Manual de Usuario Módulo Facturas y Cuentas Lo Inteligente por Cobrar Hecho Simple

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MANUAL DE USUARIO

SUITE ADMINISTRATIVA MÓDULO FACTURACIÓN

DICIEMBRE 2012

LI Ignacio Hdez. Hdez.

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1. Contenido (Tabla de contenido ) Tema 2. Introducción 2.1 Consideraciones Generales 2.2 Barras de herramientas 3. Objetivo General 4. Acceso al Sistema 5. Ventana principal del módulo 5.1 Menú Principal y Submenús 6. Configuración general del módulo 7. Importación de Series 8. Configuración de Series 8.1 Modificar (corregir) una Serie importada 8.2 Dar de alta una nueva serie 8.3 Cancelar una serie 9. Catálogos 9.1 Catálogo de Clientes 9.1.1 Importar Clientes y Saldos Iniciales 9.1.2 Dar de alta un nuevo cliente 9.1.3. Buscar un Cliente previamente guardado 9.1.4. Modificar los datos de un Cliente 9.1.5. Dar de baja un Cliente 9.1.6. Imprimir listado de clientes 9.2 Catálogo de Vendedores 9.2.1 Dar de alta un nuevo Vendedores 9.2.2. Buscar un Vendedor previamente guardado 9.2.3. Modificar los datos de un Vendedor 9.2.4. Dar de baja un Vendedor 9.2.5. Imprimir listado de Vendedores 9.3 Catálogo de Formas de Pago 9.3.1 Dar de alta una nueva Forma de Pago 9.3.2. Buscar una Forma de Pago previamente guardada 9.3.3. Modificar los datos de una Forma de Pago 9.3.4. Dar de baja una Forma de Pago 9.3.5. Imprimir listado de Formas de Pago 9.4 Catálogo de Bancos 9.4.1 Dar de alta un nuevo Banco 9.4.2. Buscar un Banco previamente guardado 9.4.3. Modificar los datos de un Banco 9.4.4. Dar de baja un Banco 9.4.5. Imprimir listado de Bancos 9.5 Catálogo de Cuenta Bancarias 9.5.1 Dar de alta una nueva Cuenta Bancaría 9.5.2. Buscar una Cuenta Bancaria previamente guardada 9.5.3. Modificar los datos de una Cuenta Bancaria 9.5.4. Dar de baja una Cuenta Bancaria 9.5.5. Imprimir listado de Cuentas Bancarias 9.6 Manejo de Almacenes 9.6.1. Dar de alta un nuevo Almacén 9.6.2. Agregar Productos a un almacén 9.6.3. ¿Qué hacer cuando el sistema muestre el mensaje “El material X no está registrado en el

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Almacén seleccionado? 9.6.4. ¿Qué hacer cuando el sistema muestre el mensaje “No hay Existencia Suficiente del material X en el Almacén seleccionado? 9.6.5. ¿Se pueden realizar salidas de diferentes almacenes en un mismo documento? 9.6.6. ¿Hay un Límite de productos por almacén? 9.6.7. ¿Se pueden repetir claves de productos en un mismo almacén? 9.7 Catálogo de Familias 9.7.1 Dar de alta una nueva Familia 9.7.2. ¿Cómo asignar una Familia? 9.7.3. ¿Un Producto puede pertenecer a más de una Familia? 9.8 Catálogo de Tipos de Productos 9.8.1 Dar de alta un nuevo Tipo de Producto 9.8.2. ¿Cómo asignar un Tipo de Producto? 9.9 Catálogo de Unidades de Medida 9.9.1 Dar de alta Unidades de medida 9.9.2. ¿Cómo asignar Unidades de medida? 9.9.3. Listado de Unidades de Medida Predeterminado 9.10 Catálogo de Tasas de IVA 9.10.1 Dar de alta Tasas de IVA 9.10.2. ¿Cómo asignar una Tasa de IVA? 9.10.3. Listado de Tasas de IVA Predeterminado 9.10.4. ¿Qué hacer si Facturas en la frontera y tu tasa predeterminada es del 11%? 9.11 Catálogo de Proveedores 9.11.1 Dar de alta un nuevo Proveedor 9.11.2. Buscar un Proveedor previamente guardado 9.11.3. Modificar los datos de un Proveedor 9.11.4. Dar de baja un Proveedor 9.11.5. Imprimir listado de Proveedores 9.11 Catálogo de Productos 9.11.1. Importar Productos e Inventario Inicial 9.11.2. Dar de alta un nuevo Producto 9.11.3. Errores al capturar un producto 9.11.4. Buscar un Producto previamente guardado 9.11.5. Modificar los datos de un Producto 9.11.6. ¿Es posible Cambiar la Clave de un Producto? 9.11.7. ¿Cómo Modificar los precios de un producto? 9.11.8. ¿Cómo Cambiar las Existencias de un producto? 9.11.9. ¿Cómo Cambiar el Costo de un producto? 9.11.10. Métodos de Costeo. 9.11.12. Dar de baja un Producto 9.11.13. Imprimir listado de Producto 9.12. Catálogo de Monedas 9.13. Catálogo de Sucursales 9.13.1 Dar de alta una nueva Sucursal 9.13.2. Buscar una Sucursal previamente guardada 9.13.3. Modificar los datos de una Sucursal 9.13.4. Dar de baja una Sucursal 9.13.5. Imprimir listado de Sucursales 9.14. Configuración de Comisiones de Vendedores 9.15 Contabilidad 9.15.1. Cuentas contables

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9.15.2. Generar Pre Pólizas 9.15.3. Imprimir la Póliza Generada 9.15.4. Listado de Pólizas 9.16 Movimientos 9.16.1. Cargar Saldo inicial de clientes.

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2. Introducción La Suite Administrativa es un Sistema integral desarrollado en módulos, que le permite tener un control total de las operaciones de su empresa Entre sus características más importantes tenemos:        

Está orientado principalmente a la Facturación electrónica para los Esquemas CFD, CFDI y CBB Es una Aplicación Cliente/Servidor Es Amigable y Fácil de usar Es un sistema multiempresas Permite el Manejo de Multi-monedas Permite el Manejo de Multi-Almacenes Permite el manejo de sucursales dentro de la misma empresa. Permite crear Cotizaciones, Pedidos, Remisiones, Facturas, Notas de Crédito y Notas de Cargo

Siempre que tenga una duda debe de recurrir a este manual el cual es una guía de la metodología que se debe seguir para usar adecuadamente nuestra aplicación. 2. Consideraciones Generales. Antes de comenzar a ocupar el sistema verifique lo siguiente: La configuración regional y de idioma debe de estar en Español México, en caso contrario puede tener algunos problemas a la hora de trabajar con la aplicación. Principalmente con las cantidades monetarias superiores a 999, o en el manejo de fechas. Debe Registrar su empresa y Configurar las opciones que desea se apliquen en las operaciones diarias que se hagan en el sistema. Importar o dar de alta las series con las que realizara Facturas, Notas de cargo, Notas de Crédito, Remisiones, etc. Revisar que impresoras tienes dadas de alta para los reportes que se imprimirán desde la aplicación. Para poder realizar documentos electrónicos en el esquema CFDI es necesario contar con una conexión a internet. Durante todo el manejo del sistema usted va a interactuar un entorno grafico semejante en cuanto a su estructura y su manejo. La mayoría de estas ventanas tienen una barra de herramientas, botones y formularios que considero es necesario explicar antes de continuar. Cuando entre a una ventana algunos de los botones aparecerán activos y otros no, esto depende de dos cosas, la primera de la operación que por lógica puede hacer el usuario en ese momento y la otra de los permisos que el mismo usuario tenga dentro del sistema. En el primer caso imagine que entra a la ventana de catálogo de Clientes, por default el sistema permite que el usuario de click sobre nuevo, búsqueda o imprimir,

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pero no en grabar, eliminar o modificar ya que no existe ningún registro activo en ese momento, necesitaría primero buscar o seleccionar alguno y posteriormente eliminarlo o modificarlo. Para el segundo caso, depende de los privilegios asignados al usuario, es decir si tiene permisos de: a) b) c) d) e) f)

Acceso Alta Baja o eliminación Modificar o Actualizar Imprimir Consulta de Registros

En caso de tener privilegios de administrador el usuario podrá hacer todo esto en cualquier formulario.

Barra de Herramientas. La barra de herramientas es similar en la mayoría de los formularios, así es que vamos a identificar cada uno de sus elementos:

.

Imagen 1

Botón Nuevo. Con este botón se dará de alta un nuevo registro dentro del catálogo que se encuentre el usuario en ese momento. Note que los cuadros de textos se limpiarán y el usuario podrá escribir los datos requeridos por el formulario. Al dar click en este botón se activará los botones de Grabar y Cancelar. Tecla Acceso Rápido F8 Botón Guardar. Este Botón se activa una vez que el usuario da click en el botón nuevo o en el botón modificar, la función de este botón es que los datos escritos en el formulario se graben en la base de datos y queden almacenados para su uso posterior. Tecla Acceso Rápido F9 Botón Editar. También conocido como de modificar, este botón se utiliza cuando ya existe un registro grabado en la base de datos pero se desea cambiar datos de ese registro. Por ejemplo para modificar la dirección o el teléfono de un cliente. Tecla Acceso Rápido F10 Botón Eliminar. Este botón Cancela un registro de la base de datos, debemos tener mucho cuidado con su uso puesto que al Cancelar un registro ya no se podrá usar en los demás módulos. Tecla Acceso Rápido F11 Botón Buscar. Con este botón se realiza la búsqueda de un registro que ya fue dado de alta previamente, la función de este botón es visualizar un listado con todos los registros dados de alta y por medio de las opciones de filtrado que presenta el formulario ir obteniendo la información cada vez más selecta de tal manera que llegue el usuario a seleccionar el registro que está buscando y visualice toda las información del mismo en el formulario de captura para poder realizar posteriormente alguna modificación del mismo (en caso necesario). Tecla Acceso Rápido F12 Botón Imprimir. Este Botón permite mandar a impresora el listado de los registros del catálogo actual. Seleccionando previamente el rango de valores a imprimir. Botón Cancelar. Este Botón como su nombre lo indica permite cancelar la acción actual del usuario y limpiar el contenido de los cuadros de texto, por ejemplo el usuario necesita dar de alta un registro, pero a la mitad del proceso desea salirse, la acción correcta es cancelar la edición del registro y posteriormente salir de la ventana.

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3. Objetivo General Este manual se creó con el objetivo de ayudar a los usuarios que utilicen la SUITE ADMINISTRATIVA SIFEI en el manejo diario de sus operaciones relacionadas con los clientes, facturación y cuentas por cobrar. En este manual, se explica a detalle las ventanas y procesos que conforman este Módulo. Se recomienda leer detenidamente este manual para comprender mejor los procesos involucrados con éste módulo y así sacar el mayor provecho posible a la aplicación. 4. Acceso al Sistema y Pantalla de Inicio. Objetivo. Dar a conocer al usuario los elementos de la ventana de inicio, así como su funcionamiento. Alcance: Permitir que el usuario maneje adecuadamente los diferentes elementos de esta ventana. Para poder acceder al sistema, utilice el icono de acceso directo que aparece en el escritorio de Windows, dando doble clic sobre el mismo.

DAR DOBLE CLICK

Imagen 2

Algunas veces el icono aparece anclado a la barra de tareas.

Imagen 3

O bien dentro del botón inicio

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Lo primero que el sistema mostrará es la ventana de identificación del usuario, en ésta, se deberá escribir el nombre de usuario y contraseña asignado por el administrador del sistema, así como seleccionar la empresa en la cual desea trabajar (Vea el módulo de Seguridad para administrar empresas). Cabe mencionar que el nombre de usuario y principalmente la contraseña la debe de escribir tal cual se la asignaron, tomando en cuenta las reglas de creación de contraseñas seguras: 8-12 Caracteres, Letras Mayúsculas, minúsculas, números, símbolos, etc., en caso de ser necesario. Si el usuario no escribe correctamente sus datos, el sistema le mandará un mensaje y no le permitirá entrar al sistema. Imagen 5

Si por alguna razón no se muestra la pantalla con el menú principal, puede verificar lo siguiente (posibles causas): a) Que el usuario escrito, esté dado de alta (registrado) en la base de datos del sistema. b) Que el nombre de usuario y contraseña estén escritos correctamente. c) Si el equipo está en una red, que éste tenga acceso a la misma. 5. Pantalla Principal. Objetivo. Mostrar al usuario el uso adecuado de ésta pantalla para poder acceder a todos y cada uno de los catálogos, Movimientos, reportes, utilerías del módulo de Facturación y Cuentas por Cobrar. Alcance: Permitir el acceso a las diferentes ventanas con las que cuenta el módulo y validar el acceso a dichas ventanas de acuerdo al perfil de usuario. La ventana principal muestra un menú por medio del cual los usuarios podrán acceder a las demás ventanas donde se realizan las operaciones y procesos de este módulo. Se divide en varias partes importantes: Catálogos, Movimientos, Informes, Herramientas, Acerca de, Ayuda y Salir.

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Cada uno de estos elementos y sus respectivos subelementos pueden estar habilitados o no dependiendo de los permisos de acceso del perfil al que pertenece el usuario en turno. También tiene una barra de herramientas que se explicó en un principio. El menú Catálogos tiene las siguientes opciones: Imagen 7

El Menú movimientos tiene las siguientes opciones: Imagen 8

El menú Informes cuenta con las siguientes opciones:

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El menú Herramientas cuenta con las siguientes opciones:

Imagen 10

La “ventana acerca de” nos muestra información la aplicación y del sistema, como versión, derechos reservados, etc.

Imagen 11

El menú de Ayuda, contiene información del manejo del sistema (manual electrónico).

pero almacenado en archivos

6. Configuración General del módulo. Objetivo. Mostrar al usuario como debe de configurar la aplicación en el módulo de Facturación y cuentas por cobrar, antes de usarse, de este modo tener un uso adecuado de los procesos y herramientas que tiene la aplicación.

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Alcance: Permitir al usuario configurar correctamente como se va a manejar los procesos del módulo, como es: el esquema de facturación, los datos de la empresa (Nombre y domicilio fiscal, la ubicación de los buzones de entrada, salida, etc.)

. Imagen 12

En esta ventana sólo se pueden editar datos de la empresa que se seleccionó en un principio, no se permite dar de alta una nueva empresa,

Nota. Si desea dar de alta una nueva empresa, use el módulo de Seguridad. Para editar los datos de la empresa, vea el siguiente procedimiento: Si es la primera vez que entra al módulo y va a registrar los datos de su empresa haga lo siguiente: 1) De Click en el Botón editar de la barra de herramientas, para desbloquear los campos de la ventana. 2) Debe de escribir la información de la empresa como se menciona a continuación, todos excepto la imagen del logo, este se hará en un segundo paso. a. Verifique que el Id de empresa sea el No. 1 pues es la empresa principal dentro del sistema, con la que se registró en SIFEI. b. Nombre Corto, es el nombre con el que aparecerá en la lista de empresas a la hora de ingresar al sistema (en el caso de que den de alta varias empresas)

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c.

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g. h. i. j. k.

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Razón Social. Es el nombre con el que está dado de alta la empresa o persona física en hacienda, debe de escribirla tal cual la dio de alta, ya que este nombre es el que aparecerá en sus facturas y demás documentos electrónicos. Tipo de Contribuyente. Aquí hay que seleccionar de la lista entre persona física y moral dependiendo de la empresa que esté registrando. RFC. Dependiendo del tipo de contribuyente deberá escribir el RFC de 12 o 13 caracteres, al igual que la razón social, este campo debe de escribirse tal cual se dio de alta en hacienda. Régimen. Esta campo de igual forma es obligatorio, y debe de escribir la descripción del régimen a la que pertenece la empresa que está registrando, por ejemplo: “PERSONAS MORALES CON FINES NO LUCRATIVOS”, “REGIMEN GENERAL DE LEY PERSONAS MORALES” Fecha de Constitución. Es un campo opcional y se refiere a la fecha en la que se dio de alta la empresa en hacienda. Giro. Campo opcional para indicar a que se dedica la empresa. Email. Correo electrónico de la empresa, mismo que aparece en algunas impresiones de documentos como cotizaciones, remisiones, etc. es un campo opcional. Teléfonos. Campo opcional para registrar 1 o más teléfonos de la empresa, al igual que el Email, este dato también aparece en la impresión de algunos documentos. Página Web. Campo opcional para indicar la dirección de la página web de la empresa, en caso de contar con alguna, también aparece impresa en algunos documentos impresos.

Domicilio de la Empresa. a. Calle. Campo obligatorio se tiene que indicar la calle del domicilio fiscal de la empresa que se está registrando, debe ser tal cual se registró ante hacienda. b. No. Exterior. Campo obligatorio, debe de escribir el número del domicilio fiscal de la empresa que está registrando, si el domicilio no tiene número, escriba SN (sin número) c. No. Interior. Campo opcional, debe escribir el numero interior del domicilio de la empresa que esta dando de alta, si no tiene, debe dejar el campo vacío. d. Colonia. Campo Obligatorio, debe de escribir la colonia del domicilio fiscal de la empresa que está dando de alta. e. Ciudad. Campo Obligatorio, escriba el nombre de la ciudad o municipio del domicilio fiscal de la empresa que está registrando. Como máximo puede escribir hasta 50 caracteres. f. Estado. Campo Obligatorio, debe seleccionar el estado al que pertenece la empresa que está registrando, si la lista de estados está vacía, verifique el catálogo de estados, porque seguramente no ha registrado ninguno. g. País. Seleccione el país México. h. Código Postal. Campo Obligatorio, en este campo debe de escribir 5 números que forman el código postal, si su código tiene 4 números únicamente, escriba un cero antes para completar los 5 números. Datos del Representante legal. Todos estos campos son opcionales, si no los tiene a la mano o no los quiere escribir no hay ningún problema. a. Nombre. Debe escribir como máximo 100 caracteres. b. RFC. Debe escribir 13 caracteres (Persona física) c. Curp. Debe de escribir como máximo 20 caracteres.

