Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

Aprobado mediante: Resolución Ministerial N° 220 de 09 de junio de 2014

INTRODUCCIÓN GENERALIDADES El Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABS), es el conjunto de normas de carácter jurídico, técnico y administrativo que regula la contratación de bienes y servicios, el manejo y disposición de bienes de las entidades públicas, en forma interrelacionada con los sistemas establecidos en la Ley 1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales Está compuesto por los siguientes subsistemas: a) Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios b) Subsistema de Manejo de Bienes c) Subsistema de Disposición de Bienes Las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NBSABS), los instrumentos elaborados por el Órgano Rector y los reglamentos, manuales e instrumentos internos elaborados y aprobados por el Ministerio de Medio Ambiente y Agua, son de uso y aplicación obligatoria, bajo la responsabilidad del Ministro (a) y de los servidores públicos responsables de los procesos de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios en la entidad. Baja de Bienes.La baja de bienes consiste en la exclusión de un bien en forma física y de los registros contables de la entidad; no es una modalidad de disposición (Art. 234 del D.S. 0181 “Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios”. Los procedimientos para la Baja de Bienes del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, se encuentran establecidos en el Reglamento Específico del Sistema, aprobado mediante Resolución Ministerial.

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SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS INSUMOS

PROCESO

RESPONSABLES

INICIO

NBSABS (D.S. 0181) RE-SABS Manual de Proc. y Proced. SABS

Elaboración del Programa Anual de Contrataciones (PAC)

Unidad Administrativa Financiera en coordinación con las Unidades Solicitantes

Nombrar al Responsable de Contrataciones Menores y de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA)

Ministro (a) de Medio Ambiente y Agua (MAE) mediante Resolución Ministerial

Nombrar al Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública (RPC)

Ministro (a) de Medio Ambiente y Agua (MAE) mediante Resolución Ministerial

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR Contrataciones hasta Bs50.000.- No requiere Cotizaciones ni Propuestas

-

Unidad Solicitante RPA Jefe Unidad Administrativa (JUA) Responsable de Contrataciones (RPC) Responsable de Recepción (RDR) Enc. Almacen A. Fijos o Serv. Generales

MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO (ANPE) Contrataciones Mayores a Bs50.000.hasta Bs1.000.000.-

-

Unidad Solicitante RPA JUA RDC Com. de Calificación o Resp. Evaluación Comisión de Recepción o RDR Enc. Almacen, A.Fijos o Serv. Generales

-

Unidad Solicitante RPC JUA RDC Comisión de Calificación Dirección General de Asuntos Jurídicos Comisión de Recepción Enc. Almacen, A.Fijos o Serv. Generales

Contratación por Cotizaciones Bienes, Obras y Servicios Generales

Contratación por Requerimiento de Propuestas Servicios de Consultoría

MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA Contratación de Bienes y Servicios Mayor a Bs1.000.000 adelante

Convocatoria Pública Nacional Mayores a Bs1.000.000.- Hasta Bs70.000.000.-

Convocatoria Pública Internacional Mayores a Bs70.000.00

2

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SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS INSUMOS

PROCESO

RESPONSABLES

1

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

Ministro (a) de Medio Ambiente y Agua mediante Resolución Ministerial que autoriza la Contratación por Excepción

El proceso de Contratación por Excepción será realizado conforme lo dicte la Resolución Ministerial de Autorización

NBSABS (D.S. 0181) RE-SABS Manual de Proc. y Proced. SABS

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS

Ministro (a) de Medio Ambiente y Agua mediante Resolución Ministerial

El proceso será realizado conforme dicte la Resolución de Declaratoria de Desastre y/o Emergencia

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

RPA o el RPC de acuerdo con el monto de la contratación

Única y exclusivamente por las causales establecidas en el Artículo 72 de las NBSABS

FIN

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SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES INSUMOS

PROCESO

RESPONSABLES

INICIO

MANEJO DE BIENES NBSABS (D.S. 0181) RE-SABS Manual de Proc. y Proced. SABS

- Dir. Gnl de Asuntos Administrativos es el principal responsable ante la MAE. - Enc. de Almacenes y Activos Fijos son responsables ante el DGAA - Todos los servidores públicos de todos los bienes asignados para sus funciones

Conjunto interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos que regulan el manejo de bienes del MMAyA y los que están bajo su cuidado o custodia

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

Encargado (a) de Almacenes

Función que comprende actividades y procedimientos de ingreso, registro, almacenamiento, distribución, salvaguarda y control de los bienes de consumo

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Encargado (a) de Activos Fijos

Administración de Activos Fijos Muebles Función que comprende actividades y procedimientos de ingreso, asignación, mantenimiento, salvaguarda, registro y control de los bienes de uso del MMAyA

Administración de Activos Fijos Inmuebles Función que comprende actividades y procedimientos relativos al uso, registro, control, conservación y salvaguarda de edificaciones, instalaciones y terrenos

MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE LOS SERVICIOS DE CONSULTORÍA, SOFTWARE Y OTROS

Encargado (a) de Activos Fijos

FIN

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SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES INSUMOS

PROCESO

RESPONSABLES

INICIO

DISPOSICIÓN DE BIENES

NBSABS (D.S. 0181) RE-SABS Manual de Proc. y Proced. SABS

- Ministro (a) de Medio Ambiente y Agua - Dir. General de Asuntos Administrativos - Dir. General de Asuntos Jurídicos. - Consultores individuales o empresas privadas contratadas para análisis de factibilidad y/o avalúos.

Conjunto interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos sobre el destino de los bienes de uso de propiedad del MMAyA, cuando estos no son ni serán utilizados

DISPOSICIÓN TEMPORAL DE BIENES

Arrendamiento o Alquiler Conceder el uso y goce temporal de un bien o bienes a una persona natural o jurídica a cambio de una contraprestación económica Préstamo de Uso o Comodato Conceder el derecho de uso de un bien o bienes en forma gratuita a otra entidad pública con términos y plazos establecidos.

DISPOSICIÓN DEFINITIVA DE BIENES

Enajenación a Título Gratuito Es la cesión definitiva del derecho propietario de un bien, sin recibir a cambio una contraprestación económica Enajenación a Título Oneroso Es la transferencia definitiva del derecho propietario de un bien de uso del MMAyA a cambio de una contraprestación económica

Permuta Disposición definitiva, mediante la cual dos entidades públicas se transfieren recíprocamente el derecho propietario de bienes de mutuo interés

FIN

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a)

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

El Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios es el conjunto interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos, que regulan el proceso de contratación de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría Se establece las siguientes modalidades y cuantías de contratación: Modalidad

Cuantía De Bs1.- (UN 00/100 BOLIVIANO) Contratación Menor hasta Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS) Mayor a Bs50.000.-(CINCUENTA MIL Apoyo Nacional a la Producción y 00/100 BOLIVIANOS) Empleo (ANPE) hastaBs1.000.000.(UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS) Mayor a Bs1.000.000.- (UN MILLÓN Licitación Pública 00/100 BOLIVIANOS) adelante Contratación por Excepción

Sin límite de monto

Contratación por Emergencia

Sin límite de monto

Contratación Servicios

Directa

de

Bienes

y

Sin límite de monto

Todos los plazos establecidos en los presentes consideran como días hábiles administrativos.

procedimientos

se

Contratación de bienes y servicios por montos mayores a Bs20.000.(VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) se solicitará el certificado RUPE (Registro Único de Proveedores del Estado). Artículo 5 numeral III del D.S. 1497 de 20 de febrero de 2013.

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MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR Esta modalidad para la contratación de bienes y servicios, se aplicará cuando el monto sea igual o menor a Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS). El responsable de ejecutar las contrataciones menores es el RPA, según el RESABS es el (la) Jefe de la Unidad Administrativa. Las condiciones para la Contratación Menor, deberá considerar los siguientes aspectos (Art. 54 NBSABS): a) No requiere cotizaciones ni propuestas. b) No se sujetarán a plazos. c) Los bienes y servicios contratados deben reunir condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos. d) Deben efectuarse considerando criterios de economía para la obtención de los mejores precios del mercado. e) Deben efectuarse a través de acciones inmediatas, ágiles y oportunas. Para la contratación de bienes y servicios en esta modalidad, la unidad organizacional de Contrataciones debe contar con un banco de datos de profesionales, técnicos y especialistas (consultores individuales de línea) y un listado de precios y proveedores actualizado. No requiere Documento Base de Contratación.

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN MENOR

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar contrataciones menores de Bienes o Servicios Generales, hasta Bs50.000.(Cincuenta Mil 00/100 Bolivianos).

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

Dirección General de Asuntos Administrativos (DGAA) – Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA)

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Realizar su requerimiento mediante nota con especificaciones técnicas o términos de referencia claros y detallados del bien o servicio requerido, certificación POA y su precio referencial.

Solicitar los bienes o servicios requeridos para el logro de los objetivos programados.

- Nota de solicitud. - POA. - Términos de Referencia especificaciones técnicas.

2.

Derivar la documentación al Jefe de la Unidad Financiera (JUF).

Derivar la documentación para Inicio de la contratación.

- Todo lo anterior.

3.

Verifica la certificación POA, emite la certificación presupuestaria y remite la documentación al RPA.

Emitir certificación presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior. - Certificación Presupuestaria.

4.

Verifica si el requerimiento cumple los requisitos y mediante proveído autoriza el inicio del proceso de contratación al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y autorizar el inicio del proceso de contratación.

- Todo lo anterior.

RPA

5.

Asigna el proceso de contratación a un profesional o técnico del área de contrataciones para su ejecución.

Asignar el proceso de contratación para la ejecución.

- Todo lo anterior.

Responsable de Contrataciones – RDC

Unidad Solicitante o

DGAA

1 día

JUF

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

6.

Verifica la inscripción en el PAC y solicita la proforma del bien o servicio requerido, para lo cual deberá consultar el listado de precios y proveedores, a objeto de conseguir el precio más conveniente para la institución, en caso de consultorías somete la propuesta a evaluación del Responsable de Evaluación y deriva la documentación al RPA con el V°B° del RDC.

Solicitar la proforma del bien o servicio, para conseguir el precio más conveniente.

- Todo lo anterior. - Proforma o cotización. - PAC.

Profesional o Técnico de Contrataciones – PTC

7.

Formaliza la adjudicación, Orden de Compra y/o contrato, según corresponda y deriva al PTC.

Formalizar la adjudicación.

- Todo lo anterior. - Nota de Adjudicación. - Orden de Compra. - Cuadro Comparativo (Cuando se requiera).

RPA

8.

Notifica al proveedor, procede a adquirir el bien o servicio, revisa la documentación y la remite al Responsable de Recepción (RDR), encargado (a) de Almacenes, Activos Fijos o Servicios Generales, según corresponda.

Notificar al proveedor adjudicado para la entrega de bienes y/o servicios.

- Carpeta con la documentación anterior ordenada cronológicamente. - Notificación al proveedor.

9.

Realiza la recepción, verifica si se ajusta a los requerimientos exigidos y luego se emite el Acta de Recepción o Formulario de Ingreso de Activos Fijos y Almacenes, saca copia de la documentación para su control y remite la documentación original al RPA.

Realizar la recepción y verificación de los bienes o servicios.

- Carpeta con la documentación anterior. - Acta de recepción o conformidad.

RDR – Encargado (a) de Activos Fijos, Almacenes o Servicios Generales

10.

Remite al JUF el proceso (ordenado y foliado por el profesional o técnico de contrataciones responsable), para su registro, cancelación y archivo contable mediante la unidad de Contabilidad.

Remitir para el registro, cancelación y archivo contable.

- Carpeta de documentación.

RPA

1 día

Responsable

PTC

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MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentación

Verifica la certificación POA y emite la certificación presupuestaria

Verifica el cumplimiento de los requisitos

RDC

Profesional o Técnico de Contrataciones

Asigna el proceso de contratación para su ejecución

Solicitar la proforma del bien o servicio

RDR

Encargado (a) de almacenes, activos fijos o servicios generales

INICIO

Realiza su requerimiento mediante nota del bien o servicio solicitado

Autoriza el inicio del proceso

No

Si

No Formaliza la adjudicación de orden de compra y/o contrato

Si

Elegir del listado de precios y proveedores

Notifica al proveedor y revisa la documentación

Registra, cancela y archivo del proceso

Realiza la recepción y verifica si se ajusta a los requerimientos exigidos

Emite el acta de recepción o formulario de ingreso

Remite el proceso ordenado y foliado

FIN

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MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO (ANPE) Modalidad para la contratación de bienes y servicios que permite la libre participación de un número indeterminado de proponentes, apoyando la producción y empleo a nivel nacional. Se aplicará cuando el monto sea mayor a Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs1.000.000.- (UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS). La contratación para la modalidad ANPE, se realizará mediante solicitud de cotizaciones o propuestas, publicando el Documento Base de Contratación (DBC) en el SICOES y la Convocatoria, en la Mesa de Partes. Se procederá a la evaluación aun cuando se hubiese recibido una sola cotización o propuesta. Para la presentación de cotizaciones o propuestas, se establecen los siguientes plazos obligatorios: a) Para contrataciones mayores a Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs200.000.- (DOSCIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS) mínimo cuatro (4) días. b) Para contrataciones mayores a Bs200.000.- (DOSCIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs1.000.000.- (UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS) mínimo ocho (8) días. Los plazos de otras actividades del proceso de contratación deberán ser establecidos por el Ministerio de Medio Ambiente y Agua, en el cronograma de plazos que formará parte del Documento Base de Contratación (DBC).

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

CONTRATACIÓN MODALIDAD APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO

Realiza el requerimiento de cotizaciones o propuestas para contrataciones de Bienes y Servicios mayores a Bs50.000.(Cincuenta mil 00/100 Bolivianos) y Bs1.000.000.(Un millón 00/100 Bolivianos).

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y/OSERVICIOS

Dirección General de Asuntos Administrativos RPA

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Realiza su requerimiento dirigido al DGAA, con la justificación correspondiente, certificación POA, especificaciones técnicas en detalle o términos de referencia, precio referencial estimado y solicitud de Certificación Presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los bienes o servicios.

- Nota de solicitud. - POA. - Términos de Referencia o especificaciones técnicas.

1 día

Unidad Solicitante

2.

Deriva la documentación al JUF.

Derivar la documentación para Inicio de la contratación.

- Todo lo anterior.

1 día

DGAA

3.

Verifica la Certificación POA, emite la certificación presupuestaria y deriva documentación.

Emitir certificación presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 día

JUF

4.

Verifica la documentación y autoriza el inicio del proceso de contratación y remite mediante hoja de ruta al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y autorizar el inicio del proceso de contratación.

- Todo lo anterior. - Presupuesto aprobado.

1 día

RPA

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Nº

Tareas

Metas

5.

Asigna el proceso de contratación a un profesional o técnico del área de contrataciones, para su ejecución.

Asignar el contratación ejecución.

de la

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

6.

Verifica la inscripción en el PAC y elabora el DBC de acuerdo con el modelo aprobado del Órgano Rector, el cronograma de plazos considerando los Artículos 57 y 58 de las NBSABS y lo remite al RPA para su aprobación.

Elaborar el DBC según el objeto de contratación.

- Todo lo anterior. - PAC.

2 días

PTC

7.

Aprueba el DBC y autoriza el inicio del proceso de contratación mediante Comunicación Interna, y remite la documentación al PTC.

Aprobar el DBC.

- Todo lo anterior. - DBC (elaborado).

8.

Publica la convocatoria en la Mesa de Partes y el DBC en el SICOES. Prepara los documentos para el proceso de recepción de cotizaciones o propuestas, de acuerdo a los plazos y horarios establecidos en el cronograma de plazos del DBC.

Cumplir con el RESABS.

- Todo lo anterior. - Comunicación Interna.

9.

Designa la Comisión de Calificación.

Designar a la comisión de calificación.

- Todo lo anterior. - Publicación de la convocatoria en el SICOES y en la Mesa de Partes.

10.

Una vez recibidas las cotizaciones o propuestas, las remite a la Comisión de Calificación.

Remitir a la Comisión de Calificación las cotizaciones.

- Todo lo anterior. - Nombramiento de la Comisión de Calificación.

proceso para

Insumos

Tiempo

Responsable

RPA

En los plazos y horarios establecidos en el cronograma de plazos del DBC

PTC

RPA

PTC

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

11.

Realizará la apertura pública y la lectura de precios ofertados, a continuación en sesión reservada procederá al análisis y evaluación. Se procederá a la evaluación, aun cuando se hubiese recibido una sola cotización o propuesta, y emite el Informe de Calificación y Recomendación al RPA.

