CDGB6HN:HIÛC96G:H E6G6A669B>C>HIG68>âCEå7A>86

9^\^iVa^oVX^‹c

Contenido 3 / Antecedentes 5 / Introducción 7 / Propósito 9 / Alcance 11 / Definiciones 13 / Uso de Estándares Tecnológicos 13 / 1.1 Imagen de Documentos 14 / 1.1.1 Control de Calidad de Indexado 14 / 1.1.2 Escaneo de Documentos 14 / 1.1.3 Indexado y escaneo de documentos 15 / 1.1.4 Procesamiento de Post-escaneo 15 / 1.1.5 Procesamiento de Lectura Optica: OMR, OCR, Código de Barras, y ICR 15 / 1.1.6 Tiempo de despliegue de la consulta/ busqueda 16 / 1.2 Tecnologías Aprobadas de Formatos de Datos y Compresión 16 / 1.3 Tecnologías de Alineamiento 16 / 1.4 Admisibilidad Legal 17 / 1.5 Flujo de Trabajo (Workflow) 17 / 1.5.1 Roles Vs. Usuarios 18 / 1.5.2 Requerimientos de Enrutamiento 18 / 1.5.3 Diseñador gráfico de reglas 18 / 1.5.4 Monitoreo del Trabajo 18 / 1.5.5 Procedimientos de Escalamiento 18 / 1.5.6 Manejo de Errores 19 / 1.5.7 Procedimientos de Temporizadores 21 / Las mejores prácticas de la industria para proyectos de ECM 21 / 1.6 Consideraciones para la Planificación y la Formación de Equipos para los Proyectos 22 / 1.7 Fases del Proyecto 22 / 1.7.1 Fundamentación del Proceso / Definición del Problema 24 / 1.7.2 Análisis de Procesos 24 / 1.7.3 Definición de Requerimientos 25 / 1.7.4 Factores Críticos de exito

25 / 1.7.4.1 Objetivos relacionados del negocio 26 / 1.7.4.2 Objetivos Técnicos: 26 / 1.7.5 Guía de Selección de Tecnologías MEC 29 / 1.7.6 Desarrollo del Documento de Requerimiento de Propuesta 29 / 1.7.7 Guía de Evaluación de la Solucion/ Producto 31 / 1.7.8 Implementación de la Tecnología 31 / 1.7.9 Criterios de Pruebas de Aceptacion 31 / 1.7.10 Planificación de la Implementación 33 / 1.7.11 Documentación de las prácticas del negocio 34 / 1.8 Conversion De Históricos 34 / 1.8.1 Conversión del Histórico completo 35 / 1.8.2 Conversión parcial del historico 35 / 1.8.3 Conversión en la medida que sea necesario 35 / 1.9 Lista de Revision de Actividades Recomendadas para el Proyecto de MEC 37 / Las mejores prácticas de la industria para proyectos de ECM 37 / 1.10 Introduccion a la Tecnología 38 / 1.11 Consideraciones de la Tecnología de Almacenamiento 39 / 1.11.1 Almacenamiento Optico WORM 41 / 1.11.2 Almacenamiento en WORM Magnético 42 / 1.12 Consideraciones para la Administracion de Cambios 43 / Políticas de Registros Electrónicos (eRECORDS) 44 / Cuadro de flujo para la retención de registros 44 / Ejemplos de registros oficiales 45 / 1.13 Manual de Retención de los eRecords 45 / 1.14 Programa de Retención de eRecord 47 / Certificación de Proceso 47 / 1.15 Documentación del proyecto

47 / 1.16 Declaración de Certificación con los Estándares 48 / Anexo A– Estándares y reportes de imagen de documentos 48 / A.1 ANSI/AIIM TR35 – 1995 – Human and Organizational Issues for Successful EIM System Implementation 48 / A.2 ISO 10196:2003, Document imaging application – Recommendations for the creation of original documents 48 / A.3 ISO 12653-1:2000, Electronic imaging – Test target for the black-and-white scanning of office documents – Part 1: Characteristics 48 / A.4 ISO 12653-2:2000, Electronic imaging – Test target for the black-and-white scanning of office documents – Part 2: Method of use 49 / A.5 ANSI/AIIM MS44 - 1993 — Recommended Practice for Quality Control of Image Scanners 49 / A.6 ANSI/AIIM MS52-1991 — Recommended Practice for the Requirements and Characteristics of Original Documents Intended for Optical Scanning 49 / A.7 ANSI/AIIM MS55-1994 — Recommended Practice for the Identification and Indexing of Page Components (Zones) for Automated Processing in an EIM Environment 49 / Anexo B- Formato de data y estandares de compresion 49 / B.1 ISO 19005:2005 PDF/A 51 / B.2 ISO PDTR 12033 Electronic imaging – Guidance for selection of document image compression methods 52 / B.3 ANSI/AIIM MS53-1993 — Recommended Practice; File Format for Storage and Exchange of Image; Bi-Level Image File Format: Part 1 52 / Anexo C– Estándares/reportes de tecnologia de almacenamiento 52 / C.1 ANSI/AIIM TR41-2006 – Optical Disk Storage Technology, Management, and Standards

52 / C.2 Magnetic WORM Storage and archival standards 52 / C.3 Blue Laser Optical Storage and archival standards 52 / C.3.1 ISO/IEC 17345:2004 – Information technology -- Data Interchange on 130 mm Rewritable and Write Once Read Many Ultra Density Optical (UDO) Disk Cartridges -Capacity: 30 Gbytes per Cartridge -- First Generation 52 / C.4 Red Laser Optical Storage and archival standards 52 / ISO/IEC 14517:1996 — 130 mm optical disk cartridges for information interchange — Capacity: 2,6 Gbytes per cartridge 53 / C.5 ISO/IEC 15286:1999 — 130 mm optical disk cartridges for information interchange — Capacity: 5,2 Gbytes per cartridge 53 / C.6 ISO/IEC 18093: 1999 — Data interchange on 130 mm optical disk cartridges of type WORM (Write Once Read Many) using irreversible effects — Capacity: 5,2 Gbytes per cartridge 53 / C.7 ISO/IEC ISO/IEC 22092:2002 – Data Interchange on 130 mm magnetooptical disk cartridges – Capacity: 9.1 Gbytes per cartridge 54 / Anexo D– Estándares de admisibilidad legal 54 / D.1 ISO 15801 Electronic imaging -Information stored electronically -Recommendations for trustworthiness and reliability. 54 / D.2 ISO 15489 Information and documentation – Records Management Part 1: General 55 / D.3ISO 15489 Information and documentation – Records Management Part 2: Guidelines 55 / Anexo E– Estándares de flujo de trabajo (workflow) 55 / E.1 WfMC — Application Programming Interface (Interface 2 & 3) 55 / E.2 WfMC — Audit Data Specification 55 / E.3 WfMC — Interoperability, Internet, e-mail MIME Binding

Antecedentes

Con el proposito de modernizar el Estado, al tiempo que aumente la competitividad del sector productivo, el Gobierno Dominicano tiene como prioridad masificar en el país el uso de las tecnologías de la información y comunicación (“TIC”). Para lograrlo, crea la Oficina Presidencial de Tecnología de Información y Comunicación (OPTIC), un organismo de alto nivel gubernamental, encargado de coordinar las iniciativas y proyectos que apoyen los planes generales y estratégicos trazados por el Poder Ejecutivo. Posteriormente se crea en enero 2006, el Departamento de Estandarización, Normativas y Asesoría Técnica, con la función de garantizar el desarrollo de estándares, normas y modelos de trabajos para el despliegue y utilización de las TIC en el gobierno, suministrando a la vez la asesoría necesaria para éste

y garantizando el establecimiento y funcionamiento de mecanismos de control y auditoría de cumplimiento de los mencionados estándares, normas y modelos. Se conforman los Comités de Estándares, los cuales están encargados de proponer los estándares, normas, políticas y marco legislativo para los diferentes temas que se les asignen, los mismos están integrados por diferentes instituciones del sector gubernamental, siendo la Oficina Presidencial de Tecnologías de la Información y Comunicación (OPTIC) el ente coordinador de los mismos. Los comités se han distribuido en cuatro (4) grupos por las siguientes áreas temáticas: (i) Infraestructura y Redes; (ii) Seguridad, auditoría e integridad electrónica de Sistemas; (iii) Sistemas de Información y Aplicaciones y (iv) Marco Legal para

3 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Gobierno Electrónico. El pleno, de los cuatro (4) comités, conforma la Asamblea general del Comité de Estándares de Tecnologías de la Información y Comunicación (COETIC). Dentro de los COETIC existe el Comité de Sistemas de Información y Aplicaciones Gubernamentales (SIA), cuya función consiste en proponer y validar los estándares, normas y políticas de intercambio de datos a nivel interinstitucional. El SIA dentro de sus proyectos prioritarios plantea la creación Del Manual de Normas y Estandares de Digitalización de Documentos.

4 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Introducción

Las normas y estándares de la tecnología habilitan a la organización para evaluar, seleccionar, e implementar tecnologías de manejo electrónico de contenido, asegurando la exactitud y confiabilidad de la información digital y estableciendo procedimientos para demostrar la veracidad de las tecnologías en uso. El termino “manejo electrónico de documentos” utilizado a través de este documento se refiere a toda la tecnología de entrada (escaneo, indexado, reconocimiento de caracteres ópticos (OCR, por sus siglas en inglés), formularios, documentos de origen digital, etc.), tecnologías de administración (servicios de documentos, flujo de procesos, y otras herramientas de manejo del trabajo), y tecnologías de almacenamiento (primariamente óptico/magnético). Adicionalmente, este documento proveerá in-

formación especifica a los usuarios relacionada con reportes técnicos, guías, y estándares que deban ser respetados por toda agencia u organización gubernamental que esté evaluando, seleccionando, y/o implementando estas tecnologías. Un Sistema de Manejo Electrónico de Documentos (EDMS, por sus siglas en inglés) es un término general que se refiere a la integración de tecnología de base, que incluye:

5 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Los Sistemas de Manejo Electrónico de Documentos proveen a los usuarios con acceso a más aplicaciones en una interfase común, por medio de la utilización de tecnología estándar de Internet. Una de las razones básicas por la que los usuarios prefieren este nivel de tecnología es el conjunto de funcionalidades distribuidas que se hacen disponibles casi inmediatamente después de la implementación. Desde una perspectiva de alto nivel, las tecnologías de manejo electrónico de documentos habilita a los usuarios para: • Controlar el acceso a los documentos. • Mantener la historia de los documentos, desde la perspectiva de los procesos. • Actualizar documentos. • Mantener los documentos en un ambiente seguro. • Trabajar con los documentos de una manera colaborativa. • Almacenar los documentos en sus formatos nativos, incluyendo sus controles de manejo. • Posicionar documentos como parte de un proceso de negocios que requiere comunicación bidireccional; y • Customizar el formato, contenido, y accesibilidad para cada usuario individual.

6 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Propósito

El Manual de Normas y Estándares de Digitalización de Documentos provee una guía específica para todas las oficinas y agencias gubernamentales en el Gobierno de la República Dominicana dando a los documentos digitales la credibilidad para su uso y almacenamiento como registros oficiales y permanentes. Todas las agencias del gobierno y organizaciones de todo tipo deben cumplir estas normas y estándares y certificar su cumplimiento durante la selección e implementación de tecnologías de manejo electrónico de documentos. La Oficina Presidencial de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (OPTIC), ha adoptado este manual como el cuerpo formal de estándares y procedimientos para ser utilizados en las agencias gubernamentales. Los anexos proveen información

adicional relacionada con cada estándar y/o reporte técnico adoptado y será actualizado como la OPTIC considere apropiado.

7 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Alcance

El alcance de este documento es identificar las mejores prácticas, reportes técnicos y estándares tecnológicos asociados con la digitalización de documentos a través del uso de tecnologías de manejo electrónico de contenido (ECM, por sus siglas en inglés). Las mejores prácticas de la industria y los estándares tecnológicos asociados con documentos que necesitan ser convertidos y/o manejados en un formato electrónico incluye: • Documentos y registros de origen digital. • Documentos y registros en copia-dura (impresos). • Publicaciones periódicas, • Libros, • Texto impreso (con o sin imágenes), • Manuscritos, • Fotografía,

• Negativos y vistas fijas, • Mapas, planos, parchos, • Etc.. Las siguientes normas y estándares proveen información detallada y guías especificas asociadas con: • Procesos y procedimientos para asegurar una conversión de documentos precisa. • Estandares tecnológicos relacionados a formatos, compresión, resolución, etc. • Estándares de tecnología de almacenamiento para asegurar información almacenada confiable y creible que prevean cualquier alteración, modificación, y/o borrado.

9 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Definiciones

Las definiciones tecnológicas están incluidas en el documento ISO 12651 Electronic Document Management - Vocabulary Part 1 Electronic Document Imaging. Todos los términos y definiciones que no están incluidas en este standard internacional están listados a continuación: Registro: Cualquier papel, mapa, cuadro, cinta magnetica o de papel, impresion o película fotográfica, y cualquier otro documento producido, recibido, generado, o usado por la agencia, independiente del medio, forma física, o características, incluyendo data almacenada electrónicamente. Documento: Un instrumento conteniendo información registrada, independiente del medio de almacenamiento, incluyendo material escrito y toda la data almacenada en un formato electrónico tal como mensajes de correos, libros, etc.

Registros Oficiales: Un registro que tiene valor administrativo, fiscal o legal. También conocido como Copia de Registro. Material No-Registro: Material que no tiene ningún valor administrativo, fiscal, o legal, y que no es retenido por la agencia gubernamental. Los siguientes son algunos tipos de Material No-Registro: Copia de Trabajo, Referencia o Conveniencia: Una copia de un registro conservada temporalmente por conveniencia o referencia para facilitar el trabajo de un empleado; y del cual se dispone cuando no es ya útil para el empleado. Registro Transitorio: Un documento que es un Registro Oficial de manera temporal. Cuando no está ya activo, este se convierte en Material No-Registro. Por ejemplo, las notas, hasta que son incorporadas en un memo o un reporte; comentarios en un documento hasta que los comentarios son incorporados

11 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

en el documento o rechazados; y borradores hasta que el documento es finalizado, a menos que el borrador represente un paso basico en la preparación del documento final o refleje un cambio significativo en el desarrollo del documento final. Propietario del Registro: El individuo que es responsable de determinar si un documento es un Registro Oficial o un Material No-Registro. Este individuo es usualmente el autor del registro y es responsable por salvaguardar los Registros Oficiales apropiadamente, y por eliminar o destruir Material No-Registro. Correo-Electrónico: Documentos Electrónicos enviados o recibidos por un sistema computacional. Esta definición incluye el contenido de la comunicación, la información transaccional, y cualquier anexo asociado con la comunicación. Información Transaccional: La dirección de correo, instrucciones de ruta, data de transmisión y recepción, y otras informaciones que el sistema de manejo de contenido necesite manejar, supervisar, y/o entregar en un documento digital o item de correo. Retencion por Litigio: Una directiva de una autoridad competente para retener todos los registros relacionados a un asunto legal. Una Retención por Litigio es generalmente impuesta cuando se llena un procedimiento legal o se anticipa en un asunto particular, cuando una sentencia es recibida solicitando registros específicos. Ningún papel o documento electrónico sujeto de una Retencion por Litigio puede ser eliminado o descartado, aún cuando se trate de Material No-Registro, hasta que la retención sea liberada por la autoridad competente.