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d. Poder Notarial. Debe de escribir como máximo 40 caracteres. Campos de Sucursal. a. Es sucursal. Seleccione esta casilla si la empresa que se dio de alta tiene una sucursal y la sucursal es la que va a facturar, esto con el objetivo de que cuando facture el sistema agregue el campo Expedido en, aparte de la dirección de la matriz b. Calle. Campo obligatorio, solo si la empresa es sucursal; se tiene que indicar la calle del domicilio fiscal de la sucursal, debe ser tal cual se registró ante hacienda. c. No. Exterior. Campo obligatorio, solo si la empresa es sucursal; debe de escribir el número del domicilio fiscal de la sucursal que está registrando, si el domicilio no tiene número, escriba SN (sin número) d. No. Interior. Campo opcional, debe escribir el numero interior del domicilio de la sucursal que esta dando de alta, si no tiene, debe dejar el campo vacío. e. Colonia. Campo Obligatorio, solo si la empresa es sucursal; debe de escribir la colonia del domicilio fiscal de la sucursal que está dando de alta. f. Ciudad. Campo Obligatorio, solo si la empresa es sucursal; escriba el nombre de la ciudad o municipio del domicilio fiscal de la sucursal que está registrando. Como máximo puede escribir hasta 50 caracteres. g. Estado. Campo Obligatorio, solo si la empresa es sucursal; debe seleccionar el estado al que pertenece la sucursal que está registrando, si la lista de estados está vacía, verifique el catálogo de estados, porque seguramente no ha registrado ninguno. h. País. Seleccione el país México. i. Código Postal. Campo Obligatorio, solo si la empresa es sucursal; en este campo debe de escribir 5 números que forman el código postal, si su código tiene 4 números únicamente, escriba un cero antes para completar los 5 números. Documentos Electrónicos. a. Esquema. Debe seleccionar el tipo de esquema a usar para facturar. CFD si empezó a facturar antes del 31 de Diciembre de 2010, CFDI para quienes empezaron a facturar después del 1 de Enero de 2011,CBB para las representaciones impresas con códigos de barras bidimensional. b. Rutas donde se almacenan los documentos electrónicos. Xml y Pdf de los documentos generados por el Buzón Sifei de facturas, notas de crédito y notas de cargo, debe de copiar y pegar la ruta de las carpetas o bien usar los botones que están a un lado de cada elemento, para seleccionar la ubicación de las carpetas. Si el Buzón SIFEI, está instalado en un máquina diferente o si se va a ocupar por varias estaciones de trabajo, la ruta deberá ir mapeada: Facturas XML: \\Desa23-pc\sifei\SifeiBuzon\Buzon Sifei\Buzones\Entrada\FA\XML Facturas PDF: \\Desa23-pc\sifei\SifeiBuzon\Buzon Sifei\Buzones\Entrada\FA\PDF NOTAS DE CREDITO XML: \\Desa23-pc\sifei\SifeiBuzon\Buzon Sifei\Buzones\Entrada\NC\XML NOTAS DE CREDITO PDF: \\Desa23-pc\sifei\SifeiBuzon\Buzon Sifei\Buzones\Entrada\NC\PDF NOTAS DE CARGO XML: \\Desa23-pc\sifei\SifeiBuzon\Buzon Sifei\Buzones\Entrada\NCA\XML

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NOTAS DE CARGO PDF: \\Desa23-pc\sifei\SifeiBuzon\Buzon Sifei\Buzones\Entrada\NCA\PDF LAYOUTS SALIDA: \\Desa23-pc\sifei\SifeiBuzon\Buzon Sifei\Buzones\Salida IMÁGENES (LOGOS Y PRODUCTOS): \\Desa23-pc\sifei\Suite\Imagenes EJECUTABLE DE BUZÓN: \\Desa23-pc\sifei\SifeiBuzon\Buzon Sifei\

Nota. Observe que todas las rutas terminan con un nombre de carpeta sin embargo la ruta del Ejecutable de Buzón termina con una diagonal. Configuración General. a. Compra de mercancía (aduanas). Debe seleccionar este campo si compra directamente mercancía en el extranjero y esta pasa por una aduana, junto con un campo del catálogo de productos (Es importado?) hace que el módulo de facturación solicite información aduanera a la hora de facturar, como Nombre de la aduana, Numero y Fecha de Pedimento. b. Facturar sin existencias. Este campo es muy importante, si no usan el módulo de inventarios, o si no tiene dado de alta un inventario físico correcto y actualizado, debe de seleccionar esta opción, en caso contrario cada que haga una remisión o factura, el sistema le indicará que no hay existencia suficiente para poder grabar el movimiento. c. Validar que el precio de venta sea menor que el costo. Si esta opción está seleccionada el sistema verifica a la hora de vender (remisiones y facturas) que ningún precio sea menor que el costo del producto en cuestión. d. Conversión automática de precios. Esto es para cuando se usan monedas extranjeras y ya se tiene un tipo de cambio, a la hora de hacer documentos en automático el sistema muestra el precio y los importes ya convertidos según el tipo de cambio establecido para esa moneda. Se debe capturar al inicio del dia el tipo de cambio para las diferentes monedas extranjeras. e. Manejo de Adenda. Sirve para indicar si el sistema va a mostrar el apartado correspondiente a la adenda, cabe mencionar, que si se va a usar una adenda, requiere que el sistema se personalice con la información requerida por el cliente para esa adenda. f. Unidad de red, usuario y contraseña. Esta información es necesaria si su red esta configurada para que cada vez que copie archivos entre 2 equipos solicita un usuario y contraseña, se sugiere que se escriba aquí para que el sistema no le marque errores a la hora de copiar y pegar archivos. g. Aviso de Folios agotados. Esta opción sirve para que el sistema mande un alerta cuando los folios adquiridos están llegando a su fin, para eso debe de indicar el porcentaje que el sistema considerará para el aviso por ejemplo si compro 1000 folios y quiere que cuando lleve consumidos 900 entonces deberá de poner 10% para que cuando el sistema verifique que le quedan 100 folios le mande un alerta.

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h. Redondeo. Este campo se usa para indicar si se desea que el sistema redondee los totales de los documentos como remisiones, facturas, etc. por ejemplo si el importe de la factura es de 3425.91 que se visualice 3246.00 tiene 2 variantes: -0.5 + 0.5 o +0.5, la diferencia es que el primero es más justo, a veces redondea hacia arriba o hacia abajo según sea el importe, en el segundo caso siempre redondea hacia arriba, y la empresa nunca pierde. i. Impresión del CBB. Solo aplica si el esquema es 3 (Código de Barras Bidimensional), y sirve para indicar si el reporte de la factura impresa es tamaña carta o en formato de ticket. 3) Revisar los datos escritos y dar click en el botón grabar de la barra de herramientas. Si desea cambiar cualquier campo incluyendo la imagen haga lo siguiente: 1) De Click en el Botón editar de la barra de herramientas, para desbloquear los campos de la ventana. 2) Modifique los datos requeridos, en el caso del logo de la empresa se debe de hacer primero lo antes mencionado para que ya las rutas hayan quedado establecidas, de Click en el botón examinar y seleccione la imagen que desee aparezca como logo. Se debe seleccionar imágenes con extensiones jpf, gif o bmp, otros formatos no los acepta y en un tamaño no muy grande, se recomienda 300 x 200 pixeles. 3) Revisar los datos modificados y dar click en el botón grabar de la barra de herramientas. 7. importación de Series. Objetivo. Permitir dar de alta las series que se van a ocupar para los documentos electrónicos como facturas, notas de cargo o notas de crédito. Alcance: Sólo se podrá realizar si previamente las series fueron dadas de alta en el Buzón SIFEI. Para llevar a cabo este proceso, siga los siguientes pasos: 1. Registre la empresa en el sistema (tal cual lo indicamos anteriormente) 2. En el Buzón SIFEI, registre las series con las que se va a facturar

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3. Ingrese al Menú Herramientas  Importación de series. 4. De Click en el botón Procesar. Se mostrarán las series registradas en el buzón SIFEI. 5. Debe de escribir en la última columna el tipo de comprobante, si es factura escriba 1, si es nota de crédito escriba 2 y escriba 3 si es una nota de cargo. 6. Al terminar de escribir estos números, de Click en el botón actualizar. 7. Con esto queda terminado el proceso y ahora si puede uno empezar a emitir documentos electrónicos.

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8. Configuración de Series. Objetivo. Permitir dar de alta las series que se van a ocupar para los documentos como remisiones o Tickets en el punto de venta, con el fin de poder reiniciar el folio de estos documentos cuando lleguen a una numeración en particular. También se utiliza para modificar las series de documentos electrónicos importados, por si se equivocaron en el tipo de documento. Alcance: Sólo se podrá utilizar una serie de remisiones y Tickets a la vez, para poder cambiar de serie, tiene que cancelar la actual y dar de alta una nueva. Ingrese al Menú Herramientas  Configuración de series, se mostrará la siguiente ventana: Imagen 16.

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8.1. Modificar (Corregir) Series. Si va a modificar (corregir) una serie importada, haga lo siguiente: 1. De click en el botón buscar, y seleccione de la lista la serie a modificar: Imagen 17.

2. Modifique los campos necesarios, si es una serie importada solo debe de cambiar el tipo de Documento, y esto es antes de empezar a crear documentos electrónicos. Si cambia algún otro dato, corre el riesgo de que el buzón SIFEI rechace el documento enviado porque no coincide la información con la que tiene almacenada. O bien si cambia los números de folios puede que en un momento determinado también se los rechace porque supero el número de folios permitidos y asignados desde el portal SIFEI. Otros campos que podría modificar son los folios del SAT esto únicamente para el esquema CFD, pues puede que en el SAT haya solicitado aprobación para 3000 folios pero en SIFEI solo adquirió 1000. 3. Revise los datos modificados y de click en grabar. 8.2. Dar de alta una nueva Serie. Si va a registrar una nueva serie de remisiones o tickets (recuerde previamente cancelar la serie actual). También puede dar de alta una serie de un documento electrónico en lugar de importar las series, haga lo siguiente: 1. De click en el botón nuevo, para desbloquear los campos a llenar 2. Escriba la(s) letra(s) con las que se identificará la serie. 3. Indique el tipo de comprobante (Facturas, Notas de Crédito, Notas de Cargo, Remisiones, Tickets de venta). 4. Llene los campos que se mencionan a continuación. a. Folio inicial SAT. Solo para esquema CFD, y debe de indicar el número de folio inicial de la serie que le aprobaron en el SAT. Si le aprobaron 3000 folios del 1 al 3000 con el número de aprobación 233481 en el año 2010, en este campo debe de escribir “1” b. Folio Final SAT. Solo para esquema CFD, y debe de escribir el número de folio final de la serie que le aprobaron en el SAT, en el ejemplo anterior debe de escribir “3000” c. Folios Utilizados SAT. . Solo para esquema CFD, se refiere a cuantos folios ha utilizado de esa serie, si nunca la ha utilizado el valor a poner es cero. Si ya utilizo algunos en otro programa debe de poner el Folio siguiente. Esto es porque no pude emitir 2 documentos electrónicos con el mismo folio. d. Folio inicial SIFEI. Es el número del primer documento que hará con esta serie en este programa que está configurando. Si decíamos que ya ha utilizado 3 folios en otro programa, debería de poner 3. e. Folio Final SIFEI. Siguiendo en los ejemplos anteriores, debería poner 1003 y así consumiría 1000 folios del 1000 al 1003. Observe que si es posible poner 1003 debido a que el SAT nos aprobó 3000, y a SIFEI le compré 1000 folios. En caso de haber solicitado 1000 y ya lleva 3 en otro programa y en SIFEI compra 1000 folios debería de poner del 3 al 1000, folio final 1000, ya que no podría emitir el Folio 1001 porque no se lo aprobaron en el SAT (Aplica nada más para el esquema CFD o CBB)

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f.

Folios Utilizados SIFEI. Este campo nos indica cuantos folios han sido utilizados de los comprados a SIFEI, siguiendo con el ejemplo anterior antes de comenzar debe ser cero, cuando vayan en el folio 1000, este campo tendría el valor de 997, (3 al 1003) g. No. de Certificado. Este campo debe de tener el número de certificado de Sellos digitales proporcionado por el SAT para evitar una error común y poner el número de certificado de su firma fiel se recomienda mejor importar las series del buzón utilizando un proceso explicado anteriormente. Para las series de remisiones y tickets no son necesarios estos campos. h. Núm. De Aprobación. Este campo es proporcionado por el SAT y nada más aplica para los documentos electrónicos CFD y CBB. i. Año de Aprobación. Campo obligatorio para el esquema CFD, nos indica el año en que aprobaron la serie para emitir documentos electrónicos. j. Vigencia del al: este dato también lo proporciona el SAT, normalmente es de 2 años, si en ese tiempo aún no se termina los folios que le aprobaron, debe de solicitar otros. Aplica solo para esquema CFD y CBB. 5. Revise la información capturada y de click en el botón guardar. 6. El sistema deberá mostrar un mensaje indicando si el proceso se efectuó con éxito o por alguna razón no se grabó Para imprimir un listado de las series registradas en el sistema, de click en el botón imprimir de la barra de herramientas, el sistema le mostrará el siguiente reporte.

Imagen 18.

8.3. Cancelación de Series. Para cancelar o dar de baja una Serie, siga los siguientes pasos. 1) De click en el botón buscar de la barra de herramientas, el sistema le mostrará una lista con las series dadas de alta en el sistema. 2) Seleccione una de la lista dando doble click, para regresar a la ventana anterior y el sistema muestre la información de la serie seleccionada 3) De click en el botón eliminar de la barra de herramientas. el sistema le preguntará si está seguro de continuar. 4) Si el proceso se realizó con éxito la serie quedará cancelada en el sistema. 9. CATÁLOGOS. Aquí se pueden dar de alta todos los productos, clientes, proveedores, vendedores, etc. que se van a ocupar para realizar las actividades

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diarias de compra – venta de productos y servicios. Esta información ordenada y clasificada, son la base para el funcionamiento del resto del programa. 9.1. Catálogo de Clientes. En este catálogo se debe de registrar de manera detallada la información de cada cliente, para que sea útil cuando se realicen documentos como remisiones, facturas, notas de cargo y notas de crédito, etc. 9.1.1. Importación de Clientes y Saldos Iniciales. Este proceso se debe realizar solo una vez antes de empezar a ocupar el sistema su objetivo es migrar la información que tenga de los clientes de un sistema anterior o los datos que llevasen de manera manual y pasarlos al sistema, si el cliente tiene un adeudo, este adeudo se pasará como un saldo inicial y podrá cobrarlo mediante la herramienta de recepción de cobros. Nota. Una vez iniciado actividades con el sistema, es decir hacer documentos de remisiones, facturas, etc, ya no es posible realizar este proceso, al menos no se aconseja ya que el sistema reiniciará el saldo inicial de los clientes y el saldo generado por los movimientos realizados se perderá. Y se asignará una nueva fecha como inicio de actividades para los clientes en el momento en que se realice la migración, esto ocasionará que los reportes de movimientos de clientes no coincidan en fechas y los saldos podrían ser erróneos. Para entrar de click en el menú Movimientos  Saldos Iniciales de Clientes, el sistema mostrará la siguiente ventana

Imagen 19.

Para llevar a cabo el proceso, siga los siguientes pasos: 1) Descargue el archivo de Excel que tiene el formato y estructura con la cual deberá llenar o capturar la información, de click en el botón 1.Descargar. Guarde el archivo en alguna carpeta donde le sea fácil localizarlo posteriormente cuando lo vaya a utilizar. 2) Abra el documento previamente guardado y llene las columnas que ahí se solicitan, tomando en cuenta las indicaciones que se encuentran en la pare derecha de la hoja de Excel. Entre la cuales están: a. No dejar espacios en blanco entre registros, esto supondrá el fin del archivo, significa que si tiene 100 clientes, los escriba de manera contigua, línea a línea sin dejar líneas en blanco, el sistema empieza a contar a partir de la línea 4, hasta encontrar una fila en blanco.

