Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia

OCI- 056 Bogotá, Febrero 26 de 2010.

EE 2226

Doctora LAURA EMILSE MARULANDA TOBON Contraloría Delegada para la Gestión Publica e Instituciones Financieras Carrera 10 No 17-18 piso 10 ([email protected]) Ciudad.

Asunto: Informe austeridad del Gasto -Enero de 2010.

Atentamente me permito enviarle el informe de austeridad del gasto correspondiente al mes de Enero de 2010, para dar cumplimiento al artículo 22 del Decreto 1737 del 21 de agosto de 1998. El informe hace referencia a los siguientes aspectos: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Administración de Personal Publicidad y publicaciones Asignación y uso de Teléfonos celulares Asignación y uso de teléfonos fijos Asignación y uso de vehículos Mantenimiento de inmuebles y mejoras Observaciones.

Cordialmente,

KAREN VARON LOZANO Jefe Oficina de Control Interno de Gestión

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INFORME DE AUSTERIDAD DEL GASTO PÚBLICO ENERO DE 2010

1. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES La Superintendencia de Notariado y Registro durante el mes de enero de 2010, presentó los siguientes Gastos de Personal asociados a la nómina: El valor total pagado referente a gastos de personal, para el mes de enero de 2010 ascendió a $ 3.158.075.314 y para el mes de diciembre de 2009 el valor total pagado correspondió a la cifra de $7.699.522.634. Analizando el comportamiento de los Gastos de Personal del mes de enero de 2010, con respecto al mes diciembre del año 2009, se observa una disminución del 58.98%, que equivale al valor de $4.541.447.320, la cual se debe principalmente al menor valor pagado en los rubros de Sueldos, vacaciones, vacaciones en dinero, bonificación de recreación, prima técnica, bonificación semestral, prima de navidad, prima de vacaciones, prima de antigüedad, prima de coordinación, auxilio de alimentación e incapacidad no profesional, prestaciones a que tuvieron derecho algunos de los funcionarios de la Entidad durante el mes de diciembre de 2009. Así mismo se observa que en algunos rubros del Grupo de servicios personales, no se registran pagos para este mes. Dentro de estos rubros tenemos: Horas extras, bonificación semestral e incapacidad profesional. En el presente mes se observa aumento de pagos en el rubro de Prima de Servicios que pasó de $1.652.817 a $3.921.505, es decir un 137.26% mas.

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Las variaciones de un mes a otro se deben a situaciones propias y legales presentadas en la Entidad, al mayor o menor numero de funcionarios que cumplieron el derecho a determinadas prestaciones en el mes, a la prestación de servicios y por presentarse reportes de vacaciones y licencias por enfermedad.

El número de funcionarios de planta al final del periodo (enero) según el reporte de nómina es de 2.261 funcionarios, presentándose en el mes de enero la vinculación de ciento dos (102) funcionarios, el retiro de noventa y uno (91) y de catorce (14) funcionarios inactivos para liquidación.

ADMINISTRACION PERSONAL ENERO / 10 VS DICIEMBRE / 09 10.000.000.000

5.000.000.000

0 Nomina Horas Extras Totales

ENERO

DICIEMBRE

3.158.075.314

7.699.522.634

0

29.440.563

3.158.075.314

7.728.963.197

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En el presente mes la Entidad no presenta pagos por concepto de horas extras

HORAS EXTRAS ENERO/10 VS DICIEMBRE 2009

MILES

40.000.000 30.000.000 Horas Extras 20.000.000

Totales

10.000.000 0 ENERO

DICIEMBRE MESES.

Durante el mes de enero de 2010 no se presentaron pagos por concepto de Honorarios, mientras que en el mes de diciembre de 2009 se pagó el valor de $97.703.585, que se explica en el pago realizado a trece (13) contratistas personas naturales en promedio de $4.392.500.oo y pagos para Litigar. com S. A., por $ 3.826.017, LOCKENET S. A., $8.961.904 y DOUGLASS, por $21.084.000.oo,

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HONORARIOS ENERO / 10 VS DICIEMBRE / 09

100.000.000 80.000.000 60.000.000 40.000.000 20.000.000 0 Honorarios

ENERO

DICIEMBRE

0

97.703.585

2. IMPRESOS, PUBLICIDAD Y PUBLICACIONES Durante el mes de enero de 2010 se realizaron pagos en el rubro de impresos y publicaciones por $1.004.000 y durante el mes de diciembre de 2008, los pagos por este rubro ascendieron a la cuantía de $22.723.032.15, presentándose una disminución del 95.58% ($ 21.719.032.15), debido a que la entidad efectuó mayores pagos durante el mes de diciembre de 2009, por concepto de publicaciones varias, empastes y la impresión de materiales a las empresas Imprenta Nacional de Colombia, Editorial la Unidad, Viclear publicidad, Cooperativa promedios y por reembolso de caja menor.