Realizar la apertura pública, análisis y evaluación de las ofertas.

- Todo lo anterior. - Libro de registro. - Sobres de cotizaciones.

12.

Revisa el informe de la Comisión de procede a adjudicar o declarar contratación de bienes o servicios. mayores a Bs200.000.- mediante Administrativa de Adjudicación o Desierta.

Calificación, desierta la En montos Resolución Declaratoria

Revisa el informe y la recomendación de calificación y adjudicar a la mejor oferta.

- Todo lo anterior. - Informe recomendaciones.

13.

Revisa la documentación y notifica al proponente adjudicado. Remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ), para la elaboración del contrato cuando el plazo de entrega sea mayor a los 15 días.

Se notifica al adjudicado y en caso de contrato se solicita la documentación.

- Todo lo anterior. - Resolución Administrativa de adjudicación.

14.

Revisa documentos y garantías establecidas en el DBC, elabora contrato, lo hace suscribir y lo remite al RPA.

Revisar documentos suscribir contrato.

- Todo lo anterior. - Notificación realizada.

DGAJ

15.

Designa a la Comisión de Recepción (CDR) y remite la documentación.

Nombrar a la comisión de recepción o responsable de recepción.

- Todo lo anterior. - Contrato o informe.

RPA

y

Tiempo

Responsable Comisión Calificación

de

RPA de

En los plazos Establecidos en el DBC

PTC

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

16.

Realiza la recepción, verifica si se ajusta a los requerimientos exigidos, elabora acta de recepción y certificado de conformidad. Remite los documentos a Activos Fijos, Almacenes o Servicios Generales.

Verificar el bien o servicio y realizar el acta de recepción o informe de conformidad.

- Todo lo anterior. - Memorandos.

1 día

Comisión Recepción

17.

Ingresa, registra y archiva una copia para su control, remite la documentación al RPA.

Ingreso del Bien o Servicio según lo requerido.

- Todo lo anterior. - Nota de ingreso. - Nota de Conformidad. - Factura.

1 día

Encargado (a) de Activos Fijos, Almacenes o Servicios Generales

18.

Remite al JUF el proceso (ordenado y foliado por el profesional o técnico responsable, del área de contrataciones), para su registro, cancelación y archivo contable mediante la unidad de Contabilidad. En caso de servicios de consultoría los procesos son archivados por el área de contrataciones.

Se remite para el registro, cancelación y archivo contable.

- Todo lo mencionado.

1 día

RPA

de

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CONTRATACIÓN VIA APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN DE EMPLEO UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentación

Verifica la certificación POA y emite la certificación presupuestaria

Verifica el cumplimiento de los requisitos

RDC

Profesional o Técnico de Contrataciones

Asigna el proceso de contratación para su ejecución

Elabora el DBC

Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación

DGAJ

Comisión de recepción

Encargado (a) de almacén, activos fijos o servicios generales

INICIO

Realiza su requerimiento mediante nota del bien o servicio solicitado

Autoriza el inicio del proceso

No

Si

Aprueba el DBC

No Publica la convocatoria en SICOES

Si Nombra a la Comisión de Calificación

Realiza la apertura pública, análisis y evaluación Elabora el informe de recomendaciones

Revisa el informe de recomendaciones

Adjudica

Si

Realiza la notificación correspondiente y solicita documentación

Revisar documentación y elaborar el contrato

No

Declaratoria desierta

Nombra a la Comisión o Responsable de Recepción

Verifica el bien o servicio

Elaborar el acta o informe de conformidad Registra, cancela y archiva del proceso

Ingresa, registra y archiva copia de recepción

Remite el proceso ordenado y foliado

FIN

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MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA Modalidad para la contratación de bienes y servicios que se aplicará cuando el monto sea mayor a Bs1.000.000.- (UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS) permitiendo la participación de un número indeterminado de proponentes. Se podrán aplicar los siguientes tipos de convocatoria: a) Convocatoria Pública Nacional, para contrataciones mayores a Bs1.000.000.(UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs70.000.000.- (SETENTA MILLONES 00/100 BOLIVIANOS). b) Convocatoria Pública Internacional, para contrataciones mayores a Bs70.000.000.- (SETENTA MILLONES 00/100 BOLIVIANOS). Si por el objeto de la contratación se requiere dar difusión internacional a la convocatoria en contrataciones menores a Bs70.000.000.- (SETENTA MILLONES 00/100 BOLIVIANOS), se podrá realizar convocatorias públicas internacionales, ajustando su procedimiento a este tipo de convocatoria. Para la presentación de propuestas, se establecen los siguientes plazos obligatorios. a) Licitación Pública Nacional, mínimo quince (15) días. b) Licitación Pública Internacional, mínimo veinte (20) días. El plazo de presentación de propuestas podrá ser ampliado de forma excepcional por única vez mediante Resolución Administrativa expresa, por un tiempo máximo de diez (10) días adicionales, por causas de fuerza mayor, caso fortuito o por enmiendas al DBC, debiéndose efectuar los ajustes al cronograma de plazos y realizar su publicación en el SICOES. Los plazos de otras actividades del proceso de contratación, deberán ser establecidos por la entidad convocante, en el cronograma de plazos que formará parte del DBC.

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA

Realizar Licitaciones Públicas de acuerdo a las cuantías establecidas en el art. 59º de las Normas Básicas.

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA – RPC

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Elaborará nota de solicitud o requerimiento de bienes y/o servicios dirigidos al DGAA, adjuntando la Certificación POA, especificaciones técnicas detalladas o los Términos de Referencia, el precio referencial estimado y solicitud de Certificación Presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los bienes o servicios.

- Nota de solicitud. - POA. - Términos de Referencia o especificaciones técnicas.

1 día

2.

Deriva la documentación al JUF.

Derivar la documentación para Inicio de la contratación.

- Todo lo anterior.

3.

Verifica la Certificación POA, emite la certificación presupuestaria y deriva documentación al DGAA.

Emitir certificación presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

4.

Deriva los antecedentes al RPC correspondiente.

Derivar documentación al RPC.

- Todo lo anterior. - Presupuesto aprobado.

5.

Autoriza el inicio del proceso de contratación y deriva los documentos al DGAA.

Dar cumplimiento al RESABS y autorizar el inicio del proceso de contratación.

- Todo lo anterior.

Responsable Unidad Solicitante

DGAA

2 días

JUF

DGAA

1 día

RPC

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

6.

Deriva la documentación al RDC.

Derivar la documentación.

- Todo lo anterior.

DGAA

7.

Asigna el proceso a un profesional o técnico del área de contrataciones para la elaboración del DBC adecuado al objeto de la contratación y los modelos aprobados por el Órgano Rector y lo remite al RPC para su aprobación.

Asignar el proceso de contratación para la ejecución, y para la elaboración.

- Todo lo anterior.

RDC

8.

Verifica la inscripción en el PAC y elabora el DBC adecuado al objeto de la contratación y los modelos aprobados por el Órgano Rector y lo remite al RPC para su aprobación.

Elaborar el DBC según el objeto de contratación.

- Todo lo anterior. - PAC.

PTC

9.

Aprueba el DBC mediante Resolución Administrativa y remite los documentos al RDC.

Aprobar el DBC.

- Todo lo anterior. - DBC (elaborado).

RPC

10.

Instruye al PTC, la publicación de la convocatoria en la Mesa de Partes, y el DBC en el SICOES y opcionalmente en un periódico de circulación nacional y en caso de convocatoria pública internacional, en un medio de difusión internacional. Solicita al RPC el nombramiento de la Comisión de Calificación.

Cumplir con el RESABS y publicar la convocatoria en el SICOES y/o en medio de difusión internacional según corresponda.

- Todo lo anterior. - Resolución Administrativa.

RDC

Nombra a la Comisión de Calificación.

Designar a la comisión de calificación.

11.

2 días

- Todo lo anterior. - Publicación de convocatoria.

la

En los plazos establecidos en el cronograma de plazos del DBC

RPC

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

12.

Instruye al PTC preparar los documentos necesarios para el proceso de recepción de las propuestas, de acuerdo a los plazos y horarios establecidos en el DBC, y remite en su momento los sobres con las propuestas a la Comisión de Calificación.

Preparar los documentos y remitir las propuestas a la comisión.

- Todo lo anterior. - Nombramiento de la Comisión de Calificación. - Propuestas presentadas.

RDC

13.

Una vez recibidas las propuestas realiza la apertura en acto público, el análisis y evaluación de las mismas en sesión reservada y elabora el informe de calificación y recomendación de adjudicación o de declaratoria desierta y remite al RPC.

Realizar la apertura pública, análisis y evaluación de las ofertas.

- Todo lo anterior.

Comisión de Calificación

14.

Procede a adjudicar o declara desierta la contratación de bienes y/o servicios mediante Resolución Administrativa de Adjudicación o de Declaratoria Desierta. Remite carpeta del proceso al RDC.

Revisa el informe y la recomendación de calificación y adjudica a la mejor oferta o la declaración desierta.

- Todo lo anterior. - Informe recomendaciones.

En caso de adjudicación, instruye al PTC comunicar la misma al proponente elegido y a los otros proponentes, y remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos.

Se notifica al adjudicado y en caso de contrato se solicita la documentación.

- Todo lo anterior. - Resolución Administrativa adjudicación.

Solicita al proponente adjudicado la presentación de los documentos establecidos en el DBC y las garantías correspondientes. Elabora el contrato, lo firma y lo hace suscribir. Remite carpeta de antecedentes al RDC.

Revisar documentos y suscribir contrato.

- Todo lo anterior. - Notificación realizada.

15.

16.

Tiempo

de

En los plazos Establecidos en el DBC

Responsable

RPC

RDC de

DGAJ

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

17.

Nombra a la Comisión de Recepción.

Nombrar a la comisión de recepción.

- Todo lo anterior. - Contrato. - Memorandos.

1 día

RPC

18.

Verifica la documentación y remite los antecedentes a la Comisión de Recepción.

Verificar el bien o servicio y realizar el acta de recepción o informe de conformidad.

- Todo lo anterior. - Memorandos.

1 día

RDC

19.

Recepciona el bien, obra o servicio contratado, verifica los términos de referencia, especificaciones técnicas y condiciones del contrato y da su conformidad. Remite antecedentes al Encargado (a) de Almacén, Activos Fijos, Servicios Generales o Unidad Solicitante, si corresponde.

Ingreso del Bien o Servicio según lo requerido.

- Todo lo anterior. - Nota de ingreso.

1 día

Comisión de Recepción

20.

Ingresa y registra el bien, obra o servicio contratado, de acuerdo al acta de recepción, archiva una copia y deriva la documentación al RDC.

Se remite para el registro, cancelación y archivo contable.

- Todo lo anterior. - Nota de Conformidad. - Factura.

1 día

Encargado (a) de Almacén, Activos Fijos, Servicios Generales o Unidad Solicitante

21.

Verificará los documentos e instruye al PTC, realizar el control y seguimiento y envío de los antecedentes a Contabilidad para su cancelación en cumplimiento del contrato.

Realizar el control y seguimiento para la cancelación del contrato.

- Todo lo mencionado.

1 día

RDC

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CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPC

Deriva la documentación

Verifica la certificación POA y emite la certificación presupuestaria

Verifica el cumplimiento de los requisitos

RDC

Profesional o Técnico de Contrataciones

Asigna el proceso de contratación para su ejecución

Elabora el DBC

Comisión de Calificación

DGAJ

Comisión de recepción

Encargado (a) de almacén, activos fijos o servicios generales

INICIO

Realiza su requerimiento mediante nota del bien o servicio solicitado

Autoriza el inicio del proceso

No

Si

Aprueba el DBC

No Publica la convocatoria en SICOES

Si Nombra a la Comisión de Calificación

Realiza la apertura pública, análisis y evaluación Elabora el informe de recomendaciones

Revisa el informe de recomendaciones

Adjudica

Si

Realiza la notificación correspondiente y solicita documentación

Revisar documentación y elaborar el contrato

No

Declaratoria desierta

Nombra a la Comisión o Responsable de Recepción

Verifica el bien o servicio

Elaborar el acta o informe de conformidad Registra, cancela y archiva del proceso

Ingresa, registra y archiva copia de recepción

Remite el proceso ordenado y foliado

FIN

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MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN Modalidad que permite la contratación de bienes y servicios, única y exclusivamente por las causales de excepción señaladas en el Artículo 65 de las Normas Básicas del Sistema de Contratación de Bienes y Servicios D.S. 0181. Esta modalidad no será aplicable cuando la misma sea por falta de previsión de la entidad (unidad solicitante) o inoportuna convocatoria del bien o servicio requerido. El Ministro (a) de Medio Ambiente y Agua, es responsable de las contrataciones por excepción de esta Cartera de Estado. La autorización de las contrataciones por excepción, será mediante Resolución Ministerial, motivada técnica y legalmente, e instruirá se realice la contratación conforme dicte la Resolución. Una vez suscrito el contrato, el Ministerio de Medio Ambiente y Agua deberá: a) Presentar la información de la contratación a la Contraloría General del Estado, de acuerdo con la normativa emitida por la Contraloría General del Estado; b) Registrar la Contratación por Excepción en el SICOES, cuando el monto sea mayor a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS).

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

Realizar el proceso de contratación única y exclusivamente por las causales establecidas en el Artículo 65 de las NBSABS.

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

UNIDAD SOLICITANTE DGAA – DGAJ MINISTRO (A)

DETALLE Nº

1.

Tareas

Metas

Insumos

Elabora nota de solicitud o requerimiento de bienes y/o servicios, motivada mediante informe técnico para la contratación por excepción de bienes o servicios (únicamente cuando exista alguna de las causales señaladas en el Art-65 de las NBSABS), adjuntando la Certificación POA, especificaciones técnicas detalladas o los Términos de Referencia y solicitud de Certificación Presupuestaria dirigidos a la DGAA.

Solicitar el inicio de contratación por excepción.

la

2.

Solicitará a la DGAJ, la elaboración del informe legal, adjuntando la solicitud, el informe técnico y la certificación presupuestaria.

Solicitar el informe legal.

- Solicitud de contratación por excepción e Informe Técnico. - Solicitud de informe de legal.

3.

Coordina con la DGAA el procedimiento específico de acuerdo al objeto de a contratación. Elabora el informe legal y el proyecto de Resolución Ministerial de autorización. Remite el proyecto de Resolución Ministerial de autorización al Despacho del Ministro.

Analizar y confirmar o no, el informe técnico y la solicitud de contratación por excepción.

- Todo lo anterior. - Proyecto de Resolución Ministerial.

Tiempo

- Nota de solicitud. - Informe técnico, indicando las causales de excepción aplicables. - POA. - Términos de Referencia o especificaciones técnicas.

Responsable Unidad Solicitante

Depende de la causal determinada

DGAA

DGAJ

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Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

Nº

4.

5.

Tareas

Metas

Insumos

Firma la Resolución Ministerial para la Contratación por excepción.

Cumplir con lo establecido en el Art. 64 del D.S. 0181 NB-SABS.

- Todo lo anterior. - Resolución Ministerial de autorización.

Realiza el proceso de acuerdo a lo establecido en la Resolución Ministerial.

Realizar el contratación.

- Todo lo anterior.

proceso

de

Tiempo

Responsable Ministro (a)

Depende de la causal determinada DGAA

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MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN UNIDAD

SOLICITANTE

DGAA

DGAJ

MAE

INICIO No Elabora Nota de Solicitud, Informe Técnico adjunta documentación

Solicita Informe de Legal

Elabora informe legal y proyecto de Resolución Ministerial

Realiza el proceso de contratación de acuerdo al objeto de la solicitud

Autoriza y firma Resolución Ministerial

Si

FIN

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Página 26

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS Modalidad que permite la contratación directa de bienes y servicios sin límite de cuantía, única y exclusivamente por las causales señaladas en el Artículo 72 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NBSABS). La Contratación Directa de Bienes y Servicios, procederá únicamente en las causales establecidas en el Artículo 72 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. El Ministerio de Medio Ambiente y Agua podrán efectuar la Contratación Directa de Bienes y Servicios provistos por Empresas Públicas, Empresas Públicas Nacionales Estratégicas o Empresas con Participación Estatal Mayoritaria, siempre y cuando: a) Su misión institucional determine la capacidad de ofertar bienes y servicios. b) Dispongan de capacidad suficiente para cumplir con las condiciones establecidas por el MMAyA. c) Los precios de su propuesta económica fueran iguales o menores a los precios del mercado. d) Los bienes o servicios ofertados cuenten con la calidad requerida. Una vez suscrito el contrato, la entidad contratante deberá: a) Presentar la información de la contratación a la Contraloría General del Estado. b) Registrar la Contratación Directa de Bienes y Servicios en el SICOES, cuando el monto sea mayor a Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS).

