MANUAL DE ACCESO APLICATIVO CUENTAS MÉDICAS EPS SALUDCOOP – EN LIQUIDACIÓN Sistema HeOn Versión 01 - Enero 2016

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INTRODUCCIÓN

En el presente manual se explica detalladamente los pasos que se deben seguir para acceder y consultar los diferentes permisos del Sistema HeOn, para facilitar las diferentes actividades de auxiliares, analistas y medicos brindando una herramienta dinámica y facil de seguir para garantizar excelentes resultados en el proceso. En la primera parte se describe el ingreso a la opción PRESTARCLI, modulo que permite la consulta de todo lo referente con autorización de servicios de la EPS y consulta de parametrización de tarifas contratadas. El siguiente modulo que se detalla es PRESTARHOS, acceso que permite la consulta de la factura y la historia clinica (registros médicos, evoluciones diarias y demás soportes de la factura) de los servicios prestados por la red propia de la EPS. El manejo de CUENTAS MEDICAS WEB, acceso que permite la radicación, grabación y auditoria de la factura asignada, la cual puede ser consultada junto con todos los soportes por medio de visor de imágenes en el modulo PUESTO DE MANDO UNIFICADO - PMU. Por último, se crearon dos herramientas propias dadas las necesidades del proceso, SIAS, modulo administrador que permite crear, consolidar y autorizar los accesos a los sistemas de los diferentes perfiles de usuarios, adicionalmente permite el control de la cantidad de cuentas pendientes por asignar cada vez que se realiza el cargue y se controle la producción diaria del personal y SIASPROD modulo que permite a cada usuario registrar la producción diaria.

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1. PRESTARCLI

1. El ingreso a este modulo inicia en la URL http://prestarcli tal como lo muestra la imagen:

Posteriormente se da click en el banner “Mensaje”

2. En la siguiente pantalla se selecciona la opción Prestar.

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 3. Para ingresar a visualizar la autorizaciones de servicio POS emitidas por la EPS se debe dar click en la opción Autorización de servicios EPS.

4. Click en la opción Consulta de solicitudes de servicios, la cual muestra las autorizaciones generadas de los servicios POS por usuario.

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5. En la pantalla emergente seleccionar la opción Saludcoop EPS y click en el botón Consultar.

6. Seleccionar la opción Consulta General por Documento.

El sistema continuará en la siguiente pantalla, en la cual se escogerá la opción del tipo de documento según sea el caso y se digitará el numero de documento de identificación del usuario, posteriormente se dará click sobre el botón VER AUTORIZACIÓN

En seguida el sistema despliega la ventana donde se encuentra el histórico de las autorizaciones POS generadas para el usuario anteriormente digitado.

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 7. Al dar Click sobre la autorización que desee el sistema automáticamente carga la imagen de la misma.

En la imagen de la consulta, se puede visualizar tipo de servicio, código del servicio, numero de autorización, datos del paciente, fecha de autorización del servicio, descuento aplicable por concepto de copago o cuota moderadora, IPS a quien está dirigida la autorización, fecha de vencimiento de la autorización.

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 8. Para visualizar las autorizaciones NO POS, en el menú principal de Prestarcli seleccionar la opción Solicitud de medicamentos, seguido de la opción Solicitud de medicamentos Alto Costo.

En el menú que se despliega automáticamente hacer click en la opción Impresión de solicitudes.

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 9. Al escoger la opción anterior el sistema da dos opciones de búsqueda :  Por SOLICITUD, este número de solicitud se puede encontrar en la parte posterior de la autorización (cuando se tiene físicamente).  Por DOCUMENTO, esta opción requiere el número de documento y el tipo de documento para que el sistema realice la búsqueda automática. Inmediatamente después de diligenciados los campos se da click en el botón Buscar.

10. Para el acceso a la parametrización de la contratación volver al menú principal y hacer click en la opción Red y posteriormente en la opción Consulta Procedimiento Contratado.

Posteriormente se selecciona la EPS objeto a consultar, en este caso es la opción Saludcoop EPS.

