MANUAL DE POLITICAS SECCION 4 RECURSOS HUMANOS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Director Administrativo Coordinador de Calidad Representante de la Dirección Junta Directiva

Fecha de Aprobación: 06/03/2012

y/o

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 2 de 14

4. RECURSOS HUMANOS La Corporación Educativa Colegio Británico de Cartagena estará enmarcada en los parámetros definidos en el régimen Laboral Colombiano, el Reglamento Interno de Trabajo y las Políticas Generales. La institución encaminará sus esfuerzos a lograr la satisfacción del empleado, que repercutirá en el bienestar de la compañía y de su entorno familiar. 4.1 VACANTES Las vacantes se darán en caso de que se presenten las siguientes situaciones:  Retiro de un funcionario que debe ser reemplazado.  Por creación de un nuevo cargo. La vinculación de personal temporal, sólo será admitida para cubrir las licencias o incapacidades. Se analizarán los casos en los que se requiera contratar personal temporal para cubrir las incapacidades inferiores a 8 días. Por ningún motivo se aprobará la contratación de personal temporal para atender cúmulo de trabajo en las áreas o para desatrasarlas por la ineficiencia de los titulares. Para que se cubra la vacante, el jefe de sección solicitante, debe enviar la requisición de personal Al Jefe de Recursos Humanos. Todo cargo vacante para ser cubierto debe contar con el visto bueno del Director Administrativo y/o Rector. 4.2 POLÍTICAS DE CONCURSO LABORAL Se iniciará una convocatoria a concurso si para el cargo vacante existe personal dentro de la institución que cumpla con los perfiles de cargo. 

Sólo deben participar los funcionarios que lleven como mínimo un año en el cargo actual y si presentan buenos resultados en las evaluaciones de desempeño.



Todo funcionario que desee participar en un concurso debe contar con la aprobación de su jefe inmediato.

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 3 de 14



El jefe inmediato que dé su aprobación a un funcionario para participar en un concurso, no puede retractarse de su decisión y debe dar los permisos necesarios para asistir a las pruebas.



Un concurso se puede declarar desierto, si dentro de los funcionarios participantes no existe alguno que cumpla con el perfil del cargo o que obtenga los puntajes requeridos en las pruebas.



El funcionario que resulte ganador del concurso, es aquel que logre el mayor puntaje en las pruebas y entrevistas.

4.3 PROMOCION DIRECTA Si existe dentro de la institución un colaborador que cumpla con los requisitos del cargo vacante, el jefe puede proponer al funcionario como candidato. El jefe inmediato debe enviar la requisición de personal diligenciada al Jefe de Recursos Humanos. El Jefe de Recursos Humanos deberá verificar junto con el Director Administrativo y/o Rector si el perfil del funcionario propuesto se ajusta al perfil del cargo vacante e informar al jefe inmediato, si el colaborador puede ser promovido o no. En caso que el funcionario sea promovido, el Jefe de Recursos Humanos deberá coordinar con el jefe inmediato la fecha en que deba realizarse el traslado del funcionario al nuevo cargo. El funcionario elegido deberá pactar con su jefe inmediato la entrega del cargo actual, de tal forma que no ocasione traumatismo en el funcionamiento normal del área. 4.4 SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO: Es el proceso mediante el cual se escoge al candidato más idóneo para ocupar el cargo vacante en la institución. Se apoya en un criterio objetivo, honesto y equitativo en la evaluación y análisis de los candidatos. En igualdad de condiciones se preferirá cubrir las vacantes con el personal que se encuentre vinculado a la institución. Un colaborador puede ser seleccionado para ocupar un cargo vacante ya sea mediante concurso o por promoción directa. En el evento que no exista al interior de la institución personal que se ajuste al perfil de cargo vacante, se procederá a seleccionar

