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MANUAL DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS, PARA CONTRIBUIR AL AUTOCONTROL FISCAL DE LAS MICROEMPRESAS DEDICADAS AL COMERCIO POR MAYOR, EN LA CIUDAD DE COJUTEPEQUE, DEPARTAMENTO DE CUSCATLAN
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2. Desarrollo del Manual
ETAPA I INDICE
Introducción i.
Objetivo
ii.
Recursos Necesarios 1º. Herramientas de Control 2º. Personal 3º. Control Interno
iii.
Obligaciones Sustantivas
iv.
Obligaciones Formales
v.
Autocontrol
vi.
Formularios para el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales y sustantivas
vii.
Artículos del Código de Comercio relacionados con las Obligaciones Tributarias
Anexos
Introducción
El control que ejerce la Dirección General de Impuestos Internos, dependencia del Ministerio de Hacienda, sobre el cumplimiento de las obligaciones tributarias referente a los impuestos de IVA y Renta, constituye un factor de riesgo para las microempresas, tomando en cuenta que producto de dicho control podría resultar un reparo que signifique la cancelación de complemento de impuestos, multas, recargos o intereses, razón por la cual se vuelve necesario que el propio microempresario genere un autocontrol del cumplimiento de sus obligaciones que tienen que ver con los impuestos de IVA y Renta.
Por lo anterior se presenta a continuación un manual que contiene la descripción de las diferentes obligaciones tributarias de IVA y Renta que el microempresario, dedicado al comercio por mayor en la ciudad de Cojutepeque debe cumplir, con el
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propósito de que conozca la parte fundamental de cada una de dichas obligaciones, las que se presentan a través de procedimientos y diagramas para facilitar su comprensión.
Además se presentan procedimientos de autocontrol de las obligaciones de IVA y Renta, los cuales se pretende que sean puestos en práctica por el propio microempresario, por lo que se expresan a través de procedimientos y diagramas de fácil comprensión.
Finalmente se agrega anexos que contienen información que permite ampliar sobre el tema del cumplimiento de las obligaciones tributarias.
i. Objetivo Facilitar el seguimiento a la aplicación de las disposiciones legales referentes al cumplimiento de obligaciones tributarias referentes a los impuestos de IVA y Renta, en donde los sujetos a dicho cumplimiento son los microempresarios, todo con el propósito de que ejerzan un autocontrol fiscal que les permita minimizar el riesgo de incurrir en ilegalidades tributarias.
ii.
Recursos Necesarios 1º. Herramientas de Control
Para poner en práctica el autocontrol que se presenta, será necesario contar con el “Manual de Cumplimiento de las Obligaciones Tributarias, para contribuir al autocontrol fiscal de las microempresas dedicadas al comercio por mayor en la ciudad de Cojutepeque”, herramienta que constituye una guía de fácil comprensión y que permitirá tener conocimiento de cuales son las obligaciones que debe cumplir en materia de IVA y Renta.
Por otra parte, también se vuelve necesario que el microempresario cuente con registros que permitan conocer los ingresos que obtiene, así como los costos y
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gastos en que incurre en el desarrollo de su actividad económica, lo que en gran medida está reflejado en los libros de IVA obligatorios.
2º. Personal
Uno de los requisitos fundamentales a efectos de llevar el autocontrol fiscal es la participación directa del microempresario, para lo cual se necesita que aplique personalmente las verificaciones de autocontrol diseñadas en el presente manual.
Si el microempresario cuenta con una persona encargada de llevar los registros contables, será entonces otro recurso de personal que interviene en el proceso, ya que éste se encargará de poner a disposición del microempresario la materia prima (registros y documentación pertinente) a efectos de que se ejerza el autocontrol.
Será necesario que la implementación incluya la capacitación necesaria para las personas que intervienen, sobre las disposiciones tributarias contenidas en el manual.
3º. Control Interno
A efectos de ejercer un control efectivo de la aplicación del manual, se requerirá mantenerse informado sobre las fechas de cumplimiento de las diferentes obligaciones de IVA y Renta, lo que se facilitará si se cuenta con los calendarios que emite la Dirección General de Impuestos Internos y darles el seguimiento pertinente.
Otro de los elementos que permitirá la aplicación del manual, lo constituye el mantenerse pendiente de si se dan reformas a las leyes de IVA y Renta, a efectos de conocer tanto cómo se debe aplicar, así como desde cuando, además permitirá la actualización del manual.
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ETAPA II iii. Obligaciones Sustantivas Las obligaciones sustantivas son aquellas que implican un pago, entre ellas esta el pago o anticipo a cuenta del impuesto sobre la renta, las retenciones de impuesto sobre la renta, las retenciones y percepciones de impuesto a la transferencia de bienes muebles y a la prestación de servicios.
A continuación se presenta en detalle las obligaciones sustantivas y los procedimientos contenidos para su cumplimiento, a las cuales están sujetos los microempresarios dedicados al comercio por mayor.
PROCEDIMIENTO 1
OBLIGACIÓN SUSTANTIVA Realizar el pago mensual del anticipo a cuenta del impuesto sobre la renta
2
Realizar
el
descontadas
pago en
mensual
concepto
de de
las
renta
cantidades por
pagos
efectuados
3
Realizar el pago mensual de IVA y anual de renta, dentro del plazo estipulado para tal efecto presentando la declaración correspondiente
El detalle de los procedimientos con su respectivo diagrama es el siguiente:
Pro1-OS 1. REALIZAR EL PAGO MENSUAL DEL ANTICIPO A CUENTA DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA a) Objetivo de la Disposición
Cumplir con la obligación mensual del pago a cuenta, para evitar multas, recargos e intereses.
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b) Obligado Personas Naturales Titulares de Empresas Mercantiles que ejercen el comercio transfiriendo bienes o mercancías, tenga o no tenga matricula de comerciante individual; Transportistas domiciliados; Personas Jurídicas Domiciliadas.
c) Base Legal
Artículos 151 y 152 del Código Tributario y 92 de su Reglamento de Aplicación
d) Procedimiento de Aplicación Pro1-OS. REALIZAR EL PAGO MENSUAL DEL ANTICIPO A CUENTA DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA PASO
RESPONSABLE
1
Microempresario
2
Microempresario
3
Microempresario
4
Microempresario
5
Microempresario
6
Administración Tributaria/Perceptor Delegado DGT/Perceptor Delegado Bancario
7
Microempresario
ACCION
Solicita Formulario "F-14" en oficinas de la DGII Revisa el total de las ventas mensuales registradas en los libros IVA Completa los datos requeridos según el formulario "F-14", incluyendo los datos de identificación, el total de ventas del mes y realiza el calculo del 1.5% Verifica que el número "NIT" está bien escrito dentro de los datos generales del formulario "F-14" Presenta "F-14" debidamente lleno en las oficina de la DGII Recibe declaración y pago, revisa y sella en constancia de recibido
Revisa que su copia de declaración quede sellada de RECIBIDA.
e) Formularios a Utilizar
Formulario “F-14”, el cual es proporcionado por la Administración Tributaria f) Vigencia
Desde 1 de enero 2001 y por reformas desde 19 de Diciembre 2004 y desde 27 de Marzo de 2005.
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g) Diagrama Pro1-OS. REALIZAR EL PAGO MENSUAL DEL ANTICIPO A CUENTA DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
Administración Tributaria/Perceptor delegado DGT/Perceptor delegado bancario
Microempresario
1 6
Solicita Formulario "F-14" en oficinas de la DGII Recibe declaración y pago, revisa y sella en constancia de recibido 2
Revisa el total de las ventas mensuales registradas en los libros IVA
3
NO Declaración Correcta
Completa los datos requeridos según el formulario "F14", incluyendo los datos de identificación, el total de ventas del mes y realiza el calculo del 1.5%
4
Verifica que el número "NIT" está bien escrito dentro de los datos generales del formulario "F-14"
5
Presenta "F-14" debidamente lleno en las oficina de la DGII
7
Revisa que su copia de declaración quede sellada de RECIBIDA.
SI
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Pro2-OS 2. REALIZAR EL PAGO MENSUAL DE LAS CANTIDADES DESCONTADAS EN CONCEPTO DE RENTA POR PAGOS EFECTUADOS
a) Objetivo de la Disposición
Mantener un flujo mensual de recursos financieros
que permitan al Estado
atender las responsabilidades mensuales que le competen.
b) Obligado
Personas Naturales o Personas Jurídicas que paguen o acrediten a una persona natural domiciliada, servicios de carácter permanente, quienes aplicarán la tabla de retención correspondiente.
Persona Natural Titular de Empresa, Personas Jurídicas que paguen o acrediten pagos o anticipos por servicios o por adquisición de bienes intangibles a personas naturales, retendrán el 10%.
c) Base Legal
Artículo 62 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta; Artículos 154, 155, 156, 156-A del Código Tributario y 76, 93, 94, 95, 96 y 100 de su reglamento de aplicación.