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El Ministerio de Medio Ambiente y Agua no aplica esta modalidad de contratación en las siguientes causales: d) Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de centros educativos o de salud: cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito, el funcionamiento de centros educativos o de salud se vea afectado, la entidad podrá arrendar bienes inmuebles que permitan la continuidad del funcionamiento de estos centros. (No Aplica esta causal). i. Transporte para la tropa de la Policía Boliviana y de las Fuerzas Armadas: cuando se requiera enfrentar las emergencias de seguridad pública del Estado. (No Aplica esta causal). j. Bienes y Servicios locales para Municipalidades con Elevados Índices de Pobreza: siempre y cuando los bienes y servicios sean provistos por proponentes con establecimiento de su actividad productiva o servicio en el Municipio y cumplan con las condiciones establecidas por la Municipalidad. (No Aplica esta causal). l) Contratación de bienes y servicios por el Ministerio de Gobierno o Ministerio de Defensa para la Policía Boliviana y Fuerzas Armadas, respectivamente, destinados a: i) la seguridad pública del Estado; ii) el orden público y la paz social; iii) seguridad y defensa del Estado; iv) la preservación de la independencia, seguridad, soberanía e integridad territorial del Estado; según sus competencias y misión institucional. Para la aplicación del presente inciso, la Ministra o el Ministro respectivo deberá dictar Resolución Ministerial expresa y justificada, autorizando la contratación directa de los bienes y servicios requeridos. (No Aplica esta causal).} m) Bienes y servicios generales, a cargo de la Vicepresidencia del Estado Plurinacional de Bolivia, Ministerio de Relaciones Exteriores y Ministerio de la Presidencia, destinados a la atención de representantes de gobiernos extranjeros, misiones diplomáticas, organismos internacionales e invitados especiales que visiten el país en misión oficial y otros eventos que consideren conveniente efectuar las citadas entidades. (No Aplica esta causal). o) Obras hasta Bs100.000.- (CIEN MIL 00/100 BOLIVIANOS) por Gobiernos Autónomos Municipales. (No Aplica esta causal).

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA a) Bienes con tarifas únicas y reguladas por el Estado: gasolina, diesel, gas licuado y otros. b) Servicios Públicos: energía eléctrica, agua y otros de naturaleza análoga.

Realiza contrataciones directas de bienes o servicios necesarios para uso recurrente del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, solamente por las causales establecidas en el Artículo 20 del RE-SABS del MMAyA.

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA – RPA

Responsable

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Elabora el requerimiento dirigido al DGAA, adjunta la Certificación POA, las especificaciones técnicas y solicitud de certificación presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los bienes o servicios.

- Nota de solicitud. - POA. - Términos de Referencia o especificaciones técnicas.

1 día

Unidad Solicitante

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentación para Inicio de la contratación.

- Todo lo anterior.

1 día

DGAA

3.

Verifica la Certificación POA, emite la certificación presupuestaria y deriva documentación al RPA.

Emitir certificación presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 día

JUF

4.

Verifica la documentación y autoriza el inicio del proceso de contratación y remite los antecedentes al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y autorizar el inicio del proceso de contratación.

- Todo lo anterior. - Presupuesto aprobado.

1 día

RPA

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Nº

Tareas

Metas

5.

Asigna el proceso de contratación a un profesional o técnico del área de contrataciones para su ejecución.

Asignar el proceso de contratación para la ejecución.

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

6.

Verifica la inscripción en el PAC, la documentación e invita, mediante nota, en forma directa al proveedor a presentar su propuesta. Recibe propuesta, elabora la nota de adjudicación, la hace firmar con el RPA y remite lo antecedentes a la DGAJ para elaboración del contrato.

Invitar en forma directa al proveedor, recibir propuesta y elaborar nota de adjudicación.

- Todo lo anterior. - PAC - Lista de proveedores.

3 días

PTC

7.

Elabora el contrato, lo hace suscribir y remite la documentación al RPA.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior. - Orden de Compra. - Cotizaciones.

8.

Deriva la documentación al RDC.

Derivar toda la documentación.

9.

Instruye al PTC el registro de la contratación en el SICOES y el envío de la documentación al Responsable de Recepción.

10.

11.

Insumos

Tiempo

Responsable

Según lo convenido

DGAJ

- Todo lo anterior. - Contrato.

1 día

RPA

Registrar en el SICOES.

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

Eleva informe de recepción y/o conformidad al RPA, archiva una copia para su control y deriva toda la documentación al RDC.

Realizar el informe de recepción y/o conformidad y derivar la documentación.

- Todo lo anterior. - Acta de Recepción conformidad.

1 día

Responsable de Recepción

Instruye al PTC verificar los documentos y enviar los antecedentes a Contabilidad para su cancelación en cumplimiento del contrato.

Verificar documentación derivar para la cancelación.

- Carpeta debidamente ordenada (por cronología y en base al checklist).

1 día

RDC

y

o

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CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA a) Bienes con tarifas únicas y reguladas por el Estado: gasolina, diesel, gas licuado y otros b) Servicios Públicos: energía eléctrica, agua y otros de naturaleza análoga UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentación

Verifica la certificación POA y emite la certificación presupuestaria

Verifica el cumplimiento de los requisitos

RDC

PTC

Asigna el proceso de contratación para su ejecución

Verificar la documentación

DGAJ

RDR

INICIO

Realiza su requerimiento mediante nota del bien o servicio solicitado

Autoriza el inicio del proceso

No

Si

Realizar la invitación directa al proveedor

Recibe la propuesta

Elabora nota de adjudicación

Firma y Autoriza la adjudicación

Elabora el contrato y lo hace suscribir

Derivar la documentación

Remite la documentación para su registro

Registra en el SICOES

Instruye la verificación de los documentos

Verificar toda la carpeta del proceso

Realizar el informe de recepción y/o conformidad

Revisión del informe y derivar la documentación

Registra, cancela y archivo del proceso

FIN

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Página 31

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA c) Medios de comunicación: televisiva, radial, escrita u otros medios de difusión. g) Suscripción a medios de comunicación escrita o electrónica: diarios, revistas y publicaciones especializadas.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Realiza contrataciones directas de bienes o servicios necesarios para uso recurrente del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, solamente por las causales establecidas en el Artículo 20 del RE-SABS del MMAyA.

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA – RPA

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Elabora el requerimiento dirigido al DGAA, adjunta la Certificación POA, las especificaciones técnicas, precio referencial y solicitud de certificación presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los bienes o servicios.

- Nota de solicitud. - POA. - Términos de Referencia o especificaciones técnicas.

1 día

Unidad Solicitante

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentación para Inicio de la contratación.

- Todo lo anterior.

1 día

DGAA

3.

Verifica la Certificación POA, emite la certificación presupuestaria y deriva documentación al RPA.

Emitir certificación presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 día

JUF

4.

Verifica la documentación, autoriza el inicio del proceso de contratación y remite los antecedentes al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y autorizar el inicio del proceso de contratación.

- Todo lo anterior. - Presupuesto aprobado.

1 día

RPA

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Página 32

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

Nº

Tareas

Metas

5.

Asigna el proceso de contratación a un profesional o técnico del área de contrataciones para su ejecución.

Asignar el proceso de contratación para la ejecución.

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

6.

Verifica la inscripción en el PAC, la documentación e invita, mediante nota, en forma directa al proveedor a presentar su propuesta. Recibe propuesta, elabora la nota de adjudicación, la hace firmar con el RPA y remite lo antecedentes a la DGAJ para elaboración del contrato.

Invitar en forma directa al proveedor, recibir propuesta y elaborar nota de adjudicación.

- Todo lo anterior. - PAC. - Lista de proveedores.

3 días

PTC

7.

Elabora el contrato, lo hace suscribir y remite la documentación al RPA.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior. - Orden de Compra u de servicio.

8.

Deriva la documentación al RDC.

Derivar toda la documentación.

9.

Instruye al PTC el registro de la contratación en el SICOES y el envío de la documentación al Responsable de Recepción (Jefe de la Unidad de Comunicación, si corresponde).

10.

11.

Insumos

Tiempo

Responsable

Mayor a los 15 días

DGAJ

- Todo lo anterior. - Contrato.

1 día

RPA

Registrar en el SICOES.

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

Eleva informe de recepción y/o conformidad al RPA o RPC, archiva una copia para su control y deriva toda la documentación al RDC.

Realizar el informe de recepción y/o conformidad y derivar la documentación.

- Todo lo anterior. - Acta de Recepción conformidad.

1 día

Jefe de la Unidad de Comunicación

Instruye al PTC verificar los documentos y enviar los antecedentes a Contabilidad para su cancelación en cumplimiento del contrato.

Verificar documentación derivar para la cancelación.

- Carpeta debidamente ordenada (por cronología y en base al checklist).

1 día

RDC

y

o

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CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA c) Medios de comunicación: televisiva, radial, escrita y otros medios de difusión. g) Suscripción a medios de comunicación escrita o electrónica: diarios, revistas y publicaciones especializadas. UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentación

Verifica la certificación POA y emite la certificación presupuestaria

Verifica el cumplimiento de los requisitos

RDC

PTC

Asigna el proceso de contratación para su ejecución

Verificar la documentación

DGAJ

JUC

INICIO

Realiza su requerimiento mediante nota del bien o servicio solicitado

Autoriza el inicio del proceso

No

Si

Realizar la invitación directa al proveedor

Recibe la propuesta

Elabora nota de adjudicación

Firma y Autoriza la adjudicación

Elabora el contrato y lo hace suscribir

Derivar la documentación

Remite la documentación para su registro

Registra en el SICOES

Instruye la verificación de los documentos

Verificar toda la carpeta del proceso

Realizar el informe de recepción y/o conformidad

Revisión del informe y derivar la documentación

Registra, cancela y archivo del proceso

FIN

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Página 34

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA e) Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de oficinas de entidad públicas.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

Realiza contrataciones directas de bienes o servicios necesarios para uso del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, solamente por las causales establecidas en el Artículo 20 del RE-SABS del MMAyA.

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA – RPA

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Elabora el requerimiento dirigido al DGAA, adjunta la Certificación POA, informe técnico, certificación SENAPE, las especificaciones técnicas y solicitud de certificación presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los bienes o servicios.

- Nota de solicitud. - POA. - Términos de Referencia o especificaciones técnicas.

1 día

Unidad Solicitante

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentación para Inicio de la contratación.

- Todo lo anterior.

1 día

DGAA

3.

Verifica la Certificación POA, emite la certificación presupuestaria y deriva documentación al RPA.

Emitir certificación presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 día

JUF

4.

Verifica la documentación y autoriza el inicio del proceso de contratación y remite los antecedentes al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y autorizar el inicio del proceso de contratación.

- Todo lo anterior. - Presupuesto aprobado.

1 día

RPA

5.

Asigna el proceso de contratación a un profesional o técnico del área de contrataciones para su ejecución.

Asignar el proceso de contratación para la ejecución.

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

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Página 35

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

Nº

Tareas

Metas

Insumos

6.

Verifica la inscripción en el PAC, previo conocimiento del mercado seleccionará, considerando el precio referencial, las especificaciones técnicas o términos de referencia a un proveedor que pueda realizar la prestación del servicio; y mediante informe recomienda se realice la adjudicación al proveedor seleccionado, elabora la nota de adjudicación o la Orden de Compra y deriva la documentación al RPA.

Invitar en forma directa al proveedor, recibir propuesta y elaborar nota de adjudicación.

- Todo lo anterior. - PAC. - Lista de proveedores.

7.

Elabora el contrato, lo hace suscribir y remite la documentación al RPA.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior. - Orden de Compra u de servicio.

8.

Deriva la documentación al RDC.

Derivar toda la documentación.

9.

Instruye al PTC el registro de la contratación en el SICOES.

Registrar en el SICOES.

10.

Instruye al PTC verificar los documentos y enviar los antecedentes a Contabilidad para su cancelación en cumplimiento del contrato.

Verificar documentación derivar para la cancelación.

y

Tiempo 3 días

Responsable PTC

Mayor a los 15 días

DGAJ

- Todo lo anterior. - Contrato.

1 día

RPA

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

- Carpeta debidamente ordenada (por cronología y en base al checklist).

1 día

RDC

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Página 36

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA

e) Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de oficinas de entidad pública UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentación

Verifica la certificación POA y emite la certificación presupuestaria

Verifica el cumplimiento de los requisitos

RDC

PTC

Asigna el proceso de contratación para su ejecución

Verificar la documentación

DGAJ

INICIO

Realiza el requerimiento mediante nota, informe técnico y certificación SENAPE

Autoriza el inicio del proceso

No

Si

Conocimiento del mercado según especificaciones

Realizar informe de recomendaciones

Firma y Autoriza la adjudicación

Elabora nota de adjudicación

Elabora el contrato y lo hace suscribir

Designar al responsable o comisión de recepción

Registra, cancela y archivo del proceso

FIN

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Página 37

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA k) Contratación de artistas, locales y otros servicios relacionados con eventos de promoción cultural, efemérides y actos conmemorativos. n) Cursos de capacitación ofertados por universidades, institutos, academias, y otros, cuyas condiciones técnicas o académicas y económicas no sean definidas por la entidad contratante.

Realiza contrataciones directas de bienes o servicios necesarios para uso del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, solamente por las causales establecidas en el Artículo 20 del RE-SABS del MMAyA.

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA – RPA

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Elabora el requerimiento dirigido al DGAA, adjunta la Certificación POA, las especificaciones técnicas y solicitud de certificación presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los bienes o servicios.

- Nota de solicitud. - POA. - Términos de Referencia o especificaciones técnicas.

1 día

Unidad Solicitante

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentación para Inicio de la contratación.

- Todo lo anterior.

1 día

DGAA

3.

Verifica la Certificación POA, emite la certificación presupuestaria y deriva documentación al RPA.

Emitir certificación presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 día

JUF

4.

Verifica la documentación y autoriza el inicio del proceso de contratación y remite los antecedentes al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y autorizar el inicio del proceso de contratación.

- Todo lo anterior. - Presupuesto aprobado.

1 día

RPA

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Página 38

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

Nº

Tareas

Metas

5.

Asigna el proceso de contratación a un profesional o técnico del área de contrataciones para su ejecución.

Asignar el proceso de contratación para la ejecución.

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

6.

Verifica la inscripción en el PAC, previo conocimiento del mercado seleccionará, considerando el precio referencial, las especificaciones técnicas o términos de referencia a un proveedor que pueda realizar la prestación del servicio; y mediante informe recomienda se realice la adjudicación al proveedor seleccionado, elabora la nota de adjudicación o la Orden de Compra y deriva la documentación al RPA.

Invitar en forma directa al proveedor, recibir propuesta y elaborar nota de adjudicación.

- Todo lo anterior. - Lista de proveedores.

3 días

PTC

7.

Elabora el contrato, lo hace suscribir y remite la documentación al RPA.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior. - Orden de Compra u de servicio.

8.

Deriva la documentación al RDC.

Derivar toda la documentación.

9.

Instruye al PTC el registro de la contratación en el SICOES y el envío de la documentación a la Comisión de Recepción o Responsable de Recepción.

10.

11.

Insumos

Tiempo

Responsable

Mayor a los 15 días

DGAJ

- Todo lo anterior. - Contrato.

1 día

RPA

Registrar en el SICOES.

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

Eleva informe de recepción y/o conformidad al RPA, archiva una copia para su control y deriva toda la documentación al CDR o RDC.

Realizar el informe de recepción y/o conformidad y derivar la documentación.

- Todo lo anterior. - Acta de Recepción conformidad.

1 día

CDR o RDR

Instruye al PTC verificar los documentos y enviar los antecedentes a Contabilidad para su cancelación en cumplimiento del contrato.

Verificar documentación derivar para la cancelación.

- Carpeta debidamente ordenada (por cronología y en base al checklist).