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 4 de 14

personal externo mediante convocatoria. Ésta se detalla en el procedimiento de Recursos Humanos del Sistema de Gestión de Calidad del CBC. Las hojas de vida que lleguen a la institución tendrán una vigencia de un (1) año para ser seleccionadas como posibles candidatos a ocupar un cargo. La Preselección y Selección del personal también están descritos en el procedimiento de Recursos Humanos. 4.5 REQUISITOS DE CONTRATACIÓN Todo candidato para ser contratado debe cumplir y aprobar los pasos establecidos dentro del proceso de selección. El Representante Legal es la única persona autorizada para realizar contratos de trabajo y las cláusulas correspondientes. Se reconocerá como funcionario de la institución a la persona que haya celebrado contrato de trabajo escrito. Todo funcionario iniciará labores solamente después de haber suscrito contrato de trabajo. Es necesario que para la elaboración del contrato, el Jefe de Recursos Humanos, tenga en su poder los siguientes documentos:  La requisición de personal aprobada por el Director Administrativo.  Informe de las pruebas de selección, aplicadas por el departamento de Consejería. Los siguientes documentos de ingreso, además de los documentos contemplados en el Reglamento Interno de Trabajo:  Afiliación a Fondo de Pensiones y Cesantías, E.P.S., A.R.P. y Caja de Compensación.  Cuenta de ahorros para consignación de nómina en la entidad bancaria que la institución le indique. Sólo se podrá dar inicio a la elaboración del contrato una vez la documentación se complete. El jefe inmediato deberá coordinar con el Jefe de Recursos Humanos, la fecha de ingreso del nuevo funcionario. Es responsabilidad del Jefe de Recursos Humanos la afiliación a la ARP y solicitud del carnet, afiliación a Caja de Compensación y a la seguridad social.

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 5 de 14

Para la firma del contrato, éste debe anteriormente ser revisado y aprobado por El Director Administrativo. Deberán firmar el contrato de trabajo: el Trabajador, el Representante Legal de la Institución, el Rector y el Jefe de Recursos Humanos. El Jefe de Recursos Humanos es la persona responsable de entregar al nuevo funcionario, copia del contrato de trabajo, copias de las afiliaciones y le indicará donde consultar el Reglamento Interno de Trabajo. 4.6 INDUCCIÓN Con el proceso de inducción se busca generar en los nuevos funcionarios un sentido de pertenencia y compromiso hacia la organización, así como también el de ofrecerle seguridad en el desarrollo de las labores encomendadas, por eso la inducción deberá ser enfocada en dos categorías: Interés General: Dirigida a todos los nuevos funcionarios y comprende información global de la institución. El Jefe de Recursos Humanos le brindará información sobre la institución en general y sobre el cargo. Interés Específico: Dirigida a cada funcionario y comprende información detallada del cargo a desempeñar. Jefe de Sección socializará con él todos los aspectos relevantes (Descripción del cargo, plan de trabajo a seguir, funciones, Proyecto Educativo Institucional, Misión, Visión, Política y Objetivos de Calidad, Sistema de Gestión de Calidad, etc.). El Jefe de Compras y Almacén entregará la dotación requerida para desempeñar el cargo. El Jefe de Recursos Humanos será el encargado de la implantación, ejecución y coordinación del proceso de inducción general. La inducción referente al cargo en lo posible será brindada por el funcionario saliente y en su defecto por un compañero del área, con la supervisión del jefe inmediato. En el área docente el Coordinador de Nivel será el encargado de realizar la inducción al nuevo profesor. El funcionario que ingrese a la institución, deberá participar del programa de inducción y será responsabilidad del jefe inmediato velar porque el funcionario reciba la capacitación.

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 6 de 14

Se presentará al Director Administrativo y/o Rectoría un informe de los resultados obtenidos en la aplicación de la evaluación al proceso de inducción y de asistencia. 4.7 IMPLICACIÓN PARA EXTRANJEROS Para el personal extranjero se hace necesaria una orientación más compleja, pues necesita adquirir más información sobre la institución y el país. La Rectora y/o Jefe de Recursos Humanos serán las encargadas de llevar a cabo esta orientación, para lo cual seguirán el manual “Information Pack for new Teachers”. Nota: La relación de esposos o familiares no afecta para la contratación del personal y en casos de evaluación o supervisión del cargo, lo realizará la segunda persona en línea de mando. La entidad se reserva el derecho a contratar, sin seguir los pasos anteriores, cuando así se requiera. En estos casos considerados como “emergencias” será la Junta Directiva quien realice el proceso. 4.8 POLITICA SALARIAL El aumento de sueldo puede tener origen en una de las siguientes causas:  Incremento anual.  Cuando un funcionario es ascendido a un nuevo cargo. Todo funcionario recibirá un aumento salarial anualmente, de acuerdo con el incremento fijado por los Directivos de la Institución. Los aumentos salariales se realizan anualmente en las siguientes fechas:  1 de enero: Personal de mantenimiento y servicios generales.  1 de agosto: Personal administrativo y docente. A los colaboradores que devenguen un salario ordinario mayor o igual a 10 S.M.L.V., se les pasará a salario integral. El salario integral de la institución tendrá en cuenta el factor prestacional. 4.8.1 Remuneración  Los sueldos se pagarán quincenalmente, los días 15 y 30 de cada mes, liquidando la quincena vencida.  El pago de nómina se realizará a través de una cuenta de ahorros individual en la entidad bancaria asignada.

