Bogotá, 13 de septiembre de 2013

Doctor:

LUIS ALONSO COLMENARES Presidente Consejo Técnico de la Contaduría Pública Ciudad. Ref.: Observaciones a la Propuesta de Norma del Sistema Documental Contable

Reciba un cordial Saludo. Resultado del análisis a la propuesta de la referencia, publicado para comentarios el 19 de julio de 2013, el Observatorio de Pronunciamientos Profesionales de la Facultad de Contaduría Pública de la Universidad Externado de Colombia –APPO1, logró las reflexiones y comentarios, consignados en el documento adjunto, del cual se pueden destacar algunas de forma y otras de fondo. En general se destaca el esfuerzo de los preparadores del documento al pretender hacer una compilación de la normatividad relacionada con el Sistema Documental Contable en Colombia, lo que de por sí es meritorio teniendo en cuenta que los diferentes asuntos que incluye dicho sistema están regulados en un número amplio de códigos, leyes y decretos. En cuanto a la forma se pueden destacar, los siguientes: 1. El documento fue presentado como Propuesta de Norma del Sistema Documental Contable, sin embargo al analizar la estructura como presenta los temas y el contenido mismo, parece más una compilación de la normatividad existente sobre los temas de documentación contable y sobre el proceso contable como tal. En ese sentido surge la pregunta de si este documento tiene como fin avalar toda la normatividad que se tiene sobre los temas que el documento aborda y que está dispersa en diferentes cuerpos normativos, o si por el contrario, debería esta propuesta plantear las nuevas reglas del sistema documental contable y del proceso contable. Es por ello que no se ve adecuado que a lo largo de los diferentes capítulos sean citados textualmente los artículos de leyes o decretos hoy vigentes. De prosperar la propuesta del documento, se estaría perdiendo la oportunidad de actualizar la normativa existente o al menos de armonizarla con el 1

Accountancy Professional Pronouncement Observatory

enfoque de los estándares internacionales; y de esa forma se estaría alejando del objetivo establecido en la Ley 1314 de 2009. 2. En línea con el comentario del punto anterior, esta propuesta de norma debería tener una sección separada para establecer el Alcance, los Objetivos y las definiciones de los términos más importantes. En la sección de Objetivo, por ejemplo, se podría anunciar el establecimiento de criterios para los diferentes temas en ella tratados. En cuanto a las observaciones de fondo, se pueden destacar las relacionadas con las tres preguntas planteadas al final del documento, a las cuales se les pueden plantear las siguientes respuestas: Pregunta 1. ¿Usted considera necesario incluir algún tema adicional a los contemplados en el documento de propuesta? Si su respuesta es afirmativa, por favor especifique los temas adicionales y susténtelos de manera clara. Respuesta a Pregunta 1. En ningún aparte de la propuesta de norma se hace mención al idioma en que se deben llevar los documentos y soportes del sistema documental contable. Aun cuando se podría suponer que debería ser el castellano, es importante dejarlo explícito en la nueva norma. Por otro lado, en el capítulo dedicado al tema del control interno, se debería indicar el marco teórico al cual se refieren, indicando el o los modelos bajos los cuales plantean estos conceptos, por ejemplo, el modelo COSO, COSO II o ERM, entre otros, para así, tener un marco sólido de referencia. Pregunta 2. ¿Usted considera que el (ANEXO) INVENTARIO NORMATIVO incluye todas las disposiciones legales que tienen relación con la propuesta sobre el sistema de información contable? Si su respuesta es negativa, por favor incluya las disposiciones legales vigentes que hacen falta en el Anexo Respuesta a Pregunta 2. En nuestro análisis se identificaron dos normas que no fueron incluidas en el INVENTARIO NORMATIVO de la Propuesta, ellos son el decreto 2650 de 1993 que regula todo lo relacionado con el Catálogo de Cuentas (Plan Único de Cuentas), las Cuentas y sus dinámicas. Por otro lado, consideramos importante incluir los artículos 289, 290 y 291 de la Ley 599 del 2000 (Código Penal). Pregunta 3. ¿Usted considera que los temas contenidos en la propuesta sobre el sistema de información contable podrían ir en contra de alguna disposición legal colombiana actualmente vigente? Si su respuesta es afirmativa, por favor indíquelo al frente de cada disposición legal del (ANEXO) INVENTARIO NORMATIVO junto con su criterio de si la norma vigente debe ser anulada, modificada o adicionada; sustente de manera clara su respuesta. Respuesta a Pregunta 3. Más que ir en contra de alguna norma colombiana, algunos planteamientos si parecen presentar una interpretación diferente al objetivo de los estándares internacionales; temas como el de la corrección de errores o cambios en las estimaciones o sobre el catálogo de cuentas, son algunos ejemplos.

