo por página ofrecido PI = Páginas impresas durante el semestre evaluado Dif = Diferencia entre CSR y Ppto MVR = Máximo valor a reconocer por cualquiera de las partes

Procedimiento:     

CSR = CPP x PI Dif = Ppto – CSR MVR = Ppto x 10% Si CSR < Ppto  EL CONTRATISTA reconocerá a LA PREVISORA el Dif que resulte y este valor no podrá ser mayor al MVR Si CSR > Ppto  LA PREVISORA reconocerá al CONTRATISTA el Dif que resulte y este valor no podrá ser mayor al MVR

Ppto para el nuevo semestre operativo será igual a CSR; entonces: Ppto Primer semestre 1 = Ppto Semestre 1 Ppto Segundo semestre 2 = CSR Semestre 1 Ppto Segundo semestre 3 = CSR Semestre 2 Ppto Segundo semestre 4 = CSR Semestre 3 Ppto Segundo semestre 5 = CSR Semestre 4 Ppto Segundo semestre 6 = CSR Semestre 5 El valor total pagado al final del contrato, incluyendo los Dif, no podrá ser superior al presupuesto máximo estimado para la presente contratación.

Todas las propuestas deberán ser presentadas en pesos colombianos, la propuesta que sobrepase el presupuesto en pesos colombianos establecido en el presente numeral, será rechazada. La cotización presentada que exceda el presupuesto oficial por rubro o año fiscal o en el total de presupuesto será rechazada. El proponente deberá indicar en su cotización los costos fijos mensuales por impresora. El proponente deberá indicar en su cotización los costos mensuales para las impresoras que se pueden adicionar en los años 2012, 2013, 2014 y 2015 para toda la solución para cada año fiscal. 1.4.

Certificado de Disponibilidad

Para cumplir el compromiso que se adquiera, LA PREVISORA S.A., expidió el certificado de disponibilidad presupuestal No. 2012000069 del 02 de Enero de 2012, emitido por la Subgerencia de Presupuesto. 1.5.

Forma de Pago del Contrato

LA PREVISORA S.A., pagará al contratista en la modalidad de mes vencido, de acuerdo a lo siguiente: Un costo mensual dado por la cantidad de impresoras de cada tipo que se tiene multiplicado por su valor correspondiente La factura deberá venir discriminando los costos por sucursal determinados por cada una de las impresoras tipo que se tienen asignadas a cada una de las sucursales, acompañado de un anexo en el cual se discrimine el total de impresoras por tipo que se tienen en el mes inmediatamente anterior. El pago de dicha factura se realizará dentro de los treinta (30) días siguientes a su aceptación. Para efectos de realizar el desembolso, EL CONTRATISTA debe presentar con cada factura una certificación del Revisor Fiscal donde acredite el cumplimiento oportuno de sus obligaciones con los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA – y en donde conste encontrarse a paz y salvo a la fecha de entrega de la factura de venta y los últimos seis meses. Lo anterior, en cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Si la factura no ha sido correctamente elaborada y no es posible su corrección por parte de la entidad o no es acompañada por los documentos que le sean solicitados, el término de treinta (30) días mencionado no empezará a contarse hasta tanto no se aporten en su totalidad. Dicha demora no generará a EL CONTRATISTA el derecho al pago de intereses o de compensación monetaria alguna.

Si el inicio del contrato no coincide con el primer día de un mes calendario, en la primera factura se cancelará la parte proporcional a los días que se prestó el servicio durante este primer mes; las demás facturas corresponderán a cada mes calendario completo con excepción del último, para el cual se facturará la parte correspondiente a la fracción de mes complementaria del primero. 1.6.

Plazo de Ejecución del Contrato

El contrato tendrá una vigencia operativa (no incluye la etapa de transición que es el tiempo para disponer de las impresoras, realizar su configuración, trasladarlas al sitio asignado y ponerlas en marcha) de treinta y seis (36) meses calendario, contados a partir del 1 de abril de 2012 previa firma del Acta de Inicio de la etapa operativa del contrato suscrito entre el Proponente favorecido y LA PREVISORA S.A. NOTA: La etapa de transición será el periodo comprendido entre el día que se suscriba el acta de aprobación de garantías del contrato y el 31 de marzo de 2012. 1.7.

Régimen jurídico aplicable

El presente proceso se rige por el derecho privado por disposición expresa de los artículos 14 y 15 de la Ley 1150 de 2007. Al proceso se le aplicarán conforme a lo expuesto, las normas civiles y comerciales que le sean pertinentes. 1.8

Convocatoria veedurías ciudadanas

LA PREVISORA S.A. invita a todos los interesados y a las veedurías ciudadanas para que participen con las recomendaciones escritas y oportunas, en las etapas precontractual, contractual y postcontractual que LA PREVISORA S.A. adelanta, cuando a ello haya lugar. 1.9

Publicidad - Consulta

LA PREVISORA S.A. realizará la publicidad del pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso, desde el 16 de enero de 2012 a las 3:30 p.m. fecha desde la cual podrán consultarse en la página de Internet: http://www.previsora.gov.co. Si LA PREVISORA S.A., estima conveniente efectuar aclaraciones con base en las consultas que se le formulen o se requiere insertar modificaciones al pliego con base en las solicitudes de los posibles oferentes, previa evaluación de las mismas, que en todo caso permitan garantizar los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, lo hará mediante ADENDAS suscritas por la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología de LA PREVISORA S.A. 1.10

Recepción de observaciones y/o aclaraciones

LA PREVISORA S.A., recibirá las preguntas sobre aclaraciones a los correos electrónicos [email protected]; [email protected]; [email protected]; desde el 16 de enero a las 3:30 p.m. y hasta el 19 de enero de 2012 a las 2:00 p.m.1. Las preguntas deben enviarse sin excepción a los correos citados. Las preguntas se responderán una a una en tanto se reciban en LA PREVISORA S.A. y se publicarán en la página Web http://www.previsora.gov.co. El pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso no tiene costo alguno. Sin embargo, si alguno de los posibles oferentes requiriera copia de los mismos, podrá obtenerla previa consignación del monto de las fotocopias, en la Subgerencia de Caja de LA PREVISORA S.A., ubicada en la calle 57 No. 9 - 07 Piso 1º. 1.11

Plazo de la licitación y entrega de propuestas

Por plazo de la licitación debe entenderse el término que transcurre a partir de la fecha en la cual se pueden presentar propuestas, esto es desde el 16 de enero de 2012 a las 3:30 p.m. y hasta el 23 de enero del mismo año, a las 3:00 p.m. (fecha de cierre de la licitación). 1.12

Término para retiro de propuestas

Los oferentes podrán retirar su propuesta antes de la hora prevista para el cierre del proceso de selección. En este caso, se les devolverá sin abrir y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas. 1.13

Cierre de la Licitación

Los sobres de requisitos habilitantes (primer sobre) y especificaciones obligatorias (segundo sobre) que contienen las propuestas, serán abiertos en el lugar, fecha y hora señalada para el cierre de la Contratación; el sobre relativo a los aspectos calificables (tercer sobre) no será abierto en esta audiencia, si no una vez el Comité Evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el Pliego de Condiciones. La apertura de las propuestas, así como la devolución de aquellas cuya solicitud de retiro se hubiere efectuado dentro de los términos señalados, se realizará en presencia de los oferentes que deseen asistir al acto de cierre del proceso. De lo anterior se levantará un acta donde se consignarán los siguientes datos de cada una de las propuestas así: 1) Número y fecha del proceso. 1

Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio en el link http://www.sic.gov.co/Hora_legal/hora_legal.php , la cual está y esta establecida en la página web de Previsora Seguros S.A compañía de Seguros, en el link denominado "Hora Legal Colombiana" que de acuerdo con lo establecido en la Directiva No.0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "Remite directamente a usuario al servicio dispuesto para tal fin por la superintendencia de Industria y Comercio, que permite conocer en tiempo real la hora legal Colombiana

2) Número de folios. 3) Nombre de los oferentes. 4) Propuesta económica. (En sobre cerrado y sellado dicho sobre solo se abrirá una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones como habilitantes y una vez calificados los aspectos técnicos.) 5) Identificación de la garantía de seriedad de la propuesta. 1.14

Evaluación

Procedimiento LA PREVISORA S.A., efectuará la evaluación conforme lo establece el presente pliego de condiciones que sirve de base a este proceso, del 23 de enero de 2012 hasta el 27 de enero de 2012. En dicho período, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de sus propuestas o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. 1.15

Reserva durante el proceso de evaluación

La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas, no podrá ser revelada a los oferentes, ni a terceros hasta que LA PREVISORA S.A. ponga a disposición de éstos los informes de evaluación para que presenten las observaciones correspondientes. La verificación y calificación será publicada el 30 de enero de 2012 Las observaciones que realicen los oferentes sobre la verificación y calificación serán recibidas por escrito hasta el 1º. de febrero de 2012 a las 2:00 p.m., dirigida a la Gerencia Jurídica ubicada en la Calle 57 No. 9 – 07 Chapinero, Piso 4º o a los siguientes correos electrónicos: [email protected]; [email protected]; [email protected]; Las respuestas a dichas observaciones se darán a través de correo electrónico reportado por los posibles oferentes o en el acta de selección o de declaratoria de fallida, que igualmente será publicada en la página Web http://www.previsora.gov.co. 1.16 Selección del contratista La selección del contratista se realizará mediante acta, la cual será publicada el 3 de febrero de 2012, en la página Web http://www.previsora.gov.co.

Los procedimientos de selección, en cualquiera de sus modalidades, terminarán con la selección de la oferta que cumpla con los requisitos mínimos contenidos en el pliego de condiciones y obtenga la mayor calificación o en la declaratoria de fallida. 1.17

Cronograma de la Licitación Privada No. 001 - 2012 ACTIVIDAD Publicación de pliegos en la página Web y apertura del proceso de contratación (fecha a partir de la cual se podrán presentar propuestas) Plazo para presentar observaciones y preguntas con relación al pliego de condiciones

PLAZO El 16 de enero de 2012 a las 3:30 p.m.

Del 16 al 19 de enero de 2012 hasta las 2:00 p.m. El 23 de enero de 2012 a las 3:00 Cierre de la licitación p.m. Termino para evaluación y recibo de Del 23 de enero hasta el 27 de enero de 2012 documentos de aclaraciones solicitadas. El 30 de enero de 2012 Publicación de evaluación Hasta el 1º. de febrero de 2012 a Recibo de observaciones a las evaluaciones la 1:00 p.m. El 3 de febrero de 2011 Selección del contratista A cargo de la Vicepresidencia de Firma del contrato y perfeccionamiento Operaciones y Tecnología.

CAPITULO II PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS 2.1

Presentación de las Propuestas

Las propuestas deberán ser entregadas escritas a máquina o en computador y deberán presentarse en original y copias de acuerdo al numeral 2.3 del presente Pliego de Condiciones, de idéntico contenido y valor, redactadas en idioma español y con las hojas debidamente foliadas, tanto el original como las copias y con un índice en el que se relacione el contenido total de la propuesta. Deberán ser depositadas en sobres cerrados y sellados, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1.13 Cierre de la licitación, en la urna ubicada en la Sala No. 3 de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No. 9 - 07 Primer (1er.) Piso de la ciudad de Bogotá D.C., a más tardar el 23 de enero de 2012 a las 3:00 p.m. Las propuestas que se presenten después de la fecha y hora fijada como límite para su entrega serán rechazadas. No se aceptarán propuestas por correo corriente o electrónico, fax, ni presentadas en un sitio distinto del indicado. 2.2

Identificación de la Propuesta

Cada paquete deberá presentarse con el siguiente rótulo: PREVISORA SEGUROS. COMPAÑÍA DE SEGUROS LICITACIÓN No. 001 - 2012 Original/Copia, No. __ (Indicación si se trata de original o copia y números de éstas) Nombre o Razón Social del Oferente Número de folios que se presentan, enumerados en forma consecutiva ascendente Dirección del Oferente Teléfono, Correo Electrónico y Fax del Oferente En caso de discrepancias entre el original y las copias, prima para todos los efectos, el contenido de la propuesta original. En caso de existir discrepancia entre textos que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado. Para que sean válidas las correcciones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del representante legal del oferente, en caso contrario, LA PREVISORA S.A. no tendrá en cuenta la enmienda. 2.3

Forma de Presentación y Calificación

La propuesta será recepcionada de la siguiente manera: Primer Sobre: Segundo sobre: Tercer sobre: 2.4

Requisitos habilitantes (Original y dos copias). Especificaciones obligatorias (Original y una copia). Aspectos calificables (Original).

Correspondencia

La correspondencia relacionada con este proceso deberá ser remitida a los correos electrónicos: [email protected]; [email protected]; [email protected] indicando en el asunto: LICITACIÓN PRIVADA No. 001 - 2012. 2.5

Vigencia de la Propuesta

La propuesta debe estar vigente por el término del proceso y dos (2) meses más, contados a partir de la fecha de cierre de la presente licitación. CAPITULO III REQUISITOS HABILITANTES 3.1

Capacidad Jurídica

3.1.1

Participantes

En el presente proceso de selección los participantes deberán ser, personas jurídicas

en cuyo objeto social este comprendido el objeto del contrato, legalmente constituidas en Colombia, nacionales, individualmente, o consorcios, o uniones temporales o en cualquiera otra modalidad de asociación que no infrinja las normas constitucionales y legales colombianas, que cumplan con los requisitos establecidos, en el Pliego de Condiciones. En caso de consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes, deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación. 3.1.2

Capacidad Jurídica

Presentar la propuesta debidamente suscrita por el Representante Legal de la empresa, dentro del plazo y en el sitio fijado. La omisión de este requisito desde el momento de presentación de la propuesta no es subsanable y configura el rechazo del ofrecimiento. El Representante Legal debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta y suscribir el contrato. Cuando los estatutos de la entidad contengan alguna limitación para presentar ofertas, deberá anexarse además de la representación legal, copia del acta de junta o del órgano social según lo establezcan los estatutos en la cual se le faculte para presentarla. 3.1.3

Carta de presentación de la propuesta

Aportar la carta de presentación de la propuesta, Anexo No. 1 “Carta de Presentación de la Propuesta”, la cual deberá ser firmada por el proponente. Si la propuesta es presentada por una persona jurídica, unión temporal, consorcio u otro tipo de asociación, deberá venir suscrita por el representante legal o apoderado designado. En este caso debe aportar el documento donde conste legalmente lo siguiente: Que el objeto del presente proceso está comprendido dentro de su capacidad jurídica; y que la persona que firma la “carta de presentación de la propuesta” tiene facultades para comprometer al proponente en el objeto del contrato e igualmente en su ejecución. Si existieren limitaciones en el anterior sentido, la propuesta debe acompañarse del documento en donde conste que se recibió la correspondiente autorización, de parte de la instancia competente. 3.1.4

Existencia y Representación Legal

Aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con los siguientes requisitos: a) Expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la licitación, en el que conste que el oferente se encuentra registrado, que tiene

domicilio en Colombia y que el término de su duración no es inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más y su liquidación. b) Si de este certificado se desprende que las facultades del representante legal se encuentran limitadas para presentar la propuesta y firmar el respectivo contrato, deberá anexarse la correspondiente autorización de la Junta Directiva o de Asamblea General de Accionistas acorde al Código de Comercio, según se anote en los estatutos. Dicha autorización deberá comprender la presentación de la propuesta, la ejecución del contrato y su correspondiente liquidación. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad y/o establecimiento de comercio se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. NOTA: En caso que el proponente no presente el certificado o que lo presente con el término de vigencia vencido, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar, según el caso, la presentación o actualización de este documento dentro del término establecido para este efecto. 3.1.5

Paz y salvo por concepto de aportes parafiscales

El oferente deberá aportar certificación expedida durante el mes de presentación de la propuesta, en donde conste que la firma o sociedad se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes a seguridad social integral y parafiscal de sus empleados. Por aportes de seguridad social integral y parafiscal se entienden los aportes o giros a cargo de un empleador a: Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Para acreditar el cumplimiento de este requisito el oferente deberá: aportar certificación expedida por su Revisor Fiscal o en el evento en que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, por su representante legal, en el que conste que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales y de seguridad social en salud, pensiones y ARP de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta, y durante los últimos 6 meses de acuerdo con lo indicado en el art. 50 de la Ley 789 de 2002. 3.1.6

Certificado de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República

El proponente debe aportar el certificado expedido por la Contraloría General de la República, correspondiente al último periodo registrado del boletín de responsables fiscales y donde conste la no inclusión en el mismo, tanto de la persona jurídica como de su representante legal.

