MANUAL DE FUNCIONES Sedes Regionales

Panamá, junio de 2012 Rev. 2

CONTENIDO No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Cargo

Departamento

Vicerrector de Sedes Regionales Director Ejecutivo

Rectoría Dirección Ejecutiva

Coordinador de Facultad Vicerrectoría Coordinador Académica y de Extensión Vicerrectoría Directora Administrativa Dirección Administrativa Coordinador de Registros Académicos Registros Académicos Coordinador de Soporte – Tecnología Soporte - Tecnología Coordinador de Biblioteca Biblioteca Asesor Legal del Consultorio Jurídico Dirección Ejecutiva Encargada de Mercadeo Mercadeo Ejecutivo de Mercadeo Mercadeo Oficial de Registros Académicos Registros Académicos Asistente Académica Dirección Ejecutiva Asistente de Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar Asistente del Coordinador de Soporte – Soporte - Tecnología Tecnología Asistente de Biblioteca Biblioteca Cajero Tesorería Servicios Generales y Mantenimiento Dirección Administrativa

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:

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Vicerrectoría de Sedes Regionales Vicerrector de Sedes Regionales Rector

Revisar la oferta académica de cada Sede Regional, lo que incluirá la realización de tareas inherentes al análisis de las prospectaciones en la base de datos., Elaboración inicial de metas por cada una de las Sedes; presentación de la oferta con sus metas, de cada Sede, a Secretaría Académica y Gerencia Administrativa; el perfil de cada docente y análisis de planta docente de acuerdo a normas establecidas. Dar seguimiento a la revisión y actualización de los planes de estudio de cada Sede. Organizar los controles para la tarea docente en cada Sede, a través de auditorías académicas, programas de capacitación y evaluación docente. Revisar y analizar los planes estratégicos de las Sedes Regionales. Establecer convenios con empresas privadas y gubernamentales para el desarrollo de diversas actividades, como: capacitaciones, cursos, práctica profesional, desarrollo de proyectos y otras. Dar seguimiento a las acciones de mercadeo de cada Sede, mediante el establecimiento de controles con relación a la prospectación en la base de datos de cada Sede; la fijación de requerimiento de necesidades para las actividades de mercadeo y la participación en la promulgación de las ofertas de pregrado, postgrados, maestrías y doctorados; Realizar estudio de factibilidad en diversas regiones para el establecimiento de nuevos programas tendientes al fortalecimiento de la oferta académica, en todos sus niveles. Coordinar con los directores ejecutivos de las Sedes Regionales, los diversos programas y actividades que promuevan el fortalecimiento de cada Sede. Evaluar permanentemente el desenvolvimiento de cada uno de los directores de Sedes Regionales; Coordinar con los diferentes Decanos de Facultad, actividades y programas a desarrollar en las Sedes Regionales; Establecer una reunión mensual con los directores de cada Sede para evaluar el avance de los programas y organizar nuevos eventos y programas a desarrollar. Elaborar y presentar un informe mensual de las actividades realizadas ante la Junta Directiva o el Rector. Coordinar las diversas actividades administrativas y académicas con las instancias respectivas de la Sede Central. Cualquier otra que establezca el Estatuto, otros reglamentos universitarios, la Universidad. 2

Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:                  

Dirección Ejecutiva Director Ejecutivo Vicerrector

Dirigir la confección de la planta docente por cuatrimestre, con el Departamento Administrativo y los Coordinadores de Facultad. Revisión y supervisión del aspecto académico en conjunto con el Departamento de Registros Académicos. Revisión de los nuevos planes de estudio por carrera y lograr su inclusión a los programas académicos de la universidad. Evaluación del personal docente en conjunto con las coordinadoras. Revisión del rendimiento académico de los estudiantes por facultad y determinar nuevos planes de acción para mejorar este aspecto. Autorización del pago de los diferentes gastos operativos de la Sede. Implementar programas para el mejor desarrollo de la formación del educando por facultad. Revisión del presupuesto de ingresos y egresos por departamentos de la Sede, en coordinación con la administración. Coordinar reuniones con el personal docente y administrativo en búsqueda de mejores opciones de rendimiento profesional. Establecer con los diferentes departamentos el plan estratégico anual de la Sede. Supervisar el cumplimiento de los programas (cronogramas de actividades) de los docentes. Supervisar el cumplimiento del plan estratégico anual por facultad y por departamento. Dar seguimiento a las acciones de los coordinadores, desempeño versus resultados. Promover el proceso continuo del mejoramiento de la calidad de la educación en la sede Dirigir las acciones de mercadeo enfocado al logro de metas establecidas Establecer la oferta académica cuatrimestral y anual para pregrado, postgrados y maestrías. Mantener las relaciones con las entidades privadas y gubernamentales, así como las actividades educativas de la región. Presentar al Vicerrector un informe resumido de las actividades mensuales de las Coordinadoras.

