Los archivos son una fuente de acceso a la información: ¿y los límites? C.P. Rosa María Báez Sánchez Jefa del Dpto. de Archivos Estatales y Municipales Marzo 2016

NIVEL INTERNACIONAL

NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

NIVEL INTERNACIONAL

ica

ISO/TR 26122 MoReq2 ISDIAH ISO/TR 13008 ISDF ISO 11799 ISAF NESTOR Criteria ISO 15489-2

MODS

ISAD(G) ISO 14721

ISO 690

ISO/TR 18128 ISO 999

ISO 16175-2

ISO 22938

OAIS

ISO 22310

ISO 5963 ISO/TR 13028 ISO 15511

ISO 21127

METS

ISO 16245

DIRKS

TRAC metrics

ISO 26324

ISO 24964

ISO 14721

ISAAR(CPF)

MoReq2010 AGRkMS

EAD

ISO 15836

¿Qué normalizar? ISO 2709

ISO 9706

ISO 23081 ISO 16363 ISO 3166 MARC ISO 15489-1 ISO TR-18492 ADRI EAC ISO 30300 PREMIS ISO/CD 17068 ISO 16175-1 ISO 30301 ISO 17933 SCAOS/BASCS Teseo y el hilo de AriadnaMoReq CCSDS

Reglamento de la Ley Federal de Archivos Ley Federal de Archivos (2012)

Constitución Política

Ley General de Transparencia

Nivel Nacional

EN PROCESO DE APROBACIÓN:

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Ley de Responsabilidades para los Servidores Públicos

Ley de Transparencia y Acceso a Información Pública

Ley de Archivos del Estado de Puebla (2013)

Ley de Gobierno Digital (2015)

Nivel Estatal

Ley de Responsabilidades para Servidores Públicos

LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA Establece las disposiciones que permiten la administración de los archivos de la entidad (Art. 1).

adecuada

Sujetos Obligados: a)

b)

c)

d)

e)

• El Poder Ejecutivo del Estado, sus dependencias y Entidades

• El Poder Legislativo del Estado y Cualquiera de sus Órganos.

• El Poder Judicial del Estado y cualquiera de sus Órganos.

• Organismos Públicos Autónomos. • Los Ayuntamientos, sus dependencias y entidades Paramunicipales (Art. 2).

Objetivo General Establecer un Sistema Estatal de Archivos, para lograr la homogeneización, organización, modernización, conservación, preservación, protección, rescate y control de los Archivos en la Entidad Poblana. (Art.24)

Objetivo Específico

Cada sujeto obligado pueda establecer su propio Sistema Institucional de Archivos, basado en el Ciclo Vital del Documento. (Art.32)

TIPOS DE ARCHIVO Archivo de trámite

Archivo de Concentración

Archivo Histórico

Ciclo Vital del Documento Fase Inactiva

Fase Semi-activa

Fase activa Transferencia Primaria

• Archivo de Trámite

Transferencia Secundaria

Archivo de Concentración

Archivo Histórico

Uso institucional y esporádico

Uso social

Uso institucional y constante

Usuarios: •Área productora •Público conforme a la LTAIPEP Valores Primarios: •Administrativo •Legal o jurídico •Fiscal o contable

Usuarios: Investigadores y público en general Valores Secundarios: •Evidencial •Testimonial •Informativo

OBLIGACIONES Nombrar a la Unidad Coordinadora de Archivos.

a)

• Realizar un diagnóstico

b)

• Elaborar el Plan Institucional de Desarrollo Archivístico

c)

• Realizar el procedimiento para el Registro Estatal de Archivos

OBLIGACIONES “Sistema Institucional de Archivos”

Elaborar y publicar los Instrumentos Archivísticos (Art. 11 fracción X Ley Transparencia).

Elaborar los Lineamientos internos

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS UCA 4. INVENTARIOS. 1.- CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION Nos apoyan para 2.- GUÍA SIMPLE. 3.- CATÁLOGO DE saber DISPOSICIÓN ARCHIVISTICA. Permite identificar y DOCUMENTAL. - específicamente que a la vez explicar el Indica los valores Nos sirve para y donde localizar rápidamente los organizar y clasificar contenido y contexto documentales y de la documentación de expediente s. de archivo a fin de acceso , así como los hacerlos Accesibles al plazos de acuerdo a las Son de 3 tipos A) General público. conservación atribuciones y funciones B) De transferencia. C) Baja.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Límites Valores Documentales Fondo

Sección

Serie

Admini strativ o

Contable /Fiscal

Legal

Plazo de Conservación

A. Trámite

A. Concentración

Acceso Públi ca

Reserv ada

Destino Con fide nci al

Baj a

Per man ente

LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS Índice Presentación……………………………………………………………………..3 Capítulo primero. De las Unidades Archivísticas Introducción…………………………………………………………………..…7

Sección I. Archivo de trámite……………………….………………..…10 Sección II. Archivo de concentración………………….………….…14 Sección III. Archivo Histórico……………………………….……………21

Capítulo segundo. De los Instrumentos de Control y Consulta Archivística Introducción…………………………………………………………………….…27 Sección I. Cuadro General de Clasificación Archivística…….…29 Sección II. Catálogo de Disposición Documental………………….41 Sección III. Guía Simple de Archivos……………………………………46

Sección IV. Inventarios Documentales………………………….……..49

Capítulo tercero. De los Procesos Archivísticos Introducción…………………………………………………………………………………….………….…54 Sección I. Del Control de Gestión Documental……………………………………….………55 Sección II. De la Integración de Expedientes………..………………………………..…....…69 Sección III. De la Valoración Documental…….…………………………………………………..86 Sección IV. De las Transferencias…..…………………………………..…………………………...93 Sección V. De la Baja Documental………………………………………..............................99 Sección VI. Del Expurgo Documental…..…………………………………..…………..…….....113 Sección VII. Del Préstamo de Expedientes…..…………….………………..………………….116 Sección VIII. Del Rescate Documental….…………….…………………………………………….126 Sección IX. De la Entrega Recepción…….……..…………….…………………………………..…141

BENEFICIOS DE UN ARCHIVO BIEN ORGANIZADO Facilita el cumplimiento de las obligaciones establecidas por las Leyes de Transparencia, de las leyes de Archivos y Ley de responsabilidades de los Servidores Públicos. Facilita el acceso a la Información

Favorece a la Transparencia y rendición de cuentas.

La administración Pública es más eficiente.

Se evita la explosión documental

Se conserva la Memoria Institucional.

Desorganización

= Información inaccesible

Archivos organizados = Acceso rápido a la información

LIMITANTES Desorganización e irresponsabilidad

No puede haber transparencia si los archivos no están bien organizados.

CONTACTOS Archivo General del Estado 20 Sur No. 902 Col. Azcárate Tel: 232-01-80 y 242-46-88 TEL DE 4 DIGITOS 8522 y 8627 Antonio Blanco Guzmán, Director del Archivo General del Estado. [email protected] Rosa María Báez Sánchez, Jefa Dpto. Archivos Estatales y Municipales AGEP [email protected] Francisco Pérez Corona, analista AGEP [email protected] Gabriel Mayor Castillo, analista AGEP [email protected]