Cuando no se allegue el certificado o el mismo no corresponda a la última fecha de actualización del boletín, se solicitará al proponente el respectivo documento o las aclaraciones que se consideren pertinentes. El proponente deberá allegar el documento o hará las aclaraciones que le sean solicitadas dentro del término establecido por LA PREVISORA S.A. para tal fin, so pena de rechazo. 3.1.7

Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General De La Nación

El proponente debe aportar el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación con una fecha de expedición no superior a un (1) mes calendario anterior a la fecha del cierre de la presente licitación, en donde conste que no está incurso en causales de inhabilidad ni sanciones por este concepto, tanto de la persona jurídica como de su representante legal. Cuando no se allegue el certificado o la fecha de expedición no se encuentre dentro de la requerida se solicitará al proponente el respectivo documento o las aclaraciones que se consideren pertinentes. El proponente deberá allegar el documento o hará las aclaraciones que le sean solicitadas dentro del término establecido por LA PREVISORA S.A. para tal fin, so pena de rechazo 3.1.8

Garantía de seriedad de la propuesta

El oferente deberá presentar una garantía de seriedad de la oferta expedida a favor de LA PREVISORA S.A. por un banco o una compañía de seguros legalmente habilitada para ello, con clausulado entre particulares, por un valor asegurado no inferior al 10% del presupuesto oficial, con una vigencia de como mínimo dos (2) meses, contados a partir de la fecha límite para presentar propuestas. Con la misma, se debe aportar el recibo de pago de la prima expedido por el banco o la compañía de seguros. 3.1.9

Propuestas conjuntas

Cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar los documentos que acrediten su constitución y representación. Adicionalmente, deberá presentar el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, en el cual constará, por lo menos:

 La facultad con que actúan para la constitución del Consorcio o Unión Temporal. (Es decir, la correspondiente autorización del órgano social para participar en la constitución de la Unión Temporal o el Consorcio, autorización que debe ser expresa en el documento en el cual conste, identificando la clase y No. del proceso para el cual se confiere la autorización: Licitación Privada No. 001 – 2012)  El objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual debe ser el mismo del objeto a contratar. (En caso de Consorcios o Uniones Temporales, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación).  La duración del Consorcio o Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo del contrato, un año más y su liquidación.  La designación de un representante legal principal, quien deberá estar facultado para actuar a nombre y en representación del Consorcio o Unión Temporal. La facultad que se le otorga en particular para proponer, firmar y liquidar el contrato, y en el caso de resultar seleccionados, de ejecutar las obligaciones derivadas del contrato. Igualmente, deberá designarse un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva del representante legal principal.  Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal.  La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión Temporal a los demás integrantes del mismo, o a un tercero, según sea el caso.  En ningún caso, se podrá participar con más de una propuesta, ya sea individualmente, en Consorcio y/o Unión Temporal o como miembro de otro Consorcio o Unión Temporal o presentar propuestas alternativas. En caso de Unión Temporal o Consorcio, sus integrantes deberán señalar los términos y extensión de la participación de cada uno de ellos en la propuesta y la ejecución del contrato. Se admitirán ofertas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales constituidas máximo por dos personas, una de las cuales deberá ser una persona jurídica 3.2

Capacidad Financiera

Para efectos de constatar la capacidad financiera, el proponente deberá presentar el Balance General y el Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2010 con sus notas aclaratorias, firmados por el Representante Legal y Contador Público y/o Revisor Fiscal, si lo tuviere. En el Balance General o en documento anexo firmado por el contador, deberá discriminarse el Activo corriente y el Pasivo Corriente.

Adicionalmente, el proponente deberá anexar fotocopia de las tarjetas profesionales de contador y certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedidos por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la contratación, correspondientes al contador y revisor fiscal, si lo tuviere, que suscriben los Estados Financieros antes mencionados. En caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá allegar la misma documentación y requisitos mencionados. Cuando LA PREVISORA S.A., en desarrollo de la verificación financiera requiera constatar la información del proponente, ésta podrá solicitar los documentos adicionales que considere necesarios para la justificación de la información, tales como Estados Financieros dictaminados de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte requerido. Para participar en el proceso de selección, el proponente deberá cumplir con los siguientes indicadores a 31 de Diciembre de 2010: 1. Nivel de endeudamiento, calculado (Pasivo total/Activo Total) x100, con un resultado inferior o igual al 70%. 2. Razón Corriente (Activo Corriente/Pasivo Corriente): Mayor o igual a 1. 3. Rentabilidad sobre el patrimonio (ROE = Utilidad Operacional/Patrimonio): Igual o superior al 3%. En caso de que participen consorcios o uniones temporales, se sumarán los rubros contables de cada uno de los participantes, correspondientes a las variables determinantes de cada indicador, ponderados por el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso. Si el proponente no acredita la capacidad financiera exigida será rechazado. 3.3.

Capacidad Técnica

3.3.1. Organización Presentación de la forma de organización para el desarrollo del contrato El proponente debe presentar con su propuesta como mínimo los siguientes recursos que integrarán el equipo de trabajo así: 3.3.1.1. Gerente del Proyecto El proponente favorecido deberá nombrar para el periodo de transición y afinamiento de la solución a un Gerente de Proyecto, o quien haga sus veces, que cumpla con los siguientes requisitos:

 Ingeniero de Sistemas, Electrónica, Telecomunicaciones, Industrial o carreras afines (el proponente debe adjuntar: diploma ó acta de grado ó tarjeta profesional del Ingeniero). Funciones   



Será la persona encargada de toda la implementación técnica del proyecto. Realizará el cronograma de implementación del proyecto, el cual debe ser aprobado por el líder de Previsora. Realizara reuniones de seguimiento durante la implementación del proyecto, en las cuales debe estar presente el Gerente del Proyecto nombrado. El lugar de reunión serán las oficinas de la Gerencia de Tecnología de la Información de LA PREVISORA S.A., ubicadas en la Calle 57 # 9-07, piso 8. El desarrollo de actas y documentos los debe realizar el Gerente Proyecto nombrado por el proponente. Entregar topología final (mapa detallado) de la solución.

Todos los costos asociados con el desarrollo de las actividades citadas en esta Licitación, están a cargo exclusivo del proponente. 3.3.1.2. Gerente Operativo El contratista deberá nombrar a un Gerente Operativo, o quien haga sus veces, el cual estará durante el tiempo total del contrato, que cumpla con los siguientes requisitos:  Ingeniero de Sistemas, Electrónica, Telecomunicaciones, Industrial o carreras afines (el proponente debe adjuntar a la cotización: diploma o acta de grado o tarjeta profesional del Ingeniero). Funciones  Será la persona encargada de la parte operativa y único canal entre las partes, durante la vigencia del contrato.  Durante la etapa operativa del contrato, asistirá a reuniones de seguimiento semanal o mensual de acuerdo a lo definido entre el proponente y LA PREVISORA S.A., en las cuales se evalúe principalmente el cumplimiento de los compromisos adquiridos y se tomen determinaciones frente a los inconvenientes que se puedan presentar. El lugar de reunión serán las oficinas de la Gerencia de Tecnología de la Información de LA PREVISORA S.A., ubicadas en la Calle 57 # 9-07, piso 8. El desarrollo de actas y documentos los debe realizar el Gerente Operativo nombrado por el proponente.  Escalar y hacer seguimiento al interior de la organización del contratista los requerimientos técnicos y operativos que realice Previsora Seguros.  Realizar cuadre de facturación con LA PREVISORA S.A.

 Actualizar el documento (mapa de la topología detallado) cuando se realice una modificación en la solución.  Realizar el análisis del comportamiento de la solución de impresión y plantear alternativas de mejoramiento continuo de acuerdo a su experiencia y mejores prácticas. El Gerente Operativo no será de tiempo completo para LA PREVISORA S.A. 3.3.1.3. Técnico de Soporte Presencial El contratista deberá nombrar a un Técnico de soporte presencial o quien haga sus veces, el cual estará durante el tiempo total del contrato, que cumpla como mínimo en los siguientes requisitos:  Técnico de Sistemas, Electrónica, Telecomunicaciones, Industrial o carreras afines (el proponente debe adjuntar a la propuesta: diploma o acta de grado). Funciones  Soporte presencial en Casa Matriz de tiempo completo para Atender los requerimientos que se den en las oficinas en Bogotá (Casa Matriz, Centro de Servicios Masivos, Sucursal Estatal, Gerencia de Operaciones, Centro Empresarial Corporativo, Fimprevi, Fondo de empleados y Almacén) frente a mantenimiento preventivo y correctivo se presenten.  Administrar, realizar seguimiento y operar el software ofertado dentro de la solución.  Para esta persona LA PREVISORA S.A. suministrará un puesto de trabajo en la Gerencia de Tecnología de la información, con una toma doble de corriente regulada, una toma doble de corriente normal, un punto de red, acceso controlado a Internet y una extensión telefónica con capacidad de llamada local. Todos los demás elementos que requiera esta persona para cumplir con su labor, deberán ser suministrados por el proveedor favorecido (el PC deberá cumplir como mínimo con el estándar de Computadores de los funcionarios de Previsora y que corresponde a Windows 7, Procesador Intel icore 5, memoria RAM de 4 Gb, Disco duro de 300 Gb), sin que implique ningún costo adicional para La Previsora S.A. - Compañía de Seguros. Las certificaciones solicitadas para cada uno de los perfiles mencionados en este numeral deben contener las siguientes características:  Nombre del contratante.  Ser expedida y firmada por el representante legal o el responsable de la ejecución del contrato de la empresa contratante. Esta certificación no puede tener más de 1 año de expedida.  Quien expide la certificación, debe indicar en qué calidad (representante legal o responsable de la ejecución del contrato) firma la certificación.

    3.3.2

Estar impresa en papel membretado de la empresa que la expide. Indicar expresamente el objeto contratado. Detallar las actividades ejecutadas durante el desarrollo del contrato. Indicar fecha de iniciación y fecha de terminación del contrato. Experiencia

3.3.2.1 Experiencia del Personal 

Gerente del Proyecto

Experiencia de mínimo un (1) año como Gerente de Proyectos relacionados con el objeto de la presente Licitación. Esta debe ser demostrada con certificación expedida por el proponente, o por empresas donde el Ingeniero haya desempeñado éstas funciones. 

Gerente Operativo

Experiencia de mínimo dos (2) años como Gerente Operativo o su equivalente en proyectos relacionados con el objeto de la presente Licitación. Esta debe ser demostrada con certificación expedida por el proponente, o por empresas donde el Ingeniero haya desempeñado éstas funciones. 

Técnico de Soporte Presencial

Experiencia de mínimo dos (2) años como Técnico de Soporte o su equivalente en proyectos relacionados con el objeto de la presente Licitación. Esta debe ser demostrada con certificación expedida por el proponente, o por empresas donde el Técnico haya desempeñado éstas funciones. Las certificaciones solicitadas para cada uno de los perfiles mencionados en este numeral deben contener las siguientes características:  Nombre del contratante.  Ser expedida y firmada por el representante legal o el responsable de la ejecución del contrato de la empresa contratante. Esta certificación no puede tener más de 1 año de expedida.  Quien expide la certificación, debe indicar en qué calidad (representante legal o responsable de la ejecución del contrato) firma la certificación.  Estar impresa en papel membretado de la empresa que la expide.  Indicar expresamente el objeto contratado.  Detallar las actividades ejecutadas durante el desarrollo del contrato.  Indicar fecha de iniciación y fecha de terminación del contrato.

3.3.2.2 Experiencia de la Firma Proponente Experiencia mínima de 4 años en la prestación de servicio de este tipo de soluciones, demostradas con mínimo una (1) y máximo tres (3) certificaciones, acumulables entre si. Para que la certificación sea considerada como válida, debe cumplir con las siguientes especificaciones mínimas: 



   

 

La certificación debe estar impresa en papel membreteado de la empresa que la expide y/o debe tener sello de la empresa sobre la firma, nombre claro, cargo y teléfono de contacto de quien certifica. Esta certificación debe estar firmada por el representante legal o el Interventor del proyecto. Fecha de inicio: Indicar la fecha de inicio del contrato. El contrato certificado debe haberse iniciado máximo dentro de los cinco años anteriores a la fecha límite de presentación de ofertas definida para la presente Licitación o estar vigente a la fecha de cierre de la presente licitación y llevar como mínimo 6 meses de ejecución. Valor del contrato: El valor certificado por contrato, debe corresponder mínimo a la suma de $320.000.000 por año, antes de IVA. Tiempo Operativo del Contrato: Se debe certificar la duración operativa del contrato, es decir el tiempo que estuvo funcional la solución Indicar el Objeto del contrato y que debe ser similar al que se quiere contratar en la presenta licitación. Alcance geográfico: Indicar las ciudades en las que se instalaron, mantuvieron y dio soporte directamente a las impresoras. Para que la certificación presentada sea tenida en cuenta, el cubrimiento geográfico debe ser mínimo de 10 ciudades capitales de departamento en las que LA PREVISORA S.A. tiene oficinas. La certificación debe tener un ítem de cumplimiento del contrato: - CUMPLE - o NO CUMPLE Calificación: Cada certificación debe presentar la calificación (buena o excelente) para los siguientes aspectos:  Calidad y funcionalidad de las impresoras e insumos entregados  Calidad y cumplimiento del trabajo realizado por los técnicos que prestan el mantenimiento preventivo  Calidad y cumplimiento del trabajo realizado por los técnicos que prestan el mantenimiento correctivo  Calidad y funcionalidad del Help Desk (Mesa de ayuda)  Calidad y funcionalidad del software de Administración y Configuración  Calidad y funcionalidad del software de Control y Auditoria

En caso de que la certificación presente problemas de forma y no de fondo, se solicitará aclaración al proponente el cual debe responder dentro de los términos fijados para tal fin y sin que esto le dé derecho a cambiar ni el contrato certificado ni la empresa que certifica. En caso de que la aclaración no se entregue en los tiempos predeterminados, se rechazará la certificación.

