MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

ADMINISTRACIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

Julio, 2005

IDENTIFICACIÓN DE FIRMA(S) DE VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS. NOMBRE Y PUESTO C. P. Alfredo García Gómora Administrador de Contabilidad y Estados Financieros

Lic. Santiago Hernández Villegas Administrador de Organización y Modernización

FIRMA

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ÍNDICE Página INTRODUCCIÓN

6

I. MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO

7

II. PROCEDIMIENTOS 1.-

2.-

3.-

4.-

Registro de la Documentación Comprobatoria del Gasto.

10

Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo

10 10 11 15

Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto.

17

Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas e Instructivos de Llenado

17 17 18 20 21

Conciliación de Retenciones y Enteros.

26

Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas e Instructivos de Llenado

26 26 27 29 30

Elaboración de Pólizas de Diario de Almacén.

35

Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo

35 35 36 38

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Página 5.-

6.-

7.-

8.-

9.-

Elaboración de Pólizas de Diario Correspondientes a la Creación de Pasivos y Liquidación de Retenciones por Concepto de Descuentos a Favor de Terceros.

39

Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo

39 39 41 44

Elaboración de Pólizas de Diario de Reintegros de Años Anteriores.

47

Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas e Instructivos de Llenado

47 47 48 49 50

Elaboración de Pólizas de Diario de Retenciones y Enteros.

52

Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo

52 52 53 55

Elaboración de Pólizas de Diario de Retenciones y Enteros Cuenta Centralizada.

56

Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo

56 56 57 58

Elaboración de Pólizas de Diario de Viáticos.

59

Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo

59 59 60 62

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Página 10.- Revisión de Copias de los Estados de Cuenta Bancarios. Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas e Instructivos de Llenado 11.- Verificación de los Registros de SICOPEL contra los Importes de la Documentación Contable Original. Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo 12.- Glosa de Pólizas Diarias de Egresos. Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo 13.- Archivo de Pólizas Diarias de Egresos. Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo 14.- Información Mensual de Gastos de Comunicación Social. Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo

63 63 63 64 66 67

70 70 70 71 73 74 74 74 76 85 88 88 88 89 91 92 92 92 93 95

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Página 15.- Elaboración de Estados Financieros. Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas e Instructivos de Llenado 16.- Operación del Sistema Integral de Información de los Ingresos y Gasto del Servicio de Administración Tributaria. Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas e Instructivos de Llenado 17.- Elaboración de Información Financiera y Presupuestal. Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo 18.- Integración del Informe de Avance de Gestión Financiera del Servicio de Administración Tributaria. Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas e Instructivos de Llenado

97 97 97 99 110 116

119 119 119 120 125 127 146 146 146 147 150

151 151 151 152 155 156

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Página 19.- Integración del Informe de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal del Servicio de Administración Tributaria. Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas e Instructivos de Llenado 20.- Envío de la Información Generada por el Centro Contable de Recaudación de la Administración General de Recaudación.

21.-

173 173 173 174 177 178

219

Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo

219 219 220 223

Registro y pago del pasivo circulante o ADEFAS

225

Objetivo del Procedimiento Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo

225 225 227 232

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INTRODUCCIÓN

Con fundamento en los Artículos 14, Fracción IV de la Ley del Servicio de Administración Tributaria, y artículo 28 fracciones V, VI, VII y XII de su Reglamento Interior, los cuales hacen referencia a la obligación que tienen las unidades administrativas del Servicio de Administración Tributaria de elaborar, actualizar e integrar conforme a sus programas de trabajo sus Manuales de Organización Específicos y de Procedimientos; en este sentido, la Administración Central de Recursos Financieros ha elaborado el presente Manual de Procedimientos de la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, que tiene como propósito fundamental sistematizar y regular los procesos que en esta Administración se llevan a cabo. El presente documento se integra con el Marco Jurídico-Administrativo que fundamenta la aplicación de los procedimientos, así como los Objetivos, Políticas de Operación, Descripción de Actividades, los Diagramas de Flujo y las Formas e Instructivos de Llenado, para cada procedimiento. Es importante señalar, que para cumplir con los objetivos de este Manual, se requiere de su actualización permanente por lo que se deberán realizar revisiones periódicas por parte del personal encargado de su operación.

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I. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 05-II-1917, última reforma D.O.F. 20-VI-2005. Leyes − Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. D.O.F. 29-XII-1976, última reforma D.O.F. 10-VI-2005. − Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. D.O.F. 31-XII-1976, última reforma D.O.F. 10-IV-2003. − Ley del Impuesto al Valor Agregado. D.O.F. 29-XII-1978, última reforma D.O.F. 28-VI-2005. − Ley del Servicio de Administración Tributaria. D.O.F. 15-XII-1995. última reforma D.O.F. 12-VI-2003. − Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 04-I-2000, última reforma D.O.F. 7-VI-2005. − Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. D.O.F. 04-I-2000, última reforma D.O.F. 7-VI-2005. − Ley del Impuesto Sobre la Renta. D.O.F. 01-I-2002, última reforma D.O.F. I-XII-2004. − Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2005. D.O.F. 24-XI-2004.

Códigos − Código Fiscal de la Federación. D.O.F. 31-XII-1981, última reforma D.O.F. 31-XII-2004. Reglamentos − Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. D.O.F. 18-XI-1981, última reforma D.O.F. 05-VI-2002.

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− Reglamento del Código Fiscal de la Federación. D.O.F. 29-II-1984, última reforma D.O.F. 21-V-2002. − Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. D.O.F. 29-II-1984, última reforma D.O.F. 19-lII-1999. − Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 20-VIII-2001. − Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. D.O.F. 19-IX-2001. − Reglamento Interior del Servicio de Administración Tributaria. D.O.F. 06-VI-2005. − Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. D.O.F. 17-X-2003.

Decretos − Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2005 D.O.F. 20-XII-2004. Acuerdos − Acuerdo por el que se dispone que el conjunto de documentación contable consistente en libros de contabilidad, registros contables y documentación comprobatoria o justificatoria del ingreso y del gasto público de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, constituyen el Archivo Contable Gubernamental que deberá guardarse, conservarse y custodiarse. D.O.F. 12-XI-1982. − Acuerdo por el que se expide el clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. D.O.F. 13-X-2000, última reforma D.O.F. 01-X-2004. − Acuerdo que establece las disposiciones de Ahorro en la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2002. D.O.F. 28-II-2002.

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− Acuerdo mediante el cual se da a conocer el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. D.O.F. 31-XII-2004. Documentos Normativo-Administrativos −

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos Generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para los Ejercicios Fiscales 2005-2006. D.O.F. 30-XII-2004

− Manual para la Elaboración y Expedición de Cuentas por Liquidar Certificadas. Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Oficialía Mayor. Dirección General Adjunta de Presupuesto, Contabilidad y Sistemas. Febrero de 1994, disponible en la normateca de SPF y del Subsecretaría de Egresos. − Manuales del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental del Sector Central. Secretaría de Hacienda y Crédito Público, Subsecretaría de Egresos, Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Enero, 2001, disponible en la normateca de SPF y del Subsecretaría de Egresos. −

Guía Técnica para elabora Manuales Administrativos Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y Calidad.- Administración Central de Recursos Humanos. Julio 2004

− Lineamientos Internos para la Asignación de Comisiones, Viáticos y Pasajes Nacionales e Internacionales. Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y Calidad.- Administración Central de Recursos Financieros. Febrero 2005.

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1. REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO. Objetivo Controlar y registrar las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de proporcionar la información necesaria para la elaboración de los Estados Financieros correspondientes. Políticas de Operación − Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, la Documentación Contable soporte del gasto (Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación) emitida, dentro de los cinco días posteriores a su trámite, para su registro contable oportuno. − Las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, así como, las Unidades Administrativas Centrales que laboren con el Sistema de Control del Ejercicio Presupuestal (SICEP), deberán enviar la Documentación Contable soporte del gasto en archivos TXT y RPT y, posteriormente, físicamente mediante oficio. − Las Unidades Administrativas Centrales que no cuenten con el SICEP, deberán enviar la documentación soporte del gasto físicamente mediante oficio. − En la recepción de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación, la Administración de Contabilidad y Estados Financieros deberá revisar que fueron elaborados con base en lo establecido en los “Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes”, emitidos por la Administración Central de Recursos Financieros.

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PROCEDIMIENTO:

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO

UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRACIONES DE CONTABILIDAD CENTRAL Y REGIONAL

DOCUMENTOS ACTIVIDAD INVOLUCRADOS 1. Recibe de las unidades - Póliza Diaria de administrativas centrales y las Egresos (P.D.E.) Subadministraciones de - Avisos de Reintegro Innovación y Calidad de las - Oficios de Administraciones Locales y Rectificación Aduanas, oficio con la documentación soporte del gasto y turna.

DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

2. Recibe la documentación contable para su registro mediante correo electrónico en archivos TXT y RPT, así como físicamente mediante oficio y se sella de recibido.

- P.D.E. - Avisos de Reintegro - Oficios de Rectificación - Correo Electrónico

3. Los archivos RPT se imprimen, - Archivos TXT y RPT sellan y cotejan contra los archivos TXT. ¿Los datos son correctos? Sí 4. Los archivos TXT se guardan en - Correo Electrónico una carpeta de la PC para realizar su transferencia a SICOPEL. Continúa actividad No. 6 No

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO DOCUMENTOS ACTIVIDAD INVOLUCRADOS 5. Solicita su corrección a la unidad - Archivos TXT administrativa vía correo electrónico. Regresa a la actividad No. 2 6. Verifica que las PDE’s cumplan - PDE con los requisitos establecidos en - Lineamientos los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes. ¿Cumplen con los requisitos? No 7. Informa a la unidad administrativa - Correo Electrónico vía correo electrónico para que corrija el error detectado Regresa a la actividad No. 2 Sí 8. Verifica que los Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación cumplan con los requisitos establecidos en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes y se acompañen de sus anexos, y que la P.D.E. a la que afecta esté capturada en SICOPEL. ¿Cumplen con los requisitos?

- Avisos de Reintegro - Oficios de Rectificación - Lineamientos - Ficha de depósito, cheque cancelado ó solicitud de cancelación de cheques extraviados

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PROCEDIMIENTO:

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

No 9. Informa a la unidad vía correo - Correo Electrónico electrónico para que corrija el error detectado. Regresa a la actividad No. 2 Sí 10. Transfiere los archivos TXT a - P.D.E. SICOPEL y verifica las - Aviso de Reintegro - Oficio de operaciones aritméticas. Rectificación - Archivo TXT 11. La documentación enviada por - P.D.E. - Aviso de Reintegro oficio se captura en SICOPEL. - Oficio de Rectificación 12. Verifica que la PDE a registrar - PDE contenga suficiencia presupuestal en el SICOPEL. ¿Tiene suficiencia presupuestal? No 13. Solicita vía correo electrónico a la - Correo Electrónico unidad responsable gestione la suficiencia con la Administración de Presupuesto de la ACRF. Sí

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PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO DOCUMENTOS ACTIVIDAD INVOLUCRADOS 14. Genera reporte para su validación - Reporte de Captura y verifica que la captura y/o transferencia esté correcta. ¿Está correcto? No 15. Rectifica información.

- Reporte de Captura

Regresa a la actividad No. 14 Sí 16. Efectúa la actualización del - Reporte de Captura Reporte de captura en SICOPEL

17. Archiva la documentación contable - P.D.E. - Aviso de Reintegro registrada. - Oficio de Rectificación - Reporte de Captura Fin del Procedimiento.

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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO INICIO

1

6

SUBADMINISTRACIONES DE CONTABILIDAD CENTRAL Y REGIONAL

VERIFICA QUE LAS PDE´s CUMPLAN CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LOS LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL GASTO VIGENTE

1

POLIZA DIARIA DE EGRESOS

RECIBE DE LAS U.A. Y DE LAS SIC's Y SICA's OFICIO CON LA DOCUMENTACION SOPORTE Y TURNA

LINEAMIENTOS

7 POLIZA DIARIA DE EGRESOS ¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS?

AVISO DE REINTEGRO

NO

OFICIOS DE RECTIFICACION

DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

INFORMA A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA VIA CORREO ELECTRONICO PARA QUE CORRIJA EL ERROR

2

CORREO ELECTRONICO SI

2

RECIBE DOCUMENTACION CONTABLE EN ARCHIVOS TXT Y RPT, ASI COMO OFICIO Y SE LLA DE RECIBIDO

8 VERIFICA QUE LOS AVISOS DE REINTEGRO Y LOS OFICIOS DE RECTIFICACION CUMPLAN CON LOS REQUISITOS

POLIZA DIARIA DE EGRESOS

AVISOS DE REINTEGRO

2

AVISOS DE REINTEGRO

OFICIOS DE RECTIFICACION

OFICIOS DE RECTIFICACION

LINEAMIENTOS

FICHAS DE DEPOSITO

3 CORREO ELECTRONICO IMPRIME, SELLA Y COTEJA LOS ARCHIVOS RPT CONTRA LOS TXT

9 ARCHIVOS TXT Y RPT ¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS?

NO

INFORMA A LA U.A. POR CORREO ELECTRONICO PARA QUE CORRIJA EL ERROR

2

5

¿LOS DATOS SON CORRECTOS?

NO

SOLICITA SU CORRECCIÓN A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA VIA CORREO ELECTRÓNICO

CORREO ELECTRONICO 2

SI

10

CORREO ELECTRONICO SI

TRANSFIERE LOS ARCHIVOS TXT A SICOPEL VERIFICA LAS OPERACIONES

4

GUARDAR LOS ARCHIVOS TXT EN LA PC Y REALIZAR SU TRANSFERENCIA EN SICOPEL

POLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

AVISOS DE REINTEGRO OFICIO DE RECTIFICACION

ARCHIVOS TXT

ARCHIVO TXT

1 A

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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO 2 A 15

¿ESTA CORRECTO?

RECTIFICA INFORMACION

NO

11 REPORTE DE CAPTURA CAPTURA LA DOCUMENTACION ENVIADA POR OFICIO EN SICOPEL

SI

POLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

16

EFECTUA LA ACTUALIZACION DEL REPORTE DE CAPTURA EN SICOPEL

4

REPORTE DE CAPTURA

AVISOS DE REINTEGRO OFICIO DE RECTIFICACION

12 VERIFICA QUE LA PDE A REGISTRAR CONTENGA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL EN SICOPEL

17

ARCHIVA

POLIZA DIARIA DE EGRESOS

POLIZA DIARIA DE EGRESOS

AVISO DE REINTEGRO

FIN

REPORTE DE CAPTURA

13

¿TIENE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL?

NO

SI 14 GENERA REPORTE PARA SU VALIDACION Y VERIFICA QUE LA CAPTURA DE TRANSFERENCIA ESTE CORRECTA

2

REPORTE DE CAPTURA

SOLICITA POR CORREO ELECTRONICO A LA UNIDAD RESPONSABLE, GESTIONE LA SUFICIENCIA CON LA ADMON. DE PRESUPUESTO DE LA ACRF

OFICIO DE RECTIFICACION

CORREO ELECTRONICO

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2. CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE DEL GASTO. Objetivo Conciliar los registros del SICOPEL correspondientes a las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de que el SICOPEL proporcione cifras reales para la elaboración de los Estados Financieros. Políticas de Operación − La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, generará y enviará a principios de cada mes a las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, los archivos de Excel que contienen el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para que efectúen su conciliación. − Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto, detallando en su caso, las causas de las diferencias detectadas entre los registros del SICOPEL y sus registros contables. − La Administración de Contabilidad y Estados Financieros analizará las diferencias detectadas por las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas y en caso de proceder, corregirá los registros en el SICOPEL.

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CONCILIACIÓN DEL ESTADO CONTABLE DEL GASTO

UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

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PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

DE

ACTIVIDAD

LA

APLICACIÓN

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

1. Genera mensualmente el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conversión a Excel.

- Estado de la Aplicación

2. Elabora oficio informando a cada una de las unidades responsables el envío del Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conciliación.

- Oficio

3. Remite a las unidades responsables el oficio y mediante correo electrónico los archivos de Excel para que efectúen la Conciliación Contable. (Ambos por vía electrónica a las unidades regionales).

- Oficio - Archivos de Excel - Correo Electrónico

4. Recibe, registra la fecha de recepción y el estado que guarda la Conciliación del Estado de la Aplicación Contable del Gasto que las unidades responsables envían.

- Correo Electrónico - Conciliación - Registro de Conciliaciones Contables

¿Existen diferencias? Sí 5. Analiza diferencias.

- Conciliación

No 6. Archiva.

- Conciliación

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ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

MES

AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

19

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE DEL GASTO

UNIDAD RESPONSABLE

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

ACTIVIDAD ¿Son errores SICOPEL?

de

registro

en

Sí 7. Realiza la corrección en sistema.

- SICOPEL

8. Informa a la unidad responsable que ya se efectuaron las correcciones.

- Correo Electrónico

Continúa actividad no. 6 No 9. Informa a la unidad que las causas que generan la diferencia son imputables a ella.

- Correo Electrónico

10. Recibe y registra las aclaraciones y/o correcciones que solventan las diferencias de las unidades responsables.

- Conciliación - Registro de Conciliaciones Contables

Continúa actividad no. 6

Fin del Procedimiento.

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MES

AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

No. PÁGINA

20

2005

07

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : CONCILIACIÓN DEL ESTADO DE LA APLICACIÓN CONTABLE DEL GASTO

INICIO

1

DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

9

1

¿SON ERRORES DE REGISTRO EN SICOPEL?

NO

GENERA MENSUALMENTE EL REPORTE Y LO CONVIERTE A EXCEL

CORREO ELECTRONICO ESTADO DE LA APLICACION CONTABLE DEL GASTO

SI 10

7

RECIBE Y REGISTRA LAS ACLARACIONES Y/O CORRECCIONES DE LAS UNIDADES RESPONSABLES PARA SOLVENTAR LAS DIFERENCIAS

2 ELABORA OFICIO INFORMANDO EL ENVIO DEL REPORTE PARA EFECTUAR LA CONCILIACION

INFORMA A LA UNIDAD QUE LAS CAUSAS QUE GENERAN LA DIFERENCIA SON IMPUTABLES A ELLA

REALIZA CORRECCION

OFICIO SICOPEL

6

CONCILIACION

3 8 REMITE VIA CORREO ELECTRONICO INFORMACION PARA QUE LAS UNIDADES REALICEN LA CONCILIACION

OFICIO

INFORMA A LA UNIDAD RESPONSABLE QUE YA SE EFECTUARON LAS CORRECCIONES ARCHIVOS DE EXCEL

CORREO ELECTRONICO

CORREO ELECTRONICO

6

4 RECIBE Y REGISTRA LA FECHA DE RECEPCION Y EL ESTADO QUE GUARDA LA CONCILIACION CONTABLE QUE LAS UNIDADES RESPONSABLES ENVIAN

CORREO ELECTRONICO

CONCILIACION

REGISTRO DE CONCILIACIONES CONTABLES

6

¿EXISTEN DIFERENCIAS?

NO

ARCHIVA CONCILIACION

SI

5

ANALIZA DIFERENCIAS CONCILIACION

1

FIN

REGISTRO DE CONCILIACIONES CONTABLES

FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

ANEXO 1

ANEXO 1 INSTRUCTIVO CONCILIACION CONTABLE No.

Concepto

Descripción

1

UNIDAD

Identificar a la Unidad o Administración que emite el reporte, con el número y nombre asignados.

2

CUENTA PAGADORA

Es el número de cuenta bancaria, asignada a cada Unidad o Administración.

