Manual de Ms Word XP

Febrero 2003

http://online.softvision.es/estudio/cursoxp/offx/

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Contenido

Las barras de herramientas. .................................................................... 4 La Ayuda de Office. ................................................................................ 4 Crear un documento nuevo. .................................................................... 6 Insertar y sobrescribir............................................................................ 6 Crear documentos con un asistente. ........................................................ 7 Guardar documentos. ............................................................................. 7 Vista preliminar. ..................................................................................... 8 Aplicar efectos al texto. .......................................................................... 8 Seleccionar texto.................................................................................... 9 Símbolos y caracteres especiales. ........................................................... 9 Alineación de párrafos. ........................................................................... 9 Interlineados y espaciados. ................................................................... 10 Las sangrías. ........................................................................................ 11 El panel Estilos y formato.......................................................................12 Tablas y bordes.....................................................................................12 Tamaño y localización del papel. ............................................................13 Encabezados y pies de página................................................................14 Corregir mientras se escribe...................................................................15 Corregir el documento finalizado. ...........................................................15 El diccionario de sinónimos. ..................................................................16 Filas y columnas. .................................................................................. 17 Creación de tablas................................................................................. 17 Modificar la posición y el tamaño. .......................................................... 18 Selección de filas y columnas................................................................ 18 Insertar imágenes..................................................................................19 Insertar gráficos. ...................................................................................19 WordArt. ............................................................................................. 20 Ejemplo de referencia cruzadaFin del ejemplo....................................21 Fin del ejemplo .................................................................................. 23

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Word Ms XP Con la aparición de Windows 95, Microsoft unificó las numeraciones de los tres principales productos de Office, que se llamó Office 95. En 1997 apareció Office 97 cuyas novedades más importantes se basaron en el Ayudante del Office, en el chequeo de la gramática y la posibilidad de guardar los documentos con formato HTML. A mediados de 1999 apareció Office 2000, cuyos componentes principales son Word 2000, Excel 2000, Access 2000 y PowerPoint 2000. Word 2002 mantiene una cierta continuidad de estilo con Word 95 y Word 97. Además, Word 2000 y Word 97 utilizan un formato de ficheros de datos prácticamente idéntico (salvo algunas nuevas prestaciones). Esto quiere decir que los ficheros creados por los programas de Office 2002 pueden ser leídos por Office 97 y Office 2000. Sin embargo, no son compatibles con el Office 95 y versiones anteriores. Microsoft ofrece diversas soluciones para este problema. Al igual que Word 97 y Word 2000, Word 2002 también soporta el formato HTML ofreciendo un modo de visualización específico para HTML que facilita la labor del usuario al escribir páginas Web sencillas. Word 2002 puede mezclar en un documento textos, fórmulas matemáticas, imágenes, gráficos, tablas, hojas de cálculo, etc., y mostrar en pantalla una imagen exacta de cómo va a quedar impreso dicho documento. Esto es lo que se llama una aplicación WYSIWYG (What You See Is What You Get). Las aplicaciones WYSIWYG son muy fáciles de aprender y de utilizar. Debido a que los efectos de cada comando o acción pueden ser inmediatamente observados en la pantalla, los errores se detectan de inmediato y de ordinario se pueden eliminar con una simple acción. Es también muy fácil realizar pruebas hasta conseguir el efecto deseado en el documento que se está preparando. La forma más directa de arrancar Word 2002 es utilizar el menú Inicio, por medio del comando Inicio/Programas/.../Microsoft Word. Sea cual sea el sistema que se utilice para arrancar la aplicación, se podrá hacer doble clic sobre un fichero creado con Word (extensión *.doc por defecto), arrancando el programa inmediatamente, o creando un acceso directo en el Escritorio de Windows.

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Las barras de herramientas. Los elementos contenidos en las barras de herramientas de Word 2002 aparecen predefinidos por la aplicación, pero pueden personalizarse a las necesidades de cada usuario. Cuando personaliza una barra de herramientas, el usuario puede incluir los iconos que le resultan más útiles y eliminar los que no va a utilizar. Para hacerlo habrá que hacer clic en el menú Ver y, en el submenú Barras de herramientas, elegir la opción Personalizar. En el cuadro de diálogo Personalizar, dentro de la ficha Comandos, se muestran los comandos disponibles con sus respectivos botones. Al seleccionar un comando, el botón Descripción muestra una pequeña explicación de su función. Para añadir un botón a una barra de herramientas sólo hay que arrastrarlo desde el cuadro de diálogo hasta dicha barra. Por lo tanto, es necesario que la barra de herramientas esté visible en pantalla. El proceso inverso, es decir, arrastrar un botón fuera de una barra de herramientas es lo único que hay que hacer para eliminar dicho botón de esa barra. Por otra parte, es importante señalar que la configuración predeterminada de las barras de herramientas Estándar y Formato es compartir una única fila. Esta configuración evita que se vean todos los botones; la flecha hacia abajo que se encuentra al final de la barra de herramientas permite tener acceso a los botones ocultos. Para cambiar la configuración habrá que ejecutar el comando Personalizar del menú Herramientas y, en el nuevo cuadro de diálogo, seleccionar la casilla de verificación Mostrar siempre los menús completos de la ficha Opciones. Por último, habrá que Cerrar el cuadro de diálogo.

