MANUAL DE CONTRATACIÓN

   

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Junta Directiva

Olga Sanabria Amin Vicepresidente Financiera y Administrativa

Sandra C. Rey T. Gerente de Compras y Contratación

Fecha:

VA-MA-MEC-03 11/02/2015 Pág. De 1 al 58

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CONTENIDO

1.

INTRODUCCIÓN

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2.

ALCANCE

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a. Capítulo I: Objetivo

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b. Capítulo II. Régimen Legal

9

c. Capítulo III. Ámbito de aplicación

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d. Capítulo IV. Competencia para la Contratación

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3. DEFINICIONES

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4. DESARROLLO DEL MANUAL

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a. Capítulo I: Marco Conceptual

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b. Capítulo II: Caracterización del Proceso 1) Planeación de la Contratación 2) Ejecución de la Contratación 3) Liquidación Contractual

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c. Capítulo III: Dependencias, Áreas y Comités De Apoyo 1) Dependencias a) Secretaria General b) Oficina de Estrategia y Desarrollo c) Oficina de Control Interno d) Vicepresidencia Financiera y Administrativa e) Vicepresidencia de Riesgos f) Vicepresidencia de Tecnología de la Información y Comunicaciones g) Gerencia de Compras y Contratación h) Áreas Usuarias 2) Comités de Apoyo a) Comité Asesor de Compras y Contratación b) Comité Especial Administrativo c) Comité Interdisciplinario

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  d. Capítulo IV: Inhabilidades e Incompatibilidades para contratar y conflictos de Interés 1) Conflictos de Interés

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e. Capítulo V: Etapas del Proceso 1) Etapa Precontractual a) Planeación de la Contratación • Plan Anual de Contratación • Plan Anual de Ejecución y Ahorro b) Análisis Interno • Estudios Previos • Elaboración de RFI – Solicitud de información a proveedores c) Análisis Externo • Análisis del Mercado • Validación de Proveedores • Solicitud de Cotización RFQ d) Calificación y Negociación • Desarrollo de las estrategias de negociación • Tipos de negociación • Análisis de resultados • Adjudicación con oferta única 2) Etapa Contractual a) Contratación b) Perfeccionamiento y Ejecución de los Contratos c) Vigilancia y control de la ejecución contractual • Objeto de la Supervisión o Interventoría • Designación del Supervisor Interno • Procedimientos que se surten dentro de la actividad de Supervisión o Interventoría • Responsabilidad de la Supervisión y/o interventoría d) Evaluación y re evaluación del desempeño de proveedores • Definición del Plan de Evaluación de Proveedores • Criterios para la definición de indicadores de evaluación de desempeño de proveedores 3) Etapa Post Contractual a) Liquidación f.

Capítulo VI: Modalidades de Selección 1) Invitación pública a) Etapas de la Invitación Pública • Verificación de registro en el Plan Anual de Contratación • Disponibilidad Presupuestal • Autorización • Proyecto de Términos de Referencia

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  • Elaboración de los Términos de Referencia • Determinación de los Requisitos Habilitantes • Publicación página web • Modificación términos de referencia • Cierre de la Invitación Pública • Evaluación de Ofertas • Informe preliminar de evaluación de ofertas • Presentación de Contraoferta y negociación • Informe definitivo de evaluación de Ofertas • Perfeccionamiento del Contrato b) Desestimación de ofertas c) Revocatoria del proceso de invitación pública d) Audiencias 2) Invitación cerrada 3) Invitación directa

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g. Capítulo VII: Imposición De multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento 1) Multas 2) Cláusula penal pecuniaria 3) Procedimiento

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h. Capítulo VIII: Responsabilidad Contractual

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i.

Capitulo IX: Solución de Controversias

54

j.

Capítulo X: Otras formas de Contratación 1) Convenios. 2) Acuerdos de cooperación

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k. Capítulo XI: Disposiciones Finales 1) Formalidades de los contratos 2) Herramienta tecnológica 3) Estandarización de documentos 4) Reglamentación del manual 5) Administración, guarda y custodia de los expedientes contractuales 6) Vigencia, divulgación y publicación del manual de contratación 7) Régimen de Transición 8) Derogatoria

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    1. INTRODUCCIÓN Consecuente con el compromiso de promover la cultura de la legalidad, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. adopta un nuevo Manual de Contratación, propendiendo porque las actuaciones de los servidores públicos que intervienen en la contratación estatal se desarrollen de acuerdo con los postulados que rigen la función administrativa. A través de este Manual se pretende establecer directrices y parámetros claros y coherentes que sirvan de guía para el desarrollo de la gestión contractual y de cada una de las etapas de los procesos de selección adelantados por la Compañía, dentro del marco normativo que la rige, focalizando la transparencia como valor esencial en la contratación estatal y en el uso de los recursos públicos. El proceso de contratación es integral ya que abarca aspectos técnicos, financieros, económicos y jurídicos, desde la etapa preparatoria hasta la etapa de liquidación. Un resultado satisfactorio del proceso, sólo se obtiene con el trabajo coordinado de todos los actores y áreas en todas las etapas, de tal manera que cada uno responda por las funciones y competencias respectivas. El presente Manual de Contratación es un instrumento facilitador que permitirá conocer los aspectos más relevantes en materia de contratación de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., y se constituirá en una herramienta que servirá de apoyo y orientación para el logro de la meta propuesta por esta administración, al mismo tiempo se espera que contribuya de manera efectiva para alcanzar el cumplimiento de los fines estatales. Igualmente, se encuentran en este documento las orientaciones básicas, las reglas esenciales y las pautas que ilustrarán a todos los funcionarios que intervienen en la contratación de la Compañía, con el propósito de facilitar el conocimiento y comprensión de los aspectos teóricos y prácticos, la descripción de los procedimientos, los requisitos de carácter legal inherentes a cada una de las modalidades de selección, así como el quehacer de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. en materia contractual. A través del mismo, también se pretende facilitar el análisis y la comprensión de las normas que regulan la contratación estatal, que han sido objeto de importantes, vertiginosas y complejas modificaciones. El Manual de Contratación debe ser fuente de consulta y actualización permanente para todos los actores que participan en la contratación de la Compañía, siempre de cara a la comunidad y a todas las veedurías ciudadanas, que están llamadas a participar en todos los asuntos que involucran los intereses generales, a fin de garantizar el ejercicio de vigilancia y control ciudadano sobre la gestión pública contractual. Así mismo, es un documento dinámico que evoluciona de acuerdo a los principios de mejoramiento continuo que plantea nuestro Sistema Integrado de Gestión, es por esta razón que será revisado y actualizado permanentemente de acuerdo con la normativa vigente y las normas internas que expida POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. en materia contractual.   PAG. 7 de 57

   

 

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En nombre de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A deseo expresar mi reconocimiento a todas las personas que contribuyeron a la proyección de este Manual de Contratación, y a quienes formularon observaciones para optimizar el contenido del mismo.

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1. ALCANCE a. Capítulo I. Objetivo. El objetivo del presente Manual es constituirse en una herramienta de gestión estratégica para los servidores públicos que participan en la actividad contractual de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. y está orientado a garantizar el cumplimiento de los objetivos del sistema de compras y contratación pública incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del riesgo, publicidad y transparencia. El uso del Manual como herramienta para gestionar la contratación, contribuirá para asegurar un sistema integral de control y gestión de proveedores, y llevar la gestión contractual a la excelencia operativa.

b. Capítulo II. Régimen Legal. El artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011, dispone: “Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la presente ley. Se exceptúan los contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la Ley 29 de 1990 y las disposiciones normativas existentes.” De conformidad con el literal a) del Artículo 33 de los Estatutos Sociales POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.; es función de la Junta Directiva “Aprobar los códigos y manuales que correspondan al sistema de gobierno corporativo de la sociedad” POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., desarrollará los contratos correspondientes a su objeto social con sujeción a las normas del derecho privado. Igualmente podrá celebrar todo tipo de contratos nominados e innominados, típicos o atípicos; rigiéndose por las normas de seguridad social, de derecho privado, Código de Buen Gobierno Corporativo, Manual de Calidad, políticas de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. y demás normas y documentos que los modifiquen o adicionen.   PAG. 9 de 57

   

 

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  Las actuaciones de quienes intervengan en el proceso de contratación previsto en este Manual, se desarrollarán de acuerdo con los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad de que trata el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia los cuales se interpretarán conforme al papel de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A, como sociedad de economía mixta, en un entorno de competencia. También se entienden incorporados, los principios generales del derecho y de los contratos previstos en la legislación mercantil y civil en cuanto no se opongan a lo expresamente previsto en éste. POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., con ocasión de la actividad contractual deberá cumplir con las obligaciones de reporte de información a los organismos de control, Departamento Administrativo de la Función Pública, y con las demás obligaciones que surjan teniendo en cuenta el Régimen de excepción aplicable. Igualmente deberá cumplir con las previsiones establecidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, referentes al Sistema de Administración del Riesgo Operativo SARO- y al Sistema de Administración del Riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo –SARLAFT-respectivamente. Las disposiciones del presente Manual se enmarcan dentro de las políticas públicas desarrolladas e impulsadas por la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, como ente rector de la contratación pública, orientadas a asegurar que el sistema de compras y contratación pública obtenga resultados óptimos en términos de la valoración del dinero público a través de un proceso transparente.

c. Capítulo III. Ámbito de aplicación. El presente Manual establece el procedimiento para la contratación de los bienes y/o servicios que requiera POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., y todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección, así como de la vigilancia y control de la ejecución contractual.

d. Capítulo IV. Competencia para la contratación. La competencia para celebrar contratos será del Presidente de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., quien es el representante legal y ordenador del gasto. No obstante podrá delegar total o parcialmente la competencia para expedir los actos inherentes a la actividad contractual, realizar los procesos de selección y celebrar los contratos, en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo, conforme a las normas sobre delegación establecidas en la ley.   PAG. 10 de 57

   

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  En virtud del literal m) del artículo 34 de los Estatutos de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., es función de la Junta Directiva autorizar el inicio de los procesos de contratación distintos de los del giro ordinario del negocio cuyo presupuesto supere la cuantía equivalente a dos mil ciento cincuenta salarios mínimos mensuales legales vigentes ( 2150 SMMLV).

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2. DEFINICIONES Para facilitar la comprensión de algunos conceptos utilizados en el presente Manual de Contratación, se tendrán en cuenta entre otras, las siguientes definiciones: TÉRMINO Categoría contratación Equipo multifuncional

DEFINICIÓN de Clasificación por medio de la cual se organizan las necesidades de bienes y servicios de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Recurso humano de diversas áreas con una necesidad de abastecimiento común. Instrumento de planeación contractual que las entidades estatales deben diligenciar, publicar y actualizar y contiene la unificación de Plan Anual de necesidades de abastecimiento de bienes o servicios de las diversas contratación áreas de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. dentro de las categorías definidas. Plan de ejecución Documento que detalla la implementación del plan de contratación del Plan Anual de por categorías. contratación Herramienta de análisis que consiste en la consulta y recolección de Estudio de información comercial y económica, de valores y precios de un bien o mercado servicio. Datos o información almacenada en POSITIVA COMPAÑÍA DE Base de datos de SEGUROS S.A., con información proporcionada por los proveedores a oferentes través de la página web de la Compañía en el registro de proveedores por medio de la herramienta informática. Estudios previos Solicitud de Información RFI (Request For Information) Invitación a Cotizar RFQ (Request for quotation) Riesgo en materia contractual Contrato

Objeto contractual

Documento que detalla y justifica la necesidad de abastecimiento, además de soportar todo el proceso contractual. Invitación que contiene los parámetros y condiciones exigidas a posibles proveedores, respecto de la necesidad de inscribirse en el aplicativo de Contratación y de remitir información que permita conocer su objeto social e información financiera. Documento que se envía a los proveedores, elaborado con el mismo nivel de detalle de los estudios previos, en el cual se les solicita una oferta para un servicio o bien específico. Posibilidad de que ocurra algún evento que modifique las cargas obligacionales de los intervinientes en el contrato. Todo acto jurídico generador de obligaciones derivado del ejercicio de la autonomía de la voluntad de la partes Conjunto de obligaciones de dar, hacer o no hacer inmersas en el vínculo jurídico que se genera frente a las partes intervinientes del contrato.

