Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Pie de imprenta Editor INTOSAI Diseño Tribunal de Cuentas de Austria Impreso en Noviembre 2016, Viena
Secretaría General de la INTOSAI 1031 Viena, Dampfschiffstraße 2 Austria
[email protected] www.intosai.org
Cooperación Austríaca para el desarrollo 1010 Viena, Zelinkagasse 2
[email protected] www.entwicklung.at
Tribunal de Cuentas de Austria 1031 Viena, Dampfschiffstraße 2 Austria
[email protected] [email protected]
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Lecciones Aprendidas
1
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
TABLA DE CONTENIDO Lista de Abreviaciones__________________________________ 3 Introducción__________________________________________
4
Preparación__________________________________________________ 5 Composición de los equipos revisores_____________________________ 5 Organización_________________________________________________ 7 Comunicación________________________________________________ 9 Metodología de revisión________________________________________ 10
Revisión entre pares in situ ____________________________________ 12 Organización_________________________________________________ 12 Comunicación________________________________________________ 14
Redacción de los informes_____________________________________ 16 Presentación de observaciones por parte de las EFS revisadas__________ 17 Seguimiento_________________________________________________ 18
Anexos_______________________________________________________ 19 Anexo 1 – Programa de auditoría (solo en inglés)____________________ 19 Anexo 2 – Cuestionario (solo en inglés)____________________________ 23
2
Lecciones Aprendidas
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
LISTA DE ABREVIACIONES
INTOSAI ISSAI MdE EFS p. ej.
Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores Memorando de Entendimiento Entidad Fiscalizadora Superior por ejemplo
Lecciones Aprendidas
3
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Introducción La Declaración de Lima (1977) sobre las Líneas Básicas de la Fiscalización, la Declaración de México (2007) sobre la Independencia de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) así como las Resoluciones A/66/209 (2011) y A/69/228 (2015) de la Asamblea General de las Naciones Unidas coinciden en destacar la importancia de la independencia de las EFS. La independencia de las EFS1 con respecto a las estructuras gubernamentales nacionales es, de hecho, decisiva a efectos de poder realizar su trabajo de forma libre e imparcial, y de contribuir a la buena gobernanza, la transparencia y la rendición de cuentas. Entre enero y abril de 2016 y en el marco de un proyecto común de la Secretaría General de la INTOSAI y la Agencia Austríaca de Cooperación al Desarrollo (ADA), de nombre “Revisiones entre pares INTOSAI sobre independencia”, auditores del Tribunal de Cuentas de Austria y de las EFS de Bahamas, Brasil, Egipto, Ghana, Japón y República de Moldavia realizaron, conjuntamente, unas revisiones entre pares paralelas y consensuadas sobre la independencia de las EFS de Albania, Bután, Ecuador, Etiopía, Trinidad y Tobago, Túnez y Vanuatu. La financiación de dicho proyecto fue asumida, en su mayoría, por la Agencia Austríaca de Cooperación al Desarrollo (ADA). Uno de los resultados acordados para dicho proyecto fue la redacción de un Informe sobre las Lecciones Aprendidas, además de siete Informes de Revisión, un Informe Transversal y un Plan de Acción internacional derivado. De ahí el presente Informe, que refleja y resume las experiencias prácticas de los equipos revisores y constituye, por tanto, un instrumento de apoyo esencial en el ámbito de ayuda al desarrollo para todos los miembros de la INTOSAI que realicen revisiones entre pares sobre independencia. La estructura del informe se adapta a las diferentes fases del proyecto, a saber, la preparación, las comprobaciones in situ, la redacción de los informes, la presentación de observaciones por parte de la EFS revisada y el seguimiento.
1
4
Éstas sólo pueden cumplir eficaz y objetivamente sus funciones, si son independientes de la institución controlada y se hallan protegidas contra influencias exteriores (§ 5., párr. 1, Declaración de Lima sobre las Líneas Básicas de la Fiscalización).
Lecciones Aprendidas
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Preparación Composición de los equipos revisores 1
Los equipos revisores estuvieron compuestos, en general, por tres pares austríacos y un par de la correspondiente Organización Regional de la INTOSAI. En el caso de la EFS revisada de menor tamaño, el equipo revisor solo comprendió dos pares austríacos. Los pares procedentes de las regiones supusieron un apoyo muy valioso para los equipos revisores y fueron una de las claves de éxito del proyecto. Gracias a su competencia técnica y su conocimiento del entorno cultural, supieron facilitar la comunicación con las EFS revisadas y aportar una “visión regional”, que ayudó a comprender las particularidades y los problemas de la región, además de permitir la evaluación apropiada de los hechos constatados y de crear un clima de confianza. Algunos de ellos ya disponían de una amplia práctica en revisiones entre pares y enriquecieron con sus conocimientos el intercambio de experiencias entre todas las partes. A nivel de las EFS revisadas, la presencia de dichos pares aumentó la disposición a aceptar las propuestas de mejora formuladas en los debates. Los pares procedentes de la región facilitan y enriquecen la colaboración entre el equipo revisor y la EFS revisada, y aumentan la disposición de la EFS revisada a aceptar las propuestas y el asesoramiento por parte del equipo revisor. En este sentido, siempre resulta conveniente incluir a pares de la región en los equipos revisores, independientemente del tamaño de la EFS revisada.
2
En la mayoría de los equipos revisores participó un par procedente de la región, que aportó la visión de la misma a los debates. Los pares austríacos, en consonancia con su actividad profesional habitual, aportaron, principalmente, las experiencias del ámbito austríaco. A la hora de componer los equipos revisores resulta conveniente mezclar los pares en función de sus países de origen, además de observar una relación equilibrada entre las regiones y/o los países de origen, a efectos de aportar el mayor número de puntos de vista, visiones y experiencias posibles a la revisión entre pares.
3
Uno de los pares regionales participó activamente en un Taller de preparación en Austria, pero a continuación (y a lo largo de toda la fase de preparación) no estuvo localizable ni por correo electrónico ni por teléfono. Sí ayudó en la revisión en-
Lecciones Aprendidas
5
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
tre pares in situ y apoyó al equipo gracias a sus conocimientos de la lengua oficial, pero después no facilitó ni los registros cronológicos ni los insumos requeridos para el informe final, aduciendo, una vez consultado al respecto, que no podía hacerlo debido a la carga de trabajo por sus actividades habituales. Antes del comienzo de una revisión entre pares se deberá acordar con las EFS participantes tanto el volumen de trabajo que se espera de sus pares como los plazos a cumplir y los períodos en los que tendrán que estar disponibles, a efectos de poder tenerlo en cuenta a la hora de designar sus pares y facilitarles el tiempo necesario para cumplir con lo convenido.
4
Los pares austríacos fueron seleccionados en el marco de un proceso de cualificación interno a nivel de EFS, durante el cual tuvieron que exponer su experiencia profesional, sus competencias técnicas y lingüísticas, su motivación así como las expectativas que tenían con respecto a la revisión entre pares. En el marco de dos Talleres, los primeros en conocerse fueron los miembros austríacos de los equipos revisores, después se integraron los pares regionales.
A la hora de componer los equipos se deberán tener en cuenta las competencias técnicas y lingüísticas de sus miembros. La mezcla de cualificaciones y conocimientos de idioma en un equipo constituye un requisito esencial a efectos de poder evaluar las diferentes dimensiones de la independencia y comunicar de la mejor manera posible con la EFS revisada. Las actividades de dinámica de grupo (teambuilding) previas a la revisión entre pares como tal facilitan el trabajo de los equipos revisores in situ.
