MACROPROCESO DESARROLLO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA

CODIGO: DC-P02-PR01 VERSIÓN: 1 FECHA: Diciembre de 2007

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE ESPACIOS DEPORTIVOS DEL CENTRO JAVERIANO DE FORMACIÓN DEPORTIVA A LAS UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD

REVISADO POR

APROBADO POR

Coordinador del Programa Deporte y Recreación

Director del Centro Javeriano de Formación Deportiva

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE ESPACIOS DEPORTIVOS DEL CENTRO JAVERIANO DE FORMACIÓN DEPORTIVA A LAS UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD

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1. OBJETIVO Apoyar el desarrollo de las potencialidades corporales de la comunidad educativa Javeriana a través de los diferentes espacios deportivos que ofrece la Universidad.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud de préstamo del espacio deportivo requerido hasta la verificación de los deportistas que lo utilizaran.

3. CONDICIONES GENERALES GENERALIDADES •

La solicitud de préstamo de los espacios del Centro Javeriano de Formación Deportiva que requieran las Facultades deben realizarse a través de la persona encargada de la respectiva Facultad.

•

Si las unidades de la Universidad requieren los espacios deportivos para realizar otro tipo de actividades como exhibiciones o promociones, es necesario que esta propuesta sea presentada por el Director del Centro Javeriano de Formación Deportiva al Comité de Uso del Campus.

•

Si el préstamo de los espacios deportivos se requieren para realizar otro tipo de eventos deportivos diferentes a los estipulados dentro de las actividades de formación remítase al procedimiento Realización de Eventos en el Campus Universitario (IF-P31-PR01).

REGLAMENTO INTERNO PARA USO DE ESPACIOS DEPORTIVOS • Sólo se permitirá el uso de los campos deportivos con el calzado adecuado: tenis de suela amarilla (squash), guayos de tache bajo (campo de futbol), tenis (canchas múltiples, exteriores y coliseo).

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• El usuario del campo deportivo deberá seguir las indicaciones que le suministre el auxiliar de deportes que se encuentre de turno durante su permanencia en el espacio deportivo asignado. • Está terminantemente prohibido: fumar, ingerir alimentos alimentos líquidos, comer chicle, ingerir bebidas alcohólicas.

sólidos, ingerir

• El uso de los espacios deportivos a personas menores de 16 años, estará sujeto al permanente acompañamiento de un docente, padre de familia y/o acudiente. • Las personas deberán hacer uso de los espacios deportivos asignados únicamente dentro de la franja que le ha sido asignada, ingresando y retirándose a las horas previamente establecidas. • En caso de no hacer uso del servicio de locker, es total responsabilidad de las personas el cuidado de sus objetos personales: celulares, portátiles, ropa, implementos deportivos, etc. • Las personas que hagan uso de los espacios deportivos deberán portar su documento de identificación y su carné vigente de afiliación a la EPS. • Todo evento donde se desee emplear el uso de festones, guirnaldas, confeti, pisos, tarimas, equipos audiovisuales, deberá tener previo aval de la Dirección del Centro Javeriano de Formación Deportiva y de la Dirección de Recursos Físicos. • Las personas que hagan uso de los espacios deportivos deberán cumplir con los requisitos de orden procedimental presentando la documentación y soportes legales exigidos por la Pontificia Universidad Javeriana a través del Centro Javeriano de Formación Deportiva.

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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1

PRÉSTAMO DE LOS ESPACIOS DEPORTIVOS DEL CENTRO JAVERIANO DE FORMACIÓN DEPORTIVA A LAS UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD

No.

DESCRIPCIÓN

1

Envía un correo electrónico al Coordinador del Programa de Deporte y Recreación solicitando el servicio.

RESPONSABLES UNIDAD

CARGO

Facultad/ Unidad

Responsable

Centro Javeriano de Formación Deportiva

Coordinador del programa Deporte y Recreación

Verifica la disponibilidad del espacio, a través del formato Disponibilidad de Escenario. • 2

Si está disponible reserva el espacio,

Remítase a la actividad 3. •

Si no está disponible informa al solicitante,

En este momento finaliza el procedimiento.

3

Informa la disponibilidad del escenario a través del correo electrónico.

4

Recibe el correo electrónico con la disponibilidad del escenario.

5

Imprime y entrega el correo electrónico, al Auxiliar de seguridad o al Operario del Centro de turno, con el listado de los nombres y documentos de identificación de los deportistas que utilizaran el espacio.

6

Verifica el documento de identificación con el listado de los deportistas.

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Responsable Facultad/ Unidades Solicitante

PUJ

Auxiliar de seguridad

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5. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento “Préstamos de Espacios Deportivos del Centro Javeriano de Formación Deportiva a las Unidades de la Universidad”. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO

Terminal

Indica el inicio y fin del procedimiento.

Conector de rutina

Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas.

Conector de página

Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente.

Operación

Describe en forma general cada una de las actividades que se desarrollan dentro del procedimiento.

Decisión o alternativa

Indica un punto dentro del procedimiento en dónde surgen posibles caminos alternativos.

Documento

Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento.

Procedimiento predefinido

Archivo

Rutina de Sistemas de Información

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DESCRIPCIÓN

NOMBRE

Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Dependencia.

Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento.

Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información.

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INICIO

Enviar un correo electrónico al Coordinador del Programa de Deporte y Recreación solicitando el servicio. Verificar la disponibilidad del espacio, a través del formato Disponibilidad de Escenario.

Disponibilidad de Escenario.

SI

El espacio está disponible

Informar la disponibilidad del escenario a través del correo electrónico.

Recibir el correo electrónico con la disponibilidad del escenario.

Imprimir y entregar el correo electrónico, al Auxiliar de seguridad o al Operario del Centro de turno, con el listado de los nombres y documentos de identificación de los deportistas que utilizaran el espacio.

NO

Verificar el documento de identificación con el listado de los deportistas.

FIN

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6. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE

CÓDIGO

Formato disponibilidad de escenarios

No aplica

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