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  Acuerdos de Documento elaborado y suscrito entre las partes de un contrato el cual Niveles de Servicio busca definir términos del nivel de calidad del servicio y sanciones por – ANS su incumplimiento. Documento a través del cual se cubren los posibles perjuicios que Garantía puedan causarse por el incumplimiento de las obligaciones contractuales. Acción de inspeccionar y controlar una actividad para que su realización Supervisión se ejecute de manera satisfactoria. Informe de Documento en el cual se plasman todos los aspectos financieros, Supervisión técnicos y administrativos de ejecución del contrato.

Contrato celebrado entre uno o más proveedores para la provisión de Acuerdo Marco de bienes y servicios de características técnicas uniformes, en la forma, precios plazo y condiciones establecidas en éste. Adenda

Adjudicación

Adjudicatario

Documento que se expide con el fin de modificar, aclarar o adicionar los términos de referencia, sus Anexos o Formularios con posterioridad a la apertura del proceso de selección, y que formarán parte del mismo. Decisión emanada de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., por medio de un acto administrativo que determina al Adjudicatario del proceso de contratación, y a quien en consecuencia corresponderá, el derecho y la obligación, de suscribir el contrato que constituye el objeto del proceso. Oferente que resulta favorecido con la adjudicación.

Estudio previo que se hace para conocer los valores unitarios de cada Análisis de precios actividad que se debe realizar en el contrato a ejecutar. El análisis unitarios (APU) consiste en desglosar en tres grandes grupos, materiales, equipos y mano de obra. Conjunto de documentos que se adjuntan a los términos de referencia y Anexo(s) que harán parte del Contrato.

Bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y Bienes y servicios patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en de características consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios técnicas uniformes homogéneos para su adquisición, y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 Acuerdo de dos o más personas que en forma conjunta presentan una misma oferta para la adjudicación, celebración y ejecución de un Consorcio contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la oferta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la oferta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. Día(s) calendario Cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata de un día hábil o Inhábil.

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  Cualquier día comprendido entre los lunes y los viernes ambos inclusive de cada semana, excluyendo de éstos los días festivos determinados por la ley de la República de Colombia. Todos los sábados y los domingos que figuren en el calendario sin Día(s) no hábil(es) excepción, y los días festivos determinados por la Ley de República de Colombia. Acuerdo de dos o más personas que en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la Unión temporal oferta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. Persona jurídica o natural, que presenta, de forma individual, una oferta para participar en el proceso de contratación y se convoca a través de Oferente las modalidades de contratación establecidas en POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Grupo de personas jurídicas y/o naturales asociadas entre sí mediante las figuras jurídicas de consorcio, unión temporal, o promesa de sociedad futura, quienes presentan, de forma conjunta, una oferta para Oferente plural participar en el proceso. Cuando en los términos de referencia se haga referencia a oferente de forma general, sin hacer referencia específica a oferente plural se entenderá en todos los casos que también incluye a éste. Establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo Grandes superficies al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio de RUP todas aquellas empresas que aspiran a celebrar contratos con el Estado. Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el SECOP artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. Día(s) hábil(es)

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3. DESARROLLO DEL MANUAL a. CAPITULO I. Marco Conceptual. POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., es una sociedad de economía mixta con régimen de empresa industrial y comercial del Estado cuyo objeto es la comercialización de los ramos de seguros de personas; que dentro del aseguramiento público, debe adelantar todas sus actividades y actuaciones en un entorno de alta competitividad, eficacia, eficiencia y transparencia, que garantice la sostenibilidad financiera y la excelencia en la prestación de los servicios. POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., fue constituida por escritura pública No. 375 del 11 de febrero de 1956. Es una entidad aseguradora organizada como sociedad anónima, que como consecuencia de la participación mayoritaria del Estado tiene el carácter de entidad descentralizada indirecta del nivel nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente, sometida al régimen de empresa industrial y comercial del estado de conformidad con el artículo 97 de la Ley 489 de 1998. b. CAPITULO II. Caracterización del Proceso El objetivo del proceso es gestionar las necesidades de bienes y servicios para POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., de manera eficiente y oportuna y se encuentra documentado en el Manual de Calidad publicado en la ISONET. Comprende los siguientes procedimientos, sin perjuicio de aquellos que por virtud del desarrollo del Abastecimiento Estratégico se adopten: 1) Planeación de la Contratación. El objetivo de éste procedimiento es definir el perfil de la categoría, planear la contratación de cada vigencia con base en las necesidades existentes y estrategias de cada área usuaria y planear la ejecución de las contrataciones y ahorro de cada categoría. 2) Ejecución de la Contratación. El objetivo de éste procedimiento es formalizar la relación de compromisos y obligaciones con el proveedor a través de la suscripción del contrato y los Acuerdos de Niveles de Servicio -ANS- así como la supervisión del mismo hasta el cumplimiento del plazo y/o vigencia. Los Acuerdos de Niveles de Servicio ANSs, serán definidos dependiendo la naturaleza   PAG. 15 de 57

   

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  del contrato, circunstancia que deberá quedar consignada en el documento de estudios previos, sin perjuicio del diligenciamiento del formato de ANSs, formalizado en el Manual de Calidad. Una vez suscritos harán parte integral del contrato y en consecuencia forman parte del expediente contractual. 3) Liquidación Contractual. El objetivo de éste procedimiento es garantizar la debida finalización de la relación contractual entre POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. y el proveedor de bienes y/o servicios.

c. CAPITULO III. Dependencias, Áreas y Comités de Apoyo. 1) Dependencias. a) Secretaria General. Garantizar la interpretación y divulgación de la normatividad emitida por los distintos organismos y que tengan incidencia en las actividades adelantadas por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. b) Oficina de Estrategia y Desarrollo. Asesorar la planeación y proyección institucional, orientando y coordinando los planes, programas y proyectos de acuerdo con las prioridades establecidas. Así mismo, sentar las bases para la evaluación y el control de la gestión en el marco de una cultura de calidad total y mejoramiento continuo de procesos. c) Oficina de Control Interno. Asesorar, dirigir y evaluar el Sistema de Control Interno de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., a través de recomendaciones de mejoramiento implementadas dentro de un ambiente de autocontrol, permitiendo que los procesos se desarrollen en forma acorde con la normatividad vigente para el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas. d) Vicepresidencia Financiera y Administrativa. Formular las políticas y adoptar planes generales para el manejo de la planeación presupuestal y contable, la gestión logística y las compras y contratación, orientadas al logro de los objetivos y mejoramiento en la prestación de los servicios a las áreas de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., garantizando la optimización de los recursos disponibles.   PAG. 16 de 57

   

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e) Vicepresidencia de Riesgos. Coordinar la identificación, análisis y evaluación de los riesgos existentes en los procesos y su impacto, atendiendo a la metodología establecida y la información recolectada. f)

Vicepresidencia de Tecnología de la Información y Comunicaciones. Definir las especificaciones técnicas requeridas para la adquisición y contratación de bienes y servicios relacionados con las tecnologías de la información y comunicaciones.

g) Gerencia de Compras y Contratación. Planear dirigir, controlar y evaluar la gestión de contratación de bienes y servicios de la Compañía, de conformidad con las políticas trazadas y la normatividad vigente para el logro de los objetivos y misión de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. h) Áreas usuarias. Son todas las áreas de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., que requieren la satisfacción de necesidades a través de procesos contractuales. 2) Comités de Apoyo. a) Comité Asesor de Compras y Contratación. Instancia de estudio, asesoría, apoyo y aprobación de los procesos contractuales que se adelanten con base en el plan de contratación para la adquisición de bienes y/o servicios que superen la cuantía de 100 SMMLV. Para el caso de los procesos contractuales con Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud el Vicepresidente Técnico directamente o a través del Gerente Médico, deberá presentar un informe mensual en la sesión ordinaria del Comité, documentando la gestión contractual adelantada en el mes inmediatamente anterior. Cuando se trate de contratación de servicios de Salud Ocupacional, la Vicepresidencia de Promoción y Prevención deberá presentar al Comité la planeación de actividades a realizar durante el mes, a fin de aprobar la modalidad de selección y las causales invocadas cuando se trate de invitación directa. Toda adquisición o contratación de bienes, servicios informáticos y de comunicaciones, o aquellas adquisiciones que impacten sobre la demanda de servicios tecnológicos (PC´s, licencias ofimáticas, etc.) independientemente de la   PAG. 17 de 57

   

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  partida presupuestal en que se cargue, deberá contar previamente con la validación o anuencia técnica de la Vicepresidencia de Tecnologías de la información y las comunicaciones, a través de la consulta de la necesidad por lo menos 15 día de antelación al Comité de Compras, con el fin de establecer la viabilidad operativa y funcional de la compra o en su caso, sugerir la configuración más adecuada a los requerimientos planteados por el usuario. Los documentos que acompañan la radicación del tema en Comité de Compras deben incluir el Visto Bueno de la Vicepresidencia de Tecnologías de la información y comunicaciones. El Comité Asesor de Compras y Contratación, está integrado por los siguientes funcionarios con voz y voto: • Secretario General • Jefe de la Oficina de Estrategia y Desarrollo • Vicepresidente Financiero y Administrativo • Vicepresidente de Negocios • Vicepresidente de Tecnologías de la información y las comunicaciones • Vicepresidente Técnico • Vicepresidente de Riesgos • Vicepresidente de Operaciones • Gerente Jurídico • Gerente de Compras y Contratación • Vicepresidente de Promoción y Prevención en virtud del informe mensual que presente esa Vicepresidencia • El Gerente Médico, cuando se analicen procesos de contratación que sean de su competencia. Igualmente podrá asistir en calidad de invitado, con derecho a voz pero sin voto y con el propósito de acompañar el desarrollo de las sesiones del comité el Jefe de la Oficina de Control Interno Al Comité podrán asistir en calidad de invitados, con derecho a voz, pero sin voto, las personas que los miembros del Comité determinen con el propósito de suministrar información e ilustrar a sus miembros en los casos específicos, que se requieran de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. Las funciones del Comité Asesor de Compras y contratación son: • Asesorar al Presidente y al (los) funcionario (s) en quien este delegue la ordenación del gasto, en los procedimientos de selección de contratistas que requiera POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. • Verificar que los procesos de contratación que adelante POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. se ajusten al Plan Anual de Contratación y al presupuesto asignado a la vigencia fiscal correspondiente. En el evento de requerirse vigencias futuras, verificar que estas cuenten con la aprobación de la Junta Directiva. • Revisar y aprobar los criterios habilitantes y de ponderación definidos para cada   PAG. 18 de 57

   

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• • •

•

proceso. Revisar las actualizaciones del Manual de Compras y Contratación acorde con las normas vigentes. Aprobar el Plan Anual de Contratación y las actualizaciones del mismo. Proponer y desarrollar estrategias de actualización de los temas relacionados con la contratación, dirigidas a los funcionarios de las diferentes dependencias de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. que intervengan en dichos procesos. Intervenir, apoyar y asesorar a la Gerencia de Compras y Contratación en cualquier etapa de los procesos de contratación.