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b. No se permiten duplicar Claves (DE 1 A 10 Caracteres, si son mas caracteres, el sistema truncará la clave únicamente a 10), las claves de los clientes, deben tener entre 1 y 10 caracteres, y puede llevar letras o números, y no debe de capturar 2 o mas clientes con la misma clave. c. Tipo de Contribuyente "F" Persona Fisica, "M" Persona Moral. Para la columna tipo de contribuyente, debe de escribir la letra F o M dependiendo si es Física o Moral. d. Lista de Precios use un número del 1 al 5 según catálogo de productos. En el catálogo de productos se pueden asignar hasta 5 precios para cada producto o servicio, en esta columna debe de indicar con cual es esas 5 listas de precios se va a relacionar el cliente. e. Código Postal 5 Dígitos. Debe de capturar siempre 5 números para el código postal, si el código postal del cliente tiene 4 números, escriba un cero al inicio. f. Los Campos con * son obligatorios. Todas las columnas que tienen un asterisco en el encabezado no pueden quedarse vacios. g. Días de Crédito. Escribir un numero de la lista de abajo (IdForma de pago), según sean los días de crédito del cliente. Previo a esto revise el catálogo de formas de pago, donde de manera predeterminada hay algunos registros como Contado, cero días, 8 días, 15 días, etc. Utilice estos valores para llenar la columna del archivo, Si desea poner unos días de crédito que no están en el catálogo de formas de pago, debe de agregarlo previamente. h. Para el estado use un número según la lista siguiente. Para el campo estado no se debe escribir el nombre del estado si no un numero asociado, mismo que se describe en el archivo de Excel. i. Si los clientes no tienen saldo o no desea ingresarlo al sistema escriba un cero en la columna de saldo. j. Verifique que el RFC esté bien escrito siendo de 12 o 13 caracteres. Recuerde que el ultimo carácter debe ser un numero 0-9 o letra A o B, comúnmente se comente el error de cambiar una letra “O” por el cero, o una letra “S” por el cinco Imagen 20.

3) Cuando termine de capturar sus clientes o Copiado y pegado desde otro archivo, revise la información y grábelo. 4) Regrese al sistema y proceda a importar este archivo, para ello de click en el botón Importar. El sistema tomará la información del archivo de Excel y la mostrará en la ventana de importar clientes. Si el sistema encuentra errores en la información mostrará mensajes como el RFC de la fila “X” no es correcto, falta el código postal de la fila “X”, si deja así el archivo, ese registro no se subirá a la base de datos. Lo que se recomienda es abrir el archivo de Excel y modifique los datos que le indicó el sistema, una vez corregidos vuelva a ejecutar este paso.

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5) Si el sistema ya no le manda ningún mensaje de error, de click en el botón grabar para terminar el proceso. 9.1.2. Dar de alta un nuevo Cliente. Para entrar al catálogo, de click en el menú catálogos  Clientes, el sistema mostrará la siguiente ventana:

Imagen 21.

Siga los siguientes pasos para dar de alta a un nuevo cliente: 1. De Click en el botón nuevo para desbloquear los campos que hay que llenar. El sistema asignará el valor del campo Id, que es una valor numérico auto incrementable. Este campo esta oculto y solo es de uso interno para el sistema. 2. Escribir cada uno de los siguientes campos, tome en cuenta los observaciones que se indican en cada campo: a. IdCliente. Este campo es obligatorio, es la clave con la cual identificará al cliente dentro del sistema. Debe escribir de 1 a 10 caracteres usando letras, números, o caracteres especiales. Se

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recomienda no usar espacios intermedios, y de preferencia usar los números que asigna el sistema de manera determinada. No debe duplicar una misma clave para 2 o más clientes. b. Status. Este campo nos indica si el cliente esta Activo o inactivo dentro del sistema, para que el cliente pueda ser usado en los demás módulos debe estar en Status Activo, en la ventana para indicar que esta activo debe de seleccionar la casilla que hace referencia al status. c. Tipo de Contribuyente. Debe seleccionar si es una persona física o moral. d. RFC. Dependiendo del tipo de contribuyente debe de capturar el RFC de manera correcta para el cliente que está dando de alta (de 12 caracteres para personas morales o 13 caracteres para personas físicas). Recuerde que si es persona física llevan la siguiente estructura AAAA000000XXX, 4 letras, 6 números (2 para año, 2 mes, 2 día) de la fecha de nacimiento y después 3 para homo clave que pueden ser letras o números pero el ultimo debe ser un numero del 0 al 9 o letra A o B únicamente, de todos modos es mejor tomarlo directamente de la cédula del cliente. Si el cliente no está registrado en hacienda, debe de hacerle una factura como cliente Publico en general o bien dándolo de alta con el RFC genérico de publico en general (XAXX010101000) aunque los demás datos sean del cliente. Si el cliente es extranjeros debe de usar el RFC genérico XEXX010101000. e. Nombre del cliente o Razón social. Escriba el nombre del cliente con el que esta registrado en hacienda, con este nombre saldrán los documentos electrónicos generados para este cliente. Puede escribir letras, números, de 1 a 100 caracteres. Domicilio Fiscal. El domicilio fiscal es un dato muy importante pues va incluido en el documento electrónico, y para que sea válido debe estar capturado correctamente. De preferencia tomarlo de la copia de la cedula fiscal del cliente para asegurarse que toda la información capturada sea la correcta. a. Calle. Nombre o número de calle es un campo obligatorio y no puede quedarse en blanco, para el caso de un cliente de público en general puede escribir “domicilio conocido” o bien la calle de la dirección del cliente. Puede escribir como máximo 100 caracteres, letras, números, guiones. b. No. Exterior. Es un campo obligatorio, puede escribir de 1 a 25 caracteres, si el cliente no tiene un número se recomienda poner “SN” o S/N” c. No Interior. Es un campo opcional en donde puede escribir de 1 a 25 caracteres. Si el cliente no tiene este dato, se puede dejar en blanco. d. Colonia. Es un campo obligatorio, en el cual puede poner de 1 a 100 caracteres. e. Código Postal. Campo obligatorio donde debe de escribir exactamente 5 números. Si el código del cliente solo tiene 4 escriba un cero antes de los 4 dígitos que tiene. f. Ciudad. Escriba el nombre de la cuidad o municipio de la dirección del cliente, puede escribir como máximo 80 caracteres. g. Estado. Campo obligatorio debe de seleccionar el estado al cual pertenece la ciudad del cliente. h. País. Seleccione México si es un cliente nacional o escriba el país de origen del cliente, recuerde que el RFC está relacionado con este campo. Si escribe el nombre del país, solo tiene un espacio de 50 caracteres. Datos de localización. Como su nombre lo indica esta información es para saber como comunicarnos con el cliente.

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a. Teléfonos. Pueden escribir 1 o más teléfonos, tenemos un espacio de 50 caracteres. Es un campo opcional b. Fax. Campo opcional, pueden escribir de 1 a 50 caracteres. No importa el formato, (01) 271 7163262 715-67-89 c. Email. Dirección de correo electrónico, la cual se va a utilizar para enviar cotizaciones desde el sistema, recuerde que la cuenta de correo debe de cumplir con ciertas reglas como el nombre de usuario, debe tener un arroba @, y el host o compañía que nos proporciona el servicio de correo, es un campo opcional y debe de escribir como máximo 80 caracteres. Si el correo del cliente se escribe de manera incorrecta el sistema mostrará mensajes al usuario haciéndoselo saber. d. Contacto. Es el nombre de la persona con la cual tenemos trato en la empresa de ese cliente, si es persona física puede ser el mismo nombre del cliente y puede dejarse en blanco. Es un campo opcional y puede escribir como máximo 80 caracteres. Datos comerciales. a. Límite de crédito. Este campo es un valor numérico que nos permite al sistema avisarnos que importe como máximo debe te tener en sus ventas a crédito, si le deja valor cero quiere decir que no tiene límite de crédito. Escriba el valor sin comas no signo de pesos, por ejemplo: 45000.00. Cuando haga una factura o una remisión a crédito el sistema evaluara el saldo mas el importe de la venta actual y determinará si ya sobrepasa ese límite de crédito b. Saldo. Es el saldo actual del cliente, cuando se da de alta, por lo regular es cero, sin embargo si el cliente ya lo tenían en otro sistema, puede tener un saldo inicial. Cuando consulte un cliente este campo queda bloqueado, es decir, que no se puede modificar directamente, solo con un movimiento que incremente su importe como una venta o lo disminuya como un pago o una nota de crédito. c. Días de Crédito. Este campo nos permite indicar cuantos días le vamos a dar a nuestro cliente para que liquide sus facturas. Puede de ser contado o 8,15, 30 etc. días de crédito. Este campo es importante porque a la hora de hacer una remisión o factura el usuario que captura ya no tiene que estar acordándose de este dato pues el sistema lo asigna de manera automática, sin embargo se puede cambiar a la hora de hacer el documentos. Campo opcional. d. % de Descuento. Es el valor que nos indica si un cliente siempre se le va a aplicar un descuento general en todas las facturas, si al cliente se le aplican descuentos algunas ocasiones, este campo debe de quedarse en cero. Campo opcional. e. Cliente de mayoreo. Este campo es un tipo de clasificación, es un campo opcional puede o no seleccionarlo. f. Lista de precios. El usuario debe de seleccionar cuál de las listas de precios dadas de alta le pertenece al cliente, este campo depende del catálogo de listas de precios. Según las que dé de alta en ese catálogo, son las que aparecerán en el campo lista de precios. Es un campo obligatorio, pues si no asigna una lista de precios, el usuario no podrá realizar ningún documento que necesite un precio. g. Cuenta bancaria. Este campo es un campo opcional. Sin embargo se recomienda ponerlo, porque cuando se hace una factura electrónica y le especifican que la forma de pago es con cheque o transferencia, es necesario escribir los 4 últimos dígitos de la cuenta bancaria. Y para

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no tener que estar acordándonos de esos números es mejor capturarlos desde este catálogo de clientes. h. Vendedor. Es posible ligar un cliente con un vendedor de manera predeterminada, para que cuando se hagan documentos como remisiones, facturas, pedidos, etc. este queden enlazados a un cliente y a un vendedor, este campo es útil para el cálculo de comisiones. Previamente debe de haber dado de alta los vendedores en su respectivo catálogo. Datos contables. i.

Cuenta Contable. Este campo es obligatorio solo si desea que el sistema emita las Pre-pólizas, este campo se va a utilizar para realizar el asiento contable cuando se emita una factura o un pago. Este campo lo debe tomar directamente del catálogo de cuentas, pues debe ser la misma que usa en contabilidad j. Cuenta para Anticipos. Al igual que la anterior esta cuenta se utiliza para generar una prepóliza para los movimientos que incluyeran un anticipo de este cliente. 3. Revisar la información capturada y dar click en el botón grabar de la barra de herramientas. el sistema debe de mandar un mensaje indicando si el registro fue grabado o por si alguna razón no se pudo grabar en la base de datos.

Nota. Puede ser que el sistema no le permita entrar a la ventana de clientes, dependiendo de los permisos que tenga asignados el usuario en el módulo de seguridad. Nota. Todos los campos con * son obligatorios. 9.1.3. Buscar un Cliente previamente guardado. Este proceso se utiliza para mostrar los datos de un cliente en pantalla. Para lograrlo haga lo siguiente: 1. De click en el botón buscar de la barra de herramientas o presione la tecla (F12) para desbloquear el campo de Id-Cliente. 2. Escriba el Id del cliente (Clave) que le fue asignada cuando lo dio de alta en esta misma ventana o cuando importó los clientes desde un archivo de Excel. Presione enter cuando haya terminado de capturar dicha clave. Si no recuerda la clave del cliente a buscar, puede abrir el listado de clientes, para localizarlo de una manera más sencilla, para lo cual de click en el botón que se encuentra a un lado del campo Id-Cliente. Imagen 22

El sistema mostrará la ventana de listado de clientes:

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Imagen 23

En esta ventana puede buscar al cliente por su nombre, recorriendo toda la lista, pero también puede usar los filtros de arriba para buscarlo por RFC, por clave o por parte del nombre:

Imagen 24

Estos filtros sirven para que la búsqueda sea mas rápida al contemplar menos clientes en la lista de abajo. En el ejemplo pusimos la palabra sec al dar click en el botón buscar el sistema mostrará todos los clientes que es su nombre o razón social tengan esa palabra al inicio, en medio o al final. Ahora sí, localizar un cliente será más fácil. Para seleccionar un cliente ubíquese en la línea que contiene el cliente que necesite, y dé doble click para que el sistema muestre sus datos en la pantalla del catálogo. También puede ocupar la tecla F3 para seleccionar a un cliente determinado. 3. El sistema mostrará los datos en pantalla del cliente que coincida con la clave escrita o en su defecto mostrará un mensaje indicando que no hay un cliente con esa clave. 9.1.4. Modificar los datos de un Cliente. En caso necesario, se podrán modificar los datos de un cliente en particular, en general todos los campos son modificables (excepto el saldo), pero no se recomienda

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modificar la clave de un cliente, ni mucho menos ocupar una clave para otro cliente, si alguna vez un cliente ya no lo vamos a tener con nosotros, lo damos de baja y damos de alta uno nuevo. Para poder modificar los datos de un cliente haga lo siguiente: 1. Buscar al cliente que desea modificar (ver proceso 9.1.3). 2. Una vez que los datos se muestren en pantalla, de click en el botón de editar de la barra de herramientas para desbloquear los campos. Si este botón no está habilitado, podría ser por falta de permisos, si esto ocurre consulte con el administrador del sistema. 3. Modifique los campos que considere necesario, revise las anotaciones que se hicieron la parte de dar de alta un cliente. (proceso 9.1.2) se mencionó que no es recomendable hacer un cambio en la clave del cliente, al menos que no se hayan realizado documentos para ese cliente, ya que de ser así, esos documentos quedarían desvinculados. 4. Revise los campos modificados y de click en el botón grabar. El sistema mostrará un mensaje dependiendo de si se pudo actualizar los datos del cliente en la base de datos o no. 9.1.5. Dar de baja un Cliente. Para dar de baja un cliente debe seguir los pasos mencionados a continuación, considere que una vez cancelado un cliente no podrá utilizarlo en el resto del programa. 1. Buscar al cliente que desea dar de baja (ver proceso 9.1.3). 2. Una vez que los datos se muestren en pantalla, de click en el botón eliminar de la barra de herramientas, el sistema nos preguntará si estamos de acuerdo en cancelar el cliente actual, si el usuario responde que sí, el cliente quedará dado de baja en el sistema (se le asignará un Status de Inactivo). 3. Si desea recuperar al cliente, debe de buscar al cliente, dar click en el botón editar y seleccionar la casilla de Status para indicar que de nuevo estará activo, posteriormente de click en grabar. 9.1.6. Imprimir listado de Clientes. Para poder imprimir el catálogo de clientes, debe de dar click en el botón de imprimir de la barra de herramientas, el sistema le mostrará una ventana para indicar los filtros para el reporte:

Imagen 25.

En esta ventana se pueden seleccionar si queremos únicamente, los de contado o los de crédito, los que tengan asignado el nivel de mayoreo, o si solo queremos los que tengan saldo, si queremos todos o solo los activos, y por ultimo si desea que se ordene por clave o por descripción. Según los datos seleccionados en la ventana de filtro, se mostrará el reporte.

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Imagen 26

9.2. Catálogo de Vendedores. En este catálogo se debe de registrar los vendedores con los que cuente la empresa y se puedan ligar a los clientes y de esa manera permitir el cálculo de las comisiones. Para entrar a este catálogo, de click en el menú principal Catálogos  Opción Vendedores.

Imagen 27.

9.2.1. Dar de alta un nuevo Vendedor. Para poder dar de alta un nuevo vendedor, haga lo siguiente: 1. De click en el botón nuevo de la barra de herramientas, para desbloquear los campos que hay que capturar. El sistema mostrará el valor del Id del vendedor de manera automática.

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2. Escribir los demás campos del vendedor tomando en cuenta lo siguiente: a) Nombre. Es un campo obligatorio, debe de escribir de preferencia el nombre completo del vendedor. Puede escribir como máximo 100 caracteres. b) % Comisión, debe de escribir el porcentaje de comisión que se aplicará a las facturas ligadas a este vendedor. Es un valor numérico entre cero y 99, cero cuando el vendedor no recibe comisiones por las ventas. c) Status. Debe de seleccionar la casilla de Status para indicar que está Activo o deseleccionarla para indicar que está dado de baja. Por default le asigna el status de Activo. 3. Revisar lo capturado y dar click en el botón grabar. El sistema mostrará un mensaje indicando si el registro se grabó exitosamente en la base de datos o si por algún error no pudo grabarse. 9.2.2. Buscar un Vendedor previamente guardado. Este proceso se utiliza para mostrar los datos de un vendedor en pantalla. Para lograrlo haga lo siguiente: 1. De click en el botón buscar de la barra de herramientas o presione la tecla (F12) el sistema mostrará la ventana de listado de clientes:

Imagen 28.

2. Si tiene muchos clientes, puede usar el filtro de nombre de vendedor, para que el sistema solo muestre aquellos que coincidan con el valor escrito en el campo. 3. Seleccione el vendedor que quiere mostrar en el catálogo, dando doble click o con la tecla F3. 4. los datos del vendedor seleccionado se mostrarán en pantalla.

Imagen 29.

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9.2.3. Modificar los datos de un Vendedor. En caso necesario, se podrán modificar los datos de un vendedor en particular, en general todos los campos son modificables (excepto el Id del vendedor), pero no se recomienda ocupar una clave para otro vendedor, si alguna vez un vendedor ya no se vuelve a ocupar, lo debemos dar de baja y damos de alta uno nuevo. Para poder modificar un vendedor siga los siguientes pasos: 1. Busque el vendedor como se mencionó en el proceso 9.2.2 2. De click en el botón editar, para desbloquear los campos a modificar. 3. Modifique los campos requeridos tomando en cuenta las anotaciones de cuando se dan de alta un vendedor (proceso 9.2.1) 4. Revise los datos modificados y de click en el botón grabar. 9.2.4. Dar de baja un Vendedor. Para dar de baja un vendedor debe seguir los pasos mencionados a continuación, considere que una vez cancelado el vendedor no podrá utilizarlo en el resto del programa. 1. Buscar al vendedor que desea dar de baja (ver proceso 9.2.2). 2. Una vez que los datos se muestren en pantalla, de click en el botón eliminar de la barra de herramientas, el sistema nos preguntará si estamos de acuerdo en cancelar el vendedor actual, si el usuario responde que sí, el vendedor quedará dado de baja en el sistema (se le asignará un Status de Inactivo). 3. Si desea recuperar al vendedor, debe de buscar al cliente, dar click en el botón editar y seleccionar la casilla de Status para indicar que de nuevo estará activo, posteriormente de click en grabar. 9.2.5. Imprimir listado de vendedores. Para poder imprimir el catálogo de vendedores, debe de dar click en el botón de imprimir de la barra de herramientas, se mostrará la ventana de vista previa del reporte.

