Manual de Asociaciones de Padres de Familia

Contenido Introducción, Misión, Visión y Principios Educativos

1

Denominación y domicilio .............................................. 6

2

Constitución, duración y destitución del cargo ...... 6

3

Objeto y Atribuciones ..................................................... 7

4

Funcionamiento de la Asociación de Padres de Familia.................................................................................. 8

5

Funciones de la Mesa Directiva ................................. 9

6

Aspectos Financieros .................................................... 12

7

Recaudación de Fondos ............................................... 15

8

Comunicación e Imagen ............................................... 16

9

Actividades patrocinadas por la Escuela ................ 18

10

Eventos Especiales ....................................................... 18

11

Uso público de edificios e instalaciones de la Escuela ................................................. 20 Anexo I……................................................................................. 22 Anexo II……………………………………………….……………………….….. 23

Introducción Las Asociaciones de Padres de Familia (APF) de la Escuela John F. Kennedy, A. C., son grupos organizados de padres, tutores y quienes ejercen la patria potestad de los alumnos que integran la comunidad escolar. Desde hace años, las Asociaciones de Padres de Familia de las diversas secciones de la Escuela, han realizado un papel preponderante, mediante su participación y trabajo. La comunidad Kennedy agradece a todas aquellas personas que en algún momento trabajaron en las Asociaciones de Padres de Familia y contribuyeron para lograr transmitir la verdadera finalidad del trabajo voluntario en la comunidad Kennedy.

Misión de las asociaciones de padres de familia Kennedy Fomentar el sentido de comunidad entre los padres, alumnos, maestros, directivos y empleados, con la intención de colaborar en el mejoramiento de la comunidad escolar.

Principios Visión Misión Facilitar el crecimiento integral de los alumnos; comprometidos y respetuosos de la comunidad local y un mundo multicultural.

4. Manual de APF

Nuestra misión en la Escuela John F. Kennedy, A. C., la Escuela Americana de Querétaro, es ofrecer a sus alumnos una educación integral tipo Estados Unidos, bilingüe, de la más alta calidad, que reconozca los talentos individuales y fomente la constante búsqueda del conocimiento. En un ambiente de seguridad y respeto, esta educación brindará los conocimientos, habilidades y valores que forjen personas que contribuyan, más allá del aula, en forma exitosa en una sociedad globalizada.

Principios Educativos El plan de trabajo y los proyectos de las Asociaciones deberán tener siempre en cuenta los Principios Básicos, de acuerdo al Modelo Educativo de la Escuela JFK. 1. El aprendizaje de los alumnos es la prioridad principal de la Escuela. 2. Los alumnos que aprenden en dos idiomas y sobre dos culturas enriquecen sus vidas. 3. El aprendizaje de los alumnos se incrementa con la diversidad. 4. Los alumnos son individuos y aprenden de muchas maneras.

6. Los alumnos aprenden mejor en un ambiente de seguridad y respeto. 7. Los alumnos aprenden mejor cuando se involucran activa y creativamente en adquirir conocimientos y habilidades. 8. Los alumnos se benefician con estándares y expectativas altas y trabajo de calidad. 9. Los alumnos deben aprender de por vida, más allá del aula, con confianza en sí mismos y auto-dirigidos. 10. Los alumnos, maestros, directivos y padres de familia, comparten la responsabilidad de promover la misión, filosofía y principios de la Escuela.

5. La formación del carácter debe ser parte activa del aprendizaje de los alumnos.

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Capítulo Primero Denominación y domicilio

PRIMERA. El presente manual regirá la organización y funcionamiento de las Asociaciones de Padres de Familia de la Escuela John F. Kennedy, A. C. SEGUNDA. Las Asociaciones de Padres de Familia deberán constituirse y registrarse de conformidad con el Reglamento de las Asociaciones de Padres de Familia de la USEBEQ. TERCERA. Las Asociaciones se denominarán Asociación de Padres de Familia (APF) de Preschool, Elementary School y Middle School. CUARTA. El domicilio de las Asociaciones será el mismo de la Escuela, Sabinos No. 272, Fracc. Jurica Campestre, C.P. 76100.

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Segundo Constitución, 2 Capítulo duración y destitución de cargo QUINTA. CONSTITUCIÓN Al inicio del ciclo escolar, las representantes de cada sección de la Escuela ante la SEP, envían a los padres de familia una convocatoria para la elección y constitución de la Mesa Directiva de las Asociaciones de Padres de Familia. En dicha convocatoria se determina la fecha, lugar y hora a efectuarse la Asamblea para la elección. El día de la Asamblea, se designa una mesa de debates provisional integrada por un presidente, un secretario y tres escrutadores. 1. Esta mesa de debates provisional organiza el proceso de constitución o renovación de las Mesas Directivas, solicita se presenten las planillas o personas postuladas y después procede a la votación.

2. La mayoría de votos de los padres de familia presentes, es la que determina la elección de la nueva Mesa Directiva. 3. Se elige la nueva Mesa Directiva y sus miembros firman las actas correspondientes. 4. Cuando concluye el proceso, terminan las funciones de la mesa de debates provisional. La Mesa Directiva de las APF queda constituida según el artículo 29 del reglamento de USEBEQ por un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario, un Tesorero y seis Vocales. Ningún miembro de la Mesa Directiva, vocales y representantes podrán ocupar otro cargo igual o similar en cualquiera de las demás secciones. El registro de alta de la nueva APF ante la USEBEQ, será realizado por las autoridades de la Escuela y su duración será de acuerdo a lo especificado en la fracción sexta del presente reglamento.