La Ayuda de Office. Existen diferentes modos u opciones de acceder a la Ayuda. Por ejemplo, al hacer clic sobre el botón con una interrogación que está en el extremo superior derecho de los cuadros de diálogo, el cursor de ratón se convierte en una interrogación con una flecha que nos da información sobre un control cuando hacemos clic sobre él. Tendremos algo similar si seleccionamos la opción de menú ?>¿Qué es esto?, o pulsa la

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combinación de teclas Mayús+F1. Al hacer clic sobre un botón o sobre una opción de un menú, se abre una ventana con información sobre su función. Esta primera Ayuda se complementa con el resto de opciones del menú con ese nombre y que se despliega al hacer clic sobre la entrada identificada con el símbolo de interrogación cerrada ?. La función de las restantes opciones es la siguiente:

- Ayuda de Microsoft Word: Al seleccionar esta opción, o pulsar la tecla F1, se abre la ventana del Ayudante de Office mostrándole una serie de temas de Ayuda. - Ocultar (o Mostrar) el Ayudante de Office: Esta opción le permite ocultar o mostrar el icono animado del Ayudante de Office. Cuando está presente, al hacer clic sobre él se abrirá la ventana de Ayuda. En determinadas ocasiones, el Ayudante muestra una bombilla amarilla; si hacemos clic sobre ella, nos ofrecerá una sugerencia sobre la tarea que estamos realizando. - Office en el Web: Al seleccionarla, nuestro sistema se conecta con la página Web de Microsoft en la que podremos encontrar información actualizada y ayuda sobre sus programas. - Activar producto: Inicia el Asistente para la Activación con el que podremos activar o actualizar información sobre nuestra copia de Microsoft Office. - Detectar y reparar: Busca y repara automáticamente los fallos que podamos tener en nuestra instalación.

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Crear un documento nuevo. Cada vez que se inicia Word 2002 desde el menú Inicio o desde cualquier acceso directo, aparecerá en pantalla un documento nuevo en blanco. Este documento se llamará, por defecto, Documento1.doc. Pero, para crear otro documento nuevo en otro momento, sólo hay que pulsar el botón Nuevo en la barra de herramientas Estándar. También se puede ejecutar el comando Nuevo del menú Archivo. Los nombres adjudicados por Word 2002 a los sucesivos documentos que se crean son Documento2, Documento3, etc. También se pueden crear documentos nuevos utilizando la combinación de teclas o ejecutando la opción Documento en blanco en la sección Nuevo del panel de tareas Nuevo documento. El nombre definitivo del archivo se le podrá dar cuando se ejecute la opción Guardar. Para comenzar a trabajar con cualquier documento sólo habrá que pulsar sobre la superficie del documento y comenzar a escribir donde el punto de inserción indica. Cuando el texto escrito sobrepasa el margen derecho, Word 2002 cambiará la línea automáticamente (es lo que se conoce como ajuste de línea). Por lo tanto, cuando se pulsa la tecla se iniciará un nuevo párrafo, no una nueva línea.

Insertar y sobrescribir. De entrada, Word trabaja en modo Insertar, lo que hace que el texto existente se recoloque para dejar sitio al nuevo que se está introduciendo. Si se pulsa esta tecla, se pasará al modo Sobrescribir, en el que el nuevo texto se escribe sobre el que ya existía. Si, estando en modo Sobrescribir, pulsamos la tecla Insert, se volverá a pasar al modo Insertar. Cuando se está en modo Sobrescribir aparece la casilla SOB en la Barra de estado del documento.

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Crear documentos con un asistente. Para la creación de un nuevo documento, si no se tiene una idea clara de cómo estructurarlo, se puede hacer uso de asistentes y plantillas, como punto de partida. Estas opciones las encontramos tras seleccionar la opción Nuevo, del menú Archivo. Tras hacer clic en dicha opción, se visualizará el panel de tareas Nuevo documento. Dentro de las diferentes opciones, que se muestran, se puede elegir Nuevo desde plantilla, teniendo que hacer clic en Plantillas generales. Si se ha abierto recientemente una plantilla o un asistente, éstos aparecerán en Nuevo desde plantilla, donde sólo se deberá hacer clic para abrirlos.