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IMPRESOS, PUBLICIDAD Y PUBLICACIONES ENERO/ 10 VS DICIEMBRE / 09

30.000.000 20.000.000 10.000.000 0 Impresos, Publicidad y Publicaciones

ENERO

DICIEMBRE

1.004.000

22.723.032

3. ASIGNACIÓN Y USO DE TELEFONOS CELULARES. La Superintendencia tiene asignados 24 números de teléfonos celulares, así: Dos (2) para el Superintendente, uno(1) para la Secretaria del Despacho del Superintendente, uno (1) para la Superintendencia Delegada para el Registro, uno (1) para la Superintendencia Delegada para el Notariado, dos (2) para la Secretaría General, dos (2) para la Oficina Jurídica, uno (1) para el Director de Registro, uno (1)para el Director de Gestión Notarial, dos (2) para el Director Financiero, uno (1) para el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, Uno (1) para el Jefe de la Oficina Control Interno Disciplinario, uno (1) para el Jefe de Capacitación, uno (1) para el Jefe de control Interno de Gestión, uno (1) para el Jefe de Informática, uno (1) para la Coordinación de Infraestructura, Uno (1) para la Coordinación de Archivo y Correspondencia, uno (1) para la Coordinación de Contratos, uno (1) para la Coordinación Administrativa del Despacho, uno (1) para la Coordinación de Servicios Generales y uno (1)para la Coordinación de Talento Humano.

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En la entidad existe un monto mensual autorizado, según la circular No 02 de enero 16 de 2008, para el uso y consumo de celulares que está en la suma de $ 1.147.800 para el año 2009. En el mes de enero de 2010, no se pagó por concepto de celulares ningún valor, mientras que para el mes de diciembre de 2009, se pagó el valor de $4.406.634.oo, que corresponden al consumo de los meses de noviembre y diciembre de 2009.

CONSUMO TELEFONOS CELULARES ENERO / 10 VS DICIEMBRE / 09

6.000.000,00 4.000.000,00 2.000.000,00 0,00 Celulares

ENERO

DICIEMBRE

0,00

4.406.634,00

4. ASIGNACIÓN Y USO DE TELEFONOS FIJOS En el mes de enero de 2010 se pagó por concepto de líneas telefónicas y plantas telefónicas la suma de $22.332.100.oo que frente al valor total pagado para el mes de diciembre de 2009 por $25.277.870.oo se presenta una disminución del 11.65% ($ 2.945.770.oo), que se justifica en el mayor consumo del servicio de las líneas telefónicas fijas para la atención del usuario, tele-servicio, telegrafías y quejas y reclamos, durante el mes de diciembre/09.

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CONSUMO TELEFONOS FIJOS ENERO / 10 DICIEMBRE/09

26.000.000,00 24.000.000,00 22.000.000,00 20.000.000,00 Lineas Fijas

ENERO

DICIEMBRE

22.332.100,00

25.277.870,00

5. ASIGNACIÓN Y USO DE VEHÍCULOS OFICIALES La Entidad cuenta con doce (12) vehículos en total, de los cuales seis (6) corresponden a donación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Los vehículos están asignados de la siguiente manera: cuatro (4) para el Despacho del Superintendente, dos (2) para Secretaría General, uno (1) para la parte operativa, uno (1) para la Superintendencia Delegada para el Notariado, uno (1) para la Superintendencia Delegada para el Registro y tres (3) pendientes de asignación. Dentro de los gastos asociados al parque automotor para el mes de enero de 2010 y según el reporte enviado por la Dirección Financiera, para este mes se pagó el valor de $803.200.oo, distribuidos en los siguientes conceptos: combustibles, aceites y lubricantes $803.200.oo, mantenimiento vehículos $0.oo, arrendamientos – garaje $0.oo, seguros de vehículos $0, que comparado con el valor del mes inmediatamente anterior ($17.124.310.oo) se presenta disminución del 95.31% ($16.321.179.86) que corresponden al mantenimiento realizado a los vehículos de la entidad y al pago de alquiler de garajes durante el mes de diciembre de 2009.