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 11. Diligenciando el campo requerido anteriormente, el sistema dirige a una pantalla donde se puede realizar la búsqueda por dos opciones:  

CÓDIGO: se refiere al código del procedimiento en el sistema HeOn el cual se puede identificar en la autorización de servicios DESCRIPCIÓN: en este campo se puede diligenciar el procedimiento o servicio que desee buscar

Adicionalmente selecciona la regional a la cual pertenece la IPS y da click en el botón Consultar

12. El sistema muestra la siguiente pantalla en la cual se observan todos los contratos existentes del servicio consultado y se debe buscar la IPS que se esté auditando.

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2. PRESTARHOS

1. El ingreso a este modulo inicia en la URL http://prestarhos tal como lo muestra la imagen:

A continuación el aplicativo mostrará la siguiente pantalla donde se debe escoger la opción Prestar

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 2. El sistema despliega al siguiente menú, donde se puede visualizar todo lo referente a la red propia de la EPS, tales como la factura y la historia clínica completa.

3. Para el ingreso a visualizar la factura de la red propia se da la opción Facturación la cual lleva al siguiente menú donde se elije la opción Generación de Facturas

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4. El sistema automáticamente muestra las IPS de la RED propia de la EPS, se elige cualquiera de estas IPS y se da click en el botón Listas seguido de click en el botón Consultar para que despliegue la lista total de IPS de la red propia

5. En esta pantalla elegir la IPS que está auditando

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 El siguiente paso es escoger el tipo de consulta, el sistema muestra 3 opciones:   

Numero de factura Rango de fechas (ingreso y egreso) Paciente (número de documento de identidad)

Para el presente ejemplo se tomó la opción Paciente, ingresando el numero de documento de identidad, el sistema inmediatamente mostrara en la pantalla los datos básicos de las facturas del paciente a auditar

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Enseguida elegir la factura del usuario que se está auditando, click en el botón Reporte

Al aplicar en el botón anterior, el aplicativo inmediatamente abre la factura de las corporaciones de red propia de la EPS.

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6. Para la consulta de las historias clínicas y soportes de las facturas de red propia, regresar al menú inicial y seleccionar la opción Consultas de Apoyo y posteriormente click en Consulta de Registros Médicos

7. Inmediatamente el sistema arroja una pantalla en la cual da la opción por búsqueda del paciente

En esta pantalla se deben diligenciar los campos requeridos para que el sistema realice la búsqueda automáticamente

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 Click en el botón Buscar y el sistema automáticamente realiza la búsqueda del usuario al aparecer en pantalla hacer click sobre el usuario

8. Cuando se da click sobre el usuario el sistema despliega la siguiente pantalla en la cual se puede observar el histórico de las atenciones realizadas al usuario, de la misma manera en la parte posterior de la pantalla ingresar a cada uno de los registros médicos que se desea consultar, entre ellos se encuentran: 1. medicamentos 2. Procedimientos e interconsultas 3. Antecedentes Personales 4. Antecedentes familiares 5. Documentos anexos y otros soportes de la factura

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9. En esta pantalla se muestra como ejemplo el ingreso a los medicamentos, aquí se describe la fecha en la cual se suministró dicho medicamento, cuando desee ver la formula médica, dar click en la bolsa naranja para visualizar la imagen

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En la Consulta de registros médicos, se pueden visualizar los documentos activos para la consulta de la factura.

A continuación un ejemplo donde se visualiza la historia clínica

SOPORTE Factura Historia Clínica (Epicrisis, Notas de enfermería, Descripción quirúrgica, Evoluciones médicas, etc) Orden y/o Formula medica Factura Autorización Anexos

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COLOR Verde Rojo Azul Verde Naranja Morado

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3. CUENTAS MÉDICAS WEB

1. El ingreso a este modulo inicia en la URL http://ctascuentasmedicaspr/ tal como lo muestra la imagen:

Inmediatamente el aplicativo mostrara una pantalla en la cual se da click en el modulo Prestar

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3.1 RADICACIÓN 1. El ingreso a este modulo inicia en la URL http://ctasmedicaspr/HeonMenu.asp?menu=3 tal como lo muestra la imagen:

A continuación se especifica el diligenciamiento de cada celda de la ventana Datos de la radicación. TIPO DE CUENTA: Elegir tipo de servicio con el cual se debe radicar la cuenta presentada