3

FECHA

Anotar el día y mes, al que corresponde la información.

4

NO. DE PARTIDA PRESUPUESTAL

Se determina considerando los conceptos establecidos en el “Clasificador por Objeto de Gasto” que rige al Servicio de Administración Tributaria, se deberán anotar todas las partidas con presupuesto autorizado, no importando, si hay movimientos o no y si hay diferencia o no.

5

ACTIVIDAD INSTITUCIONAL

Número de la Actividad Institucional que pertenece a la Unidad y al Objeto de Gasto correspondiente

6

EJERCIDO SEGÚN LA A.C.R.F.

Ejercido por la Administración Central de Recursos Financieros. Es la información que envía mensualmente la Administración de Contabilidad y Estados Financieros a las Administraciones Centrales, a las Subadministraciones de Innovación y Calidad Locales y a las Aduanas. Se obtiene el registro de los datos contenidos en las Pólizas Diarias de Egresos, Oficios de Rectificación y Avisos de Reintegro.

7

EJERCIDO SEGÚN LA UNIDAD

Ejercido por la Unidad, se refiere al presupuesto erogado por las Administraciones Centrales, Subadministraciones de Innovación y Calidad Locales y por las Aduanas; amparado por las Pólizas Diarias de Egresos, Oficios de Rectificación y Avisos de Reintegro, contenidos en sus propios registros.

8

DIFERENCIA

Diferencia, es el resultado de comparar la información del punto 6 con la del punto 7.

9

NOS. DE POLIZAS CON PARTIDAS A CONCILIAR

Números de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación con partidas a conciliar. Anotar el número de póliza en la que se hayan detectado diferencias presupuestales a efecto de que el personal de la Administración de Contabilidad los certifique.

10

OBSERVACIONES

Observaciones, es la Información adicional para que el reporte resulte lo más claro posible. En todos los casos de diferencia se deberán anotar las causas.

11

TOTAL

Se refiere a la suma de los importes ejercidos y de la columna de diferencias. Esta última debe coincidir en forma vertical y horizontal.

12

ELABORO

Nombre y firma del Encargado de Recursos Financieros.

13

AUTORIZO

Nombre y firma del Administrador de la Unidad Central Subadministrador de Innovación y Calidad Local y/o de la Aduana.

y/o

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AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

No. PÁGINA

26

2005

3. CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS. Objetivo Conciliar los registros del SICOPEL correspondientes a las retenciones que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de que el SICOPEL proporcione cifras reales para la elaboración de los Estados Financieros. Políticas de Operación − La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, generará y enviará a principios de cada mes a las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, los archivos de Excel que contienen el Estado de la Aplicación Contable del Gasto, mismo que integra la información para que efectúen la conciliación de Retenciones y Enteros. − Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación de Retenciones y Enteros, detallando en su caso, las causas de las diferencias detectadas entre los registros del SICOPEL y sus registros. − La Administración de Contabilidad y Estados Financieros analizará las diferencias detectadas por las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, y en caso de proceder, corregirá los registros en el SICOPEL.

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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

No. PÁGINA

27

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS

ACTIVIDAD 1. Genera mensualmente el Estado de la Aplicación Contable del Gasto para su conversión a Excel.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Estado de la Aplicación

2. Remite mediante correo electrónico a las unidades responsables los archivos de Excel para que efectúen la Conciliación de Retenciones y Enteros.

- Archivos de Excel - Correo Electrónico

3. Recibe, registra la fecha de recepción y el estado que guarda la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables.

- Correo Electrónico - Conciliación de Retenciones y Enteros - Registro de Conciliaciones de Retenciones y Enteros

¿Existen diferencias? Sí

4. Analiza diferencias.

- Conciliación de Retenciones y Enteros

No 5. Archiva.

¿Son errores SICOPEL?

- Conciliación de Retenciones y Enteros de

registro

en

Sí 6. Realiza la corrección en sistema.

- SICOPEL

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AÑO

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FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

28

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD 7. Informa a la unidad responsable que ya se efectuaron las correcciones.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Correo Electrónico

Continúa actividad no. 5 No 8. Informa a la unidad que las causas que generan la diferencia son imputables a ella.

- Correo Electrónico

9. Recibe y registra las aclaraciones y/o correcciones que solventan las diferencias de las unidades responsables.

- Conciliación de Retenciones y Enteros - Registro de Conciliaciones de Retenciones y Enteros

Continúa actividad no. 5

Fin del Procedimiento.

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AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

2005

07

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS

1 INICIO

DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

8

¿SON ERRORES DE REGISTRO EN SICOPEL?

NO

1

GENERA MENSUALMENTE EL REPORTE Y LO CONVIERTE A EXCEL

INFORMA A LA UNIDAD QUE LAS CAUSAS QUE GENERAN LA DIFERENCIA SON IMPUTABLES A ELLA CORREO ELECTRONICO

SI ESTADO DE LA APLICACION CONTABLE DEL GASTO

9

6

RECIBE Y REGISTRA LAS ACLARACIONES Y/O CORRECCIONES QUE SOLVENTAN LAS DIFERENCIAS DE LAS UNIDADES RESPONSABLES

REALIZA CORRECCION

2

CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS

SICOPEL REMITE VIA CORREO ELECTRONICO INFORMACION PARA QUE LAS UNIDADES REALICEN LA CONCILIACION

ARCHIVOS DE EXCEL

REPORTE DE CONCILIACIONES DE RETENCIONES Y ENTEROS

7

2

CORREO ELECTRONICO 3 RECIBE Y REGISTRA LA FECHA Y EL ESTADO QUE GUARDA LA CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS QUE ENVIAN LAS UNIDADES RESPONSABLES

INFORMA A LA UNIDAD RESPONSABLE QUE YA SE EFECTUARON LAS CORRECCIONES CORREO ELECTRONICO

CORREO ELECTRONICO 5 CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS REPORTE DE CONCILIACIONES DE RETENCIONES Y ENTEROS 5 5

¿EXISTEN DIFERENCIAS?

NO

ARCHIVA CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS

SI

4

ANALIZA DIFERENCIAS

CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS

1

5

FIN

No. PÁGINA

29

FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

ANEXO 1

ANEXO 1 INSTRUCTIVO CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS No.

Concepto

Descripción

1

DEL MES DE

Se anota el mes y el año a los que corresponde la conciliación.

2

PAGINA

Indica el número correspondiente al total de las hojas que integran la conciliación.

3

UNIDAD

4

NUMERO DE DOCUMENTO

Indica el dato correspondiente al numero progresivo de la Póliza Diaria de Egresos, Aviso de Reintegro u Oficio de Rectificación, en el que se registro el movimiento en SICOPEL.

5

CLAVE DEL BENEFICIARIO

Se refiere a la clave del Catalogo de Beneficiarios, asignada al beneficiario que ha sido sujeto de la retención registrada.

6

CONCEPTO

7

IMPORTE

Se anota el importe correspondiente a la operación registrada en el SICOPEL.

8

NUMERO DE DOCUMENTO

Se indica el dato correspondiente al número progresivo de la Póliza Diaria de Egresos, Aviso de Reintegro u Oficio de Rectificación, en la que la Unidad informo el movimiento de retención y entero.

9

CLAVE DEL BENEFICIARIO

Se refiere a la clave del Catalogo de Beneficiarios, asignada al beneficiario que ha sido sujeto de la retención informada.

10

CONCEPTO

Se anotan las claves de retención asignadas a los conceptos de retención en SICOPEL, las cuales son:

Se anota el número y el nombre de la unidad ejecutora.

Se anotan las claves de retención asignada a los conceptos de retención en SICOPEL, las cuales son: 002.- Retención del 5 al millar. 034.- Retención del I.S.R. 061.- Retención de FOGAREF 062.- Retención del I.V.A. al 10% 162.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 10% 063.- Retenciòn del I.V.A. al 15% 163.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 15% 066.- Retención del 4% de I.V.A.

002.- Retención del 5 al millar. 034.- Retención del I.S.R. 061.- Retención de FOGAREF 062.- Retención del I.V.A. al 10% 162.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 10% 063.- Retenciòn del I.V.A. al 15% 163.- Retención de las 2/3 partes del I.V.A. al 15% 066.- Retención del 4% de I.V.A. 11

IMPORTE

Se anota el importe correspondiente a la operación informada en la documentación contable.

12

DIFERENCIA Y/U OBSERVACIONES

Se indican las diferencias existentes entre el registro contable en SICOPEL y lo informado en los Documentos Contables, que pueden ser por el número de documento, clave de beneficiario, concepto e importe.

13

ELABORO

Se anota el nombre y firma del Jefe del Departamento o Responsable del Área de Recursos Financieros que elaboró dicho formato.

14

AUTORIZO

Nombre y Firma del Subadministrador de Innovación y Calidad Local o de la Aduana que autorizo dicho formato.

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MES

AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

No. PÁGINA

35

2005

4. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN. Objetivo Reportar a través de Póliza de Diario los importes por las adquisiciones y consumos de los inventarios por los conceptos 2100 y 2700 que las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas informan. Políticas de Operación − Las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad en las Administraciones Locales y de las Aduanas, deberán remitir a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el Reporte del Valor Total de las Existencias y Consumos de Almacén, de conformidad con los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes. − Deberán detallar los importes de las adquisiciones y consumos realizados al término de cada mes correspondientes a los conceptos 2100 y 2700, mismos que se reciben directamente en el almacén de la unidad que corresponda. − Para la elaboración del reporte deberán utilizar el método de valuación de los inventarios denominado Costos Promedios Ponderados. − Los importes de las adquisiciones que se reporten deberán ser iguales a los gastos efectuados mediante las Pólizas Diarias de Egresos registradas en SICOPEL, en el mes que se reporta. En el caso de no coincidir, se deberá remitir la explicación de la diferencia y el soporte documental que corresponda. − Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro deberán entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Almacenes.

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AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

No. PÁGINA

36

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN

ACTIVIDAD 1. Recibe de las Unidades Administrativas Centrales, de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales y de las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, mediante oficio y correo electrónico el Reporte del Valor Total de las Existencias y Consumos en los Almacenes. 2. Verifica que la información corresponda con los registros de SICOPEL.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Reporte

- Reporte - SICOPEL

¿Corresponde la información? No 3. Solicita su corrección o aclaración a la unidad administrativa vía correo electrónico.

- Correo Electrónico

Regresa a la actividad No. 1 Sí 4. Consolida información en cuadro de Excel.

- Cuadro de Excel

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AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

37

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN

ACTIVIDAD 5. Elabora la Póliza de Diario, anexa cuadro de Excel y recaba firmas.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Póliza - Cuadro de Excel

6. Entrega la Póliza de Diario a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, obteniendo acuse de recepción.

- Póliza - Acuse

7. Archiva el acuse de póliza de diario con su documentación soporte.

- Acuse - Documentación soporte

Fin del Procedimiento.

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AÑO

10

2004

No. PÁGINA

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

2005

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE ALMACÉN

INICIO 1

DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL, ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1 ARCHIVA RECIBE DE LAS UNIDADES EN OFICIO Y VIA CORREO ELECTRONICO EL DOCUMENTO

ACUSE DE PÓLIZA

REPORTE DOCUMENTACION SOPORTE

2 VERIFICA QUE LA INFORMACION CORRESPONDA CON LOS REGISTROS DE SICOPEL

FIN

REPORTE

SICOPEL

3

¿CORRESPONDE LA INFORMACION?

NO

SOLICITA SU CORRECCION O ACLARACION A LA UNIDAD VIA CORREO ELECTRONICO

SI 4

CONSOLIDA INFORMACION EN CUADRO DE EXCEL CUADRO DE EXCEL

5 ELABORA DOCUMENTO ANEXANDO CUADRO DE EXCEL Y RECABA FIRMAS

POLIZA DE DIARIO

CUADRO DE EXCEL 6 ENTREGA PÓLIZA A LA SUBADMINISTRACION DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PUBLICA

POLIZA DE DIARIO

ACUSE 1

CORREO ELECTRONICO

38

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MES

AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

No. PÁGINA

39

2005

5. ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS. Objetivo Elaborar las Pólizas de Diario correspondientes a la creación de pasivo y liquidación de las retenciones por concepto de descuentos a favor de terceros, efectuados por la Administración Central de Recursos Humanos con la finalidad de remitirlas a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, para que se efectúe su registro. Políticas de Operación −

La Administración Central de Recursos Humanos enviará a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros en forma quincenal y mensual, los documentos fuente (resúmenes de nómina y copia de los pagos y enteros), para elaborar las Pólizas de Diario de pasivo y liquidación por descuentos a favor de terceros.

−

La Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, deberá enviar de forma mensual a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el cuadro de deducciones efectuadas al personal, con la finalidad de validar las cifras con los resúmenes de nómina que sirven de fuente para la elaboración de las Pólizas de Diario correspondientes a la creación del pasivo de los descuentos y retenciones a favor de terceros en forma mensual, y las correspondientes a los pagos y enteros, mismas que se integran de esta forma, para remitirlas a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública para su registro.

− − − − − − − − − − −

Concepto 01 ISR Concepto 02,03,04,06,07,08 y 12 ISSSTE Concepto 17 y 18 Reintegros Concepto 21 FONAC Concepto 26 FOGAREF Concepto 50,51,54,57,75,77,84 y 92 Aseguradora Met Life S.A. Concepto 55, 56, 64 y 65 FOVISSSTE Concepto 58 y 60 Cuotas Sindicales Concepto 61 Fondo de Ahorro Sindical Concepto 62 Pensión Alimenticia Concepto 72, 73 y 74 Seguros Comercial América.

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MES

AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

No. PÁGINA

40

2005

− Concepto 082 Seguro de Separación Individualizado. − Concepto 083 Aportaciones Voluntarias al Seguro de Separación Individualizado. − Concepto 099 Seguro por Homicidio Intencional. − El Departamento de Registro Contable deberá elaborar y entregar a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a los descuentos a favor de terceros y a la liquidación de los descuentos a favor de terceros en el momento en que se reciba la información.

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AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

No. PÁGINA

41

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.

ACTIVIDAD 1. Recibe mensualmente de la Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, los resúmenes de las nóminas pagadas por concepto de servicios del personal del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Resumen de Nóminas por Servicios Personales

2. Recibe de la Administración de Presupuesto de Servicios Personales, de la Administración Central de Recursos Humanos, copia de los comprobantes de pago y/o de los enteros por los conceptos retenidos en nomina.

- Comprobantes de pago

3. Recibe los resúmenes de las nóminas pagadas por concepto de servicios del personal del Servicio de Administración Tributaria (SAT), y los comprobantes de pago y/o entero.

- Resumen de Nóminas por Servicios Personales - Comprobantes de pago

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AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

42

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.

ACTIVIDAD 4. Valida que la información correspondiente a cada concepto de las deducciones a favor de terceros esté completa y registra los importes en cuadro de Excel.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Resumen de Nóminas por Servicios Personales - Cuadro de Excel

5. Valida la información de los comprobantes de pago y/o entero de las deducciones de los resúmenes de nómina y registra los importes en cuadro de Excel.

- Comprobantes de pago - Cuadro de Excel

6. Elabora las pólizas de Diario por los descuentos a favor de terceros con base en las cifras del cuadro de Excel.

- Pólizas de Diario - Cuadro de Excel

7. Elabora las Pólizas de Diario correspondientes a la liquidación de los descuentos a favor de terceros con base en las copias de los comprobantes de pago y/o entero.

- Pólizas de Diario - Comprobantes de pago

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MES

AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

43

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.

ACTIVIDAD 8. Anexa los soportes a las Pólizas de Diario y recaba firmas.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Pólizas de Diario - Documentación Soporte

9. Turna las Pólizas de Diario a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública para su registro y actualización en el Sistema de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL).

- Pólizas de Diario - Documentación soporte

10. Archiva los acuses de las Pólizas de Diario, Copia de Nómina y la Documentación Comprobatoria de los Pagos y/o enteros a favor de Terceros.

- Acuse de Póliza de Diario - Documentación Comprobatoria

Fin del Procedimiento.

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MES

AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

No. PÁGINA

44

2005

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.

INICIO

SUBADMINISTRACIO N DE CO NTABILIDAD

1 RECIBE RESUMENES DE NO MINAS DEL PERSO NAL DE LA ADMO N. DE PPTO . RESUM EN DE NO M INA DE DE SERV. PERSO NALES SERVICIO S PERO NALES

2 RECIBE CO MPRO BANTES DE PAG O Y/O ENTERO S CO MPRO BANTES DE PAG O Y/O ENTERO S

DEPTO . DE REG ISTRO CO NTABLE

3 RECIBE RESUMENES DE NÓ MINA Y CO MPRO BANTES DE PAG O Y/O ENTERO

RESUMENES DE NO MINA CO MPRO BANTES DE PAG O Y/O ENTERO

4 VALIDA Q UE LA INFO RMACIÓ N DE LAS DEDUCCIO NES A FAVO R DE TERCERO S ESTE CO MPLETA Y REG ISTRA

A

RESUMENES DE NO MINA

CUADRO EXCEL

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MES

AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

No. PÁGINA

45

2005

DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO :ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.

A

5 V A L ID A L A IN F O R MA C IÓ N D E L O S C O M P R O B A N TE S D E P A G O Y/O E N TE R O Y C O P IA D E L O S R E G IS TR A E N C U A D R O C O M P R O B A N TE S D E DE EXCEL . PAGO CUADRO EXCEL

6 E L A B O R A L A S P O L IZ A S D E D IA R IO P O R L O S DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS CON BASE E N L A S C IFR A S D E L CUADRO DE EXCEL P O L IZ A D E D IA R IO CUADRO EXCEL

7 E LA B O R A LA S P O LIZ A S D E D IA R IO D E LA LIQ U ID A C IO N D E LO S D E S C U E N T O S C O N B A S E E N LO S CO M PRO BANTES DE PAG O

P O L IZA D E D IA R IO

C O M P R O B A N TE S D E PAGO

8 ANEXA LOS SOPORTES A L A S P Ó L IZA S D E D IA R IO Y R E C A B A FIR M A S P O LIZ A S D E D IA R IO

D O C U M E N TA C IÓ N S O P O R TE

A

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AÑO

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No. PÁGINA

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2005

DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) INSTRUCTIVO: ELABORACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE DIARIO CORRESPONDIENTES A LA CREACIÓN DE PASIVO Y LIQUIDACIÓN DE LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS.

A

9 TURNA LAS PÓLIZAS CON SU SOPORTE A LA SUBADMINISTRACION DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PUBLICA PARA SU REGISTRO EN SICOPEL POLIZA DE DIARIO DOCUMENTACION SOPORTE

10 ARCHIVA LOS ACUSES DE POLIZAS DE DIARIO, COPIA DE NÓMINA Y LA DOCUMENTACION COMPROBATORIA. POLIZA DE DIARIO DOCUMENTACION SOPORTE

FIN DE PROCEDIMIENTO

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No. PÁGINA

47

2005

6. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES. Objetivo Reportar a través de Póliza de Diario los Reintegros de Ejercicios Anteriores que la Administración de Finanzas y Tesorería informa que realizan las Unidades Centrales, la Administración Central de Recursos Humanos y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas. Políticas de Operación − La Administración de Finanzas y Tesorería deberá entregar los Avisos de Reintegro de Ejercicios Anteriores legibles y completos (Clave Presupuestal, referencia del año) junto con la documentación soporte. − Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro deberán entregar cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Reintegros de Años Anteriores.