Guardar documentos. Para guardar documentos se puede utilizar el icono Guardar de la barra de herramientas Estándar o el comando del mismo nombre situado en el menú Archivo. Aparecerá entonces el cuadro de diálogo Guardar como. El siguiente paso será elegir la unidad de disco, directorio y carpeta donde se va a guardar el documento. Después, habrá que cambiar el nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo y elegir el formato que se le va a aplicar en la lista desplegable Guardar como tipo. Por último, habrá que pulsar sobre el botón Guardar para guardar el documento con sus nuevas características. Si en el proceso de localizar una carpeta en la que guardar el nuevo documento se desea crear una nueva, dentro del cuadro de diálogo Guardar como, junto al cuadro de lista Guardar en hay una serie de botones entre los que se encuentra el de Crear nueva carpeta. Habrá que hacer clic sobre dicho icono y dar nombre a la nueva carpeta que se crea. Para guardar el documento en su interior sólo hay que abrirla haciendo doble clic sobre ella. Por último, es interesante saber que también se pueden guardar los cambios en un documento utilizando la combinación de teclas . Para guardar un documento con otro nombre diferente habrá que ejecutar el comando Guardar como dentro del menú Archivo. Esta es la diferencia entre Guardar y Guardar como; mientras

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que el primero actualiza un fichero que ya existe, el segundo crea un nuevo fichero y mantiene el original tal y como estaba. Por lo tanto, el comando Guardar como suele utilizarse para crear nuevas versiones de un documento.

Vista preliminar. El comando Vista preliminar se encuentra dentro del menú Archivo y es una herramienta que permite comprobar cómo queda el entorno del documento y presenta las páginas tal y como se obtendrán en la impresora. Al ejecutar este comando o el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar, aparece en pantalla la ventana del mismo nombre. Word ofrece una vista del documento y la barra de herramientas Vista preliminar. Los botones de esta barra permiten ejecutar determinadas operaciones para previsualizar el documento y los más destacables son: - Imprimir: imprime el documento con la configuración activa por omisión. - Aumentar: permite pasar al modo Edición para evitar el texto. También sirve para aplicar el efecto zoom sobre el texto. - Una página: permite ver una página completa en pantalla en el modo Diseño de página. - Varias páginas: permite elegir el número de páginas que se van a ver en pantalla. - Zoom: este cuadro de lista desplegable permite seleccionar el porcentaje de ampliación de una o varias páginas. - Ver regla: permite mostrar y ocultar las reglas. - Reducir hasta ajustar: permite reajustar las líneas de un documento cuando la última página tiene pocas líneas para que quepan en la página anterior. - Pantalla completa: cambio la pantalla y muestra únicamente el documento. - Cerrar vista preliminar: cierra esta ventana y vuelve al documento. - Ayuda sensible al contexto: activa la posibilidad de obtener información sobre el elemento del texto en el que se pulsa.

Aplicar efectos al texto. Además de presentar un texto con un determinado tipo de fuente o tamaño, se pueden aplicar efectos al texto para resaltarlo. En la barra de herramientas Formato se pueden seleccionar efectos para Negrita, Cursiva o Subrayado. Para aplicarlos basta con seleccionar el texto al que se van a aplicar y pulsar sobre los botones N (Negrita), K (Cursiva) o S (Subrayado). También se pueden aplicar con la combinación de teclas respectivamente. Para eliminar estos efectos la secuencia será la misma, pero en esta ocasión los botones de la barra de herramientas Formato aparecerán pulsados. Se pueden aplicar otros efectos a través del cuadro de diálogo Fuente que aparece al ejecutar el

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comando del mismo nombre dentro del menú Formato. En el cuadro de lista Subrayado aparecen las diferentes opciones para subrayar un texto.

Dentro de este mismo cuadro, en la sección Efectos se pueden encontrar las siguientes casillas de verificación: - Tachado - Doble tachado - Superíndice - Subíndice - Sombra - Contorno - Relieve - Grabado - Versales - Mayúsculas - Oculto Otros efectos que se pueden aplicar a un texto son cambiar su color y resaltarlo con bandas de colores.

Seleccionar texto. El método más típico para seleccionar texto es hacer clic con el ratón al comienzo (o al final) del texto a seleccionar y arrastrar el ratón con el botón izquierdo pulsado hasta el final (o el comienzo) del texto que se quiere seleccionar.

Símbolos y caracteres especiales. Por ejemplo, puede insertar símbolos como ¼ y ©, caracteres especiales como un guión largo (—), puntos suspensivos (...), así como numerosos caracteres internacionales como Ç y ë. Se pueden insertar símbolos y caracteres mediante el cuadro de diálogo Símbolo al que se accede a través del menú Insertar, ejecutando el comando Símbolo. Bastará con elegir el símbolo que se va a añadir al documento y pulsar el botón Aceptar. Los tipos de símbolos y caracteres que se pueden insertar dependen de las fuentes disponibles.

Alineación de párrafos. Al introducir texto en un documento nuevo, por defecto, éste aparece alineado en el margen izquierdo. Sin embargo, el formato de alineación puede modificarse para adaptarse a los gustos o necesidades del usuario.