12 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Uso de Estándares Tecnológicos

Todos los estándares tecnológicos asociados con Manejo Electrónico de Contenido han sido evaluados y organizados en 5 categorias, como se lista a continuación: • Imagen de Documentos • Formatos de Datos y Compresión • Tecnologías de Almacenamiento • Admisibilidad Legal • Flujo de Trabajo (Workflow)

1.1 Imagen de Documentos Deben revisarse los estándares y lineamientos sobre tecmología de imagen dirigidos a usuarios para que asistan a la organización durante todas las fases del proyecto desde la fase de planificación hasta la implementación. Lieamientos y estandares relevantes

como los que se listan en el “Anexo A – Estandares de Imagen de Documentos” deben ser seguidos por todas las agencias gubernamentales. Estos lineamientos simplificarán significativamente el proceso general y aseguraran que aspectos críticos de la preparación y la planificacion de la implementacion sean tratados en la fase temprana en el proyecto en vez de forzar el proyecto. Cuando la organización planifica la implementacion de imagen de documentos, la organización debe considerar establecer procedimientos y lineamientos importantes para el indexado de los campos. Estos lineamientos organizacionales deben proveer información detallada que debe ser considerada cuando se planifiquen los requerimientos de indexado para todos los documentos actuales y otros que se anticipe que seran escaneados. El establecimiento de

13 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

todos los valores de índices necesarios con la capacidad de adicionar nuevos y/o otros tipos de documentos antes de la implementación del sistema mejora mucho el valor y la calidad de la información escaneada y almacenada en el sistema.

1.1.1 Control de Calidad de Indexado Mientras el sistema comienza en produción, llegará ser importante para la organización desarrollar una metodología de revisión tanto la data indexada y los documentos actuales para asegurar que la información este disponible y leíble. La organización debe establecer un proceso documentado para asegurar que todos los documentos sean apropiadamente escaneadas e indexadas. Esta organización debe ser seguida por todo el personal que realice labores de escaneo e indexado, ademas de proveer un mecanismo para la verificacion de la entrada de datos del indexado antes de que el documeto sea almacenado y o transmitido a los procesos de negocios.

1.1.2 Escaneo de Documentos La parte del sistema de escaneo de documentos debe proveer la capacidad para que los usuarios rápidamente digitalicen los documentos y los enruten a las personas que realizan la operación de indexado. Los requerimientos asociados con esta parte del sistema deben incluir: – La capacidad para soportar tanto procesamiento en lotes como el escaneo e indexado de documentos individuales. – La capacidad para soportar re-escaneo de documentos; – La capacidad para soportar tanto escaneo simple como duplex; – La capacidad para que el escáner escanee a la resolución requerida según la calidad de imagen que se espera del sistema, tal como 200, 300, o 400 DPI; y – La capacidad para insertar página que indique terminación en documentos de tamaños variables dentro de un mismo lote.

14 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

1.1.3 Indexado y escaneo de documentos Al implementar tecnologías de escaneo y de indexación de documentos, los requisitos deben incluir información detallada relacionada con todas las fases de proceso. Si van los documentos de color a ser escaneados de modo que la imagen capture el color, el escaner debe ser capaz de hacerlo. El hardware y el software deben ser incluidos si se van a usar técnicas para la automatización de la indexación de los datos. Al usar estas tecnologías, el usuario debe estar enterado que el uso de código de barras y las tecnologías del OCR reducen al mínimo típicamente la digitacion durante la fase de la indexación pero no elimina siempre la necesidad de la indexación manual. El nivel de la información capturado automáticamente variará dependiendo de la calidad del documento entrante y de la capacidad del sistema de reconocer exactamente la información requerida. El tema del desempeño es de importancia crítica y la organización debe asegurarse de que la solución seleccionada proporcione la capacidad de explorar y de poner en un índice documentos dentro de marcos de tiempo anticipados. Los procesos asociados a la exploración y a la indexación de direcciones del documento incluyen: – El tiempo requerido para preparar el documento para el escaneo; – Escaneo de documentos, asegurando que todos los documentos y todos sus lados (para documentos de dos caras) sean capturados; – El tiempo requerido para indexar y verificar los documentos; – El tiempo requerido para enrutar el documento al usuario final para posteriores procesos (si se están utilizando las tecnologias de flujo de trabajo); – La capacidad para definir campos comunes (para propósitos de indexado) cuando se escanea en la modalidad de lote; y – La capacidad para soportar auto-indexado de documentos utilizando código de barras, OCR, ICR.

La información detallada relacionada con todos los aspectos de la indexación del documento debe ser bien definida. Esto debe incluir la capacidad para que los usuarios indexen documentos en sus sitios de trabajo, ademas de las estaciones de escaneo, y apoyar la capacidad de: – Indexar las imagenes antes de indexarlas o despues de indexarlas; – Adicionar otros valores de indexacion, y – Indexado en lote.

–

–

1.1.4 Procesamiento de Post-escaneo El post-proceso se puede utilizar para proporcionar “limpieza” de la imagen después del escaneo y antes de la indexación y del almacenaje final. Este software realiza generalmente funciones de de-motear, de-sesgar y otras para mejorar la calidad de la imagen escaneada con la intervención limitada del operador. El uso de la “limpieza” de la imagen y otros procesos de post-escaneo se deben utilizar solamente para mejorar legibilidad. La precaución debe ser ejercitada cuando se usan estas herramientas, ya que cualquier modificación material a la imagen puede afectar la capacidad de autentificar el documento en un procedimiento legal.

1.1.5 Procesamiento de Lectura Optica: OMR, OCR, Código de Barras, y ICR El objetivo principal de las tecnologías disponibles del reconocimiento es reducir la cantidad de entrada de datos manual para la captura de la información impresa a mano y a máquina en documentos convertidos a digital. Aunque la tecnología nunca eliminará la necesidad de la entrada de datos manual, el uso eficaz de estas tecnologías en documentos ha producido las ventajas notables evaluadas a menudo en la reducción de digitación manual. Lo que sigue es una breve lista de los criterios de evaluación a considerar al analizar el uso de la captura de datos automatizada: – ¿es posible identificar documentos con el suficiente volumen para justificar el proceso au-

–

–

–

tomatizado de la captura de datos? Estos son típicamente formularios que contienen contenido estructurado y no estructurado, pero con la información identificable que se extraerá. Is it cost effective? Determine the amount of data to be captured and the cost to support a manual solution, and then compare it to an automated data capture solution. ¿es rentable? Determinar la cantidad de datos que se capturarán y el coste para apoyar una solución manual, y después compararla a una solución automatizada de la captura de datos. Es posible re-diseñar los formularios para mejorar el reconocimiento? El uso de opciones de selección, codigos, codigo de barras, tinta invisible al escaner, y formato de impresión de OCR. ¿Cómo sera el documento organizado en lotes para ser escaneado? Utilizará formularios de diferentes tamaños? Utilizara formularios distintos? ¿Es posible introducir paginas de encabezado de los lotes para encadenar el proceso de escaneo? Identificar las reglas del negocio que pueden ser utilizadas para el procesamiento post-reconocimiento para mejorar la precision de la informacion capturada. Por ejemplo, la captura de un identificador personal unico que puede ser automaticamente verificado su nombre y direccion contra la base de datos de la organización.

1.1.6 Tiempo de despliegue de la consulta/ busqueda El tiempo de la presentacion de la consulta y de la recuperación es comúnmente de alta importancia para los usuarios. El usuario debe definir los requisitos de funcionamiento anticipados antes del diseño del sistema y de la adquisicion del hardware. Estos requisitos de funcionamiento deben incluir los tiempos de reacción máximos anticipados durante la producción que considera el número total de las peticiones de usuario simultáneas anticipadas; el número total

15 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

de manejadores; si la información está disponible en modo en-línea, cerca de en-línea, o fuera de línea, etc. Estos períodos incluyen todo el tiempo requerido para recuperar los medios ópticos/removibles apropiados (cuando es necesario), leyendo todas las páginas solicitadas de medios de almacenaje, el almacenaje de todas las páginas solicitadas en memoria magnético (si esta siendo utilizada), y la transmisión subsecuente de la primera página al usuario para la visión. Cuando se ponen en ejecución los medios removibles (es decir, WORM, CD, DVD, cinta, ópticos etc. ), este tiempo de reacción debe considerar el tiempo requerido para: “parar el giro” del manejador, sacar el dispositivo, buscar nuevos dispositivos de las casillas de aparcamiento, insertar los dispositivos en el manejador, “acelerar el giro” del manejador, y recuperar la información de los dispositivos.

formato basado en XML (eXtensible Markup Languaje). El formato de los documentos usado durante el porceso de creacion/desarrollo puede estar basado en formato abierto, formato de archivo basado en XML, incorporando todas las siguientes caracteristicas: (1) Interoperabilidad entre diversas plataformas y aplicaciones internas y externas. (2) Completamente publicables y disponibles, libre de cargo. (3) Implementado por multiples fabricantes. (4) Controlado por una organización de la industria, abierta y con un proceso inclusivo bien definido para la evolucion del estándar.

1.2 Tecnologías Aprobadas de Formatos de Datos y Compresión

Todas las copias digitales del gobierno y los documentos públicos que tendrán un almacenamiento a largo plazo y en un formato permanente solo serán almacenados usando tecnologías de almacenamiento que cumplan con los estándares adoptados por AIIM y/o ISO. Solo aquellas tecnologias de almacenamiento que previene cualquier posible alteracion, modificacion o eliminacion es permitida. Estas tecnologias utilizan metodos verdaderamente “De unica escritura” (“Write Once”). Las tecnologias “De unica escritura” que dependen solo de procesos y/o procedimientos NO SON ACEPTABLES. Las tecnologias de almacenamiento que permiten cualquier tipo de destruccion de documentos NO ES ACEPTABLE para almacenamiento permanente con proposito de archivo historico.

Las tecnologias de formatos de documentos y compresión estan asociadas con aquellos registros y documentos que están llamados a ser de valor documental y/o llamados a ser un registro público/oficial. Todos los registros oficiales y documentos producidos por la agencias y oficinas gubernamentales del Gobierno de la República Dominicana, serán almacenados solo en aquellos formatos listados en el documento Data Format and Compression Standards, contenido en el Anexo B. Documentos y registros transitorios y/o no-oficiales pueden ser almacenados en el formato seleccionado por el usuario y entonces destruirlos después de ser convertidos al formato de archivo/permanente, adheriendose a los estándares adoptados por AIIM y/o ISO que están definidos en el Anexo B. Durante el proceso de creacion/desarrollo, todos los documentos, incluyendo, pero no limitandose a, texto, hojas electronicas, y presentaciones, producidas por cualquier agencia gubernamental, este puede ser creado e intercambiado en un archivo de

16 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

1.3 tegnologías de almacenamiento

1.4 Admisibilidad Legal Los temas de legalidad que se deben considerar por los asesores jurídicos incluyen el expurgo de la información, la aceptación legal de expedientes, requisitos de la retención, y la redacción de la información. Cada una de estas ediciones es dependiente de la

organización y se debe considerar por los asesores jurídicos. “Annex D – Legal Admissibility lists 2 ISO standards ISO 15801 and ISO 15849 (Parts 1 and 2)”, que proporciona la información detallada relacionada con establecer procedimientos del negocio asegurando que la información almacenada es exacta y confiable. Un aspecto importante de asegurar la admisibilidad legal es el desarrollo de un documento de las prácticas de negocio que debe ser terminado antes que el sistema sea puesto en producción completamente. Este documento permitirá a la organización autentificar, o certificar, que la información contenida dentro del sistema digital es exacta y confiable. La información no se limita a: – describir cómo la información será explorada, escaneada e indexada, – describir cómo el sistema será asegurado de acceso no autorizado, – describir cómo el documento sera asegurada de modificaciones o alternacines no autorizadas; – describir cómo las modificaciones autorizadas de los documentos seran manejadas, incluyendo informacion sobre rastros de auditoria y la capacidad para recuperar cualquier version anterior de un documento que se requiera mantener; – describir cómo las notas y las anotaciones (si las hay) seran almacenadas y manejadas, si son parte del registro del negocio – describir cómo se le dara seguimiento a estas políticas y procedimientos. – describir cómo el sistema cumplira con la programación de retención publicada para los registros; Todo el personal que usa el sistema debe seguir este documento. En la medida que se implementen cambios al sistema, este documento debe también ser puesto al día para reflejar modificaciones del sistema. Los cambios a este documento se deben marcar claramente para denotar cuando el cambio tuvo efecto y qué áreas fueron afectadas.

1.5 Flujo de Trabajo (Workflow) Cualquier tecnología del workflow puesta en ejecución por una institución Gubernamental debe asegurarse de que el producto seleccionado respeta estándares relevantes de la tecnología de Flujo de Trabajo (Workflow) de ISO según lo definido en Estándares de Workflow del Anexo E. Las tecnologías del Workflow incluyen varios tipos de enrutamiento incluyendo el enrutamiento ad hoc, el enrutamiento administrativo, y el enrutamiento de producción. El enrutamiento ad hoc permite al usuario especificar un proceso específico para un documento para dar seguimiento a ese documento solamente. El enrutamiento administrativo permite a usuarios definir el enrutamiento específico para un tipo específico de trabajo que se siga siempre, sin importar los datos dentro del trabajo que es enrutado. El enrutamiento de producción permite a los usuarios definir las reglas y los métodos del trabajo, basados en el tipo y los datos del documento contenidos dentro del trabajo. En la medida que los datos cambian, el sistema de enrutamiento de la producción procesaría el documento por consiguiente, incluyendo la capacidad de apoyar descansos del trabajo, escalamiento, y reasignacion del trabajo.

1.5.1 Roles Vs. Usuarios Hay dos enfoques para definir a usuarios dentro de un ambiente del workflow. El primer método es definir a un usuario específico para manejar una tarea o una actividad específica. El segundo acercamiento es definir un papel dentro de la tarea o de la actividad de trabajo y después asignar a tantos usuarios cuanto sea necesario o apropiado. Las organizaciones deben requerir un sistema basado en roles al implementar tecnologías del workflow en producción.

17 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

1.5.2 Requerimientos de Enrutamiento

1.5.3 Diseñador gráfico de reglas

Para las organizaciones que requieren workflow de producción, el sistema debe permitir que un usuario enrute un documento a otro usuario. Las capacidades siguientes deben ser consideradas: – La capacidad para enrutar automaticamente documentos en una cola basado en el tipo de documento o de trabajo; – La capacidad para soportar el enrutamiento a multiples colas para cada usuario, basado en el tipo de trabajo, – La capacidad para clasificar/buscar documentos en una cola de enrutamiento en orden de fecha, – La capacidad para clasificar/buscar documentos en una cola de enrutamiento en orden de tipo de trabajo, – La capacidad para clasificar/buscar documentos en una cola de enrutamiento en orden de tipo de documento, – La capacidad para clasificar/buscar documentos en una cola de enrutamiento en orden de persona especifica, – La capacidad para cambiar una ruta predefinida, – La capacidad para poner un documento pendiente o retenido en una cola de trabajo para ser trabajado más tarde, – La capacidad para buscar documentos especificos de una cola de trabajo cuando sea necesario, – La capacidad para definir cuales documentos requieren documentos adicionales antes de enviarlos hacia adelante en el proceso, – La capacidad para definir tiempos para la recepcion de documentos adicionales, – La capacidad para definir acciones a ser tomadas si no se reciben documentos especificos en el tiempo especificado, y – La capacidad para procesar documentos especificos como “expedientes logicos”.

El sistema debe apoyar la capacidad para que los usuarios autorizados creen y modifiquen las reglas de trabajo asociadas al sistema del workflow. Esta capacidad debe incluir diseño gráfico y las herramientas de gerencia que serían utilizadas para crear/ modificar reglas de trabajo dentro de Windows o de un ambiente de usuario basado browser.