El Comité Asesor de Compras y Contratación, sesionará de manera ordinaria una vez al mes y de manera extraordinaria, cuando las necesidades así lo requieran. El área usuaria del bien y/o servicio, deberá solicitar con una antelación no menor a 15 días calendario, la inclusión de sus procesos contractuales con el fin de realizar la agenda para el comité. Cuando se trate de sesiones extraordinarias el procedimiento descrito deberá surtirse con un mínimo de 3 días de antelación a la fecha de realización del comité. Durante la sesión del comité y con base en la documentación previamente aportada el Vicepresidente del área usuaria o el funcionario designado deberá realizar la presentación y sustentación de los temas objeto de estudio. El Comité sesionará válidamente con la asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus miembros con derecho a voz y voto. Para decidir válidamente se requiere de por lo menos el voto favorable de la mitad más uno de los miembros asistentes con derecho a voz y voto. De las reuniones y observaciones del comité se dejará constancia en Acta. El Comité Asesor de Compras y Contratación será presidido por el Vicepresidente Financiero y Administrativo y en ausencia de este se podrá designar por los asistentes, un presidente encargado. Serán funciones del Presidente del Comité las siguientes: • • • • •

Dirigir el funcionamiento del comité y velar por el adecuado y eficaz desarrollo de sus funciones. Abrir y levantar las sesiones Conceder el uso de la palabra Someter a votación las decisiones que hayan de adoptarse Suscribir las actas de cada sesión

El secretario del Comité será el Gerente de Compras y Contratación. Serán   PAG. 19 de 57

   

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  funciones del secretario las siguientes: • • • • • •

Preparar el orden del día Citar a los miembros del Comité a las sesiones respectivas, en la fecha y hora señaladas en el orden del día. Preparar la documentación que deba presentarse a consideración de los miembros del Comité. Organizar, mantener y custodiar el archivo del Comité. Elaborar y suscribir las actas de cada sesión. Todas las demás actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del Comité Asesor de Compras y Contratación.

b) Comité Especial Administrativo. Órgano asesor, consultivo y de acompañamiento, formalizado y reglamentado en POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. a través de las Resoluciones No. 2235 de 2013 y 82 de 2014, en asuntos relacionados con la gestión Administrativa, especialmente en temas presupuestales, de aprovisionamiento de bienes y servicios, de logística, de bienes muebles e inmuebles y demás aspectos necesarios para el funcionamiento de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. El Comité podrá solicitar información a la Administración respecto de los procesos que estime conveniente. c) Comité Interdisciplinario. El Presidente de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. a través de acto administrativo podrá establecer la conformación de un Comité Interdisciplinario para los procesos que por su naturaleza, cuantía, complejidad e importancia lo ameriten. d. Capítulo IV. Inhabilidades e Incompatibilidades para contratar y Conflictos de Interés No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y en las Leyes, especialmente, las contempladas en los artículos 8° y 9° de la ley 80 de 1993, el artículo 5 de la ley 828 de 2003. En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un oferente, se entiende que renuncia a la participación y a los derechos adquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, debe realizarse la cesión del contrato, previa autorización de POSITIVA   PAG. 20 de 57

   

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  COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. y si sobreviene en uno de los miembros del consorcio o unión temporal, éste debe ceder su participación a un tercero, previa autorización de la Compañía. 1) Conflictos de Interés. Los trabajadores y/o contratistas que presten sus servicios a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. deberán abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades de contratación de la Compañía que impliquen conflicto de interés. Estos tienen ocurrencia, en aquellas situaciones en virtud de las cuales el trabajador o contratista en razón de sus funciones se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales. Esto es, cuando en la decisión esté involucrado directa o indirectamente un interés dirigido a la obtención de posibles beneficios personales en su favor, de sus parientes o de cualquier otro tercero con el cual tenga una relación personal, profesional o económica, que resulten incompatibles con los intereses institucionales. Así mismo se entiende que existe conflicto o coexistencia de interés cuando estén involucradas en la decisión las personas que controlen, o tengan grado de subordinación o participen como asesores u ostenten una posición dominante en la adopción o toma de decisiones. e. Capítulo V. Etapas del Proceso 1) Etapa Precontractual. a) Planeación de la Contratación. Objetivo: La gestión contractual de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. deberá enfocarse en atender y satisfacer las necesidades de todas las áreas de la Compañía, desarrollando los estudios, análisis, diseños y demás actuaciones que permitan definir con certeza las condiciones del contrato a celebrar y del proceso de selección pertinente en el menor plazo, con la mayor calidad y que represente la mejor relación costo beneficio posible. Esta etapa se surte a través de la elaboración del Plan Anual de Contratación, Plan de Ejecución de la Contratación y el Plan de Ahorro. • Plan Anual de Contratación: En cumplimiento del principio de planeación, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A, elaborará un Plan Anual de Contratación, que es el instrumento de gestión a través del cual se consolida la proyección de los bienes y servicios que requerirá la Compañía para su funcionamiento durante la vigencia fiscal correspondiente y su ejecución.   PAG. 21 de 57

   

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  Contendrá entre otros (a) la definición de la categoría en la que se encuadra el bien o servicio, (b) la descripción del bien o servicio a contratar, (c) la fecha estimada del inicio del proceso contractual, (d) la duración estimada del contrato, (e) la modalidad de selección, (f) la fuente de los recursos, (g) el presupuesto oficial estimado y (h) los funcionarios intervinientes. El Plan Anual de Contratación, será consolidado por la Vicepresidencia Financiera y Administrativa a través de la Gerencia de Compras y Contratación con base en la definición de las necesidades de las áreas usuarias, y será aprobado junto con sus actualizaciones por el Comité Asesor de Contratación. La aprobación inicial del plan de contratación, podrá darse sobre el consolidado enviado para la definición y aprobación del presupuesto por parte de la Junta Directiva. El Plan Anual de Contratación será publicado y actualizado conforme a las exigencias de la normatividad vigente. Este será actualizado, entre otros cuando se presente cualquiera de las siguientes circunstancias: (a) ajustes en los cronogramas de contratación, valores, modalidad de selección, origen de los recursos; (b) inclusión de bienes y/o servicios; (c) exclusión de bienes y/o servicios; (d) modificación del presupuesto anual de contratación. Corresponderá al Comité Especial Administrativo realizar seguimiento al Plan Anual de Contratación, de acuerdo con las funciones definidas para el mismo. •

Plan Anual de Ejecución y Ahorro: Se definirá un plan de ejecución y ahorro con base en un cronograma de negociaciones a realizar y de un plan de ahorros el cual será definido con base en: vigencia de los contratos actuales, ahorro potencial, multiplicidad del mercado y facilidad de implementación. Será responsabilidad de la Gerencia de Compras y Contratación consolidar el plan anual de ejecución y ahorro. Cuando proceda la estimación de metas de ahorro, se irá consolidando dicha información y será presentada de manera trimestral tanto al Comité Especial Administrativo como al Comité de Contratación. El método a utilizar para el cálculo del ahorro, dependerá del objeto contractual y de las condiciones del mercado.

b) Análisis Interno. Su objetivo es documentar información preliminar de las necesidades y requerimientos de bienes y/o servicios de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., para lograr un mayor entendimiento de estos, con miras a elaborar los documentos de Estudios Previos y de solicitud de Información (RFI), el cual permitirá a través de una consulta de mercado, seleccionar y certificar proveedores que por su calidad y oportuna respuesta ofrezcan las mejores condiciones. •

Estudios Previos: Es el documento mediante el cual se establece la

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  conveniencia y oportunidad de la contratación, se determinan las especificaciones técnicas, el valor del bien o servicio y se analizan los riesgos de la contratación. Los estudios previos se constituyen en información relevante para que los interesados puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. El documento de estudios previos, en todos los casos deberá ser elaborado de manera conjunta por la Gerencia de Compras y Contratación, el área usuaria y la Oficina de Estrategia y Desarrollo. La Vicepresidencia de TIC y/o la Gerencia de Riesgos del Negocio participarán cuando las circunstancias así lo ameriten. El documento de estudios previos contendrá como mínimo los siguientes aspectos: 1. Dependencia 2. Fecha de elaboración 3. Naturaleza del contrato 4. Categoría de la contratación 5. Definición de la necesidad a satisfacer con la contratación 6. Definición del bien y o servicio a contratar 7. Condiciones del contrato a celebrar 8. Valor estimado del bien y o servicio y la fuente de los recursos 9. Supervisor y/o interventor designado para el contrato 10. Manejo de Riesgos 11. Firma de los intervinientes en la elaboración y aprobación 12. Análisis del Sector (aspectos generales, estudio de la oferta, estudio de la demanda) 13. Definición de la aplicabilidad de la Ley de Protección de datos personales de acuerdo con la naturaleza y el objeto del contrato. 14. Definición del tiempo de reserva de la información, en aquellos casos que aplique la confidencialidad de la misma, dependiendo la naturaleza y objeto del contrato, tiempo que no podrá ser inferior a dos (2) años. Para efectos del manejo de riesgos, se debe hacer una evaluación de los riesgos asociados a cada Proceso de Contratación. Esta evaluación debe incluir: (a) identificación de cada riesgo; (b) determinación de los impactos y la probabilidad de su ocurrencia; (c) identificación de la mejor opción para mitigar sus posibles impactos; (d) asignación óptima del riesgo entre las partes contratantes teniendo en cuenta su capacidad de controlar los factores de riesgo y la naturaleza del contrato. Los aspectos relacionados harán parte de la matriz de riesgos que deberá ser diligenciada en virtud de la cuantía del proceso. En los contratos cuyo valor sea igual o mayor a 500 SMMLV se debe diligenciar la matriz de riesgos previsibles, la cual hará parte integral del documento de   PAG. 23 de 57

   

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  estudios previos, en cuyo caso deberá ser suscrito por el funcionario de la Vicepresidencia de Riesgos. En los demás, será potestativo de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., de acuerdo con la naturaleza del contrato. No se podrá formalizar contrato cuando no se haya diligenciado la matriz de riesgos en los casos que aplique. Será responsabilidad tanto del funcionario encargado del área usuaria de gestionar la matriz de riesgos ante la Vicepresidencia de Riesgos, como de los funcionarios de la Gerencia de Compras y Contratación, que corresponda el trámite de cada proceso de contratación. El apoyo para el manejo de riesgos será prestado por la Vicepresidencia de Riesgos POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Previo a la elaboración de los estudios previos se debe contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, con excepción de los contratos que de acuerdo al presupuesto aprobado para la vigencia fiscal afecten la reserva constituida para los siniestros. Igualmente se deberá contar con la autorización por parte de la Junta Directiva de la afectación de vigencias futuras, cuando así se requiera. La solicitud de disponibilidad presupuestal será suscrita por el Vicepresidente respectivo y/o Secretario General en el formato establecido para tal fin, dirigida a la Gerencia de Gestión Financiera quien expedirá el certificado (CDP), el cual garantiza la existencia de presupuesto para cumplir con el compromiso que se adquiera con el proveedor adjudicatario de un proceso. •

Elaboración de RFI – Solicitud de información a proveedores: Con base en el documento de Estudios Previos se elabora el documento de solicitud de información (RFI), el cual tiene por objeto solicitar información general, y de carácter jurídico, tributario, financiero, administrativo, organizacional, técnico y comercial al público en general, con el fin de conformar la base de proveedores de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., a la cual se podrá acudir y servirá de referencia para adelantar los diferentes procesos contractuales de la Compañía. El documento de “Solicitud de Información” en general contiene diversas partes, cada una enfocada a entender un área en específico del proveedor participante. §

Información General: En el parágrafo de información general se deben formular preguntas que permitan recopilar datos generales de contacto, razón social, y personas encargadas del proveedor.

§

Información Técnica: La sección de información técnica del Anexo de “Solicitud de Información” (RFI) comprende una serie de preguntas que permiten entender la situación y capacidad operativa y competencias técnicas del proveedor.

§

Información Financiera: Esta sección permite realizar una evaluación de diversos indicadores del ejercicio financiero del proveedor. Entre otros,

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  como datos básicos para realizar el análisis de la situación financiera de los posibles proveedores se solicitarán los siguientes: Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø

Activo Circulante Activo Corriente Pasivo Corriente Caja y Bancos Activos Fijos Activo Total Pasivo Circulante Pasivo Total Patrimonio Ventas Netas

Ø Costo de Ventas Ø Gastos Operativos Ø Gastos Administrativos Ø Utilidad Operacional Ø Utilidad neta o liquida

Esta información se solicita para los dos últimos años fiscales previos al respectivo proceso contractual. El apoyo para la identificación de indicadores y la evaluación de los mismos podrá darse a través del Área Financiera de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. §

Información Comercial y de Experiencia: La sección de requisición de información comercial busca evaluar las relaciones del proveedor postulado. Esta sección pretende descubrir relaciones de negocio entre proveedores, al preguntar quiénes son sus proveedores, sus principales clientes, disponibilidad de aceptar acuerdos y negociaciones a largo plazo, experiencia etc.