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d) Procedimiento de Aplicación Pro2-OS. REALIZAR EL PAGO MENSUAL DE LAS CANTIDADES DESCONTADAS EN CONCEPTO DE RENTA POR PAGOS EFECTUADOS PASO
RESPONSABLE
1
Microempresario
2
Microempresario
ACCION Solicita Formulario "F-14" en oficinas de la DGII Revisa en el control correspondiente, el total de los valores pagados sobre los que descontó retención de renta
Microempresario
Completa los datos requeridos según el formulario "F-14", incluyendo los datos de identificación, el total de las sumas pagadas y los correspondientes valores retenidos
4
Microempresario
Verifica que el número "NIT" está bien escrito dentro de los datos generales del formulario "F-14"
5
Microempresario
3
6
7
Administración Tributaria/Perceptor Delegado DGT/Perceptor Delegado Bancario Microempresario
Presenta "F-14" debidamente lleno en las oficina de la DGII Recibe declaración y pago, revisa y sella en constancia de recibido
Revisa que su copia de declaración quede sellada de RECIBIDA.
e) Formularios a Utilizar
Formulario “F-14”, el cual es proporcionado por la Administración Tributaria
f) Vigencia
Desde 1 de enero 2001 y por reformas desde 19 de Diciembre 2004 y desde 27 de Marzo de 2005.
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g) Diagrama
Pro2-OS. REALIZAR EL PAGO MENSUAL DE LAS CANTIDADES DESCONTADAS EN CONCEPTO DE RENTA POR PAGOS EFECTUADOS Administración Tributaria/Perceptor delegado DGT/Perceptor delegado bancario
Microempresario
1
Solicita Formulario "F-14" en oficinas de la DGII
Recibe declaración y pago, revisa y sella en constancia de recibido
6
2
Revisa en el control correspondiente, el total de los valores pagados sobre los que descontó retención de renta NO Declaración Correcta 3
Completa los datos requeridos según el formulario "F-14", incluyendo los datos de identificación, el total de las sumas pagadas y los correspondientes valores retenidos
4
Verifica que el número "NIT" está bien escrito dentro de los datos generales del formulario "F-14"
5
Presenta "F-14" debidamente lleno en las oficina de la DGII
7
Revisa que su copia de declaración quede sellada de CANCELADO
SI
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Pro3-OS 3. REALIZAR EL PAGO MENSUAL DE IVA Y ANUAL DE RENTA, DENTRO DEL PLAZO ESTIPULADO PARA TAL EFECTO PRESENTANDO LA DECLARACIÓN CORRESPONDIENTE
a) Objetivo de la Disposición
Contar con un documento a través del cual el contribuyente de fe del cálculo de la base tributaria y consecuentemente recoja la veracidad de los datos contenidos en la liquidación de impuestos.
b) Obligado
Para el caso del Impuesto Sobre la Renta: Los sujetos que estén obligados a llevar contabilidad formal Los que hubieren declarado Impuesto Sobre la Renta en el ejercicio anterior Todos los sujetos registrados como contribuyentes del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios Las Personas Jurídicas
Para el caso del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios: Las Personas Naturales o Jurídicas, las Sociedades Nulas, irregulares o de hecho, que realicen dentro de su giro o actividad o en forma habitual, ventas u otras operaciones que signifiquen la transferencia onerosa del dominio de bienes muebles corporales, nuevos o usados; o que en forma habitual y onerosa presten alguno o varios de los servicios que señala la ley como hecho generador.
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c) Base Legal
Artículos 91 del Código Tributario; Artículo 92 de la Ley Impuesto Sobre la Renta; Artículos 20, 22 y 24 de la Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios.
d) Procedimiento de Aplicación
Pro3-OS. REALIZAR DE PAGO MENSUAL DE IVA Y ANUAL DE RENTA, DENTRO DEL PLAZO ESTIPULADO PARA TAL EFECTO, PRESENTANDO LA DECLARACIÓN CORRESPONDIENTE PASO 1
RESPONSABLE Microempresario (Contribuyente) Microempresario (Contribuyente)
ACCION Solicita en las oficinas de la DGII los formularios "F-11" y "F-07" Revisa los datos de los libros de IVA contra las facturas y comprobantes de crédito fiscal; así como los registros de ingresos del año, costos y gastos para el caso de Renta
Microempresario (Contribuyente)
Llena los formularios "F-07" con los datos de libros IVA y "F-11" con los datos de ingresos anuales, costos y gastos
2
3
4
5
Administración Recibe declaración y pago, revisa y Tributaria/Receptor delegado sella en constancia de recibido DGII Microempresario (Contribuyente)
Revisa que su copia de declaración quede sellada en señal de acuse de recibo
e) Formularios a Utilizar
Formulario “F-07” Declaración y Pago del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios, y Formulario “F-11” Declaración de Impuesto Sobre la Renta.
f) Vigencia Desde 1 de enero de 2001
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g) Diagrama
Pro3-OS. REALIZAR EL PAGO MENSUAL DE IVA Y ANUAL DE RENTA, DENTRO DEL PLAZO ESTIPULADO PARA TAL EFECTO, PRESENTANDO LA DECLARACIÓN CORRESPONDIENTE
Microempresario (Contribuyente)
Administración Tributaria/Receptor delegado DGII
1
Solicita en las oficinas de la DGII los formularios "F-11" y "F-07"
4
Recibe declaración y pago, revisa y sella en constancia de recibido
2
Revisa los datos de los libros de IVA contra las facturas y comprobantes de crédito fiscal; así como los registros de ingresos del año, costos y gastos para el caso de Renta NO 3 Declaración Correcta
Llena los formularios "F-07" con los datos de libros IVA y "F-11" con los datos de ingresos anuales, costos y gastos
SI
5
Revisa que su copia de declaración quede sellada en señal de acuse de recibo
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iv.
Obligaciones Formales
Las obligaciones formales son aquellas que por disposición de ley deben cumplirse por los sujetos que deban dar, hacer o no hacer algo encaminado a asegurar el cumplimiento de la obligación tributaria sustantiva o sea del pago del impuesto.
A continuación se presentan en detalle las obligaciones formales y los procedimientos contenidos para su cumplimiento.
PROCEDIMIENTO 1
OBLIGACIÓN FORMAL Presentar solicitud de inscripción en el registro de contribuyentes que lleva la Dirección General de Impuestos Internos (DGII)
2
Indicar en la solicitud de inscripción de contribuyente, la dirección en donde la DGII podrá realizar cualquier comunicación
3
Presentar el detalle de las cifras de los Estados Financieros de conformidad al formulario “F-971” o al reverso de la declaración de Renta (según el caso)
4
Pedir el correspondiente documento, en formato autorizado por la DGII, que ampare las compras realizadas (Comprobante de Crédito Fiscal, Factura o equivalente)
5
Exigir
a
quienes
les
compra,
que
escriban
la
identificación completa en el recibo u otro documento que le emitan, en el caso de que éstos no estén inscritos como contribuyentes
130
6
Presentar
anualmente
un
informe
a
la
DGII,
conteniendo el detalle de las personas a las que les hayan descontado retenciones del impuesto sobre la renta
7
Presentar mensualmente un informe a la DGII, conteniendo
el
detalle
de
las
retenciones
o
percepciones que le hayan efectuado los grandes contribuyentes
8
Llevar contabilidad formal, en el caso de que la microempresa llene los requisitos del Código de Comercio para llevarla
9
Llevar
con
la
debida
documentación,
registros
especiales que faciliten a la DGII revisar las cifras que se reflejen en las declaraciones de IVA y Renta
10
Llevar los libros de compras y de ventas relativos al control del IVA
11
Llevar registros de mercaderías que permitan identificar fácilmente los productos que venden
12
Informar por escrito a la DGII, en el caso que ya no realizará compras ni ventas
13
Entregar una constancia anual a la persona a quien le haya retenido impuesto sobre la renta, la cual deberá contener el total de lo pagado y el monto retenido durante el año de impuesto sobre la renta
131
14
Entregar a las personas a quienes les cancele un servicio, constancia del valor retenido de renta al momento de pagar dicho servicio
15
Mantener debidamente archivada la documentación, información y pruebas que amparen los registros bases para preparar las declaraciones de impuesto
16
Informar a la DGII, sobre la pérdida de documentación que ampare los registros bases para preparar las declaraciones de impuesto
17
Solicitar a la DGII la autorización de la numeración correlativa de los documentos legales
ETAPA III El detalle de los procedimientos con su respectivo diagrama es el siguiente:
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Pro1-OF 1. PRESENTAR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE CONTRIBUYENTES QUE LLEVA LA DIRECCIÓN GENERAL DE IMPUESTOS INTERNOS (DGII) a. Objetivo de la Disposición
Formalizarse como contribuyente ante la Dirección General de Impuestos Internos
b. Obligado
