REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA (INAC)

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Noviembre de 2011

REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

DIRECCIÓN GENERAL DE FISCALIZACIÓN

HARMODIO MADRID G. Director

ROGER CERRUD Director

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

FERNANDO ARCIA Subdirector

DEPTO. DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

LUIS A. VERGARA Asistente Ejecutivo

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe Departamental.

OREIDA DE CORTEZ Jefe II - INAC

JOSÉ VARGAS MARTÍNEZ Analista

CARLOS RAFAEL LASO Subjefe

REPÚBLICA DE PANAMÁ

INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

MARIA EUGENIA HERRERA Director General

FARAH LEVY Subdirector General RAÚL CASTRO

Secretaria General ALVINO DE LEÓN Director Nacional de Administración y Finanzas JESSICA LEDEZMA Subdirectora Nacional de Administración y Finanzas JORGE CEDEÑO Jefe del Departamento de Compras

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN OBJETIVOS BASE LEGAL

1 2 2

I.

NORMAS Y REGULACIONES AL PROCESO INSTITUCIONAL Normas de Control Interno Gubernamental 1. Área de Presupuesto 2. Área de Tesorería 2.1 Viático 2.2 Gestión de Cobro o Cuenta Institucional 2.3 Cheque 3. Área de Contabilidad 4. Área de Compras y Proveeduría

4 5 5 6 8 8 9 10 11

II.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

15

A. B. C. D. E. F. G. H.

Procedimiento de la Requisición (compras programadas) Procedimiento de la Orden de Compra al Contado Procedimiento de la Orden de Compra al Crédito Procedimiento para la Gestión de Cobro y Emisión de Cheque Procedimiento para la Solicitud y Pago de Viáticos Procedimiento para los Contrato por Servicios Especiales Procedimiento para los Contratos de Suministros Procedimiento para los Contratos de Obras

16 20 27 31 33 36 40 44

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE BIENES EN EL ALMACÉN

51

A. B. C. D. E. F.

52 57 59 61 62 64

III.

Procedimiento para la Recepción del Activo Fijo Procedimiento para la Recepción de los Bines de Consumo Procedimiento para el almacenamiento de los Bienes de Consumo Procedimiento para la Distribución o Despacho de los Bienes de Consumo Procedimiento para el control y registro del Inventario Perpetuo Procedimiento para la Recepción de los servicios prestados por terceros

IV.

RÉGIMEN DE FORMULARIOS FORMULARIO No. 1 FORMULARIO No. 2 FORMULARIO No. 3 FORMULARIO No. 4 FORMULARIO No. 5 FORMULARIO No. 6 FORMULARIO No. 7 FORMULARIO No. 8 FORMULARIO No. 9 FORMULARIO No. 10 FORMULARIO No. 11 FORMULARIO No. 12 FORMULARIO NO. 13

ANEXOS

Solicitud de Bienes y Servicios Requisición Análisis de Cotizaciones Orden de Compras Cheque Gestión de Cobro Solicitud de Viático Recepción de Almacén Resumen de Recepción de Almacén Despacho de Almacén Resumen de Salida de Almacén Tarjeta Marbete Acta de Aceptación de Servicios

61

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1

INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República en cumplimiento del mandato constitucional que atribuye la facultad para regular los actos de manejo de fondos y bienes públicos y determinar la aplicación del control previo o posterior, emite el presente documento titulado “Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para Regular las Adquisiciones de Bienes y Servicios del Instituto Nacional de Cultura (INAC)”. Este documento establece los procedimientos estándares para la ejecución de los programas y actividades, relacionados con las adquisiciones de bienes y servicios, desarrollados por el INAC, dentro del marco legal permitido. Está dividido en cinco (5) capítulos, el primero trata sobre la Normas y Regulaciones al Proceso Institucional, el segundo detalla los Aspectos Normativos Relativos a la Adquisición de Bienes y Servicios, el tercero describe los Procedimientos Administrativos para la Adquisición de Bienes y Servicios, el cuarto establece los Procesos Administrativos para la Recepción, Almacenamiento y Despacho de Bienes en el Almacén y como quinto capitulo tenemos los formularios que son necesario para la recopilación de la información inherente a los actos administrativos necesarios para el archivo, control interno y auditorias. Además se cuenta con un anexo que describe y plasma los modelos de contratos utilizados en la administración pública. Como podemos apreciar, este manual detalla los procedimientos desarrollados en el nivel auxiliar de apoyo. Los procesos y controles establecidos, en este manual, no pretenden fijar pautas inflexibles, están sujetos a los cambios exigidos por nuestro entorno en materia legal, técnica u otra que exija ajustes en los procedimientos actuales; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos, sean enviadas formalmente a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la Republica, para su respectiva evaluación y posible incorporación.

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2 1.

2.

OBJETIVOS: 1.1

Optimizar los procedimientos relativos al componente de gasto, procesados por el nivel auxiliar de apoyo del INAC, en los aspectos administrativos, financieros y fiscales.

1.2

Lograr el registro oportuno, en el ámbito presupuestario y financiero, de documentos de afectación fiscal, generados por el INAC.

1.3

Contar con información oportuna y suficiente que permita, a la administración del INAC, la elaboración de los diferentes informes y estados financieros exigidos por ley.

BASE LEGAL: 

Ley Núm. 32 de 8 noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.



Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, por la cual se regula la contratación pública y se dictan otras disposiciones.



Ley de Presupuesto Vigente.



Ley Núm. de 6 de junio de 1974, por la cual se crea el Instituto Nacional de Cultura.



Ley Núm. 14 de 5 de mayo de 1982, por la cual se dictan medidas sobre custodia, conservación y administración del Patrimonio Histórico de la Nación.



Ley Núm.16 de 22 de enero de 2003, que modifica el artículo 10 de la Ley Núm. 63 de 1974, que crea el Instituto Nacional de Cultura.



Decreto Ejecutivo Núm. 366 de 28 de diciembre de 2006, por el cual se reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, que regula la contratación pública y otras disposiciones en esta materia.



Decreto Núm.01 -2007-DGCP, por el cual se reglamenta el procedimiento para contrataciones menores apremiantes.



Decreto Núm.54-2006 del 14 de marzo de 2006, por el cual se aprueba el documento titulado Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Cajas Menudas en las Entidades Públicas Cuarta Versión.

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3 

Decreto Núm.420-2005-DMySC de 26 de septiembre de 2005, por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental, Versión Revisada y Actualizada M.07.09.05.



Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, por el que se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.



Decreto Núm. 234 de 22 de diciembre de 1997, por el cual se adopta las Normas de Contabilidad Gubernamental.



Normas de Control Interno Gubernamental.



Manual de Normas Generales para el Registro y Control de los Bienes Patrimoniales del Estado.



Manual de Normas Generales para el Registro y Control de los Bienes Patrimoniales del Estado.

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CAPÍTULO I. NORMAS Y REGULACIONES AL PROCESO INSTITUCIONAL

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5 NORMAS DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL



1. ÁREA DE PRESUPUESTO

a) Al Presupuesto Ley debe formulársele un marco que refleje el monto autorizado inicial, las modificaciones y el monto autorizado final. b) El marco presupuestario deberá mostrar las variaciones ocurridas en las partidas autorizadas inicialmente, su incidencia en la orientación del gasto y el grado de relación entre los objetivos y metas aprobados. c) Establecer procedimientos de control interno para la programación de la ejecución presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestarias aprobadas. d) Las unidades de presupuesto deben coordinar con la tesorería de cada entidad para asegurar: a) si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos son razonables; b) si los gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente identificados para su cobertura. e) Establecer procedimiento de control previo al compromiso de gastos, que permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestarias relativas a las metas programadas, así como mantener información actualizada sobre los saldos presupuestarios. f) Es importante mantener un nivel de revisión interna que verifique si la operación que se compromete corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que sí la autorización de dicho gasto emana del nivel pertinente y existe disponibilidad presupuestaria suficiente para cubrir el monto solicitado. g) Establecer procedimiento que aseguren la validez y confiabilidad de los datos incluidos en los informes de evaluación presupuestaria. h) El propósito de la evaluación de resultados de un programa es proporcionar información a los niveles responsables de la autorización, financiamiento y ejecución del programa, sobre su rendimiento en comparación con lo planeado.

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6 2. ÁREA DE TESORERÍA a) El sistema de Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuantía de los ingresos (programación financiera), captar fondos (recaudación), pagar a su vencimiento las obligaciones (procedimiento de pago), otorgar fondos o pagar la adquisición de bienes y servicios, y recibir y custodiar los títulos y valores pertinentes. b) Es necesario centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a través de Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles. c) El flujo de caja debe tener una proyección temporal similar al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de acuerdo con las necesidades. d) Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los estados de cuentas bancarios. En el caso de las subcuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de tesorería. e) Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los estados de cuentas remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según Tesorería, con los registros contables. f) El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad. g) La garantía (fianza) en el ámbito de la tesorería permite que el personal responsable de la custodia y manejo de fondos y valores este respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores. h) Implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianzas y otros, así como respecto a la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia. i) Establecer procedimientos y controles adicionales que eviten el retiro no autorizado de montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias. j) Girar cheques en orden correlativo y cronológico. Usar sellos protectores a los montos asignados en el cheque. Guardar con cerradura los cheques en cartera y no utilizados. Registros de cheques apropiados que faciliten la práctica de arqueo y revisión de conciliaciones. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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7 k) La Unidad de Tesorería tiene la responsabilidad, diaria, de entregar el Informe de Saldo Bancario, de las diferentes cuentas, a los funcionarios responsables de autorizar los desembolsos. (Dirección de Administración y Finanzas, Dirección General y Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República). l) La compra de bienes o prestación de servicios sujetos a entrega posterior, deben requerir de los proveedores la presentación de una fianza, no pudiendo la Tesorería efectuar ningún pago sin el previo cumplimiento de este requisito. m) La fianza debe ser emitida por una institución financiera debidamente autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros. Debe organizarse la custodia de la fianza. Tiene que llevarse un control de vencimiento de fianza. n) Toda factura que no cuente con los sellos y firmas del funcionario autorizado del almacén correspondiente, como constancia de recibo de los bienes o servicios, será rechazada cuando se presente para el pago correspondiente. o) La Unidad de Tesorería debe proceder a efectuar la revisión del Informe de Caja el mismo día en el cual se prepara, observando las siguiente normas: o.1)

Verificará el total de efectivo y valores recibidos en caja, contra el total de recibos de dinero emitidos.

o.2)

Confrontará la suma total de los recibos de dinero contra la suma total del depósito bancario preparado.

o.3)

Verificará la correcta preparación del depósito bancario en cuanto a efectivo, suma, examen de endosos restrictivos en los cheques, etc.

o.4)

Verificará la distribución contable de los ingresos.

o.5)

Verificará que el Cajero haya firmado en el Informe de Caja como responsable de su preparación.

o.6)

Firmará en el Informe de Caja en señal de haber cumplido con todos los procedimientos anteriores.

o.7)

Examinará las boletas de depósitos bancarios una vez efectuados en cuanto a sello bancario y firma del cajero del banco.

p) Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo “pagado” con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización.

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8 q) Una vez agotado el trámite de pago, los documentos de gastos debidamente respaldados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique de forma visible su condición de “documento pagado”, procediéndose luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de fondos, indebidamente, o por error. 2.1 VIATICO a) Determinar la cantidad de personas y días para realizar la misión. b) Establecer viáticos según escala utilizada en la entidad o vigente en el sector. c) Llenar el contenido del viático: nombre de funcionario o beneficiario, cédula, fecha y hora de salida y regreso de la misión, montos, descripción de la misión a realizar, departamento que solicita el viático, destino de la misión, firmas del funcionario que lo solicita y Visto Bueno del Jefe y Dirección de Administración y Finanzas, especificación del transporte (oficial, particular, terrestre, aéreo). d) El viático solo se confección y se tramita a funcionarios de nuestra institución y personal de apoyo de otras entidades públicas. 2.2 GESTIÓN DE COBRO O CUENTA INSTITUCIONAL a) Establecer el contenido: (nombre del beneficiario sea igual a la orden de compra, contrato o endoso, firma legal o delegada, firmas autorizadas para tramitación, valores, números de registros, timbres fiscales). b) Definir el porcentaje de retención, cuando así se establezca, indique los valores y cálculos aritméticos y compruebe con la orden de compra o contrato. c) Adjuntar los documentos sustentadores en original (Orden de Compra, Recepción del Bien o Servicio, Contrato, etc.) d) Indicar en los pagos parciales de obras civiles o adquisición de equipo especializado la inspección de ingeniería o la certificación por personal idóneo. e) Indicar en los pagos finales, el Acta de Aceptación Final, suscrita por funcionarios responsables. f) Indicar el compromiso presupuestario.

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9 g) Sellar y firmar la gestión de cobro o cuenta institucional y documentos sustentadores. h) Conocer la disponibilidad bancaria. i) Prenumeración y fecha del cheque. j) La emisión debe ser a nombre del beneficiario de la cuenta o gestión de cobro e identificar el valor y fondo del mismo. k) Identificar las firmas autorizadas. l) Identificar los documentos sustentadores y garantizar que estén examinados. m) Constatar que los cheques impresos coincidan con la programación de pago. n) Mantener la seguridad de las marquillas de firmas. o) Levantar un acta después de cada impresión de firmas de cheques. p)

En caso de cesión de crédito, se debe establecer memorial en papel habilitado para poder emitir cheque.

2.3 CHEQUE a)

El cheque debe tener disponibilidad financiera según cuenta bancaria.

b)

Los cheques deben estar prenumerados y fechados según secuencia numérica.

c)

El cheque debe estar emitido a favor del beneficiario de la cuenta o documento oficial, coincidiendo con el valor y fondo correspondiente de la misma. Además examine que el concepto de la descripción del cheque coincida con el documento fuente: Orden de Compra, Contrato, Cuenta, etc.

d)

Verifique que se usen máquina protectora de cheques para salvaguardar el valor expresado en letra y número.

e)

El cheque debe estar firmado, previamente, por los funcionarios administrativos correspondiente a la entidad Fiscalizada.

f) Adjunto al cheque debe existir la Gestión de Cobro y demás documentos sustentadores, debidamente examinados por el Departamento de Fiscalización respectivo. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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10 g) Verifique que el tiraje de los cheques coincida con la programación de pagos, constatando la existencia de autorizaciones, emanadas por los funcionarios responsables del manejo presupuestario y financiero. 3. ÁREA DE CONTABILIDAD a) La contabilidad gubernamental debe utilizar principios y normas para el registro de las operaciones y la preparación de información financiera. b) Debe organizar e implementar un sistema de contabilidad que le permita proporcionar con oportunidad información para la toma de decisiones. c) El sistema de contabilidad se sustenta en principios de contabilidad generalmente aceptados y comprende un plan de cuentas, procedimientos contables, libros, registros y archivos de las operaciones. d) La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno, orientado a: d.1)

Realizar operaciones de acuerdo con las autorizaciones establecidas.

d.2)

Contabilizar oportunamente el importe correcto en las cuentas apropiadas, y en el período correspondiente.

d.3)

Controlar los activos mediante registros y salvaguarda.

d.4)

Preparar la información financiera conforme a la directriz institucional.

d.5)

Producir estados financieros requeridos por las leyes y las necesidades gerenciales.

e) La Administración financiera requiere procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentadora, durante el período de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes. f) Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas con oportunidad a los niveles de decisión pertinente. g) El registro inmediato de la información es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. Este criterio es válido para todo el ciclo de vida de una operación y comprende: inicio y autorización, los

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11 aspectos de la operación mientras se ejecuta y, anotación final en los registros contables pertinentes. h) Organizar y procesar la información contable para producir los informes y los estados financieros que deberán presentarse en los plazos señalados. 4. AREA DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA  Generales a) El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional, contribuye al empleo racional y eficiente de los recursos que requiere la entidad. Su actividad se orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados en desarrollo de las actividades institucionales. b) Las transacciones de bienes o servicios que se lleven a cabo, así como las demás actividades de gestión, tendrán presente el criterio de economía. c) La Administración tiene que impartir políticas necesarias, que permitan al personal encargado de los procesos de adquisición de bienes o servicios adoptar criterios de economía en sus actividades. d) La adquisición económica implica adquirir bienes o servicios en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo las actividades deben efectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados. e) Los bienes que se adquieran deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén. f) La Unidad de Almacén debe encontrarse con el espacio necesario para la custodia de los bienes, seguridad y ventilación adecuados a fin de proteger los productos adquiridos. g) Los bienes que se adquieran deben cumplir con el principio de Recepción de Almacén, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos. g) El control de los bienes necesita de un sistema adecuado de registro permanente de los movimientos de éstos, por unidades de igual características.