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AÑO

10

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No. PÁGINA

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES DOCUMENTOS ACTIVIDAD INVOLUCRADOS 1. Recibe los Avisos de Reintegro - Avisos de Reintegro (A.R.) de Ejercicios Anteriores y los de Ejercicios fotocopia. Anteriores

2. Registra en Cuadro de Excel los - Avisos de Reintegro Avisos de Reintegro de Años de Ejercicios Anteriores y los clasifica por año. Anteriores - Cuadro de Excel

3. Elabora la Póliza de Diario por - Póliza ejercicio presupuestal, anexa - Cuadro de Excel impresión del cuadro, copias de - Copias A.R y recaba firmas.

4. Entrega soportes Estados Pública recibo.

la Póliza Diaria con sus - Póliza a la Subadministración de - Cuadro de Excel Financieros y Cuenta - Copias obteniendo acuse de

5. Archiva.

- Acuse de Póliza - Cuadro de Excel - Copias

Fin del Procedimiento.

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2004

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07

No. PÁGINA

49

2005

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE REINTEGROS DE AÑOS ANTERIORES

IN IC IO

D EPARTAM ENTOS D E R E G IS T R O C O N T A B L E Y C O N T A B IL ID A D R E G IO N A L ZO NAS NORTE, SUR Y CENTRO

1

R E C IB E D O C U M E N T A C IO N Y F O T O C O P IA

A V IS O S D E R E IN T E G R O D E E J E R C IC IO S A N T E R IO R E S

2

R E G IS T R A E N CU ADRO EN EXCEL Y C L A S IF IC A DOCUMENTOS

A V IS O S D E R E IN T E G R O D E E J E R C IC IO S A N T E R IO R E S

CUADRO DE EXCEL

3

E L A B O R A P O L IZ A D E D IA R IO P O R E J E R C IC IO P R ESU PU E STAL Y R E C A B A F IR M A S

P O L IZ A D E D IA R IO

CUADRO DE EXCEL

C O P IA S 4 ENTREGA FORM ATO CO N SO PORTES A LA S U B A D M IN IS T R A C IO N DE ESTADO S F IN A N C IE R O S Y C U E N T A P U B L IC A O B T E N IE N D O A C U S E

P O L IZ A D E D IA R IO

CUADRO DE EXCEL

C O P IA S 5

A R C H IV A A C U S E D E P O L IZ A

CUADRO DE EXCEL F IN

C O P IA S

FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

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AÑO

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2004

No. PÁGINA

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52

2005

7. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS. Objetivo Reportar a través de Póliza Diaria las retenciones y enteros por concepto de Impuesto al Valor Agregado, Impuesto Sobre la Renta, 5 al millar, impuesto sobre premios, etc, efectuadas por las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas Políticas de Operación − Las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación de Retenciones y Enteros. − La Conciliación de las Retenciones y Enteros enviada por las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas se comparará con la información obtenida del SICOPEL (Sistema Integral de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea). − La información para elaborar las Pólizas de Diario por concepto de Retenciones y Enteros correspondientes a Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas se obtendrá del Sistema SICOPEL al cierre de cada mes. − Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro deberán entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Retenciones y Enteros.

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PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

No. PÁGINA

53

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS

ACTIVIDAD 1. Recibe la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Conciliación de Retenciones y Enteros

2. Genera y convierte a Excel al cierre del mes el reporte 107 de SICOPEL mismo que contiene las retenciones reportadas por las unidades responsables que realizan su ejercicio del gasto.

- Reporte

3. Verifica que la información contenida en el Reporte coincida con la Conciliación de Retenciones y Enteros de las unidades responsables.

- Reporte - Conciliación de Retenciones y Enteros

¿Existe diferencia? Sí 4. Solicita su corrección o aclaración a la unidad administrativa vía correo electrónico.

- Correo Electrónico

5. Recibe correo electrónico de las unidades responsables con las aclaraciones correspondientes.

- Correo Electrónico

Continúa actividad No. 3 No

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AÑO

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PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

54

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS

ACTIVIDAD 6. Elabora la Póliza de Diario, anexa la documentación soporte y recaba firmas.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Póliza

7. Entrega la Póliza de Diario a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, obteniendo acuse de recepción.

- Póliza - Acuse

8. Archiva el acuse de póliza de diario con su documentación soporte.

- Acuse - Documentación soporte

Fin del Procedimiento.

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AÑO

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No. PÁGINA

55

2005

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS

INICIO

DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1

RECIBE DOCUMENTO

CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS

2

GENERA Y CONVIERTE A EXCEL EL REPORTE QUE CONTIENE LAS RETENCIONES

REPORTE 107 DE SICOPEL

3 VERIFICA QUE EL REPORTE COINCIDA CON LA INFORMACION CONTENIDA EN LA CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS

REPORTE 107 DE SICOPEL

CONCILIACION DE RETENCIONES Y ENTEROS

3

6 4 ¿EXISTEN DIFERENCIAS?

NO

ELABORA POLIZA, ANEXA SOPORTE Y RECABA FIRMAS POLIZA DE DIARIO

SI 4

SOLICITA LA CORRECCION O ACLARACION A LA UNIDAD

7

CORREO ELECTRONICO

ENTREGA POLIZA A LA SUBADMNISTRACION DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PUBLICA

POLIZA DE DIARIO

ACUSE 5 8 RECIBE CORREO ELECTRÓNICO CON LAS ACLARACIONES

3 ARCHIVA DOCUMENTOS

ACUSE

CORREO ELECTRONICO DOCUMENTACION SOPORTE

FIN

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No. PÁGINA

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2005

8. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS CUENTA CENTRALIZADA. Objetivo Reportar a través de Póliza Diaria las retenciones y enteros por concepto de Impuesto al Valor Agregado, Impuesto Sobre la Renta, 5 al millar, impuesto sobre premios, etc, efectuadas por la Administración de Finanzas y Tesorería. Políticas de Operación − La Administración de Finanzas y Tesorería deberá enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, dentro de los primeros 10 días de cada mes, la Conciliación de Retenciones y Enteros. − El Departamento de Registro Contable elaborará las Pólizas de Diario de Retenciones de la Cuenta Centralizada cada mes cuando reciba la Conciliación de Retenciones y Enteros enviada por la Administración de Finanzas y Tesorería. − El Departamento de Registro Contable elaborará las Pólizas de Diario de Enteros cada vez que reciba la Póliza Diaria de Egresos correspondiente a los Enteros de las retenciones efectuadas, misma que es elaborada por la Administración de Finanzas y Tesorería. − El Departamento de Registro Contable deberá entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Retenciones y Enteros.

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AÑO

10

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FECHA DE ACTUALIZACIÓN

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PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

No. PÁGINA

57

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS CUENTA CENTRALIZADA DOCUMENTOS ACTIVIDAD INVOLUCRADOS 1. Recibe la Conciliación de - Conciliación Retenciones y Enteros y la Póliza - PDE Diaria de Egresos de Enteros de las Retenciones efectuadas por la Administración de Finanzas y Tesorería. 2. Concentra los datos en cuadro de - Cuadro de Excel Excel. 3. Elabora las Pólizas de Diario de - Póliza Retenciones y de Enteros, anexa - Cuadro de Excel la documentación soporte y recaba firmas. 4. Entrega las Pólizas de Diario a la - Póliza Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, obteniendo acuse de recepción. 5. Archiva los acuses de Pólizas de - Acuse de Póliza Diario con su documentación - Cuadro de Excel soporte.

Fin del Procedimiento.

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No. PÁGINA

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2005

07

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE RETENCIONES Y ENTEROS CUENTA CENTRALIZADA INICIO

2

5 DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

ARCHIVA ACUSE DE LA PÓLIZA DE DIARIO Y SUS SOPORTES. PÓLIZA DE DIARIO

1 RECIBE LA CONCILIACIÓN DE RETENCIONES Y ENTEROS Y LA P.D.E. DE PAGO DE RETENCIONES

CUADRO DE EXCEL

ACUSE CONCILIACIÓN

PDE

FIN 2

CONCENTRA LOS DATOS EN CUADRO DE EXCEL

CUADRO DE EXCEL

3

ELABORA PÓLIZA DE DIARIO, ANEXA CUADRO DE EXCEL Y RECABA FIRMAS PÓLIZA DE DIARIO

CUADRO DE EXCEL

4 ENTREGA LA PÓLIZA DE DIARIO Y CUADRO DE EXCEL A LA SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA OBTENIENDO ACUSE

PÓLIZA DE DIARIO

CUADRO DE EXCEL

ACUSE

2

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No. PÁGINA

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9. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE VIÁTICOS. Objetivo Reportar de manera mensual a través de una Póliza de Diario la concentración de los importes comprobados de viáticos (partidas 3814, 3815, 3816, 3817, 3818, 3819) que las Unidades Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas informan. Políticas de Operación − Las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas deberán de enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros el formato denominado “Reporte mensual de comprobación de viáticos” con las características establecidas en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes. − Las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas al elaborar sus Pólizas Diarias de Egresos de viáticos deberán hacerlo sin mezclarlas con los gastos de otras partidas. − La Administración de Contabilidad y Estados Financieros, enviará cada mes a las Unidades Centrales y a las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, el Estado de la Aplicación Contable del Gasto, con la finalidad de que verifiquen lo registrado en SICOPEL para posteriormente proceder a elaborar el formato de referencia. − Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro deberán entregar durante los primeros 15 días de cada mes a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública las Pólizas de Diario que se generen correspondientes a Viáticos.

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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

No. PÁGINA

60

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE VIÁTICOS DOCUMENTOS ACTIVIDAD INVOLUCRADOS 1. Recibe de las Unidades - Reporte Administrativas Centrales y de las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, mediante oficio y correo electrónico el Reporte Mensual de Comprobación de Viáticos. 2. Verifica que la información - Reporte corresponda con los registros de - SICOPEL SICOPEL. ¿Corresponde la información? No 3. Solicita su corrección a la Unidad - Correo Electrónico Administrativa vía correo electrónico. Regresa a la actividad No. 1 Sí 4. Consolida la información en cuadro - Cuadro Excel de Excel.

5. Elabora la Póliza de Diario, anexa - Póliza cuadro de Excel y recaba firmas. - Cuadro Excel

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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE VIÁTICOS

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

6. Entrega la Póliza de Diario a la - Póliza Subadministración de Estados - Acuse Financieros y Cuenta Pública, obteniendo acuse de recepción. 7. Archiva el acuse de póliza de - Acuse diario con su documentación - Documentación soporte. soporte

Fin del Procedimiento.

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No. PÁGINA

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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE VIÁTICOS

INICIO 1

DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL, ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1 RECIBE DE LAS UNIDADES EN OFICIO Y VIA CORREO ELECTRONICO EL DOCUMENTO

ARCHIVA ACUSE DE PÓLIZA Y SOPORTE ACUSE

REPORTE DOCUMENTACION SOPORTE

2 VERIFICA QUE LA INFORMACION CORRESPONDA CON LOS REGISTROS DE SICOPEL

FIN

REPORTE

SICOPEL

3

¿CORRESPONDE LA INFORMACION?

SOLICITA SU CORRECCION O ACLARACION A LA UNIDAD VIA CORREO ELECTRONICO

NO

SI 4

CONSOLIDA LA INFORMACION EN CUADRO DE EXCEL CUADRO DE EXCEL

5 ELABORA DOCUMENTO ANEXANDO CUADRO DE EXCEL Y RECABA FIRMAS

POLIZA DE DIARIO

CUADRO DE EXCEL 6 ENTREGA PÓLIZA A LA SUBADMINISTRACION DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PUBLICA

POLIZA DE DIARIO

ACUSE 1

CORREO ELECTRONICO

62

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AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

No. PÁGINA

63

2005

10. REVISIÓN DE COPIAS DE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS. Objetivo Verificar en forma selectiva por parte de los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro, que los Cheques emitidos por las Unidades Centrales y las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, reportados en las Pólizas Diarias de Egresos enviadas para su registro en el SICOPEL, correspondan en número e importe con los reportados como cobrados en el Estado de Cuenta Bancario y viceversa. Políticas de Operación − Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro serán los encargados de verificar en forma selectiva que los importes que aparecen cobrados, de acuerdo con el Estado de Cuenta Bancario por concepto de cheques expedidos, corresponden a los importes registrados en las Pólizas Diarias de Egresos que revisen y viceversa. Esta operación se realiza para fines de apoyo a la validación. − Los Departamentos de Registro Contable; y Contabilidad Regional zonas norte, sur y centro, seleccionarán las unidades de manera aleatoria, alternando la revisión de las unidades cada mes. − Las Unidades Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros la copia del Estado de Cuenta Bancario dentro de los primeros 10 días de cada mes.

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AÑO

10

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PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE; Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

64

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REVISIÓN DE COPIAS DE ESTADOS BANCARIOS

ACTIVIDAD 1. Recibe y registra la fecha de recepción de las copias de los Estados de Cuenta Bancarios que envían por mensajería y/o correo electrónico las Unidades Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas.

No. PÁGINA

DE

CUENTA

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Edos. de Cta. - Registro de Estados de Cuenta Bancarios

2. Selecciona de forma aleatoria los Estados de Cuenta que serán objeto de revisión y turna.

- Edos. de Cta.

3. Requisita formato para verificar que todos los cheques registrados en las Pólizas Diarias de Egresos correspondan con el Estado de Cuenta Bancario seleccionado y viceversa, firmando de elaborado.

- Edos. de Cta. - Formato para verificación de cheques registrados en Pólizas Diarias de Egresos vs. Estados de Cuenta Bancarios - PDE

¿Existen diferencias? Sí 4. Informa a las unidades responsables vía correo electrónico las observaciones solicitando las aclaraciones pertinentes.

- Correo Electrónico

5. Recibe correo electrónico de las unidades responsables con las aclaraciones correspondientes.

- Correo Electrónico

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AÑO

10

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07

PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

65

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) REVISIÓN DE COPIAS DE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

Continúa actividad No. 6 No 6. Archiva formato para verificación de cheques y Estado de Cuenta Bancario, así como correo electrónico con aclaraciones.

Fin del Procedimiento.

- Edos. de Cta. - Formato para verificación de cheques registrados en Pólizas Diarias de Egresos vs. Estados de Cuenta Bancarios

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AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

No. PÁGINA

66

2005

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : REVISIÓN DE COPIAS DE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

INICIO

DEPARTAMENTOS DE REGISTRO CONTABLE Y CONTABILIDAD REGIONAL ZONAS NORTE, SUR Y CENTRO

1

RECIBE Y REGISTRA DOCUMENTOS DE LAS UNIDADES PARA TURNALOS ESTADO DE CUENTA BANCARIO REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS 2

SELECCIONA DE FORMA ALEATORIA LOS DOCUMENTOS QUE SERAN OBJETO DE REVISION

ESTADO DE CUENTA BANCARIO

2

3 REQUISITA FORMATO VERIFICANDO QUE TODOS LOS CHEQUES REGISTRADOS EN POLIZAS DIARIAS DE EGRESOS COINCIDAN CON LOS ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS Y FIRMA

ESTADO DE CUENTA BANCARIO

FORMATO PARA VERIFICACION DE CHEQUES REGISTRADOS EN PDE VS. ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

¿EXISTEN DIFERENCIAS?

NO

6 6

ARCHIVA ESTADO DE CUENTA BACARIO

FORMATO PARA VERIFICACION DE CHEQUES REGISTRADOS EN PDE VS. ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

SI 4 INFORMA A LAS UNIDADES VIA CORREO ELECTRONICO LAS OBSERVACIONES SOLICITANDO LAS ACLARACIONES PERTINENTES

FIN CORREO ELECTRONICO

5 RECIBE CORREO ELECTRONICO DE LAS UNIDADES CON LAS ACLARACIONES CORRESPONDIENTES

6

CORREO ELECTRONICO

1

FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

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AÑO

10

2004

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No. PÁGINA

70

2005

11. VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DE SICOPEL CONTRA LOS IMPORTES DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ORIGINAL. Objetivo Verificar que los registros de SICOPEL correspondientes a las operaciones contables que realicen las Unidades Administrativas Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería, en el ejercicio del gasto, correspondan con los importes de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación originales, enviados por las mismas, con el fin de que las cifras registradas en el SICOPEL estén correctamente soportadas por la documentación original. Políticas de Operación − El Departamento de Registro Contable enviará a principios de cada mes al Departamento de Glosa del Presupuesto el archivo en Excel que contiene el desglose por unidad; así como por tipo, número e importe de cada documento registrado en SICOPEL, para que efectúe la verificación correspondiente. − El Departamento de Glosa del Presupuesto verificará que los registros de SICOPEL correspondan con los importes de las Pólizas Diarias de Egresos, Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación originales enviados por las Unidades Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería. − El Departamento de Glosa del Presupuesto informará al Departamento de Registro Contable las diferencias detectadas. − El Departamento de Registro Contable analizará las diferencias detectadas por el Departamento de Glosa del Presupuesto, y en caso de proceder, solicitará aclaración a la unidad responsable. − Las Unidades Administrativas Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería deberán enviar las aclaraciones correspondientes.

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PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DE SICOPEL CONTRA LOS IMPORTES DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ORIGINAL.

ACTIVIDAD 1. Remite al Departamento de Glosa del Presupuesto vía correo electrónico el archivo en Excel que contiene la información por unidad y documento.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Archivo - Correo Electrónico

2. Recibe archivo de Excel y efectúa la revisión por unidad y documento registrado.

- Archivos de Excel

3. Remite al Departamento de Registro Contable vía correo electrónico el resultado de la verificación.

- Correo Electrónico

¿Hay diferencias?

- Correo Electrónico

Sí. DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

4. Solicita a la unidad responsable y/o a la Administración de Finanzas y Tesorería la aclaración correspondiente.

- Correo Electrónico

5. Recibe de las unidades responsables y/o Administración de Finanzas y Tesorería las aclaraciones.

- Correo Electrónico

Continúa actividad No. 6

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PROCEDIMIENTO:

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DE SICOPEL CONTRA LOS IMPORTES DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ORIGINAL.

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

No

6. Archiva en carpeta de P.C. los resultados proporcionados por el Departamento de Glosa del Presupuesto y/o las unidades.

Fin del Procedimiento.

- Correo Electrónico

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No. PÁGINA

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2005

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : VERIFICACIÓN DE LOS REGISTROS DE SICOPEL CONTRA LOS IMPORTES DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ORIGINAL. INICIO

2

4 SOLICITA A LA UNIDAD RESPONSABLE Y/O A LA ADMINISTRACIÓN DE FINANZAS Y TESORERÍA LAS ACLARACIONES CORRESPONDIENTES

DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

1 REMITE AL DEPARTAMENTO DE GLOSA VIA CORREO ELECTRÓNICO LA INFORMACIÓN POR UNIDAD Y DOCUMENTO

CORREO ELECTRÓNICO

5 RECIBE DE LAS UNIDADES RESPONSABLES Y/O ADMINISTRACIÓN DE FINANZAS Y TESORERÍA LAS ACLARACIONES

ARCHIVO DE EXCEL

DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO

6 2

RECIBE ARCHIVO DE EXCEL Y EFECTÚA LA REVISIÓN POR UNIDAD Y DOCUMENTO REGISTRADO

ARCHIVO DE EXCEL

3 REMITE AL DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE VIA CORREO ELECTRÓNICO EL RESULTADO DE LA VERIFICACIÓN

CORREO ELECTRÓNICO 6 6

¿EXISTEN DIFERENCIAS?