Imagen 30

9.3. Catálogo de Formas de Pago. En este catálogo se debe de registrar los diferentes días de crédito que se le pueden otorgar a los clientes en las ventas, ya vienen registrados unos valores por default sin embargo se pueden dar de alta otras más según las necesidades del cliente. Para entrar a este catálogo, de click en el menú principal Catálogos  Opción Formas de pago.

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Antes de dar de alta una nueva forma de pago, revise el listado de los que ya se encuentran de manera predeterminada, pues posiblemente ya se encuentre dada de alta. 9.3.1. Dar de alta una nueva Forma de Pago. Para poder dar de alta una nueva forma de pago, haga lo siguiente: Imagen 31.

1. De click en el botón nuevo de la barra de herramientas, para desbloquear los campos que hay que capturar. El sistema mostrará el valor del Id de la forma de pago de manera automática. 2. Capture cada uno de los campos tomando las siguientes consideraciones: a) Días. Es un valor numérico, aquí debe de escribir cuantos días se le dará de crédito a algunos clientes. Es un campo obligatorio. Si el registro es Contado, aquí debe llevar el valor “0” cero. b) Descripción. Es el texto que explica los días de crédito, por ejemplo si en días puso 35 aquí deberá poner 35 días. Es un campo opcional y puede escribir hasta 100 caracteres. c) Status. Nos indicará si el registro en cuestión está Activo o Inactivo (Cancelado). Por default se le asigna el status de Activo. 9.3.2. Buscar una Forma de Pago previamente guardada. Este proceso se utiliza para mostrar los datos de una forma de pago en pantalla. Para lograrlo haga lo siguiente: 1. De click en el botón buscar de la barra de herramientas o presione la tecla (F12) el sistema mostrará la ventana de listado de formas de pago: Imagen 32.

2. Localice el registro que quiere mostrar en pantalla y doble click sobre el, o bien utilice la tecla (F3). 3. Los datos se mostrarán en la pantalla del catálogo. 9.3.3. Modificar los datos de una Forma de Pago. Se pueden modificar todos los campos (excepto el Id de la Forma de Pago), igual que en los demás catálogos no se recomienda reocupar una clave de una forma de pago dada de baja anteriormente. Para poder modificar una Forma de Pago, siga los siguientes pasos: 1. Busque la Forma de pago como se mencionó en el proceso 9.3.2 2. De click en el botón editar, para desbloquear los campos a modificar.

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3. Modifique los campos requeridos tomando en cuenta las anotaciones de cuando se dan de alta una forma de Pago (proceso 9.3.1) 4. Revise los datos modificados y de click en el botón grabar. 9.3.4. Dar de baja una Forma de Pago. Para dar de baja una forma de pago debe seguir los pasos mencionados a continuación, considere que una vez cancelado la forma de pago, no podrá utilizarla en el resto de las operaciones del programa. 1. Buscar la forma de pago que desea dar de baja (ver proceso 9.3.2). 2. Una vez que los datos se muestren en pantalla, de click en el botón eliminar de la barra de herramientas, el sistema nos preguntará si estamos de acuerdo en cancelar la forma de pago actual, si el usuario responde que sí, quedará dada de baja en el sistema (se le asignará un Status de Inactivo). 3. Si desea recuperar una forma de pago previamente cancelada, debe de buscarla, dar click en el botón editar y seleccionar la casilla de Status para indicar que de nuevo estará activa, posteriormente de click en grabar. 9.3.5. Imprimir listado de formas de pago. Para poder imprimir este catálogo, debe de dar click en el botón de imprimir de la barra de herramientas, se mostrará un cuadro de diálogo para que el usuario seleccione la impresora en la que desea se muestre el reporte: Imagen 33.

Una vez seleccionada la impresora, se mostrará la ventana de vista previa del reporte:

Imagen 34

9.4. Catálogo de Bancos. En este catálogo se debe de registrar las diferentes instituciones bancarias con los que se trabajen dentro del sistema. Principalmente para el manejo de las cuentas bancarias propias de la empresa, y para poder ligar los pagos de los clientes y proveedores, por default ya vienen algunos registros dados de alta. Para entrar a este catálogo, de click en el menú principal Catálogos  Opción Bancos.

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9.4.1. Dar de alta un Banco. Para poder dar de alta un banco, haga lo siguiente: 1. De click en el botón nuevo de la barra de herramientas, para desbloquear los campos a capturar. 2. Capturar los siguientes datos. a) Id. Es un campo que permite letras o números, es la clave con la cual se va a identificar al banco, puede ser un nombre corto, como Banamex para Banco Nacional de México. Es un campo requerido y permite de 1 a 20 caracteres. b) Nombre. Es un campo obligatorio en el cual se debe capturar la descripción del banco, puede tener de 1 a 100 caracteres. c) Status. Nos indica si el registro está Activo o Inactivo. Por default se le asigna el status de activo. 3. Revisar los datos capturados y dar click en grabar. El sistema le mostrará un mensaje indicándonos que el registro se grabó correctamente o en su defecto un mensaje indicándonos que el registro no se grabó por algún motivo. 9.4.2. Buscar un Banco previamente guardado. Este proceso se utiliza para mostrar los datos de un banco en pantalla. Para lograrlo haga lo siguiente: 1. De click en el botón buscar de la barra de herramientas. 2. El campo Id, se desbloquea para que el usuario pueda seleccionar los datos del banco que desea mostrar.

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9.4.3. Modificar los datos de Banco. Se pueden modificar todos los campos, Para poder modificar una Forma de Pago, siga los siguientes pasos: 1. Busque el Banco a modificar como se mencionó en el proceso 9.4.2 2. De click en el botón editar, para desbloquear los campos a modificar. 3. Modifique los campos requeridos tomando en cuenta las anotaciones de cuando se dan de alta una forma de Pago (proceso 9.4.1)

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4. Revise los datos modificados y de click en el botón grabar. 9.4.4. Dar de baja un Banco. Para dar de baja un banco, debe seguir los pasos mencionados a continuación, considere que una vez cancelado el banco, no podrá utilizarlo en el resto de las operaciones del programa. 1. Buscar el banco que desea dar de baja (ver proceso 9.4.2). 2. Una vez que los datos se muestren en pantalla, de click en el botón eliminar de la barra de herramientas, el sistema nos preguntará si estamos de acuerdo en cancelar el Registro actual, si el usuario responde que sí, quedará dado de baja en el sistema (se le asignará un Status de Inactivo). 3. Si desea recuperar un banco previamente cancelado, debe de buscarlo, dar click en el botón editar y seleccionar la casilla de Status para indicar que de nuevo estará activo, posteriormente de click en grabar.

9.4.5. Imprimir listado de Bancos. Para poder imprimir este catálogo, debe de dar click en el botón de imprimir de la barra de herramientas, se mostrará un cuadro de diálogo para que el usuario seleccione la impresora en la que desea se muestre el reporte:

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9.5. Catálogo de Cuentas Bancarias. En este catálogo se debe de registrar las diferentes cuentas bancarias con los que se trabajen dentro del sistema. Son las chequeras que se utilizan para realizar las transacciones bancarias de cobros y pagos. Para entrar a este catálogo, de click en el menú principal Catálogos  Opción Cuentas Bancarias.

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Nota. Este catálogo pertenece al módulo de Bancos, sin embargo en el módulo de clientes y cuentas por cobrar se utiliza para registrar los cobros recibidos de los clientes. También interactúa con el módulo de compras y cuentas por pagar pero la mayor alimentación la recibe del módulo de bancos. 9.5.1. Dar de alta una Cuenta Bancaria. Este catálogo lo va a utilizar para dar de alta las cuentas bancarias que tiene actualmente, y conforme vaya abriendo nuevas , también cuando necesite modificar algún dato de alguna ya capturada. Para poder dar de alta un banco, haga lo siguiente: 1. De click en el botón nuevo de la barra de herramientas, para desbloquear los campos a capturar. El sistema asignará el Id del nuevo registro, el cual es un valor numérico auto incrementable de acuerdo al número de cuentas bancarias que haya registrado anteriormente. 2. Capture cada uno de los siguientes campos, tomando en cuenta las observaciones que a continuación mencionamos. a) Status. Nos indica si la cuenta bancaría esta activa o inactiva, por default toma el valor de activa. b) Descripción. Es el nombre que se le asignará a la chequera que estamos dando de alta. Es un dato descriptivo para que reconozca la cuenta bancaria cuando se emitan reportes o listados de movimientos. Es un dato obligatorio que permite escribir hasta 80 caracteres. c) Banco. Seleccione al Banco al que pertenece la cuenta bancaria que está dando de alta. Es un campo obligatorio. d) Sucursal. Es un campo opcional en donde se debe de escribir el nombre de la sucursal por ejemplo “Plaza O”, se permite escribir hasta 100 caracteres. e) Número de cuenta. Este campo es obligatorio y es muy importante para cuando se capturen cobros de los clientes, aunque será más fácil reconocer a la chequera por su descripción o alias. Se recomienda escribir sólo números. Puede escribir entre 1 y 30 números. Para algunos bancos se debe incluir el número de sucursal dentro del número de cuenta.

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f) No. de cheque actual. Sólo aplica para las cuentas bancarias con las cuales pueda emitir cheques. Y debe de escribir el folio del cheque en el que va actualmente según los que haya hecho con anterioridad. Este valor nos permitirá que el sistema lleve el control del consecutivo de cheque y cuando necesite emitir alguno (desde el módulo de bancos o de cuentas por pagar) el sistema le muestre el número de cheque correcto. Solo está permitido escribir números de hasta 10 dígitos. Es un campo obligatorio solo para las cuentas que van a emitir cheques. g) Dirección. Es un campo opcional para escribir la dirección de la sucursal donde abrimos la cuenta bancaria. Puede escribir de 1 a 100 caracteres. h) Ciudad. Es un campo opcional, se usa para escribir la ciudad de la sucursal donde se abrió la cuenta bancaria. Puede escribir hasta 80 caracteres. i) Estado. Es un campo opcional, se usa para escribir el estado al que pertenece la sucursal donde se abrió la cuenta bancaria. Puede escribir hasta 50 caracteres. j) País. Es un campo opcional, se usa para escribir el país de origen de la sucursal donde se abrió la cuenta bancaria. Puede escribir hasta 50 caracteres. k) Cuenta contable. Es un campo Obligatorio solo si se van a emitir Pre Pólizas contables desde el sistema. Para que se puede hacer el asiento contable cuando se realicen pagos por medio de cheques, depósitos o transferencias bancarias. Debe de escribir el número tomado del catálogo de cuentas del programa contable que maneja actualmente. Puede escribir sólo números o números separados por espacio o guion, con una capacidad de 50 caracteres como máximo. l) Saldo Inicial. Campo Obligatorio, cuando se da de alta una cuenta bancaria es necesario escribir el saldo actual con el que esta la cuenta, este dato es importante porque con el módulo de bancos se podrá llevar un control completo de los movimientos bancarios. Este dato es inamovible una vez grabado el registro en la base de datos. m) Saldo Actual. Este campo es obligatorio, cuando se da de alta la cuenta bancaria toma el mismo valor que el saldo inicial, pero se va modificando conforme se van realizando movimientos que utilicen la cuenta bancaria. Este campo no es modificable por el usuario de manera directa, solo se puede cambiar por los distintos movimientos que se hagan en los módulos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y principalmente en bancos. n) Moneda. Se debe de indicar la divisa con la se manejará la cuenta bancaria, por default se asigna la moneda Pesos mexicanos, si se manejan cuentas bancarias con monedas extranjeras, el sistema pedirá diariamente el tipo de cambio al ingresar al sistema por primera vez en el día. Nota. Para que el saldo de la cuenta bancaria sea verídico, se debe de tomar en cuenta 2 cosas: A) que se deben implementar los módulos antes mencionados (cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos). B) que es necesario que se capturen todos los movimientos que afecten a la cuenta bancaria tanto de ingresos (cobros) o egresos (Pagos y/o gastos). 9.5.2. Buscar una Cuenta Bancaria previamente guardada. Este proceso se utiliza para mostrar los datos de una Cuenta Bancaría en pantalla. Para llevar a cabo el proceso, haga lo siguiente:

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1. De click en el botón buscar de la barra de herramientas o presione la tecla (F12) el sistema mostrará la ventana de listado de Cuentas Bancarias:

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2. Localice el registro que quiere mostrar en pantalla, puede recorrer la lista de cuentas bancarias si son pocos registros o bien utilizar los filtros de la parte superior de la ventana, como número de cuenta, el banco, o parte de la descripción de la chequera. Cuando localice la cuenta que desea mostrar, de doble click sobre el registro, o bien utilice la tecla (F3). 3. Los datos se mostrarán en la pantalla del catálogo.

Imagen 40.

9.5.3. Modificar los datos de una Cuenta Bancaria. Solo podrá modificar algunos campos, el campo número de cuenta se recomienda no editarlo pues es un campo clave y que se usa en otros documentos y procesos, si una chequera ya no la va a ocupar es mejor que la dé de baja, en lugar de modificarla. Para poder llevar a cabo este proceso, siga los siguientes pasos: 1. Busque la Cuenta bancaria a modificar como se mencionó en el proceso 9.5.2

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2. De click en el botón editar, para desbloquear los campos a modificar. 3. Modifique los campos requeridos tomando en cuenta las anotaciones de cuando se dan de alta una Cuenta Bancaria (proceso 9.5.1) 4. Revise los datos modificados y de click en el botón grabar. Nota. Como ya se mencionó los campos Número de cuenta, Saldo Inicial y Saldo Actual no puede modificarlos. Si va a modificar el campo cuenta contable verifique que el cambio se haya realizado también en el catálogo de cuentas de su programa contable, de otro modo cuando se importe la poliza, esta no será del todo reconocida por dicha aplicación. 9.5.4. Dar de baja una Cuenta Bancaria. Debe seguir los pasos mencionados a continuación, considere que una vez cancelado la cuenta bancaria, no podrá utilizarla en el resto de las operaciones del sistema. 1. Buscar la cuenta bancaria que desea dar de baja (ver proceso 9.5.2). 2. Una vez que los datos se muestren en pantalla, de click en el botón eliminar de la barra de herramientas, el sistema nos preguntará si estamos de acuerdo en cancelar el Registro actual, si el usuario responde que sí, quedará dado de baja en el sistema (se le asignará un Status de Inactivo). En el caso de que la cuenta bancaría tuviera un saldo, el mensaje nos los advertiría, sin embargo es decisión del usuario continuar con la ejecución del proceso de cancelación. 3. Si desea recuperar una Cuenta bancaria previamente cancelada, debe de buscarlo, dar click en el botón editar y seleccionar la casilla de Status para indicar que de nuevo estará activo, posteriormente de click en grabar. 9.4.5. Imprimir listado de Cuentas Bancarias. Para poder imprimir este catálogo, debe de dar click en el botón de imprimir de la barra de herramientas, se mostrará un cuadro de diálogo para que el usuario seleccione la impresora en la que desea se imprima el reporte: Posterior a esto se mostrará la ventana de vista previa del reporte:

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9.6. Manejo de Almacenes. La suite administrativa puede trabajar con múltiples almacenes. En cada almacén se pueden poner distintos productos (Almacén de materias primas, Almacén de productos terminados, almacén de herramientas), o bien un producto puede estar repartido en distintos almacenes, en este caso en el catálogo de productos se mostrará la existencia global del producto, y cada almacén tendrá su existencia particular. Por ejemplo: Producto: AIRE COMPRIMIDO C/VALVULA DE 360 SILIMEX Almacén 1 Exist. 10 Almacén 2 Exist. 15 Almacén 3 Exist. 12 Exist Total. 37 En este caso en el catálogo de productos aparecería la existencia total del producto con 37 unidades. De manera predeterminada solo existe el almacén general ya que no todos las empresas manejan más de un almacén, para poder utilizar diversos almacenes debe primero darlos de alta. Para ingresar a este catálogo, seleccione el Menú Catálogos  Productos  Almacenes, se mostrará la siguiente ventana:

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9.6.1. Dar de alta un nuevo Almacén. Este catálogo lo va a utilizar para dar de alta los diversos almacenes con los que la empresa trabaja actualmente, para poder dar de alta un Almacén, haga lo siguiente: 1. De click en el botón nuevo de la barra de herramientas, para desbloquear los campos a capturar. 2. Capture cada uno de los siguientes campos, tomando en cuenta las observaciones que a continuación mencionamos. a) Clave. Es un campo obligatorio, y se refiere a la clave con la que va a identificar al almacén en el resto del programa. Puede escribir letras o números, de 1 a 20 caracteres. b) Descripción. Es un campo obligatorio, y debe de escribir el nombre genérico que se le dará al almacén. c) Status. Nos indica si el Almacén está activo o inactivo, por default cuando se da de alta esta con Status activo. 9.6.2 Agregar Productos a un Almacén. Cuando da de alta un nuevo almacén este no tiene ningún producto asignado. Y no hay ninguna ventana en especial para llevar a cabo este proceso, la forma de poder asignar un producto a un almacén predeterminado, es por medio de un movimiento de entrada en donde se seleccione el almacén en cuestión para que a la hora de grabar esa entrada se agregue el producto a ese almacén con su respectiva existencia.