En caso de que la certificación no incluya la información mínima requerida, se rechazará la certificación. Si el proponente presenta más de tres (3) certificaciones, tan solo se tomarán para evaluación las tres (3) primeras consecutivas en orden ascendente según la numeración de folios de la propuesta; las demás se considerarán como no válidas. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, uno de sus integrantes deberá contar con el 60% de la experiencia y el otro integrante el porcentaje restante. El Consorcio o Unión Temporal deberá estar conformada como mínimo por una persona jurídica. 3.4.

Certificados por parte del Fabricante

El proponente deberá adjuntar en su propuesta la Certificación vigente del Distribuidor Autorizado, de experiencia y capacitación en la implementación de soluciones de impresión con impresoras de las mismas marcas y tipos ofrecidas, esta debe ser expedida por el fabricante o su representante en Colombia de la solución ofrecida. 3.5.

Certificado de Medio Ambiente

El proponente deberá adjuntar en su propuesta la certificación vigente que expide el fabricante como compromiso con el medio ambiente y que detalle el proceso de recolección, manejo y disposición final de cartuchos vacíos. Además de la disposición de los equipos de impresión en desuso 3.6.

Certificado de Entrenamiento

El proponente deberá anexar el Certificado vigente de Entrenamiento del personal que implementará la solución ofrecida, sobre los productos que la conforman, expedida por el Fabricante o el Representante del Fabricante, o por un Centro Autorizado de entrenamiento o por el proponente firmado por el representante legal. CAPITULO IV ESPECIFICACIONES OBLIGATORIAS 4. ESPECIFICACIONES OBLIGATORIAS Los aspectos técnicos que a continuación se detallan son los mínimos y obligatorios. 4.1.

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

Las necesidades de impresión que se dan al interior de LA PREVISORA S.A. determina que se requieren clasificar en diez (10) Tipos de impresoras, los cuales son: Producción, Documentos, Caja – Producción, Caja, Color, Docum-Caja-produc, Documentos Medianas, Soat, Multifuncionales y Matriz de Punto. Las impresoras que se suministren para soportar la solución propuesta deben ser nuevas y la cantidad de impresoras por cada uno de los tipos que se requieren son:

Total General Impresoras Sucursales Previsora

Cantidad

Impresoras Tipo 1 (Producción)

24

Impresoras Tipo 2 (Documentos)

45

Impresoras Tipo 3 (Caja-Producción)

9

Impresoras Tipo 4 (Caja)

17

Impresora Tipo 5 (Color)

12

Impresoras Tipo 6 (Docum-Caja-Produc)

6

Impresoras Tipo 7 (Soat)

30

Impresoras Tipo 8 (Documentos Medianas)

4

Impresoras Multifuncionales Propias de Previsora (Administración)

3

Impresoras Matriz de punto Propias de Previsora (Administración)

27

Total Previsora Seguros

177

Total General Puntos de Venta

Cantidad

Impresoras Tipo 7 (SOAT)

23

Gran Total General

200

Las características técnicas mínimas que deben cumplir las impresoras necesarias para atender los requerimientos derivados de la impresión de los tipos anteriores, son las siguientes: 4.1.1. Impresoras Tipo 1, Tipo 2, Tipo 3, Tipo 6 Tecnología de Impresión:

Láser

Velocidad de Impresión (carta):

>= 50 ppm

Memoria RAM:

>=128 MB

Bandejas de 500 hojas ó superior:

3 bandejas

Bandeja multipropósito de 100 hojas ó superior: 1 bandeja Normal (bond), membreteado, Tipo de Papel Soportado: Reciclado, transparencias (acetatos), etiquetas y sobres. Peso de Papel Soportado: 60 a 105 g/m2 Print Server Interno – Fast Ethernet y que Si permita conexión a red RJ45 PCL 6, PCL 5e, Emulación PostScript Lenguaje de Impresión Soportados: 3 Sistemas Operativos Soportados:

Windows XP, 7, Windows Server 2000, 2003, 2008 y superiores en cualquiera de sus versiones

Unidad Dúplex Automática:

Si

Código de Seguridad para imprimir:

Si – Impresión confidencial

Panel de Control Gráfico en la máquina:

Si - Funciones: Configuración de la Impresora, mostrar el estado de la impresora, mostrar ayuda sobre resolución de problemas en la máquina.

Servidor WEB interno en la máquina:

Si – Funciones: Configuración de la impresora, mostrar el estado de la impresora y diagnóstico de problemas.

Bandejas con llave y cerradura:

Si

Impresión de la primera hoja:

Menor o igual a 10 segundos

Resolución de impresión:

Desde 600 dpi hasta 1,200 dpi

* El proponente favorecido debe suministrar los cables requeridos para su operación y puertos ofrecidos (Ethernet, paralelo, USB, cables de potencia) y esto no podrá generar ningún costo adicional para La Previsora S.A. 4.1.2. Impresoras Tipo 5 Color (Licitaciones-Mercadeo) Tecnología de Impresión:

Laser

Velocidad de Impresión B&W(carta):

>= 25 ppm

Velocidad de Impresión Color (carta):

>= 25 ppm

Impresión de la primera hoja:

Menor o igual a 10 segundos

Memoria RAM:

> = 256 MB

Bandeja de 500 hojas o superior:

1 bandeja

Bandeja de 250 hojas ó superior

1 bandeja

Bandeja multipropósito:

1 bandeja

Cartuchos de Tonner Independientes:

Si – Negro, Cian, Magenta, Amarillo

Tipo de Papel Soportado:

Normal(bond), membreteado, reciclado, transparencias (acetatos), fotográfico, etiquetas y sobres

Peso de Papel Soportado:

60 a 105 g/m2

Print Server Interno – Fast Ethernet y Si que permita conexión a red RJ45 Puerto:

Paralelo IEEE 1284 y/o USB ver 2.0 *

Lenguajes de Impresión Soportados:

PCL 6, PCL 5, Emulación PostScript 3

Sistemas Operativos Soportados:

Windows XP, 7, Windows Server 2000, 2003, 2008 y superiores en cualquiera de sus versiones

Bandejas con llave y cerradura:

Si

Resolución de impresión:

desde 600 dpi hasta 1.200 dpi

Unidad Dúplex Automática:

Si

Código de Seguridad para imprimir:

Si – Impresión confidencial

Panel de máquina:

Control

Gráfico

en

la

Si - Funciones: Configuración de la Impresora, mostrar el estado de la impresora, mostrar ayuda sobre resolución de problemas en la

máquina. Servidor WEB interno en la máquina:

Si – Funciones: Configuración de la impresora, mostrar el estado de la impresora y diagnóstico de problemas.

* El proponente favorecido debe suministrar los cables requeridos para su operación y puertos ofrecidos (Ethernet, paralelo, USB, cables de potencia) y esto no podrá generar ningún costo adicional para La Previsora S.A. 4.1.3. Impresoras Tipo 7 Tecnología de Impresión:

Laser

Velocidad de Impresión (carta):

>= 35 ppm

Memoria RAM:

>= 128 MB

Bandejas de 250 hojas ó superior:

1 bandeja

Bandeja multipropósito de 50 hojas ó superior:

1 bandeja

Tipo de Papel Soportado:

Normal(bond), membreteado, reciclado, transparencias (acetatos), etiquetas y sobres

Peso de Papel Soportado:

60 a 105 g/m2

Print Server Interno – Fast Ethernet y que permita conexión RJ 45

Si

Puerto:

USB ver 2.0*

Lenguajes de Impresión Soportados:

PCL 5e, Emulación PostScript 3

Sistemas Operativos Soportados:

Windows XP, 7, Windows Server 2000, 2003, 2008 y superiores en cualquiera de sus versiones

Servidor WEB interno en la máquina:

Si – Funciones: Configuración de la impresora, mostrar el estado de la impresora y diagnóstico de problemas.

Bandejas con llave y cerradura:

Si

Impresión de la primera hoja:

Menor o igual a 9 segundos

Resolución de impresión:

Desde 600 dpi hasta 1,200 dpi

* El proponente favorecido debe suministrar los cables requeridos para su operación y puertos ofrecidos (Ethernet, paralelo, USB, cables de potencia) y esto no podrá generar ningún costo adicional para La Previsora S.A. 4.1.4. Impresoras Tipo 4 (Caja) y Tipo 8 (Mediana de Documentos) Tecnología de Impresión:

Láser

Velocidad de Impresión (carta):

>= 35 ppm

Memoria RAM:

>=128 MB

Bandeja de 250 hojas ó superior:

1 bandeja

Bandeja multipropósito de 100 hojas ó superior: 1 bandeja

Tipo de Papel Soportado: Peso de Papel Soportado: Print Server Interno – Fast Ethernet y que permita conexión a red RJ45 Language de Impresión Soportados: Sistemas Operativos Soportados:

Normal (bond), membreteado, Reciclado, transparencias (acetatos), etiquetas y sobres. 60 a 105 g/m2 Si PCL 6, PCL 5e, Emulación PostScript 3 Windows XP, 7, Windows Server 2000, 2003, 2008 y superiores en cualquiera de sus versiones

Unidad Dúplex Automática:

Si

Código de Seguridad para imprimir:

Si – Impresión confidencial

Panel de Control en la máquina:

Si - Funciones: Mostrar el estado de la impresora, mostrar los problemas en la máquina.

Servidor WEB interno en la máquina:

Si – Funciones: Configuración de la impresora, mostrar el estado de la impresora y diagnóstico de problemas.

Bandejas con llave y cerradura:

Si

Impresión de la primera hoja:

Menor o igual a 10 segundos

Resolución de impresión:

Desde 600 dpi hasta 1,200 dpi

* El proponente favorecido debe suministrar los cables requeridos para su operación y puertos ofrecidos (Ethernet, paralelo, USB, cables de potencia) y esto no podrá generar ningún costo adicional para La Previsora S.A. 4.1.5. Hardware de LA PREVISORA S.A. LA PREVISORA S.A. cuenta con elementos que hacen parte del sistema de impresión y que debe incluirse en la administración de la solución y no podrá generar costo adicional para LA PREVISORA S.A.: 

La compañía cuenta con impresoras que deben incluirse en la administración de la solución de impresión y no podrán generar costo adicional para LA PREVISORA S.A. y que relacionamos a continuación: Detalle

Cantidad Impresoras

Impresoras Multifuncionales Sucursal Estatal (Bogotá) Hp M2727 Centro de Servicios Masivos (Bogotá Oficina Gmac) HP M3380 Casa Matriz – Bogotá Hp M3027 Impresoras de Matriz de Punto Impresoras de matriz de punto Epson LQ-590 ( distribuidas una por sucursal el restante se manejan como contingencia y están en Casa Matriz)

1 1 1

27



El proponente puede remplazar estos elementos por maquinas nuevas con iguales o superiores características, y no podrá generar costo adicional para LA PREVISORA S.A.



Un servidor central (Bogotá Casa matriz) en el cual se encuentran instaladas las colas de impresión a nivel nacional que soportan los requerimiento del aplicativo de Central Pro de Adobe y se debe administrar el manejo de instancias, colas de impresión y el funcionamiento óptimo de las impresiones de LA PREVISORA S.A. y no podrá generar costo adicional para LA PREVISORA S.A.



Un servidor de impresión donde se encuentran instaladas las colas que soportan la impresión de documentos para los usuarios de casa matriz (Todos los pisos), Centro de Servicios Masivos y Sucursal Estatal y los usuarios de Terminal. Se debe administrar colas de impresión y el funcionamiento óptimo de las impresiones en cada uno de los usuarios de LA PREVISORA S.A. y no podrá generar costo adicional para LA PREVISORA S.A.



Los servidores de las sucursales donde se encuentran instaladas las colas de impresión de las impresoras de cada una de las oficinas y deben incluirse en la solución. Se debe administrar colas de impresión y el funcionamiento óptimo de las impresiones en cada uno de los usuarios de LA PREVISORA S.A. No podrá generar costo adicional para LA PREVISORA S.A.



Equipos de cómputo de LA PREVISORA S.A., donde se realizara la instalación y configuración de la parte cliente de la solución de impresión por parte del proponente favorecido. Se debe garantizar el óptimo funcionamiento del resultado final de la impresión. No podrá generar costo adicional para LA PREVISORA S.A.

Si para lograr que los requerimientos realizados por LA PREVISORA S.A. funcionen de manera adecuada es necesario el desarrollo y/o ajustes al software, asistencia técnica, o lo necesario que se requiera, el proveedor está en la obligación de hacerlo y no generará ningún costo adicional para LA PREVISORA S.A. 4.2.

INFORMACIÓN REQUERIDA

El proponente debe incluir obligatoriamente la siguiente información dentro de su propuesta para cada tipo de impresora: 4.2.1. Costo por tipo de impresora En la propuesta presentada deberá venir detallado el costo estimado mensual por cada uno de los tipos de impresora que conforman la solución inicial solicitada en los presentes pliegos de condiciones 4.2.2. Costos por página por tipo de impresora

    4.3.

Costo de Impresión por página a blanco y negro y/o a color. Cantidad de páginas en promedio de duración del tonner o cartucho Cantidad de páginas en promedio de duración del kit de mantenimiento Costo de impresión por página adicional a blanco y negro y/o a color.