El documento RFI se debe realizar con suficiente antelación, será publicado en la página web de la Compañía, a fin de que pueda ser consultado por los posibles proveedores, de manera que puedan conocer los requerimientos de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. para participar en procesos de selección futuros. El análisis del RFI debe ser hecho en función a la data recibida en los documentos de “Solicitud de Información”, de manera tal que sean comparables los distintos indicadores que se han diseñado en el documento, y que permita a su vez una presentación efectiva de las fortalezas y capacidad de cada proveedor, así como de sus puntos débiles. En aquellos eventos en los cuales no aplique el requerimiento de dictamen por parte de un tercero para los estados financieros o legalmente corresponda otro tipo de certificación, deberán evaluarse con base en la normatividad existente, dejando constancia de dicha circunstancia al momento de la evaluación de la capacidad financiera. c) Análisis Externo.   PAG. 25 de 57

   

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  Su objetivo es explorar y documentar las posibilidades en el mercado de proveedores, analizar la información de aquellos que respondieron al RFI, entender el poder de negociación de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., frente a los proveedores potenciales y definir los requisitos mínimos de la oferta a fin de elaborar el documento RFQ •

Análisis del Mercado: Su objetivo es explorar las diferentes fuentes del mercado a fin de consolidar una base actualizada de proveedores de los diferentes bienes y servicios que requiere POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Para el efecto, la Gerencia de Compras y Contratación junto con las áreas usuarias deberán: § Revisar la base de datos de proveedores de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. y de aquellos que han participado anteriormente en procesos de selección, § Verificar los datos de contacto y diligenciar el formato Consolidado de Proveedores. § Indagar en las fuentes de información acerca de proveedores relevantes. Para el efecto se podrán consultar algunas fuentes para investigar el mercado como son: proveedores de empresas relacionadas o de la competencia, cámaras de comercio, publicaciones, benchmarks, etc. § Validar la lista de proveedores potenciales e indagar posibles riesgos y en caso de identificar algún eventual riesgo, se deberán presentar las evidencias que soporten una posible inadmisión del proveedor al proceso de contratación respectivo o procesos futuros.

•

Validación de Proveedores: Su objetivo es hacer la revisión y análisis de toda la información y documentos de los potenciales proveedores de bienes y servicios que aspiren a tener vínculos contractuales con POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. con el fin de emitir la respectiva certificación del proveedor cuando a ello haya lugar. Para el efecto se deberá: § Consolidar el documento de solicitud de información (RFI) § Verificar que la información y los documentos estén completos, en caso de que no lo estén se solicitará la información y/o documentos faltantes. § Realizar por parte del área usuaria el análisis técnico del RFI, y en caso de ser necesario efectuar visitas a la empresa para verificar instalaciones, infraestructura, equipos, etc. § Realizar análisis económico de la situación general de la empresa mediante el análisis de indicadores financieros, los cuales serán definidos por el área financiera de acuerdo con el sector, la naturaleza del contrato, objeto contractual, plazo y valor del contrato y periodos que deberán ser considerados para su cálculo. § Realizar análisis de las referencias con clientes de los posibles proveedores. § Recopilar análisis realizado por las diferentes áreas y diligenciar planilla de validación de proveedores. § Evaluar el resultado de los diferentes análisis efectuados, contactar al

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§ § •

proveedor, validar información y notificar el resultado al proveedor. Una vez surtido lo anterior, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. certificará a los proveedores aptos para participar en los respectivos procesos contractuales. El equipo multifuncional será responsable de la validación de proveedores.

Solicitud de Oferta -RFQ-: Su objetivo es elaborar el Documento Solicitud de Cotización (RFQ) con base en las características técnicas y comerciales de la necesidad del bien o servicio, el Plan de Ejecución y de Ahorros, buscando orientar el proceso de cotización hacia la satisfacción de los requerimientos de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Dicho documento deberá incluir la mayor información no-confidencial posible que permita al proveedor entender la necesidad de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., así como una explicación detallada de las reglas de participación en el proceso de cotización. El RFQ deberá ser validado por la Gerencia de Compras y Contratación; luego de lo cual se enviará a los proveedores seleccionados, para su diligenciamiento, otorgándoles un plazo prudencial para formular preguntas (únicamente vía correo electrónico) las cuales se deberán responder en el tiempo establecido para el efecto por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Las respuestas deberán consolidarse y enviarse a todos los proveedores seleccionados. Surtido lo anterior, las ofertas allegadas serán analizadas en los aspectos Financieros, Técnicos, Económicos, Jurídicos, de Riesgos y demás evaluaciones dependiendo la naturaleza del proceso, por cada una de las áreas responsables de éstos temas en POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

d) Calificación y Negociación. Su objetivo es elegir al proveedor que represente la mejor alternativa y se ajuste a las necesidades técnicas y comerciales de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., así como al nivel competitivo del mercado en términos económicos, a través de la evaluación objetiva y transparente de las ofertas. •

Desarrollo de las estrategias de negociación: Se podrán utilizar técnicas y procedimientos estandarizados de negociación para conseguir las mejores condiciones económicas, técnicas etc. para POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. El Equipo multifuncional es el responsable de realizar la negociación con los proveedores pre-seleccionados, basados en una cultura de ahorro. Se debe realizar un pre-análisis detallado de las ofertas con el fin de entender el mercado y capacidad de la negociación. Se buscará formalizar relaciones a largo plazo con el proveedor y gestionar el desarrollo de los mismos como aliados estratégicos de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

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Podrán definirse estrategias de negociación con base en los siguientes criterios: § Concentración de Volúmenes § Evaluación del mejor precio § Abastecimiento global § Restructuración de la relación § Mejora conjunta de procesos § Mejora de especificaciones del producto •

•

Tipos de negociación: Se podrán adelantar esquemas de negociación, con el objetivo de definir los costos finales del bien y/o servicio en el que se acuerdan las directrices y niveles de servicio que serán contratados, al igual que el precio y condiciones particulares. Algunos de los tipos de negociación que podrán ser utilizados son los siguientes: §

Negociación por subasta electrónica: La subasta electrónica consiste en la venta organizada del bien y/o servicio a un grupo de proveedores definidos, basada en la competencia directa y pública (entre los participantes) a través de una plataforma electrónica. El objetivo de esta subasta electrónica es reducir las tarifas inicialmente cotizadas por los proveedores. Generalmente es utilizada cuando todos los proveedores están en capacidad de ofrecer los mismos niveles de servicio requeridos por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., y donde se busca alcanzar los precios más competitivos en función de reducir los costos.

§

Negociación Cara a Cara: La negociación “cara a cara” consiste en una reunión entre dos o más personas, con representantes por parte de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., y el proveedor, cuya finalidad es la verificación de los niveles de servicio y concretar las expectativas y objetivos propuestos. Podrá ser utilizada cuando los proveedores ofrezcan diferentes ventajas competitivas y se requiera validar los requerimientos exigidos por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., a la misma vez que se plantean reducciones en las tarifas.

§

Negociación por sobre cerrado: Consiste en una invitación a diferentes proveedores pre-seleccionados, con la finalidad de adjudicar un bien o servicio. POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. establece las bases para la negociación, y los proveedores deben presentar sus ofertas comerciales apegándose a las condiciones establecidas. Es un proceso similar a la subasta electrónica, pero sin la posibilidad de pujas abiertas.

Análisis de resultados: El cierre del proceso de negociación permite establecer el ahorro logrado en el proceso. Como parte del análisis, es necesario realizar los cálculos de ahorro generados en función del gasto estimado o Base de plan de contratación, previamente aprobado por POSITIVA COMPAÑÍA DE

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  SEGUROS S.A., en la primera fase del proceso. •

Adjudicación con oferta única: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta siempre que cumpla con los requisitos exigidos y ésta sea favorable para la Compañía.

Una vez seleccionadas las ofertas cuyas propuestas técnicas se adecuen a los requerimientos establecidos por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., se comparan desde el punto de vista económico, se analiza dicho resultado y se evalúa la necesidad o conveniencia de realizar una negociación extendida – a través de alguno de los tipos de negociación- con el objetivo de obtener una mejor propuesta técnica y/o económica, de lo contrario se procede a seleccionar la oferta mejor calificada. 2) Etapa Contractual. Objetivo: Formalizar la relación, compromisos y obligaciones bilaterales con el proveedor a través de la elaboración y suscripción de un contrato, y supervisar la ejecución del mismo hasta su liquidación. a) Contratación. La Gerencia de Compras y Contratación será la responsable de analizar y revisar la documentación soporte de la etapa pre contractual y de elaborar la respectiva minuta, la cual deberá contener entre otros, los compromisos del proveedor y de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. con relación a la necesidad del bien o servicio, los tiempos de entrega, las características del bien o servicio acordado, el lugar geográfico, las penalidades, las garantías. Los contratos, los convenios, las aceptaciones de oferta de bienes y/o servicios tendrán una numeración consecutiva anual. Los contratos, convenios y aceptaciones de oferta sobre bienes y/o servicios que deban suscribirse para la prestación de servicios asistenciales, intermediación de seguros (agentes, agencias, corredores) y contratos de reaseguros podrán ser gestionados y custodiados por las Vicepresidencias respectivas, manteniéndose un control por parte de la Gerencia de Compras y Contratación. b) Perfeccionamiento y ejecución de los contratos. El contrato se perfecciona con la firma de las partes y efectuado el registro presupuestal correspondiente y la aprobación de los cupos de vigencias futuras si fuere el caso. Para la ejecución se requerirá la aprobación de las garantías pertinentes. La facultad de aprobación de éstas será del Gerente de Compras y Contratación y la responsabilidad de las condiciones será del profesional de dicha área designado para el efecto.   PAG. 29 de 57

   

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  Cuando se trate de obligaciones que se paguen afectando las reservas técnicas de seguros, y en el evento de suscribirse contrato, éste se perfeccionará con la suscripción de las partes sin que se requiera efectuar el registro presupuestal. Una vez perfeccionado el contrato, el Contratista y el interventor o Supervisor, suscribirán el acta de inicio correspondiente, según el caso. Por regla general se suscribirá acta de inicio cuando se trate de la ejecución de contratos de tracto sucesivo o de ejecución en el tiempo. Cualquier modificación al contrato bien sea en dinero, plazo o cualquier otro aspecto deberá contar con la solicitud del Vicepresidente y/o Secretario General, y con la debida justificación por parte del supervisor designado, a la cual se adjunte el informe de avance y ejecución contractual que sustente dicha solicitud. Igualmente, cualquiera de los trámites enunciados deberá realizarse con una antelación de por lo menos quince (15) días calendario al vencimiento del plazo o disponibilidad presupuestal. El trámite de suscripción y legalización del documento es el mismo que para el contrato inicial. La adición en dinero solo podrá hacerse hasta el tope del cincuenta por ciento (50%) del valor total inicial del contrato, expresado este en SMMLV, con excepción de los contratos de interventoría, atendiendo la vigencia del contrato objeto de la misma; arrendamiento de bienes inmuebles, y aquellos que por virtud de la fuente de los recursos o de cuantía indeterminada requieran un análisis y justificación especial de la relación costo-beneficio realizado por el área usuaria, para determinar la pertinencia de la excepción. No podrá adicionarse el contrato cuando estuviese vencido el plazo de ejecución. El informe de evaluación que firma el Supervisor se entiende como el acta de recibo definitivo de recibo de bienes y/o servicios y que sirve de soporte para el último pago y liquidación del contrato. Las partes podrán de común acuerdo suspender temporalmente la ejecución del contrato mediante la suscripción de un acta donde conste tal evento, la cual deberá contener los motivos que hayan dado lugar a la misma, la obligación del contratista de modificar la garantía y definir la fecha en la cual se reiniciará el contrato. Una vez se reanude la ejecución del contrato, se suscribirá la correspondiente acta. Los contratos, convenios, aceptaciones de oferta de bienes y/o de servicios no podrán cederse por parte del contratista sin previa autorización escrita de la Presidencia de la Compañía. El contratista tampoco podrá en ningún caso, subcontratar total ni parcialmente la   PAG. 30 de 57

   

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  ejecución del contrato, salvo autorización previa y expresa de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. En caso de cesión o sustitución de uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio deberá acreditar al menos las mismas condiciones y calidades técnicas, financieras, económicas, de experiencia, jurídicas y de organización que el miembro de la unión o consorcio que se va a sustituir, lo cual deberá ser certificado previamente por el interventor. Con el fin de garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en los contratos que celebre POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., se exigirá a los contratistas, la constitución de pólizas expedidas por compañías de seguros debidamente autorizadas por la Superintendencia Financiera a favor de entidades estatales, Patrimonios autónomos o garantías bancarias. En el evento de exigir la constitución de garantías, se deberá requerir, tomando como parámetro los siguientes porcentajes: GARANTÍA

PORCENTAJE MINIMO

PORCENTAJE MAXIMO

DURACION

Buen Manejo de anticipo

100%

100%

Vigencia del contrato y seis (6) meses más.

