El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su sesión Nº 2164 Ordinaria, celebrada el día veintitrés de noviembre del año 2011, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9 del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO:

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física

Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, en su Sesión Nº 2164 Ordinaria, celebrada el día veintitrés de noviembre del año dos mil once.

Dr. Francesco Leone Durante Rector

Dr. Francisco Ugel Garrido Secretario General

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 1/107

DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTENIDO DEL MANUAL Introducción Base Legal Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Procedimientos Administrativos de la Dirección Recepción y Registro de Solicitud de Servicio Contratación de Proyecto Elaboración y Aprobación de Proyecto Selección de Empresa por Consulta de Precios hasta 1.500 Unidades Tributarias Selección de Empresa por Consulta de Precios Mayores a 1.500 hasta 20.000 UT Selección de Empresa por Concurso Cerrado Selección de Empresa por Concurso Abierto Contratación de Obras y Servicios Tramitación de Pago de Valuaciones Tramitación de Inicio de Obra Acta de Terminación o Amonestación por Incumplimiento Tramitación de Paralización de Obras Tramitación de Prórroga de Finalización Tramitación de variaciones de Precio Tramitación de Obras Adicionales Tramitación de Modificaciones del Contrato Acta de Recepción Provisional y Definitiva

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 2/107

DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTENIDO DEL MANUAL Medición de Obra Ejecutada Pruebas de Control Cómputos Métricos Revisión de valuaciones Elaborar y Estimar Presupuesto de Obra Procedimientos Administrativos del Dpto. de Mantenimiento (PAD) Contratación de servicios de Mantenimiento. Verificación Diaria de Parámetros del Chiller Programación de Mantenimiento Elaboración de Ticket Programados Elaboración de Solicitud de Servicio de Mantenimiento Elaboración de Orden de Trabajo Ejecución de Solicitudes de Servicio u Ordenes de Trabajo Ingreso de Materiales de Almacén Control de Materiales de Almacén. Formulación de los procedimientos del departamento de Mantenimiento. Procedimientos Operativos de Mantenimiento (POM).

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 3/107

DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIÓN El objetivo de este manual es presentar en forma ordenada y sistemática las normas y los procedimientos llevados en las operaciones de la Dirección de Planta Física, con la finalidad de formalizar y agilizar los trámites recurrentes que se realizan en toda la dirección y que involucra sus departamentos y unidades así como también ofrecer a la Dirección un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y facilite en un momento determinado la verificación de los pasos correctos a seguir para el cumplimiento de las funciones, de igual forma se quiere garantizar la continuidad de los procedimientos aún cuando sucedan cambios. Por otra parte, es importante tener presente la necesidad de mantener actualizado el presente documento, a fin de que continuamente cumpla con su objetivo, para ello, cualquiera de los departamentos que detecte la necesidad de actualización de algún procedimiento o de incorporar procedimientos adicionales, deberá establecer el contacto con el departamento de Organización y Métodos para llevar a cabo la actualización. Se espera que este documento sea de utilidad tanto para los funcionarios adscritos a la Dirección de Planta Física, como para cualquier persona que lo necesite.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 4/107

DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

BASE LEGAL Los Procedimientos Administrativos de la Dirección tienen como fundamento legal: Leyes / Decretos:  Ley de Contrataciones Públicas, (Gaceta Oficial No. 39.503 de fecha 6/09/2010) Reglamentos:  Reglamento de Ley de Contrataciones Públicas, Decreto 6.708 del 19/05/09

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 5/107

CÓDIGO: PADPF-01

PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE SOLICITUD DE SERVICIO Pág. 1/3 ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1.

OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos que se deben

cumplir para tramitar las diferentes solicitudes de servicio a objeto de dar respuestas oportunas y pertinentes a las unidades académicas y administrativas de la Universidad.

2.

NORMAS 

Toda Solicitud deberá estar debidamente registrada y codificada.



El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos.



Para efectos de este manual se entenderá como Ingeniero Inspector, los Ingenieros o Arquitectos asignados por el departamento para realizar la Inspección de la obra.



A cada solicitud se le asignará un responsable que se encargará de atenderla y dar la información técnica necesaria a objeto de que se tome la decisión de ejecutarla.



El Consejo técnico de la Dirección de Planta Física estará integrado por el Director y los Jefes de los Departamentos de Infraestructura y Mantenimiento.



El Consejo Técnico de la Dirección de Planta Física será quien tome la decisión acerca del resultado de la Solicitud, en primera instancia sobre el tipo de obra o servicio a realizar.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 6/107

CÓDIGO: PADPF-01

PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE SOLICITUD DE SERVICIO Pág. 2/3 ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

Director

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

3.

CONTENIDO

PASO

UNIDAD / CARGO

DESCRIPCIÓN

DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA

Recibe el Memo de Solicitud o Solicitud verbal por parte de las autoridades, revisa, realiza las verificaciones correspondientes en cuanto a prioridad y ajustes a las políticas institucionales establecidas:  De resultar procedente, envía al Departamento correspondiente.  Si no procede, se programa para el año siguiente y le informa a la unidad solicitante.

2

SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO

Recibe la solicitud, registra y codifica según el correlativo que corresponda (coloca el número correlativo en la parte superior derecha). Entrega al Jefe del Departamento.

3

JEFE DE DEPARTAMENTO

Recibe solicitud, define el tipo de Servicio y asigna responsable. Registra en control de solicitudes.

INGENIERO INSPECTOR

Realiza inspección en la unidad solicitante y elabora Informe de Evaluación, donde indica el monto aproximado de la obra o servicio. Firma y entrega al Jefe del Departamento.

1

4

Revisa Informe de Evaluación, se reúne con el Consejo Técnico (Director, Jefe Dpto. de Mantenimiento y Jefe Dpto. de Infraestructura) a objeto de tomar la decisión que corresponda:

5

JEFE DE DEPARTAMENTO

 Si se requiere contratar el proyecto, va al procedimiento PADPF – 02.  Si se requiere elaborar un proyecto, emite copia del Informe y la entrega al Funcionario Asignado, archiva solicitud + informe (originales). Ir al procedimiento PADPF-03.

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PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: PADPF-01

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE SOLICITUD DE SERVICIO Pág. 3/3 ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

6

UNIDAD / CARGO

DIRECCIÓN DE PLANTA FÍSICA

DESCRIPCIÓN  Si ya tiene el proyecto aprobado remitirse a los procedimientos :  Si procede Consulta de Precios hasta 1.500 Unidades Tributarias, ir al procedimiento PADPF-04.  Si procede Consulta de Precios desde 1.500 a 20.000 Unidades Tributarias, ir al procedimiento PADPF-05.  Si requiere Concurso Cerrado, va al procedimiento PADPF-06.  Si requiere Concurso Abierto, va al procedimiento PADPF-07.

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CÓDIGO: PADPF-02

PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DE PROYECTOS

Pág. 1/3

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda. Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos que se

1.

deben cumplir para la contratación de proyectos de ingeniería y arquitectura.

NORMAS

2.



El presente procedimiento se regirá por la normativa interna y podrá utilizarse el Manual de Contratación de Servicios de Consultoría de Ingeniería, Arquitectura y profesiones afines del Colegio de Ingenieros de Venezuela.



Al momento de presentar la oferta y en la contratación se deberá exigir todo lo que el proyecto requiera según el tipo de obra o servicio, tales como: Proyecto arquitectónico, Cálculos estructurales, Cálculos sanitarios, Cálculos eléctricos, cálculos mecánicos, dibujos de planos, Cómputos métricos, Presupuesto base, Plan de Trabajo, Memoria descriptiva del proyecto, estudio de suelo, Levantamiento Topográfico entre otros.

3. CONTENIDO PASO

UNIDAD/CARGO

Solicita a Proyectistas los presupuestos u oferta del proyecto.

1 2

DESCRIPCIÓN

JEFE DE DEPARTAMENTO

Recibe el Presupuesto u oferta del servicio y remite a la Unidad de Costos y Contratos.

3

Revisa las ofertas conjuntamente con la Unidad de Costos, preparan informe y entrega al Director para su revisión y aprobación.

4

Aprueba la oferta conveniente y solicita al Administrador el Pre-Compromiso DIRECTOR

5

Una vez que recibe el Pre-Compromiso, une con informe aprobado y entrega a la Unidad de Costos y Contratos.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 9/107

CÓDIGO: PADPF-02

PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DE PROYECTO

Pág. 2/3

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda. Delia Dellanira Castillo (OyM)

PASO

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

UNIDAD/CARGO

6 UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS

DESCRIPCIÓN Registra el servicio en el sistema e Imprime original y copia del Contrato. Entrega al Administrador copia del Contrato junto con el PreCompromiso

7

Entrega a la secretaria de la Dirección, el Informe, Presupuesto u oferta del servicio más original del Contrato para que archive transitoriamente.

8

Anula el Pre-Compromiso y emite en original y copia el Apartado Presupuestario o Compromiso del servicio.

9

Une copia del Contrato con el original y copia del Apartado Presupuestario o Compromiso, hace firmar el Apartado Presupuestario o Compromiso por el responsable autorizado de afectar el presupuesto y envía a la Dirección de Finanzas.

ADMINISTRADOR

10

Recibe de la Dirección de Finanzas copia Firmada y sellada del Apartado Presupuestario o Compromiso. Entrega a la Secretaria de la Dirección de Planta Física copia del Apartado Presupuestario o Compromiso firmado y sellado por la Dirección de Finanzas.

11

Recibe del Administrador copia del Apartado Presupuestario o Compromiso firmado y sellado por la Dirección de Finanzas. Extrae del archivo transitorio Informe más Presupuesto u oferta del servicio y Contrato original.

SECRETARIA DE DIRECCION

12

Saca dos (02) copias del Contrato. Forma expediente en carpeta con: Apartado Presupuestario o Compromiso firmado y sellado por la Dirección de Finanzas, Informe + Ofertas + Contrato en original y 2 copias

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 10/107

CÓDIGO: PADPF-02

PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DE PROYECTO

Pág. 3/3

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD/CARGO

13 14

SECRETARIA DE DIRECCION

15 DIRECTOR 16

17

SECRETARIA DEL DIRECTOR

Se comunica con el proyectista a objeto de que se presente a firmar el Contrato (original y 2 copias). Una vez firmado por el proyectista, entrega expediente junto con el Contrato al Director para la firma. Revisa que el contrato este firmado por el Proyectista y la aprobación del Apartado Presupuestario o Compromiso por parte de la Dirección de Finanzas. Firma Contrato y entrega a la secretaria. Remite original del contrato + anexos al Departamento encargado de la Obra para su archivo en el expediente, control y ejecución. Entrega al proyectista una copia del Contrato firmado para su control. Archiva copia del Contrato + anexos en el Expediente de costos.

18

19

DESCRIPCIÓN

JEFE DE DEPARTAMENTO

Recibe el Proyecto por parte del proyectista. Revisa que cumpla con lo establecido en el contrato. De no estar conforme, se comunica con el proyectista y acuerdan los detalles para que este corrija. De estar todo correcto aprueba el Proyecto y envía al Administrador para procesar el pago.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 11/107

CÓDIGO: PADPF-03

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTO

Pág. 1/2

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1.

OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos que se deben cumplir para la elaboración de proyectos y posterior presentación para su aprobación.

2.

NORMAS 

El Anteproyecto de la obra debe ser presentado al solicitante, a objeto de darle el visto bueno a la propuesta.



El proyecto podrá contener, entre otros: Elaboración de Memoria Descriptiva del Proyecto, Anteproyecto, Cálculos Estructurales, Cálculos Sanitarios, Cálculos Eléctricos, Cálculos Mecánicos, Dibujos de Plano, Cómputos Métricos, Elaboración de Presupuestos Base y Estimaciones, Plan de Trabajo, en caso de ser requerido Estudio de Suelo y Análisis de Precios Unitarios (APU).



El Consejo Técnico está integrado por el Director y los Jefes de Departamento.

3. CONTENIDO PASO

CARGO/UNIDAD

Recibe del Jefe del Departamento copia del Informe. Revisa el informe, se comunica con el solicitante y acuerda día y hora de Inspección.

1 2

DESCRIPCIÓN

FUNCIONARIO ASIGNADO

Realizar inspección en el sitio de la obra, con el objeto de conocer los requerimientos del proyecto. Elabora Anteproyecto de la obra y presenta al Solicitante. Una vez aprobado por el solicitante, lo entrega al Jefe del Departamento.

3

4

JEFE DEL DEPARTAMENTO

Revisa y presenta el Anteproyecto en Consejo Técnico para su aprobación.

5

CONSEJO TÉCNICO

Si no está conforme, devuelve el Anteproyecto para los ajustes necesarios.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 12/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: PADPF-03

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTO

Pág. 2/2

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD / CARGO

DESCRIPCIÓN

6

Una vez conforme, hace entrega del Anteproyecto al funcionario asignado.

7

Elabora el Proyecto contentivo de:  Proyecto Arquitectónico  Cálculos Estructurales.  Cálculos Sanitarios.  Cálculos Eléctricos.  Cálculos Mecánicos.  Dibujos de Planos.  Cálculos Cómputos Métricos.  Presupuesto Base.  APU cuando se requiera.  Plan de Trabajo.  Elaboración de Memoria Descriptiva del Proyecto.  Estudio de suelo (de ser necesario).

FUNCIONARIO ASIGNADO

Presenta el Proyecto al Jefe del Departamento para su revisión.

8 9

JEFE DEL DEPARTAMENTO

Recibe Proyecto con todos sus anexos revisa y presenta al Consejo Técnico para su aprobación. Luego de aprobado en Consejo Técnico, envía el Proyecto al procedimiento que corresponda para su posterior ejecución:

10

SECRETARIA DEPARTAMENTO

 Si procede Consulta de Precios hasta 1.500 Unidades Tributarias, ir al procedimiento PADPF-04.  Si procede Consulta de Precios desde 1.500 a 20.000 Unidades Tributarias, ir al procedimiento PADPF-05.  Si procede Concurso Cerrado, ir al procedimiento PADPF-06.  Si procede Concurso Abierto, ir al procedimiento PADPF-07.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 13/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: PADPF-04

SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS HASTA 1500 U.T

Pág. 1/4

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos que se deben cumplir en la Dirección de Planta Física de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, para seleccionar las empresas contratistas que realizarán las obras, por la modalidad de Consulta de Precios hasta 1500 Unidades Tributarias. 2. NORMAS 

La ejecución de este procedimiento debe realizarse considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.



Las consultas de precios hasta por 1.500 U.T no requerirán las visitas al sitio de la obra, ni los Análisis de Precios Unitarios.



El Análisis de las ofertas para rangos menores a 1500 Unidades Tributarias se deberá tomara en cuenta el precio y los lapsos de las ofertas.



Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso.



Para iniciar cualquier modalidad de selección de contratista, se deberá tramitar el pre-compromiso.



Para la ejecución de este procedimiento se deberá tener el proyecto de la obra aprobado.



Todo proyecto debe tener anexo el presupuesto base.



La comisión de Planta física podrá sugerir prorrogas para la presentación de las ofertas cuando estas sean solicitadas por los oferentes o por el ente contratante siempre que la justificación lo amerite y la comisión lo considere procedente, la cual deberá ser aprobada por el Director.



La Secretaria de la Comisión de Contrataciones de la Dirección de Planta Física deberá notificar por escrito al beneficiario de la Adjudicación, a los oferentes descalificados del acto por que se tome tal decisión, o informarles del acto mediante el cual se ponga fin al procedimiento.



La Comisión de Contrataciones deberá suscribir el Acta de Inicio del proceso. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 14/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO PADPF-04

SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS HASTA 1500 UT

Pág. 2/4

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

CONTINUACÓN DE LAS NORMAS 

Cuando en el Acto de Apertura de Ofertas, no se presente ninguna empresa, la Comisión deberá Declarar Desierto el proceso y elaborar el Acta correspondiente.

 Cuando las empresas Soliciten aclaratorias del proceso de Contratación, el funcionario deberá responder las aclaratorias por escrito y remitirlas a la secretaria del departamento, con el objeto de ser entregadas o enviadas por correo electrónico o Fax a las empresas participantes, dejando constancia del hecho. PASO

1

UNIDAD / CARGO

DIRECTOR

2

3 COMISIÓN DE CONTRATACIONES

DESCRIPCIÓN Con el Proyecto, solicita al Administrador de la Dirección de Planta Física la tramitación de la Disponibilidad Presupuestaria o Pre-compromiso. Una vez que recibe por parte del administrador la Disponibilidad o Pre-compromiso, une Proyecto con la Disponibilidad y remite a la Comisión de Contrataciones Revisan la Disponibilidad, discuten el proyecto, de estar todos de acuerdo, entregan el Proyecto a la Unidad de Costos y Contratos para la elaboración del pliego de condiciones indicando el lapso de entrega y recepción.

4

Revisan listado de empresas inscritas en el Registro interno de contratistas o en el Registro Nacional de Contratistas. Seleccionan al menos tres (3) empresas basado en la especialidad de la obra y el Nivel de Contratación.

5

Solicita al Jefe de Departamento, la designación del funcionario encargado para la obra, para indicar su UNIDAD DE COSTOS Y nombre en el pliego de condiciones. CONTRATOS

6

Elaborar el Pliego de Condiciones, le anexa Proyecto + Pre-Compromiso y entrega a la Comisión de Contrataciones para su revisión.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 15/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO PADPF-04

SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS HASTA 1500 UT

Pág. 3/4

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD / CARGO

DESCRIPCIÓN

7

COMISIÓN DE CONTRATACIONES

Revisar el pliego de Condiciones con sus anexos, de estar conforme, indica a la Secretaria que elabore el Acta de Inicio. Recibir de la Comisión de Contrataciones el Pliego de Condiciones con sus anexos, a objeto de realizar la invitación a las empresas seleccionadas.