1 día

RDC

y

o

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Página 39

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CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA k) Contratación de artistas, locales y otros servicios relacionados con eventos de promoción cultural, efemérides y actos conmemorativos n) Cursos de capacitación ofertados por universidades, institutos, academias, y otros, cuyas condiciones técnicas o académicas y económicas no sean definidas por la entidad contratante UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentación

Verifica la certificación POA y emite la certificación presupuestaria

Verifica el cumplimiento de los requisitos

RDC

PTC

Asigna el proceso de contratación para su ejecución

Verificar la documentación

DGAJ

CDR O RDR

INICIO

Realiza el requerimiento mediante nota de las especificaciones técnicas

Autoriza el inicio del proceso

No

Si

Conocimiento del mercado según especificaciones

Realizar informe de recomendaciones

Firma y Autoriza la adjudicación

Elabora nota de adjudicación

Elabora el contrato y lo hace suscribir

Designar al responsable o comisión de recepción

Eleva informe de recepción y/o conformidad

Registra, cancela y archivo del proceso

FIN

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Página 40

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA f) Adquisición de pasajes aéreos de aerolíneas en rutas nacionales: siempre y cuando el costo de los pasajes se sujete a tarifas únicas y reguladas por la instancia competente.

Realiza contrataciones directas de bienes o servicios necesarios para uso recurrente del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, solamente por las causales establecidas en el Artículo 20 del RE-SABS del MMAyA.

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA – RPA

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Elabora el requerimiento dirigido al DGAA, adjunta la Certificación POA, las especificaciones técnicas, precio referencial y solicitud de certificación presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los bienes o servicios.

- Nota de solicitud. - POA. - Términos de Referencia o especificaciones técnicas.

1 día

Unidad Solicitante

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentación para Inicio de la contratación.

- Todo lo anterior.

1 día

DGAA

3.

Verifica la Certificación POA, emite la certificación presupuestaria y deriva documentación al RPA.

Emitir certificación presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 día

JUF

4.

Verifica la documentación, autoriza el inicio del proceso de contratación y remite los antecedentes al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y autorizar el inicio del proceso de contratación.

- Todo lo anterior. - Presupuesto aprobado.

1 día

RPA

5.

Asigna el proceso de contratación a un profesional o técnico del área de contrataciones para su ejecución.

Asignar el proceso de contratación para la ejecución.

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

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Página 41

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

Nº

Tareas

Metas

6.

Verifica la inscripción en el PAC, la documentación e invita, mediante nota, en forma directa al proveedor a presentar su propuesta. Recibe propuesta, elabora la nota de adjudicación, la hace firmar con el RPA y remite lo antecedentes a la DGAJ para elaboración del contrato.

Invitar en forma directa al proveedor, recibir propuesta y elaborar nota de adjudicación.

- Todo lo anterior. - Lista de proveedores.

7.

Elabora el contrato, lo hace suscribir y remite la documentación al RPA.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior. - Orden de Compra u de servicio.

8.

Deriva la documentación al RDC.

Derivar toda la documentación.

9.

Instruye al PTC el registro de la contratación en el SICOES y el envío de la documentación al Responsable de Recepción (Encargado (a) de la Unidad de Pasajes y Viáticos).

10.

11.

Insumos

Tiempo 3 días

Responsable PTC

Mayor a los 15 días

DGAJ

- Todo lo anterior. - Contrato.

1 día

RPA

Registrar en el SICOES.

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

Eleva informe de recepción y/o conformidad al RPA o RPC, archiva una copia para su control y deriva toda la documentación al RDC.

Realizar el informe de recepción y/o conformidad y derivar la documentación.

- Todo lo anterior. - Acta de Recepción conformidad.

1 día

Encargado (a) de la Unidad de Pasajes y Viáticos

Instruye al PTC verificar los documentos y enviar los antecedentes a Contabilidad para su cancelación en cumplimiento del contrato.

Verificar documentación derivar para la cancelación.

- Carpeta debidamente ordenada (por cronología y en base al checklist).

1 día

RDC

y

o

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Página 42

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA f) Adquisición de pasajes aéreos de aerolíneas en rutas nacionales: siempre y cuando el costo de los pasajes se sujete a tarifas únicas y reguladas por la instancia competente UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentación

Verifica la certificación POA y emite la certificación presupuestaria

Verifica el cumplimiento de los requisitos

RDC

PTC

Asigna el proceso de contratación para su ejecución

Verificar la documentación

DGAJ

Unidad de Pasajes y Viáticos

INICIO

Realiza su requerimiento mediante nota del bien o servicio solicitado

Autoriza el inicio del proceso

No

Si

Realizar la invitación directa al proveedor

Recibe la propuesta

Elabora nota de adjudicación

Firma y Autoriza la adjudicación

Elabora el contrato y lo hace suscribir

Derivar la documentación

Remite la documentación para su registro

Registra en el SICOES

Instruye la verificación de los documentos

Verificar toda la carpeta del proceso

Realizar el informe de recepción y/o conformidad

Revisión del informe y derivar la documentación

Registra, cancela y archivo del proceso

FIN

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Página 43

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA h) Adquisición de repuestos del proveedor cuando se requiera preservar la garantía y consiguiente calidad del equipo y/o maquinaria.

Realiza contrataciones directas de bienes o servicios necesarios para uso del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, solamente por las causales establecidas en el Artículo 20 del RESABS del MMAyA.

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA – RPA

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Realiza su requerimiento mediante nota con especificaciones técnicas claras y detalladas del bien requerido y su precio referencial, y el nombre de la Empresa proveedora del equipo y/o maquinaria que requiere repuestos, al DGAA.

Realizar el requerimiento del bien, con especificaciones técnicas detalladas.

- Nota de solicitud. - POA. - Términos de Referencia o especificaciones técnicas.

1 día

Unidad Solicitante

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentación para Inicio de la contratación.

- Todo lo anterior.

1 día

DGAA

3.

Emite la certificación presupuestaria y deriva la documentación al RPA.

Emitir certificación presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 día

JUF

4.

Verifica si el requerimiento cumple los requisitos y mediante proveído autoriza el inicio del proceso de contratación RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y autorizar el inicio del proceso de contratación.

- Todo lo anterior. - Presupuesto aprobado.

1 día

RPA

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Página 44

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

Nº

Tareas

Metas

Insumos

5.

Asigna el proceso de contratación a un profesional o técnico del área de contrataciones para su ejecución.

Asignar el proceso de contratación para la ejecución.

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

6.

Verifica la inscripción en el PAC, Solicita la cotización del bien requerido, elabora la nota de adjudicación o la Orden de Compra y deriva la documentación al RPA.

Invitar en forma directa al proveedor, recibir propuesta y elaborar nota de adjudicación.

- Todo lo anterior. - PAC.

3 días

PTC

7.

Formaliza la adjudicación, y deriva la documentación, designa mediante nota al responsable o comisión de recepción (RDR o CDR) y les remite la documentación.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior. - Orden de Compra. - Cotizaciones.

Según lo convenido

RPA

8.

Recepciona el bien adquirido verifica sus especificaciones técnicas y emite el Acta de Conformidad. Remite antecedentes al Encargado (a) de Almacén, Activos Fijos o Servicios Generales.

Realizar el informe de recepción y/o conformidad y derivar la documentación.

- Todo lo anterior. - Contrato.

1 día

RDR O CDR

9.

Procederá al ingreso y registro del bien y remitirá la documentación original a la JUF para su cancelación, registro y archivo contable.

Verificar documentación derivar para la cancelación.

- Todo lo mencionado. - Acta de Recepción o conformidad. - Carpeta debidamente ordenada (por cronología y en base al checklist).

1 día

Encargado (a) de Almacén, Activos Fijos o Servicios Generales

y

Tiempo

Responsable

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Página 45

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA h) Adquisición de repuestos del proveedor cuando se requiera preservar la garantía y consiguiente calidad del equipo y/o maquinaria UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentación

Verifica la certificación POA y emite la certificación presupuestaria

Verifica el cumplimiento de los requisitos

RDC

PTC

Asigna el proceso de contratación para su ejecución

Verificar la documentación

DGAJ

RDR O CDR

Encargado de Almacén, Activos Fijos o Servicios Generales

INICIO

Realiza el requerimiento mediante nota del bien (especificaciones claras)

Autoriza el inicio del proceso

No

Si

Solicita la cotización del bien requerido

Recibe la cotización

Firma y Autoriza la adjudicación

Elabora nota de adjudicación Elabora el contrato y lo hace suscribir

Designar al responsable o comisión de recepción

Recepciona el bien y verifica con las especificaciones técnicas

Acta de conformidad

Ingresa y registra el bien y remite documentación

Registra, cancela y archivo del proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

Página 46

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

CONTRATACIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES DE LÍNEA Modalidad que permite la contratación de Consultores Individuales de Línea, para cubrir las necesidades de personal en las áreas administrativas, financieras, técnicas y para el desarrollo de programas y proyectos que se llevan a cabo en las diferentes áreas y unidades funcionales del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, incluidos los programas proyectos y unidades desconcentradas. La remuneración establecida para la contratación de Consultores Individuales de Línea, deberá estar establecida en el marco del cuadro de Equivalencias para la Remuneración de los Consultores Individuales de Línea, aprobado mediante Resolución Ministerial. También para los procesos de contratación de Consultores Individuales de Línea, se deberá tomar en cuenta los siguientes Artículos del D.S. 0181 de 28 de junio de 2009. Artículo 43.- (Impedidos para Participar en los Procesos de Contratación) a) Los servidores públicos que ejercen funciones en la entidad convocante. b) Los proponentes adjudicados que hayan desistido de firmar contrato, no podrán participar hasta un (1) año después de la fecha del desistimiento, salvo causas de fuerza mayor o caso fortuito debidamente justificadas por la entidad, que deberá remitir la información al SICOES. c) Los proveedores, contratistas y consultores con los que se hubiese resulto el contrato por causales atribuibles a éstos causando daño al Estado, no podrán participar hasta tres (3) años después de la fecha de la resolución, conforme a la información registrada por la entidad en el SICOES.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

Página 47

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

Artículo 89.- (Modificaciones al Contrato) I. Las modificaciones al contrato deberán estar destinadas al cumplimiento del objeto de la contratación, y ser sustentadas por informe técnico y legal que establezca la viabilidad técnica y de financiamiento. En el caso de proyectos de inversión, deberá contemplar las normativas del Sistema Nacional de Inversión Pública – SNIP. II. Las modificaciones al contrato podrán efectuarse mediante: Contrato Modificatorio para Consultores Individuales de Línea. Es aplicable cuando la Unidad Solicitante requiere ampliar el plazo del servicio de consultoría individual de línea, para lo cual, de manera previa a la conclusión del contrato, realizará una evaluación del cumplimiento de los términos de referencia. En base a esta evaluación, la MAE o la autoridad que suscribió el contrato principal, podrá tomar la decisión de modificar o no el contrato del Consultor. Esta modificación podrá realizarse hasta un máximo de dos (2) veces, no debiendo exceder el plazo de cada modificación al establecido en el contrato principal. Se hace énfasis que solamente es sujeto a modificación, el plazo del servicio de consultoría.

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Página 48

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES DE LÍNEA EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN MENOR

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

Realizar contrataciones menores de Consultores Individuales de Línea hasta Bs. 50.000.- (Cincuenta mil 00/100 Bolivianos).

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

UNIDAD SOLICITANTE, RPA, DGAA y COMISIÓN DE EVALUACIÓN

DETALLE Nº

Tareas

Metas

1.

Realiza su requerimiento mediante nota, incluyendo términos de referencia claros y detallados, el precio referencial (de acuerdo al Cuadro de Equivalencias de Honorarios para Consultores en Línea), define el método de selección, la referencia de uno o más profesionales o técnicos (de su banco de datos).

Realizar el requerimiento de los servicios.

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

3.

Insumos

Tiempo

Responsable

- Nota de solicitud. - POA. - Términos de Referencia.

1 día

Unidad Solicitante

Derivar la documentación para Inicio de la contratación.

- Todo lo anterior.

1 día

DGAA

Verifica la Certificación POA, emite la certificación presupuestaria y deriva documentación al RPA.

Emitir certificación presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 día

JUF

4.

Verifica la documentación y autoriza el inicio del proceso de contratación y remite los antecedentes al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y autorizar el inicio del proceso de contratación.

- Todo lo anterior. - Presupuesto aprobado.

1 día

RPA

5.

Asigna el proceso de contratación a un profesional o técnico del área de contrataciones para su ejecución.

Asignar el proceso de contratación para la ejecución.

- Todo lo anterior.

RDC

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Página 49

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

6.

Verifica la inscripción en el PAC, la documentación e invita al o los profesionales o técnicos a presentar su postulación y la documentación exigida en el mismo.

Invitar en forma directa al o los proveedores y recibe las propuestas.

- Todo lo anterior. - PAC - Banco de datos.

PTC

7.

Designa el Responsable de Evaluación.

Designar a la comisión de calificación.

- Todo lo anterior. - Invitaciones enviadas.

RPA

8.

Una vez recibidas las propuestas remite al Responsable de Evaluación.

Remitir a la Comisión de Calificación las cotizaciones.

- Todo lo anterior. - Nombramiento de la Comisión de Calificación.

9.

Realizará la apertura pública y procede al análisis y evaluación. Se procederá a la evaluación, aún cuando se hubiese recibido una sola propuesta, y emite el Informe de Calificación y Recomendación al RPA.

Realizar la apertura pública, análisis y evaluación de las ofertas.

- Todo lo anterior. - Libro de registro. - Sobres de propuestas.

Responsable Evaluación.

10.

Recibe las propuestas, elabora la nota de adjudicación o declaratoria desierta y remite lo antecedentes a la DGAJ para elaboración del contrato en caso de adjudicación.

Firmar la nota determinando la adjudicación o declaratoria desierta del proceso.

- Todo lo anterior. - Informe de calificación y recomendaciones.

RPA

11.

Notifica al postulante y remite la documentación, para elaboración del contrato a la DGAJ.

Notificar al postulante y solicitar la elaboración del contrato.

- Todo lo anterior. - Notas de adjudicación firmada.

PTC

12.

Verifica documentos originales, elabora el contrato, lo hace suscribir y remite la documentación al RPA. Si no cumple se devuelve al RPA para que se adjudique al segundo mejor calificado o se declare desierto.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior. - Documentos originales solicitados.

Sin plazo Art.54 inc. b) D.S. 0181

1 día

Responsable

PTC

DGAJ

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Página 50

de

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

13.

Deriva la documentación al RDC.

Derivar toda la documentación.

- Todo lo anterior. - Contrato.

1 día

RPA

14.

Instruye al PTC el registro de la contratación en el SICOES y el envío de la documentación para su cancelación.

Registrar en el SICOES.

- Todo lo anterior.

½ día

RDC

15.

Verifica los documentos y envía los antecedentes a Contabilidad para su cancelación en cumplimiento del contrato.

Verificar documentación derivar para la cancelación.

- Todo lo mencionado. - Carpeta debidamente ordenada (por cronología y en base al checklist).

½ día

PTC

y

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Página 51

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

CONTRATACIÓN CONSULTORES INDIVIDUALES DE LINEA MODALIDAD CONTRATACIÓN MENOR UNIDAD

SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Derivar el requerimiento

Verifica en el POA. Emite Certificación Presupuestaria

Autoriza el Inicio de proceso

RDC

PTC

RESPONSABLE DE EVALUACIÓN

DGAJ

INICIO

Nota de Solicitud con TDRs, precio referencial, Método de Selección y Solicitud de Certificación Presupuestaria

Si

Invita a los profesionales o técnicos a presentar su propuesta

Asignar el proceso de contratación para su ejecución

No

Apertura sobres, análisis y evaluación de los documentos

Nombra a la Comisión de Calificación

Declaratoria desierta

No

Elabora el informe de calificación y recomendaciones

Adjudicación

Si

Notifica al postulante

No

Verifica documentos originales del proponente adjudicado (a)

Cumple

Si Elabora contrato y lo hace suscribir

Revisa contrato y documentación

Instruye el registro y revisión de la documentación

Registrar en el SICOES y verificar todo el proceso de contratación

Registra, cancela y archiva del proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

Página 52

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CONTRATACIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES DE LÍNEA

DETALLE Nº

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

Contratar personal necesario para la ejecución de los proyectos y actividades como Consultores Individuales de Línea, en función a lo establecido por el D.S. 0181 en la modalidad ANPE, mayores a Bs. 50.000.(Cincuenta Mil 00/100 Bolivianos).

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE OBRAS, BIENES, SERVICIOS GENERALES Y SERVICIOS DE CONSULTORIA

UNIDAD SOLICITANTE, RPA, DGAA y COMISIÓN DE EVALUACIÓN

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Realiza su requerimiento mediante nota, incluyendo términos de referencia claros y detallados, el precio referencial (de acuerdo al Cuadro de Equivalencias de Honorarios para Consultores en Línea), define el método de selección.