Consideramos que la propuesta de norma, lo que debería plantear es su propósito de modificar, reemplazar o eliminar la normatividad existente para algunos temas en particular. Desde la óptica de pretender ajustar la normatividad local a los requerimientos de los estándares internacionales de información financiera y de aseguramiento, lo que se esperaría es que esta propuesta de norma sea más explícita de sus objetivos en ese sentido. Atentamente,

Juan Manuel Guerrero Jiménez Decano Facultad de Contaduría Pública

Anexo: lo anunciado

Comentarios elaborados por los docentes: C.P. Karen Liliana Izquierdo Torres C.P. Yasnyr Estévez Quebradas Bogotá Septiembre 04 de 2013

Introducción El presente análisis se desarrolla en el mismo orden de los capítulos que contiene la propuesta. Ya dentro de cada capítulo tomaremos y citaremos la misma numeración de los párrafos como están en el documento de propuesta. En primer lugar la ley 1314 en su artículo 1 hace mención a que los soportes sean preparados rompiendo la tradición, es decir, de los medios impresos pasaremos a los de tipo virtual, lo cual expresa así: “Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente”2. Luego indica que deben existir normas que atenderán a implementar algún tipo de procedimiento, “…Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar…”3. En este punto queremos llamar la atención sobre el párrafo IN5 de la propuesta al mencionar unos soportes “físicos” y electrónicos, lo cual de entrada da la sensación que puede ser optativo. Respecto a los dos párrafos anteriores hacemos la salvedad de que no pretendemos que se debe pasar del medio impreso al virtual en un solo momento, en el corto plazo, pero sí que las circunstancias de entorno (Sistemas de Tecnologías de la Información, mercado o eficiencias operativas, entre otras) llevarán a las empresas hacia ese tipo de sistema, es decir, el electrónico. Capítulo 1 1.3 No hace claridad a que son entidades pequeñas (capital, activos, número de empleados, ingresos, normatividad, etc.) 1.7 En las líneas anteriores, 1.2 define el sistema de información contable como el conjunto de documentos y la línea 1.4 define el sistema documental contable como el conjunto de procedimientos, la línea 1.7 debería iniciar como los sistemas documentales contables, teniendo en cuenta que se habla en los numerales a), b), c) y d) como transferencia de información, captación, registro, proceso y uso de comprobantes estándar. “1.7 Los sistemas de información contable:

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Ley 1314. Artículo 1 Ibídem

(a) transfieren información de los sistemas de procesamiento de las transacciones al libro mayor; (b) captan información por hechos y condiciones relevantes que no sean operaciones internas de las entidades; (c) agregan, registran, procesan, resumen e informan de manera adecuada sobre otra información que se requiera revelar en los estados financieros; (d) Usan comprobantes estándar y otros para para registrar transacciones, estimaciones contables y ajustes.” 1.11 Hace mención a comprobantes de ajuste. A este aspecto no se hace claridad si van a ser tenidos en cuenta en forma de documentos físicos o digitales. Capítulo 2 2.4 En el numeral b) procesamiento de la información, para que la información sea útil debería incluirse la identificación y análisis. 2.5 Es conveniente revisar el término remedición, tomando como referente la definición de que es el proceso de asignar nuevos valores monetarios a los inicialmente asignados a las partidas incorporadas en la contabilidad, en cumplimiento de lo establecido al respecto por las NIF, la cual puede determinarse como medición posterior. Capítulo 3 3.3 Además de autenticidad, integridad, veracidad, es conveniente considerar la comprensibilidad en cuanto a la utilidad de la información. Se debe indicar: Originalidad, es decir, ¿qué pasaría si no se cuenta con el original y hay una copia, esta se tomaría como válida, pensando en pruebas de carácter legal, para llevar ante un juez? Esto en concordancia con el párrafo 3.8 Este párrafo no hace referencia a los soportes digitales, ¿cuándo se consideran válidos y bajo qué criterios? 3.5 La clasificación debe ser documentos de origen interno por transacciones propias de la entidad y documentos internos de fuente externa, ya que si se consideran como se indica como documentos de origen externo se deduce que se producen externamente y hacen parte de los soportes propios de la entidad. Se observa que en toda la propuesta se habla de la entidad, es conveniente definir que es una Entidad, en el contexto de la propuesta. 3.7 Esta frase es redundante “su elaboración puede ser por la misma entidad” 3.9. Menciona: “Las cuentas reseñadas se pueden representar mediante descripciones, palabras nemotécnicas, códigos o símbolos numéricos”. Considero que este esquema no se encuentra reglamentado, por lo tanto se debe hacer mención a que se va a reglamentar o que el gobierno reglamentará la materia, ya que deja la sensación de que ya se sabe a qué se refiere y los lectores ya saben cómo es que opera este concepto.

3.10 no dice que criterio se tiene para la autenticidad de los documentos. 3.11 ¿cuáles son los requisitos para que un documento cumpla los requerimientos fiscales y de control interno? 3.12 los documentos contables, deben estar sin tachones o enmendaduras. ¿Por qué no se incluye cuáles son las regulaciones aplicables del caso? Aunque lo explica en el párrafo 4.6. Cuando se habla del contenido de los documentos contables internos, se excluyen los documentos externos, es decir, ¿Los documentos como la factura de venta, los recibos de caja no deberán contener necesariamente los elementos incluidos en esta línea? 3.16 ¿El libro de inventarios y balance se eliminaría como resultado de esta propuesta? 3.17 La propuesta no indica o define, ¿Cuáles son los diseños y procedimientos de reconocido valor técnico contable para llevar los registros contables? 3.18 Es contradictorio considerar que los libros auxiliares tienen como función resumir las transacciones con características comunes ya que estos en cambio reflejan el detalle de las transacciones, de acuerdo a los requerimientos del usuario de la información. 3.20 Incluir el nombre de la entidad, para aquellos casos en que existan grupos empresariales, o una marca o enseña de la empresa, numeración en caso de que existan varias hojas en el mismo comprobante. 3.23 El registro debe hacerse en forma cronológica. Lo menciono por que en alguna empresa los miembros de la Junta Directiva hicieron el registro de miembros de dicho órgano en orden aleatorio que no correspondió a la realidad. 3.25 Catálogo de cuentas. En la línea 3.10 se indica que los documentos resumen pueden representar las cuentas reseñadas mediante descripciones, palabras nemotécnicas, códigos o símbolos numéricos, mientras en esta línea 3.25 sugiere que el catálogo de cuentas es una lista de títulos de todas las cuentas del libro mayor con un sistema de numeración apropiada para cada cuenta y que estas deben ser numéricamente codificadas para facilitar su uso, además que, las entidades deben adoptar un sistema numérico con suficiente flexibilidad para permitir adición de cuentas nuevas. Al parecer existe una contrariedad entre estos dos numerales 3.27 Define cuenta como “un medio mediante el cual….” De entrada esta definición no expresa el verdadero carácter de lo que es una cuenta, puede mejorarse esta definición indicando que se trata de una representación de la transacción o de los hechos económicos del negocio, por ejemplo. 3.28 y 3.29 Hacen referencia a los activos, pasivos, patrimonio y cuentas de gastos, sin mencionar las de costos, concepto que consideramos de mucha importancia en la normatividad colombiana.