NOTA: Posteriormente, en las reuniones informativas de inicio de ciclo (“Back to School Night”) se elige por votación de los padres asistentes, a un padre de familia como representante de cada grupo y la Mesa Directiva invita a un padre de familia por grado escolar, para participar como vocal del grado, quien coordinará a los representantes de cada grupo de su grado escolar. SEXTA. DURACIÓN De acuerdo al artículo 30 del Reglamento de Asociaciones de Padres de Familia, en la sección de Pre-School, la Mesa Directiva se elige por un año. En el caso de Elementary y Middle School, las mesas directivas de las Asociaciones se elegirán por dos años. Al finalizar el primer año, se tendrán que renovar el vicepresidente, el secretario y tres vocales. Si se presentara alguna renuncia o destitución de algún miembro de la Mesa Directiva, el nuevo miembro será elegido por la actual APF, salvo en el caso del presidente, cuyo lugar sería ocupado por el Vicepresidente. La Mesa Directiva tiene la obligación de informar al Director de su sección de estos cambios.

SÉPTIMA. DESTITUCIÓN DEL CARGO Los miembros de la Mesa Directiva podrán ser removidos de sus cargos y suspendidos de sus derechos por las siguientes causas:

NOVENA. OBJETIVO 1. Representar ante las autoridades escolares los intereses que en materia educativa sean comunes a los asociados.

1. Infracciones graves al reglamento de USEBEQ y al presente manual. 2. No cumplir con la misión de las Asociaciones de Padres de Familia. 3. No llevar en orden las finanzas de la APF.

2. Colaborar en el mejoramiento de la comunidad escolar y proponer a las autoridades las medidas que estimen convenientes para dicha mejora.

Tercero 3 Capítulo Objeto y atribuciones OCTAVA. Los padres de familia, tutores y quien ejerza la patria protestad, tendrán derecho a formar parte de la directiva de Asociaciones a que se refiere el presente ordenamiento; siempre y cuando hayan sido miembros de la comunidad Kennedy por lo menos durante un ciclo escolar.

3. Cooperar con bienes o servicios para el mejor funcionamiento de la Escuela y apoyar las campañas de recaudación de fondos y mejoras de infraestructura del establecimiento escolar. 4. Fortalecer la comunidad participando activamente en eventos y actividades culturales, deportivas y sociales organizados por la Escuela. 5. Integrar a las nuevas familias locales e internacionales a la comunidad Kennedy. 6. Colaborar en la promoción de cursos, talleres y conferencias que la Escuela organiza para los padres de familia.

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7. Participar coordinadamente con las autoridades competentes en las acciones que éstas realicen para lograr una mejora continua en el entorno escolar. DÉCIMA. ATRIBUCIONES 1. Colaborar con la Escuela en las actividades que ésta realice. 2. Proponer y promover, en coordinación con los Directores de área, las acciones y obras necesarias para el mejoramiento de la Escuela y de su funcionamiento. 3. Reunir fondos con aportaciones voluntarias de sus miembros para los fines propios de las Asociaciones. 4. Fomentar la relación entre los maestros, alumnos y padres de familia. Las atribuciones que anteceden se ejercerán en forma coordinada con los Directores de la sección correspondiente y requerirán de su acuerdo expreso para toda actividad que se realice.

8. Manual de APF

Cuarto 4 Capítulo Funcionamiento de la asociación de padres de familia DÉCIMO PRIMERA. GENERALES 1. Las personas que integren la APF de las diferentes secciones, deberán recibir un taller de inducción, dentro de los primeros diez días hábiles después de su nombramiento. La Escuela designará a la(s) persona(s) y departamento(s) de la Escuela que impartirán dicho taller. 2. Después del nombramiento de la Mesa Directiva, las APF se reunirán con los Directores de su sección para que de manera conjunta definan el plan de trabajo anual de acuerdo a los planes existentes en la Escuela. 3. La participación de las APF no deberá interferir con las actividades escolares ni reducir el tiempo de instrucción determinado para los alumnos, ya que las actividades académicas son prioritarias. 4. En el caso de que la Escuela tenga

establecido un objetivo específico, elegido de acuerdo al Plan Maestro de Infraestructura, al plan estratégico o al Modelo Educativo de la Escuela o a los proyectos del departamento de Desarrollo Institucional, se podrá incluir en el programa de trabajo anual de las APF. 5. En el caso de que en años anteriores se haya definido un objetivo específico, se presentará la situación de avance y se motivará a los nuevos miembros a participar con entusiasmo para su continuidad, en beneficio de la Escuela. 6. El trabajo que realizan los miembros de la APF es de carácter voluntario, por lo que no podrán recibir ningún tipo de remuneración económica por su trabajo, ninguna concesión especial ni beneficio personal por parte de la Escuela. DÉCIMO SEGUNDA. REUNIONES El objetivo principal de las reuniones, es la participación de todos los padres de familia de la Escuela. Les será proporcionada información sobre los aspectos generales y sociales de los proyectos que se pretendan desarrollar. Así mismo, se pedirá a los padres de familia asumir el compromiso de llevarlos a cabo.

