UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA SUR ÁREA DE CONOCIMIENTO DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANIDADES Departamento Académico de Economía

MEMORIA TECNICA DE UN TRABAJO PROFESIONAL

“MI EXPERIENCIA LABORAL EN MARINA COSTABAJA GOLF COURSE AND RESORT”

Presenta:

GABRIEL ANGEL PLATA HERNANDEZ Para obtener el título de:

LICENCIADO EN COMERCIO EXTERIOR Director:

M. en C. FRANCISCO ISAIAS RUIZ CECEÑA

La Paz, Baja California Sur

Junio del 2011

Dedicada a mi familia.

AGRADECIMIENTOS. Este documento fue realizado con los conocimientos adquiridos en mi trabajo realizado en Marina Costabaja, especial agradecimiento a mi familia, a mis padres por apoyarme en esta etapa de mi vida, por motivarme a no rendirme y superarme.

Agradezco infinitamente

a mis suegros

la M. en. C. Raquel Victoria

Peñaloza Ayala por su contribución y asesoría a este trabajo, y

el

Profesor. José de Jesús Amador Álvarez, por su apoyo constante, gracias a los maestros M. en. C. Francisco Isaías Ruiz Cenceña y Placido Roberto Cruz Chávez por su ayuda y asesoría a la terminación de este proyecto, por su aportación para mi formación personal. Dedico con especial énfasis a mi compañera eterna, mi esposa, gracias a ti Cynthia por estar conmigo en cada momento, por tu ayuda y apoyo, por mostrarme el deseo por aspiraciones mayores.

PRESENTACIÓN

El presente proyecto tiene como objetivo compartir la experiencia y el conocimiento adquirido, durante el tiempo de colaborar en el equipo de la empresa: “MARINA COSTABAJA GOLF COURSE AND RESORT”, como uno de los proyectos turísticos más grandes en este momento para la ciudad de

La Paz y del Estado de Baja

California Sur. En este trabajo profesional se describirán las aportaciones personales así como la experiencia adquirida en las diferentes áreas del desarrollo turístico, donde tuve la oportunidad de colaborar con directivos de este importante proyecto. El proyecto turístico mencionado anteriormente, me abrió las posibilidades de ofrecer servicios como profesionista y aplicar los conocimientos adquiridos durante mi formación académica de la carrera de Comercio Exterior en diferentes campos: Mercadotecnia, administración, contabilidad, economía, presupuestos, formulación y evaluación de proyectos y mercadología.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL. Dar a conocer mis aportaciones

y experiencia adquirida como colaborador en

diferentes puestos desempeñados en el proyecto turístico MARINA COSTABAJA GOLF COURSE AND RESORT aplicando conocimientos adquiridos en la licenciatura en comercio exterior, así como la formación y aplicación de conocimientos de administración, contabilidad, economía y uso de la lengua extranjera inglés. OBJETIVOS ESPECIFICOS. 1) Exponer las actividades desempeñadas en mi área de trabajo, así como las tareas realizadas en conjunto con otras áreas de la empresa. 2) Mencionar los conocimientos aportados y la experiencia adquiridos en el ámbito laboral así como también mostrar manejo particular de presupuestos. 3) Mostrar la innovación de procedimientos de formatos internos que se han dado propuesta personal. 4) Analizar el desempeño propio en la toma de decisiones en los puestos asignados, creación y administración de partidas presupuestales. 5) Explicar criterios para la toma de decisiones basadas en la importancia del comercio exterior, proceso de importación, icoterms y negociación de compras.

JUSTIFICACCION

Hoy

en día la búsqueda de oportunidades de trabajo son más solicitadas, y las

empresas buscan a profesionistas que tengan una formación integral es decir, si bien es cierto que es importante especializarse en un ramo, también es

importante

adaptarse y desarrollar tareas de las cuales la empresa está requiriendo en el momento. La formación profesional que recibí me permitió desempeñarme

en este proyecto

turístico el cual me ha dado la oportunidad de desarrollar un gran número de actividades, responsabilidades y crecer dentro de la empresa. Presentar a alumnos egresados o por egresar de esta casa de estudios los diferentes ramos en los que se pueden desempeñar no únicamente en comercio exterior. Así como mostrar la importancia de enfocar empeño en los demás cursos curriculares durante la carrera, esto es con el objetivo de tener una mejor preparación por lo cual se tendrán una mayor oportunidad en el campo laboral. Esta memoria estará disponible para la población estudiantil. La memoria está integrada en 9 capítulos los cuales se presentan según el orden en que fue desarrollándose y el avance que se ha tenido en la empresa.

TOPICOS PRINCIPALES DE MARINA COSTABAJA

CAPITULO I: GERENCIA DE MANTENIMIENTO, DEPARTAMENTO OPERATIVO. 1.1

Auxiliar de mantenimiento Costabaja.

1.2

Formación de equipos de trabajo en el departamento de mantenimiento.

1.3

Control presupuestal por secciones del proyecto COSTABAJA.

1.4

Procedimiento y aplicación de Proceso de compras.

CAPITULO II: REGLAMENTO DE TRABAJO Y SUPERVISIÓN 2.1

Supervisión de trabajos realizados, calidad y tiempo dedicado.

2.2

Formato de captura de incidencias (rol de nóminas).

2.3

Creación de perfiles de técnicos de trabajo.

2.4

Reglamento interno de trabajo.

CAPITULO III: ELABORACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE PRESUPUESTOS ANUALES 3.1

Presupuesto anual para gastos de área operativa, mantenimiento.

3.2

Características y necesidades a considerar de áreas a presupuestar.

3.3

Creación de conceptos para asignaciones contables.

3.4

Presentación, correcciones y aprobación de presupuesto anual.

CAPITULO

IV.

MODIFICACIÓN

DE FORMATOS DE ORDEN DE COMPRA Y

FORMAS DE USO INTERNO. 4.1

Formato de orden de compra

4.2

Formato de salida de almacén o solicitud de material.

4.3

Formato de orden de trabajo.

CAPITULO V: SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN ORACLE. 5.1

Implementación de sistema Oracle.

5.2

Capacitación para uso de sistema operativo ORACLE.

5.3

Automatización de órdenes de compra, requisición y orden de trabajo.

5.4 Existencia de material. CAPITULO VI: INTEGRACIÓN DE ¨TROONGOLF¨ 6.1

Que es troongolf.

6.2

Introducción Troongolf -Costabaja.

6.3

División de presupuestos propietario-operador.

6.4

Recepción de obra “Club house” según estándares Troongolf.

6.5

Recepción de mercancía para equipamiento de “Club House y Golf Course”.

CAPITULO VII: CAPACITACIÓN DE PERSONAL PARA CLUB HOUSE. 7.1

Capacitación de nuevo personal.

7.2

Introducción a personal con material de juego de Golf.

7.3

Areas de trabajo.

7.4

Puestos a desarrollar.

7.5

Reglamento de trabajo.

CAPITULO VIII: Compras Golf Course.

8.1

Proceso de cotización y compra de equipo para operación campo de golf y club house.

8.2

Contacto y coordinación con proveedores locales, nacionales y extranjeros.

8.3

Documentación para proceso de compra.

8.4

Tramito logia y coordinación con agencia aduanal.

8.5

Seguimiento de proceso de compra y recepción de mercancía en almacenes de campo de golf.

CAPITULO VIX. Procesos Administrativos. 9.1

Administración de departamento operativo campo de golf.

9.2

Recursos humanos (parcial) división campo de golf.

9.3

Convenios y comodatos.

9.4

Supervisión de prestadores de servicios.

9.5

Gastos de departamento operativo campo de golf.

CAPITULO 1 GERENCIA DE MANTENIMIENTO, DEPARTAMENTO OPERATIVO

1.1 AUXILIAR DE MANTENIMIENTO COSTABAJA

El puesto inicial con el que ingrese a este proyecto turístico fue el de auxiliar de mantenimiento de Costabaja. Había la necesidad de una persona en el departamento operativo de mantenimiento que cumpliera con el perfil necesario de conocimientos administrativos y de campo, así como de trabajo arduo y exigencia, disponibilidad y capacidad para dirigir el personal del departamento de mantenimiento.