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Dicha entrada se hace por medio de una Entrada de material (Compra a Proveedor), un ajuste de entrada, una devolución de un cliente, un Traspaso entre almacenes seleccionando como almacén destino el almacén en el que queremos que se agregue el producto, y por último en un Traspaso entre Sucursales, seleccionando en la sucursal destino el almacén en cuestión. Una vez realizado el movimiento de entrada, el producto quedará ligado a ese almacén, y ya podrá utilizarlo en un movimiento de salida como una venta (remisión, Factura, nota de cargo) o un ajuste, un traspaso, etc. Nota. En los movimientos de Entrada cuando un producto no existe en el almacén seleccionado, el sistema se encarga de darlo de alta como se acaba de mencionar, sin embargo en un movimiento de salida, cuando se selecciona un determinado almacén y el producto no está dado de alta en ese almacén, el sistema no va a permitir realizar el movimiento de salida. De igual manera si no hay suficiente existencia en ese almacén, el sistema podría no permitir realizar el movimiento. (** Esto depende de la configuración de la opción Facturar sin Existencias) 9.6.3. ¿Qué hacer cuando el sistema muestre el mensaje “El material X no está registrado en el Almacén seleccionado? En estos casos, el mensaje se muestra porque como ya se explicó en el tema 9.6.2, originalmente los productos no pertenecen a un determinado almacén, y por lo tanto no pueden darle salida, lo que se debe de hacer es un movimiento de entrada para poder asignar ese producto al almacén requerido, y así poder llevar a cabo la salida de material. 9.6.4. ¿Qué hacer cuando el sistema muestre el mensaje “No hay Existencia Suficiente del material X en el Almacén seleccionado? Puede ser que un producto si pertenezca a un almacén, sin embargo

no hay existencia suficiente para procesar la salida. En estos casos se puede hacer 2 cosas: 1. Modificar la configuración del sistema para que permita realizar movimientos de salida de material aun sin haber existencia (Facturar sin existencia). Sin embargo si lleva un control estricto de su inventario esto no es conveniente. 2. Revisar las existencias tanto generales como de cada almacén y dependiendo de esto, realizar lo siguiente: a) Si no hay existencia general suficiente, debe de realizar una entrada por compra, un traspaso de material entre sucursales o un ajuste de entrada. b) Si en el catálogo de productos hay existencia mayor a la que desea dar salida, puede hacer lo mencionado en el inciso a), o bien realizar un traspaso entre almacenes, de esta forma la existencia que hay en otro almacén se sumará al almacén de donde desea realizar la salida. 9.6.5. ¿Se pueden realizar salidas de diferentes almacenes en un mismo documento? La respuesta es NO. Cabe mencionar que la selección de un Almacén es a nivel documento, no a nivel partida, es decir que en una salida, todos los productos del documento (factura, remisión, ajuste, traspaso, etc.) deben de estar registrados en el almacén seleccionado en el documento. No se pude realizar una salida de diversos almacenes al mismo tiempo.

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9.6.6. ¿Hay un Límite de productos por almacén? La respuesta es NO. Pueden dar de alta la totalidad de productos en cada uno de los almacenes, es decir si tuvieran 10000 productos, y 4 almacenes, pueden tener todos los productos en todos los almacenes, dando un total de 40000 en total. 9.6.7. ¿Se pueden repetir claves de productos en un mismo almacén? La respuesta es NO. Pueden haber 2 claves de producto iguales pero en distintos almacenes, dentro del mismo almacén no puede haber claves repetidas. 9.7. Catálogo de Familias. En este catálogo se utiliza para clasificar los productos, es sinónimo de Líneas o Marcas. Ejemplos de Familias o Líneas: * Línea blanca: refrigeradores, estufas, alacenas, etc. * Línea electrónica: televisores, planchas, radios, consolas, estéreos, tostadores, etc. * Línea de cosméticos: lápices labiales, sombras, rubores, esmaltes, tintes, etc. Para entrar a este catálogo, de click en el menú principal Catálogos  Productos  Familias.

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9.7.1. Dar de Alta una Familia. Para dar de alta una Familia, realiza el siguiente proceso: 1. Da click en el botón nuevo, para desbloquear los campos a capturar. 2. Captura los campos que se solicitan: a) Clave. Este campo es obligatorio, este campo es por medio de cual se relacionan a los productos, se pueden escribir letras y/o números de 1 a 15 caracteres. b) Descripción. Este campo es obligatorio y sirve para escribir el nombre de la familia (línea), se pueden escribir números y letras y como máximo 80 caracteres. c) Status. Este campo nos indica si la Familia se encuentra Activa o Inactiva. 3. Revise la información capturada y de click en el botón grabar. 9.7.2. ¿Cómo asignar una Familia? Una Familia puede ser asignada en el catálogo de productos, es ahí donde se relaciona una Familia con uno o más productos. 9.7.3. ¿Un Producto puede pertenecer a más de una Familia? La Respuesta es No. un producto sólo puede pertenecer a una sola Familia al mismo tiempo. Si queremos que pertenezca a una diferente, se tiene que hacer una modificación de los datos del producto y seleccionar una Familia distinta a la que tiene actualmente.

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9.8 Catálogo de Tipos de Productos. Este catálogo también sirve para clasificar los productos es como las sub-líneas. Junto a las Familias ayudan a tener agrupados a los productos. Por ejemplo: Familia Impresoras Impresoras Impresoras Cosméticos Cosméticos Cosméticos Televisores Televisores Televisores

Tipo Laser Matriz de Punto Inyección de Tinta Barras de Labios Colorete Polvos LCD Plasma LED

Para ingresar este catálogo de click en el menú Catálogos  Productos  Tipos

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9.8.1. Dar de Alta un Tipo de Producto. Para dar de alta un Tipo de Producto, realiza el siguiente proceso: 1. Da click en el botón nuevo, para desbloquear los campos a capturar. 2. Captura los campos que se solicitan: a) Clave. Este campo es obligatorio, este campo es por medio de cual se relacionan a los productos, se pueden escribir letras y/o números de 1 a 15 caracteres. b) Descripción. Este campo es obligatorio y sirve para escribir el nombre del Tipo de Producto (Sub-línea), se pueden escribir números y letras y como máximo 80 caracteres. c) Status. Este campo nos indica si el Tipo de Producto se encuentra Activo o Inactivo. 3. Revise la información capturada y de click en el botón grabar. 9.8.2. ¿Cómo asignar un Tipo de Producto? Un Tipo de Producto puede ser asignado en el catálogo de productos, es ahí donde se relaciona un Tipo con uno o más productos. Imagen 45

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9.9 Catálogo de Unidades de Medida. Las unidades de medida nos ayudan a definir cuales productos se venden por pieza, por kilogramo, por metro, etc. Esto es importante para el manejo de inventarios, pues habrá productos que solamente se pueden mover en cantidades enteras y otros se pueden vender de manera fraccionaria o a granel. El sistema ya cuenta con algunos registros de las unidades de medida más utilizados, si su empresa maneja otras que no se encuentran en el catálogo, hay que darlas de alta. Para ingresar a este catálogo de click en el menú Catálogos  Productos  Unidades de Medida:

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9.9.1 Dar de alta Unidades de medida. Para dar de alta una Unidad de Medida, realiza el siguiente proceso: 1. Da click en el botón nuevo, para desbloquear los campos de la ventana. 2. Captura los campos que se solicitan: a) Clave. Este campo es obligatorio, este campo es por medio de cual se relacionan a los productos, se pueden escribir letras y/o números de 1 a 15 caracteres. Por lo regular son las siglas (abreviaturas) estandarizadas para la unidad de medida como: Pza.  Pieza, Kg  Kilogramo, M o Mt  Metro, Lt  Litro, etc. b) Descripción. Este campo es obligatorio y sirve para escribir el nombre de la Unidad de Medida, se pueden escribir números y letras y como máximo 80 caracteres. c) Status. Este campo nos indica si Unidad de Medida se encuentra Activo o Inactivo. 3. Revise la información capturada y de click en el botón grabar. 9.9.2. ¿Cómo asignar Unidades de medida? Una Unidad de Medida puede ser asignada en el catálogo de productos, es ahí donde se relaciona con uno o más productos. Imagen 47

9.9.3. Listado de Unidades de Medida Predeterminada. El sistema ya trae un listado predeterminado de unidades de medida, el cual puede usar y complementar según las unidades que se manejen en su empresa. El sistema no pone límites para dar de alta las diferentes unidades de medida. Para imprimir el listado de unidades de medida solo de click en el botón imprimir de la barra de tareas, se mostrará la ventana de vista previa con el reporte:

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9.10 Catálogo de Tasas de IVA. Este catálogo se utiliza para registrar las distintas tasas de IVA que se le pueden aplicar a los productos, dependiendo de la zona donde se distribuyan. En casi todo el País el Impuesto al Valor agregado es actualmente del 16% pero en las zonas fronterizas es del 11%. Este catálogo es importante por las reformas a la Ley del IVA que vayan saliendo durante el tiempo que se use el sistema, ya que este porcentaje podría aumentar o disminuir. Además de este porcentaje está el IVA del Cero % y la de Exento de IVA. Estos 3 valores ya vienen registrados de manera predeterminada en el sistema. Para ingresar a este catálogo de click en el Menú Catálogos  Productos  Tasas de IVA.

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9.10.1 Dar de alta Tasas de IVA. Para dar de alta una Unidad de Medida, realiza el siguiente proceso: 1. Da click en el botón nuevo, para desbloquear los campos de la ventana.

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2. Captura los campos que se solicitan: a) Clave. Este campo es obligatorio, este campo es por medio de cual se relacionan a los productos, se pueden escribir letras y/o números de 1 a 15 caracteres. Por lo regular son las siglas (abreviaturas) estandarizadas para la unidad de medida como: Pza.  Pieza, Kg  Kilogramo, M o Mt  Metro, Lt  Litro, etc. b) Descripción. Este campo es obligatorio y sirve para escribir el nombre de la Unidad de Medida, se pueden escribir números y letras y como máximo 80 caracteres. c) Status. Este campo nos indica si Unidad de Medida se encuentra Activa o Inactiva. 3. Revise la información capturada y de click en el botón grabar. 9.10.2. ¿Cómo asignar una Tasa de IVA? De igual manera que otros catálogos, el de Tasas de IVA solo se puede asignar a un producto, en el catálogo de productos. En dicho catálogo hay un listado de las diferentes tasas de IVA que se dieron de alta aquí. 9.10.3. Listado de Tasas de IVA Predeterminado De manera predeterminada el sistema ya tiene 3 registros de IVA, los cuales puede ver imprimiendo el listado de Tasas de IVA. Dentro de la ventana de Tasas de IVA, de click en el botón imprimir.

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9.10.4. ¿Qué hacer si Facturas en la frontera y tu tasa predeterminada es del 11%? Como ya se mencionó antes de manera predeterminada solo vienen 3 tasas de IVA pero no la del 11%, si esto sucede, tiene 2 opciones: 1) Si no ocupa la Tasa de IVA 16% puede modificar el registro de la primera Tasa y cambiar los datos para que sigan siendo 3 Tasas de IVA y en lugar de 16% sea 11% 2) Si Ocupa la Tasa de IVA 16%, entonces debe de agregar un nuevo registro en donde asigne los datos de la Tasa de IVA del 11%. 9.11 Catálogo de Proveedores. EL catálogo de proveedores en este módulo tiene poca importancia sin embargo se utiliza para indicar quien nos surte los productos, y llevar un registro de los últimos 2 proveedores a los que se les ha comprado los artículos. Para

entrar

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a

esta

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ventana de Click en el Menú Catálogos  Productos  Proveedores:

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9.11.1 Dar de alta un nuevo Proveedor. Para dar de alta un proveedor: 1. De click en el botón nuevo, el sistema desbloqueará los campos para que puedan ser capturados, y asigna la clave de acuerdo al número consecutivo que le corresponde según el número de proveedores registrados en la base de datos. Esta Clave es Sugerida, el usuario puede escribir una diferente, usando letras, números, caracteres especiales, etc. con un máximo de 15 caracteres. 2. Capture cada uno de los campos tomando en cuenta las observaciones que se hacen en cada uno de ellos: a) Status. Nos indica si el proveedor en la base de datos va a tener un Status de Activo o Inactivo b) Tipo de Contribuyente. Es un campo obligatorio y se tiene que indicar si el persona física o moral. c) RFC. Es un campo obligatorio y debe tener 12 o 13 caracteres según se haya seleccionado el campo anterior. Domicilio Fiscal. a) Calle. Todo el domicilio fiscal el proveedor es opcional excepto la calle, la cual debe de llevar como máximo 100 caracteres.

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b) Número Exterior y Número Interior. Tanto en el número exterior como interior se pueden escribir letras o números como máximo 10 caracteres. c) Colonia. En el campo Colonia, puede escribir letras o números como máximo 100 caracteres. Es un campo opcional. d) El código postal. Acepta sólo números, y si lo escribe debe de poner 5 números siempre. e) Ciudad. El campo ciudad es opcional que acepta máximo 100 caracteres. f) Estado. Este campo es opcional y permite escribir 50 caracteres como máximo. g) País. El campo país también es opcional y puede escribir hasta 50 caracteres. Datos de Localización. a) Teléfonos. El sistema te permite escribir 2 campos de teléfono, cada uno con un espacio de 30 caracteres. Ambos son opcionales. b) Fax. Es un campo opcional en el cual puede escribir números, guiones, etc. hasta 30 caracteres c) Dir. Internet. Este dato es para saber la página web de su proveedor, y así estar en contacto con él en caso de necesitar comprarle algo. Recuerde poner la dirección de la página de manera correcta como: www.sifei.com.mx, tiene un espacio de hasta 100 caracteres. d) Email. Este campo es importante por si desea enviar un pedido u Orden de compra para un determinado proveedor, así no tiene que estarse acordando de la dirección de correo cada vez que necesite enviarle algún documento a su proveedor. Debe de escribir una dirección electrónica correcta. Y tiene hasta 255 caracteres como máximo. e) Contacto. Cuando se trata de una empresa de tipo moral debemos de poner el nombre de la persona con la cual se hacen las compras, para que cuando necesitemos enviar algún documento o entablar comunicación vía telefónica sepamos con quien dirigirnos. Es un campo opcional y puede escribir hasta 40 caracteres. f) Zona. Es un campo opcional se utiliza para Clasificar a nuestros proveedores, el usuario decidirá las diferentes zonas a utilizar para los proveedores. Puede escribir hasta 40 caracteres. g) Grupo. También es un campo para poder clasificar los proveedores. Es opcional y se puede capturar hasta 40 caracteres. Datos Comerciales. a) Límite de Crédito. Este campo es útil para saber el importe de crédito que nos dio como máximo nuestro proveedor, y no pasarnos de esa cantidad. Es un campo opcional y debe escribir solo números y si es necesario un punto decimal. No utilice comas separadoras. b) Saldo. Este campo nos indica cuanto le debemos a un proveedor, cuando da de alta a un proveedor o está pasando por primera vez a sus proveedores desde la herramienta de importación de proveedores, este dato representa el saldo inicial. Solo cuando lo da de alta puede escribir en este campo, las demás veces estará como

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sólo lectura pues solo se podrá modificar con un movimiento que lo incremente (Compra, nota de cargo) o que lo disminuya (nota de crédito o pago) c) Plazo. Son los días de crédito que nos otorga el proveedor para liquidar nuestras facturas. Es un campo .opcional y debe escribir solo números por ejemplo 0, 8, 15, 30, etc. días de crédito. d) Descuentos. El sistema le permite capturar hasta 3 porcentajes de descuento que el proveedor nos otorgue. Es un campo opcional y solo podrá escribir números entre cero y 100. Este porcentaje escrito será jalado de manera automática cuando se capture una compra al proveedor que tenga ese descuento. e) Revisión. Este campo es de texto libre y se puede poner los días y horarios en los que el proveedor recibe facturas para su revisión. Es un campo opcional y puede escribir hasta 40 caracteres. f) Pago. Este campo es de texto libre y se puede poner los días y horarios en los que el proveedor realiza los pagos de facturas por las compras que hemos realizado. Es un campo opcional y puede escribir hasta 40 caracteres. Datos Contables. a) Cuenta Contable. Este campo se usa para poder generar las pólizas contables desde el sistema referente a compras de materiales. Cada proveedor tiene asignado un número de cuenta en el programa contable que utilizan para llevar a cabo su contabilidad. Es un campo opcional solo y si no se generan las pólizas desde el sistema, pero si decide generarlas, entonces será necesario escribir este campo. Puede ocupar números con o sin guiones, como máximo 20 caracteres. b) Clasificación Contable. Es un campo que se utiliza para sacar el reporte de DIOT. Y se debe de seleccionar si es Nacional, Extranjero o Global. c) Banco. Este campo es un campo opcional, sin embargo es muy útil para cuando se realicen pagos por medio de trasferencias, depósitos o cheques, ya que el sistema pone en automático este campo y ya no hay necesidad de estarlo recordando cada vez que va a realizar un pago. Debe seleccionar un banco de la lista, si no existe el banco que necesita, debe de ir al catálogo de bancos para agregarlo, antes de poder asignárselo al proveedor. d) Número de Cuenta. Este campo junto con el anterior tienen el mismo objetivo, es un campo opcional en el cual puede escribir números con o sin guión de 1 hasta 20 caracteres. 3. Revise los datos capturados y de click en el botón grabar. El sistema mostrará un mensaje indicándonos si el registro se grabó o no. Nota. Se pueden dar de alta varios proveedores con el mismo RFC, pero con diferente Clave, debido a que algunas veces tienen direcciones diferentes. Pero se trata del mismo proveedor. 9.11.2. Buscar un Proveedor previamente guardado. Este proceso se realiza comúnmente para modificar algún dato de un proveedor o para darlo de baja en el sistema. Para poder localizar un proveedor tome en cuenta los siguientes pasos: 1. Entre a la ventana de catálogo de proveedores y de click en el botón buscar de la barra de herramientas. 2. En el campo clave, escribir la clave que le asignó al proveedor cuando lo dio de alta:

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Si no recuerda la clave del proveedor, de click en el botón que se encuentra del lado derecho del campo clave para abrir la ventana de listado de proveedores.