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:

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Vicerrectoría Coordinador de Facultad Director Ejecutivo

Ser vía de comunicación entre la Dirección Ejecutiva y los estudiantes de cada una de las Facultades. Coordinar las actividades Extracurriculares y académicas que se lleven a cabo en cada una de las Facultades. Revisión y aprobación en conjunto con los coordinadores de facultad, los programas de trabajo por docentes. Realizar visitas a las aulas para observar como se llevan a cabo las clases por los docentes y verificar que el contenido programático presentado por los docentes se esté ejecutando correcta y ordenadamente. Presentar informe de visita a la Dirección Ejecutiva, mínimo dos informes por cuatrimestre. Realizar estudios preliminares de convalidaciones para la aprobación por los Decanos y Rectoría en la Sede Central, para aquellos estudiantes que ingresen de otras universidades, así como brindarles un seguimiento a estos estudiantes de manera que cada cuatrimestre puedan aplicar su matrícula sin problemas. Coordinar y participar en cualquier actividad que los Decanos de Facultad desde la Sede Central asignen, por lo general son a través de Video Conferencias. Realizar reuniones tanto con los docentes como con los estudiantes de manera que se puedas coordinar las actividades y a su vez mantenerlos informados de las disposiciones de la Sede Central. Verificar el uso de la plataforma LLS a través de los indicadores por cada uno de los docentes bajo su responsabilidad. Realizar una propuesta de la Planta Docente correspondiente en cada Cuatrimestre, en coordinación con la Dirección Ejecutiva y la Administrativa. Realizar el Plan Estratégico por Facultad cada año, en conjunto con la Dirección Ejecutiva. Apoyar al Departamento de Mercadeo en el periodo de matrícula correspondiente a cada cuatrimestre. Realizar el calendario de exámenes cada cuatrimestre. Acudir a la reuniones que soliciten los Decano y la Rectoría en la Sede Central o sedes regionales, según convocatoria. Revisar los expedientes de los estudiantes que estén próximos a realizar su práctica profesional o proyecto final de graduación en conjunto con el Departamento de Registros Académicos. Apoyar a la Dirección Ejecutiva con las actividades que sean necesarias con la finalidad de proyectar la Universidad. Atender los reclamos de nota a las solicitudes de los estudiantes. 4

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Revisar y coordinar los temas de tesis, proyectos o práctica profesional de los estudiantes. Asignar y coordinar los jurados y lectores de tesis y proyectos. Participar como jurado en caso de ausencia de un titular. Confeccionar el DS-02 de los docentes cada cuatrimestre. Buscar y participar en el proceso de selección de docentes. Coordinar con la administración el control de asistencia de docentes. Realizar los llamados de atención, verbales o escritos, salvo cuando la Dirección Ejecutiva toma la medida en forma general. Asistir a los eventos fuera de la Universidad. Organizar un mínimo de dos actividades académicas por cuatrimestre, propias de la coordinación. Cumplir fielmente con el horario de atención, establecido de acuerdo a las necesidades de la Universidad. Presentar un informe mensual al Director Ejecutivo, de las acciones académicas. Realizar un análisis del fenómeno de deserción estudiantil según sea el caso, por cuatrimestre.

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato: 

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Vicerrectoría Coordinador Académica y de Extensión Director Ejecutivo

Atención a Personalizada a los Docentes: Capacitación individualizada entorno a: o La proyección actitudinal en el aula de clases versus el logro de los aprendizajes. o Capacitación y seguimiento en el manejo adecuado del esquema de planificación, Técnicas para el Manejo de Clases Activas (evaluación) de la Universidad Latina. Realizar auditorías académicas para asegurar el cumplimiento en el aspecto metodológico y de rigurosidad en el cronograma establecido por materia y por profesor en la Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas (Formulario DS-05) Revisión periódica con los docentes de los contenidos programáticos para la debida actualización de los programas por materia. Preparación de la Planta Docente en conjunto con la Dirección Ejecutiva. Atención a Quejas y Reclamos por parte de los estudiantes y profesores relacionados con el área académica. Colaboración directa al departamento mercadeo en la promoción de las ofertas académicas tanto de la sede como de las extensiones. Asignación de horarios especiales a estudiantes (grupos incompletos) Proyección de la Facultad en Eventos Académicos, locales y nacionales. Actualización del Banco de Datos por escuela, de acuerdo al formato remitido por Secretaría General de la Sede Central y digitalizarlo para una mejor ubicación de los docentes y de las asignaturas. Convalidaciones con la verificación de la Dirección Ejecutiva, para agilizar la matriculas. Coordinar la participación de los estudiantes de la sede en los eventos académicos organizado en la Sede Central (Simposio de Publicidad y otros). Asistir r a la directora ejecutiva cuando está fuera de la provincia. Evalúa y forma parte del comité evaluador de las clases pilotos de todas las facultades Sugerencia de Bibliografía actualizada a través de las Casas Editoriales. Coordinación con el Departamento de Tecnología para la adquisición de software orientado a las carreras. Colaboración en actividades extracurriculares (como por ejemplo EXPO CAMARA, organizada por la Cámara de Comercio) Coordinar los programas de Postgrados y Maestrías Capacitación para el fortalecimiento de las competencias en las facultades Evaluación del desempeño docente

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EXTENSIONES:     

Captación de estudiantes para las propuestas académicas de las áreas. Reunión de motivación y de información a los prospectos interesados en la oferta académica. Se trabaja en conjunto con las coordinaras en la selección de la Planta Docente. Revisión y aprobación de módulos por materia. Supervisión y seguimiento de los docentes para dar fe del cumplimiento del programa

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:

Dirección Administrativa Directora Administrativa Director Ejecutivo

Sección Administración es responsable de:      