El organigrama del departamento lo integran dos directivos: gerente de mantenimiento y auxiliar del gerente. Debido a la carga excesiva de trabajo, fue necesario solicitar la creación de una nueva plaza de trabajo, (auxiliar de gerente de mantenimiento) que cubriera el trabajo administrativo y dirección del personal, administración interna del departamento, además de entrenamiento para la implementación de un sistema computacional que permita la eficiencia de los procedimientos administrativos y así mejorar el trabajo operativo.

Al iniciar a laborar en esta área fui aprendiendo la metodología, los alcances y los tipos de trabajos que se realizaban. En el proyecto turístico Costabaja, la comunicación entre departamentos de trabajo es importante, ya que existe más de una empresa dentro del citado proyecto. Las empresas son:

1) Promociones turísticas Costabaja SA. DE CV. 2) Marina Costabaja SA. DE CV. 3) HSBCMéxico DIV. FID.

La creación de estas empresas es con el fin de administrar de manera independientes. Dentro de estas empresas se encuentran diferentes departamentos de trabajo que cuentan con presupuestos diferentes según sus propias necesidades. A continuación se presenta de manera general la estructura de las empresas y los sub departamentos de trabajo en las cuales se opera este proyecto turístico.

Promociones turísticas Costabaja SA. DE CV.

En esta empresa se encuentran dos departamentos de trabajo: Condominio maestro: así se nombra

la parte del desarrollo que ya fueron

terminadas y son operables por los particulares que viven en el desarrollo, pagando una cuota de mantenimiento y seguridad que ampara la operación de todas las aéreas privadas y públicas visibles. También se encuentra dado de alta como empresa en el padrón de importadores para realizar importaciones para el proyecto.

Marina Costabaja SA. DE CV.

Esta empresa incluye dos departamentos: La oficina de marina: Es la encargada de administrar el área de las Marinas, su funcionamiento operativo, seguridad, servicios, rescate y mantenimiento de los muelles. Administrar los espacios de marina seca y resguardad el almacenamiento de residuos peligrosos emitidos por el proyecto. Estación de servicios Costabaja: este departamento se encarga de la operación y suministro de combustible para embarcaciones que se encuentran resguardadas en las dársenas de nuestra marina, así como la venta de combustibles para naves ajenas a la marina. El resguardo de áreas naturales y operación de los servicios de seguridad marítima interna y control de derrames.

HASBC México DIV. FID.

En esta empresa se encuentra el mayor número de departamentos: Mantenimiento:

Responsable

de

las

áreas

públicas,

privadas,

oficinas

administrativas, operativas, ventas y toda área que solicite la dirección operativa (mantenimiento se considera departamento operativo). Fabricación de obras y colocación de exposiciones.

Oficinas administrativas: se encargan del control y dirección de todo el personal, control presupuestal, cuentas por pagar y por cobrar, contraloría, RH, sistemas, compras, ecología, servicios generales.

Ventas: este departamento se encarga directamente del trato y contacto de clientes potenciales, mostrar y realizar labor de venta directamente con el cliente. Se cuenta con una división de oficina de ventas en San diego, California, que hace el papel de contacto preliminar.

Plantas tratadoras de agua: el proyecto cuenta con una red de plantas tratadoras de agua, tanto para aguas residuales así como la planta desaladora de agua la cual suministra agua para todo el proyecto.

Club de playa: este departamento es la joya del proyecto turístico, en esta área se provee de lo necesario para eventos sociales de residentes únicamente y/o los solicitados por la dirección operativa. Supervisa la operación de eventos, restaurant y albercas.

Campo de golf: este departamento administra, controla, dirige y promociona sus instalaciones. Este departamento es diferente a los demás, ya que es especialmente administrado por una empresa externa.

Oficinas de operación: en estas oficina se encuentra el gerente del proyecto a nivel local, atención a residentes, servicio posventa, legal y relaciones públicas.

Esta es la forma en la cual son divididas y administradas cada una de las áreas de este proyecto. Es necesario conocer estas empresas y departamentos para poder entender la división de presupuestos y así solicitar los fondos económicos para la realización de trabajos necesarios en el proyecto.

1.2 FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Cada solicitud de trabajo que se recibe en el departamento de mantenimiento es analizada y se canaliza al técnico o personal capacitado y especializado en esa área en específico es decir, si se habla de la necesidad de la reparación de muebles de madera, se envía al técnico especialista en carpintería o ebanista, se evalúa el trabajo a realizar por medio de una solicitud. El técnico realiza una evaluación de lo necesario para solucionar esta orden. Después, el técnico regresa a la gerencia de mantenimiento a entregar el resultado de su evaluación, donde expresara los materiales, tiempo, procedimiento y cantidad de personas que requiere para atender y solucionar lo antes posible el trabajo. Solucionar rápidamente cualquiera de las solicitudes de trabajo de mantenimiento es urgente por ser un proyecto que genera un contacto frecuente con los clientes y visitantes, razón por la cual es necesario otorgar y formar equipos de trabajo lo más eficientes y completos posibles que nos permitan tener resultados favorables en poco tiempo. Las eventualidades climatológicas que se generan en nuestro estado son motivo de monitoreo constates. Tormentas, huracanes o lluvias ocasionales son fenómenos donde se requiere la formación de equipos de trabajos eficientes y balanceados. Debido a quela ubicación del desarrollo turístico se encuentra en un cauce natural de desagua pluvial de las montaña colindantes, la dirección operativa del proyecto llama a

las áreas involucradas a reunirse. El departamento de mantenimiento y Marina son los equipos más reforzados, ya que son las áreas de mayor cobertura en el desarrollo. Esto se debe a que los primeros problemas que podrían surgir durante un fenómeno natural son los costos. Los edificios en el desarrollo cuentan con plantas de electricidad de emergencia, que pueden encender automáticamente en caso de alguna falla en el suministro eléctrico por parte de CFE. Las plantas eléctricas funcionan con diesel por lo que se realizan revisiones constantes a los depósitos de estas plantas para minimizar fallas. Para atender estos problemas ocasionados por algún fenómeno natural, el departamento de mantenimiento integra equipos de trabajo de la siguiente manera: el equipo está integrado por un técnico electromecánico, plomero, operador de equipo, ayudantes y

un director. Después, del mismo equipo se conforman dos equipos

similares y se les asigna un día a cada uno de ellos para atender, considerando que trabajara las 24horas o según los días que dure el evento. En el caso de que el evento durara más de ese tiempo, el primer equipo será relevado por un segundo equipo conformado de la misma manera. Estos equipos trabajaran en conjunto realizando rondas por todo el proyecto y apoyando a las áreas que así lo requieran. Para integrar los equipos, es muy importante poder identificar al personal observando su rendimiento y disposición. Esta estrategia es la base para que la dirección del departamento de mantenimiento tome decisiones para la conformación de los equipos de trabajo.

1.3 CONTROL PRESUPUESTAL POR SECCIONES DELTRABAJO COSTABAJA. El proyecto se compone de 3 etapas (correspondiente a la construcción del desarrollo). En la primera etapa del proyecto, los gastos de mantenimiento se asignaron a un presupuesto integral y cada gasto que era por concepto de mantenimiento era cargado a una asignación contable o liga contable, ejemplo: iluminación y luminarias (lámparas, focos, filamentos, tubos fluorescentes).Pintura, solventes y acabados (pinturas esmaltes, acrílicos, thiener, compuestos de acabado).Vialidades y señalamientos (cemento, arena, grava, asfalto, madera, metal). Cada una de las necesidades de

estética y operativos por reparar, retocar o modificar, son por parte del presupuesto asignado al mantenimiento. La operación de un presupuesto que contemple un proyecto turístico tan grande y complejo requiere del manejo y control de los gastos a realizar, priorizando necesidades y emergencias. El manejo y operación de un presupuesto de mantenimiento se realiza en conjunto con la contraloría general del proyecto, estas oficinas se encuentran en la ciudad de México DF. Mensualmente es necesario solicitar un resumen de gastos los cuales sirven de control para realizar balances de gastos y así destinar o transferir fondos de cuentas a las cuales, los gastos del mes pasado no fueron significativos y destinarlos a ligas contables o partidas que requieran de más fondos para el mes en curso. Ejemplo: En el balance de gastos del mes de Julio, aparece que el mes de junio los gastos por concepto de iluminación sumaron un total de $31,200.00 y los fondos destinados por conecto de iluminación son únicamente $27,000.00, tenemos un déficit en los gastos de este concepto, más los gastos por conceptos de herramientas menores del mes de Junio son $7,000.00, de los cuales se gastaron solo $1,000.00. En este caso se solicita la reubicación de fondos de las partidas de herramientas menos a la de iluminación por un monto $5,000.00. Es necesario llevar un control estricto de los gastos, y evitar este tipo de desajustes. En ocasiones estos desajustes son ocasionados por factores externos, si bien es difícil predecirlos, si es posible contemplarlos. Es de suma importancia evitar gastos fuera del presupuesto y mantener un historial de gastos lo más limpio posible, esto con la finalidad de que la oficina de contraloría nos pueda otorgar los fondos requeridos en casos extraordinarios. Este y otros beneficios se otorgan a las empresas que mantienen un control presupuestal en orden.