8

9

SECRETARIA DE LA COMISIÓN

Elaborar Acta de Inicio del proceso, indica las empresas seleccionadas, hace firmar por el Director de Planta Física y envía a la Unidad de Costos y Contratos junto con el Pre-Compromiso para archivar en el expediente de la Contratación de la Obra. Realizar las Invitaciones, hace firmar por el Director y se comunica con las empresas seleccionadas a objeto de Indicarles que pueden pasar a retirar el Pliego de Condiciones, para presentar las Ofertas.

10

Entregar los pliegos a las empresas seleccionadas y hace firmar el Acta de retiro de pliegos o remite por correo electrónico, conformando la recepción.

11

12

Preparar el acta de Recepción y Apertura de Ofertas, entrega a la Comisión.

13

Reunidos reciben las ofertas de cada empresa, según las condiciones del pliego a la fecha, hora y lugar pautado.

14

15

COMISION DE CONTRATACIONES

Se elabora Acta de Recepción de las ofertas y la firman los integrantes de la Comisión de Contrataciones de la Dirección de Planta Física, observadores y los representantes de las empresas participantes. Se fotocopia el Acta y se entrega una copia a cada uno de los representantes de las empresas y a los observadores. Entregan las Ofertas a la Unidad de Costos y Contratos para su evaluación

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 16/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO PADPF-04

SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS HASTA 1500 UT

Pág. 4/4

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

Director

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO 16 17

UNIDAD / CARGO UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS COMISION DE CONTRATACIONES

18

19 DIRECTOR

DESCRIPCIÓN Evalúa las ofertas, elabora Informe Técnico y envía a la Comisión de Contrataciones para su revisión. Revisa la Evaluación de las Ofertas e Informe Técnico, analizan, elaboran y firman el Acta de Adjudicación y entregan al Director. Revisa la Evaluación de las ofertas y el Acta, de tener alguna objeción la comunican a la Comisión de Contrataciones para que realice los ajustes necesarios, de lo contrario firma el Acta en señal de Autorizar y Adjudicar o Declarar Desierto el proceso, según sea el caso. Una vez Adjudicada:  Indica a la Secretaria de la Comisión que prepare el Acta de Notificación al beneficiario de la Adjudicación y a los oferentes descalificados.  Una vez realizada el Acta de Notificación, firma y entrega a la Secretaria para que notifique al beneficiario de la Adjudicación y a los oferentes descalificados.  En caso de terminación o suspensión del proceso, se notifica a todos los participantes.  Entrega documentos a la Unidad de Costos y Contratos para que publique por la pagina Web, la información del otorgamiento de la Adjudicación, archive documentos en el expediente de la contratación y realice el Contrato según el Procedimiento “Contratación de Obras y Servicios” PADPF-08

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 17/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: PADPF-05

SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS DESDE 1.500 HASTA 20.000 U.T

Pág. 1/5

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1.

OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial, los pasos administrativos previos a cumplir para iniciar los trámites de contratación de Empresas para obras o servicios por la modalidad de Consulta de Precios desde 1.500 hasta 20.000 Unidades Tributarias.

2.

NORMAS 

La ejecución de este procedimiento debe ejecutarse considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.



Para iniciar cualquier modalidad de selección de contratistas, se deberá tramitar el pre-compromiso.



Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso.



Para la ejecución de este procedimiento se deberá tener el proyecto de la obra aprobado.



Todo proyecto debe tener anexo el Presupuesto Base.



La comisión de Contrataciones de Obras Menores podrá sugerir prorrogas para la presentación de las ofertas cuando estas sean solicitadas por los oferentes o por el ente contratante siempre que la justificación lo amerite y la comisión lo considere procedente, la cual deberá ser aprobada por el Vice-Rector Administrativo.



Para análisis de Ofertas mayores a 1500 Unidades Tributarias, se deberá tomar en cuenta la matriz de evaluación indicada en el Pliego de Condiciones según el rango de unidades tributarias que se este analizando.



Los Análisis de Precios se requieren cuando las ofertas superen las 1500 Unidades Tributarias.



La Secretaria de la Comisión de Contrataciones de Obras Menores deberá notificar por escrito al beneficiario de la Adjudicación, a los oferentes descalificados del acto por que se tome tal decisión o del acto mediante el cual se ponga fin al procedimiento. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 18/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: PADPF-05

SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS DESDE 1.500 HASTA 20.000 U.T

Pág. 2/5

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

CONTINUACIÓN DE LAS NORMAS 

La Comisión de Contrataciones deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso.



Los procesos cuyos montos superen las 2500 U.T deberá incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social.



Cuando en el Acto de Apertura de Ofertas, no se presente ninguna empresa, la Comisión deberá Declarar Desierto el proceso y elaborar el Acta correspondiente.

3. CONTENIDO PASO

UNIDAD / CARGO

1 JEFE DE DEPARTAMENTO

DESCRIPCIÓN Con el proyecto, solicita al Administrador de la Dirección, la tramitación del Pre-Compromiso o Disponibilidad Presupuestaria.

2

Una vez que recibe por parte del administrador el PreCompromiso o Disponibilidad Presupuestaria, une con el Proyecto de la obra o servicio y entrega a la Comisión de Contrataciones.

3

Revisan la disponibilidad, discuten el proyecto, de estar todos de acuerdo, entregan el Proyecto a la Unidad de Costos y Contratos para la elaboración del pliego de condiciones indicando el lapso de entrega y recepción.

COMISIÓN DE CONTRATACIONES

4

5

UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS

Revisan listado de empresas inscritas en el Registro interno de contratistas o en el Registro Nacional de Contratistas. Seleccionan el número de empresas a invitar según la modalidad de contratación, basado en la especialidad de la obra y el Nivel de Contratación. Solicita al Jefe de Departamento, la designación del funcionario designado para la obra, para indicar su nombre en el pliego de condiciones.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 19/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: PADPF-05

SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS DESDE 1.500 HASTA 20.000 U.T

Pág. 3/5

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD / CARGO

6

UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS

DESCRIPCIÓN Elabora el Pliego de condiciones y Anexa soportes al pliego.

7

Realiza el Cronograma de Actividades de la consulta.

8

Entrega el Pliego de Condiciones y Cronograma de Actividades al Director de Planta física para su revisión.

9

DIRECTOR DE PLANTA FISICA

Revisa el pliego de Condiciones e indica a la secretaria que lo remita vía electrónica a la comisión para su revisión.

10

Recibe el pliego y lo envía por correo electrónico a la comisión. En caso de no recibir objeción por parte de la comisión se inicia el proceso.

11

Elabora Acta de Inicio del proceso indicando las empresas seleccionadas y hace firmar por la Comisión de Contrataciones. Una vez firmada las archiva en el expediente de la obra, junto con el Pre-Compromiso.

SECRETARIA DE LA COMISIÓN

12

Elabora Memorándum de Convocatoria para la Comisión de Contrataciones y las Invitaciones de las Empresas seleccionadas por la comisión. Hace firmar las invitaciones por el Director de Planta Física.

13

Envía Memorándum de Convocatoria a los integrantes de la comisión.

14

Se comunica con las empresas a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar las Invitaciones y los pliegos.

15

Entrega las Invitaciones y los pliegos a las empresas seleccionadas y hace firmar el Acta de retiro de pliegos o remite por correo electrónico, conformando la recepción. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 20/107

CÓDIGO: PADPF-05

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS DESDE 1.500 HASTA 20.000 U.T

Pág. 4/5

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Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

Noviembre 2011

Noviembre 2011

PASO

UNIDAD / CARGO

16

FUNCIONARIO ASIGNADO

19

Fecha:

DESCRIPCIÓN Realizan visita al sitio de la obra o servicio, según lo pautado en el pliego y elabora la Minuta de Visita al sitio, dejando constancia de las duda o aclaratorias, haciendo firmar por las empresas presentes en la visita. De surgir dudas, o recibir otras aclaratorias, elabora Comunicación de Aclaratoria, firma y hace revisar por el Jefe de Departamento y entrega a la Secretaria del Departamento.

17

18

NO. DE SESIÓN.

SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO

SECRETARIA DE LA COMISION

Elabora Acta de entrega de las Aclaratorias y la entrega a cada uno de los representantes de las empresas participantes, haciendo firmar el Acta o acuse de recibo. Prepara el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas + Lista de chequeo (una por empresa invitada) y entrega a la Comisión de Contrataciones.

20

El día y hora pautados para la recepción de la ofertas, reunidos: la Comisión de Contrataciones, las Empresas Invitadas y demás observadores, da inicio a la Recepción y Apertura de las ofertas.

21

Se procede a dar apertura al sobre de la oferta de cada empresa, chequeando los requisitos a través de la lista.

22

COMISION DE CONTRATACIONES

Se van incluyendo los datos en el Acta, leyendo los mismos en voz alta (monto de la oferta, validez de la propuesta y lapso de ejecución).

23

Se solicita la firma de cada uno de los representantes de las empresas, miembros de la comisión y los observadores en el Acta.

24

Se fotocopia el Acta y se entrega una copia a cada uno de los representantes de las empresas y a los observadores. Entregan las Ofertas a la Unidad de Costos y Contratos para su evaluación. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 21/107

CÓDIGO: PADPF-05

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS DESDE 1.500 HASTA 20.000 U.T

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Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD / CARGO

DESCRIPCIÓN

25

UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS

Evalúa las ofertas, elabora Informe Técnico y envía a la Comisión de Contrataciones para su revisión.

26

27

COMISION DE CONTRATACIONES

Revisa la Evaluación de las Ofertas e Informe Técnico, analizan, elaboran y firman el Acta de Adjudicación o Declaran Desierto el proceso. Hace FIRMAR el Acta por el Vice-Rector Administrativo. Una vez Adjudicada y firmada por el Vice-Rector Administrativo:  Indica a la Secretaria de la Comisión que prepare el Acta de Notificación al beneficiario de la Adjudicación y a los oferentes descalificados.  Una vez realizada el Acta de Notificación, firma y entrega a la Secretaria para que notifique al beneficiario de la Adjudicación y a los oferentes descalificados.  En caso de terminación o suspensión del proceso, se notifica a todos los participantes.  Entrega documentos a la Unidad de Costos y Contratos para que publique por la pagina Web, la información del otorgamiento de la Adjudicación, archive documentos en el expediente de la contratación y realice el Contrato según el Procedimiento “Contratación de Obras y Servicios” PADPF-08

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 22/107

CÓDIGO: PADPF-06

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO CERRADO

Pág. 1/5

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Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

Noviembre 2011

Noviembre 2011

NO. DE SESIÓN.

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial, los pasos administrativos previos a cumplir para iniciar los trámites de contratación de Empresas para obras o servicios por la modalidad de Concurso Cerrado. 2. NORMAS 

La ejecución de este procedimiento debe ejecutarse considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.



Para iniciar cualquier modalidad de selección de contratistas, se deberá tramitar el pre-compromiso.



Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso.



Para la ejecución de este procedimiento se deberá tener el proyecto de la obra aprobado.



La comisión de Obras mayores podrá sugerir prorrogas para la presentación de las Ofertas cuando estas sean solicitadas por los oferentes o por el ente contratante siempre que la justificación lo amerite y la comisión lo considere procedente, la cual deberá ser aprobada por el Rector.



La Secretaria de la Comisión de Contrataciones de Obras Mayores deberá notificar por escrito al beneficiario de la Adjudicación, a los oferentes que no hayan sido beneficiarios de la adjudicación, a los oferentes descalificados del acto por que se tome tal decisión y del acto mediante el cual se ponga fin al procedimiento.



Los Análisis de Precios se requieren cuando las ofertas superen las 1500 Unidades Tributarias.



Los procesos cuyos montos superen las 2500 U.T deberán incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social.



Todo proyecto debe tener anexo el Presupuesto Base.



La Comisión de Contrataciones deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso.



Para análisis de Ofertas de Concurso Cerrado, se deberá tomar en cuenta la matriz de evaluación indicada en el Pliego de Condiciones según el rango de unidades tributarias que se esté analizando. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 23/107

CÓDIGO: PADPF-06

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO CERRADO

Pág. 2/5

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Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

Noviembre 2011

Noviembre 2011

NO. DE SESIÓN.

Fecha:

CONTINUACIÓN DE LAS NORMAS 

Para los Concursos Cerrados, se deberá incluir en el pliego de condiciones el Modelo de Garantía de Sostenimiento de la Oferta.

3. CONTENIDO PASO

1

UNIDAD / CARGO

JEFE DE DEPARTAMENTO

DESCRIPCIÓN Con el Proyecto solicita al Administrador de la Dirección, la tramitación del Pre-Compromiso o Disponibilidad Presupuestaria.

2

Una vez que recibe por parte del administrador la Disponibilidad o Pre-Compromiso, une con el Proyecto de la obra o servicio y entrega a la comisión de Contrataciones.

3

Revisan la disponibilidad, discuten el proyecto, de estar todos de acuerdo, entregan el Proyecto a la Unidad de Costos y Contratos para la elaboración del pliego de condiciones indicando el lapso de entrega y recepción.

COMISION DE CONTRATACIONES

4

5

UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS

6

7

DIRECTOR DE PLANTA FISICA

Revisan listado de empresas inscritas en el Registro interno de contratistas o en el Registro Nacional de Contratistas. Seleccionan al menos cinco (5) empresas basado en la especialidad de la obra y el Nivel de Contratación. Solicita al Jefe de Departamento, la designación del funcionario encargado para la obra, para indicar su nombre en el pliego de condiciones. Elabora el Pliego de Condiciones y Anexa soportes al pliego. Realiza el Cronograma de Actividades del Concurso, entrega al Director de Planta Física junto con el Cronograma para su revisión. Revisa el pliego de condiciones e indica a la secretaria que lo remita vía electrónica a la comisión para su revisión.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 24/107

CÓDIGO: PADPF-06

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO CERRADO

Pág. 3/5

ELABORADO POR: Abog. Liliana Timaure (Planta Física) Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

REVISADO POR: Prof. Gustavo Guédez Director

APROBADO POR: Consejo Universitario

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011 PASO

UNIDAD / CARGO

Noviembre 2011

Fecha:

DESCRIPCIÓN

8

Recibe el pliego y lo envía por correo electrónico a la comisión. En caso de no existir objeción por parte de la comisión se inicia el proceso.

9

Elabora Acta de Inicio del proceso indicando las empresas seleccionadas y Hace firmar por la Comisión de Contrataciones y una vez firmada las archiva en el expediente de la obra junto con el Pre-Compromiso.

SECRETARIA DE LA COMISION

10

Elabora Memorándum de Convocatoria para la Comisión de Contrataciones, las Invitaciones de las Empresas seleccionadas por la comisión y hace firmar por el presidente de la Comisión.

11

Envía Memorándum de Convocatoria a los integrantes de la comisión.

12

Se comunica con las empresas a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar la invitación.

13

Entrega las Invitaciones y los pliegos a las empresas seleccionadas y hace firmar el Acta de retiro de pliegos o remite por correo electrónico, conformando la recepción.

14

Realizan visita al sitio de la obra o servicio, según lo pautado en el pliego y elabora la Minuta de Visita al sitio, dejando constancia de las duda o aclaratorias, haciendo firmar por las empresas presentes en la visita.

FUNCIONARIO ASIGNADO

15

De surgir dudas, o recibir otras aclaratorias, elabora Comunicación de Aclaratoria, firma y hace revisar por el Jefe de Departamento y entrega a la Secretaria del Departamento.

16

Entrega las Aclaratorias a la Unidad de Costos y Contratos para su revisión y envió a la Secretaria de la Comisión.

17

SECRETARIA DE LA COMISION

Elabora Acta de entrega de las Aclaratorias y la entrega a los representantes de las empresas, haciendo firmar el Acta o

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 25/107

CÓDIGO: PADPF-06

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO CERRADO

Pág. 4/5

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

PASO 18 19

20 21 22 23

24

FECHA:

FECHA:

Noviembre 2011

Noviembre 2011

NO. DE SESIÓN.

Fecha:

UNIDAD / CARGO

DESCRIPCIÓN acuse de recibo. SECRETARIA DE LA Prepara el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas + Lista COMISION de chequeo (una por empresa invitada) y entrega a la Comisión de Contrataciones. El día y hora pautados para la recepción de la ofertas, reunidos: la Comisión de Contrataciones, las Empresas Invitadas y demás observadores, da inicio a la Recepción y Apertura de las ofertas. Se procede a dar apertura al sobre de la oferta de cada empresa, chequeando los requisitos a través de la lista. COMISION DE Se van incluyendo los datos en el Acta, leyendo los mismos CONTRATACIONES en voz alta (monto de la oferta, validez de la propuesta y lapso de ejecución). Se solicita la firma de cada uno de los representantes de las empresas, miembros de la comisión y los observadores en el Acta. Se fotocopia el Acta y se entrega una copia a cada uno de los representantes de las empresas y a los observadores. Entregan las Ofertas a la Unidad de Costos y Contratos para su evaluación. UNIDAD DE COSTOS Y Evalúa las ofertas, según la matriz establecida en el Pliego de CONTRATOS Condiciones, elabora Informe Técnico y envía a la Comisión de Contrataciones para su revisión.