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Asegurar la promoción de la imagen de la Universidad acorde con las políticas establecidas. Evaluar las necesidades de estructura, proveeduría, equipos, mobiliarios y otros que afecten el crecimiento sostenido de la universidad. Elaborar y coordinar el presupuesto para ejecutar los planes, programas y actividades administrativas. Medición del gasto en cumplimiento del presupuesto anual aprobado. Garantizar el mantenimiento de la estructura física Custodia de activos fijos y llaves de la sede; así como la revisión de informes de seguridad interna y externa sobre apertura y cierre, entrega de aulas, entre otros. Coordinar y supervisar la labor de los agentes de seguridad externa según pliego de cargos convenidos con la agencia. Coordinar con el personal de servicios generales planes de trabajos semanales, mensuales y cuatrimestrales; para atender las necesidades de mantenimiento y limpieza. Coordinar el suministro de materiales requeridos para mantener las operaciones diarias. Autorizar órdenes de compra, órdenes de pago y coordinar su tramitación con la sede central. Coordinar las labores de reclutamiento, selección y contratación de personal para completar los puestos vacantes administrativos y periodos de vacaciones de personal en cada departamento. Realizar evaluaciones periódicas del desempeño del personal administrativo. Coordinar con la Dirección Ejecutiva, los procesos de matrícula. Revisión de la oferta académica, horarios de clases, distribución de aulas y planta docente comparativa por cada cuatrimestre; garantizando el mejor aprovechamiento de los recursos y la disminución del gasto operativo. Coordinar la planilla docente y administrativa, solicitudes de certificados de trabajo, autorización de órdenes de descuento y constancias laborales del personal, con la sede Central Verificar los informes de ausencias y tardanzas docentes y seguimiento al control de ausencias y tardanzas del personal administrativo. Fiscalizar el material bibliográfico que posee la universidad para los estudiantes. Velar por el orden, actualización y la custodia de archivos de estudiantes, profesores y administrativos; y coordinar su envío a la Sede Central. 8

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Coordinar con la encargada de tecnología cualquier cambio requerido en el proceso sistemático y/o actualizaciones, para garantizar el buen desempeño de las funciones del personal.

Sección de Crédito y Cobro:        

Dirigir la gestión de cobros de la sede. Velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos de cobros Coordinar los seguimientos de cobros a estudiantes morosos, inactivos, desertores y otros. Revisión y control de las notas de crédito y débito generadas Revisar el rendimiento de los cobros mensual, cuatrimestral y anualmente. Garantizar el cumplimiento de políticas en la aplicación de las becas, procurando mantener una facturación promedio saludable. Manejo de las relaciones con el IFARHU. Atención de casos especiales de morosidad con la finalidad de buscar mejores alternativas de solución a su problema de morosidad.

Sección de tesorería es responsable:        

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Verificar los arqueos diarios de caja general (ingresos y caja menuda). Coordinar los depósitos diarios y verificarlos con los arqueos de caja. Supervisar y darle seguimiento a la labor que se efectúa en la sección de caja. Realizar arqueos periódicos de los fondos de cambio y caja menuda, custodiados en la Sección de Caja. Control y revisión de informes enviados para contabilidad a la sede Central. Mantener estrecha coordinación y comunicación con la Dirección de Finanzas y tesorería. Revisar las constancias de costos de carreras y constancias de saldos. Coordinar con la sede Central todo lo referente a la actualización de costos de las carreras a ofertar en la sede y además de las actividades académica en conceptos de ingresos. Aplicar diariamente el proceso de cierre de punto de venta y cuentas por cobrar. Alguna otra función asignada por el jefe inmediato.

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:                        

Registros Académicos Coordinador de Registros Académicos Director Administrativo

Coordinar con la dirección ejecutiva y administrativa el proceso de matricula Proceso de Convalidación de Materias Organizar los procesos de exámenes de rehabilitaciones y suficiencias. Emisión de Certificados de cursos y diplomados Emisión, Captura, Revisión y control de Calificaciones. Coordinar las sustentaciones de tesis, proyecto final de graduación, práctica profesional. Traslados de documentos de estudiantes a las diferentes Sedes Tramitar Reclamo de Calificaciones Remisión de Tesis y TCU a Biblioteca. Preparación de documentos de estudiantes para emisión de Diplomas y su remisión a Sede Central para su confección. Revisión y Firma de certificaciones de créditos académicos, constancias de estudiantes, jurados de tesis, TCU, etc. Revisión, Actualización y custodio de expedientes de estudiantes y la coordinación de su remisión a Sede Central. Encargada de enviar a Sede Central estadísticas de estudiantes matriculados. (pregrado, Postgrados y maestrías, etc). Apertura de oferta académica en el sistema para tutorías y exámenes por suficiencia. Trámites de Trabajo Comunal Universitario (TCU) Ajuste y distribución del Calendario académico y la relación de periodos en sistema. Ingreso de actas de sustentación de jurados de tesis en sistema y su remisión a la administración para su debido pago. Coordinar con la dirección administrativa los Actos de Graduación. Encargada de suministrar el Informe Final del Profesor a Dirección Ejecutiva. Trámites de Retiro e Inclusión de materias por parte de los estudiantes. Custodio de Listas de Calificaciones y envío a empaste. Elaboración del presupuesto del departamento de registros académicos y solicitud de pedidos de este a Sede Central. Atención al público en general Alguna otra función asignada por el jefe inmediato.