1. Durante las reuniones se presentará a todos los padres de familia el plan de trabajo elaborado por las APF.

c) La tercera en junio, para agradecer su participación y rendir un informe final de actividades.

2. La APF deberá realizar como mínimo dos reuniones con los padres de familia.

DÉCIMO TERCERA. REGISTRO DE INFORMACIÓN 1. Es de suma importancia que cada Asociación maneje desde el inicio de sus actividades carpetas de información ordenada que contengan: a) Programa de trabajo. b) Calendario de actividades. c) Directorios de los miembros de la APF. d) Minutas de las juntas y circulares emitidas por la Escuela. e) Avances de acuerdo al plan de trabajo. f) Recibos, facturas, notas de compras y gastos según requerido por el departamento de finanzas de la Escuela.

a) Al inicio del ciclo escolar, donde presentará su plan de trabajo anual. b) En el mes de septiembre del siguiente ciclo escolar, donde realizará un informe de las actividades realizadas durante el ciclo escolar pasado, junto con el informe financiero correspondiente. 3. Las APF podrán realizar las reuniones de trabajo que consideren necesarias con las vocales y representantes de los grupos. Se sugieren tres reuniones: a) La primera al inicio del ciclo escolar (septiembre) para presentar el plan de trabajo, antes de la presentación para todos los padres de familia de la Escuela. b) La segunda en el mes de enero, para presentar las actividades del segundo semestre del ciclo escolar.

DÉCIMO CUARTA. LABOR SOCIAL La Escuela realiza constantemente diversas actividades de labor social. Es responsabilidad de las APF apoyar, incentivar, promover la actividad social.

1. Las campañas de servicio de nuestra comunidad se realizan a nivel de toda la Escuela, es decir, participan todas las Asociaciones de Padres de Familia de las diversas secciones en los proyectos definidos por la Escuela. 2. La finalidad principal de hacer labor social, es incentivar a los alumnos Kennedy a ayudar al prójimo y trabajar en grupo para lograr un bien común.

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Capítulo Quinto Funciones de la mesa directiva

DÉCIMO QUINTA. Las funciones de los miembros de la Mesa Directiva son las siguientes: I. PRESIDENTE FUNCIONES: a) Promover y presidir las diferentes reuniones con sus colaboradores. b) Representar a la Asociación ante las autoridades de la Escuela y educativas. c) Dirigir la preparación y desarrollo de su programa de trabajo anual.

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d) Hacer cumplir los objetivos, atribuciones, derechos, obligaciones y funciones. e) Dirigir las actividades de la Mesa Directiva. f) Acordar y firmar junto con el Secretario la correspondencia, actas, acuerdos, etc., de la Asociación e informar a los padres de familia. g) Servir de enlace y comunicación entre los padres y la Escuela. h) Rendir un informe sobre las actividades realizadas y la aplicación de los recursos trimestralmente al Director de su sección. i) Informar a los padres de familia a través de asambleas acerca de sus programas de trabajo y de los objetivos que se llevarán a cabo. j) Promover la participación entre los padres de familia, con sentido de servicio. k) Calendarizar y dar seguimiento a los acuerdos de la mayoría con el propósito de que se cumplan los objetivos. l) Supervisar la tesorería de la Asociación. m) Cuidar la actitud positiva de sus colaboradores. n) Cuenta con voto de calidad para la toma de decisiones. 10. Manual de APF

o) Al terminar su mandato, junto con el Tesorero, entrega la documentación contable y el registro de las actividades y proyectos realizados por la Asociación. II. VICEPRESIDENTE FUNCIONES: a) Apoyar el trabajo del Presidente. b) Atender la coordinación de las actividades de la Asociación que le indique el Presidente. c) Cuenta con voto de calidad al sustituir al Presidente. d) Entrega su cargo al término de su gestión al nuevo Vicepresidente. e) Sustituir al Presidente en su ausencia. f) Coordinar aquellos comités que se formen. g) Participar en la elaboración del plan de trabajo anual. h) Coordinar las actividades que serán de servicio a la comunidad. III. SECRETARIO ACTIVIDADES: a) Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias. b) Tomar minutas de los acuerdos en Asambleas y en juntas de las mesas directivas, registrarlas en el libro de

actas, donde se asienten las iniciativas y propuestas que surjan de la Mesa Directiva; así como los acuerdos con los padres de familia. c) Llevar el archivo de la Asociación. d) Mantener actualizado el registro de los miembros de la Asociación, a través de directorios, los cuales no podrán ser distribuidos a la comunidad. La información respecto a padres de familia y alumnos será de uso exclusivo de la directiva y no podrá ser difundida ni distribuída a la comunidad. e) Atender las actividades que le asigne el Presidente y entregar al término de su gestión al nuevo Secretario la documentación que estuvo bajo su custodia. f) Apoyar el trabajo del Presidente. g) Recordar a la Mesa Directiva del calendario de eventos durante el ciclo escolar. h) Coordinar el programa de comunicación eficaz, con todos los miembros de la Asociación (vocales y representantes). i) Elaborar cualquier documentación que se requiera (cartas, solicitudes, comunicados). j) Llevar un inventario del material que es propiedad de la APF.