Cumplimiento

10%

30%

Duración del contrato y 6 meses más.

Calidad

10%

50%

Mínimo 1 año, máximo 3 contados a partir del recibo a satisfacción.

Salario y prestaciones sociales

5%

20%

Vigencia del contrato y 3 años más.

Responsabilidad civil extracontractual

10%

30%

Duración del contrato y 6 meses más.

Estabilidad de la obra

30%

50%

5 años contados a partir de la terminación del contrato

No será obligatoria la exigencia de garantías en los siguientes casos: • Contratos de empréstito. • Contratos Interadministrativos. • Contratos que surjan de la modalidad de contratación directa y cuyo valor sea inferior a los 100 SMMLV La póliza de responsabilidad civil extracontractual será exigible a los contratistas cuando se definan riesgos durante la ejecución del contrato que deban ser amparados por este tipo de póliza. POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. podrá declarar el incumplimiento de un contrato, declarar ocurrido el siniestro y ordenar hacer efectiva la póliza por el   PAG. 31 de 57

   

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  incumplimiento grave y reiterado del contratista mediante acto administrativo. Declarado el incumplimiento y la ocurrencia del siniestro, se ordenará la liquidación del contrato de mutuo acuerdo en el estado en que se encuentre y en caso de que no sea posible lograr la liquidación de mutuo acuerdo se acudirá a la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo para su respectiva terminación y liquidación. POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. podrá aprobar las garantías con base en la fecha de inicio de vigencia contenida en el texto de la póliza, independiente de la fecha de expedición. c) Vigilancia y Control de la ejecución contractual La supervisión e Interventoría contractual que hace POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A, implica el seguimiento de las obligaciones a cargo del contratista desde el punto de vista técnico, jurídico y financiero del contrato. Los interventores y supervisores designados o contratados por la Compañía, están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por designados al interior de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, se podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos La Interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión o la cuantía del mismo lo justifiquen. No obstante, cuando la Compañía lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A, puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Compañía a través del   PAG. 32 de 57

   

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  supervisor. Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable la limitante de adición de un contrato. El contrato de Interventoría será supervisado directamente por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. •

Objeto de la Supervisión o Interventoría: El objeto de la supervisión o interventoría dentro de un contrato celebrado por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., consiste en realizar un seguimiento detallado del objeto contractual para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo, el acatamiento de las especificaciones técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al presupuesto asignado. Lo anterior, con el objeto de alcanzar los fines de la contratación estatal y a su vez contribuir en la búsqueda del cumplimiento del objeto social de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Los supervisores y/o interventores estarán sujetos al Régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Ley. El interventor o supervisor que no haya informado oportunamente a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con el contratista de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor. Es preciso resaltar que cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.

•

Designación del supervisor interno: Una vez adjudicado el proceso de contratación o firmado el contrato respectivo, el Presidente de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., o su delegado designará al supervisor encargado de realizar el seguimiento y control del contrato que se celebre entre POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. y el contratista, de conformidad con la sugerencia presentada por la dependencia solicitante del bien o servicio a contratar contenida en los estudios previos. Dicha designación constará por escrito y le será comunicada al supervisor a través de la Gerencia de Compras y Contratación, junto con una copia del contrato ya suscrito y legalizado, momento a partir del cual adquiere su calidad

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  de supervisor e inicia el ejercicio de sus funciones, las cuales culminan una vez se hayan cumplido en su totalidad y a cabalidad las obligaciones contractuales o hasta la fecha que expiren la totalidad de los amparos de la garantía de cumplimiento. •

Procedimientos que se surten dentro de la actividad de Supervisión o Interventoría. §

Inicio del contrato. El acta de iniciación del contrato procede únicamente en los contratos en que se haya consagrado expresamente tal requisito para dar inicio a la ejecución, la cual se suscribirá una vez se constituyan y aprueben las pólizas por parte de la Gerencia de Compras y Contratación cuando se hayan hecho exigibles en la minuta contractual cuando el contrato se encuentre legalizado y esta situación sea verificada por el supervisor. Será obligación del interventor o supervisor que en el acta consten el número del contrato, la fecha, el objeto, el nombre y el NIT o cedula del contratista, y que se suscriba por el contratista y el supervisor. En todo caso, el supervisor o interventor no podrán impartir órdenes al contratista con el fin de dar inicio a la ejecución, ni hacer reconocimientos económicos ni de ninguna índole, sin que se haya verificado que el contrato se encuentra perfeccionado y legalizado.

§

Anticipo y pago anticipado. En ningún caso se estipulará la realización de pagos anticipados ni anticipos, esto es, no podrá pactarse pago alguno distinto a aquél que se realice contra la entrega total o parcial de los bienes, obras o servicios contratados. Excepcionalmente, y en virtud de necesidad debidamente sustentada por escrito en el documento de estudios previos, la Presidencia de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. podrá autorizar dentro de la forma de pago la entrega de anticipos.

§

Recibo final y liquidación definitiva del contrato. Dependiendo de la naturaleza del contrato celebrado con POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., y previa la verificación del cumplimiento de todas las especificaciones y requisitos técnicos pactados, y cuando se requiera se levantará un "acta de entrega y recibo final" que será suscrita por el supervisor o interventor y el contratista.

§

Actividades generales del supervisor. Ø Suscribir el acta de iniciación cuando a ello haya lugar, dentro del término estipulado en el contrato. Ø Realizar la vigilancia, seguimiento y control del contrato desde su inicio y hasta su finalización, incluyendo la etapa de liquidación.

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  Ø Verificar que se hayan cumplido todos los requisitos para el perfeccionamiento y ejecución del contrato. Ø Remitir a la dependencia correspondiente, el original del acta de iniciación. Ø Exigir al contratista el cumplimiento del cronograma de actividades de ejecución y de inversión del anticipo, en los casos que sea procedente. Ø Controlar la vigencia de las garantías. Ø Atender y responder oportunamente todos los requerimientos que realice el contratista dentro de la ejecución del contrato o convenio, para evitar la ocurrencia del silencio administrativo positivo. Ø Verificar que las peticiones del contratista se encuentren sustentadas en debida forma. Ø Proyectar y tramitar la correspondencia que sea necesaria para la correcta ejecución del contrato o convenio. Ø Verificar que el contratista cumpla con el objeto del contrato o convenio dentro del término estipulado. Ø Verificar que en el desarrollo del contrato se cumplan las disposiciones legales y en particular las reglamentaciones relacionadas con la actividad contratada. Ø Exigir certificación, debidamente soportada, al contratista de que su personal se encuentra afiliado al régimen de seguridad social y se efectúen por parte del contratista los pagos correspondientes al sistema de aportes parafiscales. Ø Corroborar y certificar que el contratista cumple con las condiciones técnicas y económicas pactadas en el contrato y en las condiciones mínimas o términos de referencia del respectivo proceso de selección. Ø Informar a la Gerencia de Compras y Contratación, acerca del incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista, con el fin de que se inicien las acciones legales correspondientes. Ø Abstenerse de permitir la ejecución de un contrato, cuyo plazo haya vencido o que no haya sido firmado por el ordenador del gasto y el contratista. Ø Rendir informes periódicos sobre el estado, avance y contabilidad de la ejecución del contrato. Ø Evaluar de manera preliminar las solicitudes que haga el contratista, en relación con las ampliaciones de plazo, cuantía y reconocimiento del equilibrio contractual, y remitirlas a la Gerencia de Compras y Contratación, con su concepto técnico y viabilidad y aprobación por el ordenador del gasto. Ø Realizar los trámites para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal o vigencias futuras, para adicionar un contrato en valor. Ø Verificar que los bienes tengan toda la documentación en regla y el contratista presente la declaración de importación y los documentos que acrediten el cumplimiento de las exigencias fiscales y aduaneras que permitan precisar la debida legalización en el país, cuando a ello haya   PAG. 35 de 57

   

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  lugar. Ø Informar el recibo a satisfacción del objeto contratado, como requisito previo para efectuar el pago final al contratista. Ø Elaborar con su visto bueno el acta de liquidación del contrato o convenio cuando a ello haya lugar, para la firma del ordenador del gasto y el contratista. Ø Elaborar los informes, evaluaciones y anexar, oportunamente, los documentos que permitan tener suficientes elementos de juicio para imponer requerimientos, multas, caducidad y demás actuaciones de orden sancionatorio. Ø Presentar mensualmente a la Gerencia de Compras y Contratación en medio físico informe de actividades detallando la forma de ejecución y cumplimiento del objeto contractual hasta la liquidación del contrato. Para el efecto deberá diligenciar el formato respectivo. Ø Adicional a lo anterior, deberá rendir informe cuando se presente: traslado, retiro de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. o cambio de supervisor. §

Actividades financieras. Ø Aprobar cada uno de los pagos al contratista de acuerdo con Ia ejecución del contrato, para lo cual deberá expedir la respectiva certificación de cumplimiento de las obligaciones contractuales. Ø Registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato. Ø Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato. Ø Revisar el informe de inversiones efectuadas por el contratista con los fondos suministrados para el objeto del contrato. Ø Supervisar la ejecución presupuestal de acuerdo con los parámetros previamente definidos en el contrato y proponer los correctivos necesarios a las posibles desviaciones que se puedan presentar. Ø Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales, para aprobación del ordenador del gasto. Ø Anterior al cierre de la vigencia fiscal de cada año, informar a la Gerencia de Gestión Financiera, el estado de ejecución del contrato para establecer las reservas presupuestales y de cuentas por pagar cuando a ello haya Iugar.

§

Actividades administrativas Ø Coordinar la entrega de los bienes o la prestación de los servicios. Ø Definir políticas claras para el manejo del riesgo que conlleve la ejecución del contrato. Ø Suscribir todas las actas que resulten durante la ejecución del contrato. Ø Emitir concepto sobre las solicitudes de prórroga, adición, suspensión,

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  modificación, etc., presentadas por el contratista. Ø Atender y tramitar dentro de la órbita de su competencia, toda consulta que realice el contratista para la correcta ejecución del contrato. Ø Coordinar con el almacenista el recibo de bienes o servicios que incluyen bienes, dado que se debe registrar el ingreso al almacén y de inmediato actualizar el inventario físico el cual afecta los activos de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Ø Organizar el archivo de la supervisión del contrato que como mínimo deberá contener los siguientes documentos: - Copia del contrato debidamente legalizado. - Copia de las garantías del contrato. - Copia del cronograma de actividades. - Copia del acta de inicio. - Copia de las actas de suspensión y reiniciación. - Copia de los documentos de prorroga o modificación del contrato y del que autorice trabajos o actividades adicionales. - Copia de las cuentas de cobro o facturas autorizadas, así como de cada uno de los pagos efectuados. - Copia de los informes de la supervisión. - Informe mensual y final de manejo del anticipo - Copia del acta de entrega y recibo final - Copia del acta de liquidación - Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato. §

Actividades técnicas Ø Verificar de forma permanente la calidad de la obra, bienes o servicios que se estipule en el contrato. Ø Cuando se trate de contratos de obra pública, deberá revisar y aprobar el presupuesto inicial de la obra, verificando que estén de acuerdo con las especificaciones y los planos que contienen los diseños. Ø Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado, Ilevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes necesarios. Ø Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato y los que exijan su ejecución. Ø Velar por el cumplimiento de las normas técnicas, especificaciones, procedimientos, cálculos e instrucciones impartidas para la construcción y / o fabricación de bienes. Ø Verificar que el contratista utilice el personal y los equipos ofrecidos, en las condiciones aprobadas por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Ø Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios contratados, de los cual se dejara constancia en los respectivos informes.