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:

Soporte Técnico - Tecnología Coordinador de Soporte - Tecnología Gerente de Soporte Técnico

Académicas  Participar en reuniones con docentes para brindar orientación sobre aspectos tecnológicos y coordinar el uso de los laboratorios y todo lo referente a tecnología.  Apoyo al Departamento de Mercadeo en las jornadas de orientación a la vida universitaria y giras académicas  Apoyo a las actividades vinculadas con el desarrollo tecnológico (académico y administrativo) de la sede.  Capacitaciones o Capacitar al personal administrativo, docente y estudiantes sobre las herramientas tecnológicas e informales sobre los servicios tecnológicos que les ofrece la Universidad Latina de Panamá, orientándolos sobre el uso adecuado de la tecnología, y que los mismos sean percibidos bajo altos estándares de calidad. o Capacitar a los usuarios (administrativos, docentes y estudiantes) sobre el uso del correo electrónico y LLS. o Participar en las jornadas de capacitación programadas por la Sede Central o Apoyar todas las actividades de la Universidad. Soporte a Usuarios  Apoyo técnico a las unidades administrativas y académicas, detección y corrección de fallas en los equipos tecnológicos.  Coordinar el préstamo de los equipos informáticos, asignación y control del buen uso de este equipo por parte del usuario, siguiendo los controles establecidos para tal fin (uso de formularios respectivos).  Instalación de herramientas de usuario final requeridas por las unidades administrativas y académicas.  Creación de cuentas de correo electrónico para docentes y administrativos, y mantenimiento de estas cuentas.  Activar cuentas de estudiantes para el uso de las LLS. Administrativas  Mantener Inventarios actualizado de o Equipos Tecnológicos (computadoras, impresoras, escáner, equipos de comunicación, teléfonos, otros). o Licencias  Mantenimientos: o Preventivos de los equipos tecnológicos (hardware y software)

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o Preventivos de los equipos de comunicaciones, coordinando con el encargado, a fin de que estos funcionen adecuadamente. o Correctivos de equipos que presenten problemas de hardware y software.  Revisiones:  Diarias de los equipos de que se dan en préstamos a los usuarios.  Periódicas de los equipos informáticos ubicados en los salones de clases y realizar mantenimientos preventivos o correctivos según sea el caso.  Periódicas del buen uso de los equipos tecnológicos por parte de los usuarios (estudiantes, docentes y administrativos), verificando que se cumplan los procedimientos establecidos de Mantenimiento y Seguridad.  Periódicas de los equipos utilizado por los usuarios a fin de confirmar que solo tengan el software necesario para la labor realizada, evitando la instalación no autorizada de programas sin licencias.  Periódicas del estado del cableado de la red administrativa y laboratorios, confirmando que todos los puntos funcionen correctamente y coordinar con el encargado la instalación de nuevos puntos y la reparación de los mismos en caso de fallas.  Diarias, velando por la seguridad de la oficina de este departamento, siguiendo las instrucciones mencionadas: o Velar que solo entre, el personal de tecnología y otros administrativos bajo la asistencia de personal de este departamento. o Queda restringido el uso de las computadoras en esta oficina para estudiantes y docentes. o Cada vez que se retire de esta oficina debe asegurar la puerta de la misma. Estos se da porque en esta oficina se tiene el servidor de base de datos, es necesario mantener la integridad y seguridad de los datos para el uso correcto de la información.  Laboratorios  Administración y mantenimiento periódico de los laboratorios.  Vigilar el uso de los laboratorios, verificando que se cumpla con el Reglamento Implementado para el buen uso de los mismos.  Instalación en los laboratorios del software que se requiera realizar labores educativas, procurando que sean solicitados con tiempo e instalado siguiendo un cronograma de instalación, para estar acorde con los recursos disponibles en las computadoras del laboratorio.  Control de acceso en los laboratorios.  Asistir a los usuarios de los laboratorios en el uso de los equipos tecnológicos. Cabe destacar que esta labor no aplica en los casos que consumen gran cantidad de tiempo como lo es: 12

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o Pasar trabajos de textos o diagramas o Desarrollando programas en los diferentes Lenguajes. Videoconferencias  Coordinar con el encargado de videoconferencias y pruebas para las mismas.  Instalación de equipos para las videoconferencias y vigilar que se realice una transmisión adecuada de la misma.  Pasar encuestas a los asistentes, para el mejoramiento continuo del mismo.

Coordinaciones  Especialista de Soporte Técnico  Llegada de bienes y/o servicios tecnológicos para su debido refrendo  Reparación de equipos con problemas que no se puedan reparar localmente.  Reportar equipos que sufran daños, actualizando el inventario y dar de baja de los equipos al inventario al departamento de contabilidad.  Departamento de Sistemas  Soporte a usuarios sobre los módulos administrativos.  Coordinar la instalación de los sistemas administrativos y actualizaciones de los Sistemas Administrativos y de la Base de Datos.  Vigilar el uso correcto de los sistemas y orientar a los usuarios en el uso apropiado de los mismos.  Coordinar la creación y eliminación de usuarios de la base de datos y Servidor de Base de Datos.  La realización de copias de respaldo de la información importante del servidor de base de datos, diariamente en cinta.  Telefonía  Crear y eliminar códigos.  Problemas con líneas internas y externas.  Mantenimiento del equipo que maneja el software de la central telefónica.  Seguridad de LAN  Todo lo relacionado con Antivirus  Servidor NT  Seguridad y políticas de control  Uso adecuado de las redes  Comunicaciones  Velar por el buen funcionamiento de los servicios de acceso remoto, voz sobre IP a nivel nacional. 13

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Reportar problemas con los equipos de comunicaciones Velar por el funcionamiento de las VLAN’s y coordinar la inclusión o eliminación de puertos en las mismas.