k) Elaborar el informe de actividades, junto con la Mesa Directiva, para presentar al final del ciclo escolar. IV. TESORERO FUNCIONES: a) Llevar al corriente y en orden la documentación contable, comprobantes de ingresos y egresos. b) Elaborar conjuntamente con el Presidente y el Director de la sección la lista de necesidades prioritarias, para atenderlas de acuerdo a los recursos disponibles. c) Informar periódicamente a la APF del estado financiero de la misma. d) Llevar actualizado el inventario pormenorizado de las pertenencias de la Asociación. e) Atender las actividades de la Asociación que le indique el Presidente. f) Entregar al término de su gestión al nuevo Tesorero, todos los bienes, documentos y fondos que estuvieron bajo su custodia. g) Apoyar al Presidente en sus funciones. h) Llevar la contabilidad de la Asociación de Padres de Familia. i) Coordinar con el departamento de

finanzas de la Escuela la supervisión del manejo de los fondos. j) Elaborar un presupuesto de los gastos que se realizarán durante el ciclo escolar. k) Registrar los donativos en efectivo y en especie hechos a la Asociación. l) Informar periódicamente de las finanzas a la Mesa Directiva de la APF. m) Supervisar las finanzas en los eventos magnos y particulares de la Asociación. n) Junto con el Presidente, entregar un informe financiero que especifique los ingresos y egresos, con sus respectivos comprobantes, al término de su gestión. V. VOCAL FUNCIONES: a) Escuchar las inquietudes y necesidades de los padres de familia del grado a su cargo y presentarlas a los integrantes de la Mesa Directiva de la Asociación para canalizarlas a quien corresponda. b) Citar a las representantes de grupo a su cargo a las reuniones que le indique la Mesa Directiva y coordinar el evento que le asigne la Mesa Directiva en su plan de trabajo a su grado escolar, como

responsable del mismo. c) Coordinar a las representantes del ciclo escolar que representa. d) Llevar a cabo las actividades que le indique la Mesa Directiva. VI. REPRESENTANTE ACTIVIDADES: a) Escuchar las inquietudes y necesidades de su grupo en particular y hacerlas llegar a la Vocal. b) Colaborar con la Vocal en la comunicación con los padres de familia de su grupo. c) Reunir las aportaciones extraordinarias voluntarias de los padres de familia del grupo a su cargo (como es la aportación voluntaria para los regalos de los maestros). d) Atender las actividades de la Asociación que le indique su Vocal. e) Elaborar al final del ciclo escolar un reporte de los gastos realizados. f) Colaborar en la comunicación con los padres de familia de su grupo.

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Sexto 6 Capítulo Aspectos financieros

DÉCIMO SEXTA. ACTIVO SOCIAL El activo social de las Asociaciones estará integrado por los siguientes bienes: 1. Aportaciones que realicen los padres de familia al inicio del ciclo escolar por concepto de “cuota de la APF”, la cual será cobrada mediante un recibo expedido por la Escuela, que los padres de familia recibirán junto con los de la colegiatura. 2. Las Asociaciones de Padres de Familia de todas las secciones de la Escuela se reunirán en el mes de junio para determinar el nuevo monto de la aportación de los padres de familia, a cobrar en el siguiente ciclo escolar. a) La cuota de APF puede permanecer constante durante varios ciclos escolares y en caso de aumento, no podrá exceder del 10% de la cuota actual. 12. Manual de APF

b) La cantidad deberá ser la misma en todas las secciones. c) El acuerdo tomado deberá comunicarse al departamento de Administración y Finanzas de la Escuela. d) La aportación es voluntaria y no se podrá obligar a los padres de familia a realizarla.

utilizado fuera de la Escuela ni para otros fines.

3.Los miembros de la Mesa Directiva no están autorizados para recibir cuotas de padres de familia directamente; los pagos deberán realizarse en las Formas e Instituciones Bancarias autorizadas por la Escuela.

DÉCIMO SÉPTIMA. TESORERÍA 1. La Escuela supervisará el manejo de los fondos de cada Asociación de Padres de Familia.

4. Los bienes muebles o inmuebles, toda clase de donativos y aportaciones que en efectivo o en especie reciba cada Asociación por parte de los padres de familia o cualquier persona o institución, serán destinados para el mejoramiento de la Escuela y son de su propiedad; por lo tanto deberá ser informado por escrito al área de Administración y Finanzas de la Escuela para su registro respectivo. 5. Ningún bien mueble o donativo en especie recibido por la APF podrá ser

6. El uso de los bienes adquiridos por donativos de padres de familia será definido por la Escuela y se asignarán de acuerdo a las necesidades y prioridades establecidas por la Escuela.

2. La tesorera solicitará a la Caja de la Escuela, la cantidad que considere adecuada para realizar sus gastos, máximo 10,000.00 pesos (Diez mil pesos 00/100 M.N.), y podrá solicitar el reembolso de éste al presentar las notas y comprobantes que amparen los gastos efectuados. 3. La cantidad solicitada, deberá ser congruente con el presupuesto presentado al inicio del ciclo escolar. 4. En caso de requerir una cantidad mayor, deberán comprobar el destino de ese gasto.