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  Ø Coordinar el reintegro a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. de los equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad. •

Responsabilidad de la supervisión y/o interventoría. Independientemente de la calidad de la persona que haya de ejercerla (natural o jurídica, pública o privada) la vinculación que tenga con POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., (contratista, funcionario de planta, etc.), las responsabilidades del supervisor se inician al momento de recibir Ia comunicación escrita sobre su designación. La actuación del interventor debe ceñirse a lo establecido en el presente Manual, y a las normas que lo reglamenten y las demás que las modifiquen o adicionen. Sin perjuicio de esa responsabilidad, responderá por su conducta cuando su acción u omisión haya generado perjuicio a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., para lo cual podrá esta adelantar las investigaciones internas que estime pertinentes y dar aviso a las autoridades de control que corresponda. Se tendrá como supervisor del contrato el asignado directamente dentro de la minuta contractual; en circunstancias de ausencia temporal o definitiva del funcionario al cual le haya sido asignada la función de supervisor, la misma será ejercida por el inmediato superior. Cuando en ausencia temporal o definitiva se considere que la asunción de la función de supervisor la puede asumir un funcionario distinto al inmediato superior, el Vicepresidente del área usuaria y el Secretario General cuando se trate de sus oficinas dependientes y las oficinas asesoras, deberán comunicar a la Gerencia de Compras y Contratación el funcionario que ejercerá las funciones para proceder a formalizar la designación del nuevo supervisor a través de comunicación, la cual hará parte integral del contrato. En aquellos eventos en los cuales se presenten cambios en la designación de supervisor, será requisito indispensable para la asunción del encargo por el superior inmediato o por el nuevo supervisor asignado, la entrega por parte del supervisor titular de los informes de la ejecución contractual, detallando las actividades supervisadas y el porcentaje de avance. Cuando la supervisión de un contrato deba ser ejercida por un proveedor externo, la función será ejercida por quien haya sido designado en la minuta contractual hasta cuando se formalice la designación a quien deba asumir la interventoría externa. Para efectos del cumplimiento de la función de supervisión deberá diligenciarse el formato de evaluación definido para tal fin y con base en los

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  criterios que apliquen de acuerdo con el objeto contractual. El cumplimiento de las obligaciones del supervisor, será objeto de evaluación de desempeño a través de los acuerdos de gestión que se suscriban por el funcionario delegado para ejercer dicha actividad. La contratación o designación del Supervisor o Interventor debe adelantarse simultáneamente con la suscripción del contrato. Para efecto de la interpretación de este Manual, será interventor el particular externo contratado que ejerce en representación de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. actividades de vigilancia, control y verificación en la ejecución de los contratos celebrados por ésta y será supervisor el funcionario de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. que realice las actividades de vigilancia, control y verificación en la ejecución de los contratos. La interventoría o supervisión debe ser permanente, con el objeto de presentar informes mensuales o cuando las circunstancias contractuales así lo requieran. El supervisor, deberá entregar los informes de supervisión a la Gerencia de Compras y Contratación dentro del mes siguiente respecto del cual se genera el informe. La Gerencia de Compras y Contratación verificará la oportunidad de la entrega del informe con base en la fecha que registre el funcionario que recibe la documentación. El interventor entregará los informes al supervisor designado para vigilar la ejecución del contrato de interventoría, quien a su vez los enviará a la Gerencia de Compras y Contratación, para que hagan parte del expediente contractual. Cuando se advierta cualquier irregularidad, incumplimiento, deficiencia o tardío cumplimiento y demás hechos que alteren la correcta ejecución, el supervisor o interventor debe requerir al contratista y si esto persiste y puede convertirse en un incumplimiento grave, debe comunicarlo a la Gerencia de Compras y Contratación con los respectivos soportes a fin de que se adelanten las acciones pertinentes. Las personas designadas como supervisores internos y/o interventores externos, tendrán responsabilidad por el incumplimiento de sus obligaciones en materia civil, penal, administrativo y fiscal. d) Evaluación y re evaluación del desempeño de proveedores El supervisor y/o interventor deberá calificar el desempeño del proveedor con base en los criterios aplicables y a través de los indicadores de evaluación de desempeño definidos para tal fin y que aplique de conformidad con la naturaleza del contrato. El Supervisor y/o interventor es el responsable de la comunicación con el proveedor sobre los resultados de la evaluación y de la elaboración de los planes   PAG. 39 de 57

   

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  para mejorar el desempeño en próximas evaluaciones. Cada proveedor debe ser evaluado de manera mensual. Sin embargo, cuando se trate de la vigilancia, control y verificación de la ejecución de los contratos que se suscriban con las Instituciones prestadoras de servicios de salud IPSs, el informe se hará de manera trimestral y respecto de aquellos contratos que reporten ejecución. Los criterios de evaluación deben partir del alcance definido, las obligaciones contractuales y los Acuerdos de niveles de servicio establecidos en el contrato firmado por el proveedor. El Supervisor del contrato deberá cuantificar el desempeño del proveedor con base en la definición del plan de evaluación y teniendo en cuenta que los criterios serán diferentes trátese de bienes o servicios. Los criterios de evaluación deben partir del alcance definido contractualmente y los acuerdos de niveles de servicio - ANSs- suscritos con el proveedor, de manera que sean conocidos por estos. •

Definición del Plan de Evaluación de Proveedores: El plan de evaluación se hará en función del servicio prestado o el bien entregado por el proveedor y de la frecuencia de ejecución. La escala de calificación es de 1-100 y deberá ser utilizada por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. para la evaluación de todos los proveedores donde 100 es el máximo posible y 1 el menor valor posible. Dependiendo la calificación de desempeño se establece una escala con su consecuencia: § § §

Mayor o igual a 80%. Mantener como proveedor. Aliado Estratégico Mayor o igual a 50% y menor que 80%. Mejoras en el desempeño Menor que 50%. Con posibilidades de plan de mejoras para revaluación. Se tendrá la posibilidad de excluirlo como proveedor.

Los indicadores de evaluación deben permitir cuantificar el desempeño del proveedor en términos de calidad, nivel de servicio, precio etc., establecidos por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. El indicador a definir estará basado en las condiciones técnicas y comerciales establecidas en el RFQ y en el contrato. •

Criterios para la definición de indicadores de evaluación de desempeño de proveedores: Se tendrán en cuenta entre otros los siguientes criterios para la definición de indicadores de evaluación que permitan cuantificar el desempeño del proveedor. §

Oportunidad. resultados

Tiempos

de

entrega-cantidades

entregadas-entrega

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de

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  § §

§

§

Calidad. Cumplimiento con estándares de servicios-cumplimiento con especificaciones técnicas-cumplimiento recurso humano Atención a inquietudes, reclamos y sugerencias. Atención a requerimientos de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.-Tiempo y calidad de la atención a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.-atención a requerimientos del cliente-Tiempos y calidad de la atención al cliente. Requisitos Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente-SSOA-.Índice de frecuencia de accidentalidad ocupacional- Índice de frecuencia de trabajos suspendidos-Cumplimiento de Pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales. Requerimientos Administrativos. Programación del trabajo-Documentación de acciones- Liquidación correcta del pago a sus empleados-Pago oportuno de las obligaciones a sus empleados-Afiliación oportuna al Sistema de Seguridad Social Integral y Cajas de compensación-

3) Etapa Post Contractual. a) Liquidación. Vencido el plazo de ejecución de las obligaciones contractuales, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. liquidará de común acuerdo el contrato dentro del plazo establecido en éste y en caso de no pactarse, la liquidación se realizará dentro de los seis (6) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución. La liquidación de los contratos es la etapa en la cual se hace una revisión total de las obligaciones ejecutadas, reconocimientos económicos a que haya lugar, estado de garantías y vigencias de las mismas y cumplimiento de las obligaciones parafiscales, con el fin de que las partes se declaren a paz y salvo. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran serán objeto de liquidación, sin embargo no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación que le haga la Compañía, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral el contrato, dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo para la liquidación bilateral. En el acta de liquidación se deberán incluir: los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poder declararse a paz y salvo. Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la   PAG. 41 de 57

   

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  garantía del contrato, a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. La responsabilidad de la elaboración del proyecto de acta de liquidación será del supervisor o interventor del contrato. El acta debe ser suscrita por el Representante Legal de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. o su delegado, por el Supervisor o Interventor y por el Contratista o Representante Legal de la firma contratista En todos aquellos contratos que requieran liquidación, el último desembolso o pago a favor del contratista podrá condicionarse a la suscripción del acta de liquidación contractual, acompañada de los soportes pertinentes. El área usuaria hará un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del contrato, tales como la garantía de calidad, estabilidad, el suministro de repuestos. En caso de presentarse incumplimiento en las referidas obligaciones, se tomarán las acciones administrativas y judiciales que correspondan. f.

Capítulo VI. Modalidades de Selección.

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., podrá hacer uso de cualquiera de las siguientes modalidades de selección: invitación pública, invitación cerrada e invitación directa. Para efectos de la aplicación de cualquiera de las modalidades de selección, se deberá hacer uso del documento de estudios previos, diseñado, aprobado y publicado en la última versión en la ISONET. . 1) Invitación pública. Este proceso se utilizará para la contratación de bienes y servicios que tengan una cuantía superior a los quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (500 SMMLV), y que por la naturaleza y complejidad del objeto contractual, justifiquen que haya una mayor concurrencia y pluralidad de oferentes, adicionales a los que se encuentren certificados por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.. El cual se sujetará a las siguientes reglas: a) Etapas de la Invitación Pública. En lo pertinente se observarán las etapas previstas en el Presente Manual, además de lo siguiente:   PAG. 42 de 57

   

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•

Verificación de registro en el Plan Anual de Contratación: Se debe verificar que los bienes y o servicios requeridos estén incluidos en el plan anual de contratación.

•

Disponibilidad Presupuestal: Se debe verificar la existencia de disponibilidad presupuestal y/o la fuente de los recursos.

•

Autorización: La Presidencia o el área delegada por ésta, expedirá la autorización para la apertura del proceso y mediante acto administrativo, podrá designar el Comité Evaluador.

•

Proyecto de Términos de Referencia: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., publicará en su página web, y de acuerdo con lo establecido en el cronograma del proceso, un proyecto de términos de referencia. Durante éste término, los posibles oferentes y la ciudadanía en general, podrán formular observaciones a los mismos.

•

Elaboración de los Términos de Referencia: Es el documento estructural del proceso de selección, pues regula la etapa precontractual, contractual y su ejecución el cual contiene el conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos, económicos y financieros, así como las condiciones, plazos y procedimientos, que conllevarán a realizar la selección objetiva de la oferta más favorable para POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Este documento también contiene las condiciones del contrato a celebrar, así: § La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato. § Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar. § Las condiciones de costo y/o calidad que POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. debe tener en cuenta para la selección objetiva del contratista. § Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato. § Las causas que dan lugar a rechazar una oferta. § Presentación de contraoferta y negociación § El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar. § Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes. § Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones. § La mención de si POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. y el contrato objeto de los términos de referencia están cubiertos por un Acuerdo Comercial.

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  § Los términos, condiciones y minuta del contrato. § Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato. § El plazo dentro del cual POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. puede expedir Adendas. § El Cronograma. •

Determinación de los Requisitos Habilitantes: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., debe establecer los requisitos habilitantes en los Términos de Referencia, teniendo en cuenta: (a) el Riesgo del Proceso de Contratación; (b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; (c) el análisis del sector económico respectivo; y (d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial. Para su elaboración y diligenciamiento ver instructivo publicado en la ISONET de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

•

Publicación Página Web: Los términos de referencia se publicarán en la página Web de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. para que se presenten ofertas en un plazo que no podrá ser inferior a tres (3) días hábiles.

•

Modificación términos de referencia: Los interesados pueden hacer comentarios a los términos de referencia a partir de la fecha de publicación de los mismos y hasta un (1) día hábil antes de fecha prevista para el cierre. Como consecuencia de las observaciones de los oferentes o por decisión de oficio, los términos de referencia podrán ser modificados en su alcance mediante aclaraciones o modificaciones, a través de Adendas que podrán expedirse hasta el tercer día anterior a la fecha del cierre del proceso y deben publicarse en los días hábiles, entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. Únicamente se podrán expedir Adendas una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato para modificar el Cronograma.

•

Cierre de la Invitación Pública: Llegado el día señalado en los términos de referencia se recibirán las ofertas en el sitio en ellos establecido, con la presencia del Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado. Las ofertas se registraran en planilla de entrega de ofertas y se levantará un acta. En caso de no recibir ofertas se elaborará acta de cierre y se declarará desierta.

•

Evaluación de Ofertas: Una vez recibidas las ofertas corresponde al comité evaluador designado por el Presidente de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. o el área delegada por éste, adelantar las evaluaciones técnicas, económicas, financieras y jurídicas; periodo durante el cual se podrán solicitar a los oferentes las aclaraciones que sean necesarias para determinar el alcance y contenido de sus propuestas, sin que como resultado de dichas solicitudes pueda modificarse los aspectos de la oferta, susceptibles de ser tenidos en cuenta para la calificación.