Capítulo 4 4.11 no hace indicación de que empresas (pequeñas, medianas o grandes), deben tener el sistema de procesamiento por lote o interactivo. 4.21 debe hacerse explicación de que indica que es un error importante. A este aspecto las normas de auditoría tienen un concepto. NIA 315 y NIA 200 y glosario de términos del IFAC. Y el glosario de términos de las IFRS sobre materialidad. 4.23 Los errores deben ser corregidos no solo en el periodo en que se advierten, sino en los periodos futuros, es decir, de forma prospectiva. Ver NIC 08. Aunque se explica en el párrafo 4.24 considero debe quedar en el párrafo 4.23 4.24 habla de grupos 1 y 2, pero en el párrafo 1.3 hace mención a empresas pequeñas. No es claro que marco normativo es base para estas distinciones. 4.25 deben ser revelados estos aspectos Capítulo 5 5.6 La propuesta no indica ¿Qué se define como medio técnico? Capítulo 7 7.21 Cuál será el proceso mientras a pasan los dos años, para que las empresas se adapten su trabajo con los convertidores. Igualmente no se dan lineamientos para saber en dónde las empresas deben buscar información sobre el XBRL. 7.26 Si la empresa no tiene un sistema de control interno, ¿qué marco de referencia deben tomar COSO, ley 87 y adaptarla? Podría precisarse para mayor claridad tanto de preparadores, auditores, supervisores, reguladores, y otros usuarios de la información. PREGUNTAS ¿Usted considera necesario incluir algún tema adicional a los contemplados en el documento de propuesta? Si su respuesta es afirmativa, por favor especifique los temas adicionales y susténtelos de manera clara. Se indica que la ley 1314 establece que el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente, no se determina quiénes lo deben efectuar y los recursos (plataformas tecnológicas, capacitación del personal, sensibilización, etc.), que deberán utilizar, así como el hecho que para las PYMES incluirá un costo adicional en su proceso de implementación, el cual puede no estar previsto actualmente. El lenguaje XBRL no se define claramente, así como no se determina su funcionalidad en el contexto de compatibilidad con el sistema contable vs el sistema tributario. Por otra

parte, no se consideran los recursos con que cuentan las PYMES para acceder e implementar este mecanismo. 2. ¿Usted considera que el (ANEXO) INVENTARIO NORMATIVO incluye todas las disposiciones legales que tienen relación con la propuesta sobre el sistema de información contable? Si su respuesta es negativa, por favor incluya las disposiciones legales vigentes que hacen falta en el Anexo. Dentro del marco legal se debe incluir los artículos 289, 290 y 291 de la ley 599 de 2000, en referencia a las implicaciones de la falsedad en documento privado. 3. ¿Usted considera que los temas contenidos en la propuesta sobre el sistema de información contable podrían ir en contra de alguna disposición legal colombiana actualmente vigente? Si su respuesta es afirmativa, por favor indíquelo al frente de cada disposición legal del (ANEXO) INVENTARIO NORMATIVO junto con su criterio de si la norma vigente debe ser anulada, modificada o adicionada; sustente de manera clara su respuesta. Según el código de comercio, artículo 50, “La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano”, si estamos hablando de normas internacionales y globalización de la contabilidad, ¿sería adecuado presentarla en un idioma diferente del castellano? Además, la propuesta no señala cuál debe ser el idioma de presentación.

Comentarios elaborados por los docentes: C.P. Diego Arango Bogotá, Septiembre 05 de 2013