CAMBIOS SOBRE LA PLATAFORMA QUE CONFORMA LA SOLUCIÓN

El proponente favorecido y/o LA PREVISORA S.A., durante la ejecución del contrato, pueden sugerir el cambio de modelo de las impresoras por otras que optimicen el TCO de la solución y que satisfagan plenamente las necesidades de impresión de la Compañía. Conjuntamente el Contratista y LA PREVISORA S.A., estudiarán la propuesta presentada con el fin de determinar las implicaciones operativas y funcionales que el cambio sugerido implica. En primera instancia, este cambio no debe representar ningún costo adicional para LA PREVISORA S.A. Así mismo, LA PREVISORA S.A. puede solicitar el retiro de impresoras de la solución en cualquier momento dentro de la ejecución del contrato sin que esto constituya causal de terminación del contrato para la Compañía. Por otra parte, LA PREVISORA S.A. también puede solicitar la instalación temporal o definitiva de nuevas impresoras dentro de la solución de acuerdo con las necesidades del giro ordinario del negocio 4.3.1. Adición o retiro de Impresoras LA PREVISORA S.A. en cualquier momento de la ejecución del proyecto, podrá adicionar o retirar del contrato impresoras por cada uno de los tipos. El proveedor dentro de su propuesta debe incluir, el Costo mensual adicional por cada tipo de impresora para cada año de la vigencia del contrato (Año1 - Año2 - Año3) y su mínimo de permanencia el cual no podrá ser superior a 6 meses ó el costo en que se disminuye por el retiro, este servicio debe tener un cubrimiento a nivel nacional y debe incluir su traslado, instalación, puesta en funcionamiento, soporte y mantenimiento, y suministro de repuestos y consumibles(excepto papel). LA PREVISORA S.A. no pagara sanciones por el retiro de las impresoras, así mismo la facturación debe disminuir en el costo mensual de la impresora. 4.3.2. Cambio de Impresoras LA PREVISORA S.A en cualquier momento de la ejecución del proyecto, podrá solicitar el cambio de impresoras de tipo de documentos por una de características iguales o superior, con servicio multifuncional (Fax, Scanner, Fotocopiado). El proveedor dentro de su propuesta debe incluir, el Costo mensual adicional por cada tipo de impresora para cada año de la vigencia del contrato (Año1 - Año2 - Año3) por el cambio de impresora, este servicio debe tener un cubrimiento a nivel nacional y debe incluir su traslado, instalación, puesta en funcionamiento, soporte y mantenimiento, y suministro de consumibles y repuestos.

4.4.

SOFTWARE DE CONTROL Y AUDITORIA:

Al ser esta una solución integral, debe incluirse el software – debidamente licenciado - que ofrezca la siguiente funcionalidad en cuanto a Control y Auditoria:   

       





Monitorear localmente sobre el equipo que actúa como print server, las impresoras que se encuentran configuradas para cada oficina (Casa Matriz, Regional o Sucursal) Consolidar en un sitio central, toda la información capturada sobre los diferentes print servers. Poder acceder desde cualquier equipo conectado a la red nacional de datos de LA PREVISORA S.A. y por medio de Internet Explorer® al software con el fin de obtener los reportes y estadísticas. Este acceso debe ser validado por medio de nombre de usuario y password. Permitir definir perfiles de usuario para el acceso al software por lo menos para: Administrador, Operador, Consulta. Función de seguimiento y auditoria transparentes al usuario y que no afecte la operación funcional de la impresora. Capacidad de manejar y configurar grupos de usuarios Capacidad de configurar topes de impresión por usuarios Manejo de multimoneda para el costeo de la impresión Los reportes generados deben poder exportarse a hoja electrónica Excel y/o Access como mínimo Envió de reportes a cuentas de correo electrónico, con opción de programar una tarea automática para su envió. Reportes y estadísticas sobre: o Una determinada Impresora o Un grupo de impresoras manejadas por un mismo print server o La totalidad de impresoras controladas y auditadas a nivel corporativo o Un usuario determinado o Costo Total de Propiedad (TCO) para una impresora o Un rango de tiempo determinado por el usuario Los Reportes y estadísticas deben poder generarse por lo menos con la siguiente información: o Nombre del usuario que envió la impresión o Nombre del documento que el usuario envió o Fecha y hora en que se envió la impresión o Número de hojas que conforman el trabajo de impresión o Número de copias solicitadas o Calidad en que se envió la impresión o Utilización de la unidad dúplex o Tamaño de papel empleado para la impresión o Tiempo que tomó la impresión o fecha y hora en que finalizó la impresión o Un rango de tiempo determinado por el usuario Capacidad para agendar la generación de los reportes.

El seguimiento de estos informes deberá hacerse con una periodicidad mensual, conjuntamente entre el Proponente seleccionado y la Gerencia de Tecnología de la Información, con el fin de revisar el comportamiento del sistema de impresión para determinar si la solución ofertada está cumpliendo con las expectativas planteadas y así determinar si se requieren ajustes en el modelo. El análisis de páginas impresas debe ser tomado del aplicativo de control y auditoria para determinar informes y estimados de páginas impresas. 4.5.

SOFTWARE DE GESTIÓN Y CONFIGURACIÓN:

Al ser esta una solución integral, debe incluirse como mínimo el software – debidamente licenciado - que ofrezca la siguiente funcionalidad en cuanto a gestión y configuración: 

      

4.6.

El software se debe poder utilizar a través de Internet Explorer® versión 5.5. o superior para que el usuario autorizado pueda realizar tareas tales como: o Configuración del dispositivo o Realizar un diagnóstico remoto o Hacer actualización del firmware de la impresora Mostrar en tiempo real el estado de los recursos en la red de impresoras Descubrimiento automático o manual de dispositivos Generación de notificaciones automáticas (determinadas de común acuerdo entre el Proponente favorecido y la Gerencia de Informática de La Previsora) a cuentas de correo electrónico sobre alertas específicas para la impresora Mostrar la información general de la impresora Mostrar la información general sobre el estado de los consumibles (tonner, kit de mantenimiento, papel en las bandejas, entre otros) Mostrar el estado funcional de la impresora El ingreso al software de gestión y configuración debe manejar como mínimo un nivel de autenticación de usuario - password INSTALACIÓN DEL SOFTWARE

La instalación, configuración y puesta en marcha de todo el software (a nivel nacional) lo debe realizar el proponente seleccionado. El servidor que se utilice para la consolidación requerida en el software de control y auditoria así como para el software de gestión y configuración debe ser dimensionado, provisto, configurado, instalado y puesto en funcionamiento por el proponente favorecido. El licenciamiento del sistema operativo y todo el demás software necesario para la funcionalidad del servidor anterior se considera parte integral del mismo. Este servidor debe ser de formato rack y LA PREVISORA S.A. facilitará un espacio de máximo 2U dos puntos de red y dos tomas de corriente regulada con polo a tierra (110V / 60Hz). Este servidor centralizará toda la información de impresión en una base de datos local y será el servidor maestro del software de Gestión, Control y Auditoria.

Además de las funcionalidades descritas en estos términos en el punto Software de control y auditoria -, se debe configurar, administrar y hacer seguimiento a los topes de impresión para cada uno de los usuarios de LA PREVISORA S.A. Como en cada una de las oficinas de LA PREVISORA S.A. Se encuentra un equipo tipo servidor donde se deben instalar las impresoras, el software de control deberá capturar la información de impresión de cada una de las impresoras de la sucursal y luego enviarla al servidor Maestro, para consolidar en la base de datos local toda la información de impresión. Si para lograr que los requerimientos realizados por LA PREVISORA S.A. funcionen de manera adecuada es necesario el desarrollo y/o ajustes al software, el proveedor está en la obligación de hacerlo y no generara ningún costo adicional para LA PREVISORA S.A. Lo anterior debe fundamentarse en un plan de ejecución previamente acordado entre el proponente favorecido y la Gerencia de Tecnología de la Información de LA PREVISORA S.A. ya que estas funcionalidades podrían afectar los canales de comunicaciones que se tiene con las sucursales. Por lo anterior el proponente debe incluir en su propuesta cual es el estimado del ancho de banda que se utilizará y el proceso que se ejecutara en cada Servidor de las sucursales. El Proponente favorecido deberá desarrollar la instalación, configuración y puesta en marcha del servidor maestro, el software de gestión control y auditoria y la instalación de las impresoras en cada uno de los usuarios del dominio en la etapa de transición del proyecto Los costos en que se incurra por este concepto serán a cargo del proponente favorecido. 4.7.

INFRAESTRUCTURA QUE COLOCA LA PREVISORA S.A.

4.7.1. Servidor Central de las colas de Impresión de Casa Matriz e Impresión Aplicativo Core SUCURSAL

SERVIDOR

CARACTERÍSTICAS

SISTEMA OPERATIVO

Casa Matriz

HP

1 Procesador Dual Core 2.33 Ghz Mem DDR2 de16 Gb, Discos de Duros de 146 GB configurados en espejo

Windows 2003 R2 Server Standar

4.7.2. Servidor de Contingencia SUCURSAL Data Center Alterno en Medellín

SERVIDOR

CARACTERÍSTICAS

SISTEMA OPERATIVO

HP

2 Procesadores Dual Core de 2.6 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, 2 Discos de Duros de 72 GB configurados en espejo

Windows 2003 R2 Enterprise a 64 bits

4.7.3. Servidores en Sucursales para el manejo de las colas de impresión SUCURSAL ARAUCA ARMENIA Centro Empresarial Corporativo BARRANQULLA evolucionar Seguros BODEGA TEQUENDAMA BUCARAMANGA BUENAVENTURA

SERVIDOR

CARACTERÍSTICAS

HP

Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador Intel Pentium 4 2.4 Ghz Mem DDR2 de 512 Mb, DD de 80 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador INTEL PENTIUM 4 1.6 Ghz Mem DDR2 de 768 Mb, DD de 80 Gb Procesador INTEL XEON 3.06 Ghz Mem DDR2 de 3 Gb, DD de 80 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador QC 2.0 Ghz Mem DDR2 de 4 Gb, DD de 146 Gb Procesador INTEL PENTIUM 4 3.20 Ghz Mem DDR2 de 2.24 Gb, DD de 80 Gb

HP HP HP HP HP HP HP

BUGA CALI BACK y FRONT (Centro) CALI FRONT CARTAGENA

HP HP HP HP

CEDRITOS BOGOTA CAFAM FLORESTA – BOGOTA CUCUTA FLORENCIA IBAGUE MANIZALES MEDELLIN BACK MEDELLIN FRONT MOCOA MONTERIA NEIVA PASTO PEREIRA POPAYAN QUIBDO RIOHACHA

HP

HP HP HP HP HP HP HP HP HP HP HP HP HP HP HP

SINCELEJO

SISTEMA OPERATIVO Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Win 2003 server Standar Win 2003 server Standar Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Win 2003 server Standar Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Win 2003 server Standar Win 2003 server Standar Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Win 2003 server Standar

Enlace En KBPS 1024 2048 4096 1024 512 2048 1024 1024 4096 4096 2048 512

512 2048 1024 2048 2048 4096 4096 1024 2048 2048 2048 2048 2048 1024 1536 1024

SUCURSAL TUNJA VILLAVICENCIO YOPAL

SERVIDOR HP HP HP

CARACTERÍSTICAS Procesador QC DDR2 de 4 Gb, Procesador QC DDR2 de 4 Gb, Procesador QC DDR2 de 4 Gb,

2.0 Ghz Mem DD de 146 Gb 2.0 Ghz Mem DD de 146 Gb 2.0 Ghz Mem DD de 146 Gb

SISTEMA OPERATIVO Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition Windows server 2003 R2 Standard Edition

Enlace En KBPS 2048 2048 1024

4.7.4. Equipos de Cómputo (Usuarios), cantidades por sucursal LA PREVISORA S.A. cuenta con estimado de 750 microcomputadores trabajando en red, donde la mayoría de ellos emplean como sistema operativo Windows 7 y algunos Windows XP. En cuanto a plataforma de hardware de estos microcomputadores, se tienen equipos HP COMPAQ 8100 ELITE SFF (80%), HP PROBOOK 4420S (10%) y Pentium IV 10%; una memoria RAM promedio de 1024 Mb y capacidad en disco duro promedio de 40 Gb. Relación de equipo de cómputo en LA PREVISORA S.A. Sucursal La Previsora. Casa Matriz Bogotá

Total 344

La Previsora. Externos. Fondo de Empleados Bogotá

5

La Previsora. Sucursal Tipo A. Cali Back

16

La Previsora. Sucursal Tipo A. Cali Front

24

La Previsora. Sucursal Tipo A. Medellín. Back

17

La Previsora. Sucursal Tipo A. Medellín. Front

24

La Previsora. Sucursal Tipo A. Sucursal Estatal La Previsora. Sucursal Tipo B. Centro Empresarial Corporativo –Bogotá La Previsora. Sucursal Jefatura de Operaciones – Bogotá La Previsora. Sucursal Tipo A. Centro Servicios Masivos – Bogotá

26

La Previsora. Centro de expedición Cedritos Bogotá

3

La Previsora. Centro de expedición Floresta Bogotá

3

La Previsora. Sucursal Tipo C. Armenia

12

La Previsora. Sucursal Tipo C. Bucaramanga

12

La Previsora. Centro de expedición o Buga

3

La Previsora. Sucursal Tipo C. Cartagena

12

La Previsora. Sucursal Tipo C. Cúcuta

12

La Previsora. Sucursal Tipo C. Ibagué

12

La Previsora. Sucursal Tipo C. Manizales

12

La Previsora. Sucursal Tipo C. Pasto

12

La Previsora. Sucursal Tipo C. Pereira

12

La Previsora. Sucursal Tipo D. Montería

10

La Previsora. Sucursal Tipo D. Neiva

10

La Previsora. Sucursal Tipo D. Popayán

10

La Previsora. Sucursal Tipo D. Tunja

10

La Previsora. Sucursal Tipo D. Villavicencio

10

27 36 28

Sucursal

Total

La Previsora. Sucursal Tipo E. Arauca

6

La Previsora. Sucursal Tipo E. Buenaventura

6

La Previsora. Sucursal Tipo E. Florencia

6

La Previsora. Sucursal Tipo E. Mocoa

6

La Previsora. Sucursal Tipo E. Quibdó

6

La Previsora. Sucursal Tipo E. Riohacha

6

La Previsora. Sucursal Tipo E. Sincelejo

6

La Previsora. Sucursal Tipo E. Yopal

6

Total general

4.8.