El Obligado al pago de los diferentes impuestos administrados por la Administración Tributaria, exportadores e importadores habituales
c. Base Legal
Artículos 86 y 235 Código Tributario, 24 y 25 de su Reglamento de Aplicación; Artículos 28 y 30 de la Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios
133
d. Procedimiento de Aplicación Pro1-OF. PRESENTAR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE CONTRIBUYENTES QUE LLEVA LA DIRECCIÓN GENERAL DE IMPUESTOS INTERNOS (DGII) PASO
1
2
RESPONSABLE Microempresario (Contribuyente)
ACCION Retira formulario F-210 "Registro Unico de Contribuyentes"(RUC), en oficinas de la Administración Tributaria designadas
Microempresario (Contribuyente)
Complementa formulario "F-210", suministrando la información y documentación que la DGII requiere
Administración Tributaria/DGII
Recibe y revisa datos contenidos en formulario 210 y la documentación anexa; si todo está a satisfacción emite y entrega la tarjeta que acredita la calidad de contribuyente del microempresario, que contiene el Número de Registro (NRC)
Microempresario (Contribuyente)
Presenta Tarjeta original (NRC) al efectuar compras o se utilicen servicios necesarios para la actividad de la empresa, todo para exigir Comprobante de Crédito Fiscal
3
4
e. Formularios a Utilizar
Formulario “F-210” el cual es proporcionado por la Administración Tributaria
f. Vigencia
Desde 1 de enero de 2001
134
g. Diagrama Pro1-OF. PRESENTAR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE CONTRIBUYENTES QUE LLEVA LA DIRECCIÓN GENERAL DE IMPUESTOS INTERNOS
Microempresario (Contribuyente)
Administración Tributaria/DGII
1
3
Recibe y revisa datos contenidos en formulario 210 y la documentación anexa; si todo está a satisfacción emite y entrega la tarjeta que acredita la calidad de contribuyente del microempresario, que contiene el Número de Registro (NRC)
Retira formulario F-210 "Registro Unico de Contribuyentes"(RUC), en oficinas de la Administración Tributaria designadas
2
Complementa formulario "F-210", suministrando la información y documentación que la DGII requiere NO
4
Recibe y revisa datos contenidos 4en la Tarjeta de Registro (NRC)
5
Presenta Tarjeta original (NRC) al efectuar compras o se utilicen servicios necesarios para la actividad de la empresa, todo para exigir Comprobante de Crédito Fiscal
Información y documenetación correcta
SI
135
Pro2-OF 2. INDICAR EN LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE CONTRIBUYENTE, LA DIRECCIÓN EN DONDE LA DGII PODRÁ REALIZAR CUALQUIER COMUNICACIÓN
a. Objetivo de la Disposición
Mantener un lugar de comunicación oficial ante la Dirección General de Impuestos Internos
b. Obligado
Todo sujeto pasivo
c. Base Legal
Artículos 90 y 237 del Código Tributario y 109 inciso 1º de su Reglamento de Aplicación
d. Procedimiento de Aplicación
136
Pro2-OF. INDICAR EN LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE CONTRIBUYENTE, LA DIRECCIÓN EN DONDE LA DGII PODRÁ REALIZAR CUALQUIER COMUNICACIÓN PASO 1
2
3
4
RESPONSABLE Microempresario (Contribuyente)
ACCION Completa el apartado del formulario "F-210" con la dirección para oir notificaciones
Microempresario (Contribuyente)
Complementa formulario "F-211" los primeros 10 días hábiles de cada año, actualizando dirección de lugar para recibir notificación
Administración Tributaria/DGII
Recibe y revisa datos contenidos en formulario 210 o 211
Microempresario (Contribuyente)
Se asegura que la tarjeta (NRC) contiene los datos correctos en el caso de F-210, o que se registre el acuse de recibo en el caso de F-211
e. Formularios a Utilizar
Formularios “F210”, el cual permitirá señalar el lugar al momento de la inscripción; formulario “F-211”, que se utilizará para la actualización del lugar para recibir notificaciones.
El formulario deberá ser firmado por el propio sujeto pasivo, por Representante Legal o apoderado debidamente acreditado y facultado para tal efecto.
f. Vigencia
Desde 1 de Enero de 2001 y por reforma desde el 19 de Diciembre de 2004
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g. Diagrama Pro2-OF. INDICAR
EN LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE CONTRIBUYENTE, LA DIRECCIÓN EN DONDE LA DGII PODRÁ REALIZAR CUALQUIER COMUNICACIÓN
Microempresario (Contribuyente)
Administración Tributaria/DGII
1
Completa el apartado del formulario "F-210" con la dirección para oir notificaciones
3 2
Complementa formulario "F-211" los primeros 10 días hábiles de cada año, actualizando dirección de lugar para recibir notificación
4
Se asegura que la tarjeta (NRC) contiene los datos correctos en el caso de F-210, o que se registre el acuse de recibo en el caso de F-211
Recibe y revisa datos contenidos en formulario “F210” o “F-211”
138
Pro3-OF 3. PRESENTAR EL DETALLE DE LAS CIFRAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE CONFORMIDAD AL FORMULARIO “F-971” O AL REVERSO DE LA DECLARACIÓN DE RENTA (SEGÚN EL CASO)
a. Objetivo de la Disposición
Mantener bases de datos que faciliten verificar la consistencia de los datos presentados en las liquidaciones de impuestos de los contribuyentes
b. Obligado
Contribuyentes del Impuesto Sobre la Renta
c. Base Legal
Artículo 91 del Código Tributario
d. Procedimiento de Aplicación Pro3-OF. PRESENTAR EL DETALLE DE LAS CIFRAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE CONFORMIDAD AL FORMULARIO “F-971” O AL REVERSO DE LA DECLARACIÓN DE RENTA (SEGÚN EL CASO) PASO 1
2
3
4 5
RESPONSABLE Microempresario (Contribuyente) Microempresario (Contribuyente)
Microempresario (Contribuyente)
Administración Tributaria/DGII Microempresario (Contribuyente)
ACCION Solicita el formulario "F-971" si lleva contabilidad formal Revisa los documentos en donde se detallan los ingresos anuales, asi como los costos, gastos, bienes y deudas Completa el formulario "F-971"si lleva contabilidad formal, de lo contrario lleva el reverso del formulario "F-11" (Declaración Renta) Recibe formulario debidamente lleno, revisa y sella en constancia de recibido Revisa que su copia de formulario quede sellada en señal de acuse de recibo
139
e. Formularios a Utilizar
Formulario “F-971” diseñado por la Dirección General de Impuestos Internos
f. Vigencia Desde el 19 de Diciembre de 2004
g. Diagrama
140
Pro4-OF 4. PEDIR EL CORRESPONDIENTE DOCUMENTO, EN FORMATO AUTORIZADO POR LA DGII, QUE AMPARE LAS COMPRAS REALIZADAS (COMPROBANTE DE CRÉDITO FISCAL, FACTURA O EQUIVALENTE)
a. Objetivo de la Disposición
Evitar el riesgo de recibir una multa por no recibir documentos legalmente autorizados
b. Obligado
Adquirentes de bienes o usuarios de los servicio
c. Base Legal
Artículo 117 del Código Tributario
d. Procedimiento de Aplicación
Pro4-OF. PEDIR EL CORRESPONDIENTE DOCUMENTO, EN FORMATO AUTORIZADO POR LA DGII, QUE AMPARE LAS COMPRAS REALIZADAS (COMPROBANTE DE CRÉDITO FISCAL, FACTURA O EQUIVALENTE) PASO 1
RESPONSABLE Microempresario
2
Vendedor registrado como contribuyente
3
Microempresario
4
Microempresario
5
Microempresario
ACCION Pide el comprobante de la compra realizada Entrega comprobante de crédito fiscal en formulario que indique la autorización de la DGII Recibe comprobante Registra en libros IVA, la operación de compra según comprobante Archiva por el período de 5 años el comprobante
141
e. Formularios a Utilizar
Comprobante de Crédito Fiscal, Factura o Tiquete según especificaciones de Ley y autorizados por la Administración Tributaria
f. Vigencia
Desde 1 de enero de 2001 y según reformas desde 19 de Diciembre de 2004.
g) Diagrama
142
Pro5-OF 5. EXIGIR A QUIENES LES COMPRA, QUE ESCRIBAN LA IDENTIFICACIÓN COMPLETA EN EL RECIBO U OTRO DOCUMENTO QUE LE EMITAN, EN EL CASO DE QUE ÉSTOS NO ESTÉN INSCRITOS COMO CONTRIBUYENTES
a. Objetivo de la Disposición
Documentar debidamente desembolsos deducibles sobre la renta
b. Obligado
Contribuyentes IVA
c. Base Legal
Artículo 119 del Código Tributario
d. Procedimiento de Aplicación
Pro5-OF. EXIGIR A QUIENES LES COMPRA, QUE ESCRIBAN LA IDENTIFICACIÓN COMPLETA EN EL RECIBO U OTRO DOCUMENTO QUE LE EMITAN, EN EL CASO DE QUE ÉSTOS NO ESTÉN INSCRITOS COMO CONTRIBUYENTES PASO 1 2
3 4 5 6
RESPONSABLE
ACCION Realiza compra Microempresario Solicita que en el comprobante de compra se incluya la identificación Microempresario personal del vendedor (Nombre, Dirección, NIT, DUI) Vendedor no registrado como Emite comprobante de compra contribuyente Retira comprobante de compra Microempresario Registra en los libros contables el comprobante de compra (no incorporar Microempresario en los libros IVA) Microempresario
Archiva por el período de 5 años el comprobante retirado
143
e. Formularios a Utilizar
Recibo, Factura u otro documento emitido por un Sujeto Excluido de la Calidad de Contribuyente, agregando los datos indicados por Ley
f. Vigencia
Desde 1 de enero de 2001 y según reformas desde 19 de Diciembre de 2004.