Otras Funciones  Tomar decisiones en cuanto a problemas críticos presentados en el departamento de Tecnología, realizando las consultas en los casos que se amerite.  Realizar solicitud de compras periódicas de suministros de oficina y de mantenimiento preventivo (de acuerdo a presupuesto).  Hacer presupuesto anual de gasto e inversiones del área de tecnológica de la sede correspondiente.  Solicitud de bienes y/o servicios tecnológicos a través del Jefe de Soporte Técnico, de acuerdo al plan del presupuesto.  Coordinar con el Jefe de Soporte Técnico las necesidades de Hardware y Software.  Coordinar Proyectos Tecnológicos nuevos la Sede Central, para la implementación en esta sede.  Coordinar con los encargados, el uso adecuado de los Servidores Unix (actualización y mantenimiento).  Coordinar las actualizaciones periódicas de la enciclopedia jurídica con el proveedor de este servicio.  Recomendar la incorporación de nuevo personal (en los casos requeridos) que administre y los perfiles que se deben manejar, para cumplir con las metas establecidas.  Formar parte del grupo de investigación de la División de Soporte Técnico.

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:        

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Biblioteca Coordinador de Biblioteca Director Ejecutivo

Elaborar informes solicitados por la Directora de Bibliotecas de la Sede Central. Revisar los registros bibliográficos para evitar el ingreso de datos duplicados. Analizar la documentación para elaborar los accesos al Catálogo de autor, título y materia. Preparar los libros físicamente para préstamos y consultas. Sellar, catalogar y clasificar libros nacionales e internacionales. Revisar la correcta ortografía de cada registro incorporado a la base de datos. Capacitar a los estudiantes en el uso del catálogo interno. Capacitar a estudiantes y docentes en cuanto al uso del sitio de la Universidad, Bibliotecas Digitales, Módulo de consulta de notas por cédula del estudiante. Brindar servicio de consulta vía telefónica Elaboración de murales de acuerdo a las diferentes conmemoraciones Informar a estudiantes y docentes sobre bibliografía recién llegadas Realizar inventarios anuales Hacer cumplir el reglamento de la Biblioteca. Preparar documentos para su correcta ubicación en los anaqueles Confeccionar listado de textos, en conjunto con los docentes a través de las Coordinadoras de las diferentes Facultades que se utilizarán en el correspondiente Cuatrimestre y elevar a Panamá para la consecución de los mismos Participación en los Círculos de Lectura de la Sede Central, a través de videoconferencia. Recibir documentación interna y externa y entregar a la dirección para que ésta coordine su procedimiento Hacer que se cumplan los reglamentos establecidos por la biblioteca Cooperar con otros trabajos que surjan en el Departamento. Entrega de carné a los estudiantes a inicio de cada Cuatrimestre. Custodio y venta de la Librería de la Universidad Realizar el informe del material bibliográfico con que cuenta la Universidad

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:                    

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Dirección Ejecutiva Asesor Legal del Consultorio Jurídico Director Ejecutivo

Velar por el buen funcionamiento del Consultorio Jurídico. Velar por el bienestar de los clientes. Brindar un buen servicio a las personas que acuden al consultorio jurídico. Informar a los clientes acerca de la política interna del consultorio jurídico. Asignarle a los clientes el asesor legal que estará a cargo de sus procesos. Orientar a los estudiantes practicantes en el ejercicio de su práctica forense. Coordinar con el profesor o asesor legal las funciones que realizarán los estudiantes. Distribuir el trabajo de consultoría jurídica (consultas y expedientes) entre el personal disponible. Elaborar todo documento que se requiera para la agilización de los procesos a cargo del consultorio jurídico. Llevar el control diario de la asistencia de los estudiantes al consultorio jurídico. Mantener informado a los estudiantes acerca de los resultados de sus funciones. Llevar un informe diario de las audiencias realizadas y por realizar. Presentar un informe mensual sobre el trabajo realizado en el consultorio jurídico a la coordinación de la facultad y a la Dirección Ejecutiva. Responsable de abrir y cerrar el consultorio jurídico. Otras inherentes a mi cargo. Dirige y asesora a los estudiantes que realizan la Práctica Forense II. Supervisa las funciones del personal a su cargo (Secretaría y Estudiantes). Supervisa que la repartición de expedientes que se realiza cada cuatrimestre esté bien elaborada. Acude a los diferentes juzgados donde se tramitan los expedientes a cargo para velar que los mismos se les brinde la debida atención y agilización. Acude a las audiencias donde los estudiantes que realizan la Práctica Forense II no pueden actuar como voceros, por ejemplo: Adopción, Divorcio, Reconocimiento de Hijo de Mujer Casada, Impugnación de Paternidad, Matrimonio de Hecho, entre otras; aún durante las semanas de vacaciones por cambio de cuatrimestre. Evalúa las funciones del personal a su cargo. Acude al Consultorio Jurídico durante un tiempo aproximado de una hora tres veces a la semana. Firma todos los documentos que se elaboran en el Consultorio Jurídico. Recibe y evalúa los informes finales de la labor desempeñada de los estudiantes de la Práctica Forense II.