5
Para las revisiones entre pares tratadas en el presente Informe trabajaron un total de 20 pares austríacos así como seis pares procedentes de las Organizaciones Regionales de la INTOSAI. Entre el proceso de cualificación y el comienzo de la revisión pasaron ocho meses, que se aprovecharon para los Talleres generales y la preparación específica para cada país. Afortunadamente, no hubo ningún tipo de bajas a corto plazo, p. ej. por enfermedad, entre los miembros de los equipos revisores, y todos los pares seleccionados pudieron participar en sus correspondientes revisiones. A la hora de contar con un gran número de pares procedentes de una sola organización, puede resultar conveniente incluir a algunos compañeros interesados en la preparación general, para así poder cubrir eventuales bajas a corto plazo.
6
Lecciones Aprendidas
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Organización 6
La organización y realización a nivel mundial de una revisión entre pares transversal, en la que se incluyen siete EFS en siete regiones de la INTOSAI, supone un proyecto complejo y fuera del ámbito habitual de trabajo (de fiscalización) de una EFS, además de comprender un gran número de tareas, entre ellas: – Seleccionar a las EFS participantes, acordar con ellas los detalles contractuales y fijar los procesos organizativos. – Negociar y cerrar con una entidad externa el contrato de financiación de los gastos de viaje/dietas.
– Seleccionar a los pares a través de un proceso de cualificación, incluyendo los pares de las regiones de la INTOSAI y, a continuación, prepararlos para la realización de las revisiones entre pares (vacunas, cursos de idiomas, talleres, briefing sobre aspectos de seguridad). – Reservar los vuelos y hoteles, y preparar el equipamiento informático de los equipos revisores. – Consensuar los informes de revisión y asegurar su calidad.
A efectos de todos estos trabajos, el Tribunal de Cuentas de Austria había designado a una persona que, aparte de desempeñar sus actividades habituales, había asumido también la responsabilidad principal de las revisiones entre pares, tanto en materia de contenidos como de organización práctica. Esta circunstancia llevó a que hubiera alguna que otra demora en los procesos, debido a la ingente carga de trabajo de dicha persona. A la hora de realizar un proyecto complejo al margen de la rutina laboral de una organización, puede resultar conveniente separar los asuntos organizativos de los contenidos de las revisiones entre pares y designar un responsable para cada uno de estos ámbitos. Habría que definir claramente las competencias de cada uno de ellos y dotarles del poder de decisión en su área. En cualquier caso, a la hora de elegir al/ a los responsable(s) del proyecto habrá que tener en cuenta el tiempo y el esfuerzo que esta función requiere, y facilitar y reservar el tiempo necesario para ello.
7
El proyecto duró unos 15 meses, desde la selección de los pares hasta el envío de los informes finales a las EFS revisadas. En este periodo de tiempo se alternaron las fases de poco trabajo con otras que exigieron mucha dedicación y
Lecciones Aprendidas
7
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
esfuerzo. Algunos de los pares no siempre dispusieron del tiempo suficiente para realizar los trabajos requeridos en el marco del proyecto. Uno de los pares regionales fue asignado inmediatamente antes e inmediatamente después de la revisión entre pares sobre independencia a otras revisiones entre pares de su Organización Regional de la INTOSAI. Antes de iniciar una revisión entre pares se ha de evaluar, de modo realista, el volumen de trabajo previsto para cada una de sus fases, comunicárselo a los candidatos así como a los superiores de los pares, y asegurarse de que los miembros de los equipos revisores vayan a disponer del tiempo necesario para realizar los trabajos requeridos en el marco del proyecto.
8
Una de las EFS revisadas realiza, sobre todo, auditorías financieras, para cuya finalización suele disponer de un plazo muy corto debido al marco legal vigente. La revisión entre pares sobre independencia cayó justo en ese plazo, por lo que los responsables de auditorías financieras de dicha EFS apenas tuvieron tiempo para entrevistarse con el equipo revisor. Otra de las EFS revisadas era bastante pequeña, por lo que apenas había colaboradores capaces de aportar información relevante para la revisión entre pares. La persona de contacto más importante, aparte de su titular, y recomendada por la misma EFS como informador clave, solo estuvo disponible, a efectos de una entrevista, el último día de las comprobaciones por haberse encontrado de vacaciones. A la hora de fijar el período de realización de la revisión entre pares resulta conveniente fijarse en el calendario laboral y los flujos de trabajo anuales de la EFS revisada, así como en la presencia de las personas que dispongan de información relevante. Se podría aprovechar, p. ej., el MdE con la EFS a efectos de subrayar la importancia que tiene la presencia de las personas en posesión de información relevante para la revisión.
9
8
La realización de revisiones entre pares conlleva unos gastos de transporte y alojamiento elevados. El momento de reservar los vuelos influye considerablemente en el precio de los billetes. Debido a la difícil situación de seguridad en determinados países, algunas de las reservas de billete se hicieron relativamente tarde, por lo que las conexiones de vuelo no fueron buenas y el precio de los billetes más elevado.
Lecciones Aprendidas
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Para reducir al máximo los gastos de viaje (en particular, el precio de los billetes de avión), habrá que proceder cuanto antes, y junto con la EFS revisada, a la planificación del programa y del calendario de la revisión entre pares, a efectos de poder comprar los billetes de avión con la máxima antelación posible. Siempre primará, no obstante, la seguridad de los pares sobre una eventual reducción de los gastos de desplazamiento y alojamiento.
Comunicación 10
En algunos casos puede haber dificultades de comunicación con la EFS revisada debido a unas conexiones telefónicas o de Internet deficientes o inestables en el país. Hubo correos electrónicos, enviados antes de la revisión entre pares con objeto de concertar las correspondientes entrevistas con los interlocutores de la EFS revisada, que no llegaron a sus destinatarios, por lo que algunas de las citas (externas) requeridas se tuvieron que concertar a muy corto plazo. Conviene acordar ya en la fase de preparación previa un modo de comunicación eficiente con la EFS revisada, a efectos de garantizar una comunicación fluida en ambas direcciones y organizar algunos de los puntos o pasos clave incluso antes de la llegada del equipo revisor. Así se podrá convenir de antemano, p. ej., el mejor medio para comunicar con una determinada EFS (correo electrónico, skype, teléfono) o el acuse de recibo fehaciente de correos electrónicos recibidos mediante un breve mensaje de respuesta.
11
A la hora de realizarse varias revisiones entre pares en paralelo y redactarse los informes en una lengua diferente al idioma de trabajo habitual de la mayoría de los miembros del equipo revisor, el uso de una terminología uniforme supone todo un reto. De ahí, que los pares recibieran un glosario con los principales términos técnicos en alemán e inglés. Aún así, tanto los diferentes miembros de los equipos revisores como los equipos en su conjunto utilizaron, en parte, terminologías diferentes en la redacción de sus informes, lo que incrementó los costes de edición y posterior adaptación lingüística. A la hora de realizar una revisión entre pares transversal en una lengua diferente al idioma de trabajo habitual de la mayoría de los pares, habrá que adoptar las medidas pertinentes a efectos de asegurarse, a ser posible desde el principio, de que todos los equipos utilicen la misma terminología. Podría resultar útil, p. ej., elaborar una lista exhaustiva de los términos técnicos en los idiomas de trabajo, debatida y consensuada antes de la revisión entre pares o, incluso, antes del envío de los cuestionarios, para ayudar así a la utilización de una terminología uniforme
Lecciones Aprendidas
9
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
durante todo el proceso. Cuanto antes se disponga de una lista como ésta, mejor para los equipos revisores, ya que podrán utilizar la misma terminología desde un principio y de manera generalizada.