SI

DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

2

NO

CORREO ELECTRÓNICO

ARCHIVA EN CARPETA DE PC LOS RESULTADOS PROPORCIONADOS POR EL DEPARTAMENTO DE GLOSA Y/O LAS UNIDADES

FIN

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2005

12. GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS. Objetivo Efectuar la revisión de las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.) y su documentación comprobatoria que presentan las Unidades Centrales Ejecutoras del gasto, y la Administración de Finanzas y Tesorería, estableciendo criterios uniformes apegados a la normatividad y disposiciones vigentes. Políticas de Operación − Las Unidades Administrativas Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, para su revisión y custodia la documentación comprobatoria de las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.) emitidas con cargo a sus presupuestos aprobados, incluyendo los Avisos de Reintegro y Oficios de Rectificación que las afecten. − Este procedimiento se aplicará para constatar que la documentación comprobatoria cumpla con los requisitos fiscales y administrativos que establece la normatividad vigente. − Las P.D.E. glosadas con sus respectivos documentos comprobatorios, deberán contener el sello de revisado en la carátula de la P.D.E. y se anexará el Volante de Observaciones emitido por el Sistema de Control de Pólizas. − El Departamento de Glosa del Presupuesto supervisará el proceso de revisión, solventación y archivo de las P.D.E. con su respectiva documentación soporte. − Para auxiliar el proceso de recepción, distribución y archivo de las P.D.E. se utilizará el Sistema de Control de Pólizas. − Una vez al mes, el Departamento de Glosa del Presupuesto remitirá a las unidades el Reporte de Observaciones para que éstas remitan la documentación comprobatoria y la información que las solvente.

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− Los requisitos fiscales y administrativos que debe contener la documentación comprobatoria, se estipula en los Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes; así como en los Lineamientos Internos para la Asignación de Comisiones, Viáticos y Pasajes Nacionales e Internacionales vigentes.

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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS DOCUMENTOS ACTIVIDAD INVOLUCRADOS 1. Verifica en el Sistema de Control - Póliza Diaria de de Pólizas, las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.) Egresos recibidas por el archivo - Documentación del Departamento de Glosa del Comprobatoria Presupuesto que se encuentran pendientes de glosa. 2. Elabora el Vale de Préstamo de - Vale de Préstamo de P.D.E. Interno y solicita al P.D.E. Interno encargado del archivo la documentación que requiere. 3. Revisa la Documentación - Documentación Comprobatoria, analiza los Comprobatoria conceptos del gasto y su clasificación presupuestal y determina. ¿Existen Observaciones? Sí

4. Registra en el Sistema de Control - Sistema de Control de Pólizas las observaciones de Pólizas encontradas para solicitar a la Unidad su corrección. No

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

5. Revisa que la documentación - Documentación comprobatoria del gasto no comprobatoria presente alteraciones. ¿Existen Alteraciones? Sí 6. Registra en el Sistema de Control - Sistema de Control de Pólizas para solicitar el de Pólizas reintegro correspondiente o en su caso la sustitución.

No 7. Verifica sumas y cálculos de la - Documentación documentación comprobatoria. comprobatoria ¿Existen Errores? Sí 8. Registra en el Sistema de Control - Sistema de Control de Pólizas para solicitar la de Pólizas aclaración correspondiente.

No

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

9. Verifica si la P.D.E. incluye gasto - P.D.E. por compra de refacciones y/o - Observación y mantenimiento de vehículos, Comprobatoria comprueba que los documentos soporte incluyan la identificación completa del vehículo (número de expediente, número de placas, modelo y marca).

¿Existe Omisión?

Sí

10. Registra en el Sistema de Control - Sistema de Control de Pólizas para solicitar de Pólizas aclaración.

No 11. Verifica si la P.D.E. reporta el pago de viáticos nacionales, se anexe el original autorizado del Registro Único de Comisión, Oficio de Comisión y original del Informe de Comisión, el Desglose Pormenorizado del Gasto y comprueba la cantidad ministrada con base a la tarifa vigente.

- Registro Único de Comisión - Oficio de Comisión - Informe de Comisión - P.D.E. - Desglose Pormenorizado del Gasto

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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

ACTIVIDAD ¿Existe alguna omisión o error?

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

Sí 12. Registra en el Sistema de Control - Sistema de Control de Pólizas para solicitar de Pólizas aclaraciones, reintegro o sustitución. No 13. Verifica si la P.D.E. incluye el pago de viáticos internacionales, se anexe el original autorizado del Registro Único de Comisión, y el original del Oficio de Comisión debidamente autorizado por el Jefe del SAT, Informe de Comisión, Carta dirigida a la Secretaría de Relaciones Exteriores, el Desglose Pormenorizado del Gasto y comprueba la cantidad ministrada con base a la tarifa y factura por la compra de dólares con el tipo de cambio.

- Registro Único de Comisión - Oficio de Comisión - Informe de Comisión - Carta a la S.R.E. - P.D.E. - Desglose Pormenorizado del Gasto - Factura de compra de dólares

¿Existe Alguna Omisión o Error? Sí 14. Registra en el Sistema de Control - Sistema de Control de Pólizas para solicitar de Pólizas aclaraciones o reintegro. No

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PROCEDIMIENTO:

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD 15. Verifica si la P.D.E. incluye el pago de pasajes (aéreos o terrestres) para cumplir comisión fuera de su lugar de residencia, se anexe copia del Oficio de Comisión y del Registro Único de Comisión con la firma de recibido del comisionado, indicando en que P.D.E. se encuentran los originales; en el caso de transporte terrestre, original de los boletos de pasajes o de pago de peaje y compra de gasolina, (revisa que corresponda al destino de la comisión el pago de peaje en casetas), si se utilizó transporte aéreo, comprobar que se anexen los talones de los boletos respectivos y se revisará la congruencia de fechas de los boletos con el oficio de comisión.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Registro Único de Comisión - Oficio de Comisión - Comprobantes de Peaje y Gasolina - Original de boleto de pasaje - Talones de boletos de avión - P.D.E.

¿Existe alguna observación? Sí 16. Registra en el Sistema de Control - Sistema de Control de Pólizas para solicitar de Pólizas aclaraciones o reintegro.

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PROCEDIMIENTO:

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

No 17. Verifica que contenga anexado el - P.D.E. original de la autorización de la - Documentación Administración Central de Comprobatoria Recursos Financieros y/o de la - Formato de Administración General de Autorización Innovación y Calidad, si la P.D.E. incluye gasto de partidas que requieran de ésta (ej. comunicación social o suscripciones a publicaciones). ¿Existe Autorización? No 18. Registra en el Sistema de Control - Sistema de Control de Pólizas para su requerimiento. de Pólizas Sí 19. Verifica si la P.D.E. incluye - P.D.E. afectación a las partidas de - Documentación comunicación social, comprueba Comprobatoria que la documentación soporte - Ejemplar de anexe un ejemplar de la impresión impresión o o publicación. publicación

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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

ACTIVIDAD ¿Existe Omisión?

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

Sí 20. Registra en el Sistema de Control - Sistema de Control de Pólizas para solicitar requisito de Pólizas faltante. No 21. Revisa los folios consecutivos de - P.D.E. la documentación y anota en el - Documentación Control de Pólizas la fecha de Comprobatoria revisión y nombre del analista - Sistema de Control responsable; revisa si existen de Pólizas observaciones. ¿Existen observaciones? No 22. Anota en el Sistema de Control de - Volante de Pólizas la leyenda “Sin Observaciones de la Observaciones”, imprime el P.D.E. Volante de Observaciones que - Sistema de Control anexa a la P.D.E., firma y turna al de Pólizas archivo. Continúa actividad N° 30 Sí 23. Imprime, del Sistema de Control - P.D.E. de Pólizas, el Volante de - Volante de Observaciones que anexa a la Observaciones de la P.D.E. PDE, firma y turna al archivo. - Sistema de Control de Pólizas

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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

Continúa actividad No. 30 24. Genera el Reporte de - Sistema de Control Observaciones y notifica mediante de Pólizas correo electrónico a la unidad las - Reporte de observaciones determinadas para Observaciones su solventación. 25. Recibe de la unidad la relación de - Relación de P.D.E. las P.D.E. que requerirá para solventar las observaciones.

26. Solicita al archivo del - P.D.E. Departamento de Glosa, mediante - Vale de Préstamo de Vale de Préstamo de Pólizas Pólizas Diarias de Diarias de Egresos Interno, las Egresos Interno P.D.E. solicitadas por la unidad. 27. Recibe al representante de la - P.D.E. unidad con la información y/o - Documentación documentación para solventar las Comprobatoria y/o observaciones. Información

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PROCEDIMIENTO:

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

28. Verifica la información recibida del - P.D.E. representante de la unidad. - Documentación comprobatoria ¿Solventa las Observaciones? No Continúa actividad No.24 Sí 29. Anexa la información y/o - P.D.E. documentación a la Póliza Diaria - Documentación de Egresos y descarga la Comprobatoria y/o observación en el Sistema de información Control de Pólizas. - Sistema de Control de Pólizas 30. Entrega Pólizas Diarias de - P.D.E. Egresos al archivo y verifica que - Documentación se descargue en el sistema su Comprobatoria Vale de Préstamo de Pólizas - Sistema de Control Diarias de Egresos Interno. de Pólizas - Vale de Préstamo de P.D.E. Interno Fin del Procedimiento.

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No. PÁGINA

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07

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS 1

INICIO

8

SI

DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO

¿EXISTEN ERRORES? 1

VERIFICA EN EL SISTEMA DE CONTROL DE POLIZAS, LAS P.D.E RECIBIDAS POR EL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO QUE SE ENCUENTRAN PENDIENTES DE GLOSA

REGISTRA EN EL SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS PARA SOLICITAR LA ACLARACIÓN CORRESPONDIENTE

NO 9 VERIFICA SI LA P.D.E. INCLUYE GASTO POR COMPRA DE REFACCIONES Y/O MANTENIMIENTO DE VEHICULOS, COMPRUEBA QUE LOS DOCUMENTOS SOPORTE INCLUYAN LA IDENTIFICACION COMPLETA POLIZA DIARIA DE DEL VEHICULO EGRESOS

POLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS

DOCUMENTACION COMPROBATORIA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

2 ELABORA EL VALE DE PRÉSTAMO DE P.D.E. INTERNO Y SOLICITA AL ENCARGADO DEL ARCHIVO LA DOCUMENTACIÓN QUE REQUIERE

10 SI

VALE DE PRESTAMO DE P.D.E. INTERNO ¿EXISTE OMISION?

3 REVISA LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA, ANALZA LOS CONCEPTOS DEL GASTO Y SU CLASIFICACIÓN PRESUPUESTAL Y DETERMINA

NO

REGISTRO UNICO DE COMISIÓN

4 REGISTRA EN EL SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS LAS OBSERVACIONES ENCONTRADAS PARA SOLICITAR A LA UNIDAD SU CORRECCIÓN

SI

SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS

11

VERIFICA SI LA P.D.E. REPORTA EL PAGO DE VIATICOS NACIONALES, SE ANEXEN LOS DOCUMENTOS ORIGINALES AUTORIZADOS Y COMPRUEBEN LA CANTIDAD MINISTRADA CON BASE A LA TARIFA VIGENTE

DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

¿EXISTEN OBSERVACIONES?

REGISTRA EN EL SISTEMA CONTROL DE PÓLIZAS PARA SOLICITAR ACLARACIÓN

OFICIO DE COMISIÓN INFORME DE COMISIÓN SI

NO

SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS

P.D.E.

¿EXISTE ALGUNA OMISION O ERROR?

DESGLOSE PORMENORIZADO DEL GASTO

5

13

DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA 6

SI

¿EXISTEN ALTERACIONES?

12

NO

REVISA QUE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO, NO PRESENTE ALTERACIONES NO

REGISTRA EN EL SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS PARA SOLICITAR EL REINTEGRO CORRESPONDIENTE O EN SU CASO LA SUSTITUCIÓN

VERIFICA SI LA P.D.E. INCLUYE EL PAGO DE VIÁTICOS INTERNACIONALES, SE ANEXEN LOS ORIGINALES DEBIDAMENTE AUTORIZADOS POR EL JEFE DEL SAT Y SE COMPRUEBE LA CANTIDAD MINISTRADA EN BASE A LA TARIFA Y COMPRA DE DÓLARES CON EL TIPO DE CAMBIO

REGISTRA EN EL SISTEMA CONTROL DE PÓLIZAS PARA SOLICITAR ACLARACIONES, REINTEGRO O SUSTITUCION SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS

REGISTRO UNICO DE COMISIÓN

OFICIO DE COMISIÓN

NO

7

VERIFICA SUMAS Y CÁLCULOS DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

INFORME DE COMISIÓN

SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS A

CARTA DE .S.R.E. DESGLOSE PORMENORIZADO

1

FACTURA DE COMPRA DE DOLARES

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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS 2 A

18

REGISTRA EN EL SISTEMA CONTROL DE PÓLIZAS PARA SOLICITAR ACLARACIONES O REINTEGRO

SI ¿EXISTE ALGUNA OMISIÓN O ERROR?

19

15 VERIFICA SI LA P.D.E. INCLUYE EL PAGO DE PASAJES PARA CUMPLIR LA COMISIÓN FUERA DE SU LUGAR DE RESIDENCIA, SE ANEXE COPIA DEL OF. DE COM. Y DEL RUC CON LA FIRMA DE RECIBIDO DEL COMISIONADO, INDICANDO EN QUE P.D.E. ESTÁN LOS ORIGINALES, EN CASO DE TRANSP. TERRESTRE , ORIGINAL DE BOLETOS DE PASAJE O PAGO DE PEAJE Y COMPRA DE GASOLINA, SI SE UTILIZÓ TRANPORTE AÉREO ANEXAR LOS TALONES DE BOLETOS Y SE REVISARÁ LA CONGRUENCIA DE FECHAS DE ESTOS CON EL OFICIO DE COMISIÓN.

SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS

SI

SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS

NO

REGISTRA EN EL SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS PARA REQUERIMIENTO

NO

¿EXISTE AUTORIZACIÓN?

14

VERIFICA SI LA P.D.E INCLUYE AFECTACIÓN A LAS PARTIDAS DE COMUNICACION SOCIAL, COMPRUEBA QUE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE ANEXE UN EJEMPLAR DE LA IMPRESION O PUBLICACIÓN. P.D.E.

P.D.E.

DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

REGISTRO ÚNICO DE COMISIÓN

EJEMPLAR DE IMPRESIÓN O PUBLICACIÓN

OFICIO DE COMISIÓN 20

COMPROBANTES DE PEAJE Y GASOLINA

REGISTRA EN EL SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS PARA SOLICITAR REQUISITO FALTANTE

SI ORIGINAL DEL BOLETO DE PASAJE

16

SI ¿EXISTE ALGUNA OBSERVACIÓN?

TALONES DE BOLETOS DE AVIÓN

REGISTRA EN EL SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS PARA SOLICITAR ACLARACIONES O REINTEGRO SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS

NO 17

¿EXISTE OMISIÓN?

SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS

NO 21 REVISA LOS FOLIOS CONSECUTIVOS DE LA DOCUMENTACIÓN Y ANOTA EN EL CONTROL DE PÓLIZAS LA FECHA DE REVISIÓN Y NOMBRE DEL ANALISTA RESPONSABLE, REVISA SI EXISTEN OBSERVACIONES

DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

VERIFICA QUE SE ANEXE EL ORIGINAL DE LA AUTORIZACIÓN DE LA P.D.E. A.C.R.F. Y/O DE LA A.G.I.C., SI LA P.D.E. INCLUYE GASTO DE PARTIDAS QUE REQUIERAN DE ESTA.

SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA B FORMATO DE AUTORIZACIÓN

2

P.D.E.

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DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : GLOSA DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS B

4 22

NO

¿EXISTEN OBSERVACIONES?

3

ANOTA EN EL SISTEMA CONTROL DE PÓLIZAS LA LEYENDA "SIN OBSERVACIONES", IMPRIME EL VOLANTE DE OBSERVACIONES QUE ANEXA A LA P.D.E., FIRMA Y TURNA AL ARCHIVO.

27

3

RECIBE AL REPRESENTANTE DE LA UNIDAD CON LA DOCUMENTACIÓN INFORMACIÓN Y/O DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA Y/O INFORMACIÓN PARA SOLVENTAR LAS OBSERVACIONES

P.D.E.

SI

P.D.E.

23 VOLANTE DE OBSERVACIONES DE LA P.D.E.

IMPRIME DEL SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS, EL VOLANTE DE OBSERVACIONES QUE ANEXA A LA P.D.E., FIRMA Y TURNA AL ARCHIVO.

28

SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS P.D.E.

VERIFICA LA INFORMACÓN RECIBIDA DEL REPRESENTANTE DE LA UNIDAD

P.D.E.

VOLANTE DE OBSERVACIONES

DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

SISTEMA DE CONTROL DE POLIZAS 24

NO

¿SOLVENTA LAS OBSERVACIONES?

GENERA EL REPORTE DE OBSERVACIONES Y NOTIFICA MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO A LA UNIDAD, LAS OBSERVACIONES DETERMINADAS PARA SU SOLVENTACIÓN

5 SI 29 ANEXA LA INFORMACIÓN Y/O DOCUMENTACIÓN A LA P.D.E. Y DESCARGA LA OBSERVACIÓN EN EL SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS

SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS 25 REPORTE DE OBSERVACIONES

RECIBE DE LA UNIDAD, LA RELACIÓN DE LAS P.D.E. QUE REQUERIRÁ PARA SOLVENTAR LAS OBSERVACIONES

30 RELACIÓN DE P.D.E.

3 26 SOLICITA AL ARCHIVO DEL DEPTO. DE GLOSA, MEDIANTE EL VALE DE PRÉSTAMO DE P.D.E. INTERNO, LAS P.D.E. SOLICITADAS POR LA UNIDAD

ENTREGA P.D.E. A L ARCHIVO Y VERIFICA QUE SE DESCARGUE EN EL SISTEMA SU VALE DE PRÉSTAMO DE P.D.E. INTERNO

P.D.E. DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA Y/O DOCUMENTACIÓN

SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS

P.D.E.

VALE DE PRÉSTAMO DE P.D.E. INTERNO

P.D..E.

VALE DE PRÉSTAMO DE P.D.E. INTERNO 4

5

FIN DEL PROCEDIMIENTO

SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS

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MES

AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

No. PÁGINA

88

2005

13. ARCHIVO DE PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS. Objetivo Recibir, controlar, archivar y custodiar las Pólizas Diarias de Egresos con su documentación comprobatoria del gasto que generan las Unidades Centrales y la Administración de Finanzas y Tesorería, con la finalidad de proporcionarla a los diversos usuarios, en el momento que sean requeridas para el desempeño de sus actividades asignadas. Políticas de Operación −

El Departamento de Glosa del Presupuesto, deberá constatar que las Pólizas Diarias de Egresos que se reciban, contengan el soporte documental respectivo y completo.

−

Las sustituciones o cambios en la documentación comprobatoria se efectuarán por conducto de la Subadministración de Contabilidad a petición por escrito de la unidad ejecutora responsable.

−

El personal asignado al Archivo deberá vigilar que los usuarios de la información devuelvan todos los documentos que les fueron facilitados, en las mismas condiciones de conservación en que los recibieron.

−

La guarda y custodia de la documentación comprobatoria del gasto permanecerá en el archivo de la Administración de Contabilidad y Estados Financieros por el tiempo que marca la normatividad vigente.