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12 h) El personal a cargo del almacén tiene la responsabilidad de acreditar en documentos su conformidad con los bienes que ingresan, así como los que salen. i) El personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el cual debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación y custodia. j) Los servidores que laboran en la entidad son los autorizados para utilizar los bienes asignados, quienes están en la obligación de utilizarlos correctamente, y velar por su conservación. k) La responsabilidad de custodia de activo debe ser por escrito, a fin que sean protegidos del uso indebido o acceso de personas ajenas a la dependencia. l) Los bienes que son utilizados por varias personas, cabe responsabilidad al jefe inmediato definir los aspectos relativos a su custodia y verificación.  Específicos a) Todos los contratos independientemente de su cuantía, se deberán publicar en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “Panamá Compras”. b) Las entidades contratantes deberán efectuar los pagos correspondientes dentro del término previsto en el pliego de cargos y en el contrato respectivo. c) Si la entidad contratante realiza los pagos en una fecha posterior a la acordada, por causa no imputable al contratista, este tendrá derecho al pago de los intereses moratorios en base a lo estipulado en el artículo 1072-A del Código Fiscal. d) Las compras cuyas cuantías no excedan de B/.250,000.00, la entidad contratante podrá realizar la contratación mediante orden de Compra. En el caso de las ordenes de compras amparadas por un convenio marco, estas no contarán con ningún tipo de restricción con respecto al monto. La entidad podrá optar por la formalización de un contrato, si existe un exceso de condiciones o especificaciones de índole técnica. e) Cuando por causas imputables al contratista se retrase la entrega de la obra, bien, servicio, o proyecto, se le aplicará una cláusula penal, la cual será una multa entre el uno por ciento (1%) y el cuatro por ciento (4%) dividido entre treinta (30) por cada día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada de entregar o ejecutar por el contratista.

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13 Para los efectos del establecimiento de este porcentaje, la entidad tomará en consideración el impacto que el atraso en el tiempo de entrega de los productos, bienes o servicios tenga sobre la gestión pública y el interés colectivo. f) En todas las cuentas y correspondencia que guarden relación con la presente Orden de Compra se deberá hacer mención del número que se le asigne a la misma. g) La Orden de Compra que no sea retirada por la persona natural a quien se le haya adjudicado la presente Orden de Compra, o por el Representante Legal de la persona jurídica adjudicataria o por la persona expresamente o por escrito autorizada por esta última para tal evento, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de comunicación respectiva, será anulada y de tal situación se pondrá en conocimiento a la Dirección General de Contratación, para las sanciones que correspondan. h) Cuando se requiera Fianza de Cumplimiento, esta deberá ser entregada por el proveedor conforme a lo establecido en los Pliegos de Cargos. i) El proveedor que no pueda cumplir con el plazo de entrega estipulado en la Orden de Compra, antes del vencimiento de dicho plazo, tendrá que solicitar prórroga ante la unidad gestora de la Institución que realizó el acto, la cual deberá estar debidamente fundamentada y refrendada por la persona natural a quien se le haya adjudicado la presente Orden de Compra, o por el Representante Legal de la persona jurídica adjudicataria o por la persona expresamente y por escrito autorizada por esa última para tal evento, adjuntando con ella copia de la presente Orden de Compra. La citada solicitud de prórroga deberá ser presentada en papel simple habilitado con timbres fiscales por el valor de B/.4.00. j) Las solicitudes de prórroga que se presenten después de la fecha de vencimiento del plazo de entrega contenido en la presente Orden de Compra, será objeto de sanción pecuniaria, la cual se calculará según lo establecido en el literal (f) antes descrito. Sólo se concederá una prórroga al proveedor sobre una Orden de Compra. La entidad se reserva el derecho de extender la vigencia de la prórroga por una sola vez. k) En caso de incumplimiento por parte del proveedor del plazo de entrega determinada en la presente Orden de Compra y no solicitada prórroga alguna o incumplida esta una vez concedida, y transcurrido diez días luego de tal evento, se procederá a rescindir la presente Orden de Compra, de existir fianza de cumplimiento esta pasará a favor de la entidad contratante y se aplicarán las sanciones, según lo establezca la Dirección General de Contrataciones Públicas.

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14 l) En caso que la responsabilidad originada, por la mora de la entrega por parte del proveedor, sea imputable a la institución solicitante por motivos de espacio, manejo y otros, no se impondrá multa, siempre que se compruebe la limitación y se deje plasmado formalmente, a través de nota. Dicha nota será firmada por el Director de Administración y Finanzas o quien delegue. m) Las Órdenes de Compras deben estar prenumeradas secuencialmente. n) Debe requerirse que todos los Insumos, de una orden de compra respectiva, sean recibidos y revisados por una sola persona. o) Debe practicarse una inspección de los artículos en cuanto a su condición, cantidad, peso y medida, comparándolos con las órdenes de compras por parte del encargado de recibirlos, quien firmará y Colocará fecha en Formulario de Recepción de Almacén, como señal de haber recibido a entera satisfacción.

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CAPITULO II PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

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16 A.

PROCEDIMIENTO DE LA REQUISICIÓN (Compras Programadas) El objetivo principal de este procedimiento es el abastecimiento permanente del Almacén. Para ello la Dirección de Administración y Finanzas tiene que ser estricta en cuanto al cumplimiento de la programación en todas sus facetas (elaboración de un calendario para los pedidos y los despachos por Dirección y Departamento solicitante) ya que no es recomendable, que por falta de una buena programación, por parte de las diferentes Direcciones, se estén realizando despachos fuera de lo programado. Un almacén abastecido, coadyuva, de manera eficiente, la consecución de las metas y objetivos programados por la entidad, además de reducir el costo en papelería y horas hombres. Este procedimiento es muy útil para adquirir bienes de uso frecuente como son los “útiles de oficina”. Para efecto del control interno, todo documento que es elaborado en cualquier unidad administrativa, debe llevar como mínimo la firma de la persona que lo prepara y el funcionario que revisa y autoriza. 1.

Unidades Solicitantes

Para que se logre una adecuada programación de requerimientos de bienes y servicios, cada Unidad Solicitante debe formular sus necesidades mensual, bimensual o por trimestre, dependiendo del movimiento o uso que se le de a los materiales solicitados. Esta es una decisión que la debe tomar la administración. Basado en lo anterior, se elabora el Formulario No. 1 (Solicitud de Bienes y Servicios) original y una copia, sustentado en un estudio de sus requerimientos fijos y periódicos. Archiva copia y remite original. Una vez elaborado, el superior jerárquico lo firma y remite a su Dirección. 2.

Director de la Unidad Solicitante

Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, revisa el pedido y de estar de acuerdo con lo planteado en la solicitud, firma el documento y lo remite a la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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17 Sección de Almacén. 3. Sección de Almacén Recibe las Solicitudes de Bienes y Servicios; procede a ordenarlas por Departamento o Dirección, consulta con la subsección de Kardex las existencias en el inventario permanente, para tener una referencia de la cantidad de bienes que debe solicitar, por renglón, para satisfacer las necesidades solicitadas y mantener en “stock” una cantidad prudente de artículos, en caso de urgencias. Procede a despachar los insumos en existencias, tomando en cuenta los requisitos de agotamiento y frecuencia de uso de los artículos solicitados. Se consolida la información en el Formulario No. 2, Requisición original y una copia lo firma y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas. Archiva copia y remite original. Comentario: El Almacén debe guardar copia de la Solicitudes de Bienes y Servicios y de la Requisición, ya que de esta manera estará conformando el expediente de la futura compra, además de servirle al momento de realizar los Despachos, según el calendario respectivo (ver procedimiento de despacho). La Requisición debe ir con los montos referenciales, para facilitar el bloqueo de las partidas presupuestarias, previo al Acto de Selección de Contratista. El Almacén pondrá los precios de referencia o estimado según catalogo o historial. Nota: El Almacén debe llevar un registro de los bienes despachados por unidad solicitante como medida de control para evitar la creación de pequeños depósitos de materiales, medida esta que afecta el uso eficiente de los recursos, que como en cualquier entidad son limitados. 4.

Departamento de Presupuesto

Recibe la Requisición y verifica la existencia de partidas con suficiencia de saldo como lo exigen las Normas de Administración Presupuestaria. De cumplir con este requisito, se colocan las partidas presupuestarias en la Requisición y el fondo a afectar.

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18 5.

Dirección de Administración y Finanzas

Recibe la Requisición con sus documentos sustentadores y de no existir subsanación en el informe y de considerar viable, el gasto, tanto en la parte financiera como presupuestaria, procede a firmar el documento. La parte financiera se verificara con el informe de saldo bancario que remite el Departamento de Tesorería diariamente a las unidades que autorizan y refrendan los pagos. De considerarse necesario, la Requisición se elevará a la autorización del Director General, dependiendo del monto (disposición administrativa). Comentario: La Dirección de Administración y Finanzas, debe coordinar, de manera formal (a través de memorando) con las diferentes Direcciones el período de preparación, envío y recepción de sus necesidades (Formulario No. 1), ya sea mensual, bimestral o el período que se decida, en términos de planificar el abastecimiento de sus bienes cotidianos o de uso frecuente y tomando en cuenta la capacidad física de la Unidad de Almacén. 6.

Departamento de Compras y Proveeduría

Registra la Requisición en el SIAFPA y genera la Solicitud de Compras. 7.

Departamento de Presupuesto

Con los precios de referencia registrado en la Requisición, procede al bloqueo o reserva de la(s) partidas presupuestaria(s), de esta forma se asegura que exista el recurso presupuestario al momento que se de el acto público (mandato según Normas Presupuestarias) y la posterior emisión de la orden de compra, firma y fecha en la Requisición. Asegurado el recurso presupuestario remitimos el expediente al Departamento de Compras y Proveeduría. 8.

Departamento de Compras y Proveeduría

Recibe la Requisición y de acuerdo al monto, se escoge el procedimiento de selección de contratista y registra la Requisición en SIAFPA. Cuando de la Requisición se producen varias Ordenes de Compras, se anota en cada una el número secuencial de la Requisición que las originó; de igual CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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19 manera, se debe adjuntar fotocopia de la misma. De esta forma dejaremos las pistas de auditorias necesarias a la hora de auditar los documentos. En caso que el monto de adjudicación sea menor al bloqueo presupuestario o reserva el Departamento de Proveeduría y Compras deberá contar con el “Rol” (acción otorgada por las autoridades del SIAFPA) que le permita ajustar los precios únicos de la Requisición a nivel de la Solicitud de Compras, con la finalidad que coincida con la porción bloqueada por el Departamento de Presupuesto. Si el monto es mayor al bloqueo, la transacción, según el SIAFPA, debe ser anulada, ya qua no cuenta con la rutina que le permita ajustar los montos automáticamente. Comentario: Después de ejecutado la primera programación, el Almacén, estará en capacidad de abastecerse, reiniciando el proceso, a través de la consulta permanente de sus máximos y mínimos registrados en las tarjetas Marbetes (ver régimen de formulario) de cada artículo. El siguiente proceso es la elaboración de la orden de compra, a través de sus dos modalidades Crédito y Contado.

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20 B.

PROCEDIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA AL CONTADO Esta modalidad de adquirir bienes o servicios con frecuencia es utilizadas para las compras urgentes, que cumplen con el requisito de “No Existencia en el Inventario de Almacén” o que la entidad tenga la necesidad de contratar un servicio; en la cual, sus unidades técnicas no la puedan satisfacer. El hecho de gestionar la compra a través de Convenio Marco, no obliga a la Entidad a comprar al Contado. Dentro de los acuerdos concertados entre las empresas y la Dirección de Contrataciones Públicas, este tipo de compras se pueden hacer al Crédito, situación que ayudaría en gran medida al INAC con su flujo de caja y la optimización de sus recursos, a través de una programación de pago. 1.

Unidad Solicitante

Elabora el Formulario No. 1 (Solicitud de Bienes y Servicios). Una vez elaborado, el superior jerárquico lo firma y remite a la Sección de Almacén. 2.

Sección de Almacén

Este paso es necesario, a pesar que partimos de la premisa, que el Almacén no tiene en existencia el bien, ya que, por asunto de control interno, se debe dejar plasmado en la Solicitud de Bienes y Servicio el sello de no existencia, para los efectos de autorizaciones, refrendo y posteriores auditorias. Para estos casos el almacén colocará el sello de No Existencia en la Solicitud de Bienes y Servicios, de tratarse de un bien tangible, de lo contrario(servicio) este sello lo estampará la Unidad Técnica especializada en el servicio que se solicita, ya sea Servicios Generales, Informática, el mecánico, otro. (Ver procedimiento para los servicios). El Almacén debe elaborar la Requisicion, sin embargo, el SIAFPA instalado en el INAC no cuenta con el ROL de modificación de montos unitarios, por lo tanto, hasta que se habilite esta acción en el sistema, la Requisicion la elaborará el Departamento de Compras y Proveeduría, para evitar anulaciones por diferencia en el monto estimado, que ha sido bloqueado y adjudicado. Nota: de tratarse de un servicio, la Requisición debe elaborarse en coordinación con la unidad técnica especializada (informática, ingeniería, servicios generales, otro) que cuenta con los conocimientos necesario para evaluar y

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21 sugerir un monto estimado, que sirva de referencia para el bloqueo o apropiación de la partida presupuestaria. 3.

Departamento de Presupuesto

Coloca en la Requisición la partida presupuestaria y el fondo financiero que se le cargará el gasto. Nota: Esta información es requerida por el Departamento de Compras y Proveeduría para dar inicio a la transacción en el SIAFPA. 4.

Dirección de Administración y Finanzas

Recibe la Requisición, de no existir inconveniente alguno con los requisitos previos y de considerar factible el abastecimiento, procede a firmar la Requisición y la remite al Departamento de Compras y Proveeduría. 5.

Departamento de Compras y Proveeduría

El cotizador debe consultar el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios, y verificar si los productos o servicios que requieren están incluidos. En caso afirmativo, deberán obligatoriamente adquirirlos de dicho catálogo, salvo que por razones fundadas la utilización del procedimiento de contratación menor sea más beneficiosa para la entidad. En este último supuesto, deberán solicitar a la Dirección General de Contrataciones Públicas la autorización correspondiente”. Contar con una partida presupuestaria disponible (suficiencia de saldo). Se recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, elabora la Requisición y dependiendo de la forma de adquirir el bien (Convenio Marco o Acto de Selección de Contratista), se procederá de la siguiente manera: Convenio Marco  El cotizador ingresa al sistema PanamaCompra para buscar las especificaciones del bien solicitado en la Requisición y la imprime.  Elabora Cuadro de Cotización (Formulario No. 3) y adjudica.  Ingresa al SIAFPA y registra la Requisición, dando inicio a la transacción electrónica.  Genera la Solicitud de Compra y remite al Departamento de Presupuesto.

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22 Acto de Selección de Contratista  La Requisición se registra en SIAFPA y se remite al Departamento de Presupuesto. 6.

Departamento de Presupuesto

Recibe el expediente o documentos sustentadores de la Requisición y electrónicamente la Solicitud de Compra. Procede al “Bloqueo de la Partida Presupuestaria” y remite los documentos de manera electrónica y física al Departamento de Compras y Proveeduría. 7.

Departamento de Compras y Proveeduría

Asegurado el recurso presupuestario en el SIAFPA, se tomaran las siguientes decisiones: 

Si es Convenio Marco: Se genera la Orden de Compra (Formulario No. 4) y remite los documentos al Departamento de Tesorería.