1.4 PROCEDIMIENTO Y APLICACION DE PROCESO COMPRAS

Este procedimiento surge de la necesidad general de solucionar problemas de mantenimiento. En las áreas de trabajos del proyecto se requiere de mantenimiento de dos tipos, mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo, la mayor parte del trabajo que se realiza en el departamento de mantenimiento es preventivo. Esto corresponde a correcciones y reparaciones menores, las correctivas corresponden a las que requieren de un trabajo de construcción o modificación de algún espacio. Cada trabajo requiere de materiales específicos, según las necesidades. Para este fin se creó un formato llamado orden de compra, este documento contiene información como: la empresa que lo está solicitando, el vendedor, fecha de solicitud, lugar de entrega, cantidad solicitada, descripción, precio, firmas de quien solicita, autoriza y responsable de comprases decir si en una de las áreas del proyecto se tiene luminarias sin funcionamiento y durante la revisión, el técnico determina la reposición de la luminaria, se repone y si no se cuenta con el material se hace la orden de compra para surtir el material faltante. Cada compra que se haga se ubica en una asignación contable, en este caso dentro de la asignación de iluminación, es decir si se solicitara pintar una oficina se asignaría a los gastos de pintura y acabados. Las solicitudes de mantenimiento se realizan a través de la recepción de un correo electrónico ya sea al gerente de mantenimiento o a mí en este caso como auxiliar de la gerencia de mantenimiento con las necesidades que se requieren.

CAPITULO 2 REGLAMENTO DE TRABAJO Y SUPERVISION.

2.1 SUPERVISIÓN DE TRABAJOS REALIZADOS, CALIDAD Y TIEMPO DEDICADO

Un proyecto como el de Costabaja, requiere de un estándar de calidad muy exigente, ya que se pretende presentar como un proyecto turístico de gran magnitud. De esto surge la necesidad de supervisar no solo la calidad en las reparaciones, sino evaluar el tiempo de cada trabajo realizado. La supervisión consiste en conocer el tipo de trabajo que se realiza no solo en los talleres de trabajo del área de mantenimiento, sino también en las diferentes áreas del proyecto como lo son: 

Locales comerciales



Áreas públicas



Vialidades.



Andadores.



Marinas



Club de playa.



Oficinas de ventas dentro y fuera de Costabaja.



Condominios y departamentos.



Playa.



Albercas.

Uno de los objetivos principales de la supervisión de los trabajos es verificar que se realicen con eficiencia, limpieza, tiempo y forma. Esto se hace con el fin de estimular al trabajador para que se esfuerce cada vez por hacer su trabajo mejor y obtener resultados favorables de calidad, Para esto se requiere proporcionar las herramientas y verificar que sean utilizadas para su uso correspondiente.

2.2 FORMATO CAPTURA DE INCIDENCIAS

El pago oportuno al personal de la empresa es de suma importancia, ya que

se

pretende que el ambiente laboral sea idóneo para la convivencia dentro de Costabaja. En el departamento de mantenimiento tuve la oportunidad de poner en práctica los conocimientos adquiridos de manejos de personal y Admón. de recursos humanos. Para integrar este documento es necesario contar con los siguientes datos: 

Horas extra laboradas.



Primas dominicales.



Faltas



Incapacidades



Días festivos.



Entre otros.

Para la presentación de este formato hay tiempos estipulados por el departamento de Recursos Humanos. Las fechas de entrega son de 5 a 7 días máximos antes de la fecha de pago próxima. Los días de pago son los días 15 y 30 de cada mes. Para este rol de pago se lleva un calendario programado tardío, es decir se paga una quincena atrasada, ejemplo: el día de pago próximo es 15 de mayo 2011, las horas extra, faltas, primas dominicales que se acumularon del 1 al 15 de Mayo, se pagaran en la segunda quincena del mes de Mayo o sea el día 31 de Mayo 2011. Se presenta a continuación un formato de captura de incidencias en el cual se muestran los datos que se envían al departamento de recursos humanos que procede a darle trámite según lo que se exprese en este formato.

2.3 CREACION DE PERFILES DE TECNICOS DE TRABAJO.

Las aportaciones que logre dar a este departamento de mantenimiento fueron diversas. Una de estas aportaciones fue el crear un perfil de los colaboradores especializados en diferentes áreas. Dentro del departamento se cuenta con técnicos especializados en electricidad, hidráulica, electromecánica, carpintería, pintura y acabados, albercas, soldadura y detallado, cada uno de ellos realizaba tareas diversas, En ocasiones, para resolver un problema se enviaba a un plomero a realizar trabajos de pintura o igualación de pintura, al no estar preparado o no tener conocimientos acerca de lo que se le había asignado, el resultado no era plenamente favorable. En base a esta necesidad se propuso una solución: crear perfiles de los técnicos y crear un rango de conocimientos y habilidades específicos de cada persona a través de un examen de conocimientos y aptitudes basadas en solicitudes de trabajo y necesidades dentro del proyecto turístico. De este examen se obtuvieron resultados los cuales nos permitió poder canalizar a cada técnico en tareas más específicas, es decir el técnico en electromecánica tenía conocimiento de hidráulica y podía resolver problemas en el sistema hidráulico más no tenia conocimientos ni aptitudes en acabados ni soldadura.

Con la creación del perfil de cada técnico nos fue más sencillo ubicar a la persona adecuada para cada trabajo solicitado y así ahorrar tiempo y aumentar la calidad de los trabajos.

2.4 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.

La operación y el funcionamiento de todo el proyecto se rige bajo un reglamento interno de trabajo. En este, se marca las pautas para mantener el orden en relación de los compañeros y la relación con los directivos o patrones. De parte del departamento de RH, se nos instruye a llevar el reglamento lo más apegado posible. La aplicación y el estudio del reglamento interno como asistente de gerente, es de mucha importancia debido a la cantidad de colaboradores del departamento, es común que algunos compañeros cometan faltas al reglamento y es responsabilidad de la gerencia marcar las correcciones de estos comportamientos o acciones. Las faltas más comunes que se presentan son las faltas injustificadas y conducta inapropiada o inaceptable. Tomando en cuenta estas conductas, se procede a llamar a la persona y se le informa acerca las posibles sanciones a las que se puede hacer merecedor por incurrir en faltas al reglamento interno de trabajo. Durante algunas pláticas individuales con algunos compañeros que incumplían con el reglamento, pude observar que realmente lo desconocían. Realice una solicitud al departamento de RH para poder proporcionar el reglamento interno de trabajo a cada compañero y que conocieran plenamente este documento. Si bien este reglamento se encuentra en su mayoría a favor de la empresa el patrón, contiene también las pautas para reconocer o premiar a los compañeros que realicen su trabajo de manera constante y eficientemente entre otros reconocimientos que pudieron dar un equilibrio a la relación laboral

CAPITULO 3 ELABORACION Y JUSTIFICACION DE PRESUPUESTOS ANUALES

3. 1 PRESUPUESTO ANUAL PARA GASTOS DE AREA OPERATIVA, DE MANTENIMIENTO

La creación de un presupuesto que ampare las necesidades y requerimientos para un proyecto turístico de esta magnitud, en muy importante. Año con año se hace la estructuración de presupuestos considerando las necesidades de cada área. En este apartado hare referencia específicamente al departamento de mantenimiento. En el mes de noviembre se inician los preparativos para la estructuración del presupuesto para el año próximo. El presupuesto consiste en la compilación de información monetaria de gastos ejercidos y los no ejercidos, motivos, modificaciones y ampliaciones que se reflejen directamente en los resultados expresados. La elaboración del presupuesto lleva dos etapas y los tiempos de cada etapa pueden ser variables La primera etapa es el análisis: consiste en examinar lo solicitado un año atrás y se revisa lo que se ejerció, es decir cuáles fueron las cuentas o asignaciones contables (ligas contables) que se mantuvieron en orden. Se realiza un balance de las asignaciones contables, se revisan las cuentas que tuvieron déficit y cuáles fueron las razones y las decisiones que se tomaron para atender este aspecto. La segunda etapa son las propuestas: es el aumento o disminución de fondos. Una vez realizado el análisis del presupuesto anterior, se procede a realizar la toma de decisiones sobre las asignaciones contables que presentaron déficit (se resuelve en primer lugar lo errores en los que se incurrió).