−

Los préstamos de Pólizas Diarias de Egresos a los diversos usuarios externos se efectuará, previa solicitud por escrito al Departamento de Glosa del Presupuesto, el cual deberá emitir un Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Externo que servirá de acuse de recibo de los documentos prestados.

−

Los préstamos de Pólizas Diarias de Egresos a los usuarios internos, se realizará con la presentación del Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno.

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AÑO

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FECHA DE ACTUALIZACIÓN

UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO

89

2005

07

PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ARCHIVO DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

ACTIVIDAD 1. Recibe las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E), Documentación Comprobatoria y Oficio-Relación entregados por las Unidades Ejecutoras del Gasto. 2. Verifica que las P.D.E. contengan firma de autorización y Vo. Bo., así como la cantidad de folios que integran la Documentación Comprobatoria.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.) - Documentación Comprobatoria - Oficio-Relación - P.D.E. - Documentación Comprobatoria

¿Contiene las firmas y los folios están completos? No 3. Devuelve la documentación para su corrección.

- P.D.E. - Documentación Comprobatoria

Continúa actividad No. 1 Sí 4. Registra su recepción en Sistema de Control de Pólizas.

el

- P.D.E. - Documentación Comprobatoria - Sistema de Control de Pólizas

5. Archiva las Pólizas Diarias de Egresos y su Documentación Comprobatoria por unidad y número consecutivo.

- P.D.E. - Documentación Comprobatoria

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AÑO

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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

90

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ARCHIVO DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

6. Proporciona a los diversos usuarios, las Pólizas Diarias de Egresos y su Documentación Comprobatoria de acuerdo con el Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno ó Externo.

- P.D.E - Documentación Comprobatoria - Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno o Externo

7. Recibe del usuario, las Pólizas Diarias de Egresos con su Documentación Comprobatoria y revisa los folios de la Documentación Comprobatoria para que no haya faltantes.

- P.D.E. - Documentación Comprobatoria

8. Da de baja el Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno ó Externo en el Sistema de Control de Pólizas.

- Vale de Préstamo de Pólizas Diarias de Egresos Interno ó Externo - Sistema de Control de Pólizas

9. Archiva las Pólizas Diarias de Egresos y la Documentación Comprobatoria, por unidad y número consecutivo.

- P.D.E. - Documentación Comprobatoria

Fin del Procedimiento.

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AÑO

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2004

No. PÁGINA

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

2005

07

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : ARCHIVO DE LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

INICIO

2

6

DEPARTAMENTO DE GLOSA DEL PRESUPUESTO

1

PROPORCIONA A LOS DIVERSOS USUARIOS, LAS P.D.E. Y SU DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DE ACUERDO CON EL VALE DE PRÉSTAMO DE PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS INTERNO Ó EXTERNO

1 RECIBE P.D.E, DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA Y OFICIO RELACION ENTREGADOS POR LAS UNIDADES PÓLIZAS DIARIAS EJECUTORAS DEL DE EGRESOS GASTO

PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

DOCUMENTACIÓN 1 COMPROBATORIA

7

2

RECIBE DEL USUARIO, LAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS CON SU DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA Y REVISA LOS FOLIOS DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA PARA QUE NO HAYA FALTANTES

OFICIO-RELACIÓN

VERIFICA QUE LAS P.D.E. CONTENGAN FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y VO.BO., ASÍ COMO LA CANTIDAD DE FOLIOS QUE INTEGRAN LA PÓLIZAS DIARIAS DOCUMENTACIÓN DE EGRESOS COMPROBATORIA

DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

VALE DE PRÉSTAMO DE PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS INTERNO O EXTERNO

PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

3 8

¿CONTIENE LAS FIRMAS Y LOS FOLIOS ESTÁN COMPLETOS?

DEVUELVE LA DOCUMENTACIÓN PARA SU CORRECCIÓN

NO

DA DE BAJA EL VALE DE PRÉSTAMO DE PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS INTERNO Ó EXTERNO EN EL SISTEMA DE CONTROL DE PÓLIZAS

SI VALE DE PRESTAMO DE PÓLIZAS EXTERNO

1

4

REGISTRA SU RECEPCIÓN EN EL SISTEMA DE CONTROL DE POLIZAS PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

ARCHIVA LAS P.D.E. Y LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA, POR UNIDAD Y NÚMERO CONSECUTIVO

SISTEMA DE CONTROL DE P.D.E.

5

PÓLIZA DIARIA DE EGRESOS

ARCHIVA LAS P.D.E. Y SU DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA POR UNIDAD Y NÚMERO CONSECUTIVO

DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

PÓLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

2

SISTEMA DE CONTROL DE P.D.E

9

FIN DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

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2005

14. INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL.

Objetivo Elaborar el informe mensual de Gastos de Comunicación Social, que se remite a la Secretaría de la Función Pública vía electrónica, a fin de cumplir con oportunidad en la entrega de la información. Políticas de Operación − Considerar las Pólizas Diarias de Egresos (P.D.E.) que involucren el ejercicio de recursos a través de las partidas controladas 3701.- Difusión e Información de Mensajes y Actividades Gubernamentales y 3702.- Gastos en Publicidad de Entidades que Generan un Ingreso para el Estado. − La Administración de Contabilidad y Estados Financieros utilizará los formatos establecidos en el sistema informático COMSOC, versión vigente, instalado por la Secretaría de la Función Pública. − La Administración de Contabilidad y Estados Financieros mensualmente integrará la información de los recursos aplicados a publicidad, difusión y en general a las actividades de Comunicación Social.

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PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

No. PÁGINA

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL.

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

1. Emite reporte de SICOPEL al - Reporte de cierre de cada mes que contenga SICOPEL la información presupuestal de las partidas 3701 y 3702, así como el desglose de la P.D.E. soportes del gasto de dichas partidas. 2. Solicita las P.D.E., que de - P.D.E. conformidad con el reporte de - Documentación SICOPEL, afectan las partidas Comprobatoria del antes señaladas con el gasto Departamento de Glosa del Presupuesto; verifica que contengan la (s) factura (s), autorización del Administrador General de Innovación y Calidad para efectuar el gasto, y demás documentación comprobatoria del gasto. 3. Verifica la documentación y - Documentación procede a su registro en el sistema Comprobatoria del informático COMSOC. gasto - Sistema COMSOC 4. Imprime formatos del sistema - Formatos informático COMSOC y valida datos.

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PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

94

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL.

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD ¿Son correctos?

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

No 5. Verifica y Corrige.

- Formatos

Continúa actividad No. 4 Sí 6. Solicita Vo. Bo. de la Subadministración de Contabilidad y del Órgano Interno de Control. SUBADMINISTRACIÓN 7. DE CONTABILIDAD Y ÓRGANO INTERNO DE CONTROL DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

Verifican la información, otorgan su Vo. Bo. y devuelven al Departamento de Registro Contable.

- Formatos - Reportes y documentación

- Formatos - Reportes y documentación

8. Recibe y transmite el archivo que - Archivo contiene los reportes vía electrónica a la Secretaría de la Función Pública con copia al Órgano Interno de Control.

Fin del Procedimiento.

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2005

07

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO : INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL.

INICIO

1

DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

3

1

VERIFICA INFORMACIÓN Y CAPTURA EN EL SISTEMA COMSOC

EMITE REPORTE Y DESGLOSE DE P.D.E. REPORTE SICOPEL

SISTEMA COMSOC

DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO

4

2

2

SOLICITA COPIA DE P.D.E. Y DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

IMPRIME REPORTES Y VALIDA DATOS

POLIZA DIARIA DE EGRESOS REPORTES DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO

A

1

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No. PÁGINA

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FECHA DE ACTUALIZACIÓN

2005

07

DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO : INFORMACIÓN MENSUAL DE GASTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL.

A

3 7 VERIFICAN LA INFORMACIÓN Y OTORGAN VO. BO. Y DEVUELVEN AL DEPTO. DE REGISTRO CONTABLE

¿SON CORRECTOS?

FORMATOS

NO

REPORTES Y DOCUMENTACIÓN

5 DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE

SI

VERIFICA Y CORRIGE FORMATOS

8 RECIBE Y TRANSMITE EL ARCHIVO QUE CONTIENE LOS FORMATOS A LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA CON COPIA AL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

2 6 SOLICITA VO. BO. DE LA SUBADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

ARCHIVO (VÍA ELECTRÓNICA)

FORMATOS

REPORTES Y DOCUMENTACIÓN FIN SUBADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

3

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No. PÁGINA

97

2005

15. ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. Objetivo Definir la metodología aplicable en la elaboración de los Estados Financieros con base en los reportes emitidos por el Sistema Integral de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL), así como los procedimientos previos a su obtención, con el propósito de integrar en forma correcta las cuentas que los conforman. Políticas de Operación − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, previo al inicio de la elaboración de los Estados Financieros deberá hacer un corte de operaciones, para contar con un respaldo de SICOPEL al cierre del mes. − El Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública, genera reportes de la base de datos del Servidor del SICOPEL en el Módulo de Contabilidad; dichos reportes son: 44.- Ejercicio Presupuestal Programado al Período (Estado del Ejercicio del Presupuesto) y 64.- Balanza de Comprobación. − Antes de la impresión de los reportes, se debe observar en pantalla que correspondan a la fecha y período que se desea consultar, posteriormente se realiza su análisis. − Al obtener los reportes el Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública valida las cifras contenidas entre éstos con el objeto de detectar posibles errores de registro del gasto; el cual se realiza de la siguiente forma: − Verifica que la cantidad que se presenta en la cuenta contable Costo de Operación de Programas de la Balanza de Comprobación, corresponda a la totalidad del presupuesto devengado de los capítulos que conforman el gasto corriente. − Que el incremento en las cuentas de Activo Fijo, sea congruente con el monto de los bienes muebles adquiridos y la ejecución de obra realizada con recursos presupuestales (sin considerar la cantidad que se presenta en la cuenta de Activo Circulante, Anticipo a Proveedores y Contratistas por Obra Pública), más la de los bienes recibidos a través de remesas de otras entidades y/o dependencias. − Que la disminución en las cuentas de Activo Fijo, correspondan a la baja de bienes y/o reclasificación.

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No. PÁGINA

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2005

− Si existen diferencias aritméticas en la validación de cifras, se solicitan aclaraciones a las áreas involucradas en el registro del gasto, con el objeto de que se elaboren las Pólizas de Diario para su corrección y posterior regularización. − Las Pólizas de Diario elaboradas en otras áreas, deberán ser recibidas a más tardar el día 15 del mes siguiente al que corresponda su contabilización, para ser revisadas por el Departamento de Análisis y Evaluación Financiera, verificando y validando los datos contenidos en las mismas, con el objeto de tener la certeza de que no contengan errores numéricos, y que las cuentas contables que se están afectando sean las correctas, que la documentación soporte cubra los requisitos para su respaldo y estén de acuerdo con el concepto de la misma; posteriormente el Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública codifica y registra en el SICOPEL. − Previo a la elaboración de las Pólizas de Diario de esta Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, los Departamentos de Análisis y Evaluación Financiera y Estados Financieros y Cuenta Pública, revisan que la documentación soporte proporcionada por otras áreas; (reporte del Gasto Devengado no Pagado, Estados de Cuenta por Rendimientos Bancarios, Cuentas por Liquidar Certificadas por los recursos ministrados por la TESOFE, Facturas del gasto de inversión y Obra Pública, Actas de Entrega de los Trabajos de Obra Pública, Soporte documental de las Altas y Bajas de Bienes Muebles, entre otros documentos), contenga los datos suficientes y que las operaciones aritméticas estén correctas; una vez realizada esta actividad se elaboran las pólizas correspondientes, se codifican y se registran en el Sistema. − Para llevar a cabo esta actividad, la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública deberá establecer constante comunicación con la SHCP, a fin de conocer toda la documentación que ampare las transacciones realizadas durante el período en cuestión.

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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

No. PÁGINA

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

1. Ingresa al SICOPEL utilizando la clave de acceso otorgada por el área de informática. En la base de datos, en el módulo de contabilidad. 2. Genera los siguientes reportes con - Reportes: corte al último día del mes de que -44.- Ejercicio se trate: Presupuestal - 44.- Ejercicio Presupuestal Programado al Programado al Periodo Periodo(Estado (Estado del Ejercicio del del Ejercicio del Presupuesto) Presupuesto), -64.- Balanza de Comprobación -64.- Balanza de Comprobación 3. Emite reportes 44 y 64. 4. Imprime reportes 44 y 64. 5. Valida las cifras entre los reportes con el objeto de detectar posibles errores en el registro del gasto. Esta validación se lleva a cabo verificando lo siguiente: - Que la cantidad que se presenta en la cuenta contable Costo de Operación de Programas de la Balanza de Comprobación, corresponde a la totalidad del gasto devengado de los capítulos de gasto corriente.

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PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

- Que el incremento en las cuentas de Activo Fijo, sea congruente con el monto de los bienes muebles adquiridos y la ejecución de obra realizada con recursos presupuestales (Sin considerar la cantidad que se presenta en la cuenta de Activo Circulante, Anticipo a Proveedores y Contratistas, por obra pública), más el monto de los bienes recibidos a través de remesas de otras Entidades y/o dependencias. - Que la disminución en las cuentas de Activo Fijo, correspondan a la baja de bienes y/o reclasificación. ¿Son correctas? Sí, continúa en la actividad 35 No 6. Solicita a las áreas involucradas en el registro del gasto, la aclaración de la diferencia, y si se requiere, la póliza de diario para su corrección y regularización. 7. Recibe de las áreas involucradas - Aclaraciones en el registro del gasto, la - Pólizas de aclaración y en su caso la póliza Diario de diario para su corrección y regularización.

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PROCEDIMIENTO:

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

Continúa en la actividad 35 DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS Y EVALUACIÓN FINANCIERA

8. Recibe de las Subadministraciones - Pólizas de Diario de Contabilidad Regional y de Contabilidad, todas las Pólizas de diario que elaboran por distintos conceptos. 9. Verifica si proceden los - Pólizas de Diario movimientos revisando la afectación contable y su soporte documental. ¿Son correctas? No 10. Solicita a las áreas correspondientes su corrección. Continúa en actividad No.8 Sí 11. Entrega pólizas al Departamento - Pólizas de Diario de Estados Financieros y Cuenta Pública.

DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

12. Recibe pólizas del Departamento - Pólizas de Diario de Análisis y Evaluación Financiera.

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PROCEDIMIENTO:

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

13. Codifica las pólizas asignando - Pólizas de Diario número consecutivo para su registro en SICOPEL, dentro del módulo de contabilidad. 14. Captura en el SICOPEL dentro del - Pólizas de Diario módulo de contabilidad las pólizas de diario. 15. Genera en el sistema el reporte - Reporte 61 de 61.- Reporte de captura de pólizas. Captura - Pólizas de Diario 16. Procesa en el sistema el reporte - Reporte 61 de 61.- Reporte de captura de pólizas. Captura 17. Imprime reporte 61.

- Reporte 61 de Captura

18. Verifica correspondencia con las - Reporte 61 de pólizas de diario. Captura ¿Es correcta? No 19. Corrige en el SICOPEL.

- Reporte 61 de Captura

Continúa en actividad No.14 Sí 20. Libera el registro definitivo en el - Pólizas de Diario SICOPEL, con el cual se actualiza la información de las pólizas de diario capturadas.

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PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DOCUMENTOS ACTIVIDAD INVOLUCRADOS 21. Archiva las pólizas de diario y el - Pólizas de Diario reporte de captura en carpetas - Reporte 61 de clasificadas por mes. Captura 22. Elabora las siguientes pólizas de Soporte diario: Documental: - Cuentas por - Ministración de Recursos. Liquidar - Desglose de IVA por adquisición Certificadas de Activo Fijo adquirido con - Facturas - Relación de recursos presupuestales. Intereses - Rendimientos Bancarios. Bancarios Reportes de - Altas y Bajas de Bienes Altas y Bajas Muebles. - Relación del - Creación, pago y cancelación del Gasto Pasivo circulante devengado no Devengado No pagado mensual (gasto corriente Pagado y de inversión). Mensual Actas de - Anticipo a Contratistas para la Entrega Física ejecución de Obra Pública. de los Trabajos - Traspaso de la amortización del de Obra Anticipo a Contratistas a la Pública cuenta de Obras en Proceso. - Avisos de - Traspaso de la cuenta de Obras Reintegro en proceso, por su terminación, a la de Inmuebles. - Aviso de reintegro a la TESOFE, de la ministración de recursos. - Aviso de reintegro a la TESOFE, por la disminución de inversiones en Activos Fijos realizadas en años anteriores.

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

23. Verifica que la documentación - Soporte soporte cumpla con los requisitos Documental necesarios para su respaldo y estén de acuerdo con el concepto de la póliza a elaborar. ¿Es correcta? No 24. Solicita aclaración a las áreas - Soporte correspondientes. Documental 25. Recibe aclaración de las áreas - Soporte correspondientes. Documental Sí 26. Elabora las pólizas de diario - Pólizas de Diario conforme a la normatividad vigente. 27. Codifica las pólizas número consecutivo registro en SICOPEL.

asignando - Pólizas de Diario para su

28. Captura en el SICOPEL, dentro del - Pólizas de Diario módulo de contabilidad las pólizas de diario. 29. Genera en el sistema, el reporte - Reporte y Pólizas 61.- Reporte de Captura de de Diario Pólizas.

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

30. Procesa en el sistema, el reporte - Reporte y Pólizas 61.- Reporte de Captura de de Diario Pólizas. 31. Imprime reporte 61.- Reporte de - Reporte Captura de Pólizas. 32. Verifica reporte 61.- Reporte de - Reporte y Pólizas Captura de Pólizas que de Diario corresponda con las pólizas de diario. ¿Es correcta? No 33. Corrige en el SICOPEL. Sí 34. Archiva las pólizas de diario y el - Pólizas de Diario reporte de captura en carpetas y Reporte clasificadas por mes. 35. Realiza cierre definitivo mensual, - Balanza de con el respaldo de la base de Comprobación datos del SICOPEL correspondiente a la fecha del cierre del período, para su consulta por los usuarios del área de contabilidad.

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106

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

36. Supervisa la emisión del reporte - 64.- Balanza de definitivo mensual: Comprobación - Balanza de Comprobación (Rep. 64) 37. Genera en el sistema al cierre del - 67.- Reporte de mes, el reporte 67.- Reporte de Captura Captura de Pólizas Acumulado del Acumulado mes. 38. Procesa en el sistema al cierre del - 67.- Reporte de mes, el reporte 67.- Reporte de Captura Captura de Pólizas Acumulado del Acumulado mes. 39. Imprime en el sistema al cierre del - 67.- Reporte de mes, el reporte 67.- Reporte de Captura Captura de Pólizas Acumulado del Acumulado mes, para consulta. 40. Elabora Estados Financieros.