18 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

1.5.4 Monitoreo del Trabajo Al seleccionar tecnologías del workflow, la organización debe evaluar si la supervisión del trabajo es requerida para su operación. Las herramientas de monitoreo permite a los usuarios supervisar el trabajo en curso, en una base en tiempo real (típicamente). Esta supervisión del trabajo se utiliza no sólo para “nivelar carga” de las actividades en curso del trabajo, pero también ver si hay cualquier “cuello de botella” en el proceso total del workflow.

1.5.5 Procedimientos de Escalamiento Para las organizaciones que requieren workflow a nivel de la producción, la solución seleccionada debe incluir la capacidad de enrutar automáticamente el trabajo a diversos usuarios basado en una regla o un sistema de reglas específicas. La solución debe también incluir la capacidad para que los usuarios extiendan manualmente el trabajo como sea apropiado. Durante este procedimiento de escalamiento, la solución debe tener la capacidad de hacer el artículo del trabajo volver o reasignarlo permanentemente según lo determinado por el usuario.

1.5.6 Manejo de Errores Como los artículos del workflow pueden incluir la información anticipada no previamente durante la definición de las reglas, la organización debe requerir que la solución incluya la capacidad de manejar errores dentro del encaminamiento del trabajo a través del motor del workflow. La gestión de error debe incluir la capacidad de predefinir un papel que recibiría los artículos apropiados del trabajo que se determinan para estar en error.

1.5.7 Procedimientos de Temporizadores Cuando se pone en ejecución el workflow, hay muchos casos donde es importante la puntualidad de terminar una actividad específica del trabajo, o el grupo de actividades. La capacidad de establecer los contadores de tiempo para todos los artículos del trabajo llega a ser muy importante. La organización debe requerir que la solucion soporte los mecanismos de “contador de tiempo” y que el usuario pueda fijar estos valores para las actividades específicas a través de la herramienta gráfica para el diseño de las reglas del trabajo.

19 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Las mejores prácticas de la industria para proyectos de ECM

1.6 Consideraciones para la Planificación y la Formación de Equipos para los Proyectos Es critico para el éxito general del proyecto asegurar que todos los equipos de trabajo de los proyectos del gobierno consten de recursos adecuados, tanto del area de Tecnologia de la Informacion (TI) o Servicios de Informacion (SI) como de la parte del usuario-final o la perspectiva del negocio. La experiencia en la industria recomienda que los equipos de proyectos incluyan representantes de la gerencia, tecnologia de la informacion, y de la unidad de negocio que se prepara para utilizar la tecnologia. La mayoria de los Sistemas de Manejo Electronico de Documentos (SMED) preven las caracteristicas de imagen de documentos y servicios de documentos

para operar en un ambiente requiriendo muy poco, o pequeñas cantidades de tiempo del personal de soporte de TI. Sin embargo, las tecnologias de flujo de trabajo (“workflow”) que tienen nivel de produccion difieren grandemente, en que estas tecnologias requieren planificacion, configuracion y administracion de mapas y rutas de procesos. Otra consideracion critica de planificacion es la relativa al tamaño del proyecto; por ejemplo, numero de escáneres, servidores, usuarios, complejidad de la solucion de workflow, etc. Imagen de Documentos y administracion de proyectos con uno o dos escáneres y un servidor tipicamente no requieren tanto soporte como un ambiente distribuido grande que incorpore tecnologias de flujo de trabajo. Las soluciones de automatizacion de ruteo típicamente requieren menos soporte técnico que los ambientes

21 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

de flujo de trabajo de produccion donde los temporizadores, rutas de escalamiento, mapeo dinámico de procesos, etc., son utilizados. En todos los escenarios arriba citados, los usuarios pueden reconocer que estas tecnologias requieren soporte de tecnologia de la informacion y comúnmente poco soporte; la cantidad de tiempo requerido por los recursos técnicos se expanden con el alcance y la complejidad del proyecto. Desde la perspectiva del negocio y del usuario final, su directa participación en el equipo del proyecto es crítico para el éxito general del proyecto. Los usuarios finales necesitan definir claramente sus necesidades y objetivos de negocios que son usados para identificar y seleccionar la tecnologia que será implementada. El proceso de identificar el cambio que se generará, tanto basado en tecnología como el no-basado en tecnologia, debe ser lo más completo posible. La participación de los equipos de usuariosfinales deben tener representacion apropiada tal como uno o más “Usuario(s) Campeon(es)” para cada proceso grande que este siendo evaluado. Estas personas y la representación de la gerencia del negocio le permitirán a la organización evaluar completamente los procesos actuales y considerar cambios futuros para lograr las metas y los objetivos de la organización. Los usuarios de negocios y usuarios-finales deben reconocer que la participación en la fase de análisis es tan importante como la definición de las capacidades requeridas de los usuarios que participarán en cualquier solución. La participación de los usuarios en todos los aspectos del proyecto, junto con la participación del grupo de TI y el proveedor de la solución incrementará el éxito de los proyectos en la medida en que el nivel de participación se incremente.

1.7 Fases del Proyecto Las mejores prácticas de Manejo Electrónico de Contenido (MEC) asociadas con las fases de pro-

22 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

yectos de MEC sigue el modelo básico de definir el problema, idenficar la solución, e implementar la tecnología seleccionada, pero con algunas variaciones significativas. La primera diferencia está asociada con la definición del problema de negocio. Esta es crítica para asegurar que el proceso de negocio actual está completamente documentado incluyendo cómo la informacion es recibida, qué hacen los usuarios con la información cuando la reciben, dónde se crean copias, se sellan, archivan, se le da seguimiento, etc. La información detallada asociada con la fundamentación de procesos es provista en las secciones de más adelante. Otra gran diferencia está asociada con la separación de cambios basados en tecnologia de cambios no-basados en tecnologia. Cuando se consideran tecnologias de MEC, el uso debe reconocer que implementar nueva tecnologia sobre viejos procesos rara vez genera los resultados previstos por los usuarios. Las tecnologias MEC deben ser consideradas como una herramienta de negocios y los procesos deben ser revisados/actualizados para tomar ventaja de la tecnologia seleccionada. Cada una de las siguientes actividades de proyectos son recomendadas por la industria de MEC y deben ser seguidas por las organizaciones.

1.7.1 Fundamentación del Proceso / Definición del Problema El propósito de la fundamentación del proceso/procedimiento es definir claramente los procesos/procedimientos existentes e identificar las situaciones y problemas encontrados. Esto es logrado a partir de un análisis detallado de los procesos y procedimientos existentes. Cuando se realiza este análisis es importante capturar y documentar actividades que incluyan: • Cómo los documentos y la informacion son recibidos; • Que le ocurre a estos documentos después que son recibidos (ej: sellados, clasificados, archivados, entregados, etc.)

usuarios con experiencia (no-gerenciales) y personal gerencial. Es importante notar que el equipo que reunirá esta información debe representar las unidades de negocio desde la perspectiva del usuario e incluir todos los procesos y procedimientos que estén en uso.

• Cómo estos documentos son usados y cómo diferentes personas usan el mismo documento para completar una actividad o proceso específico. • Qué le pasa al documento durante el procesa-

Creación de Contrato

Solicita a PD Completar el Presupuesto de líneas de ítems y que lo envíe (cc GM)

Envía el borrador del contrato a GM para revisión/comentarios

Presupuesto De ítems de Línea recibido De PD.

GM provee comentarios Discusión?

60 45

No

Discusión?

PA prepara el Borrador del contrato E incluye el presupuesto de items de línea

Cambios? Envía Borrador Final a PD/GM

No

GM revisa el borrador del contrato

Si

Completa el formulario de requerimiento de contrato

E-mail el formulario de requerimiento de contrato y el contrato final a GM

Envía Cambios a PA

60 45

Verificado ?

15 30

Espera por 4 copias firmadas del contrato y/o la resolución de la Agencia

V e rifica la s firm a s

Programa Llamada de conferencia

La preparación de enmiendas empieza aquí

Aprobaciones Verificadas?

60 45

15 30

Espera copia impresa

Revisión final de PA y firma de GRF

Si

Devuelve al Asistente Administrativo de DFA

No El Asistente Administrativo De DFA hace copias y las distribuye

El Asistente Administrativo de DFA envía a OCC

Asistente Administrativo de DFA crea el formato de factura

No

Revisión final del OCC

Copia PDF enviada a DFA PM

miento (anotar, resaltar, copiar, etc.) • Después que el procesamiento es completado, dónde el documento es archivado, si hay múltiples copias, etc, y • Cómo los tiempos de retención de documentos son cumplidos y cómo el proceso de destrucción de documentos después de alcanzar la fecha de destrucción se adhiere a las políticas de retención de la organización. Esta información debe ser reunida a traves de entrevistas con usuarios seleccionados en cada unidad de procesamiento. Estos usuarios deben incluir a

1 copia enviada a GM

•Enruta el fólder •Firma el formulario de requerimiento de contrato •Esquema/Acuerdo de Contrato •Resolución de Comité del Estado •Resolución de la Agencia •Enrutamiento de otros formularios

No

OK? Si

A

Paquete Enrutado con 4 copias Para DAS para ejecución

DAS enruta 2 copias a DFA

DAS retiene 2 copias

1 copia original enviada a garantía

Llamada de Conferencia para hacer consenso

Si

E-mail a la región para obtener aprobaciones correctas

PA requiere corrección a la resolución

1 copia original firmada Mas documentos de respaldo Son enviados a PA para el expediente del contrato

Si

Prepara expediente Aprobación de contrato regional

Envía a PA para verificación de firma Revisión Gerencial De DFA

GM/PD/PA revisan el borrador

Programa Llamada de conferencia

Llamada de Conferencia para hacer consenso

Si

SSM1 iniciala slip de enrutamiento

Enruta expediente a DFA SSM1 para firma

No

15

Espera el Presupuesto de Ítems de línea de PD

PA actualiza y Prepara Borrador Final

E-mail para PD/GM/PA

GM envía por e-mail el borrador a PD y a PA

30

PD/GM Revisan

A

GM retorna el borrador con comentarios a PA

El Asistente Administrativo De DFA archiva el formulario de Asignación de contratos y lo enruta a Fair Housing

Paso 2 del proceso de Contratos DAS

En la medida que el proceso de fundamentacion avance, los usuarios pueden describir procesos y/o procedimientos que no son “oficialmente aprobados” en el procesamiento día a día. Estos atajos, o métodos alternativos, necesitan ser documentados, al igual que todos los demás atajos y metodologias implementadas para completar las actividades del trabajo diario. Una vez completada esta documentación, los usuarios deben tener una oportunidad de revisar el documento de fundamentación para asegurar que todas las funciones y actividades relacionadas a sus procesamientos han sido capturadas y documenta-

23 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

das con exactitud. Es muy común para estos documentos tener múltiples versiones presentadas antes de la aceptación del usuario. Esto es debido al hecho primario de que la mayoria de los usuarios no tienen la documentación completa al nivel de detalle sobre cómo los documentos son manejados en sus áreas. Un ejemplo del nivel de detalle que debe reunirse, documentarse y revisarse con los usuarios es presentado a continuación.

1.7.2 Análisis de Procesos Una vez completado el proceso de fundamentación, esta información es evaluada para determinar dónde deben ser implementados los cambios basados en tecnología y los cambios no-basados en tecnología. Ejemplos de cambios no-basados en tecnología típicamente incluyen reducción en copias de documentos, la revisión de procedimientos no actualizados, eliminación de procedimientos redundantes, y duplicación procesos/procedimientos entre organizaciones. Ejemplos de cambios basados en tecnología típicamente incluyen carga automática de documentos recibidos, enrutamiento automático para el procesamiento, y una historia detallada relacionada con las actividades de trabajo, asociadas con cada item de trabajo o documento. El análisis de los procesos existentes puede claramente definir las situaciones/problemas organizacionales junto con proveer un mecanismo para desarrollar y rediseñar procesos. El rediseño de procesos debe incluir las siguientes actividades: • Identificación de las actividades que pueden ser reemplazadas por tecnologías (ej: sellado, copiado, archivado, enrutamiento, etc.); • Adopción por los usuarios de los nuevos procesos y la incorporación de tecnologías MEC. • Clara identificacion de formas que necesiten ser diseñadas o re-diseñadas. • Clara identificación de entradas y salidas del sistema.

24 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

• Clara identificación de qué informacion debe ser capturada y archivada en cada etapa y actividad del procesamiento. • Clara identificación de acciones básicas de MEC que puedan ser tomadas por los usuarios (ej: enrutamiento, re-enrutamiento, escalamiento, temporización, anotaciones, etc.); • Manejo de excepciones, y • Ruta de escalamiento. En la medida que los esfuerzos de análisis de los procesos y la re-ingenieria avancen, es clave para los usuarios participar en estos esfuerzos para asegurar una adecuada administracion del cambio. Adicionalmente, es crítico que el personal de TI y el integrador de la solución trabajen de cerca con los usuarios para comprender completamente como los nuevos procesos deben trabajar, qué información debe ser archivada/supervisada, y el nivel y cantidad de reportes que deben ser creados.

1.7.3 Definición de Requerimientos Después de identificar los cambios mas relevantes basados en tecnología que la organización requiere, los requerimientos de la solución deben ser documentados de tal manera que provean información detallada a los suplidores potenciales. Este documento debe definir claramente los usuarios y las funcionalidades del sistema en detalle, suficiente, que habilite a los suplidores potenciales para entender las situaciones/problemas del negocio que se intenta resolver y los resultados deseados cuando la solución sea implementada. Cuando se estén desarrollando los requerimientos de la solución debe considerar documentar tanto las funcionalidades y capacidades requeridas como las deseadas que se hayan identificado a través de este documento. La definición de los requerimientos debe incluir todos los aspectos de la tecnologia seleccionada/deseada que deban ser provistos por el integrador de soluciones. El nivel de detalle debe ser suficiente para permitir que el integrador de soluciones entienda todos los requerimientos tecnológicos incluyendo:

• Todos los aspectos de entrada/creación de documentos • Capacidades para escaneo de documentos • Capacidades para almacenamiento de documentos • Capacidades de consulta de documentos • Seguridad de documentos • Formatos y compresión de documentos • Todos los aspectos de servicios de documentos/bibliotecas • Control de autoria • Capacidades de verificación de documento en uso/no-uso • Seguridad • Publicación, revisión, redacción, etc., de documentos • Administración del sistema • Todos los aspectos de control de flujo de trabajo (“workflow”) • Tipo de solución requerida • Niveles de enrutamiento • Reportes, seguimiento a información, bitácora • Acceso de usuarios • Diseño y rediseño de formularios • Procesos automatizados • Administración/Configuración del sistema • Herramientas de diseño grafico de control de flujo de trabajo

1.7.4 Factores Críticos de éxito La definición de los factores críticos de éxito (FCE) para la solucion deben ser claramente definidos. Estos FCE’s deben permitir a la organización y al suplidor de la solucion identificar aquellas áreas de importancia crítica relacionadas con la implementación exitosa de las tecnologías deseadas. Ejemplos comúnes de factores críticos de éxito, tanto desde la perspectiva del negocio como técnica, incluyen: 1.7.4.1 Objetivos relacionados del negocio Los documentos de planificación y adquisición deben definir claros objetivos del negocio que el usua-

rio estará utilizando para determinar si la solución satisface los resultados que se anticiparon para el proyecto. Los usuarios deben considerar cada una de las siguientes metas y adicionar aquellas que sean relevantes para su proyecto: • Mejora del servicio: Los usuarios necesitan la capacidad de rápidamente acceder y revisar información manejada por el sistema de imagen de documentos y control de flujo de trabajo. • Capacidad para dar seguimiento y monitoreo a las actividades de trabajo: El sistema debe permitir a los usuarios dar seguimiento a todos los trabajos en proceso incluyendo la capacidad de reasignar trabajo de un usuario a otro. Esta capacidad de seguimiento permitirá a la organización implementar nivelamiento de carga de trabajo cuando sea apropiado. • Información histórica centralizada entre organizaciones: El sistema debe habilitar la organización para mantener un historial centralizado relativo a todas las actividades asociadas con el cliente. Esta centralización del historial debe incluir tanto las actividades generadas por el sistema (ej: fecha de escaneo, fecha de enrutamiento, etc.) como la información generada por los usuarios tal como notas tomadas durante conversaciones telefónicas. Los usuarios deben tener acceso a la información que les permita su nivel de seguridad, limitando el acceso a información que requiera un nivel de seguirdad más alto. • Incremento de la eficiencia de recursos disponibles: La organización debe estar capacitada para usar la tecnología seleccionada para dar soporte a las actividades en proceso del negocio. La tecnologia seleccionada debe permitir a los usuarios disminuir el tiempo invertido en el manejo de papel y archivos, incluyendo sellado, grapado, copias, entregas, y archivo de documentos; y de incrementar el tiempo en las áreas de procesamiento del trabajo. • Satisfacer regulaciones organizacionales y/o gubernamentales relativas a la retencion de

25 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

documentos: El uso de tecnologia de almacenamiento de data debe adherirse a cualquier ley y/o regulación que cubra el almacenamiento, retención, y recuperación de información sobre medios electrónicos de almacenamiento. • Disminuir el costo de almacenamiento: La solución debe proveer la habilidad para utilizar tecnología de almacenamiento óptico para reducir el costo global de almacenamiento y recuperación de toda la informacion en “copiadura” o papel. • Disminuir el costo de manejo manual de documentos: El costo del manejo manual de los documentos debe ser reducido al mismo tiempo que incrementa la capacidad para brindar un mejor servicio a un menor costo por consulta. • Acceso fácil a aplicaciones, órdenes de trabajo, y otras informaciones. La solución general debe permitir a los usuarios rápidamente seleccionar y accesar la información deseada sin utilizar herramientas o interfases complejas. La interfase del usuario debe ser fácil de usar por todos los usuarios del sistema.