Respecto a lo solicitado, envío mis comentarios acerca del documento “Propuesta de Norma del Sistemas Documental Contable”: 1. Me parece que el documento está bien estructurado y en un orden secuencial correcto. 2. En el capítulo 3 referente a la documentación del proceso contable, se definen los tipos de documentos y los requisitos para cada uno, no sé qué tan importante es definir el tiempo de permanencia de los documentos en poder de las Empresas y si al momento de determinarlos cual es la posición fiscal al respecto. Por lo general, el punto de vista fiscal referente a este tema, genera diferencias en tiempo de permanencia de la información financiera y fiscal. Considero importante, que exista un solo pronunciamiento al respecto y que los tiempos sean homogéneos. Por lo leído, asumo que esta posición es frente al punto de vista financiero, pero fiscalmente ¿cómo se manejaría? 3. En el capítulo 7 se exponen los diferentes reportes y sus características. Considero importante indicar cuáles son las entidades con derecho normativo a solicitar información de propósito especial, ya sean, superintendencias, DIAN, Ministerios, entre otros y así conocer la estructura para presentar este tipo de informes. 4. En dicho capítulo 7 relacionan las cualidades de la información para emitir reportes… esto me genera una pregunta… bajo marco conceptual y NIC 1 insisten mucho en temas de materialidad e importancia relativa de la información. Al momento de presentar estos reportes, ¿se tendrá en cuenta la materialidad definida por la Administración o solo se enfocará para fines financieros y de auditoría? 5. El capítulo 8 se refiere al control interno en el sistema documental contable. Bajo mi punto de vista, se debería indicar el marco teórico al cual se refieren, indicando el o los modelos bajos los cuales plantean estos conceptos, por ejemplo el modelo COSO, COSO II o ERM, entre otros, para así, tener un marco sólido de referencia.

Comentarios elaborados por los docentes: C.P. Diego Gutiérrez Mahecha Bogotá, Septiembre 05 de 2013

Consolidación de estados financieros 4.12 De acuerdo con el glosario de términos de las Normas Internacionales de Información Financiera los estados financieros consolidados son “(…) los estados financieros de un grupo en el que los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, y flujos de efectivo de la controladora y sus subsidiarias se presentan como si se tratase de una sola entidad económica.” Documentación del proceso de consolidación 4.18 Las entidades obligadas a realizar procesos de consolidación de sus estados financieros con los de las entidades que controlan, deben documentar dicho proceso en forma adecuada y preservar en su integridad la documentación correspondiente en la misma forma y con los mismos requisitos aplicables a los registros contables. 4.19

Especialmente los siguientes procesos deben documentarse en forma adecuada:

(a) las hojas de trabajo usadas en el proceso de consolidación; (b) los soportes de las transacciones recíprocas; (c) los soportes de las eliminaciones; (d) los soportes de la valoración de las transacciones con entes relacionados; (e) los soportes de la conversión de las operaciones en moneda extranjera; y (f) los soportes de la conversión de estados financieros preparados bajo otra base de información financiera diferente a la usada en Colombia. Comentarios: De forma: a. Se pasa de la numeración 4.12 a 4.18, es decir, se encuentra mal el consecutivo o faltó información en el documento. De fondo: a. La consolidación y conversión en moneda extranjera son dos procesos diferentes por lo tanto no aplica los soportes que se solicitan en el punto 4.19 – Literales (e) y (f). b. En las hojas de trabajo (4.19 – literal (a)) en el proceso de consolidación se debe identificar las eliminaciones (transacciones reciprocas) así que no es necesario soportar todas las operaciones.

c. En el proceso de consolidación se ELIMINAN las transacciones reciprocas así que no se debe solicitar soportes de las eliminaciones (4.19 – literal (c)) y operaciones reciprocas (4.19 – literal (b)), son la misma información. d. Los soportes de la valoración de las transacciones con entes relacionados (4.19 – literal (e)) son transacciones reciprocas, así que no aplica.

Comentarios elaborados por los docentes: C.P. Luis E. Cáceres Bogotá, Septiembre 05 de 2013

