MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADQUISICION, COMPRA O CONTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO

NOMBRE: CARGO: INSTITUCION: FECHA DE PREPARACIÓN: NOMBRE: Jorge A. Escárate M..

Jorge A. Escárate Molina Director Ejecutivo Corporación de Municipal Deportes de Ñuñoa Julio de 2011.

OBJETIVO DEL MANUAL. El presente Manual tiene por objeto establecer y fijar la forma de operar y los procedimientos administrativos a los que debe ceñirse las adquisiciones, compra, contrataciones y arrendamiento de bienes materiales y/o de servicios, que requiera la Corporación para el cabal cumplimiento de sus fines. Su principal objetivo es asegurar una óptima y transparente utilización y destino de sus recursos, de modo de garantizar la mejor y más conveniente elección conforme los intereses organizacionales y estándares de mercado en la elección de los mismos. Este Manual será de aplicación universal y de carácter obligatorio para todos quienes deban intervenir en los procesos de adquisición, compra, contratación y/o arrendamiento de bienes materiales y/o servicios, sean de carácter general o específico conforme la naturaleza corporativa. Estará al alcance de los interesados y deberá permanecer en las oficinas de Administración de la Corporación Municipal de Deportes de Ñuñoa. El Jefe Administrativo tendrá la obligación de difundirlo entre el personal operativo-administrativo que proceda.

RESPONSABILIDADES. - Del Jefe Administrativo: Vista o requerida una necesidad de adquisición de cualquiera de los tres recintos de la Corporación, deberá manifestar, por escrito, correo electrónico o verbalmente, la necesidad de compra directamente al Director Ejecutivo. Una vez definida la necesidad, deberá verificar que ésta sea efectiva y real; que esté conforme con las características propias de cada actividad, curso o disciplina deportiva y/o recreativa que se requiera realizar o mejora que se desee implementar. Hecho lo anterior presentará al Director Ejecutivo por escrito, la necesidad de compra acompañada por al menos tres cotizaciones o solicitudes formales de presupuestos de distintos proveedores, cuidando siempre de cotizar productos de similares características en cuanto a cantidad y calidad. - El Director Ejecutivo autorizará la cotización más conveniente a los intereses corporativos sin que ésta tenga que ser necesariamente la más económica. El Jefe Administrativo elaborará la correspondiente orden de compra que deberá llevar la firma de responsabilidad y el timbre de la CDÑ. El pago efectivo de los bienes y servicios adquiridos o contratados deberá acompañarse siempre de la correspondiente factura, boleta de compra o boleta de honorarios, según corresponda, la cual se pagará con cheque nominativo a nombre del proveedor. - La Contadora: Deberá revisar, programar y ejecutar los pagos y llevar el correspondiente registro contable. - El Director Ejecutivo: Autorizará o rechazará la compra considerando la procedencia de la solicitud, la oportunidad del gasto y la disponibilidad presupuestaria y de flujo de caja. En su ausencia autorizará y firmará la compra el Jefe Administrativo, quien deberá informar de la gestión en la primera oportunidad que le sea posible.

DEFINICIONES.