g. Diagrama
144
Pro6-OF 6. PRESENTAR ANUALMENTE UN INFORME A LA DGII, CONTENIENDO EL DETALLE DE LAS PERSONAS A LAS QUE LES HAYAN DESCONTADO RETENCIONES DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
a. Objetivo de la Disposición
Reportar a la Dirección General de Impuestos Internos, el detalle de las personas a quienes descontó impuesto sobre la renta
b. Obligado
Personas Naturales o jurídicas, sucesiones o fideicomisos que retengan Impuesto Sobre la Renta
c. Base Legal
Artículo 123 y 128 del Código Tributario, 57 de su Reglamento de Aplicación
d. Procedimiento de Aplicación Pro6-OF. PRESENTAR ANUALMENTE UN INFORME A LA DGII, CONTENIENDO EL DETALLE DE LAS PERSONAS A LAS QUE LES HAYAN DESCONTADO RETENCIONES DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA PASO 1
2
3 4 5
RESPONSABLE Microempresario (Contribuyente) Microempresario (Contribuyente)
ACCION Solicita en las oficinas de la DGII el formulario "F-910" Recopila los datos correspondientes a los montos pagados durante el año y sus correspondientes retenciones de impuesto sobre la renta
Microempresario (Contribuyente)
Completa el formulario "F-910" con sus datos de identificación general, los nombres, montos pagados y retenidos
DGII
Recibe formulario debidamente lleno, revisa y sella en constancia de recibido Revisa que su copia de hoja resumen quede sellada en señal de acuse de recibo
Microempresario (Contribuyente)
145
e. Formularios a Utilizar
Formulario “F-910”
f. Vigencia Desde 1 de enero de 2001 y según reformas desde 19 de Diciembre de 2004.
g. Diagrama
146
Pro7-OF 7. PRESENTAR MENSUALMENTE UN INFORME A LA DGII, CONTENIENDO EL DETALLE DE LAS RETENCIONES O PERCEPCIONES QUE LE HAYAN EFECTUADO LOS GRANDES CONTRIBUYENTES a. Objetivo de la Disposición Reportar a la Dirección General de Impuestos Internos los valores retenidos IVA para poder hacer uso del crédito correspondiente
b. Obligado
Contribuyentes del IVA que hubieren sido sujetos de retenciones o de percepciones
c. Base Legal
Artículo 123-A del Código Tributario
d. Procedimiento de Aplicación Pro7-OF. PRESENTAR MENSUALMENTE UN INFORME A LA DGII, CONTENIENDO EL DETALLE DE LAS RETENCIONES O PERCEPCIONES QUE LE HAYAN EFECTUADO LOS GRANDES CONTRIBUYENTES PASO
2
RESPONSABLE Microempresario (Contribuyente) Microempresario (Contribuyente)
ACCION Solicita en las oficinas de la DGII el formulario "F-930" Recopila los datos correspondientes a las retenciones y percepciones que le ha efectuado los grandes contribuyentes
3
Microempresario (Contribuyente)
4
Microempresario (Contribuyente)
Completa formulario (F-930) con Período tributario/NIT/NOMBRE según tarjeta NIT) Completa las casillas del "F-930" correspondientes a los valores retenidos durante el mes declarado
1
5 6
DGII Microempresario (Contribuyente)
Recibe formulario debidamente lleno, revisa y sella en constancia de recibido Revisa que su copia de hoja resumen quede sellada en señal de acuse de recibo
147
e. Formularios a Utilizar
Formulario “F-930”
f. Vigencia
Desde el 19 de Diciembre de 2004
g. Diagrama
148
Pro8-OF 8. LLEVAR CONTABILIDAD FORMAL, EN EL CASO DE QUE LA MICROEMPRESA LLENE LOS REQUISITOS DEL CÓDIGO DE COMERCIO PARA LLEVARLA
a. Objetivo de la Disposición
Contar con una herramienta de control efectiva para garantizar el cumplimiento sustantivo correcto de las obligaciones tributarias, a través de evidenciar técnicamente las transacciones que generan obligaciones tributarias
b. Obligado
Sujetos pasivos obligados de conformidad a lo establecido en el Código de Comercio o en las leyes especiales
c. Base Legal
Artículos 139 del Código Tributario, 73, 74, 78 inciso 1° y 80 de su Reglamento de Aplicación; Artículos del 435 al 441 del Código de Comercio.
d. Procedimiento de Aplicación
149
Pro8-OF. LLEVAR CONTABILIDAD FORMAL, EN EL CASO DE QUE LA MICROEMPRESA LLENE LOS REQUISITOS DEL CÓDIGO DE COMERCIO PARA LLEVARLA PASO 1
RESPONSABLE Microempresario contribuyente del IVA
2 3 4 5 6 7 8 9 10
ACCION Establece si conforme al Código de Comercio está obligado a llevar contabilidad forma
Contador Público Autorizado o Profesional en la materia Contador del microempresario Contador Público Autorizado o Profesional en la materia Contador Público Autorizado Contador del microempresario Contador del microempresario Contador del microempresario Contador del microempresario
Formula el sistema contable que se adecue a la naturaleza del negocio Folea libros empastados en forma correlativa y señala su identificación Diseña los libros auxiliares de cuentas necesarias Autoriza legalmente libros contables Respalda las operaciones con la documentación legal pertinente Registra las operaciones en los libros correspondientes Formula los Estados Financieros de la empresa Archiva adecuadamente la documentación y libros contables
Microempresario contribuyente del IVA
Presenta a la DGII los registros y documentación contable cuando le sea requerido
e. Formularios a Utilizar
Todos los necesarios según el método contable adaptado a la naturaleza del negocio.
f. Vigencia
Desde el 1 de Enero de 2001
150
g. Diagrama Pro8-OF. LLEVAR CONTABILIDAD FORMAL, EN EL CASO DE QUE LA MICROEMPRESA LLENE LOS REQUISITOS DEL CÓDIGO DE COMERCIO PARA LLEVARLA Microempresario contribuyente del IVA
Contador Público Autorizado o Profesional en la materia
Contador Público Autorizado
Contador del microempresario
1
3
Establece si conforme al Código de Comercio está obligado a llevar contabilidad forma
Folea libros empastados en forma correlativa y señala su identificación
2
Formula el sistema contable que se adecue a la naturaleza del negocio
6
Respalda las operaciones con la documentación legal pertinente
4
Diseña los libros auxiliares de cuentas necesarias
5
Autoriza legalmente libros contables
7
Registra las operaciones en los libros correspondientes
8
Formula los Estados Financieros de la empresa 10
Presenta a la DGII los registros y documentación contable cuando le sea requerido
9
Archiva adecuadamente la documentación y libros contables
151
Pro9-OF 9. LLEVAR CON LA DEBIDA DOCUMENTACIÓN, REGISTROS ESPECIALES QUE FACILITEN A LA DGII REVISAR LAS CIFRAS QUE SE REFLEJEN EN LAS DECLARACIONES DE IVA Y RENTA
a. Objetivo de la Disposición
Contar con herramientas de control efectivas para garantizar el cumplimiento sustantivo correcto de las obligaciones tributarias, a través de evidenciar técnicamente y con la mayor especificación posible, las transacciones que generan obligaciones tributarias
b. Obligado
Todo
sujeto
pasivo
(para
determinados
sujetos
pasivos,
se
establece
disposiciones específicas de conformidad a la naturaleza de la actividad económica)
c. Base Legal
Artículo 140 del Código Tributario y 73 de su Reglamento de Aplicación.
152
d. Procedimiento de Aplicación Pro9-OF. LLEVAR CON LA DEBIDA DOCUMENTACIÓN, REGISTROS ESPECIALES QUE FACILITEN A LA DGII REVISAR LAS CIFRAS QUE SE REFLEJEN EN LAS DECLARACIONES DE IVA Y RENTA PASO 1
RESPONSABLE Microempresario
2
Microempresario
3
Microempresario
4
Microempresario
5
Microempresario
6
Microempresario
7
Microempresario
8
Microempresario
ACCION Contrata servicios para que le diseñen los libros auxiliares necesarios legalmente Folea libros empastados en forma correlativa Detalla bienes, cuentas por cobrar y deudas al principio de cada ejercicio o período impositivo en un libro encuadernado Anota las compras, gastos y ventas durante el desarrollo de sus operaciones Respalda las operaciones con la documentación legal pertinente Totaliza operaciones al final de cada año Archiva ordenados cronológicamente los libros auxiliares y documentación correspondiente por un período de 5 años Muestra los libros y documentación correspondiente a la DGII cuando se lo requiera
e. Formularios a Utilizar
Los necesarios para facilitar el registro en los libros auxiliares diseñados.
f. Vigencia
Desde el 1 de enero de 2001
153
g.