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 7 de 14

4.8.2 Nómina El manejo de la nómina es de carácter confidencial y su divulgación o comunicación por parte del trabajador responsable o cualquier otro funcionario, será considerada violación grave de sus obligaciones y prohibiciones. Bajo ninguna circunstancia se realizarán anticipos de nómina a ningún empleado, salvo que sea autorizado por la Junta Directiva de la Corporación. El valor consignado en cuenta del trabajador corresponde a la suma de todos los ingresos que percibe el trabajador menos las deducciones legales a que esté obligado por ley así como también los descuentos previamente autorizados por el empleado y aprobados por la Institución. 4.9 PERIODO DE PRUEBA El período de prueba, será evaluado por el jefe inmediato a todo funcionario que ingrese a la institución, o al colaborador ascendido. La duración del período de prueba está estipulado en el Reglamento Interno de Trabajo. En el ingreso de nuevo personal, durante el período de prueba cualquiera de las partes podrá terminar el contrato unilateralmente sin preaviso y sin que haya lugar a indemnización por tal razón. 4.10 PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO  Es deber de todo el personal de la institución cumplir con sus obligaciones laborales y como consecuencia cualquier violación a tales obligaciones será sancionada conforme a lo previsto en la ley y en el Reglamento Interno de Trabajo. 

Es responsabilidad de los jefes inmediatos de cada una de las dependencias, velar por el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos establecidos en la institución.



A todo funcionario que se vincule con la institución, se le deberá indicar el lugar donde consultar el Reglamento Interno de Trabajo.



Cuando un funcionario cometa una falta la cual exige una sanción disciplinaria, debe ser escuchado en descargos por el jefe inmediato o Dirección Administrativa y/o Rectoría antes de ser sancionado.

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 8 de 14



El jefe inmediato deberá consultar con Dirección Administrativa y/o Rectoría la sanción que se le aplicará al funcionario, apoyados en el Reglamento Interno de Trabajo.



El jefe inmediato deberá comunicarle al funcionario amonestado en forma escrita la sanción que deberá cumplir.



El funcionario deberá firmar la copia de la comunicación y archivársele en su hoja de vida.

4.11 CONTROL DE ASISTENCIA  A cada jefe le corresponde controlar que sus colaboradores asistan puntualmente a sus labores diarias, al igual que él, dar ejemplo. Las Secretarias de Nivel deberán verificar la asistencia de los profesores de su nivel, la recepcionista verificará el del personal administrativo y el Supervisor de Aseo y Mantenimiento el del personal a su cargo. Para esto diligenciarán el Registro de Ausentismo Laboral. 

Cualquier incumplimiento del horario de trabajo ya sea una llegada por fuera de la hora acordada o abandono del puesto antes de la hora indicada como finalización de la jornada de trabajo, debe ser sancionada siguiendo el capítulo de Escala de Faltas y Sanciones Disciplinarias del Reglamento Interno de Trabajo

4.12 AUSENCIAS Y SUSTITUCIONES DE PROFESORES Los profesores pueden estar ausentes por una variedad de razones. Las más comunes son:  Enfermedad.  Emergencias fuera del colegio.  Atender conferencias, reuniones y/o talleres. Cualquiera que sea la razón, un profesor sustituto vigilará las clases de ese profesor ausente, el cual será asignado por el Coordinador de Sección. El número promedio de reemplazos que deben ser llevadas a cabo por cada profesor es de dos clases por semana. Las siguientes medidas se deben tomar a fin de mantenerla bajo control.   

Únicamente solicitar permiso cuando sea realmente necesario. Comentar la situación de ausencias durante reuniones de profesores. Insistir que, si el profesor sabe que en el futuro va a estar ausente es su responsabilidad encontrar un reemplazo.

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 9 de 14

El procedimiento de comunicación para profesores que estén enfermos y no puedan asistir al colegio es el siguiente:    

Llamar al Coordinador de Nivel antes de las 7:15 a.m. para informar que no vendrá. No se podrá enviar mensaje con un colega. Organizar trabajos para todas las clases e informar al Coordinador del trabajo que se llevará a cabo por los estudiantes durante su ausencia. En lo posible también contactar a su Jefe de Área, con el fin de asegurar que el trabajo de clase esté apropiadamente distribuido.