3.2 CARACTERÍSTICAS Y NECESIDADES A CONSIDERAR EN LAS ÁREAS A PRESUPUESTAR.

Este presupuesto se conforma según las necesidades de cada área. Se realiza un análisis con base a recorridos por las áreas observando e identificando aquellos detalles a reparar. Con frecuencia resultan daños en iluminación, pintura, plomería etc. Para atender algunas reparaciones se toma en cuenta los siguientes aspectos:

a) Los costos de los materiales que se requieren para resolver los problemas por atender. b) El aumento en precios de los materiales (esto se hace tomando en cuenta que cada presupuesto se aprueba en enero de cada año). c) Ser revisa si en necesario realizar mantenimiento a equipos de refrigeración, auxiliares eléctricos, mantenimiento de redes de agua riego y desalada y todo lo que requiera mantenimiento. d) Los gastos por contratación de terceros para los trabajos de mantenimiento y reparación de equipos especiales, compra de equipo especial. e) Los gastos que se puedan generar por eventos especiales del desarrollo (presentaciones de libros, exposiciones fotográficas, día de niños, navidad, día de las madres, etc.). f) Los costos por concepto de mantenimiento y se integran al formato de presupuesto anual por partidas específicas asignadas y se ingresan los datos a un formato previamente analizado y autorizado por la dirección general del proyecto. La creación de este presupuesto anual se reduce a la recopilación, análisis, aplicación y propuesta de la información precisa recabada durante los recorridos en las diferentes áreas. Esta información es la base para poder contar con los recursos necesarios durante el siguiente año en curso.

3.3 CREACION DE CONCEPTOS PARA ASIGNACIONES C0NTABLES.

La estructuración de un presupuesto anual se guía por la especificación de cada partida señalada, la cual será la asignación o el alcance que se le dará a cada cuenta. Para la integración de este presupuesto se hace tomando en cuenta las áreas que se atenderán y se realizan reuniones con el personal asignado a cada una de ellas para conseguir la mayor cantidad de información ya que son ellos los que perciben directamente los desperfectos en sus áreas. El presupuesto está integrado en diferentes partes:

Concepto: Se le asignan un nombre a cada partida por medio del cual se engloban diferentes productos o actividades. El nombre del concepto se hace pensando en que pueda englobar diferentes aspectos. Ejemplo: Vialidades. (Asfalto, cemento, arena, grava, micro esfera, pintura reflejante, pintura, madera, barniz, material metálico).

Liga contable: la liga contable o asignación contable, es una serie de números que son asignados a diferentes cuentas con fondos específicos para cada gasto.

Resumen de presupuesto: esta parte es una compilación de los datos ingresados al presupuesto, se organizan de manera compacta y únicamente se muestran cifras. Esta parte muestra el comparativo con los resultados del ejercicio anual anterior para poder observar los totales y ver en que rubros se excede en cantidades. Cuando esto sucede se presenta una justificación de esos excedentes.

3.4 PRESENTACION, CORRECCIONES Y APROBACION DEL PRESUPUESTO ANUAL.

Una vez realizada la recolección de la información para el presupuesto, es necesario justificarlo ante dos filtros antes de su aprobación. El primer filtro es la dirección operativa y el segundo es ante la contraloría general. Para la presentación del presupuesto debe estar perfectamente armado y con el formato adecuado. Se requiere presentar cotización y toda la información necesaria que ayude a poder justificar los gastos o la disminución de las cantidades presentadas.

Presentación y correcciones: Dirección Operativa. Se realiza una reunión con el director operativo para plantearle, presentarle y justificar el presupuesto anual realizado. El director sugerirá las modificaciones que crea conveniente con el fin de poder conservarlos números de las inversiones en niveles aceptables.

El presupuesto se envía por correo electrónico y se muestra al director general con un proyector a fin de poder tener una vista más amplia del mismo. Para este proceso, el director después que revisa el presupuesto y hace sus observaciones para mejorarlo, lo modifica en los casos que el director considere necesario. Cuando el sugiera la disminución en cuentas en las que nosotros consideramos importantes, justificamos el aumento mediante la información adicional. En los casos que se sugiera la compra de equipo especial, es necesario presentar los datos del equipo así como el uso que se le dará al mismo y el mes en el que se propone la compra. También se especifica si la compra será en moneda nacional o extranjera. Este proceso se hace con el fin de realizar un presupuesto más concreto y preciso. La siguiente etapa es la revisión y supervisión en la oficina de la contraloría general ubicada en la CD de México. Es importante la justificación adecuada de este presupuesto ya que el personal de la contraloría tiende a reducir el presupuesto en cantidades y gastos. El director general al estar físicamente en el proyecto, conoce de las necesidades y apoya a la formación de este presupuesto dándole soporte solido al presupuesto.

Presentación y correcciones: Contraloría General. La reunión de presentación de este presupuesto se realiza por medio de una videoconferencia con la dirección general de contraloría en la ciudad de México. Durante la reunión de presentación del presupuesto anual ante la dirección de contraloría general, es importante tener el presupuesto lo más limpio y libre de dudas para evitar que los contralores realicen recortes a las cantidades o al esquema del presupuesto. El objetivo de estas revisiones es poder minimizar los gastos operativos y maximizar los recursos existentes. Los recortes que la contraloría solicite son una orden más que una sugerencia. Debido a que no hay otra reunión para tratar el mismo tema es importante tener el presupuesto estructurado y no tener errores en la presentación. En esta

parte

también

se

justifica

la

contratación

de

nuevo personal. Una vez realizada la presentación y justificación de este presupuesto, (la reunión puede durar entre 4 y 5 horas), en caso de que resulte aprobado, se nos da una fecha tentativa de la apertura de estos fondos para empezar a trabajar con ellos. En caso que la contraloría tenga dudas, son tratadas con la dirección operativa y se informan los resultados por vía electrónica. Después se entregara el presupuesto ya autorizado en un formato codificado para evitar futuras modificaciones.

CAPITULO 4

MODIFICACIÓN DE FORMATOS DE ORDEN DE COMPRA Y FORMAS DE USO INTERNO

4.1 FORMATO DE ORDEN DE COMPRA

Es un documento de uso interno para compras externas de Costabaja donde se especifican los productos o servicios que se desean adquirir. Dicho formato contiene información de la empresa que está solicitando los productos o servicios, (cualquier empresa de Costabaja ya mencionadas anteriormente) también el nombre del vendedor, lugar de entrega, descripción de lo que se necesita, cantidad, precio, asignación o liga contable, junto con una cotización previa del vendedor. Éste formato es uso único de los empleados del área administrativa de la empresa. La orden de compra se utiliza cuando es necesario comprar un producto o servicio que no se encuentran dentro de Costabaja ni en el almacén general. Una vez elaborado el documento con todos los requerimientos, es necesaria la autorización del jefe de área encargado de compras y director operativo o administrativo. Como aportación a este proceso, propuse poder agregar la implementación de la liga contable, esto para poder llevar un orden más cercano de los gastos y asignar de una manera más correcta los costos de los productos. Al contener la liga contable es más fácil ubicar a quién corresponde esa orden de compra ya que es fácil confundirse debido a que hay varias empresas en Costabaja y resultaba confuso saber a qué asignaciones contables se destinaba cada gasto según de las órdenes de compra. Ya recolectadas las firmas del formato orden de compra, sé da el formato original al encargado de compras y una copia al solicitante, el primero realiza el procedimiento de adquisición del producto o servicio requerido dando una fecha aproximada de la entrega de lo que se solicitó.