Diagrama
154
Pro10-OF 10. LLEVAR LOS LIBROS DE COMPRAS Y DE VENTAS RELATIVOS AL CONTROL DEL IVA
a. Objetivo de la Disposición
Contar con herramientas de control efectivas para garantizar el cumplimiento correcto del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios, a través de evidenciar técnicamente, las transacciones que generan obligaciones tributarias.
b. Obligado
Contribuyentes inscritos en el IVA
c. Base Legal Artículo 141 de Código Tributario; Artículo 440 del Código de Comercio
d. Procedimiento de Aplicación
155
Pro10-OF. LLEVAR LOS LIBROS DE COMPRAS Y DE VENTAS RELATIVOS AL CONTROL DEL IVA PASO
RESPONSABLE
1
Microempresario contribuyente del IVA o su contador
2
3 4
Microempresario contribuyente del IVA o su contador
ACCION Compra los libros empastados de compras y ventas para el IVA Enumera páginas de libros empastados en forma correlativa
Autoriza libros o registros del sistema Contador Público Autorizado "IVA" Abre las cuentas especiales Microempresario requeridas para el control del contribuyente del IVA o su cumplimiento del sistema "IVA" en los contador registros correspondientes
5
Microempresario contribuyente del IVA o su contador
Anota las compras y ventas conforme a los comprobantes correspondientes
6
Microempresario contribuyente del IVA o su contador
Totaliza libros por cada mes
7
Microempresario contribuyente del IVA o su contador
Firma hoja en donde conste el total de operaciones de cada período
8
Microempresario contribuyente del IVA
Muestra los libros y documentación correspondiente a la DGII cuando se lo requiera
e. Formularios a Utilizar
Los necesarios para cumplir legalmente con los registros del sistema “IVA”.
f. Vigencia
Desde el 1 de Enero de 2001
156
g. Diagrama Pro10-OF. LLEVAR LOS LIBROS DE COMPRAS Y DE VENTAS RELATIVOS AL CONTROL DEL IVA
Microempresario contribuyente del IVA o su contador
Contador Público Autorizado
1
Compra los libros empastados de compras y ventas para el IVA 3 2
Autoriza libros o registros del sistema "IVA"
Folea libros empastados en forma correlativa
4
Abre las cuentas especiales requeridas para el control del cumplimiento del sistema "IVA" en los registros correspondientes 5
Anota las compras y ventas conforme a los comprobantes correspondientes
6
Totaliza libros por cada mes
7
Firma hoja en donde conste el total de operaciones de cada período
8
Muestra los libros y documentación correspondiente a la DGII cuando se lo requiera
157
Pro11-OF 11. LLEVAR REGISTROS DE MERCADERÍAS QUE PERMITAN IDENTIFICAR FÁCILMENTE LOS PRODUCTOS QUE VENDEN
a. Objetivo de la Disposición
Contar con una herramienta de control efectiva para garantizar el cumplimiento sustantivo correcto de las obligaciones tributarias, que tienen que ver con la transferencia de bienes muebles
b. Obligado
Sujetos pasivos cuyas operaciones consistan en transferencias de bienes muebles corporales
c. Base Legal
Artículo 142 del Código Tributario
d. Procedimiento de Aplicación Pro11-OF. LLEVAR REGISTROS DE MERCADERÍAS QUE PERMITAN IDENTIFICAR FÁCILMENTE LOS PRODUCTOS QUE VENDEN PASO
RESPONSABLE
1
Microempresario
ACCION Registra el valor de las mercadería para la venta, indicando la correspondiente cantidad de producto
Microempresario
Cuena la cantidad de mercadería que tiene en existencia al comienzo del negocio y al final de cada ejercicio impositivo
3
Microempresario
Redacta una acta que contenga el detalle de la mercadería indicando la cantidad y valor del producto en existencia
4
Microempresario
5
Microempresario
2
Archiva ordenadamente las actas, por un período de 5 años Muestra las actas de existencia de mercadería a la DGII cuando se lo requiera
158
e. Formularios a Utilizar Formulario dividido en columnas referidas a Agrupamiento de bienes conforme su naturaleza, Cantidad de Bienes, Unidad de Medida, Denominación del Bien, Precio Unitario Neto de IVA y Valor Total de Unidades. f. Vigencia
Desde el 1 de enero de 2001 y por reforma desde el 19 de Diciembre de 2006.
g. Diagrama
159
Pro12-OF 12. INFORMAR POR ESCRITO A LA DGII, EN EL CASO QUE YA NO REALIZARÁ COMPRAS NI VENTAS
a. Objetivo de la Disposición Evitar incurrir en omisiones de declaraciones de impuesto
b. Obligado
Sujetos pasivos que cesen definitivamente en la realización de actividades o pongan término a su negocio por venta, liquidación, permuta, disolución de sociedad, u otra causa
c. Base Legal
Artículo 144 del Código Tributario
d. Procedimiento de Aplicación
Pro12-OF. INFORMAR POR ESCRITO A LA DGII, EN EL CASO QUE YA NO REALIZARÁ COMPRAS NI VENTAS PASO
RESPONSABLE
1
Microempresario contribuyente del IVA DGII
2
3 4
Microempresario contribuyente del IVA DGII
ACCION Presenta escrito a la DGII mediante el cual informa terminación de las operaciones del negocio Recibe escrito de cese de actividades constatando las formalidades pertinentes y acusa recibo Presenta las declaraciones de IVA y renta hasta que se le notifique resolución de cierre de expediente Notifica resolución en donde comunica cierre de expediente
160
e. Formularios a Utilizar
Escrito dirigido al Director General de Impuestos Internos el cual debe contener el nombre y generales del Microempresario, número de registro de contribuyente (NRC), número de identificación tributaria (NIT) y la expresión del cese de realización de actividades y consignando el lugar, fecha y firma del microempresario.
f. Vigencia
Desde el 1 de Enero de 2001. g.
Diagrama
161
Pro13-OF 13. ENTREGAR UNA CONSTANCIA ANUAL A LA PERSONA A QUIEN LE HAYA RETENIDO IMPUESTO SOBRE LA RENTA, LA CUAL DEBERÁ CONTENER EL TOTAL DE LO PAGADO Y EL MONTO RETENIDO DURANTE EL AÑO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
a. Objetivo de la Disposición
Garantizar el valor a que tiene derecho la persona a quien se le retuvo, a efectos de acreditarse dicho valor en su liquidación anual del impuesto sobre la renta
b. Obligado
Agente de Retención del Impuesto Sobre la Renta
c. Base Legal
Artículo 145 del Código Tributario
d. Procedimiento de Aplicación Pro13-OF. ENTREGAR UNA CONSTANCIA ANUAL A LA PERSONA A QUIEN LE HAYA RETENIDO IMPUESTO SOBRE LA RENTA, LA CUAL DEBERÁ CONTENER EL TOTAL DE LO PAGADO Y EL MONTO RETENIDO DURANTE EL AÑO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA PASO 1
RESPONSABLE Microempresario
2 3 4
Microempresario
ACCION Recopila información de las remuneraciones pagadas a sus empleados dependientes durante el ejercicio próximo anterior Redacta constancia que contenga el monto anual devengado y el valor retenido
Entrega constancia a la persona que le retuvo Prepara su declaración anual del Persona a quien le hicieron la Impuesto Sobre la Renta, tomando de retención base la constancia recibida Microempresario
162
e. Formularios a Utilizar
Según diseño propio del microempresario, pero que deberá contener el Total de las remuneraciones pagadas, el concepto de pago, el período cubierto por ellas y el monto total retenido.
f. Vigencia
Desde el 1 de Enero de 2001 y por reforma desde el 19 de Diciembre de 2004.
g.
Diagrama
163
Pro14-OF 14. ENTREGAR A LAS PERSONAS A QUIENES LES CANCELE UN SERVICIO, CONSTANCIA DEL VALOR RETENIDO DE RENTA AL MOMENTO DE PAGAR DICHO SERVICIO
a. Objetivo de la Disposición
Garantizar al sujeto pasivo el valor que se le ha retenido, de tal manera que tenga comprobación del valor a que tiene derecho como crédito en su liquidación anual del impuesto sobre la renta
b. Obligado
Agente de Retención del Impuesto Sobre la Renta
c. Base Legal
Artículo 145 del Código Tributario y 101 de su Reglamento de Aplicación.
d. Procedimiento de Aplicación
Pro14-OF. ENTREGAR A LAS PERSONAS A QUIENES LES CANCELE UN SERVICIO, CONSTANCIA DEL VALOR RETENIDO DE RENTA AL MOMENTO DE PAGAR DICHO SERVICIO
PASO
RESPONSABLE
1
Microempresario
2
Microempresario
3
Microempresario
4
Persona que presta un servicio
ACCION Requiere un servicio necesario para el negocio Emite recibo por el valor del servicio, indicando la cantidad retenida de impuesto sobre la renta Entrega recibo al momento del pago Prepara su declaración anual del Impuesto Sobre la Renta, tomando de base la constancia recibida
164
e. Formularios a Utilizar
Según diseño propio del microempresario, pero que deberá contener el concepto de pago, monto, cantidad retenida, nombre y NIT del sujeto de retención y NIT y firma del microempresario (Agente de Retención).
f. Vigencia
Desde el 1 de Enero de 2001 y por reforma desde el 19 de Diciembre de 2004.
g.