Realizar el requerimiento de los servicios.

- Nota de solicitud. - POA. - Términos de Referencia.

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentación para Inicio de la contratación.

- Todo lo anterior.

1 día

DGAA

3.

Verifica la Certificación POA, emite la certificación presupuestaria y deriva documentación al RPA.

Emitir certificación presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 día

JUF

4.

Verifica la documentación y autoriza el inicio del proceso de contratación y remite los antecedentes al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y autorizar el inicio del proceso de contratación.

- Todo lo anterior. - Presupuesto aprobado.

1 día

RPA

20 días antes de la fecha requerida para el inicio de actividades

Responsable Unidad Solicitante

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Página 53

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

Nº

Tareas

Metas

proceso para

Insumos

Tiempo

Responsable

5.

Asigna el proceso de contratación a un profesional o técnico del área de contrataciones para su ejecución.

Asignar el contratación ejecución.

de la

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

6.

Verifica la inscripción en el PAC, la documentación y elabora el DBC y lo deriva para su aprobación.

Elaborar DBC y remitir para la aprobación.

- Todo lo anterior. - PAC.

2 días

PTC

7.

Aprueba el DBC, invita a profesionales y/o técnicos a presentar sus postulaciones (opcional). Designa la Comisión de Calificación.

Aprobar el DBC y designar a la comisión de calificación.

- Todo lo anterior. - DBC realizada.

1 día

RPA

8.

Entrega las invitaciones, publica el DBC en el SICOES y la convocatoria en la mesa de partes.

Hacer pública la convocatoria y los documentos de contratación.

- Todo lo anterior. - DBC aprobado.

1 día

PTC

9.

Consolida y prepara la carpeta con la documentación del proceso, recibe las postulaciones según la convocatoria y remite la documentación a la comisión de calificación.

Preparar la carpeta y recibe las postulaciones según la convocatoria.

- Todo lo anterior. - Convocatoria realizada. - Nombramiento de la Comisión de Calificación.

10.

Realizará la apertura pública y procede al análisis y evaluación y emite el Informe de Calificación y Recomendación al RPA.

Realizar la apertura pública, análisis y evaluación de las ofertas.

- Todo lo anterior. - Libro de registro. - Sobres de propuestas.

11.

Recibe las propuestas, elabora la nota de adjudicación o declaratoria desierta y remite lo antecedentes para la notificación.

Firmar la nota determinando la adjudicación o declaratoria desierta del proceso.

- Todo lo anterior. - Informe de calificación y recomendaciones.

PTC

Según cronograma establecido en el DBC

Comisión Calificación

RPA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

Página 54

de

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

Nº

Tareas

Metas

Insumos

12.

Notifica al postulante y remite la documentación, para elaboración del contrato a la DGAJ.

Notificar al postulante y solicitar la elaboración del contrato.

- Todo lo anterior. - Notas de adjudicación firmada.

13.

Verifica documentos originales, elabora el contrato, lo hace suscribir y remite la documentación al RPA. Si no cumple se devuelve al RPA para que se adjudique al segundo mejor calificado o se declare desierto.

Elaborar contrato.

el

- Todo lo anterior. - Documentos originales solicitados.

14.

Deriva la documentación al RDC.

Derivar toda documentación.

la

- Todo lo anterior. - Contrato.

15.

Instruye al PTC el registro de la contratación en el SICOES y el envío de la documentación para su cancelación.

Registrar en el SICOES.

- Todo lo anterior.

1 día

RDC

16.

Verifica los documentos y envía los antecedentes a Contabilidad para su cancelación en cumplimiento del contrato.

Verificar documentación y derivar para la cancelación.

- Todo lo mencionado. - Carpeta debidamente ordenada (por cronología y en base al checklist).

1 día

PTC

y

suscribir

Tiempo

Responsable PTC

Según cronograma establecido en el DBC

DGAJ

RPA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

Página 55

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

CONTRATACIÓN CONSULTORES INDIVIDUALES DE LINEA UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Derivar el requerimiento

Verifica en el POA y Emite Certificación Presupuestaria

Autoriza el Inicio de proceso

RDC

PTC

Asignar el proceso de contratación para su ejecución

Elabora el DBC y deriva para la aprobación

COMISIÓN DE CALIFICACIÓN

DGAJ

INICIO

Nota de Solicitud con TDRs, precio referencial, Método de Selección y Solicitud de Certificación Presupuestaria

Si

No

Aprobar el DBC

Nombra a la Comisión de Calificación

Publica convocatoria en el SICOES

Prepara carpeta y recibe postulaciones a la convocatoria

Declaratoria desierta

No

Apertura sobres, análisis y evaluación de los documentos

Elabora el informe de calificación y recomendaciones

Adjudicación

Si

Notifica al postulante

No

Verifica documentos originales del proponente adjudicado (a)

Cumple

Si Elabora contrato y lo hace suscribir

Revisa contrato y documentación

Instruye el registro y revisión de la documentación

Registrar en el SICOES y verificar todo el proceso de contratación

Registra, cancela y archiva del proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

Página 56

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

b)

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

Es el conjunto interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos que regulan el manejo de bienes de propiedad del Ministerio de Medio Ambiente y Agua y los que se encuentran bajo su cuidado y custodia. Tiene por objetivo optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los bienes y la minimización de los costos de sus operaciones. Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes, son los siguientes: a) Administración de Almacenes. b) Administración de activos fijos muebles. c) Administración de activos fijos inmuebles. I.

El DGAA del MMAyA, es el responsable principal ante la MAE: a)

b) c)

d)

Por el manejo de bienes en lo referente a la organización, funcionamiento y control de las unidades operativas especializadas en la materia, por el cumplimiento de la normativa vigente, por el desarrollo y cumplimiento de reglamentos, procedimientos, instructivos y por la aplicación del régimen de penalizaciones por daño, pérdida o utilización indebida. Por la adecuada conservación, mantenimiento y salvaguarda de los bienes que están a cargo de la entidad. Porque la entidad cuente con la documentación legal de los bienes que son de su propiedad o estén a su cargo, así como de la custodia y registro de esta documentación en las instancias correspondientes. En caso necesario, solicitará a la Dirección General de Asuntos Jurídicos el saneamiento de la documentación legal pertinente. Por el envío de la información sobre los bienes de la entidad al Servicio Nacional de Patrimonio del Estado – SENAPE.

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Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

II.

El/la Jefe de la Unidad Administrativa, los responsables de almacenes, activos fijos, y mantenimiento de bienes, deben responder ante el DGAA por el cumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos y/o instructivos establecidos para el desarrollo de sus funciones, así como por el control, demanda de servicios de mantenimiento y salvaguarda de estos bienes.

III.

Todos los servidores públicos del MMAyA, son responsables por el debido uso, custodia, preservación y solicitud de servicios de mantenimiento de los bienes que le fueron asignados, de acuerdo al régimen de Responsabilidad por la Función Pública establecido en la Ley 1178 y sus reglamentos.

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Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES La administración de almacenes, tiene por objetivo optimizar la disponibilidad de bienes de consumo, el control de sus operaciones y la minimización de los costos de almacenamiento. Los procedimientos contenidos en este Manual se aplicarán a los almacenes de bienes de consumo, adquiridos con recursos propios o financiamiento externo, donados o transferidos por otras instituciones. El almacén es un área operativa de la Unidad Administrativa, que debe tener un solo responsable de su administración. El MMAyA podrá crearen el marco del Artículo 125 de las NBSABS subalmacenes cuando exista un proceso de desconcentración, separación física de sus unidades y alta rotación de bienes susceptibles de almacenamiento si fuera necesario, debiendo contar con un responsable de su administración y funcionamiento (encargado de subalmacén), quién responderá ante el jefe de almacén. Los almacenes y subalmacenes deberán estar especialmente diseñados y habilitados para facilitar el ingreso y recepción de bienes, procurar condiciones de seguridad, armonizar la asignación de espacios según las características de los bienes, simplificar sus operaciones, facilitar la manipulación y el transporte. En función del volumen, complejidad y características técnicas de los bienes que administra, el almacén deberá contar con personal operativo calificado. La creación de subalmacenes mediante Resolución Administrativa, estará sujeto al procedimiento establecido en el presente Manual de Procesos y Procedimientos. Nota. En caso de que el responsable del subalmacén sea relevado de su cargo, su inmediato superior comunicará este extremo a la DGAA, y se procederá a entregar el mismo al nuevo responsable previo inventario físico realizado con la presencia del Encargado (a) o representante del Almacén Central, y respaldado por un Acta de Entrega firmado por el servidor saliente, el servidor entrante y el representante del Almacén Central. Caso contrario, el Inmediato Superior será responsable de los actos que generen Responsabilidad por la Función Pública, por incumplimiento a las normas establecidas. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES: RECEPCIÓN, INGRESO, REGISTRO y ALMACENAMIENTO

Dar cumplimiento a lo establecido en el Capítulo II, Título II Subsistema de Manejo de Bienes de las NB-SABS.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD ADMINISTRATIVA – ALMACENES

DETALLE Nº

Tareas

Metas

1.

Remitir al Encargado (a) de Almacenes la Nota de adjudicación, orden de compra, especificando la Fuente de Financiamiento y la fecha de entrega de materiales o suministros del proveedor al almacén.

Optimizar la disponibilidad de bienes de consumo, el control de sus operaciones y la minimización de los costos.

- Notas de Adjudicación. - Certificación. Presupuestaria. - Contrato.

1 día

RDC

2.

En caso de donación o transferencia de bienes al Ministerio de Medio Ambiente y Aguas remitir al Encargado (a) de Almacenes el documento de convenio de donación o transferencia.

Formalizar la bienes de transferencia.

de o

- Documento de convenio de donación o transferencia. - Documento de recepción oficial.

½ día

JUA

3.

Recepcionar el bien y realizar la verificación de: calidad, cantidad, unidad de medida, costo unitario costo total y lo coteja con la orden de compra y factura.

Cumplir con lo establecido en el Art. 39 del D.S. 0181 NB-SABS.

- Todo lo anterior. - Orden de Compra. - Nota de Remisión. - Facturas. - Convenio de transferencia o donación.

1 día

Responsable de Recepción o Comisión de Recepción

recepción donación

Insumos

Tiempo

Responsable

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Página 60

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Nº

Tareas

Metas todo

Insumos

Tiempo

- Todo lo anterior. - Kardex. - Formulario de Ingreso de Almacenes Form. Nº 1.

1 día

Encargado (a) de Almacenes

- Todo lo anterior. - Formulario de firmado.

½ día

JUA

2 días

Encargado (a) de Almacenes

4.

Registro de ingreso a almacenes, mediante el Formulario de Ingreso de Materiales a Almacenes. Deriva la documentación al JUA.

Autorizar y registrar ingreso a almacenes.

5.

Revisa la documentación y firma el Formulario de Ingreso y deriva al Encargado (a) de Almacenes.

Formalizar el ingreso materiales y suministros.

6.

Identifica, codifica, clasifica, cataloga, asigna espacios y almacena los bienes recibidos. Desglose del Formulario de Ingreso Nº 1:  Original y copia amarilla: Almacenes  Copia rosada: Contabilidad

Tener ordenado y con facilidad de acceso los materiales y suministros de almacenes.

- Todo lo anterior. - Instructivos y contratación de seguros.

7.

Aplicar mediante instructivos medidas de Higiene, seguridad Industrial y salvaguarda de las existencias.

Cumplir lo establecido en los artículos 138 y 139 de la NBSABS.

- NBSABS.

de

Responsable

ingreso

c/gestión

JUA

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RECEPCIÓN, INGRESO, REGISTRO Y ALMACENAMIENTO RDC

JUA

RESPONSABLE DE RECEPCIÓN O COMISIÓN RECEPCIÓN

ENCARGADO (A) DE ALMACENES

INICIO

Remite Nota de adjudicación y/o orden de compra

En caso de donación, remite el convenio de donación o transferencia Recibe y verifica el bien cotejando con la orden de compra o factura

Registra el ingreso Mediante el Formulario de Ingreso de Almacenes

Firma el Formulario de ingreso de Materiales Identifica, codifica, clasifica, cataloga, asigna espacio y almacena los bienes

Emitir instructivos específicos de seguridad industrial y contratar seguros

Desglose de Formulario: - Original y copia amarilla: Almacenes - Copia rosada: Contabilidad

FIN

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES: SALIDA DE ALMACENES

Controlar y normar la solicitud y entrega de materiales y suministros.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE UNIDAD ADMINISTRATIVA – ALMACENES

DETALLE Nº

Tareas

Metas y

Insumos

Tiempo

Responsable

- Formulario de Salida de Almacenes (Formulario Nº 2).

1 día

Unidad Solicitante

1 día

JUA

1.

Solicitarlo materiales y suministros, mediante el Formulario de Salida de Almacén la firma y lo remite a la JUA.

Solicitar los materiales suministros necesarios.

2.

Autoriza, firma y deriva el Formulario al Encargado (a) de Almacenes.

Autorizar la entrega.

- Formulario Nº 2.

3.

Verifica y entrega el material o suministro solicitado, si no tiene en existencia coloca el sello de sin existencia y devuelve al solicitante.

Dotar los bienes requeridos.

- Formulario Nº 2, firmado entregue conforme.

Encargado (a) de Almacenes

4.

Procede a registrar la salida de materiales y/o suministros entregados. Desglose del Formulario de Salida Nº 2.  Original: Almacenes  Copia rosada: contabilidad  Copia amarilla: Solicitante

Mantener actualizado el registro de bienes en existencia con los saldos físicos.

- Todo lo mencionado. - Kardex y registro existencia.

Encargado (a) de Almacenes

de

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SALIDA DE ALMACENES UNIDAD SOLICITANTE

ENCARGADO (A) DE ALMACENES

JUA

INICIO

Solicitar los materiales mediante el Formulario de Salida de Almacenes

Firma el formulario autorizando la solicitud

Autoriza la entrega

Si

Verifica y entrega el material o suministro solicitado

No En caso de no existir lo solicitado recibe de vuelta el Formulario con el sello Sin Existencia

Desglose Formulario 2 - Original: Almacenes - Copia Rosada: Contabilidad - Copia Amarilla: Solicitante

Registra la salida de materiales y/o suministros

FIN

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Página 64

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES: CREACIÓN DE SUBALMACENES

Dar cumplimiento a lo establecido en el Capítulo II, Artículo 125, para la creación, administración y control de los subalmacenes.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE UNIDAD ADMINISTRATIVA – ALMACENES

DETALLE Nº

1.

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Solicitar mediante nota e informe de justificación la creación del subalmacén para el área, programa y/o proyecto considerando: a) Desconcentración, separación física de sus oficinas, con relación al Almacén Central del MMAyA. b) Alta rotación de bienes susceptibles de almacenamiento. Respaldado por una copia de su POA y presupuesto aprobados. c) Nombre del servidor público o consultor de línea designado como responsable de la administración y funcionamiento del subalmacén, quién responderá ante el Encargado (a) del Almacén Central del MMAyA. d) Existencia de espacio habilitado, para garantizar el fácil ingreso y recepción de bienes y brindar condiciones de seguridad.

Cumplir con el Art. 125 de las NBSABS, para la creación y administración de los subalmacenes.

- Nota de Solicitud. - Informe de Justificación para la creación de subalmacén.

1 día

Responsable Unidad Solicitante

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

2.

Derivar la solicitud para su análisis.

Derivar la solicitud realizada.

- Nota de Solicitud. - Informe de justificación.

½ día

DGAA

3.

Revisa el informe de justificación y solicita informe sobre la pertinencia de la solicitud realizada.

Solicitar informe de pertinencia de la solicitud.

- Nota de Solicitud. - Informe de justificación.

1 día

JUA

4.

Realiza el análisis del informe de justificación y se elabora la recomendación sobre la creación del subalmacén. - Si la solicitud es aceptada se prosigue el procedimiento para elaboración de Resolución Administrativa de creación del subalmacén. - Caso contrario se desestima la solicitud y devuelve la solicitud a la unidad solicitante.

Realizar el informe de recomendación para aceptar o no la creación del subalmacén.

- Nota de Solicitud. - Informe de justificación.

5 días

Encargado (a) de Almacenes

5.

Aceptada la solicitud se da el Visto Bueno y lo remite a la DGAA.

Dar el VºBº a la solicitud aceptada.

- Nota de Solicitud. - Informe de justificación. - Informe de recomendaciones.

1 día

JUA

6.

Solicitar la elaboración de la Resolución Administrativa de aprobación y creación del subalmacén solicitado.