5. La Escuela elaborará un cheque a nombre de la Tesorera de la Asociación de Padres de Familia correspondiente, misma que firmará un pagaré por el monto el cual se le entregará a la comprobación de los gastos 6. El tesorero deberá tomar un curso de inducción y capacitación en el área de Administración y Finanzas respecto a las políticas y procedimientos del área, así como aspectos prácticos de su función. DÉCIMO OCTAVA. TARJETA BANCARIA Se otorgara a la Asociación de Padres de Familia que lo solicite una tarjeta de débito para facilitar el manejo de su tesorería. DÉCIMO NOVENA. DE LOS COMPROBANTES Todos los gastos deberán tener un comprobante que ampare la compra efectuada y cumplir con los siguientes requerimientos: 1. Nombre o razón social de la empresa que vende. 2. Especificación de la compra (descripción del artículo, cantidad, precio unitario, precio total).

3. Fecha de compra. 4. Contener exclusivamente la descripción de los artículos que se adquieren para el evento de la Escuela. No se deberá mezclar en el mismo ticket, la compra de otros productos de índole personal. 5. Se sugiere que todos los comprobantes reúnan los requisitos fiscales mínimos establecidos por la LISR y del IVA, sin embargo en caso de complicarse este aspecto, la APF pudiera no requerir de facturas con IVA desglosado, en este caso No será necesario facturar todas las compras que se realicen, a menos que el vendedor necesite elaborar la factura. 6. En caso de no contar con factura de la compra se deberá solicitar una nota de venta con todos los datos oficiales del vendedor, razón social, dirección, RFC. 7. En el caso de que el establecimiento no tenga ningún tipo de comprobante, se pedirá al vendedor que anote con su puño y letra la fecha, artículo vendido, cantidad de la compra, su nombre y firma y los datos de su negocio (razón social, dirección). Si es posible, anexar una tarjeta o propaganda del negocio. 8. La tesorera deberá anotar en la parte

posterior de la nota, en qué evento o actividad de la Escuela se utilizará el artículo comprado y la persona que recibe el bien o servicio deberá firmar de recibido. VIGÉSIMA. CAJA CHICA Para facilitar los pagos menores, se maneja una caja chica en efectivo. 1. El monto en la caja chica puede variar entre $2,000.00 y $5,000.00 pesos. 2. Al inicio del ciclo escolar se expide un cheque por dicha cantidad amparado con un pagaré y cada vez que se realice un gasto, éste será reembolsado. 3. Al final del ciclo escolar se reingresa el monto de la caja chica a la cuenta. 4. Las notas y comprobantes de caja chica deberán reunir los requisitos establecidos en la cláusula décimo novena. VIGÉSIMA PRIMERA. RESTRICCIONES 1. No se permite utilizar las notas de venta para solicitar facturas a nombre de otras razones sociales personales, de familiares, conocidos o amigos.

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2. Realizar préstamos personales a los miembros de la Mesa Directiva ni a ninguna otra persona. 3. Realizar pagos por concepto de gasolina, hoteles, restaurantes y viáticos en general. 4. Pagar el alquiler de teléfonos celulares, radios o aparatos de comunicación utilizados por los miembros de la asociación. 5. Incluir cualquier gasto que no esté directamente relacionado con las actividades que se llevan a cabo en la APF. VIGÉSIMA SEGUNDA. REGISTROS Será responsabilidad directa del Tesorero, llevar un registro exacto de los gastos que se realizan. 1. Registrar en una hoja de Excel la fecha de la compra, concepto, monto, número de cheque, aplicación del producto comprado. En el anexo I se presenta el formato de este registro. 2. Cotejar los ingresos y egresos con el estado de cuenta bancario de forma 14. Manual de APF

mensual. Se utiliza el mismo formato.

informe final a los padres de familia.

3. Llevar un registro especial de la Caja Chica, en una hoja de Excel similar a la descrita en el inciso I.

VIGÉSIMA CUARTA. UTILIZACIÓN DEL PRESUPUESTO 1. La Asociación de Padres de Familia no tiene fines de lucro y sólo destinará sus activos a los fines propios de su objeto social, por lo cual ninguna persona puede pretender derechos sobre sus bienes. Por lo anterior, ningún excedente podrá considerarse como utilidad distribuible entre los Asociados.

4. Llevar un registro de los gastos efectuados por evento realizado. (ver anexo II). VIGÉSIMA TERCERA. INFORMES DE TESORERÍA 1. La Tesorera deberá presentar un informe contable trimestral a la Mesa Directiva de su Asociación, con copia al departamento de Administración y Finanzas. 2. Al terminar cada ciclo escolar, el Tesorero, junto con el Presidente, deberán entregar un informe financiero por escrito, que especifique las actividades llevadas a cabo y los ingresos y egresos realizados, con sus respectivos comprobantes. 3. Elaborarán en “Power Point” una presentación que muestre los gastos efectuados por evento realizado y un balance final de la contabilidad, para el

2. Después de haber realizado todas las actividades y eventos propuestos y en caso de que la APF cuente con presupuesto, se solicitará a cada Director elegir el proyecto al cual destinar los recursos excedentes, basando la decisión en las necesidades de su sección, definidas en el Plan Maestro de Infraestructura. Los recursos también podrán ser destinados a proyectos de otras áreas de la escuela de acuerdo a las necesidades registradas en el Plan Maestro de Infraestructura.