- Balance General - Estado de Resultados

41. Verifica congruencia de las cifras - Balance General con las de la Balanza de - Estado de Comprobación. Resultados - Balanza de Comprobación

¿Son correctas? No

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MES

AÑO

10

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FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

107

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

UNIDAD RESPONSABLE

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

ACTIVIDAD 42. Supervisa la ejecución de las correcciones. Sí

43. Elabora las notas aclaratorias de - Balance General los Estados Financieros, - Estado de basándose en los diversos Resultados controles internos de los analistas, y la impresión en forma definitiva. 44. Turna Estados Financieros - Balance General definitivos a la Subadministración - Estado de para su validación. Resultados SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

45. Recibe Estados definitivos.

Financieros - Balance General - Estado de Resultados

46. Valida Estados Financieros.

- Balance General - Estado de Resultados

47. Turna Estados Financieros a la - Balance General autoridad correspondiente. - Estado de Resultados ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

48. Recibe Estados Financieros.

- Balance General - Estado de Resultados

49. Revisa Estados Financieros.

- Balance General - Estado de Resultados

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AÑO

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PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

50. Turna Estados Financieros a la - Balance General Administración Central de - Estado de Recursos Financieros para su Resultados validación y firma, misma que envía a la AGIC para su autorización. 51. Recibe de la Administración - Balance General Central de Recursos Financieros - Estado de Estados Financieros firmados. Resultados 52. Turna Estados Financieros - Balance General firmados a la Subadministración de - Estado de Estados Financieros y Cuenta Resultados Pública para su custodia. SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

53. Recibe Estados firmados.

Financieros - Balance General - Estado de Resultados

54. Fotocopia firmados.

Financieros - Balance General - Estado de Resultados

Estados

55. Archiva Estados firmados originales.

Financieros - Balance General - Estado de Resultados

56. Turna copia de Estados - Balance General Financieros firmados al - Estado de Departamento de Estados Resultados Financieros y Cuenta Pública.

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AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

109

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

UNIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

57. Recibe copia de Financieros firmados.

Estados - Balance General - Estado de Resultados

58. Archiva copia de Financiero firmados.

Estados - Balance General - Estado de Resultados

Fin del Procedimiento.

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AÑO

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PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

110

2005

DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS INICIO

DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS 1

1

EJERCICIO PRESUPUESTAL AL PERIODO

INGRESA A SICOPEL EN MODULO DE CONTABILIDAD

BALANZA DE COMPROBACION

2 EJERCICIO PRESUPUESTAL AL PERIODO

GENERA REPORTES EN SICOPEL

BALANZA DE COMPROBACION

3 EJERCICIO PRESUPUESTAL AL PERIODO

EMITE REPORTES DE SICOPEL

BALANZA DE COMPROBACION

4 IMPRIME REPORTES DE SICOPEL

EJERCICIO PRESUPUESTAL AL PERIODO

BALANZA DE COMPROBACION

EJERCICIO PRESUPUESTAL AL PERIODO

BALANZA DE COMPROBACION

5

VALIDA CIFRAS DE REPORTES DE SICOPEL

6 NO ¿SON CORRECTAS?

SOLICITA ACLARACIÓN AL AREA INVOLUCRADA

7 RECIBE ACLARACIÓN DEL AREA INVOLUCRADA

SI

DEPARTAMENTO DE ANALISIS Y EVALUACIÓN

8 RECIBE POLIZAS Y SOPORTE DOCUMENTAL

SOPORTE DOCUMENTAL

9 VERIFICA MOVIMIENTOS

A

PÓLIZAS DE DIARIO

PÓLIZAS DE DIARIO

ACLARACIONES

PÓLIZAS DE DIARIO

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2005

07

DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A

10 NO ¿SON CORRECTAS?

SI

SOLICITA CORRECCIONES

11

ENTREGA PÓLIZAS AL DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

1

PÓLIZAS DE DIARIO

DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

12 RECIBE POLIZAS DEL DEPARTAMENTO DE ANALISIS Y EVALUACIÓN FINANCIERA

PÓLIZAS DE DIARIO

13 CODIFICA PÓLIZAS PARA SU REGISTRO EN SICOPEL

PÓLIZAS DE DIARIO

14 2

PÓLIZAS DE DIARIO

CAPTURA EN SICOPEL PÓLIZAS DE DIARIO 15

REPORTE DE CAPTURA

GENERA EN SICOPEL REPORTE 61 16

REPORTE DE CAPTURA

PROCESA EN SICOPEL REPORTE 61 17

REPORTE DE CAPTURA

IMPRIME EN SICOPEL REPORTE 61 18 VERIFICA CORRESPONDENCIA CON PÓLIZAS

REPORTE DE CAPTURA

19 NO ¿ES CORRECTA?

CORRIGE EN SICOPEL

SI B

2

No. PÁGINA

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2005

DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS B 20 REPORTE DE CAPTURA

LIBERA REGISTRO DEFINITIVO EN SICOPEL 21

REPORTE DE CAPTURA

ARCHIVA PÓLIZAS Y REPORTE

PÓLIZAS DE DIARIO

22 SOPORTE DOCUMENTAL

ELABORA PÓLIZAS

23 VERIFICA DOCUMENTACIÓN SOPORTE

SOPORTE DOCUMENTAL

24 NO ¿ES CORRECTA?

SOLICITA ACLARACIÓN

SOPORTE DOCUMENTAL

25 SI

RECIBE ACLARACIÓN 26 POLIZAS

ELABORA POLIZAS

27 PÓLIZAS DE DIARIO

CODIFICA PÓLIZAS

28 CAPTURA EN SICOPEL PÓLIZAS

PÓLIZAS DE DIARIO

29 GENERA REPORTE 61 DE CAPTURA DE PÓLIZAS

REPORTE 61

30 PROCESA EN SICOPEL REPORTE 61 DE CAPTURA DE PÓLIZAS

REPORTE 61

31 IMPRIME EN SICOPEL REPORTE 61 DE CAPTURA DE PÓLIZAS

C

REPORTE 61

SOPORTE DOCUMENTAL

No. PÁGINA

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2005

DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS C 32 VERIFICA REPORTE 61 DE CAPTURA DE PÓLIZAS

REPORTE 61

33 NO ¿ES CORRECTA?

CORRIGE EN SICOPEL

SI 34 ARCHIVA PÓLIZAS Y REPORTE DE CAPTURA

PÓLIZAS DE DIARIO

REPORTE DE CAPTURA

35 REALIZA CIERRE DEFINITIVO CON RESPALDO DE BASE DE DATOS

BALANZA DE COMPROBACIÓN

36 SUPERVISA EMISIÓN DE REPORTE DEFINITIVO MENSUAL

BALANZA DE COMPROBACIÓN

37 GENERA EN SISTEMA REPORTE MENSUAL DE CAPATURA DE PÓLIZAS

REPORTE DE CAPTURA ACUMULADO

38 PROCESA EN SISTEMA REPORTE MENSUAL DE CAPATURA DE PÓLIZAS

REPORTE DE CAPTURA ACUMULADO

39 IMPRIME EN SISTEMA REPORTE MENSUAL DE CAPATURA DE PÓLIZAS

REPORTE DE CAPTURA ACUMULADO

40 BALANCE GENERAL

ELABORA ESTADOS FINANCIEROS

ESTADO DE RESULTADOS

41 VERIFICA CONGRUENCIA DE CIFRAS CON BALANZA DE COMPROBACIÓN

D

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

BALANZA DE COMPROBACIÓN

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07

DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS D

42 NO ¿ES CORRECTA?

SUPERVISA CORRECCIÓN

SI 43 BALANCE GENERAL

ELABORA NOTAS ACLARATORIAS

ESTADO DE RESULTADOS

44 TURNA ESTADOS FINANCIEROS A SUBADMINISTRACIÓN

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 45 BALANCE GENERAL

RECIBE ESTADOS FINANCIEROS

ESTADO DE RESULTADOS

46 BALANCE GENERAL

VALIDA ESTADOS FINANCIEROS

ESTADO DE RESULTADOS

47 TURNA ESTADOS FINANCIEROS A ADMINISTRACIÓN

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

48 BALANCE GENERAL

RECIBE ESTADOS FINANCIEROS

ESTADO DE RESULTADOS

49 BALANCE GENERAL

REVISA ESTADOS FINANCIEROS

ESTADO DE RESULTADOS

50 TURNA ESTADOS FINANCIEROS A AUTORIDADES PARA FIRMA

E

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

No. PÁGINA

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10

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PROCEDIMIENTO:

2005

DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E 51 RECIBE ESTADOS FINANCIEROS FIRMADOS

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

52 TURNA ESTADOS FINANCIEROS FIRMADOS

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

53 RECIBE ESTADOS FINANCIEROS FIRMADOS

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

54 FOTOCOPIA ESTADOS FINANCIEROS FIRMADOS

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

55 ARCHIVA ESTADOS FINANCIEROS FIRMADOS ORIGINALES

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

56 TURNA COPIA DE ESTADOS FINANCIEROS FIRMADOS

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

57 RECIBE COPIA DE ESTADOS FINANCIEROS FIRMADOS

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

58 ARCHIVA COPIA DE ESTADOS FINANCIEROS FIRMADOS

FIN

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

No. PÁGINA

115

FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

Anexo 1 S E R V IC IO D E A D M IN IS T R A C IÓ N T R IB U T A R IA BALANCE G ENERAL A L ____ D E _______________ D E _____ (P e s o s )

A C T I V O

P A S IV O

C IR C U L A N T E

A C O R TO P LA ZO

BANCOS C E N T R A L IZ A D O D E S C E N T R A L IZ A D O D E U D O R E S D IV E R S O S CUENTAS Y DOCUM ENTO S POR COBRAR IN V E N T A R IO S M E R C A N C IA S E N T R A N S IT O O T R O S A C T IV O S R E S P O N S A B IL ID A D E S

0 0 0 0 0 0 0 0 0

S U M A E L A C T IV O C IR C U L A N T E

CTAS. Y DOCTOS. PO R PAGAR PROVEEDORES A C R E E D O R E S D IV E R S O S IM P U E S T O S Y D E R E C H O S P O R P A G A R A D E U D O S D E A Ñ O S A N T E R IO R E S D E S C U E N T O S Y P E R C E P C IO N E S A F A V O R DE TERCEROS O T R O S P A S IV O S A C O R T O P L A Z O E N T ID A D E S Y D E P E N D E N C IA S A C R E E D O R A S S U M A E L P A S IV O A C O R T O P L A Z O

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0

F IJ O E D IF IC IO S E IN S T A L A C IO N E S E Q U IP O D E T R A N S P O R T E T E R R E S T R E M O B IL IA R IO Y E Q U IP O OBRAS EN PROCESO ARM AM ENTO M A Q U IN A R IA , H E R R A M IE N T A S Y A P A R A T O S E S P E C IE S M E N O R E S , P IS C IC O L A S Y D E Z O O L O G IC O C O L E C C IO N E S C IE N T IF IC A S , A R T . Y L IT E R A R IA S S U M A E L A C T IV O F IJ O

0 0 0 0 0 0 0 0 0

T O T A L P A S IV O

0

P A T R IM O N IO A P O R T A C IO N E S D E L G O B IE R N O F E D E R A L G A S T O D E IN V E R S IO N O B R A S P U B L IC A S R E S U L T A D O D E L E J E R C IC IO P A T R IM O N IO C T O . D E O P E R A C IÓ N D E P R O G . A Ñ O S A N T .

0 0 0 0 0 0

R E IN T E G R O S P T A L E S . A Ñ O S A N T . IN C R E M E N T O A L P A T R IM O N IO D E C R E M E N T O A L P A T R IM O N IO

0 0 0

T O T A L P A T R IM O N IO

T O T A L A C T IV O

0

CUENTAS DE ORDEN P re s u p u e s to P re s u p u e s to P re s u p u e s to P re s u p u e s to O p e ra c io n e s P re s u p u e s to

0

T O T A L P A S IV O Y P A T R IM O N IO

0

CUENTAS DE ENLACE

A u to riz a d o E je rc id o C o m p r o m e tid o p o r E je rc e r P e n d ie n te s d e A fe c ta r P re s u p u e s t o d e E g re s o s P e n d ie n te d e R e g u la riz a r

A D M IN IS T R A D O R D E C O N T A B IL ID A D Y E S T A D O S F IN A N C IE R O S

0 0 0 0 0 0

A D M IN IS T R A D O R C E N T R A L D E R E C U R S O S F IN A N C IE R O S

C u e n ta s p o r L iq u id a r C e rtific a d a s P a g o s P re s u p u e s ta le s C u e n ta s p o r L iq u id a r C e rtific a d a s p a ra P a g o s A je n o s R e in te g r o s P re s u p u e s ta le s A ñ o e n C u r s o

A D M IN IS T R A D O R G E N E R A L D E IN N O V A C IÓ N Y C A L ID A D

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

0 0 0

Anexo 2

SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA ESTADO DE RESULTADOS DEL 1° DE ENERO AL_____DE____________DE_______ ( Pesos )

GASTOS DE OPERACIÓN GASTOS DE ADMINISTRACIÓN : SERVICIOS PERSONALES MATERIALES Y SUMINISTROS SERVICIOS GENERALES *OTROS GASTOS SUMAN LOS GASTOS DE OPERACIÓN :

0

RESULTADO BRUTO DE OPERACIÓN:

0

OTROS INGRESOS MÁS : PRODUCTOS FINANCIEROS NO MONETARIOS CONSUMO DE ALMACENES DEL EJERCICIO 2003 MENOS : GASTOS FINANCIEROS OTROS GASTOS SUMA OTROS INGRESOS :

0

RESULTADO DE OPERACIÓN:

0

TRANSFERENCIAS DEL GOBIERNO FEDERAL GASTO CORRIENTE GASTO DE INVERSIÓN

0

MENOS: ENTEROS A LA TESOFE RESERVAS APLICADAS A PATRIMONIO

RESULTADO NETO DEL EJERCICIO

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0

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Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

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No. PÁGINA

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16. OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA. Objetivo Proporcionar datos oportunos, confiables y suficientes en materia de ingreso y gasto del Servicio de Administración Tributaria, a través de los diversos formatos del Sistema Integral de Información de los Ingresos y Gasto (SII), para los requerimientos de Información de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), Secretaría de la Función Pública (SFP) y del Banco de México. Políticas de Operación −

Es responsabilidad de la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública (Informante) a través del Departamento del Sistema Integral de Información, proporcionar la información que se le requiera en los formatos dados de alta en su matriz de requerimientos en su Informante Completo que se transmitirán al Centro de Recepción, Control y Distribución de Información (CERECODI).

−

El informante será responsable de coordinar las tareas que le permitan integrar y enviar la información que se reporte al SII.

−

Los instructivos para el llenado de los formatos del SII estarán disponibles para Informantes y Usuarios a través de la red del SII y se considerarán como guías de procedimiento.

−

El informante deberá enviar al CERECODI los formatos que contengan la información requerida dentro de los plazos que se establezcan en los instructivos de cada uno de ellos.

−

El informante será responsable del envío oportuno de los formatos y de que la información contenida en éstos sea confiable, completa, consistente y veraz. Esta deberá ser congruente con la que se difunda en los distintos foros de análisis, evaluación y control del presupuesto; tales como las reuniones del Comité de Control y Auditoria.

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

1. Recibe de la Administración de Finanzas y Tesorería y de la Administración de Presupuesto informes para el llenado de los formatos.

- Relación del Pasivo Devengado No Pagado - Enteros Tramitados ante la Tesorería de la Federación y Cuentas de los Intereses Generados - Explicaciones a las variaciones del presupuesto programado vs. ejercido - Presupuesto ministrado calendarizado

2. Recibe en disquete o vía correo electrónico, de los diversos Informantes parciales en sus versiones preliminares y definitivas, formatos del SII vigentes en el presente ejercicio fiscal.

- Oficios y Atentas Notas con formatos del SII anexos

3. Entrega al Departamento del SII la información y formatos recibidos.

- Informes y Formatos

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

DEPARTAMENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

4. Recibe informes proporcionados por diversas áreas y formatos del SII.

- Informes y Formatos

5. Genera del Sistema de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL) diversos reportes al periodo, que sirven de fuente de información para el llenado de los formatos del SII.

- Reporte 44 Ejercicio Presupuestal - Reporte 53 Presupuesto Modificado Autorizado - Reporte 80 Estado del Ejercicio Presupuestal

6. Elabora reporte de Creación y Pago de Pasivos.

- Pólizas Diarias de Egresos

7. Valida reporte de Creación y Pago de Pasivos con el Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública. 8. Recibe copia de los Estados Financieros firmados y formato de Movimientos Presupuestales y Contables de Activo Fijo.

- Estado de Resultados y Balance General - Explicaciones de los Estados Financieros - Formato Movimientos Activo Fijo

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

9. Captura formatos financieros en Informante completo.

Formatos: - O-14 Balance General - O-15 Estado de Resultados - O-16 Origen y Aplicación de Recursos - Instructivos de llenado

10. Complementa información recibida en los formatos O-02 respecto al gasto ejercido, devengado no pagado, operaciones ajenas brutas, disponibilidades, ejercido ejercicios anteriores, operaciones en tránsito y completa nota; O-50 creación de pasivos por partida contable, número de cuenta, fecha de entero a la TESOFE y presupuesto autorizado a ejercer; y O-53 gasto ejercido año anterior y actual, pasivos, variaciones reales y evaluación solicitada por la SFP al Órgano Interno de Control.

Formatos: - O-02 Seguimiento Financiero, Flujo de Efectivo - O-50 Detalle de los Ingresos - O-53 Cumplimiento Medidas de Racionalidad - Instructivos de llenado - Reportes de SICOPEL

11.Valida congruencia de contenido entre los formatos.

- Formatos SII

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PROCEDIMIENTO:

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No. PÁGINA

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

12. Transmite vía módem al Comité Técnico de Información los formatos.

- Formatos

13. Recibe vía módem los Acuses de Recepción de Información, mismos que corroboran la transmisión de la información de los formatos.

- Acuses de Recepción

14. Archiva formatos y acuses en los expedientes correspondientes.

- Acuses de Recepción

15. Actualiza de forma mensual, la - Actualizaciones información transmitida al CTI al Órgano Interno de Control en el SAT y a la Administración de Presupuesto. 16. Revisa correo electrónico del SII en Informante Completo;

¿Recibe actualizaciones? Sí, pasa a 17 No, Fin del Procedimiento.

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PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

UNIDAD RESPONSABLE

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

ACTIVIDAD

17. Elabora Atenta Nota u Oficio de la - Atenta Nota y/u Administración de Contabilidad y Oficio Estados Financieros o de la - Actualización Administración Central de en impreso y Recursos Financieros disquete comunicando actualización a la(s) - Lineamientos Área(s) competentes. en impreso y disquete 18. Entrega a Subadministración - Atenta Nota y/u Atenta Nota y Oficio para recabar Oficio firma y envío.

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

19. Subadministrador de Estados - Atenta Nota y/u Oficio Financieros y Cuenta Pública recibe oficio del Jefe de Departamento del SII. - Atenta Nota y/u Oficio

20. Revisa Atenta Nota u Oficio.

21. Recaba firma de Administrador de - Atenta Nota y/u Oficio Área o Central según sea el caso. 22. Tramita envío correspondiente.