TIPO DE DOCUMENTO: Elegir tipo de documento que identifica al usuario

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 NUMERO DE DOCUMENTO: espacio en el cual se digita el numero de documento que correponde a la IPS a ingresar

POR RANGO DE FECHAS: posibilidad de radicar cuentas según fechas determinadas y/o su Rips correspondiente

IPS NO RED: botón específico para marcar cuando IPS es no Red y se pueda hacer la radicación correcta

2. Luego de ingresar todos los datos anteriores, hacer click en el botón Buscar el cual permite realizar la búsqueda dentro de la base de datos de prestadores adscritos sea RED y/o NO RED según el caso buscar la IPS mostrando todos los datos que figuran de la IPS a consultar

3. El sistema arroja el resultado de los criterios de búsqueda realizado en el módulo anterior mostrando el nombre de la IPS, Nit, tipo de contrato, nivel de atención, dirección y teléfono y el cogido SGSSS

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NOTA: El botón Mantener IPS es utilizado cuando se están radicando varias facturas de una misma IPS y el botón Limpiar pantalla permite refrescar la pantalla después de una radicación 4. Ingresando específicamente la información descrita en cada una de las celdas anteriores, el sistema automáticamente muestra el valor neto que es la diferencia del valor bruto menos copagos, pagos compartidos, cuotas moderadoras y/o descuentos de ley; Además da la opción de colocar el periodo facturado y observaciones si las hubiese

NOTA: Botón Radicar, se utiliza después de corroborar que los datos de valores Facturas – Valores Neto estén correctos para garantizar que se de un consecutivo de radicado en el sistema operativo. Botón Incluir, es utilizado para colocar copagos, pagos compartidos, ico, cuotas moderadoras y/o descuentos que por error no se colocaron al momento de radicar la cuenta

Botones Cambiar - Editar, Son utilizados para modificar copagos, pagos compartidos, ico, cuotas moderadoras y/o descuentos que por error se colocaron mal al momento de radicar la cuenta

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3.2 GRABACIÓN

1. Para el módulo de Grabación se da click en Grabación en el cual se ingresan: los datos de los usuarios facturados y cada servicio detallado

2. Ingresar el número de radicado interno de cada factura radicada con anterioridad, automáticamente el sistema muestra toda la información que inicialmente se ingresó.

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3. posteriormente se da click en el botón nuevo y se ingresan los datos del usuario, cuando se digita el documento de identidad del usuario el sistema automáticamente arrastra la información de la tabla de afiliaciones de la EPS y solo resta por ingresar los campos de: tipos de atención, fecha de ingreso y egreso, estado del paciente, nivel, ámbito, valor total de la prestación, copagos o moderadoras; cuando se llenen todos los campos se dará click en guardar para que la información quede cargada.

4. Ingresar cada detalle de servicio que se le realizo a cada usuario según lo que se registre en la factura, se ingresa el tipo de servicio, el número de autorización, el código de servicio HeOn (en el caso de no saberlo se puede buscar en el campo descripción de servicio y se da click en la lupa para que el sistema realice la búsqueda automática de cada servicio), se completa cantidad y valor de cada servicio y cuando este seguro de lo que se ha digitado se da click en guardar para cargar la información

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5. Cuando se carguen todos los detalles de la factura, se vuelve a la pantalla de inicio con el fin de verificar que el total de los detalles de la factura y el valor radicado concuerden

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3.3 VISUALIZACIÓN DE IMÁGENES

1. Para el ingreso a PMU para ver la imágenes de la facturación radicada se ingresa por el buscador GOOGLE URL: pmu.prosick.com página web de SYC (sistemas y computadores)

2. El aplicativo indica que debe iniciar con usuario y contraseña

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 3. Seleccionar el link por el cual se quiere consultar, por ejemplo cuando se tiene el número de radicado interno, se selecciona el botón número de radicado, se digita el número y hacer click en la lupa para que el sistema realice la búsqueda correspondiente

Una vez realizada la búsqueda el sistema muestra en pantalla datos básicos de la factura:

4. Con el fin de visualizar las imágenes completas y realizar la correspondiente auditoria o digitación de detalles de la factura, dar click en el recuadro imagen

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5. Teniendo visualizadas las imágenes de soporte y factura retornar a la pantalla de sistema HeOn, para continuar con el diligenciamiento de los campos requeridos en el aplicativo de cuentas médicas, para este caso se muestra como ejemplo la pantalla donde se ingresa el diagnostico de cada usuario según las imágenes del PMU.

