LOGISTICA

1.-

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OBJETIVO Establecer y mantener un procedimiento documentado que norme las actividades que deben ejecutarse para llevar a cabo las compras nacionales y extranjeras, así como la evaluación de los proveedores.

2.-

ALCANCE Es aplicable a todas las áreas de APDAYC, Dirección General, Dirección de Administración y Finanzas, el Jefe de Compras.

3.-

4.-

5.-

REFERENCIA a.

Norma ISO 9001:2008 cláusula 7.4.- Compras

b.

Directiva de Logística

RESPONSABILIDAD a.

La Sub-Dirección de Logística es la responsable de verificar y mantener el cumplimiento del presente procedimiento.

b.

El Director de Administración y Finanzas y/o Director General tienen la responsabilidad de revisar y aprobar las órdenes de compra emitidas a los proveedores de acuerdo a los montos establecidos.

c.

Las áreas usuarias deben de describir en forma clara y detallada sus requerimientos y verificar la conformidad de los productos recibidos.

DEFINICIONES a.

Proveedor1 Organización o persona que proporciona un producto. Por ejemplo: Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información. NOTA 1.- Un proveedor puede ser interno o externo a la organización. NOTA 2.- En una situación contractual un proveedor puede denominarse "contratista".

b.

Producto2 Resultado de un proceso. NOTA 1.- Existen cuatro categorías genéricas de productos: (1) servicios (por ejemplo, transporte);

1 2

ISO 9000:2005, párrafo 3.3.6.- Proveedor ISO 9000:2005, párrafo 3.4.2.- Producto

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(2) (3) (4)

c.

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software (por ejemplo, programas de computador, diccionario); hardware (por ejemplo, parte mecánica de un motor); materiales procesados (por ejemplo, lubricante).

Cuando se utilice el término "producto", éste puede significar también "servicio".3 Producto del Proveedor Todas aquellas materiales, equipos, servicios de reparación y mantenimiento, que ofrece un proveedor a APDAYC.

d.

Producto Crítico 4 Producto adquirido cuyas características podría afectar la posterior realización del servicio o sobre el servicio final. Para APDAYC los siguientes son considerados productos críticos: Producto Crítico Formatearía Útiles de oficina Mantenimiento de Equipos de computo Mantenimiento de Equipamiento Comunicaciones (internet, telefonía) Mensajería Software

e.

Proveedor Crítico Persona natural o jurídica que provee a APDAYC un servicio crítico.

f.

Lista de Proveedores Críticos Lista que contiene a todos los proveedores de los productos críticos calificados y autorizados por APDAYC.

g.

Criterios para la evaluación del proveedor: (1)

Calidad del Producto o Servicio, según corresponda al tipo de proveedor y/o al producto o servicio ofrecido: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h)

3 4

Tiempo de entrega del producto Conformidad del producto Cumple con especificaciones técnicas Comunicación con el proveedor Experiencia en el mercado, cartera de clientes, alianzas estratégicas Garantías Precio del producto Soporte Técnico

ISO 9001:2008, capítulo 3.- Términos y definiciones. ISO 9001:2008, cláusula 7.4.1.- Proceso de compras.

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(i) h.

Facilidades de pago

Siglas

Director Administración y Finanzas Asistente de Logística a

6.-

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DAF

Sub Directora de Logística

SDL

AL

Asistente Almacén

AA

Jefe Área responsable

JAR

DESARROLLO

a. Nº 01

Gestión de Compras Res p JAR

02

SDL / AL

03

SDL / AL

Descripción

Registro

Solicitan sus requerimientos a la Sub. Direccion de Logistica. - Se hace el requerimiento en el sistema Sprint . documento o correo electrónico

Requisición Formato N° 1 Solicitud de Compras para el almacén, accesorios de computo o servicios

Verifica requerimientos - Verifica que los requerimientos solicitados por el JAR sean específicos y posean todos los datos necesarios para realizar la compra. -

04

DAF

05

SDL

06

SDL

Solicita cotizaciones - Solicita cotizaciones - Para el caso de productos /servicio críticos, las cotizaciones se solicitan a proveedores que cuenten con la evaluación del proveedor en caso sean nuevos estos serán evaluados en la primera compra. Aprobación de cotización Se remite a la DAF para su aprobación - Si, va a la actividad 5 - NO, Fin Elabora Orden de Compra-Servicio (OC) - Elabora la OC en e l Sistema Sprint - La OC es aprobado por el DAF vía el sistema Spring Las ordenes menores a S/.500 nuevos soles son aprobadas en el sistema por la Sub Dirección de Logistica.

Cotización Evaluación y seguimiento del proveedor

Las ordenes de servicio, sin contrato y sin requerimiento previo, Contrato ò son regularizados previa factura con la firma y sello del área que copia de solicito el servicio ó de la Dirección de Administración y Finanzas. factura ò documento que autorice

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Nº

Res p

Código: Versión: Fecha: Página:

Descripción

PR-24-01 02 13-08-12 4-5 Registro

el servicio.

07 08

SDL /AL AA

09

AA

10

AA/ AL

11

AA

12

AL

13

AA

b.

Coordina con el proveedor la entrega de los materiales - Confirmar condiciones, fecha de entrega y lugar de destino Recibe y verifica productos - Recibe los productos proporcionados por el proveedor y verifican que cumplan con los requerimientos solicitados en la orden de compra. ¿Está conforme? - Si, va a la actividad .11 - No, va a la actividad 10 Comunica al Proveedor deficiencia - Comunica al proveedor, la deficiencia del producto para su reposición o la anulación de la compra. Comunica conformidad - Se registra conformidad en Guía de Remisión y factura - Ingresa al sistema los productos ingresados. - Envía al SDL la documentación respectiva para el V°B° Tramita documentación Se adjunta a la orden: las cotizaciones, guía de remisión orden de compra, factura requerimiento, para su posterior entrega a Tesoreria Tramite de producto en Stock Si hay stock en el sistema se genera la nota de Salida en el sistema va para el despacho.

Guía de Remisión

Guía Remisión o Factura

Nota Salida

de

Evaluación del Proveedor

Nº 01

Resp SDL AL

02

P

03

SDL AL

Descripción Selección de Proveedores - Solicita a los proveedores críticos completar la información en la Ficha de Proveedor. Solo para proveedores Nacionales Llena y envía - Llena y envía la documentación solicitada.

Registro Ficha del Proveedor

Evaluación de proveedor - El JC, con el apoyo de las áreas usuarias del producto, llena el registro Evaluación y seguimiento del proveedor si corresponde. - El proveedor elegido se ingresa en la Lista de proveedores Críticos.

Evaluación y seguimiento del proveedor

Ficha del Proveedor

Lista de Proveedores Críticos 05

SDL AL

Reevaluación del Proveedor - La reevaluación de los proveedores calificados y autorizados se realiza en base a: 1. Cumplimiento de los requisitos de las compras que se realizaron en el periodo y, 2. Criterios de reevaluación de proveedores, 3. Registrar en la Evaluación y seguimiento del proveedor. - En caso de presentarse alguna disconformidad en alguna compra, se realiza el seguimiento inmediatamente.

Evaluación y seguimiento del proveedor

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LOGISTICA

7.-

REGISTROS Los que figuran en la columna registro del párrafo 6.

8.-

CONTROL DE VERSIONES Ver

Est.

Fecha

01

I/S

13-08-12

Parte Afectada Párrafos 4.d, 6 a y 6 b. -

En Estado (Est) considerar: Incluir (I), Suprimir (S)

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