•

•

• 1.7.4.2 Objetivos Técnicos: Desde una perspectiva técnica, los usuarios deben considerar las siguientes metas y adicionar aquellas metas que no estén listadas pero que sean relevantes para cada proyecto. • Escalabilidad: El sistema debe ser completamente escalable, permitiendo un incremento del número de usuarios y los volúmenes de data sin reemplazar los componentes básicos del sistema. Esta escalabilidad debe estar en las áreas de incremento de memoria, almacenamiento en disco, almacenamiento óptico, tamaño y velocidad del CPU, etc. • Ruta de Migración: Una ruta de migracion claramente definida debe estar completamente soportada por la solución propuesta. Esta ruta de migración debe permitir la integración de nuevas tecnologías de manejo de documentos para asegurar una integración adecuada, sin

26 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

•

afectar adversamente la solucion propuesta y/o la data manejada por los sistemas actuales. Modularidad: Las diversas aplicaciones cliente-servidor deben ser modulares, permitiendo la implementación de funcionalidades adicionales, sin afectar la solución total. Esto incluye la habilidad para adicionar enrutamiento, carpetas virtuales, impresión de alto volumen, servicios de fax automatizados, distribución de carga de trabajo, monitoreo, etc. Acceso via Web: El sistema debe soportar completamente la tecnología web en la que diferentes servidores web proveen todos los mecanismos necesarios para almacenar y recuperar información requerida por el usuario, seguridad a nivel de sistema tanto para usuarios como para data, y funciones de administración asociadas al sistema. Todas las aplicaciones deben estar completamente integradas para permitir redundancia de hardware y software tanto en las estaciones como en las plataformas de servidores web. Utilizar componentes estándares en la industria (No se permiten arquitecturas propietarias): Los componentes asociados en la solución deben estar comúnmente disponibles a través de las industrias de imagen de documentos y de workflow, ser completamente soportada por el suplidor seleccionado, y tener librerias y documentación completas de usuario y de desarrollo. Capacidad para satisfacer los requerimientos técnicos sobre todos los aspectos del sistema como es sumarizado en la Seccion 7.2.3 y detallado en los documentos de adquisicion.

1.7.5 Guía de Selección de Tecnologías MEC Cuando se está determinando las tecnologias apropiadas que son requeridas o necesarias para alcanzar metas de negocios o técnicas, la organización debe considerar varios factores asociados con la

tecnología. La evaluación de la tecnología apropiada debe incluir: • COLD/ERM: Cuando evalúa tecnologias COLD/ ERM, la organización debe revisar los requerimientos de descarga, almacenamiento y procesamiento. Adicionalmente, la organización debe considerar la complejidad de configurar el sistema para soportar nuevos y/o modificados formatos de reportes y requerimientos de indexación. También deben ser consideradas, la capacidad de la tecnología para permitir acceso simple de los usuarios a la data a través de una pantalla de consulta y la capacidad de “cortar y pegar” información de un reporte o página recuperados a una aplicación estándar de oficina. Cuando se están evaluando tecnologías de COLD/ERM, la organización debe asegurar que el sistema es capaz de cargar e indexar el volumen diario de trabajo sin impactar los usuarios. Esta funcionalidad de “cargar” debe incluir indexado automatizado basado en esquemas definidos por los usuarios autorizados. • Imagen de Documentos: Cuando se está evaluando estas tecnologías, es útil para la organización realizar “visitas” a otras organizaciones similares en tamaño y procesamientos, que hayan implementado la solución que se está considerando. El propósito de estas “visitas” es reunir información relacionada con situaciones/problemas encontrados por otros usuarios que potencialmente no han sido identificadas o trabajadas por la organización. Durante estas “visitas”, todos los aspectos de escaneo de documentos, indexado, y verificación deben ser discutidos. También debe ser revisado el desempeño general del sistema y la facilidad de uso, la precisión de procesamiento y la satisfacción de la organización con el producto/solución y con el proveedor del producto/solución. • Servicios de Documento/Biblioteca: Estos servicios capacitan al usuario para manejar información electrónica independiente de la herra-

mienta utilizada para crear la información (ej: procesadores de palabra, hojas electrónicas, documentos de facsímil, etc.). Los servicios de documento/biblioteca por lo general comprenden marcar los documentos como “dentro” y “fuera” de los repositorios; permitir control de versiones, y soportar reglas de seguridad a nivel de documentos, grupos, y archivos. Cuando se están evaluando estas tecnologías, la organización debe considerar si el producto soporta estas funcionalidades y si las mismas están integradas con los componentes de publicación en web. • Flujo de Trabajo: Cuando la organización determina qué tecnologia de flujo de trabajo es requerida, debe ser decidido si se requiere de tecnología con un nivel ad-hoc, administrativo o de producción. Para requerimientos de enrutamiento/flujo de trabajo ad-hoc, la organización debe evaluar si el producto incluye herramientas de autoría simplificada (para procedimientos de enrutamientos no complejos) que pueden ser utilizadas en un ambiente gráfico junto con capacidades de monitoreo. Las capacidades de monitoreo deben habilitar a los usuarios autorizados a tener acceso a colas de trabajo o “canastas”. Estas herramientas administrativas y de monitoreo deben permitir además a los usuarios autorizados re-enrutar ítems de trabajo y establecer escalamiento básico y procedimientos de “fuera de tiempo”. Estos escalamientos y procedimientos de “fuera de tiempo” habilita al usuario para establecer una cantidad de tiempo especifica para la duración de cualquier actividad específica de un ítem de trabajo, o establecer un tiempo total de duración antes de enviar automáticamente el ítem de trabajo a una persona específica o rol. Cuando la organización determina que se requiere una tecnología de flujo de trabajo de producción, el escalamiento y los procedimientos de “fuera de tiempo” deben estar incluídos, pero también deberán ser consideradas otras

27 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

•

•

• • • • •

•

•

28 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

alternativas. Estas funcionalidades deben incluir la capacidad para que usuarios autorizados construyan reglas complejas de flujo de trabajo y soporte nivelamiento de carga de trabajo y monitoreo de colas de trabajo y “canastas” en tiempo real. Automatización de la Captura de Datos: En muchas situaciones, la inclusion de tecnologías de OCR/ICR pueden ser justificadas solamente con la reducción de los costos de entrada manual asociada con el indexado y captura de contenido específico de los documentos escaneados. Como hay muchos productos de captura de datos disponibles que pueden ser integrados con la mayoría de los sistemas de manejo de documentos, la organización debe prestar particular atención a los beneficios esperados y a la habilidad para medir estos beneficios durante la evaluación. Cuando se esté evaluando tecnologías de OCR/ICR/Codigo de Barras, la identificación de la siguiente información puede asistir la organización determinando los costos/beneficios esperados en comparación con la entrada de datos manual: Color de los documentos originales y la variedad de documentos o tipos de formularios que deberán ser identificados automáticamente. Volumen de información escrita a mano y de información impresa que deberá ser capturada. Volumen de campos por formulario o documento, Volumen de caracteres por campo, Tipos de campos (numéricos, alfa, alfanuméricos) Extensión de la preparación de los documentos ( documentos pre-clasificados, diferentes tipos de formularios mezclados), Extension del re-diseño de los formularios (eliminacion, código de barras, reconocimiento de marcas ópticas), Identificacion de las reglas del negocio para validar o mejorar los resultados del reconocimiento.

• Manejo de formularios: Cuando la organización determina que se requiere de tecnología para manejo y procesamiento de formularios, debe considerar tanto las herramientas para creación de formularios como para el procesamiento de estos. Las herramientas para la creación de formularios debe habilitar al usuario autorizado para desarrollar nuevos formularios y modificar formularios existentes para ser utilizados en una aplicación basada en web. El diseño de estos formularios debe incluir la capacidad para crear cajas de texto para llenado, listas de chequeo, cajas de selección, entrada de texto en formato libre, y firma digital del formulario durante la transmisión. Las tecnologías de manejo de formularios debe tambien capacitar los usuarios para manejar formularios usando control de versión y soportar la habilidad para almacenar la data sometida con el formulario o para almacenar la data con el número de versión del formulario. Esta información debe ser almacenada en la base de datos de la aplicación para manejo y/o almacenamiento futuro. • Componentes de publicacion en Web: • Cuando la organización requiere publicar documentos a un servidor web, el sistema debe soportar la capacidad para que usuarios autorizados creen esquemas asociados con clases o tipos específicos de documentos. La publicacion en la Web debe habilitar a los usuarios autorizados para enviar archivos y documentos al servidor web en sus formatos nativos, o a través de un proceso de conversión a HTML, XML, PDF, PDF/A, JPEG, JPEG2000, o cualquier otro formato estándar de ISO. El sistema debe proveer un mecanismo para que los usuarios autorizados puedan configurar el sistema para que de manera automática publique estos documentos (tanto los documentos convertidos como los documentos en formato nativo) directamente a la web para revisión y actualización del sitio de internet despues de completar

los niveles apropiados de revisión y aprobación electrónica definidos por la organización.

1.7.6 Desarrollo del Documento de Requerimiento de Propuesta Antes de seleccionar un producto/integrador específicos, la organización debe documentar requisitos del sistema y proporcionarlos a esos vendedores, o a los integradores que son considerados. Sin importar si el Request for Proposal (RFP) ó Términos de Referencia/Requerimientos de Propuesta se está enviando a un sólo vendedor/integrador o a múltiples vendedores/integradores, este documento se debe desarrollar para permitir a la organización definir claramente sus requisitos y permitir al vendedor/ integrador entender claramente todo el negocio y metas y requisitos técnicos. El RFP proporciona la información detallada en cada tecnología que es considerada. El nivel del detalle proporcionado debe incluir en un mínimo las secciones siguientes: • Objetivos reales • Objetivos específicos; y • Alcance, el cual debe incluir los puntos siguientes: • Situaciones/Problemas del negocio siempre que no se incurra en violaciones a las políticas de confidencialidad o poner de manifiesto situaciones que atenten contra vulnerabilidades a sistemas de seguridad financiera o seguridad nacional • Informacion detallada sobre las expectativas de la organización después de la implementación de la tecnología • Fundamentación detallada sobre los procesos y subsecuentes análisis • Información detallada sobre qué aportarácada tecnología • Por ejemplo: Imagen de documentos debe incluir secciones sobre procedimientos de escaneo, calidad de la imagen, indexado de documentos, reescaneo/reindexado, control

de lotes, histórico/bitacoral, indexado automatico, OMR, IMR, ICR, etc. • Por ejemplo: Servicios de documentos debe incluir la verificacion de documentos dentro/ fuera del sistema, histórico/bitacoral, mapas de aprobación, firma digital, etc. • Por ejemplo: Flujo de Trabajo (Workflow) debe incluir roles vs. actividades de trabajo individuales, historia del trabajo y bitácora, manejador de eventos, manejador de excepciones, enrutamiento ad-hoc/administrativo/de producción, procedimientos de escalamiento, generación de reportes dirigidos por los usuarios, procesamiento automático, integración con sistemas transaccionales, etc.

1.7.7 Guía de Evaluacion de la Solución/Producto Cuando se evalúan productos, la organización debe considerar varios factores asociados con el producto y la tecnología. Las áreas que deben ser consideradas incluyen: • Madurez del producto: La organización debe evaluar el nivel de madurez del producto. Esta evaluacion debe incluir que se determine cuánto tiempo el producto ha estado disponible, si el producto está en una etapa de primeras ediciones (¿es esta una nueva version que no ha sido completamente implementada por la comunidad de usuarios aun?), o si el producto seleccionado ha estado en producción por lo menos por un año. Todos los productos están siendo constantemente actualizados para proveerlos con nuevas funcionalidades, arreglos de “errores”, y que cumplan con nuevos estándares y tecnologias. Es importante para la organización considerar la madurez de cada parte de la solución seleccionada cuando determine los factores de riesgos generales asociados con la implementación de estas tecnologías. • Cumplimiento de estándares y lineamientos de la industria que son relevantes: Cuando se revisan varios productos y tecnologias, la organi-

29 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

•

•

•

•

30 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

zación debe considerar si el producto seleccionado cumple con los estándares y lineamientos apropiados. Capacidad para satisfacer los objetivos claves y los factores críticos de éxito: Cada organización debe evaluar si el producto seleccionado satisface todos, o parte, de los factores críticos de éxito previamente definidos. Es importante que la organización seleccione la solución más apropiada para enfrentar los requerimientos de negocio y técnicos previamente definidos, en vez de ser forzada a modificar metas de negocios y técnicas debido a las capacidades del producto seleccionado. Para aquellas áreas donde la tecnología seleccionada no satisface los requerimientos establecidos, la organización debe evaluar y determinar el riesgo potencial asociado con cambiar los requerimientos. Los cambios a los requerimientos deben hacerse porque la tecnologia no está madura, porque el requerimiento será un ítem futuro, porque el requerimiento no es crítico para el éxito de la organización. Nivel de soporte técnico disponible durante la implementación y despues: Cuando se selecciona el producto/tecnología, la organización debe revisar el nivel de soporte técnico tanto durante como después de la implementación de la tecnologia. La organización debe determinar si el suplidor primario del producto provee todo el soporte (con la excepción de desarrollo de terceros) relacionado con el producto instalado o si el soporte técnico sólo está disponible a través de un representante o asociado. Escalabilidad del producto: La evaluación de cualquier componente tecnológico debe incluir la consideración de la escalabilidad esperada de la solución basada en su habilidad para satisfacer futuros incrementos en volúmenes de procesamiento y la expansión de su base de usuarios. Disponibilidad de documentacion del sistema, incluyendo facilidades de ayuda en linea.