25

26 COMISION DE CONTRATACIONES

Revisa la Evaluación de las Ofertas e Informe Técnico, analizan, elaboran y firman el Acta de Adjudicación. Hace FIRMAR el Acta por el Rector. Una vez Adjudicada y firmada por el Rector:  Indica a la Secretaria de la Comisión que prepare el Acta de Notificación al beneficiario de la Adjudicación, a los oferentes no beneficiarios y a los descalificados.  Una vez realizada el Acta de Notificación, firma y entrega a la Secretaria para que notifique al beneficiario de la Adjudicación a los oferentes no

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 26/107

CÓDIGO: PADPF-06

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO CERRADO

Pág. 5/5

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD / CARGO

DESCRIPCIÓN beneficiarios y a los descalificados. En caso de terminación o suspensión del proceso, se notifica a todos los participantes.  Entrega documentos a la Unidad de Costos y Contratos para que publique por la pagina Web, la información del otorgamiento de la Adjudicación, archive documentos en el expediente de la contratación y realice el Contrato según el Procedimiento “Contratación de Obras y Servicios” PADPF-08 

COMISION DE CONTRATACIONES

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 27/107

CÓDIGO: PADPF-07

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO ABIERTO

Pág. 1/5

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos previos a cumplir en la Dirección de Planta Física para iniciar los trámites de la contratación de empresas por la modalidad de Concurso Abierto.

2. NORMAS: 

La ejecución de este procedimiento debe ejecutarse considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.



Para iniciar cualquier modalidad de selección de contratistas, se deberá tramitar el pre-compromiso



Lo que no quede claro en este procedimiento, se deberá realizar como lo establece la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.



Para cualquiera de las modalidades de contratación se deberá abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso.



Para la ejecución de este procedimiento se deberá tener el proyecto de la obra aprobado.



La comisión de Obras mayores podrá sugerir prorrogas para la presentación de las Ofertas cuando estas sean solicitadas por los oferentes o por el ente contratante siempre que la justificación lo amerite y la comisión lo considere procedente, la cual deberá ser aprobado por el Rector.



La Secretaria de la Comisión de Contrataciones de Obras Mayores deberá notificar por escrito al beneficiario de la Adjudicación, a los oferentes que no hayan sido beneficiarios de la adjudicación, a los oferentes descalificados del acto por que se tome tal decisión y del acto mediante el cual se ponga fin al procedimiento



La Comisión de Contrataciones deberá elaborar el Acta de Inicio del proceso.



Los procesos cuyos montos superen las 2500 U.T deberán incorporar en el pliego de condiciones el Compromiso de Responsabilidad Social.



Para los concursos abiertos, se deberá incluir en el pliego de condiciones el Modelo de Garantía de Sostenimiento de la Oferta. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 28/107

CÓDIGO: PADPF-07

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO ABIERTO

Pág. 2/5

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

CONTINUACIÓN DE LAS NORMAS 

Excepcionalmente, se podrán publicar los llamados a Concurso Abierto en medios de Comunicación de circulación Nacional o regional previa aprobación de la máxima autoridad de la comisión Central de Planificación



Para análisis de Ofertas de Concurso Abierto, se deberá tomar en cuenta la matriz de evaluación indicada en el Pliego de Condiciones según el rango de unidades tributarias que se esté analizando.



Todo proyecto debe tener anexo el Presupuesto Base.

3. CONTENIDO PASO

1

UNIDAD / CARGO JEFE DE DEPARTAMENTO

2

3

4 5

COMISION DE CONTRATACIONES

UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS

DESCRIPCIÓN Con el proyecto, solicita al Administrador de la Dirección, la tramitación del Pre-Compromiso o Disponibilidad Presupuestaria. Una vez que recibe por parte del administrador la Disponibilidad o Pre-Compromiso, une con el Presupuesto o Proyecto de la obra o servicio y entrega a la Comisión de Contrataciones. Revisan la disponibilidad, discuten el proyecto, de estar todos de acuerdo, entregan el Proyecto a la Unidad de Costos y Contratos para la elaboración del Aviso Publico, Cronograma y Pliego de Condiciones indicando el lapso de entrega y recepción. Solicita al Jefe de Departamento, la designación del funcionario encargado para la obra, para indicar su nombre en el pliego de condiciones. Elabora el Pliego de Condiciones del Concurso Abierto, Cronograma de Actividades y Anexa soportes al pliego. Entrega al Director para su revisión.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 29/107

CÓDIGO: PADPF-07

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO ABIERTO

Pág. 3/5

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD / CARGO

DESCRIPCIÓN

6

DIRECTOR DE PLANTA FISICA

Revisa el Pliego de Condiciones, Cronograma de Actividades y anexos. Indica a la secretaria que lo remita a la comisión para su revisión.

7

8

SECRETARIA DE LA Recibe el pliego y lo envía por correo electrónico a la DIRECCIÒN DE PLANTA comisión. En caso de no existir objeción por parte de la FISICA comisión se inicia el proceso.

COMISION DE CONTRATACIONES

9 10

SECRETARIA DE LA COMISIÓN

Recibe y revisa el Pliego de Condiciones y sus anexos, de no existir objeción, indica a la unidad de Costos la realización de la publicación en la página Web de la Universidad y del Servicio Nacional de Contrataciones. Elabora Memorándum de Convocatoria para la Comisión de Contrataciones y hace firmar por el presidente de la Comisión. Envía Memorándum de Convocatoria los integrantes de la comisión.

11

Entrega o envía mediante correo electrónico los pliegos a los representantes de las empresas interesadas en participar y hace firmar por las empresas el Acta de Entrega de Pliegos o acuse de recibo.

12

Realizan visita al sitio de la obra o servicio, según lo pautado en el pliego y elabora la Minuta de Visita al sitio, dejando constancia de las duda o aclaratorias, haciendo firmar por las empresas presentes en la visita.

13

FUNCIONARIO ASIGNADO

Elabora Acta de entrega de las Aclaratorias y la entrega a cada uno de los representantes de las empresas participantes, haciendo firmar el Acta o acuse de recibo. Entrega las Aclaratorias a la Unidad de Costos para su revisión y envió a la Secretaria de la Comisión.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 30/107

CÓDIGO: PADPF-07

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO ABIERTO ELABORADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física) Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

Noviembre 2011 PASO

UNIDAD/CARGO

14

15

SECRETARIA DE LA COMISIÒN

REVISADO POR:

Prof. Gustavo Guédez

Director FECHA:

Pág. 4/5 APROBADO POR:

Consejo Universitario NO. DE SESIÓN.

Fecha:

Noviembre 2011 DESCRIPCIÓN

Elabora Acta de entrega de las Aclaratorias y la entrega a los representantes de las empresas, haciendo firmar el Acta o acuse de recibo. Prepara el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas + Lista de chequeo (una por empresa invitada) y entrega a la Comisión de Contrataciones.

16

El día y hora pautados para la recepción de la ofertas, reunidos: la Comisión de Contrataciones, las Empresas Invitadas y demás observadores, da inicio a la Recepción y Apertura de las ofertas.

17

Se procede a dar apertura a los sobres de la oferta de cada empresa, chequeando los requisitos a través de la lista.

18

COMISION DE CONTRATACIONES

Se van incluyendo los datos en el Acta de Apertura de Sobres y recepción de Ofertas, leyendo los mismos en voz alta (monto de la oferta, validez de la propuesta y lapso de ejecución).

19

Se solicita la firma de cada uno de los representantes de las empresas, miembros de la comisión y los observadores en el Acta.

20

Se fotocopia el Acta y se entrega una copia a cada uno de los representantes de las empresas y a los observadores. Entregan las Ofertas a la Unidad de Costos y Contratos para su evaluación

21

22

UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS

Evalúa ofertas de acuerdo a la Matriz indicada en el Pliego, elabora Informe Técnico y entrega a la Comisión de Contrataciones.

COMISION DE CONTRATACIONES

Revisa la Evaluación de las Ofertas e Informe Técnico, analizan, elaboran y firman el Acta de Adjudicación. Hace FIRMAR el Acta por el Rector.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 31/107

CÓDIGO: PADPF-07

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE EMPRESA POR CONCURSO ABIERTO

Pág. 5/5

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD/CARGO

23

COMISION DE CONTRATACIONES

DESCRIPCIÓN Una vez Adjudicada y firmada por el Rector:  Indica a la Secretaria de la Comisión que prepare el Acta de Notificación al beneficiario de la Adjudicación, a los oferentes no beneficiarios y a los descalificados.  Una vez realizada el Acta de Notificación, firma y entrega a la Secretaria para que notifique al beneficiario de la Adjudicación a los oferentes no beneficiarios y a los descalificados.  En caso de terminación o suspensión del proceso, se notifica a todos los participantes.  Entrega documentos a la Unidad de Costos y Contratos para que publique por la pagina Web, la información del otorgamiento de la Adjudicación, archiva documentos en el expediente de la contratación y realice el Contrato según el Procedimiento “Contratación de Obras y Servicios” PADPF-08

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 32/107

CÓDIGO: PADPF-08

PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS

Pág. 1/3

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1.

OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos que se deben cumplir para la emisión y firma de los contratos que se requieran celebrar, a objeto de dar inicio a una obra o servicio.

2.

NORMAS

3.



La ejecución de este procedimiento debe ejecutarse considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.



Este procedimiento aplica para la contratación de empresas para obras o servicios por Contratación Directa, Consulta de Precios, Concurso Cerrado y Concurso Abierto.



El lapso máximo para la firma del contrato es de ocho días hábiles a partir de la notificación.



El Compromiso de Responsabilidad Social deberá estar anexo al Contrato, cuando se trate de de Obras superiores a 2500 U.T.



El ente contratante recibirá las garantías en un plazo no mayor a cinco días hábiles a partir de la notificación, según lo establece en la ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

CONTENIDO

PASO

UNIDAD/CARGO

Solicita al Dpto. de Administración la codificación Presupuestaria de la Obra o Servicio, llena formato con código presupuestario.

1 2

UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS

Registra la obra en el Sistema e Imprime original del Contrato. Revisa el Contrato y una vez conforme, entrega a la Secretaria de Dirección.

3 4

DESCRIPCIÓN

SECRETARIA DE LA DIRCCIÒN

Fotocopia el Contrato (02 copias).

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 33/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: PADPF-08

CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS

Pág. 2/3

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD/CARGO

Forma expediente en carpeta con: Presupuesto + Análisis de Precio Unitario +Acta de Adjudicación + Cronograma + Pre-Compromiso + Contrato en original y 2 copias + cualquier otro documento requerido.

5

6

DESCRIPCIÓN

SECRETARIA DE LA DIRECCIÒN

Sella cada uno de los documentos archivados en el expediente. Se comunica con el representante de la empresa a objeto de que se presente a firmar el Contrato (original y 2 copias).

7

Una vez firmado envía al Administrador.

8

Emite Compromiso Presupuestario de la obra o servicio y anexa al Expediente.

9

Si los recursos son de otras unidades, se envía al Administrador de la Unidad, copia del contrato firmado por la Empresa y le solicita el compromiso presupuestario.

10

11

ADMINISTRADOR

Recibe de la Unidad descentralizada el compromiso presupuestario, debidamente firmado por el Administrador de los Recursos. Anexa al Expediente. Entrega a la Secretaria de la Dirección de Planta Física para que envíe a la Dirección de Finanzas el Compromiso Presupuestario + Contrato firmado por el contratista + copia del presupuesto + Acta de Adjudicación + Pre-Compromiso a objeto de que se apruebe el compromiso.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 34/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: PADPF-08

CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS

Pág. 3/3

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REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

10

Recibe de la Dirección de Finanzas el Compromiso Presupuestario aprobado más documentos soporte.

11

Una vez aprobado el compromiso, envía documentos mas contrato para la firma de quien corresponda según el monto de unidades que se están contratando. SECRETARIA DE LA DIRECCIÒN

12

Una vez firmado el contrato, fotocopia, entrega al representante de la Empresa una copia del contrato firmado para su control y Archiva otra en el Expediente de la contratación.

13

Remite copia del contrato al Departamento encargado para su ejecución y archivo en el expediente de la obra (Mantenimiento o Infraestructura).

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 35/107

CÓDIGO: PADPF-09 Pág. 1/4

PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE PAGO DE VALUACIONES ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Dirección de Planta Física para iniciar los trámites correspondientes al pago de las Valuaciones. 2. NORMAS 

Toda Valuación deberá contener, Factura, Recibo, caratula, Relación de Obra ejecutada, mediciones, presupuesto de aumento y disminución y demás documentos que se requieran. Todos los documentos deberán estar firmados y sellados por el representante legal de la empresa.



Cuando se trate de de obras que exijan la presencia de Ingeniero residente, la valuación deberá estar firmada por dicho ingeniero.



Cuando se trate de una Valuación de Anticipo, la valuación deberá contener Factura, Recibo, la fianza de anticipo y copia del Acta de Inicio.



Cuando se trate de una Valuación Final, la misma deberá tener anexo todos los recaudos mencionados en la primera norma de este procedimiento más copia del Acta de Terminación, Cuadro de cierre de la obra y Constancia de Cumplimiento del compromiso de Responsabilidad Social.



Toda Valuación en la que se tramite una Variación de Precios (procedimiento PADPF14), Obras Adicionales (PADPF15), modificaciones del contrato (PADF-16) deberá tener anexo una copia del documento que indica la aprobación del tramite, según el procedimiento que corresponda.



El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos.



El trámite de la valuación se deberá realizar en original más cuatro copias.



La factura debe cumplir con los requisitos exigidos por el SENIAT

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 36/107

CÓDIGO: PADPF-09

PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE PAGO DE VALUACIONES

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Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

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Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

Noviembre 2011

Noviembre 2011

PASO

UNIDAD/CARGO

1 SECRETARIA DPTO.

NO. DE SESIÓN. Fecha:

DESCRIPCIÓN Recibe de la empresa contratista, para la tramitación del pago, de acuerdo a lo establecido en las normas de este procedimiento, original y cuatro copias de la valuación ya revisada por el Inspector de Obras e Ing. Inspector en el Procedimiento PADPF-21 “Revisión de valuaciones”.

2

Revisa que la documentación esté completa.

3

Busca Expediente de la Empresa y ordena la Valuación + documentos de soporte en el mismo y entrega al Inspector de Obras e Ing. Inspector.

4

INSPECTOR DE OBRAS e ING. INSPECTOR

Recibe de la secretaria valuación en original y copias mas expediente. Accesa la Hoja de cálculo y verifica que los documentos presentados correspondan con lo registrado en la Hoja de cálculo, según procedimiento PADPF-21 “Revisión de valuaciones” De no estar conforme devuelve al Contratista para su corrección. Una vez conforme, firma la Valuación y entrega al Jefe del Departamento.

5

JEFE DEL DEPARTAMENTO

Revisa la Valuación de Obra Ejecutada, firma y entrega a la Secretaria.

6

SECRETARIA DPTO.

Registra la salida de la Valuación en control de tramite (hoja de Excel), coloca sellos del Departamento a la Valuación, el Recibo y la Factura. Entrega al Administrador.

7 ADMINISTRADOR

8

Recibe la Valuación + Expediente de Obra. Revisa que contengan las firmas correspondientes y el sello del Departamento Respectivo. Revisa montos y detalles de la factura, saldo, partida y códigos Presupuestarios, verificando que cumpla con lo establecido en el contrato.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 37/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: PADPF-09

TRAMITACIÓN DE PAGO DE VALUACIONES

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Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

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Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

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NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

9

ADMINISTRADOR

Una vez conforme la entrega para su registro en el SIAD, al administrador de la unidad descentralizada o asistente administrativo de DPF (según unidad que realiza el pago).

10

Recibe la Valuación + Expediente de Obra, con la información de la Factura introduce datos en el Sistema Administrativo (SIAD), registrando la factura.

11

Emite los comprobantes de retención IVA e ISLR y luego la Solicitud de Pago Directo (SPD).

12

Prepara tres (03) copias de los documentos de pago y entrega para su revisión: Expediente con original y tres copias de la Valuación + soportes + Comprobantes de Retención (IVA/ISLR) + SPD.

13

Revisa y organiza en el Expediente del Pago una copia de los documentos del pago.

ADMINISTRADOR/

14

Solicita firma del Director de Planta Física o Director de la Unidad descentralizada (según la unidad que realiza el pago), en los documentos originales. Luego coloca sello. Por otra parte hace firmar por el Director de Planta Física o Director de la Unidad descentralizada las copias de la Valuación, Recibo, Factura y SPD

15

Envía a la Dirección de Finanzas original + dos (02) copias de la Valuación + soportes + Comprobantes de Retención (IVA/ ISLR) + SPD.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

16

Recibe de la Dirección de Finanzas una copia de los documentos de Solicitud de Pago firmada y sellada. Archiva documentos.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 38/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: PADPF-09

TRAMITACIÓN DE PAGO DE VALUACIONES

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NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

17

ADMINISTRADOR/

Envía copia de la solicitud de pago aprobada a la DPF, para ser archivada en el expediente. (si es el caso)

18 19

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

SECRETARIA DE DEPARTAMENTO

Devuelve Expediente al Dpto. de Infraestructura o Mantenimiento (según corresponda) para su archivo. Este paso solo corresponde a la Dirección de Planta Física. Recibe expediente, enumera la valuación y archiva expediente según orden establecido.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 39/107

CÓDIGO: PADPF-10

PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE INICIO DE OBRA

Pág. 1/2

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Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

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NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Dirección de Planta Física para la tramitación de Inicio de Obra.

2. NORMAS 

Cuando la empresa no inicie la obra dentro del plazo estipulado en el contrato o durante la prorroga, pagara al ente contratante una penalización por cada día de retrazo.



El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos.

 En caso de Inicio de Obras, el lapso para la notificación al Ing. Inspector por parte del contratista debe ser con dos días hábiles de anticipación a la fecha de inicio de la obra.

2. CONTENIDO PASO

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

1

Recibe de la empresa contratista a través de la secretaria la Solicitud de inicio de la obra + Acta de Inicio.