Metodología de revisión 12
La revisión entre pares sobre independencia se desarrolló a modo de revisión transversal y en siete EFS paralelamente. En el caso de las revisiones transversales, la fase de preparación previa adquiere una importancia especial, ya que se trata de asegurar la evaluación de los mismos hechos y contenidos a un nivel comparable y en base a las mismas normas. A efectos de evaluación se utilizaron las normas ISSAI 1 (Declaración de Lima), ISSAI 10 (Declaración de México sobre la Independencia de las EFS), ISSAI 11 (Pautas Básicas y Buenas Prácticas de la INTOSAI relacionadas con la Independencia de las EFS), ISSAI 12 (El Valor y Beneficio de las Entidades Fiscalizadoras Superiores - marcando la diferencia en la vida de los ciudadanos) e ISSAI 5600 (Guía para Revisiones entre Pares). Los equipos revisores se basaron en los ocho principios básicos de la ISSAI 10 para elaborar un programa de auditoría conjunto, una lista de verificación y un cuestionario. A la hora de realizar una revisión entre pares transversal, la elaboración de un detallado programa de auditoría, una lista de verificación y un cuestionario sobre la base de las normas relevantes de la INTOSAI, constituye un requisito esencial a efectos de evaluar los mismos hechos y contenidos a un nivel comparable y en base a las mismas normas (véase Anexo 1).
13
El Tribunal de Cuentas de Austria trabaja con un sistema de gestión de documentos en línea. Estaba previsto aprovechar esta herramienta para las revisiones entre pares sobre independencia, facilitando a los revisores el acceso online a estos documentos, constantemente actualizados, tanto durante la fase de preparación como durante las comprobaciones in situ y la redacción de los informes finales. Mientras que algunos de los pares procedentes de las regiones pudieron entrar en el sistema rápidamente y abrir los documentos sin problemas, otros o bien no lo lograron o se encontraron con que el tiempo requerido para ello era inasumible debido a las diferencias de calidad en las conexiones de Internet. Los equipos revisores se vieron obligados, por tanto, a pasar al intercambio de documentos mediante correo electrónico, lo que complicó el trabajo, entre
10
Lecciones Aprendidas
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
otras cosas, porque uno de los pares regionales solo disponía de un volumen de envío de datos limitado. En los proyectos en los que participan varias personas desde diferentes lugares, un sistema de gestión de datos con acceso en línea puede facilitar enormemente el uso y la elaboración de documentos conjuntos. A la hora de apostar por este tipo de apoyos técnicos habrá que asegurarse, sin embargo, de que puedan ser utilizados por todos los miembros del equipo y que todos dispongan del entorno tecnológico adecuado para ello.
14
Durante la fase de preparación se elaboró un cuestionario exhaustivo e idéntico para todas las EFS revisadas, al que éstas contestaron aún durante esa fase de preparación. También se solicitó a las EFS el envío de algunos de documentos esenciales para los equipos revisores, como, p. ej., las bases legales. Las respuestas al cuestionario y la documentación recibida fueron muy útiles para profundizar, de antemano, en los métodos de trabajo de las EFS revisadas y supusieron, por tanto, un buena preparación para las comprobaciones in situ. Debido a la complejidad de los hechos a revisar, las preguntas cerradas (contestación: sí/no) a menudo no resultaron tan adecuadas como las preguntas abiertas, que permitían también la descripción de contextos y procesos. Las explicaciones y los comentarios de las EFS revisadas, con respecto a las preguntas planteadas, fueron muy útiles para la preparación a fondo de las entrevistas programadas durante las comprobaciones in situ.
A la hora de confeccionar un cuestionario habrá que procurar una combinación coherente y útil de preguntas cerradas (sí/no) y preguntas abiertas, para así obtener, de antemano, una visión lo más completa posible de las bases legales, la organización y la práctica diaria de las EFS revisadas (véase Anexo 2).
Lecciones Aprendidas
11
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Revisión entre pares in situ Organización 15
Los pares austríacos recibieron una información exhaustiva sobre las circunstancias políticas y la vida cotidiana en todos aquellos países, en los que el Ministerio de Defensa austríaco dispone de personal local. Esto supuso una excelente preparación previa, tanto a efectos de familiarizarse con los aspectos prácticos de la revisión entre pares (formación cultural) como para poder evaluar los hechos y contenidos constatados en el contexto de la correspondiente situación política. El conocimiento de los trasfondos políticos, la formación cultural y la adquisición de conocimientos sobre los usos y costumbres locales (incluidos los regalos de cortesía) son elementos esenciales para el éxito de un proyecto global de esta índole.
16
Los equipos emplearon dos semanas para las comprobaciones in situ, lo que consideraron un tiempo razonable y adecuado. Realizaron muchas entrevistas y tuvieron, en parte, una agenda muy apretada, por lo que a algunos les faltó, en determinadas momentos, el tiempo para el debate interno y la documentación de las entrevistas.
Una de las revisiones entre pares tuvo que ser aplazada varias semanas por cuestiones de seguridad, por lo que la permanencia in situ del equipo revisor afectado se redujo a una semana. En sus comprobaciones, le resultó difícil llegar a un nivel de profundidad comparable a la de los demás equipos, porque aún habiendo aprovechado la prórroga de su fase de preparación para estar en contacto con la EFS revisada, la comunicación por correo electrónico no fue capaz de sustituir el contacto directo de las entrevistas. Habrá que prever el tiempo suficiente para las comprobaciones in situ. Para ello habrá que tener en cuenta el número de entrevistas concertadas con interlocutores internos y externos, así como la mayor duración de éstas debido a las barreras lingüísticas. Además, no se deberá olvidar el tiempo que requieren las reuniones iniciales oficiales y las conversaciones finales. En caso de haber previsto un número elevado de entrevistas, podría ser conveniente enviarle a la EFS revisada una propuesta de calendario de entrevistas con antelación, a efectos de prever el tiempo suficiente para el debate interno del equipo y la documentación de las entrevistas.
12
Lecciones Aprendidas
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
17
En el caso de una de las EFS revisadas no estuvo claro, durante bastante tiempo, si la revisión entre pares se iba a poder realizar tal y como estaba prevista por cuestiones de seguridad. A esta EFS se le ofrecieron diferentes alternativas a las comprobaciones in situ, como p. ej., el análisis teórico (desk review) o la realización de la(s) entrevista(s) a la(s) persona(s) relevante(s) en Austria. En esta fase, la comunicación se produjo, casi exclusivamente, entre el jefe del equipo revisor y la persona de contacto de la EFS revisada. Finalmente se apostó, sin embargo, por el procedimiento fijado en el MdE, y la revisión entre pares fue realizada in situ (reducida a una semana). La actualidad política, las catástrofes naturales y acontecimientos similares pueden llegar a impedir, a corto plazo, la realización de las comprobaciones in situ. Es recomendable, por tanto, tener preparadas alternativas para este tipo de situaciones y debatirlas directamente con la EFS revisada, o, en su defecto, fijar e incluir el proceso de comunicación y toma de decisiones a seguir en caso de crisis en el MdE. Por cuestiones de cortesía y para acelerar la toma de decisiones sobre posibles modificaciones del proyecto, conviene que esta comunicación se produzca, desde un principio, a través de personas de un alto nivel directivo, es decir, deberían ser los responsables con capacidad de decisión los que se pongan en contacto de forma directa y rápida con la EFS revisada y el par de la región.