Si es Acto de Selección de Contratista: El cotizador ingresa al sistema de PanamaCompra la información correspondiente al Acto de Convocatoria. Se celebra el Acto de Selección de Contratista correspondiente, se adjudica, según ordena la Ley de Contratación vigente y se genera la Orden de Compra. Remite los documentos al Departamento de Tesorería. 8.

Departamento de Tesorería

Elabora Recibo Provisional de la Gestión de Cobro con su respectivo número secuencial. Este número lo solicita el SIAFPA para el registro contable de la orden de compra. 9.

Departamento de Contabilidad

Recibe la Orden de Compra, con su respectivo recibo de gestión de cobro, realiza el registro contable (compromiso y devengado) y remite los documentos vía electrónica y manual al Director de Administración y Finanzas. Sella y firma como constancia de lo actuado.

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23 10.

Director Administrativo, Secretario General o Director General

Dependiendo del monto autorizado, según Resolución vigente, el funcionario correspondiente firma la Orden de Compra, autoriza el pago (confección de cheque) en el sistema (firma electrónica). 11.

Departamento de Tesorería

Emite el Cheque (Formulario No. 5), el mismo sale con la firma electrónica y lo remite al Departamento de Contabilidad. 12.

Departamento de Contabilidad

Realiza el registro contable del cheque (pagado) y lo remite, junto con su expediente a la Oficina de Fiscalización. 13.

Oficina de Fiscalización de la CGR

El fiscalizador designado, revisa y verifica que los documentos cumplan con las disposiciones legales vigentes. Realizando de esta forma el Control Previo del gasto.  Orden de Compra 

Verificar que la compra haya sido publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “Panamá Compra”.



Verificar si los productos o servicios requeridos están incluidos en el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios. De ser así verificar que la entidad adquirió dichos bienes o servicios mediante este sistema.



Examinar que la orden de compra presupuestariamente en la Institución.



En el contenido de la orden de compra debe aparecer la forma de pago, período y lugar de entrega.



El documento debe especificar la fuente de financiamiento, incluyendo la descripción del nombre y número del fondo o cuenta bancaria que sufragará el pago, cuando se trate de programas especiales o fondos de gestión.

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haya

sido

comprometida

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24 

La orden de compra debe especificar la descripción de los artículos que fueron indicados en la propuesta favorecida dado en la adjudicación.



El funcionario no debe aceptar orden de compra con tachones, borrones y alteraciones.



Verificar que la Orden de Compra esté registrada Contablemente.



Que en el expediente se cuente con el Cuadro de Análisis de Cotizaciones y verificar que exista la adjudicación.

 CHEQUE 

El cheque debe tener disponibilidad financiera según cuenta bancaria.



Los cheques deben estar prenumerados y fechados según secuencia numérica.



El cheque debe estar emitido a favor del beneficiario de la cuenta o documento oficial, coincidiendo con el valor y fondo correspondiente de la misma. Además examine que el concepto de la descripción del cheque coincida con el documento fuente: Orden de Compra, Contrato, Cuenta, etc.



Verificar que se utilice el tape como protector salvaguardar el valor expresado en letra y número.



El cheque debe estar firmado, previamente, por los funcionarios administrativos correspondiente a la entidad fiscalizada.



Adjunto al cheque debe existir la Gestión de Cobro (si es al Crédito) y demás documentos sustentadores, debidamente examinados por el Departamento de Fiscalización respectivo.



Verifique que el tiraje de los cheques coincida con la programación de pagos (si la compra se realiza al crédito), constatando la existencia de autorizaciones, emanadas por los funcionarios responsables del manejo presupuestario y financiero.

de los cheques para

De encontrar deficiencias en el expediente se elabora el formulario de subsanación con las anomalías y se remite a la administración para sus respectivas correcciones. De lo contrario el Jefe de Fiscalización refrenda la Orden de Compra y Firma CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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25 el Cheque, siempre y cuando esté autorizado, según monto de la Orden de Compra; de lo contrario, envía ambos documentos a las instancias superiores para su refrendo. 14.

Departamento de Compras y Proveeduría

Recibe las órdenes de compras refrendadas y la sube al portal informático de PanamaCompra. 15.

Departamento de Tesorería

Custodia los cheques de aquellas órdenes de compras que señalan como lugar de entrega el almacén de la entidad. Una vez, el proveedor entrega la mercancía a la unidad de almacén, se procede al acto administrativo de Recepción de Almacén (ver procedimiento de Recepción de Bienes), en donde se verificará que la factura y la orden de compra, contenga el sello de recibido en almacén, paz y salvo con el Tesoro Nacional y Caja de Seguro Social. “Aquellas compras en la que un funcionario deba desplazarse al establecimiento comercial, se le notificará al Departamento de Compras para que retire la documentación (Orden de Compra y Cheque), y se proceda a la adquisición del bien dentro de un periodo máximo de dos (2) días hábiles. Si la compra no se ha realizado en este periodo, el cheque se debe enviar al Departamento de Tesorería para su respectiva custodia. Este tipo de compra, como podemos apreciar, se realizan fuera de la entidad, por lo tanto, se debe tener mucho cuidado en el acto de recepción, en cuanto a la verificación detallada de las especificaciones del bien a adquirir. Se recomienda que si se va a comprar un bien que requiera de una verificación especial, ya sea informático, mecánico, electrónico, u otro, el colaborador del Departamento de Compras debe solicitar la asistencia de un funcionario cuya expertis le permita verificar las especificaciones contractuales. Una vez, recibido el bien y verificado sus especificaciones contra la orden de compra, se debe cumplir con el principio de unidad de almacén, lo que quiere decir que dicho bien debe entrar por la Sección de Almacén de la entidad para que se confeccione la forma Recepción de Almacén y se remita posteriormente al Departamento de Contabilidad para su respectivo registro y copia a la Unidad de Bienes Patrimoniales de tratarse de un activo fijo”. Si por la naturaleza del bien, no es factible o CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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26 es muy costoso el trasladar dicho bien patrimonial a la Sección de Almacén, la administración debe coordinar con el jefe de esta Sección para que se realice el Acto de Recepción, independientemente del lugar físico donde se entregará el mismo. 16.

Departamento de Compras y Proveeduría

Procede a la compra (adquisición) del bien (al contado) cuya orden de compra no establezca como lugar de entrega la Sección de Almacén de la entidad. Una vez, realizada la compra y recepcionado el bien por el almacén se procede a remitir el expediente que sustenta la adquisición al Departamento de Contabilidad para su archivo final. El Departamento de Compras archivará copia del expediente.

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27 C.

PROCEDIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA AL CRÉDITO El hecho de gestionar la compra a través de Convenio Marco, no obliga a la Entidad a comprar al Contado. Dentro de los acuerdos concertados entre las empresas y la Dirección de Contrataciones Públicas, este tipo de compras se pueden hacer al Crédito, situación que ayudaría en gran medida al INAC con su flujo de caja y la optimización de sus recursos, a través de una programación de pago. 1.

Unidad Solicitante

Elabora el Formulario No. 1 (Solicitud de Bienes y Servicios). Una vez elaborado, el superior jerárquico lo firma y remite a la Sección de Almacén. 2.

Sección de Almacén

Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios y verifica el inventario de los artículos solicitados. De contar en existencia, despacha los mismos, de lo contrario coloca sello de “No Hay en Existencia” y elabora la Requisicion. El Almacén elabora la Requisición con su monto estimado o referencial y la remite al Departamento de Presupuesto. Nota: De tratarse de un servicio la administración debe cerciorarse que el mismo no puede darse por las unidades técnicas de la entidad. La Requisición la elaborara la unidad solicitante en coordinación con la unidad técnica especializada (informática, ingeniería, servicios generales, otro) que cuenta con los conocimientos necesario para evaluar y sugerir un monto estimado, que sirva de referencia para el bloqueo o apropiación de la partida presupuestaria. Además de los requerimientos o especificaciones técnicas necesarias, a la hora de elaborar la Orden de Compra. 3.

Departamento de Presupuesto

Coloca en la Requisición la partida presupuestaria y el fondo financiero que se le cargará el gasto. Nota: Esta información es requerida por el Departamento de Compras para dar inicio a la transacción en el SIAFPA.

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28 4.

Dirección de Administración y Finanzas

Recibe la Requisición, de no existir inconveniente alguno con los requisitos previos y de considerar factible el abastecimiento, procede a firmar la Requisición y la remite al Departamento de Compras y Proveeduría. 5. Departamento de Compras y Proveeduría El cotizador debe consultar el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios, y verificar si los productos o servicios que requieren están incluidos. En caso afirmativo, deberán obligatoriamente adquirirlos de dicho catálogo, salvo que por razones fundadas la utilización del procedimiento de contratación menor sea más beneficiosa para la entidad. En este último supuesto, deberán solicitar a la Dirección General de Contrataciones Públicas la autorización correspondiente”. Debe contar con una partida presupuestaria disponible (con saldo suficiente). Se recibe la Requisición y dependiendo de la forma de adquirir el bien (Convenio Marco o Acto de Selección de Contratista), se procederá de la siguiente manera: Convenio Marco  El cotizador ingresa al sistema PanamaCompra para buscar las especificaciones del bien solicitado en la Requisición y la imprime.  Elabora Cuadro de Cotización (Formulario No. 3) y adjudica.  Ingresa al SIAFPA y registra la Requisición, dando inicio a la transacción electrónica.  Genera la Solicitud de Compra y remite al Departamento de Presupuesto. Acto de Selección de Contratista  La Requisicion se registra en SIAFPA y se remite al Departamento de Presupuesto. 6.

Departamento de Presupuesto

Recibe el expediente o documentos sustentadores de la Requisición y electrónicamente la Solicitud de Compra. Procede al “Bloqueo de la Partida Presupuestaria” y remite los documentos de manera electrónica y física al Departamento de Compras y Proveeduría.

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29 7.

Departamento de Compras y Proveeduría

Asegurado el recurso presupuestario en el SIAFPA, se tomaran las siguientes decisiones: 

Si es Convenio Marco: Se genera la Orden de Compra (Formulario No. 4) y remite los documentos al Departamento de Contabilidad.



Si es Acto de Selección de Contratista: El cotizador ingresa al sistema de PanamaCompra la información correspondiente al Acto de Convocatoria. Se celebra el Acto de Selección de Contratista correspondiente, se adjudica, según ordena la Ley de Contratación vigente y se genera la Orden de Compra. Remite los documentos al Departamento de Contabilidad. 8.

Departamento de Contabilidad

Realiza el registro contable (contingente) de la Orden de Compra. 9.

Dirección de Administración y Finanzas

Recibe la orden de compra, con sus respectivos documentos sustentadores, de no existir objeción en los procesos de acto público, selección y adjudicación de proveedor, procede a firmar la orden de compra. 10.

Oficina de Fiscalización de la CGR

Realiza acciones de control interno tales como: 

Verificar que la compra haya sido publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “Panamá Compra”.



Verificar si los productos o servicios requeridos están incluidos en el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios. De ser así verificar que la entidad adquirió dichos bienes o servicios mediante este sistema.



Examinar que la orden de compra presupuestariamente en la Institución.



Verificar que se utilice el tape como protector salvaguardar el valor expresado en letra y número.

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haya

sido

comprometida

de los cheques para

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30 

En el contenido de la orden de compra debe aparecer la forma de pago, período y lugar de entrega.



El documento debe especificar la fuente de financiamiento, incluyendo la descripción del nombre y número del fondo o cuenta bancaria que sufragará el pago, cuando se trate de programas especiales o fondos de gestión.



La orden de compra debe especificar la descripción de los artículos que fueron indicados en la propuesta favorecida dado en la adjudicación.



El funcionario no debe aceptar órdenes de compra con tachaduras, borrones y alteraciones.

Finalizada la revisión de los documentos, el Jefe de Fiscalización refrenda la Orden de Compra, siempre y cuando esté facultado, según monto de la Orden de Compra; de lo contrario, envía ambos documentos a la instancia jerárquica correspondiente. Remite la documentación al Departamento de Compras y Proveeduría. Nota: Además de estas verificaciones y de ser necesario, la Oficina de Fiscalización tiene la facultad para realizar otras revisiones y solicitar los documentos que se requieran para justificar la transacción relacionada con bienes y fondos públicos. 11.

Departamento de Compras y Proveeduría

Refrendada la Orden de Compra la sube al portal de PanamaCompra como lo establece la Ley de Contratación vigente. Entrega el original de la Orden de Compra a la Casa Comercial seleccionada para que inicie el proceso de entrega del bien en el almacén de la entidad.

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31 D.

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COBRO Y EMISIÓN DE CHEQUE 1.

Proveedor o Contratista

Luego de la entrega del bien (almacén) o servicio prestado (ver procedimiento de Recepción de Bienes o Servicios en el Capitulo III), completa la forma “Gestión de Cobro por Fondo Institucional” (ver Formulario Nº 6), en original y copia. Adjunta a la Gestión de Cobro por Fondo Institucional, los originales de la Orden de Compra o copia del Contrato, y la Factura Comercial original, debidamente selladas por la Sección de Almacén, de tratarse de un bien recibido en almacén por Orden de Compra. De tratarse de un contrato, se deben adjuntar los documentos sustentadores descritos en las diferentes cláusulas, según el tipo de contrato respectivo, que sustentan el pago, como lo son: copia del contrato, porcentaje de avance de obra, informe de gestión para el caso de los servicios especiales, acta de entrega final si la obra está en su última etapa la cual debe estar suscrita por los funcionarios responsables de la entidad, incluyendo la Dirección de Ingeniería de la Contraloría General de la República, el periodo de cobertura de la fianza debe estar vigente, resolución para otorgar prórroga cuando incurra en entrega tardía, se debe incluir el calculo de la multa cuando se incurra en entrega tardía. Nota: para el caso de los contratos por Servicios Especiales, la Gestión de Cobro debe contener el monto de la contribución a la seguridad social. Al momento de la generación del pago, el SAIFPA tiene contemplado la generación del neto salarial y el cheque que va destinado a la seguridad social. 2.

Departamento de Tesorería  Recepción

Revisa la documentación para determinar el cumplimiento de los requisitos en la presentación. Originales de facturas y orden de compra y demás documentos especificados anteriormente, cuando se trate de contrato. Se elabora el Recibo de Gestión de Cobro, con su respectivo numero secuencial y genera la Gestión de Cobro en el sistema, luego el funcionario responsable procede a sellar y firmar el documento como muestra de lo actuado y entrega copia original del Recibo de de Gestión de Cobro al proveedor o contratista, para su posterior reclamo del pago. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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32 Nota: como el devengado se hizo con la Recepción de Almacén de tratarse de un bien tangible o el Acta de Aceptación de Servicio (Formulario No. 13), la Gestión de Cobro, se remite a la Dirección de Administración y Finanzas o la instancia jerárquica respectiva según lo estipulado en la Resolución vigente, para la autorización de pago. No es necesario enviar la Gestión al Departamento de Contabilidad. 3.

Dirección de Administración y Finanzas o autoridad competente

Revisa la documentación o expediente de la Gestión de Cobro, coteja en el sistema y ordena el pago correspondiente. 4.

Departamento de Tesorería

Genera el cheque, con su respectiva firma electrónica y lo remite con el expediente de la Gestión de Cobro al Departamento de Contabilidad. 5.

Departamento de Contabilidad

Realiza el registro contable del pago (cheque), firma en el sello de SIAFPA como muestra de lo actuado. 6.

Oficina de Fiscalización de la CGR

Realiza el examen fiscal del Pago. Refrenda la Gestión de Cobro y firma el Cheque, siempre y cuando esté autorizado, de lo contrario, remite ambos documentos a la instancia jerárquica correspondiente. En caso que el documento no cumpla con los controles internos establecidos, se devuelve la documentación a la Administración, con un detalle de los motivo (s), para que sean subsanados. Cumplido con el acto de refrendo se remite la documentación al Departamento de Tesorería 7.

Departamento de Tesorería

Mantiene en custodia los Cheques, hasta que sean retirados por el Proveedor o Contratista, previa presentación de la cédula o un poder especial para los

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33 casos en que el beneficiario así lo estipule, copia Gestión de Cobro, Paz y Salvo Nacional y Paz y Salvo de la Caja del Seguro Social.

E.

PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y PAGO DE VIÁTICO Como medida de control y planificación los viáticos deben solicitarse, como mínimo, con quince (15) días de anticipación. 1. Unidad Solicitante El funcionario beneficiado o a quien delegue la administración, prepara la Solicitud de Viático (Formulario No. 7). En la Solicitud de Viático se debe detallar los datos generales del funcionario (nombre completo, número de cedula, dirección), se debe detallar los lugares a realizar la misión, se determinan los costos de la misión, ya sean parciales o completos por alimentación, transporte y hospedajes desde la fecha de inicio de la misión hasta la fecha de retorno. Se debe detallar el transporte a utilizar en la misión ya sea transporte oficial, particular, bus y avión. y/o gastos internos de transporte en áreas comarcales (pago de entrada y salida). Confeccionada la Solicitud de Viáticos con los datos requeridos, el funcionario asignado o beneficiado y el jefe inmediato firman la Solicitud. 2. Dirección de Administración y Finanzas Recibe la Solicitud de Viático y verifica que esté autorizada por el jefe inmediato y firmado por el funcionario beneficiado. De igual forma se verifican todos los datos solicitados en dicho formulario, se le da Visto Bueno para la confección del Memorando dirigido a la Dirección de Administración y Finanzas donde se autoriza el trámite de cheque para el pago del mismo. Nota: Se recomienda una programación de las actividades que requieran el pago de viáticos, como medida de control interno y que guarde relación con los saldos presupuestarios y financieros de la entidad. De esta forma los directores tendrán una herramienta de control que los ayudará en la planificación y ejecución de sus actividades.

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34 3. Departamento de Contabilidad Revisa la Solicitud de Viático para determinar el cumplimiento de los requisitos de presentación (exactitud de los datos y cálculos económicos). Cumplida a satisfacción la revisión, se registra la Solicitud de Viático en el SIAFPA. Remite la Solicitud de Viático al Departamento de Presupuesto. 4. Departamento de Presupuesto Con la solicitud de Viático realiza el bloqueo presupuestario y remite información al Departamento de Contabilidad. 5. Departamento de Contabilidad Realiza el Asiento Contable (compromiso y devengado) y remite el documento al Departamento de Tesorería. 6. Departamento de Tesorería Se emite el Recibo de la Gestión de Cobro y se genera la misma en el SIAFPA. El operador encargado firma en el sello SIAFPA. 7. Dirección de Administración y Finanzas Autoriza el pago en el sistema, firma electrónica. 8.

Departamento de Tesorería

Emite el cheque, el mismo sale con la firma electrónica de la autoridad competente según la Resolución vigente. 9.

Departamento de Contabilidad

Realiza el registro contable del pago (cheque). 10. Oficina de Fiscalización de la CGR El fiscalizador asignado, realiza el examen previo de Fiscalización y lo remite al jefe inmediato para su referendo.

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35 11. Departamento de Tesorería Registra el cheque en el libro de Banco y se custodia hasta el retiro del mismo por parte del funcionario beneficiado. El funcionario firma en el libro Record de control de cheques. El cheque solo puede ser retirado por el beneficiado o dejar una autorización por escrito de la persona que puede retirarlo, debe anexarle a la nota una copia de su cédula como documento sustentador.

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36 F.

PROCEDIMIENTO PARA LOS CONTRATOS POR SERVICIOS ESPECIALES Control Interno: Esta modalidad de contrato requerirá de la autorización e incorporación en el sistema de registro presupuestario bajo la administración del Ministerio de Economía y Finanzas. Este tipo de contrataciones deben tener la anuencia y autorización de la máxima autoridad de la institución, antes de iniciar los trámites administrativos. Las Unidades Administrativas que participan en el trámite de formalización del contrato; específicamente en la elaboración y registro, deben dejar plasmado en el contrato su “sello: fecha y firma.” En cuanto a la firma del interesado, autorización y refrendo, están implícita en el contrato. INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA (INAC) 1.

Dirección General

Elabora memorando en donde se solicita la contratación del personal requerido. Remite dicho memorando a la Dirección de Asesoría Jurídica. 2.

Departamento de Presupuesto

Verifica estructura y disponibilidad de saldo. De no existir inconveniente alguno con estos requisitos previos se asigna partida y se procede con el proceso normal de la elaboración y registros del contrato (ir al punto 7). Si el personal a contratar no está en la estructura presupuestaria se remite el memorando de solicitud a la Oficina Institucional de Recursos Humanos. 3.

Oficina Institucional de Recursos Humanos  Unidad de Personal

Recibe memorando con las generales del personal a contratar por parte de la máxima autoridad en la institución.

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

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37 Verifica los cargos y sus respectivos sueldos vacantes en la estructura para contratar el personal requerido. Elabora la estructura de personal a contratar y la remite al Departamento de Presupuesto. 4.

Departamento de Presupuesto

Realiza un análisis de la situación, en cuanto al tipo de modificación que se debe realizar a nivel presupuestario (traslado, creación, crédito u otro). Elabora la documentación sustentadora, de acuerdo al tipo de modificación, y la remite a la Dirección de Presupuesto Nacional del Ministerio de Economía y Finanzas, a través de la Dirección General. MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS 5.

Dirección de Presupuesto Nacional

Recibe los documentos y procede a realizar los controles pertinentes y el registro de la estructura en su sistema. Remite los documentos fuentes con sus respectivos sellos y firmas de registro a la Dirección General del INAC. INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA 6.

Dirección General

Recibe los documentos y procede a impartir instrucciones a su personal para que la información sea remitida a la Dirección Nacional de Asesoría Legal. 7.

Dirección de Asesoría Jurídica

Elabora el Proyecto de Contrato. Solicita a la persona a contratar, timbres según monto del contrato, además de los siguientes requisitos: copia de cedula o pasaporte, hoja de vida, diploma con créditos, si son extranjeros declaración jurada de medida de retorsión, si son docentes certificación de dualidad (no labora en otra entidad) y el horario de trabajo que tendrá el docente.

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38 Firma del Proyecto de Contrato por parte del interesado. 8.

Departamento de Contabilidad

Registra en SIAFPA la información concerniente al Proyecto de Contrato. 9.

Departamento de Presupuesto

Realiza el registro presupuestario del Proyecto de Contrato (bloque de partida) y lo remite al Departamento de Contabilidad. 10.

Departamento de Contabilidad

Registra en el sistema, el contingente o compromiso del Proyecto de Contrato. Remite el Proyecto de Contrato a la Dirección de Administración y Finanzas. 11.

Dirección de Administración y Finanzas

Examina que el Proyecto de Contrato presupuestariamente y financieramente.

haya

sido

comprometido

Verifica que el monto del contrato aparezca en letra y número, incluyendo la exactitud de los valores descritos. Verifica las generales de los contratantes, timbres, duración y finalidad del contrato. Verifica las funciones a desarrollar del contratado. El contrato debe especificar la fuente de financiamiento y las condiciones de pago. Coloca Visto Bueno como muestra de que fue revisado y verificado los Controles Internos mencionados. Cumplido a satisfacción el Control Interno del contrato se remite al Despacho Superior. 12.

Despacho del Director General

De no tener objeción, firma el Proyecto de Contrato, autorizando el nombramiento del personal señalado en el contrato y remite los documentos a la Dirección de Presupuesto Nacional del Ministerio de Economía y Finanzas. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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39

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS 13.

Dirección de Presupuesto Nacional

Recibe el Proyecto de Contrato, realiza registro y lo remite a la Dirección General del INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA. 14.

Despacho del Director General

Recibe el Proyecto de Contrato realiza registro en libro de correspondencia y lo remite a la Dirección de Asesoría Jurídica. 14.

Dirección de Asesoría Jurídica

Se arma el expediente y se folea, se colocan los timbres correspondientes, se elabora la nota remisoria a la Oficina de Fiscalización Contraloría General. 15.

Oficina de Fiscalización de la CGR

Recibe el Proyecto de Contrato, el fiscalizador procede a revisar las acciones previas realizadas por la institución, con la finalidad de verificar que las mismas se hayan dado de acuerdo a los criterios legales establecidos. Finalizada la revisión de los documentos y, el Jefe de Fiscalización refrenda el Contrato, siempre y cuando esté autorizado por el Contralor General, de lo contrario se remitirán al nivel jerárquico correspondiente. Remite los documentos a la Dirección de Asesoría Jurídica. 16.

Dirección de Asesoría Jurídica

Recibe el Contrato perfeccionado o formalizado. Notifica del nombramiento al personal contratado. Distribuye original y copias:    

Original 1ra. copia 2da. copia



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Dirección Nacional de Asesoría Legal Contratista. Departamento de Contabilidad. 5ta. Copia Oficina Institucional de Recursos Humanos 6ta. Copia: Unidad Administrativa en donde laborará DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

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40 Abre expediente e incorpora el contrato de la persona beneficiada. G.

PROCEDIMIENTO PARA LOS CONTRATOS DE SUMINISTROS Definición: Los contratos de suministros, son aquellos relacionados con la adquisición de bienes muebles, con independencia del tipo de bien, la modalidad o característica que revista el contrato, siempre que implique la entrega y/o instalación, y/o reparación, y/o mantenimiento de bienes en el tiempo y lugar fijado, de conformidad con las especificaciones técnicas descritas en el pliego de cargos o en el contrato a un precio determinado, el cual puede ser pagado total o parcialmente. 1.

Departamento de Compras y Proveeduría

 Sección de Almacén Completa la forma Requisición (Formulario No. 2), en original y copia. Firma la Requisición. Retiene y archiva la copia. Remite la Requisición a la Administración. 2.

Departamento de Presupuesto

Coloca en la Requisición la partida presupuestaria y el fondo financiero que se le cargará el gasto. Nota: Esta información es requerida por el Departamento de Compras y Proveeduría para dar inicio a la transacción en el SIAFPA. 3.

Dirección de Administración y Finanzas

Verifica la necesidad del compra, y de considerarlo viable y factible autoriza la Requisición con su firma. Remite la Requisición a la Unidad de Presupuesto, para el Bloqueo (reserva) correspondiente. Nota: Dependiendo del monto del contrato, según Resolución vigente, el Director de Administración y Finanzas coordinará una reunión con el Secretario General y Director General para dar a conocer de manera previa, el contrato de suministro que se pretende elaborar, en conjunto tomaran la decisión de la confección o no del contrato. 4.

Departamento de Compras y Proveeduría

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41 Realiza el registro de la Requisición en el SIAFPA, dando así, inicio a la transacción electrónica. Genera la Solicitud de Compras y la remite al Departamento de Presupuesto. 5.

Departamento de Presupuesto

Recibe la Requisicion y la Solicitud de Compras y procede al Bloqueo (reserva) presupuestario sustentado en la Requisición. 6.

Departamento de Compras y Proveeduría

Prepara el Pliego de Cargo, basándose en las “Condiciones generales para el desarrollo de Pliego de Cargos” establecidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. Establece las especificaciones técnicas requeridas. Realiza la convocatoria y celebra el acto público, según el método de selección de contratista escogido (Ver ley de contratación Pública vigente). Adjudica, previo cumplimiento con el proceso de elaboración de resolución, los dos días de notificación y los cinco días para que se presente cualquier reclamo. 7.

Dirección de Asesoría Jurídica

Según los resultados de la adjudicación, prepara el proyecto de Contrato en original y (5) cuatro copias. Consultar: “Guía Técnica para la Elaboración de Contratos”, G.1.98-Contraloría”. Ver ANEXO, y lo remite al Departamento de Compras. Es conveniente que se analicen los siguientes aspectos:      

Que hacer cuando el contrato es una renovación El tiempo de servicio a contratar Verificar se existen contratos previos Si existen variaciones En qué consisten y en qué están basadas Qué sustenta el hecho que debe variarse lo pactado

Comunica al contratista, para que se apersone a firmar el proyecto de contrato. Contratista: firma el Contrato y entrega timbres fiscales según monto del contrato. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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42

8.

Departamento de Compras y Proveeduría

Registra el proyecto de contrato en el sistema SIAFPA y lo remite a la Departamento de Contabilidad. 9.

Departamento de Contabilidad

Realiza el registro contable correspondiente al proyecto de Contrato y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas. 10.

Dirección de Administración y Finanzas

Verifica la correcta presentación y sustentación de la contratación, como filtro para evitar las subsanaciones detectadas por la Oficina de Fiscalización. De estar debidamente completada la documentación, registra su Visto Bueno en el proyecto de Contrato, aprobando la contratación a su nivel jerárquico. Remite Proyecto de Contrato al Despacho del Director General. 11.

Despacho del Director General

Firma el proyecto de Contrato, autorizando la Contratación y lo remite a la Oficina de Fiscalización (Contraloría General). 12.

Oficina de Fiscalización de la CGR

Recibe el Proyecto de Contrato, el fiscalizador procede a revisar las acciones previas realizadas por la institución, con la finalidad de verificar que las mismas se hayan dado de acuerdo a los criterios legales establecidos. Finalizada la revisión de los documentos y el Jefe de Fiscalización refrenda el Contrato, siempre y cuando esté autorizado, formalmente, con su decreto de delegación, por parte de la Contralora General. De lo contrario se enviará al nivel jerárquico correspondiente. Remite los documentos a la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica.

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43

13.

Dirección Nacional de Asesoría Jurídica

Recibe el Contrato perfeccionado, luego distribuye original y copias:      

Original 1ra. copia 2da. copia 3ra. copia 4ta. copia 5ta. copia

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Dirección Nacional de Asesoría Legal Contratista Autenticada Departamento de Compras Departamento de Contabilidad Oficina de Fiscalización Departamento de Tesorería

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44

H.

PROCEDIMIENTO PARA LOS CONTRATOS DE OBRAS 1.

Departamento de Compras y Proveeduría

Completa la forma Requisición (Formulario No. 2), en original y copia. Firma la Requisición. Retiene y archiva la copia. Remite la Requisición a la Administración. 2.

Departamento de Presupuesto

Coloca en la Requisición la partida presupuestaria y el fondo financiero que se le cargará el gasto. Nota: Esta información es requerida por el Departamento de Compras y Proveeduría para dar inicio a la transacción en el SIAFPA. 3.

Dirección de Administración y Finanzas

Verifica la necesidad del compra, y de considerarlo viable y factible autoriza la Requisición con su firma. Remite la Requisición a la Unidad de Presupuesto, para el Bloqueo (reserva) correspondiente. Nota: Dependiendo del monto del contrato, según Resolución vigente, el Director de Administración y Finanzas coordinará una reunión con el Secretario General y Director General para dar a conocer de manera previa, el contrato de suministro que se pretende elaborar, en conjunto tomaran la decisión de la confección o no del contrato. 4.

Departamento de Compras y Proveeduría

Realiza el registro de la Requisición en el SIAFPA, dando así, inicio a la transacción electrónica. Genera la Solicitud de Compras y la remite al Departamento de Presupuesto. 5.

Departamento de Presupuesto

Recibe la Requisicion y la Solicitud de Compras y procede al Bloqueo (reserva) presupuestario sustentado en la Requisición.

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6.

Dirección de Arquitectura y Proyectos de Inversión

Prepara el Pliego de Cargo, basándose en las “Condiciones generales para el desarrollo de Pliego de Cargos” establecidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. Establece las especificaciones técnicas requeridas. Remite información al Departamento de Compras y Proveeduría. 7.

Departamento de Compras y Proveeduría

Realiza la convocatoria y celebra el acto público, según el método de selección de contratista escogido (Ver ley de contratación Pública vigente). Adjudica, previo cumplimiento con el proceso de elaboración de resolución, los dos días de notificación y los cinco días para que se presente cualquier reclamo. 8.

Dirección de Asesoría Jurídica

Según los resultados de la adjudicación, prepara el proyecto de Contrato en original y (5) cuatro copias. Consultar: “Guía Técnica para la Elaboración de Contratos”, G.1.98-Contraloría”. Ver ANEXO, y lo remite al Departamento de Compras y Proveeduría. Comunica al contratista, para que se apersone a firmar el proyecto de contrato. Contratista: firma el Contrato y entrega timbres fiscales según monto del contrato. 9.

Departamento de Compras y Proveeduría

Registra el proyecto de contrato en el sistema SIAFPA y lo remite a la Departamento de Contabilidad. 10.