2

Revisa y verifica si cumple con la normativa y de estar de acuerdo, indica al Jefe de Departamento el inicio de los trabajos.

Ing. INSPECTOR

3

Firma el Acta de Inicio conjuntamente con el Ing. Residente, el Contratista, Ing. Inspector y el Jefe de Departamento.

4

Entrega a la Secretaria Solicitud de inicio de la obra + Acta de Inicio firmada para el archivo.

5

SECRETARIA

Archiva en expediente de la obra, Solicitud de inicio de la obra + Acta de Inicio firmada y entrega copia al Contratista.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 40/107

CÓDIGO: PADPF-10

PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE INICIO DE OBRA

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NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

6

SECRETARIA

Si la obra no inicia dentro del plazo estipulado en el contrato, recibe de la empresa contratista la solicitud y Acta de prórroga de Inicio y entrega al Ing. Inspector.

7

Ing. INSPECTOR

Revisa que la solicitud y el Acta de prórroga de Inicio, este plenamente justificada acorde con la Ley y su reglamento, y envía al Jefe de Departamento para su aprobación. Firma conjuntamente con el Ing. Residente, representante de la empresa y el Ing. Inspector, el Acta de Prorroga de Inicio.

8

9

JEFE DE DEPARTAMENTO

Vencido el plazo de la Prorroga de Inicio la empresa deberá entregar Acta de Reinicio de la obra al Ing. Inspector para su conformación e inicio de la obra.

10

11

Entrega original a la secretaria para que entregue al representante de la empresa y archive una copia.

Ing. INSPECTOR

Entrega a la Secretaria Acta de Reinicio de la obra para archivo en expediente de la obra.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 41/107

CÓDIGO: PADPF-11

PROCEDIMIENTO ACTA DE TERMINACIÓN O AMONESTACIÓN POR INCUMPLIMIENTO.

Pág. 1/2

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Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos a cumplir

en la Dirección de Planta Física cuando se culmina una obra o servicio según la fecha establecida en el contrato.

2. NORMAS  Para toda obra que el Ingeniero Inspector considere que se encuentra total y satisfactoriamente terminada se deberá elaborar el Acta de Terminación.

 Aquellas obras que según el contrato deberían estar culminadas y no lo estén sin justificación alguna, el Ingeniero Inspector deberá elaborar un informe y procesar la multa correspondiente por incumplimiento.

 El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la

responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos.

 En caso de terminación de Obras, el lapso para la notificación por parte del contratista es de diez (10) días de anticipación a la fecha de culminación.

3. CONTENIDO PASO

UNIDAD/CARGO

Recibe de la empresa con diez días de anticipación, la notificación escrita indicando la fecha que estima para la culminación de los trabajos.

1 2

DESCRIPCIÓN

Ing. INSPECTOR

Verifica en la obra la posibilidad de culminación, según fecha de contrato.

3

Elabora informe de avance y entrega al Jefe de Departamento.

4

Recibe Informe, revisa, analiza y decide si se trata de culminación de la Obra o amerita multa por retraso.

5

JEFE DE DEPARTAMENTO

Si es culminación de la obra, indica al Ing. Inspector la tramitación del Acta de Terminación en el paso 6 de este

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 42/107

CÓDIGO: PADPF-11

PROCEDIMIENTO ACTA DE TERMINACIÓN O AMONESTACIÓN POR INCUMPLIMIENTO.

Pág. 2/2

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Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

Noviembre 2011 PASO

NO. DE SESIÓN.

Fecha:

Noviembre 2011

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN procedimiento. Si amerita sanción, realiza Informe de Reintegro y hace revisar por el Jefe de Departamento y entrega al Director, en el paso 8 de este procedimiento.

6

Ing. INSPECTOR

Solicita a la empresa el Acta de Terminación, recibe, revisa y de estar conforme, hace firmar por el Ing. Residente, Contratista, Ing. Inspector, Jefe de Departamento y entrega a la secretaria.

7

SECRETARIA DEL Dpto.

Fotocopia el Acta, entregar el copia al contratista y archiva el original en expediente de la obra. Revisa, firma e indica a la secretaria que lo envié a Consultoría Jurídica.

8

Recibe de Consultoría Jurídica las observaciones del caso. DIRECTOR

9

De no ser procedente continúa con la tramitación del Acta de terminación en el paso 6 de este procedimiento. Si es procedente Departamento.

10

JEFE DE DEPARTAMENTO

la

Sanción,

informa

al

Jefe

de

Se comunica con el Ing. Inspector para que notifique al Contratista que realice las deducciones en la valuación, según Informe de Reintegro y continúe con la tramitación del Acta de terminación, en el paso 6 de este procedimiento. Entrega Informe de Reintegro a la Secretaria para el archivo

11

SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO

Recibe, archiva en expediente la documentación. Continúa en el procedimiento PADPF-09 Tramitación de Pago de Valuaciones

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 43/107

CÓDIGO: PADPF-12

PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE PARALIZACIÓN DE OBRAS ELABORADO POR:

Pág. 1/1

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Dirección de Planta Física para la paralización de una obra.

2. NORMAS  Toda obra que no cumpla con las normas técnicas, las especificaciones de la misma

o cualquier otro incumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias podrá ser paralizada.

 El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la

responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos.

3. CONTENIDO PASO

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

Ing. INSPECTOR

Realiza inspección de Obra, de observar algún incumplimiento de las normas técnicas o especificaciones del contrato, realiza Informe de Avance detallando la irregularidad observada y entrega al Jefe de Departamento para su revisión.

JEFE DE DPTO.

Recibe y revisa Informe, de existir inconveniente en la ejecución en la obra o de ser procedente una posible paralización, indica al Inspector de Obras la tramitación del Acta de Paralización con su justificación.

3

Ing. INSPECTOR

Indica a la Empresa que elabore el Acta de Paralización con su justificación y una vez realizada, firma y hace firmar por el Ing. Residente y contratista, envía al Jefe de Departamento para su aprobación.

4

JEFE DE DPTO.

Recibe, revisa y aprueba la paralización de la Obra y remite al Director de Planta Física.

5

DIRECTOR DE PLANTA FISICA

Revisa e indica a la Secretaria la elaboración del Memorándum para remitir el caso a la Consultoría Jurídica.

1

2

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 44/107

CÓDIGO: PADPF-13

PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE PRORROGA DE FINALIZACIÓN

Pág. 1/2

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Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Dirección de Planta Física para la tramitación de las prorrogas para finalización de una obra.

2. NORMAS  Las prorrogas solo se acordaran cuando los causales resulten justificados. Causales:

 Haber ordenado el ente contratante la suspensión temporal de los trabajos por causas no imputables al contratista o modificación de estos.

 Haber determinado diferencias entre lo establecido en los documentos del contrato y la obra a ejecutar, siempre que estas diferencias supongan variación significativa de su alcance.

 Fuerza

mayor comprobadas.

o

situaciones

imprevistas

debidamente

 Cualquier otra que el órgano o ente contratante así lo considere.  El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la

responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos.

 El Jefe de Departamento, solo podrá aprobar las prorrogas hasta un 50% del tiempo establecido en el contrato. Las prorrogas adicionales al 50% deberán ser autorizadas por el responsable de la firma del contrato según las Normas Generales para la Contratación de Obras de la Dirección de Planta Física.

3. CONTENIDO PASO UNIDAD/CARGO 1

Ing. INSPECTOR

DESCRIPCIÓN Recibe por parte de la Contratista la Solicitud de Prórroga 15 días antes de la fecha contractual de terminación más el cronograma de Ejecución, que

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 45/107

CÓDIGO: PADPF-13

PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE PRORROGA DE FINALIZACIÓN

Pág. 2/2

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda. Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN justifique la reprogramación de los trabajos.

2

Ing. INSPECTOR

3 4

JEFE DE DEPARTAMENTO

Revisa y analiza la documentación, de estar de acuerdo, remite al jefe de Departamento para su revisión. Recibe del Ing. Inspector la Solicitud de Prórroga con sus soportes. Revisa, analiza y Verifica la Solicitud que cumpla con todos los requisitos de la norma e indica al Ing. Inspector la tramitación del acta de Prorroga.

5

Ing. INSPECTOR

Solicita a la empresa la elaboración del Acta de Prorroga y una vez recibida, tramita las firmas requeridas y entrega Acta de Prorroga al Jefe de Departamento para su aprobación, una vez aprobada entrega a la secretaria.

6

SECRETARIA

Archiva en expediente Acta de Prorroga original y entrega copia a la empresa contratista.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 46/107

CÓDIGO: PADPF-14

PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE VARIACION DE PRECIOS

Pág. 1/2

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Dirección de Planta Física para aprobación variación de precios por formula polinómica.

2. NORMAS  Las solicitudes de aprobación por formula polinómica, solo se tramitaran si tiene los

siguientes documentos: Relación de Obra Ejecutada de la Valuación a reconsiderar debidamente cancelada, Cuadro de cálculo de la formula polinómica, Factores Iníciales-finales, Calculo de Cuadrillas Típicas, Cuadro de coeficientes de incidencia, Índices de precios del Banco Central de Venezuela (BCV).

 Para todas las contrataciones se deberá utilizar el mecanismo de ajuste de precios mediante la aplicación de formula polinómica.

 Las Reconsideraciones de precios solo se podrán realizar para Obras Mayores a 1500 Unidades Tributarias.

 Solo se podrán reconsiderar Obras adicionales en las partidas del presupuesto original.

 Solo se aprobaran una sola vez, los coeficientes de Incidencias. 3. CONTENIDO PASO UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

1

Recibe del Departamento, la solicitud de aprobación de variación de precios con la hoja de ruta.

2

Registra el Trámite en Hoja de cálculo. Planifica su revisión y solicita el expediente al Departamento para verificar los datos de la obra.

3

UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS

Revisa y aprueba los coeficientes de incidencia de la obra. Verifica los lapsos de Valuación con los índices del BCV. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 47/107

CÓDIGO: PADPF-14

PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE VARIACION DE PRECIOS REVISADO POR: Prof. Gustavo Guédez Director

Consejo Universitario

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

ELABORADO POR: Abog. Liliana Timaure (Planta Física) Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

PASO

UNIDAD/CARGO

APROBADO POR:

DESCRIPCIÓN Se verifica las cuadrillas iníciales y finales Calcula la reconsideración de precios sobre modelo de formula Polinómica (Hoja de Excel).Compara con el trámite de la empresa.

4

5

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UNIDAD DE COSTOS Y CONTRATOS

De existir error en los Documentos elabora informe con las observaciones encontradas.

6

Si No existe errores en el Trámite aprueba el mismo, firmando y sellando los Cuadros de Reconsideración.

7

Envía al Departamento correspondiente el trámite y el expediente.

8

Verifica la información e informe de observaciones. Entrega a las Empresa para su corrección o tramitación (según sea el caso). De estar aprobado, ir al procedimiento PADPF-09 Tramitación de Pago de Valuaciones

DEPARTAMENTO ENCARGADO

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 48/107

CÓDIGO: PADPF-15

PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE OBRAS ADICIONALES

Pág. 1/3

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

Noviembre 2011

Noviembre 2011

NO. DE SESIÓN.

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Dirección de Planta Física para aprobación del presupuesto de Obras Adicionales.

2. NORMAS  Toda documentación de la obra debe estar firmada y sellada por la empresa contratista.

 Las solicitudes de aprobación de Obras Adicionales (OA) solo se tramitaran si tiene

los siguientes documentos: Presupuesto de Obras Extras, Complementarias u Obras Nuevas, Presupuesto de Disminución, Justificación de la Inspección, Cronograma, Análisis de Precios Unitarios cuando se trate de obras mayores a 1500 U.T, Memoria Descriptiva de las Partidas debidamente aprobada por la Inspección.

 El Presupuesto debe contener la siguiente información: Titulo de Obras Adicionales

(Obras Extras, Obras Nuevas u Obras Complementarias) según corresponda (No. 1, No. 2. etc.), Nombre de la Obra, Código del Contrato.

 El Presupuesto debe estar enumerado desde el ítem OE-01 al OE-nn, o correlativo al presupuesto original y en el caso de siguientes Obras Adicionales se debe continuar con la enumeración.

 Para la aprobación de Obras Adicionales se deberá verificar la Disponibilidad de los recursos anexando Presupuesto de Disminución o Compromiso Presupuestario.

 La unidad de Costos y contratos, solo aprobara mediante firma y sello el documento original del trámite, las copias que se requieran, no serán firmas ni selladas.

 El Ing. Inspector es el encargado de Autorizar las partidas a ser creadas en la Obras Adicionales y podrá solicitar al contratista la presentación de detalles para aclarar las partidas atípicas.

 La Memoria de Justificación de la Inspección, debe contener de manera detallada, la

necesidad de creación de la partida, autorización de los materiales de las partidas atípicas, rendimientos (cuando fuere el caso) y cualquier otra información que se requiera.

 El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la

responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 49/107

CÓDIGO: PADPF-15

PROCEDIMIENTO APROBACION DE OBRAS ADICIONALES

Pág. 2/3

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

CONTINUACIÓN DE LAS NORMAS  La Información mínima para la documentación de la obra debe ser: nombre de la

Obra, numero de contrato, tipo y numero del trámite, numeración de las partidas, nombre de la empresa

3. CONTENIDO PASO

UNIDAD/CARGO

1

SECRETARIA DEL DPTO.

DESCRIPCIÓN Recibe del contratista, documentos de obras adicionales. Anexa Hoja de Ruta, llena con los datos de la obra y entrega al Inspector de Obras, junto con el Expediente de la obra. Revisa que las partidas creadas en las Obras Adicionales, correspondan con las autorizadas, verifica que el tramite este completo en cuanto a documentos e información mínima de la obra.

2 Ing. INSPECTOR

3

De no estar conforme, se comunica con el Contratista e indica la inconformidad, devuelve documentación. De estar conforme con las partidas, realiza la memoria de justificación, hace verificar las partidas por el Jefe del Departamento y envía a la Unidad de Costos y Contratos.

4

Recibe del Ing. Inspector la documentación de obras adicionales, con su respectiva hoja de ruta.

5

Registra el Trámite en Hoja de cálculo. Planifica su revisión y solicita el expediente UNIDAD DE COSTOS Y Departamento para verificar los datos de la obra. CONTRATOS

al

6

Evalúa la estructura y precios de los análisis de precios unitarios.

7

Verifica la Descripción de la Partida con la unidad de medida. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 50/107

CÓDIGO: PADPF-15

PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE OBRAS ADICIONALES

Pág.3/3

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

8

Verifica la sumatoria del presupuesto de la Obra Adicional.

9

De existir error en los Documentos elabora informe con las observaciones encontradas.

10

UNIDAD DE COSTOS Y Si No existen errores en el trámite, aprueba mediante CONTRATOS

11

Envía al Jefe de Departamento correspondiente la documentación de las Obras Adicionales y el expediente de la obra.

12

JEFE DEL DEPARTAMENTO ENCARGADO

Recibe, verifica la información, de existir observaciones, indica a la secretaria que informe al contratista, para que realice los ajustes correspondientes. En caso de estar aprobado, entrega a la secretaria la documentación de las Obras Adicionales + Expediente. Informa al Ing. Inspector, para que proceda a la Ejecución de las Obras Adicionales.

13

SECRETARIA DEL DPTO.

Fotocopia el Presupuesto de Obras Adicionales, entrega copia al Contratista y archiva en el expediente original de la documentación de las Obras Adicionales.

firma y sella el Presupuesto y Análisis de Precios Unitarios.

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PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO

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FECHA:

FECHA:

Noviembre 2011

Noviembre 2011

NO. DE SESIÓN.

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Dirección de Planta Física para iniciar los trámites correspondientes a las variaciones de presupuesto original.

2. NORMAS  Cuando se trate de Variaciones de Presupuesto es aplicable este procedimiento en los siguientes casos:

 El incremento o reducción en la cantidad de obras o servicios originalmente contratados.

 Que surjan nuevas partidas o renglones a los contemplados en el contrato

 Se modifique la fecha de entrega de la obra o servicio.  Variaciones en los montos previamente establecidos en el presupuesto original del contrato.

 Cualquier otra establecida en reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas.

 Cuando el presupuesto original se vea afectado por disminución de cantidades de

obra que no sean compensadas por aumentos u obras adicionales se valuara la obra ejecutada y se cerrara el contrato con un monto inferior al original.

 Para todas las contrataciones se deberá utilizar el mecanismo de ajuste de precios mediante la aplicación de formula polinómica, excepto las Obras menores a 1500 U.T que no se reconsideraran.

 Toda modificación que contemple reforma del contrato, deberá ser autorizada por el responsable según lo establecido en la Normativa para la Contratación de Obras de la Dirección de Planta Física.

 La Información mínima para la documentación de la obra debe ser: nombre de la

Obra, número de contrato, tipo y número del trámite de, numeración de las partidas, nombre de la empresa.

 Toda documentación de la obra debe estar firmada y sellada por la empresa contratista.

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PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO

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NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Fecha:

CONTINUACIÓN DE LAS NORMAS  Las solicitudes de aprobación por formula polinómica, solo se tramitaran si tiene los siguientes documentos: Relación de Obra Ejecutada de la Valuación a reconsiderar debidamente cancelada, Cuadro de cálculo de la formula polinómica, Factores Iníciales-finales, Calculo de Cuadrillas Típicas, Cuadro de coeficientes de incidencia, Índices de precios del Banco Central de Venezuela (BCV).