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Puede buscar directamente al proveedor de la lista o bien puede utilizar los campos filtros de la parte superior de la ventana: por ejemplo puede escribir parte del nombre y dar click en el botón buscar:

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Observe como no es necesario escribir todo el nombre del proveedor solo una parte, y el sistema buscará todos aquellos proveedores que tengan el texto escrito en su nombre ya sea al principio, en medio o al final. Para seleccionarlo de doble click sobre el registro del cual desea mostrar todos sus datos en la ventana de catálogo. 3. se mostrarán los datos del proveedor seleccionado en la ventana del catálogo. 9.11.3. Modificar los datos de un Proveedor. Este proceso se lleva a cabo para hacer cambios en los datos de un proveedor determinado. En ocasiones los proveedores cambian su teléfono, correo electrónico o algún dato de su dirección o domicilio fiscal. Todos los datos son editables excepto la clave y el saldo del cliente, sin embargo se recomienda que tampoco se cambien el nombre o el RFC al menos que tuvieran un error después de haberse dado de alta. El proceso para modificar los datos de un Proveedor es: 1. Busque al proveedor como se le indicó en el proceso 9.11.2 2. De click en el botón editar de la barra de herramientas, para desbloquear los campos de la pantalla. 3. Capture o modifique los campos necesarios, tome en cuenta las recomendaciones que se dieron en el proceso de alta 9.11.1 4. Revise los datos capturados y de click en el botón guardar. El sistema le mostrará un mensaje para indicarle si el registro fue actualizado o si hubo algún problema a la hora de grabar. 9.11.4. Dar de baja un Proveedor. Este proceso se lleva a cabo para poder cancelar o dar de baja un proveedor dentro de la base de datos, es decir asignarle un Status de Inactivo pero no para eliminarlo por completo de la base de datos, esto es para no dejar documentos desvinculados, y teniendo la posibilidad de volver a recuperar (re-activar) dicho proveedor. El proceso para dar de baja un proveedor es: 1. Busque al proveedor como se le indicó en el proceso 9.11.2 2. De click en el botón Cancelar de la barra de herramientas, el sistema preguntará al usuario si está de acuerdo en darlo de baja. Puede que el sistema le haga una segunda pregunta dependiendo tenemos un saldo pendiente con el proveedor, pues no es recomendable dar de baja un proveedor al que le debamos. Esto es porque ya no podrá ser usado en ningún otro lado del sistema. Si el usuario responde afirmativamente a ambas preguntas, el sistema marcará como inactivo al proveedor en cuestión. Imagen 54

Nota. No es recomendable dar de baja proveedores que tengan un saldo. Si desea recuperar un proveedor, siga el procedimiento de editar un proveedor y seleccione la casilla de Status, luego grabe el registro, en ese momento el proveedor quedará habilitado.

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9.11.5. Imprimir listado de Proveedores. Este proceso permite imprimir el listado de proveedores con sus datos generales, para poder imprimir este reporte, haga lo siguiente: 1. De Click en el botón imprimir de la barra de herramienta, el sistema mostrará un cuadro de dialogo para que el usuario indique los filtros para el reporte. Imagen 55

2. Indique si desea todos los proveedores o solo los activos o inactivos, y si desea ordenarlos por clave o por nombre del proveedor. 3. De click en el botón en Imprimir. Seleccione la impresora en el cuadro de dialogo de impresoras y de click en aceptar.

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9.12 Catálogo de Productos. EL catálogo de productos y servicios, es uno de los más importantes de toda la suite administrativa, es un catálogo en común que existe en los módulos de Facturación y Cuentas por Cobrar, Compras y Cuentas por Pagar y sobre todo en Inventarios. Aquí se dan de alta todos los materiales, productos, servicios y conceptos que se van a usar para facturar o remisionar. El tipo de productos que se den de alta depende del giro de cada empresa. 9.11.1. Importar Productos e Inventario Inicial. Este proceso se debe hacer sólo una vez al inicio de la implementación de la suite administrativa. Pues no solo registra los productos si no también la existencia inicial de los mismos. Existen dos formas de registrar productos, la primera es producto por producto en el catálogo de productos y la segunda utilizando la herramienta de inventario inicial que se encuentra en el Módulo de Inventarios  menú Movimientos  Inventario inicial. Nota. Solo se puede hacer desde el módulo de inventarios. Sin embargo aquí se explica también el proceso.

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Siga los siguientes pasos para poder subir su inventario inicial. 1. Entre a la ventana que se le indicó en el párrafo anterior y de click en el botón descargar, se mostrará una ventana de Excel con las columnas que deberá llenar de los productos con los que cuenta, el archivo se encuentra vacío, listo para poder capturar los datos que se le piden.

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2. Guarde el archivo en un lugar donde sea fácil de encontrar cuando lo necesite. Puede ponerle el nombre que usted guste. 3. Llene los datos que se le piden tomando en cuenta las indicaciones que están en la parte derecha, y que a continuación explicamos nuevamente: a) Clave. Campo Obligatorio para la clave con la que identificará en todo momento al producto/servicio, acepta letras, números y caracteres especiales, excepto apostrofes (‘) como máximo 30 caracteres, aunque se recomienda que no sea muy larga, ni que lleve espacios intermedios. No se permiten claves duplicadas (al menos que sean de un almacén distinto) y si son puros números y al principio llevan ceros, revise que la columna de Excel este con formato texto. b) Descripción. Campo obligatorio para indicar la descripción del producto/servicio, puede escribir letras, números o caracteres especiales, como máximo 100 caracteres. c) Unidad de Medida. Esta columna solicita la clave de la unidad de medida ligada al producto/servicio. Tome estas claves del catálogo de unidades de medida. Por ejemplo si fuera pieza pondría Pza, Juego Jgo, Metro Lineal  Ml, Kilogramo  Kg, etc. si modifico el catálogo de unidades de medida, utilice los que Ud. asigno. Es un campo obligatorio, en el cual puede escribir de 1 a 15 caracteres. Si la unidad que escribe no está registrada en el catálogo de Unidades de medida, o es una clave diferente, el producto no será registrado en la base de datos. d) Ubicación. Este campo se usa para indicar la ubicación física de los productos en su almacén o bodega, es un campo útil para el inventario físico, ya que si lo escribimos, podremos hacer una inventario físico por partes,

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y no en su totalidad, así podremos ir inventariando poco a poco hasta terminar con todos los productos, es un campo opcional y permite escribir letras, números y caracteres especiales como máximo 50 caracteres. Ejemplo: Pasillo 1 Anaquel A, Pasillo 1 Anaquel 2, vitrina, etc. e) Existencia. Es un campo obligatorio, este campo nos indica la existencia inicial a la hora de empezar a usar la suite administrativa. Si no pretende subir un inventario físico real, puede poner Cero en existencia, pero el sistema no podrá realizar ventas, al no haber existencia (Modifique la configuración para indicar que se puede facturar sin existencia). Se recomienda subir un archivo con existencias físicas reales. Puede escribir solo números enteros o con decimales según el tipo de producto (Unidad de medida). f) Costo. Se refiere al costo inicial con el que se va a subir el producto a la base de datos de la suite administrativa, este costo se asigna tanto al costo promedio inicial como al último costo inicial, posteriormente el costo promedio se irá calculando con las entradas, según las existencias actuales, y el ultimo costo con las compras que se vayan realizando. Permite solo números, enteros o decimales. Es un campo obligatorio. Si no maneja costos le debe de poner el valor de 1 ($ 1.00). Debe escribir solo números, si es necesario punto decimal pero no use separadores de miles (coma). g) Precio de Venta 1 - 5. La suite administrativa maneja 5 listas de precios, únicamente la primera es obligatoria, este precio es con el cual se van a vender los productos. Verifique que los precios que asigna sean mayores al costo, pues el sistema tiene una validación con la cual no se podrá vender por debajo del costo. Se recomienda que antes de capturar las listas de precios, asigne un orden de mayor a menor o de menor a mayor, para todos los productos, es decir que la primera lista sea el precio más bajo y el precio 5 sea el precio más alto. Debe escribir solo números, si es necesario punto decimal pero no use separadores de miles (coma). h) Clasificación. Este campo sirve para identificar el tipo de producto que se va a dar de alta, y puede escoger entre Productos (P), Servicios (S), Herramientas (H), Consumibles (C) o Kits (K). Solo se puede escribir un carácter según como se acaba de mencionar. Es un campo obligatorio y solo acepta las letras que aquí se mencionan. i) Almacén. Debido a que el sistema es Multi almacén, se puede capturar existencia inicial para cada uno de los diferentes almacenes, para lo cual, debe ocupar la clave del almacén que desea utilizar, ver catálogo de almacenes. Si no ocupa múltiples almacenes, a todos los productos asígnelos al almacén General. Es un campo obligatorio, y permite escribir como máximo 20 caracteres. j) Familia. Las familias como ya se mencionó en su respectivo catálogo sirven para clasificar y agrupar los productos, es como si fueran líneas, en esta columna es obligatoria y permite escribir como máximo 15 caracteres. Ver el catálogo de familias, ya que deberá capturar la clave de la familia más no su descripción. Si una familia no existe en el catálogo de familias, ese producto no se subirá al sistema. k) Tipo. Este campo también sirve para clasificar los productos es como si fuera una sub línea, el campo es opcional, se debe escribir la clave asociada al tipo y registrada previamente en el catálogo de tipos de productos, si una clave no existe en dicho catálogo, el producto no se grabará en el sistema. debe como máximo escribir 15 caracteres. Nota. Verificar bien la longitud máxima aceptada para cada campo pues en caso de escribir más caracteres, el sistema los recortará. Debe dar de alta previamente los catálogos de almacenes, los de familias, los de tipos de productos antes de dar de subir el archivo con el inventario inicial.

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4. Una vez capturado todos los registros en el archivo de Excel, grábelo en la carpeta donde pueda ser recuperado fácilmente. 5. Regrese a la ventana de inventario inicial y de click en el botón de Importar, en ese momento el usuario deberá buscar el archivo de Excel previamente guardado, y seleccionarlo el sistema validará que el archivo es el adecuado y procederá a llenar la tabla que está en pantalla, Si el archivo es incorrecto el sistema mandará un mensaje “El archivo es incorrecto”, el sistema también verificará que cada renglón capturado cumpla con los requisitos mencionados en el paso 3, recuerde que aquellos que no cumplen con los requisitos el sistema no los tomará en cuenta y no los subirá a la base de datos de productos. 6. Una vez mostrados todos los renglones del archivo de Excel, de click en el botón Grabar, para que el sistema grabe los registros que cumplieron con las reglas, y queden asignados a los almacenes seleccionados. El sistema mostrará un mensaje indicando cuantos registros fueron grabados. Nota. La casilla de “Actualizar el catálogo de productos, es para borrar todo el contenido de la tabla productos en caso de haber subido previamente un archivo, si la casilla no está seleccionada, solo actualizará la existencia en cada uno de los almacenes. La primera vez que realice el proceso, Si debe seleccionar esta casilla. 9.11.2. Dar de alta un nuevo Producto. Este proceso es para registrar los productos en la base de datos, es una alternativa a usar el archivo de inventario inicial, con la desventaja de que aquí no se pueden asignar existencias y se debe de hacer uno por uno. Principalmente se usa para registrar nuevos productos/servicios y conceptos que se van agregando al catálogo y también para modificar los datos de los productos que ya se encuentran en la base de datos. Para dar de alta un nuevo producto entre al menú Catálogos  Productos  Productos. Y siga los siguientes pasos:

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1. De click en el botón Nuevo, para desbloquear los campos de la ventana. 2. Capturar cada uno de los campos teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: a) Clave. La clave del producto es un campo Obligatorio con este dato se identificará al producto/servicio en los demás documentos y operaciones; acepta letras, números y caracteres especiales, excepto apostrofes (‘) como máximo 30 caracteres, aunque se recomienda que no sea muy larga, ni que lleve espacios intermedios. No se permiten claves duplicadas. b) Descripción. Aquí debe de escribir la descripción del producto, servicio y o concepto con el que se va a Facturar, es un campo obligatorio, en el que se pueden escribir letras, números, caracteres especiales, excepto apostrofes (‘), como máximo 100 caracteres. Recuerde que este dato debe ser muy específico y debe de reflejar lo que el producto es, este campo se recomienda que una vez registrado no sufra cambios mayores, solo que sea necesario para identificar mejor al producto. c) Aplicación (Uso). Este campo se usa para capturar un complemento de la descripción, solo es para uso interno pues no aparecerá impreso en los documentos como remisiones o facturas, es un campo opcional y permite escribir letras, número y caracteres especiales, como máximo puede escribir 255 caracteres. d) Clasificación. El usuario deberá seleccionar de la lista si el producto es un Material, un servicio, una herramienta de trabajo, un consumible o un kit. Todos excepto los de tipo servicio aplican para el manejo y control de existencias, el kit es un caso especial y depende de los elementos que lo conformen pues se realiza de manera individual por cada elemento. Es un campo obligatorio. e) Familia. En este campo se muestran cada uno de los registros capturados previamente en el catálogo de familias, de los cuales el usuario deberá asignar una de ellas al producto que está dando de alta, si su empresa no maneja familias (Líneas) se puede quedar en blanco o vacío (sin asignar ninguna familia) e) Tipo. En este campo igual se muestran cada uno de los registros capturados previamente en el catálogo de tipos de productos (Sub Líneas), el usuario deberá seleccionar uno de ellos, si la empresa no maneja esta sub clasificación, se puede quedar vacía o en blanco. f) Status. Nos permite saber si un producto está Activo (casilla seleccionada) o Inactivo (dado de baja), g) Unidad de entrada. Aquí se muestran los registros capturados previamente en el catálogo de unidades de medida, este campo indica la unidad de medida con la que se compra o da entrada el material a nuestro inventario, se puede comprar en cajas y vender en piezas. El usuario debe seleccionar una unidad de la lista. h) Unidad de Salida. Aquí también se muestran los registros según sea el catálogo de unidades de medida, este campo nos indica como se le da salida al material de nuestro inventario o como se vende. Puede ser igual la unidad de medida de entrada y la de salida. i) Factor de conversión. Este campo indica la relación entre la unidad de entrada y de salida, si ambas son iguales el factor es uno, pero si son diferentes depende de cuantas se dan de entrada y cuantas de salida, en el ejemplo que mencionábamos de que se da entrada en caja y se da salida en piezas, supongamos que la caja trae 12 piezas, entonces el factor de conversión será 12/1 o lo que da 12.

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j) Costo Promedio. Este campo se refiere al valor en que se compra un producto, promediado con las existencias actuales, este campo solo se captura cuando se da de alta el producto en el catálogo, después solo podrá ser consultado pues se calcula de manera automática cuando se da una entrada al inventario (Compras, Ajuste de Entrada, Traspaso de Entrada, Traspaso entre almacenes, Devolución de clientes, etc.). Este campo es obligatorio y debe ser un valor numérico, no use comas para separar miles, solo el punto en caso de ser necesario. Si no tiene el dato correcto escriba un valor de $1.00. k) Ultimo Costo. También está relacionado con la última entrada, pero este no se calcula en base a las existencias, se asigna de manera directa. Es un campo que solo se puede asignar cuando se da de alta un producto, de ahí en adelante es asignado por el sistema. Este campo es obligatorio y debe ser un valor numérico, no use comas para separar miles, solo el punto en caso de ser necesario. Si no tiene el dato correcto escriba un valor de $1.00. l) Stock Máximo. Este campo nos indica la cantidad máxima que se puede almacenar del producto en cuestión en nuestro almacén, sirve para poder realizar un pedido sugerido, ya que se basa en la existencia, el stock mínimo y el máximo. Es un dato opcional. m) Stock Mínimo. Este campo nos indica la cantidad mínima que se puede almacenar del producto en cuestión en nuestro almacén, sirve para poder realizar un pedido sugerido, ya que se basa en la existencia, el stock mínimo y el máximo. Es un dato opcional. n) Producto importado. Esta casilla sirve para indicar si el producto que estamos registrando se compró directamente en el extranjero (se importó es decir que paso por una aduana), este campo junto con el que se encuentra marcado en la ventana de configuración “Compra mercancía en el extranjero (aduanas)” nos permitirá visualizar un apartado a la hora de capturar una factura, pues será necesario indicar los datos aduaneros: nombre de la aduana, fecha de pedimento y numero de pedimento.