Departamento de Contabilidad

Realiza el registro contable correspondiente al proyecto de Contrato y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas.

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46 11.

Dirección de Administración y Finanzas

Verifica la correcta presentación y sustentación de la contratación, como filtro para evitar las subsanaciones detectadas por la Oficina de Fiscalización. De estar debidamente completada la documentación, registra su Visto Bueno en el proyecto de Contrato, aprobando la contratación a su nivel jerárquico. Remite Proyecto de Contrato al Despacho del Director General. 12.

Despacho del Director General

Firma el proyecto de Contrato, autorizando la Contratación y lo remite a la Oficina de Fiscalización (Contraloría General). 13.

Oficina de Fiscalización de la CGR

Recibe el Proyecto de Contrato, el fiscalizador procede a revisar las acciones previas realizadas por la institución, con la finalidad de verificar que las mismas se hayan dado de acuerdo a los criterios legales establecidos. Finalizada la revisión de los documentos y el Jefe de Fiscalización refrenda el Contrato, siempre y cuando esté autorizado, formalmente, con su decreto de delegación, por parte de la Contralora General. De lo contrario se enviará al nivel jerárquico correspondiente. Remite los documentos a la Dirección de Arquitectura y Proyectos de Inversión. 14.

Dirección de Arquitectura y Proyectos de Inversión

Emite orden de proceder dentro del plazo establecido en los pliegos de cargos o dentro de los treinta (30) días siguientes al refrendo o perfeccionamiento del contrato. Esta orden de proceder será firmada por el Director General o a quien delegue. Se entrega el original al contratista y se archiva en el expediente copia del la misma.

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15.

Dirección Nacional de Asesoría Jurídica

Recibe el Contrato perfeccionado, luego distribuye original y copias:      

Original 1ra. copia 2da. copia 3ra. copia 4ta. copia

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Dirección Nacional de Asesoría Legal Contratista Autenticada Departamento de Compras Departamento de Contabilidad Oficina de Fiscalización 5ta. copia Dirección Arquitectura y Proyectos de Inversión

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de

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48 I.

PROCEDIMIENTOPARA LOS CONTRATOS DE OBRAS 1. Dirección de Arquitectura y Proyectos de Inversión Completa la forma Requisición (Formulario No. 2), en original y copia. Firma la Requisición. Retiene y archiva la copia. Remite la Requisición a la Dirección de Administración y Finanzas. Elabora el Pliego de Cargos, basándose en las “Condiciones generales para el desarrollo de Pliego de Cargos” establecidas por la Dirección de Contrataciones Públicas. Incluye las especificaciones técnicas y las condiciones especiales, referentes al objeto de la contratación. 2. Dirección de Administración y Finanzas Verifica la necesidad del servicio, de ser necesaria autoriza la Requisición y el pliego de Cargos. Remite la Requisición al Departamento de Presupuesto. Las adquisiciones de bienes o servicios, a nivel de contrato, deben ser coordinadas y autorizadas previamente por la máxima autoridad, en donde se verificará requisitos como: partida presupuestaria, si el contrato es multianual y el momento de iniciar acciones concernientes al logro del objetivo planificado. 3. Departamento de Presupuesto Realiza el Bloqueo (apropiación del recurso) presupuestario relativo a la Requisición. De esta forma se cumple con la norma que establece la existencia de una partida presupuestaria con suficiencia de saldo que sustente el monto al momento de la celebración del Acto de selección de contratista. 4.

Departamento de Compras y Proveeduría

Realiza la convocatoria a través del Sistema de Panamá Compra y celebra el acto público, según el método de selección de contratista correspondiente (Ver ley de Contratación Pública vigente). Transcurrido el acto público, se procede a la adjudicación del proponente cuya propuesta es la más ventajosa, con base en la Ley, en los reglamentos y en el pliego de cargos; poniendo fin, al procedimiento precontractual. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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49 5. Dirección Nacional de Asesoría Jurídica Elabora la Resolución Motivada en un plazo no mayor de cinco días hábiles, con la finalidad de legalizar, a través de este instrumento jurídico, el derecho adquirido por el contratista, seleccionado, en el acto público respectivo. Transcurrido el plazo citado y de no existir reclamo o recurso de impugnación por parte de los oferentes, se procede a la elaboración del Proyecto de Contrato, el cual es remitido al Departamento de Compras y Proveeduría. Consultar: “Guía Técnica para la Elaboración de Contratos”, G.1.98-Contraloría”. Ver ANEXO. Comunica al contratista, para que se apersone a firmar el contrato. 6. Departamento de Compras y Proveeduría Registra el Proyecto de Contrato en SIAFPA y lo remite al Departamento de Contabilidad. 7. Departamento de Contabilidad Realiza el registro contable correspondiente al proyecto de Contrato (precompromiso) y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas. 8. Dirección de Administración y Finanzas Verifica la correcta presentación y sustentación de la contratación. De estar debidamente cumplimentada, registra su Visto Bueno en el proyecto de Contrato, aprobando la contratación a su nivel jerárquico. Remite Proyecto de Contrato al Despacho del Director General, dependiendo del monto. 9. Despacho del Director General El Director(a) firma el proyecto de Contrato, autorizando la Contratación y lo remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General. 10. Oficina de Fiscalización de la CGR: Recibe el Proyecto de Contrato, el fiscalizador procede a revisar las acciones previas realizadas por la institución, con la finalidad de verificar que las mismas se hayan dado de acuerdo a los criterios legales establecidos. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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50 Finalizada la revisión de los documentos, el Jefe de Fiscalización refrenda el Contrato, siempre y cuando esté autorizado formalmente por el Contralor(a) General. De lo contrario se enviará al Despacho Superior de la Contraloría General para su refrendo. Refrendado el contrato, se remiten los documentos a la Dirección de Arquitectura y Proyectos de Inversión. 11.

Dirección de Arquitectura y Proyectos de Inversión

Emite la Orden de Proceder dentro del plazo establecido en los pliegos de cargos o dentro de los treinta días siguientes a la del refrendo o perfeccionamiento del contrato. Es firmada por el Director General o quien delegue. Se entrega original al contratista y se archiva copia en el expediente del contrato. 12.

Departamento de Compras

Recibe el Contrato perfeccionado, luego distribuye original y copias:      

Original 1ra. copia 2da. copia 3ra. copia 4ta. copia 5ta. copia

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Dirección de Asesoría Jurídica Contratista Autenticada Departamento de Compras Departamento de Contabilidad Oficina de Fiscalización Sección de Ingeniería y Arquitectura

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51

CAPITULO III PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE BIENES EN EL ALMACÉN

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52

A.

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DEL ACTIVO FIJO Con la finalidad de fortalecer este trámite aclaramos que los activos fijos o bienes depreciables, así como los de consumo o no depreciables, constituyen los denominados “Bienes Patrimoniales”. Estos dos tipos de bienes, reciben un tratamiento diferente al momento de su recepción en el almacén, motivo por el cual desarrollamos los controles y procedimiento que los regulan. El Ministerio de Economía y Finanzas es el organismo rector en lo referente al inventario de los bienes patrimoniales del Estado. A nivel institucional, es responsabilidad de la Dirección General hacer un diagnostico de la situación patrimonial. Efectuada esta tarea se procederá a realizar los ajustes periódicos necesarios con el fin de mantener actualizada la información. A nivel Institucional, incluir en su estructura orgánica y funcional la Unidad Administrativa que será responsable de la ejecución de tareas operativas para el control de los bienes. Presentar el inventario descriptivo y consolidado al Ministerio de Economía y Finanzas y a la Contraloría General de la República; utilizando para ello, las cuentas que, para tales efectos, están contenidas en el plan contable del Manual General de Contabilidad Gubernamental, aprobado por ésta última. A nivel Operativo, en cada Institución existirá una Unidad Administrativa que será la responsable de registrar y mantener actualizados a nivel de detalle, los Bienes Patrimoniales en el inventario correspondiente. Esta unidad administrativa pertenecerá a la Dirección Administrativa o de Administración y Finanzas, según sea el caso, y deberá mantener comunicación permanente con el Departamento de Contabilidad, los Almacenes y las oficinas de coordinaciones regionales. Para ello, el Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la Republica han coordinado esfuerzo para la elaboración del Manual de Normas Generales para el Registro y Control de los Bienes Patrimoniales del Estado.

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53 Herramienta de instrucción que será de beneficio y consulta para todas las instituciones del sector público, que requieran en un momento dado profundizar más, sobre esta materia.  CONTROLES INTERNOS PARA EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS a) Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada institución, hacer un diagnóstico de su situación patrimonial, una vez efectuada esta tarea procederá a realizar los ajustes periódicos necesarios con el fin de mantener actualizada la información. b) Presentar el inventario descriptivo y consolidado al ministerio de Economía y Finanzas y a la Contraloría General de la República; utilizando para ello las cuentas que, para tales efectos, están contenidas en el plan contable del Manual General de Contabilidad Gubernamental, aprobado por esta última. c) En cada institución existirá una unidad administrativa, que será la responsable de registrar y mantener actualizados a nivel de detalle, los bienes patrimoniales. d) Esta unidad administrativa pertenecerá a la Dirección Administrativa o de Administración y Finanzas, según sea el caso, y deberá mantener comunicación permanente con el Departamento de Contabilidad, los Almacenes y las Oficinas de Coordinaciones Regionales. e) Todo activo fijo adquirido, debe ingresar, físicamente al Almacén y se sustentará, a través del documento “Recepción de Almacén (Formulario No. 8)”. Es un principio contable, que consiste en el “Registro – Control” de entrada y salida, aunque en algunos casos, el ingreso del activo fijo se produzca de manera simbólica, lo que quiere decir, que el bien por motivo estratégico (transporte, instalación, factibilidad otro) se decida en la orden de compra, que el lugar de entrega será en una unidad administrativa diferente al almacén. Estos procesos (recepción y despacho) deben comunicársele, simultáneamente, a los Departamentos de Bienes Patrimoniales y Contabilidad.

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54 f) Los activos fijos serán identificado a través de una placa numerada, en el lugar o sitio donde estarán ubicados. En el caso que los activos sean para entregar en otros sitios, igualmente, un colaborador de bienes patrimoniales se debe trasladar al sitio, para Colocar dicha placa. g) Se debe coordinar tales acciones, con la Unidad de Almacén, Contabilidad y Auditoria Interna. h) Los servidores del Almacén tienen la responsabilidad de certificar su conformidad en la Recepción de Almacén, de acuerdo a las especificaciones contenidas en la Orden de Compra, (en los casos de especificaciones técnicas, se apoyará con la unidad técnica responsable). i) Periódicamente deben efectuarse auditorias, por partes de la Unidad de Auditoria Interna, para garantizar la adquisición, traslado, donación y descarte de activos fijos.

 PROCEDIMIENTO 1. Departamento de Compras:  Sección de Almacén (Recepción) Recibe los Activos Fijos, en base a lo que describe la orden de compra y factura. Luego, firma y sella la factura como constancia de “recibido conforme” los bienes. Elabora (manual) o genera (software) la Recepción de Almacén antes descrita, sella y firma de “Recibido”. Esta recepción debe estar acompañada de copias de los documentos sustentadores: factura y orden de compra, tanto para Bienes Patrimoniales como para el Departamento de Contabilidad; con la finalidad, de mantener actualizados el expediente sustentador del registro y control de los inventarios, tanto físico como contable. De tratarse de un equipo, que requiera probar su estado funcional correcto y verificar las especificaciones técnicas, el mismo será comprobado y revisado por la Unidad Técnica Especializada en el área de competencia (Informática, electrónica, electricidad, refrigeración, mecánica, otro). CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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55 Dicha Unidad deberá emitir su opinión técnica, por escrito, que certifique su aprobación antes de proceder con el acto administrativo de recepción. La institución tiene un plazo, máximo, de cinco (5) días laborables, para emitir el documento de recepción. Si el activo fijo es pagado a través del Fondo de Caja Menuda, se procederá de la siguiente manera:  Se elabora el formulario de de recepción y despacho.  Estos formularios deben remitirse al custodio de la caja menuda de inmediato, de forma expedita, urgente.  El custodio elaborará un reembolso único, por la cantidad o monto del activo fijo.  La recepción de insumos adquiridas de caja menuda se recibirá en el Almacén y se sellará como comprobante de ingreso a la Institución, se quedará el personal de Almacén con una copia de la Recepción para archivos de ingresos, posteriormente se tramitará la inmediata salida de dicha mercancía al departamento que lo solicita.  Este procedimiento evitará la duplicación del inventario de activo fijo a nivel contable. 2. Departamento de Contabilidad: Realiza el registro contable correspondiente. Contabilidad debe conciliar, mensualmente, con la Sección de Bienes Patrimoniales, los saldos contables contra el inventario físico. 3. Sección de Bienes Patrimoniales: Verifica que los activos recibidos sean los descritos en la orden de compra y factura. De ser así, Coloca el marbete o placa de identificación a los activos fijos, según la unidad administrativa responsable del uso y cuidado del bien.

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56 Una vez Colocada la placa respectiva, se procede al registro de manera manual o digitalizada (sistema informático) de los activos fijos. Posteriormente, se genera el Informe General de los Activos Fijos, según la necesidad de la entidad y los parámetros exigidos por la Dirección de Catastro y Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas. El mismo debe mantener balance con los registros contables y se remitirá copia a la Contraloría General de la República y al Ministerio de Economía y Finanzas. Bienes Patrimoniales realizará el cálculo de las depreciaciones de los activos fijos y lo remitirá al Departamento de Contabilidad para su respectivo registro.

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57 B.

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO 1. Unidad de Almacén Recepción Confrontará los bienes recibidos, por parte del proveedor, con la información contenida en la orden de compra, factura comercial y estampará el sello de recibido conforme en esta documentación, si la información es la correcta. Simultáneamente se confeccionará el documento Recepción de Almacén (Formulario No.8), en la cual se detallará toda la información inherente a los bienes que se estén recibiendo. Toda mercancía adquirida debe ser ingresada físicamente al Almacén y se sustentará a través de los documentos de recepción de Almacén, factura y copia de la Orden de Compra para verificar la veracidad de la misma. Al final de la jornada elabora el informe Resumen de Recepción de Almacén (Formulario No. 9), el funcionario responsable lo firma y remite al Jefe del Almacén. Este informe debe elaborarse diariamente y enviarse, a más tardar, al día siguiente laborable, con la finalidad de mantener actualizados los registros contables y evitar complicaciones al final de cada cierre contable. Recordemos que las Normas de Administración Presupuestaria, establecen que para facilitar el cierre del presupuesto, las instituciones deberán solicitar al Ministerio de Economía y Finanzas las denominadas “Reservas de Caja” de todos los compromisos devengados al 31 de diciembre. Por lo tanto, es de suma importancia que los jefes de almacén remitan las recepciones o el resumen diariamente o a más tardar al día siguiente laboral. El no hacerlo de esta forma y periodicidad afectaría en gran medida el registro contable de las cuentas por pagar, el cierre fiscal y las metas programadas en el siguiente presupuesto. 2. Jefe de Almacén: Al recibir el informe y factura lo revisará, firmará y lo hará llegar al Departamento de Contabilidad conjuntamente con las copias de las facturas

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58 recibidas para el registro contable. Deberá guardar una copia de la factura con su orden de compra en el Almacén para archivo de la sección. En caso que haya entregas parciales el personal de Almacén llevará la documentación de dichas entregas hasta que se realice la entrega final de los bienes descritos en la orden de compra, esta información deberá reportarse al Departamento de Contabilidad en la medida en que los bienes se vayan recibiendo. Si por alguna razón fundamentada en la orden de compra, los bienes son entregados en la unidad gestora o solicitante, el recibido conforme debe ser elaborado por esta unidad y remitido al Almacén, de manera formal, en las siguientes 24 horas laborables, para facilitar de manera oportuna el registro contable.

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59 C.

PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE LOS BIENES DE CONSUMO 1. Funcionario responsable del almacenamiento: La custodia por almacenamiento consiste en asegurar la conservación y protección de los bienes, su fácil y segura identificación, su rápido manejo y el máximo aprovechamiento del espacio. En la custodia de los bienes a través del almacén, se deberá cumplir con lo siguiente: Los artículos de movimiento rápido deberán almacenarse en sitio en los que se puedan seleccionar y expedir al instante; los de movimiento lento pueden Colocarse en lugares más lejanos. Los artículos se deben almacenar conforme al grado de protección que requiera cada uno de ellos en particular. La temperatura, la humedad, los riesgos, la caducidad, el costo etc., constituyen factores que deben tenerse presente al asignárseles los lugares respectivos para su custodia. La disposición ordenada de los artículos deberá contemplarse como un elemento esencial para los fines de localización, protección y surtido. Para estibar los bienes voluminosos se deberá utilizar la máxima altura disponible en el almacén, tomando en cuenta la capacidad del piso y sobre todo la resistencia del empaque o envase que lo contenga. Los artículos pequeños deberán ser depositados en anaqueles o casilleros, los cuales deberán estar enumerados adecuadamente con el objeto de facilitar su localización. Para artículos sueltos es aconsejable utilizar accesorios como: gavetas, cajas, cestos, frascos etc., Colocados en el interior de los anaqueles. Se deberá tener un manejo delicado en aquellos grupos de artículos que requieren movilización y custodia especiales, en virtud de alguna de las siguientes características: baja temperatura, autocombustión, influencias corrosivas, peligro de envenenamiento (por aspiración o ingestión), descomposición y explosión.

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60 Deberán establecerse obligatoriamente medidas prácticas de mantenimiento con el objeto de asegurar la higiene y el aseo en todas las áreas del almacén; evitando la presencia de costales, cartones o cualquier envase en las áreas de depósito. En el caso en que el almacén custodie bienes que no sean de propiedad de la entidad, tales como confiscada, decomisada, embargada, depositados etc.; deberán ser colocados separadamente de los bienes propios. El registro deberá llevarse en forma igualmente separada.

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61 D.

PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN O DESPACHO DE LOS BIENES DE CONSUMO. 1. Unidad de distribución: Tomando como base los pedidos realizados por las diferentes Direcciones o Unidades Gestoras, prepara un calendario de entrega de bienes a las distintas unidades administrativas. Este calendario debe contener las fechas y hora en que se entregarán los bienes. Se elabora el Resumen de Despachos de Almacén y se remite al Departamento de Contabilidad. Para el caso de las compras no programadas (urgentes) se recibe el documento “Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario No.1)”, en original y dos (2) copias, con la información de los artículos solicitados. Se procede a despachar los artículos en existencias y se elabora el documento “Despacho de Almacén (Formulario No. 10). Se actualizan los tarjetarios representativos de los bienes inventariados en los diferentes anaqueles. Al cierre de cada día se deberá preparar en el documento “Resumen de Despacho de Almacén” (Formulario No. 11), las salidas de bienes del almacén, tomando como base la información contenida en los formularios No. 11. 2. Jefe de Almacén: Al recibir la documentación, firmará el informe y hará llegar el documento en original conjuntamente con las copias de las facturas al Departamento de Contabilidad para el registro. Se archivará copia del expediente como sustento de lo actuado.

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62 E.

TRÁMITE DEL CONTROL Y REGISTRO DE INVENTARIO PERPETUO. 1. Funcionario responsable del registro de bienes del almacén: El sistema de registro puede llevarse de forma manual (tarjetas) o en un sistema de informático (software). La unidad de Kárdex, debe abrir una tarjeta por cada bien que administre el almacén, en las que se anotarán la siguiente información: o o o o o o o o o o o o

Número de tarjeta. Nombre del artículo. Código del artículo. Descripción del artículo. Unidad de medida del artículo. Ubicación del artículo. Fecha de ingreso del artículo. Número de orden de compra del artículo. Número de factura que proviene el artículo en la orden de compra. Número de recepción del artículo. Cantidad de entrada de artículo. Saldo de artículos disponible.

Los documentos fuentes que se utilizarán para el registro serán: entradas “Recepción de Almacén”, y para las salidas “Despacho de Almacén”. Los registros en las tarjetas de inventario deberán mantenerse actualizados. Simultáneamente a los controles descritos anteriormente y con el propósito de conocer rápidamente la cantidad existente de un determinado artículo, se abrirá una “Tarjeta Marbete” (ver formulario No.12), que será colocada en el anaquel del artículo correspondiente. Este mecanismo facilitará detectar de manera ágil el movimiento de cada bien, facilitando la necesidad, en términos de existencias (máximos y mínimos), requeridos para mantener la cantidad adecuada de bienes en inventario. También, ayudará a la administración a trabajar de manera desahogada, ya que la cantidad de órdenes de compras, gestiones de cobros, cheques, recepciones y otros trámites subsecuentes de registros, autorizaciones y refrendos, se reduciría notablemente si mantenemos el control del inventario perpetuo.

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63 En la medida que el almacén detecte que se están agotando los artículos, según los niveles permitidos, debe generar la Requisición respectiva. De esta forma el inventario en el almacén se fortificará y tendrá la capacidad de dar respuesta, a las unidades administrativas, de manera expedita. Se debe generar mensualmente o según el periodo acordado por la administración, un informe, en donde refleje el movimiento por artículo que administra el almacén. Este informe debe balancear con los registros contables. Este método facilitará la toma del inventario físico y las auditorias operativas que se realicen por parte del Departamento de Auditoria Interna y la Contraloría General.

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64 F.

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS Este procedimiento de recepción es aplicado a cualquier tipo de servicio que se brinde al INAC, ejemplo: servicio de alimento preparado para consumo humano, mantenimiento y reparación, instalación, servicios comerciales (peaje, encomiendas, lavado de auto, lavandería, otro). También se dan servicios por alimentación (banquetes, festejos, brindis) y pasajes aéreos con sus respectivos cargos por manejo de documentos que realiza el Banco local autorizado. 1.

Departamento de Mantenimiento o Unidad Técnica respectiva(informática, mecánico, protocolo, arquitectura, otro) :

Concluido el proceso de contratación (orden de compra o contrato), se recibe copia de la misma, la cual será archivada temporalmente, como medida de control de los servicios que prestará el proveedor en la fecha acordada en la orden de compra. De ser necesario y dependiendo del servicio a prestar, esta Unidad debe coordinar con la Unidad Solicitante o Gestora, el momento o el día en que el proveedor brindará el servicio. De esta forma la Unidad Técnica tendrá todos los elementos de juicio para dar fe que el servicio fue dado a satisfacción. Nota: Cuando nos referimos a la Unidad Técnica, es aquella que cuenta, dentro de la Institución, con los conocimientos técnicos para dar fe o avalar el servicio prestado por el proveedor, ejemplo: taller de mecánica, unidad de informática, servicios generales, mantenimiento, protocolo u otra unidad que represente la actividad operativa de la institución. 2. Proveedor o Contratista Realiza su labor en los términos y condiciones establecidas en la orden de compra o contrato. Presenta al Departamento de Servicios Generales o la Unidad Técnica respectiva, el original de la orden de compra o contrato y original y copia de la factura comercial.

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65 3. Departamento de Mantenimiento o Unidad Técnica respectiva: Verifica el cumplimiento del servicio contratado en los términos y condiciones pactados en la contratación, completa y firma la “Acta de Aceptación de Servicios (Formulario No. 13) en original y dos copia. La orden de compra o contrato es el documento que acuerda la forma de entrega, fecha y pago del servicio solicitado. Si en ella se establece una entrega parcial del servicio, no es impedimento para que se elabore el Acta de Aceptación del Servicio por el avance alcanzado y acordado en el documento contractual. Esto permitirá que el Departamento de Contabilidad pueda registrar el devengado y la Administración mantener un control de sus cuentas por pagar de manera expedita, sin necesidad que el proveedor entregue la Gestión de Cobro. Además, el registro del Acta de Aceptación de Servicio, ayudará en el proceso de Cierre Presupuestario, ya que permitirá el traslado de esos compromisos al devengado y crear la Reserva de Caja en coordinación con el Ministerio de Economía y Finanzas. De esta forma evitaremos castigar el siguiente presupuesto con las denominadas vigencias expiradas. Como se trata de un Acta, debe llevar la firma de los participantes (responsable por parte de la unidad técnica, proveedor del servicio u otra persona involucrada). El formulario N°14 solamente contempla dos firmas; de existir otras que sean de interés para la institución, podrá anexarla(s). Sella:  El original y la copia de la factura comercial, presentadas por el proveedor. El sello debe decir que el servicio se recibió a satisfacción.  El original y copia de la orden de compra.  Original y copias del Acta de Aceptación de Servicios.  Retiene la copia de la factura comercial, copia de la orden de compra y original y copia del Acta de Aceptación de Servicios.

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66 Entrega al proveedor: 

Original de la factura comercial, debidamente sellada.



Original de la orden de compra, debidamente sellada.



Copia del Acta de Aceptación de Servicios, sellada.

Adjunta al Acta de Aceptación de Servicios, las copias de la Factura comercial y la orden de compra o contrato, al Acta de Aceptación de Servicios y remite expediente al Departamento de Contabilidad. Archiva copia del expediente. 4. Departamento de Contabilidad Recibe expediente y realiza el asiento contable respectivo (devengado). Imprime, firma y archiva el comprobante de diario, con su respectivo expediente. 5. Proveedor o Contratista Presenta su Gestión de Cobro en el Departamento de Tesorería, solicitar el pago por el servicio prestado.

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para

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67

V.

REGIMEN DE FORMULARIOS

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68 Formulario Nº 1

REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS Día____Mes__________año_____ Solicitud de Materiales Núm.:______ Unidad o Sección:____________________________________________ Renglón

Cantidad

Unidad

Código Artículo

Descripción

Importe Unitario Total

Observaciones: Preparado por: __________________________________Fecha:______________ Jefe inmediato:__________________________________ Fecha:______________

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69 Formulario Nº 2

INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA REQUISICIÓN PARA LA ADQUISICION DE MATERIALES Y SERVICIOS Unidad de Almacén Fecha: ____/____/____

No.__________

Partida Presupuestaria:_________________________________ Fondo Financiero:______________________________________ Precios de Referencia Renglón

Cantidad

Unidad

Descripción Unitario

Total

OBSERVACIONES: ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

Certifico que los materiales solicitados aquí son estrictamente Necesarios para llevar a cabo las funciones del Almacén Elaborado por

Fecha

Firma del Jefe de Presupuesto

Fecha

Firma del Jefe de Compras

Fecha

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Firma del Jefe de Almacén

Fecha

Director de Administración y Finanzas

Fecha

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70 Formulario Nº 3

INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA CUADRO DE ANÁLISIS DE COTIZACIONES SOLICITUD Nº________________ PANAMÁ, _______ DE ___________ DE ___________ PROVEEDOR RENGLON CANTIDAD

UNIDAD

DESCRIPCIÓN

MARCA

PROVEEDOR

PROVEEDOR

UNIDAD TOTAL UNIDAD TOTAL UNIDAD

OBSERVACIONES: ____________________________________________________________________________________________________ ___________________ SOLICITADO POR

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___________________________ REVISADO POR

___________________________ APROBADO POR

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TOTAL

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71 GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO:

Valor:_________________ Vencimiento:___________ Endoso:_______________ Vencimiento:___________

Día

Formulario No. 4

Mes

Año

REPÚBLICA DE PANAMÁ Requisición Nº________

INAC Señores:

ORDEN DE COMPRA

Sírvase entregar en _________________________________________________________________ (Indicar Lugar y Fecha) Pagada a través del _________________________________________________________________ Renglón Nº

Precios Cantidad

Descripción

Unitarios

Total

Subtotal ITBM Descuento Total ____________________ UNIDAD DE COMPRAS

_________________________ _____________________ DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR EJECUTIVO

CÓDIGO PRESUPUESTARIO

CÓDIGO FINANCIERO

IMPORTE

UNIDAD DE PRESUPUSTO________________________ TOTAL__________________________ CONTRALORÍA GENERAL FISCALIZACIÓN_____________________ REGISTRO _________________________

ALMACÉN RECIBIDO POR: _____________________________________ NOMBRE DEL ALMACENISTA

FECHA __________________

REVISADO POR: __________________________________ NOMBRE DEL JEFE DE ALMACÉN

FECHA __________________

PROVEEDOR: _______________________________________________________________________ FECHA RECIBIDO_________________________ FECHA DE VENCIMIENTO_____________________

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72 Formulario Nº 5

Cheque Nº__________ Panamá, _________________ de 20__

INAC

Páguese a la Orden de_________________________________________________________B/.__________________ _______________________________________________________________ BALBOAS O DOLARES (E.U.A.) BANCO NACIONAL DE PANAMÁ 01-CASA MATRIZ PANAMÁ, REP. DE PANAMÁ CTA. N0. ____________________________ INAC

______________________________ CONTRALORÍA

SEPARE ESTE COMPROBANTE ANTES DEDEPOSITAR EL CHEQUE Nº 0000 NOMBRE_______________________________________FECHA________________________DE 20__ DETALLE

CUENTA FINANCIERA

PARTIDA PRESUPUEASTARIA

DEBITO

CREDITO

________________________________________________ DIRECTOR DE FINANZAS

_____________________________________________ AUDITORÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

________________________________ DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

__________________________ DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD RECIBIDO POR: ________________________ CÉDULA:_______________________________

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________________________ DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

FECHA:________________________________

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73 Formulario N° 6

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74 Formulario N° 7

Forma N.8

REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA Institucion

AUTORIZACION DE VIATICOS, TRANSPORTE Y MOVILIZACIÓN Dia Direcion

mes

año

Departamento A favor de (funcionario beneficiario)

Area

Min.

Planilla

Cédula

Pos.

Misión: PerÍodo:

Del

al

VIÁTICOS Pago Completo Rata X dia

Fecha

Pagos Parciales Alm. Cena

Des.

Hosp.

Monto

Monto

$0.00 $0.00

Subtotales

$0.00

$0.00

$0.00 TRANSPORTE

AÉREO

MARÍTMO

TERRESTRE

Origen

Destino

De:

A:

De:

A:

De:

A:

De:

A:

De:

A:

Monto

$0.00

MOVILIZACION Origen

Destino

De:

A:

De:

A:

De:

A:

De:

A:

Total Transporte mas movilización: Para uso del Departamento de Presupuesto Códigos Presupuestarios Monto B/.

Total................ B/. Nombre del Beneficiario

Monto

$0.00 TOTAL.........

$0.00

$0.00

Prara uso de la Unidad Solicitante Preparado por: Firma del Jefe: Vo. Bo. Director:

Para uso del Departamento de Tesorería Nº de Cheque Monto Fecha

Firma

Revisado (Departamento de Tesorería)

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75 Formulario Nº 8

INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

RECEPCIÓN DE ALMACEN No. ______

ORDEN DE COMPRA No.: _________ PROVEEDOR: _________________________________ FACTURA No.:__________ Código Valor Cantidad

Unidad

del Artículo

Descripción Unitario

Total

Total B/. PARA USO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD AFECTACIÓN CONTABLE

Código

Nombre de la Cuenta

Debe

Haber

OBSERVACIONES_______________________________________________________ ___________________________________________________________ _____________________ Revisado por Fecha: ___/___/___

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_________________________ Recibido por Fecha: ___/___/___

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76

DÍA

MES

AÑO

Formulario Nº 9

INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA RESUMEN Nº 000

ALMACÉN

RESUMEN DE RECEPCIÓN DE ALMACÉN Recepción Nº

O/Compra

15-INVENTARIO Descripción

TOTAL 151

152

153

154

156

.

TOTALES Observaciones _____________________________________________________________________________________________________________________ Preparado por: ________________________

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Revisado por: _____________________________ JEFE DE ALMACEN

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77 Formulario N° 10

REPÚBLICA DE PANAMÁ INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA UNIDAD DE COMPRAS DESPACHO DE ALMACÉN Día

Mes

Año Núm.:

Unidad Solicitante:_____________________________ Solicitud Núm.::_________________ Cantidad

Unidad

Código

Valor

Descripción

Unitario

Total Observaciones:________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________ Recibido por

________________________________ Entregado por

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Total

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78

DÍA

MES

AÑO

Formulario Nº 11

INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA SALIDA Nº 000

ALMACÉN

RESUMEN DE DESPACHOS DE ALMACÉN Salida Nº

O/Compra

15-INVENTARIO Descripción

TOTAL 151

152

153

154

156

.