18
En algunos países hubo pocos hoteles disponibles debido a la situación de seguridad.
En la mayoría de los países no fue posible utilizar el transporte público, por cuestiones de disponibilidad y/o la situación de seguridad. Conviene alojarse en hoteles cercanos a la EFS revisada, a efectos de reducir los costes y el tiempo dedicado al transporte diario. No obstante, siempre primará la seguridad del alojamiento sobre los demás criterios. En el caso de que la EFS revisada no pudiera facilitar el transporte de los pares entre el hotel y su sede, habrá que buscar otra manera para garantizar el transporte seguro de los equipos.
19
No se pagaron anticipos para sufragar los gastos de viaje in situ, y las dietas sólo se desembolsaron una vez finalizada la estancia en el extranjero. A algunos de los pares regionales les resultó difícil sufragar los gastos diarios ligados a la revisión entre pares. Las modalidades de liquidación y reembolso de los gastos efectuados durante las comprobaciones in situ deberían ser comunicadas y, en su caso, consensuadas de
Lecciones Aprendidas
13
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
antemano con los pares regionales y/o sus organizaciones, además de contemplar, en su caso, el pago de anticipos y/o el desembolso de las dietas in situ.
Comunicación 20
Con seis de las EFS revisadas se convino adoptar el inglés como idioma de trabajo, y con una, el francés. (Además se acordó con una de ellas, que los miembros del equipo revisor hablarían y entenderían la lengua nacional, junto con el idioma de trabajo convenido.)
El trabajo en un idioma diferente al materno consumió más tiempo de lo habitual, en particular, en las comprobaciones in situ, pero también durante el estudio y procesamiento de la documentación enviada en la fase de preparación así como en la redacción de los informes finales, una circunstancia que conviene no subestimar.
Uno de los pares regionales hablaba la lengua oficial de la EFS revisada, pero no el idioma fijado como idioma de trabajo para la revisión entre pares. De ahí, que en esa revisión se hablara la lengua oficial del país (entre el par regional y la EFS revisada), el idioma de trabajo (entre los demás pares y la EFS revisada), así como una tercera lengua extranjera (entre los pares austríacos y el par regional). El constante cambio entre los tres idiomas supuso un enorme desafío, tanto para el equipo revisor como para la EFS revisada. Con otra de las EFS revisadas se había fijado el inglés como idioma de trabajo, pero en las entrevistas se recurrió, a menudo, a los servicios de un intérprete. La entrega al intérprete de una lista con las preguntas en los dos idiomas (inglés y la lengua oficial) resultó ser de gran utilidad a efectos de la interpretación precisa de las preguntas y el desarrollo relajado y concentrado de las entrevistas. No se deberá subestimar el tiempo adicional que supone la utilización de varios idiomas (extranjeros) en una revisión entre pares a la hora de planificar los recursos necesarios para el proyecto. A la hora de seleccionar los pares conviene observar, que todos tengan un buen dominio del idioma de trabajo acordado con la EFS revisada. En caso de requerir interpretación, la entrega al intérprete de las listas de preguntas en los dos idiomas (lengua oficial de país e idioma de trabajo) suele facilitar bastante la comunicación precisa en las entrevistas.
14
Lecciones Aprendidas
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
21
Durante la revisión in situ, algunos de los equipos revisores quisieron comunicar de forma directa e inmediata con los demás equipos, a efectos de comentar los hechos y contenidos constatados así como sus evaluaciones al respecto. Para este intercambio se había fijado, previamente, el procedimiento a seguir. A la hora de realizar una revisión transversal conviene acordar un procedimiento de comunicación para la fase de las comprobaciones in situ, a efectos de que los equipos revisores puedan comunicar de forma inmediata y directa sobre cualquier problema o duda y recibir, en su caso, una retroalimentación al respecto. No conviene olvidar, sin embargo, que los equipos revisores no siempre realizan las comprobaciones in situ al mismo tiempo, y que los medios de comunicación deberán ser lo más sencillos posibles, dadas las limitaciones técnicas y/o tecnológicas.
22
Uno de los equipos revisores ofreció, a modo de conclusión de sus comprobaciones in situ, hacer una presentación de los resultados más importantes. El titular de la EFS revisada decidió invitar a todos los colaboradores que estuvieran interesados, por lo que a la presentación así como al posterior debate asistieron entre 20 y 30 personas, de las cuales muchas habían sido entrevistadas en el marco de la revisión. El equipo revisor agradeció este interés de la EFS revisada en los resultados, pero también tuvo la impresión de que la asistencia de tantas personas quizás hubiera influido en la franqueza de los debates y en la disposición del titular de la EFS revisada a hablar, de forma abierta, de los puntos críticos y de sus expectativas con respecto a la revisión entre pares. La presentación de los resultados más importantes de la revisión entre pares al titular de la EFS revisada y a otras personas interesadas constituye una buena oportunidad para el equipo revisor para mantener un debate final. Puede resultar conveniente, sin embargo, ofrecerle al titular de la EFS un encuentro adicional, a efectos de poder hablar de forma abierta y en un círculo más reducido de los puntos críticos.
23
A pesar de haber indagado a fondo el tema del roaming y de haber viajado con los correspondientes teléfonos móviles tribanda, en algunos de los países la comunicación mediante telefonía móvil funcionó muy mal o directamente no funcionó. A efectos de facilitar la comunicación mediante teléfonos móviles a nivel internacional habrá que realizar las correspondientes averiguaciones técnicas y tecnológicas. Aún así, puede que la comunicación mediante telefonía móvil no resulte posible debido a los diferentes estándares in situ, por lo que resulta imprescindible prever y planificar alternativas.
Lecciones Aprendidas
15
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Redacción de los informes 24
La ISSAI 10 contiene ocho principios sobre la independencia de las EFS. Cada uno de los siete jefes de equipo de la revisión entre pares asumió, desde el principio del proyecto, la responsabilidad de uno de estos ocho principios (en un caso, de dos). Además, a la hora de redactar los informes finales, cada uno de los miembros de los equipos revisores procedió a asumir la responsabilidad de dos de los ocho principios. A efectos de evaluar el grado de aplicación de la ISSAI 10 en las EFS revisadas con una profundidad comparable y conforme a unas valoraciones similares, los responsables de los diferentes principios (los siete jefes de equipo y los miembros de equipo correspondientes) tuvieron que aunar criterios durante la fase de redacción de los informes. Resultó un tanto difícil incluir a los pares regionales en este proceso de consenso, por lo que estuvieron representados, en su mayoría, por sus jefes de equipo. A la hora de realizar una revisión transversal se ha de desarrollar un procedimiento a efectos de poder consensuar los contenidos de los informes. La distribución adecuada de las tareas y responsabilidades entre los equipos y sus miembros facilita mucho aunar criterios (y minimizar el número de citas necesarias a estos efectos). La designación de responsables para los diferentes temas es una premisa clave para el éxito del proyecto.
25
A la hora de evaluar los hechos comprobados se constató, que no todos los aspectos de la ISSAI 10 resultan unívocos y que permiten cierto margen de interpretación. Así, el Principio 6 de la ISSAI 10 exige, p. ej., que sea la legislación la que especifique los requisitos mínimos de los informes de auditoría de las EFS, pero ni la ISSAI 10 ni la ISSAI 11 detallan en qué medida o con qué profundidad deberán ser definidos estos estándares por las leyes. Según el planteamiento y los objetivos del proyecto, podrá hacer falta precisar las normas a aplicar y llegar a un entendimiento común con respecto a sus contenidos y su aplicación.