• Seguridad del Sistema: Debido a las situaciones que plantea en una organización el tema de seguridad de alcance corporativo, la organización debe evaluar las características de seguridad del sistema de tal manera que cumpla con los requerimientos y políticas internas de la organización. Frecuentemente la capacidad del producto para apoyarse en las características de seguridad del sistema operativo nativo provee una medida de protección que va a aliviar las preocupaciones sobre implementaciones propietarias. La organización también quisiera evaluar y sopesar características que soporten servicios de administración de red sobre la utilización de aplicaciones que utilicen sesiones abiertas o “sesiones capturadas” que provean una seguridad limitada. • Disponibilidad del Sistema: Aunque los temas de disponibilidad del sistema son frecuentemente pasados por alto, muchas agencias gubernamentales ahora esperan un nivel de disponibilidad claramente definido para la solución completa. La organización debe identificar características particulares del producto que contribuyan directamente con la disponibilidad del sistema e identificar los puntos de falla en la solución que puedan causar una interrupción completa. Esta evaluación debe ser llevada a cabo en el contexto de los riesgos asociados con no tener la solución disponible durante las horas normales de trabajo. • Costo de Propiedad: Para determinar el costo de propiedad de una solución dada, la organización debe también considerar las características que tratan las tareas básicas de administración del sistema, incluyendo la administración de la configuración, la distribución del software, la adición de nuevos usuarios, auditoría, reporte de errores, recuperación y restauración de desastres, utilitarios de medida de desempeño, y reportes administrativos. Determinar si el producto requiere de software

y/o hardware adicional para mantener un ambiente de prueba, entrenamiento, y desarrollo. • Referencia de Pruebas: Cuando esté disponible, es invaluable obtener pruebas de desempeño de referencias reconocidas con tamaño similar al de la organización para determinar la capacidad de la solución para satisfacer el volumen esperado de trabajo. Evaluar el producto basado en su capacidad para satisfacer las cargas pico del procesamiento del lugar utilizado como referencia.

1.7.8 Implementación de la Tecnología 1.7.9 Criterios de Pruebas de Aceptacion Es recomendable que las pruebas a ser usadas para validar el sistema se basen en el concepto de que se formará un equipo que represente a todas las partes, será formado. Este equipo, que incluya tanto al suplidor, usuarios finales, y al gerente de proyecto, debe ser presentado y trabajar junto a través de las diferentes fases de las pruebas. Hay otros métodos que pueden ser considerados para realizar pruebas de aceptación incluyendo el que el suplidor desarrolle y lleve a cabo las pruebas de aceptación o que el usuario realice estas pruebas. Para asegurar que cada parte del sistema sea adecuadamente probada y que todas las partes del sistema que sean implementadas satisfagan o excedan el diseño del sistema (con acuerdos sobre las modificaciones), tanto la organización como el equipo de implementación debe participar en las pruebas de aceptación y la firma. Estos componentes que están siendo validados y verificados incluyen: • Verificar que todas las funcionalidades del sistema sean operacionales, • Verificar que los procedimientos de backup y recuperación del sistema funcionan adecuadamente, y • Verificar que las especificaciones de diseño del sistema son satisfechas incluyendo las modificaciones acordadas.

Esta prueba debe ser usada para asegurar que: • Cualquier conversión realizada como parte de la implementación del sistema sea completada para las pruebas de aceptación de calidad. • Que el sistema implementado satisfaga o exceda la documentación de diseño del sistema, y • Que todos los usuarios puedan accesar y utilizar el sistema. Se listan a continuación, los lineamientos que deben ser utilizados durante el período de pruebas de usuario y de sistemas. • La organización debe mantener una agenda de eventos mientras duren las pruebas de aceptación e identificar cualquier deficiencia del suplidor tanto en hardware como en software. • No se permitirán modificaciones de software o hardware sin la aprobacion del director o gerente del proyecto. La organización debe proveer una cantidad de tiempo razonable pero limitada para resolucion de problemas encontrados durante las pruebas de aceptación. • La suspensión de las pruebas de aceptación deben ocurrir sólo por mutuo acuerdo del suplidor y de la organización, o si la organización determina que la solucion no está lista para pruebas. Si esto ocurre, debe programarse una fecha para volver a probar cuando el suplidor esté listo para actualizar los componentes en los que se haya identificado deficiencia. • Al final de las pruebas de aceptacion, el gerente de proyecto debe revisar la lista de deficiencias, si las hay, y tomar una decisión sobre: • Aceptar el sistema basado en los resultados de las pruebas con la lista de deficiencias, en cuyo caso los puntos en la lista deben ser corregidos en una fecha acordada; ó • Rechazar el sistema basado en los resultados de las pruebas de aceptación, en cuyo caso los puntos de la lista de deficiencias deben ser corregidos (en fechas acordadas en mutuo acuerdo) antes de una nueva prueba, y de que se programen pruebas en otro usuario o localidad.

31 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

1.7.10 Planificación de la Implementación Cuando la organización completa las pruebas de aceptación, la planificación de la implementación de la tecnología debe incluir la evaluacion de las actividades organizacionales actuales y planeadas incluyendo otros proyectos, actividades en curso, y los temas relativos a administración de cambios que puedan afectar la implementacion. La organización debe considerar si integra el sistema a la producción utilizando un enfoque de fases siguiendo un modelo de procesos o un modelo de unidades. El modelo de “procesos” incorpora la implementación de la aplicación a todos los usuarios asociados con una actividad o con un grupo de actividades. El modelo de “unidad” incorpora la implementación de la aplicación a una unidad completa. Si la organización está implementando imagen de documentos o servicios de documentos, el plan de implementación debe estar basado en “unidad”. Cuando la organización está implementando tecnologías de flujo de trabajo debe considerar implementar la aplicación siguiendo un modelo de procesos para asegurar que todos los usuarios tienen acceso a la información electrónica. Si la organización implementa tecnologias de flujo de trabajo en una base de “unidad”, debe tomarse la precaución para asegurar que usuarios que no estén en la “unidad” seleccionada tengan acceso a los documentos impresos para continuar o finalizar el proceso de trabajo. Esto es importante ya que una vez que la organización inicia el manejo y procesamiento del trabajo en un ambiente electrónico, los documentos impresos (previamente escaneados) no van a estar disponibles. Un aspecto importante de la planificacion de la implementación es el relativo al entrenamiento a los usuarios. Las organizaciones deben asegurar que una cantidad suficiente de entrenamiento, tanto administrativo como para usuarios finales, haya sido llevado a cabo antes de la implementación del sistema. Este entrenamiento habilita a los usuarios para utilizar el sistema después de la implementación. La planificacion de la implementación debe incluir todas las discusiones necesarias para convertir

32 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

los procedimientos de procesamientos actuales a la nueva metodología automatizada. Listadas a continuación están las actividades que deben ser consideradas durante cualquier implementacion de un proyecto MEC. 1. Proceso de conversión de procesos manuales existentes. La organización debe considerar los pro y contra de implementar el sistema por procesos, por grupos de personas, por tipos de documentos específicos, descarga, área, proyecto, etc. Un ejemplo de algunos puntos a ser discutidos/considerados incluye: • Si el sistema es implementado por procesos, el proceso completo debe ser implementado y los archivos asociados con ese proceso deben ser convertidos en la medida que se necesiten (ej: en cualquier momento que el archivo sea sacado del cuarto de archivos, convertirlo. Tambien, los archivos y documentos en escritorios individuales deben ser cargados en el sistema de manera que todos tengan un lugar común para localizar la información • Si el sistema se implementa por procesos parciales (ej: sólo documentos entrantes), los usuarios tendrán que desarrollar un sistema manual que les permita determinar si el documento está en el sistema, en el archivo, en un escritorio, etc. Debe tomarse precaución con esta opción ya que la operación puede hacer que diferentes piezas de un mismo expediente terminen en multiples lugares, además de la duplicación de documentos de varias maneras. 2. Procedimientos para manejar documentos impresos después de la conversión. Debe considerarse si los documentos escaneados serán almacenados en el archivo o en una caja separada que contenga el expediente original (despues de la conversión) junto con otros documentos escaneados. Algunos puntos a ser discutidos/considerados incluyen:

• Si el sistema es implementado para un proceso específico, los usuarios que no trabajen con ese proceso estarán en capacidad de localizar documentos ya convertidos, o tendrán que localizar el expediente original. • Será necesario almacenar documentos impresos en el archivo después de la conversión para permitir que otros miembros de la organización puedan realizar su trabajo (hasta que ellos esten en linea) 3. Establecer guías y procedimientos de escaneo/indexado. Debe considerarse especificar cómo los documentos serán recibidos, convertidos, enrutados, archivados, etc. Entre los puntos que deben discutirse se incluyen: • Revisión de procedimientos para la distribución de nueva correspondencia. • Cómo asegurar que los escaneres tengan la oportunidad de hacer pruebas beta. • Cómo asegurar que los indexadores hagan pruebas beta. • Qué es necesario para habilitar el personal del archivo para preparar los documentos y expedientes para ser escaneados 4. Identificar cuándo sacar expedientes del archivo y convertirlos. Debe considerarse cuando los expedientes deben ser removidos del archivo, escaneados y almacenados. Adicionalmente, debe considerarse cómo estos expedientes deben ser guardados en cajas y cómo los usuarios estarán en capacidad de encontrar de manera rápida un documento previamente escaneado, si surge la necesidad. 5. Establecer fecha(s) de corte. Independientemente de la metodología de implementación que se utilice, recomendamos que la organización establezca un conjunto de fechas para usar el nuevo sistema. Los puntos a ser discutidos/considerados incluyen:

• Debe establecerse una fecha para comenzar la corrida en paralelo con los procesos existentes de documentos impresos. • Debe establecerse una fecha para inciar la corrida del sistema en el nuevo modo de producción. • Debe establecerse una fecha para que los procesos implementados habiliten a los usuarios para determinar si la información está en línea, en el archivo, o una combinacion de ambos (dependiendo del proceso implementado seleccionado). 7. Procedimientos para devolver una implementación. Debe considerarse devolver la implementación al sistema manual existente si el sistema no satisface las necesidades como fueron probadas. Aunque esto es muy raro, debe considerarse cómo sería reversado el proceso si fuera necesario. En la medida que la implementación avance, debe considerarse establecer puntos de control para monitorear el progreso de la reversión. 8. Políticas organizacionales relacionadas a cuando un documento sea cargado en servicios de documentos. Desde la perspectiva técnica, los documentos pueden ser cargados en el sistema en cualquier etapa del desarrollo o “subida”. La organización debe discutir/considerar cuándo los documentos desarrollados por los usuarios deben ser cargados a la biblioteca y manejados a través del ciclo de actualización o si los usuarios deben continuar almacenando los documentos en su computador local y/o en un almacenamiento en red y entonces cargarlos cuando lo hayan completado. La organización debe establecer una política relacionada con cómo y cuándo documentos en proceso serán cargados al sistema. 9. Como manejar correos electrónicos y almacenamiento de archivos digitales.

33 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Desde la perspectiva técnica, los correos electrónicos y los documentos de origen digital pueden ser cargados al sistema en cualquier punto. Debe considerarse establecer una política organizacional asociada con si los correos electrónicos y los documentos de origen digital deben ser cargados de un modo consistente.

1.7.11 Documentación de las prácticas del negocio Antes de que el sistema sea pasado completamente a produccion, recomendamos que la organización prepare un documento de prácticas del negocio, o políticas. Este documento le permitirá a la organización autenticar, o certificar, que la información contenida en el sistema digital es precisa, confiable y creíble. La información que deba ser contenida, pero no limitarse a ella, incluye: • Una descripción de cómo la información será escaneada, indexada, y verificada; • Una descripción de cómo el sistema estará serguro ante accesos no autorizados; • Una descripción de cómo los documentos serán asegurados contra modificaciones o alteraciones no autorizadas; • Una descripción de cómo serán manejadas las modificaciones autorizadas de los documentos, incluyendo la auditoría y la capacidad para recuperar cualquier versión previa del documento que requiera ser mantenida; • Una descripción de cómo las notas y las anotaciones (si las hay) serán almacenadas y manejadas, si son parte del expediente de negocio. • Una descripción de cómo estas políticas y procedimientos serán supervisadas. • Una descripción de cómo el sistema va a cumplir con la programación publicada para retención de documentos; Todo el personal que use el sistema debe seguir este documento. En la medida que se implementen cambios en el sistema, este documento debe ser actualizado para reflejar modificaciones en el sistema. Los cambios a este documento deben ser claramen-

34 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

te marcados para resaltar cuando el cambio fue realizado y cuales areas fueron afectadas.

1.8 Conversion De Históricos Hay tres enfoques diferentes para la conversión de archivos/data en uso en la industria de manejo de documentos/workflow: histórico completo, histórico parcial, como sea necesario. La organización debe revisar y determinar cual enfoque satisface mejor los objetivos del negocio y técnicos previamente definidos. El enfoque seleccionado por la organización será extremadamente importante, ya que hay documentos/archivos existentes que necesitan ser convertidos junto con documentos nuevos y en proceso de ser recibidos. La conversión del histórico completo y del histórico parcial requieren la selección de una organización externa dedicada al trabajo de conversión, capaz de procesar grandes volúmenes de documentos en un período breve de tiempo. La determinación de si utilizar una organización externa o utilizar recursos internos para el poryecto de conversión debe basarse en el volumen de informacion que será escaneado, la complejidad del indexado requerido, y de la velocidad con que se quiera realizar la conversión. Uno de los factores a considerar en cualquier conversión es la capacidad del sistema para capturar de manera adecuada las imágenes necesarias para la conversión y hace que la conversión sea costo-justificable. Una prueba sobre la calidad de la imagen debe ser acordada antes de la conversión. Para la conversión de grandes volúmenes, lo mejor es dividir las imágenes a ser convertidas en lotes con tiempos de completación aprobados por la organización. Cuando parte de un lote tenga problemas de calidad, el lote completo debe ser rechazado.

1.8.1 Conversión del Histórico completo Cuando se decide la conversión de todo el histórico, la meta de la organización será tener todos los documentos impresos existentes disponibles para ser utilizados en el sistema en formato electrónico. Esta

metodologia de conversión es utilizada cuando los documentos existentes deben ser convertidos para lograr los objetivos de negocio o técnicos. Esta metodología es costosa y consume mucho tiempo. Los costos asociados con la conversión de archivos históricos completos se deben al volumen de documentos que se estan convirtiendo, y al número total de digitación necesarios para indexar cada documento, que es calculado según el número total de caracteres. Cuando se calcula el número total de caracteres, la organización debe determinar el nivel de precisión que requiere. Para conversiones en las que la organización externa va a digitar sólo una vez (con mínima verificación de datos), la precision es típicamente insuficiente para importar la información directamente en la parte de imagen de documentos del sistema. Se recomienda que un proceso de verificación (comúnmente logrado a través de doble digitación) sea implementado, lo cual incrementa el costo de conversion a un promedio en la industria que fluctúa entre $0.10 y $0.20 por página.

1.8.2 Conversión parcial del histórico Esta metodologia de conversion es similar a la de conversión completa excepto que la organización selecciona documentos específicos que son requeridos para la conversión por criterios como antigüedad o fechas. A parte de reducir el número total de documentos que se convierten, todas las consideraciones para la conversión completa aplican en esta metodología.