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o) Lista 1. Se refiere a la primera lista de precios, (hay 5 en total), y solo esta es obligatoria, ya que no todos las empresas manejan varias listas de precios. Este campo debe ser un valor numérico y siempre debe ser mayor al costo asignado. p) Lista 2, Lista 3, Lista 4, Lista 5. Son las demás listas de precios que se le pueden asignar a un producto, todas ellas son opcionales. Estos campos deben ser un valor numérico y si se escribe debe ser mayor al costo asignado. q) IEPS. Esta casilla indica si el sistema va a manejar el impuesto Especial a productos y servicios para el producto que se esta registrando, si es así, el usuario debe de escribir que porcentaje se va a manejar para ese producto, debe ser un valor numérico, entre 0 y puede ser mayor al 100%.

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r) Código de barras. Este campo se usa solo si el producto tiene asignado un código de barras o si se va asignar uno propio e imprimir las listas de códigos de barras, este campo es opcional pero si se maneja el Módulo de Ventas, este campo se vuelve obligatorio. Si el producto maneja un código de barras escríbalo exactamente como se ve, no de espacios de más. s) Comentarios. Es un campo opcional que permite escribir letras y/o números, es para escribir algunas observaciones que tienen que ver con el producto que se está registrando. Como máximo puede escribir 255 caracteres. Este campo no se verá impreso en ningún lado. Almacén General. Este apartado es solo para consulta, y se va actualizando con las demás operaciones de entrada/salidas que se realicen en el sistema. son más que otra cosa datos estadísticos e informativos. t) Existencia. Este campo nos indica la existencia total del producto en nuestro inventario (es la suma de las existencias en cada almacén), este valor no puede ser capturado en ningún lado, se va calculando con la existencia que se asignó en el proceso de inventario inicial, o en cero cuando se dio de alta el producto en el sistema. u) Fecha última compra. Este campo nos muestra la fecha de la última vez que se le dio entrada al sistema en nuestro inventario. (Aplica para compras, ajustes, traspasos, etc.) v) Pendientes por recibir. Este campo nos indica la cantidad de producto que ya se pidió con el proveedor pero que aún no llega a nuestro almacén (es). Se debe de recalcular cada vez que se haga un pedido y cuando se de una entrada de ese material w) Punto de Reorden. Este campo nos indica la cantidad en la cual es recomendable volverse a surtir, porque ya queda poco en el inventario. Está basado en los campos de existencia, stock máximo y stock mínimo. x) Fecha ultima venta. Este campo nos indica la última vez que se le dio salida al producto en nuestro inventario. Aplica para ventas, ajustes de salidas, traspasos, etc. y) Pendientes por Surtir. Este campo es similar al del inciso v) pero este se refiere a los pedidos de los clientes, y que cantidad tenemos pendiente por enviarles. z) Ventas Acumuladas Anuales. Nos indica en cantidad e importe las ventas que llevamos de ese producto en todo el año, cada enero se reinicia su valor. aa) Ventas Acumuladas mensuales. Nos indica en cantidad e importe las ventas que llevamos de ese producto en todo el mes, cada mes se reinicia su valor. ab) Imagen Asociada. Este campo es opcional, para poder incluir una imagen del producto que está dando de alta. Se debe de configurar previamente la carpeta donde se van a almacenar las imágenes que se incluyan de los productos, si es un sistema que se use en diferentes maquinas (PC’s) esa ruta o carpeta debe ser común para todas las maquinas. ac) Ubicación. Este campo es muy importante a la hora de hacer un inventario físico sirve para poder realizar dicho proceso en partes y no todo de una sola vez, es decir puede hacer el inventario físico de un solo anaquel, o de una sola vitrina, etc, es un campo opcional, es a consideración del usuario si es que físicamente tiene separado sus productos.

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ad) Proveedor 1 y 2. Este dato nos indica quienes fueron los últimos dos proveedores a los que se les compro el producto, cuando se da de alta, puede indicar a que proveedores se les compra comúnmente ese producto. ae) Datos para una Farmacia. Estos datos son por lo regular necesarios para productos de una farmacia, si su empresa es de otro giro, los debe de dejar en blanco (vacíos), estos campos son: Categoría. Campo para clasificar los productos, se llena con los registros del catálogo de categorías. Es obligatorio. Presentación, es un campo obligatorio, sirve para poner si el medicamento viene en tabletas, comprimidos, jarabe, etc. puede escribir letras, números o caracteres especiales; como máximo 255acacteres. Concentración. Campo opcional sirve para indicar la cantidad de cada elemento que forman al medicamento. Sustancia activa, Cual es el ingrediente por asi decirlo del medicamento lejos del nombre comercial. Es un campo opcional. Laboratorio. Se debe de indicar que laboratorio fabrico dicho medicamento, es un campo obligatorio. receta médica. Este campo es obligatorio, sirve para indicar si el medicamento requiere que se presente una receta médica para poder ser vendido. Seleccione la casilla si es necesario pedir la receta, déjela sin seleccionar si no es necesario pedir la receta. Código sanitario. Es un campo de control y es opcional para indicar el código sanitario con el cual fue aprobado dicho medicamento. 3. Revise la información capturada y de click en el botón Grabar de la barra de herramientas. el sistema le indicará si el producto fue grabado o no por medio de un mensaje. Debe poner mucha atención a los mensajes que muestra, ya que eso le permitirá corregir lo que este mal y poder grabar. 9.11.3. Errores al capturar un producto: a) Se insertó con éxito el registro en la Base de Datos. Este mensaje indica que el producto/servicio se grabó en la base de datos. b) Falta la clave del Producto del Material/Servicio. Un mensaje como este puede aparecer si algún campo que es obligatorio quedó vacío. Todos los campos con un (*) son obligatorios, en el caso de los valores numéricos, no pueden quedarse en cero, si no tiene el dato en ese momento ponga un 1, después podrá modificarlo. c) No seleccionó ninguna Familia, Desea Continuar?. Algunos campos son opcionales pero importantes, en este caso el sistema le indica que se quedaron vacíos y que si desea dejarlos así. d) Indique una Clave de Proveedor Valida. En caso de haber escrito una clave de proveedor pero no aparece el nombre, aparecerá este mensaje. e) Ya Existe un Producto con esa Clave. El sistema no permite duplicidad de productos, es decir que haya 2 o más productos con la misma clave, no con el mismo Id, ni con el mismo código de barras. Si el usuario escribe uno d estos campos que coincide con el de otro producto, el sistema mostrará un mensaje semejante.

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f) El Campo Stock Mínimo es incorrecto, se espera un valor menor o igual al de Stock Máximo. Si va a escribir los datos del Stock, el mínimo debe ser una cantidad menor al máximo, revise, posiblemente los puso en orden inverso. g) Configure la Carpeta de imágenes. Este mensaje sale cuando se asigna una imagen al producto que esta en pantalla, pero aún no se ha indicado en que carpeta se van a grabar todas las imágenes. Vaya al menú herramientas  Configuración de Facturación. h) Ocurrió un error al insertar el registro en la Base de Datos...consulte al administrador de sistemas. Este mensaje sale cuando el registro no se pudo grabar, algunas veces porque se pierde la conexión con el servidor, (cuando se trabaja como cliente – servidor, y el servidor es apagado mientras se está capturando el registro.). 9.11.4. Buscar un Producto previamente guardado. Este proceso nos ayuda a mostrar los datos de un producto en particular. Realice los siguientes pasos: 1. De click en el botón búsqueda de la barra de herramientas, para desbloquear el campo clave del producto. 2. Escriba la clave completa del producto y presione la tecla Enter. El sistema realizará la consulta necesaria para poder mostrar los datos en pantalla. En caso de no encontrar algún registro que coincida con la clave escrita, mostrará un mensaje informándonos. 3. Si no se sabe la clave del producto de click en el botón que aparece a un lado de la clave del producto:

4. Se mostrara la ventana de listado de productos:

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5. puede buscar directamente en el listado recorriendo cada uno de los productos de la lista. O bien usar los filtros que se muestran en la parte superior, como clave, o parte de la descripción:

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O se puede buscar todos los de una misma familia, tipo o clasificación, incluso combinados:

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O solo los que tengan existencia:

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6. Seleccione el producto y de doble click para regresar a la pantalla del catálogo y se muestren todos los datos del producto.

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9.11.5. Modificar los datos de un Producto. Este proceso es útil para modificar algunos datos que hayan cambiado como una parte de la descripción, agregar una imagen al registro del producto, el proveedor al que le compramos, las listas de precios, etc. Recuerde que no todos los campos son editables (modificables), y la clave a pesar de poder cambiarse, no se recomienda hacerlo porque si ya se emitieron documentos con esa clave, esos registros quedarían desvinculados. Realice los siguientes pasos: 1. Busque el registro del producto que desea modificar siga los pasos del proceso 9.11.4, 2. De click en el botón editar de la barra de herramientas, para desbloquear los campos que se van a modificar. 3. Modifique solo los campos necesarios, recuerde que la clave del producto no es recomendable modificarla desde esta ventana. Tome en cuenta las indicaciones escritas en el proceso 9.11.2 y 9.11.3 4. Revise los datos modificados, y de click en el botón guardar. El sistema le indicará si el registro se modificó correctamente o no por medio de un mensaje. Recuerde que hay campos que ya no se pueden modificar como la existencia, fecha de la última compra o fecha de la última venta, el costo promedio y último. Solo se podrán modificar con los movimientos realizados con ese producto. 9.11.6. ¿Es posible Cambiar la Clave de un Producto? Si se puede cambiar, revise el proceso Modificar claves a Productos del módulo de inventarios, que nos indica cómo hacerlo de la manera correcta. Ya que como ya se mencionó en el proceso anterior no se debe de hacer directamente en la ventana de catálogo de productos pues los documentos que ya utilizaban anterior mente esa clave quedarían desvinculados.

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CODIGO:

Este proceso modifica las claves de los registros tanto en el catálogo, como en compras, ventas, ajustes, traspasos, etc. en pocas palabras en todos los demás documentos donde se utilizó. Imagen 64

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En esta ventana debe de escribir la clave actual del producto, el sistema le mostrará la descripción del mismo. El usuario deberá de escribir la nueva clave y posterior mente dar click en el botón actualizar. 9.11.7. ¿Cómo Modificar los precios de un producto? En este módulo de facturación solo se pueden modificar desde el catálogo de productos, sin embargo en el módulo de Inventarios hay dos formas de poder hacerlo a toda una familia y/o Grupo. Movimientos  Cambiar Precios por Línea (Familia) Completa. Esta opción cambia a toda una Familia completa, según la forma que se le indique en el sistema. Imagen 66

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Para modificar los precios realice los siguientes pasos: 1. Seleccione la familia a la cual desea modificar los precios

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CODIGO:

2. Selecciona si los precios se van a aumentar o disminuir. 3. Selecciona si se va a calcular en base al Costo Promedio, Costo último o a la lista de precios. 4. Indique si el aumento o disminución del precio se hará en cantidad fija o en un porcentaje. 5. Escriba las cantidades o porcentajes en cada una de las casillas que están debajo de las listas de precios. 6. De click en el botón calcular. 7. Revise los nuevos precios que el sistemas asigno. 8. De click en el botón actualizar. Ejemplo en base al costo Promedio:

Imagen 68

Como podrá darse cuenta el valor escrito en cada cuadro es diferente y el cálculo se realizará de la siguiente manera: (tomando los porcentajes que se ven en la pantalla)

Imagen 69

El precio1 del primer producto es el resultado de multiplicar el costo promedio de $200.00 + el 50% para la lista 1 nueva que da $300.00, para la segunda lista se le aumenta un 55% y nos da un nuevo precio de $310.00 para la segunda lista y así sucesivamente. Si se da cuenta las listas anteriores no se tomaron en cuenta para el cálculo, solo el valor del costo promedio y los porcentajes asignados.

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Ejemplo en base al costo Último:

Imagen 70

Vamos a dejar los mismos porcentajes:

Imagen 71

Como podrá darse cuenta, ahora los cálculos se hicieron en base a la segunda columna “Costo Ultimo” que en algunos casos en menor o mayor al costo promedio (para nuestro ejemplo). Así el nuevo precio 1 salió de la siguiente manera, cotos ultimo $205.00 + el 50% dando un precio de lista 1 de $307.50, para la segunda lista se aumenta un 55% y nos da un nuevo precio de $317.75. como se podrá cuenta tampoco los precios actuales se tomaron en cuenta para el cálculo. Ejemplo en base a la propia lista: Este proceso se hace en base al valor actual que tiene cada lista de precios:

Imagen 72

Observe como los porcentajes se mantienen fijos, pero ahora si se va van a tomar en cuenta el precio actual de cada lista.

Imagen 73

El Nuevo precio 1 salió del precio actual 1 $270.00 más el 10%, lo que nos da $297.00, el segundo precio $280.00 + 10% nos da $308.00 y así sucesivamente. En este caso los costos promedio y ultimo no se tomaron en cuenta.

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9.11.8. ¿Cómo Cambiar las Existencias de un producto? El sistema no permite cambiar directamente la existencia a un producto, esto solo se puede realizar por medio de procesos definidos de entrada y salida de material. Esto afectará la existencia del almacén que se haya seleccionado así como la existencia global (suma de las existencias de todos los almacenes). Para aumentar la existencia de un producto, debe realizar una compra, un ajuste de entrada, un traspaso entre sucursales (recibiendo material), traspaso entre almacenes (indicando el almacén donde queremos aumentar la existencia) y por medio de una devolución de un cliente. Para disminuir la existencia de un producto, debe realizar una venta (Factura, Remisión, Ticket de Venta), un ajuste de salida, un traspaso entre sucursales (dando salida al material), traspaso entre almacenes (indicando el almacén donde queremos disminuir la existencia) y por medio de una devolución a un proveedor. Si no piensa realizar una venta o una compra, lo más recomendable es hacer un Ajuste de material (es) desde el módulo de inventarios. 9.11.9. ¿Cómo Cambiar el Costo de un producto? El costo de un producto tanto promedio como último, solo se debe recalcular con una entrada de material, no de manera directa. Sin embargo en el módulo de inventarios hay un proceso que permite cambiarlo directamente. Revaluación de Costos, se utiliza para poder cambiar de manera directa un costo y solo se hace en condiciones especiales, por ejemplo cuando tenemos cierto material o producto por mucho tiempo en nuestro inventario, el cual tuvo un costo muy diferente al que actualmente debería de tener y que por algún motivo no se le ha dado salida, por esta razón si es posible modificar el costo de manera directa.

Imagen 74

1. En esta ventana tiene que seleccionar la familia al que pertenece el(os) producto(s) al(os) que desea cambiar el costo. 2. Luego el porcentaje de aumento o disminución que se le aplicará sobre el costo promedio actual.

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3. Indicar si se va a aumentar o disminuir el costo. 4. Dar click en el botón mostrar. El sistema realizará los cálculos y mostrará el nuevo costo. 5. Revise que el nuevo costo sea correcto, en caso contrario modifique el porcentaje y vuelva a dar click en el botón mostrar. 6. Seleccione solo los productos que desea modificar, si el cambio es a todos los productos de la familia puede dar click en el botón Seleccionar todo. 7. Una vez seleccionado los productos, y que el costo sea el correcto, de click en el botón Aplicar, solo hasta ese momento los costos serán actualizados y se grabara un registro en la bitácora. 9.11.10. Métodos de Costeo. Existen 3 métodos de Costeo, El Costo promedio, el UEPS (Ultimas entradas Primeras Salidas) y el PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas). En esta versión de la suite Administrativa solo se maneja el Costo promedio en base a las entradas y la existencia actual de cada producto y funciona de la siguiente manera.

Imagen 75

Observe que inicialmente teníamos 20 piezas a $102.50 y se compraron 5 piezas a $105.00, en ese momento se calculó el costo promedio en $103.00 (se suman los importes de la existencia inicial y el importe de la entrada y se divide entre la suma de cantidades: =($2050.00+$525.00)/(20+5)), con una nueva existencia de 25, después hubo una serie de salidas de material el costo lo mantuvo en $103.00 hasta quedar una existencia de 13 piezas, después hay otra entrada de 10 piezas a $107.00 y se vuelve a recalcular el costo promedio esta vez nos da $104.74 y una existencia de 23 piezas, las salidas sucesivas saldrán a este costo hasta que haya una nueva entrada y se vuelva a recalcular el costo promedio. En una devolución de un cliente se toma el costo de la salida, por ejemplo si se devolvieran las 2 piezas de la segunda fila, al ser una entrada al inventario (por la devolución) se re-calcularía el costo promedio, sumando las existencias actuales (16 +2) de la devolución y los importes ($1675.84 +$206.00) dándonos un costo promedio de $104.55 y una existencia actual de 18.