4.2 FORMATO DE SALIDA DE ALMACÉN O SOLICITUD DE MATERIAL

Los materiales que se tienen en el almacén general de Costabaja son para uso exclusivo del proyecto, quedando excluidos departamentos, condominios, casas, campo de golf y locales privados. Cada empresa de Costabaja cuenta con un mínimo y máximo de existencia de materiales en este almacén. Los requerimientos de mantenimiento que se generan requieren de utilización de dichos materiales. Al tener la solicitud de mantenimiento revisada por el técnico, este solicita los materiales necesarios a la gerencia de mantenimiento y se procede a

elaborar el

formato de salida de almacén. Este formato contiene los datos necesarios para que el encargado de almacén pueda conocer que inventario afectara. Este formato contiene: 

Nombre del técnico.



Empresa.



Material.



Cantidad.



Firmas: persona que solicito, técnico y gerencia de mantenimiento.

El objetivo de la utilización de este formato es para evita el uso excesivo de material, y asegurar que lo que sale del almacén se utiliza realmente en el lugar de trabajo. Es importante la supervisión de estos trabajos para corroborar el tiempo que se utiliza en la realización y la utilización de estos materiales.

4.3 FORMATO DE ORDEN TRABAJO.

Este documento se propuso y se aprobó para poder tener un control y poder corroborar y comprobar el tiempo de los técnicos. Al realizar solicitudes de mantenimiento, anteriormente solo se reportaba la solicitud de mantenimiento en determinada área por vía correo electrónico pero surgieron inconformidades internas, razón por la cual se propuso la implementación de este formato de orden de trabajo. Este formato contiene información referente al lugar donde se trabajó, el técnico en dicha aérea, el tiempo que se trabajó, material que se utilizó para atender la solicitud y detalles de reparación. Con esta información, se solicita la supervisión del trabajo de la gerencia de mantenimiento. Una vez aprobado el trabajo (cuidando la calidad), el técnico firma el formato y por último lo firma la persona que recibe el trabajo. Tras la puesta en marcha de este formato, las inconformidades disminuyeron al grado de no presentarse ninguna. Este formato se utiliza para cada orden de trabajo solicitada por mínima que esta sea, ya que cada orden requiere de tiempo y material. Este tiempo y material es necesario justificarlo. Este formato se les hizo llegar a cada persona que tuviera acceso a correo electrónico de todas las empresas y áreas de trabajo de Costabaja, ya que es un formato que cualquiera puede llenar y solicitar.

CAPITULO 5 SITEMA DE AUTOMATIZACION ORACLE

5.1 IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ORACLE

Es un sistema computacional que ayuda a automatizar, sintetizar y hacer más eficiente los procedimientos internos de cualquier empresa. El operador de ORACLE le da instrucción a la empresa quien solicito el sistema, para realizar una base de datos que contiene: cantidades, presupuestos, responsables de autorización, tiempos de autorización, formatos, contabilidad y actividades que deben de realizar cada área o unidades internas. Este programa es utilizado por los directivos, los gerentes o encargados de área y asistentes. Se utiliza cada vez que se requiera hacer una compra, alguna mejora en el sistema, programar algún pago, cuando se solicita alguna salida de almacén, cuando se requiere el control de la contabilidad, y para tener el conocimiento de las cantidades y los tipos de productos que hay en existencia en el almacén general. Esta implementación ayuda a tener una gran mejora y minimiza perdidas de productos y económicas entre otros errores. También ayuda a tener un mejor control de inventarios para programar pagos y disminuir los tiempos de autorización. El objetivo principal por el cual se implementó este sistema en Costabaja es para estar a la vanguardia en automatización de servicios y procedimientos de índole internacional.

5.2 Capacitación para uso de sistema operativo ORACLE.

Se da una instrucción sobre el uso adecuado de ORACLE donde se muestran los alcances en el sistema que cada puesto posee, se instruye la manera de identificar errores y como solucionarlos, identifica errores del usuario y del sistema, como realizar órdenes de compra, como solicitar al administrador algunas modificaciones y ver el status de las solicitudes. Esta capacitación la dan los especialistas en sistemas, contraloría y administrador de ORACLE que se encuentran en la ciudad de México, se transmite en las oficinas de Costabaja por medio de videoconferencias, se da instrucción para mostrar cómo hacer las operaciones, se capacita cada trimestre o cada vez que haya alguna actualización relevante. Primeramente se instruye a los directivos, después a los jefes de área y por último a los asistentes o suplentes.

5.3 Automatización de órdenes de compra, requisición y orden de trabajo

La automatización es la digitalización de los formatos de compra, requisición y trabajo que se dio con la implementación de sistema operativo Oracle. Que permite eficiencia en el tiempo además de ser más práctico al dejar de manejar formatos escritos y firmados, esto se cambió con hojas electrónicas que el sistema maneja y envía. Este sistema se da con la creación de hojas electrónicas a las que los usuarios tienen acceso a un menú de opciones de trabajo. Dentro de este menú se encuentras los formatos que son necesarios para el trabajo administrativo de mantenimiento. Esto me ha permitido saber con eficacia, los productos o servicios que he requerido con anterioridad y aquellos que requiero por primera vez, además de un pre validación que reduce tiempo de espera, (de 45 min a 5 min) además de que no requiere firmas. La única desventaja

es que los tres últimos días y el día primero de cada mes

no

funciona el sistema porque se encuentra en actualización por fines contables. Los directivos, administrativos, contadores y asistentes son quienes hacen uso de este nuevo sistema. Lo utilizan cada vez que sea necesario realizar este tipo de órdenes ya descritas.

5.4 Existencia de material

La existencia y los inventarios en almacén también formaron parte de la implementación de este sistema operativo, esta base de datos es información interna que sirve para poder conocer con que materiales se cuenta y la cantidad de los mismos, estos materiales se encuentran en el almacén general. Para poder ingresar los datos al sistema, previamente se hizo un inventario físico (conteo unitario de piezas) y los datos se pasaron en un inventario electrónico y este a su vez se intercomunico con las áreas relacionadas. Esto se hizo con la intención de evitar errores al no actualizar los datos de inventario. Club de playa, marina, pueblo marinero y mantenimiento son las áreas que intercomunicadas para utilizar el material que se encuentra en el almacén general. Cada vez que cualquiera de ellos solicite un producto, es posible verificar la existencia del material que necesitaran en un tiempo de terminado o para alguna actividad.

CAPITULO VI INTEGRACION DE “TROONGOLF”

6.1 ¿QUE ES TROONGOLF?

Troongolf es una empresa americana de alcance internacional, que se encarga de administrar recursos destinados al mantenimiento, mejoramiento y difusión de campos de golf. Troon Golf ofrece una gestión profesional, sofisticada, y sistemática de los campos de golf a un nivel sin precedentes en la industria. Ha desarrollado una serie de manuales operativos que representan la experiencia y el conocimiento colectivo de Troon Golf y proporcionan una guía para los profesionales sobre el terreno en el tratamiento de las diversas facetas de las operaciones. Gracias a complejos parámetros bien definidos que miden el rendimiento de las diferentes instalaciones, Troon Golf monitorea continuamente el logro de los objetivos, establece análisis sobre la rentabilidad y reducción de los costes, desarrolla y mejora nuevos sistemas operativos para lograr el máximo rendimiento en cada campo de golf. A medida que la industria se vuelve cada vez más competitiva, los propietarios buscan todas las ventajas posibles para aumentar sus posibilidades de éxito con el fin de maximizar la rentabilidad y el rendimiento de la inversión. Es por ello que Costabaja contrata a especialistas de esta empresa para que manejen la nueva área del resort, el campo de golf. 6.2 INTRODUCCION TROONGOLF-COSTABAJA

Costabaja resort tiene la experiencia en la construcción de condominios, casas, departamentos y hoteles sin embargo el departamento técnico no contaba con la experiencia para construir un campo de golf, ante esto, solicita a la empresa Troongolf para que personal profesional supervise la construcción de esta nueva área. La construcción del campo constaba de tres etapas, cuando la primera etapa ya estaba terminada, los nuevos directivos

contrataron personal local para trabajar en el

mantenimiento del campo. Conforme la construcción avanzaba, era necesario darles equipo y herramientas de trabajo para el área de mantenimiento. Ante esta necesidad

los nuevos directivos proponen a Costabaja mi cambio de departamento para que colabore con los nuevos directivos como responsable de compra de

materiales y

mercancía extranjera, realizando trámites de importaciones (logística) de maquinaria y almacén del campo de golf.