26
16
Uno de los pares regionales fue un auditor experimentado en materia de auditorías financieras. Durante la redacción del informe constató, sin embargo, que le resultaba difícil adaptarse a la estructura y el procedimiento acordados para los informes de la revisión entre pares. Tuvo que dedicar, por tanto, mucho más tiempo que el previsto a la redacción de su aportación al informe, y su jefe de equipo tuvo que emplear, a su vez, bastante tiempo a efectos de adaptar su contribución. Lecciones Aprendidas
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Debido a que la estructura de los informes finales depende, en gran medida, del tipo de auditoría (auditoría financiera, auditoría del rendimiento) y de las costumbres de la EFS que lidera los equipos revisores, ésta deberá proporcionar a los pares regionales la documentación pertinente (ejemplos en inglés, una lista con los términos más importantes, las normas de calidad a aplicar), a efectos de permitirles redactar los informes cumpliendo con todas las exigencias.
27
Por tratarse de una actividad internacional y debido a las normas de liquidación de gastos de viaje y pago de dietas de la organización cofinanciadora, la liquidación de esos gastos resultó más complicada de lo normal y el pago de las dietas sufrió cierta demora por la necesidad de corregir algunos errores. Todo ello demoró, a su vez, el reembolso de los gastos también a los pares de las regiones.
En el caso de que la liquidación y el reembolso de los gastos de viaje de las comprobaciones in situ se tramiten a través de una organización, y ésta se tenga que atener, a su vez, a unas normas de liquidación determinadas por el hecho de recibir financiación externa, conviene aclarar, de antemano, los detalles contables y de rendición de cuentas y explicárselos de inmediato a los pares, a efectos de evitar las pérdidas de tiempo y demoras ocasionadas por la corrección de eventuales errores, y de facilitar la rápida aprobación de las liquidaciones así como el correspondiente reembolso o pago de dietas.
Presentación de observaciones por parte de las EFS revisadas 28
En los MdE se había acordado que las EFS revisadas tuvieran la posibilidad de opinar sobre el borrador del informe final y mantuvieran, en cualquier momento, el control sobre la publicación del informe. El MdE ofrece la posibilidad de consensuar con la EFS revisada la manera en la que podrá opinar sobre el informe de auditoría y el procedimiento a seguir con respecto a su publicación. Puede resultar conveniente que la EFS revisada vuelva a recibir el informe, una vez revisado conforme a sus observaciones, a efectos de quedar garantizada la incorporación de todo lo que hubiera considerado importante y de descartar cualquier posible malentendido lingüístico.
Lecciones Aprendidas
17
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Seguimiento 29
La revisión entre pares supuso una experiencia muy valiosa, tanto para los miembros de los diferentes equipos revisores como para sus organizaciones. Incluso las EFS más “arraigadas” pueden aprender mucho de las prácticas de las EFS “jóvenes”, ya que éstas últimas se organizan conforme a los conocimientos técnicos más avanzados. Las experiencias recabadas durante la revisión entre pares también deberían influir e integrarse en las organizaciones de los miembros del/ de los equipo(s) revisor(es), algo que conviene tener en cuenta y prever, a ser posible, desde un principio, además de aplicarlo cuanto antes una vez finalizado el proyecto. Todas las organizaciones participantes deberían aprovechar la oportunidad de aprender de la revisión entre pares.
18
Lecciones Aprendidas
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Anexos
Topics
Head and Members (of Collegial Institutions) of SAI
Assessment of the legal framework
Assessment of the independence of the head of SAI
Content
Legal Status of Independence
Targets
Anexo 1 – Programa de auditoría (solo en inglés)
Does an appropriate and effective constitutional framework exist? (assessment of status quo)
Does the applicable legislation specify the conditions and processes for the appointment, re-appointment, employment, duration, removal and retirement that ensures independence from the Executive?
Do the constitutional provisions spell out details regarding the SAI independence (e.g. relationship between SAI, Executive and Legislative)?
Are the issues like appointment, term, removal, dismissal of the head of SAI laid down in the constitution or in a comparable legal framework?
Do further statutory provisions exist that lay down the role, power and duties of SAI?
Are the appointments provided with a sufficiently long and fixed term to allow the head to carry out his mandate without fear of retaliation (taking into account the regional context)?
Are there any (legal) instruments in place that cope with interferences in audit competences (e.g. appeal to Supreme Court)?
Is the head of SAI / are the members of the collegial body immune to prosecution for any act, past or present, that results from the normal discharge of his / their duties?
"If the SAI’s role and duties are not set out in legislation, does the SAI have specific organizational provisions to gain more independence from the Executive?"
Lecciones Aprendidas – Anexo
19
INTOSAI
Topics
Access to Information
Assessment of the determination and application of the mandate of SAI
Assessment of the access to information for SAI auditors
Content
Mandate of SAI
Targets
Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Is the SAI empowered to audit all state levels and all sectors of the state?Are there any audit restrictions? Is the SAI empowered to audit the use of public monies, resources or assets by a recipient or beneficiary regardless of its legal nature, as well as regarding the collection of revenues owed to the government / public entities, the legality and regularity of government / public entities accounts, the quality of financial management and reporting and the economy, efficiency and effectiveness of government / public entities operations?
Is the unrestricted access to information laid down in the constitution? In any other legal framework?
Is the SAI free from direction or interference of the Legislative / Executive in auditing selection of audit issues, planning, conducting, reporting and follow-up - as well as relating to the organization and management of its office and the enforcement of its decision where the application of sanctions is part of its mandate?
Does the SAI have unrestricted access to various types of information (incl. confidencial issues) and free access to the premises of audited entities?
How is it ensured that the SAI is not involved or seen to be involved in the management of the organization it audits?
Are there any legal restrictions (e.g. issues related to defence)?
How is it ensured that the SAI staff does not develop too close a relationship with the audited entity? What mechanisms are applied in the SAI (notification duty)?
Are there any other than legal restrictions (like technical, capacity etc.)?
Does the SAI have full discretion in the discharge of its responsibility?
Have there been any cases of denial of access to information within the recent past (e.g relating to quality, timeliness, directness)?
How does the SAI cooperate with the government and public entities in order to improve the use and management of public funds? Is the work of the SAI based on audit standards? Is a code of conduct in place (ethics, behaviour)? Are auditors familiar with the content? Does the SAI submit an annual activity report to the Legislative, to other state bodies and to the general public?
20
Lecciones Aprendidas – Anexo
INTOSAI
Topics
Reporting Audit Results
Content, Timing and Publishing of Audit Reports
Targets
Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Assessment of the right and obligation to report on audits
Assessment whether the SAI is free to decide upon content and timing of reports
Does the SAI have the right and obligation to report on the results of its audit work?
Is the SAI free to decide the content of its audit reports?
Are there legal rights and obligations as regards frequency of reporting (e.g. at least once a year, number of reports)?
Is the SAI free to make observations and recommendations in its reports, taking into consideration, as appropriate, the views of the audited entity?
Content
Is the SAI empowered to report on particular important issues during the year? How does the SAI report in practice? What kind of relation does the SAI maintain to stakeholders, media, the general public?
Does the legislation specify minimum audit requirements and specific matters that should be subject to a formal audit opinion or certificate? Is the SAI free to decide on the timing of the audit reports except where specific reporting requirements are prescribed by law? May the SAI accommodate specific requests for investigations or audits by the Legislative? Is the SAI free to publish and disseminate its reports once they have been formally tabled or delivered to the appropriate authority?