 Solo una vez serán aprobados los coeficientes de Incidencias.  Las solicitudes de aprobación de Obras Adicionales (OA) solo se tramitaran si tiene

los siguientes documentos: Presupuesto de Obras Extras, Complementarias u Obras Nuevas, Presupuesto de Disminución, Justificación de la Inspección, Análisis de Precios Unitarios para obras mayores a 1500 U.T, Memoria Descriptiva de las Partidas debidamente aprobada por la Inspección.

 Las solicitudes de aprobación de Aumentos Netos (AN) solo se tramitaran si tiene los

siguientes documentos: Presupuesto de Obras Extras, Complementarias u Obras Nuevas, Justificación de la Inspección, Análisis de Precios Unitarios Unitarios para obras mayores a 1500 U.T,, Memoria Descriptiva de las Partidas debidamente aprobada por la Inspección. Además se deberá culminar la etapa del proyecto en ejecución.

 El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la

responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos.

 Cuando se trate de Aumentos Netos, la Unidad de Costos y Contratos, revisara la documentación requerida y de no estar de acuerdo devolverá al jefe de Departamento.

3. CONTENIDO PASO

1

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

SECRETARIA DEPARTAMENTO

Recibe de la empresa contratista documentos establecidos en las normas de este procedimiento según el tipo de modificación. Busca Expediente de la Empresa entrega al Ingeniero

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NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD/CARGO

Ing. INSPECTOR

DESCRIPCIÓN Inspector. Revisa la Tramitación, según corresponda la modificación, verifica que el tramite este completo en cuanto a documentos e información mínima de la obra:  Prorrogas de Finalización.  Variaciones de Precios  Obras Adicionales.  Aumentos Netos.

2

Avala la gestión, firma y entrega al Jefe de Departamento.

3

Revisa el Trámite y envía a la Unidad de Costos y Contratos para su revisión y aprobación de:  Prorrogas de Finalización. PADPF-13  Tramitación de Variación de Precios. PADPF-14  Tramitación de Obras Adicionales. PADPF-15

4

JEFE DEL DEPARTAMENTO

Cuando se trate de Aumentos Netos, recibe de la Unidad de Costos y Contratos, la aprobación del presupuesto. Se reúne con el Director DPF, para su Visto Bueno.

5

Solicita al Administrador DPF o Unidad descentralizada según el caso, vía memorando, el Compromiso Presupuestario, relativo al aumento. Espera por Compromiso Presupuestario.

6

Recibe el compromiso, une con los documentos y entrega al Director de Planta Física.

7

Revisa. Aprueba o remite a quien corresponda para la aprobación del incremento del Contrato. DIRECTOR

8

Recibe por escrito la aprobación del incremento del contrato, revisa y envía al Administrador de DPF o al Administrador de la unidad de donde saldrán los recursos.

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PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO

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NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

10

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

Registrar en el SIAD el compromiso, lo Imprime y envía a la Dirección de Finanzas junto con la copia del contrato ADMINISTRADOR DE más la copia del presupuesto con el fin de que se apruebe LA DPF O DE LA el Compromiso referente al incremento del monto del UNIDAD DE DONDE contrato. SALDRÁN LOS RECURSOS

11

12

DIRECTOR

13

JEFE DEL DEPARTAMENTO

Recibe de la Dirección de Finanzas el Compromiso Presupuestario aprobado y envía al Director de Planta Física. Revisa el Compromiso y aprueba el trámite, firma y sella los documentos originales y las copias. Envía al Departamento correspondiente la documentación aprobada del tramite para su ejecución. Entrega al Ing. Inspector para que inicie la Ejecución de los trabajos.

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CÓDIGO: PADPF-17

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN PROVISIONAL Y DEFINITIVA

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NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos administrativos que se deben cumplir para la Recepción definitiva de una obra.

2. NORMA 

Para los casos de Aceptación Provisional Unilateral y Recepción Definitiva Unilateral, se hará según lo establecido en la Ley de Contrataciones Publicas y su reglamento.



La aceptación Provisional de la obra deberá ser Solicitada una vez que se tramite el Acta de Terminación de la Obra.



La aceptación Provisional de la obra deberá estar acompañada por los requisitos que establece la Ley de Contrataciones Públicas.



Cuando en la inspección se detecten fallas o defectos en la obra, no se realizara la aceptación Provisional y el Inspector de Obras deberá notificar al contratista para que proceda subsanar la falla.



Una vez definida la fecha de terminación, comienzan a transcurrir los lapsos de garantía de la obra.



Cuando el contratista. No presente la Solicitud de Recepción Definitiva, esta se realizara de manera unilateral como lo establece el Reglamento de la Ley de Contrataciones.



El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos.

3. CONTENIDO PASO 1

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

SECRETARIA

Recibe por parte del Contratista la Solicitud de aceptación provisional de la obra o servicio y remite al Ing. Inspector.

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CÓDIGO: PADPF-17

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN PROVISIONAL Y DEFINITIVA

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Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO 2

3

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

Ing. INSPECTOR

Dentro del lapso de 60 días de presentada la solicitud, realiza la revisión general de la obra. Revisara cualquier falla o defecto de la obra y solicitará sus reparaciones si fuere el caso.

Ing. INSPECTOR

De estar todo correcto solicita al Contratista la tramitación del Acta de Recepción Provisional.

4

Una vez recibida el Acta, firma conjuntamente con el representante de la empresa y el jefe de Departamento. Entrega Acta a la secretaria.

5

Archiva en el Expediente de la Obra y entrega al contratista, copia del Acta de Recepción Provisional.

SECRETARIA

6

Culminado el lapso de Garantía de funcionamiento Recibe del Contratista la Recepción definitiva y entrega al Inspector de Obras.

7

Dentro del lapso de 30 días, realiza la Inspección General de la Obra.

8

Ing. INSPECTOR

Una vez recibida el Acta, firma conjuntamente con el representante de la empresa y el jefe de Departamento. Entrega Acta a la secretaria.

9

10

De estar todo correcto, según lo establecido en el contrato, tramita Acta de Recepción Definitiva. En caso Contario regirse según lo establecido en la Ley de Contrataciones Publicas y su reglamento.

SECRETARIA

Archiva en el Expediente de la Obra y entrega copia del Acta de Recepción Definitiva al contratista, para que libere la fianza de fiel cumplimiento ante el seguro o introduzca en la última valuación para procesar pago de valuación y se le reintegren las retenciones.

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CÓDIGO: PADPF-18

PROCEDIMIENTO MEDICIONES DE OBRA EJECUTADAS

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Director

FECHA:

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NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir los pasos a seguir para realizar las mediciones de las obras

realizadas por el Departamento de Infraestructura de la UCLA, conjuntamente con las empresas contratistas objeto de que se apliquen para todos las obras que se ejecutan en la Universidad.

2. NORMA 

Para el vaciado de las mediciones se deberá utilizar la planilla de medición por partida.



Al momento de la inspección se debe contar con los planos de obra debidamente acotados.



Las mediciones se deberán realizar según las áreas en desarrollo, es decir, el verdadero tamaño y no en proyección horizontal.



El Inspector de Obras es el responsable de las mediciones ejecutadas en la obra.

3. CONTENIDO PASO UNIDAD/CARGO

Se presenta en el sitio de la obra junto con el representante de la empresa. Verifica las partidas que se van a relacionar en la Valuación del Contrato y procede a realizar las Mediciones de Obra, vaciándolas en el formato de Mediciones

1

2

3

DESCRIPCIÓN

INSPECTOR DE OBRAS

Llena el formato con la descripción de la obra el periodo de ejecución y fecha de elaboración de las mediciones. Registra los valores realizados de las mediciones en las casillas correspondientes en el formato de Mediciones según el orden del presupuesto por el número de partida, descripción de la partida, unidad de la partida. Dependiendo de la unidad de medida totalizará:  Pieza en cantidad

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CÓDIGO: PADPF-18

PROCEDIMIENTO MEDICIONES DE OBRA EJECUTADAS

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FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN   

Una vez totalizado cada uno por separado, Se realiza la sumatoria de los ítems para un solo total el cual se relacionará en las mediciones.

4 5

6

Metro lineal en largo Metro cuadrado en largo x ancho Metro cúbico en largo x ancho x alto

INSPECTOR DE OBRAS

Firma y sella las hojas de mediciones conjuntamente con el representante de la empresa contratistas y el Ing. Inspector. Entrega a la empresa contratista con memorando de remisión para que proceda a preparar la Valuación para su revisión.

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CÓDIGO: PADPF-19

PROCEDIMIENTO PRUEBAS DE CONTROL

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NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial las actividades de control, que permiten ajustar los lineamientos planificados bajo las Normas Covenín, a objeto de ser aplicado a todas las obras que se ejecutan en la Universidad

2. NORMA 

Para realizar las pruebas de control se debe contar con el presupuesto de obra debidamente aprobado.



Se debe tener la planificación de la empresa contratista para coordinar las pruebas (cronograma de trabajo).



Mantener en inspección constante de los materiales durante todo el proceso de la construcción a juicio del Ingeniero Inspector o Inspector de Obra.



El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos

3. CONTENIDO PASO

UNIDAD/CARGO

Verificar que los materiales sean nuevos, sin daños ni deformaciones, rechazando todo material que no cumpla con las especificaciones.

1

Verificar que la procura de obtención del material sean los adecuados y que las fuentes del mismo sean certificadas por un laboratorio.

2 Ing. INSPECTOR e INSPECTOR DE OBRAS

3

DESCRIPCIÓN

Supervisar que la contratista mantenga un adecuado control de erosión e inundaciones, específicamente durante la estación lluviosa.

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CÓDIGO: PADPF-19

PROCEDIMIENTO PRUEBAS DE CONTROL

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Noviembre 2011 PASO

UNIDAD/CARGO

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Fecha:

DESCRIPCIÓN Verificar que los materiales al usarse en el concreto sean almacenados apropiadamente a fin de evitar deterioros y contaminaciones con materiales extraños.

4

5

Verificar que los moldes sean construidos de manera que las medidas de los elementos de concreto tengan dimensiones mostradas en los planos y conforme a las tolerancias por las normas.

6

Verificar que el concreto que se prepare en sitio no se contamine ni se altere las proporciones autorizadas. Verificar que el equipo para la toma de muestras se encuentre en el sitio de la obra (cilindros, equipo de medida, cono de Abrams, etc.)

7

8

9

10 11 12

Ing. INSPECTOR e INSPECTOR DE OBRAS

Supervisar que la calidad de los materiales los equipos y la tecnología sean los adecuados según para la ejecución de la obra. Verificar que la contratista proporcione el diseño de la mezcla al laboratorio, para su revisión y aprobación definitiva. Controlar las variables que se requieren en la colocación de la mezcla asfáltica. Solicitar ensayos de procesos de tendido, compactación en la base y sub base, realizados por medio de un laboratorio. Al certificar que todo está correcto, se procede a realizar las Mediciones de obra PADF-18

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CÓDIGO: PADPF-20

PROCEDIMIENTO CÓMPUTOS MÉTRICOS

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NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos para realizar los

cómputos métricos de los proyectos realizados por la UCLA a fin de que se aplique para todos las obras que se ejecutan en la Universidad.

2. NORMA 

Las especificaciones de las partidas son referidas a las normas Covenin.



Para realizar los cómputos métricos se requiere tener todos los planos y la memoria descriptiva del proyecto.

3. CONTENIDO PASO

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN

1

Estudiar la información suministrada para obtener una visión del proyecto.

2

Medir con exactitud, utilizando límites de tolerancia razonable.

3

Verificar los cálculos y las mediciones en cada uno de los planos.

4 5 6

INSPECTOR DE OBRAS Computar según los planos que se tengan las partidas

determinadas en el tabulador. Se calculan las medidas de acuerdo a la escala expresada en los planos.

Rellenar formato de cómputos métricos. Totalizar y realizar cálculos de las mediciones en una sola hoja. Continúa en el proceso de Elaborar y Estimar Presupuestos de Obra (Procedimiento PADPF-22)

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CÓDIGO: PADPF-21

PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE VALUACIONES

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FECHA:

FECHA:

Noviembre 2011

Noviembre 2011

NO. DE SESIÓN.

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial la revisión de los documentos que reúnen la información técnica y administrativa en un período de tiempo (avance de obra) para solicitar el pago correspondiente a las cantidades de obras ejecutadas por la Universidad..

2. NORMA  La carpeta de valuación debe ser de Manila, tamaño oficio, con gancho en la parte superior y estar debidamente identificada.

 Toda carpeta de valuación deberá contener la valuación original con 5 copias de la misma y la solvencia laboral vigente.

 Toda valuación tendrá ocho (8) días hábiles para su revisión por parte del Ingeniero Inspector.

 El periodo de cada valuación deberá estar entre cinco (5) y cuarenta y cinco (45) días.

 Si en la valuación se relacionan modificaciones del Contrato, deben estar aprobadas según procedimiento de Tramitación de Modificaciones del Contrato (PADPF-16).

 El Ingeniero Inspector debe verificar que los datos de la obras estén correctamente en las hojas de medición, relación de obra ejecutada, caratula, recibo y factura.

 Toda Valuación deberá contener, Factura, Recibo, caratula, Relación de Obra ejecutada, mediciones, presupuesto de aumento y disminución y demás documentos que se requieran. Todos los documentos deberán estar firmados y sellados por el representante legal de la empresa.

 El personal técnico que ejecuta funciones de Inspector de Obras, tiene la responsabilidad de revisar toda la documentación conjuntamente con el Ingeniero o Arquitecto Inspector asignado para la obra. Ambos tendrán la responsabilidad en la aprobación de los documentos

 Cuando se trate de obras que exijan la presencia de Ingeniero residente, la valuación deberá estar firmada por dicho ingeniero.

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CÓDIGO: PADPF-21

PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE VALUACIONES

Pág. 2/3

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Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

CONTINUCION DE LAS NORMAS  Cuando se trate de una Valuación de Anticipo, la valuación deberá contener Factura, Recibo, la fianza de anticipo y copia del Acta de Inicio.

 Cuando se trate de una Valuación Final, la misma deberá tener anexo todos los recaudos mencionados en la primera norma de este procedimiento más copia del Acta de Terminación, Compromiso de Responsabilidad Social y Cuadro de cierre de la obra.

 Toda Valuación en la que se tramite una Variación de Precios (procedimiento PADPF14), Obras Adicionales (PADPF15), modificaciones del contrato (PADF16) deberá tener anexo copia del trámite aprobado por la persona autorizada para ello, según el procedimiento que corresponda.

 Cuando se trate de Obras Adicionales o aumentos de Obra deberá estar soportado por el presupuesto de disminución o compromiso presupuestario.

 El trámite de la valuación se deberá realizar en original más cuatro copias.  La factura debe cumplir con los requisitos exigidos por el SENIAT 3. CONTENIDO PASO 1 2

3

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN Recibe de la empresa contratista la valuación

SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO

Registra la recepción de los documentos y remite la carpeta conjuntamente con el expediente de la obra al Ing. Inspector e Inspector de Obras encargado. Procede a la revisión de mediciones.  Verificar que las cantidades sean las mismas que se hicieron con la empresa y la inspección. Ing. INSPECTOR e  Chequear que los datos de la obra estén correctos INSPECTOR DE OBRAS (lapso de ejecución, el nombre de la obra y el número de contrato, partidas, nombre de la empresa, etc). Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 64/107

CÓDIGO: PADPF-21

PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE VALUACIONES ELABORADO POR:

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Abog. Liliana Timaure (Planta Física) Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

Prof. Gustavo Guédez

FECHA:

FECHA:

Noviembre 2011

Noviembre 2011

PASO

UNIDAD/CARGO

Ing. INSPECTOR e INSPECTOR DE OBRAS

4

5

6

7

8

Director

Pág. 3/3 APROBADO POR:

Consejo Universitario NO. DE SESIÓN.

Fecha:

DESCRIPCIÓN  Revisa la relación de obra ejecutada.  Vacía en el sistema (control de infraestructura) toda la Información de la valuación, cantidades, precio unitario, total por partida y sumatoria, nombre de la obra y el número de contrato. Revisa de la carátula.  Nombre de la obra, valuación y período de ejecución.  Chequea los montos de presupuesto original, los aumentos, las disminuciones, las obras extras, reconsideraciones de precios, el monto total del contrato, la obra ejecutada, el I.V.A., las deducciones, retenciones, anticipos y porcentajes de obra ejecutada. Revisa el recibo de pago y de la factura, revisa la fecha, nombre de la obra, número de contrato, sub total, I.V.A. y total a pagar. Revisa cualquier otro documento requerido, tales como Actas, Obras Adicionales, Aumentos de Obra Si la valuación es final o de cierre administrativo se revisa el cuadro de cierre. Se chequean las cantidades, los precios unitarios, los aumentos, disminuciones, el presupuesto modificado y que tenga la Constancia de Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social. De no estar conforme devuelve al Contratista para su corrección. Una vez conforme, registra la Valuación (hoja de Excel), coloca fecha y determina avance de obra.

10

Entrega al Contratista y solicita original y cuatro copias para el Trámite de Pago de Valuaciones.(PADPF-09)

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 65/107

CÓDIGO: PADPF-22

PROCEDIMIENTO ELABORAR Y ESTIMAR PRESUPUESTOS DE OBRAS

Pág. 1/2

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Director

Consejo Universitario

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FECHA:

Noviembre 2011

Noviembre 2011

NO. DE SESIÓN.

Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial la realización del presupuesto de los proyectos realizados por el Departamento de Infraestructura de la UCLA

2. NORMA  La elaboración y estimación del presupuesto de obra, se deberá realizar bajo

las normas Covenin 2000-92. Así mismo se podrá utilizar como referencia la base de datos de la Contraloría General del Estado, la base de datos UCLA y cualquier base de datos de los organismos nacionales o privados.