1) Pareciera que no tuvieron en cuenta la terminología técnica utilizada en el marco conceptual del IASB 2010 ya que utilizan términos como el de reconocimiento inicial que no existe en dicho marco y dejando entrever que pretendiera extrapolar por analogía el concepto utilizado en la medición, que si puede ser inicial y posterior; al plantear la forma de tratar los errores en los registros, la propuesta parece fijar criterios distintos y hasta contrarios a los establecidos en la NIC8. 2) En general considero necesario tomar como referencia el marco conceptual de IASB actualizado e incluso tener en cuenta las consideraciones de cambio previstas en la nueva propuesta, así como los elementos claves de la NIC 1, ya que estas son la base para la preparación de la información financiera bajo los nuevos supuestos internacionales. 3) En el numeral 3.2 sobre el origen del proceso contable, considero que falta profundizar en los elementos relevantes de lo que representa un sistema de información contable, ya que en mi opinión, un sistema no solo se compone de “libros y documentos” sino que abarca muchos otros elementos como son los individuos, los procesos de negocio, el soporte tecnológico, entre otros. 4) Aunque se menciona en algún punto el concepto de moneda funcional, la idea no se desarrolla ni tampoco se complementa con el concepto de moneda de presentación que es un elemento importante a la hora de presentación de información financiera. Considero que estos dos elementos junto con los requisitos de presentación exigidos por la NIC 1 son necesarios complementar. 5) Los elementos relevantes en el desarrollo del modelo IFRS: reconocimiento, medición, revelación y presentación, considero deben ser profundizados y aplicados según las condiciones del marco conceptual y en general del modelo, ya que el reconocimiento no representa la medición inicial de un hecho económico sino el efecto o los efectos frente a una estructura financiera de negocios. Aunque en el documento se hace referencia a estos elementos, se presentan mas como definiciones que en mi opinión no son exactas frente a la interpretación de las normas y por lo tanto requieren un mayor nivel de profundidad e interpretación. 6) Aunque en Colombia aun no se ha definido cual será la estructura de cuentas contables que se aplicará con las NIIF o si serán varios los planes de cuentas según los sectores económicos, es importante considerar que ya existe una estructura taxonómica definida por IASB, que en mi opinión debe tenerse en consideración ya que es la que a nivel mundial vienen aplicando las empresas que ya han presentado informes bajo IFRS.

7) Algunos conceptos importantes como son los efectos de cambios en políticas contables, cambios en estimaciones y correcciones de errores, establecidos en la NIC 8, en mi opinión no son correctamente interpretados ya que la orientación del modelo está relacionado con los impactos en la presentación de efectos de reexpresión de cifras y no es un tema de hacer registros contables. Lo anterior significa particularmente que corregir un error de periodos anteriores no necesariamente implica modificar las cifras contables de años anteriores y mucho menos cambiar los libros oficiales ya que el tema relevante es frente al impacto para fines de presentación de efectos financieros re-expresados de periodos anteriores en la información actual. 8) Finalmente, aunque también se menciona o define el concepto de una manera muy general, considero que la explicación, sustento e interpretación de la importancia que representan las políticas contables para las organizaciones debe ser el sustento fuerte con miras a la preparación de información financiera. Para mi debe hacerse en este documento un mayor énfasis en la orientación, identificación y definición de políticas contables por parte de la administración de las empresas.

Comentarios elaborados por los docentes: C.P. Fabio Hernán Rodríguez Romero Bogotá, Septiembre 05 de 2013

9) El documento de propuesta, en algunos apartes inserta textos completos de requisitos o requerimientos que están contenidas en otras normas anteriores, en una base legal compuesta de leyes y decretos hasta cierto punto obsoletos y que de alguna manera merecen revisión y actualización. 10) Se deben tener las reglas de juego claras, pero si estas no están alineadas a los estándares (Marco Conceptual, NIC 1, NIC 8, entre otros), terminan apartándose del objetivo último de la propuesta de norma que es incorporar al Sistema Documental Contable, los conceptos que al respecto traen los IFRS.