750

DISTRIBUCIÓN DE LAS IMPRESORAS POR OFICINA Y POR TIPO

Dentro de la propuesta se debe contemplar como mínimo la distribución de las impresoras en las Sucursales y cantidades a continuación relacionadas: Imp. Matriz de punto. (Previsora)

Imp. Produc

Imp. Docum

Imp. CajProd

Imp. Caja

Imp. Color

Imp. DocCaj-pro

Imp. Soat

Imp. Docum Mediana

Imp. Multi. (Previsora)

Tipo 1

Tipo 2

Tipo 3

Tipo 4

Tipo 5

Tipo 6

Tipo 7

Tipo 8

PP

Bogotá - Sucursal Estatal

1

1

Bogotá Centro Empresarial Corporativo

1

2

Bogotá Centro Servicios Masivos (Casa Matriz Piso 1 Y Piso 2)

1

1

Medellín - Front

1

1

1

1

1

1

6

Cali Front (Centro)

1

1

1

1

2

1

7

Tipo de Impresora

Oficina

1

1

1

1

Cali Front (Norte)

1

MPP

1

1

Total Impresoras

5

1

1

6

5

1

1

Medellín - Back

1

1

2

Cali Back (Centro)

1

1

2

Armenia

1

1

1

1

1

5

Bucaramanga

1

1

1

1

1

5

Cartagena

1

1

1

1

1

5

Cúcuta

1

1

1

1

1

5

Ibagué

1

1

1

1

1

5

Manizales

1

1

1

1

1

5

Pasto

1

1

1

1

1

5

Pereira

1

1

1

1

1

5

Tipo de Impresora

Imp. Produc

Imp. Docum

Imp. CajProd

Imp. Caja

Imp. Color

Imp. DocCaj-pro

Imp. Soat

Imp. Docum Mediana

Imp. Multi. (Previsora)

Imp. Matriz de punto. (Previsora)

Oficina

Tipo 1

Tipo 2

Tipo 3

Tipo 4

Tipo 5

Tipo 6

Tipo 7

Tipo 8

PP

Montería

1

1

1

1

1

5

Neiva

1

1

1

1

1

5

Popayán

1

1

1

1

1

5

Tunja

1

1

1

1

1

5

Villavicencio

1

1

1

1

1

5

Total Impresoras

MPP

Arauca

1

1

1

1

4

Buenaventura

1

1

1

1

4

Florencia

1

1

1

1

4

Mocoa

1

1

1

1

4

Quibdó

1

1

1

1

4

Riohacha

1

1

1

1

4

Sincelejo

1

1

1

1

4

Yopal

1

1

1

1

4

2 (contingencia)

3

Casa Matriz – Almacén

1

Casa Matriz Piso 1 -G. Dtal Operaciones -

1

1

2

Casa Matriz Piso 3

2

1

3

Casa Matriz Piso 4

2

1

3

Casa Matriz Piso 5

3

1

4

Casa Matriz Piso 6

2

2

4

Casa Matriz Piso 7

2

1

3

Casa Matriz Piso 8

1

1

Casa Matriz Piso 9

1

1

1

3 2

Bogotá- Cafam Floresta

1

1

2

Bogotá – Cedritos

1

1

2

Bogotá - Jef Operaciones (Incluido Indemnizaciones de Automóviles)GO Gerencia de Operaciones Caja, Coaseguros- DBJJ Bogotá - Sub Ger Nal de Indemnizaciones - Operaciones ED -

2

1

1

4

1

2

1

1

2

3

Tipo de Impresora

Imp. Produc

Imp. Docum

Imp. CajProd

Imp. Caja

Imp. Color

Imp. DocCaj-pro

Imp. Soat

Imp. Docum Mediana

Imp. Multi. (Previsora)

Oficina

Tipo 1

Tipo 2

Tipo 3

Tipo 4

Tipo 5

Tipo 6

Tipo 7

Tipo 8

PP

1

1

Buga

Imp. Matriz de punto. (Previsora)

Total Impresoras

MPP 2

Casa Matriz – Fimprevi

1

1

Casa Matriz – FondoE

1

1

Barranquilla

Totales



24

1

1

45

9

2

17

12

6

30

4

3

27

177

Para los puntos de Venta Sucursal

Oficina/Ciudad

Tipo 7

PV. Propio

Bogotá

12

PV. Propio

Bucaramanga

1

PV. Propio

Cali

1

PV. Propio

Ipiales

1

PV. Propio

Medellín

2

PV. Propio

Pasto

2

PV. Propio

Tuquerres

1

PV. Propio

Villavicencio

2

PV. Propio

Yopal

1

Total

23

PROYECCIÓN DE CRECIMIENTO DE IMPRESORAS PARA PUNTOS DE VENTA PROPIOS. LA PREVISORA S.A. a través de la Vicepresidencia Comercial estima que para el periodo comprendido entre los años 2012 al 2015 proyecta un crecimiento anual de puntos de venta propios así: Año

2012

2013

2014

2015

Cantidad

20

20

20

10

Acumulado (lo que se tiene actualmente más el proyectado por año)

(23+20) = 43

(23+20+20)=63

(23+20+20+20)=83

(23+20+20+20+10)= 93

4.9.

VALORES ESTIMADOS DEL VOLUMEN DE IMPRESIÓN

Los valores estimados para el volumen de impresión se muestran a continuación. Los valores están dados por tipo de impresora sobre un estimado promedio mensual (Una impresora por tipo). Total General Impresoras

Promedio mensual de Impresión de Páginas por Impresora (Una)

Impresoras Tipo 1 (PRODUCCION)

7,524

Impresoras Tipo 2 (DOCUMENTOS)

8,459

Impresoras Tipo 3 (CAJA-PRODUCCION)

3,285

Impresoras Tipo 4 (CAJA)

2,441 508

Impresoras Tipo 5 (COLOR) (Blanco y Negro / Color)

1,342

Impresoras Tipo 6 (DOCUM-CAJA-PRODUC)

5,000

Impresoras Tipo 7 (SOAT) Impresoras Tipo 8 (Medianas Documentos) Impresoras Multifuncionales Propias de Previsora (Administración) Impresoras Matriz de Punto Propias de Previsora (Administración)

400 2,000 2,400 15

4.10. TIEMPOS DE PUESTA EN SERVICIO DE LA SOLUCIÓN LA PREVISORA S.A., establece como tiempo de puesta en servicio máximo de la solución integral a nivel nacional la etapa de transición. El proponente favorecido deberá coordinar el remplazo de las impresoras actualmente instaladas y demás elementos necesarios, dentro de la fecha límite, para la puesta en servicio. Los costos en que se incurra por este concepto serán a cargo del proponente favorecido. 4.11. PRUEBAS DE IMPRESIÓN DE PRODUCCIÓN, CAJA Y DOCUMENTOS El Proponente favorecido dentro de la etapa de transición, deberá realizar pruebas de impresión de producción, caja y documentos en las impresoras de los tipos solicitados en conjunto con la Previsora. Las impresiones en la actualidad de nuestro aplicativo core son generada por archivos .dat´s que son creados por el aplicativo de Central Pro de adobe, y cuyo orden de impresión es por el número de bandejas así:  Pólizas: o Bandeja cuatro (4) Papel SISE o Bandeja tres (3) Papel copia o Bandeja dos (2) Papel anexos y Cláusulas o Bandeja Manual (No se usa – inhabilitada-)  Caja: o Bandeja dos (2) Papel Sise - Troquelado





o Bandeja Manual (No se usa – inhabilitada-) Documentos: o Bandeja cuatro (4) Papel Carta Blanco o Bandeja tres (3) Papel Carta con Logotipo o Bandeja dos (2) Papel Blanco - Oficio o Bandeja Manual (No se usa – inhabilitada-) Seguro Obligatorio: o Bandeja uno (1) Carnets de soat o Bandeja Manual (No se usa – inhabilitada)

NOTA: el ordenamiento de impresión detallado anteriormente se encuentra funcionando de manera correcta en la solución que se tiene implementada en la actualidad. El proveedor dispone de diez (10) días hábiles para garantizar la impresión de las formas establecidas en LA PREVISORA S.A., y así proceder a la instalación y configuración de las impresoras. Los costos en que se incurra por este concepto serán a cargo del proponente favorecido. 4.12. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE LAS IMPRESORAS Las impresoras serán transportadas por cuenta y riesgo exclusivo del proponente favorecido hasta cada una de las oficinas (Sucursales y Casa Matriz) relacionadas en el cuadro de distribución. Una vez allí, deberán configurar las impresoras y el software correspondiente en cada servidor de impresión en la oficina y posteriormente en los microcomputadores de los funcionarios, dentro del tiempo previsto para la implantación de la solución(etapa de transición). En los microcomputadores la instalación de las impresoras debe ser a través de la red desde los servidores locales, en ningún caso se deben instalar impresoras locales en los equipos. Igualmente a los usuarios de Terminal las impresoras deben ser instaladas a través de la red desde servidor de impresión de la oficina principal de LA PREVISORA S.A. El proponente debe implementar una solución de impresión confidencial en las impresoras de tipo de documentos para que el usuario deba digitar un código o lo pueda acceder mediante un sistema de tarjetas lectoras de proximidad para evitar el desperdicio de papel en los equipos de impresión. Si el sistema requiere de equipamiento y / o aplicaciones estos deben ser suministrados por el proveedor y no generara costo adicional para LA PREVISORA S.A. Lo anterior, debe fundamentarse en un plan de ejecución previamente acordado entre el proponente favorecido y la Gerencia de Tecnología de la Información de LA PREVISORA S.A., pues se debe tener en cuenta aspectos adicionales tales como parámetros de red, márgenes de impresión y otros que afectan la configuración del software empleado para la generación de formas electrónicas en la impresión de las pólizas (Central pro de Adobe, Crystal Reports, entre otros).

El proponente deberá detallar claramente en su propuesta, el procedimiento estimado que seguirá para la realización de la instalación y configuración de la solución, así como de Elaborar Procedimientos Operativos, Políticas y Estándares con su respectiva documentación que permita llevar a cabo una administración adecuada. Se debe tener en cuenta que el plan final se establecerá conjuntamente entre LA PREVISORA S.A. y el Proponente favorecido. Las personas que realizarán las labores de instalación y puesta en funcionamiento debe ser personal calificado y entrenado en este tipo de labores. Por otra parte, dentro del esquema funcional de la solución, se deberá contemplar los procesos de contingencia que se adopten al interior de LA PREVISORA S.A., donde el proponente favorecido esté en capacidad de responder con equipos y soporte a los casos previstos dentro de dicho plan. La ejecución del numeral de instalación y configuración no podrá generar ningún costo adicional a LA PREVISORA S.A. 4.13. SOPORTE TÉCNICO A LA SOLUCIÓN DURANTE TODA LA VIGENCIA DEL CONTRATO El proponente favorecido debe asumir a todo costo lo relacionado con el soporte técnico a la solución, durante la vigencia del contrato, en aspectos tales como:    



 

Contar con una impresora adicional por cada uno de los tipos para reposición inmediata por daños técnicos. Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor, están a cargo exclusivo del proponente favorecido. Garantía natural y extendida de las impresoras Mantenimiento preventivo: Mínimo dos (2) al año con prestación del servicio en sitio. Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor, están a cargo exclusivo del proponente favorecido. Soporte correctivo: Ilimitado número de incidentes y con atención en sitio, donde se incluyan todos los repuestos, partes necesarias (sin excepción), transporte y servicio técnico. Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor, están a cargo exclusivo del proponente favorecido. Consumibles: Todos los necesario, de acuerdo con el volumen de impresión determinado entre las partes pero sin límites en la disponibilidad y en el suministro de los mismos. Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor, están a cargo exclusivo del proponente favorecido. Actualizaciones, soporte y mantenimiento al software de control y auditoria. Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor, están a cargo exclusivo del proponente favorecido. Actualizaciones, soporte y mantenimiento y desarrollo al software de gestión y configuración. Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor, están a cargo exclusivo del proponente favorecido.

 



Soporte telefónico al usuario final ilimitado a través de una línea de cobro revertido 01-8000 en el esquema 7 X 24 X 365. Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor, están a cargo exclusivo del proponente favorecido. Instalación, desinstalación, configuración, reconfiguración, actualización y traslado de impresoras acorde a los requerimientos técnicos y funcionales que se originen o determinen durante la ejecución del contrato. Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor, están a cargo exclusivo del proponente favorecido. Incluir mantenimientos Preventivos (Mínimo dos al año), Correctivos (todos los que se requieran), consumibles y Repuestos a las siguientes impresoras de propiedad de la Previsora S.A. Regional Intermediarios (Bogotá) Multifuncional HP2727 Regional Centro (Bogotá Oficina Gmac) Multifuncional HP M3380

Calle 57 No. 8B-05 – Piso 2

1

Calle 98 Nro. 22-64 Ofi 10-15

1

Casa Matriz – Bogotá Multifuncional M3027

Calle 57 No 9-07 Piso 8

1

Impresoras de matriz de punto Epson LQ-590 ( distribuidas una por sucursal el restante se manejan como contingencia y están en Casa Matriz)

27

Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor, están a cargo exclusivo del proponente favorecido. 4.14. TIEMPOS DE RESPUESTA A INCIDENTES Partiendo de la premisa de que el proponente favorecido prestará un servicio proactivo y que por lo tanto realizará un monitoreo constante al software que hace parte de la solución, con el fin de conocer permanentemente las condiciones operativas de las impresoras; los acuerdos de niveles de servicio que se deben cumplir estrictamente son: 

Atención telefónica - Helpdesk: en caso de que alguno de los funcionarios autorizados en cada oficina requiera reportar un problema sobre los elementos que conforman la solución y/o necesite soporte técnico, deberá recibir atención telefónica de nivel uno inmediata. Así mismo deben contar con correo corporativo para reportar un problema sobre los elementos que conforman la solución y/o necesite soporte técnico, el cual debe ser respondido de forma inmediata indicando el número de caso y las novedades a seguir. El tiempo máximo contemplado para atención de nivel uno es de una (1) hora. El número telefónico a marcar para reportar el problema y recibir atención inmediata de nivel uno, debe ser una línea 01-8000 ó en su defecto una línea local. Por otra parte, LA PREVISORA S.A. en ningún caso se tendrá que entender con terceros en el tema de soporte ni tampoco en lo relacionado con las herramientas necesarias para efectuar la medición de los niveles de servicio acordados. Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor, están a cargo exclusivo del proponente favorecido.



Atención en Sitio: En caso de que la atención de nivel uno (Atención telefónica – Helpdesk) no fuera suficiente para resolver el problema reportado en el ítem anterior y se requiera soporte nivel dos en sitio, este deberá prestarse dentro de las cuatro (4) horas hábiles siguientes a dicho reporte a nivel nacional (excepto para las sucursales de Mocoa, Quibdó, Florencia, Buenaventura, Riohacha y Arauca donde el soporte en sitio deberá prestarme máximo al día siguiente hábil de reportarse el incidente) entre días hábiles. El tiempo de reparación con que cuenta el técnico que prestará el servicio en sitio es de máximo cuatro horas, teniendo como límite horario para solucionar el problema, las 18:00 horas. El nombre, número del documento de identidad, fecha y hora en la que se prestará el servicio en sitio; debe ser informado a la persona autorizada en LA PREVISORA S.A. y el o los funcionarios que prestarán el servicio en sitio deben identificarse a su arribo a las instalaciones de la Compañía. Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor, están a cargo exclusivo del proponente favorecido.