3. CONTENIDO PASO

UNIDAD/CARGO

Extrae de los Planos de la obra, los cómputos métricos del proyecto. (Procedimiento PADPF-20)

1

Accesa el sistema de control de obras (LULO) e inicia la inclusión del proyecto, en caso de ser necesario los Análisis de Precio se llenan las casillas de variables de costo:

2

INSPECTOR DE OBRAS

3

4 5

DESCRIPCIÓN

   

Costos directos. Costos indirectos. I.V.A. Bonos vigentes

Se incluyen las partidas del proyecto según el orden establecido por las normas Covenín, por capítulos:  Descripción.  Unidades de medición.  Cantidad (según cómputos entregados) Se verifica cuales de las partidas no están en el sistema según las normas Covenin. Si existen partidas atípicas se crean, incluyendo:  Código. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 66/107

CÓDIGO: PADPF-22

PROCEDIMIENTO ELABORAR Y ESTIMAR PRESUPUESTOS DE OBRAS

Pág. 2/2

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Consejo Universitario

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FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIÓN  Descripción de la partida.  Unidad.  Cantidad.

6

Se revisa en la base de datos los APU existentes y se actualizan en cuanto a:  Materiales.  Equipo.  Mano de obra.  Rendimiento. De ser necesarios los APU de las partidas atípicas se INSPECTOR DE OBRAS crean según lo siguiente:

7

8 9

 Materiales.  Equipo.  Mano de obra.  Rendimiento. Se revisa toda la información y se carga el sistema con los precios unitarios creados (los existentes y los atípicos) Luego se imprime el presupuesto de Obras y los cómputos. Se envía al Jefe de Departamento para toma de decisión.

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CÓDIGO: PAM-02

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

ELABORADO POR:

MODIFICADO POR

REVISADO POR:

Dpto. de Organización y Métodos

Dpto. de Organización y Métodos

Ing. Michele Calicchio

FECHA: Marzo 2004

FECHA: Junio 2009

FECHA: Julio 2009

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 68/107

CÓDIGO: PAM-02

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO OBJETIVO DEL MANUAL

Este Manual tiene como objetivo principal servir como marco de referencia para el sistema de organización del mantenimiento y para la ejecución de los procedimientos que ejecuta el Departamento de Mantenimiento, sus objetivos específicos están enfocados a:



Normalización de los criterios de mantenimiento.



Optimización de los sistemas de información.



Visualización de procedimientos estándar administrativos.



Visualización de procedimientos operativos estándar.

ELABORADO POR:

MODIFICADO POR

REVISADO POR:

Dpto. de Organización y Métodos

Dpto. de Organización y Métodos

Ing. Michele Calicchio

FECHA: Marzo 2004

FECHA: Junio 2009

FECHA: Julio 2009

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 69/107

CÓDIGO: PAM-02

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

TRABAJOS DE MANTENIMIENTO Son las actividades a ejecutar para cumplir con los objetivos de la organización, dichas actividades están agrupadas en los siguientes procedimientos: 1.

Solicitud de Servicio (SS): Servicio que se presta a la comunidad universitaria, para llevar a cabo acciones correctivas, ampliaciones y mejoras del medio ambiente laboral.

2.

Orden de Trabajo: Actividad que se ejecuta para asignar al personal que inspeccionara y ejecutara la Acción correctiva.

3.

Ticket Programado: Acción programada que se ejecuta y es usada cada vez que los programas de mantenimiento indiquen la ejecución de una instrucción técnica. Los Tickets Programados se utilizan para detectar fallas al momento de la inspección.

4.

Solicitud de Trabajo: Acciones de mantenimiento que no pueden ser ejecutadas por el Departamento de Mantenimiento, ya sea por no contar con el personal especializado o por tratarse de un trabajo sofisticado. La manera de solventar pudiera ser mediante Outsourcing.

ELABORADO POR:

MODIFICADO POR

REVISADO POR:

Dpto. de Organización y Métodos

Dpto. de Organización y Métodos

Ing. Michele Calicchio

FECHA: Marzo 2004

FECHA: Junio 2009

FECHA: Julio 2009

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 70/107

CÓDIGO: PAM-03

PROCEDIMIENTO CONTRATACIÒN DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO ELABORADO POR:

REVISADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física) Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

Prof. Gustavo Guédez

FECHA: Noviembre 2011

FECHA: Noviembre 2011

Director

Pág. 1/3 APROBADO POR:

Consejo Universitario NO. DE SESIÓN. Fecha:

1. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos que se deben cumplir en la Dirección de Planta Física de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, para seleccionar las empresas contratistas que realizarán los Servicios de Mantenimiento, por la modalidad de Consulta de Precios hasta 2500 Unidades Tributarias. 2. NORMAS 

La ejecución de este procedimiento debe realizarse considerando lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.



Las consultas de precios para Servicios de Mantenimiento hasta por 2.500 U.T no requerirán las visitas al sitio donde se ejecutara el servicio, ni los Análisis de Precios Unitarios.



Para seleccionar la empresa a contratar, se deberán comparar las ofertas y tomar la que más beneficie a la Universidad.



Para iniciar cualquier modalidad de selección de contratista, se deberá tramitar el pre-compromiso.



La Secretaria del Departamento de Mantenimiento deberá notificar al beneficiario de la Adjudicación, a los oferentes descalificados o del acto mediante el cual se ponga fin al procedimiento.



Las Invitaciones deberán contener las especificaciones técnicas, métricos y cualquier otra información que se requiera.



Toda Unidad que contrate la ejecución de un trabajo, con el Proyecto y la Estimación de Costos del servicio elaborado por la Dirección de Planta Física, deberá informar a esta dirección sobre el inicio y culminación de los trabajos a objeto de que esta Dirección levante las mediciones del servicio y se verifique la buena ejecución.



Para Contratación de Servicio de Mantenimiento, se podrá solicitar al menos dos cotizaciones, a empresas contratistas, cuando las condiciones lo permitan.



La Dirección de Finanzas no procesara el pago de facturas por trabajos culminados, que no hayan sido firmados por el profesional designado por la Dirección de Planta Física.

los cómputos

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 71/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO PAM-03

CONTRATACIÒN DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

Pág. 2/3

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Director

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD / CARGO

1 DIRECTOR

2

3 4

5

6

7

JEFE DE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

DESCRIPCIÓN Recibe del Departamento de Mantenimiento o de la Unidad Solicitante, la Solicitud de Trabajo requerida. Revisa y analiza la solicitud: De no proceder, indica al Departamento de Mantenimiento que informe a la Unidad Solicitante. De ser procedente, Solicita al jefe del Departamento de Mantenimiento, la estimación del costo del servicio a realizar. Asigna funcionario e indica que elabore el Proyecto (si fuere el caso) y la Estimación del Costo Una vez recibida por parte del funcionario, el Proyecto y la estimación del costo del servicio, revisa y firma. Si el gasto es con cargo a la Unidad solicitante, se solicita el pre-compromiso al Administrador de dicha unidad. De ser cargado a la Dirección de Planta física, indica al administrador que realice las previsiones para asegurar los recursos para cancelar la ejecución de la solicitud. Una vez recibido el Pre-Compromiso, por parte de la Unidad Solicitante o realizado las previsiones por parte de la Dirección de Planta Física, invita al menos dos empresas para que presenten cotización del servicio requerido. Recibe las ofertas y selecciona la más conveniente. (Cuando recibe más de una cotización). Una vez seleccionada la empresa:

8

 Si el pago lo realizará la Unidad solicitante, envía al Administrador de dicha unidad la oferta ganadora, para que elabore el compromiso y remita copia a la Dirección de Planta Física y continúa el procedimiento.  Si el pago lo realizara la Dirección de Planta Física continua el procedimiento. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 72/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO PAM-03

CONTRATACIÒN DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

Pág. 3/3

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

Director

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

9 10

UNIDAD / CARGO JEFE DE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

FUNCIONARIO ASIGNADO

15

JEFE DE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

16 ADMINISTRADOR

17

Una vez prestado el servicio, solicita al funcionario Asignado la realización de las mediciones pertinentes.

Solicita a la empresa la presentación de las mediciones, relación de obra ejecutada y factura para la realización del pago. Revisa y firma la documentación presentada por la empresa y elabora informe de conformidad de la ejecución del servicio y envía al jefe de Departamento.

13

14

Solicita a la secretaria que Informe verbalmente a la empresa seleccionada para que inicie el servicio.

Verifica la buena ejecución de los trabajos, levanta las mediciones del servicio conjuntamente con el contratista.

11 12

DESCRIPCIÓN

Recibe la documentación por parte del funcionario asignado, revisa y firma en señal de conformidad. Remite la documentación al administrador de la Dirección de Planta Física o de la Unidad Solicitante para procesar el pago. Recibe Factura, hoja de mediciones conformada por el Jefe de Departamento+ compromiso. Revisa y elaborar la Solicitud de Pago Directo para procesar el pago, según procedimiento para ello.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 73/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO PAM-03

VERIFICACIÒN DIARIA DE PARAMETROS DEL CHILLER ELABORADO POR:

REVISADO POR:

Pág. 1/2

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física) Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM) FECHA:

Prof. Gustavo Guédez FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

Director

Consejo Universitario

3. OBJETIVO: Describir en forma lógica y secuencial los pasos que se deben cumplir en la Coordinación de Mantenimiento del Decanato de Medicina de la Dirección de Planta Física de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, para verificar las lecturas de los parámetros referidos sistema de agua helada chiller, mediante el formulario de control diario a objeto de disminuir fallas en el equipo 4. NORMAS 

Las lecturas de control del chiller, deberán ser realizadas diariamente por los mecánicos de refrigeración responsables del chiller y entregarlas diariamente al Coordinador de Mantenimiento del Decanato de Medicina.



El Coordinador deberá enviar semanalmente al Departamento de mantenimiento, informe de análisis sobre la evaluación diaria del equipo, registrados en la semana.

En aquellos casos que haya que tomar medidas de inmediato con respecto al funcionamiento del equipo, deberá informar al Jefe de Departamento de Mantenimiento de la Dirección de Planta Física a objeto de evitar posibles paralizaciones del equipo. PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIÓN 

1

MECANICO DE REFRIGERACIÒN

2 COORDINADOR DE MANTENIMIENTO

3 4

Realizar evaluación diarias al chiller, registra en el formulario “Reporte Diario del Chiller” firma y entrega al Coordinador de Mantenimiento. Recibe y registra evaluación y observaciones encontradas en el funcionamiento del equipo. Elabora informe semanal de análisis sobre la evaluación diaria del equipo, realiza recomendaciones firma y envía al departamento de Mantenimiento de la Dirección de Planta Física. Archiva formularios, como soporte de la ejecución de la actividad.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 74/107

PROCEDIMIENTO

CÓDIGO PAM-03

VERIFICACIÒN DIARIA DE PARAMETROS DEL CHILER

Pág. 2/2

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Abog. Liliana Timaure (Planta Física)

Prof. Gustavo Guédez

Consejo Universitario

Lcda.: Delia Dellanira Castillo (OyM)

Director

FECHA:

FECHA:

NO. DE SESIÓN.

Noviembre 2011

Noviembre 2011

Fecha:

PASO

UNIDAD / CARGO

DESCRIPCIÓN Recibe y Evalúa informe. De estar todo correcto archiva, como soporte de control.

5 JEFE DE MANTENIMIENTO

6

De existir algún problema, realiza informe indicando correctivos según recomendaciones del Coordinador y de tener que ejecutar algún gasto, realiza trámites administrativos e Informa al Director. Firma Informe de correctivos y entrega a la Secretaria para su envió al Coordinador del Núcleo

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 75/107

CÓDIGO: PAM-02 VERSIÓN 02

PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO ELABORADO POR:

REVISADO POR:

Dpto. de Organización y Métodos

MODIFICADO POR Dpto. de Organización y Métodos

Ing. Michele Calicchio

FECHA: Marzo 2004

FECHA: Junio 2009

FECHA: Julio 2009

1. DEFINICIÓN Este procedimiento permite elaborar la programación del mantenimiento de todos aquellos objetos de la institución que estén sujetos a deterioro. Este procedimiento aplica para cualquier unidad administrativa de cualquier decanato que pertenezca a la Universidad. 2. CONTENIDO PASO ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

01

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

02

DESCRIPCIÓN

1. Se elabora una vez al año o cuando se adquiere o construye una nueva edificación, un inventario Técnico de todos los objetos que requieren mantenimiento, entre ellos tenemos: Baños, tableros eléctricos, aires, paredes, techos, drenajes, y todo aquello que este sujeto a deterioro. 2. Registra en el formato correspondiente por cada tipo de objeto 3. Codifica cada objeto siguiendo las normas establecidas por mantenimiento. 4. Introduce en el sistema automatizado las Instrucciones Técnicas que requiere cada equipo 5. Se hace un equilibrio interno y externo la cual es una programación para determinar las semanas básicas donde se establecerá la fecha de inicio en la cual el objeto recibirá su inspección periódica de mantenimiento.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 76/107

Procedimiento para la Programación de Mantenimiento PASO ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

03

04

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Núcleo de Mantenimiento / Coordinador de Núcleo

DESCRIPCIÓN

6. Una vez introducida toda la codificación e instrucciones técnicas, el sistema internamente realiza búsquedas y establece la programación de mantenimiento del año. 7. Se genera un listado con la programación anual, se revisa y se va al procedimiento de Elaboración de Tickets Programados. FIN DE PROCESO  Revisión del proceso.  Auditoria

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 77/107

CÓDIGO: PAM-02 VERSIÓN 02

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE TICKETS PROGRAMADOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

REVISADO POR:

ELABORADO POR: Dpto. de Organización y Métodos

MODIFICADO POR Dpto. de Organización y Métodos

Ing. Michele Calicchio

FECHA: Marzo 2004

FECHA: Junio 2009

FECHA: Julio 2009

1. DEFINICIÓN Este procedimiento permite elaborar los Tickets Programados para la ejecución del mantenimiento preventivo que realiza el Departamento de mantenimiento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, previa planificación y programación del sistemas de control y automatización. Este procedimiento aplica para cualquier unidad administrativa de cualquier decanato que pertenezca a la Universidad. 2. CONTENIDO PASO ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

MANTENIMIENTO/ Operador del sistema 01

DESCRIPCIÓN

Con el uso del sistema SIMUCLA se lleva el control de la información de los Tickets Programados y mediante este se obtiene la programación semanal del mantenimiento. 1. Accesa el sistema SIMUCLA, y realiza la codificación de los Tickets programados CODIFICACIÓN: T-X-XX-XXXX  Se codifican los TP de acuerdo a

los programas establecidos. COD PROGRAMAS 02 Baja Tensión 04 Estructura, Herrería, Carpintería 05 Refrigeración

2. Realiza la entrada de datos iniciales en el sistema.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 78/107

Procedimiento para la Elaboración de Tickets Programados PASO ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

MANTENIMIENTO/ Operador del sistema

02

MANTENIMIENTO /Coordinador de Núcleo

DESCRIPCIÓN

3. Imprime a través del sistema los Tickets de la semana 4. Entrega al Coordinador de Mantenimiento para que asigne personal y Elabore la Orden de Trabajo, y los une con la Orden (ver procedimiento de Trabajo. Elaboración de Orden de Trabajo) FIN DE PROCESO  Revisión del proceso.  Auditoria  Resumen de TP  Indicadores de Gestión

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 79/107

CÓDIGO: PAM-02 VERSIÓN 02

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE SOLICITUD DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO ELABORADO POR: Dpto. de Organización y Métodos

MODIFICADO POR

REVISADO POR:

Dpto. de Organización y Métodos Ing. Michele Calicchio

FECHA: Marzo 2004

FECHA: Junio 2009

FECHA: Julio 2009

1. DEFINICIÓN Este procedimiento le permite a las unidades administrativas UCLA(Clientes del Departamento de mantenimiento), elaborar una Solicitud de Servicios, previa petición por parte de los clientes U.C.L.A, la misma es ejecutada por la Sección de Mantenimiento Núcleos: Central y Foráneos, Tarabana, Obelisco y Medicina, estos están adscritos al Departamento de Mantenimiento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. 2. CONTENIDO PASO

01

ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

CLIENTE Comunidad Universitaria.

DESCRIPCIÓN

Para solicitar un servicio de mantenimiento el cliente debe: 1. Consultar Listado de servicios que no requieren aprobación del Director Administrativo o Jefe de la Unidad. 2. Si el servicio a solicitar no requiere de aprobación del Director Administrativo o Jefe de la Unidad, realiza la solicitud al núcleo, vía telefónica o llena en original y copia la Solicitud de Servicio (SS), la hace firmar y sellar por el Responsable de la unidad y la envía al núcleo de mantenimiento que corresponda. 3. Si el servicio a solicitar requiere de aprobación del Director

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 80/107

Procedimiento para la Elaboración de una Solicitud de Servicio PASO

ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

Administrativo o Jefe de la Unidad, llena en original y copia la SS, la hace firmar y sellar por el Responsable de la unidad y la envía al Director Administrativo. 02

Dirección Administrativa o Coordinación de Núcleo /Secretaria

03

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA UNIDAD CORRESPONDIENTE

1. Se reciben en origina y copia las SS diarias. 2. Firma original y copia de SS como recibida. 3. Devuelve copia al cliente vía mensajería directa o interna. 4. La Secretaria entrega SS original al Coordinador de Núcleo si no requiere aprobación del Director Administrativo para que sea procesada (ir al paso 5) o al Director Administrativo o al Jefe de la Unidad para su revisión y aprobación.

o REVISA: 1. El Director o Jefe de la Unidad revisa las solicitudes.  Si la característica del servicio requiere prioridad y tiene los recursos, firma la SS en señal de aprobada para que sea procesada por el Núcleo de Mantenimiento.  Si la característica del servicio requiere prioridad y no tiene recursos, tramita con otras unidades el pago de la misma, haciendo firmar la SS por la unidad a quien se le cargara el gasto.  Si la característica del servicio no requiere prioridad devuelve solicitud a cliente, justificando la no aprobación del requerimiento.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 81/107

Procedimiento para la Elaboración de una Solicitud de Servicio

PASO

04

ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DESCRIPCIÓN

1. La Secretaria revisa el estado de las SS que se encuentran con el Director Administrativo o Jefe de Unidad. 2. Elabora Memorandum para:  El

Núcleo de Mantenimiento correspondiente, si la SS ha sido aprobadas para ser procesadas.  El Cliente justificando la no aprobación de la SS.