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Los tipos de alineación que pueden aplicarse son los siguientes: - Alineación izquierda: en ella la parte izquierda del párrafo está alineada en el margen izquierdo, pero el derecho queda sin alinear. - Alineación derecha: en ella el texto del párrafo se ajusta al lado derecho mientras que el izquierdo queda sin alinear. - Alineación centrada: es la que ajusta el texto en el centro del documento dejando, para cada una de las líneas, el mismo espacio entre el margen izquierdo y el derecho. - Alineación justificada: en ella están alineados los dos lados del párrafo. Para ello se ajusta el espacio entre las palabras de cada línea de forma automática y puede que no sea exactamente igual en todas. Esta técnica puede utilizarse en párrafos individuales o en varios simultáneamente. Para seleccionar un párrafo no es necesario seleccionar todo su texto, basta con situar el cursor sobre él. La forma más rápida de aplicar un tipo de alineación es utilizar los botones diseñados para este fin de la barra de herramientas Formato. También pueden modificarse las opciones de alineación en el cuadro de diálogo Párrafo que aparece al ejecutar el comando del mismo nombre que está dentro del menú Formato.

Interlineados y espaciados. Habitualmente, para separar párrafos, se suele incluir una línea en blanco entre ellos pulsando la tecla . Sin embargo, Word 2002 permite definir el espacio que hay entre dos párrafos de una forma más elegante. Al ejecutar el comando Párrafo, dentro del menú Formato, aparecerá un cuadro de diálogo llamado también Párrafo. En la ficha Sangría y espacio, dentro de la sección Espaciado, se encuentra el cuadro Anterior. En dicho cuadro se puede especificar el espacio en puntos que va a separar el párrafo actual del inmediatamente anterior. Por su parte, el cuadro Posterior de la misma sección indica el espacio en puntos que separará el párrafo actual del situado detrás de él. Ambos espacios pueden variarse y quedarán validados al pulsar el botón Aceptar. En principio el espacio se muestra en puntos, pero si se desea utilizar centímetros habrá que teclear el valor deseado seguido de las letras cm. Se

llama

interlineado

al

espacio

que

existe

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entre

las

líneas

de

un

párrafo.

Los tipos de interlineados que se pueden aplicar son: - Sencillo: algo mayor en tamaño que la fuente más grande que exista en la línea. - 1,5 líneas: es aproximadamente 1,5 veces el interlineado sencillo. - Doble: es el doble del interlineado sencillo. - Mínimo: indica el interlineado mínimo que se puede incluir en un párrafo. Si por el tamaño de la fuente, este tamaño no fuera suficiente, se incrementará automáticamente. - Exacto: tiene un tamaño fijo y por eso, si el interlineado no es suficiente para mostrar todo el texto, el texto se cortará por la parte superior. - Múltiple: ajusta el porcentaje que se le indique. Para modificar el interlineado de un párrafo habrá que ejecutar el comando Párrafo dentro del menú Formato. En el cuadro de diálogo Párrafo habrá que activar la ficha Sangría y espaciado; dentro de la sección Espaciado, aparece el cuadro de lista Interlineado en el que se puede seleccionar la opción que se desea usar (Sencillo, 1.5 líneas, Doble, Mínimo, Exacto o Múltiple). En la casilla En aparecerá un valor por omisión si se eligen los valores Mínimo o Exacto. Para aplicar los nuevos valores de interlineado habrá que pulsar el botón Aceptar. Otra forma rápida de modificar el interlineado de un párrafo es a través del botón Interlineado de la barra de herramientas Formato. Se pueden elegir diferentes valores a través del menú que se despliega en la parte derecha del botón, o abrir el cuadro de diálogo Párrafo al pulsar sobre la opción Más de dicho menú.

Las sangrías. La sangría no es otra cosa que el espacio que separa cada una de las líneas de un párrafo de los márgenes izquierdo y de derecho de la página. Una sangría puede aplicarse a la primera línea de párrafo, a todas ellas o, incluso, se pueden combinar varios tipos de sangría en el mismo párrafo. Esta es una lista con las propiedades de los diferentes tipos de sangrías: - Sangría primera línea: consiste en establecer, para la primera línea de un párrafo, una distancia al margen izquierdo diferente al resto de las líneas del párrafo. - Sangría izquierda: determina la distancia que separa todas las líneas respecto al margen izquierdo. - Sangría derecha: determina la distancia que separa todas las líneas respecto al margen derecho. - Sangría francesa: aquí la primera línea del párrafo queda alineada más a la izquierda que el resto de las líneas.

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- Sangría doble: establece una línea de separación respecto a ambos márgenes para todas las líneas del párrafo.