TOTALES Observaciones _____________________________________________________________________________________________________________________ Preparado por: ________________________

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Revisado por: _____________________________

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79 Formulario Nº 12

INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA ALMACEN TARJETA MARBETE

Código: ___________________________ Unidad: _________________________ Descripción: ________________________________________________________ Cantidad Máxima: __________________ Cantidad Mínima: _________________

Fecha

Referencia

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Entrada

Salida

Saldo

Firma

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80

Formulario Nº 13

INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA ACTA DE ACEPTACIÓN DE SERVICIOS Nº__________

Por la presente aceptamos a satisfacción el servicio_______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ __________________ En los términos y condiciones Nº________________________

establecidas

______________________ El Contratista

en

Orden

de

Compra

o

_____________________ Por la Institución (Técnico especialista)

Dado en la ciudad de Panamá a los______días del mes de _____de ______.

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Contrato

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81

VI.

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ANEXOS

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82 República de Panamá _______________________________ Institución Contrato por Servicios Especiales CONTRATO Nº__________ Entre los suscritos, a saber:___________________________________________,de nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal Nº_________________, en su condición de ( Ministro, Rector, Gerente, Director General, etc.) _____________________________________________________, en representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra ___________________________________, de nacionalidad _________________________, mayor de edad, portador/a de la cédula de Identidad Personal o Pasaporte Nº___________________, con domicilio en _________________________, (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), actuando en nombre propio, quien en adelante se denominará EL (LA) CONTRATISTA, se ha convenido en suscribir el presente Contrato de Servicios Especiales, cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº________ (indicar__________________________, de conformidad con las siguientes cláusulas: CLAUSULA PRIMERA: EL (LA) CONTRATISTA se obliga estrictamente a cumplir mediante el presente contrato, a prestar sus servicios profesionales como__________________________________________________________________ ________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ________________________________________________________. Queda entendido que todo el servicio prestado por EL (LA) CONTRATISTA será de beneficio absoluto de EL ESTADO. CLAUSULA SEGUNDA: El término de duración del presente contrato será de____________________________, contados a partir del________, de _________, 20__ al ______ de ________ del año ___. EL (LA) CONTRATISTA no se está sujeto a horario, subordinación jerárquica, deducciones legales, ni adquirirá derecho a ninguna prestación laboral, como consecuencia del presente contrato, toda vez que no es considerado servidor público y sólo presta sus servicios profesionales, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Presupuesto vigente y el Manual del Gasto Público. CLAÚSULA TERCERA: EL ESTADO se compromete a pagar a EL (LA) CONTRATISTA, la suma total de (_________________________) B/. __________, mediante pagos

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83 ____________________ de B/. ________, cuya erogación corresponde a ____________________________________( indicar las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año y monto respectivo). CLAÚSULA CUARTA: Se siente que del presente contrato no se derivarán relaciones obreros patronales y EL (LA) CONTRATISTA, se compromete a cancelar por su cuenta los impuestos que contempla la Legislación Fiscal de la República. CLAÚSULA QUINTA: (Informes) Durante la ejecución de los servicios, EL (LA) CONTRATISTA entregará a El ESTADO, cada __________________, un informe del progreso de su gestión, el cual contendrá:______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _________________________________________________ CLAÚSULA SEXTA: EL ESTADO se reserva el derecho de resolver este contrato, en cualquier tiempo sin causa justificada y sin pago de indemnización alguna, previo aviso de________________ días de antelación a EL (LA) CONTRATISTA. CLAÚSULA SÉPTIMA: Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato las contenidas en el Artículo 99 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006 que reglamenta la Contratación Pública, a saber: 1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas. 2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato conforme a las reglas del Código Civil si no se ha previsto que puede continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural. 3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrase éste en estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria de quiebra correspondiente. 4. La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo, que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural. 5. La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato. PARÁGRAFO: Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato. Y demás las que establezca la institución, las cuales detallamos a continuación: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _________________________________________________

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84 CLAÚSULA OCTAVA: EL (LA) CONTRATISTA se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos, ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir todos los gastos que esta establezca, sin ningún costo adicional para EL ESTADO. CLAÚSULA NOVENA: EL (LA) CONTRATISTA, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los derechos derivados del presente contrato. CLAÚSULA DÉCIMA: EL (LA) CONRATISTA se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al presente contrato, por un valor de (____________________) B/._________. (Código Fiscal, Art.967, Lib. IV. Título VIII, Cap. III). Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los__________ días del mes de ______________________ del año ______________. POR EL ESTADO (DE SER NECESARIO

EL (LA) CONTRATISTA

INDICAR LA INSTITUCIÓN)

___________________________

__________________________ Cédula de I. Personal Pasaporte Nº

REFRENDO Contraloría General de la República Texto Recomendado por la Contraloría General de la República

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o

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85 República de Panamá Institución CONTRATO Nº Contrato por Servicio de Consultoría Persona Jurídica Nacional Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal Nº , en su condición de (Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.) actuando en nombre y representación de EL ESTADO (o indicar el nombre de la Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales), por una parte y por la otra , de nacionalidad , mayor de edad, profesión , portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte Nº , domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien actúa en nombre y representación de , sociedad panameña, debidamente inscrita por las leyes panameñas a Ficha , Rollo , Imagen del Registro Público, Sección de , quien en adelante se llamará EL (LA) CONSULTOR/A, celebramos un Contrato de Consultoría, cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº. , (indicar) , de conformidad con las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: EL ESTADO, contrata los servicios de consultoría para: Para los fines de este Contrato, la palabra Servicios significa el conjunto de actividades que deberá desarrollar EL(LA) CONSULTORIA, para el cabal cumplimiento del Pliego de Cargos, el cual para todos los efectos se considera como parte integrante de este Contrato. CLÁUSULA SEGUNDA: (Obligaciones Generales de EL (LA) CONSULTOR/A) Además de las obligaciones enumeradas en el Pliego de Cargo y en el texto de este Contrato EL (LA) CONSULTOR/A, se compromete a: 1.

Desarrollar los servicios en su totalidad de acuerdo a lo establecido en el Pliego de Cargos, Términos de Referencia y en la Propuesta Formal y Técnica presentada.

2.

Ejecutar las funciones y responsabilidades inherentes a la materia de este Contrato, actuando conforme a las disposiciones emanadas de EL ESTADO.

3.

Cuando fuere el caso suministrará el/los profesional/es (idóneo/s), en la calidad y cantidad necesaria según aparecen en la Propuesta Formal y Técnica presentada y lo detallado en este Contrato, para llevar a cabo los servicios establecidos.

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86 Si por alguna razón debidamente justificada, EL (LA) CONSULTOR/A, tuviera que sustituir uno/s de los profesional/es, durante la ejecución de este Contrato debe manifestarlo por escrito a EL ESTADO, para su aprobación. El (LA) CONSULTOR/A se compromete a reemplazar al/los profesional/es de igual o mayor preparación académica e igual o mayor experiencia, mediante presentación de documento (currículo vitae), mientras dure la causa de la imposibilidad o por el resto de la duración de la prestación de los servicios. 4.

Cumplir con el cronograma (transcribir o anexo complementario).

de

trabajo

consignado

en

5.

(Obligaciones Adicionales de EL (LA) CONSULTOR/A necesaria para el cumplimiento de este contrato)

CLÁUSULA TERCERA: (Obligaciones Generales de EL ESTADO) Además de las obligaciones enumeradas a lo largo del texto del presente Contrato, EL ESTADO se compromete a: 1.

Emitir los permisos y autorizaciones necesarias para la realización de los servicios, tal como aparece establecido en el Pliego de Cargos y los Términos de Referencia, de este Contrato.

2.

Si lo estima conveniente, dispondrá del espacio físico apropiado en las Instalaciones involucradas en el servicio a desarrollar en , (lugar) para que el/los consultor/es puedan realizar los trabajos.

3.

Suplir las facilidades de apoyo para la ejecución de sus responsabilidades.

4.

Dispondrá de un mínimo de ( ) profesional/es, para darle seguimiento en las diferentes etapas a la administración del proyecto/obra/otros servicios.

5.

Debe extender una orden de proceder a EL (LA) CONSULTOR/A para iniciar los servicios. La fecha de esta orden será la fecha oficial, a partir de la cual se dará seguimiento al mismo.

6.

(Obligaciones adicionales que considera la Institución necesaria para el Cumplimiento de este Contrato) .

CLÁUSULA CUARTA: (Domicilio y Notificación de las partes) 1.

Cualquier solicitud o notificación requerida entre las partes debe constar por escrito, y será considerada como debidamente efectuada cuando sea enviada por memorando, nota, por correo, cable o fax a la Dirección específica de las partes, que a continuación se describen:

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87 EL ESTADO (Institución) Apartado Postal

EL (LA) CONSULTOR/A (Nombre) Apartado Postal

CLÁUSULA QUINTA: El ESTADO, pagará a EL (LA) CONSULTOR/A por los servicios objetos de este Contrato descritos en la Cláusula , la suma de ( ) B/. , lo que incluye honorarios y todos los gastos incurridos por razón de los servicios contratados, mediante pagos , con cargo a (indicar las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año/s y monto respectivo) Los pagos de este servicio por parte de EL ESTADO, se efectuarán en la siguiente forma: CLÁUSULA SEXTA: (Informes) Durante la ejecución de los servicios, EL (LA) CONSULTOR/A, entregará a EL ESTADO, los informes del progreso de su gestión, los cuales contendrán: . CLÁUSULA SÉPTIMA: (Término del contrato) El presente Contrato tendrá una duración de: de proceder.

, contados a partir de la orden

CLÁSULA OCTAVA: (Daños y Perjuicios en general) El (LA) CONSULTOR/A será responsable por los daños y perjuicios que ocasione a EL ESTADO, o a terceras personas con motivo de actos u omisiones en que incurra por culpa o negligencia y cualquier demanda será sometida a los Tribunales panameños.

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88 Por cada día calendario que EL (LA) CONSULTOR/A se demore en entregar a EL ESTADO, el informe final, deberá pagar multa que establezca la institución a razón de ( ) B/. . CLÁUSULA NOVENA: (Reclamaciones Contractuales) 1.

Cualquiera reclamación que surgiera con motivo de la interpretación o ejecución del presente Contrato será solucionada por acuerdo mutuo de las partes y si no procediera así, será dilucidada de conformidad con lo que al respecto dispongan las leyes panameñas vigentes en materia de arbitraje.

2.

Este contrato no podrá ser cedido en todo, ni parcialmente sin la previa aprobación de EL ESTADO, de acuerdo a lo establecido en el artículo 67 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006.

CLÁUSULA DÉCIMA: El ESTADO declara que EL (LA) CONSULTOR/A, ha presentado una Fianza de Cumplimiento por la suma de ( ) B/. , que representa el por ciento (%) del valor total de este contrato, para garantizar el fiel cumplimiento del objeto de este contrato más el término de para responder por vicios redhibitorios. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el Artículo 99 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a saber: 1.

El incumplimiento de las cláusulas pactadas.

2.

La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.

3.

La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria de quiebra correspondiente.

4.

La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo, que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.

5.

La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.

PARÁGRAFO:

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89 Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato. Y además las que establezca la Institución, las cuales detallamos a continuación: . CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: (Timbres Fiscales) EL (LA) CONSULTOR/A se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos, ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir todos los gastos que estas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: El (LA) CONSULTOR/A se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al presente contrato por un valor de ( ) B/. . (Código Fiscal, Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III) Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los días del mes de del año . POR EL ESTADO

POR EL (LA) CONSULTOR/A

(DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN)

______________________

_______________________ REPRESENTANTE LEGAL Cédula de Identidad Personal o Pasaporte

REFRENDO Contraloría General de la República

Texto Recomendado por la Contraloría General de la República de Panamá

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90 República de Panamá Institución Contrato por Servicio de Consultoría Persona Jurídica Extranjera CONTRATO Nº Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal Nº , en su condición de (Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.) actuando en nombre y representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra parte , de nacionalidad , mayor de edad, profesión , portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte , quien actúa en (nombre propio o nombre y representación de , sociedad , domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien actuando en nombre propio o en nombre y Representación de la Empresa , sociedad debidamente inscrita conforme a las leyes (país de origen), quien en adelante se llamará EL (LA) CONSULTOR/A, celebramos un Contrato de Consultoría, cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº (indicar) , de conformidad con las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: EL .

ESTADO,

contrata

los

servicios

de

consultoría

para:

Para los fines de este Contrato, la palabra Servicios significa el conjunto de actividades que deberá desarrollar EL(LA) CONSULTOR/A, para el cabal cumplimiento del Pliego de Cargos, el cual para todos los efectos se considera como parte integrante de este Contrato. CLÁUSULA SEGUNDA: (Obligaciones Generales de EL (LA) CONSULTOR/A Además de las obligaciones enumeradas en el Pliego de Cargo y en el Texto de este Contrato, EL (LA) CONSULTOR/A se compromete a: 1.

Desarrollar los servicios en su totalidad de acuerdo a lo establecido en el Pliego de Cargos, Términos de Referencia y en la Propuesta Formal y Técnica presentada.

2.

Ejecutar las funciones y responsabilidades inherentes a la materia de este Contrato, actuando conforme a las disposiciones emanadas de EL ESTADO.

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91 3.

Cuando fuere el caso suministrará el/los profesional/es (idóneo/s), en la calidad y cantidad necesaria según aparecen en la Propuesta Formal y Técnica presentada y lo detallado en este Contrato, para llevar a cabo los servicios establecidos. Si por alguna razón debidamente justificada, EL (LA) CONSULTOR/A, tuviera que sustituir uno/s de los profesional/es, durante la ejecución de este Contrato debe manifestarlo por escrito a EL ESTADO, para su aprobación. El (LA) CONSULTOR/A se compromete a reemplazar al/los profesional/es de igual o mayor preparación académica e igual o mayor experiencia, mediante presentación de documento (currículo vitae), mientras dure la causa de la imposibilidad o por el resto de la duración de la prestación de los servicios.

4.

Cumplir con el cronograma (transcribir o anexo complementario).

de

trabajo

consignado

en

5.

(Obligaciones adicionales de EL (LA) CONTRATISTA necesaria para el cumplimiento de este contrato)

CLÁUSULA TERCERA: (Obligaciones Generales de EL ESTADO) Además de las obligaciones enumeradas a lo largo del texto del presente Contrato, EL ESTADO se compromete a: 1.

Emitir los permisos y autorizaciones necesarias para la realización de los servicios, tal como aparece establecido en el Pliego de Cargos y los Términos de Referencia, de este Contrato.

2.

Si lo estima conveniente, dispondrá del espacio físico apropiado en las Instalaciones involucradas en el servicio a desarrollar en , (lugar) para que el/los consultor/es puedan realizar los trabajos.

3.

Suplir las facilidades de apoyo para la ejecución de sus responsabilidades.

4.

Dispondrá de un mínimo de darle seguimiento en las proyecto/obra/otros servicios.

( diferentes

etapas

a

) profesional/es, para la administración del

5.

Debe extender una orden de proceder a EL (LA) CONSULTOR/A para iniciar los servicios. La fecha de esta orden será la fecha oficial, a partir de la cual se dará seguimiento al mismo.

6.

(Obligaciones adicionales que considera la Institución necesaria para el Cumplimiento de este Contrato)

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92 CLÁUSULA CUARTA: (Domicilio y Notificación de las Partes) 1.

Cualquier solicitud o notificación requerida entre las partes debe constar por escrito, y será considerada como debidamente efectuada cuando sea enviada por memorando, nota, por correo o cable o fax a la dirección específica de las partes, que a continuación se describen: EL ESTADO (Institución) Apartado Postal

EL (LA) CONSULTOR/A

(Nombre) Apartado Postal

CLÁUSULA QUINTA: El ESTADO, pagará a EL (LA) CONSULTOR/A por los servicios objetos de este Contrato descritos en la Cláusula , la suma de ( ) B/. , lo que incluye honorarios y todos los gastos incurridos por razón de los servicios contratados, con cargo a (indicar las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año/s y monto respectivo). CLÁUSULA SEXTA: (Informes) Durante la ejecución de los servicios EL (LA) CONSULTOR/A, entregará a EL ESTADO, cada , un informe del progreso de su gestión, el cual contendrá: .