3. Envía documentos por vía mensajería interna. 05

SECCIÓN DE MANTENIMIENTO/ Coordinador de Núcleo

RECEPCIÓN: 1. Recibe original de la SS, y revisa el tipo de servicio requerido. 2. Si la solicitud se realizo vía telefónica, llena la OT, (ver procedimiento de Elaboración de Orden de Trabajo). 3. Si la solicitud se realizo por escrito, analiza, si puede tener capacidad de respuesta con respecto al personal y a los equipos con que cuenta. 4. De no tener capacidad de respuesta, elabora Memorando dirigido al Departamento de Mantenimiento con copia a la unidad Solicitante, donde transfiere la Solicitud de Servicio, al Departamento de mantenimiento para que esta realice el Proceso de Contratación (si se requiere) o lo remita a la Dirección de Planta Física o al Departamento de Infraestructura. 5. De tener capacidad de respuesta se introduce la información en el sistema SIMUCLA con el cual se lleva el control de la información de las SS.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 82/107

Procedimiento para la Elaboración de una Solicitud de Servicio

PASO

ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

CODIFICACIÓN: E-XXXX-XX  Se codifican las SS de acuerdo a

los programas establecidos.

COD 01 02 03 04 05 06 07 08

PROGRAMAS Alta Tensión Baja Tensión Contra Incendio Estructura, Herrería, Carpintería Refrigeración Hidroneumático Sanitaría Plomería

 Realiza

la entrada de iniciales en el sistema.

datos

6. Asigna en la SS original el operativo que realizara el trabajo. 7. Firma la original de la SS y la entrega al Operativo asignado para ser procesada (Ver procedimiento de Ejecución de Solicitudes de Servicio o Tickets Programados).  Semanalmente se imprime un resumen

de Solicitudes de Servicio, se envía al Jefe del Departamento de Mantenimiento o al Director Administrativo para fines estadísticos. SECCIÓN DE MANTENIMIENTO FIN DE PROCESO Jefe de Sección / Supervisor  Revisión del proceso. Encargado  Auditoria  Resumen de SS solicitadas, la cual debe ser enviado a los Directores Administrativos o Jefes de Unidades que lo requieran.  Indicadores de Gestión

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 83/107

CÓDIGO: PAM-02 VERSIÓN 02

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO ELABORADO POR: Dpto. de Organización y Métodos

REVISADO POR: MODIFICADO POR Dpto. de Organización y Métodos Ing. Michele Calicchio

FECHA: Marzo 2004

FECHA: Junio 2009

FECHA: Julio 2009

1. DEFINICIÓN Este procedimiento permite elaborar una Orden de Trabajo realizada por el Departamento de Mantenimiento o Núcleos de Mantenimiento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, previo requerimiento por parte del Coordinador del Núcleo, Jefe de Departamento, o por cualquier necesidad que resultare de alguna inspección, mantenimiento programado o mantenimiento correctivo en el sistema, o por necesidad de algún cliente que realizo la Solicitud vía telefónica. 2. CONTENIDO PASO ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

01

02

DESCRIPCIÓN

SECCIÓN DE MANTENIMIENTO ORDEN DE TRABAJO (OT): Coordinado / Supervisor 1. Se crea la OT de acuerdo a: Solicitudes Encargado vía telefónica, o por Ticket Programado (TP). Se codifican la OT de acuerdo a los programas establecidos. 2. Asigna la OT al personal encargado para su ejecución. COORDINACIÓN DE RECEPCIÓN: MANTENIMIENTO Con el uso del sistema SIMUCLA se lleva el Coordinador / personal de apoyo. control de la información de las OT. CODIFICACIÓN: O-X-XX-XXXX COD PROGRAMAS 02 Electricidad 04 Estructura, Herrería, Carpintería 05 Refrigeración

1. Realiza la entrada de datos iniciales en el sistema. 2. Elabora o genera la Orden de Trabajo. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 84/107

Procedimiento para la Elaboración de una Orden de Trabajo PASO ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

3. Asigna en la OT el operativo que ejecutara la actividad. 4. Anexa a la OT los Ticket Programados (TP), si esta fue originada por TP. Cuando la Orden de Trabajo es generada por una solicitud vía telefónica, la actividad se ejecuta solo con la Orden de Trabajo. 5. Firma la OT y la entrega al Operativo asignado para ser procesada (Ver procedimiento de Ejecución de Solicitudes de Servicio o Tickets Programados).  Semanalmente se imprime un resumen de Órdenes de Trabajo, se envía al Jefe del Departamento de Mantenimiento o al Director Administrativo para fines estadísticos.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 85/107

CÓDIGO: PAM-02 VERSIÓN 02

PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE SOLICITUDES DE SERVICIO U ORDENES DE TRABAJO DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO ELABORADO POR:

MODIFICADO POR

REVISADO POR:

Dpto. de Organización y Métodos

Dpto. de Organización y Métodos

Ing. Michele Calicchio

FECHA: Marzo 2004

FECHA: Junio 2009

FECHA: Julio 2009

1. DEFINICIÓN Este procedimiento le permite a Mantenimiento de la Dirección de Planta Física UCLA, ejecutar la Solicitud de Servicios o las Órdenes de Trabajo, previa petición por parte de los clientes U.C.L.A, o por parte del mantenimiento programado que planifica la unidad de Mantenimiento al inicio del año. La ejecución de las Solicitudes de Servicio u Órdenes de Trabajo se lleva a cabo por la Sección de Mantenimiento Núcleos: Central y Foráneos, Tarabana, Obelisco y Medicina, los mismos están adscritos al Departamento de Mantenimiento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. 2. CONTENIDO PASO ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

01

Operativo Asignado

DESCRIPCIÓN

RECIBE SS u OT 1. Inspecciona y revisa en el sitio de trabajo la actividad asignada mediante una SS u OT. 2. Si la actividad solicitada no requiere de materiales y puede ser realizada al momento, ejecuta el trabajo. 3. Una vez ejecutado el trajo hace firmar y sellar la SS u OT, como soporte de la ejecución del mismo (continua en el paso 11 de este procedimiento). 4. Si el trabajo a realizar requiere de materiales, determina el tipo de trabajo, materiales y cantidades a utilizar, en la ejecución de los mismos, y los registra en el reverso de la SS u OT.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 86/107

Procedimiento para Ejecutar Solicitudes de Servicio u Órdenes de Trabajo.

PASO ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN 5. Se remite al Coordinador de Núcleo y

entrega la aprobación. 02

MANTENIMIENTO/ de Núcleo

03

MANTENIMIENTO/ de Núcleo

SS

u

OT

para

su

Coordinador REVISÓN 1. Recibe del operativo asignado la SS u OT. 2. La revisa y verifica la magnitud del trabajo solicitado, según la inspección. 3. Si el trabajo a ejecutar requiere de un Supervisor y de personal operativo, asigna un supervisor mas el personal que trabajara bajo su responsabilidad. 4. Si la magnitud del trabajo no requiere de Supervisor, asigna la actividad al operativo correspondiente de acuerdo al trabajo. Coordinador APROBACIÓN 1. Accesa el sistema SIMUCLA, por el modulo de almacén y revisa la existencia de materiales. 2. Si no existe materiales en el almacén, estima el costo de los materiales:  Si el costo esta dentro del rango para realizar compras a través de la Caja Chica, entonces realiza la compra cumpliendo con lo que establece el procedimiento de Manejo de Caja Chica y le da entrada en el Almacén para el control del mismo.  Si el costo no esta dentro del rango para realizar compras a través de la Caja Chica, entonces realiza una Requisición de Materiales; la cual es enviada a la administración de la Dirección de Planta Física para el proceso de compra. 3. Archiva transitoriamente la SS y espera hasta que estén los materiales en almacén y continúa este procedimiento.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 87/107

Procedimiento para Ejecutar Solicitudes de Servicio u Órdenes de Trabajo. PASO ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

4. Si existe materiales en el almacén, aprueba la salida del stock, firma SS u OT por el reverso en señal de autorizada la salida de materiales y entrega al Operativo asignado. 04

ALMACEN/ Operativo Asignado

05

ALMACÉN

1. Se remite al Almacén materiales y/o repuestos.

y

Solicita

REVISA SS u OT. 1. Revisa firma y fechas de SS u OT. 2. Verifica que haya sido autorizada por el Coordinador del Núcleo la salida de materiales.  De encontrar alguna incongruencia

con respecto a los materiales solicitados, se comunica con el Coordinador o Supervisor inmediato y resuelve la incongruencia. 5. Chequea código de SS u OT y código objeto de mantenimiento. 06

ALMACÉN

07

ALMACÉN

ENTREGA 1. Revisa junto con el operador las cantidades de materiales. 2. Entrega el material y firma la salida.

08

SUPERVISIÓN. Operativo Asignado

RECIBE  Mantiene los materiales y/o repuestos necesarios para ejecutar la SS u OT.

09

SUPERVISIÓN. Operativo Asignado

COORDINA 1. Fecha adecuada para realizar el trabajo. 2. Solicita el permiso por parte del cliente. 3. Prepara orden de entrada si el trabajo

INCLUYE DATOS. 1. Mediante el sistema SIMUCLA el operador realiza una salida de almacén por cada material solicitado. 2. Actualiza fecha de salida.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 88/107

Procedimiento para Ejecutar Solicitudes de Servicio u Órdenes de Trabajo. PASO ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

se realizará fuera del horario normal establecido. 10

SUPERVISIÓN. Operativo Asignado

EJECUTA LA SS u OT.  El trabajo se debe realizar bajo todas las normas de seguridad establecida.  Debe mantenerse una continua supervisión.  El trabajo como un todo se debe desagregar en actividades o tareas, para un posterior control.

11

SUPERVISIÓN. Operativo Asignado

12

SUPERVISIÓN. Operativo Asignado

DATOS. Una vez ejecutado el trabajo, se obtiene datos del trabajo ejecutado como son: total de materiales utilizados, tiempo total de ejecución, personal utilizado. REUNIÓN. Se verifica la calidad del trabajo y se aprueba.(si la actividad fue asignada a un Supervisor mas personal operativo)  Junto con el Jefe de Sección el supervisor u operativo encargado, se verifica la finalización de la SS u OT.  Se hace firmar por el Coordinador de la Unidad la SS u OT para dar conformidad de los trabajos ejecutados.

13

SUPERVISIÓN. Operativo Asignado

14

NÚCLEO DE MANTENIMIENTO /Coordinador de Núcleo

REMITE SS u OT  Entrega la SS u OT, al Coordinador del núcleo de Mantenimiento. REVISA 1. Verifica el estado de la SS u OT o la ejecución de los trabajos:  Cuando el trabajo ejecutado haya sido mediante una Solicitud de Servicio, verifica la ejecución de la actividad a través de una visita técnica o vía telefónica con el responsable de la unidad donde se elaboro la actividad (dependiendo de la magnitud del trabajo

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 89/107

Procedimiento para Ejecutar Solicitudes de Servicio u Órdenes de Trabajo.

realizado). 2. Cuando el trabajo ejecutado haya sido mediante Órdenes de Trabajo, realiza una visita técnica como inspección. 3. Si esta de acuerdo con la ejecución de los trabajos, se procede a incluir la información en el sistema y entrega documentos a la secretaria para su archivo. 4. Si no se esta de acuerdo con la ejecución de los trabajos, se devuelve para una reunión con el cliente y rehace los trabajos no adecuados si es necesario. 15

NÚCLEO DE MANTENIMIENTO Secretaria / personal de apoyo.

16

SECCIÓN DE MANTENIMIENTO Secretaria / personal de apoyo.

REGISTRO 1. Introducen los datos al sistema SIMUCLA: estado de ejecución, personal, tiempo de ejecución, etc, para efectos estadísticos sobre Indicadores de Gestión por la ejecución de Solicitudes de Servició u Ordenes de Trabajo. ARCHIVO 1. Archiva la SS u OT, en las carpetas adaptadas para este fin.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 90/107

CÓDIGO: PAM-02 VERSIÓN 02

PROCEDIMIENTO INGRESO DE MATERIALES AL ALMACEN DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO ELABORADO POR:

MODIFICADO POR

REVISADO POR:

Dpto. de Organización y Métodos

Dpto. de Organización y Métodos

Ing. Michele Calicchio

FECHA: Marzo 2004

FECHA: Junio 2009

FECHA: Julio 2009

1. DEFINICIÓN Este procedimiento permite ingresar, materiales y repuestos al almacén de mantenimiento de la UCLA, mediante el proceso de Compras por Fondo Rotatorio, Departamento de Compras o Caja Chica, esto para mantener el stock del almacén y solventar las necesidades según Solicitudes de Servicio u Órdenes de Trabajo que requieren ser ejecutadas. 2. CONTENIDO PASO

ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

01

Almacén/Encargado de Almacén o Coordinador de Núcleo

DESCRIPCIÓN

1. Realiza una Requisición materiales en original y copia.

de

2. Envía al Coordinador de Núcleo para que autorice la solicitud. 02

MANTENIMIENTO/ Coordinador de Núcleo

Recibe la Requisición de materiales y repuestos de mantenimiento(original y copia) 1. Accesa el sistema SIMUCLA, por el modulo de almacén y revisa la existencia de materiales, y los movimientos (entrada y salida de materiales). 2. Revisa que los materiales que se estén solicitando sean los del movimiento diario y que sean los que se requieren. 3. De estar firma

todo

correcto,

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Procedimiento Ingreso de Materiales al Almacén PASO

ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

Requisición y analiza el monto estimado de los materiales requeridos. 4. Si el costo esta dentro del rango para realizar compras a través de la Caja Chica, entonces realiza la compra cumpliendo con lo que establece el procedimiento de Manejo de Caja Chica. 5. Si el costo no esta dentro del rango para realizar compras a través de la Caja Chica, envía Requisición de materiales y repuestos de mantenimiento a la administración de la Dirección de Planta Física para el proceso de compra. 

03

Almacén/Encargado de Almacén

Archiva transitoriamente la copia de la Requisición y espera hasta que estén los materiales en almacén y continúa este procedimiento.

5. Se reciben los repuestos y materiales, con la copia de la Requisición revisa que los repuestos y materiales sean los solicitados y estén en buenas condiciones. 6. Codifica los materiales que entra al Almacén. 7. Registran en el sistema la entrada de los mismos y archivan los soportes de la adquisición de materiales, como soporte de lo ingresado al Almacén. 8. Si la compra se realizo por Caja Chica, entrega al coordinador de Núcleo las facturas para que este rinda la Caja Chica.

04

MANTENIMIENTO/ Núcleo

Coordinador

de 1. Recibe facturas y archiva transitoriamente hasta Rendir la Caja Chica (Procedimiento de Rendición de Caja Chica)

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE MATERIALES DEL ALMACEN

CÓDIGO: PAM-02 VERSIÓN 02

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO ELABORADO POR:

MODIFICADO POR

REVISADO POR:

Dpto. de Organización y Métodos

Dpto. de Organización y Métodos

Ing. Michele Calicchio

FECHA: Marzo 2004

FECHA: Junio 2009

FECHA: Julio 2009

1. DEFINICIÓN Este procedimiento permite controlar las salidas de materiales y repuestos del almacén de mantenimiento de la UCLA, mediante Solicitud de Materiales y repuestos de mantenimiento, esto para solventar las necesidades según Solicitudes de Servicio u Órdenes de Trabajo que requieren ser ejecutadas. 2. CONTENIDO PASO

01

ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

Coordinador de Núcleo

DESCRIPCIÓN

1. Recibe de los Núcleos Memorando de Solicitud de Materiales y repuestos de mantenimiento con copia de la Solicitud de Servicio u Orden de Trabajo. 2. Accesa el sistema SIMUCLA, por el modulo de almacén y revisa la existencia de materiales. 3. Busca en el sistema la Solicitud de Servicio u Orden de Trabajo para la cual se requieren los materiales o repuestos y registra la asignación de materiales del almacén. 4. Elabora una Orden de Salida en original y copia, une con documentos recibidos y entrega al Almacenista.

02

Almacén/Encargado de Almacén

1. Recibe documentos (Memorando de Solicitud de Materiales y repuestos de mantenimiento, copia de la Solicitud

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Procedimiento Control de Materiales en Almacén PASO

ÁREA ASIGNADA/RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

de Servicio u Orden de Trabajo mas Orden de Salida en original y copia), accesa el sistema, revisa la existencia de los materiales y codifica cada renglón de salida. 2. Genera una salida del sistema por Renglón, indicando código y cantidad. 3. Entrega o envía Materiales o repuestos al Solicitante haciendo firmar original de la Orden de Salida. 4. Archiva como soporte de la entrega de materiales, original de Orden de Salida, mas Memorando de Solicitud de Materiales y repuestos de mantenimiento, copia de la Solicitud de Servicio u Orden de Trabajo. . Imprime informe de salida semanal y entrega al Coordinador para estadísticas de almacén.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO: POM-02

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE MANTENIMIENTO

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M-05

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DIRECCION DE PLANTA FÍSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Fecha: 2009

PROCEDIMIENTO CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

M0002

LIMPIEZA Y REVISION DE FILTRO METALICO

Mecánica

Frecuencia: Trimestral

PERSONAL INVOLUCRADO

Tiempo de ejecución: 10 min

Electromecánico

Ayudante

MATERIALES Y EQUIPOS Destornillador de estria. Escalera. Paño. Jabón.