Comentarios elaborados por los docentes: C.P. Eric J. Flórez Arias Bogotá, Septiembre 05 de 2013

1) En la Introducción, párrafo IN 1, al enunciar a los posibles usuarios de la información financiera no menciona a los potenciales inversionistas. Considero que si debería hacerse referencia a los proveedores de capital, como principales usuarios de la información financiera. Por otro lado, en algunos párrafos (IN 3 e IN 5) utiliza la expresión “Esta norma regula”, mientras que en otros (IN 4) utiliza “Esta propuesta” o en otras (3.1) “Este capítulo explica”, debería ser uniforme en este tipo de expresiones y referirse de manera coherente a “esta norma” u otra expresión similar que haga referencia a un cuerpo normativo. 2) En la sección titulada Marco Legal, me surge la siguiente reflexión: ¿Qué pasará en el momento en que alguna de las normas allí relacionadas, cambie, sea derogada, o surjan nuevas normas? Seguramente que esta norma del Sistema de Documentación Contable quedará desactualizada? Considero que, contrario a lo que se plantea en esta propuesta de norma, lo que debería presentarse por cada tema, es el nuevo texto de la norma propuesta, anunciando el artículo o la norma derogada; de ser necesario también debería insertarse un artículo al final del documento, en donde se enuncie las normas que se modifican o derogan con este nuevo cuerpo normativo. 3) En respuesta a la pregunta 2, de la sección de preguntas, consideramos que faltó incluir en el Anexo INVENTARIO NORMATIVO, el decreto 2650 de 1993, que regula todo lo relacionado con el Catálogo de Cuentas (Plan Único de Cuentas), las Cuentas y sus dinámicas, tema que además es abordado en los apartes del 3.25 al 3.28 del documento puesto a discusión. 4) Se considera bastante acertado incluir un capitulo con las definiciones; así se delimita el marco conceptual en el que se utilizan ciertas expresiones y elimina el riesgo de variadas interpretaciones por parte de usuarios y organismos supervisores; por otro lado, con dicho capítulo se presenta la oportunidad para que los no versados en técnicas de documentación contable, puedan entender la terminología utilizada en el procedimiento. Sin embargo, creo que se puede mejorar la propuesta en dos sentidos: 1°. Que los términos y su definición estén agrupados en una sola sección del documento y no que en cada capítulo se tengan definiciones de algunos términos. 2°. Ampliando el grupo de términos a definir, es decir, incluyendo términos como los siguientes: Soportes (en referencia a las facturas, notas de contabilidad, remisiones y contratos), Tecnología de información independiente, Gran tamaño

(cuando en 1.3. se refiere a las entidades), Comprobantes de ajuste, Cuenta, Catalogo de cuentas, Cierre contable, entre otros. 5) Desde este numeral hasta el numeral 29, presentaremos los comentarios específicos del Capítulo 3 DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO CONTABLE. El primer comentario, al margen de que sea una situación que se repite en otros capítulos, tiene que ver con la estructura con la que se plantea el tema. Así como la propuesta incluye una sección de Alcance, también debería incluir otra con los Objetivos de la Documentación Contable; y cuando se refiere a los documentos contables debería referirse es a su clasificación ya sea por su origen (interno o externo) por su finalidad (documentos de resumen, de soporte, fuentes y documentos anexos). 6) La sección 3.1 del Alcance debería enunciarse no como un capitulo que “explica” sino como el que establece normas, disposiciones o criterios para la documentación que apoya el proceso contable. En el alcance podría indicarse, por ejemplo, que establece unos criterios respecto a los objetivos, clasificación, contenido, características o cualidades del sistema de documentación contable. 7) La sección 3.2 debería hacer referencia a los Objetivos de la Documentación Contable, indicando, por ejemplo que procura apoyar el proceso contable, desde la óptica de registrar de forma adecuada, ordenada y sustentada, los hechos económicos o transacciones realizadas por un ente económico. 8) La sección 3.3 en el primer párrafo se refiere a los documentos contables como la “esencia de la historia de los procesos de negocios de una entidad obligada a llevar contabilidad”. Surge la pregunta, ¿Qué pasa con los no obligados a llevar contabilidad, será que aun cuando ellos lleven un sistema fuerte de documentación contable, este les ayuda a registro de la historia de sus hechos económicos? La redacción de este párrafo podría mejorarse. Sobre esta misma sección, en el literal a), surge la pregunta de si la norma allí citada (art.252 del CPC), amerita que sea revisada y actualizada puesto que hoy día, con el avance de las TIC, son muchos los documentos elaborados por un programa de computador algunas sin la presencia física de una persona. 9) En la sección 3.8 deberían enunciarse cuáles son esos “lineamientos” a los que deben sujetarse los documentos contables “para que tengan validez probatoria”. 10) En la sección 3.9 se anuncian y definen los Documentos de resumen, sin embargo solo desarrolla el comprobante de contabilidad sin hacer mención a otros. Pero adicionalmente la sección se explaya en detalles que si bien son importantes podrían insertarse en los numerales 3.29 y 3.30 de más adelante. 11) En la sección 3.10 podrían hacerse mención a los documentos que se consideran de soporte, es decir, dar ejemplos de carácter enunciativos.