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93 CLÁUSULA SÉPTIMA: (Término del Contrato) El presente Contrato tendrá una duración de: de proceder.

, contados a partir de la orden

CLÁSULA OCTAVA: (Daños y Perjuicios en general) El (LA) CONSULTOR/A será responsable por los daños y perjuicios que Ocasione a EL ESTADO, o a terceras personas con motivo de actos u omisiones en que incurra por culpa o negligencia y cualquier demanda será sometida a los Tribunales panameños. Por cada día calendario que EL (LA) CONSULTOR/A se demore en entregar a EL ESTADO, el informe final, deberá pagar multa que establezca la institución a razón de ( ) B/. . CLÁUSULA NOVENA: (Reclamaciones Contractuales) 1.

Cualquiera reclamación que surgiera con motivo de la interpretación o ejecución del presente Contrato será solucionada por acuerdo mutuo de las partes y si no procediera así, será dilucidada de conformidad con lo que al respecto dispongan las leyes panameñas vigentes en materia de arbitraje.

2.

Este contrato no podrá ser cedido en todo, ni parcialmente sin la previa aprobación de EL ESTADO.

CLÁUSULA DÉCIMA: El ESTADO declara que EL (LA) CONSULTOR/A, ha presentado una Fianza de Cumplimiento por la suma de ( ) B/. , que representa el por ciento (%) del valor total de este contrato, para garantizar el fiel cumplimiento del objeto de este contrato más el término de (tiempo) para responder por vicios redhibitorios. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el Artículo 104 de la Ley 56 de 27 de diciembre de 1995, que reglamenta la contratación pública a saber: 1.

El incumplimiento de las cláusulas pactadas.

2.

La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.

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94 3.

La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria de quiebra correspondiente.

4.

La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo, que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.

5.

La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.

PARÁGRAFO: Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato. Y además las que establezcan la Institución, las cuales detallamos a continuación: ________________________________________________________________________ __________________________________________________________ CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: EL/LA CONSULTOR/A se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos, ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir todos los gastos que estas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: EL (LA) CONSULTOR/A, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los trabajos derivados del presente contrato.

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95 CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA: (Timbres Fiscales) El (LA) CONSULTOR/A adherirá a este documento timbres Fiscales por un valor de B/. ( . (Código Fiscal, Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III) Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de , a los días del mes de del año . POR EL ESTADO

POR EL (LA) CONSULTOR/A

(DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN

_______________________

_______________________ REPRESENTANTE LEGAL Cédula de Identidad Personal o Pasaporte

POR EL (LA) CONSULTOR/A

REFRENDO

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA Texto Recomendado por la Contraloría General de la República

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96 República de Panamá Institución Contrato por Servicio de Consultoría Persona Natural Panameña o Extranjera CONTRATO Nº Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal , en su condición de (Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.) actuando en nombre y representación de EL ESTADO (o indicar el nombre de la Institución en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra, , de nacionalidad , mayor de edad, profesión portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte Nº , actuando en nombre propio, domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien en adelante se llamará EL (LA) CONSULTOR/A, celebramos un Contrato de Consultoría, cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº. (indicar) , de conformidad con las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: EL .

ESTADO,

contrata

los

servicios

de

consultoría

para:

Para los fines de este Contrato, la palabra Servicios significa el conjunto de actividades que deberá desarrollar EL (LA) CONSULTOR/A, para el cabal cumplimiento del Pliego de Cargos, el cual para todos los efectos se considera como parte integrante de este Contrato. CLÁUSULA SEGUNDA: (Obligaciones Generales de EL (LA) CONSULTOR/A) Además de las obligaciones enumeradas en el texto de este Contrato EL (LA) CONSULTOR/A, se compromete a: 1.

Desarrollar los servicios en su totalidad de acuerdo a lo establecido en el Pliego de Cargos, en los Términos de Referencia y en la Propuesta Formal y Técnica presentada.

2.

Ejecutar las funciones y responsabilidades inherentes a la materia de este Contrato, actuando conforme a las disposiciones emanadas de EL ESTADO.

3.

Cuando fuere el caso suministrará profesional/es (idóneo/s), en la calidad y cantidad necesaria según aparecen en la Propuesta Formal y Técnica presentada por EL (LA) CONSULTOR/A, y lo detallado en este Contrato, para llevar a cabo los servicios establecidos.

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97 Si por alguna razón debidamente justificada, EL (LA) CONSULTOR/A, tuviera que sustituir uno/s de los profesional/es, durante la ejecución de este Contrato debe manifestarlo por escrito a EL ESTADO para su aprobación. EL (LA) CONSULTOR/A se compromete a reemplazar al/los profesional/es de igual o mayor preparación académica e igual o mayor experiencia, mediante presentación de documento (currículo vitae), mientras dure la causa de la imposibilidad o por el resto de la duración de la prestación de los servicios si ello fuera necesario previa la aprobación escrita de EL ESTADO. 4.

Cumplir con el cronograma (transcribir o anexo complementario).

de

trabajo

consignado

5.

(Obligaciones Adicionales de el (LA) CONSULTOR/A necesaria para el cumplimiento de este Contrato) .

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en

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98 CLÁUSULA TERCERA: (Obligaciones Generales de EL ESTADO) Además de las obligaciones enumeradas a lo largo del texto del presente Contrato EL ESTADO, se compromete a: 1.

Emitir los permisos y autorizaciones necesarias para la realización de los servicios, tal como aparece establecido en los Términos de Referencia, de este Contrato.

2.

Si lo estima conveniente, dispondrá del espacio físico apropiado en las Instalaciones involucradas en el servicio a desarrollar en (lugar), para que el/los consultor/es puedan realizar los trabajos.

3.

Suplir las facilidades de apoyo para la ejecución de sus responsabilidades.

4.

Dispondrá de un mínimo de , profesional/es, para darle seguimiento en las diferentes etapas a la administración de los proyecto/obra/otros servicios.

5.

Debe extender una orden de proceder a EL (LA) CONSULTOR/A para los inicios de los servicios, la fecha de esta orden será la fecha oficial, a partir de la cual se dará seguimiento al mismo.

6.

(Obligaciones adicionales que considera la Institución necesaria para el Cumplimiento de este Contrato)

CLÁUSULA CUARTA: (Domicilio y Notificación de las Partes) 1.

Cualquier solicitud o notificación requerida entre las partes debe constar por escrito, y será considerada como debidamente efectuada cuando sea enviada por memorando, nota, por correo, cable o fax a la dirección específica de las partes, que a continuación se describen: EL ESTADO (Institución) Apartado Postal

EL (LA) CONSULTOR/A (Nombre) Apartado Postal

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99 CLÁUSULA QUINTA: El ESTADO, pagará a EL (LA) CONSULTOR/A por los servicios objeto de este Contrato descritos en la Cláusula , la suma de ( ) B/. , lo que incluye honorarios y todos los gastos incurridos por razón de los servicios contratados, con cargo a (indicar las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año/s y monto respectivo). Los pagos de este servicio por parte de EL ESTADO, se efectuarán en la siguiente forma: ________________________________________________________________________ __________________________________________________________ CLÁUSULA SEXTA: (Informes) Durante la ejecución de los servicios, EL (LA) CONSULTOR/A entregará a EL ESTADO cada , un informe del progreso de su gestión, el cual contendrá lo siguiente: ________________________________________________________________________ __________________________________________________________ CLÁUSULA SÉPTIMA:

(TERMINO DEL CONTRATO)

El presente Contrato tendrá una duración de: de proceder. CLÁUSULA OCTAVA:

, contados a partir de la orden

(DAÑOS Y PERJUICIOS EN GENERAL)

El (LA) CONSULTOR/A será responsable por los daños y perjuicios que Ocasione a EL ESTADO o a terceras personas con motivo de actos u omisiones en que incurra por culpa o negligencia y cualquier demanda será sometida a los Tribunales panameños. Por cada día calendario que EL (LA) CONSULTOR/A se demore en entregar a EL ESTADO el informe final, deberá pagar multa que establezca la institución a razón de: ( ) B/. . CLÁUSULA NOVENA: (Reclamaciones Contractuales) 1.

Cualquiera reclamación que surgiera con motivo de la interpretación o ejecución del presente Contrato será solucionada por acuerdo mutuo de las partes y si no procediera así, será dilucidada de conformidad con lo que al respecto dispongan las leyes panameñas vigentes en materia de arbitraje.

2.

Este contrato no podrá ser cedido en todo, ni parcialmente sin la previa aprobación de EL ESTADO.

CLÁUSULA DÉCIMA: El ESTADO declara que EL (LA) CONSULTOR/A, ha presentado una Fianza de Cumplimiento por la suma de ( ) B/. , que representa el

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100 por ciento (%) del valor total de este contrato para garantizar el fiel cumplimiento del objeto de este contrato más el término de (tiempo) para responder por vicios redhibitorios. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el Artículo 99 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a saber: 1.

El incumplimiento de las cláusulas pactadas.

2.

La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.

3.

La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria de quiebra correspondiente.

4.

La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo, que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.

5.

La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.

PARÁGRAFO: Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato. Y además las que establezca la Institución, las cuales detallamos a continuación: ________________________________________________________________________ __________________________________________________________ CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: EL (LA) CONSULTOR/A, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los trabajos derivados del presente contrato.

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101 CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: (Timbres Fiscales) El (LA) CONSULTOR/A se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al presente contrato, por un valor de ( B/. . (Código Fiscal, Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III) Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los ______ días, del mes de __________________ del año _______. POR EL ESTADO

POR EL (LA) CONSULTOR/A

(DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN)

_______________________

__________________________ Nombre Cédula de Identidad Personal o Pasaporte REFRENDO

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102 REPÚBLICA DE PANAMÁ ____________________ INSTITUCIÓN Contrato de Suministro CONTRATO Nº______ Entre los suscritos a saber: , de nacionalidad panameña, mayor de edad, con Cédula de Identidad Personal Nº , actuando en su condición de (Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.) , actuando en nombre y representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra , nacionalidad , mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte Nº , con domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien actúa en (nombre propio o en nombre y representación) de , debidamente inscrito en el Registro Público, a Ficha , Rollo , Imagen , de la Sección de , que en adelante se denominará EL (LA) CONTRATISTA, hemos convenido en celebrar un Contrato de Suministro, cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº , (indicar) de conformidad con las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: EL (LA) CONTRATISTA se compromete a suministrar, transportar, entregar y descargar en el Almacén de , los siguientes bienes (bien mueble - especifique generalidades del mismo), a favor de EL ESTADO, con las características y eficiencias señaladas en: CLÁUSULA SEGUNDA: El orden de precedencia de los documentos del Contrato, en caso de contradicciones o discrepancias, entre ellos, es el siguiente: 1.

Este contrato.

2.

Las Especificaciones establecidas en el Pliego de Cargo (Referirse al Acto Público).

3.

La Oferta presentada por EL (LA) CONTRATISTA junto con las cartas y documentos que complementan el alcance de (Referirse al Acto Público).

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.

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103 CLAÚSULA TERCERA: EL (LA) CONTRATISTA se obliga formalmente a iniciar y concluir el suministro a que se refiere este contrato dentro de los días calendarios siguientes, contados a partir de la fecha de la orden de proceder. CLÁUSULA CUARTA: EL (LA) CONTRATISTA cancelará (describir el bien objeto de este contrato).

los

impuestos

correspondientes

al

CLÁUSULA QUINTA: EL ESTADO se reserva el derecho de ordenar pruebas o exámenes adicionales a los especificados, de los materiales y/o equipos que haya de suministrar EL (LA) CONTRATISTA, en cualquier tiempo y lugar. Los gastos y las pruebas e inspecciones serán a cargo de EL ESTADO, pero si los materiales y/o equipos resultan de calidad inferior a la exigida en las especificaciones, ello será motivo para que EL ESTADO rechace los mismos y exija el reemplazo de estos, sin que incurra por ello en gastos o responsabilidad alguna. CLÁUSULA SEXTA: EL (LA) CONTRATISTA garantiza los materiales y/o equipos suministrados por el período de un (1) año adicional, contado a partir de la Aceptación Final por parte de EL ESTADO. EL (LA) CONTRATISTA se obliga para con EL ESTADO a reemplazar con materiales y/o equipos nuevos, aquellos que resulten deficientes o defectuosos y a someterlos a las pruebas de aceptación por parte de EL ESTADO. En este caso, todos los gastos en que se incurra serán por cuenta de EL (LA) CONTRATISTA. CLÁUSULA SÉPTIMA: EL ESTADO se compromete a pagar a EL (LA) CONTRATISTA, la suma total de ( ) B/. , mediante pagos de ( )B/. , cuya erogación corresponde a (indicar las partidas presupuestarias y/o cuenta bancaria, año/s y monto respectivo). Los pagos a EL (LA) CONTRATISTA se harán de la siguiente manera: CLÁUSULA OCTAVA: EL (LA) CONTRATISTA conviene en pagar a EL ESTADO, en concepto de multa por incumplimiento, el monto tasado entre el uno por ciento (1%) y el cuatro (4%) dividido entre 30 (treinta) por cada día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada de entregar o ejecutar por el contratista. El valor total de la multa no será en ningún caso

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104 superior al diez por ciento (10%) del valor del contrato y deberá ingresar al Tesoro Nacional. El incumplimiento está dado en función de las solicitudes de prorrogas que se presenten después de la fecha de vencimiento del plazo para la entrega del suministro o servicio o para la ejecución de la obra. CLÁUSULA NOVENA: EL (LA) CONTRATISTA, deberá someter a consideración de EL ESTADO el (los) subcontratista(s) que vaya a utilizar en la ejecución de suministro, si éste fuese el caso, los cuales tienen que ser previamente autorizados por EL ESTADO. CLÁUSULA DÉCIMA: EL (LA) CONTRATISTA exonera y libera expresa y totalmente a EL ESTADO respecto a terceros, de toda responsabilidad, civil, laboral, Fiscal o de cualquier naturaleza que pudiese surgir con motivo de la ejecución del presente Contrato. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: EL (LA) CONTRATISTA asegurará contra todo riesgo los materiales y/o equipos durante el transporte marítimo, aéreo y/o terrestre hasta su descarga en el lugar de entrega, por una suma no menor del cien por ciento (100%) del valor total de la entrega. Estas pólizas de seguro deberán ser suscritas a favor de EL (LA) CONTRATISTA y copia de estas entregadas a EL ESTADO. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el Artículo 99 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a saber: 1.

El incumplimiento de las cláusulas pactadas.

2.

La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.

3.

La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria de quiebra correspondiente.

4.

La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo, que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.

5.

La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las sociedades que integran un consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.

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105 PARÁGRAFO: Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato. Y además las siguientes que establezca la Institución, las cuales detallamos a continuación: ________________________________________________________________________ __________________________________________________________ CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: EL (LA) CONTRATISTA conviene en que los materiales y/o equipos tendrán las características técnicas indicadas en la lista de materiales y precios y documentos complementarios de (Referirse al Acto Público), el cual forma parte de este Contrato. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA: La cesión de los derechos que emanan de este Contrato se ajustará a las normas específicamente contenidas en el Artículo 67 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA: EL ESTADO declara que EL (LA) CONTRATISTA, ha presentado una Fianza de Cumplimiento por la suma de ( )B/. , que representa el % (por ciento), para garantizar el fiel cumplimiento del objeto de este contrato más el término (tiempo), para responder por vicios redhibitorios. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA: EL (LA) CONTRATISTA se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos, ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir todos los gastos que estas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA: EL (LA) CONTRATISTA, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los derechos derivados del presente contrato.

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106 CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA: EL (LA) CONTRATISTA se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al presente Contrato. (Código Fiscal, Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III) Para constancia de lo conveniente se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los días, del mes de del año .

POR EL ESTADO (DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN)

POR EL (LA) CONTRATISTA

Nombre Cédula de Identidad Personal o Pasaporte REFRENDO

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Texto Recomendado por la Contraloría General de la República

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