Asegurarse que todo el trabajo esté explicado clara y simplemente. La lista de personal ausente y sus reemplazos es publicada en la cartelera de los salones de profesores de Primaria y Secundaria. Los profesores deberán llegar a su lugar de reemplazo y se asegurarán que los estudiantes realmente estén haciendo el trabajo que el profesor ausente asignó. 4.13 CAPACITACIÓN El Colegio Britanico de Cartagena reconoce la importancia de apoyar la capacitación profesional de su personal. Esta se concederá de acuerdo con el grado de importancia y a las necesidades y estado financiero del Colegio. El Director Administrativo y/o Rectoría por intermedio de los Jefes de Sección deben identificar las necesidades de capacitación, que requiera cada una de las secciones de la institución. Los Jefes son los responsables de facilitar y permitir que sus colaboradores participen en los procesos de capacitación, para que tengan proyección en la institución. El funcionario que haya sido inscrito en un programa de capacitación deberá asistir como mínimo al 80% de las sesiones programadas, de lo contrario perderá el curso y el valor será asumido por el funcionario, salvo en caso de grave calamidad. La Directora Administrativa y/o Rectoría facilitará la infraestructura física y técnica para la realización de las actividades de capacitación, siempre y cuando lo comuniquen con cinco (5) días hábiles de anticipación. En caso de ser necesario cancelar la asistencia a un curso o la realización del mismo, éste debe ser comunicado con dos (2) días de anticipación. En caso de que no se avise

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 10 de 14

la no asistencia, el valor del curso lo asumirá quien incurra en la falta, salvo en caso de grave calamidad. Los empleados pueden llenar los requisitos para obtener el auxilio financiero para asistir a talleres o seminarios cortos, lo mismo que programas de entrenamiento más largos o estudios universitarios. Dependiendo del programa y su importancia para el mejoramiento del colegio, un auxilio puede ser concedido para cubrir los costos parciales de los programas a corto plazo. Para los programas a largo plazo que incluyen estudios universitarios y programas de entrenamiento, el auxilio se limitará a los costos asociados con la matrícula y la pensión. Para obtener un auxilio financiero, debe tenerse en cuenta lo siguiente:  El solicitante debe ser empleado del colegio con un mínimo de dos años de antigüedad.  La solicitud debe ser dirigida al Rector y/o Director Administrativo, acompañada de la siguiente información:  Una solicitud detallada del curso  Los beneficios que el empleado aspira obtener una vez concluido los estudios  De qué forma se vería beneficiado el colegio.  El curso/programa debe ser tomado en una institución aprobada por el Rector y/o Director Administrativo.  El curso debe ser tomado en el tiempo libre del empleado.  Para todas las solicitudes aprobadas de estudios de mayor duración, deberán hacerse revisiones periódicas del progreso del empleado, así mismo deberá establecerse una contraprestación representada en un tiempo mínimo de 3 años al servicio del Colegio, una vez terminado el curso solicitado.  Para todas las solicitudes aprobadas de estudios de corta duración, deberán hacerse revisiones periódicas del progreso del empleado, así mismo deberá establecerse una contraprestación representada en un tiempo mínimo de 1 año al servicio del Colegio, una vez terminado el curso solicitado. 4.14 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Es una herramienta gerencial que permite que los grupos de trabajo y su jefe, se reúnan para planear, revisar, controlar, evaluar y mejorar todos los aspectos de desempeño general de funcionario; conforme a un conjunto de responsabilidades y objetivos acordados de manera conjunta y que se derivan de los planes y metas de la institución.

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 11 de 14

El Jefe de Recursos Humanos es el encargado de implementar y coordinar la evaluación de desempeño y es responsabilidad de los jefes inmediatos la ejecución de las mismas. La evaluación de desempeño es aplicable a todos los funcionarios de la institución. Se realizarán evaluaciones de desempeño anualmente con seguimiento semestral y de acuerdo al cronograma fijado por la Dirección Administrativo y/o Rectoría. Los seguimientos realizados no generarán en ningún momento aumentos salariales. Evaluación de Profesores: Las razones claves para el proceso de evaluación de profesores son:  Mejorar los patrones de enseñanza y de aprendizaje.  Facilitarnos revisar qué hacemos y cómo hacemos lo que hacemos.  Recordarnos las expectativas que como profesor presentamos.  Identificar áreas de debilidad y superarlas.  Identificar las necesidades de entrenamiento.  Compartir ideas.  Proveer metas alcanzablesLa Evaluación de Profesores es un mecanismo fundamentalmente importante para mejorar los patrones de enseñanza y aprendizaje a través del colegio. En el procedimiento de Observación de Clases se detalla la evaluación del desempeño a profesores. Orden de la evaluación:  El Rector evaluará a todos los Coordinadores de Nivel y a la Secretaria Académica.  Coordinadores y Consejeros de Nivel, Jefes de Área y Secretaria Académica evaluarán al Rector.  Los Coordinadores de Nivel evaluarán a todos los Jefes de Área y a las Secretarias de Nivel.  Los Jefes de Área evaluarán a los profesores.  Profesores evaluarán a los profesores asistentes.  En el área administrativa y de Aseo y Mantenimiento, cada Jefe de Sección evaluará al personal a su cargo.  Al Director Administrativo lo evaluarán la Contadora, el Jefe de Cartera y Sistemas, el Jefe de Compras y Almacén, el Supervisor de Aseo y Mantenimiento y el Coordinador de Transporte. Después de la evaluación inicial las Fundadoras, Rector y/o Coordinadores de Nivel se reservan el derecho de llevar a cabo evaluaciones subsecuentes al azar sin previo aviso a los profesores.