Diagrama
165
Pro15-OF 15. MANTENER DEBIDAMENTE ARCHIVADA LA DOCUMENTACIÓN, INFORMACIÓN Y PRUEBAS QUE AMPAREN LOS REGISTROS BASES PARA PREPARAR LAS DECLARACIONES DE IMPUESTO
a. Objetivo de la Disposición Mantener fuentes de información por un tiempo prudencial, a efectos de no incurrir en multas ante una verificación de la DGII
b. Obligado
Personas o entidades, tengan o no el carácter de contribuyentes, responsables, agentes de retención o percepción
c. Base Legal Artículo 147 del Código Tributario
d. Procedimiento de Aplicación Pro15-OF. MANTENER DEBIDAMENTE ARCHIVADA LA DOCUMENTACIÓN, INFORMACIÓN Y PRUEBAS QUE AMPAREN LOS REGISTROS BASES PARA PREPARAR LAS DECLARACIONES DE IMPUESTO PASO 1
RESPONSABLE Microempresario
2
Microempresario
3
Microempresario
e. Formularios a Utilizar No Aplica. f. Vigencia Desde el 1 de Enero de 2001.
ACCION Ordena y guarda cronológicamente los libros y documentación contable Guarda las copias de las declaraciones de impuestos presentadas y de los recibos de pago correspondientes Muestra los libros y documentación a la DGII cuando se lo requiera
166
g. Diagrama
167
Pro16-OF 16. INFORMAR A LA DGII, SOBRE LA PÉRDIDA DE DOCUMENTACIÓN QUE AMPARE LOS REGISTROS BASES PARA PREPARAR LAS DECLARACIONES DE IMPUESTO
a. Objetivo de la Disposición
Mantener una herramienta de control efectiva para garantizar el cumplimiento sustantivo correcto de las obligaciones tributarias, a través de evidenciar técnicamente las transacciones históricas que generan obligaciones tributarias
b. Obligado
Contribuyentes
c. Base Legal
Artículo 149 del Código Tributario
d. Procedimiento de Aplicación
Pro16-OF. INFORMAR A LA DGII, SOBRE LA PÉRDIDA DE DOCUMENTACIÓN QUE AMPARE LOS REGISTROS BASES PARA PREPARAR LAS DECLARACIONES DE IMPUESTO PASO
RESPONSABLE
1
Microempresario
2
Microempresario
3
DGII
4
Microempresario
ACCION Prepara escrito para informar pérdida de libros y/o documentos contables Presenta escrito a la DGII Contesta escrito indicando que se reconstruya la documentación extraviada Reconstruye los libros y/o documentos perdidos
168
e. Formularios a Utilizar
Escrito dirigido al Director General de Impuestos Internos, el cual debe contener el nombre y generales del Microempresario, número de registro de contribuyente (NRC), número de identificación tributaria (NIT) y la expresión de la pérdida de registros contables, archivos y/o documentos legales y consignando el lugar, fecha y firma del microempresario.
f. Vigencia
Desde el 1 de Enero de 2001.
g.
Diagrama
169
Pro17-OF 17. SOLICITAR A LA DGII LA AUTORIZACIÓN DE LA NUMERACIÓN CORRELATIVA DE LOS DOCUMENTOS LEGALES
h) Objetivo de la Disposición
Garantizar a los clientes que los impuestos que estos han pagado se harán llegar al Estado
i) Obligado
Todos los Contribuyentes
j) Base Legal
Artículo 115-A del Código Tributario
k) Procedimiento de Aplicación Pro17-OF. SOLICITAR A LA DGII LA AUTORIZACIÓN DE LA NUMERACIÓN CORRELATIVA DE LOS DOCUMENTOS LEGALES PASO
RESPONSABLE
1
Microempresario
2
Microempresario
3
Delegado de la DGII
4
Delegado de la DGII
5
Delegado de la DGII
6
Microempresario
7
Imprenta Autorizada
8
Microempresario
9
Microempresario
ACCION Completa formulario "F-940", solicitud de asignación de correlativos Presenta solicitud (formulario "F-940") Solicita identificación al microempresario Revisa e incorpora datos al sistema informático Comunica la autorización al microempresario Solicita a la imprenta la elaboración de los documentos autorizados Emite documentos según orden de trabajo Verifica que el número de autorización se consigne en los documentos que se elaboren Entrega documento a cliente, de conformidad a la operación económica que se realice
170
l) Formularios a Utilizar
Formulario “F940” (Solicitud de Asignación y Autorización de Correlativo para la Emisión de Documentos Legales) proporcionado por la Administración Tributaria.
m) Vigencia
Desde el 19 de Diciembre de 2004 n) Diagrama
171
ETAPA IV
v. Autocontrol
A continuación se presenta el Procedimiento de Autocontrol, el cual a través de diagramas, señala las acciones que tiene que realizar el microempresario dedicado al comercio por mayor de la ciudad de Cojutepeque a efectos de aplicar el autocontrol de las obligaciones tributarias referente al Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios (IVA) y al Impuesto sobre la Renta.
Es de considerar que las acciones están distribuidas de tal forma que por cada impuesto, es decir por IVA y Renta, se autocontrole una obligación determinada, la cual aparece señalada en cada verificación que se ponga en practica, todo con el propósito de lograr cubrir con el autocontrol, aquellas obligaciones de IVA y Renta que signifiquen mayor riesgo de detección por parte de la Dirección General de Impuestos Internos.
AUTOCONTROL 4 AUTOCONTROL 3 Ver Pro4-OF Ver Pro10-OF
AUTOCONTROL 2 Ver Pro7-OF
AUTOCONTROL 1 Ver Pro3-OF
Pro-AUTOCONTROL
Acciones desarrolladas por Microempresario para controlar Obligaciones IVA
Solicita Declaración IVA a contador
Chequea en declaración nombre y NIT
Si hubo pago compara la cantidad a pagar según declaración con lo desembolsado
Chequea que la declaración tenga el sello de CANCELADO
no
Correcto
si
Le retuvo IVA un Gran Contribuyente
si
Solicita formularios F-930 a contador
Chequea en formulario nombre y NIT
Chequea que formulario tengan sello de RECIBIDO DGII
Compara retenido IVA de F-930 con lo declarado en ese concepto en F-07
Archiva documentos
Compara el valor resumen de ventas del mes con la sumatoria obtenida
Compara valor de resumen ventas del mes según libro con el valor declarado en F-07
NINGUNA ACCION
INVESTIGA, JUSTIFICA, PROCEDE
no
Solicita libro de ventas a consumidor final IVA a contador
Suma las cantidades que aparecen en la columna de ventas netas del mes
Solicita a contador 5 comprobantes de crédito fiscal por compras del mes
Chequea en libro de compras IVA, el registro de fecha y valor compra e IVA
AUTOCONTROL 7 AUTOCONTROL 6 AUTOCONTROL 5 Ver Pro3-OF Ver Pro3-OS Ver Pro6-OF
Pro-AUTOCONTROL
Acciones desarrolladas por Microempresario para controlar Obligaciones RENTA
Solicita a contador el Informe de Retenciones Anuales Renta (F-910)
Solicita a contador 12 declaraciones de Retenciones Renta Año Anterior (F-14)
Chequea en formularios nombre y NIT de microempresario
Compara monto retenido anual (F910) con la Suma de retenciones renta reportadas en F-14
Chequea que formularios tengan sello de RECIBIDO DGII
no Correcto
si
si
Solicita a contador Declaración Renta (F11) Año Anterior
Paga Impuesto
Solicita a DGII Estado de Cuenta
si Tiene observaciones
Regulariza situación ante la DGII
Archiva documentos
no no
si Lleva contabilidad Formal
Solicita a contador formularios F-971 y F-11
Chequea en formulario nombre y NIT de microempresario
Chequea que formulario tengan sello de RECIBIDO DGII
Compara valor impuesto renta de F-971 con impuesto computado F-11
INVESTIGA, JUSTIFICA, PROCEDE
Solicita a contador ACTA de inventario de mercadería Año Anterior y F-11
Chequea que el acta incluya unidades,nombre y costo unitario por producto
Compara valor total de mercadería según ACTA con el inventario final declarado en F-11
Solicita devolución renta a la DGII
NINGUNA ACCION
AUTOCONTROL 8 Ver Pro11-OF
no
si Vende mercadería
no
174
vi.
