Todo trabajo es un proceso. Todos los procesos evolucionan con el tiempo. Al principio, se establece un buen proceso. Las necesidades del negocio cambian gradualmente este proceso.
• Los cambios no siempre son para mejorar. • Todos hacen su mejor esfuerzo, pero el proceso evoluciona a su estado actual.
• Probablemente muy pocas personas han visto el proceso completo de principio a fin.
Mapeo de Procesos • Que son los Mapas de Procesos? – Los mapas de procesos son diagramas que utilizan símbolos gráficos para describir la naturaleza y el desarrollo de los distintos pasos que componen un proceso. – También son llamados “Diagramas de flujos”o “flujogramas”.
Mapeo de Procesos • Porque trazar Mapas de Procesos? – Tener perspectiva – Localizar desconexiones, fallas, problemas – Generar soluciones – Reducir el tiempo del ciclo – Comunicarnos
Mapeo de Procesos • Para que se utilizan los Mapas de Procesos? – Para comprender los procesos de la empresa – Como herramientas de entrenamiento e inducción a nuevos empleados – Para resaltar las relaciones cliente-proveedor – Para identificar problemas y oportunidades de mejora
Mapeo de Procesos Cuando el mapa es utilizado para identificar problemas y oportunidades de mejora suelen realizarse dos o tres tipos de mapas, que describan:
• Cómo Está • Cómo Debería Estar • Cómo Podría Estar
Mapeo de Procesos • Existen distintos tipos de Mapas de Procesos, por ejemplo: – Lineal – Funcional cruzado – IDEF
Mapeo de Procesos • Existen distintos tipos de Mapas de Procesos: – Lineal • Describe las secuencia de cada paso del proceso. Ayuda a identificar las etapas con reprocesos, y los pasos redundantes y/o innecesarios.
– Funcional cruzado – IDEF
Mapeo de Procesos • Ejemplo Mapa lineal: Inicio
Ir a clase
Estudiar
NO
Tengo los conocimientos suficientes?
SI
Tomar examen
FIN
Mapeo de Procesos • Existen distintos tipos de Mapas de Procesos: – Lineal – Funcional cruzado • Contiene los mismos beneficios del Mapa de proceso lineal, pero además identifica que roles o sectores realizan cada paso del proceso. Ayuda a comprender como cada rol se relaciona con otro.
– IDEF
Mapeo de Procesos • Ejemplo Mapa funcional cruzado: Proceso de entrega de combustible (macro) DUCSA – FJR
Inicio
Solicitar Combustible
Tomar pedido y derivar a Planta correspondiente
Asignar Fletero
Cargar Combustible
Realizar viaje
Cobrar al estacionero
Entregar Combustible
Pagar a DUCSA
Verificar pago
Pagar al Fletero
FIN
Mapeo de Procesos • Existen distintos tipos de Mapas de Procesos: – Lineal – Funcional cruzado – IDEF Integration Definition for Function Modeling • Describe los procesos en niveles, describiendo para cada actividad que recursos se utilizan, que ingresa a la actividad, que sale como resultado y que controles/políticas/manuales se utilizan.
Mapeo de Procesos • Ejemplo Mapa IDEF: Controles/Políticas/Manuales
INPUTS
Actividad A0
Recursos
OUTPUTS
Mapeo de Procesos
Mapeo de Procesos
Mapeo de Procesos • Pasos iniciales para realizar Mapas de Procesos: – Identificar las personas correctas para desarrollar el Mapeo – Determinar que se espera del Mapa de Proceso – Identificar quien y como lo usará – Definir el nivel de detalles del Mapa de Proceso – Establecer los límites del Proceso a describir
Mapeo de Procesos • Que símbolos se utilizan? Terminador: indica el inicio y el fin del proceso
Actividad: indica qué se realiza en este paso en particular
Decisión: indica distintos pasos a seguir, dependiendo del resultado
Subproceso: indica otro proceso, descrito en otro mapa de procesos
Espera: indica que el proceso es interrumpido por alguna razón
Mapeo de Procesos • Cuales son los niveles de descripción? – El nivel de descripción es establecido de acuerdo a la utilización del mapeo del proceso. • Macro • Mini • Micro
Mapeo de Procesos •
Pasos a seguir para construir un Mapa de Procesos:
1. 2.
Definir que proceso se describirá, y cual es el propósito de la descripción Establecer los limites del proceso: cual es el inicio y cual es el resultado final • •
3.
4. 5. 6.
Identificar que SI va a ser descrito y que NO Identificar las actividades principales
Realizar un “inventario” de los pasos, actividades y decisiones del proceso, y en el caso del mapa funcional cruzado incluir que rol cumple la tarea Colocar los en la secuencia que corresponda Asignar los símbolos correspondientes Revisar el Mapa de Proceso
Mapeo de Procesos • Observaciones importantes a tener en cuenta: – Las personas seleccionadas para realizar el mapeo de procesos – Empezar siempre por la versión Macro – Si se describe el proceso actual, describir lo que realmente ocurre, y no lo que se quisiera que pasara.
Mapeo de Procesos • Interpretación de Mapas de Procesos – Determinar quien está involucrado en el proceso – Encontrar las causas raíz de los problemas – Encontrar maneras de realizar el proceso de forma más eficiente – Determinar como implementar cambios al proceso – Encontrar pasos que no agreguen valor – Proveer entrenamiento de cómo funciona el proceso, o como debería funcionar.
Mapeo de Procesos •
Interpretación de Mapas de Procesos 1. Determinar • • • •
2. 3. 4. 5. 6.
Cuellos de Botella Debilidades Pasos pobremente definidos Pasos que no agregan valor
Examinar puntos de decisión Examinar los tiempos de espera Examinar los loops del proceso Examinar cada actividad Examinar el proceso como un todo.