1.8.3 Conversión en la medida que sea necesario Esta metodologia de conversión permitirá a la organización convertir documentos sólo cuando sea requerido para completar una actividad o proceso, cuando un nuevo trabajo se inicia. Este esfuerzo de conversión típicamente no requiere la utilización de una organización externa. Para realizar este tipo de conversión, el sistema debe tener una lista común donde todos los documentos sean localizados, incluyendo tanto copias impresas como electrónicas. El propósito de esta lista es capacitar a los usuarios

para localizar rápidamente los documentos y determinar si están disponibles en el sistema de imagen de documentos o si están en formato impreso y requieren conversión. En la medida que nuevos ítems sean recibidos, el sistema debe notificar al usuario (o al operador de escaneo/indexado) que otros documentos están en copia impresa y necesitan ser consultados, escaneados, e indexados, antes de enrutarlo a los usuarios para ser procesados. Uno de los factores a considerar en cualquier conversión es la capacidad del sistema para capturar adecuadamente las imágenes necesarias para la conversion y justificar el costo de la conversión. Una prueba de calidad de las imágenes debe ser acordada antes de la conversión. Para grandes conversiones, lo mejor es dividir las imágenes a ser convertidas en lotes con tiempos para la aprobacion de los lotes creados por el cliente. Cuando un lote se considera que no cumple con la calidad acordada, el lote completo debe ser rechazado. Aunque la seccion 2.4.3.8 está diseñada para tratar la operación en curso, esta provee informacion útil en lo referente a la conversión de históricos.

1.9 Lista de Revision de Actividades Recomendadas para el Proyecto de MEC Detalladas en la siguiente “Lista de Verificación de Actividades de Proyectos de Manejo Electrónico de Contenido” están las actividades recomendadas y las mejores prácticas de la industria de MEC para ser tomadas en cuenta por la organización cuando desarrolle el plan del proyecto y el cronograma. Esta lista de actividades debe ser customizada como sea apropiado para satisfacer los requerimientos organizacionales y los procedimientos de adquisición.

35 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

P royec tos de T ec nologias de Manejo E lec tronic o de C ontenido L is ta de V erific ac ion de Ac tividades

A C T IV IDA D

Fundamentos de Procesos/Procedimientos Definicion de Requerimientos Tecnologicos Re-Sincronizacion de los Fundamentos (si es necesario) Procesos/Requerimientos Anticipados Definicion de Requerimientos Requerimientos de procesamiento de entrada Requerimientos de tecnologia de almacenamiento Requerimientos de Acceso de Usuarios/Funcionalidades Revision de conversion de docum entacion existente Criterios de pruebas de aceptacion Documento de adquisicion (RFP, etc.) Evaluacion y seleccion de suplidores/producto Diseno detallado dela aplicacion Desarrollo/Implementacion de Sistemas Documentacion del Negocio/Politicas/Procedimientos Pruebas de unidades y de sistema Planificacion de la implementacion Entrenamiento del los usuarios Pruebas de aceptacion Implementacion del sistema

36 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

F E C HA INIC IA L

F E C HA F INA L

Las mejores prácticas de la industria para proyectos de ECM

1.10 Introduccion a la Tecnología Incluso en el mundo actual, muchas organizaciones aún funcionan casi enteramente en un ambiente apoyado en papel. Este ambiente es un resultado directo de la necesidad de mantener la información de todos los aspectos de la organización. Cuando se está considerando la utilización de tecnologías de MEC, las organizaciones deben considerar implementar los componentes básicos necesarios y entonces adicionar otras funcionalidades en la medida que sean requeridas por las unidades de negocios. Las tecnologías de MEC pueden ser vistas como un conjunto de bloques de construcción como se presenta en la figura 8.1 Bloques de Construcción de Tecnología MEC. El nivel más bajo es el nivel operati-

vo. Los servicios de Base de Datos y Manejadores de Dispositivos de Almacenamiento son instalados en el servidor en una segunda capa. La siguiente capa de tecnología incorpora los componentes básicos del servidor de MEC. Estos componentes son utilizados por todas las tecnologías ofrecidas por cada suplidor. Las diferentes tecnologías suministradas por el suplidor de la solución (imagen de documentos, servicios, flujo de trabajo) pueden ser implementadas al mismo tiempo o en fases. Siempre es recomendable implementar estas tecnologías en fases para asegurar un manejo del cambio adecuado en la organización. El nivel más alto de los bloques de construcción incluyen las herramientas de interfases de usuarios. Debe notarse que en los pasados 25 años, la industria ha visto un cambio significativo del desa-

37 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Formularios Web Imagen de Documentos

OCR

Importación de Data

Servicios de Documentos

Aplicaciones de Usuarios Flujo de Trabajo

Servicios de Aplicaciones de MEC Servicios de Base de Datos

Manejadores de Dispositivos de Almacenamiento

Sistemas Operativos

Figura 8.1 Bloques de Construccion de las Tecnologias de MEC rrollo de soluciones tecnologícas customizadas al nivel de base de datos para configurar/implementar software comercialmente disponible. En la medida que la industria de MEC y las tecnologías asociadas han madurado, las organizaciones de usuarios finales estaban en capacidad de cambiar de un modelo de desarrollo a un modelo de configuración para los componentes tecnológicos básicos. Desde esa perspectiva, el siguiente nivel en los bloques de construcción es considerado como el servidor de aplicaciones de MEC. Temprano en el ciclo de desarrollo y maduracion de tecnologias de MEC, a las organizaciones de usuarios finales se le requirio que dispusieran de su administracion de base de datos y de sus recursos. Durante finales de los 1980’s, las tecnologías de MEC no habian madurado a un nivel cercano al “Comercialmente Disponible en el Estante”. Mientras las tecnologias de MEC estaban madurando, a las organizaciones de usuarios finales se les requirió que mantuvieran sus bases de datos y la aplicación. Las versiones actuales de soluciones de Manejo Electrónico de Documentos corporativas han cambiado las funciones administrativas de base de datos al suplidor, haciendo a la organización de usuarios finales responsable por el mantenimiento diario de la aplicación y por el mantenimiento periódico de los servidores. La mayoria de los suplidores de las soluciones de MEC venden sus productos con soporte técnico, incluyendo instalación del sistema, configuración inicial, actualización de las aplicaciones, etc. Este cambio mayor de requerir recursos técnicos sig-

38 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

nificativos en el nivel del usuario final a aplicaciones soportadas por el suplidor ha resultado en una extensa cantidad de penetración en el mercado vertical. Esto ha sido logrado a través del uso de los componentes estándares de la tecnología configurados para abordar ambientes y necesidades de negocios especificas.

1.11 Consideraciones de la Tecnología de Almacenamiento Un componente crítico de cualquier ambiente de MEC es la capacidad de almacenar informacion en la medida que sea requerido por la organización. Cuando una agencia gubernamental está contemplando las tecnologías de manejo de documentos debe prestar cuidadosa atención a cómo será salvaguardada la información electrónica. Hay dos grupos básicos de tecnologías de almacenamiento. Estos grupos de tecnologías de almacenamiento son Optical Write Once Read Mostly (WORM), y magnético. Hay diferencias significativas entre estas tecnologías de almacenamiento que serán discutidas en mayor detalle a continuación. La solución tecnológica corporativa recomendada incluye el uso de tecnologías de almacenamiento óptico en conjunción con tecnologías de almacenamiento magnético como se presenta en la Figura 5.2. Los requerimientos de almacenamiento de alto nivel identificados están listados a continuacion:

• Hay un volumen de data que necesita estar disponible en pocos segundos, • Hay un volumen de data que necesita estar disponible poco despues de ser solicitada, • Hay necesidad de almacenar la información en un formato seguro e inalterable, • Hay necesidad de una solución completamente libre de fallas para asegurar la disponibilidad del sistema, • La tecnología no debe requerir recursos significativos para su mantenimiento Debe notarse que mientras el equipo estaba disponible para identificar esos requerimientos de alto nivel, aún no estaban disponibles los detalles necesarios para proveer una especificación de arquitectura. Algunos de esos detalles incluyen estar capacitado para identificar el volumen y retención de la data requerida para estar en el modo de “rápido acceso”, si la data necesita ser mantenida en un formato que soporte autentificación de registros, el nivel requerido de recuperación de desastres, organización de la data relacionada con los programas de retencion de registros, etc.

1.11.1 Almacenamiento Optico WORM Históricamente muchas organizaciones han utilizado manejadores/media óptico WORM basado en tecnología de “laser rojo” para almacenar informacion electronica. La tecnología de “laser rojo” ha alcanzado el fin de su ciclo de vida tecnológico. Los fabricantes han dejado de producir o están en proceso de detener la producción de esta tecnología, reemplazando esta vieja tecnología con la tecnologia de “laser azul”. La tecnologia de laser azul está disponible de la mayoria de los fabricantes de hardware óptico y todos los suplidores de software de MEC ya han incorporado la capacidad de soportar estas tecnologías en sus productos de software, internamente en sus productos o a través del producto de un tercero. La tecnología “laser azul” incrementa la capacidad de almacenamiento (9.1 GB en “rojo” y aproximadamente 30 GB en “azul”) y ha sido demostrado que tiene una transferencia de data mayor de aproxi-

madamente el 30% sobre los manejadores de laser rojo. Mientras se producirá una migración de “laser rojo” a “laser azul” en el almacenamiento óptico, esta porción de la tecnología está todavía en desarrollo y expandiendose rápidamente. Hay estándares de ANSI y de ISO relacionados con la media, cartuchos, y manejadores que continuarán siendo medios de almacenamiento viables en el futuro cercano. Los usuarios de WORM óptico típicamente almacenan, manejan, y accesan estos medios de almacenamiento desde un autocargador. Un autocargador es un dispositivo que contiene “compartimientos de almacenamiento”, brazos robóticos, una ranura de buzón, y manejadores WORM. Los “compartimientos de almacenamiento” son utilizados para almacenar el dispositivo cuando no está en uso, los “brazos robóticos” son utilizados para buscar/ guardar el dispositivo desde el “compartimiento de almacenamiento” e insertarlos en los manejadores WORM para que los usuarios lo accesen, y la “ranura de buzón” es usada para entrar/remover dispositivos del autocargador. Todos estos componentes son accesados a través del software suministrado por el suplidor, permitiendo que el usuario seleccione la información que será almacenada y buscada de manera automática. La información contenida en el sistema autocargador óptico es considerada “en-linea”, “cerca de en-linea”, o “fuera de linea”. La data en el modo “enlinea” es aquella data que está actualmente siendo accesada desde el dispositivo que está insertado en el manejador y que está disponible para los usuarios (típicamente de 3 a 5 segundos). La data “cerca de en-linea” es aquella que se encuentra en un “compartimiento de almacenamiento” en el autocargador y puede ser rápidamente recuperada y accesada por los usuarios (típicamente 15 a 30 segundos). La data “fuera de linea”es la data almacenada en dispositivos WORM que se encuentran fuera del autocargador en una facilidad separada para recuperación de desastres. La data almacenada “fuera de linea” es típicamente usada como data que no ha sido usada o que no se prevé que se use en un período de tiem-

39 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Ventaja

Desventaja

Acceso rapido a todos los documentos

Nueva tecnologia si estándares ANSI o ISO

Fácil para crear redundancia

La conversión a manejadores grandes puede ser costoso

No puede ser usado para almacenar documentos de un modo “fuera de linea”, o en almacenamiento en otras localidades para largo plazo.

Requires detailed and non-changing retention schedules (time can be increased for all documents within a class, but not reduced for some or all documents)

Los verdaderos WORM (o El costo de Hardware/Software puede ser modo certificado) no sopormayor que el costo comparativo de subtado/integrado por la mayoría sistemas de almacenamiento óptico. de los suplidores de imagen/ flujo de trabajo Grandes volúmenes de data pueden ser colocados en un modo “en-linea” (acceso rápido)

Muy pocos casos legales (si los hay) que acepten esta tecnología como dispositivo non-alterable viable. Puede ser operado de un modo reescribible.

Debido a lo nuevo de esta tecnología, no hay manera de determinar si estas tecnologías van a estar disponibles en 5, 10 ó 15 años.

40 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

po significativo (ej: data con un periodo de retención de 50 años y no ha sido accesada en 10 años puede ser removida del autocargador y almacenada en otro lugar). Cuando se utiliza un subsistema de autocargador óptico, el número de manejadores ópticos en cada autocargador y el número total de autocargadores debe estar basado en el volumen de información que esté siendo buscada simultáneamente desde los dispositivos ópticos, además de la necesidad de protección contra fallos. Si el número de requerimientos de búsqueda es bajo, 2 sistemas autocargadores es suficiente. Si el número de requerimientos de búsqueda es alto, el número total de sistemas autocargadores puede ser incrementado. Por ejemplo, para manejar un número grande de búsquedas en autocargadores, 4 sub-sistemas de autocargadores puede ser configurado para ser utilizado por todas las divisiones. La tolerancia a fallas de este enfoque es el número total de autocargadores y la facilidad de migrar los dispositivos de un sistema a otro cuando sea requerido. Las tecnologías de almacenamiento óptico WORM provee capacidades de almacenamiento de largo plazo que exceden 50 años debido a la naturaleza del dispositivo. Estas tecnologías NO permiten ninguna alteración de data, desde una perspectiva física y numerosos estandares de ANSI y de ISO han sido desarrollados mejorando el uso a largo plazo para períodos extendidos de una manera similar a la tecnología de microfilme/microficha. La ventaja de las tecnologías de WORM óptico sobre la tecnología de microfilme/microfichas es la capacidad para rápidamente accesar la información, a la vez que almacena grandes cantidades de data.

1.11.2 Almacenamiento en WORM Magnético La tecnología de WORM magnético es nueva en la industria del almacenamiento y proporciona la capacidad de almacenar volúmenes de datos grandes de una manera “en línea”. Estas tecnologías utilizan manejadores magnéticos conectados en numerosas configuraciones de RAIDS permitiendo tolerancia a fallas y el acceso rápido de los usuarios. Estas tec-

nologías permiten que las organizaciones del usuario final construyan configuraciones completamente libres de fallas mientras que tratan situaciones de recuperación de desastre con la capacidad de localizar físicamente configuraciones de “mirror” del almacenaje magnético en localizaciones separadas. Este enfoque se basa en la capacidad del subsistema WORM magnético de copiar automáticamente datos a ambas localizaciones físicas para asegurar máxima disponibilidad en caso de falla de un dispositivo magnético. Estas tecnologías son excelentes para las organizaciones que requieren almacenar cantidades grandes de datos en una manera en línea, sin apremios de presupuesto, que tienen ciclos firmes de retención de los expedientes, y no tienen una necesidad de almacenar los expedientes por un período del tiempo extendido. Cuando se considera substituir los subsistemas existentes del almacenaje óptico por tecnologías magnéticas WORM, los costos de hardware y software deben ser comparados. Los costos asociados a recursos de personal técnico son típicamente muy bajos para los medios ópticos y para las tecnologías magnéticas. Como estas tecnologías son nuevas, varios puntos deben ser considerados incluyendo las ventajas y las desventajas siguientes: Una ventaja de usar almacenamiento magnético WORM sería establecer un sistema redundante entre las localizaciones múltiples y permitir que el sistema magnético sincronice ambos sistemas pues los datos se escriben a los dispositivos. Este enfoque proporcionará un sistema completamente libre de fallas, mientras que mantiene la data en un modo “en línea” para el acceso de los usuarios. Este enfoque seria considerablemente más costoso que determinar qué datos necesitan estar en línea y que archivar en modo “cerca de en-línea” para las solicitudes de búsqueda de los usuarios. Desde una perspectiva de tecnología debe ser observado que si se utiliza el WORM magnético, el sistema se debe utilizar en modo de la “conformidad”.