Boleta de Honorarios: Es el documento emitido por el prestador del servicio (profesionales y personas naturales o jurídicas que desarrollan ocupaciones lucrativas). Registra los ingresos percibidos por la prestación del servicio, clasificados en segunda categoría de la Ley de la Renta. Boleta de Prestación de Servicios de Terceros: Documento utilizado por la Corporación en reemplazo de las boletas de honorarios, para dar cumplimiento a la obligación tributaria y contable, cuando el prestador del servicio no posee boletas propias para respaldar la debida prestación. Cotización o Presupuesto: Es la solicitud de información que se hace al o los proveedores respecto de precios, calidades y especificaciones del bien y/o servicio. Orden de Compra y/o Contrato: Es el documento de orden administrativo interno que determina el compromiso entre la Corporación demandante y el proveedor. Tiene por función respaldar los actos de compras y/o contratación, respecto de la solicitud. Guía de Despacho: Es el documento tributario legal, de registro interno que utilizan algunos proveedores para trasladar mercadería desde sus bodegas a los dependencias de la Corporación. Factura: Es el documento tributario legal que respalda el pago, de una solicitud efectiva de productos o servicios, y que está directamente asociada a una orden de compra. Bodega: Es el espacio físico destinado a guardar o almacenar los productos y/o materiales de uso y consumo corriente, de carácter frecuente, adquiridos con la finalidad de mantener y perfeccionar la operatividad de los distintos estamentos corporativos y los niveles de inventario óptimos para evitar vacios de stock en la gestión de abastecimiento. Plan Semestral o Anual de Compras. Es la relación de bienes materiales deportivos y/o servicios de consumo de carácter general, que la Corporación planifica o estima como necesarias de adquirir, comprar o contratar durante un semestre o año calendario. El procedimiento de adquisición o compra se ejecutará en la oportunidad más conveniente a los intereses y disponibilidad presupuestaria de la Corporación.

REGISTRO.

Emisión, Archivo o Custodia TIPO DE DOCUMENTO

RESPONSABLE Formato

Dependencia ó Lugar

Momento

Solicitud de Compra

Jefe Administrativo

Digital, Soporte Papel ó Verbal

Oficina de Administración

Según Necesidad y Oportunidad

Cuadro Comparativo

Jefe Administrativo

Soporte Papel

Oficinas de Administración

Según Corresponda

Orden de Compra

Jefe Administrativo

Soporte Papel

Oficina de Administración

Según Corresponda

Factura

Jefe Administrativo y/o Contadora

Oficial timbrada por S.I.I.

Oficina de Contabilidad

Contra Recepción Conforme

PROCESO.

Actividad o Etapa del proceso

Observación

Responsable

Requerimiento: El Jefe Aministrativo, de oficio o a requerimiento de parte, i nforma la necesidad de un producto o servicio al Director Ejecutivo o bien procede a tramitar los respectivos presupuestos cuando el requerimiento no supere las 3 UTM.

Jefes, Encargados de áreas o Jefe Administrativo

Autorización de la compra El Jefe de Administrativo y/o el Director Ejecutivo, según sea el caso, autorizarán por medio de su firma y timbre oficial, la compra previa presentación de al menos tres Presupuestos o Cotizaciones distintas.

Emisión compra

Orden

Director Ejecutivo y en su ausencia, el Jefe Administrativo.

de Jefe Administrativo o quien lo reemplace.

El Jefe Administrativo revisará los presupuestos y verificará que no tengan errores ni le falten datos para proceder a la emisión de la correspondiente Orden de Compra. Una vez emitida la Orden de Compra deberá ser firmada y timbrada por quien corresponda, según defina el Director Ejecutivo.

Envío Orden compra

de

El Jefe Administrativo o en quien delegue, enviará la Orden de Compra al proveedor seleccionado.

Verificará la recepción conforme de la Orden de Compra.

Jefe Administrativo o quien lo represente.

Seguimiento de la Orden de Compra El Jefe Administrativo y/o el o la funcionario(a) encargado(a) del despacho de la Orden de Compra, chequeará que el producto recibido cumpla con los requisitos especificados en dicho documento. Asimismo, verificará que se encuentren en poder de la Corporación todos los documentos necesarios que acrediten la compra y su garantía.

Jefe Administrativo o quien lo represente.

Registro e Inventario. La Contadora deberá determinar de oficio o a solicitud del Jefe Administrativo, sí el bien material, cuando éstos no sean fungibles, deberá ser inventariado a fin de registrarlo conforme la normativa vigente y donde corresponda.

Jefe Administrativo, contadora y/o responsable asignado a la función.

El Jefe Administrativo se asegurará, de igual forma, que dicho bien sea además, identificado con la correspondiente plancheta o similar que indique claramante su identificación en el Inventario.

CANCELACION o PAGO: Se realizará siempre contra factura o documento que la reemplace, con cheque nominativo a nombre del proveedor o prestador del servicio, y de una de las cuentas corrientes oficiales de la Corporación.