Reemplazo de equipos: Si no se ha logrado plena funcionalidad del equipo afectado dentro del tiempo determinado en la atención en sitio (nivel 2), el proponente cuenta con un (1) día hábil a nivel nacional (excepto para las sucursales de Mocoa, Quibdó, Florencia, Buenaventura, Riohacha y Arauca donde el remplazo será de dos (2) días hábiles) - para reemplazar, instalar y configurar un equipo de reemplazo de iguales o superiores características al que falló. En caso de que el equipo a reemplazar corresponda a la impresora de producción o a la de caja, el proponente deberá hacer todo lo necesario para reconfigurar la impresora de documentos con tal de que supla la necesidad, mientras llega el equipo de reemplazo, en las funciones de la máquina a reemplazar. Los costos en que se incurra por este concepto serán a cargo del contratista.



Cambio de tonner: una vez la impresora notifique “tonner bajo 30%”, el proveedor cuenta máximo con tres (3) días hábiles para reemplazar en sitio el tonner de la impresora que está generando dicha notificación, a nivel nacional. En caso que el proponente favorecido determine que el tonner será cambiado por un funcionario de LA PREVISORA S.A.; debe hacer llegar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación el nuevo tonner y asumirá totalmente bajo su cuenta y riesgo los daños que se puedan originar de esta labor. En ningún caso se puede llegar a la situación de que la impresora se deba dejar de utilizar por falta de tonner.



En caso que el proveedor favorecido determine que el tonner sea cambiado por un funcionario de LA PREVISORA S.A., deberá dar capacitación sobre el procedimiento a seguir para llevar a cabo esta labor.



Atención a incidentes de pre-falla o falla reportados por el software: en este evento y por tratarse de un servicio proactivo, el proveedor deberá considerar esta notificación como Atención en Sitio, donde las 4 horas hábiles de que

dispone para atender el evento notificado en sitio, se empiezan a contar a partir del momento en que el software generó el aviso. El proveedor deberá informar telefónicamente al coordinador en La Previsora el número del ticket asignado al caso y confirmar la hora del reporte. Los costos en que se incurra por este concepto serán a cargo del proponente favorecido. 

El contratista deberá llevar a cabo encuestas de satisfacción del cliente. Mínimo se deben aplicar dos (2) encuestas al año y el contenido de la misma se determinará en conjunto entre el contratista y LA PREVISORA S.A. Los costos en que se incurra por este concepto serán a cargo del contratista.



Retiro de repuestos, unidades fusoras y demás partes inservibles y los cartuchos vacíos de tonner: El proveedor debe tener un programa de recolección, manejo y disposición final de los repuestos, unidades fusoras, y demás partes sujetas a cambio y cartuchos de impresión vacíos, a fin de contribuir al cuidado del medio ambiente. La Previsora no debe quedarse con ninguno de estos elementos. El proveedor tiene la obligación de retirar los elementos en mención. Los costos en que se incurra por este concepto serán a cargo del contratista.



Soporte con el fabricante. El proveedor seleccionado deberá garantizar que durante la duración del presente contrato cuenta con el apoyo directo por parte del fabricante ante el evento de que alguna falla no pueda ser resuelta por el proponente y por lo tanto pueda acudir a este para lograr el apoyo necesario con el fin de dar solución al problema presentado. Dicho respaldo debe estar soportado por carta emitida por el fabricante y donde se detalle una breve descripción del tipo de acuerdo que poseen.

4.15.

HORARIO DE ATENCIÓN.

Para la mesa de ayuda y el soporte técnico presencial en Casa Matriz, los horarios de atención deben ser de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. y los sábados de 9:00 a.m. a 3:00 p.m. excluyendo días festivos. Para los demás servicios, tales como mantenimiento preventivo y correctivo, se tendrá como horario de atención 7 x 24 x 365, teniendo en cuenta que prima la disponibilidad del servicio para el usuario final y que para la prestación de estos, se llegará a un acuerdo mutuo entre las partes. 4.16. INFORMES MENSUALES. El proponente favorecido debe hacer entrega, en papel y medio electrónico los siguientes informes, durante la vigencia del contrato, tales como: 



Informe de Gestión y Seguimiento: Documentos con la información de páginas impresas por tipo de impresora, graficas de comportamiento de impresión, Análisis por sucursal, Análisis de ahorro, Resultados de Campañas de ahorro, (Y demás información que solicite LA PREVISORA S.A.) Informe de disponibilidad y capacidad de la solución.







Informe mensual de impresión Incluido: Fecha de instalación, Ubicación, Nombre de impresora, Tipo Impresora, Contador de páginas inicial, contador de páginas Final, Nro. de páginas impresas, Porcentaje cobertura, tonner suministrados. (Y demás información que solicite La Previsora S.A.) Informe de Servicios Incluidos: Nro. de Caso, Nombre impresora reportada, fecha inicio, hora inicio, Sucursal solicitante, Área Solicitante, Usuario Solicitante, Tipo de Solución, Novedad de la solución, Fecha de Solución, hora de solución, Técnico que Soluciono. La información que solicite LA PREVISORA S.A. correspondiente a la solución de impresión.

Todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor, están a cargo exclusivo del proponente favorecido. 4.17. DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO. La disponibilidad requerida para cada una de las impresoras es del 98%, en caso de incumplir, se aplicará un descuento por cada no disponibilidad que se presente sobre una impresora, La disponibilidad se medirá con base en horas calendario (7X24x365) utilizando la siguiente fórmula: D = P / A x 100 donde, D: Disponibilidad de impresión expresada en porcentaje P: Número de minutos que estuvo disponible la impresión durante el mes evaluado A: Número de minutos que debió estar disponible la impresión. Este número de minutos se obtiene de multiplicar el número de días del mes evaluado por 1440 (mil cuatrocientos cuarenta) 

Con base en el ítem anterior, cuando se presente una no-disponibilidad en cualquier impresora incluida en el outsourcing, el proveedor deberá compensar a LA PREVISORA S.A. por el tiempo que duró la interrupción del servicio, descontando de la factura del mes evaluado, el valor correspondiente por impresora según los siguientes criterios: o Para la impresora con disponibilidad entre el 98% hasta el 96.0%, la compensación será el 50% del valor mensual individual de la impresora o Para la impresora con disponibilidad inferior al 96.0% la compensación será el 100% del valor mensual individual de la impresora



Se considerará como no disponibilidad no solo cuando la impresora presente una falla física, de software, instancias caídas y/o consumibles que le impidan generar impresiones sino también cuando la calidad de la impresión no se ajuste a los requerimientos de LA PREVISORA S.A. como por ejemplo manchas, líneas

(rayas) y franjas blancas y/o cuando una de las bandejas de la impresora tenga problemas técnicos como el no arrastre de papel, igualmente cuando en los servidores de impresión y los equipos de los usuarios existan daños de drivers y/o bloqueos atribuibles a la administración de la solución de impresión . 

El tiempo de no-disponibilidad empezará a contarse a partir del momento en que se registre el caso vía telefónica en el Help Desk o de envío de correo electrónico al Help Desk. Bajo cualquier evento es obligatorio por parte del proponente favorecido el asignar un ticket a cualquier solicitud de servicio que se presente.



Los daños generados en las impresoras del outsourcing en ningún caso son responsabilidad de los funcionarios de LA PREVISORA S.A., ya que la capacitación debe ser continua en el manejo en cuanto al uso de las bandejas, cambios de tonner, eliminación de posibles atascos de papel y demás operaciones a que incurra.

4.18. ESTRATEGIA DE CAPACITACIÓN El proponente debe presentar dentro de su propuesta, un plan de acción que busque presentar a los usuarios los beneficios de la solución a implementar y crear conciencia en estos sobre el buen uso y trato que se debe dar a las impresoras. El proponente, será quien directamente desarrolle en cada oficina a nivel nacional el plan de acción ajustado de común acuerdo con la Gerencia de Tecnología de la Información y la Subgerencia de Selección y Capacitación de LA PREVISORA S.A. Todos los costos asociados con la ejecución de esta labor están incluidos dentro del presupuesto estimado para la presente licitación. Así mismo se debe incluir un plan de capacitación en el que se enseñe a los funcionarios a nivel nacional, aspectos funcionales de la solución tales como: 

Para el usuario final: o Identificación de las bandejas en las impresoras y tipo de papel que se maneja en cada una de estas o Cómo utilizar la función de dúplex desde el microcomputador asignado a los funcionarios o Cómo utilizar la función de impresión confidencial desde el microcomputador asignado a los funcionarios y como ingresar el código en la impresora o Cómo interpretar los diferentes mensajes que la impresora puede presentar en su display y que acción se recomienda seguir. En cada oficina y por cada impresora asignada (independiente del tipo), el proponente favorecido debe entregar un manual detallado e ilustrado sobre este tema en particular y complementado con aquellos que se considere de común acuerdo sean necesarios.

La capacitación de usuario final debe ser extendida para los usuarios nuevos que ingresan a LA PREVISORA S.A. En el momento de que inicie las labores. 

Para el soporte técnico: o Los temas mínimo para el usuario final o Como se realiza el acceso a la gestión de la impresora, determinar el estado de los consumibles de la impresora, ver el estado funcional de la impresora o Cómo (y solo para ser utilizado en caso de urgencia extrema) prestar servicio a la impresora en casos tales como:  Cambio de tonner/cartuchos de tinta  Retirar un papel atascado en el interior de la impresora



Para los jefes de Unidad: o Los temas mínimos para los jefes de unidad en el manejo del software de control y auditoria. o Como ingresar desde cualquier equipo al programa de control y auditoria. o Como generar reportes de impresión de los usuarios, grupos e impresoras. o Como exportar los reportes a hoja electrónica Excel. o Como identificar los tipos de impresión.



Para el Coordinador designado y su apoyo en La Previsora: o Los temas mínimos para el usuario final y para el soporte técnico o Instalación de los programas de control y auditoria; y de Gestión y configuración. o Cómo obtener los reportes definidos en los requerimientos técnicos mínimos o Cómo configurar las diferentes opciones operativas de las impresoras por medio del software de configuración directamente en las impresoras o Cómo configurar las diferentes opciones operativas de las impresoras por medio del software de configuración y/o del driver en los print server o Forma de acceso básico al Help Desk del proponente favorecido para hacer seguimiento a los casos de soporte y capacitación abiertos.

La capacitación se hará mínima una vez en la implementación de la solución y luego se realizará de acuerdo a los requerimientos internos de LA PREVISORA S.A. o por determinación autónoma del proponente favorecido. Es importante aclarar que los temas enunciados son los esperados por la Compañía, sin embargo el proponente favorecido puede incluir otros que busquen optimizar su servicio y minimizar las posibles inconvenientes presentados en la ejecución del contrato. Ninguna de las anteriores acciones podrá generar algún costo adicional para LA PREVISORA S.A.

4.19 PLAN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO (PCN) El proponente deberá anexar el Plan de Continuidad del Negocio (PCN) que tiene, para cuando ocurra un evento no previsto y que implique entrar en un entorno contingente. Se debe detallar claramente el plan de trabajo que garantice la continuidad del funcionamiento de los servicios prestados, sin que esto conlleve a que se interrumpan o desmejoren. Los planes de contingencia garantizan a LA PREVISORA S. A. mayor disponibilidad del servicio, se debe adjuntar en la cotización información acerca de estos planes y la capacidad de recuperación con ocasión de algún imprevisto, un plan con niveles de fallo, indicando actividades que se requerirán y los tiempos aproximados de solución, debiendo considerar que si es muy fuerte el impacto de la falla, el contratista debe tener la capacidad de reemplazar los servicios contratados el software o hardware puesto por ellos que falle en un tiempo no mayor a ocho (8) horas. El Plan de Continuidad de Negocio podrá ser ajustado durante la fase de transición del proyecto de ser necesario, previo acuerdo entre las partes, y deberá mantenerse actualizado por el proponente durante la fase de operación si surgen cambios tecnológicos que así lo ameriten. LA PREVISORA S.A. se reserva el derecho de solicitar una prueba de los resultados del último plan de continuidad ejecutado o del que se ha anexado en la cotización. 4.20 PLAN DE RECUPERACIÓN DE DESASTRES (DRP) Teniendo en cuenta que existe infraestructura de impresoras y servidores del proponente favorecido que son de su propiedad y en ellos se encuentra software que soporta la solución prestada a LA PREVISORA S.A., en caso de que se presente algún inconveniente, el proponente deberá contar con los protocolos del Plan de Recuperación de Desastres (DRP) y tendrá que adjuntarlos dentro de la propuesta presentada. LA PREVISORA S.A. se reserva el derecho de solicitar una prueba de los resultados del último DRP ejecutado o del que se ha anexado en la cotización. 4.21 ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Toda la información que el proveedor reciba con ocasión de este contrato es información confidencial, razón por la cual el proveedor será el único responsable por las violaciones de derechos de autor, secretos industriales, patentes o derechos similares de la información que reciba con ocasión del contrato, obligándose a mantener indemne a LA PREVISORA S. A. a paz y salvo de cualquier reclamación al respecto y respondiendo por toda clase de perjuicio por el incumplimiento, el cumplimiento tardío o imperfecto de esta obligación.