Formularios para el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales y sustantivas
CODIGO FO7
DESCRIPCIÓN
NOMBRE
Declaración y pago del Impuesto a Formulario mediante el cual se declara la Transferencia de Bienes Muebles mensualmente, los débitos y créditos resultantes
y a la Prestación de Servicios
de
las
operaciones
comerciales realizadas, a efectos de liquidar el “IVA”
F11
Declaración del Impuesto Sobre la Formulario mediante el cual se declara anualmente los ingresos, costos y
Renta
gastos,
a
efectos
de
liquidar
el
impuesto computado sobre la renta imponible
F14
Declaración mensual de pago a Formulario cuenta e impuesto retenido renta
mediante
el
cual
mensualmente, se entera el pago a cuenta y las retenciones de renta
F210
Registro Único de Contribuyentes Formulario
mediante
el
cual
los
contribuyentes se registran como tales
(RUC)
ante la Administración Tributaria
F211
Actualización
de
dirección
para Formulario
a
través
del
cual,
el
contribuyente señala la dirección para
recibir notificaciones
recibir notificaciones
F910
Informe anual de retenciones del Formulario
mediante
el
cual
el
contribuyente informa, anualmente, las
Impuesto sobre la Renta
personas a las que hayan realizado retenciones sobre renta en el año inmediato anterior
F915
Informe
sobre
capitalización
distribución de
o Formulario
utilidades, personas
dividendos o excedentes y/o listado anualmente de
socios,
cooperadores
accionistas
mediante jurídicas las
el deben
cual,
las
informar
distribuciones
de
o utilidades efectuadas durante el año anterior
175
CODIGO F930
DESCRIPCIÓN
NOMBRE Informe
mensual
de
retención, Formulario a través del cual se informa
percepción o anticipo a cuenta de mensualmente,
las
retenciones,
percepciones y/o anticipos a cuenta
IVA
“IVA”
F940
Solicitud
de
asignación
y Formulario mediante el cual se solicita
autorización de correlativo para la asignación emisión de documentos legales
y
numeración
autorización correlativa
de de
la los
documentos tributarios
F971
Balance
general
y
Estado
de Formulario a través del cual se hace
resultados para contribuyentes que una relación de los estados financieros lleven contabilidad
del contribuyente que lleva contabilidad formal, el cual no es obligatorio para los
asalariados,
los
obligados
a
nombrar auditor fiscal, ni para los contribuyentes
con
menores a $30,000.00
rentas
diversas
176
vii.
Artículos
del
Código
de
Comercio
relacionados
con
las
Obligaciones Tributarias
Art. 353.- Si la escritura social o sus reformas no se presentaren para su inscripción en el Registro de Comercio, dentro de los quince días siguientes a su otorgamiento, cualquier socio podrá gestionarla judicial o administrativamente.
Todo interesado o el Ministerio Público, podrá requerir judicialmente a toda sociedad, la comprobación de su existencia regular. El requerimiento, además de ser notificado personalmente, se publicará. Transcurridos cuatro meses del requerimiento sin que se haya comprobado la inscripción en el Registro, la sociedad se pondrá en liquidación.
Todo Notario ante quien se otorgue una escritura de constitución social o de reformas, deberá advertir a los otorgantes la obligación en que están de registrarla, los efectos del registro y las sanciones impuestas por la falta del mismo. El Registro de Comercio estará obligado a remitir mensualmente a la oficina que ejerza la vigilancia del Estado, una nómina de la inscripción de dichos instrumentos
con
la
información
correspondiente.(18)
La facultad conferida al Ministerio Público, en el caso del presente artículo, no concede a la oficina que ejerza la vigilancia del Estado la atribución consignada en.el.ordinal.I.del.artículo.anterior.
La liquidación se practicará de acuerdo con las disposiciones contenidas en el pacto social y, en defecto de ellas, con las pertinentes de este Código.
TITULO-II
CONTABILIDAD
Art. 435.- El comerciante está obligado a llevar contabilidad debidamente
177
organizada de acuerdo con alguno de los sistemas generalmente aceptados en materia de Contabilidad y aprobados por quienes ejercen la función pública de Auditoria.
Los comerciantes deberán conservar en buen orden la correspondencia y demás.documentos.probatorios.
El comerciante debe llevar los siguientes registros contables: Estados Financieros, diario y mayor, y los demás que sean necesario por exigencias contables.o.por.Ley.
Los comerciantes podrán llevar la contabilidad en hojas separadas y efectuar las anotaciones en el Diario en forma resumida y también podrán hacer uso de sistemas electrónicos o de cualquier otro medio técnico idóneo para registrar las operaciones contables. Todo lo anterior lo hará del conocimiento de la Oficina que ejerce
la
vigilancia
del
Estado.(18)
Art. 436.- Los registros deben llevarse en castellano. Las cuentas se asentarán en Colones o en Dólares de los Estados Unidos de América. Toda contabilidad deberá llevarse en el país, aún la de las agencias, filiales, subsidiarias o sucursales de sociedades extranjeras. La contravención será sancionada por la oficina que ejerce la vigilancia del Estado de conformidad a su Ley. Toda autoridad que tenga conocimiento de la infracción, está obligada a dar aviso inmediato
a
la
oficina
antes
mencionada.(18)(19)
Art. 437.- Los comerciantes con activo inferior a los cien mil colones llevarán la contabilidad
por
si
mismos
o
por
personas
de
su
nombramiento.
Si el comerciante no la llevare por si mismo, se presumirá otorgado el nombramiento
por
quien
la
lleve,
salvo
prueba
en
contrario.
178
Sin embargo, los comerciantes cuyo activo en giro exceda de cien mil colones, están obligados a llevar su contabilidad por medio de contadores, bachilleres de comercio y administración o tenedores de libros, con títulos reconocidos por el Estado,
o
por
medio
de
empresas
legalmente
autorizadas.
(7)(18)
Art. 438.- Los registros obligatorios deben llevarse en libros empastados o en hojas separadas, todas las cuales estarán foliadas, y serán autorizadas por el Contador Público autorizado que hubiere nombrado el comerciante. Tratándose de comerciantes sociales, será el Auditor Externo quien autorizará los libros o registros, debiendo el administrador designado en los estatutos, avalar dicha autorización.
Las hojas de cada libro deberán ser numeradas y selladas por el Contador Público autorizado, debiendo poner en la primera de ellas una razón firmada y sellada, en la que se exprese el nombre del comerciante que las utilizará, el objeto a que se destinan, el número de hojas que se autorizan y el lugar y fecha de
la
entrega
al
interesado.
La Oficina que ejerce la vigilancia del Estado fiscalizará el cumplimiento de esta obligación, pudiendo sancionar las deficiencias que existieren contra el Auditor, el comerciante o sus administradores, según el caso todo de conformidad a la Ley.(18)
Art. 439.- Los comerciantes deben asentar sus operaciones diariamente y llevar su contabilidad con claridad, en orden cronológico, sin blancos, interpolaciones, raspaduras, ni tachaduras, y sin
presentar
señales
de
alteración.
Se salvarán a continuación, inmediatamente de advertidos, los errores u omisiones en que se incurriere al escribir en los registros, explicando con claridad en qué consisten, y extendiendo el concepto tal como debiera haberse escrito.
Inmediatamente después de haberse descubierto el yerro o reconocida la omisión
179
en
que
se
incurrió,
se
hará
el
oportuno
asiento
de
rectificación.
Art. 440.- Las disposiciones de los artículos 436, 438 y 439 son aplicables a todos los registros que por ley, deban llevar los comerciantes, aunque no sean de contabilidad.
Art. 441.- El comerciante deberá establecer, al cierre de cada ejercicio fiscal, la situación económica de su empresa, la cual mostrará a través del balance general y
el
estado
de
pérdidas
y
ganancias.
El balance general y el estado de pérdidas y ganancias de empresas deberán estar certificados por Contador Público autorizado; el Balance se inscribirá en el Registro de Comercio para que surta efectos frente a terceros. Sin su inscripción, no hará fe.(18)
Art. 444.- Para la estimación de los diversos elementos del activo se observarán las reglas que dicte el Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoria, y en su defecto, por las Normas Internacionales de Contabilidad; en el caso que no hubiere concordancia entre las reglas anteriores, y dependiendo de la naturaleza del negocio de que se trate, así como de la existencia de Bolsas de Valores o Bolsas de Productos; se deberán observar las normas establecidas en las leyes especiales.(18)
NOTAS: (18) D.L. Nº 826, del 26 de enero de 2000, publicado en el D.O. Nº40, Tomo 346, del 25 de febrero de 2000.
(19) D.L. Nº 201, del 30 de noviembre de 2000, publicado en el D.O. Nº241, Tomo 349, del 22 de diciembre de 2000.(ESTA REFORMA CONTIENE LA LEY DE INTEGRACION MONETARIA)
180
F. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
1. Objetivos i. General Facilitar la implementación de un sistema efectivo de autocontrol, entendido este en el sentido de que será el propio microempresario o personal de su confianza quien ejerza la verificación de que las diferentes obligaciones tributarias están siendo cumplidas
ii. Específicos 1º. Formular un plan de capacitación que induzca al microempresario a ejercer efectivamente la función gerencial de autocontrol fiscal, ya sea personalmente o por medio de delegados de su confianza que se desempeñen en la propia empresa, a fin de contar con la certeza de que el microempresario no incurra en incumplimientos tributarios que signifiquen desembolsos por pago de multas, intereses y recargos, así como de impuestos complementarios
2º. Difundir el manual de cumplimiento de las obligaciones tributarias que facilite a los microempresarios conocer las obligaciones tributarias que estos deben cumplir ante la Administración Tributaria
3º. Hacer conciencia al microempresario sobre el alto grado de riesgo de detección de incumplimiento por parte de la Administración Tributaria y consecuentemente la necesidad de prevenir dichos incumplimientos.