Séptimo 7 Capítulo Recaudación de fondos En base al código de política no. 1015 VIGÉSIMO QUINTA. RECAUDACIÓN DE FONDOS 1. Las actividades de recaudación de fondos que emprendan las Asociaciones de Padres de Familia, maestros, Directores de sección o cualquier otra persona, deberán ser aprobadas por el departamento de Desarrollo Institucional y la Dirección General después de revisar el contenido, la conveniencia para los grupos involucrados, la relevancia de la actividad y las fechas del evento. 2. Todas estas actividades deberán estar directamente supervisadas por los Directores de sección, el departamento de Desarrollo Institucional y la Dirección General. Siendo las únicas personas autorizadas para comunicarse con la comunidad en nombre de la Escuela.

3. Todos los fondos recaudados por cualquier organización o personas asociadas con la Escuela, son propiedad de la Escuela destinados a un propósito o causa previamente aprobados. La Escuela tiene la responsabilidad final para decidir el uso apropiado de los fondos o materiales recaudados. 4. Si el evento será publicitado, el departamento de Desarrollo Institucional aprobará personalmente el uso del nombre de la Escuela o el logotipo asociado al evento. 5. Si el evento a realizar (función de cine, rifa, etc.) es para recaudar fondos y requiere de publicidad impresa: boletos, posters, entre otros, deberán solicitar el diseño y la producción de los materiales impresos a la Coordinación de Comunicación, quien se encargará de garantizar la aplicación correcta de la imagen y supervisará la calidad de la impresión. El departamento de Comunicación cotizará los servicios externos y después de aprobar un presupuesto, la Asociación correspondiente deberá absorber los costos.

6. El uso del nombre y logotipos de la Escuela será bajo previa autorización de la Coordinación de Comunicación de la Escuela y de acuerdo a la Cláusula Vigésimo Séptima del “Uso del nombre y logotipo de la Escuela” de este Manual. 7. La publicidad impresa deberá de contar con la palabra “donativo” o en su defecto “Cuota de Recuperación”.

VIGÉSIMO SEXTA. DONATIVOS 1. La Escuela tiene la facultad de recibir donativos en especie o en efectivo, siempre y cuando sean de utilidad para el objetivo que se pretenda cubrir. Para tal efecto la Escuela elabora un recibo deducible de impuestos, el cual se le otorga a la persona física o moral que haya realizado la aportación. Las cuotas anuales pagadas por los padres de Familia a la Asociación no se considerarán donativos. 2. En caso de recibir un donativo en cheque, éste deberá estar a nombre de Escuela John F. Kennedy, A. C.

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3. El donativo podrá ser enviado a la Escuela a la siguiente dirección: Sabinos No. 272, Fracc. Jurica Campestre, 76100, Querétaro, Qro. 4. En caso de tratarse de una transferencia electrónica, se deberá tener autorización de la Administración de la Escuela, quienes asignarán la clave bancaria correspondiente para efectuar el depósito. La Escuela otorgará un recibo deducible de impuestos en caso de requerirlo, por lo que la Asociación correspondiente deberá pedir al donador la siguiente información: a) Nombre legal de la empresa o persona física b) Registro Federal de Causantes c) Dirección d) Teléfono

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Capítulo Octavo Comunicación e imagen

VIGÉSIMO SÉPTIMA. USO DEL NOMBRE Y LOGOTIPO DE LA ESCUELA En conformidad con el Código de Política no. 1005 a) El nombre, logotipos y servicios de la Escuela no podrán ser utilizados por ningún miembro de la comunidad para beneficio personal. b) Cualquier publicidad o anuncio de servicios o negocios que no sea un proyecto de la Escuela no podrá ser exhibido o distribuido en los terrenos de la misma sin autorización del Departamento de Desarrollo Institucional. c) Ninguna persona, organización o grupo puede usar el nombre, logotipos e instalaciones para promocionar alguna idea o empresa si no cuenta con la aprobación expresa del Departamento de Desarrollo Institucional incluyendo

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detalles específicos de la utilización y el tiempo involucrado en el uso en caso de ser autorizado. VIGÉSIMO OCTAVA. FORMATO DEL BOLETÍN ELECTRÓNICO Consideraciones para publicar un mensaje en el boletín: 1. Las diferentes Asociaciones podrán hacerlo con autorización previa del Director del área. 2. El departamento de Comunicación e Imagen JFK, es el encargado de recibir los mensajes que se deseen publicar. 3. La fuente utilizada será: PROXIMA NOVA. 4. La vigencia del boletín es del martes de una semana hasta el lunes de la siguiente semana. 5. El texto deberá estar en inglés y español. Toda información debe venir en ambos idiomas, el inglés aparecerá antes que el español.