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3.4 AUDITORIA 1. Para iniciar el proceso, se debe ingresar al equipo con el usuario asignado a cada colaborador y al realizar doble click en el icono de internet y se ingresa a la dirección http://ctasmedicaspr/ en la cual abre la siguiente imagen:

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2. Al abrir esta dirección se visualizaran 3 módulos. Se realiza doble click en el módulo Prestar, para que muestre la siguientes opciones:

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 3. Al abrir esta imagen del aplicativo se hará doble click en el icono CUENTAS MEDICAS WEB, y este despliega el siguiente árbol, como muestra la siguiente imagen:

4. Cuando el auditor ingrese a esta imagen debe realizar doble click en el icono de auditoría y se debe desplegar el aplicativo donde el auditor va a trabajar como muestra la siguiente imagen:

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 5. En esta nueva imagen aparece el campo donde se debe ingresar el radicado interno de la cuenta a trabajar, y adicional aparece el campo para seleccionar en caso de que la cuenta no sea de la red de la EPS, después de ingresado el número de radicado se oprime buscar para que el aplicativo llame la cuenta.

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 6. Al buscar el número de radicado, el aplicativo abre la primera ventana llamada radicación, esta cuenta con los datos básicos de la cuenta: (Nombre de la IPS, valor de la cuenta, numero de factura, nit del prestador, si la cuenta ya fue grabada, etc.) como se puede ver a continuación:

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 7. Luego se realiza doble click en el valor total de la cuenta, para que despliegue la segunda ventana del aplicativo llamada prestación, en esta ventana podemos encontrar datos más específicos de la cuenta: (Valor de radicación de la cuenta, valor de grabación de la cuenta, nombre y cedula del paciente, Vo.Bo. de la cuenta, el monto glosado y en esta ventana se encuentra el icono (ver imagen), el cual al darle click, abrirá la pantalla para ver las imágenes de la factura correspondiente.

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 8. Para terminar de abrir la última ventana del aplicativo llamada detalle, realizamos doble click en el nombre del paciente y desplegara la nueva ventana, en esta se visualizaran los ítems digitados de las cuentas los cuales factura la IPS, se observaran los datos personales del paciente y el tipo de atención, las fechas de ingreso y egreso, los valores del copago y el nombre de la persona que digito la cuenta y quien le dio Vo.Bo. a la misma.

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9. Teniendo las 3 ventanas del aplicativo abiertas ya podemos disponer de la factura para poder auditarla de forma integral. Antes de iniciar a revisar la cuenta, se debe ingresar en la ventana de radicación e ingresar en el icono de ver glosas, que se encuentra al lado de e botón de ver imagen.

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 11. Después de haber levantado la glosa en su totalidad, se regresa al aplicativo para iniciar con la revisión de la cuenta. Al momento de detectar algún ítem para glosar selecciona el ítem a glosar y se da click sobre el icono de glosar detalle y este abrirá una pequeña ventana donde se podrá realizar la glosa.

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Soluciones Integrales y Asesorías en Salud SIAS NIT: 900.516.623 - 9 12. Esta ventana nos permite escoger el concepto general, el concepto especifico y modificar los valores en caso de glosar por tarifa o cantidad, adicional se encuentra el espacio para añadir la justificación de la glosa, después de completar la glosa se da click en guardar.

13. Luego de guardar la glosa se verifica si quedo guardada en la ventana de Radicación, en el icono de ver glosas.

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Validar: Vo.Bo. Masivo: actualiza el estado de la factura en el sistema Guardar: Salva los cambios para que la factura pase a Tesorería, en caso de existir algún error el sistema arroja un aviso con el error a corregir, según sea el tipo: diferencia en valores radicados al digitado, error en interfaz porque ya han sido grabadas anteriormente, copagos que no se tuvieron en cuenta, tipo de servicio y/o atención. Para que el proceso culmine debe tener los 3 click para pasar al Sistema Seven

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