Solicitar la elaboración de la Resolución Administrativa.

- Todo lo anterior.

½ día

DGAA

7.

Elaborar la Resolución Administrativa de creación de subalmacény remitir para la suscripción.

Realizar la Administrativa.

Resolución

- Todo lo anterior.

1 día

DGAJ

8.

Suscribir la Resolución Administrativa y remitir a la Unidad Solicitante y copia al Encargado de Almacén Central para su control y aplicación.

Suscribir la Administrativa.

Resolución

- Resolución Administrativa realizada.

1 día

DGAA

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Página 66

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Nº

Tareas

Metas

Tiempo

Responsable

9.

Mediante la Resolución Administrativa suscrita realizar la creación del subalmacén.

Instruir la subalmacén.

del

- Resolución Administrativa suscrita.

1 día

Unidad Solicitante

10.

Realiza la administración del subalmacén y remite información mensual sobre registros, ingresos, salidas y existencias, adjuntando documentación de respaldo.

Informar de forma mensual sobre la administración del subalmacén.

- Reportes mensuales de la inventariación del subalmacén.

Hasta el 5 de cada mes

Encargado (a) de Subalmacén

11.

Revisar, dar Visto Bueno y archivar los reportes realizados por el encargado del subalmacén. De forma obligatoria se realizarán dos inspecciones e inventarios sorpresa a los subalmacenes creados y se enviarán informes del control a la JUA.

Realizar el correspondiente subalmacenes.

control los

- Reportes mensuales de la inventariación del subalmacén.

1 día

Encargado (a) de Almacenes

Revisar el informe de inspección a los subalmacenes creados y su inventariación para el respectivo control del mismo.

Revisar los informes de control a los subalmacenes.

- Informe de control a los subalmacenes.

1 día

JUA

12.

creación

Insumos

a

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CREACIÓN DE SUBALMACENES UNIDAD

DGAA

JUA

Deriva la documentación para el análisis

Revisa el informe de justificación y solicita informe de recomendación

SOLICITANTE

ENCARGADO (A) DE ALMACENES

DGAJ

ENCARGADO (A) DE SUBALMACÉN

INICIO

Realizar nota e informe de justificación para la creación de subalmacén

Analizar la documentación y realizar informe de recomendación

No Solicitar la realización de la Resolución Administrativa

Dar VºBº al informe de recomendación

Si

Solicitud de creación aceptada Resolución Administrativa elaborada

Recibir Resolución Administrativa y realizar la creación del Subalmacén

Suscribir la Resolución Administrativa Recibir copia de la Resolución Administrativa de creación de subalmacén para control Realizar la administración del subalmacén

Revisar y dar VºBº a los reportes presentados mensuales

Elaborar reportes mensuales de registros e inventarios

Archivar los reportes presentados por subalmacenes

Realizar inspecciones e inventarios sorpresa a los subalmacenes

Controlar mediante los informes de inspección realizado a los subalmacenes

Elabora informe de las inspecciones realizadas

FIN

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Página 68

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ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES La administración de activos fijos muebles tiene por objetivo lograr la racionalidad en la distribución, uso y conservación de los activos fijos muebles del Ministerio de Medio Ambiente y Agua. Los procedimientos contenidos en el presente Manual, se aplicarán a todos los activos fijos muebles de propiedad de la entidad y los que estén a su cargo o custodia. La organización de las actividades de activos fijos muebles en el MMAyA está basada en las características de las operaciones de distribución, salvaguarda, mantenimiento y control. En caso necesario, se utilizarán recintos adecuados, bajo responsabilidad del/la Jefe de la Unidad Administrativa y el Encargado (a) de Activos Fijos. Las bodegas y depósitos deberán tener las condiciones indispensables que faciliten el movimiento de los bienes y garanticen su seguridad. El Encargado (a) de activos fijos, en función del valor e importancia de los bienes de la entidad, tiene la obligación de: - Solicitar la contratación de seguros para prevenir riesgos de pérdida económica. - Fortalecer permanentemente los controles de seguridad física e industrial, para el uso, ingreso o salida de bienes, dentro o fuera de la entidad, velando además porque estos no sean movidos internamente, ni retirados sin la autorización y el control correspondiente. - Formular y aplicar los reglamentos e instructivos de seguridad física e industrial.

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES: RECEPCIÓN, REGISTRO CODIFICACIÓN Y SALVAGUARDA

Lograr la racionalidad en la distribución, uso y conservación de los activos fijos muebles del MMAyA.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE UNIDAD ADMINISTRATIVA – ACTIVOS FIJOS

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Remitir al Encargado (a) de Activos Fijos la Nota de adjudicación, orden de compra (especificando la fecha de entrega del bien (es) del proveedor al MMAyA), especificaciones técnicas, certificación presupuestaria, especificando la Fuente de Financiamiento y nota de la Unidad Solicitante.

Proceder a la recepción oportuna y de acuerdo a las fechas estipuladas, de los bienes adquiridos.

- Nota de adjudicación - Orden de Compra y/o Contrato.

1 día

2.

En caso de donación o transferencia de bienes al Ministerio de Medio Ambiente y Aguas remitir al Encargado (a) de Activos Fijos el documento de convenio de donación o transferencia.

Proceder a la recepción de los activos fijos donados o transferidos.

- Convenio de donación o transferencia.

30 días calendario

3.

Recibir el bien y realizar la verificación de: calidad, cantidad, unidad de medida, costo unitario costo total y lo coteja con la orden de compra y factura. Emite Formulario de Ingreso.

Recibir los bienes de adquisición, donación o transferencia, para su custodia y su incorporación a través del registro.

- Nota de adjudicación, orden de compra, especificaciones técnicas y/o contrato. En el caso de donación y transferencia (Acta de Entrega). - Formulario de Ingreso de Activos Fijos.

Responsable RDC

DGAA

Encargado (a) de Activos Fijos

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

4.

Codificar el bien de acuerdo a propuesta de codificación aprobada por el MMAyA.

Permitir la identificación, ubicación, el destino del bien y facilitar el recuento físico.

- Sistema de codificación aprobado.

5 días

5.

Realizar la incorporación de los bienes recibidos, mediante registro físico y contable después de la recepción. Desglose del Formulario de Ingreso:  Original: Activos Fijos  Copia: Contabilidad

Registro oportuno de los bienes recibidos.

- Todo lo anterior.

6.

Desarrollar instructivos para salvaguardar los activos fijos muebles, delegando al Encargado (a) de Activos Fijos su implantación.

Proteger los bienes, contra pérdidas, robos, daños y accidentes. Contar con los seguros correspondientes.

- Todo lo mencionado. - Solicitud de contratación de seguros. - Inventario de bienes. - Instructivos de salvaguarda.

Responsable Encargado (a) de Activos Fijos

Encargado (a) de Activos Fijos

Al inicio de gestión

JUA

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RECEPCIÓN, REGISTRO, CODIFICACIÓN Y SALVAGUARDA RDC

DGAA

ENCARGADO (A) DE ACTIVOS FIJOS

INICIO

Remitir Nota de Adjudicación, Orden de Compra o Contrato de los activos adquiridos

En caso de donación o transferencia remite Convenio de Donación o Transferencia Recibir y verificar el bien cotejando con el documento correspondiente

Codifica el o los bienes recibidos

Incorpora los bienes recibidos mediante el registro físico y contable

Desglosa Form. 1 * Original: Activos Fijos * Copia: Contabilidad

FIN

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES: ASIGNACIÓN DE ACTIVOS

Lograr la racionalidad en la distribución, uso y conservación de los activos fijos muebles del MMAyA.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE UNIDAD ADMINISTRATIVA – ACTIVOS FIJOS

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Solicita mediante nota a la DGAA (cuando se encuentra ya en funciones) la asignación de activos fijos muebles, para su o sus dependientes, para el desarrollo de sus funciones, adjuntando Memorandum de Incorporación o Contrato de Prestación de Servicios.

Solicitar la asignación de los bienes requeridos de acuerdo a las NBSABS.

- Nota de solicitud, firmada por la autoridad jerárquica del área solicitante.

1 día

Unidad Solicitante

2.

Autoriza ala JUA la asignación de los bienes solicitados.

Dotar de los bienes necesarios para el desarrollo de las tareas asignadas.

- Todo lo anterior. - Memorandum de incorporación o Contrato de Prestación de Servicios.

1 día

DGAA

3.

Instruye mediante proveído al/la Encargado de Activos Fijos la entrega de los bienes solicitados.

Instruir la asignación de bienes y su ubicación.

- Todo lo anterior.

1 día

JUA

4.

Elabora Formulario de Asignación y entrega los activos solicitados al servidor público.

Entrega los solicitados.

- Nota de solicitud. - Formulario de Asignación Individual de Bienes.

activos

fijos

Responsable

Encargado (a)de Activos Fijos

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Página 73

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Nº

5.

Tareas

Metas

Insumos

Realizar el registro de los activos fijos asignados al/la servidor responsable y su ubicación.

Mantener registros actualizados de los documentos de entrega y devolución de activos.

- Todo lo mencionado. - Acta de asignación o acta de devolución de activos.

Tiempo

Responsable Encargado (a) de Activos Fijos

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Página 74

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ASIGNACIÓN DE ACTIVOS UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUA

Autoriza mediante proveído

Instruye la entrega de los activos solicitados al/la servidor público

ENCARGADO (A) DE ACTIVOS FIJOS

INICIO

Solicita mediante nota la asignación de activos para sus funciones

Elabora el Formulario de asignación

Procede a la entrega de los activos asignados

Recibe los activos y firma conforme el Form. de asignación AF-2

Desglosa Form. AF-2 Original: Activos Fijos Copia: Servidor Público

Registra el activo asignado el/la servidor y su ubicación

FIN

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Página 75

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES: MANTENIMIENTO DE ACTIVOS

Promover el rendimiento efectivo de los bienes en servicio, evitando su deterioro incontrolado, averías u otros resultados indeseables.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE UNIDAD ADMINISTRATIVA – ACTIVOS FIJOS

DETALLE Nº

Tareas

Metas

1.

Solicita mediante nota firmada por su inmediato superior a la DGAA el mantenimiento preventivo o correctivo de los activos a su cargo.

Cuidar que los activos a su cargo se encuentren en óptimo estado de funcionamiento.

- Nota de solicitud.

1 día

Servidor Público

2.

Autoriza mediante proveído al JUA atender la solicitud de mantenimiento de los bienes.

Atender inmediatamente solicitud.

- Nota de solicitud con proveído de Autorizado.

1 día

DGAA

3.

Instruye mediante proveído la atención a la solicitud de mantenimiento.

Evitar perjuicios en el desarrollo de las actividades.

- Todo lo anterior.

4.

Realiza las acciones pertinentes mantenimiento de activos.

el

Atender oportunamente la solicitud de mantenimiento.

- Todo lo anterior.

5.

Realiza el seguimiento a las acciones de mantenimiento y entrega el bien al servidor, una vez realizado el mismo.

Atender requerimientos oportunamente y cuidar su adecuada atención.

- Todo lo mencionado. - Acta de asignación o acta de devolución de activos.

para

Insumos

la

Tiempo

Responsable

JUA

1 día

Encargado (a) de Activos Fijos Encargado (a) de Activos Fijos

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Página 76

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES SERVIDOR PÚBLICO

DGAA

JUA

ENCARGADO (A) DE ACTIVOS FIJOS

Autoriza mediante proveído

Instruye mediante proveido la atención de la solicitud de mantenimiento

Realiza las acciones pertinentes para el mantenimiento de activos

INICIO

Solicita mediante nota el mantenimiento preventivo o correctivo de los activos a su cargo

Si

No

Recibe los activos y firma conforme el Acta de asignación

Hace el seguimiento al mantenimiento de activos y entregar al servidor público

FIN

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Página 77

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES: DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS

Promover el cumplimiento a las normas y la responsabilidad en los servidores públicos.

DETALLE Nº

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE UNIDAD ADMINISTRATIVA – ACTIVOS FIJOS RECURSOS HUMANOS

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Comunica oportunamente la movilidad o desvinculación del servidor público o consultor individual de línea a Activos Fijos por Agradecimiento de Servicios o Finalización de Contrato.

Evitar el uso de activos por personas no autorizadas y/o su mal uso.

- Memorandum de movilidad, desvinculación o copia de contrato.

Jefe de Recursos Humanos

2.

Solicita la devolución de los activos asignados al servidor desvinculado.

Solicitar la devolución de los activos para un adecuado control.

- Todo lo anterior.

Encargado (a) de Activos Fijos

3.

Recibe los activos, verifica su estado, condición y emite el Formulario de Devolución de Activos Fijos AF-3, lo hace firmar por el servidor público y firma el mismo dando su conformidad. Caso contrario comunica a la JUA para acciones pertinentes.

Recibir los activos en las mismas condiciones en que se asignó, salvo el desgaste natural de los mismos.

- Todo lo anterior. - Formulario de Devolución Individual de Bienes.

Encargado (a) de Activos Fijos

4.

Desglosa el Formulario de Devolución, entrega al servidor público y registra la devolución de los activos.

Mantener registro actualizados de los activos fijos muebles de propiedad del MMAyA.

- Todo lo mencionado.

Encargado (a) de Activos Fijos

1 día

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Página 78

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES RRHH

JUA

ENCARGADO (A) DE ACTIVOS FIJOS

SERVIDOR PÚBLICO DESVINCULADO

Solicita al servidor público la devolución de los activos a su cargo

Realiza la devolución de los activos

INICIO

Comunica desvinculación del servidor público

Verifica las condiciones de los bienes asignados emite Formulario de Devolución Si existe incumplimiento, recibe la documentación para acciones de ley

No

Verificación conforme

Si Desglosa Formulario de Devolución Original: Activos Fijos

Copia para su constancia

Registra

FIN

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Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios Estado Plurinacional de Bolivia

IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES: SALIDA TEMPORAL DE ACTIVOS FIJOS

Controlar el movimiento de los activos del MMAyA que salen de la institución para su mantenimiento, atención de eventos, etc.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE UNIDAD ADMINISTRATIVA – ACTIVOS FIJOS

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Recaba el Formulario de Salida de Activos Fijos, lo llena, hace firmar con su Jefe Inmediato Superior y presenta a Activos Fijos.

Solicitar la salida de las instalaciones de los activos fijos necesarios para el uso.

- Formulario de Salida de Activos Fijos.

24 horas antes de la fecha

2.

Verifica el activo, su estado y sus características, el Formulario de Salida, lo firma y lo deriva para su autorización a la JUA.

Verificar el estado de los activos.

- Todo lo anterior. - El activo fijo en físico.

Encargado (a) de Activos Fijos

3.

Firma el Formulario de Salida autorizando la salida del activo de los predios del MMAyA y devuelve el formulario a Activos Fijos.

Operación autorizada autoridad competente.

- Todo lo anterior. - Formulario de Salida de Activos Fijos firmado.

JUA

Desglosa el Formulario de Salida, original para Activos Fijos, una copia al solicitante y una copia al guardia de seguridad del MMAyA.

Lograr la constancia de la salida temporal y su control de seguridad.

4.

por

- Todo lo anterior. - Formulario de Salida de Activos Fijos y sus copias.

Responsable Servidor Público responsable del bien asignado.

1 día

Encargado (a) de Activos Fijos

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

5.

Una vez realizado el mantenimiento o la actividad prevista, el servidor público solicitante, ingresa el activo a los predios del MMAyA, hace registrar con la autorización del guardia de seguridad y procede a hacer verificar el mismo con Activos Fijos.

Devolver los activos en las mismas condiciones en que se autorizó, salvo el desgaste natural de los mismos.

- Todo lo anterior. - Activo Fijo en físico y copia del Formulario.

6.

Verifica cumplimiento de las fechas, el estado y características del activo y registra su reincorporación en el Formulario de Salida.

Mantener el registro actualizado de los activos fijos, propiedad del MMAyA.

- Todo lo mencionado.