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ASIGNACION Y USO DE VEHICULOS ENERO / 10 VS DICIEMBRE / 09

20.000.000,00 15.000.000,00 10.000.000,00 5.000.000,00 0,00 Vehiculos

ENERO

DICIEMBRE

803.200,00

17.124.310,00

6. INMUEBLES, MANTENIMIENTO Y MEJORAS:

En el mes de enero de 2010, se registró el giro para la constitución de uno de los rubros de la caja menor por concepto de mantenimiento de los bienes inmuebles de propiedad de la Superintendencia, según el informe de la Dirección Financiera. El objeto de la constitución del rubro de mantenimiento de bienes inmuebles por la caja menor, es atender las reparaciones menores de los inmuebles de la Entidad.

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7. OBSERVACIONES:

Es importante unificar las políticas de austeridad del gasto y establecer parámetros de mejoramiento para la vigencia 2010 con respecto a la vigencia anterior, efectuando un comparativo detallado del comportamiento de cada rubro y su incidencia en la adopción de controles. Cordialmente,

KAREN VARON LOZANO Jefe Oficina de Control Interno de Gestión.

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VIGILANCIA SOBRE LA AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PUBLICO INFORME DE ADMINISTRACION DE PERSONAL MES REPORTADO : ENERO DE 2010 1. GASTOS DE SERVICIOS DE PERSONAL ASOCIADOS A LA NOMINA VARIACION ABSOLUTA DEL MES REPORTADO CON RESPECTO VALOR PAGADO VALOR PAGADO AL MES VARIACION EN EL MES EN EL MES ANTERIOR (C = RELATIVA NUMERAL CONCEPTO ANTERIOR (A) INFORMADO (B) B-A) (%) 1.1 Sueldo Básico 2.976.088.934,00 2.754.129.197,00 -221.959.737,00 -7,46 1.2 Horas Extras 29.440.563,00 0,00 -29.440.563,00 -100,00 1.2.1 Horas Extras al 200% 1.377.523,00 0,00 -1.377.523,00 -100,00 1.2.2 Horas Extras Diurnas 27.865.960,00 0,00 -27.865.960,00 -100,00 1.2.3 Horas Extras Nocturnas 197.080,00 0,00 -197.080,00 -100,00 Horas Extras Nocturnas 1.2.4 festivas 0,00 0,00 0,00 #¡DIV/0! Horas Extras Diurnas festivas 1.2.5 0,00 0,00 0,00 #¡DIV/0! 1.3 Vacaciones 440.473.888,00 59.749.656,00 -380.724.232,00 -86,44 1.4 Vacaciones en dinero 41.628.127,00 9.135.833,00 -32.492.294,00 -78,05 1.5 Prima de Servicio 1.652.817,00 3.921.505,00 2.268.688,00 137,26 1.6 Bonificacion Recreacion 36.853.267,00 6.099.534,00 -30.753.733,00 -83,45 1.7 Prima Tecnica salarial 22.376.882,00 18.694.929,00 -3.681.953,00 -16,45 Prima Tecnica 159 no 1.8 salarial 13.268.886,00 13.268.886,00 0,00 0,00 1.9 Bonificacion Semestral 17.734.254,00 0,00 -17.734.254,00 -100,00 1.10 Bonificacion de Servicios 78.142.437,00 94.628.202,00 16.485.765,00 21,10 1.11 Prima de Navidad 3.579.948.185,00 1.273.038,00 -3.578.675.147,00 -99,96 1.12 Prima de Vacaciones 307.978.031,00 51.080.094,00 -256.897.937,00 -83,41 1.13 Prima De Antigüedad 10.612.226,00 9.838.630,00 -773.596,00 -7,29 1.14 Prima de Coordinacion 37.772.497,00 35.455.228,00 -2.317.269,00 -6,13 1.15 Subsidio de Transporte 43.138.759,00 43.740.994,00 602.235,00 1,40 1.16 Auxilio de Alimentacion 51.091.571,00 48.759.810,00 -2.331.761,00 -4,56 Incapacidad por Maternidad 1.17 2.748.690,00 2.862.654,00 113.964,00 4,15 Incapacidad no 1.18 Profesional 8.572.620,00 5.437.124,00 -3.135.496,00 -36,58 1.19 Incapacidad Profesional 0,00 0,00 0,00 #¡DIV/0! 1.20 Otros 0,00 0,00 0,00 #¡DIV/0! TOTAL 7.699.522.634,00 3.158.075.314,00 -4.541.447.320,00 -58,98

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