Fin del Procedimiento.

al

Área - Atenta Nota y/u Oficio

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MES

AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

125

2005

DIAGRAMA DE FLUJO OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA INICIO

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

1 RECIBE DE LAS ADMÓNES. DE FINANZAS Y TESORERÍA Y DE PRESUPUESTO INFORMACIÓN PARA EL LLENADO DE FORMATOS

INFORMES

2 RECIBE EN DISQUETE O VÍA CORREO ELECTRONICO LOS FORMATOS DEL SII VIGENTES EN SUS DIVERSAS VERSIONES

OFICIOS Y ATENTAS NOTAS CON FORMATOS

3 ENTREGA AL DEPARTAMENTO DEL SII LA INFORMACIÓN RECIBIDA

INFORMES Y FORMATOS

DEPARTAMENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

4 RECIBE INFORMES Y FORMATOS PROPORCIONADOS POR DIVERSAS AREAS

INFORMES Y FORMATOS

5 GENERA DEL SICOPEL DIVERSOS REPORTES

REPORTES

6 ELABORA REPORTE DE CREACION Y PAGO DE PASIVOS

POLIZAS

7 VALIDA REPORTE DE CREACIÓN Y PAGO CON EL DEPTO. DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

8 RECIBE COPIA DE LOS EDOS. FINAN. FIRMADOS Y FORMATO DE MOV. DE ACTIVO FIJO

EDOS. FINANCIEROS

9 CAPTURA FORMATOS FINANCIEROS EN INFORMANTE COMPLETO

FORMATOS O14, O-15 Y O-16

10 COMPLEMENTA INFORMACIÓN DE LOS FORMATOS O-02, O-50 Y O-53

FORMATOS

11 VALIDA CONGRUENCIA ENTRE LOS FORMATOS

A

FORMATOS

FORMATO MOV. ACTIVO FIJO

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AÑO

10

2004

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07

No. PÁGINA

126

2005

DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

A

12 TRANSMITE AL COMITE TÉCNICO DE INFORMACIÓN

FORMATOS

13 RECIBE ACUSES DE RECEPCION DE INFORMACIÓN

ACUSES DE RECEPCIÓN

14 ARCHIVA FORMATOS Y ACUSES EN LOS EXPEDIENTES

FORMATOS, ACUSES Y/O ACTUALIZACIONES

15 ACTUALIZA MENSUALMENTE AL ORGANO INTERNO DE CONTROL EN EL SAT Y A LA ADMON. DE PPTO.

16 REVISA CORREO ELECTRONICO DEL SII

NO RECIBE ACTUALIZACIONES?

FIN DEL PROCEDIMIENTO

17

SI

ELABORA ATENTA NOTA U OFICIO COMUNICANDO ACTUALIZACIÓN

ATENTA NOTA U OFICIO

18 ENTREGA A SUBADMINISTRACIÓN PARA RECABAR FIRMAS

ATENTA NOTA U OFICIO

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PUBLICA

19 RECIBE OFICIO PARA FIRMA

ATENTA NOTA U OFICIO

20 ATENTA NOTA U OFICIO

REVISA

21 RECABA FIRMA DEL ADMINISTRADOR DE AREA O CENTRAL

ATENTA NOTA U OFICIO

22 TRAMITA ENVÍO

FIN

ATENTA NOTA U OFICIO

ACTUALIZACIÓN EN IMPRESO Y DISQUETE

LINEAMIENTOS

FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

Anexo 1

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 2

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 3

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 4

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 5

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 6

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 7

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 8

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 9

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 10

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 11

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 12

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 13

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 14

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 15

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 16

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 17

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 18

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

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AÑO

10

2004

No. PÁGINA

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

146

2005

17. ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL. Objetivo Presentar periódicamente el resultado de las operaciones registradas en el Sistema de Control Presupuestal Ejecutivo en Línea (SICOPEL), que servirá como base para la elaboración del Flujo de Efectivo de Transferencias, de la información que se presenta en el Sistema Integral de Información, así como aquella que la Administración Central de Recursos Financieros, debe entregar a la Administración General de Innovación y Calidad, para su presentación ante el Pleno del Comité de Control y Auditoria del SAT (COCOA), la cual sirve de base para las evaluaciones que realizan tanto el Órgano Interno como Externo de Vigilancia y la SHCP.

Políticas de Operación − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública deberá formular con estricto apego a los “Lineamientos del Sistema Integral de Información”, la información financiera y presupuestal del SAT. − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá sujetarse a lo establecido en la Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y a su Reglamento, así como al “Manual del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental”, respecto a la información financiera y presupuestal. − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá presentar la Información que se reporta en el Sistema Integral de Información, ante el Pleno del Comité de Control y Auditoria del SAT (COCOA), así como a la SHCP. − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá enviar a la Dirección General Adjunta de Contabilidad y Estados Financieros de la Dirección General de Recursos Financieros, dentro de los primeros días de cada periodo el Flujo de Efectivo de Transferencias.

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07

PROCEDIMIENTO:

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL (TRIMESTRAL)

UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

ACTIVIDAD

SUBADMINISTRACIÓN 1. Solicita al término de cada DE ESTADOS periodo al Departamento de FINANCIEROS Y Estados Financieros, emita el CUENTA PÚBLICA reporte de Pólizas de Diario, generadas por el registro directo en el SICOPEL, así como aquéllas derivadas de movimientos a nivel Cuenta de Mayor la Balanza de Comprobación, Diario de Registro y Mayor General emitida por el SICOPEL.

147

2005

FINANCIERA

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Reporte de Pólizas de Diario - Balanza de Comprobación - Diario de Registro - Mayor General

2. Analiza la información obtenida.

- Registros - Manual

3. Verifica la correcta aplicación de los registros conforme al Manual de Contabilidad Gubernamental del Subsistema de Egresos.

- Registros - Manual

¿Procede? No 4. Revisa la inconsistencia presupuestal o contable.

- Registros - Manual

5. Realiza las gestiones al área correspondiente para su corrección.

- Registros - Manual

Y

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PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

148

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA PRESUPUESTAL ( TRIMESTRAL)

UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

Continúa actividad No. 2 Sí NOTA : Las actividades de la No. 1 a la 3 se realizan mensualmente para efectos de control interno sin el llenado de los formatos.

- Formatos - Informes

6. Requisita los formatos establecidos para el COCOA y Flujo de Efectivo de Transferencias. 7. Presenta los formatos que integran la Información Financiera y Presupuestal para los periodos por trimestre y mensual, respectivamente, para su revisión.

- Información Financiera y Presupuestal

8. Revisa la Información Financiera y Presupuestal, firma únicamente el Flujo de Efectivo de Transferencias.

- Información Financiera y Presupuestal

9. Presenta información financiera y presupuestal al Administrador Central de Recursos Financieros para su aprobación.

- Información Financiera y Presupuestal

10. Recaba firma del Administrador Central de Recursos Financieros únicamente para el Flujo de Efectivo de Transferencias.

Y

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PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA PRESUPUESTAL (TRIMESTRAL)

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

11. Elabora Oficio para solicitar firma de la Autoridad.

- Oficio - Información Financiera y Presupuestal

12. Recaba firma del Administrador Central de Recursos Financieros.

- Oficio - Información Financiera y Presupuestal

13. Envía a la Dirección General Adjunta de Contabilidad y Estados Financieros de la Dirección General de Recursos Financieros el Flujo de Efectivo de Transferencias.

- Oficio - Información Financiera y Presupuestal

Fin del Procedimiento.

Y

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2005

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL (TRIMESTRAL)

INICIO

1

SUBADMINISTRACION DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PUBLICA ¿PROCEDE?

NO

1

SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS EMITA REPORTE

SI

4

3

REPORTE DE POLIZAS DE DIARIO

REVISA Y ANALIZA INCONSISTENCIA PRESUPUESTAL O CONTABLE Y REALIZA GESTIONES PARA CORRECCION

REQUISA FORMATOS DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA

BALANZA DE COMPROBACION

FORMATOS

INFORME 5

DIARIO DE REGISTRO

2

PRESENTA FORMATOS DE LA INFORMACION POR TRIMESTRE

INFORMACION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

MAYOR GENERAL

2

ANALIZA INFORMACION OBTENIDA Y VERIFICA APLICACION

6

REVISA INFORMACION Y FIRMA REGISTROS

MANUAL

INFORMACION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

7

2 PRESENTA PARA APROBACION Y RECABA INFORMACION

INFORMACION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

1 8 ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA Y ENVIA A LA UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA (UCGIGP)

OFICIO

INFORMACION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

FIN

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07

No. PÁGINA

151

2005

18. INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN FINANCIERA DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA. Objetivo Emitir el Informe Semestral de los resultados de las operaciones financieras y presupuestales del Servicio de Administración Tributaria, a través de los formatos Contables, Presupuestales y Programáticos, con el propósito de suministrar al Poder Legislativo y a la Entidad de Fiscalización Superior de la Federación, los elementos suficientes que permitan llevar a cabo con mayor eficacia y eficiencia las tareas de evaluación de las actividades realizadas por este Órgano Desconcentrado, para integrar el Informe respectivo de la Administración Pública Federal.

Políticas de Operación − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, integrará el Informe de Avance de Gestión Financiera de acuerdo a los formatos e instructivos de llenado, de conformidad con el Catálogo emitido por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública. − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá sujetarse a lo que establece la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento, así como al “Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental”, en lo referente a la Contabilidad del Servicio de Administración Tributaria. − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, tendrá como plazo para la presentación del Informe de Avance de Gestión Financiera, ante el Área competente de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, dentro de los primeros días del mes de julio del año que se reporte.

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PROCEDIMIENTO:

No. PÁGINA

152

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN FINANCIERA DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

1. Solicita a las Administraciones de Finanzas y Tesorería y Presupuesto de la Administración Central de Recursos Financieros, como de Presupuesto de Servicios Personales de la Administración Central de Recursos Humanos, efectúen en tiempo el registro de información en SICOPEL, con el objeto de remitir el Informe de Avance de Gestión Financiera.

- Oficios y Atentas Notas

2. Hace del conocimiento de las Administraciones de Finanzas y Tesorería, Planeación y Presupuesto de la Administración Central de Recursos Financieros; Proyectos y Obra Pública de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales; y Presupuesto de Servicios Personales de la Administración Central de Recursos Humanos; de los formatos que deberán de requisitar y enviar a esta Administración, así como la fecha de entrega a la SHCP.

- Oficios y Atentas Notas

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AÑO

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PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN FINANCIERA DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

ACTIVIDAD 3. Solicita al término del Primer Semestre del ejercicio, al Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública, emita el reporte de pólizas de diario, generados por el registro directo, así como aquellas derivadas de movimientos a nivel Cuenta de Mayor, la Balanza de Comprobación, Diario de Registro y Mayor General emitidos por SICOPEL.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Información Financiera - Manual Registros - Reportes de Pólizas de Diario

4. Inicia el proceso adicional de análisis respecto de la información no contenida en el SICOPEL, así como la depuración de saldos para el llenado de los Formatos Específicos. 5. Analiza la Información obtenida y verifica la correcta aplicación de los registros conforme al Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental. 6. Revisa y analiza la inconsistencia presupuestal o contable y realiza las gestiones al área correspondiente para su corrección.

- Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental

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PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

154

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN FINANCIERA DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

7. Requisita los Formatos contables y financieros establecidos por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.

- Formato de Información Financiera, Programática y Presupuestal

8. Supervisa y analiza la información financiera, programática y presupuestal correspondiente al primer semestre del ejercicio en curso, y presenta al Administrador de Contabilidad y Estados Financieros para su aprobación y firma de formatos.

- Formatos de Información Financiera, Programática y Presupuestal

9. Recaba en los Formatos del Informe de Avance de Gestión Financiera, el Visto Bueno del Representante ante la SHCP (Administrador Central de Recursos Financieros) así como del Titular del Órgano Interno de Control en el SAT, en los formatos que lo requieran.

- Oficio -Formatos de Información Financiera, Programática y Presupuestal - Dictamen

10.Recibe formatos con Visto Bueno del Representante ante la SHCP y Órgano Interno de Control para su envío a la SHCP.

- Oficio

Fin del Procedimiento.

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2005

07

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE AVANCE DE GESTIÓN FINANCIERA

INICIO 1

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PUBLICA

1 SOLICITA SE EFECTÚE EL REGISTRO OPORTUNO DE INFORMACIÓN EN SICOPEL

7 ADMINISTRACIONES INVOLUCRADAS: FINANZAS Y TESORERÍA PRESUPUESTO PRESUPUESTO DE SERVICIOS PERSONALES OFICIO ATENTA NOTA

2 INFORMA A LAS ADMINISTRACIONES INVOLUCRADAS LOS FORMATOS QUE DEBEN REQUISITAR Y FECHA DE ENTREGA A LA COORDINADORA SECTORIAL

REQUISITA FORMATOS ESTABLECIDOS POR LA UCGIGP

FORMATOS DE INFORMACION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

8 OFICIO SUPERVISA Y ANALIZA LA INFORMACION Y PRESENTA PARA APROBACION

ATENTA NOTA

FORMATOS DE INFORMACION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

3 SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS EMITA REPORTE DE POLIZAS DE DIARIO

9

INFORMACION FINANCIERA

RECABA VISTO BUENO DE LOS FORMATOS

MANUAL DE REGISTROS REPORTES DE POLIZAS DE DIARIO

4

FORMATOS DE INFORMACION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL OFICIO

10

INICIA ANALISIS DE INFORMACION NO CONTENIDA EN SICOPEL DEPURA SALDOS

DICTAMEN RECIBE FORMATOS CON VISTO BUENO Y ENVÍA A FORMATOS LA COORDINADORA DE INFORMACION SECTORIAL FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

5

OFICIO ANALIZA INFORMACION Y VERIFICA APLICACION DE LOS REGISTROS CONFORME AL MANUAL

6 REVISA Y ANALIZA LA INCONSISTENCIA PRESUPUESTAL O CONTABLE Y REALIZA GESTIONES PARA SU CORRECCION

1

MANUAL DEL SUBSISTEMA DE EGRESOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

FIN

FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

Anexo 1

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 2

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 3

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 4

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 5

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 6

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 7

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 8

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 9

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 10

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 11

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 12

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 13

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 14

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 15

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

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AÑO

10

2004

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No. PÁGINA

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2005

19. INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PÚBLICA FEDERAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA.

Objetivo Emitir el Informe Anual de los resultados de las operaciones financieras y presupuestales del Servicio de Administración Tributaria, a través de los formatos de Estados Financieros e Información Presupuestal y Programática que servirán de base para la toma de decisiones y la cuantificación de metas alcanzadas durante el ejercicio, que son requeridos por la Unidad de Contabilidad e Informes sobre la Gestión Pública, para que ésta integre la Cuenta Anual de la Hacienda Pública Federal y la presente ante el H. Congreso de la Unión.

Políticas de Operación − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, integrará de acuerdo a los formatos e instructivos de llenado, de conformidad con el Catálogo emitido anualmente por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, la información financiera, presupuestal y programática de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal. − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, deberá sujetarse a lo que establece la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento, así como al “Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental”, en lo referente a la Contabilidad del Servicio de Administración Tributaria. − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, tendrá como fecha límite para la presentación de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal, ante la Dirección General de Recursos Financieros y a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, de acuerdo a lo comunicado por el Área competente de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

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PROCEDIMIENTO:

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PÚBLICA FEDERAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

1. Solicita a las Administraciones de Finanzas y Tesorería y Presupuesto de la Administración Central de Recursos Financieros, como de Presupuesto de Servicios Personales de la Administración Central de Recursos Humanos, efectúen en tiempo el registro de información en SICOPEL del cierre del ejercicio, con el objeto de remitir el Informe de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal.

- Oficio y Atenta Nota

2. Hace del conocimiento de las Administraciones de Finanzas y Tesorería, Planeación y Presupuesto de la Administración Central de Recursos Financieros; Proyectos y Obra Pública, Operación de Servicios y Adquisiciones de la Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales; y Presupuesto de Servicios Personales de la Administración Central de Recursos Humanos; de los formatos que deberán de requisitar y enviar a esta Administración, como la fecha de entrega a la SHCP.

- Oficio y Atentas Notas

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PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PÚBLICA FEDERAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

ACTIVIDAD 3. Solicita al término del ejercicio, al Departamento de Estados Financieros y Cuenta Pública, emita el reporte de pólizas de diario, generadas por el registro directo en el SICOPEL, así como aquellas derivadas de movimientos a nivel Cuenta de Mayor, la Balanza de Comprobación, Diario de Registro y Mayor General emitidos por SICOPEL.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS - Información Financiera - Manual Registros - Reportes de Pólizas de Diario

4. Inicia el proceso de análisis adicionales respecto de información no contenida en el SICOPEL, así como la depuración de saldos para el llenado de los Formatos Específicos. 5. Analiza la Información obtenida y verifica la correcta aplicación de los registros conforme al Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental. 6. Revisa y analiza la inconsistencia presupuestal o contable y realiza las gestiones al área correspondiente para su corrección.

- Manual del Subsistema de Egresos del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental

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PROCEDIMIENTO:

UNIDAD RESPONSABLE

No. PÁGINA

176

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PÚBLICA FEDERAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

7. Requisita los Formatos contables establecidos por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.

- Formato de Información Financiera, Programática y Presupuestal

8. Supervisa y analiza la información financiera, programática y presupuestal correspondiente al ejercicio presupuestal que concluye y presenta al Administrador de Contabilidad y Estados Financieros para su aprobación y firma de formatos.

- Formatos de Información Financiera, Programática y Presupuestal

9. Recaba en los Formatos de Cuenta Pública el Visto Bueno del Representante ante la SHCP (Administrador Central de Recursos Financieros), así como del Titular del Órgano Interno de Control en el SAT en los formatos que lo requieran.

- Oficio - Formatos de Información Financiera, Programática y Presupuestal - Dictamen

10. Recibe formatos con el Visto Bueno del Representante ante la SHCP y Órgano Interno de Control para su envío al área competente de la SHCP.

- Formatos - Oficio

Fin de Procedimiento.

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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN DEL INFORME DE LA CUENTA DE LA HACIENDA PÚBLICA FEDERAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

INICIO 1

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PUBLICA

1 SOLICITA SE EFECTÚE EL REGISTRO OPORTUNO DE INFORMACIÓN EN SICOPEL

2 INFORMA A LAS ADMINISTRACIONES INVOLUCRADAS LOS FORMATOS QUE DEBEN REQUISITAR Y FECHA DE ENTREGA A LA COORDINADORA SECTORIAL

7 ADMINISTRACIONES INVOLUCRADAS: FINANZAS Y TESORERÍA PRESUPUESTO PRESUPUESTO DE SERVICIOS PERSONALES

REQUISITA FORMATOS ESTABLECIDOS POR LA UCGIGP

OFICIO ATENTA NOTA

FORMATOS DE INFORMACION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

8

OFICIO

ATENTA NOTA

SUPERVISA Y ANALIZA LA INFORMACION Y PRESENTA PARA APROBACION

FORMATOS DE INFORMACION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

3 SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS EMITA REPORTE DE POLIZAS DE DIARIO

9

INFORMACION FINANCIERA

RECABA VISTO BUENO DE LOS FORMATOS

MANUAL DE REGISTROS REPORTES DE POLIZAS DE DIARIO

4

FORMATOS DE INFORMACION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL OFICIO

10

INICIA ANALISIS DE INFORMACION NO CONTENIDA EN SICOPEL DEPURA SALDOS

DICTAMEN RECIBE FORMATOS CON VISTO BUENO Y ENVÍA A FORMATOS LA COORDINADORA DE INFORMACION SECTORIAL FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

5

OFICIO ANALIZA INFORMACION Y VERIFICA APLICACION DE LOS REGISTROS CONFORME AL MANUAL

6 REVISA Y ANALIZA LA INCONSISTENCIA PRESUPUESTAL O CONTABLE Y REALIZA GESTIONES PARA SU CORRECCION

1

MANUAL DEL SUBSISTEMA DE EGRESOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

FIN

FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

Anexo 1

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 2

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 3

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 4

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 5

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 6

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 7

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 8

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 9

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 10

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 11

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 12

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 13

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 14

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 15

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 16

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 17

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 18

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 19

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 20

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 21

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 22

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 23

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 24

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 25

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 26

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 27

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 28

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 29

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 30

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 31

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 32

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 33

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 34

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 35

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 36

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 37

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 38

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

Anexo 39

Nota: Por ser un formato establecido no se elabora Instructivo de llenado.