6.3 DIVISION DE PRESUPUESTOS PROPIETARIO-OPERADOR

El propietario es Costabaja y Troongolf es el operador. El propietario asigna una parte del presupuesto de construcción al operador para gastos de operación. El operador distribuye los gastos que se utilizaran en el

mantenimiento del campo y de las

unidades como: carritos de golf, salarios, suministros, restaurant, tienda de golf y eventos especiales que ofrece el campo de golf. El propietario de Costabaja se encarga del activo fijo: edificios, oficinas, restaurante, equipos. Un contador asignado al campo de golf es quien organiza y distribuye los gastos respectivamente sin embargo, Troongolf es quien decide la forma en que se utilizaran los recursos. Dentro de la organización de campo de golf existen áreas diferentes, como son: mantenimiento de campo de golf, tienda de golf, restaurante y atención a clientes. Estas áreas tiene una parte del presupuesto, las cuales los utilizan bajo la supervisión de los dos directivos de Troongolf en Costabaja. Al entrar en funciones en su totalidad el campo de golf, Troongolf dirige con autonomía esa área. Desde la utilización de recursos hasta la toma de decisiones como contratación de personal y todas las cuestiones relacionadas con el campo de golf. También da informes mensuales a los directivos de Costabaja relacionados con la utilización de recursos y eventos que involucren a todo el desarrollo turístico.

6.4 RECEPCION DE OBRA “CLUB HOUSE” SEGÚN ESTÁNDARES DE TROONGLOF.

Troongolf es una empresa internacional que cuenta con estándares de calidad y de servicio los cuales se deben conservar en cada proyecto donde se trabaja. Fui capacitado con referencia a los estándares de calidad de instalaciones y servicio de esta empresa. Al acercarse la apertura oficial del campo de golf, el edificio llamado Club House precisaba la entrega de las obras de construcción de dicho edificio. Para hacer entrega de la construcción del edificio de campo de golf, es necesario realizar un oficio de recepción de construcción. Debido a mis conocimientos de mantenimiento, acabados e instalaciones,

recibí como asignación la supervisión y

recepción de las áreas construidas y que serían entregadas por parte de la constructora. En caso necesario señalar las correcciones necesarias y solicitar un tiempo determinado para estas. Respecto a las instalaciones, era necesario probar que todas funcionaran correctamente, así como los acabados de finales, según estándares de esta empresa. Cuando se hicieron las correcciones y se termino por completo el edificio, se firmo el acta de supervisión, Y los directivos de Troongolf firmaran firmaron de recibido el edificio de Club House.

6.5 RECEPCIÓN DE MERCANCÍA PARA EQUIPAMIENTO DE CLUB HOUSE Y GOLF COURSE.

Club House se considera la carta de presentación de un campo de golf. Los equipos, muebles y mercancía con los que cuenta, obedecen a los estándares que la empresa Troongolf maneja. La mayoría de la mercancía, muebles y equipo fue traída de Estados Unidos. Todo esto fue importado por medio de una comercializadora que presentaba los servicios integrales. Trabaje en la coordinación la recepción de esta mercancía en Club House, se revisaron los pedimentos de importación que llegaron, así como los códigos de importación, el estado en el que llego y las cantidades. Esto se hizo minuciosamente y con apoyo del personal administrativo del campo de golf, ya que esta mercancía era con la que se haría la apertura y era muy importante que no presentara ningún faltante o daño que ocasionara algún retraso en la apertura. Con este mismo procedimiento se realizó la recepción de equipo de trabajo, maquinaria y fertilizantes, fungicidas, entre otros químicos para el cuidado del campo de golf. Este procedimiento se realizó con el apoyo del superintendente a cargo y su asistente. De esta manera se realizó la entrega de 5 camiones de mercancía para este campo de golf.

CAPITULO 7 CAPACITACION DE PERSONAL PARA CASA CLUB

7.1 CAPACITACIÓN DE NUEVO PERSONAL

Con la apertura de nuevas áreas en Costabaja, el campo de golf requería de personal nuevo para sus áreas nuevas. Se contrató personal para atención a clientes, para la tienda de golf, para mantenimiento de carritos de golf, así como para el restaurante. Se realizaban reuniones para todo el personal nuevo, se me asigno la capacitación de mantenimiento de carritos de golf, así como también familiarizar al personal con los instrumentos de trabajo, ya que el personal nuevo no tenía conocimientos anteriores en este ramo laboral. En estas reuniones se les mostraba los instrumentos así como la manera de darle mantenimiento adecuado. Se mostró en el campo la forma

de

utilizarlo, se dio muestras y ejemplo de la forma de utilizar y mantener de la manera óptima los carritos de golf, se capacito para utilizar todo el equipo necesario para la operación y el correcto funcionamiento del campo de golf. Esta capacitación se dio para que todo el personal pudiera tener un conocimiento general del trabajo en equipo y pudieran conocer el trabajo que se realiza al estar directamente relacionado con este deporte. Se capacito al personal de la tienda de golf para trabajar con el sistema operativo Oracle con el menú de fabricación de facturas y realización de transferencia de ventas a cuenta de ganancia, se capacito también para conocer el inventario y para ingresar artículos nuevos al sistema. El personal nuevo que me fue asignado a capacitar, fue el personal de atención a clientes, tienda de golf, mantenimiento y mecánico Golf Car. A todos los colaboradores nuevos se les mostro en teoría y en práctica intensiva durante una semana únicamente.

7.2 INTRODUCCION A PERSONAL CON MATERIAL DE JUEGO DE GOLF.

El juego de golf es un deporte que implica instrumentos de juego costosos y delicados, de ahí la importancia de una introducción y capacitación completa, que abarque desde los costos de estos equipos hasta el mantenimiento y composición de estos. Esta capacitación se dio en el aspecto teórico y práctico. De la teoría se abordó el tema de los tipos de instrumentos, composiciones, medidas y costos de estos equipos, mantenimiento de los mismos, limpieza y manera de colocar y cargar. En la práctica se pudo mostrar lo aprendido en la teoría, se mostró como identificar cada palo de golf, para que se utiliza y los alcances de los mismos. Con esto se buscó compartir el conocimiento acerca de este deporte así como poder generar una conciencia de respeto y cuidado de los instrumentos de trabajo. También se pretendía que se lograra entender la pasión del jugador por este deporte, lograr que el personal nuevo comprendiera que los clientes que son aficionados y profesionales son personas que gozan de niveles económicos elevados y exigen calidad en servicio así como los instrumentos adecuados para este juego. Se instruyó para conocer las reglas del juego y respetarlas. La capacitación en la práctica tuvo una duración de 3 días. Se proporcionó un manual de operaciones para este deporte así como normas de servicio de la empresa operadora del campo de golf Troongolf. La capacitación se impartió en el campo de juego y en las áreas de práctica.

7.3 AREAS DE TRABAJO

El campo de golf y sus áreas de operación son áreas de trabajo que se dividen por secciones o áreas de juego. Las áreas son: Campo de juego, atención al cliente, tienda de golf, restaurante, carro de bebidas y alimentos. En cada una de estas áreas trabajan los compañeros que fueron asignados según las instrucciones del gerente del campo. Esta asignación fue según sus aptitudes que mostraron en la capacitación previa. Para el personal que se asignó a las áreas de trabajo, se les dio capacitación general para que cada nueva persona conociera el trabajo de sus compañeros y todos tuvieran la oportunidad de poder tener contacto con el cliente.

7.4 PUESTO A DESARROLLAR

Se capacito al personal nuevo y se le mostro las áreas de trabajo, se asignó un puesto y área de trabajo. A continuación Se describen los puestos y las actividades en las que se desempeñaron: 

Atención a clientes. El trabajo que se desarrolla en este puesto es de recibir al cliente, preparar un carrito con agua fría, pelotas , toallas y téss (objeto de madera donde se colocan las pelotas), colocar su bolsa de palos en el carrito



Tienda de golf. Darle la bienvenida al cliente, se encarga de cobrar las rentas de los equipos de golf (carritos, tiros de práctica, palos, membrecías, artículos de la tienda) y agendar visitas o lugares para jugar.