41 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Esto significa que una fecha de la retención será establecida para cada clase, o categoría, de documento. Una vez que se establezcan estas fechas, el sistema suprimiría automáticamente los documentos cuando se alcanza la fecha de la retención. Como esta es una nueva tecnología, algunos suplidores del producto no han puesto completamente esta capacidad en ejecución dentro de su software. No usar esta tecnología en modo de “conformidad”, o usar esta tecnología con software basado en funcionalidad de no-borrado daría lugar a tener almacenamiento magnético estándar tolerante a fallas, similar a usar un almacenamiento de alta disponibilidad basado en red y no verdaderas capacidades WORM.

1.12 Consideraciones para la Administracion de Cambios Las tecnologías del workflow que se incorporan dentro de cualquier organización requieren gerencia del cambio en el nivel de usuario. La puesta en práctica de las tecnologías del workflow debe ser planeada cuidadosamente. Puntos que la organización debe considerar incluyen los siguientes relativos a la implementacion de la tecnología: • El workflow debe ser implementado en cada nivel regional, una región a la vez. • El workflow debe ser implementado en todas las regiones para cada proceso o conjunto de procesos. • Quiere la organización iniciar su sistema cambiando de un proceso manual del trabajo a un proceso automatizado del trabajo para todos los usuarios y todos los trabajos simultáneamente • Debe la organización quitar todo el trabajo manual existente de los escritorios de los usuarios e insertar estos en el sistema del workflow antes del día 1 • Debe la organización comenzar el sistema de workflow para porciones del negocio durante días, o semanas?

42 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

• Deben los usuarios comenzar a usar él sistema lentamente, a terminar actividades manuales del trabajo como de costumbre, y a familiarizarse con el sistema trabajando con el algunas horas cada día, trabajando a tiempo completo, cuando se termina todo el trabajo manual? • Cuál sería el impacto si el sistema no puede funcionar por algunas horas/días, mientras que el equipo de configuración/desarrollo/implementación resuelve “fallas” o “situaciones”?

Políticas de Registros Electrónicos (eRECORDS)

Esta es la política de la Oficina Presidencial de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (OPTIC) para asegurarse de que la información valiosa esté preservada y de que los archivos y los expedientes de las agencias gubernamentales sean mantenidos en un espacio accesible, ordenado, y manejado de manera eficiente. “Registros” que tengan un valor administrativo, fiscal, o legal para el Estado son llamados “Registros oficiales” y deben ser retenidos según Programa de Retencion de Registros. “Material No-Registro” puede ser dispuesto cuando no es más útil. Los registros sujetos a una “Retención Legal” deben ser retenidos hasta que la retencion sea liberada por una autoridad competente. El miembro del personal responsable de determinar el estado de un registro particular es el “Dueño

del Registro.” Los supervisores son responsables de asegurarse de que todo el personal está enterado y sigue esta política. El siguiente “Cuadro de Flujo para la Retencion de Registros” y los “Ejemplos de Registros Oficiales y Material No-Registro” ilustran la operación de esta política.

43 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Cuadro de flujo para la retención de registros

EJEMPLOS DE REGISTROS OFICIALES Documentos con valor administrativo, fiscal, o legal, enviados o recibidos. El contenido del documento, no el medio, determina si tiene valor. Por lo tanto, los documentos de papel, películas, de medios electrónicos, y del resto de los medios pueden ser Registros Oficiales. • El original de un documento o de una comunicación tal como una política, una nota, un memo o una carta, o un mensaje del E-mail referente a los trabajos de la agencia gubernamental, así como su información transaccional, incluyendo: • Un documento de negocio generado o enviado;y • Un documento o comunicación recibida de afuera, si eres el recipiente primario o único dentro de la agencia, más bien que un recipiente secundario de la copia.

44 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

• Expedientes transitorios que son Registros Oficiales hasta que ya no estan activos, incluyendo: • Notas y hojas de trabajo, hasta que son incorporadas en otro documento. • comentarios o documentos de otro autor, hasta que está incorporado o rechazado • notas de taquigrafía, hasta que han sido transcritas • bosquejos, hasta que se concluyen, si se determinan para no ser Registros Oficiales. • Horarios y asignaciones de trabajo. • Agendas y minutas de reuniones. • Cualquier documento que inicie, autorice, o complete una transacción de negocio. • Documentos borradores: si un borrador representa un paso básico en la preparación de un documento final o refleja un cambio significativo en el desarrollo de un documento final, este

es un Documento Oficial y el salvado. De otro modo, el borrador se convierte en Material NoRegistro cuando es finalizado, y debe ser borrado o destruido.

1.13 Manual de Retención de los eRecords Cada organización debe preparar un manual de retención de registros detallado que proporciona la información detallada asociada a cada grupo/tipo de documentos y de expedientes de la organización. Este manual de la retención debe proporcionar dirección clara relacionada con cómo los documentos y los expedientes deben ser mantenidos, cuándo deben ser archivados, y cuándo deben ser destruidos.

1.14 Programa de Retención de eRecord Cada organización debe desarrollar un programa de retención que define cuánto tiempo cada documento y/o expediente deben ser mantenidos. Este horario se debe mantener siempre actualizado y todos los usuarios deben repasar este documento para asegurar conformidad con la política de la organización.

45 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Certificación de Proceso

1.15 Documentación del proyecto Todas las fases del proyecto deben ser completamente documentadas. Esta documentación debe incluir como mínimo: • Objetivos del Proyecto, casos de negocios, resultados anticipados del proyecto. • Programacion del Proyecto y requerimientos de recursos. • Análisis y fundamentación del proceso de Negocios. • Actividades y procesos del negocio que se anticipan una vez que se haya implementado la tecnología.

• Documento de adquisición incluyendo la solicitud de propuesta y las respuestas de los suplidores. • Diseño del sistema y configuración del MEC detallados. • Clasificación de los documentos y estructura de los índices • Manuales de usuarios • Manuales de administración del sistema.

1.16 Declaración de Certificación con los Estándares En la medida que cada agencia gubernamental inicie el proyecto de MEC, este documento debe ser repa-

47 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

sado y los estándares relevantes de la industria, las pautas, y las mejores prácticas deben ser seguidos. Cada agencia gubernamental debe preparar un documento describiendo cuáles estándares, pautas, y/o mejores prácticas fueron seguidas a través de varias fases del proyecto. Cada estándar, pautas, y/o mejores prácticas enumeradas deben incluir el título del documento entero y que la porción del proyecto afectada por dicho documento.

Anexo A– ESTANDARES Y REPORTES DE IMAGEN DE DOCUMENTOS

tas para la producción de documentos usando otros alfabetos o ideogramas. Este estándar internacional no se aplica a los dibujos técnicos para los cuales los requisitos se dan en ISO 5457 e ISO 6428. Tampoco se aplica a la micrografía especial o a las aplicaciones relacionadas con escaneres (escaneo de los cheques bancarios o códigos de barra).

A.3 ISO 12653-1:2000, Electronic imaging – Test target for the black-and-white scanning of office documents – Part 1: Characteristics

Este documento proporciona un marco fundamental para entender las ediciones básicas y los conceptos de factores de organización, de factores humanos, y de la ergonómica para los sistemas electrónicos de manejo de imagen (EIM, por Electronic Image Management). Los principios de factores humanos y ergonómica se aplican a los criterios de la utilidad para el desarrollo y la selección del equipo de EIM, los asuntos ambientales y de la puesta en práctica, y entrenamiento para lograr beneficios de productividad a largo plazo. Este informe técnico debe ayudar a entender y a planear para las ediciones no técnicas que necesitan ser manejadas al poner EIM en ejecución. Las recomendaciones se proporcionan para ayudar a preparar las organizaciones para el cambio.

Esta parte de ISO 12653 especifica un objetivo de prueba para el uso en la determinación de la consistencia de la calidad del funcionamiento en un cierto lapso de tiempo de los escaneres blancos y negros de cama (“flat-bed”) y los escaneres rotatorios de reflexión usados en sistemas de manejo electrónico de imagen. Se diseña blanco de prueba: a) para permitir los cheques rutinarios del funcionamiento del sistema; b) para establecer los límites del funcionamiento del sistema. Esta parte de ISO 12653 es aplicable a determinar la calidad de la salida de los escaneres blancos y negro usados para los documentos de oficina blanco y negro o de color, con o sin tono medio o color. No es aplicable a los escaneres de color o a los escaneres usados para el escaneo de documentos transparentes o translúcidos. NOTA Los objetivos adicionales para determinar la calidad de la salida de escaneres blanco y negro usando tono continuo y color se refieren en ISO 12653-2.

A.2 ISO 10196:2003, Document imaging application – Recommendations for the creation of original documents

A.4 ISO 12653-2:2000, Electronic imaging – Test target for the black-and-white scanning of office documents – Part 2: Method of use

Este estándar internacional proporciona lineamientos para la creación de documentos impresos para poderlos reproducir fácilmente como microformas o imágenes escaneadas. Aunque los estudios fueron basados más específicamente en el alfabeto latino, los principios generales se pueden utilizar como pau-

Esta parte de ISO 12653 especifica los métodos de la prueba para evaluar la consistencia de la calidad de la salida en un cierto lapso de tiempo de los escaneres de reflexión blanco y negro para documentos de oficina usando el objetivo de prueba especificado en ISO 12653-1 y otros objetivos. Es aplicable para

A.1 ANSI/AIIM TR35 – 1995 – Human and Organizational Issues for Successful EIM System Implementation

48 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

determinar la calidad de la salida de los escaneres blanco y negro usados para documentos de oficina blanco y negro o a color, con o sin tono medio o color. No se aplica a los escaneres de color o a los escaneres usados para el escaneo de documentos transparentes o translúcidos.

A.5 ANSI/AIIM MS44 - 1993 — Recommended Practice for Quality Control of Image Scanners Esta práctica recomendada proporciona los procedimientos para el control en curso de la calidad dentro de un sistema de manejo digital de imagen de documento. El objetivo es proporcionar medios de control de calidad de la entrada a la salida. El uso regular de los procedimientos recomendados debe asegurar mantenimiento continuado de un nivel establecido de la calidad.

A.6 ANSI/AIIM MS52-1991 — Recommended Practice for the Requirements and Characteristics of Original Documents Intended for Optical Scanning Este estándar describe las características físicas de los documentos de papel que facilitan el escaneo óptico blanco y negro y las características que hacen el escaneo difícil o imposible. Proporciona las recomendaciones generales para el diseño de documentos para hacer estos documentos más fáciles explorar. Este estándar no cubre usos específicos de escaneo, tales como escaneo de cheques, escaneo de los dibujos de ingeniería, o escaneo de código de barras, que son el tema de otros estándares. No se dirige a los detalles técnicos para el OCR, que son el tema de otros estándares. Por otra parte, los documentos de gran tamaño y las técnicas del embaldosado no se tratan específicamente en este estándar, aunque muchos de los mismos principios se aplican.

A.7 ANSI/AIIM MS55-1994 — Recommended Practice for the Identification and Indexing of Page Components (Zones) for Automated Processing in an EIM Environment Este documento identifica la estructura independiente de una aplicación y el esquema de la indexación que permitirá la descripción necesaria y suficiente de las páginas de un documento y de las zonas (áreas secundarias rectangulares) dentro de una página. Estas zonas se pueden entonces procesar automáticamente en la manera más apropiada, sin importar la naturaleza del exterior de los datos de las zonas identificadas. Particularmente, esta práctica recomendada estándar define una página del documento para poder aplicar los procesos siguientes a su expediente electrónico de la imagen: • Compresión de data específicamente ajustada a la naturaleza de la data en la zono (ej: compresion JPEG, vs. T.6 Compression used in Group 4 Fax); • Reconocimiento de Caracteres ópticos (OCR, por “optical character recognition”); • Reconocimiento de Marcas Opticas (OMR, por “optical mark recognition”); • Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR, por “intelligent character recognition”); • Reconocimiento de caracteres escritos a mano; • Conversión de raster-a-vector para diseño asistido por computadoras (CAD, por “computer aided design”) o para sistemas de información geográfica (GIS, por “geographic information systems”); • Reconocimiento y captura de firmas (CSR); y • Cualquier otra forma de compresión, manipulación de imagen o tecnología de reconocimiento de patrones, o algoritmos que puedan depender de la captura de data específica o de métodos de almacenamiento.

49 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

Anexo B- FORMATO DE DATA Y ESTANDARES DE COMPRESION B.1 ISO 19005:2005 PDF/A Esta parte de ISO 19005 amplía las capacidades de PDF/A descrita en la parte 1 de ISO 19005 y se basa en la versión 1.6 del PDF más bien que la versión 1.4 del PDF que se utiliza como la base de la parte 1. Muchas áreas de aplicación encontrarán que las capacidades disponibles en la parte 1 de ISO 19005 resolverán adecuadamente sus necesidades y donde este sea el caso, allí no hay ninguna razón técnica para cambiar. Las capacidades agregadas proporcionadas por esta parte de ISO 19005 incluyen: • Conformidad con la versión 1.6 de los PDF y muchas de las características permitidas por esa versión, • Transparencia, y • Compresión LZW y JPEG2000 Para aquellos que no están al corriente de la ISO 19005 series de estándares internacionales, PDF es un formato digital para representar documentos. Los archivos del pdf se pueden crear nativo en forma del PDF, convertir otros formatos electrónicos o convertir a digital del papel, de la microforma, o del otro formato de la copia dura. Los negocios, los gobiernos, las bibliotecas, los archivos y otras instituciones e individuos alrededor del mundo utilizan el PDF para representar cuerpos considerables de información importante. Mucha de esta información se debe guardar por largos periodos de tiempo; algunos se deben guardar permanentemente. Estos archivos PDF deben seguir siendo usables y accesibles a través de las generaciones múltiples de la tecnología. El uso futuro, y el acceso, a estos objetos depende de mantener su aspecto visual así como sus características de alto nivel, tales como la organización lógica de páginas, las secciones, y los párrafos, cadenas de texto recuperables por máquinas en orden de lectura natural, y una variedad de metadata administrativa, de preservación y descriptiva.

50 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

El propósito primario de ISO 19005 es definir un formato del archivo basado en el PDF, conocido como PDF/A, que proporciona un mecanismo para representar documentos electrónicos de una forma que preserva su aspecto visual en un cierto plazo, independiente de las herramientas y los sistemas usados para crear, almacenar o interpretar los archivos. Este estándar internacional se crea como documento de varias partes para poder introducir versiones con mayor capacidad como la especificación del PDF de referencia se desarrollen sin hacer anticuado los sistemas o los documentos basados en versiones anteriores. Un propósito secundario de ISO 19005 es proporcionar un marco para registrar el contexto y la historia de documentos electrónicos en metadatos dentro de archivos que se conforman. Otro propósito de ISO 19005 es definir un marco para representar la estructura lógica y la otra información semántica de documentos electrónicos dentro de archivos que se conforman. Estas metas son logradas identificando el sistema de componentes del PDF que pueden ser utilizados, y las restricciones en la forma de su uso, dentro de archivos de PDF/A que se conforman. Por sí mismo, PDF/A no asegura necesariamente que el aspecto visual del contenido refleje exactamente cualquier material de fuente original usado para crear el archivo que se conforma; p.Ej: el proceso usado para crear un archivo que se conformaba pudo sustituir fuentes, el texto del flujo, imágenes del downsample o el uso de compresión lossy. Las organizaciones que necesitan asegurarse de que un archivo que se conforma sea una representación exacta del material de fuente original pueden necesitar imponer requisitos adicionales ante los procesos que generan el archivo que se conforma más allá de esos impuestos por esta parte de ISO 19005. Además, es importante que esas organizaciones pongan políticas y prácticas en ejecución con respecto a la inspección de los archivos que se conforman para el aspecto visual correcto.