Lecciones Aprendidas – Anexo
21
INTOSAI
Topics
Follow-up Mechanism
Resources
Targets
Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Assessment of the existence of an effective follow-up mechanism
Assessment of the financial and organisational independence of SAI
Does the SAI submit its reports to the Legislative or an auditee's governing board for review and follow-up on specific recommendations for corrective action?
Does the SAI have the necessary and reasonable resources (e.g. human resources, material resources, monetary resources)? Is the SAI free from control or direct access of the Executive to the resources? Does the SAI manage its own budget and allocate it appropriately?
Content
Does the SAI issue recommendations in such a manner that the SAI can design the follow-up mechanism based on them?
Are there provisions at hand that prevent for undue interferences in the SAI office by the Executive?
Are all recommendations covered in the follow-up? In case there are no recommendations: how is the follow-up mechanism set up? Does the SAI have an internal follow-up system to ensure that the audited entity properly addresses its observations and recommendations (as well as those made by the Legislative or the auditee's governing)?
Is the Legislative responsibe for ensuring that the SAI has the proper resources to fulfill its mandate?
How is the design of the follow-up mechanism developed as regards on-site missions, indicators etc.?
Does the SAI have the right of direct appeal to the Legislative if the resources provided are insufficient for the fulfillment of the mandate?
How many follow-up audits have been conducted (compared to regular audits)?
22
Lecciones Aprendidas – Anexo
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Anexo 2 – Cuestionario (solo en inglés)
Page 1
1 LEGAL STATUS OF INDEPENDENCE
Principle 1: The existence of an appropriate and effective constitutional/statutory/legal framework and of de facto application provisions of this framework
1.1.
Is the SAI’s Independence stated in the constitution? o yes
o no
Is the status of the SAI’s Independence stated in any other law or statutory guarantee? o yes
o no
Please provide the appropriate sections. 1.2. Is the relationship between SAI, Legislature and Government (Executive) defined in the constitution and/or applicable legislation? o
constitution
o
other legislation
Please tick if applicable and reference the appropriate sections in the legal framework. 1.3. Does the SAI have legal remedies against interferences or the possibility to report/complain about issues that may affect the SAI’s ability to perform its work in accordance with its mandate and/or the legislative framework (e.g. appeal to Supreme Court)? o yes
o no
If applicable, please reference the appropriate sections in the legal framework.
870.000_11_beilage 2_quest.docx
Lecciones Aprendidas – Anexo
23
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 2
1.4. Is the SAIs organisational structure (e.g. auditor general, board system) specified in the constitution and/or applicable legislation? o
constitution
o
other legislation
Please tick if applicable and reference the appropriate sections in the legal framework. 1.5. Does the constitution and/or applicable legislation authorise the SAI to issue rules and regulations for its internal governance and organisation, including such matters as selection, training, functions and promotions of staff? o
constitution
o
other legislation
Please tick if applicable and reference the appropriate sections in the legal framework. 1.6. Does the constitution and/or applicable legislation contain any specification for a) appointment, b) re-appointment, c) terms of employment, d) duration, e) removal, f) retirement of the Head of SAI or members of the SAI? o
constitution
o
other legislation
Please tick if applicable and reference the appropriate sections in the legal framework; for further details refer to the corresponding principle 2 of the questionnaire. 1.7. Does the constitution and/or applicable legislation regulate the powers and obligations of the SAI including its audit mandate? o
constitution
o
other legislation
Please tick if applicable and reference the appropriate sections in the legal framework; for further details refer to the corresponding principle 3 of the questionnaire.
870.000_11_beilage 2_quest.docx
24
Lecciones Aprendidas – Anexo
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 3
1.8. Does the constitution and/or applicable legislation contain any specifications on the access to information for the SAI? o
constitution
o
other legislation
Please tick if applicable and reference the appropriate sections in the legal framework; for further details refer to the corresponding principle 4 of the questionnaire. 1.9. Does the constitution and/or applicable legislation contain any specifications on reporting responsibilities such as content, timing and publication of audit reports? o
constitution
o
other legislation
Please tick if applicable and reference the appropriate sections in the legal framework; for further details refer to the corresponding principles 5 und 6 of the questionnaire. 1.10. Does the constitution and/or applicable legislation define or require specific other tasks than auditing? o
constitution
o
other legislation
Please tick if applicable and reference the appropriate sections in the legal framework; for further details refer to the corresponding principle 3 of the questionnaire. 1.11. Does the constitution and/or applicable legislation contain specifications on the budgeting process or the SAIs budget? o
constitution
o
other legislation
Please tick if applicable and reference the appropriate sections in the legal framework; for further details refer to the corresponding principle 8 of the questionnaire.
870.000_11_beilage 2_quest.docx
Lecciones Aprendidas – Anexo
25
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 4
2 HEAD AND MEMBERS OF SAI
Principle 2: The independence of SAI heads and members (of collegial institutions), including security of tenure and legal immunity in the normal discharge of their duties
2.1. What are the legal preconditions / legal framework for - appointment, - re-appointment and - removal of the Head of SAI / members of collegial institutions? 2.2. How is the appointment process specified and organised (e.g. secret ballot; voting rights; required majority)? If applicable, please reference the appropriate regulations or specifications. 2.3. How long are the terms of office for the Head of the SAI / members of collegial institutions? Please specify the duration of the (average) legislative session? Please specify the applicable terms of office of the Head of State/President and Supreme Court judges respectively. 2.4. May the Head of the SAI / members of collegial institutions be reappointed? If yes, how often? How is the re-appointment process specified and organised? If applicable, please reference the appropriate regulations or specifications. 2.5. Is / are the Head of the SAI / members of collegial institutions immune to prosecution related to his/her normal discharge of duties? o yes
o no
If applicable, please reference the appropriate regulations or specifications.
870.000_11_beilage 2_quest.docx
26
Lecciones Aprendidas – Anexo
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 5
2.6. Is there a formal removal or impeachment process specified for the Head of the SAI / members of collegial institutions? o yes
o no
How is this process specified and organised? If applicable, please reference the appropriate regulations or specifications. 2.7. How is the Head of SAI’s independence / the members of collegial institutions independence from audited or reviewed entities ensured or specified in regulations? If applicable, please reference the appropriate regulations. 2.8. Have there been longer periods with no official Head of SAI / no members of collegial institutions within the last three terms of office? o yes
o no
2.9. Was / were the Head of SAI / the members of collegial institutions removed or prosecuted within the last three terms of office? o yes
o no
If so, what were the reasons for?
870.000_11_beilage 2_quest.docx
Lecciones Aprendidas – Anexo
27
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 6
3 MANDATE OF SAI
Principle 3: A sufficiently broad mandate and full discretion, in the discharge of SAI functions
3.1. Is the SAI empowered by its mandate to audit all state levels (e.g. national, regional, local) and all sectors of the state? o yes
o no
o with restrictions
3.2. Which restrictions apply? If applicable, please reference the appropriate regulations. 3.3. Which of the following areas is the SAI empowered to audit (please mark relevant categories): • use of public money, resources or assets by a recipient or beneficiary regardless of the legal entity? • collection of revenues owed to the government or public entities? • legality and regularity of government or public entities accounts? • quality of financial management and reporting? • economy, efficiency and effectiveness of government or public entities operations? • financial reports of political parties? • others? (please specify)
If applicable, please reference the appropriate legal provisions.
3.4. What type of audits does the SAI carry out? Please list the types of audits (e.g. financial, performance and/or compliance audits) with a short description.