Carrito de bebidas. Este puesto está integrado por dos personas, y se encargan de dar recorridos constantes

para ofrecer servicio de venta de

bebidas, alimentos y botanas, además ofrece servicios de primeros auxilios y asistencia al jugador. 

Asesor Profesional. Es una

persona que se encarga de dar servicio de

asesoría al cliente respecto a técnicas de juego. Se ofrece tecnología para el mejoramiento del juego.



Personal de Mantenimiento. En este puesto se realizan trabajos de reparación y operación de máquinas de lavado de toallas de mano y juego. También da mantenimiento menor al edificio.



Mecánico de carritos de golf. Esta persona se encarga del mantenimiento preventivo de las unidades, cambio y reparación de llantas dañadas.

7.5 REGLAMENTO DE TRABAJO

El reglamento de

trabajo para esta área nueva, se rige por normas de conducta

escritas por la empresa Troongolf, razón por la cual el director general del campo es el responsable del el personal de todo el campo de golf, Los reglamentos de conducta se le entregaron a cada personal de nuevo ingreso en un pequeño

manual. Esta empresa le da un valor mayor a las conductas de las

personas ya que su cultura es diferente, los métodos de sanciones son diferentes. Esto se hace con

el objetivo de invitar a corregir errores y proponer mejores

resultados. Todas las personas que trabajan en campo de golf están contratadas por Costabaja y se rigen también por el reglamento interno de esta empresa sin embargo, el reglamento de Costabaja está apegado a los lineamientos de la ley federal de trabajo, de modo que el reglamento de Costabaja viene a complementar el reglamento de campo de golf.

CAPITULO 8 COMPRAS GOLF COURSE

8.1 PROCESO DE COTIZACION Y COMPRA DE EQUIPO PARA OPERACIÓN CAMPO DE GOLF Y CLUB HOUSE

En otra etapa del proyecto Costabaja, empieza la construcción y operación de un campo de golf. Esta nueva etapa está dirigida por una empresa subcontratada llamada Troon golf esta a su vez tenia la necesidad de una persona capacitada para buscar bienes o servicios que ayude a la integración de Troongolf con Costabaja. Ante esto, solicitaron mi colaboración definitiva al área de campo de golf. Mi nueva responsabilidad es de buscar productos o servicios que sean requeridos por los responsables del área de mantenimiento del campo de golf. Después procedí procedo a localizar las mejores opciones a nivel local primeramente, si no se consigue se continua con la búsqueda de manera nacional y por último se busca a nivel internacional; consiste en solicitar precio, tiempo de entrega, calidad, y tipos de pago, esta es una de las tareas que como responsable de compras y almacén personalmente tengo de comprar o solicitar un servicio cada vez que el gerente del campo de golf o su asistente de manera verbal lo soliciten. Este proceso se realiza en un plazo no mayor de 2 días, esto debido a la importancia que presenta la compra de productos y servicios destinados al campo de golf. Aunque el proceso de importación y entrega en las instalaciones lleva aproximadamente tres semanas en total.

8.2 CONTACTO Y COORDINACION CON PROVEEDORES LOCALES, NACIONALES Y EXTRANGEROS.

El poder contar con una cartera de proveedores confiables es sumamente importante para poder realizar de la manera más efectiva la labor de negociación y compra. La tecnología nos ayuda a poder estar en contacto

de diferentes maneras con

proveedores con los que cuento para realizar las compras. Cuando es necesaria la compra de productos o servicios de los cuales solicito previamente cotización de estos, se siguen pasos para poder concretar la compra.

Una vez solicitada y recibida la cotización, ya sea por vía correo electrónico o impresa o en casos urgentes de manera telefónica, se analiza el precio, los tiempos de entrega y condiciones de pago. Aquí es importante la experiencia en negociación, se hace con la convicción de obtener la mayoría de los beneficios y cerrar la compra. En este caso para los directivos y mis jefes inmediatos es de suma importancia el tiempo de entrega, de modo que es el punto de la negociación que tiene más importancia, es decir se les da preferencia a quienes nos favorecen con el tiempo de entrega y servicio. Este procedimiento se realiza con cada compra, para el campo de golf, por el mantenimiento del pasto del campo, debido a que es un elemento sumamente importante y delicado. La variedad del pasto con el que cuenta este campo de golf es uno de los más resistentes a las inclemencias climáticas sin embargo, no deja de ser una planta por lo que es muy importante tratarlo con todo lo necesario. La posición geográfica de nuestro estado dificulta las condiciones de entrega variables y la mayoría de los materiales y productos son importados, por lo cual esto nos lleva a darle una importancia extra a la parte del trabajo, el contacto con proveedores locales, nacionales y extranjeros. Estos últimos son nuestros principales proveedores.

8.3 DOCUENTACION DE PARA POCESO DE COMPRA.

El proceso de compra es el procedimiento para realizar la adquisición de productos y servicios, para lo cual se necesitan documentos y procedimientos internos. El proceso de compra es primeramente identificar qué es lo que se requiere, en este caso solicitar una cotización de un proveedor, una vez obtenida la cotización, se somete a aprobación y como tramite final es la elaboración de orden de compra para este producto. Para el proceso de pago de facturas, con el sello de recepción del producto o servicio del área de campo de golf. De modo que los documentos son: 

Cotización del producto por parte de proveedor.



Orden de compra autorizada.



Factura con sello de recepción del mismo.

Esta documentación la maneja solo el encargado de compras y almacén ya que es él quien se encarga de este proceso y es requerido para cada proceso de compra. Cada área cuenta con un formato en específico para las órdenes de compra, el campo de golf cuenta con su orden de compra con los logos de costa baja y el logo de Troongolf para diferenciarse de los otros formatos de compra.

8.4 TRAMITOLOGIA Y COORDINACIÓN CON AGENCIA ADUANAL

El proceso de importación de mercancía para el campo de golf se realiza en conjunto con 3 integrantes. EL proceso se inicia partir del contacto con el proveedor al solicitar una cotización de productos, al aprobarse la cotización y realizarse la orden de compra. Al momento de realizar la orden de compra se hacen modificaciones a los trámites en caso necesario. Anteriormente las compras de importaciones las realizaba una de las empresas de Costabaja, pero al ver la posibilidad de que las compras de importación serian constantes, se propuso la integración de una empresa de Costabaja al padrón de importadores. Se ingresó la empresa de Costabaja denominada Promociones Turísticas Costabaja. Con este cambio, el proceso de compra se trasladó a una de las áreas generales de compras del proyecto. Esto se realizó para fines administrativos de control contable, el proceso de pago al agente aduanal. La responsabilidad de coordinación de fecha de entrega, cantidad de cajas y embalaje quedo a supervisión del campo de golf. El tercer integrante de las compras por importaciones es la agencia aduanal Columbia Export and Servicios, la cual realiza una cotización de los impuestos y honorarios por el proceso de importación, transporte y entrega en almacenes de campo de golf. Esta cotización se realiza en base a la factura de compra. La mercancía se envía desde el proveedor en EU, a las bodegas de Columbia Export, una vez que

la mercancía esta en los almacenes, en este momento Columbia

programa la llegada y recepción de esta mercancía a los almacenes de campo de golf. La correcta y precisa coordinación de la agencia aduanal con el departamento de compras de Costabaja es muy importante ya que de esta coordinación depende que la mercancía este en el almacén en el tiempo y forma correcta para su uso.