El panel Estilos y formato. Ya se ha definido un estilo como el conjunto de características de formato que se aplican a determinados párrafos. Se puede aplicar un conjunto de cambios de formato a un documento utilizando estilos. Existen estilos de caracteres (dan formato a palabras y líneas de un párrafo) y estilos de párrafo (dan formato a todos los párrafos). A no ser que se seleccione una plantilla del cuadro de diálogo Plantillas, los documentos se crearán con la plantilla Normal que incluye un estilo de fuente predeterminado (Times New Roman), un tamaño de fuente (12 puntos) y una alineación también predeterminada (alineación izquierda). Para aplicar otro estilo al texto del documento se puede desplegar la lista de Estilo en la barra de herramientas Formato. Algunos de los estilos que aparecen son Encabezado, Título 1, Título 2, etc. Cuando se modifica un estilo, el texto del documento asociado se actualiza y refleja los cambios. Redefinir un estilo es cambiar sus características. Para ello habrá que seleccionar un estilo en el Panel de tareas Estilos y formato y hacer clic con el botón secundario del ratón sobre él. En el menú contextual que aparece, habrá que ejecutar el comando Modificar y seleccionar las opciones deseadas. Para ver más opciones se tendrá que pulsar en Formato y después en el atributo que se desea modificar. Por último, el botón Aceptar realizará los cambios. Para usar el estilo modificado en documentos basados en la misma plantilla, se debe activar la casilla Agregar a la plantilla. Para crear un nuevo estilo, habrá que hacer visible el Panel de tareas Estilo y formato y, en el cuadro de diálogo al que se accede a través del botón Nuevo, se pueden cambiar las opciones de Formato en la sección del mismo nombre. Habrá que pulsar Aceptar para efectuar los cambios. Para borrar un estilo, en su menú contextual habrá que ejecutar el comando Eliminar y pulsar Sí en el mensaje de confirmación que aparece.

Tablas y bordes. Las tablas creadas con Word 2002 no tienen que ser sólo una combinación de líneas y celdas en blanco y negro, se pueden cambiar aspectos gráficos de la tabla, sus bordes, etc. La barra de herramientas Tablas y bordes, además de dibujar una tabla, permite trabajar con su aspecto gráfico. Para este fin están destinados los botones situados en la parte superior de dicha barra. Sus principales botones son:

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- Borrador: convierte el puntero del ratón en un borrador que elimina el elemento de la tabla sobre el que se pulsa.

- Borde: permite elegir los bordes sobre los que se va a actuar. - Estilo de línea y Grosor de línea: estas listas desplegables muestran diferentes estilos y grosores. - Color del borde: muestra una colección de colores que aplicar a los bordes de la tabla. - Color de sombreado: muestra una colección de colores para rellenar celdas.

Tamaño y localización del papel. Habitualmente el tamaño más utilizado en impresoras con páginas sueltas es el conocido como A4, se pueden utilizar folios (un poco más largos) y, en definitiva, papel de longitudes diferentes. Para poder imprimir cualquier formato de papel, Word 2002 permite modificar las opciones necesarias en una ficha específica. Para localizarla habrá que ejecutar el comando Configurar página dentro del menú Archivo. En el cuadro de diálogo Configurar página, habrá que activar la ficha Papel. En el cuadro de lista Tamaño del papel, Word incorpora una completa lista de tamaños estándar de papel y tamaños de sobres para que sólo tengan que seleccionarse. En caso de necesitar imprimir en un tamaño que no esté en la lista se pueden especificar sus valores en los cuadros Ancho y Alto. En la sección Vista previa se mostrarán los cambios que serán validados al pulsar el botón Aceptar.

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Encabezados y pies de página. Para mejorar la presentación de un documento se pueden incluir en él elementos como el título del documento, el número de página, etc. Si esta información está en la parte superior de la página se llama encabezado y, si está en la parte inferior, pie. Aunque los encabezados y pies aparezcan en todas las páginas no hay que escribirlos en cada una. Bastará con escribirlos una vez y Word 2002 automatizará la tarea. Para introducir estos elementos habrá que ejecutar el comando Encabezado y pie de página del menú Ver. La barra de herramientas Encabezado y pie de página cuenta con un recuadro para introducir el texto del encabezado que aparecerá en todas las páginas. Para cambiar al pie hay que hacer clic en el botón Cambiar entre encabezado y pie de la barra de herramientas. Cuando se hayan introducido los elementos deseados basta con pulsar el botón Cerrar y esta barra de herramientas desaparecerá. Para conocer mejor las posibilidades de la barra de herramientas Encabezado y pie de página es conveniente conocer los botones que la componen (de izquierda a derecha): - Insertar Autotexto: botón desplegable que muestra datos que suelen aparecer en encabezados y pies. Se pueden activar seleccionándolos. - Insertar número de página: permite incluir un encabezado o pie de forma que la página quedará numerada. - Insertar número de páginas: permite incluir un encabezado o pie con el número total de páginas que tiene el documento. - Formato del número de página: abre un cuadro de diálogo que permite elegir el formato de número de página. - Insertar fecha: incluye un campo con la fecha actual. - Insertar hora: inserta la hora actual. - Configurar página: abre el cuadro de diálogo Configurar página. - Mostrar u ocultar texto del documento: muestra u oculta el texto del documento cuando se editan el encabezado y pie de página. - Igual que el anterior: sustituye el encabezado y pie por el de una sección anterior. - Cambiar entre encabezado y pie: sirve para pasar del encabezado al pie y viceversa. - Mostrar el anterior: permite situarse en el encabezado o pie de la sección anterior. - Mostrar el siguiente: permite situarse en el encabezado o pie de la sección siguiente.