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:               

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Mercadeo Encargada de Mercadeo Director Ejecutivo

Atención al cliente. Telemercadeo para informarle a todos los prospectos sobre nuestra oferta académica. Visitar a los colegios de toda la provincia para crear una base de datos de prospectos y ofertar las carreras.. Llevar todo tipo de información referente a la oferta académica a las diferentes organizaciones, empresas y clubes organizados de la provincia. Recibir los documentos de admisión de los estudiantes que se matriculan en la universidad. Matricular a los estudiantes de primer ingreso. Coordinar con las diferentes medios de comunicación las pautas publicitarias de la universidad. Conducción programas radiales y actividades de cada sede. Coordinar con la Dirección Ejecutiva todas las actividades que realice el Departamento de Mercadeo. Cuando la Dirección Ejecutiva organice algún evento siempre se coordina con el Depto. de Mercadeo. Realizar diferentes actividades que se propongan. Apoyo a las diferentes Facultades de la Universidad para cualquier actividad que realicen. Involucrarse en los distintos eventos que realice la Universidad a nivel Nacional. Elaborar un Plan de mercadeo con estrategias y cronograma de actividades, determinar costos conjuntamente con la Dirección Ejecutiva y administrativa. Colaborar en la elaboración de la oferta académica en conjunto con la Dirección ejecutiva de acuerdo a la prospectación de estudiantes y las carreras debidamente aprobadas. Preparar informes de matrículas Presentar informes de logros y limitaciones Coordinar los horarios de atención del Depto de mercadeo con la Administración, y su debida comunicación.

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:  

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Mercadeo Ejecutivo de Mercadeo Encargado de Mercadeo

Atención al cliente. Brindar información a las personas interesadas en las diferentes carreras que ofrece la Universidad, esto incluye el manejo de costos, planes de estudios, duración, horarios. Esta labor se realiza personalmente en el Departamento de Mercadeo, mediante visita personal a los interesados o mediante vía telefónica. Llamar a los prospectos para las diferentes carreras o actividades que ofrece la Universidad. Matricular a los estudiantes que por primera vez ingresan a la Universidad. Abrir los expedientes con la documentación requerida de admisión. Revisar que los expedientes estén completos, organizarlos por orden de las diferentes carreras. Entregar los expedientes completos al Departamento de Registros. Realización de brochures para algunas actividades de la Universidad. Manejo y control de las diferentes actividades que realiza la Facultad de Preparar paquetes promocionales. Brindar apoyo en la Inducción a la Vida Universitaria para estudiantes de primer ingreso. Brindar apoyo en la organización y logística de las graduaciones que realiza la Universidad (llamar a los estudiantes para las reuniones, entregar invitaciones). Visita a instituciones como lo son colegios, empresas, con el objetivo de promocionar el servicio educativo que ofrecemos. Representar a la Universidad en conjunto con la Dirección Ejecutiva y las Coordinadoras de las distintas Facultades en los actos de hacer entrega de becas a los estudiantes distinguidos de las diferentes promociones. Disposición inmediata para cualquier asignación que la Universidad considere conveniente.

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:                             

Registros Académico Oficial de Registros Académicos Coordinador de Registros Académicos

Atención de matrícula para estudiantes regulares Proceso de Convalidación de Materias Apoyo en los procesos de exámenes de rehabilitaciones y suficiencias. Emisión de Certificados de cursos y diplomados Emisión, Captura, Revisión y control de Calificaciones. Colaborar en el proceso de sustentaciones de tesis, proyecto final de graduación, práctica profesional. Traslados de documentos de estudiantes a las diferentes Sedes Tramitar Reclamo de Calificaciones Preparación de documentos de estudiantes para emisión de Diplomas y su remisión a Sede Central para su confección. Emisión de certificaciones de créditos académicos, constancias de estudiantes, jurados de tesis, TCU, etc. Revisión, Actualización y custodio de expedientes de estudiantes y la coordinación de su remisión a Sede Central. Trámites de Trabajo Comunal Universitario (TCU) Publicar calendario académico Apoyar en los Actos de Graduación. Trámites de Retiro e Inclusión de materias por parte de los estudiantes. Atención al público en general Coordinar con la dirección ejecutiva y administrativa el proceso de matricula Proceso de Convalidación de Materias Organizar los procesos de exámenes de rehabilitaciones y suficiencias. Emisión de Certificados de cursos y diplomados Emisión, Captura, Revisión y control de Calificaciones. Coordinar las sustentaciones de tesis, proyecto final de graduación, práctica profesional. Traslados de documentos de estudiantes a las diferentes Sedes Tramitar Reclamo de Calificaciones Remisión de Tesis y TCU a Biblioteca. Preparación de documentos de estudiantes para emisión de Diplomas y su remisión a Sede Central para su confección. Revisión y Firma de certificaciones de créditos académicos, constancias de estudiantes, jurados de tesis, TCU, etc. Revisión, Actualización y custodio de expedientes de estudiantes y la coordinación de su remisión a Sede Central. Encargada de enviar a Sede Central estadísticas de estudiantes matriculados. (pregrado, Postgrados y maestrías, etc).

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Apertura de oferta académica en el sistema para tutorías y exámenes por suficiencia. Trámites de Trabajo Comunal Universitario (TCU) Ajuste y distribución del Calendario académico y la relación de periodos en sistema. Ingreso de actas de sustentación de jurados de tesis en sistema y su remisión a la administración para su debido pago. Coordinar con la dirección administrativa los Actos de Graduación. Encargada de suministrar el Informe Final del Profesor a Dirección Ejecutiva. Trámites de Retiro e Inclusión de materias por parte de los estudiantes. Custodio de Listas de Calificaciones y envío a empaste. Elaboración del presupuesto del departamento de registros académicos y solicitud de pedidos de este a Sede Central. Atención al público en general Cubrir las funciones del Coordinador en su ausencia. Alguna otra función asignada por el jefe inmediato

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:  

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Dirección Ejecutiva Asistente Académica Director Ejecutivo