Esta parte de ISO 19005 se debe utilizar como un componente del ambiente archival electrónico de una organización para la retención a largo plazo de documentos. La puesta en práctica acertada de esta parte de ISO 19005 para los propósitos archival depende de: • los requisitos de la retención del ambiente de una organización, de las políticas de gerencia de expedientes y de los procedimientos archival según lo especificado en ISO 15489-1, [9]; • cualquier requisito y condición adicionales necesarios para asegurar la persistencia de documentos electrónicos y su en un cierto plazo las características, incluyendo, pero no limitado a, ésos definidos cerca: • ISO 14721; • ISO/TR 15801, [10]; • ISO/TR 18492, [12]; • ISO 18509-1, [13]; • ISO 18509-2, [14]; • procesos de la garantía de calidad necesarios para verificar conformidad con requisitos y condiciones aplicables; p.Ej.: un régimen de la inspección para verificar la calidad y la integridad de los datos de fuente convertidos. Esta parte de ISO 19005 debe conducir al desarrollo de los varios usos que leen, rinde, escribe y valida archivos que se conforman. Diversos usos incorporarán varias capacidades para prepararse, interpretan y procesan los archivos que se conforman basados en necesidades según lo percibido por los surtidores de esos usos. Sin embargo, es importante observar que un uso que se conforma debe poder leer y procesar apropiadamente todos los archivos que se conforman con un nivel especificado de la conformidad. Este documento se ha creado como parte 1 de ISO 19005 para permitir la creación de las piezas futuras, que pueden proveer de compatibilidad las versiones futuras de la especificación subyacente del pdf sin la representación de este documento o usos basados en la versión 1.4 del pdf obsoleta.

Se recomiendan los términos siguientes, refiriendo a esta especificación o piezas de eso, al referir a esta especificación cuando el nombre completo de la ISO no se está utilizando: • “PDF/A” - un sinónimo para la familia de la ISO 19005 de estándares; • “PDF/A-1” - un sinónimo para ISO 19005-1; • “PDF/A-1a” - un sinónimo para la conformidad del nivel A de la ISO 19005-1; • “PDF/A-1b” - un sinónimo para la conformidad del nivel B de la ISO 19005-1. • “PDF/A-2” - un sinónimo para ISO 19005-2; • “PDF/A-2a” - un sinónimo para la conformidad del nivel A de la ISO 19005-2; • “PDF/A-2b” - un sinónimo para la conformidad del nivel B de la ISO 19005-2. Esta parte de ISO 19005, conjuntamente con la referencia y la especificación de XMP, el junio de 2005 del pdf, proporciona la suficiente información para interpretar cualquier archivo que se conforma PDF/A-2. La referencia del pdf contiene una declaración de los sistemas del adobe incorporados referentes a su característica intelectual y a su buena voluntad de permitir uso perpetuo, derecho-libre, non-exclusive de esa característica para promover el uso del pdf. El adobe ha provisto de la ISO una declaración similar referente a la especificación de XMP. Cualquier persona puede utilizar generalmente referencia del pdf y la especificación de XMP para crear los usos que leen, escriben o procesan de otra manera archivos de PDF/A.

B.2 ISO PDTR 12033 Electronic imaging – Guidance for selection of document image compression methods Este informe técnico presenta la información para permitir a un usuario o al integrador de EIM tomar una decisión informada en seleccionar los métodos de la compresión para las imágenes digitales de los documentos de negocio. Se diseña para proporcionar la dirección técnica para analizar el tipo de documento y que los métodos de la compresión son los

51 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

más convenientes para los documentos particulares para optimizar su almacenaje y uso. Para el usuario, este informe técnico proporciona la información en los métodos de la compresión de la imagen incorporados en hardware o software para ayudar a este usuario durante la selección del equipo en la cual se encajan los métodos. Para el equipo o el diseñador del software, este informe técnico proporciona la información del planeamiento. Este informe técnico es aplicable solamente a las imágenes inmóviles en modo del mapa de bits. Considera solamente los algoritmos de la compresión basados en trabajo matemático bien-probado.

información y las técnicas correspondientes descritas se han proporcionado para permitir a usuarios de sistemas de discos ópticos, así como otros usuarios del sistema de imagen, estar bien informados en las varias técnicas actualmente funcionando a través de la industria de la proyección de imagen.

B.3 ANSI/AIIM MS53-1993 — Recommended Practice; File Format for Storage and Exchange of Image; Bi-Level Image File Format: Part 1

C.3 Blue Laser Optical Storage and archival standards

El propósito de este estándar es estandarizar un formato autónomo del archivo para la transferencia de los archivos con dos niveles de la imagen en ambientes con excepción de telecomunicaciones del facsímil. El formato del archivo de la imagen es similar a un perfil del uso del documento (DAP) y apoya la transferencia de las imágenes con dos niveles codificados de la exploración de trama en ambientes. Este estándar cubre las imágenes con dos niveles de cifra que usando CCITT T.4 (grupo 3) y T.6 (grupo 4), así como imágenes mapa de bits (no teniendo ninguna compresión). El formato del archivo es medios independientes.

C.3.1 ISO/IEC 17345:2004 – Information technology -- Data Interchange on 130 mm Rewritable and Write Once Read Many Ultra Density Optical (UDO) Disk Cartridges -- Capacity: 30 Gbytes per Cartridge -- First Generation ISO/IEC 17345:2006 especifica las características mecánicas, físicas, y ópticas de un cartucho de disco óptico de 130 milímetros (ODC) que emplee efectos thermo-ópticos del cambio de la fase para permitir intercambio de los datos entre tales discos. Especifica dos tipos: • El tipo RW (reescribible) preve los datos que se escribirán leídos y borrados muchas veces sobre las superficies de grabación del disco. • El tipo WORM (escribir una vez leer muchas) provee los datos escritos una vez para ser leído una multiplicidad de veces. Este tipo utiliza un material para escribir una vez y leer muchas veces lo que registra (las marcas escritas no pueden ser borradas y los intentos de modificaciones de las marcas escritas son perceptibles). La grabación de “Multisession” (operaciones de escritura incremental) el grabado se puede realizar en el tipo de discos WORM.

Anexo C– ESTANDARES/ REPORTES DE TECNOLOGIA DE ALMACENAMIENTO C.1 ANSI/AIIM TR41-2006 – Optical Disk Storage Technology, Management, and Standards Este informe técnico proporciona la información en las diferentes tecnologías, gerencia, estrategias de la puesta en práctica, y estándares de la industria para los subsistemas basados en tecnologia ópticas. Esta

52 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

C.2 Magnetic WORM Storage and archival standards Hasta 2005, no se ha publicado ningún estándar de almacenamiento nacional (ANSI, AIIM) o internacional (ISO). El uso de estas tecnologías para el almacenamiento de larga duración permanente y/o de los expedientes oficiales del gobierno no se permite.

C.4 Red Laser Optical Storage and archival standards ISO/IEC 14517:1996 — 130 mm optical disk cartridges for information interchange — Capacity: 2,6 Gbytes per cartridge Define una serie de cartuchos de disco ópticos relacionados de 130 milímetros (ODCs). Da las condiciones para la prueba de la conformidad y el manejador de referencia, las características mecánicas, físicas y dimensionales, el formato de la información, las características magnetoópticas y la calidad mínima de datos user-written.

C.5 ISO/IEC 15286:1999 — 130 mm optical disk cartridges for information interchange — Capacity: 5,2 Gbytes per cartridge Define una serie de cartuchos de disco ópticos relacionados de 130 milímetros (ODCs). Da las condiciones para la prueba de la conformidad y el manejador de referencia, las características mecánicas, físicas y dimensionales, el formato de la información, las características magnetoópticas y la calidad mínima de datos user-written.

C.6 ISO/IEC 18093: 1999 — Data interchange on 130 mm optical disk cartridges of type WORM (Write Once Read Many) using irreversible effects — Capacity: 5,2 Gbytes per cartridge Este estándar internacional especifica las características de un cartucho de disco óptico de 130 milímetros (ODC) del tipo WORM (escribir una vez leer muchas) con una capacidad de 5.2 Gbytes. Mecanografiar los efectos de la escritura del uso de ODCs del WORM que son intrínsecamente irreversibles. Las marcas escritas no pueden ser borradas y la modificación que se intenta sobre las marcas escritas es perceptible. Este estándar internacional especifica • las condiciones para la prueba de la conformidad y el manejador de la referencia; • los ambientes en los cuales los cartuchos deben ser operados y ser almacenados;

• las características mecánicas, físicas y dimensionales del cartucho, para proporcionar capacidad mecánica del intercambio entre los sistemas de proceso de datos; • el formato de la información sobre el disco, realzado y user-written, incluyendo la disposición física de las pistas y de los sectores, los códigos de corrección de error, los métodos de la modulación usados; • las características de la información realzada sobre el disco; • las características de la grabación del disco, permitiendo a procesamiento de sistemas escribir datos sobre el disco; • la calidad mínima de datos user-written sobre el disco, permitiendo sistemas de proceso de datos a los datos leídos del disco. Este estándar internacional prevé intercambio entre los accionamientos de disco ópticos. Junto con un estándar para la estructura del volumen y de archivo prevé intercambio completo de los datos entre los sistemas de proceso de datos.

C.7 ISO/IEC ISO/IEC 22092:2002 – Data Interchange on 130 mm magneto-optical disk cartridges – Capacity: 9.1 Gbytes per cartridge ISO/IEC 22092:2002 especifica las características mecánicas, físicas, y ópticas de un cartucho de disco óptico de 130 milímetros (ODC) que emplee los efectos termo-magnéticos y magnetoópticos para permitir intercambio de los datos entre tales discos. ISO/IEC 22092:2002 especifica dos tipos, viz. El tipo R/W prevé los datos que se escribirán, leídos y borrados muchas veces sobre las superficies de grabación del disco. El tipo WO prevé que los datos se escriban una vez para ser leídos una multiplicidad de veces. Los datos no serán borrados ni serán enmendados. La grabación de Multisession (incremental escribir las operaciones) se puede realizar en el tipo discos WO. El disco será del mismo tipo si está registrado en ambos lados, A y B. Cada lado tendrá una capacidad nominal de 4.58 Gbytes, con independencia del tipo.

53 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

El formato especifica dos tamaños del sector y permite la emulación de dos tamaños más. ISO/IEC 22092:2002 especifica, • las condiciones para la prueba de la conformidad y el manejador de referencia; • los ambientes en los cuales los cartuchos deben ser operados y ser almacenados; • las características mecánicas, físicas y dimensionales del cartucho para proporcionar capacidad mecánica de intercambio entre los sistemas de proceso de datos; • el formato de la información sobre el disco, realzado y user-written, incluyendo la disposición física de las pistas y de los sectores, los códigos de corrección de error, los métodos de la modulación utilizados; • las características de la información realzada sobre el disco; • las características termo-magnéticas y magnetoópticas del disco, permitiendo a sistemas de proceso escribir datos sobre el disco; • la calidad mínima de datos user-written sobre el disco, permitiendo sistemas de proceso de datos a los datos leídos del disco. ISO/IEC 22092:2002 prevé intercambio entre los accionamientos de discos ópticos. Junto con un estándar para la estructura del volumen y de archivo prevé intercambio completo de los datos entre los sistemas de proceso de datos.

Anexo D– ESTANDARES DE ADMISIBILIDAD LEGAL D.1 ISO 15801 Electronic imaging -- Information stored electronically -- Recommendations for trustworthiness and reliability. ISO 15801:2004 describe la puesta en práctica y la operación de los sistemas de gerencia de información que almacenan la información electrónicamente y de donde son importantes los temas de credibilidad, la confiabilidad, la autenticidad y la integridad. El ciclo vital entero de un documento electrónico

54 Normas y Estándares: Digitalización de documentos

almacenado se cubre, de captura inicial a la destrucción eventual. La ISO 15801:2004 es para el uso con cualquier sistema de gerencia de información, incluyendo proyección de imagen tradicional del documento, workflow y tecnologías de COLD/ERM, y usar cualquier tipo de medio de almacenaje electrónico incluyendo WORM y tecnologías reescribibles. La ISO 15801:2004 no cubre los procesos usados para evaluar la autenticidad de la información antes de que ella sea almacenada o importada en el sistema. Sin embargo, puede ser utilizado para demostrar que hecha salir del sistema es una reproducción verdadera del documento original.

D.2 ISO 15489 Information and documentation – Records Management Part 1: General Esta parte de ISO 15489 proporciona la dirección en el manejo de records 1) de organizaciones originadoras, públicas o privadas, para los clientes internos y externos. Todos los elementos contorneados en esta parte de ISO 15489 se recomiendan para asegurarse de que los expedientes adecuados están creados, capturados y manejados. Los procedimientos que ayudan a asegurar la gerencia de expedientes según los principios y los elementos contorneados en esta parte de ISO 15489 se proporcionan en ISO/TR 154892 (Lineamientos). Esta parte de ISO 15489, • se aplica a la gerencia de expedientes, en todos los formatos o medios, creados o recibidos por cualquier organizacion pública o privadas • organizaciones en la conducta de sus actividades, o de cualesquiera individuales con un deber para crear y para mantener expedientes, • proporciona la guia en la determinación de las responsabilidades de las organizaciones sobre sus registros y sus politicas de registros, • proporciona la guia en la gerencia de expedientes en apoyo de un marco del proceso de la calidad conforme con ISO 9001 • y con ISO 14001,

• proporciona la dirección en el diseño y la puesta en práctica de un sistema de los expedientes, pero • no incluye la gerencia de expedientes archival dentro de las instituciones archival. Esta parte de ISO 15489 se piensa para uso de • encargados de organizaciones, • profesionales de la gerencia de expedientes, información, y tecnología • el resto del personal en organizaciones, y • otros individuos con un deber para crear y para mantener expedientes.

E.2 WfMC — Audit Data Specification

D.3ISO 15489 Information and documentation – Records Management Part 2: Guidelines

Este documento traza el mapa al estándar de WfMC, la Especificación abstracta de la Interoperabilidad, que proporciona una especificación abstracta que define la funcionalidad necesaria para alcanzar un nivel definido de la interoperabilidad entre dos o más motores del workflow. Este documento define un compromiso que dé el tipo concreto de definiciones y los formatos del mensaje para las realizaciones de la especificación abstracta, usando E-mail del Internet con la codificación del MIME como el mecanismo del transporte.

Estas pautas son una guía de la puesta en práctica a ISO 15489-1 para uso de profesionales de la gerencia de registro y aquellos encargados de los expedientes y de su manejo en sus organizaciones. Proporciona una metodología que facilite la puesta en práctica de ISO 15489-1 en todas las organizaciones que tengan una necesidad de manejar sus expedientes. Da una descripción de los procesos y de los factores para considerar en las organizaciones que desean estar en cumplimiento con ISO 15489-1.

El propósito de este documento es especificar qué información necesita ser capturada y ser registrada de los varios acontecimientos que ocurren durante una promulgación del flujo de trabajo. Este documento no define cómo se almacenan los datos, pero qué información debe ser recolectada y ser hecha disponible para el análisis. La información será llamada Datos de la Auditoria Comun de Flujo de Trabajo (CWAD, por “Common Workflow Audit Data”).

E.3 WfMC — Interoperability, Internet, e-mail MIME Binding

Anexo E– ESTANDARES DE FLUJO DE TRABAJO (WORKFLOW) E.1 WfMC — Application Programming Interface (Interface 2 & 3) El propósito de este documento es especificar las Interfaces de Programación de Aplicciones estándares de la gerencia de flujo de trabajo (API, por “Application Programming Interfases”) que pueden ser apoyados por los productos de gerencia de flujo de trabajo (WFM). Estas llamadas del API preven un método constante de acceso a la función de WFM en motores del cruz-producto WFM. El sistema del API se nombra los interfaces de programación de uso de Workflow (WAPI).

55 Normas y Estándares: Digitalización de documentos