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- Cerrar: cierra la barra de herramientas y permite aplicar los cambios realizados.

Corregir mientras se escribe. La opción Reemplazar texto mientras escribe permite reemplazar una palabra por otra que haya sido indicada con anterioridad. Para activarla habrá que ejecutar el comando Opciones de Autocorrección dentro del menú Herramientas y, en el cuadro de diálogo que aparece, se encuentra esta sección. Como ya se ha comentado al teclear una palabra que esté indicada en la primera columna de la tabla que aparece en esta sección, Word la cambiará automáticamente por la palabra que le corresponde en la segunda columna. Para añadir palabras a la Autocorrección se ha de escribir la palabra que la aplicación debe considerar incorrecta en el cuadro de texto Reemplazar y la correcta (por la que va a ser sustituida) en el cuadro de texto Con:. Por último, habrá que pulsar el botón Agregar. Esta nueva entrada quedará añadida por orden alfabético a la lista que se encuentra debajo. Esta opción puede también ser muy útil para ahorrar tiempo al escribir ya que se pueden predefinir abreviaturas para una o varias palabras que se vayan a usar frecuentemente. De esa forma, sólo se escribirá la abreviatura y Word 2002 lo sustituirá por la palabra completa.

Corregir el documento finalizado. Word 2002 permite solucionar de forma automática errores que frecuentemente se producen al pulsar el teclado. Es lo que se llama autocorrección y es independiente de la corrección ortográfica o gramatical. Los errores más comunes al escribir con rapidez suelen ser pulsar dos letras cambiando el orden o tocar una letra, pero en realidad no se realiza la pulsación. Para activar la corrección automática de errores de este tipo habrá que ejecutar el comando Opciones de Autocorrección, dentro del menú Herramientas. En el cuadro de diálogo Autocorrección que aparecerá se muestran una serie de casillas de verificación que activan las siguientes opciones: - Mostrar los botones de las opciones de Autocorrección: permite mostrar un botón sobre la palabra corregida con las opciones de deshacer la corrección, no corregirlo automáticamente y un acceso al cuadro de diálogo Autocorrección.

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- Corregir Dos Mayúsculas Seguidas: Word convierte la segunda mayúscula en una minúscula de forma automática. - Poner en mayúscula la primera línea de una oración: la primera letra después de un punto debe estar en mayúscula. Al activar esta opción, Word 2002 convierte en mayúscula la primera letra de una oración. - Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas: Word 2002 pondrá la primera letra del texto de una celda en mayúscula. - Poner en mayúscula los nombres de días. - Corregir el uso accidental de BLOQ MAYÚS: al activar esta opción, cuando la aplicación encuentre una palabra con todas las letras en mayúsculas excepto la primera, entenderá que se ha activado por error la tecla , corregirá la palabra y desactivará dicha tecla. - Reemplazar texto mientras escribe: esta es una de las opciones más interesantes de la autocorrección y será estudiada de forma especial. Pero se puede resumir como la opción que permite reemplazar una palabra por otra que haya sido predefinida.

El diccionario de sinónimos. La opción Sinónimos está especialmente indicada para mejorar el vocabulario y, en definitiva, el contenido de un documento. El objetivo será evitar el uso repetitivo de algunas palabras. Para consultar esta herramienta habrá que seleccionar la palabra para la que se busca un sinónimo y ejecutar el submenú Idioma del menú Herramientas. En la lista de comandos que aparecerán se encuentra Sinónimos. Al pulsarlo se abrirá el cuadro de diálogo Sinónimos. Este cuadro de diálogo mostrará la palabra seleccionada en el cuadro Sinónimos para y, en la lista Significados, palabras por las que pueden sustituirla. La palabra seleccionada en la lista aparecerá también en el cuadro Reemplazar por sinónimo. Para buscar sinónimos de la palabra que aparece en el cuadro Reemplazar por sinónimo hay que pulsar el botón Buscar. Cuando se haya obtenido el sinónimo deseado basta con pulsar

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el botón Reemplazar y el término original quedará sustituido en el documento por este nuevo término. También se puede mostrar el cuadro de diálogo Sinónimos pulsando la combinación de teclas .