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•

Informe preliminar de evaluación de ofertas: Se consignarán de forma resumida las evaluaciones técnicas, contractuales, financieras y todas aquellas que de conformidad con la naturaleza del objeto a contratar hayan sido establecidas en los términos de referencia. El orden de elegibilidad que se consigne en dicho informe, no tiene carácter vinculante ni otorga derecho alguno al oferente calificado en primer lugar en el mismo. Dicho informe será publicado en la página web de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., y los oferentes podrán presentar observaciones dentro del término fijado en los términos de referencia, las cuales serán recibidas y estudiadas para emitir la respectiva respuesta en la fecha de la Adjudicación.

•

Presentación de contraoferta y negociación: Una vez puesto en conocimiento el informe preliminar de evaluación de ofertas, a aquellos oferentes cuya oferta no haya sido eliminada o rechazada, de conformidad con los términos de referencia, se les solicitará la presentación o formulación de mejoras a la oferta inicialmente presentada, las cuales serán nuevamente calificadas en las condiciones indicadas en los términos de referencia, acogiendo los mecanismos de negociación previstos en el presente Manual. Se podrá proceder a la negociación y ajuste de las condiciones ofertadas con quienes hayan obtenido los dos mejores puntajes después de agotar la etapa de contraoferta. En esta etapa no podrá haber cambios que desmejoren las condiciones técnicas, ni incremento en los precios inicialmente ofrecidos por el oferente.

•

Informe definitivo de evaluación de Ofertas: Esta decisión se considerará definitiva, y se procederá a hacer la adjudicación mediante Resolución de Presidencia, proceso en el cual participará como veedor la oficina de Control Interno. En caso de no ser adjudicado el proceso se declara desierto mediante Resolución de Presidencia explicando las razones de la decisión, la cual procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva

•

Perfeccionamiento del contrato: Seleccionado el contratista se procederá al perfeccionamiento del contrato en los términos indicados en el presente Manual. Si el adjudicatario no suscribe el correspondiente contrato dentro del término que se haya señalado en los términos de referencia, quedará a favor de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la oferta. En este evento, la Compañía, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes al oferente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su oferta sea igualmente favorable para POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

b) Desestimación de ofertas. En el proceso de contratación se podrá proceder a la desestimación de las ofertas cuando existan motivos que impidan la selección objetiva del contratista. Cuando   PAG. 45 de 57

   

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  proceda dicha declaración, se efectuará en la misma forma que la selección del contratista, esto es, mediante el correspondiente informe definitivo de evaluación de ofertas, en el cual se especificarán las razones que conduzcan a tal decisión. Ni el informe preliminar ni el agotamiento de la etapa de negociación, con cualquiera de los oferentes implicará aceptación de su oferta u otorgará a éstos derecho de suscribir contrato. c) Revocatoria del proceso de invitación pública. En cualquier momento, hasta antes de la fecha límite para la presentación de las ofertas, se podrá, por el mismo medio que se realizó la invitación, revocar el proceso de selección, sin que ello implique derecho alguno de reclamación, para quienes hayan manifestado interés, hayan sido invitados o hayan enviado su oferta antes del plazo límite. En este último evento, el oferente podrá reclamar la oferta entregada la cual no deberá ser abierta. d) Audiencias. POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. podrá realizar Audiencias para: a) la asignación de riesgos, y b) la adjudicación. Si a solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los términos de referencia, este tema se tratará en la audiencia de asignación de riesgos. En la audiencia de asignación de riesgos, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. debe presentar el análisis de riesgos efectuado y hacer la asignación de riesgos definitiva. La audiencia de adjudicación se llevará a cabo en la fecha y hora establecida en el cronograma, y se observarán las siguientes reglas: •

•

•

•

En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio de ésta, requiere análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado. Se concederá el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. haya señalado con anterioridad. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda.

2) Invitación Cerrada.   PAG. 46 de 57

   

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Este proceso se utilizará para la contratación de bienes y servicios cuya cuantía no exceda de quinientos (500 SMMLV) salarios mínimos mensuales legales vigentes y que no se encuentren dentro de alguna de las causales de invitación Directa. En lo pertinente se observarán las etapas previstas en el Presente Manual, además de lo siguiente: Solicitud escrita, de mínimo tres (3) ofertas, donde se establezcan las condiciones técnicas, financieras y económicas mínimas del bien, servicio u obra a contratar, incluyendo plazo, garantías (si aplica), forma de pago y demás que sean necesarias para garantizar la comparación objetiva de las ofertas. El término para presentar ofertas podrá prorrogarse de oficio, por conveniencia o necesidad de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. La evaluación de las ofertas se efectuará con base en la ponderación detallada y precisa que se haga de las mismas determinando la más favorable para POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. La adjudicación se surtirá con la comunicación que se efectué seleccionado.

al oferente

Para el desarrollo de la modalidad de invitación cerrada, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., adelantará el proceso con proveedores que estén debidamente certificados e inscritos en la base de proveedores, resultado del análisis interno y análisis externo, al que se refiere el Capítulo VII del presente Manual. Igualmente deberá incorporarse de resultar aplicable, alguno de los tipos de negociación definidos en el Capítulo VII del presente Manual. En los casos de invitación cerrada, las ofertas deberán depositarse en la urna dispuesta para el efecto y diligenciarse los documentos de asistencia y cierre respectivo. 3) Invitación directa. Para garantizar la selección objetiva del contratista y la eficiencia de la gestión contractual, e independientemente de la cuantía, en los siguientes contratos, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. podrá contratar directamente sin que se requiera obtener previamente varias ofertas: a) Contratos interadministrativos. b) Cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de   PAG. 47 de 57

   

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  autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación, y deben ser acreditadas por el proveedor mediante documento idóneo que así lo certifique. c) Cuando se trate de la prestación de servicios profesionales de persona natural o jurídica “intuito personae”, siempre y cuando se verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita. d) Cuando se requiera la prestación de servicios de apoyo a la gestión para fines específicos, que se derivan del cumplimiento de las funciones de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales; y no exista personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar, circunstancia que debe ser certificada por la Gerencia de Talento Humano. e) Adquisición de bienes inmuebles, para lo cual deben seguir las siguientes reglas: • Avaluar con una institución especializada el bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades que tiene POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. • Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición. • POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. puede hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el avalúo de que trata el numeral 1 anterior. f)

Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, cuya puesta en servicio sea necesaria para la prestación de las actividades a cargo de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. En el caso de bienes inmuebles, se deberán observar las siguientes reglas: • Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la Compañía requiere el inmueble. • Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento.

g) Para la realización de contratos de empréstito, mutuo, leasing o arrendamiento financiero o cualquier otra modalidad de contratación que implique la intermediación o negociación con una entidad financiera. h) Para la realización de actividades de mercadeo y comunicaciones de la estrategia de comercialización de bienes y servicios de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., incluyendo los temas gremiales.   PAG. 48 de 57

   

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  i)

Contratos de asistencia de funcionarios de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. a congresos foros capacitaciones por invitación directa de los organizadores y/o que por conveniencia comercial se deba asistir.

j)

Para servicios de mantenimiento correctivo cuando estos se vayan a realizar por la misma persona natural o jurídica que realizó el diagnóstico de la falla a reparar.

k) Para la adquisición de bienes y/o servicios que aseguren, garanticen o restablezcan la continuidad del servicio, previniendo colapsos e interrupciones de las actividades que conforman el objeto social, y que el mismo proveedor esté en capacidad de prestar. En tales asuntos bastará la elaboración de una solicitud de cotización ajustada a las circunstancias, que justifiquen la misma y siempre deberá tenerse como referencia los precios medios del mercado y/o las evaluaciones económicas efectuadas. l)

Cuando por condiciones del mercado, confidencialidad, estrategias de negocio y/o competencia de negocios con otros operadores del sector se requiera adquirir tecnologías, equipos y/o soporte que permitan dar viabilidad y/o entrar a competir oportunamente en una nueva línea de servicio o negocio y/o en un nuevo negocio.

m) Cuando por oferta de los proveedores sea dable la reposición o retoma de equipos en condiciones favorables para los intereses que se persiguen. n) Cuando se trate de ampliación, actualización o modificación de software ya instalado, o del soporte del mismo, respecto del cual el proveedor tenga legalmente registrados tales derechos o se trate de quien implementó el software. o) Para la adquisición de bienes y/o servicios que por razones tecnológicas y/o económicas, sean necesarios para no incurrir en cambios o aumentos de tecnologías de los sistemas con que se cuenta al momento de la adquisición. p) Cuando se trate de la adquisición de bienes ofrecidos en almacenes de grandes superficies, así como en aquellos potenciales proveedores que tienen ofertas públicas de bienes a precios no discutibles y sobre objetos de uso común en el mercado. Para el efecto se seguirán las siguientes reglas: • La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos (2) Grandes Superficies y debe contener: a) la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios; b) la forma de pago; c) el lugar de entrega; d) el plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil; d) la forma y el lugar de presentación de la cotización, y e) la disponibilidad presupuestal. • POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. debe evaluar las cotizaciones presentadas y seleccionar a quien, con las condiciones requeridas, ofrezca el menor precio del mercado y aceptar la mejor oferta. • En caso de empate, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.   PAG. 49 de 57

   

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  La oferta y su aceptación constituyen el contrato. Será potestativo de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. exigir o no garantías en la adquisición en grandes superficies. En el evento de no obtener un número plural de cotizaciones, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., podrá adjudicar el contrato al único oferente. q) Cuando después de efectuar un proceso de “Invitación Pública” no se presente propuesta alguna o las presentadas no cumplan lo mínimo exigido en los términos de referencia para ser objeto de evaluación. En este evento no será aplicable la modalidad con quienes habiendo presentado oferta no hayan cumplido con lo exigido o habiendo sido invitados al proceso, no hayan presentado oferta. • •

r) Para la adquisición de bienes y/o servicios cuya cuantía sea inferior a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes incluido IVA. En éste evento el análisis de mercado o estudio del sector debe ser proporcional al valor del proceso de contratación, la naturaleza del objeto a contratar y el tipo de contrato. No es necesario hacer un estudio extensivo de las condiciones generales de los potenciales oferentes o estudiar la estructura de los estados financieros de los posibles proveedores y de la industria. En éstos casos, es necesario revisar las condiciones particulares de otros procesos de contratación similares, acopiar información suficiente de precios, calidad, condiciones técnicas que puede ser con otros clientes del proveedor públicos o privados, solicitar información a los proveedores, verificar idoneidad de los mismos y plasmar tal información en el documento de estudios previos, siempre con el propósito de que la decisión de negocio sea adecuada y garantice la satisfacción de la necesidad de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., cumpliendo los objetivos de eficiencia, eficacia y economía y buscando promover la competencia. s) Contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. La contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas debe tener en cuenta la definición contenida en el Decreto-ley 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. t)

Cuando se trate de contratos de promoción y prevención, que requieran continuidad en los programas, por requerimiento escrito del representante legal de la respectiva empresa, en virtud a la calidad de los servicios prestados; en cuyo caso, la Vicepresidencia de Promoción y Prevención deberá justificar técnicamente la continuidad y el impacto.

u) Contratos de reaseguro. v) Contratos con intermediarios de seguros, incluyendo corredores, agentes y agencias. Son administrados por el Vicepresidente de Negocios. w) Contratos de asistencia o de prestación de servicios especiales para los asegurados o afiliados. Deberá sustentarse la especialidad invocada junto con los análisis de mercado y costos asociados a la ejecución.   PAG. 50 de 57

   

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x) Contratos de participación publicitaria y presencia de marca. En este caso no será necesario la acreditación de la experiencia de quién suministre el espacio en el evento o medio en el cual se pretenda la participación o presencia. •

Etapas de la Invitación Directa. En lo pertinente se observarán las etapas previstas en el presente Manual, además de lo siguiente: §

Verificación de registro en el Plan Anual de Contratación Se debe verificar que los bienes y o servicios requeridos estén incluidos en el Plan Anual de Contratación. En el evento en que no se encuentre incorporado se deberá justificar para efectos de los ajustes que corresponda.