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 12 de 14

Todos los documentos de evaluación originales y reevaluaciones serán colocadas en el archivo del profesor. Copias de todos los documentos de evaluación completados y reevaluaciones les serán dadas al profesor dentro de una semana después de que la evaluación haya sido realizada. 4.15 CLASES PRIVADAS Los profesores podrán dictar clases privadas siempre y cuando:   

Tengan la aprobación del Coordinador de Nivel y/o Rector. No sean sus propios estudiantes. Se contactado directamente por el Colegio para nivelar a un estudiante nuevo. En este caso deberá presentar un reporte periódico al Coordinador de Nivel y/o Rector sobre la evolución del estudiante.

En caso de ser utilizadas las instalaciones del Colegio para dictar clases privadas, el profesor aportará el 10% del valor de las clases, los cuales serán utilizados para mejoras de la planta física. 4.16 LICENCIA PERSONAL Hasta dos días de licencia remunerada puede ser autorizada por el Rector y/o Director Administrativo para asuntos personales, los cuales consideren justificables. Para que sean aprobadas tales licencias, deben presentar una solicitud por escrito con un mínimo de diez días de anticipación. En el caso de una emergencia que no de tiempo para solicitar una licencia personal, la petición debe ser enviada por escrito inmediatamente al momento de regresar al trabajo. 4.17 LICENCIA POR DUELO Estipulado en el capítulo de Permisos del Reglamento Interno de Trabajo. 4.18 LICENCIA NO REMUNERADA Cuando un miembro del staff requiere ausentarse de sus deberes profesionales que exceden lo permitido, o no son permitidos bajo otras políticas, una solicitud de la licencia no remunerada debe ser presentada al Rector y/o Director Administrativo con un mínimo de 10 días de anticipación. Las licencias que no han sido ni aprobadas ni justificadas serán desautorizadas y pueden ser causal de despido.

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 13 de 14

4.19 AUSENCIA POR ENFERMEDAD En el caso de ausencias que duren de uno a tres días debido a enfermedad, el Colegio pagará el salario del empleado, si el Rector y/o Director Administrativo, está satisfecho con la validez de la ausencia. Después del tercer día consecutivo de ausencia, el empleado debe aplicar a la EPS por una incapacidad autorizada. Esta incapacidad debe ser presentada en la oficina del Jefe de Recursos Humanos para su verificación. 4.20 PAZ Y SALVO DEL PERSONAL Al final del contrato laboral y/o al final del año académico todos los profesores deberán estar a paz y salvo por todo concepto con el colegio a fin de poder recibir su liquidación. Cada empleado recibirá del Jefe de Recursos Humanos un formato de las diferentes secciones del colegio que certifican que él/ella se encuentra a paz y salvo. Las siguientes son las secciones a diligenciar: Cafetería, Biblioteca, Almacén, Jefes de Área, Coordinador de Nivel, Rectoría y Contabilidad a fin de obtener la aprobación del último pago. 4.21 ÁREA DE FUMANDORES Está prohibido fumar en el colegio. La principal razón para ello es por salud, por establecer un buen ejemplo para los estudiantes, y más importante por seguridad. 4.22 ANEXOS  Formato Paz y Salvo de Empleados  Registro de Ausentismo Laboral. 4.23 ACTUALIZACIONES FECHA DE MODIFICACION

6/01/2012

PARTE MODIFICADA

Se agregaron formatos

NUMERO DE VERSION

MODIFICACIONES

02

Registro de Asistencia y Paz y Salvo Empleados

MANUAL DE POLITICAS SECCIÓN 4 RECURSOS HUMANOS

Director Administrativo

Coordinador de Calidad y/o Representante de la Dirección

VERSIÓN: 02 FECHA: 06/03/2012 Página 14 de 14

Junta Directiva