En tratándose de información de propiedad de terceros el proveedor contará con las autorizaciones requeridas, para que LA PREVISORA S.A., no se vea impedida en su utilización, empleo o manejo. El proponente favorecido deberá aceptar y acatar el Acuerdo de Confidencialidad que exige LA PREVISORA S.A. y que se encuentra estipulado en el Anexo 3 (Acuerdo de confidencialidad). El proponente deberá manifestar por escrito, en su cotización, su compromiso de aceptación y cumplimiento de lo enunciado en este numeral. CAPITULO V ASPECTOS CALIFICABLES 5.1 CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN Para la selección de la propuesta más favorable, la evaluación se efectuará de conformidad con los requisitos, documentos y criterios de evaluación establecidos en el presente Pliego de Condiciones, y será adjudicada a la propuesta que cumpla con los requisitos mínimos exigidos y obtenga el puntaje más alto asignado en la calificación. 5.2 REQUISITOS MÍNIMOS Para la selección de la propuesta más favorable, la evaluación se efectuará de conformidad con los requisitos, documentos y criterios de evaluación establecidos en los presentes pliegos de condiciones, y será adjudicada a la propuesta que cumpla con los requisitos mínimos exigidos y obtenga el puntaje más alto asignado en la calificación. 5.3 FACTORES PARA LA EVALUACIÓN Factores para la evaluación y adjudicación de las propuestas. LA PREVISORA S.A. efectuará las evaluaciones de las propuestas sobre una base de 1000 puntos, de acuerdo con los siguientes criterios: Nro. 1

CRITERIOS Valor de la Oferta TOTAL

PUNTAJE MÁXIMO 1000 1000

Si la propuesta económica del proponente se encuentra por debajo del 80% del presupuesto establecido en la licitación antes del IVA, se considerará como una propuesta artificialmente baja y por lo tanto será rechazada. 5.4 Valor de la Oferta Dentro de las propuestas aceptadas y que cumplan con todos los requerimientos mínimos, aquella que en su propuesta económica su Valor Total de la Oferta antes de

IVA sea menor recibirá el máximo puntaje, es decir, 1.000 puntos. Las demás propuestas se calificarán proporcionalmente por regla de tres inversa. Los valores de la oferta antes de IVA deben venir discriminados por tipo de Impresora donde se incluya los insumos, los servicios, los repuestos y todos los costos asociados a la solución de impresión contemplada en los presentes pliegos. Como ejemplo y posible presentación revisar el anexo 4 de los presentes pliegos 5.5 Empate Si hay empate entre varias propuestas, ganará la propuesta con el mayor puntaje en la oferta económica, y si el empate continúa, La Previsora S.A. definirá la adjudicación por sorteo, en presencia de los proponentes que se encuentren en tal situación. CAPITULO VI. CAUSALES DE RECHAZO Solo serán objeto de calificación aquellas propuestas que hayan cumplido en su totalidad los requisitos exigidos en los capítulos I, II, III y IV. En adición a lo anterior, se rechazarán las propuestas por las siguientes causales: 1. Cuando los oferentes incurran en la conducta descrita en el numeral 9 del Artículo 47 del Decreto 2153 de 1992. 2. Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que contengan datos tergiversados, alterados o inexactos. 3. Cuando no se presenten las aclaraciones solicitadas por LA PREVISORA S.A., dentro del término establecido para tal efecto. 4. Cuando la propuesta se reciba con posterioridad a la fecha y hora fijadas para el cierre de la Licitación o en un lugar distinto al señalado para depositar la propuesta. 5. Cuando el representante legal no suscriba la carta de presentación de la propuesta o ésta sea firmada por una persona que no esté facultada para ello. 6. En el caso de que el oferente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad fijadas por la Constitución o la ley. 7. Cuando no se aporte con la propuesta la póliza de seriedad de la misma. 8. La no presentación del documento de asociación, para el caso de las propuestas conjuntas o la presentación de uno que no llene los requisitos señalados en este documento. 9. Cuando el objeto social del oferente o el de la asociación no cubra el objeto del proyecto.

10. Cuando las sociedades o asociaciones no cumplan con el tiempo de duración exigido en el Pliego. (Si se aporta y tiene error puede subsanarse para los casos de unión temporal, consorcios u otro tipo de asociación) 11. Cuando en las facultades del representante legal se señalen limitaciones para los propósitos de este proceso de selección y no se adjunte la respectiva autorización. 12. Cuando el oferente omita la cotización de uno o más ítems, cuando ello se exija en el Pliego o cuando condicione su propuesta. 13. Cuando no se cumpla con alguno de los aspectos jurídicos 14. Cuando no se cumpla con alguno de los aspectos financieros. 15. Cuando no cumpla con alguna de las condiciones técnicas habilitantes y/o obligatorias solicitadas. 16. Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial dispuesto por LA PREVISORA S.A. 17. Cuando el oferente esté acreditado en otro país, y no presente los documentos exigidos con su correspondiente traducción oficial al idioma español, y legalizados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. 18. Cuando el oferente no acredita el mínimo de calidad y requisitos en formación académica y experiencia requerida en el Pliego de Condiciones. 19. Las demás señaladas en el presente pliego de condiciones. 6.1 Causales para declarar desierto el proceso de selección. LA PREVISORA S.A. declarará desierta la Licitación Privada por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. La declaratoria se hará mediante comunicación en el cual se expresarán detalladamente las razones que condujeron a esta decisión. LA PREVISORA S.A. no es responsable de los gastos en que hayan incurrido los proponentes en la presentación de las propuestas.

ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Ciudad y Fecha: __________________. Nosotros los suscritos (Nombre del representante legal en su calidad de Representante Legal de la firma XXXXXX / nombre de la persona natural) de acuerdo con las condiciones que se estipulan en el presente Pliego de Condiciones, hacemos la siguiente propuesta, seria e irrevocable, para la Licitación Privada No. 001 - 2012, cuyo objeto es seleccionar la propuesta que cumpla con los requisitos exigidos y ofrezca las mejores condiciones para prestar los servicios de solución integral para la administración externa de impresión de la producción y de los diversos documentos que se generan en las Sucursales y dependencias de LA PREVISORA S.A., a escala nacional, en donde se incluyan impresoras, insumos requeridos para su operación (excepto papelería), instalación, configuración, mantenimiento preventivo y correctivo (soporte técnico), incluidos todos los repuestos y partes de cambio necesarios por desgaste o por daño, un software - debidamente licenciado, de Administración, Control y Auditoria que permita la generación de reportes y estadísticas y un software - debidamente licenciado, que ofrezca la funcionalidad de la gestión y configuración de toda la solución. Declaramos así mismo: 1. Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse sólo compromete a los firmantes de esta carta, quienes obran en representación de nombre de la firma que presenta la propuesta. 2. Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive. 3. Que conocemos el Pliego de Condiciones y aceptamos los requisitos en ellos contenidos. 4. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las garantías requeridas, y a suscribir éstas y aquel dentro de los términos señalados para ello. 5. Que nos comprometemos a ejecutar totalmente el contrato. 6. Que aceptamos y nos comprometemos a los plazos, fechas y lugares previstos para las entregas periódicas de los elementos estipulados en el Pliego de Condiciones y en nuestra propuesta. 7. Que responderemos, sin perjuicio de la respectiva garantía, por la calidad de los bienes y servicios contratados. 8. Que mantendremos, durante la ejecución del contrato, la organización técnica y administrativa presentada en la propuesta. 9. Que toda la información contenida en la propuesta es exacta y no existe falsedad alguna en la misma. 10.Que autorizamos expresamente a LA PREVISORA S.A. para que verifique el contenido de la propuesta.

11.Que la presente propuesta consta de _________ (____) folios debidamente numerados. 12.Que aceptamos que la documentación de la propuesta es pública, y que podrá ser conocida por terceras personas una vez finalice el plazo para la presentación de las ofertas. (En caso de existir alguna reserva deberá manifestarlo) 13.Así mismo, declaramos BAJO LA GRAVEDAD DEL JURAMENTO: Que no nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas en la Constitución y en la Ley y no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. (Se recuerda al proponente que si está incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, no puede participar en el proceso de selección de Contratistas y debe abstenerse de formular propuesta. Si el proponente es un Consorcio o Unión Temporal, deberá tener en cuenta esta declaración para cada uno de sus miembros individualmente considerado) Atentamente, _______________. Firma Nombre o Razón Social del Proponente: ___________________________ Nit: ____________________________. Nombre del Representante Legal: ________________________________ C.C. No. de: _________________________________________________ Dirección Comercial del Proponente: ______________________________ Teléfonos: __________________________ Fax: _____________________ Ciudad: _____________________________________________________ Correo Electrónico (Si lo tiene): _______________________________ ___

ANEXO No.2 MODELO DE CONTRATO Entre los suscritos a saber, CAROLINA ISABEL CABRERA LEMUS, mayor de edad, identificada con la Cédula de Ciudadanía No. 51.984.224 de Bogotá, quien actúa en su calidad de Vicepresidente de Operaciones y Tecnología y como tal Representante Legal de LA PREVISORA S.A. - COMPAÑÍA DE SEGUROS, Sociedad de Economía Mixta, sujeta al régimen de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con NIT. 860.002.400-2, en adelante LA PREVISORA, por una parte y ________________________, también mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No.__________ de________, actuando en su calidad de ________y como tal, Representante Legal de la sociedad comercial __________________________, debidamente autorizado según consta en el Certificado de Cámara de Comercio de Bogotá adjunto y que en lo sucesivo se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato de prestación de servicios el cual se regirá por las siguientes estipulaciones: CLAUSULA PRIMERA. OBJETO: Prestación de los servicios de la solución integral para la administración externa de impresión de la producción y de los diversos documentos que se generan en las Sucursales y dependencias de LA PREVISORA S.A., a escala nacional, en donde se incluyan impresoras, insumos requeridos para su operación (excepto papelería), instalación, configuración, mantenimiento preventivo y correctivo (soporte técnico), incluidos todos los repuestos y partes de cambio necesarios por desgaste o por daño, un software - debidamente licenciado, de Administración, Control y Auditoria que permita la generación de reportes y estadísticas y un software - debidamente licenciado, que ofrezca la funcionalidad de la gestión y configuración de toda la solución.PARAGRAFO: Esta cláusula se complementa con el pliego de condiciones y demás documentos que hacen parte de la Licitación Privada No. 001-2012 y la propuesta presentada por EL CONTRATISTA del _________ de 2012. CLAUSULA SEGUNDA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: a) Cumplir con el objeto del contrato estipulado en los términos de referencia, la propuesta presentada y el contrato que se suscriba. b) Cumplir con los requisitos de orden técnico, exigidos como condición previa e indispensable para iniciar el contrato. c) Programar las actividades que deba desarrollar para el cumplimiento del objeto del contrato. d) Rendir y elaborar los informes, conceptos, estudios y demás trabajos que se le soliciten en desarrollo del contrato. e) Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan por parte de LA PREVISORA. f) Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones. g) No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de hacer u omitir algún hecho. h) Radicar las facturas de cobro por trabajos o actividades ejecutadas y reajustes dentro de los plazos convenidos. i) Mantener vigentes todas las garantías que amparan el contrato, en los términos del mismo. j) El cumplimiento de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales (Caja de Compensación Familiar, Sena e ICBF), de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 1 de la Ley

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828 de 2003. k) Mantener la supervisión del servicio, realizando seguimientos periódicos. l) Prestar el servicio en las jornadas establecidas en el objeto del contrato. l) Disponer de un plan de contingencia que será verificado por el gestor del contrato, el cual debe estar orientado a garantizar que no cese la ejecución del contrato en caso de algún problema. m) Cumplir con las normas legales aplicables a LA PREVISORA S.A. relativas a la seguridad y confidencialidad de la Información que se maneje en desarrollo del contrato. n) Las demás que por ley o contrato le correspondan. PARÁGRAFO: EL CONTRATISTA será responsable ante las autoridades de los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, cuando con ellos cause perjuicio a la Administración o a terceros. CLAUSULA TERCERA. OBLIGACIONES DE LA PREVISORA: a) Verificar, revisar y aprobar a través de la persona que ejerce el control de ejecución del contrato, el cumplimiento de los requisitos y documentos exigidos para la suscripción y ejecución del contrato. b) Suministrar en forma oportuna la información solicitada por El CONTRATISTA. c) Resolver las peticiones que le sean presentadas por El CONTRATISTA en los términos consagrados en la Ley. d) Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él forman parte. e) Efectuar los pagos en los plazos establecidos contractualmente. CLAUSULA CUARTA. VALOR: El valor del presente contrato asciende a la suma de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX suma que incluye el IVA. QUINTA. FORMA DE PAGO: LA PREVISORA S.A., pagará al contratista en la modalidad de mes vencido, de acuerdo a lo siguiente: 

Un costo mensual dado por la cantidad de impresoras de cada tipo que se tiene multiplicado por su valor correspondiente

La factura deberá venir discriminando los costos por sucursal determinados por cada una de las impresoras tipo que se tienen asignadas a cada una de las sucursales, acompañado de un anexo en el cual se discrimine el total de impresoras por tipo que se tienen en el mes inmediatamente anterior. El pago de dicha factura se realizará dentro de los treinta (30) días siguientes a su aceptación. Para efectos de realizar el desembolso, EL CONTRATISTA debe presentar con cada factura una certificación del Revisor Fiscal donde acredite el cumplimiento oportuno de sus obligaciones con los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA – y en donde conste encontrarse a paz y salvo a la fecha de entrega de la factura de venta y los últimos seis meses. Lo anterior, en cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Si la factura no ha sido correctamente elaborada y no es posible su corrección por parte de la entidad o no es acompañada por los documentos que le sean solicitados, el término de treinta (30) días mencionado no empezará a contarse hasta tanto no se aporten en su totalidad. Dicha demora no generará a EL CONTRATISTA el derecho al pago de intereses o de compensación monetaria alguna. Si el inicio del contrato no coincide con el primer día de un mes calendario, en la primera factura se cancelará la parte proporcional a los días que se prestó el servicio durante este primer mes; las demás facturas

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corresponderán a cada mes calendario completo con excepción del último, para el cual se facturará la parte correspondiente a la fracción de mes complementaria del primero. CLAUSULA SEXTA. INFORMES: EL CONTRATISTA deberá mantener permanentemente informada a LA PREVISORA S.A. del desarrollo de sus actuaciones y presentar los informes que al respecto le solicite el área que ejerza el control de ejecución del contrato. Por esta gestión EL CONTRATISTA no percibirá honorario alguno. CLAUSULA SÉPTIMA. CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN: La información o los datos a los cuales tuviere acceso EL CONTRATISTA durante la ejecución del contrato, serán mantenidos en forma confidencial y reservada. Esta confidencialidad continuará aun terminado y liquidado el contrato. Toda la información es de propiedad de LA PREVISORA S.A. En caso de fuga y/o apropiación indebida de la información es causal de terminación inmediata del contrato sin necesidad de previo requerimiento, dará lugar a la exigencia de las garantías pertinentes y a las sanciones penales y/o administrativas del caso. CLAUSULA OCTAVA. RESTRICCIONES SOBRE EL SOFTWARE EMPLEADO: Para el manejo de la información y del Software de LA PREVISORA S.A., EL CONTRATISTA se obliga a acatar la normatividad legal existente y los reglamentos internos de la Compañía, so pena de las sanciones penales y/o administrativas a que haya lugar. CLAUSULA NOVENA.- NORMAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA Y FÍSICAS A SER APLICADAS: EL CONTRATISTA se obliga a acatar los parámetros y exigencias establecidos en la reglamentación interna de la Compañía en lo que corresponde a las normas de seguridad informática y físicas. Cualquier vulneración de dichas exigencias será causal de incumplimiento del contrato y dará lugar a la terminación inmediata del mismo, con exigencia de las garantías correspondientes, sin perjuicio de las demás sanciones a que haya lugar conforme a la ley. DECIMA - PROCEDIMIENTO Y CONTROLES PARA LA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN MANEJADA Y LA DESTRUCCIÓN DE LA MISMA: Además de la confidencialidad a que se compromete EL CONTRATISTA, se deberá firmar un Acta de entrega en la cual se detallará la clase de información que contiene y la cantidad y calidad de los mismos. Esta acta la suscribirá el Gestor del Contrato o quien haga sus veces en el futuro y EL CONTRATISTA. Al final del plazo de ejecución EL CONTRATISTA deberá hacer devolución de los datos entregados y la base de los mismos, en las mismas condiciones que fueron entregados, so pena incurrir EL CONTRATISTA en incumplimiento del contrato, salvo que durante la ejecución se haya hecho devolución previa de los mismos o se haya ordenado su destrucción, caso en el cual deberá dejarse constancia en el acta de recibo que para tal efecto se suscriba. PARÁGRAFO PRIMERO: En caso de extraviarse documentos o información de la base de datos que le hayan sido entregadas al contratista, éste deberá proceder a informar en forma inmediata a LA PREVISORA S.A. a través de quien ejerce el control de ejecución y, en caso de ser necesario, formular el respectivo denuncio penal. PARÁGRAFO SEGUNDO: Es condición indispensable para poder liquidar el contrato y ordenar el último pago al contratista, que se haya suscrito acta de devolución de documentos y base de datos en las condiciones establecidas en la presente cláusula. CLAUSULA DECIMA PRIMERA.- IDENTIFICACION DEL PERSONAL: Con el fin de distinguir los terceros