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ADMINISTRACIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS

FECHA DE ELABORACIÓN

ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

MES

AÑO

10

2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

No. PÁGINA

219

2005

20. ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN.

Objetivo Enviar la información financiera trimestral y anual que consolida la Administración General de Recaudación, a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, con el fin de dar cumplimiento al Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y al Reglamento Interior del Servicio de Administración de Tributaria.

Políticas de Operación − El Centro Contable que coordina el Servicio de Administración Tributaria es el Centro Contable de Recaudación adscrito a la Administración General de Recaudación. − La Administración General de Recaudación deberá enviar con oportunidad a la Administración General de Innovación y Calidad la información periódica y la de cierre del ejercicio, ajustándose a los plazos estipulados en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, a través de la Administración Central de Recursos Financieros, enviará al Órgano Interno de Control en el Servicio de Administración Tributaria, los formatos de información financiera para su visto bueno. − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, enviará a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, los formatos financieros remitidos por la Administración General de Recaudación, así como los turnados por el Órgano Interno de Control en el SAT con el Visto Bueno. − La Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública, enviará a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, la actualización a la lista de cuentas para el Sistema de Contabilidad de la Recaudación.

ADMINISTRACIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS

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FECHA DE ELABORACIÓN

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AÑO

10

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No. PÁGINA

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

220

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN UNIDAD RESPONSABLE SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

1. Recibe de la Administración de - Oficio Contabilidad y Estados - Formatos Financieros volante de la Administración Central de Recursos Financieros con Oficio y los formatos impresos y en disquete elaborados por la Administración General de Recaudación. 2. Elabora Tarjeta para solicitar - Tarjeta firma en los formatos de la - Formatos Administración General de Innovación y Calidad en original y dos copias.

ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

3. Entrega Tarjeta con formatos a la - Tarjeta Administración de Contabilidad y - Formatos Estados Financieros. 4. Recaba firma de Administración General Innovación y Calidad.

la - Formatos de

5. Turna formatos firmados por la - Formatos Administración General de Innovación y Calidad a la Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública. SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

6. Recibe formatos firmados.

- Formatos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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FECHA DE ELABORACIÓN

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AÑO

10

2004

No. PÁGINA

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

221

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN. UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

7. Elabora oficio de la Administración Central de Recursos Financieros al Órgano Interno de Control para recabar su Visto Bueno. 8. Turna a la Contabilidad Financieros. ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

Administración de - Oficio y Estados - Formatos

9. Recaba firma de la Administración - Oficio Central de Recursos Financieros.

10. Envía Oficio y formatos al Órgano - Oficio Interno de Control para firma. - Formatos 11. Recibe del Órgano Interno de - Formatos Control formatos firmados 12. Turna formatos a la - Formatos Subadministración de Estados Financieros y Cuenta Pública. SUBADMINISTRACIÓN 13. Recibe formatos firmados. - Formatos DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA 14. Integra paquete en original y dos - Formatos copias para su envío a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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MES

AÑO

10

2004

No. PÁGINA

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

07

222

2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN. UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

15. Elabora Oficio de envío con los - Oficio formatos firmados, en original y - Formatos dos copias, y conserva una copia en archivo. 16. Turna a la Administración de - Oficio Contabilidad y Estados Financieros - Formatos para envío. Fin del Procedimiento.

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AÑO

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2004

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

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No. PÁGINA

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2005

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN INICIO

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

1 RECIBE DE LA ADMÓN. DE CONTABILIDAD Y EDOS. FINANCIEROS, VOLANTE CON OFICIO Y FORMATOS IMPRESOS Y EN DISQUETE (ORIG. Y 2 COPIAS)

OFICIO Y FORMATOS

2 ELABORA TARJETA PARA SOLICITAR FIRMA EN LOS FORMATOS DE LA ADMÓN. GRAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD

TARJETA Y FORMATOS

3 ENTREGA TARJETA CON FORMATOS A LA ADMON. DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

TARJETA Y FORMATOS

ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

4

RECABA FIRMA DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD

FORMATOS

5 TURNA FORMATOS FIRMADOS A LA SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

FORMATOS

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

6

RECIBE FORMATOS FIRMADOS

FORMATOS

7 ELABORA OFICIO PARA EL ORGANO INTERNO DE CONTROL PARA RECABAR VISTO BUENO

OFICIO

8 TURNA A LA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

A

OFICIO Y FORMATOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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FECHA DE ACTUALIZACIÓN

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No. PÁGINA

224

2005

DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL CENTRO CONTABLE DE RECAUDACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN A

ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS

9

RECABA FIRMA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE RECURSOS FINANCIEROS

OFICIO

10

ENVÍA OFICIO Y FORMATOS AL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA FIRMA

OFICIO Y FORMATOS

11

RECIBE DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL FORMATOS FIRMADOS

OFICIO Y FORMATOS

12 TURNA FORMATOS A LA SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA

OFICIO Y FORMATOS

SUBADMINISTRACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y CUENTA PÚBLICA 13 INTEGRA PAQUETE ORIGINAL Y DOS COPIAS PARA SU ENVÍO A LA UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTIÓN PÚBLICA

FORMATOS

14 ELABORA OFICIO DE ENVÍO DE LOS FORMATOS (ORIGINAL Y DOS COPIAS Y CONSERVA UNA COPIA PARA ARCHIVO)

OFICIO Y FORMATOS

15

TURNA A LA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS PARA SU ENVÍO

FIN

OFICIO Y FORMATOS

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No. PÁGINA

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2005

21. REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS Objetivo Controlar y registrar las operaciones contables de Pasivo Circulante o ADEFAS que realicen las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria en el ejercicio del gasto, con el fin de proporcionar la información necesaria para la elaboración de los estados financieros y para el envío de los recursos correspondientes a la TESOFE. Políticas de Operación − De conformidad con el Glosario de Términos más usuales en la Administración Pública Federal, publicado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público en febrero de 2001, se entiende por: ADEFAS.- (Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores), Conjunto de obligaciones contraídas, devengadas, contabilizadas y autorizadas dentro de las asignaciones presupuestarias que no fueron liquidadas a la terminación o cierre del ejercicio fiscal correspondiente. Compromisos que adquiere el Gobierno Federal en un ejercicio fiscal, que se encuentran devengados al 31 de diciembre del mismo ejercicio, para ser liquidados durante el año inmediato posterior en el periodo comprendido del 2 de enero al 31 de marzo; siempre y cuando se haya informado de su monto y características a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. PASIVO CIRCULANTE.- Deudas u obligaciones que son exigibles en un plazo no mayor de un año, con la característica principal de que se encuentran en constante movimiento o rotación. − Para la creación de Pasivo Circulante o ADEFAS, las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria, deberán sujetarse a lo dispuesto en el Art. 45 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. − Las Unidades Administrativas Centrales y Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas del Servicio de Administración Tributaria, deberán enviar a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, adscrita a la Administración Central de Recursos Financieros, Oficio en el que se comuniquen las deudas u obligaciones derivadas de productos o

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2005

servicios devengados y no pagados al cierre del ejercicio, exigibles en un plazo no mayor de un año (Informe de Pasivo) junto con las copias certificadas de las facturas que amparan la erogación programada con el respectivo sello del almacén y/o servicios recibidos, para su registro en SICOPEL y trámites correspondientes. − Las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, así como, las Unidades Administrativas Centrales, deberán verificar previamente a la Creación del Pasivo, que cuenten con disponibilidad presupuestal por Actividad Institucional y Objeto de Gasto para informar a la Administración Central de Recursos Financieros el monto que deberá reservarse para el pago del pasivo, mediante el retiro de recursos de su cuenta pagadora. − Las Subadministraciones de Innovación y Calidad de las Administraciones Locales y de las Aduanas, así como, las Unidades Administrativas Centrales, deberán contabilizar el Pasivo mediante Póliza Diaria de Egresos, elaborada de conformidad con lo establecido en los “Lineamientos para el Ejercicio del Gasto vigentes”, y enviarla a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, en archivos TXT y RPT, así como, en original por mensajería.

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS: SIC’S, SICA’S Y UNIDADES CENTRALES

1. Identifica los comprobantes a los − Comprobantes con que se les dará tratamiento de requisitos fiscales pasivo, verifica que cuente con devengados no disponibilidad presupuestal. pagados 2. Elabora Informe de Pasivo

− Informe de Pasivo

3. Notifica a la ACRF el monto a − Póliza Diaria de retirar de su cuenta pagadora y Egresos (P.D.E.) elabora Póliza Diaria de Egresos − Oficio para su envío. 4. Envía Póliza Diaria de Egresos en archivo TXT y RPT, junto con la documentación comprobatoria certificada escaneada vía correo electrónico y en original por mensajería a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros, marcando copia a las Administraciones de Presupuesto y de Finanzas y Tesorería.

ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO

ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOS

− Póliza Diaria de Egresos (P.D.E.) − Oficio − Correo Electrónico − Comprobantes con requisitos fiscales que no hayan sido pagados

5. Recibe oficio en dónde se informa del monto a retirar de la cuenta − Informe de Pasivo pagadora.

6. Verifica suficiencia presupuestal y turna la documentación del Pasivo a las Administraciones de Contabilidad y Estados Financieros y de Finanzas y Tesorería. 7. Recibe la documentación contable para su registro, revisión y análisis mediante correo electrónico

− Afectaciones Presupuestales − Avisos de Reintegro − CLC’s − Póliza Diaria de Egresos (P.D.E.) − Oficio o Correo

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS FINANCIEROS así como físicamente mediante Electrónico oficio, sellando de recibido. − Comprobantes con requisitos fiscales que no hayan sido pagados − Archivos RPT y TXT 8. Los archivos RPT se imprimen, − Archivos RPT y sellan y cotejan contra los archivos TXT TXT. ¿Existen diferencia? Si 9. Solicita su corrección a la unidad − PDE administrativa vía correo − Archivos RPT y electrónico. TXT − Correo Electrónico Regresa a la actividad No. 7 No 10. Los archivos TXT se guardan en − Archivo TXT una carpeta de la PC para realizar su transferencia a SICOPEL. 11. Verifica que las PDE’s y − PDE documentación comprobatoria − Lineamientos cumplan con los requisitos − Comprobantes establecidos en los Lineamientos con requisitos para el Ejercicio del Gasto vigentes. fiscales que no hayan sido pagados

¿Cumplen con los requisitos?

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FECHA DE ACTUALIZACIÓN

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS No 12. Informa a la unidad administrativa − Correo Electrónico vía correo electrónico para que corrija el error detectado Regresa a la actividad No. 7. Si 13. Verifica que la PDE a registrar − P.D.E. contenga suficiencia presupuestal y no presente sobregiros en actividad institucional u objeto de gasto en el SICOPEL. ¿Tiene suficiencia presupuestal? No 14. Solicita vía correo electrónico a la − Correo Electrónico unidad administrativa gestione la suficiencia con la Administración de Presupuesto de la ACRF. Sí 15. Genera reporte para su validación − Reporte de y verifica que la transferencia esté Captura correcta. ¿Está correcto? No. 16. Rectifica información. Regresa a la actividad No. 15

− Reporte de Captura

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS Sí 17. Efectúa la actualización del − Reporte de Reporte de captura en SICOPEL Captura 18. Informa mediante oficio a las − Oficio Administraciones de Presupuesto y de Finanzas y Tesorería del registro contable realizado. 19. Recibe de la Administración de Presupuesto, copia de la documentación que ampara el Pasivo.

− CLC’s − Afectaciones Presupuestales − Avisos de Reintegro

20. Retira los recursos de la cuenta pagadora para reserva del pago de pasivo, enviándolos a la TESOFE.

− Trasferencia electrónica

ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTO

21. Solicita ministración a través de Cuenta por Liquidar Certificada

− CLC

ADMINISTRACIÓN DE FINANZAS Y TESORERÍA

22. Recibe recursos de la TESOFE y los distribuye a las unidades administrativas a nivel nacional.

− Transferencia electrónica

23. Turna documentación soporte del pago de Pasivo a la Administración de Contabilidad y Estados Financieros

− Comprobación de pago de Pasivo

ADMINISTRACIÓN DE FINANZAS Y TESORERÍA

UNIDADES ADMINISTRATIVAS: SIC’S, SICA’S Y UNIDADES CENTRALES

24. Recibe recursos y realiza el pago de compromisos.

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2005

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS ADMINISTRACIÓN 25. Elabora Póliza de Diario por el − Póliza de Diario DE CONTABILIDAD traspaso de la cuenta de Y ESTADOS proveedores o Acreedores Diversos FINANCIEROS a la de Adeudos de Años Anteriores para crear el Pasivo. 26. Elabora Póliza de Diario por el pago, para cancelar el Pasivo 27. Registra en Pólizas de Diario.

SICOPEL

las

28. Archiva la documentación contable registrada.

Fin de procedimiento

− Póliza de Diario

− Reporte de Captura − P.D.E. − Comprobantes con requisitos fiscales − Póliza de Diario

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No. PÁGINA

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FECHA DE ACTUALIZACIÓN

2005

07

DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS INICIO

1 .

7 .

SICS, SICAS Y UNIDADES CENTRALES

1 IDENTIFICA COMPROBANTES QUE INTEGRAN LOS PASIVOS DEVENGADOS, VERIFICA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

,

RECIBE LA DOC CONTABLE POR CORREO ELECTRÓNICO Y FISICAMENTE POR OFICIO

PÓLIZA DIARIA DE EGRESOS

ARCHIVOS TXT RPT

8

COMPROBANTES CON REQUISITOS FISCALES

LOS ARCHIVOS RPT SE IMPRIMEN SELLAN Y COTEJAN CONTRA LOS ARCHIVOS TXT

COMPROBAN TES CON REQUISITOS FISCALES

OFICIO O CORREO ELECTRÓNICO

ARCHIVOS TXT RP T ORIGINAL

2 9 ELABORA INFORME DE PASIVO

INFORME DE PASIVO

¿EXISTEN

SOLICITA CORRECCION A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA VIA CORREO ELECTRÓNICO

S I

?

DIFERENCIAS .

3 NOTIFICA A LA ACRF EL MONTO A RETIRAR DE SU CTA PAGADORA . ELABORA PÓLIZA . . DIARÍA EGRESOS PARA SU ENVIO

N O

.

OFICIO

ARCHIVOS TXT RP T ORIGINAL

DIARIA DE EGRESOS

10

LOS ARCHIVOS TXT SE SE GUARDAN EN UNA CARPETA DE PC PARA SU TRANSFERENCIA A SICOPEL

PÓLIZA DIARIA DE EGRESOS

POLIZA

1

OFICIO O CORREO ELECTRÓNICO

ARCHIVOS TXT

4 11 ENVIA POLIZA DIARIA DE EGRESOS EN ARCHIVO TXT Y RPT CON DOC. COMPROBATORIA Y EN ORIGINAL POR MENSAJERIA A ACEF

POLIZAS DIARIAS DE EGRESOS

VERIFICA QUE LAS PDE `S Y LA DOCUMENTACION COMPROBATORIA CUMPLA N CON LOS REQUISITOS DE L INEAMIENTOS

ARCHIVOS TXT COMPROBANTES RP T ORIGINAL CON REQUISITOS FISCALES

POLIZA DIARIA DE EGRESOS

COMPROBAN TES CON

LINEAMIENTOS

REQUISITOS FISCALES ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO

¿

5 RECIBE OFICIO DONDE SE INFORMA DEL MONTO A RETIRAR DE LA CUENTA PAGADORA

2

VERIFICA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Y

AFECTACIONES PRESUPUESTALES

POLIZA DIARIA DE EGRESOS

1

14 AVISOS DE REINTEGRO

SOLICITA VIA

CLC’S

¿TIENE SUFICIENCIA PPTAL ?

N O

CORREO ELEC . UNIDAD ADMINISTRATIVA GESTIONE LA SUFICIENCIA PPTAL

S I

A 1

CORREO ELECTRONICO

13

SOBREGIROS EN ACTIVIDAD INSTITUCIONAL U OBJETO DE GASTO EN EL SICOPEL

TURNA LA DOCUMENTACIÓN A ACEF

INFORMA A LA UNIDAD ADMVA. QUE CORRIJA VÍA CORREO ELECTRÓNICO

N O

VERIFICA QUE LA PDE NO PRESENTE

6

. ADMINISTRACIÓN DE . , CONTABILIDAD Y ESTADOSFINANCIEROS .

CUMPLEN CON LOS ? REQUISITOS

S I

INFORME DE PASIVO

12

2

CORREO ELECTRONICO

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AÑO

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FECHA DE ACTUALIZACIÓN

No. PÁGINA

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2005

07

DIAGRAMA DE FLUJO (CONTINUACIÓN) PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y PAGO DEL PASIVO CIRCULANTE O ADEFAS

A

4

15

3

GENERA REPORTE PARA SU VALIDACION Y VERIFICA QUE LA TRANSFERENCIA ESTE CORRECTA

ADMON DE FINANZAS Y TESORERIA

REPORTE DE CAPTURA

22 RECIBE RECURSOS DE LA TESOFE Y LOS DISTRIBUYE A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS A

16

TRANFERENCIA ELECTRONICA

NIVEL NACIONAL ¿ESTA CORRECTA

NO

?

SI

RECTIFICA INFORMACION

REPORTE DE CAPTURA

17

EFECTUA LA ACTUALIZACION DEL REPORTE DE CAPTURA EN SICOPEL

23 TURNA DOCUMENTACION SOPORTE DEL PAGO DE PASIVO CIRCULANTE A LA ACEF

3

COMPROBACION DEL PAGO DE PASIVO CIRCULANTE

REPORTE DE CAPTURA

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

18

24

INFORMA A LA ADMON. PPTO Y AFYT, EL REGISTRO REALIZADO

OFICIO

RECIBE RECURSOS Y REALIZA EL PAGO DE COMPROMISOS

ADMON DE FINANZAS Y TESORERIA ADMINISTRACIÓN DE CONTABILIDAD Y ESTADOSFINANCIEROS

19 RECIBE DE LA AP LA DOCUMENTACION QUE AMPARA EL PASIVO CIRCULANTE Y TURNA AL DEPTO DE EDOS . FIN . Y CTA . PUB .

25 CLC’S AFECTACIONES PRESUPUESTALES

POLIZA DE DIARIO

A LA DE ADEUDOS DE AÑOS ANT .

20 RETIRA LOS RECURSOS DE LA CTA . PAG . PARA RESERVA DEL PAGO DE PASIVO , ENVIANDOLOS AL A

AVISOS DE REINTEGRO

ELABORA POLIZA DE DIARIO POR EL TRASPASO. DE LA CTA DE PROVEEDORES O ACREEDORES DIVER .

26 TRANFERENCIA ELECTRONICA

ELABORA POLIZA DE DIARIO POR . ELPAGO

TESOFE

POLIZA DE DIARIO

DE PASIVO ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO

27 21

SOLICITA MINISTRACION A TRAVES DE CUENTA POR LIQUIDAR CERTIFICADA

4

CLC’S

REGISTRA B EN SICOPEL LAS POLIZAS DE DIARIO

28

ARCHIVA LA DOCUMENTACIÓN CONTABLEREGISTRADA

REPORTE DE CAPTURA POLIZA DIARIA DE EGRESOS

FIN

COMPROBANTES CON REQUISITOS FISCALES