CAPITULO 9 PROCESOS ADMINISTRATIVOS

9.1 ADMINISTRACION DE DEPARTAMENTO OPERATIVO CAMPO DE GOLF

El manejo de una administración correcta para el departamento operativo específicamente el campo de golf, resulta ser una tarea dinámica. Llevar registros de gastos así como archivos de controles y trámites internos, es necesario para obtener un control tanto del funcionamiento y operación de este departamento. Este proceso se da con la creación de una base de datos con las principales actividades y controles: compras, presupuestos, personal, proveedores, importaciones, residuos químicos y activo fijo. Con esta división se busca lograr obtener un control más claro y fácil de identificar, determinando las tareas que se realizan o algún movimiento en específico, de modo que si se realiza algún cambio de personal o solicitud de vacaciones, podemos obtener de un archivo de personal la fecha de ingreso y cuantos días le corresponden según su antigüedad. En el caso de alguna inconsistencia en gastos del mes, podemos identificar con facilidad los gastos que se realizaron en el mes. Los directivos del campo de golf y el jefe de compras y almacén pueden acceder a estos archivos y consultarlos, pero solamente el encargado de compras y almacén puede hacer modificaciones o agregar archivos conforme el trabajo lo requiera. Estos archivos son únicamente para el área de mantenimiento de campo de golf y sus directivos, ya que la administración de casa club campo de golf se maneja con un sistema diferente operado por personal de esa área.

9.2 RECURSOS HUMANOS (PARCIAL) CAMPO DE GOLF.

Las tareas a realizar en el puesto que desarrolle abarcan diferentes actividades. Se me asigno la administración del personal del área de campo de golf de manera parcial. Esto fue debido a la experiencia en ramo administrativo interno. Esta administración se lleva a cabo por medio de una base de archivos creada con los datos de los empleados de esta área. También se administra y entrega documentos a los empleados como comprobantes de nómina y copias de contratos, se pueden dar trámite a constancias de trabajo, aclaración con respecto a horas extra trabajadas o sanciones por faltas al cumplimiento de reglamento interno. Este trabajo se realiza en coordinación con la dirección general de recursos humanos de Costabaja, así como la realización de rol de nóminas, programación de descansos y calendario de personal que labora en días feriados o fines de semana ya que se requiere atención los 7 días de la semana durante todo el año. Son importantes estos procedimientos debido a que cualquier cambio o cálculo mal aplicado al rol de nómina, repercute de manera positiva o negativa en una de las dos partes, al empleado o al empleador. El rol de nóminas se autoriza por medio del superintendente, esto se hace cotejando listas de asistencias y retardos, para poder verificar que los datos que se están colocado son los correctos, una vez hecho esto, la dirección de recursos humanos realiza su trámite. Cada área lleva su propio control de rol de nóminas. Este trámite se realiza los días 12 y 25 de cada mes, para el caso de campo de golf pueden existir variantes debido a que esta área trabaja todos los días del año.

9.3 CONVENIOS Y COMODATOS

Para el suministro de bienes y servicio para la operación de este campo de golf es necesario poder contactar a proveedores que estén dispuestos a trabajar con el tiempo de pagos de Costabaja. Para asegurar el suministro de productos y servicios se recurre a proponer la realización de convenios con proveedores de mercancía que son de consumo y necesarios para la operación. Esto se da con la propuesta de promesa de consumo a cambio de periodos de pagos más prolongados, esto es para poder proteger el presupuesto a corto plazo. En caso de que se tengan algunos contratos con proveedores como lo son el de suministro de agua potable y hielo para consumo, el concesionario proporciona una cisterna de agua purificada y un refrigerador con hielo para consumo. Esta modalidad de contrato se hace con otros proveedores y se han tenido resultados satisfactorios. En el caso de comodatos, se cuenta con un contrato con las compañías de limpieza y suministro de materiales químicos de limpieza y papel, de manera que la empresa proporciona dispensadores de jabón, papel y químicos de limpieza sin ningún costo, haciendo el trato con este proveedor de consumir y comprar en el futuro más de sus productos. Estos convenio y comodatos viene a beneficiar mutuamente y generan un ambiente idóneo entre las empresas proveedoras y Costabaja. Este tipo de relación comercial es una modalidad que se puede aprovechar en gran manera en mutuo sentido. La negociación es una parte muy importante del comercio, ya que nos permite explotar la relación de compra venta y compra. Esto amplia la posibilidad de explorar futuras relaciones comerciales.

9.4 SUPERVISION DE PRESTADORESY SERVICIO.

El campo de golf cuenta con prestadores de servicios los cuales cubren las necesidades que genera la operación de esta área es importante contar con lo necesario para que la operación de este campo de golf siempre esté funcionando de la mejor manera. La supervisión de prestadores de servicios es una de las tareas a realizar. Es necesario llevar a cabo la supervisión en cada servicio que se realiza, ya sea de limpieza, suministros de limpieza, agua purificada, hielo y servicio de recolección de basura. Esto se hace revisando la cantidad que suministran y verificando que lo que se está suministrando es realmente lo que se requiere. Esto es con el fin de que en el momento de la presentación de facturas, resulte la misma información de los productos o servicios que se venden. Esto se hace para evitar supuestos casos de preferencia con algún proveedor, así como para evitar facturas con cantidades que sobrepasen la cantidad correcta. Estas supervisiones se realizan en las oficinas de la dirección de mantenimiento de campo de golf. La supervisión de estos servicios es una de las tareas asignadas a este puesto. Consiste en seguir de cerca las compras que se hacen y la entrega de las mismas, así como poder correlacionar los gastos con las compras realizadas. Esto como parte de la administración de presupuestos y costos.

9.5 GASTOS DE DEPARTAMENTO OPERATIVO CAMPO DE GOLF

La administración y supervisión de presupuestos y gastos del departamento de campo de golf, es una de las tareas que cobran mucha importancia debido a que es necesario trabajar

bajo el límite de gastos mensuales. Este control se lleva realizando un

resumen de gastos. De los datos que se extraen de un balance que se envía de la contraloría general de Costabaja, se separan los gastos que corresponden al campo de golf departamento de mantenimiento y una vez extraída esta información, se organiza por tipos de gastos, Estos puede ser: 

Fertilizantes



Herramientas.



Refacciones.



Herbicidas.



Consumibles.



Gastos de operación.



Papelería.



Ente otros.

Estos gastos se presentan en una forma impresa al superintendente del campo de golf. Es importante conocer estos datos para poder hacer un balance a futuro, poder programar la compra de algún equipo o para conocer cuál es el estado del presupuesto al día de hoy y conocer con cuanto se cuenta para poder realizar compras necesarias. La realización de este formato y balance de gastos de departamento de campo de golf es la última de las tareas administrativas que me fueron asignadas. Esta es una de las tareas más importantes para futuras inversiones o compras en el extranjero.

CONCLUSIÓN

La administración de recursos económicos, supervisión, toma de decisiones y aportaciones a esta empresa han sido de gran experiencia para mí. El poder conocer esta empresa la cual se dirige a ser uno de los proyectos turísticos de los más importantes para nuestro país y nuestro estado, el alcance que tiene y la diversidad de servicios y productos que ofrecer hacen de este proyecto un modelo a seguir para otros desarrollos turísticos. La oportunidad que se me dio al participar en este proyecto en la parte administrativa y operativa, me ha servido de mucho para poder comprender y adquirir experiencia laborar al poder trabajar con empresas nacionales y empresas internacionales contribuyendo al crecimiento y al funcionamiento correcto de este proyecto turístico. Si bien esta empresa tiene mucho que ofrecer también está abierta y necesitada de propuestas innovadoras que contribuyan al mejoramiento, fortalecimiento y crecimiento. La construcción de campo de golf con las medidas ecológicas necesarias para ocasionar el menor impacto ecológico, habla del compromiso por contribuir al desarrollo de Estado. Con la integración de una empresa extranjera para la dirección del campo de golf al equipo de este proyecto, abre una gama de posibilidades de atraer turismo a nuestro estado. Proyectos como estos que son socialmente responsables contribuyen a sobre resaltar el nombre de nuestra ciudad ya que también esta empresa contribuye y promueve el cuidado ecológico, cultural y social de nuestra ciudad y nuestro Estado. La elaboración de este documento es para compartir y detallar las experiencias adquiridas al desempeñar un puesto dentro de la empresa Marina Costabaja Golf Course and Resort y mostrar en la práctica los conocimientos teóricos adquiridos en mi formación académica durante la carrera de Lic. Comercio exterior.

ANEXOS FORMATO DE INSIDENCIAS

FORMATO DE CAPTURA DE INCIDENCIAS

FORMATO SALIDA DE MATERIALES DE ALMACEN

FORMATO DE ORDEN DE COMPRA

FORMATO DE ORDEN DE TRABAJO

CONSTACIA DE VACACIONES

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