4º.Establecer un mecanismo para examinar el registro contable de los costos por pagos en concepto de multas, intereses, recargos e impuesto complementario, con lo cual el microempresario se formaría una idea de cual es la incidencia de tales desembolsos en la eficiencia administrativa
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2. Lineamientos para la Implementación del Manual de Cumplimiento de las Obligaciones Tributarias Con el propósito de facilitar la utilización del Manual de Cumplimiento de Obligaciones Tributarias, se ha diseñado el esquema para su implementación, el cual gráficamente refleja el proceso lógico que debe aplicarse a efectos de que el Manual cumpla con las expectativas de mejoramiento en el cumplimiento de obligaciones
tributarias,
coadyuvando
con
ello
a
mejorar
la
eficiencia
administrativa de la microempresa dedicada al comercio por mayor de la ciudad de Cojutepeque.
El objetivo fundamental es lograr la puesta en marcha del manual en las microempresas, y con ello contribuir al mejoramiento en el cumplimiento tributario de de dichas empresas, a fin de que mejoren la eficiencia administrativa.
El curso de acción a efectos de que el manual se ponga en practica en las microempresas, incluye que la empresa cuente con un ejemplar del manual, como punto de partida para su puesta en practica.
AUTORIZACIÓN DE UTILIZACIÓN
Es importante este paso dentro de la implementación, ya que se institucionaliza el documento, lo cual daría el carácter de una herramienta que debe aplicarse formalmente dentro de la empresa, este paso se vuelve mas determinante si se logra que la autorización se de al mas alto nivel.
NOMBRAMIENTO DE RESPONSABLE DE APLICACIÓN DEL MANUAL
Con la misma seriedad de la autorización de la utilización del Manual de Cumplimiento de las Obligaciones Tributarias, debe nombrarse a la persona que será directamente responsable de la aplicación efectiva de dicho manual, esta parte del esquema es de especial importancia, por cuanto si se delega con la
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autoridad necesaria, a posteriori se puede identificar también directamente el origen de cualquiera incumplimiento que se detecte.
CAPACITACIÓN
Será necesario que la implementación incluya una parte especial a la capacitación sobre las disposiciones tributarias contenidas en el manual, a efectos de tener la certeza de que
se comprende las incidencias e interpretaciones sobre las
normas, con lo cual tanto el responsable, como quien dará seguimiento interno al cumplimiento, podrá definir exactamente qué obligaciones son aplicables específicamente a la microempresa.
ANALISIS DEL MANUAL
El responsable del cumplimiento deberá, después de recibir la capacitación pertinente, realizar un análisis de todas las disposiciones legales contenidas en el Manual,
seleccionando aquellas que le son aplicables a la microempresa en
particular, las cuales deberán ser clasificadas de conformidad a la codificación que se desarrolla en el Manual.
CALENDARIZACIÓN DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS APLICABLES
Una vez clasificadas las obligaciones aplicables a la empresa, deberá desarrollarse un calendario de cumplimiento, en cuanto a ubicar concretamente por cada obligación, la fecha límite de su cumplimiento, indicándose también la fecha que refleje el margen de seguridad a efectos de no incurrir en el riesgo de que en la última fecha se tenga un contratiempo, por cualquiera circunstancia, y se de un incumplimiento.
MONITOREO
Si bien es cierto se ha nombrado un responsable directo de la aplicación del manual, será necesario indicar la persona que estará al pendiente de que no se
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incurra en ningún incumplimiento tributario, para lo cual se sugiere a quien se encarga de emitir o desembolsar los pagos correspondientes, o firmar los formularios necesarios, a efectos de generar también una medida de control interno, en cuanto a división de funciones.
ACTUALIZACIÓN DE NORMAS TRIBUTARIAS
Como
toda
disposición
legal,
las
normas
tributarias
están
sujetas
a
modificaciones, por lo cual, tanto el responsable de la aplicación del manual, como el monitor, deberán estar al pendiente de cualquier reforma a las leyes tributarias, desde su origen hasta su vigencia, a efectos de conocer tanto cómo se debe aplicar, así como desde cuando.
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
Las reformas pueden darse en el transcurso de cada año, por lo que se hace necesario acumular las actualizaciones de cada año a efectos de que al final de dicho período se puede incorporar formalmente las modificaciones al texto integral del Manual de Cumplimiento de las Obligaciones Tributarias y de esa forma mantenerlo en vigencia. Dicha actualización deberá formalizarse con las firmas de funcionario responsable. 3. Responsabilidades Considerando la filosofía del manual planteado, la responsabilidad de la efectividad en su implementación recae directamente en el microempresario, esto es
así
debido
a
que
según
los
resultados
de
la
investigación,
los
microempresarios no son los que se encargan de controlar en toda su dimensión el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, no obstante, sí mantienen un interés por no incurrir en inconvenientes ante el fisco, razón por la cual el manual se fundamenta en el autocontrol fiscal, entendido este, en el sentido de que el manual de las obligaciones tributarias, constituye una herramienta que pretende evitar al contribuyente, el riesgo de ser detectado por el fisco en algún incumplimiento.
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$ 130.00 A
MEDIDA
SE
DE
ALGUNA
REFORMA
1 Autorización de Utilización del Manual 2 Nombramiento de Responsable de monitoriar 3 Capacitación 4 Analisis del Manual 5 Calendarización de las Obligaciones Tributarias 6 Monitoreo 7 Actualización de Normas Tributarias Actualización del Manual 8
A
MEDIDA
SE
DE
ALGUNA
REFORMA
semana 49
semana 48
semana 47
semana 46
semana 45
semana 44
semana 43
semana 42
semana 41
semana 40
semana 39
semana 38
semana 37
semana 36
semana 35
semana 34
semana 33
semana 32
semana 31
semana 30
Continuación
semana 29
$570.00
semana 28
semana 21
semana 20
semana 19
semana 18
semana 17
semana 16
semana 15
semana 14
semana 13
semana 12
semana 11
semana 10
semana 9
semana 8
semana 7
semana 6
semana 5
semana 4
semana 27
10.00 semana 55
30.00
$
semana 26
$
semana 54
7 Actualización de Normas Tributarias Actualización del Manual 8
semana 25
10.00
semana 53
80.00
$
semana 24
$
5 Calendarización de las Obligaciones Tributarias 6 Monitoreo
semana 52
$ 290.00
semana 23
10.00
3 Capacitación 4 Analisis del Manual
semana 51
10.00
$
semana 22
$
semana 50
1 Autorización de Utilización del Manual 2 Nombramiento de Responsable de monitoriar
semana 3
ACTIVIDAD
semana 2
No.
COSTO ESTIMADO POR ACTIVIDAD
semana 1
4. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN
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5. Presupuesto de Implementación
Uno de los resultados de la investigación indica que los microempresarios en general no consideran como inversión a los desembolsos en que incurren para hacer del control de las obligaciones tributarias, una medida preventiva que a la postre significaría un ahorro y por lo tanto una eficiencia administrativa, tomando en consideración dicho resultado, el diseño para la implementación del Manual de Cumplimiento Tributario se ha formulado de tal manera que el llevar a la practica el autocontrol fiscal por parte de los microempresarios, represente una inversión razonable en relación a los ingresos que generan, por lo cual por cada microempresario se estima en unos $570.00 al año, la relacionada inversión.
El recurso humano será el más importante en la parte de la implementación, en primer lugar debido a que la seguridad de que el manual significará mas una inversión que un gasto, debe estar bien claro en la mente del microempresario, con lo cual se obtendrá el interés necesario para aplicar la herramienta con el debido interés; por otra parte, el propio empresario o el delegado directamente por él a efectos de monitorear el Manual, se estima que empleará unas 36 horas al año para dicho monitoreo, considerándose un valor de $10.00 cada hora.
En segundo lugar se tiene la capacitación sobre las disposiciones contenidas en el Manual, lo que incluye el material necesario, para lo que se considera que en dos sesiones de 4 horas cada una se cubriría el tema, estimándose la inversión en este rubro ascendería a $210.00.
En suma, se considera una inversión promedio mensual de $47.50, lo que significa un razonable valor para prevenir incumplimientos tributarios que a largo plazo podrían convertirse en desembolsos mayores.
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CUADRO DE INVERSIÓN PRESUPUESTADA PARA EL AÑO DE IMPLEMENTACIÓN RECURSO
VALOR DE LA INVERSIÓN (Primer Año)
Humano
$360.00
Capacitación
$180.00
Material
$ 30.00
Imprevistos (10% s/$570.00)
$ 57.00
TOTAL
$627.00