Tiempo

Responsable Servidor público responsable del activo

1 día Encargado (a) de Activos Fijos

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SALIDA TEMPORAL DE ACTIVOS FIJOS SERVIDOR PÚBLICO

ENCARGADO (A) DE ACTIVOS FIJOS

JUA

Verifica el activo y el Formulario de Salida y lo firma

Autoriza la salida

INICIO

Recaba Formulario de Salida firmado por el Inmediato Superior

No

Devuelve el activo al MMAyA, hace registrar con seguridad

Desglosa Formulario de Salida -Original: Activos Fijos -Copia: Servidor público -Copia: Guardia seguridad

Si

Verifica fecha, estado, características y registra reincorporación del activo

FIN

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ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES

La administración de activos fijos inmuebles tiene por objetivo lograr la racionalidad en el uso y conservación de las edificaciones, instalaciones y terrenos del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, preservando su integridad, seguridad y derecho propietario. El Director (a) General de Asuntos Administrativos, delega la administración de bienes inmuebles al Encargado (a) de Activos Fijos. El Encargado (a) de Activos Fijos, debe cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas para el efecto. La organización de las actividades de activos fijos inmuebles estará basada en las características de las operaciones de mantenimiento, salvaguarda y control de estos bienes.

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES: RECEPCIÓN, REGISTRO, MANTENIMIENTO Y SALVAGUARDA

DETALLE Nº

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Lograr la racionalidad en la distribución, uso y conservación de las edificaciones, instalaciones o terrenos del MMAyA, preservando su integridad, seguridad y derecho propietario.

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE UNIDAD ADMINISTRATIVA – ACTIVOS FIJOS

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Remite los documentos de asignación o tenencia de un bien inmueble y nombra a la Comisión de Recepción.

Remitir los documentos de asignación o tenencia de un bien inmueble.

- Documentos de entrega, asignación o tenencia.

½ día

DGAA

2.

Remite al Encargado (a) de Activos Fijos los documentos que establecen la asignación o tenencia de un bien inmueble al MMAyA.

Proceder a la recepción oportuna y de acuerdo a las normas, de los bienes asignados.

- Todo lo anterior.

½ día

JUA

3.

Realiza la recepción provisional, verificare inventariar las instalaciones y ambientes, según corresponda y exigir la documentación técnica y legal del mismo.

Verificar las condiciones legales, técnicas y físicas de los bienes inmuebles recibidos.

- Todo lo anterior. - Inventario.

4.

Evalúa las condiciones técnicas del inmueble, debiendo además ejercitarse las garantías de evicción y vicios de acuerdo a Ley.

Recibir inmuebles que reúnan las características de legalidad y uso.

- Todo lo anterior. - Documentos legales de propiedad. - Registro del inmueble.

Comisión de Recepción

5 días Comisión de Recepción

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

5.

Desarrollados los puntos 2 y 3 a conformidad, levanta acta de recepción definitiva del inmueble.

Recibir en forma definitiva los inmuebles.

- Todo lo mencionado.

anterior

1 día

Encargado (a) de Activos Fijos

6.

Realizar el registro físico y contable del bien inmueble.

Incorporar el bien inmueble recibido.

- Todo lo anterior. - Acta de Recepción Definitiva.

1 día

Encargado (a) de Activos Fijos

7.

Realizar inspecciones periódicas de los inmuebles, si corresponde programar su mantenimiento en el POA.

Mantener los inmuebles en condiciones óptimas para su uso.

- Todo lo anterior. - Actas e informes de inspección.

c/6 meses

JUA

8.

-Solicitar la contratación de seguros. -Establecer medidas de vigilancia y seguridad física. -Establecer medidas de seguridad industrial. -Mantener saneada y resguardada la documentación técnico – legal de los bienes inmuebles.

Proteger contra daños deterioro y riesgos los inmuebles del MMAyA.

- Todo lo mencionado. - Solicitud de contratación. - Instructivos.

c/gestión

JUA

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RECEPCIÓN, REGISTRO, MANTENIMIENTO Y SALVAGUARDA JUA

ENCARGADO (A) DE ACTIVOS FIJOS

COMISIÓN DE RECEPCIÓN

Remite al Encargado (a) de Activos Fijos para que acompañe a la Comisión de Recepción

Acompaña a la Comisión de Recepción con la documentación

Realiza la Recepción Provisional del bien inmueble

DGAA

INICIO

Documentos de asignación o tenencia de un bien inmueble

Evalúa las condiciones técnicas y ejercita las garantías de evicción y vicios

Nombra Comisión de Recepción

Verificación conforme

No

Si Realiza inspecciones periódicas a los inmuebles y programa su mantenimiento

Realiza el registro físico y contable del bien inmueble

Levanta Acta de Recepción Definitiva

Promueve la protección de los inmuebles contra daños, deterioro, riesgos de perdida de los inmuebles del MMAyA

FIN

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c)

SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES

El Subsistema de Disposición de Bienes, es el conjunto interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos, relativos a la toma de decisiones sobre el destino de los bienes de uso de propiedad de la entidad, cuando estos no son ni serán utilizados por le entidad pública. El Subsistema de Disposición de Bienes tiene los siguientes objetivos: -

Recuperar total o parcialmente la inversión. Evitar gastos innecesarios de almacenamiento, custodia o salvaguarda. Evitar la acumulación de bienes sin uso por tiempo indefinido. Evitar la contaminación ambiental.

La disposición de bienes es de dos tipos: temporal y definitiva, contando cada una con diferentes modalidades. Los tipos de disposición son procesos de carácter técnico y legal que comprenden procedimientos con características propias, según la naturaleza de cada una de ellas y son las siguientes: 

Disposición Temporal. Cuando la entidad determine la existencia de bienes que no serán utilizados de manera inmediata o directa, podrá disponer del uso temporal de estos bienes por terceros, sean públicos o privados, sin afectar el derecho propietario y por tiempo definido. Dentro de este tipo de disposición se tienen las siguientes modalidades: i. Arrendamiento. ii. Préstamo de Uso o Comodato.



Disposición Definitiva. Cuando la entidad determine la existencia de bienes que no son ni serán útiles y necesarios para sus fines, dispondrá de éstos afectando su derecho propietario. Dentro de este tipo de disposición se tienen las siguientes modalidades: i. Enajenación. ii. Permuta.

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIÓN DE BIENES: PROCEDIMIENTO PREVIO

Identificar los bienes susceptibles a ser tomados en cuenta y la modalidad para su disposición según NBSABS.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES

DGAJ – DGAA MINISTRO (A)

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Consulta interna a los Jefes de Unidad para identificarlos bienes que no son ni serán utilizados por el MMAyA.

Evitar gastos innecesarios de custodia, almacenamiento o salvaguarda.

- Instructivo.

2.

Remite informe identificando los bienes de su Unidad que no serán utilizados.

Identificar los bienes sin uso.

- Todo lo anterior. - Informe.

3 días

Jefes de Unidad

3.

Elaborar informe de conveniencia administrativa y elevarlo para informe de factibilidad legal a la DGAJ.

Identificar los bienes posibles a ser dispuestos.

- Todo lo anterior.

3 días

DGAA

4.

Elabora el informe de factibilidad legal y lo deriva a la DGAA.

Sustentar la legalidad y factibilidad para la disposición de los bienes.

- Todo lo anterior.

3 días

DGAJ

5.

Analizar los informes y determinar la modalidad de disposición en función a las establecidas por las NBSABS mediante Informe de Recomendación de Disposición. La determinación del precio base de los bienes a disponerse realizará de acuerdo al Artículo 182 de las NBSABS. Remite a la MAE.

Realizar el informe de recomendaciones, en función a los informes obtenidos.

- Todo lo anterior. - Informe de factibilidad legal.

2 días

DGAA

c/gestión

Responsable DGAA

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Nº

6.

7.

Tareas

Metas

Aprueba la disposición mediante una Resolución para Disposición de Bienes. Deriva al DGAA.

Autorizar y aprueba la disposición y modalidad determinada, previa valoración pericial.

- Todo lo anterior. - Informe recomendaciones.

Instruye la preparación de un cronograma y el inicio de los procesos.

Cumplir con establecidas.

- Todo lo mencionado. - Resolución para Disposición de Bienes.

las

Insumos

normas

Tiempo 3 días

Responsable Ministro (a)

de

Según cronograma

DGAA

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DISPOSICIÓN DE BIENES – PASOS PREVIOS DGAA

JEFES DE UNIDAD

DGAJ

MINISTRO (A)

INICIO

Solicitud para identificar los bienes que no son ni serán utilizados por las Unidades

Remitir informe identificando los bienes que no serán utilizados

No

Elabora informe de conveniencia administrativa para disposición de bienes

Elabora el informe de factibilidad legal para disposición de los bienes Elabora informe de Recomendación de Disposición en base a los informes obtenidos

Aprobar la disposición de bienes

Si

Instruye el inicio de los procesos

Resolución para Disposición de Bienes

Fin

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DISPOSICIÓN TEMPORAL DE BIENES i.

Arrendamiento

El arrendamiento o alquiler es la modalidad por la cual el Ministerio de Medio Ambiente y Agua, concede el uso y goce temporal de un bien o grupo de bienes a una persona natural o jurídica a cambio de una contraprestación económica, con la obligación de restituirlos a la entidad en el mismo estado. El arrendamiento podrá aplicarse únicamente a los bienes de uso de propiedad de la entidad. No deberán arrendarse inmuebles para ser utilizados como vivienda. Los bienes de uso se arrendarán cuando se prevea que el bien no será utilizado por la entidad en un periodo de tiempo determinado. El arrendamiento tiene las siguientes condiciones: a) El arrendatario asumirá la responsabilidad por el buen uso, salvaguarda, mantenimiento, preservación y devolución del bien. b) En caso de evidenciarse daño en el bien arrendado, el arrendatario debe resarcir el mismo, devolviendo el bien en las mismas condiciones en que le fuera entregado. c) El arrendatario está prohibido de conceder a un tercero el uso de ese bien. d) De manera previa a la publicación de la convocatoria, la entidad elaborará el documento de Condiciones de Arrendamiento, que incluirá mínimamente: i. Objeto. ii. Plazo. iii. Obligaciones del arrendatario. iv. Garantías. v. Precio base, determinado de acuerdo al Artículo 182 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. vi. Condiciones de pago. vii. Estado actual del bien. viii. Condiciones de conservación y salvaguarda. e) En todos los caso se deberá firmar un contrato de arrendamiento.

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIÓN TEMPORAL DE BIENES ARRENDAMIENTO

Conceder el uso y goce temporal de un bien o grupo de bienes a una persona natural o jurídica a cambio de una contraprestación económica.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES

DGAJ – DGAA JUA y ACTIVOS FIJOS

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Elabora el documento con las Condiciones de Arrendamiento y deriva a la JUA.

Evitar gastos innecesarios de custodia, almacenamiento o salvaguarda.

- Resolución sobre Disposición de Bienes.

2 días

DGAA

2.

Realizar la publicación en el SICOES y en Mesa de Partes de la Convocatoria para Arrendamiento de Bienes. Opcionalmente en un periódico de circulación nacional.

Lograr la mayor participación posible y transparentar el proceso.

- Convocatoria y documento de Condiciones de Arrendamiento.

10 días

JUA

3.

Recepción de propuestas de acuerdo al lugar, la hora y fecha indicadas en la convocatoria.

Cumplir con el Artículo 194 de las NBSABS.

- Todo lo anterior. - Registro de propuestas recibidas. - Sobres con propuestas.

4.

Apertura de Propuestas en acto público, en la fecha y hora señaladas en la Convocatoria. El bien será dado en arrendamiento a la mejor propuesta económica o al mejor postor.

Dar el bien en arrendamiento a la mejor propuesta económica o al mejor postor, en cumplimiento al Artículo 195 de la NBSABS.

- Todo lo anterior. - Propuestas y acta de la sesión de apertura de sobres, la misma que será suscrita por los interesados.

JUA

1 día DGAA y DGAJ

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

5.

Elaborar el contrato de arrendamiento, el mismo que se perfeccionará con la firma de la MAE del MMAyA y el arrendatario.

Arrendamiento perfeccionado en el marco del Artículo 196 de las NBSABS.

- Todo lo anterior. - Propuestas, Acta y Contrato.

5 días

DGAJ

6.

Entrega de los bienes arrendados, mediante Acta que certifique su descripción física, cantidad, estado y valor. Remite documentos al Encargado de Activos Fijos.

Conclusión del arrendamiento.

- Todo lo anterior. - Acta firmada por el DGAA y el arrendatario.

1 día

DGAA

7.

Procede al registro y control de los bienes arrendados.

Controlar el cumplimiento del contrato.

- Todo lo mencionado.

1 día

Encargado (a) de Activos Fijos

proceso

de

Responsable

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ARRENDAMIENTO DGAA

JUA

DGAJ

ENCARGADO (A) DE ACTIVOS FIJOS

INICIO

Elabora documento de Condiciones de Arrendamiento No Autoriza publicación

Si

Realiza publicación en el SICOES, Mesa de Partes y periódico

Recepciona propuestas de acuerdo a la Convocatoria

Con el DGAJ, aperturan sobres y determinan la mejor propuesta

Entrega los bienes arrendados mediante Acta de Entrega al adjudicado

Con el DGAA, aperturan sobres y determinan la mejor propuesta

Elabora Contrato de arrendamiento y lo hace suscribir con la MAE

Procede al registro y control de los bienes arrendados

Fin

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Página 94

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ii.

Préstamo de Uso o Comodato

El préstamo de uso o comodato es la modalidad mediante la cual el Ministerio de Medio Ambiente y Agua, concede el derecho de uso de un bien o grupo de bienes, en forma gratuita a requerimiento de otra entidad pública, con la obligación de restituirlos en las mismas condiciones, cumplidos el término y plazo establecidos. El préstamo de uso podrá aplicarse únicamente a los bienes de uso de propiedad de la entidad. El préstamo de uso procederá excepcionalmente, cuando exista requerimiento justificado de otra entidad pública y se establezca que el MMAyA: a) No tenga necesidad de hacer uso del bien por un tiempo determinado de tiempo. b) Evite gastos innecesarios de almacenamiento, mantenimiento, custodia o salvaguarda. El préstamo de uso tiene las siguientes condiciones: a) Se efectuará por tiempo definido, que no podrá ser mayor a tres (3) años. b) La entidad pública prestataria o beneficiaria asumirá la responsabilidad por el buen uso, salvaguarda, mantenimiento, preservación y devolución del bien. c) En caso de evidenciarse daño en el bien dado de préstamo, la entidad beneficiaria debe resarcir el mismo, devolviendo el bien en las mismas condiciones en que le fuera entregado. d) La entidad pública que se beneficie de un bien bajo la Modalidad de Préstamo de Uso está prohibida de conceder a un tercero el uso de ese bien. e) En todos los casos se deberá firmar un contrato de préstamo de uso. La entidad elaborará el contrato siguiendo las formalidades de ley, conforma a la naturaleza del o los bienes, debiendo básicamente insertar las siguientes cláusulas contractuales:

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a) b) c) d) e) f)

Partes. Objeto y causa. Obligaciones de las partes. Gastos. Uso, mejoras, mantenimiento, deterioro y custodia. Seguros y/o indemnización por daños y perjuicios en caso de robo, pérdida y otros daños. g) Plazo de devolución del bien. h) Causales de resolución del contrato. i) Consentimiento de las partes. El préstamo de uso se perfeccionará con la firma del contrato por las Máximas Autoridades Ejecutivas de ambas entidades públicas.

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIÓN TEMPORAL DE BIENES PRÉSTAMO DE USO O COMODATO

Conceder el derecho de uso de un bien o grupo de bienes, en forma gratuita a requerimiento de otra entidad pública.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES

DGAJ – DGAA JUA y ACTIVOS FIJOS

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Recibe la solicitud de Préstamo de Uso o Comodato de otra entidad pública y la deriva a la DGAA, evitando gastos innecesarios de custodia, almacenamiento o salvaguarda.

Recibir la solicitud de préstamos de uso o comodato.

- Solicitud escrita de préstamo o comodato.

1 día

Ministro (a)

2.

Verifica si cumple con las causales establecidas en el Artículo 200 de las NBSABS, elabora informe y remite la documentación solicitando la elaboración del contrato de préstamo de uso o comodato a DGAJ.

Elaborar informe verificando que el bien se encuentre autorizado para su disposición.

- Todo lo anterior. - Resolución sobre Disposición de Bienes.

1 día

DGAA

3.

Elabora el contrato de acuerdo al Artículo 201 de las NBSABS, el mismo que se perfeccionará con la firma del Ministro (a) del Ministerio de Medio Ambiente y Agua y la Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad pública solicitante de ambas entidades públicas. Remite a la DGAA.

Contar con el documento legal, perfeccionando el préstamo de uso o comodato solicitado.

- Todo lo anterior.

5 días

DGAJ

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

4.

Procede a la entrega del bien o bienes solicitados, mediante acta de entrega firmado por el DGAA y el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa de la entidad solicitante y deriva la documentación al Encargado (a) de Activos Fijos.