ACTIVIDADES 1.- Retirar la rejilla frontal. 2.- Desmontar el filtro metálico. 3.- Lavar el filtro con agua y jabón. 4.- Secar el filtro metálico. 5.- Limpiar la rejilla frontal. 6.- Montar el filtro metálico. 7.- Colocar la rejilla frontal.

CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. 2.- No hacer mucha presión sobre la rejilla para evitar que se rompa. 3.- El filtro se debe montar seco.

RESULTADOS ESPERADOS 1.- Evitar posible corte por baja ( presión de baja inferior a la normal ). 2.- Evitar posible corte por alta ( presión de condensación superior a la normal ).

ACCIONES CORRECTIVAS 1.- Cambiar el filtro si se encuentra en mal estado.

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UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DIRECCION DE PLANTA FÍSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

M-05 Fecha: 2009

PROCEDIMIENTO CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

M0001

REVISION Y LAVADO A PRESION DE EVAPORADORAS Y CONDENSADORAS

Mecánica

Frecuencia: Semestral

PERSONAL INVOLUCRADO

Tiempo de ejecución: 45 min

Electromecánico

Ayudante

MATERIALES Y EQUIPOS Destornilladores de copa 5/16 y 1/4.

Hidrojet.

Destornillador de pala.

Manguera la 1/2".

Destornillador de estria.

Abrillantador de Aluminio.

Alicate electricista

Plástico protector.

ACTIVIDADES 1.- Apagar el equipo y desconectar las partes eléctricas. 2.- Retirar la rejilla frontal y el filtro metálico. 3.- Desmontar las tapas de gabinetes y el blowers (turbina, caracol, y motor). 4.- Cubrir el motor y las partes eléctricas del equipo con un plástico protector. 5.- Lavar el blowers y el serpentin de la evaporadora con el hidrojet. 6.- Rociar abrillantador de aluminio sobre el serpentin de la evaporadora y dejar actuar por 5 min. 7.- Lavar el serpentin de la evaporadora con el hidrojet para retirar el abrillantador de aluminio. 8.- Lavar el serpentir de la condensadora. 9.- Dejar reposar unos minutos para que escurra toda el agua. 10.- Retirar el plástico protector. 11.- Montar el blowers y las tapas de gabinetes. 12.- Colocar el filtro metálico y la rejilla frontal. 13.- Conectar las partes eléctricas y encender el equipo. 14.- Verificar el buen funcionamiento del equipo. Medir amperaje.

CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. 2.- Usar la presión adecuada para evitar daños en las aletas de los serpentines. 3.- Tapar muy bien el motor y las partes eléctricas para evitar daños.

RESULTADOS ESPERADOS 1.- Mejorar el caudal de aire. 2.- Obtener las presiones adecuadas. 3.- Equipos despejados.

ACCIONES CORRECTIVAS 1.- En caso de que el motor se moje, se debe colocar dieléctrico para secarlo y así evitar futuros corto circuito.

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UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DIRECCION DE PLANTA FÍSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

M-05 Fecha: 2009

PROCEDIMIENTO CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

CHEQUEO GENERAL DEL FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO. DETECCION DE M0003

Mecánica

VIBRACIONES, RUIDOS Y OLORES QUE REFLEJEN POSIBLES FALLAS

Frecuencia: Mensual

PERSONAL INVOLUCRADO

Tiempo de ejecución: 30 min

Electromecánico

Ayudante

MATERIALES Y EQUIPOS Destornilladores de copa 5/16 y 1/4. Destornillador de pala. Destornillador de estria.

ACTIVIDADES 1.- Desmontar las tapas de gabinetes. 2.- Verificar el buen funcionamiento del equipo tomando en cuenta los siguientes aspectos: 2.1.- Sonidos de metal con metal. 2.2.- Olores fuertes. 2.3.- Excesivo movimiento radial o axial del motor ventilador, las turbinas o el aspa. 3.- Montar las tapas de gabinetes.

CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad.

RESULTADOS ESPERADOS 1.- Prevenir futuras fallas en el equipo

ACCIONES CORRECTIVAS 1.- Cambiar el motor ventilador en caso de presentar juego radial o axial. 2.- Ajustar la polea en caso de que el aspa presente mucho movimiento o roce con el metal. 3.- Reemplazar el capacitor de marcha en caso de presentar deformación, mal olor o manchas de aceite.

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UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DIRECCION DE PLANTA FÍSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

M-05 Fecha: 2009

PROCEDIMIENTO CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

M0005

REVISION DE FUNCIONAMIENTO DE EXTRACTOR

Mecánica

Frecuencia: Semestral

PERSONAL INVOLUCRADO

Tiempo de ejecución: 40 min

Electromecánico

Ayudante

MATERIALES Y EQUIPOS Destornillador de pala.

Aceite 3 en 1.

Destornillador de estria. Alicate electricista. Brocha

ACTIVIDADES 1.- Apagar el equipo y desconectar las partes eléctricas. 2.- Desmontar el extractor.

3.-

Desarmar las partes del extractor.

4.- Limpiar con una brocha cada una de las partes. 5.- Lubricar la bocina con aceite 3 en 1. 6.- Armar el extractor. 7.- Montar el extractor. 8.- Conectar las partes eléctricas y encender el equipo 9.- Verificar el buen funcionamiento del equipo.

CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad.

RESULTADOS ESPERADOS 1.- Buen funcionamiento del equipo. 2.- Evitar que se tranque el motor por acumulación de sucio.

ACCIONES CORRECTIVAS 1.- Sustituir el capacitor de marcha en caso de presentar daños.

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física "LISANDRO ALVARADO" Gaceta Universitario N° 129

DIRECCION DE PLANTA FÍSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

99/107

M-05 Fecha: 2009

PROCEDIMIENTO CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

M0006

MIDA CORRIENTE Y TENSION DE ALIMENTACION

Mecánica

Frecuencia: Trimestral Tiempo de ejecución: 40 min

PERSONAL INVOLUCRADO Electromecánico

Ayudante

MATERIALES Y EQUIPOS Pinza volti-amperímetro. Destornillador de pala. Destornillador de estria.

ACTIVIDADES 1.- Retirar la tapa del breacker. 2.- Ajustar el volti-amperímetro en la función adecuada para medir tensión.

3.-

Colocar las puntas del volti-amperímetro en cada una de las fases del breaker.

4.- Tomar la lectura y verificar que se encuentre en los niveles adecuados. 5.- Ajustar el volti-amperímetro en la función adecuada para medir amperaje. 6.- Colocar una de las fases entre la pinza del volti-amperímetro. 7.- Tomar la lectura y verificar que se encuentre en los niveles adecuados. 8.- Colocar la tapa de breacker.

CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. 2.- En caso de que exista un cable pelado debe ser reparado antes de medir el amperaje para evitar un corto circuito.

RESULTADOS ESPERADOS 1.- Verificar que el equipo trabaje bajo los parámetros de funcionamiento adecuados.

ACCIONES CORRECTIVAS 1.- En caso de que la lectura de amperaje se encuentre alterada, verificar que los terminales del breacker estén bien ajustados, para bajar el consumo de energía y evitar que se queme la unidad .

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UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DIRECCION DE PLANTA FÍSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

M-05 Fecha: 2009

PROCEDIMIENTO CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

M0007

REVISAR LA IDENTIFICACION DEL CIRCUITO

Mecánica

Frecuencia: Anual

PERSONAL INVOLUCRADO

Tiempo de ejecución: 15 min

Electromecánico

Ayudante

MATERIALES Y EQUIPOS Destornilladores de copa 5/16 y 1/4.

Terminales

Destornillador de pala. Destornillador de estría. Alicate electricista

ACTIVIDADES 1.- Desmontar la tapa frontal de los controles del equipo. 2.- Verificar si hay cables sueltos o pelados.

3.-

Unir los cables sueltos, y empalmar y cubrir con teipe los cables pelados.

4.- Sustituir los terminales sulfatados para eliminar puntos en caliente. 5.- Verificar si el termostato esta conectado correctamente. 6.- Girar la perilla del selector de velocidades para verificar que la conexión de los cables sea la correcta. 7.- Montar la tapa frontal de los controles del equipo.

CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. 2.- Verificar que el aislamiento del alicate este en buen estado. 3.- Al probar los puntos en caliente se debe cortar el suministro eléctrico.

RESULTADOS ESPERADOS 1.- Mejorar el rendimiento del equipo. 2.- Disminuir el amperaje luego de eliminar los puntos en caliente.

ACCIONES CORRECTIVAS 1.- Cambiar los terminales dañados. 2.- Reemplazar los cables sulfatados. 3.- Cambiar el circuito en el selector cuando las velocidades están conectadas en forma incorrecta.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 101/107

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DIRECCION DE PLANTA FÍSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

M-05 Fecha: 2009

PROCEDIMIENTO CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

M0009

REVISION DE TAPAS DE GABINETES

Mecánica

Frecuencia: Anual

PERSONAL INVOLUCRADO

Tiempo de ejecución: 30 min

Electromecánico

Ayudante

MATERIALES Y EQUIPOS Destornilladores de copa 5/16 y 1/4.

Pintura anticorrosiva.

Destornillador de pala.

Brocha.

Destornillador de estría.

Escalera.

Alicate electricista

ACTIVIDADES 1.- Limpiar con un paño las tapas de los gabinetes. 2.- Verificar que todas las tapas del equipo están en su sitio y bien ajustadas. 3.- Observar si las tapas de gabinetes están dobladas, oxidadas, o agujereadas. 4.- Pintar con anticorrosivo las partes oxidadas. 5.- Enderesar las tapas en caso de estar dobladas. 6.- Colocar todos los tornillos a las tapas. 7.- Tapar los huecos.

CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. 2.- Trabajar con el equipo apagado.

RESULTADOS ESPERADOS 1.- Mantener el flujo de aire por el condensador. 2.- Evitar el aumento de la presión de descarga hasta dispararse el presostato de alta o pararse el compresor por sobrecarga.

ACCIONES CORRECTIVAS 1.- Cambiar las tapas de gabinetes en caso de presentar daños irreparables.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 102/107

M-05

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DIRECCION DE PLANTA FÍSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Fecha: 2009

CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

M0010

COMPROBAR EL AISLAMIENTO DE LOS DUCTOS

Mecánica

Frecuencia: Anual Tiempo de ejecución: 20 min

PERSONAL INVOLUCRADO Electromecánico

Ayudante

MATERIALES Y EQUIPOS Escalera

ACTIVIDADES 1.- Hacer un recorrido visual de toda la ductería para detectar algún daño presente en el mismo. 2.- Verificar si el aislamiento está despegado en la parte externa de los ductos de suministro. 3.- Comprobar si hay fugas de aire en las juntas y cuellos de lona. 4.- Verificar que las tomas de aire estén libres de desperdicios.

CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad.

RESULTADOS ESPERADOS 1.- Asegurar la libre circulación de aire frío por la ductería.

ACCIONES CORRECTIVAS 1.- Cambiar el manto interno cuando presente daños (Manto de fibra). 2.- Cambiar el manto externo cuando presente daños (Anime y petróleo ).

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 103/107

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DIRECCION DE PLANTA FÍSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

M-05 Fecha: 2009

PROCEDIMIENTO CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

M0011

PROBAR TERMOSTATO

Mecánica

Frecuencia: Trimestral

PERSONAL INVOLUCRADO

Tiempo de ejecución: 20 min

Electromecánico

Ayudante

MATERIALES Y EQUIPOS Pinza volti-amperímetro. Destornillador de pala. Destornillador de estría.

ACTIVIDADES 1.- Retirar la tapa del breacker. 2.- Ajustar el volti-amperímetro en la función adecuada para medir amperaje. 3.- Colocar una de las fases entre la pinza del volti-amperímetro. 4.- Tomar la lectura y verificar que se encuentre en los niveles adecuados. 5.- Girar la perilla del termostato en sentido anti-horario. 6.- Observar la lectura del volti-amperímetro, esta debe bajar. 7.- Esperar aproximadamente 5 minutos para que se estabilicen las presiones. 9.- Girar nuevamente la perilla del termostato, pero esta vez en sentido horario. 10.- Verificar que encienda la unidad compresora. 11.- Colocar la tapa del breacker.

CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. 2.- Esperar que se nivelen las presiones para evitar un choque entre ellas. Si se produce un choque de presiones se puede quemar la unidad.

RESULTADOS ESPERADOS 1.- Bajar el consumo de energía. 2.- Mejorar el funcionamiento del equipo.

ACCIONES CORRECTIVAS 1.- Cambiar el termostato en caso de presentar daños.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 104/107

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DIRECCION DE PLANTA FÍSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

M-05 Fecha: 2009

PROCEDIMIENTO CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

M0012

VERIFICAR EL FUNCIONAMIENTO DEL DRENAJE - EVAPORADOR

Mecánica

Frecuencia: Semestral

PERSONAL INVOLUCRADO

Tiempo de ejecución: 20 min

Electromecánico

Ayudante

MATERIALES Y EQUIPOS Destornillador de pala.

Pinza volti-amperímetro.

Destornillador de estría. Hidrojet. Escalera.

ACTIVIDADES 1.- Apagar el equipo y desconectar las partes eléctricas. 2.- Retirar la rejilla frontal y el filtro metálico. 3.- Desmontar las tapas de gabinetes. 4.- Aplicar agua a presión por la parte frontal de la evaporadora. 5.- Verificar que el agua salga por el drenaje. 6.- Dejar reposar unos minutos para que escurra toda el agua. 7.- Montar las tapas de gabinetes. 8.- Colocar el filtro metálico y la rejilla frontal. 9.- Conectar las partes eléctricas y encender el equipo. 10.- Verificar el buen funcionamiento del equipo. Medir amperaje.

CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. 2.- Usar la presión adecuada para evitar daños en las aletas de los serpentines.

RESULTADOS ESPERADOS 1.- Evitar que se derrame el agua por la parte delantera del equipo.

ACCIONES CORRECTIVAS 1.- En caso de que el drenaje esté tapado, colocar agua a presión por la parte trasera del mismo para Destaparlo.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 105/107

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DIRECCION DE PLANTA FÍSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

M-05 Fecha: 2009

PROCEDIMIENTO CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

M0013

LIMPIEZA Y AJUSTE DEL CONTROL ELECTRICO Y ALIMENTACION

Mecánica

Frecuencia: Trimestral

PERSONAL INVOLUCRADO

Tiempo de ejecución: 20 min

Electromecánico

Ayudante

MATERIALES Y EQUIPOS Destornillador de pala.

Terminales.

Destornillador de estría.

Brocha.

Alicate electricista.

Escalera.

Dieléctrico o SQ.

Pinza volti-amperímetro.

ACTIVIDADES 1.- Apagar el equipo y desconectar las partes eléctricas. 2.- Desmontar la tapa frontal del control eléctrico del equipo. 3.- Limpiar con una brocha el control eléctrico. 4.- Verificar si hay cables sueltos o pelados. 5.- Unir los cables sueltos, y empalmar y cubrir con teipe los cables pelados. 6.- Ajustar con el alicate los terminales. 7.- Rociar con dieléctrico o SQ. 8.- Montar la tapa frontal del control eléctrico del equipo. 9.- Conectar las partes eléctricas y encender el equipo. 10.- Verificar el buen funcionamiento del equipo. Medir amperaje.

CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. 2.- Descargar los capacitores para evitar cualquier descarga.

RESULTADOS ESPERADOS 1.- Bajar el consumo eléctrico. 2.- Mejorar el rendimiento del equipo.

ACCIONES CORRECTIVAS 1.- Cambiar los terminales dañados.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 106/107

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DIRECCION DE PLANTA FÍSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

M-05 Fecha: 2009

PROCEDIMIENTO CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

M0014

VERIFICAR PINTURA DEL EQUIPO

Mecánica

Frecuencia: Anual

PERSONAL INVOLUCRADO

Tiempo de ejecución: 20 min

Electromecánico

Ayudante

MATERIALES Y EQUIPOS Destornillador de pala.

Pintura del color del equipo.

Destornillador de estría.

Brocha.

Alicate electricista.

Escalera.

Pintura anticorrosiva.

Lija y espátula.

ACTIVIDADES 1.- Apagar el equipo. 2.- Limpiar con una brocha o paño la superficie de las tapas de gabinetes. 3.- Verificar si la pintura del equipo esta quemada, si la superficie esta oxidada o presenta burbujas. 4.- Lijar las superficies oxidadas o quemadas. 5.- Retirar la pintura con una espátula en las áreas que presenten burbujas. 6.- Colocar una capa de pintura anticorrosiva. 7.- Colocar una capa de pintura del color del equipo. 8.- Dejar secar la pintura. 9.- Encender el equipo para comprobar el buen funcionamiento del mismo.

CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. 2.- Trabajar con el equipo apagado.

RESULTADOS ESPERADOS 1.- Mejorar la presentación del equipo. 2.- Alargar la vida útil del equipo.

ACCIONES CORRECTIVAS 1.- Cambiar las tapas de gabinetes que presenten daños irreparables para asegurar el flujo de aire por el condensador.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Planta Física Gaceta Universitario N° 129 107/107