Filas y columnas. Hemos hablado anteriormente de que para modificar la estructura de una tabla había que utilizar la barra de herramientas Tablas y bordes. Veamos ahora con más detalle cómo agregar nuevas filas o columnas a una tabla. Para ello habrá que hacer clic en el botón Dibujar tabla de dicha barra (es un botón con forma de lápiz). Una vez seleccionado ya se puede dibujar la nueva fila o columna. Pero si no se desea crear uno de estos elementos dibujándolos, se pueden utilizar los comandos correspondientes. De esta forma, situando el cursor en la fila delante de la cual se va a crear una nueva fila, se seleccionará el comando Insertar dentro del menú Tabla; en el submenú desplegable habrá que pulsar la opción Filas en la parte superior. Al elegir la opción Filas en la parte inferior la nueva fila se creará debajo de la fila seleccionada. Otra opción es pulsar con el botón derecho del ratón y, en el menú contextual, seleccionar la opción Insertar filas. Si en lugar de seleccionar una fila, se selecciona una columna, el botón Insertar filas de la barra de herramientas Estándar se convierte en el botón Insertar columnas. Por lo tanto, estos botones también se pueden utilizar para insertar columnas y filas en una tabla.

Creación de tablas. Se pueden crear tablas con Word de diferentes formas. La más rápida es a través del botón Insertar tabla de la barra de herramientas Estándar. Otra forma de crear una tabla es ejecutar el comando Insertar / Tabla del menú Tabla. Si se utiliza el botón Insertar tabla, primero habrá que situar el cursor en el lugar en el que se desea crear. A continuación, Word 2002 mostrará una cuadrícula con la que se puede indicar el número de filas y columnas de la tabla seleccionándolas con el ratón. Una vez seleccionadas las casillas correspondientes, al soltar el botón del ratón, la tabla aparecerá en el documento.

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Si se utilizan los comandos del menú Tabla, aparecerá el cuadro de diálogo Insertar tabla. En él habrá que especificar el número de columnas (en el cuadro de texto Número de columnas), el número de filas (en el cuadro de texto Número de filas) y el ancho de las columnas de la tabla (Ancho de columna fijo). Cuando se hayan marcado los valores deseados, habrá que pulsar el botón Aceptar para crear la tabla.

Modificar la posición y el tamaño. A la hora de ir definiendo una tabla es muy probable que, por diferentes motivos, se necesite modificar el tamaño de alguno de sus elementos. - Modificar ancho de columnas: la forma más rápida de hacerlo es con la ayuda de la regla. Al situar el puntero en la marca de la columna, éste se transforma en una flecha de dos puntas. Habrá que pulsar y arrastrar el ratón a izquierda o derecha para aumentar o disminuir el ancho. Al soltar el botón del ratón, Word modificará el ancho. - Modificar ancho de celda: habrá que seleccionar la celda, situar el puntero en el límite derecho hasta que el puntero se transforme en una flecha con dos puntas. Para aumentar o disminuir el ancho de celda habrá que pulsar y arrastrar el ratón en la dirección que se desee. - Ajustar automáticamente el ancho de columnas: para cambiar el tamaño de las columnas de forma automática se muestran varias opciones, pero todas se encuentran dentro del submenú Autoajustar del menú Tabla. - Modificar alto de fila: habrá que seleccionar la celda, situar el puntero en el límite superior hasta que el puntero se transforme en una flecha con dos puntas. Para aumentar o disminuir el alto de fila habrá que pulsar y arrastrar el ratón hacia arriba o hacia abajo.

Selección de filas y columnas. Cuando se ha creado una tabla se puede modificar su estructura y apariencia, pero para ello antes hay que saber cómo seleccionar sus elementos. Estas son algunas formas de seleccionar elementos diferentes: - Seleccionar una celda: hacer clic en la barra de selección de la celda. Esta barra de selección se encuentra en la parte izquierda de la celda. Justo el límite de la misma. - Seleccionar una fila: hay que situar el cursor en una celda de esa fila y ejecutar el comando Seleccionar dentro del menú Tabla. Después habrá que seleccionar la opción Fila. También se puede seleccionar la fila haciendo doble clic sobre el área de selección de cualquiera de sus celdas o, simplemente, pulsando a la izquierda de la fila. - Seleccionar una columna: hay que situar el cursor en una celda de esa fila y ejecutar el

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comando Seleccionar dentro del menú Tabla. Después habrá que seleccionar la opción Columna. También se puede hacer clic en el área de selección de la columna cuando el puntero se transforma en una flecha apuntando hacia abajo.

- Seleccionar varias celdas, columnas y filas: hacer clic con el puntero del ratón sobre uno de los elementos y arrastrarlo sobre los que se quieren seleccionar. Si los elementos que se van a seleccionar no se encuentran correlativos, habrá que pulsar sobre ellos mientras se presiona la tecla . - Seleccionar tabla: situar el cursor en cualquier lugar de la tabla y ejecutar el comando Seleccionar del menú Tabla. En el menú desplegable, habrá que pulsar sobre el comando Tabla. Otra forma sencilla de seleccionar toda la tabla es pulsar en el icono de la tabla que aparece en la esquina superior izquierda.