870.000_11_beilage 2_quest.docx
28
Lecciones Aprendidas – Anexo
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 7
3.5. Is the SAI free in planning, programming of its audits and the selection of audited entities and topics? o yes
o no
How is this process organised? Please give a short description. 3.6. Which options does the SAI have to enforce the implementation of its recommendations? Does the SAI have a statutory power to impose sanctions? Please refer to the appropriate sections of the legal framework. If the SAI is a court: Does the SAI have the obligation or the possibility of enforcement of its decisions/recommendations where the application of sanctions is part of its mandate? o yes
o no
If applicable, please refer to the appropriate legal provisions. 3.7. How is the SAI’s staff independence from audited or reviewed entities ensured or specified in regulations? If applicable, please refer to the appropriate legal provisions. 3.8. What mechanisms are applied in the SAI (e.g. notification duty)? If applicable, please refer to the appropriate legal provisions. 3.9. Is a code of conduct in place (e.g. ethics, behaviour)? o yes
o no
Are auditors familiar with the content? o yes
o no
If applicable, please provide documentation. 3.10. Does the SAI apply audit standards or guidelines? o yes
o no
Please provide, if applicable.
870.000_11_beilage 2_quest.docx
Lecciones Aprendidas – Anexo
29
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 8
3.11. Does the SAI submit an annual activity report to the Legislature, to other state bodies and to the general public? o yes
o no
If applicable, please provide the most recent report.
870.000_11_beilage 2_quest.docx
30
Lecciones Aprendidas – Anexo
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 9
4 ACCESS TO INFORMATION
Principle 4: Unrestricted access to information
4.1. Is there a specific legal base for the SAI´s access to information? o yes
o no
Where can the legal basis be found? What is its status (e.g. constitutional law, simple law, ordinance)? If applicable, please reference the appropriate sections in the legal framework. 4.2. In case of denial or refusal: Is there any legal provision or legal remedy ensuring that the SAI will get timely access to the information requested? o yes
o no
If applicable, please reference the appropriate sections in the legal framework. 4.3. Please describe how the SAI usually obtains information and data for its (various types of) audits (visits, interviews, documents, accounting documents, direct IT access)? 4.4. Does the SAI have access to the auditees’ premises and infrastructure? Does the SAI have the right to inspect assets and attend physical count of inventory? (at all times without prior notice or upon request)? 4.5. Is the scope of the right of access to information the same for all auditees or are there exceptions (e.g. confidential/classified/sensitive matters like national defence, police)? Does any state institution or auditee have the right to refuse the SAIs access to information? What exceptions apply, what are the reasons given? If applicable, please reference the appropriate regulations.
870.000_11_beilage 2_quest.docx
Lecciones Aprendidas – Anexo
31
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 10
4.6. When requesting documents and information, does the request have to be made in advance? If so, are there time-limits and what is the timeframe? Is the access to information limited to the duration of an audit, its topic or limited to certain types of audits? Please specify such limitations or restrictions. 4.7. Can the information and documents be requested ad hoc and at any point during the audit? 4.8. Can the SAI auditors set time-limits, until the requested documents/information have to be submitted? o yes
o no
4.9. Is the content of the information given subject to prior approval? If approval is necessary, who has the right to give it? 4.10. Did it occur within the last three years that the SAI had to cancel an audit or that singular parts of the report could not be written because of the auditees failure or refusal to provide information? o yes
o no
If so, how did the SAI react? 4.11. Have there been cases of illegitimate refusal and denying access to information within the last three years? o yes
o no
4.12. Have there been instances in which the SAI made use of legal remedies within the last three years? o yes
o no
If so, please describe this/these case(s). 4.13. Does the SAI have the right to interview any person within the audited entity or are there restrictions on the right to interview persons possible
870.000_11_beilage 2_quest.docx
32
Lecciones Aprendidas – Anexo
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 11
(e.g. interviews only with persons named by the auditee)? How is this handled in practise? 4.14. Does the SAI have the possibility to review original documents or is it possible that the auditee just provides copies? How can the SAI verify the correctness of the copy (e.g. comparing random samples with the original documents, etc.)? 4.15. How is the authenticity, correctness and completeness of the obtained documents assured (e.g. confirmed by the auditee)? Is there a possibility to prove that electronically supplied documents have not been altered/manipulated? 4.16. Is there a possibility of accessing the IT-Systems of the auditees if required (e.g. databases, electronic files, intranet) at all times or during an audit? Is the audited entity allowed to limit the SAI access to electronic documents? 4.17. Is the access to book-keeping and cost-accounting provided (at all times without prior notice or upon request)? 4.18. Does the SAI have the possibility to trace all entries in book-keeping and cost-accounting files back to the original record/document/ invoice/proof of payment?
870.000_11_beilage 2_quest.docx
Lecciones Aprendidas – Anexo
33
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 12
5 REPORTING AUDIT RESULTS
Principle 5: The right and obligation to report on their work
5.1. Does the constitution and/or applicable legislation contain any specifications/restrictions on the content, timing and publications of audit reports? o yes
o no
Please refer to the appropriate sections of the legal framework. 5.2. How does the SAI report on audit results? Where are the results formally presented? Who is the main addressee? Please give a short description. 5.3. Is the reporting process specified in the strategic documents of the SAI? Please provide documents if applicable. 5.4. When does the SAI report on audit results? o regularly after each audit
o annual report
o other (please
describe) 5.5. In what form does the SAI report on audit results? How are the results published (e.g. paper, internet, radio)? 5.6. Is the SAI free to publish and disseminate audit results once the report has been formally presented? o yes
o no
5.7. Is the general public informed about audit results? o yes
o no
If yes, how is it informed (e.g. press releases)? 5.8. If the SAI reports on audits regularly: how much time does it usually take from finishing the audit to formal presentation and/or publication?
870.000_11_beilage 2_quest.docx
34
Lecciones Aprendidas – Anexo
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 13
6 CONTENT, TIMING AND PUBLISHING OF AUDIT REPORTS
Principle 6: The freedom to decide the content and timing of audit reports and to publish and disseminate them
6.1. Who decides on the content and timing of each report? Is the SAI free in its decision what to report and when to publish? Are there legal restrictions on the content and timing of reports? Please refer to the appropriate sections of the legal framework. 6.2. Do the audited entity/Legislature/general public get the same report on an audit ? o yes
o no
If there are differences: please give a short description. 6.3. Do the reports contain recommendations to the audited entities? o yes
o no
6.4. Which types of audits respectively audit reports contain recommendations? Please describe exceptions for specific audit types if there are any. 6.5. Do the reports contain the view of the audited entity? o yes
o no
6.6. Do the constitution and/or applicable legislation define any specific matters that should be subject to an audit? o yes
o no
Please refer to the appropriate sections of the legal framework.