6. El nombre de cada Director aparecerá al inicio de su sección. Si se tiene la contribución de alguna otra persona en el artículo su nombre aparecerá debajo del nombre del Director de su sección. 7. La información que se desee publicar deberá ser enviada a más tardar el viernes de la semana anterior. El lunes se revisa y el martes se publica. 8. La información deberá ser enviada vía correo electrónico. No se recibirán artículos impresos, excepto cuando los padres de familia reporten algún artículo perdido para Lost and Found. 9. No puede utilizarse para hacer promoción o publicidad de ningún tipo salvo autorización del departamento de Desarrollo Institucional.

mento de Comunicación de la Escuela para los diferentes eventos realizados por ellas, sólo con previa autorización del Director de sección. 2. Para la elaboración de cada proyecto se requiere lo siguiente: I. La información deberá estar completa en ambos idiomas. a) Llenar una “Orden de trabajo”, previamente autorizada por el Director de Sección (Todas las ordenes deberán ser incluidas en el reporte bimestral, que se entregará a la Dirección General y sección correspondiente). b) La orden de trabajo deberá tener las características del proyecto a detalle. c) La información deberá ser entregada con una semana de anticipación.

10. Toda información será revisada por los Directores de sección y/o Dirección General.

II.Los costos de impresión externa serán cubiertos por las Asociaciones y deberán solicitarse con 2 semanas de anticipación.

VIGÉSIMO NOVENA. PROYECTOS DE DISEÑO 1. Las diferentes Asociaciones deberán solicitar proyectos de diseño al departa-

Los proyectos de diseño elaborados por el Departamento de Diseño e Imagen serán estrictamente para un evento de la Escuela y no con fines personales.

TRIGÉSIMO. MARQUESINA Las Asociaciones podrán hacer uso de la marquesina de la Escuela para anunciar cualquier evento o proyecto que a ellas les compete, con previa autorización del Director de su sección, siempre y cuando: 1. Se efectúe la solicitud a través de la sección correspondiente. 2. Se cuente con el espacio disponible, dando prioridad a aquellos anuncios reservados por y para la Escuela. 3. Se entregue dicha información con 5 días hábiles de anticipación.

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Noveno 9 Capítulo Actividades

patrocinadas por la escuela En base al Código de política no. 1020

TRIGÉSIMO PRIMERA. Todas las actividades que se lleven a cabo en la Escuela o que sean organizadas para la Escuela son responsabilidad de la misma y deben ser supervisadas por su personal. No se permite al personal seguir instrucciones de personas que no sean empleados de la escuela. Los voluntarios deberán usar los canales institucionales de comunicación existentes para realizar sus actividades. La Escuela busca una verdadera colaboración de los padres de familia. Dicha participación deberá tener como enfoque principal la educación y el bienestar de los alumnos, tomando en cuenta que su aprendizaje es prioridad de la Escuela. Esta colaboración está basada en 18. Manual de APF

unir esfuerzos persiguiendo los objetivos establecidos por la Escuela. En todo momento, las actividades deberán apoyar la visión, misión, principios y modelo educativo definidos por la Escuela. Todas las actividades patrocinadas por la Escuela: Asociaciones de padres de familia, maestros, Directores, alumnos o consejos estudiantiles, deberán tener como enfoque principal la educación de los alumnos. No se llevará a cabo ninguna actividad asociada con la Escuela sin el permiso expreso de un Director de sección o de la Dirección General. Las actividades deberán ser apropiadas a la edad, de acuerdo al calendario escolar establecido y horario y buscando el óptimo uso de los recursos. Si el evento va a ser publicitado, el departamento de comunicación aprobará personalmente el uso del nombre de la Escuela o el logotipo asociado al evento y de acuerdo a la Cláusula Vigésimo Séptima de este Manual. La única graduación oficial que la Escuela apoyará, sin excepción, será la de los

alumnos que finalicen el último grado de High School de la Escuela. No se autorizan eventos para recaudar fondos para graduaciones de otros grados.

Décimo 10 Capítulo Eventos especiales TRIGÉSIMO SEGUNDA. Para lograr que los eventos se lleven a cabo con éxito, consideramos importante contar con ciertas normas que involucren tanto a directivos, maestros, alumnos, Asociaciones y padres de familia. El evento deberá ser solicitado por las Asociaciones con previa autorización de la sección correspondiente, llenando el “Formato de Eventos”, bajo las siguientes condiciones: 1. Deberán ser aprobados y programados desde el inicio del ciclo escolar. 2. Deberán ser organizados por las Asociaciones y por un representante de la Escuela.

3. Los servicios solicitados por las Asociaciones que generen algún costo (por ejemplo, de café y galletas), deberán contar con la autorización de la sección correspondiente. 4. Los maestros deberán cooperar con la difusión de los eventos con sus alumnos y participar en ellos; previa solicitud y comunicado por parte del Director de sección. 5. Las Asociaciones deberán involucrar a los padres de familia dando información, para que apoyen el evento. 6. Los medios para informar acerca de los eventos serán los siguientes: boletín Kennedy, volantes, mantas, marquesina y red telefónica, previamente aprobados por la sección correspondiente. 7. En cada evento se presentará un mapa de ubicación para su mejor funcionamiento. 8. El apoyo brindado para llevar a cabo los eventos será del Departamento de Eventos a través del Director de sección. Los padres de familia deberán participar de manera activa y entusiasta, apoyando en la promoción y cumpliendo los compromisos adquiridos.