Realizar la entrega del bien o bienes, según solicitud de préstamo de uso o comodato.

- Todo lo anterior. - Contrato firmado.

1 día

DGAA

5.

Registro y control de los bienes entregados.

Mantener el registro de los bienes actualizado.

- Todo lo mencionado. - Acta de Entrega.

1 día

Encargado (a) de Activos Fijos

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PRÉSTAMO DE USO O COMODATO MINISTRO (A)

DGAA

DGAJ

ENCARGADO (A) DE ACTIVOS FIJOS

INICIO

Recibe solicitud de préstamo de uso y comodato y remite a DGAA

Cumple con lo establecido en la NBSABS No Si Elabora informe y solicita la elaboración del contrato

Suscribir el contrato realizado

Entrega el o los bienes, mediante acta de entrega

Elabora el contrato de préstamo de uso o comodato

Registra y controla los bienes dispuestos y controla el cumplimiento del contrato

Fin

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DISPOSICIÓN DEFINITIVA DE BIENES i.

Enajenación

La enajenación es la transferencia definitiva del derecho propietario de un bien a otra persona natural o jurídica. Podrán enajenarse sólo los bienes de uso de propiedad del MMAyA. La enajenación procederá cuando el bien es innecesario para el cumplimiento de las funciones de la entidad y no esté previsto su uso en el futuro. La enajenación podrá ser: a) A título gratuito, mediante: i. ii.

Transferencia gratuita entre entidades públicas. Donación.

b) A título oneroso, mediante: i. ii.

Transferencia onerosa entre entidades públicas. Remate.

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a) Enajenación a Título Gratuito

La enajenación a título gratuito es la cesión definitiva del derecho propietario de un bien, sin recibir una contraprestación económica a cambio del mismo. La enajenación a título gratuito podrá darse mediante transferencia gratuita entre entidades públicas o donación, cuando los bienes no sean utilizados por la entidad y su venta no sea factible. La imposibilidad de venta será determinada mediante informe técnico y legal. La transferencia a título gratuito podrá darse solamente entre entidades públicas, consistiendo en el traspaso del derecho propietario de bienes, de una entidad a otra. La transferencia gratuita entre entidades públicas se realizará preferentemente a Municipalidades con Elevado Índice de Pobreza. Los costos de traslado y transferencia de dichos bienes serán cubiertos por la entidad beneficiaria. La donación es la cesión, sin cargo, del derecho propietario de un bien de uso, que podrá realizar el MMAyA a instituciones privadas sin fines de lucro, que estén legalmente constituidas en el país, siempre y cuando brinden servicios de bienestar social, salud o educación. La transferencia gratuita entre entidades públicas o donación, se perfeccionará con la firma del contrato entre la MAE y la entidad o institución beneficiaria. El contrato de donación establecerá una cláusula mediante la cual el bien será restituido al donante, si la entidad o institución beneficiaria de la donación no la utiliza en los fines previstos, o cuando se disolviera.

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIÓN DEFINITIVA DE BIENES ENAJENACIÓN A TÍTULO GRATUITO O DONACIÓN

Ceder definitivamente el derecho propietario de un bien, sin recibir una contraprestación económica a cambio del mismo.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES

DGAJ – DGAA JUA y ACTIVOS FIJOS

DETALLE Nº

Tareas

Metas

1.

Recibe la solicitud de transferencia gratuita o donación de parte de otra entidad pública o institución/asociación sin fines de lucro respectivamente y la deriva a la DGAA.

Solicitar la transferencia gratuita o donación.

- Solicitud escrita.

1 día

Ministro (a)

2.

Verifica si se encuentra registrado en la Resolución sobre Disposición de Bienes y solicita la elaboración del contrato de transferencia entre entidades públicas o donación a DGAJ, remitiendo toda la documentación. . Elabora el contrato de acuerdo al Artículo 212 de las NBSABS el mismo que debe ser perfeccionado con la firma de la Ministro(a) del MMAyA y la Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad o institución beneficiaria. Remite a la DGAA.

Contar con el documento legal y verificar que el bien se encuentre autorizado para su disposición.

- Todo lo anterior. - Resolución sobre Disposición de Bienes.

1 día

DGAA

Perfeccionar la transferencia o donación.

- Todo lo anterior. - Contrato elaborado.

5 días

DGAJ

3.

Insumos

Tiempo

Responsable

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Nº

Tareas

Metas

4.

Procede a la entrega del bien o bienes solicitados, mediante acta de entrega firmado por el DGAA y el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa de la entidad beneficiaria.

Concluir el enajenación.

5.

Registra la disposición del bien o bienes entregados y da de baja de los registros físicos y contables.

Tener los permanentemente actualizados.

Insumos

proceso

de

registros

Tiempo

Responsable

- Todo lo anterior. - Acta de Entrega.

1 día

DGAA

- Todo lo mencionado.

1 día

Encargado (a) de Activos Fijos

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ENAJENACIÓN A TÍTULO GRATUITO O DONACIÓN MINISTRO (A)

DGAA

DGAJ

ENCARGADO (A) DE ACTIVOS FIJOS

INICIO

Recibe solicitud de transferencia gratuita o donación y remite a DGAA

Verifica si está registrado en la Resolución No Si

Solicita la elaboración del contrato

Suscribir el contrato realizado

Entrega el o los bienes, mediante acta de entrega

Elabora el contrato de transferencia o donación

Registra y controla los bienes dispuestos y controla el cumplimiento del contrato

Fin

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b) Enajenación a Título Oneroso La enajenación a título oneroso es la transferencia definitiva del derecho propietario de un bien de uso de propiedad del MMAyA, recibiendo a cambio una contraprestación económica. Podrá darse mediante Transferencia Onerosa entre Entidades Públicas o Remate. Cuando se determina que el bien es innecesario en la entidad y es posible recuperar total o parcialmente la inversión efectuada. La Transferencia Onerosa procederá cuando el interesado en los bienes sea otra entidad del sector público. Remate, es la venta de bienes a terceros en acto público, previa publicación de la convocatoria y a favor de la mejor oferta. Se realizará a través de: a) Puja Abierta. b) Concurso de Propuestas. Decidida la forma del remate, la entidad elaborará una convocatoria que debe contener mínimamente la siguiente información: a) b) c) d) e) f) g)

Nombre de la entidad. Forma del remate. Descripción y precio base de los bienes a ser rematados. Dirección y horario en el que se puede ver el o los bienes. Monto del depósito de seriedad de propuesta. Dirección y horario de consultas. Fecha y hora límite de presentación de propuestas.

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIÓN DEFINITIVADE BIENES ENAJENACIÓN A TÍTULO ONEROSO TRANSFERENCIA ONEROSA ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS

Transferencia definitiva del derecho propietario de un bien de uso de propiedad de la entidad recibiendo a cambio una contraprestación económica.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES

DGAJ – DGAA JUA y ACTIVOS FIJOS

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Recibe la solicitud de transferencia onerosa de parte de otra entidad pública o institución/asociación sin fines de lucro y la deriva a la DGAA.

Solicitar la transferencia onerosa de los bienes.

- Solicitud escrita.

1 día

Ministro (a)

2.

Verifica si se encuentra registrado en la Resolución sobre Disposición de Bienes y cuenta con el precio base aprobado, el mismo que hace conocer a la institución interesada.

Que el bien se encuentre autorizado para su disposición y avaluado adecuadamente.

- Todo lo anterior. - Resolución sobre Disposición de Bienes.

1 día

DGAA

3.

Recibida la aceptación por parte de la entidad interesada, solicita a la DGAJ, la elaboración del contrato de transferencia onerosa.

Perfeccionar la transferencia o donación.

- Todo lo anterior. - Nota de aceptación del solicitante.

1 día

DGAA

4.

Elabora el contrato de transferencia onerosa y lo hace suscribir con las MAEs de las instituciones. Remite a la DGAA.

Contar con un documento contractual aprobado y firmado.

- Todo lo anterior. - Contrato.

5 días

DGAJ

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

5.

Entrega el bien transferido, previo cumplimiento de todas las cláusulas del contrato. Mediante acta de entrega.

Cumplir lo establecido en el contrato y recuperar el valor económico del bien al momento de su enajenación.

- Todo lo anterior. - Acta de entrega firmada por el DGAA y el Máximo Ejecutivo Administrativo del adjudicatario.

1 día

DGAA

6.

Registra la transferencia de el o los bienes y da de baja de los registros físicos y contables.

Tener los permanentemente actualizados.

- Todo lo mencionado. - Registros de kardex y sistemas.

1 día

Encargado (a) de Activos Fijos

registros

Responsable

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TRANSFERENCIA ONEROSA ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS MINISTRO (A)

DGAA

DGAJ

ENCARGADO (A) DE ACTIVOS FIJOS

INICIO

Recibe solicitud de transferencia onerosa y remite a DGAA

Verifica si está registrado en la Resolución No Si

Solicita la elaboración del contrato

Suscribir el contrato realizado

Entrega el o los bienes, mediante acta de entrega

Elabora el contrato de transferencia onerosa

Registra y controla los bienes dispuestos y controla el cumplimiento del contrato

Fin

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIÓN DEFINITIVA DE BIENES DE ENAJENACIÓN A TÍTULO ONEROSO REMATE

Transferencia definitiva del derecho propietario de un bien de uso de propiedad de la entidad recibiendo a cambio una contraprestación económica.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES

DGAJ– DGAA JUA y ACTIVOS FIJOS

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

De acuerdo a lo establecido por la Resolución sobre Disposición de Bienes. Decide sobre la forma de Remate e instruye a la JUA la elaboración y publicación de la Convocatoria.

Disposición de bienes sin uso de la entidad.

- Resolución sobre Disposición de Bienes. - Instrucción escrita para la publicación de la Convocatoria

1 día

2.

Elabora y publica la convocatoria en el SICOES, Mesa de Partes y un periódico de circulación nacional.

Transparentar el proceso y conseguir mayor participación, cumplir con el Art. 218 de las NBSABS.

- Todo lo anterior. - Convocatoria.

10 días antes de la fecha del remate

JUA

3.

Recibir y verificar el depósito de seriedad de propuesta hasta dos horas antes de la hora y fecha fijada para el acto de remate, y según el monto fijado en la Convocatoria Pública.

Cumplir con lo establecido en el Art. 220 de las NBSABS.

- Todo lo anterior. - Recibo oficial de cancelación de la seriedad de propuesta emitida por el MMAyA.

En la fecha del remate

JUA

4.

Efectuado el Remate, el JUA entregará al adjudicado un Certificado de adjudicación, solicitando el pago total del bien en tres (3) días hábiles a partir de la entrega de este documento y solicitará a la DGAJ la elaboración del contrato de transferencia.

Entregar el certificado de adjudicación y solicitar el pago.

- Todo lo anterior. - Acta de remate del Notario de fe Pública. - Certificado de adjudicación. - Solicitud de pago.

1 día

JUA

DGAA

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

5.

Elabora el contrato de transferencia y lo formaliza con la firma del Ministro (a) y el adjudicatario, momento en que se entregará toda la documentación de respaldo del bien.

Perfeccionar el proceso de disposición de bienes mediante remate.

- Todo lo anterior. - Contrato de transferencia.

5 días

DGAJ

6.

Entrega realizada mediante acta que certifique la relación física de los bienes, la cantidad y valor. Este documento será firmado por el DGAA y el adjudicatario.

Cumplir lo establecido en el contrato.

- Todo lo anterior. - Acta de entrega firmada.

1 día

DGAA

7.

Registra la transferencia de el o los bienes y da de baja de los registros físicos y contables.

Tener los registros físicos y contables permanentemente actualizados.

- Todo lo mencionado. - Registros de kardex Sistemas.

1 día

Encargado (a) de Activos Fijos

y

Responsable

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REMATE DGAA

JUA

DGAJ

ENCARGADO (A) DE ACTIVOS FIJOS

INICIO

Según la Resolución sobre Disposición de Bienes, instruye la elaboración y publicación de la Convocatoria

Elabora y publica la Convocatoria

Recibe y verifica el depósito de seriedad de propuesta hasta dos horas antes del acto del remate.

Con el Acta de Remate se emite Certificado de Adjudicación y solicita el pago total

Elabora Contrato de Transferencia y hace firmar con el Ministro (a) y el adjudicatario

Deriva el Contrato a la DGAA para la entrega física de los bienes

Entrega el o los bienes, mediante acta de entrega y la firma conjuntamente con el adjudicatario

Registra y controla los bienes dispuestos y controla el cumplimiento del contrato

Fin

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ii.

PERMUTA

Permuta es una modalidad de disposición, mediante la cual dos entidades públicas se transfieren recíprocamente el derecho propietario de bienes de mutuo interés. La permuta podrá realizarse únicamente entre bienes de uso de propiedad de las entidades públicas. Debe buscarse la proporcionalidad en el valor de los bienes a ser permutados. Si esta no fuese posible, podrá aceptarse la cancelación en efectivo de la diferencia del valor permutado. Los gastos de la permuta estarán a cargo de los contratantes por partes iguales. Las entidades que permuten bienes, firmarán un contrato en el cual se estipule básicamente: a) b) c) d) e) f) g)

Partes. Objeto y causa. Obligaciones de las partes. Especificaciones de los bienes a permutar. Forma y condiciones de entrega. Gastos. Consentimiento de las partes.

El contrato será firmado por las Máximas Autoridades Ejecutivas de las entidades públicas que permutan los bienes.

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IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIÓN DEFINITIVA DE BIENES PERMUTA

Transferirse a otra entidad pública el derecho propietario de bienes contra la entrega reciproca de otros de interés al MMAyA.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES

DGAA – DGAJ MINISTRO (A) DEL MMAyA

DETALLE Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Elaborar listado de bienes susceptibles a ser permutados y solicita la autorización al Ministro(a) del MMAyA.

Disposición de bienes sin uso de la entidad.

- Solicitud escrita con listado de bienes.

1 día

DGAA

2.

Autoriza el inicio del proceso de permuta de acuerdo a norma.

Proceso autorizado.

- Solicitud aprobada.

3 días

Ministro(a)

3.

Recibe la autorización, elabora la convocatoria la pública en el SICOES, la Mesa de Partes y/o invita directamente a entidades públicas a presentar sus manifestaciones de interés.

Lograr la transparencia y la mayor participación en el proceso de permuta.

- Todo lo anterior. - Resolución sobre Disposición de Bienes y Convocatoria Pública.

2 día

DGAA

4.

Recibe las ofertas y las eleva a conocimiento de la Ministro(a).

Cumplir con el Artículo 231 numeral II de las NBSABS.

- Todo lo anterior. - Manifestaciones de interés.

Fecha, hora Convocatoria

DGAA

5.

Evalúa con el DGAA las manifestaciones de interés recibidas y decide por las más convenientes. Remite a la DGAJ.

Decidir por manifestaciones convenientes.

- Todo lo anterior. - Decisión por escrito de la evaluación.

las más

3 días

Responsable

Ministro(a)

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Nº

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

6.

Elabora el contrato de permuta y lo hace firmar con las MAEs de las dos entidades. Deriva al DGAA.

Perfeccionar el proceso de Permuta.

- Todo lo anterior. - Contrato.

5 días

DGAJ

7.

Entrega de los bienes, mediante acta que certifique la relación física, cantidad, estado y valor, firmada por los DGAA de ambas entidades públicas.

Dar cumplimiento al proceso de permuta de acuerdo a contrato suscrito.

- Todo lo anterior. - Contrato firmado. - Actas de Entrega.

1 día

DGAA

8.

Registra la permuta de el o los bienes incorpora y da de baja de los registros físicos y contables.

Tener los registros permanentemente actualizados.

- Todo lo mencionado. - Registros de kardex sistemas.

1 día

Encargado (a) de Activos Fijos

y

Responsable

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PERMUTA DGAA

MINISTRO (A)

DGAJ

ENCARGADO (A) DE ACTIVOS FIJOS

INICIO

Elabora lista de bienes a permutar y solicita autorización al Ministro (a)

Autoriza el inicio del proceso de permuta

Elabora la Convocatoria, la publica en el SICOES, Mesa de Partes y/o invita a entidades públicas a presentar manifestaciones de interés

Recibe las manifestaciones de interés y las eleva a conocimiento del Ministro (a)

Evalúa con el DGAA las ofertas y decide por las más convenientes Elabora el contrato, lo hace firmar con las MAEs de las dos entidades

Entrega los bienes, mediante Acta de Entrega firmado por las DGAAs de las dos instituciones

Registra la permuta e incorpora y da de baja de los registros físicos y contables

Fin

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