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contratados de los funcionarios de planta de LA PREVISORA S.A., EL CONTRATISTA se obliga a carnetizar y/o a asumir el mecanismo más idóneo que facilite la mencionada distinción. En el evento de no hacerlo será causal de incumplimiento del contrato, con lo cual LA PREVISORA S.A. podrá darlo por terminado, imponer multas y, en caso dado exigir las garantías. CLAUSULA DECIMA SEGUNDA.- CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD: El presente contrato se pagará con recursos propios de LA PREVISORA S.A. y con cargo al rubro xxxxxxxxxxxxxxxxxxx en el certificado de disponibilidad presupuestal xxxxxxxx del xxxxxxx (xx) de xxxxxxxxxx de 2012. CLAUSULA DECIMA TERCERA. PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato es de xxxxx contado a partir de la suscripción del acta de aprobación de garantías y una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. CLAUSULA DECIMA CUARTA.- PERSONAL Y EQUIPO DEL CONTRATISTA: Puesto que EL CONTRATISTA ejecutará el objeto de este contrato con total autonomía técnica, administrativa, financiera y sin subordinación con respecto a LA PREVISORA S.A., queda entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre el personal utilizado por EL CONTRATISTA y LA PREVISORA S.A. Por lo tanto, será de cargo de EL CONTRATISTA el reclutamiento, calificación y entrenamiento y dotación del personal que utilice, lo mismo que el pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, aportes parafiscales, normas sobre seguridad e higiene industrial y el cumplimiento de todas las disposiciones legales sobre contratación de personal. Así mismo, EL CONTRATISTA proveerá el personal y los equipos (sí es del caso) requeridos para la debida y oportuna ejecución del contrato. Si EL CONTRATISTA no está cumpliendo con dicho programa, deberá adoptar las medidas necesarias para lograr su cumplimiento. Incluyendo entre otras el aumento de personal, los turnos, la jornada de trabajo, la capacidad de los equipos o todo ello, sin costo adicional para PREVISORA SEGUROS. CLAUSULA DECIMA QUINTA.- CONTROL DE EJECUCIÓN: El control de ejecución de este contrato estará a cargo de un funcionario de la Gerencia de Tecnología de la Información de LA PREVISORA S.A. CLAUSULA DECIMA SEXTA.- GARANTIAS: EL CONTRATISTA se obliga a tomar en favor de LA PREVISORA S.A. una Garantía Única de Cumplimiento, con clausulado entre particulares con los siguientes amparos: a) Cumplimiento: por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la duración del mismo y cuatro (4) meses más; b) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Para garantizar el pago de los mismos al personal contratado por el CONTRATISTA en la ejecución de este contrato, por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, por la vigencia de este y tres (3) años más. c) CALIDAD: Por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y por un término igual a la vigencia del mismo y un (1) mes más. d) AMPARO AUTÓNOMO RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL CONTENIDO EN PÓLIZA ANEXA, que cubra la responsabilidad civil frente a terceros derivada de la ejecución del contrato, equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato durante la vigencia del mismo y un (1) mes más. PARÁGRAFO PRIMERO: El hecho de la constitución de los amparos de que trata esta estipulación no exonera a EL CONTRATISTA de las

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responsabilidades en relación con los riesgos asegurados. PARÁGRAFO SEGUNDO: Será de cargo de EL CONTRATISTA el pago oportuno de todas las primas y erogaciones de constitución y mantenimiento de las garantías, para lo cual debe anexar con cada póliza, anexo o modificación, el recibo de pago. Igualmente deberá reponer los valores asegurados cuando el valor de los mismos se vea afectado por razón de siniestro. CLAUSULA DECIMA OCTAVA.- IMPUESTOS Y RETENCIÓN: EL CONTRATISTA pagará todos los impuestos tasas y similares que se deriven de la ejecución del contrato, de conformidad con la ley colombiana. CLAUSULA DECIMA NOVENA.- CLAUSULA PENAL: En caso de incumplimiento total por parte de EL CONTRATISTA de las obligaciones contraídas en virtud del presente contrato, EL CONTRATISTA pagará a LA PREVISORA S.A a título de cláusula penal, una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que le cause. PARÁGRAFO PRIMERO: La imposición de la cláusula penal señalada en la presente cláusula se efectuará directamente por LA PREVISORA S.A previa aplicación del siguiente procedimiento: 1) Una vez la administración advierta cualquier hecho parcial o total constitutivo de incumplimiento por parte del CONTRATISTA relacionado con la ejecución del contrato, lo requerirá por escrito, por una sola vez, indicándole los hechos generadores del presunto incumplimiento y estableciéndole una fecha máxima para que rinda descargos en relación con los mismos. 2) Si de la respuesta dada por EL CONTRATISTA se concluye que no existe justificación alguna para que opere el incumplimiento, o El CONTRATISTA guarda silencio en relación con el requerimiento realizado por la Entidad, LA PREVISORA S.A podrá proceder directamente a dar aplicación de la cláusula penal pecuniaria establecida en la presente cláusula, mediante documento que le será informado al contratista por escrito. PARÁGRAFO SEGUNDO: La suma anterior se pacta a título de pena, no de indemnización, razón por la que LA PREVISORA S.A se reserva el derecho a reclamar al contratista el pago de los perjuicios y la reparación integral del daño causado en lo que exceda del valor de la cláusula penal. EL CONTRATISTA autoriza por este documento a que LA PREVISORA S.A efectúe los descuentos señalados en esta cláusula, de manera directa de los saldos que a su favor tenga en el momento de presentarse el incumplimiento, autorización que se entiende otorgada a la firma del presente contrato. CLAUSULA VIGESIMA.- EXCLUSION DE RELACION LABORAL: Este contrato no genera vinculación laboral alguna entre LA PREVISORA S.A. y EL CONTRATISTA, sus auxiliares, dependientes, contratistas o asociados. CLAUSULA VIGESIMA PRIMERA.- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: El CONTRATISTA declara bajo la gravedad de juramento el cual se entenderá prestado con la firma del presente contrato, que no se halla incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Constitución y la ley. CLAUSULA VIGESIMA SEGUNDA.- PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: Este contrato se entiende perfeccionado cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, este se eleve a escrito se suscriba entre las partes, pero no empezará a ejecutarse sino hasta la firma del acta de aprobación de las garantías. EL CONTRATISTA se obliga a devolver el original del mismo, junto con las pólizas

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de que trata la Cláusula Décima Segunda del contrato y la constancia de pago de la totalidad de la prima. CLAUSULA VIGESIMA TERCERA.- CESION Y SUBCONTRATOS: El CONTRATISTA no podrá ceder ni subcontratar el presente contrato a persona alguna natural o jurídica, nacional o extranjera, sin previa autorización escrita por LA PREVISORA S.A., pudiendo ésta reservarse las razones que tenga para negar dicha autorización. Si la persona a la cual se le va a ceder el contrato es extranjera debe renunciar a la reclamación diplomática. La celebración de subcontratos no relevará a EL CONTRATISTA de las responsabilidades que asume en virtud del presente contrato. LA PREVISORA S.A. no adquirirá relación alguna con los subcontratistas. CLAUSULA VIGESIMA CUARTA.- LIQUIDACIÓN: Las partes acuerdan que una vez se haya cumplido el objeto del contrato en la forma y tiempo debidos, se procederá a su liquidación de mutuo acuerdo. Si no se llegare a un acuerdo para su liquidación LA PREVISORA S.A. procederá a liquidarlo unilateralmente mediante acta. CLAUSULA VIGÉSIMA QUINTA.- SOLUCION DE CONTROVERSIAS: Los conflictos que surjan durante la ejecución del contrato se solucionarán en primera instancia mediante el diálogo directo entre LA PREVISORA S.A. y EL CONTRATISTA, si no pudieran solucionarse se acudirá a la jurisdicción competente, para que sea el juez natural el que finalmente decida sobre el asunto. CLAUSULA VIGÉSIMA SEXTA.- REGIMEN LEGAL: El presente contrato se rige por el derecho privado y en especial por las normas civiles y comerciales, que le resulten aplicables. CLAUSULA VIGÉSIMA SEPTIMA.DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos las partes acuerdan como domicilio contractual la ciudad de Bogotá, D.C. Para constancia se firma en Bogotá, D.C., el ____ de______de 2012

LA PREVISORA S.A. Representante Legal

EL CONTRATISTA Representante Legal

NOTA: EL TEXTO PUEDE TENER MODIFICACIONES

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ANEXO No. 3 ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD EL CONTRATISTA reconoce y acepta que la información relativa a LA PREVISORA S. A. COMPAÑÍA DE SEGUROS, su matriz o subordinada (filiales y subsidiarias) o subordinadas de su matriz, de carácter jurídico, comercial, financiero, administrativo, operativo y tecnológico, que en la ejecución de este contrato a la que EL CONTRATISTA tenga acceso, por sí o por cualquier persona que actúe en su nombre, es información que pertenece en su totalidad, tanto en su forma como en su contenido a LA PREVISORA S. A. COMPAÑÍA DE SEGUROS su matriz o subordinada (filiales y subsidiarias) o subordinadas de su matriz, según sea el caso, y por lo tanto es Información Confidencial. En tratándose de información de propiedad de terceros las partes contarán con las autorizaciones requeridas, para que la otra parte no se vea impedida en su utilización, empleo o manejo. La parte que maneje la Información Confidencial autorizada, será la única responsable por las violaciones de derechos de autor, secretos industriales, patentes o derechos similares y mantendrá a la otra parte a paz y salvo de cualquier reclamación al respecto. No obstante lo anteriormente estipulado, esta cláusula no será aplicable si el Receptor de la Información Confidencial pueda demostrar que: a. Era de dominio público al momento de su divulgación. b. Después de su divulgación haya sido publicada o bien pase a ser de dominio público, siempre y cuando dicha publicación o conocimiento público fuere aceptado o proveniente de la parte afectada y no por hechos atribuirles a la otra parte. c. Fue recibida, después de su divulgación, de una tercera parte que tenía el derecho legítimo a divulgar tal información. d. Fue independientemente desarrollada por la parte receptora, sin referencia a la Información Confidencial de la parte que la suministra. Asimismo, cualquiera de las partes podrá divulgar la Información Confidencial de la otra, en la medida en que sea requerida judicialmente tomando en consideración que el receptor de dicha Información Confidencial deberá notificarlo al propietario de la misma oportunamente y realizar un esfuerzo razonable para evitar la divulgación, siendo todo lo anterior por cuenta del propietario de la información. En el caso de cualquier divulgación o pérdida de la Información Confidencial, EL CONTRATISTA notificará de inmediato a LA PREVISORA. A la terminación de este contrato, EL CONTRATISTA devolverá la totalidad de la información entregada por parte de LA PREVISORA S. A. COMPAÑÍA DE SEGUROS de manera inmediata. Para los efectos de esta cláusula de Confidencialidad, las Partes acuerdan las siguientes definiciones: Información Confidencial.- Es toda la información, oral o escrita, contenida en cualquier medio existente o que llegare a existir, tal como documentos, medios magnéticos o electrónicos, etc., relacionada, directa o indirectamente con planes de negocios y de desarrollo, información técnica y financiera, planes de productos y servicios, información de presupuestos, informes de mercadeo e informes en general, análisis y proyecciones, especificaciones, proyecciones para el desarrollo de productos y servicios, Información Confidencial recibida de terceras partes, tarificación y precio de productos y servicios, diseños, dibujos, software, datos, secretos industriales, componentes de propiedad intelectual, know how y otras

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informaciones de negocios o técnica, información sobre el recurso humano, contenida en manuales de operación, o cualquier otro medio, y toda aquella información adicional que las partes distingan como "Confidencial", en conjunto con cualquier otra información que, en el curso normal de los negocios sería considerada como confidencial. Secretos Industriales.- Se entiende por este término: 1) La información con potencial o que directamente pueda obtenerse un beneficio económico derivado de la condición de no ser pública y generalmente conocida, y de no poder ser obtenible por terceros que podrían derivar un beneficio económico por su revelación y/o uso; y 2) La información lograda bajo las negociaciones y que bajo condiciones comerciales razonables adopten el carácter de confidencial. Medios de Información.- Se entiende por este término, cualquier tipo de encuesta, búsqueda, investigación, dato, informe, base de datos, manual, contrato, acuerdo, instrucción, memorando interno, propuesta comercial, balance, estado financiero, comunicación interna o externa, o cualquier tipo de reseña, dictamen contenido en un medio físico o electrónico, papel, disquetes, disco duro, en cintas, entre otros, y en general, cualquier elemento que contenga información sobre LA PREVISORA, su matriz o subordinada (filiales y subsidiarias) o subordinadas de su matriz, sus actividades, sus clientes o las actividades desarrolladas por estos. Receptor: Se entiende por este término cualquiera de las Partes de este Contrato que recibe de la otra la Información Confidencial Las partes dejan expresa manifestación de que toda información que LA PREVISORA S. A. COMPAÑÍA DE SEGUROS recibirá con ocasión de este contrato y de manos de EL CONTRATISTA no es Información Confidencial. De ser necesaria la entrega de cualquier clase de Información Confidencial por parte de EL CONTRATISTA a LA PREVISORA S. A. COMPAÑÍA DE SEGUROS deberá suscribirse un otrosí a este contrato que así lo indique y pueda por tanto tener el mismo tratamiento establecido para toda clase de información que EL CONTRATISTA recibe de manos de LA PREVISORA S. A. COMPAÑÍA DE SEGUROS en virtud de este contrato, identificando en dicho documento la clase de Información Confidencial que se recibirá por LA PREVISORA S. A. COMPAÑÍA DE SEGUROS.

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