Insertar imágenes. Word 2002 permite insertar diferentes gráficos en los documentos creados con esta aplicación. Word 2002 proporciona dos tipos de gráficos: objetos de dibujo e imágenes. Ahora nos centraremos en las imágenes. Se consideran imágenes a lo que serían fotografías o imágenes en general que se han importado de otras aplicaciones o a las que Word nos ofrece como prediseñadas. Las imágenes prediseñadas están incluidas en la Galería de imágenes de Word. Para insertar una imagen en un documento Word, en primer lugar hay que decidir dónde va a estar situada y colocar el puntero del ratón en ese lugar. A continuación, hay que ejecutar el submenú Imagen dentro del menú Insertar. Dentro del submenú habrá que ejecutar el comando Imágenes prediseñadas (para insertar una imagen de la Galería de imágenes) o el comando Desde archivo (para insertar una imagen que no pertenezca a la Galería de imágenes).

Insertar gráficos. 19

Al igual que se pueden insertar imágenes, Word 2002 también permite insertar gráficos en sus documentos. Word 2002 proporciona dos tipos de gráficos: objetos de dibujo e imágenes. Ya hemos visto cómo trabajar con imágenes, por lo que ahora nos centraremos en los objetos de dibujo. Dentro de este grupo se pueden incluir las formas como líneas, curvas y elipses, los rótulos WordArt, los gráficos de datos y los organigramas. Si bien no tendría que ser una característica de un procesador de textos, Word 2002 puede hacerlo ofreciendo gráficos de buena calidad. Nos centraremos en los pasos a seguir para insertar un gráfico de datos. Como su nombre indica, este tipo de gráficos muestra una serie de datos que es necesario introducir. Para introducir los datos se puede crear una tabla en el documento y, a partir de ella, se dibujará el gráfico; o se pueden incorporar los datos a la hoja de datos del gráfico. Si se desea crear un gráfico a partir de una tabla ya existente, habrá que seleccionar dicha tabla y ejecutar el comando Gráfico incluido en el submenú Imagen del menú Insertar. Los datos de la tabla pasarán a la hoja de cálculo adjunta al gráfico. Bastará con hacer clic sobre cualquier lugar de la ventana y situar el gráfico en el lugar deseado. Para incluir un gráfico de datos sin una tabla previa hay que ejecutar el comando Gráfico incluido en el submenú Imagen del menú Insertar. En la Hoja de datos que aparece, sólo se tendrán que introducir los datos finales. Para escribir en las celdas sólo hay que situar el cursor dentro de ellas. Para cambiar el tipo de gráfico hay que utilizar los botones de la barra de herramientas que aparece al hacer doble clic sobre el gráfico.

WordArt. La herramienta WordArt permite insertar objetos de dibujo en forma de rótulo. Para insertar un rótulo de WordArt hay que abrir el submenú Imagen dentro del menú Insertar y ejecutar el comando WordArt. A continuación, habrá que seleccionar el estilo que se desea entre todos los que muestra la Galería de WordArt. Por último, habrá que pulsar el botón Aceptar. El cuadro de diálogo Modificar texto de WordArt permite insertar el texto que aparecerá en el rótulo o modificarlo más adelante. Habrá que seleccionar el tipo de fuente y tamaño que se aplicarán al texto a través de los cuadros de lista correspondientes. Una vez elegidas las características del estilo de texto sólo hay que pulsar de nuevo sobre Aceptar.

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Si el resultado es el deseado bastará con hacer clic sobre cualquier lugar que no sea el objeto. Si por el contrario se quiere hacer alguna modificación habrá que utilizar la barra de herramientas WordArt que se abrirá al hacer clic sobre el rótulo.

Guía de referencia cruzada Para hacer una referencia cruzada, tenemos que hacer lo siguiente: Ponemos un letrero con los estilos de letras como por ejemplo heading 1 o titulo 1, elegimos el estilo que mas nos guste y escribimos, dos frases, la primera en el inicio de una hoja y la segunda en el final de la hoja:

Ejemplo de referencia cruzadaFin del ejemplo Después dejamos el cursor al final de la primera frase y nos vamos al menú de insertar referencia cruzada.

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después nos va a parecer la siguiente pantalla:

Donde dice Tipo tiene un menú, vamos a seleccionar el que dice titulo o heading, y donde dice Referencia a: debe de decir Texto de titulo y nos van aparecer las dos líneas de texto que escribimos, debemos de seleccionar a la que queremos hacer la referencia, en este caso es la que dice Fin del ejemplo.

le damos cerrar y ya quedo la referencia cruzada, y queda así el texto

Podemos probar dándole clic y nos enviara al final.

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Fin del ejemplo Se puede hacer referencias cruzadas con dibujos, numero de páginas y tablas.

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