Imagen 76

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9.11.12. Dar de baja un Producto. Cuando un producto se va a descontinuar por alguna razón, es posible que también se dé de baja en el sistema, para evitar que por error se siga ocupando en los procesos diarios. Esta funcionalidad permite asignarle el Status de Inactivo, a un producto, realice los siguientes pasos para poder dar de baja un producto: 1. Busque el producto/Servicio que desea dar de baja, siga los pasos descritos en el proceso 9.11.4 2. De click en el botón Eliminar, el sistema mostrará un mensaje para que el usuario confirme que realmente desea dar de baja el producto. 3. El usuario deberá de dar click en el botón “SI”, el sistema le mostrará un nuevo mensaje indicando si fue posible o no dar de baja el producto en la base de datos, dejando al producto marcado para no poder ser usado en los demás procesos del sistema. Si desea recuperar ese producto y volver a utilizarlo, busque el producto, una vez mostrados sus datos en pantalla, de click en el botón editar y seleccione la casilla de Status, por ultimo de click en el botón grabar de la barra de herramientas. 9.11.13. Imprimir listado de Producto. Para poder imprimir un listado del catálogo de productos, de click en el botón imprimir de la barra de herramientas, se mostrará una ventana para que el usuario indique bajo qué condiciones se mostrará el reporte: Puede imprimir el listado de una sola familia o todas, únicamente los productos Activos, solo los inactivos o ambos, puede imprimir solo los productos, solo los servicios, las herramientas, o todos. E indicar si solo quiere mostrar los que tienen existencia, y por último2 el orden de impresión (Por Clave o por Descripción). Se mostrará un cuadro de dialogo para indicar la impresora en la que desea imprimir el listado, seleccione la impresora de su agrado y de click en imprimir.

Imagen 77

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9.12. Catálogo de Monedas. El catálogo de monedas se utiliza, para registrar las diferentes divisas con las que podemos hacer facturas, de manera prederminada vienen Pesos (Predeterminada) Dólares y Euros. Sin embargo se pueden dar de alta otras más. Para ingresar seleccione el Menú Catálogos  Monedas. Se mostrará la pantalla que se ve del lado derecho. Imagen 78

Para registrar una moneda, de click en el botón nuevo, y escriba la clave con la que identificará la moneda, su descripción o nombre completo. En el campo siglas anote las que se usan para escribir la cantidad con letra por ejemplo USD para dólares, MN para pesos mexicanos, etc. No se le olvide asignar el Status como Activo. Este catálogo está asociado con el proceso de Tipo de Cambio, pues al iniciar sesión cada día el sistema le pedirá al usuario que escriba el tipo de cambio correspondiente a (las) moneda(s) extranjera(s). en caso de hacerlo en ese momento podría realizarlo, la siguiente vez que inicie sesión durante el día, o bien ir al menú Herramientas  Tipo de Cambio. 9.13. Catálogo de Sucursales. Este catálogo se utiliza para poder enviar /recibir Productos de la matriz a una sucursal o entre sucursal y sucursal. También se utiliza para poder emitir facturas desde la matriz pero que sean de una sucursal. (Agregando un campo adicional de “Emitido En”).

Imagen 79

9.13.1 Dar de alta una nueva Sucursal. Este proceso se realiza como sigue: 1. Da Click en el botón Nuevo de la barra de herramientas para desbloquear los campos. En automático el sistema Asignará el Núm. Consecutivo que le corresponde a la sucursal dependiendo de las previamente guardados. 2. Capture los datos que se solicita tomando en cuenta las siguientes observaciones. a) Nombre. Es un campo obligatorio, se usa para identificar a la sucursal en los reportes y en las ventanas donde se indica con que sucursal se va a facturar por ejemplo. Como máximo puede escribir 255 caracteres. b) Calle. Es un campo obligatorio para escribir la calle de la sucursal, dicha información se mostrará en la factura como parte del campo Emitido en. Puede escribir como máximo 100 caracteres. c) No. Exterior. Campo obligatorio, si no tiene información puede escribir SN o S/N, tiene como máximo 20 caracteres.

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d) No. Interior. Es un campo opcional, donde puede escribir el núm. Interior como departamento, como sección, etc. e) Colonia. Es un campo opcional, que permite escribir como máximo 100 caracteres. Recuerde que todos estos campos aparecen en la factura en el campo “emitido en”. f) Ciudad. Campo Obligatorio deberá indicar el municipio en donde se encuentra la sucursal. Como máximo puede escribir 100 caracteres. g) Estado. Debe seleccionar el estado al que pertenece la sucursal que está registrando. h) País. Indique le país al que pertenece la sucursal. i) Código Postal. Es un campo obligatorio en el cual deberá escribir 5 números que correspondan al código postal donde se ubica la sucursal. j) Status. Nos indica si el registro de la sucursal estará Activa o Inactiva (Dada de baja) k) Ligado a la serie de facturas. Este campo es importante ya que cada vez que entre a la ventana de facturación tiene que indicar si la va a emitir la Matriz o la sucursal, y si usa una Serie distinta para matriz y sucursal, también tendría que estar seleccionando la serie cada vez que decida facturar, sin embargo es posible que la enlacemos de esta manera, desde este catálogo de sucursales, de esta manera cuando hagamos una factura de una sucursal no nos tenemos que preocupar por seleccionar la serie. 3. Revise los datos capturados y de click en el botón grabar de la barra de herramientas. El sistema le mostrará un mensaje indicando si el registro pudo grabarse o no por medio de un mensaje. 9.13.2. Buscar una Sucursal previamente guardada. Para recuperar una sucursal debe de dar click en el botón buscar de la barra de herramientas. Se mostrará una lista con todas las sucursales registradas previamente.

Imagen 80

Localice la sucursal que desea mostrar y de doble click para seleccionarla, también puede ocupar la tecla F3. En ese momento se mostrarán los datos en la pantalla del catálogo.

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9.13.3. Modificar los datos de una Sucursal. Para poder cambiar los datos de una sucursal debe primero localizar la sucursal que desea modificar para ello siga los pasos del proceso 9.13.2. Como los campos están bloqueados, primero de click en el botón editar. Una vez desbloqueados los campos, modifique los datos necesarios, y por último de click en el botón grabar. Nota. No se recomienda cambiar una sucursal por otra, si alguna ya no la va a ocupar más, se debe de dar de baja y dar de alta una nueva. 9.13.4. Dar de baja una Sucursal. Cuando una sucursal ya no será usada dentro del sistema, será necesario darla de baja. Basta con localizar la sucursal en cuestión (Proceso 9.13.2) y después dar click en el botón eliminar de la barra de herramientas, el sistema preguntará al usuario si está seguro de querer dar de baja la sucursal. El usuario deberá responder que sí y a partir de ese momento la sucursal quedará inactiva. Para poder reactivar una sucursal que se dio de baja anteriormente, puede buscarla en el listado (Proceso 9.13.2) y editarla (Proceso 9.12.3) seleccionando la casilla del campo Status para que vuelva a estar Activa. 9.13.5. Imprimir listado de Sucursales. El Listado de sucursales puede mandarse a impresora dando click en el botón imprimir de la barra de herramientas.

Imagen 81

9.14. Configuración de Comisiones. Esta ventana se utiliza para determinar cómo se van a pagar las comisiones de los vendedores, y funciona de la siguiente manera, a cada vendedor se le puede dar una comisión diferente por las ventas de menudeo y otro porcentaje diferente por las ventas de mayoreo o bien el mismo porcentaje por ambos. También se le puede indicar al sistema si es sobre lo vendido o sobre lo efectivamente cobrado. Y si el cálculo es sobre las remisiones o sobre las facturas (una de las 2 nunca de ambas) en este caso debe considerar si maneja remisiones, si todas las remisiones las factura, etc.

Imagen 82

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También debe de indicar el importe para saber a partir del cual el sistema considerará una venta como mayoreo o como menudeo. Una vez indicado todos estos datos, de click en el campo aplicar. En la pantalla anterior se va a dar una comisión del 1.5% sobre las ventas de menudeo y un 2.5% sobre las ventas de mayoreo, considerando un importe de $20,000.00 o superior para una venta de mayoreo. Se aplicará sobre lo vendido tomando en cuenta todos los registros de remisiones. Nota. Esta configuración se utilizará en el proceso de generar comisiones para los vendedores, si estas no se han configurado el proceso no funcionará. 9.15 Contabilidad. Este Apartado se utiliza si el usuario desea generar Pre – Pólizas desde la suite administrativa, para ello es necesario que se den de alta las cuentas contables con las trabaja la empresa y que están dadas de alta en el catálogo de cuentas contables de su programa contable. 9.15.1. Cuentas contables. Para poder configurar estos datos de click en el menú Catálogos  Contabilidad  Cuentas Contables.

Imagen 83

Se pueden dar de alta solamente las cuentas que ahí se mencionan, si maneja otras diferentes que tengan que ver directamente con el manejo de la suite administrativa (Compra – Venta de material o inventarios) tendría que solicitar una personalización. Escriba cada cuenta tal como están registradas en programa de contabilidad, puede escribir números con o sin guiones, y la estructura depende de su catálogo de cuentas contables. Nota. Las cuentas que aquí capturen deben de estar registradas en el programa de contabilidad que maneje la empresa si quiere hacer uso de la herramienta de exportación de pólizas, de esa manera se ahorraría la captura de las mismas, y solo tendría que revisar lo que la suite administrativa generó como póliza y grabarla. 9.15.2. Generar Pre Pólizas. Esta herramienta se utiliza para generar una pre-póliza contable, a partir de los movimientos de las ventas y pagos realizados, si no se han capturado facturas o cobros de los clientes, este proceso no podrá llevarse a cabo. Vaya al menú Catálogos  Contabilidad  Pre-Póliza. Imagen 84

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Se podrán emitir pólizas de Ventas (Facturación), de ingresos (cobros) de Egresos (Pagos, solo si se maneja el módulo de compras y/o Bancos), de ventas de contado y cobro a clientes, Ventas a Crédito, etc. Nota. Para generar un Pre-Póliza No basta con dar de alta las cuentas contables del proceso anterior 9.15.1, también es necesario capturar los números de cuenta contables en el catálogo de Clientes, en el catálogo de proveedores, en el catálogo de bancos.

Imagen 85

Para generar una pre-póliza, realice los siguientes pasos: 1. De click en el botón nuevo de la barra de herramientas, se asignará por default el Id de Póliza consecutivo que le corresponde. También mostrará la fecha actual para asignar el periodo, es decir de manera predeterminada la póliza se hace de un solo día al menos que el usuario quiere hacerla de un periodo diferente como por semana o por mes, o de varios días. 2. Seleccione la fecha de creación, pues esta será la fecha con la que se va a registrar la póliza, esto es que el día de hoy puede generar una póliza con información del día de ayer, (ya que a veces por la carga en el trabajo no vamos al día con nuestros procesos) en este caso la póliza saldrá con la fecha de hoy, sin embargo podemos cambiarle la Fecha al día de ayer y así la póliza se grabará como si se hubiera hecho ayer. 3. De ser necesario seleccione el periodo que el sistema tomará para mostrar los movimientos (recuerde que por default es de un solo día) 4. Seleccione el tipo de póliza que desee generar (vea imagen 84), el sistema le asignará el folio correspondiente. El sistema lleva un control de pólizas de manera mensual es decir que cada mes se reiniciará el folio en 1, esto es para cada uno de los tipos de pólizas (cada tipo de póliza lleva su propio consecutivo).

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5. Dar Clic en el Botón mostrar. El sistema realizará el proceso de búsqueda y mostrará los asientos contables correspondientes al tipo de póliza y rango de fechas seleccionado.

Imagen 86

6. una vez mostrados los datos de la póliza, debe de revisar que la información es correcta, para ello la tarea se le encomienda a la persona que facturó para así estar seguros de que se incluyan todos los documentos capturados en el periodo especificado. Los totales del Debe y del Haber deben coincidir. 7. De click en el botón grabar de la barra de herramientas. El sistema grabará la póliza en la base de datos. Y nos mostrará un mensaje para indicarnos que se grabó correctamente.

Imagen 87

8. El sistema le mostrará otro mensaje para preguntar si desea exportar en ese momento la póliza generada. Esto es para generar un archivo con extensión .Pol que es la que reconoce el programa Aspel COI (MR) para las pólizas modelo. Si el usuario le responde que si se creará un archivo que posteriormente se podrá subir al programa contable como póliza modelo. El sistema nos avisará si el archivo se creo exitosamente o no.

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Imagen 88

Cuando se instala el sistema, se crea una carpeta donde por default se graban las pólizas, como podrá darse cuenta es dentro de la carpeta donde se encuentra el modulo (ejecutable) de Facturación. Este es el aspecto que tiene el archivo que se acaba de generar:

Imagen 89

Nota. Se recomienda hacer un acceso directo de la carpeta donde se encuentran almacenadas las pólizas, para ello de click derecho en el icono de facturación que se encuentra en el escritorio, seleccione la opción Propiedades  abrir ubicación. En esa carpeta encontrará otra que se llama pólizas y esa es la que andamos buscando.

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Ya estando en COI entre al módulo de pólizas, y de click en agregar, (recuerda que previamente se tienen que dar de alta las cuentas contables y los tipos de póliza que manejamos en el sistema).

Imagen 90

Imagen 91

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CODIGO:

De click en el botón crear póliza modelo. Y seleccione el archivo que contiene la póliza a subir (que se creó anteriormente).

Imagen 92

Después de seleccionar el archivo el sistema lo subirá a COI:

Imagen 93

Recuerde que si alguna cuenta contable utilizada no está registrada en el sistema de contabilidad éste le mostrará un mensaje indicándoselo:

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Si le aparece este mensaje tiene 2 opciones: a) Ir al catálogo de cuentas y darla de alta manualmente. b) Crearla desde aquí, respondiendo la pregunta que se le hace en este mensaje. Observe como los totales están en ceros., para lo cual de click en cada una de las partidas hasta llegar a la última.

Imagen 94

Una vez realizado todo este proceso de click en el botón grabar. Nota. Este procedimiento no es compatible con todas las versiones de Aspel COI. Las pruebas se hicieron en aspel COI 5.0, 5.5, 5.6, 5.7 y 6.0 9.15.3. Imprimir la Póliza Generada. Una vez terminada de generar la póliza o buscarla tiempo después, de click en el botón de imprimir y se mostrará una vista previa de la póliza que se acaba de crear.

Imagen 95

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9.15.4. Listado de Pólizas. Este reporte nos sirve para llevar un control de los días que ya hemos generado pólizas (principalmente si la hacemos a diario (una por día de cada tipo de póliza)). Para imprimir dicho reporte seleccione el menú Catálogos  Contabilidad  Listado de Pólizas. Imagen 96 En esta ventana podrá seleccionar bajo qué criterios quiere emitir el reporte, por ejemplo las de egresos, de ingresos o de diario o todas, el Status: generadas o que ya exportaron a COI (**), un rango de fechas por ejemplo todas las del mes de Diciembre de 2012. Y si quieren un reporte general o detallado: ** Es responsabilidad del usuario el que se suba más de una vez una póliza, pues la suite administrativa no tiene control alguno sobre el programa Aspel COI (MR), tan sólo es una herramienta de apoyo para el usuario.

Imagen 97 (General)

Imagen 98 (Detallada)

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9.16 Movimientos. Le llamamos Movimientos a cada uno de los procesos (Documentos) que se hacen cotidianamente como Remisiones, Facturas, notas de cargo, notas de crédito, etc. Esta sección es la que se ocupa con mayor regularidad (diariamente), los catálogos una vez capturado al inicio de la implementación del sistema ya se ocupan de manera esporádica cuando necesite por ejemplo dar de alta un nuevo cliente, un nuevo producto, etc.

Imagen 99

9.16.1. Cargar Saldo inicial de clientes. Este es el primer proceso que se debe de hacer después de dar de alta los distintos catálogos (No antes). Este proceso se lleva a cabo para poder importar una lista de clientes desde un archivo de Excel con una determinada estructura (previamente definida por el sistema) esa lista puede incluir los saldos de sus clientes si es que ya lleva tiempo trabajando con ellos y apenas va a empezar a usar un programa o bien anteriormente usaba otro distinto, dichos saldos se suben como saldo inicial y es posible ir registrando cobros asociados a ese saldo inicial hasta liquidarlo. Para entrar a esta herramienta de click en el menú Movimientos  Saldos Iniciales de Clientes.

Imagen 100

El proceso correcto para subir el listado de clientes es el siguiente: 1. De click en el Botón Descargar, el sistema mostrará el archivo que se debe llenar, vacío (sin datos) 2. El usuario deberá guardarlo en una carpeta donde le sea fácil localizarlo e indicar un nombre con el cual lo va a guardar.

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CODIGO:

Imagen 101

Imagen 102

3. Llenar las columnas tomando en cuenta las siguientes recomendaciones: a) No dejar espacios en blanco entre registros, esto supondrá el fin del archivo. Los clientes que vaya a capturar, los debe de escribir de la fila 4 en adelante sin dejar ningún espacio entre registro y registro; si tiene 500 clientes, los escribirá uno tras otro de la fila 4 a la 504. Si deja un espacio por ejemplo entre la fila 100 y 101, el sistema considerará que solo son 96 clientes los que hay que subir. b) Solamente se subirá una vez este archivo, no es posible subirlo a cada rato, por lo tanto debe tomar una decisión de subirlo completo con toda la información que ahí se pide, o bien subirlo con la información que cuenta y luego poco a poco ir modificando cada uno de los clientes directamente en el cat álogo de Clientes, El

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saldo no podrá ser modificado por ningún medio de manera directa. Así es que es mejor que le asigne el saldo correcto. c) Clave. Es la columna 1, aquí deberá de escribir la clave con el cual se identificará el cliente en el sistema, puede escribir números, letras, caracteres especiales, (combinados o uno solo de ellos), se recomienda escribir una clave numérica consecutiva (1,2,3,…,N Clientes). No se recomienda dejar espacios en blanco intermedios en las claves. No se permiten duplicar Claves (puede escribir de 1 a 10 Caracteres, si son más caracteres, el sistema truncará la clave únicamente a 10). Es un campo obligatorio. d) RFC.

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