TRIGÉSIMO TERCERA. El uso del equipo e instalaciones de la Escuela, deberá ser autorizado por el Director de la sección correspondiente. El Departamento de Eventos a través del Director será el encargado de analizar su viabilidad, entendiéndose que los eventos académicos son prioridad para la Escuela. La comunicación se realizará entre el Director y el personal de los diferentes departamentos de la Escuela. 1. Las Asociaciones deberán solicitar el equipo con diez días de anticipación. 2. El uso de los espacios e instalaciones quedará sujeto a la disponibilidad. 3. Los servicios en estas áreas (tecnológico y servicio de café) deberán estar autorizados por la dirección correspondiente. 4. Cualquier evento de las Asociaciones deberá realizarse dentro de los horarios en que personal de Escuela esté laborando, en caso de no ser así, la Dirección correspondiente deberá autorizar el uso de horas extras y/o lo que se requiera.

TRIGÉSIMO CUARTA. TIPO DE EVENTOS ECOLÓGICOS Y DE SERVICIO A LA COMUNIDAD. Con la finalidad de crear conciencia en la conservación del medio ambiente y despertar en nuestros alumnos la necesidad de ayudar al prójimo, existen en la Escuela campañas Ecológicas y de Servicio a la Comunidad. En ocasiones se solicitará la colaboración y participación de las APF en dichos eventos. EVENTOS DE LA COMUNIDAD. Es de suma importancia fomentar los eventos de convivencia: deportivos, culturales y de recreación, con la finalidad de integrar a la comunidad JFK. Estos eventos deberán ser apoyados por las asociaciones de Pre-school, Elementary y Middle School, bajo la guía del departamento de Desarrollo Institucional y de la Coordinación de Comunicación y con previa autorización del Director General. Estos eventos son: 1. Bazar Navideño 2.Kermesse 3. Carrera 4. Otros Manual de APF. 19

EVENTOS DE SECCIÓN. Cada Asociación organiza los eventos planeados conjuntamente con el Director de la sección. 1. PRE-SCHOOL a) Halloween, en la última semana de octubre. b) Venta de refrescos y donas en el bazar para recaudación. c) Thanksgiving, obra de teatro en noviembre. d) Visita Santa Claus, en diciembre. e) Fotos Navidad, en diciembre. f) Rosca de Reyes, en enero. g) Intercambio de libros en el día de San Valentín, en febrero. h) Organización de Kinder Kermesse y promoción de la tómbola. i) Apoyo al Desfile de Primavera, en marzo. j) Apoyo al Día del Niño, en la última semana de abril. k) Apoyo a la Mini-Olimpiada, en Mayo. 2. ELEMENTARY SCHOOL a) Venta de stands para el bazar en octubre. b) Halloween, en la última semana de octubre. 20. Manual de APF

c) Teatro, venta de comida. d) Fotos Navidad, en diciembre. e) Organizar regalos maestros, en diciembre. f) Rosca de Reyes, en enero. g) Día del Niño, en la última semana de abril. h) Talent show Kermesse en mayo, apoyo con stands de feria y promoción de la tómbola. i) Fomentando la integración de las generaciones. j) Apoyo a la comunidad, servicio social de la sección. 3. MIDDLE SCHOOL a) 15 de septiembre, apoyo al evento. b) Bazar, venta de stands de comida. c) Jaguar Day, en octubre. d) Altar de muertos, en octubre. e) Lunch y regalos para maestros. f) Comida para personal de Mantenimiento, en diciembre. g) Teatro, venta de comida. h) Venta de stands de comida en la Kermesse, promoción de la tómbola. i) Día del estudiante, en mayo. j) Recaudación para necesidades de la sección.

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Capítulo Décimo Primero Uso público de los edificios y las instalaciones de la escuela En base al código de política no. 1010

TRIGÉSIMO QUINTA. La Escuela cuenta con instalaciones para el propósito específico de ofrecer oportunidades educativas para sus alumnos. En ocasiones las Asociaciones de Padres de Familia se involucran en actividades organizadas por la Escuela, para las cuales la Escuela solicita amablemente observen las reglas y procedimientos establecidos. La Escuela no se hace responsable por ningún accidente al estar utilizando las instalaciones. La vigilancia de la Escuela podrá solicitar una identificación o en caso necesario, la credencial de su hijo(a) como control y seguridad para la misma comunidad Kennedy.

Dentro de las instalaciones no se permite: 1. Bebidas alcohólicas. 2. El acceso a los edificios de la Escuela 3. Fumar dentro de las instalaciones. 4. El uso de lenguaje ofensivo.

Esta versión del Manual de Asociaciones de Padres de Familia fue revisada en: Agosto, 2015 Manual de APF . 21

ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA ESCUELA JOHN F KENNEDY / CICLO ESCOLAR REPORTE FINANCIERO PERÍODO: _________________________

ANEXO I 22. Manual de APF

ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA ESCUELA JOHN F KENNEDY / CICLO ESCOLAR CONTROL DE GASTOS POR EVENTO EVENTO: ___________________________

ANEXO II 23. Manual de APF

Sabinos 272, Jurica Querétaro, Qro. México Ph +52 (442) 218 0075 · 218 0400

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