870.000_11_beilage 2_quest.docx
Lecciones Aprendidas – Anexo
35
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 14
6.7. Is the SAI legally obliged to accommodate specific audit requests by the Legislature, one of its commissions or the Government? o yes
o no
Please refer to the appropriate sections of the legal framework. 6.8. Please provide figures of all types of audits from 2013 up to 2015, (type of audit, requested audits, follow-up audit, reports, others):
2013
2014
2015
Number of audits Financial audits Performance audits Compliance audits Other types (according to 3.4) Total number of all audits of these were: Requested audits (according to 6.7) Follow-up audits Total number of reported audits
870.000_11_beilage 2_quest.docx
36
Lecciones Aprendidas – Anexo
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 15
7 FOLLOW-UP MECHANISM
Principle 7: The existence of effective follow-up mechanisms on SAI recommendations
7.1. Is there a formal follow-up mechanism, such as a legal obligation to follow-up, on SAI recommendations? o yes
o no
Please refer to the appropriate sections of the legal framework. 7.2. Does the SAI carry out enquiry procedures and/or follow-up audits? Are there other mechanisms provided? Please describe the mechanism or the system. 7.3. If your SAI does not issue recommendations, how does the follow-up mechanism work? Please refer to the appropriate sections of the legal framework and/or briefly describe the follow-up mechanism. 7.4. If there are no formal follow-up mechanisms in place, are there other follow-up mechanisms to ensure that the auditees are following up on the SAI’s recommendations (e.g. publications, reports, workshops, or other bodies requiring the auditee to account for following up on recommendation and observations)? Please give a short description. 7.5. Are the follow-up principle and its mechanisms specified in the strategic documents of the SAI? o yes
o no
Please provide documents if applicable.
870.000_11_beilage 2_quest.docx
Lecciones Aprendidas – Anexo
37
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 16
7.6. Does the SAI have full independence in the follow-up mechanisms (as regards its follow-up audits), especially concerning the initiation of the mechanism, selection of recommendations, reporting and publication of follow-up audit reports? o yes
o no
7.7. Does a follow-up occur after each audit? o yes
o no
7.8. If the SAI carries out follow-up audits, does the follow-up audit have to cover all previous recommendations? Does the SAI have the right to choose specific previous recommendations for follow-up audits? Does the follow-up audit have to encompass all auditees to whom recommendations were addressed? Does a follow-up audit have to cover all sectors of the state (e.g. Legislature, Government, commissions, ministries)? Do the follow-up audit reports contain the view of the audited entity? 7.9. Are follow-up reports submitted to the Legislature or an auditee´s governing board for review and do the reports follow up specific recommendations for corrective action? 7.10. How long is the usual period between an audit and a follow-up audit or the application of other follow-up mechanisms including enquiry procedures (i.e. in what time-frame is an auditee expected to comply with a recommendation before a follow-up audit is carried out)?
870.000_11_beilage 2_quest.docx
38
Lecciones Aprendidas – Anexo
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 17
8 RESOURCES
Principle 8: Financial and managerial/administrative autonomy and the availability of appropriate human, material, and monetary resources
8.1. How does the legal framework provide for financial and managerial/administrative independence of the SAI? If applicable, please reference the appropriate sections in the legal framework. 8.2. How are the (annual) budget negotiations respectively the budget procedure conducted? Are they public? Is there a participatory right for the SAI (possibility to give input) in the budget procedure? Are there rights of the SAI beyond giving input? If applicable, please reference the appropriate sections in the legal framework. 8.3. Is the SAI budget as part of the budgetary procedure negotiated with government representatives or bodies that might be subject to SAI audits? 8.4. What are possible other financial resources of the SAI (fees, consultancies)? If applicable, please state figures and amount within three years 8.5. Does the constitution and/or applicable legislation lay out that the Head of SAI or a representative is entitled to participate and speak at the discussions during the budget procedure or comment on a financial regulation (budget) relating to the SAI respectively? o yes
o no
If applicable, please reference the appropriate sections in the legal framework.
870.000_11_beilage 2_quest.docx
Lecciones Aprendidas – Anexo
39
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 18
8.6. Is the final budget of the SAI approved by Legislature (parliament)? o yes
o no
Is it based on recommendations of the preceding negotiations? o yes
o no
8.7. Does the actual budget received by the SAI correspond to the final budget approved by Legislature (parliament) as regards its amount and timing? o yes
o no
8.8. Does the SAI have financial discretion over its budget allocations? o yes
o no
Does it get the budget as a lump sum or in designated parts? Can the SAI use its budget without restrictions? o yes
o no
If applicable, please describe restrictions of the SAI’s use of its budget. 8.9. Is the SAI free to appoint its staff, establish its terms and conditions and make independent decisions on the allocation of human resources? o yes
o no
Does the SAI pay salaries and allowances directly to its staff? o yes
o no
8.10. May the SAI choose to rent or purchase infrastructure? Is the SAI dependent on government infrastructure of a body it also audits (e.g. rent, IT, conference rooms)? 8.11. May the head of the SAI or the SAI determine the rules and procedures for its business (e.g. procurement)? o yes
o no
8.12. Can the SAI purchase and pay for external expertise (when needed)? o yes
o no
870.000_11_beilage 2_quest.docx
40
Lecciones Aprendidas – Anexo
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 19
8.13. Have there been any extraordinary changes in the SAI’s budget after approval within the last three years? o yes
o no
8.14. How has the SAI’s budget developed within the last three years (see also Annex A) Fact & Data Sheet) in relation to the state budget? 8.15. Are there additional SAI tasks other than auditing? Which resources does the SAI receive for carrying out these tasks and how does it receive these resources? 8.16. Does the SAI have the right of direct appeal to Legislature (parliament), if the resources provided are insufficient for the SAI to fulfill its mandate? o yes
o no
If yes, has the SAI made use of its right to appeal within the last three years? When? What was the outcome?
870.000_11_beilage 2_quest.docx
Lecciones Aprendidas – Anexo
41
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 20
ANNEX A: FACT & DATA SHEET: COMPARISON TABLE Full SAI Name: Legal Basis (constitution/law-name and year): SAI Head - term of office (years): SAI Head - appointed/elected by (body): Current Head of SAI (name): Previous Head of SAI (name): Prior to previous Head of SAI (name): Performance audits (y/n): Other audits (y/n) Audits per year (2013-2015) number: Publication of audit results (y/n and media): Main addressee(s) of reports (e.g. audited entity/Legislature/President/general public): Recommendations in reports (y/n): Possibility of audit requests (y/n): SAI Budget per year (2013-2015): in local currency and in EUR/US$
Staff (full time equivalent, 20132015) number: Staff average age (2013-2015): Staff Budget per year (2013-2015): in local currency and in EUR/US$
Established (year):
SAI Head - possible reappointments (y/n): SAI Head - maximum number of years: Period from – to date (day/month/year): Period from – to (day/month/year): Period from – to (day/month/year): Financial audits (y/n): Average duration of audit (start to report; months): Frequency of reporting (after each audit/annual):
View of audited entity in reports (y/n): State Budget per year (2013-2015): in local currency and in EUR/US$ Auditors (of staff, full time equivalent, 20132015) number: Staff (male/female 2013-2015) number: Average Cost of audit:
in local currency and in EUR/US$ Code of ethics existing in SAI (y/n) / Staff Days in and in use: (y/n) training/education (2013-2015) number: Last External audit / peer review of SAI carried out: (y/n) and year(s) and by:
/
/
/
/
870.000_11_beilage 2_quest.docx
42
Lecciones Aprendidas – Anexo
INTOSAI Lecciones Aprendidas Revisiones entre Pares sobre Independencia
Page 21
ANNEX B: FURTHER DOCUMENTS REQUIRED
•
constitutional/statutory/legal framework (e.g. provincial, regional provisions) relating to questions particularly with regard to Item 1 of the questionnaire
•
organisational chart of SAI
•
if applicable, strategic plan, mission etc. of SAI
•
if applicable, code of conduct/ethics
•
if applicable, (annual) activity report
•
if applicable, audit standards and guidelines
•
if applicable, court cases referring to interferences/claims of SAI
870.000_11_beilage 2_quest.docx
Lecciones Aprendidas – Anexo
43