Brindar información al público en general y orientación hacia los departamentos que deban atender las solicitudes recibidas. Confección documentos tales como; inicio de labores de los docentes, entrega de cátedras, certificaciones docentes, cartas para prácticas, investigaciones, giras académicas, u otras actividades académicas. Preparar paquetes de entrega de cursos cada inicio de cuatrimestre y coordinar su debido envío hacia Sede Central. Realizar convocatorias de reuniones con docentes, estudiantes y/o administrativos, solicitadas por el director (a) ejecutivo. Registro y control de reposiciones de clases. Confeccionar informe cuatrimestral de asistencia de los docentes para remitir cuatrimestralmente a la administración para su revisión. Emitir y controlar órdenes de copias a los docentes para parciales, programas y exámenes finales. Reserva y asignación de aulas para las reposiciones de clases, actividades especiales, alquileres, entre otras actividades autorizadas por la dirección o administración. Entregar contenidos de materias para estudiantes egresados o estudiantes que realizan convalidaciones en otras universidades. Entrega de documentos a Docentes. Coordinar diariamente con el personal de servicios generales las aulas y horarios de clases y reposiciones. Entrega de cheques. Alguna otra función asignada por el jefe inmediato.

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:

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Cuentas por Cobrar Asistente de Cuentas por Cobrar Director Administrativo

Seguimiento de cobros a estudiantes por letras vencidas, no matriculados, retiro no formalizados, inactivos, desertores. Tramité de devoluciones y darle seguimiento a su recorrido en Sede Central Revisión de los Paz y Salvos para graduaciones antes de su envío a la Sede Central Registro de notas de crédito y débito Registro de pagos en otros ingresos, pagos en otras sedes y depósitos en bancos. Atención de: o Retiros o Arreglos de Pago o Congelamientos o Traslado de cuentas o Consulta de Saldos o Confección de certificaciones de saldo o Estados de Cuenta Aplicación de becas en sistema Registro y reversión de cargo por convalidaciones Llevar archivos de Préstamos y Becas del IFARHU (certificaciones, pagos, notas, créditos académicos) Registro y gestión de cobros de Cheques devueltos Establecer y registrar arreglos de pago Crear planes de pago Crear y activar financiamientos Gestión de cobros y suministro de información al IFARHU Orientación de estudiantes en trámites con el IFARHU

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:  

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Soporte Técnico - Tecnología Asistente de Coordinador de Soporte Técnico Tecnología Coordinador de Soporte Técnico - Tecnología

Actualización del inventario de activos de laboratorios y salones de clases. Custodio de los activos informáticos de los laboratorios y los salones de clases (Equipos movibles, CD-ROMS, disqueteras, unidades de almacenamiento fijas y móviles, etc.). Requisición y recepción de los suministros necesarios para equipos informáticos de los laboratorios y salones de clases. Verificación de que los equipos informáticos que han sido devueltos al Depto. de Tecnología se encuentren en buenas condiciones. Apoyar en la instalación de equipos tecnológicos en la sala de conferencias. Suministro e instalación de equipos movibles requeridos por los estudiantes, profesores y administrativos de Pre-grado, Postgrado, Diplomados y el Instituto de Inglés sin olvidar los formatos de control de entrega y devolución de los mismos. Reparar PC’s de los laboratorios y los salones de clases. Asignar y distribuir los IP´s de los laboratorios y salones de clases. Instalación en los laboratorios del software requerido por las carreras de las distintas facultades que componen la sede regional. Verificar que en cada laboratorio las computadoras tengan los softwares o programas que requieren las diferentes materias de la oferta académica en curso. Cuidar que las versiones instaladas de programas en los diferentes laboratorios, salones de clases, u otras ubicaciones dentro de su área tengan licenciamiento al igual que los Sistemas Operativos sean los que se deben tener instalados. Llevar un control detallado de las solicitudes de instalación de programas por profesores siguiendo los lineamientos para este fin. Probar herramientas y software tecnológicos que permitan mejorar el rendimiento y funcionalidad de los laboratorios. Realizar copias de respaldo de la información importante de los laboratorios, por si se da una contingencia se pueda recuperar rápidamente la misma (Imágenes en CDs o servidores). Velar porque los medios de instalación de programas académicos siempre estén disponibles y evitar pérdidas o daños que afecten la operatividad de los servicios que se presenten. Administración y mantenimiento periódico de los laboratorios. Control del acceso a los laboratorios. Asistir a los usuarios finales en el uso del equipo y el software tecnológico.