§

Invitación a ofertar. El contratista se seleccionará mediante la solicitud de una oferta, a personas naturales o jurídicas quienes deberán ser certificadas por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. y harán parte de la base de proveedores. Teniendo en cuenta que la contratación se realiza con base en una sola oferta, deberá garantizarse el cumplimiento de los requisitos Técnicos, financieros, de experiencia, capacidad organizacional, etc., que apliquen según la naturaleza de la contratación. De todas maneras la evaluación de la oferta deberá consignarse en el formato de calificación vigente.

§

Suscripción del Contrato. Seleccionada la oferta favorable teniendo en cuenta la naturaleza del bien o servicio a contratar, se procederá suscribir el contrato, la Orden de Compra, Aceptación de oferta u orden de servicio. g. Capítulo VII. Imposición de Multas, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento

1) Multas. En el Contrato o Convenio se podrán pactar multas sucesivas diarias del 1.0% del valor total del contrato por cada día de retardo, sin exceder el 10% del valor del mismo, a las cuales POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. se hará acreedora en caso de que el contratista se constituya en mora o incumpla injustificadamente y parcialmente las obligaciones que asume en virtud del contrato. La multa procederá sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., podrá definir a través de ANSs – Acuerdos de Niveles de Servicio- las sanciones pecuniarias que considere, dependiendo la naturaleza y objeto del contrato. 2) Cláusula Penal Pecuniaria. En el contrato o convenio se podrá pactar la cláusula penal pecuniaria, que consiste en   PAG. 51 de 57

   

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  una tasación anticipada de perjuicios por incumplimiento grave de cualquiera de las obligaciones pactadas por el 10% del valor del contrato. 3) Procedimiento. Evidenciado un posible incumplimiento, surge para el supervisor e interventor del contrato la obligación de requerir por escrito al contratista en procura de conminarlo para que cumpla con las obligaciones adquiridas en virtud del contrato en los términos y condiciones pactadas, de igual manera es obligatorio para éstos, informar y soportar a la Gerencia de Compras y Contratación de la ocurrencia de estos hechos cuando los requerimientos fueren desatendidos o atendidos inoportunamente o de forma deficiente. La Gerencia de Compras y Contratación debe determinar la procedencia de la aplicación de las medidas respectivas y respetar el debido proceso y el derecho a la defensa al contratista. Para tales efectos citará a este a una audiencia pública en la que el contratista podrá presentar descargos, de igual forma se citará al garante de las obligaciones. Para dar aplicación al principio del debido proceso, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. surtirá todos los trámites, observando los preceptos constitucionales y legales así como el presente Manual. En tal sentido, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato y hacer efectiva la cláusula penal, con observancia del siguiente procedimiento: a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, el supervisor lo requerirá a efectos de conminarlo al cumplimiento de dichas obligaciones. b) Si efectuado el requerimiento el contratista es renuente a dar cumplimiento al objeto contractual o a sus obligaciones, el supervisor mediante escrito informará sobre la situación acaecida a la Gerencia de Compras y Contratación. c) El Gerente de Compras y Contratación citará dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes, al contratista a una audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera. d) En desarrollo de la audiencia, el Gerente de Compras y Contratación, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.   PAG. 52 de 57

   

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e) Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. f) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia. h. Capítulo VIII. Responsabilidad Contractual. POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. responderá por los hechos u omisiones antijurídicos que le sean imputables y que causen perjuicio en virtud de las actuaciones precontractuales y contractuales. Los funcionarios a cargo de la actividad contractual responderán disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la constitución y la ley. Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil, disciplinaria y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivados del contrato de consultoría, interventoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan funciones de consultoría, interventoría o asesoría. En caso de condena en contra de la Compañía por hechos u omisiones imputables a un funcionario o contratista, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., iniciará las acciones legales correspondientes tendientes a preservar su patrimonio mediante la acción de repetición. i.

Capítulo IX. Solución de Controversias

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. procurará solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual. Para tal efecto, podrá emplear los mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en la Ley 80 de 1993. No se podrán establecer prohibiciones a la utilización de los mecanismos de solución directa de las controversias nacidas de los contratos de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., ni se prohibirá la estipulación de la cláusula compromisoria o la celebración de compromisos para dirimir las diferencias surgidas del contrato.   PAG. 53 de 57

   

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  En los contratos se podrá incluir la cláusula compromisoria a fin de someter a la decisión de árbitros las diferencias que puedan surgir por razón de la celebración del contrato y de su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación, de conformidad con el Art. 70 de la Ley 80 de 1993. Cuando en el contrato no se haya pactado cláusula compromisoria, el funcionario competente podrá suscribir un compromiso para que se convoque un Tribunal de Arbitramento, con el fin de resolver las diferencias presentadas por razón de la celebración del contrato y su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación. En el documento de compromiso que se suscriba se señalarán la materia objeto del arbitramento, la designación de árbitros, el lugar de funcionamiento del tribunal y la forma de proveer los costos del mismo. j.

Capítulo XII. Otras formas de contratación.

1) Convenios. Se entiende por convenio todo acuerdo de voluntades que suscriba POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., con entidades públicas, privadas o de naturaleza mixta, con el objeto de coordinar, cooperar o colaborar en la realización de funciones administrativas de interés común a los sujetos contratantes. 2) Acuerdos de cooperación. Serán acuerdos de cooperación, las cartas de acuerdo de colaboración, los memorandos de entendimiento, los convenios marco de colaboración, los convenios interadministrativos, las cartas de entendimiento, o cualquier otra figura que reúna las calidades establecidas. La celebración y ejecución se surtirá según lo acuerde POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. y la otra parte. k. Capítulo XI. Disposiciones Finales 1) Formalidades de los contratos. Los contratos a suscribir deberán cumplir con las siguientes formalidades: a) Aceptación de oferta: Se podrá contratar sin formalidades plenas los contratos cuya cuantía no sea superior a 100 SMMLV. En estos casos los trabajos, bienes o servicios objeto del contrato deberán ser ordenados por escrito por el ordenador del gasto respectivo. b) Contrato con formalidades: Se deberá contratar con el lleno de las formalidades   PAG. 54 de 57

   

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  plenas los contratos cuya cuantía supere los 100 SMMLV. En estos casos el contrato deberá ser suscrito por las partes. c) Cuando se trate de contratos de adhesión, tales como suscripciones, publicidad en medios informativos de alta circulación nacional o internacional, se podrán formalizar el contrato sin necesidad de gestionar el RFQ y calificación de la oferta, la cual se entiende en condiciones favorables para POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. 2) Herramienta tecnológica. Una vez entre en uso la herramienta tecnológica para la gestión de la actividad contractual de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., todos los documentos, contratos y en general todas las actuaciones derivadas de la actividad precontractual, contractual y pos contractual, deberán llevarse a cabo a través del mecanismo tecnológico que se adopte. Una vez implementada la herramienta, será obligatorio su uso por parte de todos los servidores de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. que tengan la responsabilidad de llevar a cabo trámites contractuales en cada una de las áreas usuarias de la Compañía. La definición de las especificaciones técnicas y funcionalidades de la herramienta tecnológica se realizará durante el periodo de transición establecido en el presente capítulo. 3) Estandarización de Documentos. Será competencia de la Vicepresidencia Financiera y Administrativa a través de la Gerencia de Compras y Contratación el diseño de los documentos que se requieran para darle cumplimiento y ejecución a los procesos contractuales y a los contratos y los que garanticen la óptima implementación del esquema de Abastecimiento Estratégico y una vez formalizados en el Manual de Calidad, serán de obligatorio cumplimiento por todos los servidores de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. 4) Reglamentación del manual. El Presidente de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. tendrá la facultad de reglamentar el contenido y alcance del presente Manual, siempre y cuando no contravenga el espíritu y las disposiciones establecidas en el mismo. Una vez adoptados, los anexos del Manual harán parte del mismo. 5) Administración, guarda y custodia de los expedientes contractuales. La Gerencia de Compras y Contratación será la encargada de la administración, guarda y custodia de los expedientes contractuales. Antes de proceder al archivo de los expedientes contractuales, se deberá verificar la existencia de la totalidad de documentos del contrato con base en el listado definido como de exigencia para adelantar el contrato   PAG. 55 de 57

   

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  que se encuentra publicado en la ISONET, y que se involucra en el mismo expediente contractual para el control. Los contratos cuyo objeto corresponda a la prestación de servicios asistenciales, intermediarios (agentes, agencias, corredores) y reaseguros, podrán ser administrados, guardados y custodiados por la Vicepresidencia respectiva, pero manteniéndose un control por parte de la Gerencia de Compras y Contratación. Cuando proceda la anulación de contratos, se dejará en el expediente la totalidad de la documentación objeto de anulación y constancia de las razones que produjeron tal circunstancia. 6) Vigencia, divulgación y publicación del manual de contratación. La Vicepresidencia Financiera y Administrativa a través de la Gerencia de Compras y Contratación, adelantará las acciones necesarias para difundir y aplicar el presente Manual, mediante su inclusión en los programas de capacitación. De la misma forma verificará que las áreas relacionadas con el cumplimiento de los lineamientos contemplados en el presente Manual, incluyendo los diferentes comités institucionales, determinen la debida aplicación de los mismos. La Gerencia de Compras y Contratación, se encargará de la difusión de éste Manual y de realizar las actividades de capacitación a toda la organización. La Gerencia de Compras y Contratación, se encargará de los trámites de publicación en el Manual de Calidad de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. 7) Régimen de transición. POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., por razones operativas derivadas de la necesidad de ajustar los procedimientos internos de contratación al esquema de Abastecimiento Estratégico, podrá continuar aplicando las disposiciones y reglamentaciones anteriores dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación del presente manual. No obstante lo establecido, se deberá documentar cada uno de los procedimientos que por virtud de la implementación vayan entrando en vigencia. 8) Derogatoria. El presente Manual deroga las resoluciones 359 de 2009, 624 de 2010, 825 de 2013, 854 de 2011, 030 de 2013.

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Documentos y/o Formatos Asociados

1

Acta de Liquidación

Código del Documento sin versión VFA-RE-ALFC

2

Validación Documentos Expediente Contractual

VFA-RE-VDEC

3

Consolidación de Verificación

VFA-RE-CVCO

4

Solicitud Información – RFI-

VFA-RE-SI(RFI)

5

Invitación a Contratar Proveedores RFQ

VFA-RE-ICP(RFQ)

6

Acta Terminación Anticipada

VFA-RE-ATA

7

Aprobación de Proceso Contractual en Comité de Contratación

VFA-RE-FAPCCC

8

Autorización para dar inicio al desarrollo de una Invitación Pública

VFA-RE-AAIP

9

Calificación de propuesta

VFA-RE-FCPP

10

Calificación Jurídica Invitación

VFA-RE-IJIP

11

Certificación de Contrato

VFA-RE-CC

12

Certificación Insuficiencia

VFA-RE-CIPP

13

Consolidado Evaluación Invitación

VFA-RE-CEIP

14

Consolidado Habilitación Invitación Pública

VFA-RE-CHIP

15

Plan Necesidades, Contratación y Ejecución

VFA-RE-PNCE

16

Recepción Propuesta

VFA-RE-RPIC

17

Registro Asistencia Cierre Audiencia Aclaración

VFA-RE-RDACIP

18

Acta de Inicio de Contrato

VFA-RE-AIC

19

Apertura Propuesta Invitación Pública

VFA-RE-ADP

20

Verificación Documentación

VFA-RE-VDIP

21

Estudios Previos Definición

VFA-RE-EP

22

Informe de Supervisión

VFA-RE-ISCRS

N°

N°

Nombre del Documento y/o Formato asociado

Control de Cambios Fecha del Cambio Cambia de código OJ por VA por nueva 22/10/2013 estructura compañía Mediante Resolución 051 de 30 de enero de 11/02/2015 2015 se adopta el Manual de Contratación de la Compañía, siendo necesario realizar la correspondiente modificación. Se estandarizaron y unificaron procesos y procedimientos. Se adaptó la Gestión Contractual a los Lineamientos de Colombia Compra Eficiente. Se incorporó el Modelo de Abastecimiento Estratégico en el Manual. Descripción del Cambio

1

-

2

-

-

Quien Aprueba el Cambio (Cargo) Vicepresidencia Financiera y Administrativa Vicepresidencia Financiera y Administrativa

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