12) En la sección 3.11, al igual que en la sección 3.10 podrían especificarse los documentos que se consideran de tipo fuente. 13) Faltó incluir la definición y ejemplos de los Documentos Anexos informados en la sección 3.8 precedente. 14) La redacción de la sección 3.13 sobre los libros de comercio, podría generar la confusión de estar estableciendo como libros obligatorios a los enunciados allí en los literales a), b) y c). Si el propósito es que efectivamente estos libros queden como obligatorios, debería cambiarse la redacción y en vez de citar textualmente el artículo 49 del Código de Comercio, podría expresarse indicando cómo quedaría el nuevo texto de dicho artículo. 15) La percepción explicada en el punto anterior se ve reforzada en las secciones 3.18, 3.19 al 3.22, en los cuales se establecen unas caracterizaciones de los libros Auxiliares, diario y mayor. 16) La sección 3.18 podría tener una mejor redacción ampliando o precisando algunos aspectos de los literales (a), (b), (c), (d) y (e). En el (d), por ejemplo, hace referencia a la narración adecuada que debe escribirse en “cada comprobante de ajuste”. Surge la pregunta, si dicha condición se debe cumplir no solo en dichos comprobantes sino en todos los que soportes registros contables? 17) En la sección 3.22 establece el plazo de un mes para registrar las operaciones de la entidad. Ese tiempo debería ser una excepción y no la regla, pero por otro lado, sobre este mismo tema no debería ser igual el requerimiento para una compañía que dispone de un software que le permite tener al día sus registros frente a otra que no tiene dicha infraestructura. Como si esto fuera poco, en el momento que se considere que la información financiera es útil siempre y cuando sea la base para la toma de decisiones, conocer o registrar los hechos económicos un mes después, no parece ser una práctica adecuada que permita cumplir con dicho objetivo. 18) En la sección 3.27, al indicar que “El conjunto de todas las cuentas se denomina mayor general” podría confundir al lector toda vez que dicha definición se adecua también para referirse a los Catálogos de cuenta, por lo tanto, debería revisarse la redacción. 19) En los párrafos 3.25 al 3.28, donde se refiere al concepto de Cuentas y Catalogo de Cuentas, debería hacer claridad sobre el nombre de las cuentas. Tal como está redactado parecería que el preparador de la información tiene completa autonomía sin tener que recurrir, por ejemplo, a la nemotécnica o taxonomía utilizadas en los estándares internacionales de información financiera. 20) En respuesta a la pregunta 3 de la sección de preguntas, consideramos que en línea con lo expuesto en el numeral 13) de este documento, la propuesta de

norma lo que debería plantear es su intención o no de modificar o eliminar la normatividad existente para algunos temas en particular. Desde la óptica de pretender ajustar la normatividad local a los requerimientos de los estándares internacionales de información financiera y de aseguramiento, lo que se esperaría es que esta propuesta de norma sea más explícita de sus intenciones en ese sentido. 21) En general el documento está redactado como si se tratara de un tratado o compilación de temas, y no como un cuerpo normativo. Consideramos que debería cambiarse la redacción, para que su estilo sea más fiel a su carácter de normatividad y no de mera exposición de conceptos o procedimientos contenidos en otras normas, que por demás algunas están desactualizadas o por lo menos ameritan tener alguna revisión.