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Brindar apoyo a los departamentos académicos y administrativos de la sede regional cuando se les solicite. Apoyar a los estudiantes con el cambio de contraseñas. Orientar a los estudiantes en cuanto al uso de los sistemas de información, brindados en línea o vía web (LLS). Apoyar a los usuarios en cuanto a los servicios básicos de Internet y los de mayor uso en los laboratorios. Mantenimiento del hardware y del software instalado en los laboratorios durante todo el cuatrimestre. Llevar un control detallado de los mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos de comunicación ubicados en el laboratorio de Cisco: Router, Switches y demás. Llevar un control detallado de los mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos de telecomunicaciones ubicados en los laboratorios de electrónica. Monitorear que las computadoras o equipos tecnológicos sean utilizados bajo los lineamientos o reglamentos establecidos por la Dirección de TIC. Apoyar en las capacitaciones en libros electrónicos para estudiantes de Grado y Postgrado así como en capacitaciones que la Gerencia de Soporte y Telecomunicaciones asigne. Capacitar a los docentes y estudiantes en el uso adecuado de los recursos tecnológicos existentes. Coordinar el préstamo de hardware y software siguiendo los procedimientos establecidos para este fin, que se mantenga bajo su custodio y llevar los controles adecuados. Cumplir con el reglamento de la Universidad Latina de Panamá, en cuanto al uso adecuado de los laboratorios y cualquier inconveniente comunicarlo a la instancia apropiada. Participar en la elaboración del presupuesto tecnológico de la Coordinación de Soporte a Usuario. Participar en las charlas de inducción para profesores y en las inducciones de estudiantes de licenciatura y postgrado. Participar en los nuevos proyectos, investigaciones y desarrollo de actividades de la Coordinación de Soporte a Usuarios. Preparación de los laboratorios para las diferentes clases incluyendo la instalación de computadoras y programas. Velar por el buen funcionamiento de los equipos informáticos antes de ser utilizados por el profesor en la clase estipulada. Velar por la seguridad física y lógica de los distintos laboratorios. Verificar que en cada laboratorio y salones de clases, las computadoras estén en óptimas condiciones y se estén llevando los respectivos controles detallados de los mantenimientos preventivos y correctivos de estos equipos. Verificar que se cumplan con los reglamentos de uso de laboratorios y salones de clases (hardware y Software). 24

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Apoyar en el desarrollo de eventos tanto internos, como externos de la Universidad Latina de Panamá. Apoyo en el desarrollo de otras actividades al Departamento de Soporte Técnico vinculados con el desarrollo de la Universidad Latina de Panamá. Desarrollar cualquier función, similar o afín que se le asigne dentro de las normas de la Universidad Latina de Panamá.

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:

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Biblioteca Asistente de Biblioteca Coordinadora de Biblioteca

Analizar la documentación para elaborar los accesos al catálogo de autor, título y materia. Preparar los libros físicamente para préstamos y consultas. Sellar, catalogar y clasificar libros nacionales e internacionales. Orientar a los estudiantes en el uso del catálogo interno. Mantener el orden de los libros en sus respectivos anaqueles Colaborar en la elaboración de murales de acuerdo a las diferentes conmemoraciones Apoyar en los inventarios anuales Preparar documentos para su correcta ubicación en los anaqueles Llamar a estudiantes morosos (Multas de biblioteca y libros prestados) Hacer que se cumplan los reglamentos establecidos por la biblioteca Cooperar con otros trabajos que surjan en el Departamento

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:

Tesorería Cajero Director Administrativo

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Recaudación de ingresos por: o Letras (Pago de matrícula y materias) o Créditos o Constancias de estudiantes y docentes o Alquiler de instalaciones (Aulas, Centro de Copiado) o Impresiones (Laboratorio de Informática – Biblioteca) o Alquiler de Cafetería o Videoconferencias – Seminarios o Exámenes de Rehabilitación o Exámenes por Suficiencia o Convalidaciones o Aranceles de las carreras o Letras de otras Sedes (Panamá, Chitré, Santiago) o Defensa de tesis o Documentos de graduación o Acto de graduación o Libros o Multas de Biblioteca o Proceso de retiros Confección de certificación de costos de carrera. Archivo de documentos en expediente financiero de los estudiantes.

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Reportes de:

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o Ingresos (Incluye la captura de Ingresos diarios en el Módulo de Conciliación) o Caja Menuda o Facturación o Alguna otra función asignada por el jefe inmediato.

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Departamento: Cargo: Jefe Inmediato:

Dirección Administrativa Servicios Generales y Mantenimiento Director Administrativo

Servicio de Aseo o Limpieza:  

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Cumplir con los planes de mantenimiento semanal, mensual y cuatrimestral establecidos por la administración. Limpieza de oficina, aulas, baños, estacionamiento, exteriores, clínicas (pisos, escritorios, mobiliarios, sillas, tableros, ventanas y otros); de acuerdo con las normas de bioseguridad. Limpieza y mantenimiento de área verde. Hacer uso adecuado de los insumos suministrados de acuerdo con las normas de seguridad. Informar de manera oportuna a la administración los requerimientos de insumos y materiales requeridos.

Mantenimiento de instalaciones:

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Área eléctrica Cambio e instalación de luces (tubos, transformadores, bombillos, etc.) Reparación e instalación de toma corrientes e interruptores Cambio e instalación de pantallas de luces

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Área de plomería Reparación e instalación de ferretería de servicios o baños Limpieza de tanque de agua de abastecimiento y de resumidero Cambio e instalación de llaves o grifos de lavamanos Reparación de tuberías Reparaciones menores en los caños o desagües

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A. Servicios Generales Apertura de aulas y control de entrega de aulas. Entrega, instalación y/o verificación de equipos (micrófonos, proyectores, grabadoras, computadoras) Brindar orientación a profesores y estudiantes en su área asignada (piso y/o aulas) Informar de manera oportuna a la administración sobre las necesidades de reparación y mantenimiento que se detecten en el área asignada. Salvaguardar los bienes que se encuentren en su área asignada (piso y/o aulas) Informar a la administración de cualquier situación de riesgo que sea detectada y activar la brigada de seguridad y plan de desalojo de ser necesario. 28

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Brindar atención primaria en caso de accidentes y dar aviso a la administración. Colaborar en actividades especiales (arreglo de aulas para eventos especiales) Colaborar con la seguridad externa en la ejecución de los planes de seguridad. Apertura y cierre de la sede. Realizar labores de mensajería para depósito diario, entrega de cheques a proveedores y encomiendas Alguna otra función asignada por el jefe inmediato.

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